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CENTRAL DE DESPESAS
MANUAL DO USUÁRIO FILIAIS ELETROZEMA
DATA: 20/07/2016
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by Zema Tecnologia da Informação © 2011
1. LOGIN NO SISTEMA
O login na Central de Despesas é o mesmo utilizado no acesso a Intranet Zema:
O acesso está liberado para os usuários das lojas que ocuparem os cargos de: Gerente de Loja, Coordenador
Administrativo, Caixa e Crediário.
OBS: se o usuário permanecer com o aplicativo aberto durante 60 minutos sem nenhuma movimentação, o tempo
de acesso é expirado, necessitando o usuário efetuar login novamente.
2. MENU: ÁREA FILIAL
Neste menu, a filial poderá solicitar as despesas realizadas por colaboradores da empresa, no caso de entrega de
tabloides e demais despesas:
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2.1 SOLICITAÇÃO DE DESPESAS
Formulário responsável por realizar as solicitações de todas as despesas da filial, exceto as despesas de tabloides
feitas pelos próprios colaboradores das filiais Eletrozema.
OBS: deverá ser preenchida uma solicitação para cada despesa.
Para cada seleção que o colaborador solicitante realizar no formulário abaixo, deverá aguardar a tela carregar os
dados para em seguida passar para a próxima seleção.
ALERTA: No momento de solicitar qualquer despesa, filial não poderá abrir ao mesmo tempo e nem mesmo manter minimizadas duas ou mais telas de solicitação (tela abaixo), pois esta situação pode interferir no envio dos dados (cruzando informações das telas abertas) ocasionando divergências e impossibilitando a análise correta da despesa.
Na primeira parte do formulário são apresentadas as informações da filial solicitante:
Caso seja uma despesa de publicidade rateada entre várias filiais, marque a opção SIM, conforme abaixo:
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Basta selecionar as filiais, uma a uma, na caixa de seleção Filial e logo após informar o valor do rateio e clicar em
Incluir Filial. Prossiga desta forma para as demais filiais, até adicionar todas as filiais envolvidas nesta despesa. O
aplicativo irá calcular automaticamente o valor total.
Deverá ser anexado neste formulário (painel abaixo demonstrará a forma correta de anexar os documentos) o e-mail
de autorização da (s) filial (is) participante (s) do rateio.
OBS: Caso tenha alguma filial (que faça parte do rateio) que o crédito pré-aprovado seja inferior ao valor lançado
para esta filial, a solicitação não poderá ser concluída.
A próxima etapa é o preenchimento do motivo da despesa. Descreva na caixa de texto os detalhes desta despesa,
para que o conferente da CSC possa analisar:
É necessário informar também a Categoria e a Subcategoria correspondentes a esta despesa:
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Segue abaixo algumas particularidades conforme a seleção da Categoria e Subcategoria:
Categoria - Descarga de Carreta e Subcategoria – Descarga É necessário informar o valor bruto (total da despesa)
e a quantidade de descargas realizadas:
Categoria - Lanche e Subcategoria - Lanche Balanço É necessário informar o valor bruto, será exibido o painel para
que sejam informados todos os colaboradores que participaram do lanche, para isso basta selecionar na caixa de
seleção o colaborador envolvido e clicar em Incluir Colaborador:
Caso tenha sido selecionado e incluído um colaborador indesejado, basta clicar em Excluir para que este colaborador
seja removido da lista.
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OBS: se colaboradores de outras filiais tiverem participado do balanço, os nomes destes devem ser discriminados
no campo “Informações Complementares” (logo abaixo).
Categoria - Publicidade Quando é selecionada a categoria Publicidade, será exibido o painel de extrato, listando o
crédito pré-aprovado para publicidade neste mês, somando com os valores que já foram gastos e o saldo disponível,
conforme abaixo:
OBS: só poderão ser solicitadas as despesas, cujo valor seja inferior ou igual ao saldo disponível do crédito pré-
aprovado, isto para despesas de PUBLICIDADE. O crédito só será abatido após a aprovação da despesa. Caso o
conferente tenha aprovado indevidamente uma despesa (no caso de PUBLICIDADE), a mesma poderá ter seu
status alterado, se a filial ainda não tiver realizado o pagamento. Se ocorrer a mudança do status, o crédito será
automaticamente estornado.
Para toda despesa que o valor tiver que ser descontado da verba de publicidade liberada pelo regional, a categoria
escolhida deverá ser PUBLICIDADE. Quando for despesa referente a Campanha de Associação Comercial, a Nota
Fiscal, recibo e/ou boleto deverá ser emitido separadamente da mensalidade mensal, sendo escolhida a categoria
PUBLICIDADE e a subcategoria CAMPANHA ASSOCIAÇÃO COMERCIAL. Sendo que se a despesa referente a Associação
Comercial for emitida com o valor da mensalidade mensal e com Campanha associativa, a mesma será aprovada no
valor total e descontando o valor referente a PUBLICIDADE.
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Categoria - Publicidade e Subcategoria – Tabloides É necessário informar o valor bruto (total da despesa) e a
quantidade total de tabloides entregues:
OBS: só será possível solicitar este tipo de despesa, se a filial possuir verba de publicidade disponível. Após a
aprovação, serão abatidos 50% da verba (conforme procedimento 002/07).
Categoria – Entrega de mercadorias Deverá ser gerado o relatório de custos no formato PDF que consta no
sistema “Controle de Entregas” localizado na intranet . Em seguida, este relatório deverá ser anexado
no sistema de aprovação de despesas, juntamente com a Nota Fiscal ou selecionar a opção RPA para que a Central
de Despesas providencie o documento (não é necessário o envio do relatório e/ou Nota Fiscal por malote).
Após conferência e aprovação da Central de Despesas o pagamento das entregas de mercadorias será feito através
do recibo que será habilitado no sistema de aprovação de despesas (para casos em que o comprovante seja Nota
Fiscal) ou RPA (caso o prestador não possua Nota Fiscal). No caso do pagamento ser por NF, após a despesa ser
aprovada, deverá ser anexado à nota o recibo de aprovação e enviados no caixa.
Os romaneios impressos deverão ser arquivados na filial por 6 anos (não é necessário escanear e anexar no sistema
de aprovação de despesas e/ou enviar os romaneios).
Categoria – Montagem de móveis terceirizada Deverá ser gerado o relatório de custos no formato PDF que consta
no sistema “Controle de Montagens” localizado na intranet . Em seguida, este relatório deverá ser
anexado no sistema de aprovação de despesas, juntamente com a Nota Fiscal ou selecionar a opção RPA para que a
Central de Despesas providencie o documento (não é necessário o envio do relatório e/ou Nota Fiscal por malote).
Após conferência e aprovação, o pagamento das montagens terceirizadas será feito através do recibo que será
habilitado no sistema de aprovação de despesas (para casos em que o comprovante seja Nota Fiscal) ou RPA (caso o
prestador não possua Nota Fiscal). No caso do pagamento ser por NF, após a despesa ser aprovada, deverá ser
anexado à nota o recibo de aprovação e enviados no caixa.
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Os romaneios impressos deverão ser arquivados na filial por 6 anos (não é necessário escanear e anexar no sistema
de aprovação de despesas e/ou enviar os romaneios).
OBS.: para as despesas referentes a montagem terceirizada de bicicletas deverá ser enviada apenas a solicitação de
despesa via sistema. Os cartões de bicicletas deverão ser encaminhados devidamente preenchidos via malote para a
Central de Despesas (sem serem anexados no sistema) juntamente com o formulário abaixo devidamente
preenchido (a filial é responsável pela a impressão do formulário abaixo).
OBS: as despesas referentes a montagem de bicicletas só serão analisadas após a chegada dos cartões na CSC . O
prazo para a análise será de até 7 dias corridos contados a partir da chegada dos mesmos na CSC.
O próximo passo é selecionar o fornecedor responsável pela despesa. Informe primeiro o tipo de fornecedor Pessoa
Física ou Jurídica, depois é possível realizar a busca deste fornecedor. A busca pode ser filtrada pela Razão Social,
Nome Completo ou Nome Fantasia ou então CNPJ ou CPF. Selecione o tipo de filtro e digite o que deseja buscar na
caixa de texto ao lado e clique em Buscar. Caso não informe nada na caixa de texto serão listados todos os
fornecedores cadastrados:
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Após encontrar o fornecedor, basta clicar em Selecionar na grade abaixo:
Após clicar em Selecionar, serão listados os dados referentes ao fornecedor selecionado conforme abaixo:
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Caso exista alguma informação desatualizada deste fornecedor, clique na caixa de seleção Marque aqui para
solicitar a atualização dos dados cadastrais do fornecedor e informe os novos dados abaixo. Desta forma será
exibido um painel para que a filial possa informar os dados que precisam ser atualizados, assim o conferente no
momento da análise poderá atualizar estas informações do fornecedor nos sistemas da matriz. Segue abaixo o painel
para o preenchimento das informações do fornecedor que foi selecionado, caso seja necessário:
O painel acima também será exibido, caso seja um fornecedor novo. Neste caso, ao contrário de buscar o
fornecedor, a filial deverá clicar no botão Novo na parte de pesquisa de fornecedor.
OBS: a filial apenas deve clicar em Novo se não encontrar o fornecedor através da busca realizada conforme
explicado acima.
OBS: quando for um fornecedor “novo” e o comprovante for “RPA”, a filial deverá primeiramente enviar através do “Formulário de Cadastro de Fornecedores” localizado na intranet – Download de Utilitários, os dados do prestador de serviços para [email protected]. Assim que a Central de Cadastros confirmar para a filial que o cadastro foi incluso, a solicitação de despesa poderá ser encaminhada para a Central de Despesas através do sistema de aprovação de despesa, para que o RPA (Recibo de Pagamento Autônomo) seja providenciado. A regra acima vale também para os casos que o cadastro do fornecedor precisa ser atualizado.
A próxima etapa é escolher o Tipo de Documento que será enviado para a aprovação:
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Será necessário que a filial, escaneie os documentos (que serão analisados), salve-os no formato “JPEG", "GIF" ou
"PDF" e anexe os arquivos correspondentes a estas imagens:
Ao anexar o documento é necessário informar o Nome do Documento (o tipo de despesa e valor; ex: rádio 100,00),
o Nº do documento como também o Nº de série do documento.
Logo após, clique no botão Select File, para apontar onde este documento se encontra no computador e clique no
botão Incluir Documento. Faça da mesma forma para os demais, até adicionar todos os documentos que se referem
à despesa.
Ex.: Após localizar o documento, clique em Abrir (conforme figura abaixo):
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Aguarde carregar, como mostra a imagem abaixo:
Quando o campo Select File ficar na cor verde claro, pode-se clicar em Incluir Documento e aguardar a tela carregar.
Feito isso, passamos para anexar o próximo documento, preenchendo os campos e buscando o próximo arquivo. O campo Select File agora estará na cor verde limão, porém o processo será o mesmo para os demais anexos.
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OBS: As despesas escaneadas devem estar bem legíveis para facilitar a avaliação da Central de Despesas.
Quando for anexar os documentos, evitar nomeá-los com os caracteres (*ã ,.~ç ) para não ocorrer erro no anexo.
Caso o tipo de fornecedor seja Pessoa Física e o Tipo de Documento seja RPA - Recibo de Pagamento Autônomo,
será aberto um novo painel na tela, ao contrário do painel citado acima (anexo de documentos), conforme abaixo:
Se o fornecedor tiver a Isenção total de INSS, é necessário que o colaborador escaneie a declaração de isenção e
salve no formato "JPEG", "GIF" ou “PDF”. Logo após clique no botão Select File e aponte onde está o arquivo desta
declaração no computador. Se o fornecedor tiver a Retenção de INSS, basta clicar na caixa de seleção Retenção de
INSS.
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OBS: para despesa cujo documento seja RPA, não é necessário preencher nenhum tipo de recibo, apenas a
solicitação do sistema.
Se a filial necessitar enviar alguma autorização escaneada para despesa referente ao tipo de documento RPA, é só
anexar a documentação conforme demonstração abaixo:
Por último, informe alguma informação complementar (caso necessário) na caixa de texto abaixo e clique em Enviar
Solicitação para finalizar o processo de solicitação de despesa.
OBS: Caso a filial tenha preenchido uma solicitação indevidamente, basta clicar em Cancelar, para que o aplicativo
desconsidere todos os dados que foram inseridos e a filial possa preencher uma nova solicitação.
A despesa enviada será analisada em até 7 dias corridos.
OBS: caso a despesa seja reprovada pelos motivos: falta de autorização, correção de documentação, dentre outros,
deverá ser providenciado o solicitado, e posteriormente preenchida e enviada uma nova solicitação para a análise.
ALERTA: no momento de solicitar despesas no sistema de aprovação da Central de Despesas, a filial não poderá
abrir ao mesmo tempo e nem mesmo manter minimizadas duas ou mais telas de solicitação, pois esta situação
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pode interferir no envio dos dados (cruzando informações das telas abertas) ocasionando divergências e
impossibilitando a análise correta da despesa.
2.2 TABLOIDE FUNCIONÁRIO
Formulário responsável por realizar as solicitações de todas as despesas de tabloides feitas pelos próprios
colaboradores das filiais Eletrozema.
OBS: deverá ser preenchida uma solicitação por mês/ano e respeitar a data de corte parametrizada para a verba
de publicidade.
Para cada seleção que o colaborador solicitante realizar no formulário abaixo, deverá aguardar a tela carregar os dados para em seguida passar para a próxima seleção.
ALERTA: No momento de solicitar qualquer despesa, filial não poderá abrir ao mesmo tempo e nem mesmo manter minimizadas duas ou mais telas de solicitação (tela abaixo), pois esta situação pode interferir no envio dos dados (cruzando informações das telas abertas) ocasionando divergências e impossibilitando a análise correta da despesa.
Na primeira parte do formulário são apresentadas as informações da filial solicitante:
Primeiramente deve-se escolher o Tipo da Solicitação (Tabloide):
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Deverá ser informado o Valor Pago por Milheiro. Em seguida, deve-se selecionar o Nome do colaborador e informar
a Quantidade de Tabloides entregues pelo colaborador. Após clicar em Incluir, podem ser informados mais
colaboradores que participaram do processo. O sistema calcula automaticamente a Quantidade Total e o Valor
Total:
Será exibido também o painel de extrato, listando a data de corte e o crédito pré-aprovado para o mês/ano
referentes selecionados:
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OBS 1: só poderão ser solicitadas as despesas, em que o valor total seja inferior ou igual ao saldo disponível do
crédito pré-aprovado.
OBS 2: se for escolhido um colaborador indevidamente e/ou informado a quantidade incorreta de tabloides inseridas
para o colaborador, este poderá ser excluído clicando em Excluir. Se for inserido o valor pago incorreto por milheiro,
deverão ser excluídos todos os colaboradores que tiverem sido incluídos, corrigir o valor e inserir os colaboradores
novamente.
O próximo passo é selecionar o Mês e o Ano referentes à despesa:
Por último, clique em Enviar Solicitação para finalizar o processo de solicitação de despesa:
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OBS: Caso a filial tenha preenchido uma solicitação indevidamente, basta clicar em Cancelar, para que o aplicativo
desconsidere todos os dados que foram inseridos e a filial possa preencher uma nova solicitação.
OBS: caso a despesa seja reprovada pelos motivos: falta de autorização, informações erradas, dentre outros, deverá
ser providenciado o solicitado, e posteriormente preenchida e enviada uma nova solicitação para a análise.
3. MENU CONSULTA
Neste menu, a filial poderá visualizar e alterar as despesas que se encontram disponíveis para serem analisadas
(despesas realizadas por colaboradores da empresa, no caso de entrega de tabloides e demais despesas). Neste, a
filial acompanhará a mudança de status de cada despesa solicitada. Se houver necessidade de alterar alguma
despesa, basta encontrá-la na grade e clicar em Abrir:
OBS: somente poderão ser alteradas as despesas cujo status estejam: EM ABERTO e/ou AGUARDANDO ANÁLISE, o
que significa que o processo de análise da solicitação pela Central de Despesas ainda não iniciou-se.
Item “DESPESAS”: que contempla as despesas diversas (entrega de mercadorias, lanche, etc.):
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Se a despesa tiver sido aprovada, será habilitado o recibo. A filial deverá clicar no campo correspondente para que o
recibo seja visualizado. O mesmo deverá ser impresso, anexado à despesa (todos os comprovantes) e enviado no
caixa.
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Assim que o recibo for impresso, automaticamente a despesa terá seu status alterado para “Paga”.
OBS: caso ocorra erro na impressão (ex.: a impressora travou), a solicitação deverá ser filtrada com o status
“Paga” (conforme painel abaixo) e poderá ser impresso o recibo novamente. Caso o tipo de documento seja RPA,
deverá ser solicitada a reimpressão conforme procedimento 001/07 da Central de Despesas.
As despesas só serão aceitas pelo setor Financeiro (Matriz) se estiverem anexadas a este recibo, exceto RPA.
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Item “DESPESAS - FUNCIONÁRIOS”: que contempla as despesas de funcionários:
Se a despesa tiver sido aprovada, será exibida uma mensagem informando quando o pagamento será lançado na
“Folha de Pagamento” do (s) colaborador (es), conforme painel abaixo:
OBS: somente poderão ser alteradas as despesas cujo status estejam: EM ABERTO e/ou AGUARDANDO ANÁLISE, o
que significa que o processo de análise da solicitação pela área Central de despesas ainda não iniciou-se.
4. MENU FORMULÁRIOS
Neste menu, a filial poderá enviar dúvidas, sugestões ou reclamações quanto ao sistema ou as regras de negócios, e
poderá também visualizar diretamente dentro deste sistema os procedimentos, hoje existentes na intranet quanto
ao que diz respeito à Central de Despesas:
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4.1 DÚVIDAS / SUGESTÕES / RECLAMAÇÕES
Formulário responsável pelo envio de dúvidas, sugestões ou reclamações quanto ao sistema ou as regras de
negócios. Basta preencher o formulário e clicar em Enviar. A mensagem será diretamente enviada para o conferente
responsável pelas despesas da filial:
4.2 PROCEDIMENTOS CENTRAL DE DESPESAS
Formulário que permite o acesso aos procedimentos relacionados à Central de Despesas, e que estão contidos no
manual de procedimentos localizado na intranet da empresa. Basta escolher o procedimento a ser consultado e
clicar no ícone a direita do nome do procedimento, que representa um arquivo no formato “PDF”:
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5. MENU RELATÓRIOS
Neste menu, a filial poderá acessar os diversos relatórios disponíveis para acompanhamento das despesas, créditos
disponíveis, etc.:
5.1 CRÉDITO PRÉ-APROVADO
Com este relatório é possível listar todos os Créditos liberados e Débitos lançados para uma determinada filial, mês e
ano referentes:
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Ao informar os parâmetros de geração e clicar em GERAR RELATÓRIO, será exibida uma nova janela contendo o
relatório a ser lido/impresso:
5.2 DESPESAS COM ENTREGA DE MERCADORIAS
Com este relatório é possível listar todas as despesas de entrega de mercadorias aprovadas e/ou pagas:
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Ao informar os parâmetros de geração e clicar em GERAR RELATÓRIO, será exibida uma nova janela contendo o
relatório a ser lido/impresso:
5.3 DESPESAS COM MONTAGEM TERCEIRIZADA
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Com este relatório é possível listar todas as despesas com montagens terceirizadas que foram aprovadas e/ou pagas:
Ao informar os parâmetros de geração e clicar em GERAR RELATÓRIO, será exibida uma nova janela contendo o
relatório a ser lido/impresso:
5.4 DESPESAS DE FUNCIONÁRIOS
Com este relatório é possível listar todos os pagamentos pendentes a serem realizados para os colaboradores
referentes à entrega de tabloides, como os pagamentos que já foram realizados e também os que foram reprovados:
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Ao informar os parâmetros de geração e clicar em GERAR RELATÓRIO, será exibida uma nova janela contendo o
relatório a ser lido/impresso:
5.5 DESPESAS DE PUBLICIDADE
Com este relatório é possível listar todas as despesas de publicidade aprovadas pelo departamento de CSC:
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Ao informar os parâmetros de geração e clicar em GERAR RELATÓRIO, será exibida uma nova janela contendo o
relatório a ser lido/impresso:
5.6 DESPESAS GERAIS
Neste relatório é possível listar todas as despesas aprovadas, reprovadas, pagas:
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Ao informar os parâmetros de geração e clicar em GERAR RELATÓRIO, será exibida uma nova janela contendo o
relatório a ser lido/impresso. Para este relatório o layout utilizado é bastante formal, pois a principal utilização será a
exportação para a planilha de Excel:
5.7 PONTOS PERDIDOS
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Com este relatório é possível listar todas as ocorrências de perda de pontos no mês (anteriores a novembro 2014),
devido irregularidades apresentadas nas despesas. Através deste, é realizada a apuração dos pontos para o
fechamento da Avaliação de Caixa e Crediário (processo extinto em novembro 2014):
Ao informar os parâmetros de geração e clicar em GERAR RELATÓRIO, será exibida uma nova janela contendo o
relatório a ser lido/impresso.
OBS: para verificar o motivo pelo qual a filial perdeu ponto, a mesma deverá consultar a despesa pelo código da
solicitação, conforme painel abaixo.
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Ao informar os parâmetros de geração e clicar em GERAR RELATÓRIO, será exibida uma nova janela contendo o
relatório a ser lido/impresso.
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6. SUPORTE AO USUÁRIO
Dúvidas ou problemas quanto ao funcionamento e usabilidade do sistema podem ser tratados diretamente com a
Central de Serviços da T.I. no ramal 1888 ou pelo ServiceDesk – TI (intranet).
Dúvidas ou problemas quanto às regras de negócio ou como proceder em uma situação não tratada pelo sistema,
podem ser esclarecidos diretamente com a equipe da Central de Despesas através dos ramais: 1404, 1409, 1493 e
1727.