2014/5/15

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文系学生のためのExcel活用術

目的

Excelデータベース機能の理解と活用

獲得できる技術

• 操作の基本 • 検索システムの理解

• マクロの基礎

• VBAの基礎

跡見学園女子大学文学部准教授 福田 博同

2013年11月~

目次

• データベースとは

• RDBMS

• RDBMSの利点

• Excelデータベース機能

• Excelの欠点・利点

• Excel操作 • フォルダ作成 • スタート画面 • Excelの機能 • シート名変更

• ファイル保存 • ショートカットキー • 折り返し表示 • ハイパーリンク • 見出し固定 • コピー, ペースト, 復活 • 連番 • 値のコピペ • 検索

• ふりがなとふりがな関数

• 並び替え

データベース機能の理解

図書館

膨大な図書等情報→ データベース(DB)を持つ

必要なのは

図書等の探し方, 実際の検索→ DB検索システム

• 関係データベース検索システム(RDBMS)→

検索システムが、データ群のデータを関連付けて検索し、表示→

Web上で応答か、リストアップ(ブラウズかXMLDB変換)

データベース

A B C

1 固有番号

書名 著者名

2

3

列=フィールド 行=レコード

データストレージ

データ構造の情報=スキーマ

• ベース=基地→データ基地=ファイル群

• 複数レコードのまとまり=ファイル

• レコードは、識別用コード, 固有番号, 文

字列のデータなどに分割

• 縦横の表形式で表現できる

例：図書書誌ファイル

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RDBMS データベースとアプリを分割管理

A B C

1 書誌ID タイトル

著者名

2 40001 情報術 福田, 博同

3

A B C

1 所蔵ID 書誌ID 配架記号

2 50001 40001 007.65-F38

3

図書書誌ファイル

図書所蔵ファイル

DBMS

データストレージ

コンピュータ

スキーマ情報

例：検索アプリ

スキーマ=データ構造

検索, 表示 スキーマ情報

RDBMS データベースとアプリを分割管理

A B C

1 書誌ID タイトル

著者名

2 40001 情報術 福田, 博同

3

列=フィールド

行=レコード

A B C

1 所蔵ID 書誌ID 配架記号

2 50001 40001 007.65-F38

3

図書書誌ファイル

例：図書所蔵ファイル

DBMS

データストレージ

コンピュータ

スキーマ情報

例：検索アプリ

スキーマ=データ構造

検索, 表示 スキーマ情報

DBMSの利点

• データとDBMSの分離によるメリット（保守が容易）

• データの一元管理

• データの機密性・安全性確保

• DBMSで一貫性（整合性）保持

• データを共有できる

• 様々なデータを関連付けて格納できる

• 複数データアクセスを同時処理可能

• 処理に高度な知識が必要 →

エクセルの欠点・利点

A B C

1 固有番号

タイトル 著者名

2

3 列=フィールド

行=レコード

• データベースソフトでない：複数人同時利用できない→共有ブック設定で若干解決

• データの一元管理ができない→ XML出力やAccess併用で解決

• １シート上限100万レコード→ ブック分割個人使用では問題ない

↑ これらの欠点はあるが、使い勝手が良すぎる • 縦横の表形式で表現→ データベース仕組み理解

• マクロ（複数手順をショートカット）でプログラム理解

• VBAで複雑なプログラムを書ける→ プログラム教育に役立つ

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フォルダ作成(実習)

データ保存のためフォルダ作成

方法(実習)

• ウィンドウズキー+Dキーでデスクトップに行く

• Ctrl + Shift + Nキー または

• (右クリック→新規作成→フォルダ）

• そのまま名前を入れる

• 例：「h初めてのPC」

• 最初にアルファベットを入れると便利

• では試してください

画面切り替えはAlt + Tabキー エクセルの起動 Windows XP編

• マウスで操作は図を参照。次の手順は→で示します。

• ショートカットキー操作

• スタートボタン→ Pキー Mキー複数回でMicrosoft Office選択→

エンドキー（右矢印）→ PgDnキー（下矢印）でMicrosoft Excel選

択→ Enterキー

エクセルの起動 Windows 7以降編

• マウスで操作は図を参照

• ショートカットキー操作

• スタートボタン→ Eキー → PgDnキーでMicrosoft Excel選択→

エンターキー

エクセル2010初期画面→シート名変更

新規ブックが開かれます。

Sheet1の名前を右クリックして変更します。

ショートカットキーはAlt, O, H, R

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シート名変更→ シート移動

Sheet1の名前をヘルプに変更します。

次に、Ctrl + PageDownキーでSheet2に移動し、

Alt, O, H, Rで“典拠”とSheet2を変更しましょう。

シート┌ヘルプ┐→ 見出し記入

1. シートヘルプのA1セルにIDと入れる

2. 右矢印キー（Endキー）でB1セルに移動し

3. 「項目(質問等」と入れる

「折り返し」ヘルプ

早速, セル内折り返し表示のヘルプを書きましょう。

• A2セルに移動→ 70001と入れる→ 右矢印→ B2セルにいく

• 折り返し表示と入れる→ Ctrl+スペースバーでB列全体が選択される

• Ctrl+1キー → 「セルの書式設定」が出る→

• 右矢印で配置に移動→ Alt+Wで折り返し全体表示チェック→エンター

「折り返し」ヘルプ 2

では、C2セルへ移動し、今行った手順を書いてから、

C2セルも折り返してみましょう

D1セルに利用場面, E1セルに典拠1と入れましょう

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ハイパーリンクヘルプ

Excelのシート“典拠”に移動し(Ctrl + PageDown) →

A1セルにID, B1セルにタイトル,C1セルに著作者等, D1セルにアドレスを入れ

A2セルに40001, B2にユーザビリティ, C2セルに福田, 博同, D2セルに移動し、Ctrl+Kキー（右クリック→ハイパーリンク）でハイパーリンクの挿入画面が出ます。ブラウザを立ち上げ、Googleへ行き、artnavi1で検索しよう

ハイパーリンクヘルプ

ユーザビリティが出ます。これが教材です。

アドレスをコピーし、エクセルのハイパーリンクへ貼り付けます。

一連の手順は次の通り。ブラウザにいる時です。

Alt+D（アドレス反転）, Ctrl+C（コピー）, Alt+Tab(画面切り替え), Excelで手を離す。アドレスが反転しているのでCtrl+V(貼付け）→Enterキーで確定。

ハイパーリンクヘルプ

次に, このドキュメント内のハイパーリンクを覚えましょう。

シートヘルプにつぎのように書きます。A3セルに70002, B3セルに「Excelのショートカットはどうすれば？」。

【Google】で「Excel △ショートカットキー」と検索し、Microsoftを選びます。ハイパーリンクをしておきましょう。 （注：△はスペースの意味）

ハイパーリンクヘルプ

できましたね？

次は、このシート“典拠”のD3セルがリンク先、と記憶しておき、

シートヘルプに移動→ E3セルをCtrl+Kで「ハイパーリンクの挿入」→

このドキュメント内を選択します。

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ハイパーリンクヘルプ

セルをCtrl+Kで「ハイパーリンクの挿入」→

このドキュメント内（Alt + A)を選択→

またはドキュメント内の場所(Alt + C)を選択→“典拠”(PgDnで) 選択→

セル参照を入力してください(Alt + E)を選択し、D3と入れる→ Enterで確定

ハイパーリンクヘルプ

これで、ドキュメント内のハイパーリンクや外部ファイルのハイパーリンク

ができました。 おめでとう！

シートヘルプのE3セルをクリックすると、シート“典拠”のD3セルに飛び、

それをクリックするとWebページに行きます（すばらしい）

では、なぜ直接Webページにしないのでしょうか？ 考えてみましょう

ハイパーリンクヘルプ

では、宿題です

シートヘルプに「はじめての情報探索はどうしますか？」の自問自答ヘ

ルプを作成し、引用した典拠を必要なだけ作り、

シート“典拠”にサイトの解説とアドレスを書き、

それぞれをハイパーリンクしなさい