CARTILLA- ESTRUCTURACIÓN ESTUDIOS PREVIOS

1 Esta cartilla de Estructuración de Estudios Previos, es una herramienta - guía elaborada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., con fundamento en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 de 2008.

GUÍA DE CONTRATACIÓN ESTATAL

2

ABOGACÍA GENERAL DEL SERVICIO JURÍDICO DEL DISTRITO CAPITAL

MARÍA FERNANDA CAMPO SAAVEDRA Alcaldesa Mayor de Bogotá D.C. (E)

YURI CHILLÁN REYES Secretario General

BEATRIZ HELENA HINCAPIÉ MOLINA Subsecretaria General

CAMILO JOSÉ ORREGO MORALES Director Jurídico Distrital

DOLLY ÁRIAS CASAS Directora de Gestión Corporativa

LUÍS EDUARDO SANDOVAL ISDITH Subdirector Distrital de Estudios e Informática Jurídica

CARMEN YOLANDA VILLABONA Subdirectora de Contratación

ELABORACIÓN Aminta Rengifo - Lilia I. Sanin Díaz

Subdirección Distrital de Estudios e Informática JurídicaHernando Moscoso D.- Subdirección de Contratación

EQUIPO DE APOYOMaría Lucía Vargas Pardo - Enny Yojana Lemus Trujillo

Subdirección Distrital de Estudios e Informática Jurídica

DISEÑO Y DIAGRAMACIÓNOscar Javier Zambrano CruzOficina de ComunicacionesAlcaldía Mayor de Bogotá

IMPRESIÓNSubdirección Imprenta Distrital - D.D.D.I.

ISBN978-958-717-050-4

Bogotá D.C.Mayo de 2011

ESTRUCTURACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS

3

CONTENIDO

PRESENTACIÓN.....................................................................................................................4

LOS ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS COMO PRESUPUESTO FUNDAMENTALEN LA CONTRATACIÓN ESTATAL.......................................................................................................5

1. FORTALECIMIENTO DEL PRINCIPIO DE PLANEACIÓN...........................................................5

2. SOPORTE LEGAL CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA CONTRATAR..........................6

3. DEFINICIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS........................................................................................9

4. CONTENIDO DE LOS ESTUDIOS PREVIOS................................................................................9

4.1 Conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar por parte de la entidad pública..........................................................................................................................................9 4.2. Elementos Mínimos.................................................................................................................11

5. ESTUDIOS PREVIOS SEGÚN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA........13

6. ¿QUÉ DEPENDENCIA DEL ENTE ESTATAL DEBE ELABORAR LOS ESTUDIOS PREVIOS?........................................................................................................16

7. COMO SE EFECTÚA EL TRÁMITE............................................................................................16

GLOSARIO............................................................................................................................18

ANEXO 1: MODELO ACTO ADMINSTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA.............................................................................................20

ANEXO 2: CIRCULAR.........................................................................................................................22

FUENTES BIBLIOGRÁFICAS...............................................................................................26


4

PRESENTACIÓN

El plan de desarrollo, económico, social, ambiental y de obras públicas para Bogotá D.C.,2008-2011, “Bogotá Positiva: para vivir mejor” dispuso la consolidación de un modelo eficiente de gestión pública, que sirviera de base estructurante en la construcción de una ciudad articulada, distrital, nacional e internacionalmente, con una administración proactiva que incentivara el trabajo integral, efectivo y transparente, al servicio de la comunidad, pero sobre todo garante de los derechos ciudadanos.

Este modelo de gestión implementado por la Administración Distrital, bajo la orientación y el liderazgo de la Secretaría General, ha desarrollado sus objetivos desde dos perspectivas, la primera que instituye políticas de prevención de daño antijurídico forjadas en la implementación de acciones, dirigidas en su gran mayoría a los funcionarios y organismos que conforman el Gobierno Distrital, que tienen como objetivo evitar el posible detrimento que puede sufrir el patrimonio del Distrito con la acción u omisión de sus autoridades y la segunda definiendo estrategias unificadas de coordinación interinstitucional para defensa judicial, mediante el seguimiento de procesos, elaboración de estadísticas confiables, coordinación e investigación de la gestión jurídica, y tecnificación de labores de archivo y seguimiento.

Dentro de este contexto, se han trazado las políticas de prevención del daño antijurídico en el Distrito Capital, dirigidas a promover la formación del talento humano y optimizar el ejercicio profesional de los servidores distritales, en todos los sectores que conforman la administración distrital, mediante la actualización y renovación de sus conocimientos en las diferentes áreas de gestión pública, entre las que cobra especial relevancia la Contratación Estatal.

Esta nueva versión de las Cartillas Guía de Contratación Estatal, diseñadas como herramientas de consulta ágil y efectiva, tiene como propósito poner a disposición de los lectores las reformas que durante los últimos años han sido introducidas a la normatividad contractual, presentando mediante una metodología inteligible, cada una de las nuevas modalidades de selección, sus reglamentos, así como algunos temas de amplia discusión doctrinal y jurisprudencial.

YURI CHILLÁN REYESSecretario General


5

LOS ESTUDIOS PREVIOS COMO PRESUPUESTO FUNDAMENTALEN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA

1. FORTALECIMIENTO DEL PRINCIPIO DE PLANEACIÓN.

La entrada en vigencia de la ley 1150 de 2007 y su Decreto reglamentario 2474 de 2008, introdujo normas tendientes a hacer más efectivo el principio de planeación dentro de los procesos contractuales de la administración publica; en ese orden de ideas, la etapa previa o de estudios previos, se convierte en materialización de dicho principio y constituye un elemento de vital importancia en la estructuración no solo de los procesos de selección sino del futuro contrato y su correcta ejecución.

En términos de la Corte Constitucional, la planeación estatal es el instrumento mediante el cual se definen las políticas a implementar para el cumplimiento de los fines y cometidos estatales, señalando los elementos indispensables para la ordenada ejecución de las obras y la prestación de los servicios en un período determinado, evitando la improvisación y procurando el aprovechamiento máximo de los recursos disponibles.

Por su parte, el Consejo de Estado2 considera que los principios de planeación, economía y transparencia que, entre otros, orientan la contratación estatal, tienen como finalidad asegurar que todas las actuaciones adelantadas por la Administración durante la actividad contractual se cumplan con eficiencia y eficacia; que los procedimientos de selección sean ágiles, agotando los trámites estrictamente necesarios; que todo proyecto esté precedido de los estudios técnicos, financieros y jurídicos requeridos para la viabilidad económica y técnica de la obra; que en la ejecución del contrato se optimicen los recursos y se eviten situaciones dilatorias que ocasionen perjuicios a una de las partes contratantes.

Así mismo, ha señalado3 que las entidades oficiales están obligadas a respetar y a cumplir el principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección, encaminados a determinar, entre muchos otros aspectos relevantes: (i) la verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato; (ii) las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja; (iii) las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban reunir los bienes, las obras, los servicios, etc., cuya contratación, adquisición o disposición se haya determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración de los diseños, planos, análisis técnicos, etc; (iv) los costos, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podría demandar la celebración y ejecución de esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones, cantidades de los bienes, obras, servicios, etc., que se pretende y requiere contratar, así como la modalidad u opciones escogidas o contempladas para el efecto; (v) la disponibilidad de recursos o la capacidad financiera de la entidad contratante, para asumir las obligaciones de pago que se deriven de la celebración de ese pretendido contrato; (vi) la existencia y disponibilidad, en el mercado nacional o internacional, de proveedores, constructores, profesionales, etc., en condiciones de atender los requerimientos y satisfacer las necesidades de la entidad contratante; (vii) los procedimientos, trámites y requisitos que deban satisfacerse, reunirse u obtenerse para llevar a cabo la selección del respectivo contratista y la consiguiente celebración del contrato que se pretenda celebrar.4 .

2 Fallo apelación sentencia Consejo de Estado Agosto 29 de 2007, magistrado Ponente Mauricio Fajardo Gómez3 Consejo de Estado, Sección Tercera, Sentencia del 21 de agosto de 2006.4 Consejo de Estado, Sección Tercera, Sentencia de 31 de agosto de 2006, Exp. 14287.


6

De la misma forma la doctrina5ha sido enfática al señalar que la planeación de la actividad contractual de las entidades estatales significa que éstas deben, previamente a la iniciación del proceso de contratación, realizar los estudios tendientes a determinar la oportunidad y conveniencia del contrato, así como la adecuación a los fines de la entidad contratante, a su plan de inversiones y a su presupuesto. Deben elaborar detalladamente el pliego de condiciones del contrato con el objeto de poder lograr los fines que con el se persiguen, y deben preverse las formas de superar las dificultades que puedan ocurrir en su ejecución.

No puede desconocerse la relación entre el contrato con los demás instrumentos de planificación como el presupuesto y el plan de inversión, y su incidencia en la adecuada inversión de los recursos públicos.

El principio de planificación junto con el principio de transparencia, se desarrollan en la reforma introducida por la ley 1150 de 2007 en el tema de la previsión, definición y asignación de riesgos del contrato, el cual, en términos generales, busca que las partes conozcan y tengan plena claridad sobre sus obligaciones y cargas desde el momento en que se celebra el contrato. Si se define desde un comienzo en que consiste un riesgo, hasta donde se estima previsible y quien lo debe soportar, se evitaran interpretaciones subjetivas de las partes y del juez del contrato sobre dichos aspectos.

El éxito de dichos instrumentos depende fundamentalmente de su adecuada aplicación por los funcionarios responsables de cumplir estas tareas, las cuales, sobre todo, no pueden convertirse en rutinarias, para evitar así que los documentos referidos, como por ejemplo la justificación de la modalidad de la contratación escogida o la justificación de la inclusión de determinados criterios de selección, terminen siendo copias o transcripciones de un discurso repetido en todos los procesos. La determinación de todos los aspectos que enumera la ley, con el objeto de asegurarse de que no se dejara de lado ninguno de ellos, solo tiene tal finalidad; su desarrollo debe realizarse en cada caso particular teniendo en cuenta el objeto preciso y las características propias del contrato que va a celebrarse.

2. SOPORTE LEGAL CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA CONTRATAR

Las normas que rigen actualmente la Contratación Pública en Colombia, consagran como presupuesto indispensable para el desarrollo de los procesos contractuales, la realización de estudios previos, que tienen como objetivo fundamental analizar todas las variables que pueden afectar los procesos de selección, los contratos y su futura ejecución.

Los estudios previos en materia de Contratación Estatal, son aquellos análisis y documentos que sirven de soporte para dar inicio al proceso de contratación al interior de la entidad y se constituyen en el sustento para la definición y elaboración del proyecto de pliego de condiciones.

Estos deben ser el resultado de una correcta planeación, que incluya el examen de la conveniencia o inconveniencia de la futura contratación, la verificación de la existencia de la necesidad que se pretende satisfacer, la determinación de los riesgos y su adecuada distribución dentro de los sujetos contractuales, así como, los aspectos fundamentales del contrato a desarrollar, como el presupuesto, valor, políticas, ejecución, en fin todos los elementos requeridos que hagan efectiva la aplicación de los principios rectores de la contratación publica, de economía, transparencia y publicidad.5 Lo que se encuentra redactado en relación con el principio de planeación fue tomado del documento “La reforma al Estatu-to General de Contratación de la Administración Publica” de autoría del Dr. Martín Bermúdez Muñoz.


7

Lo anteriormente expuesto, tiene su soporte legal en primer lugar en los numerales 7 y 12, del art. 25 de la ley 80, que al tenor literal, establece:

Artículo 25 Del Principio de Economía(…) 7o. La conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, se analizarán o impartirán con antelación al inicio del proceso de selección del contratista o al de la firma del contrato, según el caso.(…)12. Con la debida antelación a la apertura del procedimiento de selección o de la firma del contrato, según el caso, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones.

Así mismo, el legislador materializó los principios que rigen la función administrativa, a través de los estudios y documentos previos, el análisis de la oportunidad y conveniencia de la celebración del contrato. Según lo enuncia Juan Carlos Expósito Vélez, en su obra La Configuración del Contrato de la Administración Pública en Derecho Colombiano y Español “Se hace necesaria una evaluación previa de la situación, no solamente para llegar a la conclusión de que se necesita el contrato, sino para determinar la figura a utilizar; de esa forma se define la idea de contratar, inclusive, y como ya lo dijimos, en los casos de Urgencia Manifiesta, puesto que de ese análisis fáctico se derivará la sustentación del Acto Administrativo que da inicio a la actuación por parte de la entidad respectiva”6.

De lo anterior se concluye, que la realización de los estudios previos se constituye en un requisito indispensable dentro de la etapa previa, que como lo expresa Matallana7 supone el cumplimiento de un deber legal que se deriva de los principios de buena fe, economía, eficacia y eficiencia y debe efectuarse cada vez que una entidad pública pretenda efectuar un proceso contractual.

La entrada en vigencia de la Ley 1150 de 2007, “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y transparencia de la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones sobre la contratación con recursos públicos” modificó lo contemplado respecto a los estudios previos adicionando como requisito indispensable, su publicación junto con el proyecto de pliego de condiciones.

ART.8 DE LA PUBLICACIÓN DE PROYECTOS DE PLIEGOS DE CONDICIONES, Y ESTUDIOS PREVIOS. Con el propósito de suministrar al público en general la información que le permita formular observaciones a su contenido, las entidades publicarán los proyectos de pliegos de condiciones o sus equivalentes, en las condiciones que señale el reglamento. La información publicada debe ser veraz, responsable, ecuánime, suficiente y oportuna.

La publicación de los proyectos de pliegos de condiciones o sus equivalentes no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección.Junto con los proyectos de pliegos de condiciones se publicarán los estudios y documentos previos que sirvieron de base para su elaboración.Las Entidades deberán publicar las razones por las cuales se acogen o rechazan las observaciones a los proyectos de pliegos.

6 JUAN CARLOS EXPOSITO VELEZ. La configuración del contrato de la administración pública en derecho colombiano y espa-ñol. Bogotá, Universidad Externado de Colombia, 2005, Pág. 611.7 ERNESTO MATALLANA. Manual de Contratación de la Administración Pública. Bogotá, Universidad Externado de Colombia, 2005. pp. 212 y SS.


8

Esta nueva obligación, respecto de los estudios previos fue reglamentada por el art. 3 del Decreto 2474 de 2008 “Por el cual se reglamentan la ley 80 de 1993, y la ley 1150 de 2007, sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva y se dictan otras disposiciones”, que al tenor literal establece:

Artículo 3°. Estudios y documentos previos. En desarrollo de lo señalado en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone.

Los estudios y documentos previos se pondrán a disposición de los interesados de manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones y deberán contener los siguientes elementos mínimos:

1. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.

2. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar.

3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.

4. El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad contratante deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos no publicará el detalle del análisis que se haya realizado en desarrollo de lo establecido en este numeral. En el caso del contrato de concesión no se publicará ni revelará el modelo financiero utilizado en su estructuración.

5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con el artículo 12 del presente decreto.

6. El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular.

Parágrafo 1°. Los elementos mínimos previstos en el presente artículo se complementarán con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de selección.


9

Parágrafo 2°. El contenido de los estudios y documentos previos podrá ser ajustado por la entidad con posterioridad a la apertura del proceso de selección. En caso que la modificación de los elementos mínimos señalados en el presente artículo implique cambios fundamentales en los mismos, la entidad, con fundamento en el numeral 2 del artículo 69 del Código Contencioso Administrativo y en aras de proteger el interés público o social, podrá revocar el acto administrativo de apertura.

Parágrafo 3°. Para los efectos del presente artículo, se entiende que los estudios y documentos previos son los definitivos al momento de la elaboración y publicación del proyecto de pliego de condiciones, sin perjuicio de los ajustes que puedan darse en el curso del proceso de selección. En todo caso, permanecerán a disposición del público por lo menos durante el desarrollo del proceso de selección.

Parágrafo 4°. En el caso de contratos en los que se involucre diseño y construcción, la entidad deberá poner a disposición de los oferentes además de los elementos mínimos a los que hace referencia el presente artículo, todos los documentos técnicos disponibles para el desarrollo del proyecto.

Es importante poner de relieve, la importancia que reviste lo preceptuado en los cuatro parágrafos del Decreto Reglamentario, por cuanto en ellos se plasma concretamente el objetivo de la reforma, que no es otro que hacer extensiva la obligatoriedad de la observancia de los principios que rigen la función administrativa, entre los que cumple un papel protagónico, el principio de la publicidad en las actuaciones precontractuales.

3. DEFINICIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS:

Con base en lo expuesto en los parágrafos que anteceden, se podrían definir los estudios previos como los documentos soporte de la elaboración del proyecto de pliego de condiciones y del proceso contractual a ejecutar por la Entidad Estatal, que analizarán la conveniencia, necesidad y oportunidad de contratar, mediante la observancia de todos los presupuestos fundamentales del contrato estatal, como objeto, valor, ejecución, riesgos, presupuestos, etc.

4. CONTENIDO DE LOS ESTUDIOS PREVIOS

De conformidad con lo establecido en las normas que rigen los procesos contractuales, los estudios previos deben contener en términos generales lo establecido en el art. 25 de la ley 80, y específicamente lo contemplado en el art. 3 del Decreto 2474 de 2008, que ordena a las entidades estatales el cumplimiento de los siguientes requisitos:

4.1. Conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar por parte de la entidad pública.

Dicho requisito tiene como objetivo que previo a la apertura de los procesos contractuales se determinen los factores de tipo objetivo que hagan necesaria la contratación pública y justifiquen la existencia de la necesidad que se pretende suplir con el proceso de selección.


10

Lo que implica que las entidades públicas no pueden alegar criterios subjetivos soportados en la inconveniencia del futuro contrato para dar por terminado el proceso de selección.8.

a. Autorizaciones9

El tema de las autorizaciones tiene su soporte legal en el Art. 150 de la Constitución Política, que establece en cabeza del Congreso de la República la expedición de las leyes. Desde dicha perspectiva la doctrina ha establecido tres clases de autorizaciones en materia de contratación estatal:

Previa general (Inc. final art. 150) Previa especial (num. 9 del art. 150) Aprobación posterior de contratos. (Num. 14 del art. 150)

b. Apropiaciones presupuestales

Aunque el art. 25 de la ley 80 habla de aprobaciones, de la aplicación de las normas contractuales se concluye que estas, hacen referencia al tema presupuestal, lo que implica que con antelación al inicio de los procesos contractuales las entidades deben obtener las debidas aprobaciones o apropiaciones presupuestales y contar con la disponibilidad de los recursos que soporten el valor estimado del contrato.

c. Estudios de factibilidad

La doctrina ha señalado que los estudios de factibilidad deben partir de tres parámetros fundamentales:

• Estudios Técnicos: Que tienen como objetivo dotar a la administración de elementos de juicio objetivos que justifiquen no solo la necesidad existente de bienes o servicios, sino que describan las condiciones de modo, tiempo y lugar y especificaciones en que deben ser adquiridos. Ej. Requerimientos para la compra de un software, planos, diseños.

• Estudios Económicos: Analizan los elementos y la información necesaria en relación con los costos fijos y variables, para determinar la existencia dentro de la entidad publica de los recursos necesarios para la correcta ejecución del objeto del contrato, Ej. establecer la existencia de recursos para efectuar compra de predios necesarios para la construcción de obras de infraestructura vial, o adquisición de bienes y servicios.

• Estudios Jurídicos: Determinan de conformidad con los requerimientos técnicos y económicos el marco legal que ha de aplicarse al proceso de selección y a la futura contratación.

Igualmente se debe dar cumplimiento a lo establecido en el art. 13 del Decreto 3512 de 2003, y en el Acuerdo No.04 de 2005, en lo referente al SICE.

8 Régimen Jurídico de la Contratación Estatal, Luís Guillermo Dávila Vinueza. Segunda Edición 9 Régimen Jurídico de la Contratación Estatal, Luís Guillermo Dávila Vinueza. Segunda Edición


11

4.2 Elementos Mínimos.

Ahora bien, de conformidad con lo establecido en el Decreto 2474 de 2008, los estudios y documentos previos deben estar acompañados de los documentos que sirvieron de soporte para la elaboración del pliego de condiciones, deben ser públicos y contener los elementos mínimos que a continuación se analizan:

a. Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer.

¿Qué se persigue con el contrato? Corresponde a la Entidad Estatal describir de manera específica la carencia que pretende satisfacer la administración con esa contratación, exponiendo las razones sobre las cuales se justifica la adquisición del bien, servicio u obra, que se pretende contratar que a su vez debe corresponder a las necesidades de la entidad, la satisfacción del Interés General y la observancia de los postulados que rigen la función administrativa.

b. Descripción del objeto a contratar con sus especificaciones:

La entidad debe determinar la esencia de la necesidad descrita, la definición técnica del bien, obra o servicio, señalando la identificación del contrato, la clase de actividades que se requieren, la forma y el plazo en que se debe desarrollar, así como el valor, la forma de pago, y en general todas las condiciones requeridas para el correcto desarrollo del servicio, bien u obra que se pretende contratar.

c. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.

¿Por qué se escoge esa modalidad? Debido a que la Contratación Estatal Colombiana esta reglada por Ley, es fundamental expresar el soporte de orden legal según la naturaleza, cuantía o condiciones especiales, que respaldan la escogencia en los procesos de selección del contratista, de acuerdo con las modalidades existentes o al contrato a celebrar.

d. Análisis que soporta el valor estimado del contrato:

Es indispensable examinar los soportes presupuestales que garantizaran el efectivo pago del valor estipulado en el contrato, a través de la respectiva disponibilidad presupuestal, registro presupuestal o la aprobación de vigencias futuras, determinando el valor estimado del contrato y las variables para calcular el presupuesto que efectivamente se convertirá en una erogación presupuestal del Ente Estatal. Se incluirá además la consulta del CUBS y del precio indicativo cuando el bien se encuentre clasificado en 5º nivel.

e. Justificación de los factores de selección:

¿Cuál es el fundamento que se utilizará para definir el factor de selección? La entidad debe señalar los factores técnicos y económicos que deben ser considerados a efecto de obtener la propuesta más favorable de acuerdo con las modalidades de contratación y teniendo en cuenta las diferentes alternativas de aplicación para cada una, tales como, el menor precio, la mejor calidad, calidad y precio soportado en puntajes o calidad y precio con la mejor relación costo-beneficio.


12

f. Tipificación, estimación y asignación de los riesgos:

De conformidad con lo establecido en el art. 88 del Decreto Reglamentario 2474 de 2000, se entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse en el desarrollo y ejecución del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo.

Debe determinarse que clase de riesgo puede afectar la contratación y el impacto que puede causar (por regla general lo previsible es identificable y puede ser cuantificable, por un profesional de la actividad y condiciones normales.)

El riesgo asociado a la contratación debe ser valorado desde dos instancias:

Riesgo inherente: Nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles.

Riesgo residual: Que es el resultante después de aplicar los controles.

TIPIFICACIÓN DE RIESGOS 10

Los riesgos que puedan presentarse en la contratación estatal, atienden la siguiente clasificación:

• Eventos que alteren el equilibrio económico del contrato.• Eventos que permitan fijar favorabilidad, solo en procesos de licitación o selección

abreviada de menor cuantía, mediante la relación costo - beneficio.• Eventos que se puedan presentar en forma colateral a la ejecución de contratos.• Eventos que amenacen el éxito del proceso de selección o contratación.

Estos eventos se estudiarán a partir de factores precursores, los cuales se clasifican así:

Acciones legales: Nuevos impuestos, nuevas cargas parafiscales, actos de autoridad, comiso, embargo, demandas y en general acciones que son originadas en la actuación de una autoridad competente en ejercicio de su función administrativa.

Tecnológicos e infraestructura pública: Fallas en telecomunicaciones, servicios públicos, nuevos desarrollos, operación de equipos y herramientas, vías de acceso y transporte, y todos los aspectos relacionados con servicios considerados como esenciales para el desarrollo de una economía moderna: transportes, energía, comunicaciones, obras públicas, etc., necesarios para el desarrollo de las actividades.

Sociopolíticos: Terrorismo, delincuencia, actividad proselitista o huelgas, costumbres y usos culturales, religión y creencias, y todos los concernientes a orden público, entorno social y cultural.

Actos de parte relacionada y subcontratos: Errores, fallas, incumplimientos, insuficiencias o eventos con origen en, o derivados de subcontratos, alteración de planos, estudios o diseños no ejecutados directamente por el contratista o por su cuenta, falla humana de otro, actos o eventos en proveedores, filiales, subordinadas u otros contratistas vinculados con el contratista principal.10 Lo que se encuentra redactado con relación a los riesgos fue tomado del documento Manual de Riesgos de Contratación de autoría del Dr. Libardo Polanco.


13

Macroeconómicos: Diferencias o alteraciones en tipo de cambio, tasa de interés, curva de Inflación, importaciones, exportaciones, oferta o demanda de materias o servicios, mano de obra, modificación en los precios por variaciones en la oferta o demanda de bienes y servicios, escasez de mano de obra, guerra.

Actos de la Naturaleza: Geológicos, hidrológicos, climáticos, incendios forestales, biológicos, patológicos.

Relaciones laborales: Accidentes laborales, enfermedad profesional, muerte persona clave, actos de empleados, y en general, las actuaciones y omisiones de los empleados directos o las personas naturales al servicio del contratista.

Hecho de las cosas: Incendios, roturas, filtraciones, derrames, explosiones, fallas mecánicas y todo tipo de eventos que afecten los bienes de capital, instalaciones, equipos y maquinaria del contratista.

Vicios: Vicio propio, características y propiedades físicas o químicas de materiales o productos, condiciones de suelos, medio ambiente, vicios ocultos o redhibitorios.

Actos de terceros: Acciones u omisiones de personas ajenas a la entidad o al contratista, y cuya actuación no corresponda a eventos delictuosos tipificados en los anteriores factores.

g. Análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual:

La entidad debe hacer una estimación del valor de la contratación que va a realizar, señalando los factores y todos los costos que inciden en la determinación del presupuesto de la misma, así como, las garantías que amparen los perjuicios derivados del incumplimiento del contratista. Dicho análisis, pretende determinar los riesgos previsibles, la cobertura dentro de la futura contratación, y su correcta distribución dentro de los sujetos contractuales para garantizar el cumplimiento de las obligaciones; el régimen de garantías tiene su soporte legal en el Decreto 4828 de 2008.

5. ESTUDIOS PREVIOS SEGÚN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA

Ahora bien, el parágrafo 1 del art. 3 del Decreto 2474 de 2008, establece: “Los elementos mínimos previstos en el presente artículo se complementaran con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de selección”.

De conformidad con lo establecido en la ley 1150 de 2007, las modalidades de selección son:

a. Licitación Pública.b. Concurso de Méritos.c. Selección Abreviada:d. Contratación Directa.

En ese orden de ideas y a modo ilustrativo, los estudios previos de las diferentes modalidades de selección deben incluir, entre otros, además de los presupuestos establecidos en el art. 3 del Decreto Reglamentario 2474 de 2008, los siguientes:


14

i. En el Concurso de Méritos11

Anexo de requerimientos técnicos el cual como mínimo debe contener:

• Determinación del objeto, metas y alcance de los servicios (de medio o de resultado).

• Determinación de los servicios requeridos y resultados o productos que debe entregar el consultor, tales como, informes, diagnósticos, diseños, datos, entre otros.

• Cronograma de trabajo que determine las etapas y el plazo de entrega de los productos.

• El listado y ubicación de la información disponible para ser conocidos por los interesados y proponentes, tales como, estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos.

• Teniendo en cuenta que existen dos tipos de propuesta técnica (detallada y simplificada), se debe determinar el tipo de propuesta y los fundamentos técnicos que la soportan.

ii. En la Subasta Inversa (artículo 20 del Decreto 2474 de 2008): Las fichas técnicas del bien o servicio que contendrán como mínimo:

• Denominación del bien o servicio.• Denominación técnica del bien o servicio.• Unidad de medida.• Descripción general.

iii. En la adquisición en las Bolsas de Productos: (artículo 31 Decreto 2474 de 2008):

• El Precio máximo de la comisión que la entidad estatal pagará al comisionista que por cuenta de ella adquirirá los bienes y/o servicios a través de bolsa.

• El Precio máximo de la compra de los bienes y /o servicios a adquirir a través de la bolsa.

iv. Los Acuerdos Marco de Precios serán objeto de reglamentación.

En la contratación de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización (igual o inferior al 10 % de la menor cuantía):

• Constancia escrita del análisis y estudio de las condiciones o variables del mercado.• Determinación de la necesidad o no, de exigir garantías.• Documentos del contratista dependiendo si es persona natural o jurídica, según lo

señalado en la invitación.

v. En la Contratación Directa (art. 77 Decreto 2474 de 2008):

Acto Administrativo de justificación de la contratación directa. Cuando proceda el uso de la modalidad de selección de contratación directa, la entidad así lo señalará en un acto administrativo que contendrá: 11 Ver Art. 56 del Decreto 2474 de 2008.


15

• El señalamiento de la causal que se invoca.• La determinación del objeto a contratar.• El presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los

proponentes si las hubiera, o al contratista.• La indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos

previos, salvo en caso de contratación por urgencia manifiesta.

vi. Dependiendo de la clase de contrato a suscribirse:

a. Declaratoria de Urgencia Manifiesta:

• No requiere estudios previos.• El Acto Administrativo motivado que la declara, hará las veces de acto administrativo

de justificación.

b. Contratación de Empréstitos:

• No requiere de Acto Administrativo.• Los estudios previos no son públicos.• Autorización del Ministerio de Hacienda.• Concepto favorable del Departamento Administrativo de Planeación.

c. Contrato Interadministrativo:

• Solicitud y propuesta de la entidad estatal ejecutora.• Anexo del soporte legal del objeto y funciones de la entidad.• Acto administrativo de justificación.• Autorización para comprometer la entidad o documento de delegación.• Acta de posesión y resolución de nombramiento de los representantes legales.

d. Contratación de bienes y servicios en el Sector de Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad DAS.

• Adquisición en condiciones de mercado.• Los estudios previos no son públicos.• No requiere de Acto Administrativo.

e. Contratación para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. (Decreto Ley 591 de 2001).

• Acto Administrativo en el cual se justifique la contratación.• Solicitud y propuesta presentada por la entidad interesada, que desarrolle actividades

científicas y tecnológicas.• Autorización para comprometer a la entidad o documento de delegación.• Acta de posesión y resolución de nombramiento de los representantes legales.• Certificación de existencia y representación de la entidad.


16

f. Contratos de Encargo Fiduciario.

• De conformidad con lo establecido en la ley, deben celebrarse con entidades financieras del sector público y con sociedades fiduciarias autorizadas por la Superintendencia Financiera.

g. Cuando no exista pluralidad de oferentes.

• Certificación de exclusividad expedida por la Cámara de Comercio, si es proveedor exclusivo del bien o servicio.

• Certificado de inscripción en el Registro Nacional de Derechos de Autor, si es titular de los derechos de autor.

• Certificación expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio de la patente de invención, modelo de utilidad, o registro de modelo industrial, si es titular de los derechos de propiedad industrial.

h. Contrato de Prestación de Servicios Profesionales o de Apoyo a la Gestión o Ejecución de Trabajos Artísticos: (articulo 82 Decreto 2474 de 2008).

• Certificación de falta o insuficiencia de personal de planta requerido para desarrollar el objeto contractual.

• Certificación de idoneidad y experiencia del contratista directamente relacionado con el área que se trate.

• Documentos del contratista dependiendo si es persona natural o jurídica, soporte hoja de vida y anexos.

• Para trabajos artísticos, la entidad justificará tal situación en el respectivo contrato.

i. Contrato de Arrendamiento o Adquisición de Inmuebles. (art. 4 Decreto 3576 de 2009):

Estudios que determinen las condiciones técnicas, así:

• Para arrendamiento: condiciones del mercado.• Para adquisición: Condiciones del mercado, y el avaluó comercial del inmueble.

Este avaluó, podrá ser adelantado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, o por cualquier persona natural, jurídica, o de carácter privado, que se encuentre registrada en el Registro Nacional de Avaluadores.

6. ¿QUÉ DEPENDENCIA DEL ENTE ESTATAL DEBE ELABORAR LOS ESTUDIOS PREVIOS?

Los estudios previos serán elaborados por aquella oficina, dependencia, o departamento, que tenga la necesidad de adquirir bienes, servicios, u obras, que deban realizarse según la clase de contrato y modalidad de selección.

7. ¿COMO SE EFECTUA EL TRÁMITE?

La revisión y aprobación de los estudios previos se manejará al interior de cada Entidad Estatal, de conformidad con las directrices dadas por el ordenador del gasto, la dependencia encargada de adelantar la contratación, y de acuerdo con lo establecido en el Manual de Contratación elaborado por la Entidad.


17

Mediante memorando escrito se remiten los estudios previos a la dependencia encargada de adelantar la contratación, con todos los documentos y anexos necesarios para iniciar el proceso de selección o elaboración del contrato, a efecto que, realice las observaciones y ajustes necesarios según el caso.


18

GLOSARIO

Conveniencia: Del lat. Convenientĭa. Correlación y conformidad entre dos cosas distintas.12

Necesidad: Del lat. necessĭtas, -ātis. Impulso irresistible que hace que las causas obren infaliblemente en cierto sentido13.

Planeación: La planeación estatal es el instrumento mediante el cual se definen las políticas a implementar para el cumplimiento de los fines y cometidos estatales, señalando los elementos indispensables para la ordenada ejecución de las obras y la prestación de los servicios en un período determinado, evitando la improvisación y procurando el aprovechamiento máximo de los recursos disponibles14

Entidades Estatales: Se denominan entidades estatales:

a) La Nación, las regiones, los departamentos, las provincias, el distrito capital y los distritos especiales, las áreas metropolitanas, las asociaciones de municipios, los territorios indígenas y los municipios; los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), así como las entidades descentralizadas indirectas y las demás personas jurídicas en las que exista dicha participación pública mayoritaria, cualquiera sea la denominación que ellas adopten, en todos los órdenes y niveles.

b) El Senado de la República, la Cámara de Representantes, el Consejo Superior de la Judicatura, la Fiscalía General de la Nación, la Contraloría General de la República, las contralorías departamentales, distritales y municipales, la Procuraduría General de la Nación, la Registraduría Nacional del Estado Civil, los ministerios, los departamentos administrativos, las superintendencias, las unidades administrativas especiales y, en general, los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos15.

Estudios y documentos previos: “(….) Los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone.”16

Garantías: Medidas preventivas que protegen y amparan a la Entidad Estatal de las consecuencias adversas, de la ocurrencia de un riesgo, durante la ejecución del objeto contractual.

12 Diccionario Real Academia de la Lengua.13 Diccionario Real Academia de la Lengua.14 Jurisprudencia Corte Constitucional 15 Lit. a) y b), Num., Art.2 de la ley 80 de 1993.16 Art. 3 Decreto 2474 de 2008.


19

Riesgos: Todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo17.

Riesgo Previsible: El identificable y cuantificable por un profesional de la actividad en condiciones normales. 18

17 Artículo 88 del Decreto 2474 de 2008.18 Artículo 88 del Decreto 2474 de 2008.


20

ANEXO 1 : MODELO DE ACTO ADMINSTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN

ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA

El ( CARGO DEL ORDENADOR DEL GASTO ) DE LA ( NOMBRE DE LA ENTIDAD CONTRATANTE)

En uso de sus facultades legales, especialmente las conferidas por las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, y el Decreto 2474 de 2008,

CONSIDERANDO:

En cumplimiento de los principios de transparencia, economía y responsabilidad que rigen la contratación pública, la Ley 1150 de 2007, en su Artículo 2, numeral 4, literal h) prevé dentro de las modalidades de selección, la contratación directa.

El Artículo 77 del Decreto 2474 de 2008 determina que en los casos de contratación directa se debe expedir un acto administrativo de justificación.

El Artículo 82 del Decreto 2474 de 2008, establece que para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.

La (CARGO DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE ) solicita contratar a (NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DE LA PERSONA NATURAL O JURÍDICA) quien acredita idoneidad y experiencia teniendo en cuenta que cumple con el perfil, definido en los Estudios Previos.

La (NOMBRE DE LA ENTIDAD CONTRATANTE- ENCARGADA DEL TALENTO HUMANO) , el ( DIA ) de ( MES) de ( AÑO) , expidió certificación sobre la insuficiencia de personal para desarrollar las actividades que ejecutará EL CONTRATISTA.

La,( CARGO DEL ORDENADOR DEL GASTO) en su calidad de ordenadora del gasto, en cumplimiento de lo señalado en el Artículo 82 del Decreto No 2474 de 2008, deja en escrito constancia sobre la idoneidad y experiencia de (NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DE LA PERSONA NATURAL O JURÍDICA) para ejecutar el objeto del contrato.

El objeto de la presente contratación es: (OBJETO DEL CONTRATO A CELEBRARSE EJ. PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES)

El valor total del contrato de prestación de servicios profesionales a celebrar es de ( $ XXXXXXXXXX) Los estudios previos están a disposición en la (OFICINA DONDE VAN A REPOSAR LOS ESTUDIOS PREVIOS ) .

El término de duración del contrato de prestación de servicios profesionales es de (XX) meses, contados a partir de la suscripción del acta de inicio.


21

De acuerdo con lo expuesto anteriormente se establece la necesidad de contratar directamente con (NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DE LA PERSONA NATURAL O JURÍDICA)

En mérito de lo expuesto,

ORDENA

Contratar directamente con (NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DE LA PERSONA NATURAL O JURÍDICA), identificada con cédula de ciudadanía No. XXXXXXX para prestar sus servicios profesionales para (OBJETO DEL CONTRATO A CELEBRARSE EJ. PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES) de acuerdo con lo expuesto en la parte motiva.

Dado en Bogotá D.C., a los

(NOMBRE Y CARGO DEL ORDENADOR DEL GASTO )


22

ANEXO 2: CIRCULAR No 002 DE 2010

Para:DIRECTORES (AS), JEFES (AS) DE OFICINA, SUBDIRECTORES (AS), SERVIDORES (AS) Y CONTRATISTAS DE LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA D.C.

De: SUBSECRETARIA GENERAL

Asunto:

DIRECTRICES PARA LA ELABORACION Y PRESENTACION DE LOS ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS PARA ADELANTAR LOS DIFERENTES PROCESOS DE SELECCIÓN BAJO LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA, SELECCIÓN ABREVIADA, CONCURSO DE MERITOS Y CONTRATACION DIRECTA

Teniendo en cuenta que uno de los propósitos principales de la Secretaría General es determinar la política en materia de contratación y desarrollar los procesos de contratación cumpliendo los procedimientos establecidos en la normatividad vigente, este Despacho considera necesario recordar a los destinatarios de la presente Circular, como sujetos activos del proceso contractual, los documentos que se deben preparar y elaborar, para el adelantamiento del proceso de selección que corresponda - Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos o Contratación Directa.

De acuerdo con lo dispuesto en el numeral 6 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, la Secretaría General dispondrá la apertura de los procesos de selección cuando existan las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales, cuya solicitud y trámite en el caso de recursos que afecten proyectos de inversión deberá sujetarse a lo establecido en la Circular No.001 de fecha 10 de mayo de 2010, expedida por este Despacho.

De igual manera, y de conformidad con lo previsto en los numerales 7 y 12 ibídem, la conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, deberán analizarse o impartirse con antelación al inicio del proceso de selección del contratista o al de la firma del contrato, según el caso.

Así mismo, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y el pliego de condiciones o su equivalente, con la debida antelación a la apertura del procedimiento de selección o de la firma del contrato, según el caso.

En desarrollo de lo anterior, el Decreto 2474 de 2008 en su artículo 3º, establece que los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones en los procesos de Licitación Publica, Selección Abreviada y Concurso de Meritos. Su finalidad es que los proponentes puedan valorar adecuadamente:

El alcance de lo requerido por la entidad.La claridad y objetividad de las reglas y criterios definidos por la entidad y que

rigen el proceso de selección.La distribución de riesgos que la entidad propone, según sea el caso.

Los estudios previos elaborados por las diferentes dependencias de la Secretaría General para el trámite contractual, deberán contener los aspectos que se señalan a


23

continuación y se complementarán con los requisitos que se exijan de manera puntual en cada modalidad de selección:

1.- La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. (¿Qué persigo con el contrato?, de tal forma, que debe detallarse de manera precisa la necesidad del bien o servicio a requerir, contexto dentro del cual el objeto a contratar permite alcanzar un objetivo, contribuir a la realización de un proyecto de inversión, indicando cual proyecto, así como, indicar que servicios se van a contratar, señalando cuáles y de ser el caso la disposición legal que los comprende, contenida en el Plan de Desarrollo, el Decreto de Estructura y Funciones, el Manual de Funciones, o en otra disposición legal o reglamentaria). Igualmente contendrá el análisis de alternativas consideradas, que hacen necesaria la contratación. El documento que se elabore para la solicitud de contratación deberá contener la justificación de la misma.

2.- La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones, y la identificación del contrato a celebrar. (Naturaleza jurídica, delimitación del resultado a obtener y alcance del objeto a contratar). Es de anotar, que la especificidad e identificación del objeto a contratar, es relevante para determinar la modalidad de selección.

3.- Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. (¿Porque se escogió esta modalidad?), de conformidad con la normatividad legal vigente)

4.- El análisis que soporta el valor estimado del contrato: En este aspecto se deben indicar con precisión:

Las variables utilizadas para calcular el presupuesto oficial de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo.

En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad contratante deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos.

La consulta del CUBS y del precio indicativo se incluirá como parte del análisis realizado por la dependencia.

Debe tenerse en cuenta que en el caso particular del Concurso de Méritos, no es necesario publicar el detalle del análisis que soporta el valor estimado del contrato.

5.- La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable en los casos en los cuales se califiquen criterios adicionales al factor precio.

o ¿Por qué se estima relevante cada factor de verificación y de ponderación?o ¿Cuál es el criterio que se utilizó para determinar el peso de cada criterio?o ¿Por qué razón tienen mayor peso algunos criterios que otros?

6.- El soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

o Estimación y Tipificación: En este punto debe determinarse a cual tipo de riesgo se está haciendo referencia (incremento del costo de los insumos básicos, riesgos cambiarios, normativos etc.); hasta dónde el riesgo de que se trata es


24

un riesgo previsible (dentro de que porcentaje de aumento o de impacto de esa circunstancia puede considerarse como previsible el riesgo y a partir de que momento se torna en imprevisible).

o Riesgo: Son todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable por un profesional de la actividad en condiciones normales19.

7.- El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular.

Entre los amparos que deben considerarse, están: i) Buen manejo y correcta inversión del anticipo; ii) Devolución del pago anticipado; iii) Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato; iv) Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales; v) Calidad y correcto funcionamiento; vi) Calidad del servicio; vii) estabilidad y calidad de la obra; y, viii) Los demás incumplimientos de obligaciones que se consideren deben ser amparados.

Debe tenerse en cuenta que el monto, la vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinarán teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza, las características de cada contrato y los riesgos que se deban cubrir.

Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro, y en los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía; no obstante lo anterior, la dependencia solicitante del bien, servicio u obra, determinará la necesidad de exigirlas, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago.

8.- En los estudios previos para la adquisición o suministro de bienes o servicios de características homogéneas éstos no se deberán individualizar mediante el uso de marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad de que se trate así lo exija.

Esta circunstancia deberá acreditarse sin que la justificación pueda basarse en consideraciones puramente subjetivas.

9.-Cuando se adelante el proceso de selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización mediante el mecanismo de subasta inversa, los estudios previos deberán contener además de los requisitos señalados anteriormente, una ficha técnica de los bienes y/o servicios requeridos que incluirá sus características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad cuya elaboración será responsabilidad de la dependencia que requiere el bien o servicio.20

19 Determinación de Riesgos Previsibles: Artículo 88 del Decreto 2474 de 2008.20 Estudios previos para el mecanismo de Subasta Inversa: Articulo 20 del Decreto Reglamentario 2474 de 2008.


25

Las fichas técnicas de los bienes y servicios deberán contener, como mínimo:

Denominación de bien o servicio.Denominación técnica del bien o servicio.Unidad de medida.Descripción general.

10.-Los demás aspectos relacionados con el objeto contractual que soporten los requerimientos que se incluyen en el proyecto de pliego de condiciones.21

En tal virtud y consecuente con lo expuesto, es de advertir, que la exigencia y cuidado en el cumplimiento de los aspectos mencionados en la elaboración de los estudios y documentos previos, por parte de cada una de las dependencias, contribuirá de manera positiva en el trámite y desarrollo del proceso de selección y en la exitosa culminación del proceso contractual, representada en la adquisición de los bienes, servicios y obras que satisfagan de manera plena los fines e intereses de la Secretaría General.

Cordialmente,

BEATRIZ HELENA HINCAPIÉ MOLINASUBSECRETARIA GENERAL

21 Algunos de los aspectos aquí expuestos relacionados con los estudios previos de los procesos de selección son de la autoría del Doctor .Martín Bermúdez y tomados de la conferencia efectuada en el Auditorio del Archivo de Bogotá realizada el 29 de enero de 2008.


26

FUENTES BIBLIOGRÁFICAS

• CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA DE 1991.

• CÓDIGO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO COLOMBIANO.

• LEY 80 DE 1993: “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”.

• LEY 1150 DE 2007: “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.”

• DECRETO 2474 DE 2008: “Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones.”

• EL RÉGIMEN JURÍDICO DE LOS CONTRATOS ESTATALES, Ernesto Matallana Camacho, Bogotá D.C., Segunda Edición, 2005.

• LA CONFIGURACIÓN DEL CONTRATO DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA EN DERECHO COLOMBIANO Y ESPAÑOL, Juan Expósito Vélez, Universidad Externado de Colombia, Bogotá D.C., Segunda Edición, 2005.

• RÉGIMEN JURÍDICO DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL, Luís Guillermo Dávila Vinueza Bogota, Segunda Edición, 2005.

• LA NUEVA CONTRATACIÓN PÚBLICA EN COLOMBIA. Gonzalo Suárez Beltrán, Bogota. Legis.

• JURISPRUDENCIA CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA

Documents

CARTILLA- ESTRUCTURACIÓN ESTUDIOS PREVIOS