Código :ABAFIN2015-1 MANUAL DE PROCEDIMIENTO Ed ic ón ... · relativos al Almacenaje, Ubicación e Identificación de los Materiales, Insumos y Equipamiento. Descripción de los

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

DE GESTION DE COMPRAS E INVENTARIOS

Código :ABAFIN2015-1

Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 1 de 89

Vigencia : 2015 - 2017

DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO Y FINANZAS

1. Antecedentes Generales. .............................................................................................. 4 2. Objetivo......................................................................................................................... 4 3. Alcance......................................................................................................................................................... 5 4. Responsabilidades........................................................................................................ 5 5. Desarrollo ...................................................................................................................... 6 5.1. Definiciones................................................................................................................ 6 5.2. Normativa que regula el Proceso de Compra y/o Adquisición.................................. 12 5.3. Organización del Proceso de Abastecimiento en la institución…………………...…...13

5.3.1 Personas y Unidades involucradas en el Proceso de Abastecimiento ....................13

5.3.2 Competencias de las personas involucradas en el Proceso de Abastecimiento…...16

5.3.3 El Proceso del Abastecimiento en la Institución: Condiciones Básicas ...................16

5.4. Procedimiento Planificación de Compras ..................................................................21 5.5. Proceso de Compra y/o Adquisición............................................................................ 25

5.5.1 Proceso de Compra y/o Adquisición de medicamentos, insumos, equipamiento, bienes y servicios de baja complejidad ……………………………...…………………..….. 25

5.5.1.1 Compra y/o Adquisición con Fondo Fijo ..................................................................26

5.5.1.2 Compra y/o Adquisición a través de Chile Compra Express (CATALOGO CONVENIO MARCO)…………………………………………………………………………... 26

5.5.1.2.1 Compra y/o Adquisición a través de Proceso “Grandes Compras” (CATALOGO CONVENIO MARCO)………………………………………………………………….........….28

5.5.1.3 Compra y/o Adquisición a través de Convenios de Suministro vigentes de la Institución ......................................................................................................................... 30

5.5.1.4 Compra y/o Adquisición a través de Trato o Contratación Directa menor

100 UTM ........................................................................................................................... 34

5.5.2 Procesos de Compra y/o Adquisición de medicamentos, insumos, equipamiento, bienes y servicios para bienes y servicios de alta complejidad .....................................39

Elaborado por:

D. Paola Espinoza Delgado

Jefe Dpto. de Abastecimiento

D. Gloria Mallegas Vera

Jefe Dpto. de Finanzas

Revisado por:

D. Ana Lazcano Lemus.

Subdirectora de Administración y Finanzas

Aprobado por:

D. Jimmy Walker Vergara

Director

Hospital San Juan de Dios de Los Andes

Fecha: 26 de Junio de 2015






Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 2 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


5.5.2.1 Compra y/o Adquisición por Licitación Pública......................................................... 39

5.5.2.2 Compra y/o Adquisición por Licitación Privada ....................................................... 44

5.5.2.3 Compra y/o Adquisición de Servicios Médicos – Asistenciales….……..…………..44

5.5.3 Formulación de bases y especificaciones técnicas............................................................ 47

5.6. Evaluación de las Ofertas .......................................................................................... 48

5.6.1 Criterios de Evaluación ............................................................................................. 48

5.6.2 Evaluación de ofertas para procesos de baja complejidad ....................................... 54

5.6.3 Evaluación de ofertas para procesos de alta complejidad ........................................ 54

5.7. Cierre de Procesos ..................................................................................................... 55

5.7.1 Fundamentación de la decisión de compra............................................................... 55

5.7.2 Comunicados de resultados y agradecimientos ........................................................ 56

5.7.3 Resolución de inquietudes ........................................................................................ 56

5.7.4 Aplicación de Multas ………………………………………………………………….…...57

5.8. Procedimientos de Bodegas ....................................................................................... 57

5.8.1 Recepción de bienes y servicios ............................................................................... 57

5.8.2 Almacenaje ................................................................................................................ 58

5.8.2.1 Sistema de Control de Bodegaje ............................................................................ 62

5.8.3 Solicitudes de insumo y productos ............................................................................ 63

5.8.4 Despacho de insumos y productos a los distintos servicios y unidades .................. 63

5.8.5 Sistema de control de distribución de productos ....................................................... 64

5.8.6. Reposición de Bodegas ........................................................................................... 65

5.8.7 Seguridad en las Bodegas ........................................................................................ 65

5.8.8 Procedimiento eliminación de productos en mal estado o deteriorados.................. 66

5.9 Procedimiento de Refrendación .................................................................................. 69 5.10 Política de Inventario ................................................................................................. 69

5.10.1 Objetivos Específicos.............................................................................................. 69

5.10.2 Alcance .................................................................................................................... 70

5.10.3 Proceso de Inventario ............................................................................................. 70

5.10.3.1 Preparación de Inventario .................................................................................... 70

5.10.3.2 Bodega de Materiales........................................................................................... 71

5.10.3.3 Reposición de Stock .............................................................................................71

5.10.3.4 Definición de Stock Críticos o de Seguridad ....................................................... 72




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 3 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


5.11. Gestión de Contratos y de Proveedores ............................................................... 73 5.12. Manejo de Incidentes ............................................................................................75

5.12.1 Incidentes Internos............................................................................................... 75

5.12.2 Incidentes Externos ............................................................................................. 76

5.12.3 Comité de Ética y Comité de Adquisiciones ........................................................76

5.13. Proceso de Manejo de Facturas .......................................................................... .77 6. Indicadores ............................................................................................................... 78 7. Procedimiento y Resolución de Pago………………….............................................. 81 7.1 Pago de Facturas .................................................................................................... 81 7.2 Fondo Fijo ............................................................................................................... 82 7.3 Resolución de Pago ................................................................................................ 82 8. Normas y Referencias ............................................................................................... 83

9. Anexos....................................................................................................................... 84

10. Responsable de Calidad .........................................................................................84

11. Distribución ............................................................................................................. 84




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 4 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


1. Antecedentes Generales.

El contenido de este Manual cubre los siguientes aspectos:

Normas sobre la organización del Departamento de Abastecimiento y sobre aspectos relativos al Almacenaje, Ubicación e Identificación de los Materiales, Insumos y Equipamiento.

Descripción de los Procedimientos a seguir, indicándose la explicación detallada de las labores que debe realizar cada uno de los estamentos que tienen relación con esta actividad.

El correcto y adecuado cumplimiento de los procedimientos establecidos para el control de Abastecimiento, así como la oportuna obtención y distribución, que descansa fundamentalmente en la observación y aplicación de este Manual; por tal motivo no se deberán introducir modificaciones parciales, aisladas o de otra índole a los procedimientos establecidos, a menos que éstos hayan sido aprobados por la Sub Dirección de Administración y Finanzas. Al estudiarse alguna modificación, se deberá considerar la totalidad del Sistema de Abastecimiento y no un aspecto aislado, ya que todos los diferentes procesos como las organizaciones que intervienen en dicho sistema, se interrelacionan formando un todo orgánico.

2. Objetivo

Por Resolución exenta de la Dirección del Establecimiento, entra en vigencia el primer Manual de Procedimiento del Departamento de Abastecimiento, y que corresponde a la recopilación de diversos manuales de procedimientos anteriores. Se dicta en cumplimiento de lo establecido en el Decreto N° 20 del Ministerio de Hacienda, de mayo de 2007, que modifica Reglamento de la Ley Nº 19.886 (Decreto Supremo N° 250 que aprueba Reglamento de la Ley N° 19.886), de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios.

Este manual se refiere a todos los procedimientos relativos a la contratación, a título oneroso, de bienes o servicios para el desarrollo de las funciones de la institución, es decir a todas las adquisiciones y contrataciones reguladas por la Ley 19.886.

El objetivo de este manual es contar con un manual que define la forma en común de nuestro Establecimiento relativo a la realización de los procesos de compra y contratación para el abastecimiento de medicamentos, insumos, bienes y servicios para su normal funcionamiento, los tiempos de trabajo, coordinación y comunicación, y los responsables de cada una de las etapas del proceso de abastecimiento.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 5 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


La importancia y utilidad de este Manual se resume como sigue:

Es un elemento de estandarización: El hecho que el Hospital San Juan de Dios de los Andes, en adelante, HOSLA, cuente un texto que establece cómo debe realizarse cada actividad de abastecimiento, obliga a todas sus Unidades y dependencias a desarrollar estas actividades de acuerdo a los mismos procedimientos y disposiciones.

Es un elemento de consulta: Cada vez que cualquier persona de HOSLA, sea o no especialista en Abastecimiento, tenga necesidad de conocer algún procedimiento o funciones que se desarrollan en determinadas actividades, podrá recurrir a este Manual, a fin de obtener la respuesta correcta y reglamentaria.

Es un documento autorizado: Las disposiciones que dicta el presente Manual, son oficiales y reglamentarias, siendo por lo tanto esta publicación autoridad sobre la materia.

Representa un buen elemento para mejorar el Sistema: El hecho que el Manual esté al alcance de todos los funcionarios de HOSLA del área de Abastecimiento, permite las posibilidades que se hagan sobre él proposiciones relativas a formas de mejorar la Administración de Abastecimiento en algún aspecto, ya sea general o particular.

3. Alcance

Este Manual que abarca todos los Procesos del Departamento de Abastecimiento debe ser conocido y aplicado por todos los funcionarios del Departamento mencionado y en lo que les corresponda por todos los funcionarios del Establecimiento.

4. Responsabilidades

Sub Dirección de Administración y Finanzas: será el encargado de revisar y validar el presente Manual como asimismo autorizar las modificaciones propuestas por el Departamento de Abastecimiento.

Jefe de Abastecimiento: será responsable de supervisar, coordinar y actualizar el cumplimiento del presente Manual de Procedimientos.

Funcionarios del Departamento de Abastecimiento: serán responsables de la implementación y ejecución del presente Manual de Procedimientos.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 6 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


5. Desarrollo

5.1. Definiciones

Para efecto del presente Manual, los siguientes conceptos tienen el significado que se indica a continuación:

Abastecimiento: Es la actividad o el conjunto de actividades que se desarrollan en los diversos escalones institucionales, con el propósito de proporcionar a los usuarios los materiales, productos, insumos, fármacos y especies necesarias para que se cumplan los imperativos derivados de la misión asignada a la Institución.

Actualización: Se conoce como actualización, la acción de aumentar (alta) y disminuir (baja) los saldos de los ítems controlados en el computador.

Almacenaje: Acción de depositar un bien mueble en un almacén o área de almacenaje, en forma transitoria y de donde no podrá ser retirado sin autorización.

Bien: es todo objeto, elemento material o cosa que sirva para satisfacer alguna necesidad humana. Bien Mueble: Elemento susceptible de ser trasladado, sin que pierda su identidad.

Bien Mueble de Consumo: Elemento o material que sufre un rápido deterioro con el uso (bencina, papel, pintura) o que son irrecuperables después de ser usados (chavetas, empaquetaduras, carbones de motores eléctricos).

Bien Mueble de Reposición: Elemento que forma parte de un bien inventariable y entran en servicio reemplazando un bien idéntico que, por presentar anomalías en el funcionamiento, debe ser devuelto a la organización de abastecimiento para su recuperación o enajenación.

Bien Mueble Excluido del Servicio: Es aquél que por efecto del uso, vejez, descomposición, destrucción natural o por otros motivos pierden su valor o aplicación. Ejemplo: vestuario y equipo, artículos de vidrio, cristal o loza, mantelería, quincallería, neumáticos, ganado, etc.

Bien Mueble Retirado del Servicio: Es aquél que por el estado en que se encuentra o por no tener aplicación no puede prestar servicio eficiente para los fines a que fue destinado. Ejemplo: maquinarias, vehículos, mobiliario, materiales de demolición de edificios, u otros similares.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 7 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Bodega: Espacio físico organizado destinado a almacenar los productos de uso general y consumo frecuente adquiridos con la finalidad de mantener niveles de inventarios necesarios para evitar quiebres de stock en la gestión de abastecimiento periódica. Boleta de Garantía: Documento mercantil de orden administrativo y/o legal que tiene como función respaldar los actos de compras, ya sea para cursar solicitudes, llamados a licitación (seriedad de la oferta), como también la recepción conforme de un bien y/o servicio (fiel cumplimiento de contrato). En casos en que el monto de la contratación sea superior a 1000 UTM será siempre exigible. Ciclo: Un período de tiempo que media entre la fecha en que se inicia un trabajo, proceso, procedimiento, y que a su fin estos mismos deberán Iniciarse nuevamente.

Computación: La técnica de la computación se define como la tecnología creada para facilitar el tratamiento de la información. La computación está al servicio de la Informática y se aplica en utilización de Sistemas Computacionales que son herramientas de trabajo.

Computador: Máquina electrónica susceptible de asimilar datos suministrados mediante procedimientos preestablecidos y procesarlos de acuerdo a instrucciones también preestablecidas, para producir los resultados de las operaciones aritméticas y lógicas ordenadas.

Condición: Índole, naturaleza o calidad de un bien mueble, que determina su adaptabilidad para realizar la función para la cual fue hecho.

Control de Material: Es el organismo encargado de controlar y tramitar los pedidos de materiales y controlar que las entregas de los materiales se ajusten a los procedimientos establecidos.

Control Selectivo: Proceso de revisión en el que se aplican normas de muestreo o controles especiales, sin orden aparente con el fin de determinar si está cumpliendo con las normas o instrucciones establecidas en relación con algún procedimiento.

Compromiso Presupuestario: es sinónimo de refrendación, es decir, dar validez o aprobar al gasto (por ítem presupuestario) a realizar de acuerdo a cada orden de compra, este acto lo realiza la persona encargada de la compra (gestor de compra). Previa asignación presupuestaria del Jefe del Departamento de Finanzas, que dispone de la capacidad legal para realizar este acto.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 8 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Datos: Elementos utilizados como antecedentes en procesos de discusión, decisión, cálculo o medida, pero sin significación por sí mismo si previamente no son procesados y convertidos en información significativa. Determinación de Necesidades: Es el proceso orientado a establecer cantidades de materiales, productos, especies, insumos, fármacos, bienes muebles en general, necesarios para el cumplimiento de la misión de los organismos usuarios, derivados de la planificación institucional. La determinación de las necesidades debe estar basada en un concepto operativo claramente definido, a objeto que puedan tener bases reales que apoyar.

Distribución de Necesidades: Es el proceso por medio del cual se hace llegar al usuario o al nivel jerárquico inferior, los materiales, elementos, productos, especies, insumos, fármacos, etc., que éste necesita para cumplir la misión asignada.

Documento de Abastecimiento: Formulario autorizado que se utiliza en la administración de abastecimiento. Equipamiento: Se refiere a la especificación minuciosa de las características individuales de cada uno de los muebles, equipos, instrumental y material requeridos para el funcionamiento de la institución. Equipamiento Clínico: Corresponde a todo sistema o equipo directamente relacionado con el funcionamiento clínico de un Establecimiento Hospitalario y cuya provisión, mantención y operación en responsabilidad de la Unidad de Equipos Médicos dependiente del Departamento de Operaciones. Equipamiento Médico Crítico: Corresponde a los equipos médicos críticos indispensables para mantener y/o recuperar las funciones vitales de un paciente. Estos equipos son: 1. Equipos de Monitorización Hemodinámica. 2. Monitores Desfibriladores. 3. Ventiladores Fijos y de Transporte. 4. Máquinas de Anestesia. 5. Incubadoras. Equipamiento Médico: Todo aquel equipo o instrumento destinado a apoyar la labor clínica del médico o personal de salud y que esté constituido por partes electrónicas en más allá de un 30 %.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 9 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Exclusión o Ajuste de Stock: Es el proceso por medio del cual la Institución elimina de sus existencias, los materiales, productos, elementos, especies, insumos o fármacos que no necesita, ya sea porque constituyen exceso o porque se encuentran en desuso. Existencia en Exceso: Se entenderá como tal las cantidades de elementos consumibles, rotables o recuperables que sobrepasen los niveles establecidos en la Unidad de Abastecimiento.

Existencia Física: Es la cantidad de elementos consumibles, rotables o recuperables existentes físicamente en cada Organización de Abastecimiento.

Factura: Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de productos o servicios, y que está asociado a una orden de compra del portal y una interna (refrendación).

Guía de Despacho: Documento tributario, de registro interno, utilizado para trasladar mercadería fuera de la bodega hacia otros lugares.

Identificación: Código numérico o alfabético que se le asigna a un material para su reconocimiento, de acuerdo a las publicaciones técnicas, catálogos de fabricación o especificaciones que existan el respecto. Informática: Es la disciplina que se ocupa de los fenómenos y procesos que acompañan a la producción, transformación, transferencia y explotación de la información, así como de los medios físicos empleados para ello, básicamente computadores y redes de transmisión de datos a distancia.

Información: Conjunto estructurado y organizado de datos, que en sí constituyen un Sistema con un determinado objetivo. Insumo: es un concepto económico que permite nombrar a un bien que se emplea en la producción de otros bienes.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 10 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Insumos Médicos o Dispositivos Médicos: cualquier instrumento, aparato, aplicación, material o artículo, incluyendo software, usados solos o en combinación y definidos por el fabricante para ser usados directamente en seres humanos.1

Inventario (Sustantivo): Existencia de bienes muebles en una Unidad u organización de abastecimiento en un momento determinado.

Inventario (Verbo): Establecer cuantitativamente la existencia de los bienes muebles de una organización determinada o de una bodega de abastecimiento.

Inventario Rotativo o Control de Existencias: Sistema de inventario que se ejecuta en forma permanente, en el que se aplican la selección o muestreo de las existencias a inventariar cada vez, pero que al completar el período de inventario, deberá haber completado la totalidad de las existencias. Este proceso se realiza con conjunto con el Departamento de Finanzas.

Mantenimiento: Proceso de carácter técnico, que tiene por objeto conservar en las mejores condiciones posibles, los elementos materiales que la Dirección de HOSLA requiere para el cumplimiento de su misión. Medicamento: Es cualquier sustancia, natural o sintética, o mezcla de ellas, que se destine al ser humano con fines de curación, atenuación, tratamiento, prevención o diagnóstico de las enfermedades o sus síntomas, para modificar sistemas fisiológicos o el estado mental en beneficio de la persona a quien le es administrado.2

Orden de Compra / Contrato: Documento de orden administrativo y legal que determina el compromiso entre la unidad demandante y proveedor. Tiene como función respaldar los actos de compras o contratación, respecto de la solicitud final de productos o servicios. Estos documentos son validados con la firma de los responsables del proceso en toda su magnitud, ya sea en el documento forma electrónica según lo establezcan los procedimientos.

Pallet: Plataforma doble o simple, en las cuales se cargan, manipulan o almacenan los diferentes insumos clínicos y los sueros.

1

Definición extraída desde www.ispch.cl, Dispositivos Médicos.

2 Definición extraída desde www.ispch.cl, Departamento de Registro.

http://www.ispch.cl/

http://www.ispch.cl/




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 11 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Pendiente: Una obligación, asumida o registrada por cualquier gestor de compra del Departamento de Abastecimiento, para enviar en una fecha posterior un ítem solicitado, el cual no estuvo disponible para su entrega inmediata. Plan Anual de Compras: Corresponde a la lista de bienes y/o servicios de carácter referencial, que la Institución planifica comprar o contratar durante un año calendario. Los procesos de compra se deben elaborar en conformidad y en la oportunidad determinada en el Plan anual de compras elaborado por cada Entidad Licitante.3

Portal Mercado Público (www.mercadopublico.cl): Sistema de Información de Compras y Contrataciones de la Administración, a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública4, utilizado por las ÁREAS O UNIDADES DE COMPRA para realizar los procesos de Publicación y Contratación, en el desarrollo de los procesos de adquisición de sus Bienes y/o Servicios.

Requerimiento (Solicitud de Adquisición): Es la manifestación formal de la necesidad de un producto o servicio que el Usuario Requirente solicita a la Subdirección de Administración y Finanzas del Establecimiento.

Resolución: Acto administrativo dictado por la autoridad competente, en el cual se contiene una declaración de voluntad realizada en el ejercicio de una potestad pública.

Servicio: Conjunto de actividades que lleva a cabo internamente una empresa, por ejemplo para poder responder y satisfacer las necesidades de un cliente. Es un bien pero se diferencia de este porque siempre se consume en el momento en que es prestado. Siglas: Para los efectos del presente instrumento, las siglas que se indican tendrán los siguientes significados:

AG : Administración General.

ADQ : Adquisición.

CM : Convenio Marco.

HOSLA : Hospital San Juan de Dios de Los Andes.

L1 : Licitación Pública menor a 100 UTM. LE : Licitación Pública Mayor a 100 UTM y menor a 1.000 UTM.

3

Artículo Nº 99 Reglamento de la Ley 19886. 4

Artículo Nº 19 ley de Compras Públicas 19.886.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 12 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


LP : Licitación Pública mayor a 1.000 UTM.

L Privada : Licitación Privada.

Mercado Público: Dirección de Compras y Contratación Pública.

OC : Orden de Compra

OS : Orden de Servicio

SP : Servicio Público.

TDR : Términos de Referencia.

UC : Unidad de Compra.

5.2. Normativa que regula el Proceso de Compra y/o Adquisición

Ley N°19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios, en adelante “Ley de Compras” y sus modificaciones. Decreto N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley N°19.886, en adelante “el Reglamento”, y sus modificaciones. DFL 1- 19.653 que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley 18.575 Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado. Ley Nº 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado. Resolución N°1600 de 2008, de la Contraloría General de la República, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado, que establece normas sobre exención del trámite de Toma de Razón. Ley de Presupuesto del Sector Público que se dicta cada año.

Normas e Instrucciones para la ejecución del Presupuesto y sobre materias específicas, sancionadas por Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda, documentos los cuales son prácticos y dictados año a año, en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de Presupuesto.

Ley de Probidad Nº 16.653.

Ley de Lobby Nº 20.730. Ley N° 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma.

Políticas y condiciones de uso del Sistema Mercado Público, instrucción que la Dirección de Compras Públicas emite para uniformar la operatoria en el Portal Mercado Público.

Directrices de Mercado Público.




Edición : segunda

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 13 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


5.3. Organización del Proceso de Abastecimiento en la Institución

5.3.1 Personas y Unidades involucradas en el Proceso de Abastecimiento

Las personas y unidades involucradas en el Proceso de Abastecimiento de la institución son: Subdirector de Administración y Finanzas: En términos generales es

responsable ante el Director del Establecimiento, de generar las condiciones

necesarias para que el Departamento de Abastecimiento, encargado de los procesos de compra y contratación pública del Hospital, de cabal cumplimiento a los requerimientos de los usuarios conforme a la legislación vigente, a la normativa interna y a los lineamientos del Director del Hospital, sin perjuicio de sus obligaciones específicas, tales como autorizar (V° B°) los requerimientos previo ajuste de ítem presupuestario de cada artículo y dando prioridad a las necesidades del rubro.

Administrador/a del Sistema Mercado Público: Nombrado por la Autoridad de la Institución, corresponde a un perfil del sistema www.mercadopublico.cl, el cual es responsable de: 5

- Crear, modificar y desactivar usuarios

- Determinar perfiles de cada usuario, como supervisores y compradores

- Crear, desactivar y modificar Unidades de Compra

- Modificar y actualizar la información institucional registrada en el Sistema.

Administrador/a Suplente del Sistema Mercado Público: Es responsable de administrar el Sistema Mercado Público en ausencia del/a Administrador/a Mercado Público, es nombrado por la Autoridad de la Institución.

Usuario Requirente: Todos los funcionarios de la institución con facultades específicas (jefaturas, supervisoras, etc.) para, a través de documentos internos, generar requerimientos de compra.

Los Usuarios requirentes deben enviar a la Subdirección de Administración y Finanzas, a través de los procesos administrativos internos, los requerimientos generados.

5

Perfiles Usuario de: https://www.chilecompra.cl/portal/terminos_condiciones.html

http://www.mercadopublico.cl/

http://www.chilecompra.cl/portal/terminos_condiciones.html




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 14 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Unidad Requirente: Unidad a la que pertenece el Usuario Requirente.

Departamento de Abastecimiento: Departamento encargado de coordinar la Gestión de Abastecimiento de la institución y gestionar los requerimientos de compra que generen los Usuarios Requirentes. En su labor debe aplicar la normativa vigente de compras públicas, el Manual de organización Interna del Departamento, el presente manual y toda otra normativa relacionada.

Sección de Bodega: Sección dependiente del Departamento de Abastecimiento, encargada del almacenamiento, registro y control de los stocks de artículos, materiales, medicamentos e insumos, que se requiere para el normal funcionamiento de la Institución.

Gestores/as de compras: Funcionarios del Departamento de Abastecimiento encargados de completar en www.mercadopublico.cl la información faltante en cada uno de los requerimientos generados por los Usuarios Requirentes o bien, ingresar en www.mercadopublico.cl los mencionados requerimientos cuando son entregados a través de documentos internos.

Supervisores/as de Compras: Funcionarios del Departamento de Abastecimiento encargados revisar y de validar los requerimientos de compra para posteriormente publicarlos en www.mercadopublico.cl.

Además, una vez cerrados los procesos y recibidas las ofertas a través de www.mercadopublico.cl, el Supervisor de Compras debe realizar el proceso de adjudicación, en virtud de los criterios de evaluación definidos o respecto de la recomendación de adjudicación de la comisión de evaluación.

Sección de Compra: Unidad dependiente del Departamento de Abastecimiento, a la que pertenecen el encargado de la sección de compras y fondo fijo, los gestores y supervisores de compra. Le corresponde realizar todo o parte de los procesos de adquisiciones, ajustadas a la normativa legal e interna, para proveer de productos y servicios a todas las dependencias, para el normal funcionamiento de la Institución. Esta unidad elabora o colabora en la preparación de bases, términos de referencia, solicitud de cotizaciones, etc., necesarias para generar la compra de un Bien y/o Servicio.









Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 15 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Otras Unidades Relacionadas al proceso de Compra: Contabilidad - Finanzas, Asesoría Jurídica, Auditoría, Farmacia y todas partícipes conforme a su función siendo en general, la de asignación y/o autorización de Marcos Presupuestarios, de registro de los hechos económicos, y de materialización de los pagos, respectivamente. Estas Unidades, que se mencionan en función de su rol, apoyan la gestión de abastecimiento de la institución. Comisión de Evaluación: Grupo de personas internas o externas a la organización convocada para integrar un equipo multidisciplinario que se reúne para evaluar ofertas y proponer el resultado de un llamado a Licitación.

Su creación será necesaria siempre que se realice una licitación, sea ésta pública o privada, y estará, por lo general, consignada en las respectivas Bases de Licitación y aprobada a través de Resolución Exenta.

Jefe/a Departamento de Abastecimiento: Responsable del procedimiento de compras y contratación, del resguardo y custodia de los bienes en stock de bodegas ante la Subdirección de Administración y Finanzas del Hospital San Juan de Dios de Los Andes. Encargado de administrar los requerimientos de los usuarios procurando dar cumplimiento a la legislación vigente, a la normativa interna y a los principios de transparencia, eficiencia y eficacia y a los lineamientos e instrucciones sobre la materia, que reciba de sus superiores.

Jefe/a Departamento de Finanzas: Responsable de asignar los presupuestos en el Sistema de Abastecimiento para efectuar el compromiso presupuestario (refrendación) de las Órdenes de Compra, contratos y otros pagos relacionados con los procesos de compras.

Abogado/a o Asesor/a Jurídico: Responsable de velar por el control de la legalidad de las Bases, Resoluciones y Contratos asociados a los procesos de compras que sean sometidos a su conocimiento y de prestar asesoría a los encargados de cada Unidad de Compra en materias jurídicas y orientar a las unidades funcionales internas respecto de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen los actos y contratos de la Administración.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 16 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


5.3.2 Competencias de las personas involucradas en el Proceso de Abastecimiento

Se entiende como competencias los conocimientos, técnicas y habilidades con que deben contar las personas involucradas en los procesos de abastecimiento de la Institución. Las cuales se encuentran descritas en el Manual de Organización Interna del Departamento de Abastecimiento.

Dichas competencias se ajustan a los perfiles establecidos por la Dirección de Compras y Contratación Pública – Mercado Público.

5.3.3 El Proceso del Abastecimiento en la Institución: Condiciones Básicas

La Unidad Requirente enviará al Subdirector de Administración y Finanzas, la Solicitud de Requerimiento (Solicitud de Adquisición), considerando un plazo mínimo de anticipación a la entrega del requerimiento según los siguientes parámetros:

Para contrataciones menores a 100 UTM: [20 días hábiles de anticipación]

Para contrataciones entre 100 y 1000 UTM: [30 días hábiles de anticipación]

Para contrataciones mayores a 1000 UTM: [40 días hábiles de anticipación]

Respecto del monto asociado a la adquisición de un producto, éste se calculará conforme al valor total de los productos requeridos, y para la contratación de un servicio, por el valor total de los servicios por el período requerido.

El Formulario de Requerimiento enviado contendrá al menos (Anexo Nº 01):

Individualización del producto o servicio a contratar (especificaciones claramente establecidas).

Cantidad requerida.

Monto aproximado total estimado para la contratación.

Fecha en que se requiere el bien o servicio y plazo por el cual se requiere.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 17 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Criterios, ponderaciones y puntajes para seleccionar las ofertas que se presenten. En caso de Licitaciones en el portal.

Este Formulario se encuentra disponible en el Sistema Informático del HOSLA, disponible en todos los servicios y unidades del Establecimiento. La Solicitud de Adquisición será recepcionada en la Subdirección de Administración y Finanzas todos los días hasta las 14:00 horas.

Una vez que la solicitud de Adquisición está visada (Vº Bº y firmada) por el Subdirector de Administración y Finanzas, serán enviadas al Departamento de Abastecimiento, donde la secretaria las entregará a la Jefatura o Subrogante, para su visación y posteriormente a cada Gestor de Compra para su ejecución.

Toda adquisición de bienes o contratación de servicios que realice la Institución, deberá realizarse a través de www.mercadopublico.cl. Este será el medio oficial para la publicidad de los llamados a licitaciones o trato directo. De la misma forma se deben utilizar solamente los formularios definidos por el portal para la elaboración de Bases y Términos de referencia, los que se encuentran disponibles en www.mercadopublico.cl. Las excepciones a este proceder se encuentran claramente reguladas en el Art. 62 del Reglamento de la Ley 19.886.

“Artículo 62º. Licitaciones en soporte papel:

Las Entidades podrán efectuar los Procesos de Compras y la recepción total o parcial de ofertas fuera del Sistema de Información, en las siguientes circunstancias:

1. Cuando existan antecedentes que permitan presumir que los posibles proveedores no cuentan con los medios tecnológicos para utilizar los sistemas electrónicos o digitales establecidos de acuerdo al Reglamento, todo lo cual deberá ser justificado por la Entidad Licitante en la misma resolución que aprueba el llamado a licitación.

2. Cuando haya indisponibilidad técnica del Sistema de Información, circunstancia que deberá ser ratificada por la Dirección.

3. Cuando en razón de caso fortuito o fuerza mayor no es posible efectuar los Procesos de Compras a través del Sistema de Información.

4. Cuando no exista de manera alguna conectividad en la comuna correspondiente a la Entidad Licitante para acceder u operar a través del Sistema de Información.






Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 18 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


5. Tratándose de contrataciones relativas a materias calificadas por disposición legal o por decreto supremo como de naturaleza secreta, reservada o confidencial.

En el caso de las garantías, planos, antecedentes legales, muestras y demás antecedentes que no estén disponibles en formato digital o electrónico, podrán enviarse a la Entidad Licitante de manera física, de acuerdo a lo que establezcan en cada caso las Bases”.

Con este requerimiento, el Gestor de Compra procederá a ejecutar el procedimiento de contratación correspondiente, en función de los siguientes criterios:

Compras, Adquisiciones y Contrataciones inferiores a 100 UTM (impuestos incluidos). El Subdirector de Administración y Finanzas decidirá y resolverá estas

compras y contrataciones, las cuales serán ejecutadas por el Departamento de

Abastecimiento. En caso de ausencia de éste, será el Subrogante del Subdirector de Administración y Finanzas quien decidirá, y en caso de faltar este último firmará el Director del Hospital San Juan de Dios de Los Andes

En estas contrataciones se procederá de acuerdo a las siguientes reglas:

Requerimiento previo por escrito del Departamento/Servicio que lo formula, el que deberá ser autorizado por el Subdirector de Administración y Finanzas, en función de la fundamentación de su adquisición y de la disponibilidad presupuestaria.

La Unidad Requirente deberá redactar los contenidos básicos de términos de referencia o referencias técnicas, y en conjunto con las bases administrativas se deben establecer los aspectos administrativos más fundamentales, tales como: definición técnica del bien o servicio, forma de pago, plazo de entrega, garantía de fabricación y todas las características necesarias para individualizar el bien o servicio y las condiciones de prestación. Las bases de los procesos de licitación deberán ser visadas por el Departamento Jurídico.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 19 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Se deberán publicar los llamados a licitación o cotizaciones a través del Sistema de Información www.mercadopublico.cl, salvo los casos de indisponibilidad señalados en el Reglamento de la Ley N° 19.8866.

Las resoluciones que aprueben las bases respectivas, que las modifiquen o aclaren, y todos los demás actos administrativos que se realicen durante los procesos de contratación serán suscritos por el Subdirector/a de Administración y Finanzas.

En caso de ausencia de éste, por el Jefe de Departamento que ocupa el primer orden de subrogación del Subdirector de Administración y Finanzas, y en caso de faltar este último firmará el Director del Hospital San Juan de Dios de Los Andes.

Los cuadros comparativos que se elaboren sobre la base de la información recibida a través del Sistema, deben ser completos y fundamentados y atenderán a todos los criterios de evaluación definidos. Además, deberán ser suscritos por la Comisión Evaluadora pertinente, la que deberá estar integrada por a lo menos un funcionario de la Subdirección de Administración y Finanzas y uno de la Unidad Requirente.

La resolución de adjudicación o la resolución que declara el proceso de contratación desierto, deberá ser suscrita por el Director del Hospital San Juan de Dios de Los Andes, previo visto bueno del Asesor Jurídico del Establecimiento.

En ella se establecerá de manera clara y precisa el fundamento de la decisión que se adopta, debiendo contar con la revisión del Departamento Jurídico. Asimismo, los contratos que se celebren serán suscritos por el Director del Hospital San Juan de Dios de Los Andes y en caso de ausencia lo suscribirá el Subrogante del Director, nombrado por Resolución.

6 Artículo 62 del Reglamento de la Ley 19.886. Éste se encuentra definido en el punto 3.3. Proceso de

abastecimiento en la Institución: Condiciones Básicas.





Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 20 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Compras, Adquisiciones y Contrataciones Superiores a 100 UTM e inferiores a 1000 UTM (impuestos incluidos).

Resuelve el Subdirector de Administración y Finanzas del Hospital San Juan de Dios de Los Andes, de acuerdo a las siguientes reglas:

Se seguirán las mismas reglas establecidas precedentemente. Asimismo, las resoluciones que aprueben las bases respectivas, que las modifiquen o aclaren, y todos los demás actos administrativos que se realicen durante los procesos de contratación serán suscritos por el Director del Hospital san Juan de Dios de Los Andes previa visación de la División Jurídica.

La Resolución de Adjudicación o la resolución que declara el proceso de contratación desierto, será suscrita directamente por el Director del Hospital San Juan de Dios de Los Andes previo visto bueno del Asesor Jurídico del Establecimiento.

El Director del Hospital San Juan de Dios de Los Andes podrá delegar expresa y específicamente estas funciones en alguno de los Jefes de Departamento de la Institución o en el Subdirector de Administración y Finanzas.

Una vez ejecutado el proceso de contratación seleccionado, los productos o servicios requeridos son entregados, según las condiciones establecidas en el formulario de requerimiento al Usuario Requirente, quien deberá evaluar su conformidad con los productos o servicios recibidos, a través de www.mercadopublico.cl o de los formularios que el Departamento de Abastecimiento disponga al efecto.

Compras, Adquisiciones y Contrataciones Superiores a 1000 UTM (impuestos incluidos).

Resuelve el Subdirector de Administración y Finanzas del Hospital San Juan de Dios de Los Andes, de acuerdo a las siguientes reglas:

Se seguirán las mismas reglas establecidas en los párrafos de la letra c) que precede. Asimismo, las resoluciones que aprueben las bases respectivas, que las modifiquen o aclaren, y todos los demás actos administrativos que se realicen durante los procesos de contratación serán suscritos por el Director del Hospital san Juan de Dios de Los Andes previa visación de la División Jurídica.





Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 21 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


La Resolución de Adjudicación o la resolución que declara el proceso de contratación desierto, será suscrita directamente por el Director del Hospital San Juan de Dios de Los Andes previo visto bueno del Asesor Jurídico del Establecimiento.

El Director del Hospital San Juan de Dios de Los Andes podrá delegar expresa y específicamente estas funciones en alguno de los Jefes de Departamento de la Institución o en el Subdirector de Administración y Finanzas.

Una vez ejecutado el proceso de contratación seleccionado, los productos o servicios requeridos son entregados, según las condiciones establecidas en el formulario de requerimiento al Usuario Requirente, quien deberá evaluar su conformidad con los productos o servicios recibidos, a través de www.mercadopublico.cl o de los formularios que el Departamento de Abastecimiento disponga al efecto.

Para aquellas Compras y Contrataciones que superen las 5000 UTM (impuestos incluidos) se procederá como se indica en los párrafos de la letra d), sin embargo, el tiempo de anticipación para generar el proceso de generación de bases y TDR, licitación, evaluación, adjudicación, generación de convenios, resoluciones y aprobación de Contraloría, debe abarcar al menos 90 días previos.

5.4. Procedimiento Planificación de Compras

Cada Unidad de la Institución debe elaborar un Plan Anual de Compras que debe contener los procesos de compra de bienes y/o servicios que se realizarán a través del sistema www.mercadopublico.cl, durante el año siguiente, con indicación de la especificación a nivel de artículo, producto o servicio, cantidad, periodo y valor estimado.

Procedimiento elaboración Plan Anual de Compras:

La Dirección del Establecimiento envía Instrucciones acerca de la formulación del Anteproyecto Presupuestario.

El Departamento de Finanzas recepciona esta información o la unidad o departamento que la Institución determine.






Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 22 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


La Subdirección de Administración y Finanzas, durante el mes de Agosto solicita los requerimientos de bienes y servicios a contratar el año siguiente a todas las Unidades demandantes.

Las Unidades Demandantes recepcionan la solicitud, completan formulario de bienes y servicios a contratar el año siguiente y lo envían a la Subdirección de Administración y Finanzas o a la Unidad que determine la Institución.

Para lograr una mejor planificación de las compras referidas a material común y fungible, se debe considerar a lo menos las siguientes variables:

- N° de personas que componen la unidad

- La cantidad de producto que ocupa cada persona

- La frecuencia del uso del producto

- La información histórica de consumo de bienes y servicios

- Proyectos nuevos planificados durante el periodo a detallar

- Disponibilidad Presupuestaria

Para el caso de material estratégico, se deben considerar las siguientes variables:

Consumos históricos

Stock de reserva (críticos o de emergencia)

Disponibilidad Presupuestaria

Para la contratación de servicios y proyectos, se deben considerar las siguientes variables: Proyectos planificados a ejecutar en el período.

Carta Gantt de Proyectos.

Cuantificación de Servicios de apoyo en función de Proyectos.

La Subdirección de Administración y Finanzas en conjunto con el Departamento de Abastecimiento durante el mes de Septiembre, recepciona información de requerimientos y la analiza a través de la evaluación de las siguientes variables:




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 23 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


- Análisis histórico de consumo, por tipo de materiales de uso habitual.

- Análisis histórico de consumo, por tipo de materiales de uso contingencial y excepcional.

- Stock en bodega.

- Unidades que comprometan en su gestión nuevos consumos, productos, etc.

Está información es relevante para la planificación correcta de los insumos a comprar el año siguiente.

La Subdirección de Administración y Finanzas en conjunto con el Departamento de Abastecimiento durante el mes de Septiembre con los datos obtenidos, recopilados y analizados procede a consolidar la información para construir el plan de compras exploratorio del siguiente año, y la envía al Departamento que consolida el proceso de planificación de compra en la Institución.

Jefe de Abastecimiento en el mes de octubre, recepciona la información, y evalúa el contenido respecto a cantidades, montos y tiempos expuestos en el informe.

En caso de disconformidad se devuelve a Subdirección de Administración y Finanzas para generar modificaciones. Una vez pre aprobado el Informe se envía al Director Hospital San Juan de Dios de Los Andes para que apruebe documento final. Una vez aprobado se envía documento al Departamento que consolida el proceso de planificación de compras en la Institución, para adjuntarlo al anteproyecto institucional con las debidas fundamentaciones de gasto e inversión de acuerdo a los formatos que la Dirección de Presupuestos genere cada año.

Se recepciona Presupuesto Marco aprobado por el Congreso, Ministerio de Hacienda, Dirección de Presupuestos y entes que los regulan, itemizado por las partidas globales.

La Subdirección Administrativa informa a las unidades requirentes el Presupuesto Marco.

Las Unidades Demandantes son informadas sobre Presupuesto Marco, y reciben información acerca de la planificación de compras institucional.

El Jefe/a de Abastecimiento genera propuesta de Plan de Compras, de acuerdo a formatos entregados por la Dirección de Compras y Contratación Pública cada año, y cuadra con el presupuesto asignado, dentro de las partidas indicadas por la legislación chilena en esta materia.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 24 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Paralelamente genera Plan de Compras itemizado de acuerdo a formato del Clasificador Presupuestario, indicado en las instrucciones presupuestarias de cada año, generado por la Dirección de Presupuestos.

Publicación del Plan de Compras en el sistema de información: La Administración o Departamento que determine la institución se encargará de revisar, ingresar, modificar, enviar a aprobar, y aprobar el plan de compras.

El Administrador del Sistema Mercado Público en la Institución aprueba el Plan de Compras y lo publica en el Sistema de Compras y Contratación Pública, el que genera un Certificado que acredita el ingreso y publicación.

La aprobación del Plan en el sistema se realiza sólo una vez, sin perjuicio de las posteriores modificaciones que se pudieran informar a través del sistema en otra ocasión, oportunidad y modalidad que son informadas por la Dirección de Compras y Contratación Pública.

En el caso que el Administrador del Sistema Mercado Público no apruebe el Plan de Compras, éste se devuelve al Departamento que esté encargado del ingreso, para que se proceda a modificar sobre la base de los reparos realizados por el Administrador.

Difusión del plan de compras al interior de la Institución: La Subdirección de Administración y Finanzas se encargará de difundir el Plan de compras, con el objetivo de que sea conocido por todas las Unidades Demandantes de la Institución.

Ejecución del Plan de Compras: Las Unidades Demandantes envían Solicitudes de Bienes y/o servicios a la Subdirección de Administración y Finanzas, para su autorización y posteriormente al Departamento de Abastecimiento basándose en la programación de compras realizada o, en la medida de que se presentan sus necesidades.

Una vez recibido el Requerimiento por parte de la Sección de Compras, se procederá a hacer entrega del producto si es que se encuentra en bodega, o en caso contrario, recepcionará la solicitud y procederá a realizar compra de producto y/o servicio solicitado, de acuerdo a los procedimientos descritos anteriormente.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 25 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


El Jefe/a de Abastecimiento efectuará el seguimiento y monitoreo del Plan, comparándolo con las compras y contrataciones realizadas por cada partida, ítem, que corresponda, e informa semestralmente las desviaciones al Director del Hospital San Juan de Dios de Los Andes y al Comité de Adquisiciones. Esta última entidad será la responsable de sugerir mecanismos de control para efectuar mejoramiento continuo del proceso de planificación anual para el próximo año calendario.

Modificaciones y Actualizaciones: El plan de compras podrá ser modificado cuando el organismo lo determine, lo cual podrá ser informado en el Sistema en la oportunidad y modalidad que la Dirección de Compras determine. En estos casos se procederá según lo dispuesto en los puntos 9, 13,14 y 15.

5.5. Proceso de Compra y/o Adquisición

5.5.1 Proceso de Compra y/o Adquisición de medicamentos, equipamiento, insumos, bienes y servicios de baja complejidad

Para la compra y/o adquisición de medicamentos, insumos, bienes y servicios de baja complejidad, cuya definición no requiera de competencias técnicas mayores, y cuyo monto involucrado no supere las 100 UTM, la institución utilizará el catálogo Chile Compra Express.

En caso que los productos o servicios requeridos no se encuentren disponibles en el catálogo Chile Compra Express, el Encargado de la Sección de Compras verificará si la institución cuenta con convenios de suministro vigentes para la adquisición de los productos o servicios requeridos. De existir convenios de suministro vigentes, el Encargado de la sección de Compras enviará la respectiva OC preparada por el Gestor de Compras.

En caso de no contar con convenios de suministro vigentes, el Encargado de la Sección de Compras evaluará la pertinencia de generar un nuevo convenio, considerando la periodicidad con que se requieren los productos o servicios respectivos, la posibilidad de agregar compras y de obtener descuentos por volumen.

En caso de determinar que se generará un nuevo convenio de suministro, la adquisición se considerará como una compra compleja y se aplicará el procedimiento definido al efecto en el presente manual. En caso contrario, ajustándose a lo indicado en el art. 8 de la ley de Compras y art. 10 del reglamento de la mencionada ley, se procederá a realizar una contratación a través de Trato Directo, previa Resolución Fundada que autorice la procedencia de éste.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 26 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


5.5.1.1 Compras y/o Adquisición con Fondo Fijo

En el Departamento de Abastecimiento, existe un Fondo Fijo asignado al Encargado de la Sección de Compras y el subrogante el Jefe del Departamento de Abastecimiento. Lo anterior hace posible hacer compras con ese dinero, siempre y cuando se trate de emergencias. El monto total de dicha compra no podrá superar el valor de 1 (una) UTM mensual. Esto, porque la razón de existir de este fondo fijo, es para cubrir los gastos de urgencia y NO para compras habituales. Este monto también es utilizado en los viajes mensuales o quincenales que se realizan a la Cuidad de Santiago por el Encargado de la Sección de Bodegas.

Las compras que se realicen a través de este fondo, deberán contar con el debido respaldo de solicitud de compra autorizada. Una vez realizada la compra se deberá guardar la boleta o factura recibida y anexarla a los demás documentos, de manera que posteriormente sean estos documentos los que se presenten en la rendición y posterior reposición de este fondo.

La rendición del Fondo Fijo es conveniente efectuarla cuando el saldo sea el 40% ó 30% del total asignado. Esto, para dar tiempo a su reposición.

5.5.1.2 Compra y/o Adquisición a través de Chile Compra Express (CATALOGO CONVENIO MARCO)

Paso 1: Completar formulario de requerimiento disponible en el Sistema Informático

Todo departamento o unidad que requiera un producto o servicio no incluido en el plan anual de compras, debe completar el Formulario de Requerimiento (Solicitud de Adquisición).

Paso 2: Autorización del Requerimiento

El Jefe de Departamento de la unidad en que emana el requerimiento, en caso de estar de acuerdo con lo solicitado, firma el Formulario de Requerimiento y lo deriva a la Subdirección de Administración y Finanzas. En caso de no estar de acuerdo con lo solicitado, devuelve el Formulario de Requerimiento al usuario solicitante, con sus observaciones.

Paso 3: Revisión y Aprobación del requerimiento

La Subdirección de Administración y Finanzas revisa el Formulario de Requerimiento, verifica que no tenga errores ni le falten datos y para sancionar la disponibilidad inicial de presupuesto (refrendación presupuestaria). Si el Subdirector lo aprueba, lo visa (Vº Bº y firma) y lo deriva al Departamento de Abastecimiento.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 27 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Paso 4: Emisión orden de compra

Una vez visado y enviado el Formulario de Requerimiento, el Departamento de Abastecimiento asigna el requerimiento a un gestor de compra para genere la respectiva orden de compra a través del catálogo Chile Compra Express.7

Con todo, en este caso, luego de haber informado a Mercado Público, el gestor de compra podrá recurrir a licitación pública o en su defecto a alguno de los procedimientos de excepción que la ley de compras establece.

Paso 5: Solicitar Compromiso Presupuestario

Con la orden de compra generada, el gestor de compra deberá solicitar el compromiso presupuestario correspondiente, indicando claramente la información del centro de responsabilidad, subproducto específico y el ítem presupuestario.

Paso 6: Documento de compromiso presupuestario

El compromiso presupuestario (refrendación) se realiza a través del Sistema Informático de Abastecimiento, el gestor de compra imprime el documento respectivo y lo adjunta a la orden de compra del portal respectiva.

En caso de que existan observaciones antes de la firma, la autoridad competente devuelve al gestor de compra el documento.

Paso 7: Envío OC al proveedor

Una vez que el Jefe del Departamento o el subrogante entrega su V°B°, el gestor de compra envía la Orden de compra al proveedor.

Paso 8: Aceptación OC por el proveedor y despacho de bienes y/o servicios

El proveedor acepta la orden de compra y la envía los bienes o servicios.

Paso 9: Informar recepción conforme para pago

Una vez que la Unidad Demandante recibe los bienes o servicios solicitados, solicita al Usuario requirente la emisión del Informe de Recepción conforme, a través de una tabla de entrega disponible en la Sección de Abastecimiento que fundamenta el pago.

7 El procedimiento a seguir para este proceso en www.mercadopublico.cl se encuentra contenido en el Capítulo 5 del presente manual.

http://www.chilecompra.cl/




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 28 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Luego, el Encargado de Bodega envía a la Unidad de Contabilidad con la recepción en el sistema interno para pago y la evaluación de proveedores se la envía al Supervisor de Compras de la Unidad de Compras para su registro, control y gestión.

Paso 10: Clasificación a Proveedor(es) Adjudicados

El usuario requirente califica en www.mercadopublico.cl al proveedor, a través de funcionalidad correspondiente.

Observaciones Respecto del Proceso de Compra a través de Chile Compra Express

En caso que el gestor de Compra, considerando todos los costos y beneficios asociados a la compra o contratación del producto o servicio motivo del requerimiento, identifique condiciones objetivas, demostrables y substanciales, que configuren una oferta más ventajosa que la existente en Chile Compra Express para el producto o servicio en cuestión, debe informar esta situación a Chile Compra, a través del formulario web disponible al efecto en www.mercadopublico.cl. Además, el gestor de compra deberá respaldar la información en virtud de una posible auditoría interna o externa.

En caso que la Unidad requirente no cuente con el perfil para acceder a www.mercadopublico.cl y constatar el estado del proceso o realizar acciones directamente, el Departamento de Abastecimiento le enviará reportes mensuales que den cuenta de los avances en el proceso y el formulario para que la Unidad requirente realice la calificación del proveedor.

5.5.1.2.1 Compra y/o Adquisición a través de “Proceso Grandes Compras” (CATALOGO CONVENIO MARCO)

Ante la posibilidad de la realización de una “Gran Compra” se trabajara de acuerdo a la Directiva de Contratación Pública Nº 15, donde se entregan las recomendaciones básicas para la aplicación del Mecanismo de esta índole. Para la evaluación de las ofertas, se designara a la respectiva Comisión Evaluadora la cual determinara los criterios de evaluación de Convenio Marco que serán aplicados en este proceso; así como también los acuerdos complementarios y boletas de garantía según correspondan.







Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 29 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


CONVENIO MARCO

UNIDAD REQUIRENTE SDAF D. ABASTECIMIENTO MERCADO PUBLICO PROVEEDOR

Genera formulario

Requerimiento

Reformular

Requerimiento

Revisa

Requerimiento

¿Requerimiento

esta ok?

NO SI

NO

¿Requerimiento

esta ok?

SI

Producto en

Chilecompra

Express

Se genera OC la

Cual queda guardada

Proceso de

Refrendación

Se revisa la OC

para su envio al

Proveedor

NO

SI

¿revision

ok?

Se envía OC al

Proveedor

Acepta OC

Recepciona los

Bienes o

Servicios

Entrega

Bienes o

Servicios

Si

Recepción

Confome

NO

Califica al

Proveedor

No recibe los bienes

e Informa a

Abastecimiento

Flujo de pago





Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 30 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


5.5.1.3 Compra y/o Adquisición a través de Convenios de Suministro vigentes de la Institución

Paso 1: Completar formulario requerimiento

Todo departamento o unidad que requiera un producto o servicio no incluido en el plan anual de compras, pero contenido en un Convenio de Suministro vigente en la institución, debe completar el Formulario de Requerimiento.

Paso 2: Autorizar requerimiento

El Jefe de Departamento o de la Unidad que emana el requerimiento, en caso de estar de acuerdo con lo solicitado por el usuario solicitante, firma el Formulario de Requerimiento y lo deriva a la Subdirección de Administración y Finanzas. En caso de no estar de acuerdo con lo solicitado devuelve el Formulario de Requerimiento, con sus observaciones.

Paso 3: Revisión y aprobación requerimiento

La Subdirección de Administración y Finanzas revisa el Formulario de Requerimiento, para verificar que no tenga errores ni le falten datos y para sancionar la disponibilidad inicial de presupuesto.

Paso 4: Asignación del operador responsable y selección del proveedor

En caso de que el requerimiento haya sido a probado por la Subdirección de Administración y Finanzas, se envía al Departamento de Abastecimiento y si el producto o servicio requerido se encuentre disponible en un convenio de suministro vigente, el Jefe del Departamento de Abastecimiento asigna el requerimiento a un gestor de compra, para que genere el respectivo proceso de compra a través www.mercadopublico.cl. 8

El Encargado de la sección de Compra determina a qué proveedor(es) enviará la orden de compra, según la tabla de evaluación de los proveedores que se encuentran adjudicados en este convenio de suministro, establecida en las respectivas bases o TDR según corresponda, y deriva esta información al gestor de compra.







Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 31 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Paso 5: Emisión OC

El gestor de Compra genera la Orden de Compra a través de www.mercadopublico.cl. 8

Paso 6: Solicitud y Firma de Compromiso Presupuestario

Con la orden de compra generada, el gestor de compra deberá solicitar el compromiso presupuestario correspondiente, indicando claramente la información del centro de responsabilidad, subproducto específico y el ítem presupuestario.

El compromiso presupuestario (refrendación) se realiza a través del Sistema Informático de Abastecimiento, el gestor de compra imprime el documento respectivo y lo adjunta a la orden de compra del portal respectiva.

En caso de que existan observaciones antes de la firma, la autoridad competente devuelve al gestor de compra el documento.

Paso 7: Envío de OC al proveedor

Una vez que el Jefe del Departamento entrega su V°B°, el gestor de compra envía la Orden de compra al proveedor.

Paso 8: Aceptación de OC por el proveedor

El proveedor acepta la orden de compra y la envía los bienes o servicios.

Paso 9: Informe Recepción conforme de pago

Una vez que la Unidad Demandante recibe los bienes o servicios solicitados, si está conforme con los bienes o servicios adquiridos se procede por parte del Usuario Requirente a la emisión del documento administrativo que sirve para permitir el pago y lo envía al Departamento de Abastecimiento, se registra el número respectivo y se envía al Departamento de Finanzas para pago y la evaluación de proveedores se la envía al Gestor de Compras de la Unidad de Compras para su registro, control y gestión.





Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 32 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Paso 10: Calificación Proveedor

El usuario requirente califica en www.mercadopublico.cl al proveedor, a través de funcionalidad correspondiente.

Observaciones Respecto del Proceso Convenio de Suministro

En caso de que la Unidad requirente no cuente con el perfil para acceder a www.mercadopublico.cl y constatar el estado del proceso o realizar acciones directamente, el Departamento de Abastecimiento le enviará reportes periódicos que den cuenta de los avances en el proceso y el formulario para que la Unidad requirente realice la calificación del proveedor.







Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 33 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


CONVENIO SUMINISTRO

UNIDAD REQUIRENTE SDAF U ABASTECIMIENTO MERCADO PUBLICO PROVEEDOR

Genera

formulario

Requerimiento

Reformular

Requerimiento

Revisa

requerimiento

¿Requerimiento

esta ok?

NO SI

NO

¿Requerimiento

esta ok?

SI

¿Esta el

producto en

Chilecompraº

Express?

SI Se genera OC

Proceso de

Refrendación

Acepta y envía el

producto o

servicio.

NO

Producto con

convenio de

suminsitro

vigente

Se genera OC tipo

Quedando guardada

Proceso de Refrendación

Se revisa la OC

para su envio al

proveedor

NO

SI

¿revision

ok?

Se envía OC al

Proveedor

Acepta OC

Recepciona los

Bienes o

Servicios

Entrega Bienes o

Servicios

Si

Recepción

Confome

NO

Califica al

proveedor

No recibe los bienes e

Informa a

Abastecimiento

Flujo de pago




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 34 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


5.5.1.4 Compra y/o Adquisición a través de Trato o Contratación Directa menor 100 UTM

Paso 1: Completar Formulario requerimiento

Todo departamento o unidad que requiera un producto o servicio no incluido en el plan anual de compras, que no se encuentra disponible en el catálogo Chile Compra Express ni a través de un Convenio de Suministro vigente en la institución, debe completar el Formulario de Requerimiento.

Paso 2: Firma Formulario Requerimiento

El Jefe de Departamento de la unidad que emana el requerimiento, en caso de estar de acuerdo con lo solicitado firma el Formulario de Requerimiento y lo deriva a la Subdirección de Administración y Finanzas. En caso de no estar de acuerdo con lo solicitado devuelve el Formulario de Requerimiento al usuario que realizó la solicitud, con sus observaciones. En caso de estar de acuerdo, el Subdirector lo aprueba (Vº Bº), sanciona la disponibilidad inicial presupuestaria y lo envía al Departamento de Abastecimiento.

Paso 3: Asignación y Aprobación Requerimiento

El Departamento de Abastecimiento revisa el Formulario de Requerimiento, una vez que fue aprobado y visado por la Subdirección de Administración y Finanzas, para verificar que no tenga errores ni le falten datos y para realizar los trámites de la adquisición.

Paso 4: Se asigna Operador Responsable

El Departamento de Abastecimiento asigna el requerimiento a un gestor de compra para que confeccione las respectivas Bases Administrativas Generales y/o Especiales, además de completar el formulario de Términos de Referencia en www.mercadopublico.cl y lo publique, con apoyo de la unidad requirente.

La Unidad Requirente deberá proponer los Términos de Referencia, considerando al menos los siguientes parámetros:





Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 35 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


- La descripción y requisitos mínimos de los productos/servicios requeridos.

- Objeto o motivo del contrato o compra

- Requisitos que deben cumplir los oferentes

- Criterios de evaluación

- Entrega y Apertura de las ofertas; (Modalidades)

- Formas y Modalidad de Pago

- Indicación del Precio o valor de parte de los oferentes de los servicios que prestarán.

- Plazos de entrega del Bien y/o Servicio

- Nombre y Medio del Contacto en la Institución

- Garantías que se exigirán, si fuere necesario

- Etapas de preguntas y respuestas cuando el tiempo lo permite.

Paso 5: Elaborar Cuadro Comparativo

Con las ofertas presentadas en el sistema de información y una vez cumplidos los plazos de publicación señalados en el punto anterior, el encargado de la publicación deberá elaborar el cuadro comparativo correspondiente al proceso.

Paso 6: Evaluación

La comisión evaluadora o, en caso de no existir la mencionada comisión, la jefatura de la unidad requirente será la que determine quién es el (o los) adjudicado(s), considerando los criterios de evaluación definidos para el proceso. Si la evaluación sólo la realiza el Jefe Directo de la Unidad requirente, deberá ser aprobada por el Subdirector de Administración y Finanzas.

Paso 7: Creación Resolución Adjudicación

El gestor de compra de la unidad requirente genera la Resolución que aprueba la compra en la que, además, establece la procedencia de la contratación directa en función del monto del proceso, y la entrega para su V° B° al Jefe de Abastecimiento o quien lo subrogue. Esta resolución debe estar basada en los criterios de evaluación que se definieron por parte de la Unidad Requirente.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 36 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Paso 8: Aprobación Resolución de Adjudicación y publicación en www.mercadopublico.cl

La Resolución que aprueba la compra con los V° B° correspondiente es enviada a la autoridad competente, quien en caso de estar de acuerdo con la decisión de contratación firma la resolución y la deriva al Departamento de Abastecimiento, quien ingresa y publica de la decisión de contratación en www.mercadopublico.cl.

Paso 9: Emisión OC al proveedor

Una vez que el jefe de departamento entrega su V°B°, el gestor de compra envía la Orden de Compra al proveedor.

Paso 10: Informe Recepción

Una vez que la Unidad Requirente recibe los bienes o servicios solicitados, solicita al Usuario Requirente la emisión del informe de recepción conforme, que funda el pago y lo envía a la Unidad de Contabilidad. Luego, le asigna un número y lo envía a Finanzas para pago, y la evaluación de proveedores se la envía al gestor de Compras de la Sección de Compras para su registro, control y gestión.

Paso 10: Calificación a proveedor

El usuario requirente califica en www.mercadopublico.cl al proveedor, a través de la funcionalidad correspondiente.

Paso 11: Proceso de Cierre

El Departamento de Abastecimiento envía correo electrónico a los proveedores que ofertaron con los resultados finales del proceso y agradece su participación, invitándoles a seguir participando en futuras adquisiciones.

Paso 12: Gestión de Contrato

El Departamento de Abastecimiento realiza seguimiento para analizar el grado de cumplimiento de lo comprometido por el proveedor.








Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 37 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Paso 13: Gestión de Reclamos

En caso de que se presente un reclamo relacionado al proceso, el Director del Hospital San Juan de Dios de Los Andes debe derivar este reclamo a quien corresponda, para que en un plazo no superior a 48 horas, se comuniquen con el proveedor y le hagan llegar por escrito la respuesta.

Observaciones Respecto del Proceso Trato o Contratación directa menor a 100 UTM

En caso de que la Unidad Requirente no cuente con el perfil para acceder a www.mercadopublico.cl y constatar el estado del proceso o realizar acciones directamente, el Departamento de Abastecimiento le enviará reportes periódicos que den cuenta de los avances en el proceso y el formulario para que la Unidad Requirente realice la calificación del proveedor.






Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 38 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


TRATO DIRECTO O CONTRATACION MENOR A 100 UTM

UNIDAD REQUIRENTE SDAF UNIDAD ABASTECIMIENTO DPTO. JURIDICO AUT. COMPETENTE MERCADO PUBLICO PROVEEDOR

Genera

Formulario de

Requerimiento

Revisar

Requeriminento

Reformular

requerimiento

N

O ¿requermiento

ok?

SI

¿Requerimiento

ok?

Completar

Formulario de

Términos de

Referencia

Publicación Presentan Ofertas

Elabora

propuesta de

contratación

Genera cuadro

Comparativo

Recepciona la

propuesta de

contratación

Revisión y

Aprobación

V B

Revisa

resolución que

aprueba el

proceso de

compra

Firma

Resoluciónque

aprueba el

proceso de

compra

Se adjunta

resolución y se

emite Orden de

Compra del

Portal y la interna

Acepta y envía

producto o

servicio

Cierre de

Proceso

Calificación

Provedor

Gestión de

Contrato

Gestión de

reclamos




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 39 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


5.5.2 Procesos de Compra y/o Adquisición de medicamentos, insumos, equipamiento, bienes y servicios de alta complejidad.

Para la compra y/o adquisición de medicamentos, insumos, bienes y servicios de alta complejidad, cuya definición requiere de competencias técnicas mayores, y cuyo monto involucrado exceda las UTM 100, la institución utilizará el catálogo Chile Compra Express.

En caso de que los productos o servicios requeridos no se encuentren disponibles en el catálogo Chile Compra Express, y que la institución no cuente con convenios de suministro vigentes para la adquisición de los productos o servicios requeridos, deberá realizar una Licitación Pública.

5.5.2.1 Compra y/o Adquisición por Licitación Pública

Paso 1: Completar Formulario Requerimiento

Todo departamento o unidad que requiera un producto o servicio que no se encuentre disponible en el catálogo Chile Compra Express ni a través de un Convenio de Suministro vigente en la Institución, debe completar el Formulario de Requerimiento.

Paso 2: Autorizar Requerimiento

El Jefe de Departamento o de la unidad en que emana el requerimiento en caso de estar de acuerdo con lo solicitado firma el Formulario de Requerimiento y lo deriva a la Subdirección de Administración y Finanzas. En caso de no estar de acuerdo con lo solicitado devuelve el Formulario de Requerimiento al usuario que realizó la solicitud, con sus observaciones. En caso de estar de acuerdo, lo aprueba, visa y sanciona la disponibilidad inicial presupuestaria y se envía al Departamento de Abastecimiento.

Paso 3: Revisión Requerimiento

El Departamento de Abastecimiento revisa el Formulario de Requerimiento, para verificar que no tenga errores ni le falten datos para comenzar el proceso de adquisición.

Paso 4: Asignación Requerimiento

El Departamento de Abastecimiento asigna el requerimiento a un gestor de compra para que complete el formulario de bases en www.mercadopublico.cl y lo publique, con apoyo de la unidad requirente.





Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 40 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Paso 5: Envío de Bases

Una vez completado, el gestor de compra, envía el formulario de bases al Departamento Jurídico para su revisión y V° B°.

Paso 6: Revisión y aprobación del formulario de bases El Departamento Jurídico revisa y valida el formulario de bases en el Sistema de Información, genera la resolución que aprueba las bases y la envía a la autoridad competente para su autorización.

Paso 7: Publicación de Bases

La autoridad competente autoriza, a través del Sistema, la publicación de la adquisición y envía al Departamento de Abastecimiento la resolución que aprueba las bases, documento que el gestor de la compra utiliza como respaldo para publicar en www.mercadopublico.cl.

Paso 8: Evaluación de las Ofertas

Al cumplirse la fecha de cierre, el Departamento de Abastecimiento habiendo realizado los correspondientes procesos de apertura, bajará las ofertas presentadas, con las que se realizará el proceso evaluación de ofertas8 en función de los criterios de evaluación y todos los parámetros definidos en las bases de licitación.

Paso 9: Determinar adjudicación

La comisión evaluadora o, en caso de no existir la mencionada comisión, la jefatura de la unidad requirente, será la que determine quién es el (o los) adjudicado(s), considerando los criterios de evaluación definidos para el proceso.

Paso 10: Generación Resolución Adjudicación

El Departamento de Abastecimiento procederá a generar la Resolución de Adjudicación y la entrega para su V° B° a la Unidad de Asesoría Jurídica. Esta resolución debe estar basada en los criterios de evaluación que se definieron por la Unidad Requirente.

8 Para mayor información respecto del proceso de evaluación de ofertas, ver capítulo 5 del presente manual.





Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 41 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Paso 11: Aprobación Resolución de Adjudicación y posterior publicación de esta en www.chilecompra.cl

La Resolución de Adjudicación con los V° B° correspondientes es enviada a la autoridad competente quien, en caso de estar de acuerdo con la propuesta de adjudicación firma la resolución y la deriva al Departamento de Abastecimiento, quien procederá a realizar el proceso de adjudicación en www.mercadopublico.cl.

Paso 12: Elaboración Contrato

Si el monto de la contratación es mayor a 100 UTM, el Departamento de Abastecimiento elabora el respectivo contrato y envía los antecedentes del proceso al Departamento Jurídico, para su revisión.

Paso 13: Creación de resolución que aprueba contrato

El Departamento de Abastecimiento elabora el respectivo contrato y gestiona que sea suscrito por las partes involucradas. Una vez suscrito genera la resolución que aprueba el contrato. Previa visación del Departamento Jurídico.

Paso 14: Anexar contrato a www.mercadopublico.cl

El contrato suscrito por ambas partes y la resolución que aprueba contrato son enviados al área de abastecimiento, para que ésta lo anexe en la ficha del proceso publicado en www.mercadopublico.cl.

Paso 15: Informe Recepción

Una vez que la Unidad Demandante recibe los bienes o servicios solicitados, solicita al Usuario Requirente la emisión del informe de recepción conforme, que funda el pago y lo envía a la Unidad de Contabilidad. Luego, asigna un número respectivo y lo envía a Finanzas para pago y la evaluación de proveedores se la envía al Supervisor de Compras de la Unidad de Compras para su registro, control y gestión.

Paso 16: Envío Factura

Cuando el proveedor envíe la Factura concerniente a la adquisición, el Departamento de Abastecimiento enviará el acuso de recibo correspondiente a la Unidad Finanzas para que efectúe el pago.









Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 42 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Paso 17: Calificación del proveedor

El usuario requirente califica en www.mercadopublico.cl al proveedor, a través de la funcionalidad correspondiente.

Paso 18: Proceso de Cierre

El Departamento de Abastecimiento envía correo electrónico a los proveedores que ofertaron con los resultados finales del proceso y agradeciendo su participación, invitándoles a seguir participando en futuros procesos de adquisición.

Paso 19: Gestión de Contrato

El Departamento de Abastecimiento realiza seguimiento para analizar el grado de cumplimiento de lo comprometido por el proveedor.

Paso 20: Gestión de Reclamos fuera del Portal Mercado Publico.

En caso de que se presente un reclamo relacionado al proceso, el Director del Hospital debe derivar este reclamo a Asesor Jurídico, quien deberá consultar al Jefe de Abastecimiento sobre la materia reclamada, para que en un plazo no superior a 48 horas, se comunique con el proveedor y le haga llegar por escrito la respuesta.

Observaciones Respecto del Proceso Licitación Pública

En caso que la Unidad requirente no cuente con el perfil para acceder a www.mercadopublico.cl y constatar el estado del proceso o realizar acciones directamente, el Departamento de Abastecimiento le enviará reportes periódicos que den cuenta de los avances en el proceso y el formulario para que la Unidad requirente realice la calificación del proveedor.






Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 43 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


LICITACION PUBLICA

UNIDAD REQUIRENTE SDAF UNIDAD ABASTECIMIENTO DEPARTAMENTO JURIDICO AUTORIDAD COMPETENTE MERCADO PUBLICO

PROVEEDOR

Genera

Formulario de

Requerimiento

Revisar

Requeriminento

NO

Reformular

requerimiento

¿requermiento

ok?

¿Requerimiento

ok?

Completar

Formulario de

Bases

SI

Revisión y

Aprobación

V B

Revision

Resolución

Aprobacion de

Bases

Firma y envia

resolución

Recibo

Resolución que

aprueba las

Bases

Publicación Presentan Ofertas

Elabora

propuesta de

Adjucación

Genera cuadro

Comparativo

Revisión y

Aprobación

V B

Revisión

Resolución de

Adjudicación

Firma

Resolución de

Adjudicación

Se adjunta

Resolución de

Adjudicación y

se emite Orden

de Compra

¿Se NO requiere

Contrato?

Acepta y envía

producto o

servicio

SI

Revisión

Contrato

Firma Contrato

Revisión resolución

de Aprobación de

Contrato

Firma Contrato

Firma

Resolución que

aprueba

Contrato

Se adjunta el

Contrato al proceso

de Licitación

Ejecución

Contrato

Recepción

Factura

Envio Factura

Cierre de

Proceso

Calificación

Provedor

Gestion de

contrato

Gestión de

Reclamos




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 44 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


5.5.2.2 Compra y/o Adquisición por Licitación Privada

Los pasos a seguir para el procedimiento de compra y/o adquisición a través de licitación privada deben ser los mismos que en el de la pública, exceptuando lo indicado en el art. 8 de la ley de compras y 10 del reglamento.

Se procederá a realizar una compra y/o adquisición a través de licitación privada, previa resolución fundada que autorice la procedencia de éste, así también el tipo de convocatoria será diferente ya que en este caso será cerrada (paso 7).

5.5.2.3 Compra y/o Adquisición de Servicios Médicos – Asistenciales

Las personas y unidades involucradas en el Proceso de Compra de Servicios Medico Asistenciales son:

• Subdirector Médico.

• Subdirector de Administración y Finanzas.

• Jefe SOME.

• Jefe Servicio de Urgencia.

• Jefe Control de Gestión.

• Jefe de Finanzas.

• Jefe de Abastecimiento

Se formará equipo de trabajo multidisciplinario con todos los involucrados en Proceso.

Se analizarán las siguientes variantes: rendimientos médicos, horas médicas, brechas

por cubrir, cargos vacantes, etc.; para obtener cantidad de horas médicas,

procedimientos o servicios quirúrgicos a licitar.

La Unidad Requirente (Subdirección Médica), enviará un detalle donde se especifique:

Individualización del servicio a contratar. (Especificaciones claramente establecidas, con todos los requerimientos detallados).

Cantidad requerida de horas, procedimientos, prestaciones, intervenciones, consultas, controles, etc. Además, de detallar si corresponde a Patologías GES o No GES.

Monto aproximado total estimado para la contratación.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 45 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Fecha aproximada en que se requiere el servicio.

Integrantes de Comisión Evaluadora.

Mecanismos de Control (validar información de ausentismo, valor de boleta, etc.)

Criterios de Evaluación, ponderaciones y puntajes para seleccionar las ofertas que se presenten.

Subdirector de Administración y Finanzas, visará la Solicitud y la enviará a

Abastecimiento para generar proceso licitatorio, considerando un plazo mínimo de

anticipación a la entrega del requerimiento según los siguientes parámetros:

- Para contrataciones menores a 100 UTM: [20 días de anticipación]

- Para contrataciones entre 100 y 1000 UTM: [35 días de anticipación]

- Para contrataciones mayores a 1000 UTM: [50 días de anticipación]

Jefe Abastecimiento enviará los documentos licitatorios (Bases Administrativas Generales y Especiales, anexos y Especificaciones Técnicas) a través de correos electrónicos para revisión, visación y autorización para publicar proceso en Portal Mercado Público. Asimismo, informará por la misma vía del seguimiento realizado a proceso.

Una vez, cerrada la Licitación se conformará la Comisión Evaluadora para revisar las ofertas, adjudicando o declarando inadmisibles o desiertas las ofertas cuando corresponda según la Normativa Legal Vigente.

Jefe de Abastecimiento informará listados a la Subdirección Medica de médicos con procesos licitatorios vigentes en el Establecimiento y actualizará esta información cada vez que sea necesario.

La recepción de los documentos (boletas o facturas) se realizara en Oficina de Partes del Establecimiento, siguiendo el mismo flujo presentado en Manual de Procedimiento en su punto 5.13 Proceso Manejo de Facturas:

- La factura se recepciona en Oficina de Partes de nuestro Establecimiento, donde se procede a timbrar documento indicando fecha de recepción.

- Posteriormente se ingresa (todos los antecedentes requeridos) a la Planilla de seguimiento de Facturas (Planilla compartida en todas oficinas que están involucradas en este proceso).




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 46 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


- Luego se envía al Departamento de Abastecimiento. Donde se ingresa fecha de recepción desde Oficina de Partes, se realiza proceso administrativo correspondiente (unir a Orden de Compra del Portal, Orden de compra Interna, recepción de los insumos) y se envía (vía planilla desde Bodega) al Departamento de Finanzas. Toda esta información se ingresa a Planilla Compartida.

- Se recepciona en Finanzas, con fecha, y se proceden a realizar los procesos de devengo, pago, etc. Toda esta información se ingresa a Planilla Compartida.

La persona encargada de realizar el monitoreo y seguimiento de esta Planilla con toda la

información que contiene es el Jefe de Control de Gestión del Establecimiento, dando las

alarmas necesarias cada vez que lo estime conveniente.

El pago de boletas y/o facturas se debe realizar bajo los lineamientos señalados en el

Manual de Procedimientos Gestión de Compras e Inventario, en punto 8 Procedimiento

y Resolución de Pago

El pago de facturas, se realizara de acuerdo a la disponibilidad en banco, previa

Autorización del Jefe de Finanzas.

Para efectuar este pago, el cajero revisará:

Que se adjunte el legajo completo (documento de respaldo firmado por quien ratifica que prestación se llevó a cabo, orden de compra del portal, orden interna, boleta y/o factura).

Que la factura y/o boleta sea original, sin enmiendas, con los precios unitarios, confeccionada a máquina o lápiz pasta, y que cumpla con las exigencias legales y reglamentos internos vigentes.

5.5.3 Formulación de bases y especificaciones técnicas

Para determinar el contenido de las Bases se debe considerar la siguiente información: lo dispuesto en la Ley Nº 19.886, lo señalado en los artículos 9, 19 al 43 y 57 letra b), del Reglamento de la Ley Nº 19.886 y lo indicado en las normas comunes de esta normativa, junto con la responsabilidad de cada actor dentro del proceso.

Contenido de las bases:

- Introducción, Objetivos de la Licitación

- Definición de Términos

- Perfil y requisitos de los participantes

- Etapas y Plazos de la Licitación

- Calificación e idoneidad de los participantes. Este punto será validado con los antecedentes legales y administrativos que los oferentes en forma física presenten o que estén disponibles en el portal Chile Proveedores.

- Entrega y Apertura de las ofertas (Modalidades)

- Definición de criterios y evaluación de las Ofertas (Nombramiento de Comisión)

- Criterios de desempate

- Contenido del Contrato: objeto del contrato, plazo y duración, administrador del contrato, término anticipado, etc.

- Modalidad de Pago

- Naturaleza y monto de las garantías de seriedad de la oferta, de fiel cumplimiento y de anticipo cuando corresponda.

- Montos de las garantías, forma y oportunidad de restitución

- Multas y Sanciones

- Nombre y Medio de contacto en la Institución




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 47 de 89

Vigencia : 2015 - 2017





Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 48 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Para la confección de Bases Administrativas, se trabajará sobre los formatos revisados y visados por Asesoría Jurídica, realizando las modificaciones que correspondan. Este documento final será enviado a todos los integrantes de la Comisión Evaluadora para su revisión y V° B° para la emisión de Resolución Exenta (único cuerpo legal) que autoriza la publicación, el cual debe ir con la visación (moscas) de todos los involucrados (Asesor Legal, Subdirección de Administración y Finanzas, Jefe Operaciones (si corresponde), Jefe de Finanzas, Jefe de Abastecimiento, Encargada de Sección de Compras, Gestor de Compras a cargo del proceso). En cuanto a las especificaciones técnicas de los bienes y servicios a contratar, éstas deben ser enviadas por los usuarios requirentes, detallando:

- Descripción de los Productos/Servicios

- Requisitos mínimos de los Productos

- Plazos de entrega del Bien y/o Servicio

- Cantidad requerida

Estas condiciones deben ser expresadas en forma genérica. De ser necesario hacer referencia a marcas específicas, debe agregarse a la marca sugerida la frase “o equivalente” (Artículo 22 del Reglamento). Para lo cual se cuenta con formato preestablecido donde los usuarios requirentes hacen llegar sus requerimientos con todos los detalles necesarios, en caso de dudas, se solicita mayor información ya sea a través de correo electrónico o en reuniones de trabajo.

Las Bases podrán contener otros elementos que se relacionen con el llamado a Licitación, con el objeto de precisar la materia de la compra del bien y/o servicio, siempre que no contradigan las disposiciones de la Ley de Compras y su Reglamento.

De estas definiciones se extraerá la información necesaria para completar el formulario de Bases disponible en el Portal.

5.6. Evaluación de las ofertas 5.6.1 Criterios de evaluación

Los criterios de evaluación son parámetros cuantitativos y objetivos que siempre serán considerados para decidir la adjudicación, atendiendo a la naturaleza de los medicamentos, insumos, equipamientos, bienes y servicios que se licitan, la idoneidad y calificación de los oferentes y cualquier otro antecedente que sea relevante para efectos de la Adjudicación.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 49 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Es obligatorio que todos los procesos de contratación cuenten con criterios de evaluación. Los criterios de evaluación son:

Criterios Económicos, por ejemplo, precio final del producto o servicio (que incluye valorización del servicio de mantenimiento).

Criterios Técnicos, tales como: garantía post venta de los productos, experiencia del oferente y del equipo de trabajo, plazos de entrega, infraestructura, solidez financiera, evaluación técnica de la solución propuesta, cobertura, etc. Estos criterios deben estar incluidos obligatoriamente en toda adquisición de equipamiento.

Criterios Administrativos, que tienen mayor relación con el cumplimiento de presentación de los antecedentes administrativos y legales que se solicitan a los oferentes, como por ejemplo: constitución de la sociedad, vigencia de la sociedad, certificado de la inspección del trabajo, declaraciones juradas o simples de diversa índole, boletas de garantía, entre otros. Estos elementos, en general, no tienen ponderación en la evaluación de la oferta sino que más bien, se consideran requisitos de postulación, debido a que si alguno se omite, la oferta se considera incompleta.

Los antecedentes que valida (vigentes) Chile Proveedores, no deben ser solicitados por papel adicionalmente, los cual se detalla en las bases administrativas. La aplicación de los criterios debe ser realizada únicamente en función de los parámetros y ponderaciones debidamente establecidos en las respectivas Bases o TDR, según corresponda. Para determinar los criterios evaluación es necesario tener claridad respecto de los objetivos de la contratación (qué se quiere obtener), los que deben estar asociados a variables cuantificables (Variables observables que permitan medir el cumplimiento de los objetivos). Estas variables deben estar asociadas a ponderadores, en función de la relevancia de cada una de las ellas para el proceso de contratación. Las variables a medir deben tener asociadas una meta o estándar (Valor deseado o ideal para cada indicador, incluyendo su tolerancia) con sus respectivos tramos de evaluación (Valoración de las diferencias en relación a la meta) y método de medición. Cada proceso de evaluación debe constar de al menos dos criterios de evaluación.

Ejemplo de Criterios de Evaluación utilizados en el Establecimiento:

Precio Evaluación Técnica




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 50 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Experiencia Plazo de Entrega Cumplimiento de Requisitos Formales

Licitaciones de adquisiciones de convenios de medicamentos, insumos, reactivos, alimentos, artículos de escritorio, aseo y otros:

Precio Propuesta: Se evaluaran con puntajes de 1 a 5 puntos conforme a la siguiente expresión:

5*i Oferente Precio

Oferentes entre PrecioMin Puntaje

Donde Min Precio entre oferentes, corresponde al mínimo precio entre oferentes y el precio oferente i corresponde al precio del oferente a evaluar puntaje.

Evaluación Técnica: Se evaluará la calidad técnica con puntaje de 0 a 10 puntos sobre la base de las características técnicas de los equipos ofertados. El puntaje final de la oferta será el resultado de la siguiente fórmula:

5*Máximo Puntaje

Evaluada Oferta PuntajePuntaje

- Tabla de Sensibilidad

Satisface completamente; cumple todos los

requerimientos específicos y aprobado por el área técnica

10 Puntos

Satisface parcialmente; cumple solo en parte los requerimientos específicos

5 Puntos

No satisface; no cumple los requerimientos solicitados

0 Puntos




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 51 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Plazo de Entrega: Se evaluará el Plazo de Entrega según información entregada por proveedor en Anexo correspondiente. Se obtendrá el puntaje de acuerdo a la siguiente tabla de sensibilidad:

TRAMO PUNTAJE

1 a 2 días 5

3 días 2.5

4 días y más 1

Cumplimiento de requisitos formales: Todo proveedor que al momento de presentar de su oferta, de cabal cumplimiento a los requisitos formales exigidos en las Bases de la Licitación, obtendrá el total de puntaje asignado a éste ítem. A su vez, los oferentes que subsanen vicios formales con posterioridad o a solicitud del Hospital a través del portal en los plazos establecidos para ello, recibirán el 50% del puntaje correspondiente a éste ítem. En ningún caso podrá salvarse por esta vía, la omisión de antecedentes que ameriten la inadmisibilidad de la oferta. Se evaluaran con puntajes de 1 a 5 Puntos conforme a la siguiente expresión:

5*Máximo Puntaje


Criterios de Desempate

Si al final del proceso de evaluación, dos o más oferentes obtienen el mismo puntaje, se aplicaran como criterios de desempate, los siguientes: 1) Mayor puntaje en la Evaluación de las Condiciones Económicas (Precio ofertado). 2) Mayor puntaje en la Evaluación Técnica, específicamente en el Plazo de Entrega.

Estos criterios serán aplicados en el orden de su numeración las veces que sean necesarias para resolver el empate.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 52 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Licitaciones de adquisiciones de Convenios de Mantención o Equipamiento Clínico

Precio Propuesta: Se evaluaran con puntajes de 1 a 5 puntos conforme a la siguiente expresión:

5*i Oferente Precio

Oferentes entre PrecioMin Puntaje

Donde Min Precio entre oferentes, corresponde al mínimo precio entre oferentes y el precio oferente i corresponde al precio del oferente a evaluar puntaje.

Evaluación Técnica: Se evaluara la calidad técnica con puntaje de 0 a 10 puntos sobre la base de las características técnicas de los equipos ofertados. El puntaje final de la oferta será el resultado de la siguiente fórmula:

5*Máximo Puntaje


- Tabla de Sensibilidad

Satisface completamente; cumple todos los requerimientos específicos y aprobado por el área técnica

10 Puntos

Satisface parcialmente; cumple solo en parte los requerimientos específicos.

5 Puntos

No satisface; no cumple los requerimientos solicitados.

0 Puntos

Experiencia: Se evaluará la oferta técnica según los años de experiencia del proveedor en obras y/o trabajos similares a los licitados, información debe ser señalada en Anexo correspondiente. El puntaje final de la oferta será el resultado de la siguiente fórmula:

5*Máximo Puntaje


Sin perjuicio del análisis anterior el Mandante podrá solicitar la opinión a otros hospitales de la Red o del País, con el objeto de conocer la opinión y funcionamiento de los servicios ofrecidos.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 53 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Plazo de Entrega: Se evaluará el Plazo de Entrega según información entregada por proveedor en Anexo correspondiente. Se obtendrá el puntaje de acuerdo a la siguiente expresión:

5*i Oferente del Plazo

Oferentes entre PlazoMin Puntaje

Cumplimiento de requisitos formales: Todo proveedor que al momento de presentar de su oferta, de cabal cumplimiento a los requisitos formales exigidos en las Bases de la Licitación, obtendrá el total de puntaje asignado a éste ítem. A su vez, los oferentes que subsanen vicios formales con posterioridad o a solicitud del Hospital a través del portal en los plazos establecidos para ello, recibirán el 50% del puntaje correspondiente a éste ítem. En ningún caso podrá salvarse por esta vía, la omisión de antecedentes que ameriten la inadmisibilidad de la oferta. Se evaluaran con puntajes de 1 a 5 Puntos conforme a la siguiente expresión:

5*Máximo Puntaje


Criterios de Desempate

Si al final del proceso de evaluación, dos o más oferentes obtienen el mismo puntaje, se aplicaran como criterios de desempate, los siguientes:

1) Mayor puntaje en la Evaluación de las Condiciones Económicas (Precio ofertado). 2) Mayor puntaje en la Evaluación Técnica, específicamente en la Calidad Técnica. 3) Mayor puntaje en la Evaluación Técnica, específicamente en el Plazo de Entrega. Estos criterios serán aplicados en el orden de su numeración las veces que sean necesarias para resolver el empate




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 54 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


5.6.2 Evaluación de ofertas para procesos de baja complejidad

Para contrataciones de baja complejidad, la evaluación de las ofertas presentadas por los proveedores debe ser realizada por el Departamento de Abastecimiento, quien debe levantar la información de las ofertas, y aplicar a éstas los criterios de evaluación previamente definidos en las respectivas Bases o TDR, según corresponda.

Con la información de las ofertas recibidas, el Gestor de Compra debe generar el Cuadro Comparativo de Ofertas, documento que registra la información de los distintos parámetros a considerar en la evaluación de las ofertas.

A partir del Cuadro Comparativo de Ofertas, el Gestor de compras aplica los Criterios de Evaluación y genera el Informe de Evaluación, documento que registra el puntaje final obtenido por cada una de la ofertas en función de los Criterios de Evaluación, y que debe estar anexado a la Resolución que da cuenta del resultado final del proceso de contratación.

5.6.3 Evaluación de ofertas para procesos de alta complejidad

En los casos de contrataciones de alta complejidad, la evaluación de las ofertas presentadas por los proveedores será realizada por una Comisión de Evaluación.

Podrán integrar la Comisión de Evaluación una o más personas del Departamento o Unidad al que pertenece el Usuario Requirente, una o más personas del Departamento Jurídico, una o más personas del Departamento de Finanzas, una o más personas de la Subdirección de Administración y Finanzas, expertos externos, unidades técnicas especiales, u otras personas, según lo determine el Director Hospital San Juan de Dios de Los Andes. En el caso de adquisiciones de equipamiento deben formar parte de la Comisión Evaluadora el personal técnico y usuarios (quienes utilizaran el bien o equipamiento).

El Departamento de Abastecimiento entregará a cada uno de los integrantes de la Comisión de Evaluación la información completa de las ofertas recibidas, información con la que la Comisión de Evaluación procederá a iniciar su trabajo.

La Comisión de Evaluación, a través de metodología de panel de expertos u otra que defina al efecto, procederá a aplicar los Criterios de Evaluación y generar el Acta de Evaluación, documento que deja constancia, entre otros aspectos, de:




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 55 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


- Los integrantes que participaron en el proceso de evaluación, incluyendo al personal técnico y usuario (quienes utilizaran el bien o equipamiento);

- Las ofertas evaluadas;

- Los criterios, ponderaciones y puntajes establecidos en las bases y que fueron utilizados para la evaluación;

- Las solicitudes de aclaraciones, pruebas y rectificaciones de defectos formales y las respuestas a dichas solicitudes;

- Las evaluaciones de cada oferta, el puntaje final obtenido por cada una de las ofertas en función de los Criterios de Evaluación y la recomendación de adjudicación, deserción o declaración de inadmisibilidad y su justificación.

El resultado del trabajo realizado por la Comisión de Evaluación, cuyos integrantes serán los responsables de proponer la adjudicación en función de la evaluación realizada, quedará registrado en una Acta o Informe de Evaluación firmada por todos los miembros de la comisión evaluadora y debe anexarse a la Resolución que da cuenta del resultado final del proceso de contratación, todos los antecedentes se encontraran disponible en el portal www.mercadopublico.cl. El responsable administrativo de la adquisición será el Jefe de Abastecimiento.

5.7. Cierre de Procesos

Terminado el proceso de evaluación de ofertas y generado el Informe o Acta de Evaluación, según corresponda, el Departamento de Abastecimiento, debe realizar el cierre del proceso, entregando toda la información necesaria para fundamentar la decisión final respecto del proceso, establecer métodos para resolver las inquietudes de proveedores respecto del proceso y agradecer la participación de proveedores.

5.7.1 Fundamentación de la decisión de compra

Cada decisión de compra debe ser fundamentada en el Informe o Acta de Evaluación según corresponda (a través de Memorándum enviados desde la jefatura requirente), documento que debe dar cuenta, en forma clara y ajustándose a los criterios previamente establecidos en las respectivas Bases o TDR, del resultado final del procesos y de la decisión final de la Institución, y que debe ser anexado a la Resolución que establece la decisión final del proceso.





Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 56 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


La Resolución que da cuenta del resultado final del proceso debe estar en concordancia con el Informe o Acta de Evaluación, y establecer claramente las condiciones en las cuales se contratará con los proveedores adjudicados, o de lo contrario, las condiciones que hacen necesario declarar desierto todo o parte del proceso.

5.7.2 Comunicados de resultados y agradecimientos

Una vez concluido cualquier proceso de compra y/o adquisición de la Institución se sugiere como una política de buenas prácticas, que el Departamento de Abastecimiento envíe un comunicado, a través de mail o carta formal, a nombre del Subdirector de Administración y Finanzas o del Jefe del Departamento de Abastecimiento, a los proveedores participantes del proceso, informando que se encuentra disponible en www.mercadopublico.cl la información del término del proceso de adquisición.

En el comunicado además se agradecerá la participación de los proveedores en el proceso, se establecerá la posibilidad de manifestar al Jefe del Departamento de Abastecimiento inquietudes respecto de la decisión final de la institución, e invitará a continuar participando de los procesos de adquisiciones que la Institución realice.

En caso de procesos que no hubiesen sido realizados a través de www.mercadopublico.cl y por tanto no sea posible conocer el resultado del proceso por esa vía, el comunicado deberá contener la Resolución correspondiente que da cuenta del resultado final del proceso.

5.7.3 Resolución de inquietudes Las inquietudes que los proveedores manifiesten, respecto de los procesos de adquisición que la Institución realice, serán recibidas por el Jefe del Departamento de Abastecimiento o quien lo subrogue. En caso de que otro funcionario de la Institución reciba directamente consultas o inquietudes respecto de algún proceso de adquisición de la Institución deberá derivar esta consulta al Jefe del Departamento de Abastecimiento o quien lo subrogue, quien gestionará las respuestas a cada una de las inquietudes y derivará las consultas al responsable de cada uno de los procesos.

El responsable de cada proceso deberá preparar la respuesta a la inquietud del proveedor, la que deberá remitir directamente al proveedor, vía correo electrónico, con copia al Jefe del Departamento de Abastecimiento o quien lo subrogue. La respuesta al proveedor deberá ser enviada en un plazo no superior a 48 horas hábiles.






Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 57 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


En caso de que se reciban reclamos de proveedores en forma directa o a través de la plataforma Probidad Activa de Mercado Público, respecto de algún proceso de adquisición de la Institución, los responsables de cada proceso deberán dar respuesta, las que deberán ser canalizadas por el Jefe del Departamento de Abastecimiento o quien lo subrogue a través de la funcionalidad disponible en www.mercadopublico.cl al efecto. El tiempo de respuesta no debe superar las 48 horas.

5.7.4 Aplicación de Multas

El Sistema de Multas tiene por objeto estimular la eficiencia en la prestación de contrato de servicio, de suministro o de mantención.

Las multas serán descontadas del pago, es decir, el proveedor deberá facturar por el total descontando las multas que le aplicasen. El monto exacto de la multa será determinado por el Subdirector de Administración y Finanzas del Establecimiento, previo informe de la jefatura correspondiente indicando todas las situaciones anómalas y proponiendo la multa a aplicar, según los criterios establecidos en las Bases de Licitación. Cuando proceda el cobro de la multa a los oferentes o adjudicatarios, se informará esta circunstancia al proveedor por carta certificada, la cual se entenderá recepcionada tres días después de su envío. Una vez transcurrido este plazo, el proveedor contará con 5 días hábiles para exponer lo que estime pertinente al Director del Establecimiento, que se pronunciará acogiendo lo expuesto por el proveedor afectado u ordenando el cobro de la multa dictando la resolución fundada para tal efecto dentro del plazo de tres días hábiles contados desde la recepción de los descargos del oferente o de la expiración del plazo sin que ello ocurra.

5.8. Procedimientos de Bodegas

5.8.1 Recepción de bienes y servicios

Se define como las actividades que se requieren para recibir, comprobar e informar la entrega de los Bienes y Servicios que se han requerido o adquirido. Las bodegas del Establecimiento entregarán (despacho) los productos desde las 08:30 a 13:30 horas (todos los días de la semana) y durante la tarde se dedicarán a realizar los procesos administrativos correspondientes, para asegurar un proceso adecuado, oportuno y efectivo.





Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 58 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


La recepción de las mercaderías en Bodega, consta principalmente de los siguientes procedimientos: En primer lugar se debe efectuar el conteo físico de los productos que se están recibiendo, antes de cualquier operación a través del sistema. Para lo cual se debe verificar que los artículos corresponden a lo solicitado en la Orden de Compra correspondiente.

Posteriormente, se debe determinar si los productos que han sido recepcionados corresponden a:

- Productos que se han comprado para stock, para ser distribuidos posteriormente a los distintos Servicios o Unidades del Establecimiento.

- Productos que han sido comprado por consumo inmediato, los cuales se han originado a través de solicitudes de compras autorizadas provenientes de los Servicios o Unidades (Anexo Nº 2).

- Productos Perecibles, estos corresponden principalmente a frutas, verduras, carnes, etc.

Ya que dadas las características de conservación de éstos y las pocas posibilidades de almacenaje existentes en bodega, estos deben ser recepcionados directamente en el Servicio de Alimentación, en donde se realiza el conteo físico y en donde definitivamente se almacena.

Posteriormente, se debe realizar el almacenaje de productos, que fueron considerados para stock de bodega, este almacenaje debe ser realizado según lo establece el procedimiento de almacenamiento definido.

Almacenados los productos, se deben realizar la recepción definitiva a través del sistema informático del Establecimiento, Módulo Abastecimiento.

5.8.2 Almacenaje

Para la realización de un correcto almacenaje de los productos de las bodegas, este se basara en el Sistema FIFO (First in First Out, la primero que entra es lo primero que sale), de manera que en las bodegas se pueda evitar que existan mercaderías vencidas.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 59 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Este sistema se aplicará de la siguiente forma:

Cada uno de los productos para stock, tendrá su espacio previamente definido en los estantes, según el espacio disponible en bodega y el Lay Out que se encuentre definido para el almacenaje de mercaderías en bodega. En el espacio que se encuentre definido por producto, estos se deberán ubicar de derecha a izquierda, en la medida en que van siendo adquiridos, de manera que se realice una diferenciación por vencimiento, con el objetivo que estos se vayan consumiendo de derecha a izquierda.

Cuando estos productos se van solicitando por los distintos servicios y unidades, estos se deben ir desplazando hacia la derecha, como se indicó, y de esta forma se van generando nuevos espacios, en la misma ubicación del estante.

La definición de los espacios para el almacenaje de los distintos tipos de productos en las bodegas, se realizará sobre la base de los espacios disponibles, existentes en el momento de realizar la evaluación.

Esta evaluación se deberá realizar en forma anual en conjunto entre el encargado de bodega y el Jefe de Abastecimiento, de manera que se pueda diseñar un Lay Out de distribución de los espacios sobre la base de las necesidades y disponibilidad de espacio, para lo cual se deberá considerar la existencia de las siguientes áreas y espacio de almacenaje de producto, según bodega, como se detalla:

a) Bodega Central

Aseo: En esta área serán almacenados todos los productos necesarios para el aseo, limpieza e higiene que sean utilizados por los Servicio y Unidades del Establecimiento, y que además se encuentren dentro del stock de la Bodega. Alimentos: Implica el almacenamiento de productos alimenticios de distintas áreas. Bolsas: Dado el gran volumen que generan las bolsas que son adquiridas, estas deben ser almacenadas en un área de acopio, en donde no existan estantes, esto va a depender del orden que sé este dando a la bodega.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 60 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Escritorio: En esta área serán almacenados todos los productos que impliquen, artículos de oficina, formularios y artículos computacionales, cabe destacar que los formularios la cantidad es variable, lo cual depende del uso que sé este dando a este en un periodo determinado. Congelados: Los espacios para almacenamiento para este tipo de alimentos, corresponden a las maquinas congeladoras, puesto que dadas las características de almacenamiento que estos requieren no se cuenta con el espacio ni las condiciones para realizarlo, por lo que el stock que se mantiene de estos es mínimo a lo más el consumo de 2 semana.

AUGE: Los espacios para almacenamiento de este tipo de insumos, son externos a las dependencias de la Bodega Central, puesto que dadas las características de almacenamiento (sillas de ruedas, burritos, colchones anti escaras, cojines, etc.) que estos requieren no se cuenta con el espacio ni con las condiciones para realizarlo, razón por la cual se contará con los espacios disponibles en el sector de Recursos Humanos (ex – Unidad de Farmacia).

Programa Chile Crece Contigo: Los espacios para almacenamiento de este tipo de insumos, son externos a las dependencias de la Bodega Central, puesto que dadas las características de almacenamiento (cunas, ajuares, colchones, etc.) que estos requieren no se cuenta con el espacio ni con las condiciones para realizarlo, razón por la cual se contará con los espacios disponibles en el sector de Recursos Humanos (ex – Unidad de Farmacia).

b) Bodega de Insumos Clínicos

El ideal de almacenamiento en bodega de insumos clínicos debe estar generado principalmente por una separación de cuatro grandes áreas de los insumos que en estas se almacenan:

- Insumos de Enfermería, estos incluyen principalmente todos los insumos necesarios para el funcionamiento de las estaciones de enfermería, suturas, equipos de suero, jeringas, etc. Y todos los insumos de pabellón.

- Insumos Radiográficos, insumos para el cumplimiento del servicio de radiología, como lo son películas radiográficas, reveladores, etc.

- Insumos de Laboratorio, es esta área se deben almacenar todos las soluciones que puedan ser almacenadas y no sean de consumo rápido, como también tubos de ensayo, torulas, etc.

- Insumos de Esterilización, estos incluyen todos los diferentes tipos de apósitos que se utilizan en el Establecimiento.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 61 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Los espacios para almacenamiento de este tipo de insumos clínicos, son mínimos, puesto que dadas las características de almacenamiento (jeringas, apósitos, vendas, etc.) que estos requieren no se cuenta con el espacio ni con las condiciones para realizarlo, razón por la cual solo se contará con los espacios disponibles en el sector de Bodegas.

c) Bodega de Farmacia

El ideal de almacenamiento en bodega de farmacia debe estar generado principalmente por espacios adecuados y aprobados por la Autoridad Sanitaria, además de una separación de tres grandes áreas de los fármacos que en esta se almacenan:

- Medicamentos Orales. - Medicamentos Inyectables. - Medicamentos en otras formas (frascos, sublinguales, etc.).

- Medicamentos Refrigerables. - Materias Primas (Unidad de Preparación). - Sueros.

Los espacios para almacenamiento de este tipo de insumos, son mínimos y distantes, puesto que dadas las características de almacenamiento que estos requieren no se cuenta con el espacio ni con las condiciones para realizarlo, razón por la cual se contará con los espacios disponibles en el sector de Recursos Humanos (ex – Farmacia). En donde la Bodega de Sueros, contará con la oficina del primer piso de la instalación.

d) Bodega de Omnicell

El ideal de almacenamiento en Bodega de Omnicell (insumos clínicos de los dispensadores de los Servicios Clínicos) debe estar generado principalmente por las entregas que realiza la Bodega de Insumos Clínicos. Principalmente se trabaja con:

- Insumos de Enfermería, estas incluyen principalmente todos los insumos necesarios para el funcionamiento de las estaciones de enfermería, suturas, equipos de suero, jeringas, etc. Y todos los insumos de pabellón.

Los espacios para almacenamiento de este tipo de insumos, son mínimos, puesto que dadas las características de almacenamiento que estos requieren no se cuenta con el espacio ni con las condiciones para realizarlo, razón por la cual se contará con los espacios disponibles en el sector de Bodegas en el Container disponible para los Insumos Clínicos y Omnicell.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 62 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


5.8.2.1 Sistema de control de bodegaje

Como una forma de controlar el almacenaje de los productos es que se crea el siguiente sistema de control de bodegaje el cual deberá ser respetado y ejecutado por los funcionarios del Departamento de Abastecimiento.

En primer lugar y como una forma de prevenir probables vencimientos es que se deben tomar al momento de recepcionar lar mercaderías las siguientes medidas:

En la recepción de las mercaderías se deberá revisar en forma minuciosa el vencimiento detallado en ellas.

El vencimiento de las mercaderías tendrá directa relación con el consumo y rotación que tenga el producto, por lo que se deberá ser más cuidadoso en la recepción con productos perecibles, por ejemplo yogurt, quesillos, etc.

Se deberá verificar si los productos que requieran refrigeración han sido tratados a través de una cadena de frío en su transporte.

Para realizar una mantención y para evitar la descomposición y vencimiento de los productos una vez almacenados se deberá realizar, con una periodicidad de a lo menos cada dos meses, una revisión a todos los productos de las bodegas, para lo cual se deberá utilizar una carta chequeo, de manera que se pueda priorizar el consumo de aquellos productos cuyo consumo se encuentre próximo, entre otras cosas.

Por otro lado en esta revisión se deberá detectar todas aquellas anomalías en el almacenaje que impliquen un riesgo para el personal de bodega.

Este informe deberá ser realizado en triplicado, entregando una copia al Subdirector de Administración y Finanzas, otra para el Jefe de Abastecimiento, y ultima copia deberá permanecer en la bodega, según corresponda (Bodega Central, Bodega de Insumos Clínicos, Bodega de Farmacia o Bodega de Omnicell).

El responsable de la supervisión en el cumplimiento de este Control de Bodegaje será el Encargado de la Sección de Bodegas.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 63 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


5.8.3 Solicitudes de insumo y productos

Todos los servicios y unidades del Establecimiento podrán realizar una solicitud de insumos y productos a las bodegas, siempre y cuando el producto represente un consumo permanente y que se encuentre debidamente autorizado en el stock para el servicio o unidad requirente.

En caso, que el producto no se encuentre en bodega, se procede a realizar el requerimiento a través de una Solicitud de Adquisición, como ya fue definido en este manual.

Durante el mes de enero de cada año, se programará la calendarización de los pedidos de insumos y sus fechas de entrega, la cual será difundida a cada jefatura de las unidades y servicios del Establecimiento.

5.8.4 Despacho de insumos y productos a los distintos servicios y unidades

Para la entrega de los productos e insumos hacia los distintos servicios desde las bodegas, existe una calendarización anual, la cual es entregada a los distintos servicios y unidades durante el primer mes del año en curso. Por esta calendarización se deben regir todos los servicios y Unidades.

Una vez que los encargados de bodega, han recibido todas las solicitudes de insumos, comienzan a preparar los documentos de despacho, en relación con lo que han solicitado los servicios, los stocks que tienen autorizados y el stock existente en bodega. Cabe destacar que los distintos documentos que se realizan para los despachos, se extraen del sistema informático del Establecimiento, Módulo Abastecimiento. Cuando se han preparado dichos documentos, el encargado de bodega comienza a preparar los despachos por los distintos servicios y unidades.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 64 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Preparados estos despachos se comienza a llamar a los servicios y unidades para que retiren estos desde las bodegas. Para realizar esta entrega, el encargado de bodega, debe entregar una copia del despacho al funcionario del servicio o unidad que retira, firmada por él y una segunda copia debe quedar en bodega, con la respectiva firma, por parte del funcionario del servicio de recibe conforme. Las fechas de entrega de los insumos deben corresponder a lo que se encuentra establecido en la calendarización.

En cuanto a aquellos productos que se han solicitado en base a solicitudes de compra, para ser entregados, una vez que son recepcionados, se debe llamar al servicio para que sea retirado. Se anota en la tabla de consumo inmediato, la cual debe estar ubicada en Bodega Central, y debe ser firmado como recepción conforme por parte del funcionario del servicio que retira.

5.8.5 Sistema de control de distribución de productos

Considerando que existe una fecha límite para la entrega de solicitud por parte de los servicios y unidades, aquellas solicitudes que sean en una fecha posterior a lo señalado en la calendarización, se remitirá un memorando recordatorio de las fechas a la unidad respectiva, con copia a la Subdirección que pertenece el servicio o unidad.

Para aquellas unidades que no retiren sus pedidos en la fecha indicada, y por lo demás se haya cumplido con avisar vía telefónica se aplicarán los mismos procedimientos anteriores.

Por otro lado, el encargado de bodega, deberá realizar los siguientes controles a la solicitud de insumos y productos de los distintos servicios y unidades:

Si la cantidad solicitada de un producto, por un servicio o unidad, es superior a su stock autorizado, y a su consumo histórico, el encargado de bodega deberá comunicar al Jefe de Abastecimiento de esta situación, para que a través de este se solicite en forma formal la justificación de este aumento en el consumo, considerando que esta autorización no se haya entregado con anterioridad.

Se deberá verificar aquellos productos, que el servicio o unidad, realice más de un pedido adicional, a lo realizado en la solicitud mensual programada por calendarización, durante el mes, se deberá dar aviso al Jefe de Abastecimiento, para que a través de este se envíe documento formal al servicio o unidad afectado, solicitando revisar su consumo, de manera que se regularicen estos pedidos.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 65 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


5.8.6. Reposición de bodegas

Una vez que se haya realizado todos los despachos de insumos y productos hacia los servicios y unidades, los encargados de bodega deberán realizar una completa revisión de los productos faltantes, para posteriormente reponer, en base a los stocks preestablecidos (stock crítico, mínimo y máximo).

Esta reposición se realizará a través de las compras respectivas por los medios y formas establecidos por la Ley Nº 19886 “Ley de Compras” y sus modificaciones. Como una forma de mejorar la gestión de reposición de estas mercaderías el encargado de bodega se deberá apoyar en la ventana del sistema informático del Hospital establecida para estos efectos, Consulta para Reposición de Mercaderías. Cabe destacar que para realizar la reposición a través de la utilización de esta pantalla, será necesario contar con todos los ítem contables que se manejan en Bodegas, puesto que la consulta se realiza por los ítem contables.

En la grilla bodegas se deben seleccionar la bodega que se quiere consultar y posteriormente digitar el ítem contable que se quiere consultar, luego el sistema despliega en pantalla la información solicitada, la cual puede ser impresa a través de la opción imprimir.

5.8.7 Seguridad en las bodegas

Para establecer un correcto control y seguridad de las bodegas, se deberá llevar un registro mensual sobre el estado de los extintores, y todos los elementos de seguridad (Humedad, electricidad) y de resguardo en general, por lo que los encargados de bodega deberán completar y revisar la tabla de estado, e informar a la Jefatura de Abastecimiento. Si se encontrara algún desperfecto en los extintores u otro elemento de seguridad, se deberá dar aviso a la Unidad de Prevención de Riesgos dependiente del Departamento de Operaciones para la reposición o reparación de éste.

Será de responsabilidad del encargado de bodegas, que el almacenamiento de los distintos productos e insumos no sean apilados más del máximo permitido y en lugares adecuados, con el objetivo que se eviten posibles accidentes.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 66 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


5.8.8 Procedimiento eliminación de productos en mal estado o deteriorados

Cada vez que en nuestro Establecimiento se necesita proceder a la eliminación de un producto que se encuentre en mal estado por descomposición, o bien se encuentre defectuoso o sea de mala calidad, se debe proceder a su eliminación.

El presente manual establece los procedimientos para realizar esta eliminación.

Situaciones en las que se requiere proceder a eliminación de productos:

1) Cuando el producto se descompone o deteriora en bodegas.

2) El producto no cumple con las características requeridas, es de mala calidad y genera traumas en los pacientes en su utilización.

3) El producto se vence o descompone en servicios o unidades de apoyo.

De la Eliminación:

1) Cuando el producto se descompone o deteriora en bodegas.

a) En esta situación el encargado de bodega, deberá informar al Jefe de Abastecimiento o quien lo subrogue del producto que se encuentra vencido, indicando la cantidad, características del producto, situación de vencimiento o descomposición y el costo asociado a la partida del producto vencido o descompuesto.

b) El Jefe de Abastecimiento o quien lo subrogue deberá informar, a través de documento, de la situación al Departamento de Finanzas con copia a la Subdirección de Administración y Finanzas.

c) Desde la Unidad de Abastecimiento se deberá realizar documento que autoriza la eliminación del producto, indicando en ella la cantidad a eliminar, detalle del producto y el valor asociado a la eliminación.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 67 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Este documento deberá contar con tres copias las que se distribuirán hacia la Subdirección de Administración y Finanzas, Contabilidad y Abastecimiento.

d) Una vez autorizada la eliminación del o los productos a través de documento, el Encargado de Bodega deberá preparar dichos productos para que efectivamente sean eliminados, depositándolos en bolsas de basura.

e) El Jefe de Abastecimiento o quien lo subrogue deberá realizar los ajustes de stock pertinentes y el Jefe de Contabilidad deberá realizar los ajustes contables necesarios.

f) Posteriormente el Jefe de Abastecimiento o quien lo subrogue deberá citar a la Encargada de Control de Existencias del Departamento de Finanzas, para la eliminación de estos productos, para lo cual se confeccionará un acta de eliminación, en donde se establezca un detalle de los productos que se están eliminando.

El acta deberá ser firmada por el Jefe de Abastecimiento o quien lo subrogue, el Encargado de la Sección de Bodegas, la Encargada de Control de Existencias del Departamento de Finanzas y el Encargado de Bodega. Esta Acta deberá contar con cuatro copias, una para cada uno de los asistentes a la eliminación.

g) Finalmente los productos deberán ser arrojados junto a las residuos del establecimiento de pendiendo de su clasificación.

2) El producto no cumple con las características requeridas, es de mala calidad y genera traumas en los pacientes en su utilización.

En aquellos casos en que la Unidad de Abastecimiento haya adquirido productos que no cumplan con las características estipuladas por el servicio, son de mala calidad y en su aplicación o utilización a los pacientes generen traumas, por lo demás, esta situación haya generado un reporte de calidad del producto, se aprueba su eliminación por parte del Comité de Adquisiciones, previo informe del usuario requirente, se deberá seguir el siguiente procedimiento:

Una vez que el servicio haya sido notificado de la eliminación del producto, el Jefe de Abastecimiento o quien lo subrogue deberá requerir todas las unidades del producto que se encuentren en los distintos servicios o unidades, además de solicitar al encargado de bodega la contabilización y valorización de los que se encuentran en stock en bodega, con el objetivo de determinar el costo total de la eliminación.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 68 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Se deberá seguir con el procedimiento establecido desde el punto b) del caso primero.

3) El producto se vence o descompone en servicio o unidades de apoyo

Para aquellos casos en que le producto logre su vencimiento o descomposición en los distintos servicios o unidades, se deberá realizar el siguiente procedimiento:

El Jefe del Servicio o Unidad deberá informar, a través de documento de la situación, al Jefe de Abastecimiento o quien lo subrogue, indicando la cantidad, detalle del producto y el estado, ya sea vencimiento o descomposición. Este documento deberá ser remitido, para información a la Subdirección de la que dependa el servicio o unidad.

El Jefe de Abastecimiento o quien lo subrogue, realizará valorización de la información recibida y emitiera documento informando al Departamento de Finanzas, Subdirección de Administración y Finanzas y al Servicio emisor de la información, solicitando a este último el envío de los productos a la Unidad de Abastecimiento.

Se deberá seguir con el procedimiento establecido desde el punto b) del caso primero

Residuos especiales

En aquellos casos en que los productos a eliminar contengan productos químicos o tóxicos en su composición, se deberá proceder de la siguiente forma:

El servicio clínico o bodega deberá informar de la existencia de estos productos y se deberá identificar la composición química de los mismos.

Para su eliminación se deberá consultar al Prevencionista de Riesgos, el cual indicará los pasos a seguir de acuerdo a leyes y reglamentos del área.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 69 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


5.9 Procedimiento de Refrendación

A contar del año 2011, se comenzó a trabajar con el Proceso de Refrendación en línea, a través del Módulo de Abastecimiento (Sistema Informático), para lo cual se requiere que el Departamento de Finanzas alimente el sistema ingresando los presupuestos por ítem presupuestario.

Cada vez que se genere una orden de compra en el portal Mercado Público, ésta deberá ser ingresada al módulo de abastecimiento, generando una orden de compra Interna, la cual indicará si existe presupuesto o no para poder continuar con el proceso de compra. Esta planilla deberá ser impresa (dos copias) una para ser enviada al Departamento de Finanzas (junto a la factura, orden de compra, solicitud de adquisición) y la otra para el archivo de la Unidad.

Cada vez que no exista presupuesto, se le informará al Jefe de Abastecimiento o a quien lo subrogue, quien llevará el requerimiento al Subdirector de Administración y Finanzas. El proceso no podrá continuar hasta que exista el presupuesto asignado.

5.10 Política de inventario

5.10.1 Objetivos específicos

El objetivo principal de realizar control de inventarios reside en:

- Optimizar la utilización de los productos que se guardan en las distintas bodegas.

- Garantizar la disponibilidad permanente del grupo de productos definidos como estratégicos, asegurando el adecuado funcionamiento operacional de la Institución.

- Establecer y determinar los volúmenes de producto que se manejarán en el inventario (stock crítico, mínimo y máximo), asegurando que dichos niveles sean óptimos y que representen un adecuado costo de operación.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 70 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


- Identificar los puntos del proceso asociado al manejo de inventario, definiendo mecanismos de registro y control del mismo, que permitan asegurar y efectuar el adecuado control y seguimiento, y disponer de elementos que apoyen la gestión del mismo.

5.10.2 Alcance

El alcance de la política de inventario estará acotado a los productos que se utilizan para el normal funcionamiento y que son administrados por parte del área de Abastecimiento, agrupándose en grupos de productos en función del uso: artículos de oficina, artículos de aseo e insumos computacionales, alimentos, insumos clínicos, fármacos, etc.

5.10.3 Proceso de inventario

5.10.3.1 Preparación de inventario

Las fases principales del proceso de inventario son las siguientes:

- Conservación: Localización y distribución correcta de los materiales para que puedan ser fácilmente inventariados.

- Identificación: Exactitud de la identificación de los componentes y solamente un número restringido de personas puede identificarlos correctamente.

- Instrucción: Debe estar bien definida la función de cada actor en el proceso de inventario.

- Formación: Es necesario formar y recordar a los actores del proceso en el procedimiento óptimo de inventario.

El proceso de inventario debe determinar cuáles son las potencialidades y falencias del inventario, considerando lo siguiente para tomar acciones correctivas:




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 71 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


- Exceso de Inventario

- Insuficiencia de inventario

- Robo

- Mermas

- Desorden

En el proceso de inventario participan fundamentalmente 5 actores: los usuarios, el encargado de bodega, la Unidad de Abastecimiento, los supervisores de compras y los proveedores. El control de inventario se debe realizar sobre la base de los registros que se deben mantener. Una vez al año, con el fin de corroborar que los archivos de stocks representan lo que se encuentra en bodega, se realizará el levantamiento del inventario.

Formatos que son utilizados por los funcionarios del Departamento de Abastecimiento a través del Sistema Informáticos del Establecimiento a través del módulo de Abastecimiento.

5.10.3.2 Bodega de materiales

El acceso a cada una de las bodegas (insumos clínicos, medicamentos, sueros, materiales de oficina o de aseo, alimentación, mantención, capacitación, etc.) está restringido exclusivamente al personal encargado.

Con respecto al control de mermas, se debe siempre tener la documentación que registre esto, con el fin de determinar las causas y buscar correcciones.

5.10.3.3 Reposición de stock

Para el procedimiento de reposición de stock se deben definir los tiempos de entrega.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 72 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Pedido de Materiales

Usuarios Encargado Bodega

Jefe

Abastecimiento

Encargado

Adquisiciones

Proveedor

Pedidos

de Materiales

Recepciona

Pedidos

Valida

Pedidos

Prepara

Pedidos

Recibe

Materiales

Entrega

Pedidos

5.10.3.4 Definición de Stock Críticos o de Seguridad

Los inventarios, existencias o stocks son los materiales, insumos, productos o fármacos que la Institución tiene almacenados para facilitar la continuidad del proceso productivo.

Toda Institución NECESITA disponer de RECURSOS ALMACENADOS (INVENTARIOS) para:

- Evitar la ruptura de stocks: no quedarse sin productos si hay un incremento inesperado de demanda.

- Posibles diferencias entre ritmo de producción y distribución: cuando la demanda depende de la época del año.

- Obtener grandes descuentos: al comprar materiales en gran cantidad y reducir costos totales.

El Stock Crítico (Stock de seguridad) corresponderá a la cantidad menor de existencias de un material, insumos, productos o fármacos que se puede mantener en una bodega, bajo el cual el riesgo de ruptura de stocks es muy alto o su falta impide el normal funcionamiento de la Institución.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 73 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


En base a la información contenida en el Sistema de Abastecimiento (consumos) de cada uno de los Servicios y/o Unidades, se genera planilla con el histórico (despachos de los productos en stock de bodegas) por cada una de ellas (Central, Insumos Clínicos, Fármacos y Omnicell).

Con esta información se trabaja para definir en conjunto con los Encargados de Bodegas, Encargado de Sección de Bodega y Jefe Departamento de Abastecimiento o quien lo subrogue los stock de seguridad (uno para 30 días y otro para 15 días) de cada uno de los producto, insumos, fármacos (por ítem presupuestario).

Con esta información se genera planilla consolidada de todas las bodegas del Establecimiento y se presenta a Equipo Directivo para su aprobación a través de Resolución Exenta y la correspondiente asignación de presupuesto.

5.11. Gestión de contratos y de proveedores

La Gestión de contratos significa definir las “reglas de negocio” entre la entidad compradora y los proveedores - minimizando los riesgos del proceso - y manejar eficaz y eficientemente su cumplimiento.

Comprende la creación del contrato, su ejecución, la gestión de las entregas de los productos o servicios y la relación con los proveedores. Una visión integral incluye además la gestión post entrega (o post venta), la evaluación de los contratos, el registro y uso de la información generada en cada adquisición para planificar las compras y tomar mejores decisiones. El Administrador del Portal Mercado Publico, definirá los perfiles necesarios para implementar la aplicación disponible en la plataforma de “Gestión de Contratos”, lo anterior para gestionar y controlar los contratos en línea, fortaleciendo la transparencia y favoreciendo el ahorro. Las principales características de esta aplicación:

Generación de una Ficha de Contrato, que tendrá toda la información asociada al contrato.

Contar con un sistema que le enviará alertas para recordar plazos de contratos vencidos, realizar renovaciones de éstos, entre otras.

Llevar un registro organizado de las garantías entregadas por cada uno de sus proveedores.

Saber oportunamente si es necesario imponer sanciones o término anticipado a un contrato

La Unidad de Abastecimiento, llevará registro y actualización de todos los contratos vigentes de la Institución, de acuerdo a las condiciones establecidas en ellos. Esto, de acuerdo a familias clasificadas de la siguiente manera:




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 74 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


- Inmobiliarios (arriendos)

- Telecomunicaciones (telefonía fija y móvil, Internet, entre otros)

- Mantención y Servicios Generales (aseo, vigilancia, mantención de infraestructura, entre otros)

- Mantención vehículos y equipamiento

- Servicios y Unidades de Apoyo (Alimentación, Laboratorio Clínico, Farmacia, Esterilización, etc.)

- Convenios de Suministros en General

- Otros servicios

Cada registro debe contener los siguientes datos:

- Todas las contrataciones reguladas por contrato,

- Fecha de inicio de contrato

- Fecha de término de contrato

- Antigüedad del contrato (en años y meses)

- Monto anual de contrato o cantidad negociada

- Si tiene cláusula de renovación automática

- Si tiene cláusula de término anticipado

- Fecha de entrega de productos o cumplimiento de hitos

- Fecha de pago - Funcionario de la entidad responsable o coordinador de ese contrato

- Garantías

- Multas

- Calificación al proveedor

El Departamento de Abastecimiento actualizará la base de datos, de manera que contenga la información completa de cada contrato. Esta información debe ser utilizada para verificar mensualmente si proceden pagos renovación, término u otros hitos.

La evaluación de los contratos debe ser realizada antes de la fecha de término o renovación establecida en los mismos. Se debe considerar los plazos de avisos anticipados establecidos en los contratos.

Criterios a evaluar, cuando corresponda:




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 75 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


- Antigüedad

- Especificidad

- Complejidad de licitarlo

- Cláusulas de término de contrato

- Cumplimiento del contrato por parte del proveedor

El Departamento de Abastecimiento definirá un calendario de actividades de evaluación, para realizar la evaluación oportuna, considerando: fechas de vencimiento contrato, condiciones de término, antigüedad del contrato.

Los funcionarios de la institución designados coordinadores de contratos y los que estén a cargo de los pagos tienen la obligación de entregar al funcionario encargado de gestionar los contratos toda la información que éste requiera en forma oportuna, con el fin de evitar posibles reclamos de parte del proveedor o incumplimiento de contrato por parte de éste.

Plazo para la suscripción de los contratos:

El plazo para la suscripción del contrato será aquel que se contemple en los términos de referencia o en las bases respectivas; si nada se dice, deberá ser suscrito en un plazo no superior a 30 días corridos a partir de la fecha de la notificación de la adjudicación. El contrato definitivo podrá ser suscrito por medios electrónicos, de acuerdo a la legislación sobre firma electrónica. Una vez suscrito, se deberá publicar en el Sistema de Información http://www.mercadopublico.cl. 5.12. Manejo de incidentes

La Institución siempre dará solución a todos los problemas que se pudieran generar producto de los procesos de adquisición que realiza.

Estos problemas serán analizados según se trate de situaciones o incidentes internos o externos.

5.12.1 Incidentes internos

Los incidentes internos son todas las situaciones irregulares, que involucren sólo a funcionarios de la Institución, no contenidas en el presente manual, que afecten la transparencia y eficiencia de los procesos de compra o contratación.






Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 76 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Para dar respuesta a un incidente interno relacionado con una adquisición, el Subdirector de Administración y Finanzas o el Jefe de Abastecimiento convocará al Jefe del Departamento de la Unidad Requirente y a un representante del Departamento Jurídico para constituir una comisión especial, que deberá determinar las acciones a seguir.

En caso de que esta comisión no pueda determinar las acciones a seguir, sea por las competencias de quienes la componen o por la imposibilidad de lograr acuerdo absoluto, el incidente será sometido a la evaluación del comité de ética de la institución.

5.12.2 Incidentes externos

Los incidentes externos son todas las situaciones irregulares, que involucren a funcionarios de la Institución, proveedores o ciudadanos, no contenidas en el presente manual, que afecten la transparencia y eficiencia de los procesos de compra o contratación. Para dar respuesta a un incidente externo relacionado con una adquisición el Subdirector de Administración y Finanzas o el Jefe de Abastecimiento convocará al Jefe del Departamento de la Unidad Requirente y a un representante del Departamento Jurídico a constituir una comisión especial, que deberá determinar las acciones a seguir. En caso de que esta comisión no pueda determinar las acciones a seguir, sea por las competencias de quienes la componen o por la imposibilidad de lograr acuerdo absoluto, el incidente será sometido a la evaluación del comité de ética de la institución.

5.12.3 Comité de ética y Comité de Adquisiciones

Cualquier conducta apartada de las buenas prácticas de abastecimiento, que atente contra los principios y valores de la Institución, será sometida a la evaluación tanto del Comité de Ética como al Comité de Adquisición del Establecimiento. En primer lugar, la situación (conducta no apropiada) será presentada al Comité de Adquisiciones, el cual decidirá los pasos a seguir: se solicitará algún informe específico o citará al involucrado. En caso, que la conducta no apropiada escape de las manos del Comité de Adquisiciones, se presentarán los antecedentes al Comité de Ética del Establecimiento según la normativa que lo rigüe.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 77 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


5.13. Proceso de Manejo de Facturas

A contar del año 2011, se trabaja el Proceso de Manejo de Facturas en conjunto con Oficina de partes del Establecimiento y el departamento de Finanzas, se acuerdo al siguiente flujo.

La factura se recepciona en Oficina de Partes de nuestro Establecimiento, donde se procede a timbrar documento indicando fecha de recepción.

Posteriormente se ingresa (todos los antecedentes requeridos) a la Planilla de seguimiento de Facturas (Planilla compartida en todas oficinas que están involucradas en este proceso).

Luego se envía al Departamento de Abastecimiento. Donde se ingresa fecha de recepción desde Oficina de Partes, se realiza proceso administrativo correspondiente (unir a Orden de Compra del Portal, Orden de compra Interna, recepción de los insumos) y se envía (vía planilla desde Bodega) al Departamento de Finanzas. Toda esta información se ingresa a Planilla Compartida.

Se recepciona en Finanzas, con fecha, y se proceden a realizar los procesos de devengo, pago, etc. Toda esta información se ingresa a Planilla Compartida.

La persona encargada de realizar el monitoreo y seguimiento de esta Planilla con toda la información que contiene es el Jefe de Control de Gestión del Establecimiento, dando las alarmas necesarias cada vez que lo estime conveniente.

Registro de información

Todas las Jefaturas de las diferentes unidades y servicios, así como también todo aquel funcionario que realice procesos de compras, deberán aplicar este Manual de Procedimiento y se deberá llevar un registro de todos los funcionarios capacitados en este tema.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 78 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


6. Indicadores

Titulo

Calidad de los Solicitudes Generadas

Descripción y

Racionalidad

Permite disminuir los problemas inherentes a la generación errática de pedidos, como: falta de especificaciones técnicas, esfuerzo del personal de compras para identificar y resolver

problemas, entre otros.

Porcentaje de solicitudes de compras generadas sin retraso, o sin necesidad de información adicional a la entregada.

Dominio Proceso

Numerador Solicitudes generadas sin problemas

Denominador Total de solicitudes generadas

Fuente de datos Pautas de supervisión directa.

Muestreo recomendado Total de solicitudes generadas recibidas por abastecimiento.

Periodicidad Trimestral Umbrales / criterios de

interpretación de

los resultados

Optimo: 90 a 100%

Aceptable: ≥90% Crítico:

<75%

Áreas de aplicación Unidad Abastecimiento

Responsables Gestores de compras




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 79 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Titulo

Nivel de cumplimiento de Proveedores

Descripción y Racionalidad

Identifica el nivel de efectividad de los proveedores y que están afectando el nivel de recepción oportuna de mercancía en la bodega de almacenamiento, así como su

disponibilidad para despachar a los usuarios. Consiste en calcular el nivel de efectividad en

las entregas de mercancía de los proveedores en cada bodega Dominio Proceso

Numerador Pedidos Recibidos Fuera de Tiempo

Denominador Total Pedidos Recibidos


Muestreo recomendado

Total de pedidos recibidos por las diferentes bodegas

Periodicidad Trimestral

Umbrales /

criterios de

interpretación de

los resultados

Optimo: 90 a 100%

Aceptable: ≥90%

Crítico: <75%

Áreas de

aplicación

Unidad Abastecimiento, con sus respectivas bodegas

Responsables Encargados de Bodegas




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 80 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


Titulo

Nivel de Cumplimiento Del Despacho

Descripción y

Racionalidad

Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados al centro de distribución y conocer el nivel de agotados que maneja la bodega. Consiste en conocer

el nivel de efectividad de los despachos de mercancías a los usuarios en cuanto a los pedidos enviados en un período determinado.

Dominio Proceso

Numerador

Número de despachos cumplidos

Denominador Total despachos


Muestreo

recomendado

Total de solicitudes generadas recibidas por abastecimiento.

Periodicidad Trimestral

Umbrales /

criterios de

interpretación de los resultados

Optimo: 90 a 100%

Aceptable: ≥90%

Crítico: <75%

Áreas de

aplicación

Unidad Abastecimiento, con sus respectivas bodegas

Responsables Encargados de Bodegas




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 81 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


7. Procedimiento y Resolución de Pago

El Hospital “San Juan de Dios de Los Andes” como política de pago a sus proveedores institucionales los plazos establecidos es a 60 y 30 días según convenios realizados por Portal de Chile Compra.

Estos plazos se cumplirán siempre y cuando el hospital tenga la liquides en banco. Para dar cumplimiento a los requerimientos de insumos por parte de los

Centro de Responsabilidades se prioriza los pagos a las compras de Servicios

de Aseo, Vigilancias, Logística y Administrativos al día 15 de cada Mes.

Al día 30 de cada mes, una vez recepcionada las remesas desde Servicio de Salud Aconcagua, se emite un reporte del SIGFE con los devengos para pagos, con la información se confecciona la nómina de pago a proveedores con la siguiente información: RUT del Proveedor, razón social, fecha de recepción de factura, días de morosidad, para ejecutar el pago se considera los proveedores con mayor morosidad y los consumos básicos de agua, electricidad, petróleo, gas.

El pago de facturas, se realizara de acuerdo a la disponibilidad en banco, previa Autorización del Jefe de Finanzas.

7.1 Pago de Facturas

Para efectuar este pago, el cajero revisará:

Que se adjunte el formulario de Recepción de Mercaderías firmado por quien la recibió.

Que la factura sea original, sin enmiendas, con los precios unitarios, confeccionada a máquina o lápiz pasta, y que cumpla con las exigencias legales y reglamentos internos vigentes.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 82 de 89

Vigencia : 2015 - 2017


7.2 Fondo Fijo

El establecimiento entrega fondos fijos: D e p a r t a m e n t o de Abastecimiento, de Operaciones y de Contabilidad.

Abastecimiento: es asignado para el encargado de compras de esa Unidad, el que tiene un valor de 15 U.T.M. Este monto es para el gasto del mes, no debe pasarse en la rendición, mensualmente es entregada para su reposición.

Operaciones: este es entregado al Jefe de Departamento de Operaciones, el monto es asignado por el Subdirector Administrativo, este también debe ser para el mes sin pasarse en el monto de la rendición.

Contabilidad: este es entregado al Encargado de Presupuesto del Departamento de Finanzas. El monto es asignado por el Subdirector Administrativo para pago de pasajes funcionarios por comisión de servicio y viáticos. Este también debe ser para el mes sin pasarse en el monto de la rendición

7.3 Resolución de Pago

El pago se realizara una vez que se realicen todos los pasos indicados en el Manual de Presupuesto de Ingresos y Gastos, que finalizan con el Devengamiento del compromiso.

Una vez que se corrobore lo anteriormente descrito, se realizaran dichos pagos, de acuerdo a lo convenido con el proveedor, dando preferencia al pago a través de transferencias electrónicas y en segunda instancia, a través de cheque nominativo y cruzado. No se realizaran pagos en efectivo, a excepción de urgencias se deben cancelarse en efectivo por necesidades del servicio, previa autorización del Director d establecimiento y/o de la Subdirección Administración y Finanzas, y los que se realicen vía fondo fijo.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 83 de 89

Vigencia : 2015 -2017


8. Normas y Referencias

Ley N°19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios, en adelante “Ley de Compras” y sus modificaciones.

Decreto N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley N°19.886, en adelante “el Reglamento”, y sus modificaciones.

DFL 1- 19.653 que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley 18.575 Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.

Ley Nº 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado.

Resolución N°1600 de 2008, de la Contraloría General de la República, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado, que establece normas sobre exención del trámite de Toma de Razón.

Ley de Presupuesto del Sector Público que se dicta cada año.

Normas e Instrucciones para la ejecución del Presupuesto y sobre materias específicas, sancionadas por Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda, documentos los cuales son prácticos y dictados año a año, en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de Presupuesto.

Ley de Probidad Nº 16.653.

Ley N° 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma.

Políticas y condiciones de uso del Sistema Mercado Público, instrucción que la Dirección de Compras Públicas emite para uniformar la operatoria en el Portal Mercado Público. Directrices de Mercado Público.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 84 de 89

Vigencia : 2015 -2017


9. Anexos

ANEXO Nº 1 : Formulario de requerimiento de Bienes y Servicios ANEXO Nº 2 : Normativa de notificación de recepción y despacho de artículos de consumo inmediato

10. Responsable de Calidad

Los Jefes de los Departamento de Abastecimiento y Finanzas serán los responsables de velar por el cumplimiento del presente documento, así como de proponer las modificaciones pertinentes.

11. Distribución

Director del Establecimiento

Subdirección de Administración y Finanzas.

Subdirección de Enfermería.

Subdirección Médica.

Subdirección de Matronería.

Oficina de Calidad y Seguridad del Paciente.

Auditor Administrativo.

Jefe de Servicios Clínicos y de Apoyo.

Jefes de Unidades Administrativas y Asesoras de Dirección.

Funcionarios en general.

Biblioteca Virtual

DIRECTOR

HOSPITAL “SAN JUAN DE DIOS” DE LOS ANDES




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 85 de 89

Vigencia : 2015 -2017


Revisión Registro de Modificaciones Memorándum que dispone (si corresponde)

Nº Detalle Nº Fecha




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 86 de 89

Vigencia : 2015 -2017


ANEXO Nº 1

Fecha de Solicitud: ……../…….../20…….

FORMULARIO DE REQUERIMIENTO DE BIENES / SERVICIOS

1) CENTRO DE COSTO: ______________________________________________

2) IDENTIFICACION DEL REQUERIMIENTO 3) CANTIDAD

4) JUSTIFICACIÓN DEL REQUERIMIENTO:

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

________________________________

5) PRESUPUESTO ESTIMADO:

6) ADJUNTA ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS:(Se deben incorporar TODAS las características técnicas de los bienes y/o

servicios solicitados, para evitar propuestas que no cumplan)

NOTA: Si los insumos, productos o artículos solicitados no se encuentran disponibles en Convenio Marco (previa consulta al

Departamento de Abastecimiento) y requerimiento se debe licitar, se solicita completar los puntos N° 7 y N° 8.

7) CRITERIOS DE EVALUACIÓN PARA LICITACION (Ejemplos y Metodología):

____% Precio

____% Plazo de Entrega

____% Cumplimiento Especificaciones Técnicas

____% Cumplimiento Requisitos Formales

____% Otros (a definir)

$____________________.-

SI _____

NO _____




Edición : PRIMERA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 87 de 89

Vigencia : 2015 -2017


8) INTEGRANTES DE LA COMISION EVALUADORA (SEÑALAR CARGO):

1.- ____________________________________________________________

2.- ____________________________________________________________

3.- ____________________________________________________________

9) IDENTIFICAR RESPONSABLE: __________________________________________

10) REFERENTE TÉCNICO DEL REQUERIMIENTO: _____________________________

11) FECHA EN QUE SE REQUIERE EL BIEN O SERVICIO: …...../…….../20…….

............................................................................................................................................... Sección a ser completada por Subdirección de Administración y Finanzas

PRESUPUESTO DISPONIBLE

____ C.R. Finanzas

____ DEVOLVER

...............................................................................................................................................

Sección a ser completada por Abastecimiento

NÚMERO DE CORRELATIVO: _______

Fecha de Recepción en Abastecimiento: …….../……..../20………...

NOMBRE Y FIRMA

JEFE DE CENTRO DE COSTO

SI ___

NO ___

V° B° SDAF

___ Adquirir




Edición : PRIMERA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 88 de 89

Vigencia : 2015 -2017


ANEXO Nº 2

NORMATIVA DE NOTIFICACION DE RECEPCION Y DESPACHO DE ARTICULOS DE CONSUMO INMEDIATO

Al recepcionar la mercadería de consumo inmediato por parte de los Encargados de Bodegas, éstos deberán firmar la factura y colocar en ella la fecha y hora de llegada, y a su vez, deberán anotar ésta en el formulario de notificación, según sea el tipo de artículo (inventariable o no).

En el caso de los artículos inventariables, se deberá además completar el formulario de notificación para el encargado de este procedimiento. Este formulario deberá ser entregado inmediatamente por el bodeguero al destinatario.

El plazo que tiene el encargado de inventario para ejecutar este procedimiento es dentro del día, en el caso de que éste no lo cumpla, el bodeguero deberá informarlo a la Oficina de Abastecimiento para que ésta dé cuenta de ello al Jefe de Finanzas, con copia a la Subdirección Administración y Finanzas

Si el artículo recepcionado es de consumo inmediato no inventariable, se deberá notificar telefónicamente, antes de 1 hora de recibido éste, directamente a la secretaria del servicio solicitante y en el formulario de notificación se deberá registrar la hora en que se informó a dicha secretaria.

Si el bien es inventariable, se deberá notificar a la secretaria del servicio solicitante en el plazo de 1 hora desde que el encargado de inventario realice este procedimiento. Se deberá registrar en el Formulario correspondiente la fecha y hora de realizado el proceso de inventariado y la hora en que se notificó a la secretaria del servicio solicitante.

Se establece que dichas notificaciones deberán realizarse únicamente a la secretaria del servicio solicitante y NO será válido si se deja recado con alumnos en práctica u otro funcionario del servicio.

Si dentro del mismo día de informado a la secretaria, el artículo no ha sido retirado, se deberán entregar las notificaciones antes de las 17:00 Hrs. (el día Viernes antes de las 16:00 Hrs.) a la Oficina de Abastecimiento para que ésta al otro día las haga llegar a primera hora al Jefe del Servicio respectivo.

Cuando el artículo sea retirado dentro del plazo establecido, el formulario de notificación deberá ser anulado.

La Oficina de Abastecimiento deberá llevar un cuaderno con el registro de las notificaciones entregadas a los Jefes de Servicios y/o Unidades solicitantes, donde indique la fecha y hora de entrega de éstas, las que además llevarán un Nº correlativo. Si pasado de 3 días de recepcionado el artículo, éste no ha sido retirado, los encargados de bodega deberán informarlo a la Oficina de Abastecimiento para que ésta ponga en conocimiento.




Edición : SEGUNDA

Fecha : 30.JUN.2015

Página : 89 de 89

Vigencia : 2015 -2017


Documents

Código :ABAFIN2015-1 MANUAL DE PROCEDIMIENTO Ed ic ón ... · relativos al Almacenaje, Ubicación e Identificación de los Materiales, Insumos y Equipamiento. Descripción de los