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Venezuela actualmente vive un ambiente inflacionario, altas tasas
de interés; un sistema político que cada día es más inadecuado por las
malas políticas implementadas por el gobierno, y la administración de los
recursos por parte de sus gobernantes que conlleva a la crisis
económica en altos niveles; presenta cambios eventuales en los
precios del barril del petróleo que han influido negativamente en el
presupuesto nacional (disminución del gasto público); disparidad en el
mercado cambiario donde la moneda norteamericana (dólar)
aumenta su valor real, mientras que el bolívar lleva un proceso de
devaluación incontrolado.
Aunada a esta situación están los niveles de incertidumbre que
viven los empresarios Venezolanos, y la negativa de los empresarios
Extranjeros a invertir en el país. En función de está situación, el autor
Mendoza Mendoza hace referencia (1991, Pág. 319),(1991, Pág. 319), que en Venezuela se
han adoptado un conjunto de medidas económicas para transformar
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la crísis que atraviesa el país en un proceso de crecimiento sostenido
donde exista estabilidad de precios, baja inflación, políticas de
mercado y competencia internacional de acuerdo a las ventajas
comparativas que se tiene para la inversión extranjera, estas medidas
son la eliminación de restricción legales y la existencia de estrategias de
desarrollo tales como:
1. Bajos costos de la energía.
2. Abundantes e inexplotados recursos minerales y agrícolas.
3. Una importante plana gerencial y 32 años de un consolidado
régimen democrático.
A estas estrategias se le anexan ventajas como la situación
geográfica y un clima privilegiado dependiendo de la región del país.
Siendo las organizaciones vistas como un sistema, que inmersa en las
medidas tales como: La eliminación de restricción legal y la existencia de
estrategias de desarrollo. En ellas sus componentes como:
Mercadotecnia, Manufactura, Ventas, Investigación, Embarques,
Contabilidad y Personal, trabajan juntos para crear utilidades que
beneficien tanto a los empleados como a los accionistas de la
compañía así como generar procesos que hagan frente a la situación
económica del país. Cada uno de estos
componentes conforma a su vez un sistema como el de producción, el
de ventas, facturación y administración, cobranza y finanzas, entre
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otros, los cuales están conformado por subsistemas, dentro de este
sistema de cobranzas se encuentra: análisis de las cobranzas, control
de los gastos de cobranzas, actualización de los saldos, entre otros.
Todos los sistemas emplean un modelo de control básico
consistente en: Un standard para lograr un desempeño aceptable, Un
método para medir el desempeño actual, Un medio para comparar el
desempeño actual contra el standard, Un modelo de retroalimentación.
Igualmente traen consigo un sistema de información bien sea
administrativo o contable.
Según Catacora (1996. Pág. 31).Según Catacora (1996. Pág. 31). La finalidad del sistema
de
información contable, como la de cualquier otro sistema dentro de
una organización, es procesar entradas, mantener archivos de datos
relacionados con la organización y producir información, reportes u
otras salidas.
De esta manera los sistemas de información contables pueden
tener aplicaciones en cobranzas, ventas, producción, compras, entre
otros, dando soportes a los demás sistemas de la organización, en
otras palabras los sistemas de información contable, son alianzas
de varios programas con el objeto de
ejecutar operaciones y obtener un resultado especifico a un
problema previamente definido.
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Dentro del sistema de cobranza visto como un
sistema administrativo - contable se encuentran la cuentas por
cobrar, estas son consecuencia de las ventas de cada día,
forman parte del área principal de las operaciones de negocio.
Es importante resaltar que las cuentas por cobrar se
producen cuando un negocio, o una persona, vende bienes o
servicios a un segundo negocio, o una persona, a crédito. Siendo una
partida por cobrar el derecho que tiene el vendedor sobre el
comprador por el importe de la operación; también existen
otras cuentas por cobrar, pero estas son una categoría mixta que
incluye préstamos a empleados y a compañías independientes.
Según Horngren & Harrisón (1995. Pág.87)Según Horngren & Harrisón (1995. Pág.87) , El
vender a crédito ocasiona al mismo tiempo un beneficio y un costo. Al
aumentar las ventas aumentan también los ingresos y las utilidades.
Los créditos son incrementados debido a que algunos de estos
clientes no pagan al vendedor, es por esto que las acciones son
denominadas gastos por cuentas incobrables, gastos por cuentas
dudosas o gastos por cuenta malas. La importancia de estas
cuentas varían de una compañía a otra. Dependiendo de los riesgos
de los créditos que los gerentes están dispuestos a aceptar. Para
una empresa que vende a crédito, el gasto incobrable forma parte
de las actividades que realiza el negocio, igual que los sueldos, el
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gasto de cuentas incobrables es un gasto de operación el cual se
debe medir, registrar y presentar. Todos estos forman parte un
sistema de cobranzas el cual permite controlar el proceso a través
del registro y mantenimiento de las cuentas por cobrar;
dentro de este sistema se encuentran las principales funciones, tales
como:
Registrar las cuentas por cobrar bajo diferentes condiciones
de cobro, intereses o formas de financiamiento.
Registrar las cancelaciones parciales o totales.
Calcular las comisiones a vendedores.
El sistema de cobranza suministra en forma resumida las
operaciones que de alguna manera tiene impacto con los
estados financieros, conciliaciones bancarias, ajustes por inflación,
reexpresiones, o dicho de otra forma, aquellas operaciones que sean
medibles de alguna manera en términos monetarios.
Actualmente en las organizaciones se produce un aumento de la
demanda donde se le ofrece al cliente plazos oportunos para la
cancelación, de igual modo le ofrece al cliente una gama de beneficios
debido a que podrá comprar hoy en el mercado a un precio que
mañana no será el mismo, obteniendo una ganancia no reflejada, en
efecto producida por una economía en inflación, donde el valor real del
dinero se reduce al pasar el tiempo.
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Para ciertas empresas el otorgamiento de crédito no es del
todo alentadora, ya que posee una gran desventaja al esperar el pago
para fechas posteriores sin poder obtener oportunamente el efectivo de
manera inmediata, situación que puede afectar próximamente su liquidez
y debe verse en la obligación de desembolsar aún más en gastos
adicionales.
Las cuentas por cobrar están presentes en las empresas de
producción, comerciales o que presten un servicio a crédito, que es el
caso de TURBINAS SOLAR DE VENEZUELA la cual es una Filial de
SOLAR TURBINAS INC ubicada en SAN DIEGO CALIFORNIA, ésta a su
vez es una filial de Cater pillar.
Turbinas Solar de Venezuela se dedica a la construcción y servicios
de Turbinas a gas de mediano rango, estas turbinas son utilizadas para
extracción de petróleo, generación de electricidad y otras aplicaciones.
Básicamente esta empresa realiza trabajos por contratos con
empresas del sector petrolero como PDVSA, LA SHELL entre otras, y
realiza trabajos con empresas que requieran algunos de sus
servicios.
Actualmente Turbinas Solar de Venezuela tiene un contrato con
la empresa Benton (la cual es subsidiaria de Benton Oil & Gas) para la
instalación y servicios de una planta generadora de electricidad, dicho
contrato tendrá una duración de cinco años. El sistema implementado
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por Turbinas Solar de Venezuela para el cobro de los servicios que
prestan a BENTON se basa en el reembolso, estos son gastos que
Turbinas Solar de Venezuela realiza a Benton por costos incurridos que
no fueron establecidos en el contrato, siendo estas canceladas por
Benton a Turbinas Solar de Venezuela para la ejecución del proyecto,
incluyendo:
Gastos por nómina de Turbinas Solar de Venezuela a dicho
proyecto.
Alquiler de vehículo, vivienda, seguros, gastos médicos, teléfono.
Todos estos gastos se reúnen a fin de mes y se envían con
las facturas y soportes originales de cada uno de los gastos a
Benton la cual reintegra a través de un deposito en la cuenta Bancaria de
Turbinas Solar de Venezuela, el monto de las facturas que esta emite por
concepto de estos gastos.
Además de esto Turbina Solar de Venezuela cobra una cantidad fija
a BENTON por concepto de manejo del proyecto y un porcentaje sobre
los gastos reembolsables. La casa Matriz, es decir, SOLAR TURBINAS INC
basada en su filosofía gerencial considera que es más apropiado
establecer un sistema diferente de cobro donde se estimen los costos
totales y se cobre una cantidad total fija, proponiendo el diseño de un
sistema de cobranza. El sistema que se aplica actualmente presenta
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ciertas desventajas las cuales afectan las operaciones de la empresa,
entre estas se puede mencionar:
1. - El desconocimiento de los saldos actuales de las cuentas por
cobrar a BENTON, ya que existe una cantidad significativa de egresos que
deben ser reembolsados. Frecuentemente no se tiene conocimiento preciso
de la cantidad de dinero que BENTON adeuda a TURBINAS SOLAR DE
VENEZUELA por este concepto.
Esto afecta directamente las cuentas por cobrar de la empresa y
trae como consecuencia el retardo de facturación, variación en la liquidez
de la empresa, y afecta las cuentas por pagar que TURBINAS SOLAR DE
VENEZUELA tiene con su casa matríz SOLAR TURBINAS, ya que en este
proyecto las cuentas por cobrar y por pagar de Turbinas solar están
relacionadas, esto evidencia una falta en el aprovechamiento de los
recursos y refleja que Turbinas Solar de Venezuela no implementa el
debido sistema de crédito y cobranza.
2.- En el momento de determinar el monto de las retenciones
efectuadas durante determinado periodo y el pago del impuesto al
valor agregado (IVA.) se presentan errores en las cantidades a
declarar, como consecuencia en el cierre de las cuentas por cobrar
se encuentran debilidades que pueden ser solventadas aplicando
políticas de cobranzas más estricta al momento de realizar contratos con
los diferentes clientes de la empresa.
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3. - También se puede observar que los ingresos son difíciles de
determinar por los mismos problemas que presentan en las facturaciones
vencidas que no son cobradas por la falta de políticas implementadas en
el sistema de cobranzas y que trae como consecuencia un proceso
retrazado en la determinación de la
utilidad y cierre del ejercicio económico. Por esto se propone el diseño de
un sistema de cobranza, que Incluya normas políticas y
procedimientos para que ayuden a solventar la problemática presentada.
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2222 .... 1111 .... OOOO BBBB JJJJ EEEE TTTT IIII VVVV OOOO GGGG EEEE NNNN EEEE RRRR AAAA LLLL
Diseñar un Sistema de Cobranza para el Proyecto Uracoa entre Turbinas
Solar de Venezuela y Benton Vinccler.
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Diagnosticar la situación actual del sistema de cobranza del
proyecto URACOA.
Identificar las políticas de cobranzas actuales que posee la
empresa TURBINA SOLAR DE VENEZUELA.
Determinar los sistemas Contables - Administrativos del
proyecto URACOA.
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Determinar los niveles de solvencia de TURBINA SOLAR DE
VENEZUELA.
Elaborar normas políticas y procedimientos del sistema de
cobro para el proyecto URACOA.
Elaborar el flujo de información del sistema de cobranza del
proyecto URACOA.
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La presente investigación posee una importancia relevante,
puesto que aportará a la empresa grandes beneficios, ya que se
diseñará un sistema para el departamento de cobranza con el
propósito de beneficiar a todos y cada uno de los miembros de la
organización, este sistema va a permitir saber en cuanto tiempo puede
la empresa recuperar el pago efectivo de manera oportuna y en el
tiempo establecido, esto a su vez suministra resultados de
liquidez positiva que permitirán las operaciones continuas dentro de
la misma.
Desde el punto de vista practico, este sistema proporciona
Una información clara, precisa y confiable al estudiar minuciosamente a
las personas que sirvan como clientes, quienes responsablemente se
comprometerán y se beneficiaran mutuamente; de igual modo este
sistema permitirá mantener un contacto directo con los clientes en lo
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relativo al cobro de facturación por ventas publicitarias, notificación
directa entre los departamentos del área de finanzas de la empresa
de la situación de las cuentas, así como también a los clientes con la
relación a las cuentas pendientes por cobro.
Todos estos beneficios refuerzan las bases productivas de
la empresa, lo que se traduce en una actividad constante, reflejando
una mayor demanda y la supervivencia en el medio
Competitivo.
Es por eso que los sistemas de información y cobranzas
están presentes en todas las empresas de producción
y servicio, siendo imprescindibles dentro de la administración, y dando
a conocer los lineamientos, fundamentos, estructura organizacional,
políticas, entre otros; sirviendo como base para cualquier
requerimiento que se puede hacer a la misma.
Un sistema de cobranzas, es fundamental para los ingresos
que cualquier empresa pueda tener, esto se traduce en beneficios como:
Liquidez, Solvencia. Para una organización comercial o de servicio,
Diseñar e implementar un sistema de cobranza apropiado y conveniente
que haga rentable la actividad que la empresa realiza, contribuye a
simplificar el trabajo, solventar cualquier posible desperfecto en
dichos sistemas, y de esa manera tener acceso a las demás actividades
que la empresa realiza.
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4444 .... DDDD EEEE LLLL IIII MMMM IIII TTTT AAAA CCCC IIII OOOO NNNN DDDD EEEE LLLL AAAA IIII NNNN VVVV EEEE SSSS TTTT IIII GGGG AAAA CCCC IIII ÓÓÓÓ NNNN ....
La investigación se llevó a cabo en el área contable
financiera, específicamente en el área de cobranzas de la compañía
TURBINAS SOLAR DE VENEZUELA, C.A. ubicada en el C.C. Boulevard Boulevard
Delicias local 117, Maracaibo. Edo Delicias local 117, Maracaibo. Edo -- Zulia, enZulia, en
un periodo comprendido de Marzo del 2000 a Enero del un periodo comprendido de Marzo del 2000 a Enero del
2001.2001.
