Center Grove Community School Corporation Epsilen Digital Evidence Portfolio

Administrator Training Document

When  staff  members  login  to  Epsilen,  they  should  scroll  over  the  ‘Learning’  tab  on  the  side  toolbar.  

Next,  they  should  click  the  ‘Learning  Matrix’  option.  

On  the  Learning  Matrix  page,  staff  members  should  then  click  the  ‘My  Matrix’  option.  

If  the  staff  member  has  already  selected  the  ‘Digital  Evidence  Portfolio’  matrix,  they  will  see  it  here.  If  they  selecting  this  matrix  for  the  first  time,  they  should  click  the  ‘Create  New  Matrix’  option.  

If  selecting  the  Digital  Portfolio  matrix  for  the  first  time,  staff  members  should  select  the  ‘CGCSC  Certified  Staff  –  Digital  Evidence  Portfolio’  by  clicking  matrix  icon  along  the  right  side  of  the  screen.  

Once  the  matrix  has  been  selected,  staff  members  can  begin  uploading  documents,  adding  links,  and  writing  narratives/reflections.  Clicking  the  pencil  icon  in  the  ‘Artifacts’  and  Reflection’  grids  will  allow  staff  members  to  edit  each  area.  Clicking  the  ‘Rubric’  link  will  show  them  the  domain,  competency,  and  top  2  ratings.  After  creating  the  matrix,  staff  members  must  also  select  an  assessor.  They  can  do  this  by  clicking  the  ‘Select  an  Assessor’  link,  then  they  will  select  the  administrator  who  will  view/assess  their  matrix/digital  portfolio.  

From  the  ‘Add  Assessor’  area,  staff  members  can  search  for  their  administrator(s)  and  select  them  to  view  their  matrix/digital  portfolio.    

When  editing  the  ‘Artifacts’  area  of  the  matrix/digital  portfolio,  staff  members  will  have  the  ability  to  upload  files  and/or  hyperlinks  to  webpages/digital  files,  along  with  a  reflection/description  for  each.    

When  editing  the  ‘Reflection’  area  of  the  matrix/portfolio,  staff  members  will  have  the  ability  to  write  a  narrative/reflection  for  each  competency.      

Clicking  the  ‘Rubric’  icon/link  on  the  matrix  will  reveal  the  Highly  Effective  and  Effective  rating  description  for  a  particular  competency,  as  well  as  whether  evidence  could  be  used  in  the  GAP  or  viewed  during  a  Classroom  Walkthrough.  

When  administrators  login  to  Epsilen,  they  will  scroll  over  the  ‘Learning’  tab  along  the  right  toolbar,  then  select  ‘Learning  Matrix’.    

Next,  they  will  click  the  ‘Assessing’  tab.    

They  will  then  see  a  list  of  staff  members  who  have  designated  them  as  an  ‘Assessor’.  Click  the  magnifying  glass  icon  to  view/assess  a  staff  member’s  matrix/portfolio.    

Once  the  staff  member’s  matrix/portfolio  is  opened,  administrators  can  view  uploaded  attachments,  links,  and  reflections.  Clicking  the  green  check  mark  icon  located  beneath  each  ‘Artifacts’  grid  will  allow  them  to  add  comments  for  a  specific  competency’s  artifacts.  The  ‘Reflection’  field  is  view-­‐only.    

In  addition  to  adding  comments,  administrators  can  also  set  a  ‘Status  Flag’  to  signify  when  they  feel  the  staff  members  has  added  sufficient  evidence  for  a  competency.  Staff  members  will  be  able  to  view  any  comments/ratings  that  are  added.  

Clicking  the  ‘Send  Message’  link  on  that  matrix  allows  administrators  to  send  communication  to  the  staff  member  relating  to  their  matrix/portfolio.  Attachments  can  also  be  added  and  sent.