Código: PED-12 Versión: 13 ACTA DE REVISIÓN POR LA ... DE... · REVISADO POR: ASTRID CERON MUÑOZ APROBADO POR: Oriana Mendoza Vidal CARGO: Coordinadora de Calidad y Control Interno

REVISADO POR: ASTRID CERON MUÑOZ APROBADO POR: Oriana Mendoza Vidal

CARGO: Coordinadora de Calidad y Control Interno CARGO: Presidente Ejecutivo

Código: PED-12 Versión: 13 Vigencia: 2017-07-04

ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN.

CIUDAD Y FECHA:

Popayán, 4 de julio de 2017.

1. INFORME: N° 13

AISTENTES CARGO

ORIANA MENDOZA VIDAL PRESIDENTE EJECUTIVA

INGRID CASTILLO DIRECTORA FINANCIERA

JHONNY EGUIZABAL DIRECTOR SECCIONAL EL BORDO

RAFAEL GUAUÑA COORDINADOR DE FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL

PABLO VALENCIA DIRECTOR ADMINISTRATIVO E.

GUSTAVO POSADA COORDINADOR JURIDICO

CARLOS ANDRES HURTADO DIRECTOR DE TECNOLOGIA

LUZ STELLA RAMIREZ DIRECTORA DE PROMOCION Y DESARROLLO

ADRIAN SARSOZA DIRECTOR DE REGISTROS PUBLICOS Y GERENTE C.A.E

RAUL PALACIOS COORDINADOR DE COMUNICACIONES

ASTRID CERÓN COORDINADOR DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO

2. Objetivo: Realizar la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad implementado en la organización con el fin de constatar que este es conveniente, adecuado y eficaz.

3. Agenda: 3.1 Estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas. 3.2 Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión de calidad.





3.3 La información sobre el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluida las tendencias relativas a:

a) La satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas pertinentes;

b) El grado en que se han logrado los objetivos de la calidad=Estratégicos c) El desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios d) las no conformidades y acciones correctivas e) los resultados de seguimiento y medición. f) Los resultados de las auditorías internas. g) El desempeño de los proveedores externos.

3.4 La adecuación de los recursos; 3.5 La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades. 3.6 Las oportunidades de mejora

4. Conclusiones.

3. Agenda 3.1 ESTADO DE LAS ACCIONES DE LAS REVISIONES POR LA DIRECCIÓN PREVIAS: Los compromisos adquiridos en la anterior revisión por la Dirección fueron los siguientes, con su respectivo estado de avance: Acciones pendientes del Acta de Revisión por la Dirección año 2016.

PROYECTO

PROCESO

AVANCE

Los cambios de la norma NTC ISO 9001 en su versión 2015.

Gestión de Calidad Ejecutado: capacitación y ajustes en información documentada, sobre los cambios de la norma en mención, dirigida a todos los colaboradores de la Entidad, especialmente a la alta dirección.





Mejora en la atención del servicio al cliente, mediante virtualización de los servicios.

Comunicaciones / Registros Públicos / Tecnología

Ejecutado: Estrategia liderada en asocio con los parámetros establecidos en este sentido para las Cámaras de Comercio a nivel Nacional por parte de Confecamaras.

Gestión en la simplificación de trámites C.A.E: Convenio con la Gobernación del Cauca.

Registros Públicos. En Ejecución: En proceso de firma del convenio para el recaudo del impuesto de registro en todas las oficinas y para todos los registros.

Apertura de una oficina receptora en el Municipio de Guapi, costa Pacífica Caucana.

Presidencia Ejecutiva / Dirección de Registros Públicos / Dirección Administrativa/ Dirección de Tecnología/Dirección Financiera.

Ejecutado: En proceso de recibir viabilidad por parte del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, respecto de la documentación remitida por la Entidad.

Implementación de una herramienta tecnológica, que facilite el seguimiento del grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos (Indicadores y mapa de riesgos).

Presidencia Ejecutiva / Coordinación de Calidad y Control Interno.

En Ejecución: En proceso de definir la mejor herramienta tecnológica, para posterior implementación.

3.2 LOS CAMBIOS EN LAS CUESTIONES EXTERNAS E INTERNAS QUE SEAN

PERTINENTES AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. Dentro de los cambios más representativos que pueden afectar el Sistema de Gestión de la Calidad de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA, están los cambios en las normas, políticas y en general los cambios legislativos que el Gobierno Nacional imparta y que sean de aplicación y estricto cumplimiento de las Cámaras de Comercio del País, como es el Régimen de transición del Registro Único de Proponentes.

CAMBIOS OBSERVACIÓN

Los cambios de la norma NTC ISO 9001 en su nueva versión: 2015.

Se proyectó plan de trabajo bajo el marco de la planeación estratégica 2017, se realiza





1. Ajuste en la información documentada. 2. Rol de la alta Dirección. 3. Enfoque en riesgos. 4. Cambios en la estructura. 5. Ajuste en los Principios.

seguimiento trimestral y se alimenta matriz de cambios.

La modificación de la Circular Única (Título VIII), en el cual se imparten instrucciones a las Cámaras de Comercio en aspectos relacionadas con el desarrollo de sus funciones.

Se recibe asesoría especializada, y se proyectó plan de trabajo bajo el marco de la planeación estratégica 2017 y se alimenta matriz de cambios y plan legal de calidad.

*Las normas Internacionales de Información Financiera NIIF, vista como un tema de calidad contable y de transparencia de la información financiera, permiten que la información de los estados financieros sea comparable y transparente, lo que ayuda a la Entidad e interesados a tomar decisiones.

Los cambios radican en fortalecer las competencias del personal y en aspectos de Tecnología de información, dado que fue necesario implementar un software denominado JSP7 el cual permite la adopción de las nuevas normas para incorporar condiciones de trasparencia, aseguramiento de la información, automatización de procesos y registros transaccionales.

La Entidad dio continuidad durante el año 2016, a las actividades para la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF, en lo que a las Cámaras de Comercio como instituciones gremiales y privadas sin ánimo de lucro hace referencia. De acuerdo con lo anterior, el equipo del Área Financiera participó de las diversas reuniones de trabajo programadas tanto presenciales como virtuales, de las cuales surgieron una serie de tareas específicas, todas ellas guiadas por una firma externa contratada por el grupo de Cámaras de Comercio a nivel Nacional que pertenecen a Confecámaras y que nos está colaborando con la implementación de esta nueva normativa en materia Contable y Financiera. La CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA como la gran mayoría de las Cámaras de Comercio a nivel Nacional, quedó clasificada en el grupo N° 01 de Instituciones para la implementación de NIIF y cumplió con la totalidad de informes y normativas a aplicar durante la vigencia.

3.3 LA INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y LA EFICACIA DEL SISTEMA DE

GESTIÓN DE LA CALIDAD, INCLUIDA LAS TENDENCIAS RELATIVAS A:

a) La satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas pertinentes.





En este punto podemos ver tres (3) fuentes de información, a saber:

Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y Felicitaciones.

No Conformidades Identificadas.

Encuesta de Satisfacción de los Usuarios para todos los servicios que ofrece la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.

Sistema de Peticiones Quejas y reclamos: Los resultados completos de las Peticiones, Quejas, Reclamos y Felicitaciones recibidas por la Entidad en lo corrido del año 2017, se encuentran consignados en el Informe Consolidado de resultados el cual se puede consultar con la responsable del proceso de Gestión de Calidad.

TOTAL PQR 2016 TOTAL PQR 2017 DIF

TOTAL QUEJAS 19 20 1

TOTAL FELICITACIONES 6 4 -2

TOTAL PETICIONES Y/O SUGENRENCIAS

190 183 -7

NO CONFORMIDADES INTERNAS- REPORTADAS

2 2 0

Para el año 2017, la encuesta de medición del Nivel de Satisfacción de los Usuarios de LA Cámara de Comercio del Cauca, fue de 96.8% frente a un 94.7%, el estudio fue contratado con la firma externa, obteniendo las siguientes calificaciones con relación al periodo anterior entendiendo que 1 es la calificación más baja y 5 la más alta.





b) Grado en que se han logrado los objetivos de la calidad: Durante el periodo evaluado en la presente Acta de Revisión por la Dirección, se dio cumplimiento tanto a la Política como a los Objetivos de Calidad de la siguiente manera.

MAPA ESTRATEGICO

OBJETIVOS DE CALIDAD = ESTRATEGICOS





1. En cumplimiento de estos dos objetivos Estratégicos de la perspectiva de

crecimiento y desarrollo: FORTALECER EL CLIMA ORGANIZACIONAL y CONTAR CON PERSONAS COMPETENTES Y MOTIVADAS, se trabaja articuladamente bajo lineamientos comunes en las tres (3) sedes, destacando las siguientes acciones lideradas desde gestión de Talento Humano:

La totalidad de colaboradores de la Entidad, cuenta con las respectivas encuestas de evaluación de desempeño y encuestas de coevaluación de desempeño, clima organizacional y evaluación de competencias, implementando las acciones de mejora.

Se dio la actualización del Manual de Funciones de la Entidad, con la inclusión de nuevos cargos creados y autorizados por la Junta Directiva de la Entidad, llevando a cabo el Ingreso y promoción de cargos a colaboradores a las diferentes áreas de la Institución debidamente capacitados y evaluados.

En asocio con la responsable del Sistema de Gestión y Seguridad en el Trabajo de la Entidad, se dio cumplimiento a lo establecido en el plan de trabajo en concordancia con lo establecido legalmente.

Selección y puesta en marcha del Comité de Convivencia Laboral, evaluado los casos presentados y tomando acciones sobre el particular de acuerdo con la competencia, se efectuó intervención psicosocial al personal de la Entidad que así lo requirió.

Se hizo la entrega de auxilios educativos para el apoyo al personal de la Entidad, para estudios superiores y de postgrado.

2. En cumplimiento de estos dos objetivos Estratégicos de la perspectiva de

Procesos: FORTALECER LA CULTURA DEL MEJORAMIENTO CONTINUO Y DESARROLLAR UN MODELO DE OPERACIÓN CON ALTO NIVEL DE PRODUCTIVIDAD, se tiene que frente a las acciones para fortalecer la cultura de mejoramiento se ha alcanzado un 75% de las acciones previstas, frente a la meta establecida en un 80%.

Frente al desarrollar un modelo de operación con alto nivel de productividad, se tiene:

La infraestructura Hardware libre de mantenimientos correctivos en más de un 94% que es la meta y la alta disponibilidad de los servicios informáticos en la entidad, que está por encima del 96% como meta, los cuales son producto de los resultados obtenidos en las siguientes actividades:





Migración del sistema Sirep – Sii y RUES, a la nube de Amazon (AWF - Amazon Web Services), a través de Confecámaras, con el fin de mejorar la seguridad y accesibilidad de la información y la disponibilidad del servicio.









3. En cumplimiento de este objetivo Estratégico de la Perspectiva

Financiera: INCREMENTAR Y CONSOLIDAR LA SOLIDEZ FINANCIERA, se tiene el siguiente comportamiento frente a las metas establecidas:

NOMBRE INDICADOR INDICADOR VAR

CORTE A 30 DE JUNIO/17 PORCENTAJE

CUMPLIMIENTO

Pop (67%) 3.018 2.173 72,00%

Stder (26%) 1.171 742 63,36%

Bordo (4%) 180 108 60,00%

RUE y Pagos electrónicos (3%) 136 60 44,12%

TOTAL Matriculas PN/PJ 4.505 3.083 68,44%

Pop (67%) 3.080 2.110 68,51%

Stder (26%) 1.195 750 62,76%

Bordo (4%) 184 110 59,78%

RUE y Pagos electrónicos (3%) 138 108 78,26%

TOTAL Estab de Ccio 4.597 3.078 66,96%

Pop (67,5%) 11.184 10.549 94,32%

Stder (22%) 4.693 3.733 79,54%

Bordo (5%) 1173 996 84,91%

RUE y Pagos electrónicos (5,5%) 886 625 70,54%

TOTAL Renovaciones PN/PJ 17.936 15.903 88,67%

Pop (67,5%) 12.131 11.601 95,63%

Stder (22%) 4.479 3.850 85,96%

Bordo (5%) 1120 1.016 90,71%

RUE y Pagos electrónicos (5,5%) 933 1.129 121,01%

TOTAL Renovaciones Estab de CCio 18.663 17.596 94,28%

Pop (72%) 1304 1.391 106,67%

Stder (24%) 482 477 98,96%

Bordo (4%) 120 120 100,00%

RUE 40 16 40,00%

WWW 60 51 85,00%

TOTAL ESAL 2.006 2.055 102,44%

ProponentesNumero de inscripciones y

Renovaciones de proponentesNro.

Inscripcion 194

Renovacion 495

Actualización 25

Inscripcion 56%

Renovacion 116%

Actualización 19

%

META ANUAL 2017

Matriculas

Numero matriculas PN Y PJ

Nro.

Numero de Matriculas Establec,

suc. y agencias

Renovados

Numero de Renovados PN y PJ

Nro.

Numero de renovaciones Nro.

Numero de Renovados Establec,

suc y agencias

Inscripcion 344

Renovacion 425

Actualización 132

ESAL









Estrategias:

La CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA llega con sus servicios a los 42 municipios que hacen parte de su jurisdicción.

Realización de alianzas para participar de convocatorias Nacionales para la formulación de proyectos.

Inicio en la operación de las nuevas sedes de la Entidad en los Municipios de Guapi y Puerto Tejada.

Orientación hacia el fortalecimiento de los procesos de emprendimiento y fortalecimiento empresarial en el Norte del Cauca (Plan Estratégico nortecaucano).

Consolidación del Programa de Descentralización, efectuado en conjunto entre las Áreas de Registros Públicos y Promoción y Desarrollo.

Continuidad del programa de Formalización, fortalecido desde hace cuatro (4) años con la ejecución de la estrategia de Brigadas para la Formalización. Programa éste que se ha articulado a la descentralización Institucional impactando diversos municipios del Departamento.





4. En cumplimiento de estos dos objetivos Estratégicos de la Perspectiva de Clientes: Incrementar el nivel de satisfacción de los clientes. /Fortalecer y desarrollar nuevos programas y servicios:

Para el año 2017, la encuesta de medición del Nivel de Satisfacción de los usuarios/clientes de los Registros Públicos y desarrollo empresarial (Servicio de emprendimiento y gestión de crecimiento empresarial) Para este estudio se realizan comparativos con el año inmediatamente anterior, en donde se puede evidenciar un mejoramiento sustancial en los servicios prestados a los usuarios/clientes obteniendo las siguientes calificaciones con relación al año 2016.

N.S.U AÑO 2015

N.S.U AÑO 2016

N.S.U AÑO 2017

93% 94.7% 96.8%

“CONCLUSIONES NSU 2017. Al consultarle a los usuarios/clientes sobre el grado de satisfacción con el servicio que utiliza se evidencio una calificación general positiva (96.8%), los Servicios Públicos muestran una tendencia a subir respecto al año anterior (94.8% vs 95.5%) siendo específicamente la calificación 4 la que crece en Registros Públicos con respecto al año anterior pero la calificación 5 decreció. Y al preguntarles sobre los Servicios Empresariales, notamos que se sostiene la calificación con respecto al estudio del año anterior (98.4% vs 98.4%) siendo la calificación 5 la que muestra un crecimiento elevado con respecto al año anterior. “ Estrategias:

Revisión de las directrices organizacionales, con un enfoque de mejora en la prestación de nuestros servicios.

Fortalecimiento del sistema de Gestión de Calidad a través del plan de formación, incluyendo temas de servicio al cliente.

Incluir en la propuesta de incentivos y reconocimiento frente a la vocación de servicio (bajo el marco del evento denominado Reconocimiento Cameral).

Dentro de Fortalecer y desarrollar nuevos programas y servicios tenemos:













Cabe destacar el servicio de acompañamiento al emprendimiento y gestión del crecimiento empresarial, denominado INGENIA: ATREVETE A DESPEGAR TUS IDEAS, el cual consta de las siguientes etapas:













c) Desempeño de los procesos y conformidad del servicio





















d) las no conformidades y acciones correctivas

AM AP AC

Fuentes

abierta

Cerrada

Eficaz

AIC Riesgo

NCI

Otras Fuentes

Encuestas

pqrs

Análisis datos

Si No Total.

cerrada)

(abierta)

10 38 40 25 5 7 7 5 2 25 78 10 10 78 88

Fuente: Intranet/sgc/ AC y AP. 2016-2017 Para el periodo 2016-2017, se han registrado un total de 88 acciones de las cuales el 45% son acciones correctivas, el 43% son acciones preventivas, y el 12% corresponde a acciones de mejora contribuyendo con el mejoramiento de los procesos identificando las causas de ocurrencia de problemas reales o potenciales y tomando acciones que contribuyen al mejoramiento de los mismos.





A la fecha de suscripción de la presente acta, se ha llevado a cabo un (1) Ciclo de Auditoria Interna de Calidad en la organización, correspondiente a la vigencia 2017. CICLOS DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD AÑO 2017: El ciclo de auditoría inició el 17 de mayo y finaliza en el mes de Julio de 2017 así: El porcentaje de cumplimiento del primer ciclo de auditorías internas de calidad fue del 99%.

e) los resultados de seguimiento y medición. (Ver anexo informe para la revisión

gerencial de cada uno de los procesos e informe de gestión.)

La organización realiza seguimiento y medición a cada uno de los procesos del SGC de acuerdo a lo especificado en las caracterizaciones y planes de trabajo e indicadores. Las evidencias de estas actividades de seguimiento se encuentran registradas en los informes de seguimiento trimestral, de acuerdo con los informes presentados por cada proceso, se dejan actas de comité de la alta dirección y acta de revisión por la dirección, además del registro en la base de datos de acciones correctivas, derivadas de riesgos y de mejora. Ala fecha se realizaron dos actas de seguimiento trimestral, en donde se evaluó y se evidenció el buen desempeño y eficacia del sistema de gestión de calidad, incluyendo ejecución presupuestal, la cual tiene un comportamiento de acuerdo a lo esperado.

f) Los resultados de las auditorías internas.









Resultados del Ciclo de Auditorías Internas de Calidad 2017:

PROCESO

No Conformidad

Observación Cerrada En desarrollo

Desarrollo Empresarial

Emprendimiento y Gestión del Crecimiento Popayán

2 5 7

Emprendimiento y Gestión del Crecimiento Santander

- - - 0

Emprendimiento y Gestión del Crecimiento El Bordo

1 3 4

Registros Públicos

Registros Públicos Popayán

- - - 0

Registros Públicos- Santander.

2 2 2 2

Registros Públicos El Bordo

0 3 3

Otros Procesos

Tecnología 1 2 3

Compras - - - 0

Calidad - - - 0

Gestión Administrativa - - - 0

Comunicaciones 1 2 3

Talento Humano y Contratación.

2 1 3

Direccionamiento Estratégico

- - - -

Total por Item. 10 13 18 5

AÑO 2017: Acciones total de NC Nº total de NC: 10 Nº total de Observaciones: 13





AÑO 2016: Acciones total de NC Nº total de NC: 10 Nº total de Observaciones: 13 Nº total de NC y observaciones cerradas: 10= 78 %. Durante el Ciclo de Auditoria Interna efectuado a los Procesos de la Entidad, fueron identificados un total de 23 hallazgos así: N° Conformidades = 10 y N° Observaciones= 13 RELACIÓN DE HALLAZGOS - AUDITORAS INTERNAS 2017 - PROCESOS MISIONALES:

PROCESO

HALLAZGO

CALIFICACIÓN

REGISTROS PUBLICOS

Se establece la existencia de indicadores de gestión de los registros públicos, sin embargo no hay un correcto análisis de los mismos que conlleve a tener una toma de decisión de la mejor manera.

OBSERVACIÓN

DESARROLLO

EMPRESARIAL

En entrevista realizada al personal del Area y un Asesor externo, se encuentra que no hay claridad frente a los tiempos de cada etapa del ciclo de Desarrollo, siendo importante dejar en claro los tiempos estipulados, debidamente documentados y dados a conocer al equipo de trabajo y al cliente.

NO CONFORMIDAD

Asegurar la participación de emprendedores y empresarios en todo el Ciclo del programa, evitando la deserción de los mismos mediante estrategias enfocadas a dar cumplimiento a sus necesidades y expectativas.

OBSERVACIÓN

Diseñar una herramienta o formato que permita evaluar a los prestadores del Servicio INGENIA (asesores externos – capacitadores), actualmente solo se evalúa a los prestadores de bienes.

OBSERVACIÓN

Evaluación de Equipo auditor: Los auditores fueron evaluados por cada uno de los responsables de los procesos al interior de la Entidad. Dichas calificaciones fueron otorgadas en un rango de 1 a 5 Puntos de acuerdo a su percepción sobre la planificación de la auditoria, el proceso de auditoria como tal y los informes o resultados presentados.





Como aspecto complementario se fortalecieron las competencias de los auditores mediante una capacitación impartida por la Firma Calidad Integral, de esta forma se puede concluir que la preparación efectuada para la realización de la auditoria fue eficaz toda vez que la calificación en promedio del equipo auditor fue de 4.7 sobre 5.0. A continuación se relacionan las calificaciones individuales:

Fortalezas del Sistema de Gestión de la Calidad de la Entidad de acuerdo a los Resultados arrojados por la Auditoria Interna:

Existencia de la documentación pertinente dentro del Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad y el archivo de evidencias en los diferentes procesos.

El seguimiento a los resultados de los objetivos estratégicos lo que permite monitorear de forma oportuna el cumplimiento de las metas establecidas para el año 2017.

La concordancia en la aplicación de la mayoría de los procedimientos en los procesos de la Entidad.

La excelente colaboración del personal auditado para realizar las auditorías.

El cumplimiento de los horarios de auditoria tanto por los responsables del proceso como por los auditores asignados.

Nombre

Evaluación de primer ciclo de Auditoria 2016

Rango

Puntaje obtenido

Yaline Gómez 3.5 – 5.0 Sobresaliente 4.8

Julian Andres Cañizales 3.5 – 5.0 Sobresaliente 4.8

Nidia Rivera 3.5 – 5.0 Sobresaliente 4.8

Astrid Cerón M. 3.5 – 5.0 Sobresaliente 4.8

Jorge Castro 3.5 – 5.0 Sobresaliente 4.8

Jose Luis Sarria. 3.5 – 5.0 Sobresaliente 4.8

Pablo Valencia 3.5 – 5.0 Sobresaliente 4.5

Nubia Martínez. 3.5 – 5.0 Sobresaliente 4.5

Adrián Sarzosa 3.5 – 5.0 Sobresaliente 4.5

Gustavo Posada 3.5 – 5.0 Sobresaliente 4.5

Puntaje Promedio del Equipo auditor 4.5

Actúa como observador para el año 2017: Magnoly Gaviria.





La experiencia y la preparación del equipo de auditores internos para llevar a cabo las auditorías internas.

ASPECTOS A MEJORAR Se deben fortalecer las capacitaciones especialmente al personal que desarrolla actividades de registros Públicos en las sedes de las Oficinas Seccionales (Santander de Quilichao / El Bordo), se sugiere la programación formal de ciclos de reinducción sobre temas específicos y aspectos transversales de las políticas y directrices aprobadas al interior de la Institución. La CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA, demuestra en sus actividades diarias la apropiación y funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad, especialmente en los procesos misionales, en el direccionamiento estratégico y en los procesos de apoyo.

g) El desempeño de los proveedores externos: La matriz de proveedores críticos, arroja que los proveedores críticos presenta una calificación de AC: altamente confiables

Ver matriz de proveedores FAF-11 3.4 LA ADECUACIÓN DE LOS RECURSOS: Para lo corrido de la vigencia 2017, el programa de Gestión de Calidad tiene asignado un presupuesto de $48.550.000, destinado a la ejecución de las actividades presentes en el plan de trabajo, de la vigencia con fines de mejoramiento del sistema y por ende de los servicios de la entidad. 3.5 LA EFICACIA DE LAS ACCIONES TOMADAS PARA ABORDAR LOS RIESGOS Y LAS OPORTUNIDADES.

Desde la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, se consideró las cuestiones

internas y externas, las cuales fueron analizadas mediante la metodología de gestión de

riesgos y oportunidades, adoptada por la Entidad, basada en ISO 31000, esto con el

propósito de asegurar que el Sistema de Gestión de la Calidad pueda alcanzar sus

resultados previstos, de aumentar los efectos deseables, prevenir o reducir efectos no

deseados y alcanzar la mejora, en la matriz de riesgos adjunta, se realiza seguimiento

a las acciones verificando su eficacia.





3.6 OPORTUNIDADES DE MEJORA. A la fecha se tienen identificadas las siguientes oportunidades de mejora:

PROYECTO

PROCESO

AVANCE

Mejora en la atención del servicio al cliente, mediante virtualización de los servicios. (Mejora del sitio web de la Entidad).

Comunicaciones / Registros Públicos / Tecnología

En-Ejecución: Estrategia que se lideró en asocio con los parámetros establecidos en este sentido para las Cámaras de Comercio a nivel Nacional por parte de Confecámaras.

Convenio con la Gobernación del Cauca para el recaudo del impuesto de registro en todas las oficinas y para todos los registros.

Registros Públicos. En proceso de definición con las instancias pertinentes al interior de la Gobernación del Departamento del Cauca.

Implementación de una herramienta tecnológica, que facilite el seguimiento del grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos (Indicadores y mapa de riesgos).

Direccionamiento estratégico / Dirección Administrativa y Gestión de Calidad

En proceso contemplado en el plan de trabajo de gestión de calidad, bajo el marco de la planeación estratégica 2017.

Oportunidades en el proceso y servicios del Conciliación, toda vez que el Ministerio otorgó el aval para impartir formación en conciliación extrajudicial en derecho y con la Resolución No. 0422 el Ministerio otorgó al Centro de Conciliación el aval para impartir formación en insolvencia de persona natural no comerciante.

Direccionamiento estratégico/ Registros Públicos y Centro de Conciliación.

En Ejecución: mediante Resolución No. 0938 de 29 el Ministerio de Justicia y del Derecho autorizó al Centro de Conciliación de la Cámara de Comercio para conocer de los procedimientos de “Insolvencia Económica de Persona Natural no Comerciante”, igualmente mediante Resolución No. 0179 el Ministerio otorgó al





Centro de Conciliación el aval para impartir formación en conciliación extrajudicial en derecho y con la Resolución No. 0422 el Ministerio otorgó al Centro de Conciliación el aval para impartir formación en insolvencia de persona natural no comerciante.

4.CONCLUSIONES

Mejora de la Eficacia del Sistema de Gestión de Calidad: Se realizó seguimiento a los hallazgos encontrados en el ciclo de auditoria interna realizado a los procesos de la Entidad, se hace énfasis en la responsabilidad de los auditores internos en cuanto a los seguimientos correspondientes, en la misma herramienta se creó la posibilidad de documentar las acciones de mejora, así mismo se trabajó en profundización del análisis de causas de las acciones. INDICADORES DE GESTIÓN: Dentro de la metodología diseñada para la medición del cumplimiento en los planes de acción y por ende en el cumplimiento de las metas estrategias y Objetivos Estratégicos Institucionales, fueron establecidos una serie de Indicadores de Gestión los cuales permiten monitorear el estado de cumplimiento de las actividades trazadas. Se realizó seguimiento a los indicadores de gestión principalmente en lo relacionado a toma acciones (Se encuentran registradas en el aplicativo) para mejorar el proceso de recolección y análisis de los datos. De acuerdo a los datos analizados en toda esta actividad de Revisión por la Dirección, la Presidencia Ejecutiva y Directores, concluyen y aseguran que el Sistema de Gestión de Calidad es: CONVENIENTE: Porque gracias a las acciones implementadas y enmarcadas dentro del Sistema de Gestión de Calidad de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA, se





fortalecen los procesos tanto de Dirección, Apoyo y Misionales, los cuales mediante el análisis de las diferentes fuentes y de los usuarios internos y externos replantea y evalúa continuamente el accionar de la Entidad. ADECUADO: Porque es un sistema diseñado y basado en la operatividad de la Cámara de Comercio, el cual se soporta en políticas estratégicas identificadas, monitoreadas y evaluadas con el fin de tomar acciones que contribuyen al fortalecimiento de los procesos. EFICAZ: Porque se han identificado oportunidades de mejora las cuales han contribuido al incremento en el Nivel de Satisfacción de los usuarios, se ha fortalecido el que hacer de los diferentes procesos, el trabajo en equipo lo que ha generado cumplimiento de las actividades asignadas Finalmente se establece que la próxima Revisión al Sistema de Gestión de Calidad por parte de la Dirección, se realizará en el mes de julio del año 2018. La presente Acta de Revisión por la Dirección se suscribe en la Ciudad de Popayán, a los veintiocho (4) días del mes de julio de dos mil diecisiete (2017).

ORIANA MENDOZA VIDAL Presidente Ejecutiva Cámara de Comercio del Cauca.

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