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ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D. C.SECRETARÍA GENERAL
Alcalde MayorSamuel Moreno Rojas
Secretario General Yuri Chillán Reyes
Subsecretaria General Beatríz Helena Hincapié Molina
Directora Gestión Corporativa Dolly Arias Casas
Jefe Oficina Asesora de PlaneaciónClara Yolanda Bohórquez Mora
ElaboraciónEquipo Sistema Integrado de Gestión
Coordinadora Sistema Integrado de Gestión Lucy Divanelly Muñoz Rodríguez
Denis Aleida Parra SuárezAlba Lucía Carrillo SalinasSandra Patricia Ortiz BarreraClaudia S. Guerrero Pinzón Yenny Milena Villamil Guerrero Katherine Guerrero PompeyDolly Johana Velandia Silva German Ricardo Parra TiqueJosé Reinaldo Contreras DiagoFlor Mireya Gómez Clavijo
Diseño y diagramación Andrés Muñoz FloriánFrancisco Yañez Montealegre Claudia S. Guerrero Pinzón
2011
Secretaría General
2210111-OT-009 Versión 01
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Secretaría General
Nuestra Historia 4Estructura Orgánica 5Fundamentos Institucionales 6Sistema Integrado de Gestión 9Normas expedidas sobre herramientas actuales de gestión 10Componentes del Sistema Integrado de Gestión 11Equipo de trabajo 12Conformación del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión 14Alta Dirección 15Fases del Sistema Integrado de Gestión 17Ventajas 18Beneficios de implementación 19Sistema de Gestión de Calidad 20Modelo del Sistema de Gestión de Calidad basado en procesos 22Política y principios de calidad 23Certificación de procesos 24Nuestros procesos 26¿Qué es un mapa de procesos? 27¿Qué es la caracterización? 28¿Cómo medir los procesos? 29Nuestros documentos 30¿Qué tipo de documento tenemos? 31¿Qué es un manual de calidad? 32Procedimientos básicos Norma NTCGP 1000:2009 33Control producto y/o servicio No Conforme 35Acciones preventivas correctivas y de mejora 36Auditorias 37MECI 38Estructura MECI 39Control Interno 40Normograma 41Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información 42 Sistema de Gestión Documental y Archivo 44Sistema de Gestión Ambiental 48Base normativa 49Sistema de Desarrollo Administrativo 50
Tabla de Contenido
Página
4
La creación de la Entidad obedeció a la formali-zación del cumplimiento de funciones de apoyo requeridas por el gobierno de la ciudad que ve-nían siendo ejecutadas desde antaño por perso-nal adscrito a la oficina del Alcalde.
La denominación de Secretario General fue de-finida jurídicamente mediante el Acuerdo 6 de 1966, que adoptó un cambio de nombre, pasando de “Secretario de la Alcaldía a Secretario General de la Alcaldía y de la Junta Asesora y de Con-tratos”, estableciéndose de esta manera el cargo y sus funciones. Posteriormente, fue expedido el Decreto Ley 3133 de 1968 con el cual se reformó la organización administrativa del Distrito Especial de Bogotá. En uno de cuyos artículos se determi-nó la creación de la Secretaría General.
Los primeros 10 años de la Secretaría General marcan un perfil administrativo con acento en el desempeño de asuntos laborales, característica que puede apreciarse claramente en la expedi-ción del Decreto 569 de marzo 24 de 1974.
El contexto jurídico de esta reestructuración es el Acuerdo No. 1 de 1974 sobre “Plan General de Desarrollo Integral para el Distrito Especial de Bo-gotá”, en su artículo 24 se faculta al Alcalde para reorganizar la planta de personal de las distintas dependencias y modificar la estructura de la Admi-nistración Central con el fin de ordenar, coordinar y vigilar la ejecución de los planes y programas de desarrollo. Así, con el Decreto del Alcalde el No. 275 de marzo 13 de 1980 sobre la planta de per-sonal, la Secretaría General presenta un grupo de trabajo compuesto por ochenta personas. En los años ochenta la oficina de la Secretaría General no presenta cambios considerables en su estruc-tura.
Entre 1995 y el 2002 se llevan a cabo numero-sos cambios administrativos, entre ellos están: el Decreto 066 de 1996, la Resolución 1156 de 1997, el Decreto 1083 de 1997, el Decreto 1103 de 1997, entre otros.
En este contexto de reformas y cambios se expide el Decreto 331 de septiembre 30 de 2003 por el cual se adopta una nueva es-tructura interna de la Secretaría General, la misión de la institución se renueva a la luz de estos criterios políticos y sociales y se es-tablece que corresponde a la Secretaría for-mular las políticas para el fortalecimiento de la función administrativa y de los organismos y entidades distritales, a través del diseño e implementación de instrumentos de coordi-nación y gestión, el mejoramiento del servicio al ciudadano, la promoción del desarrollo ins-titucional, la orientación de la gestión jurídi-ca del Distrito y la protección de los recursos documentales y obviamente asistir al Alcal-de Mayor en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales, legales y prestarle el apoyo administrativo.
La Secretaría General fue reestructurada con motivo de la Reforma Administrativa de Bo-gotá promulgada por medio del Acuerdo 257 de 2006 e implementada en la Secretaría Ge-neral a través del Decreto 267 de 2007, con el cual la Secretaría queda dotada con una Subsecretaría, y una Dirección Corporativa y con cinco Direcciones Distritales que atende-rán los temas relacionados con el servicio al ciudadano, el desarrollo institucional, el jurí-dico, el patrimonial documental y los asuntos disciplinarios.Fuente: Informe de Gestión Oficina Asesora de Planeación 2008
Nuestra Historia
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Secretaría GeneralNuestra entidad pertenece al Sector Gestión Pública el cual está con-formado por la Secretaría General y el Departamento Administrativo del Servicio Civil - DASC
Decretos 267/07, 163/08 y 502/09
Estructura OrgánicaSecretaría General
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Fundamentos Institucionales
Misión
Visión
La Secretaría General asesora y asiste al Alcalde Mayor en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, formula políticas para el fortalecimiento de la función administrativa y la articulación de las entidades distritales, diseña instrumentos efectivos de coordinación y de gestión en el Distrito Capital para el mejoramiento continuo del servicio al ciudadano, la promoción del desarrollo institucional, la orientación de la gestión jurídica y judicial, la gestión disciplinaria interna, la gestión documental integral y la promoción, cooperación e internacionalización de Bogotá, apoyada en nuevas tecnologías de la información y de comunicaciones, con un equipo humano idóneo y con vocación de servicio a la comunidad.
La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, res-ponderá a los desafíos de la ciudad del futuro, consolidando el liderazgo en la gestión pública distrital, caracterizada por la excelencia y la efectividad requeridas, para materializar los prin-cipios del estado social de derecho y alcanzando los más al-tos estándares de satisfacción ciudadana, siendo modelo para América Latina y el mundo.
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Secretaría General
1. La Secretaría General se compromete a ser un gerente y asociado estratégico en la gestión pública del Distrito.
2. Se buscará permanentemente la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios o beneficiarios.
3. Se creará una cultura de co-responsabilidad pública y de servicio al usuario y el ciudadano a través de la prestación del servicio de forma ética, transparente, humana y con celeridad.
Como complemento a las políticas institucionales, se identificaron cinco propósitos que son fundamentales para el equipo de la Secretaría Ge-neral:
1. Trabajar con lealtad, compromiso y transparencia.2. Renovar la pasión por el trabajo.3. Responsabilidad compartida y trabajo en equipo, será un propósito
común.4. Innovación y cambio.5. Volar alto, mirar lejos; visión global y obtener resultados.
La gestión institucional se enmarca en las siguientes políticas generales.
No obstante, existen políticas en la Secretaría General de carácter
específico, con el fin de atender la diferente normatividad que se aplica
en la entidad.
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Los valores son principios que nos permiten orientar nuestro comportamiento en función de realizarnos como personas. Son creencias fundamentales que nos ayudan a preferir, apreciar y elegir unas cosas en lugar de otras, o un comportamiento en lugar de otro. También son fuente de satisfacción y plenitud.
La Alcaldía se ha propuesto dotar de un marco de referencia común a todas las entidades, a fin de convertir la ética en una dimensión cultural inherente a la gestión pública. En este sen-tido, el Ideario Ético pretende servir para estimular y promover conductas éticas entre los servidores y las servidoras distritales, elevar la capacidad institucional para el juicio y las decisiones éticas, y, como consecuencia de todo ello, contribuir de manera efectiva a la construcción de una ciudad mucho más humana.
Los valores del Ideario Ético guían la gestión de la Secretaría General, aprobados por el Acuerdo 244 de 2006, reglamentado por el Decreto Distrital 168 de 2008:
• Solidaridad• Equidad• Respeto• Vocación de servicio• Probidad• Trabajo en equipo• Responsabilidad compartida
Valores Eticos
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Secretaría General
Conjunto articulado de herramientas de gestión -Sis-temas de Gestión de Calidad, de Control Interno, de Desarrollo Administrativo, de Gestión Documental y Archivo, Sistema de Seguridad en la Información y de Gestión Ambiental- que permiten a la Secretaría General, el logro de sus objetivos institucionales, el cumplimiento de los fines esenciales del Estado y el mejoramiento de la calidad y servicios a cargo de la entidad.
Sistema Integradode Gestión
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Normas expedidas sobreherramientas actuales de gestión
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE GESTIÓNDE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTALDE ARCHIVO
SISTEMA DE DESARROLLOADMINISTRATIVOSISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
• Ley 872 de 2003• Decreto 4110 de 2004• Acuerdo 122 de 2004• Decreto 387 de 2004• Directiva 004 de 2005• Decreto 4485 de 2009-Actualización de la Norma
NTCGP:1000 a versión 2009• Directiva 003 de 2008 (certificación)• Directiva 003 de 2009 (Plan de Trabajo Distrital
2009-2011)• Resolución 290 de 2009-Comité Sistema
Integrado de Gestión y Equipos de Trabajo
• Ley 87 de 1993• Decreto 1599 de 2005• Circular 003-2005 -DAFP• Circular Conjunta Secretaría General y Veeduría
Distrital 018 de 2006
• Acuerdo 57 de 2002• Directiva 05 de 2005• NTC-ISO/IEC: 27001• Resolución No. 353 de 2007• Directiva No. 042 de 2007 • Resolución No. 305 de 2008• Resolución No. 226 de 2010
• Acuerdo 11 de 1996• Ley 594 de 2000 • Decreto 173 de 2004• Resolución 410 de 2004 • Decreto 475 de 2006 • Decreto 514 de 2006
• Ley 489 de 1998• Ley 909 de 2004• Decreto 3622 de 2005• Decreto 1227 de 2005, Artículo 106 - Gerencia Pública• Circular No. 11 de 28 de 2005-DASCD-
Concepto Acuerdos Gestión
• Ley 99 de 1993• Directiva 07 de 2005• Decreto 456 de 2008 - Plan de Gestión
Ambiental • Decreto Distrital 243 de 2009 – Gestor
Ambiental• Resolución 215 de 2010-Comité Técnico Gestión
Ambiental de la Secretaría General• Resolución 083 de 2010 -Gestor Ambiental de la
Secretaría General
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Secretaría General
GestiónDocumental y Archivo
Desarrollo Administrativo
Seguridad de la Información
Gestión de la Calidad
ControlInterno
Gestión Ambiental
SATISFACCIÓN DE NECESIDADESY/O SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
SISTEMA DE GESTIÓNDE CALIDAD
SISTEMA DE CONTROLINTERNO (MECI)
SISTEMA DE DESARROLLOADMINISTRATIVO
SISTEMA DE GESTIÓNAMBIENTAL
ComponentesSistema Integrado de Gestión
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Equipos de trabajo
La responsabilidad del Sistema Integrado de Gestión está en cabeza del Secretario Gene-ral, quien se apoya en el (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación como Representante de la Alta Dirección. Mediante Resolución No. 290 de septiembre 4 de 2009 se conformaron tres (3) equipos de trabajo institucional: Equipo Directivo, Equipo Operativo y Equipo Evaluador, estableciéndo-se sus roles y responsabilidades en el diseño, implementación, evaluación, mejora y soste-nibilidad del Sistema Integrado de Gestión.
De acuerdo con el Artículo 8 de la Resolución 290 de 2009, está conformado por los servidores pú-blicos del nivel Directivo de la Secretaría Gene-ral y el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.El Equipo Directivo actúa como Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión, en el cual se integra y fusiona el Comité de Coordinación de Control Interno, el Comité del Sistema de Ges-tión de Calidad, el Comité de Coordinación del Plan Institucional de Gestión Ambiental, el Co-mité de Seguridad de la Información y, el Comi-té de Archivo, que fueron establecidos median-te las Resoluciones No. 201 de 1994, 096 de 1998, 078 de 1999, 314 de 2005, 370 de 2005, 353 de 2007 y 410 de 2004, respectivamente.
El Equipo Evaluador está conformado por el (la) Jefe y los servidores públicos de la Oficina de Control Interno. Este equipo llevará a cabo la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, imple-mentación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Ges-tión y se apoyará en los Audi-tores de Calidad de la Secre-taría General, cuando así lo requiera.
El Equipo Operativo está con-formado por representantes de las distintas dependencias y disciplinas académicas que conforman la Secretaría Ge-neral y la Secretaría Privada, quienes serán delegados por los responsables de proceso por escrito, para atender lo referente a los diferentes sis-temas que se integran; estos representantes se denomina-ran Gestores del Sistema In-tegrado de Gestión.
EqUIPODIRECTIVO
EqUIPOEVALUADOR
EqUIPOOPERAtIvO
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Secretaría General
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Secretaría General
Alta Dirección
Responsable delSistema Integrado de Gestión
Secretario(a) General
Representante de la Alta DirecciónJefe Oficina Asesora de Planeación
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Alta Dirección
El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, como representante de la Alta Dirección para el desa-rrollo e implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión debe cumplir con los siguientes roles y responsabilidades:
1. Ser el soporte principal del Secretario General para el impulso, construcción, consolidación, mejo-ramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.
2. Formular, orientar, dirigir y coordinar cada una de las etapas del proyecto de diseño, desarrollo, implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General atendiendo las normas aplicables a cada subsistema.
3. Asegurar que se establezcan, implanten y mantengan los procesos necesarios para la implemen-tación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.
4. Someter a consideración del Comité del Sistema Integrado de Gestión, para su aprobación, pro-puestas de diseño, desarrollo, implementación, desempeño, mejora y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.
5. Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso las actividades que requiere realizar el Equipo Operativo de Gestores del Sistema Integrado de Gestión, en armonía y colabo-ración con los servidores de dichas áreas.
6. Informar al Equipo Directivo sobre la planificación y avances del proyecto de diseño, desarrollo, implementación mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.
7. Coordinar y dirigir las actividades del Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión.8. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas
de los usuarios, destinatarios o beneficiarios de los productos (bienes y/o servicios) en todos los niveles de la entidad.
9. Representar a la Secretaría General frente a organismos externos en los asuntos relativos al Sis-tema Integrado de Gestión.
10. Convocar las reuniones del Comité del Sistema Integrado de Gestión, a través de memorando y/o correo electrónico.
11. Ejercer la Secretaría Técnica del Comité del Sistema Integrado de Gestión.
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Secretaría General
FasesSistema Integrado de Gestión
En la Secretaría General se identificaron las siguientes etapas dentro de las cuales se enmarcan las actividades mas importantes para el Sistema Integrado de Gestión.
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• LaSecretaríaGeneral a travésdelSISTEMA INTEGRADODEGESTIÓN “LoMejordeMiparaTodos”,encontróunaformaeficazyeficienteparaimplementarlasdirectricesdelGobiernoNacionalenloqueserefierealasnuevasherramientasdegestión.
• Esta formadedesarrollare implementar lasherramientasdegestiónhageneradomayor coordinaciónymenosdesgasteparalaSecretaríaGeneral,porquesehanaprovechadolosrecursos;porejemplo,noseconstituyeronequiposdetrabajoparacadasistemaporaparte,sinoquesetrabajóconunasolaestructuraorganizativa.
• SehalogradouncambioculturalenlaSecretaríaGeneralalpasardeprocesosyprocedimientosenpapelaunmayorcontrolsobreladocumentacióndelaentidad,lacualseencuentraestandarizada,concontroldeversionesydisponiblesenlaIntranet.
• Atravésdeloseventosdesensibilizaciónsehalogradoademásdeunagrancobertura,unamayorapropiacióndelasherramientasdegestiónquecomponenelSistemaIntegradodeGestión,contandoconexcelenteasistenciaacadaevento,generandomayorcompromisoenlosservidoresdelaentidadquienessabenqueestasherramientasdegestiónsonelmedioparacumplirconlamisiónpropuestayalcanzarnuestravisióndeSerModelodeGestiónPúblicaIntegralenAméricaLatina
Ventajas
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Secretaría General
Beneficios de Implementación
• Enfoque basado en procesos (Organizar o estandarizar los procesos o datos internos)
• Permite la parametrización
• Flujo eficiente de la información: - Entrada de información clasificada - Funcionalidad para interactuar con otras dependencias y procesos - Proporciona herramientas para consulta - Archivo confiable de la información - Fortalece el Autocontrol
• Facilita que todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de la política y objetivos de calidad
• Define y aplica medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir desviaciones
• Mejora el servicio y atención al usuario, destinatario o beneficiario
• Mejora la rentabilidad de la entidad en cuanto a la administración de sus dependencias
• Garantiza la estructura para el control a la estrategia, a la gestión y a la evaluación.
• Evita la duplicidad de acciones y desgaste administrativo
• Permite unificar criterios
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Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfac-ción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades.
Está enmarcado en los planes es-tratégicos y de desarrollo de tales entidades.
Sistema Gestión de la Calidad
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Secretaría General
¿Qué es calidad?
¿Qué es un requisito?
¿Qué es un cliente?
¿Qué es certificado?
Grado en el que un conjunto de características inhe-rentes cumple con los requisitos.
Necesidad o expectativa establecida, general-mente implícita u obligatoria.
Los requisitos son de 4 clases: ClienteLegalesImplícitosOrganizacionales
Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.
NOTA: Para efectos de esta norma, y de con-formidad con la Ley 872 de 2003, el término cliente incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios.
El Decreto Nacional 2269 de 1993 “Por el cual se orga-niza el sistema nacional de normalización, certificación y metrología”, en su artículo 2º, literal k), define la certifica-ción como “el procedimiento mediante el cual una tercera parte da constancia por escrito o por medio de un sello de conformidad de que un producto, un proceso o un servicio cumple los requisitos especificados en el reglamento“
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Modelo de Sistema de Gestiónde Calidad basado en procesos.(Entradas y Salidas)
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Secretaría General
Política de CalidadLa Secretaría General declara que su gestión está dirigida:1. Al acercamiento de la Administración Distrital al ciudadano.2. Al liderazgo de la Gestión Jurídica Distrital.3. Al liderazgo de la Gestión Disciplinaria Interna en el Distrito.4. A la promoción del Desarrollo Institucional Distrital.5. La conservación de la memoria Institucional del Distrito Capital.6. Al Fortalecimiento de las Relaciones Internacionales de Bogotá D.C.
Consideramos que la calidad es uno de los aspectos claves para mantener nuestro li-derazgo en el Distrito Capital. Atendiendo a este compromiso establecemos la siguiente Política de Calidad:• El Ciudadano es nuestra razón de ser.• El respeto a las normas y el cumplimiento del Estado Social de Derecho son reconoci-
dos como una expresión de calidad.• Dirigiremos nuestro esfuerzo a la mejora continua de nuestro Sistema de Gestión de
Calidad con el fin de lograr una función pública efectiva, humana y moderna.• La Alta Dirección asignará los recursos necesarios para alcanzar los objetivos de calidad.
La implementación del Sistema de Gestión de Calidad es una herramienta importante en la realización de esta política y está basada en la norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008.
• Organización enfocada al cliente • Liderazgo • Participación activa de los servidores• Enfoque basado en los procesos• Enfoque del sistema para la gestión• Mejora continua• Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones• Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios• Coordinación, cooperación y articulación• Transparencia
Principios de Calidad
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ISO designa un conjunto de normas sobre calidad y gestión continua de calidad, establecidas por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO). Se pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad orientada a la produc-ción de bienes o servicios. Las normas recogen tanto el contenido mínimo como las guías y herramientas específicas de implantación, como los métodos de auditoría.
El ISO especifica la manera en que una organización opera, sus estándares de calidad, tiempos de entrega y niveles de servicio. Existen más de 20 elementos en los estándares de este ISO que se relacionan con la manera en que los sistemas operan.
Su implantación, aunque supone un duro trabajo, ofrece numerosas ventajas para las organizaciones, entre las que se cuentan con:
• Estandarizar las actividades del personal que labora dentro de la organización por medio de la documentación
• Incrementar la satisfacción del cliente• Medir y monitorear el desempeño de los procesos• Disminuir re-procesos• Incrementar la eficacia y/o eficiencia de la organización en el logro de sus obje-
tivos• Mejorar continuamente en los procesos, productos, eficacia, etc.• Reducir las incidencias de producción o prestación de servicios
La Secretaría General certificó sus procesos bajo las Normas NtCGP1000:2009 e ISO 9001:2008.
ISO
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Secretaría General
NTCGP: Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, 1000 el número que le correspondió y 2009 el año de la última actualización.
En esta Norma se establecen las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad.
¿A quien va dirigida?
A todas las entidades del poder público y otras entidades prestadoras de servicios.
¿Cuál es el propósito de la norma NtCGP 1000:2009?
Mejorar el desempeño de las entidades y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes.
NtCGP 1000: 2009
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Nuestros procesos
PROCESOSDE EVALUACIÓN
¿QUé ESUN PROCESO?
PROCESOSMISIONALES
PROCESOSESTRATéGICOS
PROCESOSDE APOYO
Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la me-jora de la eficacia y la eficiencia.
Conjunto de actividades mutuamente re-lacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
O de realización del producto o de la prestación del servicio: incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.
Incluyen procesos relativos al estableci-miento de estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección.
Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesa-rios en los procesos estratégicos, misiona-les y de medición, análisis y mejora.
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Secretaría General
¿qué es un Mapa de Procesos?
Es un diagrama que permite ver la interacción de los proce-sos de la entidad (estratégicos, misionales, operativos o de apoyo y de control).
El mapa de procesos ofrece una visión general del Sistema Integrado de Gestión. En el se representan los procesos que componen el sistema así como sus relaciones principales. Dichas relaciones o interacciones se indican mediante fle-chas que representan los flujos de información.
El mapa de procesos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá se puede consultar en la Intranet y en la Web de la entidad www.bogota.gov.co - Secretaría General link Sistema Integrado de Gestión.
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Determinar los atributos o características peculiares de alguien o de algo, de modo que claramente se distinga de los demás.
Caracterización de proceso: Documento en el cual se deter-minan las características o atributos de un proceso. (Objetivo, alcance, proveedores, entradas, actividades claves PHVA, sa-lidas, clientes, recursos, indicadores, riesgos, impactos am-bientales, recurso, documentos asociados al proceso)
Caracterizar
Caracterizaciónde proceso
¿Qué es la Caracterización?
I
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Secretaría General
Efectividad
Eficacia
Eficiencia
Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
Para el seguimiento y medición de los procesos se pueden emplear métodos como indicadores, encuestas, seguimiento al avance de los proyectos y cronogramas entre otros.
En la Secretaría General los indicadores de los procesos se pueden consultar en la Intranet, en las caracterizaciones de los procesos.
Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
¿Cómo medir los procesos?
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Nuestros Documentos
¿Qué es un documento?De acuerdo a la NTCGP 1000:2009 es información y su medio de soporte, el cual puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.
Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan “documentación”.¿Cuáles son los documentos requeridos por la Norma NTCGP 1000:2009?
• Control de documentos• Control de registros• Auditorias• Acciones Correctivas• Acciones preventivas• Control de producto no conforme
La documentación del Sistema de Gestión de Calidad debe incluir (Requisito 4.2.1 NTCGP 1000.2009):
• La política y objetivos de calidad.• El manual de calidad.• Los procedimientos y registros que pide la Norma NTCGP 1000:2009.• Y todos aquellos requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus
funciones.
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Secretaría General
¿Qué tipos de documentostenemos?
Pirá
mid
e Do
cum
enta
l
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Documento que describe y especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una entidad. (Numeral 3.35 de la Norma NTCGP 1000:2009)
Este debe incluir:
a) El alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, inclui-dos los detalles y la justificación de cualquier exclusión.
b) Los procedimientos documentados establecidos para el Sistema de Gestión de la Calidad, o referencia a los mis-mos, y
c) Una descripción de la interacción entre los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.
¿Qué es un Manual de Calidad?
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Secretaría General
Procedimientos básicosde la Norma NtCGP 1000:2009
Elaboración de documentos
2210111-PR-001
Control de documentos2210111-PR-002
Control de registros2210111-PR-003
Establecer las pautas para normalizar la presentación (plan-tilla) de los documentos y la codificación de los mismos de-sarrollados dentro del Sistema Integrado de Gestión en la Secretaria General, para asegurar que se presentan de una forma estándar y son identificados fácilmente.
Establece los parámetros que se deben aplicar para la ela-boración, modificación o anulación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, con el fin de ejercer control.
Establece los parámetros que se deben aplicar para la elaboración, modificación o anulación de los documentos del Sistema Integrado PROCEDIMIENTOS BÁSICOS ESTABLECIDOS POR LA ENTIDAD DE ACUERDO A LOS REQUISITOS DE LA NORMA NTCGP 1000:2009.
Procedimiento que define las pautas para la administración de los registros del Sistema Integrado de Gestión, con el fin de garantizar la disposición, conservación y legalidad de los mismos como evidencia de la conformidad con los requisitos y de la operación eficaz del Sistema Integrado de Gestión.
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¿Qué es un registro?
¿Cómo almacenamoslos registros?
Documento que presenta resultados obtenidos o propor-ciona evidencia de actividades ejecutadas.
Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para docu-mentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de ve-rificaciones acciones preventivas y acciones correctivas.En general los registros no se pueden modificar.
Los físicos en estantes o carpetas ubicados en nuestros archivos de gestión, en el archivo central o en el archivo histórico.
Los magnéticos definiendo rutas, carpetas o en backup. Así podemos recuperarlos fácilmente.
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Secretaría General
Procedimiento en donde se establecen las acciones para la identificación, documentación, control, clasificación y disposición del Producto y/o Servi-cio No Conforme y las No Conformidades para evitar que sea entregado al usuario o destinatario sin el cumplimiento de los requisitos especificados.
PRODUCtO Y/O SERvICIO: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.
NOTA: En esta Norma, el término “producto y/o servicio” se aplica única-mente a:a) El producto y/o servicio destinado a un cliente o solicitado por él, yb) Cualquier resultado previsto de los procesos de realización del produc-
to o prestación del servicio.
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad detec-tada.
NOTA 1: Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva.NOTA 2: Una corrección puede ser, por ejemplo, un reproceso o una re clasificación.
Control de Producto y/o Servicio No Conforme 2210111-PR-004
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Procedimiento que establece mecanismos para determinar las causas de las No Con-formidades reales o potenciales y determinar e implementar acciones correctivas o pre-ventivas, así como registrar los resultados y revisar la eficacia de las acciones tomadas para mitigar o eliminar el(los) problema(s) causado(s) o riesgos evidenciados.
ACCIÓN PREvENtIvA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.
NOTA 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.NOTA 2: La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para evitar que vuelva a producirse.
ACCIÓN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.
NOTA 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad.NOTA 2: La acción correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.NOtA 3: Existe diferencia entre corrección y acción correctiva.
MEjORA CONTINUA: Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capaci-dad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.
PLANIFICAREstablecer objetivos y procesos necesa-rios para conseguir resultados de acuer-do con los requisitos del cliente y las polí-ticas de la Secretaría General
VERIFICARRealizar el siguimien-to y la medición de los procesos y pro-ductos respecto a las políticas, objetivos y los requisitos para el producto e informar sobre resultados.
HACERImplementarlos procesos.
ACTUARTomar acciones para
mejorar continua-mente el desempeño
de los procesos.
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora 2210111-PR-005
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Secretaría General
Auditoría
Procedimiento de Auditorías 2210112-PR-006Proporciona una orientación y metodología para realizar las auditorías internas con el fin de verificar si el Sistema Integrado de Gestión se ha implementado adecuadamente, se mantiene actualizado y está conforme con las disposiciones establecidas (políticas, administrativas y legales entre otras) para asegurar el control del cumplimiento de las actividades al interior de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
Auditoría InternaProceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.
¿Qué es una Auditoría?Es el proceso para verificar el cumplimiento de los requisitos de nuestro Sistema de Gestión.
¿Qué son las evidencias de Auditoría?La información que demuestra que estamos cumpliendo con los requisitos.
¿En dónde encontramos los requisitos de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad?Los encontramos en la Norma NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, en las políticas, procedimientos y demás documentos internos.
¿Qué es el informe de Auditoría?Es un documento que se emite al término de la Auditoría y que describe las fortalezas, las oportunidades de mejora y las no conformidades del proceso auditado.
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Es el Modelo Estándar de Control Interno que permite el diseño, desarrollo y operación del Sistema de Control Interno en las entidades del Estado.
MECI 1000:2005
MECI
Normatividad
Se establece para las entidades públicas, proporciona una estructura para el control a la estratégia, la gestión y la evaluación de las mismas, cuyo próposito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos ins-titucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado.
Este modelo se ha formulado con el próposito de mejorar el desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control.
Es importante resaltar que es una herramienta de mejoramiento organi-zacional, con visión transversal a la entidad, en la cual participan todos los servidores.
• Ley 87 de 1993• Decreto 1599 de 2005• Circular 003 - 2005 - DAFF• Circular conjunta Secretaría General y Veeduría Distrital 018• MECI 1000:2005• Resolución 041 de 2006, adopción del MECI• Manual de implementación del MECI
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Secretaría General
Estructura del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005
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Conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la infor-mación y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
AUTOCONTROLEs la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su tra-bajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cum-plimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.
AUTOREGULACIÓNEs la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al in-terior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno, bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparen-cia en la actuación pública.
AUTOGESTIÓNEs la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función ad-ministrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus reglamentos.
Control Interno
Principios:
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Secretaría General
NormogramaHerramienta de consulta que consolida la base legal aplicable a la entidad, desde cada uno de los procesos.
C = Constitución Política de Colombia
El normograma se puede consultar ingresando a cada proceso en el Sis-tema de Gestión de Calidad desde la INTRANET y la págna WEB: www.bogota.gov.co/secretariageneral/sis-temaintegradodegestion
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Parte del sistema de gestión global, basado en un enfoque hacia los riesgos globales de un negocio, cuyo fin es establecer, implementar, operar, hacer seguimiento, revisar, mantener y mejorar la seguridad de la información. Numeral 3.14 Norma Técnica Colombiana NTC-ISO/IEC 27001
En la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá., existe el pro-ceso Gestión de la Seguridad de la Información y Recursos Tecnológicos 2213200-PO-036 con sus respectivos procedimientos, que pueden ser consultados en la Intranet.
Información: Es un activo que, como otros activos importantes del nego-cio, es esencial para las actividades de la organización y, en consecuencia, necesita una protección adecuada.
Seguridad de la Información: Es la protección de la información contra una gran variedad de amenazas con el fin de asegurar la continuidad del negocio, minimizar el riesgo y maximizar el retorno de inversiones y opor-tunidades de negocio. Adicionalmente, se define como la preservación de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, además, otras propiedades tales como autenticidad, responsabilidad, no-repudio y confiabilidad pueden estar involucradas.
Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información.
Conceptos Importantes
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Secretaría GeneralConfidencialidad: Protección para que el activo de información sea accesible solamente por aquellas personas autorizadas para ello.
Integridad: Protección de la exactitud y estado completo de la información y sus métodos de procesamiento.
Disponibilidad: Garantizar que los usuarios autorizados tengan acceso a los activos de información cada vez que lo requieran.
Activo de Información: Recurso de información que tiene valor para la enti-dad.
Información Primaria: Elemento de control conformado por el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente contacto, así como las variables que no están en relación directa con la entidad pero afectan su desempeño.
Información Secundaria: Elemento de control conformado por el conjunto de datos que se originan o procesan al interior de la entidad pública prove-nientes del ejercicio de su función. Se obtiene de los diferente sistemas de información que soportan la gestión de la entidad pública
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Norma Técnica Colombiana NTC ISO/IEC 27001
Acuerdo 057 de 2002. Por el cual se dictan disposiciones generales para la implementación del Sistema Distrital de Información - SDI-, se organiza la Comisión Distrital de Sistemas, y se dictan otras disposiciones.
Directiva 05 de 2005. Políticas Generales de Tecnologías de Información y Comunicaciones aplicables a las entidades del Distrito Capital.
Directiva 042 de 2007. Mediante la cual se adoptan las políticas de seguri-dad de los activos de información para la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
Resolución 305 de 2008. Por la cual se expiden políticas públicas para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones respecto a la planea-ción, seguridad, democratización, calidad, racionalización del gasto, conec-tividad, infraestructura de Datos Espaciales y Software Libre»
Resolución 226 de 2010. Por la cual se crea el Comité Técnico de Seguri-dad de la Información –CTSI- de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D. C.
Normatividad
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Secretaría General
Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefi-nida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionaliza-ción y economía.
La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá., cuenta en la Intra-net con el proceso Gestión Documental Interna 2211600-PO-027 y sus respectivos procedimientos.
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y so-porte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o ins-titución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
COMITé DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Sistema de Gestión Documental y Archivo
Conceptos para tener en cuenta
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GESTION DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.
IMPLEMENtAR NORMAS DE GEStIÓN DOCUMENtAL: Proceso me-diante el cual las entidades Distritales adoptan las políticas y reglas for-muladas por el Archivo de Bogotá, para la gestión de los documentos que produce cada entidad en desarrollo de los procesos, procedimientos y acti-vidades que le son propias.
NORMALIZACIÓN ARCHIVÍSTICA.Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística.
SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL INTEGRAL Y ARCHIVOS – SIGA. Conjunto de elementos y procesos archivísticos articulados entre sí, con el objetivo de posibilitar la normalización y la interacción con otros subsiste-mas internos de la entidad, como lo son calidad, ambiental, administrativo y MECI.
Normatividad
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Secretaría General
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD). Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los do-cumentos.
LEY 594 DE JULIO 14 DE 2000. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos
ACUERDO 060 DE 2001 DEL ARCHIvO GENERAL DE LA NACIÓN. “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunica-ciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen fun-ciones públicas”.
RESOLUCIÓN 410 DE 2004 DE LA SECREtARÍA GENERAL. “Por la cual se conforma el Comité de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
DECREtO 514 DE DICIEMBRE 20 DE 2006. Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público.”
DECREtO DIStRItAL Nº 267 JUNIO 26 DE 2007. “Por el cual se adopta la estructura organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones”. Artículo 17º. Funciones de la Subdirección de Gestión Documental.
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Sistema de Gestión Ambiental
El Sistema de Gestión Ambiental de la Secretaría General de la Alcal-día Mayor de Bogotá, es la herramienta de gestión institucional, que permite la puesta en marcha de los principios ambientales universales y contenidos en orientaciones, políticas y regulaciones para alcanzar los propósitos y metas, de forma eficaz, coadyuvar al fortalecimiento de la cultura organizacional, contribuir a la gestión pública y al desarrollo sostenible de la ciudad.
Componentes • Políticas, Directrices y Circulares de carácter ambiental
• Normas• Espacios de participación• Recursos • Plan Institucional de Gestión Am-
biental –PIGA-.
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Secretaría General
Base normativa
ACUERDO DIStRItAL No. 114 DE 2003 DEL CONCEJO DIStRItAL DE BOGOTÁ, D.C.: “Por el cual se impulsa en las entidades distritales, el aprovechamiento eficiente de residuos sólidos”.
DIRECtIvA No. 007 DE 2005: del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., en donde se señalan directrices para conservar el medio ambiente en la entidad.
DECREtO DIStRItAL No. 456 DE 2008: Por el cual se reforma el Plan de Gestión Ambiental del Distrito Capital, se regula acerca del Plan Institucio-nal de Gestión Ambiental y se dictan otras disposiciones.
DECREtO DIStRItAL No. 243 DE 2009: Por medio del cual se designa la figura de Gestor Ambiental en Entidades Distritales.
RESOLUCIÓN No. 290 DE 2009: Por medio de la cual se reorganizó el Sis-tema Integrado de Gestión de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor.
RESOLUCIÓN No. 083 DE 2010: Por medio del cual se designa el Gestor Am-biental de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá Distrito Capital.
RESOLUCIÓN 215 DE 2010: Por medio de la cual se crea el Comité Téc-nico del Sistema de Gestión Ambiental de la Secretaría General de la Alcal-día Mayor de Bogotá Distrito Capital.
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Sistema de Desarrollo Administrativo
Conjunto de políticas, estrategias, metodolo-gías, técnicas y mecanismos de carácter ad-ministrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y financieros de las entida-des de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el des-empeño institucional.
Ley 489 de 1998Objeto de la Ley Regular el ejercicio de la función administrativa, determinar la estruc-tura y definir los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la administración pública.
Ley 909 de 2004
Decreto 3622 de 2005
¿Qué es?
¿Cuáles son sus normas?
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Secretaría General
¿Cuáles son sus componentes?
1. Políticas de DesarrolloAdministrativo
2. Plan Nacional de formación y capacitación
1. Desarrollo del talento humano estatal.2. Gestión de la calidad 3. Democratización de la Administración Pública4. Moralización y transparencia en la Administración Pública 5. Rediseños organizacionales
Conjunto de lineamientos y prioridades para elaboración de programas de formación
y capacitación
FUNDAMENTOS DEL SISTEMADE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
