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Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
CAPÍTULO III
ACADEMIA DE LA MAGISTRATURA (AMAG) Y
BIBLIOTECA AMAG
3.1. Antecedentes de la Academia de la Magistratura
La Academia de la Magistratura fue creada por mandato de la
Constitución Política de 1993, en cuyo artículo 151 establece que es de su
competencia la formación y perfeccionamiento de jueces y fiscales,
constituyéndose así como uno de los pilares del sistema judicial peruano.
La Academia de la Magistratura se encuentra constituida como persona
jurídica de derecho publico interno. Si bien la Carta Magna establece que
forma parte del Poder Judicial 29 y por un problema técnico legislativo la
incluyen dentro del capítulo destinado al Consejo Nacional de la Magistratura,
su Ley Orgánica le reconoce autonomía académica, económica, administrativa
y de gobierno.
La finalidad, objetivos y organización de la Academia de la Magistratura
se encuentran regulados en su ley orgánica30 y en su estatuto 31.
“La Academia de la Magistratura, consciente de su misión de contribuir a
la mejora y el desarrollo del servicio público de administración de justicia en el
Perú, inspira su accionar en los siguientes principios: la primacía de la persona
29 Constitución Política del Perú , 1993. Artículo 51. La Academia de la Magistratura, que forma parte delPoder Judicial, se encarga de la formación y capacitación de jueces y fiscales en todos sus niveles, paralos efectos de su selección.30 Ley Orgánica de la Academia de la Magistratura. Ley 26335, publicada en el diario oficial El Peruanoel 21 de julio de 1994.31 Estatuto de la Academia de la Magistratura. Aprobado por Resolución N.º 022-2001-AMAG-CD,publicado en el diario oficial El Peruano el 19 de abril de 2001.
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humana y sus derechos a la vida, a la paz y a la justicia como función
fundamental para la consolidación de la democracia; la función jurisdiccional
como la de mayor responsabilidad y prioridad social; la independencia del
magistrado; la formación integral de los magistrados y su permanente
capacitación y superación profesional. Asimismo, considera la honradez, la
prudencia, la firmeza y la integridad moral, como virtudes inherentes a la
persona del magistrado” Academia de la Magistratura (1999)32.
3.2. Organización y funciones
3.2.1. Ley orgánica
La Academia de la Magistratura cuenta con su respectiva Ley Orgánica,
Ley N.º 26335, en la que se manifiesta que la AMAG tiene como propósito
fundamental contribuir al mejoramiento y desarrollo de la justicia en el Perú,
privilegiando la persona humana y sus derechos a la paz, la vida y la justicia
social como valores centrales de la Sociedad, asumiendo el servicio de justicia
como función fundamental para la consolidación de la democracia.
Por otro lado, en la referida ley se indica el objetivo de la institución:
a) La formación académica de los aspirantes a cargos de magistrado del
Poder Judicial y del Ministerio Público.
b) La capacitación académica para los ascensos de los magistrados del
Poder Judicial y Ministerio Público.
c) La actualización y perfeccionamiento de los magistrados del Poder
Judicial y del Ministerio Público.
La Academia de la Magistratura, según su ley orgánica vigente, se
encuentra conformada por los siguientes órganos:
32 Academia de la Magistratura. Memoria anual 1998. Lima: AMAG, 1999, p. 10-11
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
a) Rectores : Consejo Directivo
b) Ejecutivos : Director General
Director Académico
Secretario Administrativo
c) De apoyo : Comité Consultivo
Consejo Académico
El más alto órgano de la Academia de la Magistratura es el Consejo
Directivo, que está conformado por siete consejeros, designados del siguiente
modo:
Tres por el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial
Dos por la Junta de Fiscales Supremos del Ministerio Público
Uno por el Consejo Nacional de la Magistratura
Uno por la Junta de Decanos de los Colegios de Abogados de la República.
El Director General es nombrado, previo concurso público convocado
por el Consejo Directivo, mientras que el Director Académico y el Secretario
Administrativo son designados por el Consejo Directivo a propuesta del Director
General.
El área medular de la AMAG es el área académica, siendo la Secretaría
Administrativa un medio de apoyo para el desarrollo de sus actividades que se
planifica.
3.2.2. Manual de organización y funciones
El Manual de organización y funciones de la Academia de la
Magistratura, documento de naturaleza normativa, formaliza y establece los
flujos de trabajo, describe el perfil del puesto y el perfil de competencias del
personal así como su dependencia jerárquica. A continuación se desarrollan las
principales funciones de las áreas de la institución.
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
a. Del Consejo Directivo
El Consejo Directivo es el órgano encargado de aprobar la política
general de la Academia, el plan anual de actividades, los reglamentos
académicos y de organización y funciones, los planes de estudio y el proyecto
de presupuesto. Asimismo, nombra y remueve al Director General, al Director
Académico y al Secretario Administrativo de la Academia.
b. De la Dirección General
A cargo del Director General, que dirige y representa a la Academia,
goza de autonomía en el ejercicio de sus funciones, administra los recursos de
la Academia, autoriza los gastos y pagos de acuerdo al presupuesto,
selecciona y contrata al personal docente y no docente de la Academia y
cumple funciones de acuerdo al estatuto y reglamento de la AMAG.
c. De la Dirección Académica
Está a cargo del Director Académico, cuyas funciones principales son
formular y desarrollar el plan de estudios. Asimismo, dirige las actividades
académicas y propone, al Director General, el personal docente que será
seleccionado por concurso.
d. De la Secretaría Administrativa
Tiene como funciones principales ejecutar las actividades de gestión
administrativa, dirigir los servicios generales y al personal no docente.
Asimismo, registra las certificaciones emitidas a los discentes de la AMAG.
La Secretaría Administrativa, según el Manual de Organización y
Funciones, tiene a su cargo las oficinas de Personal, Contabilidad y Finanzas,
Logística e Informática.
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
3.3. Actividad académica
La Academia de la Magistratura inició sus funciones en 1995. Para ello,
en atención a lo prescrito por la Constitución de 1993, se definieron tres líneas
de formación académica:
3.3.1. Programas académicos
En términos generales, dichos programas tienen por objeto impartir
conocimientos en el campo jurídico y disciplinas no jurídicas complementarias,
reforzar habilidades y aptitudes, así como el compromiso con valores y
principios éticos.
a. Programa de Actualización y Perfeccionamiento (PAP)
El objetivo principal del programa es brindar capacitación integral a los
magistrados del Poder Judicial y Ministerio Público en forma descentralizada,
con el propósito de optimizar el servicio de justicia a nivel nacional.
b. Programa de Formación de Aspirantes (PROFA)
El fin del presente programa es preparar académicamente a los
candidatos a la carrera judicial y fiscal. Está dirigido a magistrados
provisionales o suplentes así como a los abogados interesados en postular
ante el Consejo Nacional de la Magistratura, a cargos titulares ante el Poder
Judicial y Ministerio Público.
c. Programa de Capacitación para el Ascenso (PCA).
Programa académico que “habilita para postular al cargo
inmediatamente superior a los integrantes de la carrera judicial y fiscal que
gozan de la condición de titulares, en el marco de la normatividad constitucional
y legal vigente. Este programa busca preparar a los magistrados interesados
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
en ascender al nivel superior que aspiran” Perú. Comisión Ejecutiva del Poder
Judicial (1999)33.
3.3.2. Proyectos
Se describen como acciones de naturaleza temporal o que responden a
encargos específicos emanados de disposiciones legales.
3.3.3. Actividades
Constituyen acciones complementarias a las dos anteriores y cuya
ejecución se traduce en resultados periódicos y puntuales.
Con el objetivo de descentralizar las actividades académicas, en la
gestión presidida por el Dr. Manuel Macedo Dianderas, se establecieron las
sedes desconcentradas de la Academia de la Magistratura34, la cual cuenta con
una sede principal ubicada en Lima. Las sedes son: norte (Chiclayo), sur I
(Arequipa) y sur II. (Cusco).
3.4. Marco estratégico institucional
La elaboración de un plan estratégico en las entidades del sector público
permite planificar en forma ordenada su accionar a fin de articular los objetivos
y resultados institucionales de corto plazo, con otros de perspectiva temporal
mayor, posibilitando la medición del impacto de la gestión presupuestaria en el
entorno en que se desenvuelven.
33 Perú. Comisión Ejecutiva del Poder Judicial. Reforma judicial: gestión administrativa, soportede la función jurisdiccional. Lima: CEPJ, 1999, p. 105
34 Establecen sedes desconcentradas de la Academia de la Magistratura en las ciudades de Arequipa,Cusco y Piura, aprobadas por Resolución Administrativa del Titular del Pliego del Poder Judicial N.º 349-98-SE-TP-CME-PJ, modificada por Resolución N.º 474-98-SE-TP-CME-PJ. Asimismo, establecen sededesconcentrada de la Academia de la Magistratura en la ciudad de Chiclayo.
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La Academia de la Magistratura elaboró su plan estratégico institucional
periodo 2002-2006, como instrumento guía de su gestión para el cumplimiento
de sus objetivos estratégicos, y definición de su visión y misión institucional.
En el desarrollo del Plan Estratégico de la Academia de la Magistratura
se da énfasis en la ampliación de la cobertura académica de formación y
capacitación de los magistrados del Poder Judicial y Ministerio Público de todo
el país. Asimismo, se manifiesta el deseo de contar con una infraestructura
adecuada e incorporar a los magistrados en la utilización de medios
informáticos para el desempeño de sus funciones, así como para su formación
y capacitación. Finalmente, se plantea formar un grupo de investigadores que
generen permanentemente una oferta de información académica.
3.4.1. Visión institucional
La visión, según el plan estratégico institucional, es la siguiente:
“La Academia de la Magistratura tiene un compromiso con la
justicia peruana, mediante la permanente capacitación y formación
de magistrados.
Coadyuva a una judicatura sólida moral e intelectualmente,
que responda a las necesidades de justicia de la sociedad.
Contribuye al prestigio, independencia y equidad del servicio
público de justicia que brinda el Estado”.
3.4.2. Misión institucional
La misión, según el plan estratégico institucional, es la siguiente:
“La Academia de la Magistratura es el órgano constitucional
de capacitación y perfeccionamiento de jueces y fiscales del país,
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
desarrolla sus actividades considerando las necesidades temáticas
de la judicatura en todos sus niveles.
Contribuye eficazmente al mejoramiento sostenido de la
administración de justicia, preparando magistrados que puedan
afrontar con solvencia académica, moral y ética los desafíos de la
administración de justicia.
La Academia de la Magistratura financia sus actividades con
recursos del tesoro público, en algunos casos prevé solicitar el
apoyo económico de instituciones de cooperación técnica
internacional”.
3.4.3. Objetivos estratégicos
Los logros que se esperan alcanzar teniendo en cuenta la visión y misión
institucional, según se encuentra plasmado en el Plan Estratégico de la
Academia de la Magistratura, son los siguientes:
a. Optimizar el nivel de formación y capacitación de magistrados del Poder
Judicial y del Ministerio Público.
b. Desarrollar un sistema informático de información integrado, de alcance
nacional, de contenido académico judicial-fiscal, cuyos principales usuarios
serán los magistrados del Poder Judicial y del Ministerio Público.
c. Contar con líneas de investigación cuya producción de estudios e
información de carácter académico judicial-fiscal sea de reconocida calidad y
utilidad por parte de los operadores de la administración de justicia en el ámbito
nacional e internacional.
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
3.5 Antecedentes de la biblioteca AMAG
La biblioteca de la Academia de la Magistratura es una unidad de
información especializada en el quehacer jurídico cuyos usuarios potenciales
son los jueces y fiscales del Poder Judicial y Ministerio Público. La biblioteca
inició sus actividades en enero de 1996 como ente de apoyo a las actividades
de formación, capacitación, actualización y perfeccionamiento de los
magistrados. En los primeros meses de gestión se benefició de una importante
donación de libros jurídicos españoles y recursos informáticos gracias a la
ejecución del Proyecto DEM/PER/94/50 elaborado por la Academia de la
Magistratura en el marco del Convenio de Financiación suscrito en 1994 entre
la Unión Europea y la República del Perú.
En la primera gestión de la biblioteca (1996-1998) se implementaron dos
bases de datos: una que almacenaba la colección de libros y otra de
documentos. Para tal fin se utilizó el programa Micro CDS/ISIS.
Con el propósito de brindar información a través de la página web
institucional se adquirió, en virtud de convenio con la Unión Europea, una
interface de consulta vía internet, a través de que el usuario podrá acceder
desde cualquier parte del mundo a la colección bibliográfica de la biblioteca.
Dicha interface está operativa desde mayo del 2002.
En la gestión de 1998-2001 se emitió y publicó en el Diario Oficial El
Peruano el Reglamento de la biblioteca de la Academia de la Magistratura35.
En dicho documento se reglamentan los procedimientos para el uso de la
biblioteca y los servicios que ella brinda, y se establecen las faltas y sanciones
que generan su incumplimiento. (ver anexos)
35 Aprueban el Reglamento de la Biblioteca de la Academia de la Magistratura, a través de la ResoluciónDirectoral N.º 121-2000-AMAG, publicada el 19 de octubre de 2000.
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Dentro de dicho periodo se propuso que los servicios de la biblioteca
que tengan un costo para los usuarios sean contemplados en el Texto Único de
Procedimientos Administrativos de la institución. Es así que por vez primera los
servicios de la biblioteca fueron tomados en cuenta en tal documento,
aprobado por la resolución de la Comisión de Reorganización y Gobierno N.º
034-99-CRG-AMAG, publicado el 30 de noviembre de 1999. El servicio que
estaba contemplado en aquel entonces fue el servicio de fotocopias. Ahora con
el transcurrir del tiempo y el avance de la tecnología se han implementado
nuevos servicios de la biblioteca incluidos muchos de ellos en el TUPA
vigente36.(ver anexos)
En la actualidad, dentro de las cuatro sedes académicas de la Academia
de la Magistratura (Lima, Lambayeque, Cuzco, Arequipa) solo existe una
unidad de información, que está situada en la sede central: Lima. Cualquier
solicitud de información de las sedes es coordinada vía telefónica o correo
electrónico.
3.5.1. Objetivos
Conforme a la misión institucional y en atención a la función de apoyo a las
actividades académicas de la institución se plantean los siguientes objetivos37:
—Asegurar una eficaz atención a las demandas de servicios a magistrados a
nivel nacional vía internet, correo electrónico y fax.
—Automatizar las colecciones de fuentes de información impresas y digitales,
así como los servicios de préstamo y difusión de la información.
36 Aprueban el Texto Único de Procedimientos Administrativos de la Academia de la Magistratura através de la Resolución N.º 014-2002-AMAG-CD-P.37 Perú. Comisión Ejecutiva del Poder Judicial. Reforma del Poder Judicial: la reforma en cifras.Informe al 30 de setiembre de 1999. Lima: CEPJ, 2000, p.155-156.
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
—Brindar acceso en línea a través de nuestras bases de datos accesibles por
internet.
—Lograr que las bases de datos estén operativas, actualizadas y sean
percibidas como de alta calidad por los usuarios internos y externos.
—Conseguir que el usuario perciba la alta calidad en el servicio de referencia a
bases de datos en línea y en CD-ROM, publicaciones periódicas impresas y
electrónicas, préstamo interbibliotecario y contacto con organizaciones
afines.
3.5.2. Infraestructura
La biblioteca de la Academia de la Magistratura atiende a sus usuarios
en el primer piso de su local institucional central, ubicado en la Av. Gregorio
Escobedo 426, Jesús María.
La biblioteca cuenta, en la actualidad, con un área de aproximadamente
55 m2, distribuidos adecuadamente en sus áreas de trabajo existentes: Área de
Dirección de la biblioteca, Área de lectura en sala, Área de colección de la
biblioteca.
3.5.3. Funciones
El Manual de Organización y Funciones de la institución establece las
funciones que tiene el encargado de la biblioteca, las cuales son las
siguientes:
— Planifica, organiza y supervisa la atención a los usuarios de la
biblioteca, en los servicios de préstamo de bibliografía especializada y
en de búsqueda de información
— Programa, selecciona y propone la adquisición de publicaciones,
acorde con los lineamientos de la política académica
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
— Promueve y realiza el intercambio informativo con las bibliotecas
especializadas de universidades, centros de investigación, centros
bibliográficos y documentales, sean estos nacionales o
internacionales, desarrollando una base de datos de información
virtual.
— Administra la videoteca, hemeroteca y demás servicios documentales
en diferentes formatos.
— Informa periódicamente a los docentes y discentes de los servicios
que brinda la biblioteca, las nuevas publicaciones y de los distintos
archivos.
— Organiza, elabora y propone a la Dirección Académica un plan
operativo anual de la biblioteca y sus servicios técnicos para
magistrados
— Realiza otras actividades propias del cargo que le asigne el Director
Académico.
3.5.4. Colección de recursos de información
La biblioteca cuenta con una colección de recursos de información en el
campo del derecho y materias afines a este, presentados en diversos formatos:
libros, obras de referencia, revistas, documentos, separatas, vídeos, CD-ROMs
e información captada en internet; todos ellos debidamente ordenados y
clasificados bajo la modalidad de numeración correlativa.
a. Libros. Cuenta con 3 508 títulos actualizados en las diferentes ramas
del derecho, a saber: Derecho civil, Derecho penal, Derecho
constitucional, Derecho comercial, etc., así como en las áreas de
interés jurisdiccional, como gestión, ética, razonamiento jurídico, etc.
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
b. Obras de referencia. Esta colección está compuesta por material de
referencia (diccionarios, enciclopedias especializadas, anuarios,
manuales, directorios, guías, compendios de legislación y
jurisprudencia, etc.). En la actualidad existen 72 títulos.
c. Hemeroteca. Colección conformada por publicaciones periódicas
nacionales y extranjeras de índole jurídico (boletines, revistas,
periódicos, etc.). Asimismo, cuenta con un archivo de artículos
periodísticos de temas relacionados con la Academia de la
Magistratura, el Consejo Nacional de la Magistratura, el Poder
Judicial y Ministerio Público y con artículos de doctrina jurídica.
d. Documentos. La colección de documentos está conformada por
documentos de trabajo, informes y conferencias, referentes a la
Academia de la Magistratura y a la reforma del Poder Judicial.
e. Separatas. Está colección está compuesta por materiales de
enseñanza y de trabajo de los programas académicos de la
institución: Programa de Actualización y Perfeccionamiento,
Programa de Formación de Aspirantes, Programa de Capacitación
para el Ascenso, así como del Proyecto de Autocapacitación Asistida
“Redes de Unidades Académicas”.
f. Videos. Colección conformada por videos que contienen sesiones de
clases, seminarios, conferencias magistrales y actividades
académicas, cuyos protagonistas son el personal docente,
administrativo y discentes de la Academia de la Magistratura.
g. Tesinas. Esta colección está conformada por las tesinas y
propuestas innovativas, presentadas y sustentadas por los discentes
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
del Programa de Formación de Aspirantes de la Academia de la
Magistratura.
h. Multimedia. Conformada por CD-ROMs, casetes y disquetes. La
biblioteca está suscrita al SPIJ (Sistema de información jurídica
peruana), software de información legal del Ministerio de Justicia, el
cual permite el acceso a texto completo de las normas legales,
legislación especializada, leyes orgánicas y las constituciones
políticas del mundo.
3.5.5. Automatización
Recogiendo la definición de la Ing. Beau Flores Atoche (2002)38, una
“biblioteca automatizada tiene diferentes interpretaciones, que pueden ir
desde el uso de la computadora como un apoyo para seguir realizando las
tareas de la biblioteca a la manera usual, por ejemplo, generando tarjetas
impresas para los ficheros manuales de título, autor y temas o, por el contrario,
usando la computadora para efectuar un cambio radical prescindiendo, por
ejemplo, de los ficheros manuales y sustituyéndolos por ficheros virtuales,
mostrando tablas de contenido de la bibliografía registrada y, aun más, con la
facilidad adicional de que la bibliografía registrada pueda ser consultada desde
cualquier lugar del mundo vía internet”
En este sentido, la biblioteca AMAG se encuentra automatizada gracias
a que cuenta con una interface de consulta, búsqueda y reserva en internet,
con la aplicación de tecnología de código de barra. Esta interface permite la
consulta a nuestras bases de datos en internet a través de la página web de la
AMAG.
38 Flores Atoche, Beau. Automatización de bibliotecas: herramientas para su desarrollo. [enlínea]: <http: // quipu.uni.edu.pe / otroswww / webproof / public / revistas / theke / 7 /automatización.htm> [consulta: 21 de julio de 2002].
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
Para el servicio de lectura en sala contamos con una terminal
(computadora) donde se encuentra instalada la interface de búsqueda
bibliográfica. El usuario puede hacer personalmente sus búsquedas y
requerimientos de información a través de dicho terminal.
Asimismo, los usuarios pueden formular solicitudes de información a la
biblioteca por cualquier vía de comunicación: teléfono, fax o e-mail, siendo
atendidos inmediatamente por el personal de biblioteca, utilizando todas las
herramientas de información existente y transmitiendo lo solicitado por
cualquiera de las vías de comunicación señaladas. A continuación se da una
breve descripción de las bases de datos existentes:
FORMA Base de datos bibliográfica (libros y obras de referencia).
REVIS Artículos de publicaciones periódicas.
VIDEOS Base de datos de videos de los programas académicos de la AMAG.
DOC Base de datos de documentos y materiales de los programas
académicos de la AMAG.
TESIS Base de datos de las tesinas y propuestas innovativas realizadas por
alumnos de la AMAG.
NEWS Base de datos de artículos periodísticos sobre temas de la AMAG,
Poder Judicial, Ministerio Público, Consejo Nacional de la
Magistratura y doctrina jurídica.
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
3.5.6 Servicios de información
Los servicios están contemplados tanto en el Reglamento de la
biblioteca como en el Texto Único de Procedimientos Administrativos de la
institución. (En este último figuran los servicios que tienen un costo.) Citando
los servicios en general tenemos:
a. Préstamo a domicilio. Servicio que se brinda solamente al personal
administrativo y académico de la institución por determinados días. Son
objeto de préstamo los libros y videos. No está permitido el préstamo de
obras de referencia ni de publicaciones seriadas.
b. Consulta en sala. Servicio por el cual se proporciona a los usuarios
material bibliográfico para ser utilizado exclusivamente en la sala de
lectura, dentro del horario establecido.
c. Servicio de referencia. Permite realizar una búsqueda selectiva de
información legal en bases de datos en línea, discos compactos e
internet, las cuales son atendidas por correo electrónico, fax y teléfono.
d. Servicio de alerta informativa. Mediante este servicio se informa a los
usuarios internos y externos de las nuevas publicaciones ingresadas a
biblioteca, tanto libros como revistas, vía correo electrónico.
e. Servicio de fotocopia. Se ha establecido el sistema de autoservicio
para fotocopias de capítulos de publicaciones, lo que facilita la
optimización del servicio y la satisfacción del usuario. En este servicio se
vigila el cumplimiento de la ley de derechos de autor. Las publicaciones
sobre legislación y jurisprudencia son de libre disposición.
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
f. Préstamo interbibliotecario. Se efectúa entre unidades de información
afines a la Academia de la Magistratura, de acuerdo a convenios
formales de intercambio.
Cabe indicar que se cuenta con una colección importante de videos de
los programas académicos de la AMAG, sin embargo, por falta de espacio
físico y tecnología adecuada no se brinda al público el acceso a ellos.
Asimismo, se indica que dentro del plan de actividades del presente año se
está proponiendo la creación del Servicio de Videoteca, el cual en su primera
etapa de implementación estará dirigido a los magistrados del Poder Judicial y
del Ministerio Público.
3.6 Análisis del entorno de la biblioteca AMAG
“La finalidad del análisis ambiental o entorno consiste en descubrir las
formas en que los cambios de los ambientes económicos, tecnológicos,
socioculturales y política legal de una organización la afectarán
indirectamente”. James Stoner, (1992)39
3.6.1. Entorno indirecto
Son los principales factores o fuerzas externas que interfieren en el
accionar de la unidad de información, estos pueden ser de carácter económico,
tecnológico, sociocultural, etc.
3.6.1.1. Aspecto económico
Las decisiones económicas del gobierno, de los proveedores y de los
clientes influencian de una u otra forma en las actividades de la unidad de
información por ser un ente económico. Es por ello que resulta muy importante
pronosticar y evaluar la situación económica en la que se desenvuelva la
institución.
39 Stoner, James A. F. Administración.-- 3ª ed.-- México: Prentice-Hall Hispanoamericana,1992, p.202
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
En lo económico, la Academia de la Magistratura, como toda entidad del
estado, se basa, para el ejercicio de sus funciones, en las normas de gestión
presupuestaria del estado. El presupuesto es el instrumento de la gestión
económica y financiera en cual se estiman los ingresos a obtenerse y la
autorización de los niveles máximos de gastos. Es importante el presupuesto
porque constituye el elemento básico de la planificación institucional y orienta la
administración de la gestión pública.
El presupuesto institucional, que es la previsión de ingresos y gastos
debidamente equilibrado que las entidades aprueban para un ejercicio
determinado, debe prevenir el cumplimiento de los objetivos institucionales y
metas presupuestarias trazadas para el año fiscal, los cuales se contemplan en
las actividades y proyectos definidos en la estructura funcional programática.
La ley de presupuesto público, en estos últimos años, se mantiene con
una política económica de austeridad en las instituciones del Estado, lo cual de
una u otra manera afecta a las actividades de la Academia de la Magistratura y,
por ende, a la biblioteca en lo referente a la contratación del personal,
remuneraciones y adquisición de equipos.
3.6.1.2. Aspecto tecnológico
Hoy en día el factor tecnológico se presenta como un factor decisivo
para la supervivencia de las unidades de información y para cualquier
organización. Es por ello importante considerar la situación actual y las
tendencias del desarrollo tecnológico en la formulación del planeamiento
estratégico. En el plan estratégico institucional de la Academia de la
Magistratura se busca aprovechar al máximo el uso de las nuevas tecnologías.
Así, se plantea “desarrollar un sistema informático de información integrado de
alcance nacional, de contenido académico judicial, cuyos principales usuarios
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
son los magistrados del Poder Judicial y del Ministerio Público” Academia de la
Magistratura (2002)40
Asimismo, como objetivos estratégicos se plantea integrar
informáticamente en forma sistemática, automatizada y permanente la
información académica administrativa por los programas de la AMAG, así
como la proveniente de la gestión administrativa [y] equipar a los magistrados
del Poder Judicial y Ministerio Público de los medios informáticos necesarios
para su formación virtual y oportuna, incorporándolos a las ventajas que ofrece
la internet
3.6.2. Entorno directo
Son los factores que afectan más directamente a las unidades de
información. Es la influencia del área de acción directa, que se desarrolla
cuando los factores actúan sobre los usuarios, los proveedores, la tecnología
apropiada, la política sectorial, la competencia, etc.
3.6.2.1. Usuarios
Son las personas que califican la calidad del servicio y la imagen
institucional proyectada. El éxito o fracaso de las unidades de información
depende de la satisfacción del usuario. Son usuarios de la biblioteca de la
Academia de la Magistratura, según el reglamento, los siguientes:
a. Usuarios internos
a.1. Personal administrativo
Son los trabajadores de la Academia de la Magistratura pertenecientes a
las diferentes áreas de gestión: Dirección General, Secretaría Administrativa,
Logística, Finanzas, Impresiones, etc. Tienen derecho a todos los servicios
40 Academia de la Magistratura. Plan estratégico institucional: Período 2002-2006. Lima:AMAG, 2002.
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
brindados por la biblioteca y en especial el préstamo a domicilio de hasta tres
(3) ejemplares por el lapso de siete (7) días hábiles.
a.2. Personal académico
Son los trabajadores pertenecientes a la Dirección Académica de la
institución, entre ellos personal de los programas académicos y de los
proyectos
Al igual que el personal administrativo, tienen derecho a todos los
servicios de la biblioteca con la diferencia de que en el servicio de préstamo a
domicilio son beneficiados hasta con cinco (5) ejemplares por el lapso de siete
(7) días hábiles.
a.3. Docentes de la AMAG
Son los profesores que dictan cursos en los diferentes programas
académicos de la institución. Tienen derecho a todos los servicios de la
biblioteca excepto el de préstamo de libros a domicilio.
En el presente cuadro se da a conocer el índice de consultas y de
préstamos de los dos principales servicios que brinda la biblioteca al personal
académico y administrativo de la AMAG.
Cuadro N.º 1
ESTADÍSTICA DE LOS PRINCIPALES SERVICIOS PARA EL USUARIO INTERNO
(1999-2001) Años
Servicios 1999 2000 2001
Préstamo a
domicilio
1 857 1 789 907
Referencias 1 122 1 271 1 630
Fuente: Estadísticas de los servicios de la biblioteca AMAG
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
Los usuarios que recurren con mayor frecuencia al servicio de préstamo
a domicilio forman parte del personal académico, usuarios encargados de
evaluar, seleccionar y diseñar los cursos que imparte la Academia de la
Magistratura.
Como se verá, (Cuadro N.º 1) el servicio de préstamo a domicilio ha ido
decreciendo. El año de mayor consulta fue el de 1999, con un total de 1 857
préstamos realizados. Esto se debió a que estaba en plena fase de selección el
contenido temático de los cursos del Programa de Formación a Aspirantes
(PROFA).
En el segundo servicio, el de referencias, que son solicitudes de leyes y
bibliografías efectuadas y atendidas mediante vía telefónica o correo
electrónico, las consultas han ido aumentando año tras año. En 1999 se
atendieron 1 122 consultas; en el año 2000, 1 271, aumentando un 13%
respecto al año anterior y, finalmente, en el año 2001 se efectuaron 1 630
consultas, observándose un aumento del 28% respecto al año 2000.
b. Usuarios externos
Son aquellos usuarios que no pertenecen a la institución y que visitan la
biblioteca con interés de satisfacer sus necesidades de información. Entre ellos
podemos mencionar:
b.1. Magistrados del Poder Judicial y Ministerio Público
Son todos los jueces y fiscales del Poder Judicial y Ministerio Público,
ya sean titulares, suplentes o provisionales. Los magistrados que más
concurren a la biblioteca son los pertenecientes a los distritos judiciales de
Lima, Cono Norte y Callao.
Los magistrados que se encuentran fuera de Lima, y que necesitan
alguna bibliografía sobre determinado tema, lo solicitan a través de la vía
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
telefónica o e-mail, y sus consultas son atendidas a través de este último medio
de comunicación. Muchos de ellos pueden ser discentes de los cursos que
imparte la Academia de la Magistratura
b.2. Abogados
Abogados interesados en la carrera judicial y fiscal, con el fin de postular
ante el Consejo Nacional de la Magistratura.
Abogados que siguen cursos de posgrado, que visitan la biblioteca para
elaborar sus tareas académicas.
b.3. Estudiantes de Derecho
Alumnos de las facultades de Derecho de las diversas universidades del
país (públicas y privadas) y de diferentes años de estudio.
b.4. Unidades de información afines a la institución
Unidades de información que solicitan los servicios que brinda la biblioteca,
en especial el préstamo interbibliotecario. Dicho servicio se efectúa previa
coordinación con el responsable de la unidad de información.
b.5. Otros
Demás usuarios, como sociólogos, historiadores, estudiantes de
administración, investigadores, etc.
A continuación se muestra en el siguiente cuadro (cuadro Nº 2) la cantidad
de consultas efectuadas en los tres últimos años. Dicho cuadro está elaborado
mes por mes con el propósito de conocer los meses de mayor y menor
afluencia de público, y también con el fin de conocer el crecimiento de usuarios
que ha tenido la biblioteca.
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
Cuadro N.º 2
CONSULTAS EFECTUADAS EN EL SERVICIO DE LECTURA EN SALA
(1999-2001)
Años
Meses 1999 2000 2001 Total
Enero 105 138 843 1 086
Febrero 98 436 1 376 1 910
Marzo 153 197 840 1 190
Abril 119 252 489 860
Mayo 355 759 841 1 955
Junio 393 1 031 919 2 343
Julio 420 565 430 1 415
Agosto 538 839 459 1 836
Setiembre 676 1 133 881 2 690
Octubre 737 1 109 1 853 3 699
Noviembre 606 1 386 1 199 3 191
Diciembre 96 668 278 1 042
Total 4 296 8 513 10 408 23 217
Fuente: Estadísticas de los servicios de la biblioteca AMAG
Como se observa, en los años 1999 y 2000, los primeros meses (enero,
febrero y marzo) son los de menos afluencia de usuarios, debido a que muchos
de ellos dejan sus actividades académicas y se encuentran de vacaciones
(universitarios, alumnos de posgrado, etc.).
En cambio, en los meses de enero, febrero y marzo de 2001 se contó
con más usuarios, de los cuales muchos de ellos eran estudiantes del
Programa de Formación de Aspirantes de la AMAG, entre ellos abogados y
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
magistrados (provisionales y suplentes) que se encontraban investigando para
realizar sus tesinas y propuestas innovativas para postular ante el Consejo
Nacional de la Magistratura.
El mes de diciembre, generalmente es muy baja la asistencia de
usuarios ya que muchos ya han culminado sus actividades académicas.
Los meses con mayor afluencia de usuarios, conforme al cuadro, son:
setiembre, octubre y noviembre. En los meses mencionados, los usuarios se
encuentran estudiando para sus exámenes o elaborando y presentando
trabajos finales.
Como se distingue en el total, la afluencia de usuarios ha ido
aumentando y, con ellos, las consultas. En 1999 se atendió a un total de 4
296 consultas en sala; en el año 2000 hubo un aumento del 98% respecto al
año anterior, lográndose 8 513 consultas; mientras que en el año 2001 se
atendieron 10 408 consultas, observándose un aumento del 22% respecto al
año 2000.
En el siguiente cuadro (Cuadro N.º 3) se analizan las consultas
realizadas en el Servicio de Lectura en Sala, por tipo de usuarios, durante los
últimos tres años. Como se observa, las consultas han ido aumentando año
tras año por tipo de usuario.
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
Cuadro N.º 3
TIPO DE USUARIOS
(1999-2001)
Años
Usuarios 1999 2000 2001
Discentes
PROFA
264 1 008 1 424
Magistrados 365 509 881
Posgrado 955 2 719 2 696
Universitarios 2 701 4 221 5 294
Otros 11 56 113
Total 4 296 8 513 10 408
Fuente: Estadísticas de los servicios de la biblioteca AMAG
Los usuarios que realizan mayores consultas son los universitarios de
pregrado y posgrado. Los de pregrado representan en el año 1999 el 63% del
total de consultas anual; en el 2000 el 50%, y en el 2001 el 51%. Por otro lado
los de posgrado, en los años en mención, representan el 22%, 32% y el 26%
respectivamente.
Los usuarios con menos consultas en los años 1999, 2000 y 2001 son
los magistrados, quienes representan el 8%, 5% y 8%, respectivamente, del
total de consultas realizadas por año. El problema radica en que el horario de
atención al público, en los años en mención, no fue muy benevolente con los
magistrados, ya que era de 09:00 a 17:00 horas, horario en el cual los
magistrados se encontraban en plena actividad laboral, por ello la dificultad de
apersonarse a la biblioteca.
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
Los discentes del Programa de Formación de Aspirantes (PROFA)
representan en el año 1999 el 6% del total de consultas anual; en el 2000, el
11%,y en el 2001, el 13%, porcentaje que va aumentando año tras año a razón
de la cantidad de discentes que tiene el programa.
3.6.2.2. Proveedores
Son los agentes que proporcionan a las unidades de información los
insumos requeridos para la generación de productos y servicios con el fin de
lograr la satisfacción del cliente., por consiguiente el éxito de la biblioteca
depende de los buenos productos y de la calidad de los servicios que puedan
brindar los proveedores, teniendo como jurado calificador de los servicios al
propio usuario.
El desarrollo de las colecciones de la biblioteca institucional se debe al
constante requerimiento de catálogos bibliográficos de las diferentes editoriales
del país y del extranjero (en especial España), los cuales son sujetos de
evaluación por la Dirección Académica para la futura compra de libros. El trato
es directo: en forma personal, vía comunicación telefónica o por correo
electrónico.
a. Proveedores nacionales
Son las entidades dedicadas a la producción de textos jurídicos,
ubicadas, en su mayoría en Lima, las cuales dejan periódicamente sus
catálogos de libros para su evaluación y adquisición. Entre ellas tenemos:
—Gaceta Jurídica
—Fondo Editorial de la PUCP
—Normas Legales
—Grijley
—Marsol Perú
—Cultural Cuzco
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—Rodas
—Editorial Economía y Finanzas
—OSBAC
b. Proveedores extranjeros
Son las entidades dedicadas a la producción de libros jurídicos, en su
mayoría ubicadas en España, las cuales periódicamente hacen llegar sus
catálogos de libros para su evaluación y adquisición por medio del correo
aéreo. Entre las principales tenemos:
—Editorial M. J. Bosch
—Editorial Marcial Pons
—Consejo Ejecutivo del Poder Judicial de España
Otra forma de adquisición se da a través de las donaciones de material
bibliográfico efectuadas por alumnos de la Academia de la Magistratura,
magistrados, abogados e instituciones públicas y privadas interesadas en
contribuir con el acervo bibliográfico de la biblioteca. Entre las principales
instituciones donantes tenemos:
—Ministerio de Justicia
—Comisión Andina de Juristas
—Defensoría del Pueblo
—Instituto Nacional de Estadística
—Desco
c. Proveedores especiales
c.1. Internet
Internet es una gigantesca red de redes de computadoras
interconectadas. Éstas ofrecen servicios a los usuarios. Básicamente podemos
ver a internet (la red para muchas personas) como una fuente inmensa de
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
información sobre cualquier contenido imaginable, que permite, además,
realizar funciones de comunicación.
Desde un punto de vista más amplio, internet constituye un fenómeno
sociocultural de importancia creciente, una nueva manera de entender las
comunicaciones que están transformando el mundo, gracias a los millones de
individuos que acceden a la mayor fuente de información que jamás haya
existido y que provocan un inmenso y continuo traspaso de conocimientos
entre ellos.
En la red de redes se obtiene información de interés jurídico de
diversos países. Existen buscadores y/o páginas webs especializadas en
derecho como son:
Teleley: portal legal peruano, publicado en internet desde 1996 y desarrollado
por Asesorandina S. R. L. y el Estudio Torres y Torres Lara & Asociados-
Abogados, donde se puede encontrar la síntesis legal peruana y comparada,
portales jurídicos, libros a texto completo, etc. La dirección web es
http://www.teleley.com
Diké. Portal de información y opinión legal. Es un proyecto especial del
rectorado de la Pontifica Universidad Católica del Perú, que se constituye en
una plataforma estructurada de acceso a una diversidad de materiales sobre
temas jurídicos que pueden ser consultados en internet. Este proyecto viene a
sumarse a otras iniciativas institucionales que buscan promover la aplicación
de las tecnologías de la información y las comunicaciones para usos
académicos y de investigación. Su dirección web es http://dike.pucp.edu.pe
ALERTANET-Portal de Derecho y Sociedad / Portal on Law & Society
ALERTANET. Es un portal sobre derecho y sociedad, multiculturalidad,
pueblos indígenas, pluralismo legal, justicia, control penal, mecanismos
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
alternativos de resolución de conflictos, mujer y género, derechos humanos,
democracia, teorías críticas del Estado, y asuntos latinoamericanos. Alertanet
promueve la Red latinoamericana de derecho y sociedad, a la que invitamos a
incorporarse. Su dirección web es http://www.alertanet.org.
c.2. Redes de información legal
Redes de información jurídica, formadas con el propósito de intercambiar
servicios de información.
Red de información jurídica (RIJ)
Es un programa de la Comisión Andina de Juristas creado para servir
como mecanismo de comunicación e información entre los sistemas judiciales,
defensorías del pueblo, sistemas nacionales e internacionales de protección de
derechos humanos, instituciones vinculadas y agentes de la sociedad civil de
los países de la región andina: Bolivia, Chile, Colombia, Ecuador, Perú,
Venezuela. La RIJ constituye un espacio de intercambio de experiencias y de
diálogo permanente que busca proveer información confiable a magistrados,
investigadores, profesores universitarios estudiantes de derecho, funcionarios
defensoriales y de los sistemas judiciales, así como a toda persona interesada
en los derechos humanos. Su dirección web es http://www.cajpe.org.pe/rij
3.6.2.3. Tecnología de la información
La tecnología de la información es determinante en las unidades de
información, puesto que va a permitir mejorar la productividad y el dominio de
los servicios a los usuarios, de lo contrario, estas unidades podrían ser
desplazadas por no contar con la tecnología adecuada.
La biblioteca de la Academia de la Magistratura procura estar a la par
con los avances tecnológicos, y trata de contar con las novedades
tecnológicas que facilitan la transmisión de la información, contando para el
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
desarrollo de sus actividades con computadoras de última generación, un
scaner, una impresora láser y una lectora de códigos de barra.
3.6.2.4. Política sectorial
Corresponde al comportamiento y desarrollo de la normatividad del
sector a la cual la unidad de información pertenece. Dicha normatividad puede
ser favorable o desfavorable.
La Academia de la Magistratura, a diferencia de instituciones similares
de otros países, es un órgano de creación constitucional. Ello adquiere mucha
importancia, por lo que su organización, funciones y competencias se definen
en el más alto rango normativo. La biblioteca como órgano de apoyo a los
programas académicos de la AMAG se rige bajo el marco normativo de la
institución.
Por lo expuesto, el artículo 151 de la Carta Magna, establece, en primer
lugar, que la AMAG forma parte del Poder Judicial, por lo que se constituye en
la institución encargada de la capacitación de este poder del Estado. Asimismo,
el artículo constitucional precisa que a la AMAG le competen las funciones de
formación y capacitación de los jueces y fiscales de todo el país.
Como se indicó antes, la finalidad, objetivos y organización de la
Academia de la Magistratura se encuentran regulados en su ley orgánica y en
su estatuto. La Academia se encuentra constituida como persona jurídica de
derecho público interno. Si bien la Carta Magna establece que forma parte del
Poder Judicial, su ley orgánica le reconoce autonomía académica, económica,
administrativa y de gobierno.
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
3.6.2.5. Competencia
Fortunato Contreras (2001)41 nos da un alcance más afín a nuestra
realidad acerca de la competencia: “Las otras unidades de información se
constituyen en competencia al ofrecer mejores bienes y servicios a los
usuarios, desplazando a los que no son competentes”.
A continuación, un breve informe sobre las Unidades de Información que
consideramos competidores, que se encuentran situadas en Lima y ofertan
servicios similares a lo que brinda la biblioteca de la AMAG.
a. Biblioteca Central de la Universidad Católica del Perú. Está
ubicada en la Av. Universitaria s/n., San Miguel. Su colección está conformada
por diferentes materias de letras y ciencias, empero tiene una colección muy
importante de Derecho y Ciencias Políticas. Goza de acceso a sus bases de
datos vía internet. Sus usuarios son estudiantes de la misma universidad,
quienes son atendidos en el horario de lunes a viernes de 08:00 a 21:30 horas
y los sábados de 09:00 a 17:00 horas. Para el público externo, la atención es
durante los meses de actividad académica (abril – noviembre), los días jueves
de 14:00 a 19:00 horas.
b. Centro de Información de la Universidad de Ciencias Aplicadas.
Cuenta con una colección importante de Derecho y goza de acceso a bases de
datos, vía internet, a importantes portales de derecho en el mundo. La
tecnología de información con la que cuenta está acorde con los tiempos de
innovación. Los usuarios son los estudiantes de dicha universidad. El horario
de atención es de lunes a viernes de 08:00 a 22:00 horas y los sábados de
08:00 a 18.00 horas. La mencionada biblioteca cuenta con dos sedes: Campus
Monterrico, situada en la Av. Prolongación Primavera 2390, Pabellón B, pisos
41 Contreras Contreras, Fortunato. Planeamiento estratégico en bibliotecas y centros dedocumentación. Lima: Ediciones Bibliotecología en Debate, 2001, p.57
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
del 3.° al 5.°, teléfono 3133333, y el Campus Salaverry, situado en la Av.
Salaverry 2255, San Isidro, 3.er piso, teléfono 4192900.
c. Biblioteca del Congreso de la República. Posee un acervo
bibliográfico de diferentes materias de estudio, asimismo cuenta con
normatividad peruana emitida por los diferentes organismos públicos. Tiene
como usuarios principales a la Presidencia del Congreso, las vicepresidencias,
comisiones ordinarias, comisiones especiales, funcionarios, asesores y
servidores parlamentarios. Atiende a sus usuarios de lunes a viernes de 09:00
a 21:00 horas, en el 2.° piso del Palacio Legislativo, Plaza Bolívar s/n., Lima.
d. Centro de Información Y Documentación de la Comisión Andina
de Juristas. Cuenta con una colección importante sobre derechos humanos.
Está situada en Los Sauces 285, San Isidro, y su horario de atención para
público interno es de lunes a viernes de 09:00 a 18:00 horas, y para público
externo (investigadores, instituciones, estudiantes de pre y posgrado, público
en general) los miércoles de 14:30 a 17:30 horas. Sus teléfonos son 4407907 y
4428094, anexos 120 y 123, respectivamente, y su correo electrónico es
e. Biblioteca de la Facultad de Derecho y Ciencias Políticas de la
Universidad Nacional Mayor de San Marcos. Cuenta con una colección
especializada en Derecho. Está situada en el sótano de la Facultad de Derecho
y Ciencias Políticas de la Ciudad Universitaria de San Marcos, cruce de la Av.
Venezuela y Av. Universitaria s/n. El horario de atención es de lunes a viernes
de 08:00 a 21:45 horas. Sus usuarios principales son los estudiantes de dicha
Facultad, aunque también recibe la visita de estudiantes de otras facultades de
la Universidad los días martes y jueves. Para usuarios externos (público en
general), la atención se da los miércoles y viernes.
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
Cuadro N.º 4
GENERALIDADES DE LAS UNIDADES DE INFORMACIÓN QUE COMPITEN CON LA
BIBLIOTECA DE LA ACADEMIA DE LA MAGISTRATURA
Días de
atención
Días de
atención de los
usuarios
externos
Automatización
de la colección
Disponibilidad
del catálogo
en la web
Recursos
humanos
especializados
Local
PUCP
Lunes a viernes
08:00 a 21:30 h
Sábados de
08:00 a 17:00 h
Jueves
14:00 a 19:00 h Automatizado
Cuenta con
interface de
búsqueda
Bibliotecólogos Adecuado
UPC
Lunes a viernes
08:00 a 22:00
h
Sábados de
08:00 a 18:00 h
Automatizado
Cuenta con
interface de
búsqueda
Bibliotecólogos Adecuado
CONGRESO
Lunes a viernes
08:00 a 21:00 h
Lunes a viernes
08:00 a 21:00 h Automatizado
Bibliotecólogos Adecuado
CID-CAJ
Lunes a viernes
09:00-20:00 h
Miércoles
14:30 a 17:30 h Automatizado
Cuenta con
interface de
búsqueda
Bibliotecólogos Pequeño
Facultad de
Derecho de la
UNMSM
Lunes a viernes
08:00 a 21:45 h
Sábados de
08:00 a 13:00 h
Miércoles y
viernes
08:00 a 21:45 h
Automatizado
__ Bibliotecólogos Adecuado
AMAG Lunes a viernes
09:00 a 21:00 h
Sábados de
08:00 a 13:00 h
Lunes a viernes
09:00 a 21:00 h
Sábados de
08:00 a 13:00 h
Automatizado
Cuenta con
interface de
búsqueda
Bibliotecólogos Pequeño
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
Cuadro N.º 5
SERVICIOS DE LAS UNIDADES DE INFORMACIÓN QUE COMPITEN CON LA BIBLIOTECA DE
LA ACADEMIA DE LA MAGISTRATURA
PUCP UPC CONGRESO CAJ UNMSM AMAG
Lectura en salaX X X X X X
Préstamo de
libros__ __ __ __ __ __
Alertas
informativas de
noticias
__ X X X __ X
Consultas vía
e-mail__ X __ X __ X
Estantería
abierta X X X X __ X
Servicio de
reprografía__ X X __ __ X
Préstamo
interbibliotecario__ __ __ X __ X
Búsqueda de
legislaciónX X X __ X X
Boletines
electrónicos__ X X X __ X
3.6.3. Posición estratégica externa
Es el reconocimiento y estudio de todas las condiciones e influencias
externas a la unidad de información, que de una u otra forma beneficia o
perjudica el desarrollo de las actividades que realiza.
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
De esta forma, como resultado del análisis efectuado, se definirán las
oportunidades y amenazas que ofrece el entorno.
3.6.3.1. Oportunidades
Del análisis efectuado se puede considerar que la biblioteca de la AMAG
cuenta con las siguientes oportunidades:
— Internet
— Pertenencia a una red de información jurídica
— Demanda de la información
— Dación de la ley del libro
— Desarrollo de cursos de actualización profesional
— Uso de nuevas tecnologías de información
— Autonomía académica, económica y administrativa.
3.6.3.2. Amenazas
Del análisis efectuado se puede considerar que la biblioteca de la AMAG
se enfrenta a las siguientes amenazas:
— Restricciones presupuestales, política de austeridad en las instituciones del
Estado
— Reducción de personal en el sector público
— Crisis económica
— Costos volátiles de los proveedores
— Bajo poder adquisitivo de los usuarios provenientes del sector público.
— Falta de hábito de lectura en los usuarios.
— Falta de inversión en las nuevas tecnologías de información por la
institución.
— Pertenecer al Consejo Nacional de la Magistratura, mediante la reforma
constitucional.
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
3.6.4. Matriz de evaluación de factor externo
La matriz de evaluación del factor externo resume las oportunidades y
amenazas del entorno para la determinación de la posición estratégica externa
de la Unidad de Información.
Para la elaboración de la matriz de evaluación del factor externo se requiere:
1. Listar las oportunidades y amenazas más importantes de la unidad de
información.
2. Asignar un peso a cada factor dentro del rango 0,0 (nada importante) a 1,0
(muy importante). El valor o peso dado a un factor indica la relativa
importancia del factor en el éxito de una determinada organización. La
sumatoria de todos los valores asignados a los factores debe totalizar 1,0.
3. Asignar un valor de uno a cuatro, a cada factor, para indicar el grado de
oportunidad o riesgo que representa a la organización:
1 = Riesgo mayor
2 = Riesgo menor
3 = Oportunidad menor
4 = Oportunidad mayor
4. Multiplicar cada peso del factor por su valor para determinar el resultado
sopesado para cada variable.
5. Sumar los resultados sopesados para cada variable para determinar el
resultado sopesado total para la unidad de información, siendo el valor mas alto
4,0 y el resultado más bajo posible 1,0. El resultado promedio sopesado total
es, sin embargo, es 2,5 que significaría que una unidad de información compite
en un sector atractivo y posee abundantes oportunidades externas, mientras un
resultado de 1,0 caracteriza a una unidad de información que compite en un
sector sin atractivos y se enfrenta a fuertes riesgos externos.
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
Cuadro N.º 6
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE FACTOR EXTERNO
Factores externos claves Peso relativo ValorResultado
sopesado
Pertenecer a una Red de Información
Jurídica
0,10 4 0,40
Demanda de la información 0,10 4 0,40
Autonomía económica, académica y
administrativa
0,15 4 0,60
Cursos de actualización profesional 0,10 3 0,30
Uso de nuevas tecnologías 0,10 3 0,30
Restricciones presupuestales 0,15 1 0,15
Bajo poder adquisitivo de los usuarios 0,10 2 0,20
Falta de inversión en tecnologías de
información
0,10 1 0,10
Ser absorbidos por el Consejo Nacional
de la Magistratura
0,10 1 0,10
Total 1,00 2,55
Mediante el análisis efectuado se obtuvo el resultado total sopesado de
2,55 por lo que se llega a la conclusión de que la posición estratégica externa
es favorable para el desempeño de la biblioteca. Las oportunidades externas
son mayores que las amenazas externas.
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
3.7. Diagnóstico interno de la biblioteca AMAG
Al respecto, Charles W. Hill (1996)42 afirma lo siguiente: “Posibilita
fijar con exactitud las fortalezas y debilidades de la organización. Tal análisis
comprende la identificación de la cantidad y calidad de los recursos disponibles
para la organización”.
El análisis de los recursos de la unidad de información es necesario para
determinar las ventajas y desventajas de la organización (fortalezas y
debilidades), frente a los competidores actuales y futuros. Para identificar las
fortalezas y debilidades de la unidad de información, analizaremos la estructura
organizacional y emplearemos la cadena de valor.
3.7.1. Estructura organizacional
La biblioteca de la Academia de la Magistratura es una unidad de
información especializada que empezó sus funciones a la par que la institución,
1995. Su función principal es la de apoyar las actividades de formación,
capacitación, actualización y perfeccionamiento de magistrados, desarrolladas
a través de sus programas académicos, extendiendo sus servicios, además, al
personal AMAG, comunidad judicial y público en general. De conformidad con
el Manual de Organización y funciones depende directamente de la Dirección
Académica.
Para el cumplimiento de sus funciones y demanda de información, la
biblioteca cuenta con una colección de recursos de información especializados
en el campo de Derecho, en diversos formatos: libros, revistas, vídeos, CD-
ROMs e información captada a través de internet.
Las sedes desconcentradas de la AMAG no tienen servicios de
información para el desarrollo de sus actividades académicas.
42 Hill, Charles W.L.; Jones, Gareth R. Administración estratégica: un enfoque integrado.—3ªed. – Santafé de Bogotá: McGraw-Hill, 1996, p.11
CUADRO N.º 7
ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL DE LA ACADEMIA
DE LA MAGISTRATURA
Fuente : Memoria anual 1998 de la Academia de la Magistratura.
* Por Resolución Nº 071-2001-AMAG_CD publicado en normas legales el 08 de setiembre de2001, se dispone la fusión temporal del Programa de Formación de Aspirantes (PROFA) y delPrograma de Capacitación Académica para el Ascenso (PCA), los mismos que conformarán elPrograma para la Formación y el Ascenso de Magistrados (PFA)
CONSEJODIRECTIVO
DIRECCIÓNGENERAL
AUDITORIA
DIRECCIÓNACADÉMICA
SECRETARÍAADMINISTRATIVA
PROGRAMA DEFORMACIÓN DEASPIRANTES *
PROGRAMA DEACTUALIZACIÓN Y
PERFECCIONAMIENTO
PROGRAMA DECAPACITACIÓN PARA
EL ASCENSO *
FINANZAS YCONTABILIDAD LOGISTICA PERSONAL
BIBLIOTECA
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
3.7.2. Cadena de valor
Henry Mintzberg (1997)43 “La cadena de valores parte de la idea de que
la empresa debe crear valor en los productos que produce y los servicios que
ofrece. El valor de un producto o servicio se mide con base en la cantidad que
el comprador está dispuesto a pagar por el mismo, en otras palabras : un
precio”.
3.7.2.1. Actividades primarias
Está conformado por la logística de entrada, producción, logística de
salida, acceso u oferta y atención al usuario.
a. Logística de entrada
Actividades relacionadas con la identificación de los que generan
información o si la organización de la cual depende la unidad genera
información única. Asimismo, se incluye las actividades de la selección de
material, la adquisición, ingreso y registro
a.1. Identificación
Para la identificación, se realiza las siguientes acciones:
— Identificación del perfil de necesidades de información de la biblioteca
— Propuesta de opinión técnica del material bibliográfico
— Evaluación de las estadísticas sobre temas más consultados
Cabe indicar que la Academia de la Magistratura cuenta con una oficina
de ediciones y publicaciones (aunque no está contemplada en el
organigrama institucional), encargada de elaborar textos jurídicos, los
cuales son distribuidos gratuitamente a los discentes de la AMAG en los
respectivos programas académicos.
43 Mintzberg, Henry ; Bran Quinn, Jomes. El proceso estratégico. México: Prentice HallHispanoamericana, 1995, p.90
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
Por cada título publicado, la Dirección Académica remite a la biblioteca
dos (2) ejemplares para efectos de su difusión, conocimiento y consulta de
los usuarios.
a.2. Selección
Los fondos documentales de la biblioteca no se diferencian de aquellos
fondos importantes pertenecientes a otras bibliotecas similares salvo en su
magnitud y mejoras para el acceso a los recursos de información con
diferentes formas de acceso automatizado.
Como se mencionó anteriormente, las editoriales extranjeras
periódicamente dejan sus catálogos de publicaciones para su evaluación y
adquisición, entre ellos tenemos: Marcial Pons, Bosch, etc. Entre las
editoriales nacionales que en su mayoría se encuentran ubicadas en Lima
y dejan las publicaciones físicamente para su evaluación y futura compra
tenemos: Gaceta Jurídica, Grijley, Fondo editorial de la PUCP, etc.
Tanto los catálogos como las publicaciones físicas pasan a ser
evaluadas por el Director Académico y los subdirectores de los programas
académicos para su adquisición. La política empleada en la evaluación se
basa en: temas de actualidad jurídica, publicaciones que refuercen las
actividades académicas evitando la duplicidad de adquisición
contrastándola con el acervo bibliográfico de la biblioteca.
a.3. Adquisición
La adquisición del material bibliográfico se efectúa por cuatro
modalidades: compra, donación, suscripción y canje.
• Compra
Este tipo de adquisición se realiza de dos formas:
— Presupuesto institucional
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— Recursos propios
• Donación
Otra forma de adquisición se debe a las donaciones de material
bibliográfico efectuadas por discentes de la AMAG, magistrados, abogados
e instituciones públicas y privadas interesadas en contribuir con el acervo
bibliográfico de la biblioteca. Entre las principales instituciones donantes
tenemos:
— Ministerio de Justicia
— Defensoría del Pueblo
— Instituto Nacional de Estadística
— Desco. Centro de Estudios y Promoción del Desarrollo).
• Suscripción
Actividad que se realiza cada año por el encargado de la biblioteca,
quien solicita la suscripción de publicaciones periódicas. La selección se
realiza con la participación del personal académico de la AMAG. Entre los
principales proveedores tenemos:
— Fondo editorial de la PUCP. Suscripción a sus revistas Themis, Ius et
Veritas, Derecho PUC.
— Gaceta Jur ídica. Suscripción a las revistas Gaceta Jurídica y Diálogo
con la Jurisprudencia.
— Desco. Suscripción a su revista Qué hacer.
— Swest. Suscripción a las revistas La Ley, Cuadernos de Política
criminal.
• Canje de publicaciones
Se efectúan canje de publicaciones con las bibliotecas afines. Entre las
principales instituciones tenemos:
— Comisión Andina de Juristas
— Desco
— Colegio de Notarios
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a.4. Ingreso y registro
Para el ingreso y registro de las publicaciones adquiridas se realizan las
siguientes etapas:
a) Registro de las publicaciones en el libro de adquisiciones. Al libro se le
coloca su respectivo código de barras.
b) Se verifica en la base de datos (desarrollada en CDS/ISIS) si existe
duplicidad, ya que, quizás, la biblioteca cuenta con un ejemplar, por lo
que automáticamente se incluirá en el MFN (Master File Number).
Si la publicación es de reciente adquisición, y no existe en base de datos,
se pasa a digitar a un MFN nuevo.
b. Producción
Son las actividades en las cuales se transforma la información, vale
decir, el desarrollo de las etapas del procesamiento de la información:
descripción, clasificación, indización, análisis de la información, etc.
b.1. Descripción bibliográfica
Se utiliza la hoja de trabajo CEPAL, el libro se describe directamente en
la base de datos.
Con el objetivo de normalizar la información para la descripción
bibliográfica, se toman en cuenta las reglas de catalogación
angloamericanas AACR2.
b.2. Sistema de clasificación
El sistema de clasificación es propio, se utiliza el sistema correlativo por
materias dentro del Derecho. Por ejemplo, Derecho Penal: DPE, Derecho
Constitucional: DCN, Derecho Civil: DCI, Derecho Informático: DIF, etc.
b.3. Indización
La presente actividad es desarrollada a través de los siguientes pasos:
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— Se catalogan e indizan los libros con ayuda de un tesauro
especializado de Derecho.
— Se compara la descripción del libro con las descripciones de las
diferentes bases de datos exhibidas en internet, ya sea nacional o
extranjero, con el objetivo de normalizar el criterio de catalogación e
indización del libro.
c. Logística de salida
Actividades relacionadas con la producción, distribución y ubicación
física del soporte de la información, como resultado del procesamiento del
mismo (catálogos, bases de datos, listados, etc.)
c.1. Catálogo impreso
Semestralmente se imprime una relación de todas las existencias
bibliográficas a lo cual se le denomina catálogo bibliográfico, el cual está a
disposición de los usuarios para su conocimiento y solicitud de las
publicaciones.
c.2. Base de datos
Las diferentes bases de datos están elaboradas bajo el sistema Micro
Isis, sistema de procesamiento de información diseñado específicamente
para la administración de bases de datos estructuradas y no numéricas. Su
más importante y difundida aplicación es la generación de bases de datos
bibliográficas, de ahí su popularidad en las bibliotecas de todo el mundo.
Se tomó el criterio de que por cada tipo de soporte de información se
desarrolle una base de datos distinta. A continuación una breve descripción
de las bases de datos existentes:
FORMA Base de datos de obras bibliográficas y de referencias
(diccionarios y anuarios). En la actualidad existen 3 510 registros
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ingresados. Es la base de datos más consultada por los usuarios,
por su actualización constante y porque cuenta con doctrina
extranjera relacionada mucho a nuestra realidad.
REVIS Conformado por artículos de publicaciones periódicas de revistas
nacionales y extranjeras que brindan información doctrinaria
jurídica. En la actualidad cuenta con 1 840 registros.
VIDEOS Conformado por los videos de las actividades académicas
desarrolladas por los programas de la AMAG. Actualmente posee
470 registros ingresados.
DOC Conformado por los documentos internos de los programas
académicos de la AMAG, y concernientes a la reforma del Poder
Judicial.
TESIS Base de datos de las tesinas y propuestas innovativas realizadas
por los alumnos del Programa de Formación de Aspirantes
(PROFA) y del Programa de Capacitación para el Ascenso (PCA)
en sus diferentes promociones.
NEWS Base de datos de artículos periodísticos de los principales diarios
del país sobre temas de la AMAG, Poder Judicial, Ministerio
Público, Consejo Nacional de la Magistratura y artículos de
doctrina jurídica.
c.3. Alerta informativa
Servicio por el cual se informa a los usuarios sobre las novedades
bibliográficas y publicaciones seriadas adquiridas por la biblioteca, tanto
publicaciones nacionales como extranjeras. Dicho servicio de periodicidad
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
mensual se brinda mediante el correo electrónico y a través de la página
web de la biblioteca.
c.4. Bibliografía especializada
A través de la cual se satisface la necesidad de ubicación de la
información. El producto es remitido en documento impreso o enviado a
través del correo electrónico al destinatario. Se efectúa de las siguientes
formas:
A solicitud de los usuarios: magistrados, abogados y estudiantes que
solicitan a la biblioteca bibliografía determinada sobre un tema u autor.
A solicitud de los docentes de la AMAG: con el propósito de reforzar las
actividades académicas, en coordinación con el profesor encargado se
elabora una bibliografía para ser distribuidas a los alumnos.
c.5. Síntesis informativa
Producto mediante el cual se da a conocer las principales noticias del
acontecer judicial y político a los usuarios de la biblioteca. Las noticias son
extraídas de los principales diarios y revistas nacionales que cuentan con
página web (El Comercio, La República, El Peruano, Expreso y Caretas).
Dicho producto es distribuido diariamente mediante el correo electrónico.
d. Marketing o Comercialización
Actividad primaria vinculada a la publicidad, promoción, relaciones
públicas, comunicación personal, etc. Por los cuales los usuarios acceden a los
productos o servicios de la unidad de información.
d.1. TUPA institucional
La Academia de la Magistratura, por ser una institución del sector
público, tiene la obligación de publicar su Texto Unico de Procedimientos
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Administrativos, documento en el cual se detallan los servicios que brinda
la biblioteca y cuyo costo corre por cuenta del usuario.
d.2. Reglamento
Se trata del Reglamento de la biblioteca de la Academia de la
Magistratura publicado en el diario oficial El Peruano el 19 de octubre de
2000. En el mencionado texto se reglamentan los procedimientos para el
uso de los servicios de la biblioteca y se establecen las faltas y sanciones
que generan su incumplimiento.
d.3. Boletín bibliográfico AMAG
Es un mecanismo de difusión de nuestras recientes adquisiciones de
publicaciones. Se da a conocer a nuestros usuarios, tanto internos como
externos, mediante el correo electrónico.
d.4. Página web de la Institución
En la página web institucional, la biblioteca cuenta con su respectiva
sección en donde promociona sus servicios y se pueden hacer consultas en
su catálogo web.
d.5. Correo electrónico
Mediante esta vía de comunicación se da a conocer a los usuarios los
servicios y actividades de la biblioteca.
d.6. Trípticos
Documentos de difusión y promoción de servicios que son ofrecidos a
los usuarios de la biblioteca, en especial a los discentes de la Academia de
la Magistratura, en donde se les ofrece información sobre la colección,
servicios que se brinda y el horario.
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e. Servicio al cliente
Actividad dirigida a medir la satisfacción del usuario por los productos y
servicios ofertados.
e.1. Realización de encuestas
La biblioteca realiza dos encuestas anuales dirigidas a los usuarios.
Éstas se efectúan en los meses de junio y noviembre con el propósito de
evaluar y mejorar los servicios, crear otros, conocer las debilidades de la
biblioteca y acopiar información acerca de nuevas ideas.
e.2. Buzón de sugerencias
La biblioteca, en la Sala de Lectura, cuenta también con un buzón de
sugerencias donde los usuarios hacen llegar sus apreciaciones en relación
con los servicios y la atención del personal. Dicho buzón es revisado cada
semana.
3.7.2.2. Actividades de apoyo
Actividades relacionadas con la infraestructura, recursos humanos,
desarrollo tecnológico, abastecimiento, etc.
a. Infraestructura
Apoyo a la unidad de información, relacionada con las actividades de
gestión gerencial de la calidad, gestión administrativa, planificación, finanzas,
manejo contable, aspectos legales.
a.1. Gestión administrativa
La gestión administrativa en una unidad de información vendría a ser el
conjunto de acciones mediante las cuales se desarrolla las actividades a
través del cumplimiento de las fases de planificación de trabajo,
organización de los servicios, dirección, coordinación y control.
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El encargado de la biblioteca es el responsable de la gestión
administrativa de la unidad de información, según lo establece el Manual de
Organización y Funciones de la Academia de la Magistratura.(ver pág. 39)
a.2. Plan operativo
Es el instrumento de gestión que contiene las acciones que deben ser
desarrolladas por las dependencias que conforman una institución u
organismo del Estado durante determinado período.
La biblioteca de la Academia de la Magistratura anualmente presenta a
la Dirección Académica la propuesta de su plan operativo, que es evaluado
y aprobado por el Consejo Directivo y finalmente difundido como el Plan
Académico, donde contempla las actividades anuales de las dependencias
pertenecientes a la Dirección Académica: programas académicos, Oficina
de ediciones y publicaciones y biblioteca.
La biblioteca de la Academia de la Magistratura elabora su plan
operativo en función a la satisfacción de los requerimientos de información
de los jueces y fiscales en el ámbito nacional. Para ello se propone
objetivos principales como son: mejoramiento de la gestión administrativa
de los servicios, utilización de la tecnología de la información en los
servicios, y mejoramiento de la infraestructura y equipamiento de la
biblioteca. En la elaboración del plan operativo se toma en cuenta los
escasos recursos presupuestales asignados por el tesoro público a la
institución.
La biblioteca, al igual que las otras áreas de la AMAG, tiene
procedimientos, que a pesar de no contar con un manual, están plenamente
identificados y normalizados, a fin de facilitar el acceso a todos los recursos
de información. Todos los procedimientos e instrucciones de trabajo son de
responsabilidad del personal de la biblioteca.
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Sin embargo, aún no se han definido, dentro de los planes de desarrollo
de la biblioteca, parámetros e índices de calidad, que permitan solucionar
las deficiencias actuales y las que se presenten en el futuro
a.3. Presupuesto
Es la cuantificación de los ingresos y egresos que se prevé realizar o
ejecutar durante un período llamado ejercicio, para alcanzar metas y
objetivos previamente definidos por una determinada política.
Anualmente se elabora una estimación de adquisición de equipos y
material bibliográfico para el buen y óptimo funcionamiento de la biblioteca.
Los bienes solicitados se enmarcan en las carencias del servicio detectadas
y los nuevos servicios que se pretende ofrecer. Así también se contempla la
contratación del personal. El presupuesto asignado a la unidad de
información es parte del presupuesto institucional.
a.4. Local
La biblioteca esta situada en la sede principal de la Academia de la
Magistratura, Av. Gregorio Escobedo 426 (Jesús María), primer piso. En la
actualidad cuenta con un espacio físico de 55 m2 aproximadamente,
distribuido en las siguientes áreas de trabajo:
Área de dirección de la biblioteca. Abarca 9 m2. En dicha área se
hacen los trabajos de procesamiento y análisis de información de la
biblioteca. Dicho espacio esta equipado con los respectivos útiles y muebles
de oficina: una computadora, una impresora, un escáner. Se cuenta
también con un teléfono para recibir las respectivas consultas de los
usuarios de la biblioteca.
Área de lectura en sala. Cuenta con 16 m2. Su capacidad máxima para
la atención de seis usuarios a la vez. El área en mención está equipada con
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sus respectivos muebles de lectura: tres mesas y dos sillas por cada una.
Cuenta también con dos computadoras, una que pertenece al
bibliotecólogo referencista y otra donde se encuentra instalada la interface
de las bases de datos, la cual está al servicio del usuario para que puedan
hacer sus consultas personalmente. La sala de lectura posee un equipo de
aire acondicionado, que regula la adecuada temperatura del ambiente.
Área de depósitos de la colección de la biblioteca. Está dividida en
dos áreas: — Depósito de la colección de libros y documentos. Cuenta
con once estantes corredizos de metal de doble cara y diez divisiones a
cada lado. Alberga 4 126 ejemplares de libros, 240 documentos y 300
tesinas.
— Depósito de la hemeroteca. Almacena las obras de referencia
(diccionarios, anuarios, etc.) y las revistas. Cuenta con dos estantes
corredizos de metal de doble cara y diez divisiones a cada lado.
Presenta también dos módulos de ángulo ranurado de 10 divisiones
cada uno.
La colección de videos también se encuentra en esta área, son cerca de
500 títulos almacenados en dos vitrinas.
La adecuación del espacio físico de la hemeroteca y videoteca es uno de
los problemas más grandes que tiene la unidad de información. El proyecto
de adecuación del nuevo local de la AMAG, donde se destinará un
ambiente adecuado para la biblioteca, aún no tiene fecha de inicio.
Actualmente el espacio es deficitario, tanto para la atención de las consultas
de los usuarios como para el almacenamiento de la colección y los
ambientes para el trabajo interno de la biblioteca y el mismo desplazamiento
del personal.
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
El espacio destinado tanto a la sala de consulta como a los depósitos de
la colección son muy reducidos, lo que obliga a mantener un servicio de
atención al usuario en modalidad de estante cerrado.
b. Recursos humanos
El personal de la biblioteca está conformado por tres bachilleres en
Bibliotecología y Ciencias de la Información contratados por locación de
servicios no personales, los que desempeñan funciones individuales y están
organizados de la siguiente manera: El primero está encargado de la biblioteca
(responsable de la organización), el segundo cumple funciones de asistente de
biblioteca (turno mañana), y el tercero también es asistente (turno tarde). Sólo
está presupuestada en el Cuadro de Asignación de Personal la plaza de
responsable de la biblioteca.
El perfil del personal de la biblioteca está definido en el Manual de
Organización y Funciones de la Academia de la Magistratura.
El régimen laboral debería asegurarse, ya que el personal profesional
contratado recibe un sueldo definitivamente inferior a cualquier personal
profesional de la Academia de la Magistratura. La remuneración debería ser
homologada al nivel de los otros profesionales de la AMAG.
La biblioteca no dispone de un plan específico de capacitación, depende
del Plan de Capacitación elaborado por la Dirección Académica. El personal
actual contratado no tiene acceso a los programas de capacitación del
personal administrativo de la AMAG, minimizando de esta manera la calidad
del servicio y gestión de la biblioteca.
Los requerimientos de formación y capacitación son solicitados, en
forma personal, por quienes trabajan en la biblioteca, los que se informan de
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
los cursos y eventos ofrecidos por la AMAG o los recepcionados por correo
electrónico a través de comunicaciones escritas.
La capacitación del personal profesional generalmente se realiza a
través de los eventos profesionales ofrecidos en el medio, y los cursos de
capacitación técnica organizados por universidades que cuentan con
programas de formación profesional en Bibliotecología y los que ofrece la
Biblioteca Nacional del Perú, siempre y cuando éstos sean autorizados por los
directivos de la Academia de la Magistratura. El costo del curso o evento de
capacitación es asumido por el propio interesado.
El funcionamiento de la biblioteca es coordinado diariamente entre el
personal, y periódicamente se realizan reuniones para determinar las
dificultades existentes en el servicio y sus posibles soluciones. De esta manera
se garantiza el flujo de información permanente entre el personal de la
biblioteca.
c. Desarrollo tecnológico
La colección de la biblioteca está automatizada, tratando de estar en el
mismo nivel con las unidades de información más importantes del medio. Las
diferentes bases de datos están desarrolladas con el sistema CDS/ISIS.
Los usuarios se enteran de los servicios que oferta la biblioteca, ya sea
asistiendo personalmente a sus ambientes o a través de la página web
institucional (http://www.amag.edu.pe), en la sección de biblioteca, donde se
puede encontrar información sobre el personal, servicios que se brindan,
horarios de atención, cómo contactar con la biblioteca y, sobre todo, se
encuentra instalado una interface de búsqueda de nuestro fondo bibliográfico.
Dicha interface puede automatizar el servicio de préstamo de libros, pero por el
momento esta función no esta operativa, ya que se necesita un carné de
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usuario con su respectivo código, requisito indispensable en la operación de
este servicio.
En la sala de lectura se cuenta con dos computadoras, una donde está
instalado la interfaz de búsqueda de información enlazada a la base de datos
de la biblioteca en donde el usuario realiza sus búsquedas respectivas, y otra
perteneciente al referencista bibliotecólogo, con el objetivo de apoyar al
usuario.
La biblioteca no cuenta con un equipamiento informático adecuado para
la consulta de sus colecciones de videos ni material multimedia (CD-ROMs,
disquetes, libros electrónicos, etc.).
La biblioteca está suscrita al Sistema Peruano de Información Legal
(SPIJ), CD-Rom de información jurídica actualizada que ofrece potentes
herramientas de búsqueda, las que nos permiten ubicar, en forma rápida, los
textos de normas legales a través de palabras, frases, número de la norma y
fecha de publicación, entre otros, en forma amigable y sencilla.
La biblioteca trata de utilizar sus equipos tecnológicos en el momento de
ofrecer sus servicios: las consultas son atendidas mediante el teléfono y el
correo electrónico.
La aplicación de nuevas tecnologías a la biblioteca es bienvenida, pero
su implementación requiere del incremento personal y dotación de equipos que
por falta de presupuesto no se concretiza.
d. Abastecimiento
Actividad de apoyo a la gestión institucional, que debe contribuir al
empleo racional y eficiente de los recursos que requieren las entidades. Se
orienta a proporcionar los elementos materiales y servicios que son utilizados
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por las entidades. La Oficina de Logística es la encargada de dotar de bienes y
equipos a todas las áreas académicas y administrativas de la Academia de la
Magistratura. La Dirección General, con la finalidad de reglamentar el pedido
de bienes, aprueba cada año mediante una directiva las «normas para la
solicitud y ejecución de pedidos de almacén para las áreas de la Academia de
la Magistratura».
Cuadro N.º 8
CADENA DE VALOR
3.7.3. Posición estratégica interna
Es el reconocimiento y estudio de todas las condiciones e influencias
internas a la unidad de información, que de una u otra forma influyen en las
actividades que realiza.
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De esta forma, como resultado del análisis efectuado, se recogen las
condiciones internas que influyen en las actividades de la unidad de
información y que han sido identificadas en las siguientes fortalezas y
debilidades:
3.7.3.1. Fortalezas
— Participación de la biblioteca en el presupuesto institucional
— Convenios de prestación de servicios con unidades de información
— Alianzas con los proveedores
— Imagen institucional
— Recursos humanos especializados
— Alto nivel de identificación del personal con la institución
— Colección actualizada y automatizada
— Uso del correo electrónico e internet
— Sistema Peruano de Información Jurídica
— Colección completa de normas legales.
— Competitividad
— Captación de usuarios externos
— Atención personalizada
— Planificación de actividades anuales
— Servicio de reprografía
— Base de datos disponible en internet para los usuarios
— Promoción de productos y servicios
— Actividades cumplidas en forma eficiente y oportuna
3.7.3.2. Debilidades
— Local inapropiado
— Falta de presupuesto para el desarrollo de las colecciones
— Falta de indicadores de evaluación de los servicios
— Prohibición de préstamo a domicilio para los usuarios externos
— No existe el servicio de internet
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— Carencia de inversión en tecnología de información
— Ausencia de programas de capacitación del personal.
— Falta de automatización en los servicios de biblioteca como el de préstamo
de libros
3.7.4. Matriz de evaluación de factor interno
La matriz de evaluación del factor interno resume las fortalezas y
debilidades de la unidad de información para la determinación de la posición
estratégica interna.
Para la elaboración de la matriz de evaluación del factor interno se requiere:
1. Listar las fortalezas y debilidades más importantes de la unidad de
información.
2. Establecer un peso a cada factor dentro del rango 0,0 (nada
importante) a 1,0 (muy importante). El valor o peso dado a un factor
indica la relativa importancia del éste en el éxito de la organización.
La sumatoria de todos los valores asignados a los factores debe
totalizar 1,0.
3. Asignar un valor de uno a cuatro a cada factor para indicar el grado
de fortaleza o debilidad que representa a la organización:
1 = Debilidad mayor
2 = Debilidad menor
3 = Fortaleza menor
4 = Fortaleza mayor
4. Multiplicar cada peso del factor por su valor para determinar el
resultado sopesado para cada variable.
5. Sumar los resultados sopesados para cada variable para determinar
el resultado sopesado total para la unidad de información, siendo el
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valor más alto 4,0 y el más bajo 1,0. El resultado promedio sopesado
total es, sin embargo, es 2,5 que significaría que una unidad de
información compite en un sector atractivo y posee abundantes
fortalezas internas, mientras un resultado de 1,0 caracteriza a una
unidad de información que compite en un sector sin atractivos y se
enfrenta a fuertes debilidades internas.
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
Cuadro N.º 9
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE FACTOR INTERNO
Factores internos claves Peso relativo Valor Resultadosopesado
Participación de la biblioteca en elpresupuesto institucional
0,07 4 0,28
Colección automatizada y actualizada 0,06 3 0,18
Convenios de prestación de serviciosbibliotecarios
0,04 3 0,12
Uso de tecnologías de información 0,06 4 0,24
Recursos humanos especializados 0,12 4 0,48
Atención personalizada 0,08 4 0,32
Banco de normas legales en textoimpreso y digitalizadas (SPIJ)
0,06 4 0,24
Base de datos disponible en Internet 0.06 4 0,24
Planificación de actividades anuales 0,05 3 0,15
Promoción de los servicios 0,04 3 0,12
Carencia de inversión en tecnología deinformación
0,04 1 0,04
Falta de programas de capacitación enel personal de biblioteca
0,08 1 0,08
Falta de presupuesto para el desarrollode las colecciones
0,07 1 0,07
Ausencia de equipos tecnológicos parala creación de nuevos servicios(videoteca)
0,08 1 0,08
Falta de automatización de los servicios(préstamo de libros en sala y domicilio)
0,04 2 0,08
Falta de indicadores de evaluación delos servicios
0,05 2 0,10
Total 1,00 2,82
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Del análisis efectuado (Cuadro Nº 9) se puede deducir que la biblioteca se
encuentra en una posición interna óptima, a pesar de sus remarcadas
debilidades, las cuales son minimizadas con las abundantes fortalezas
internas.
3.8. Síntesis del diagnóstico del entorno y de la organización
Con el objetivo de obtener una selección de los factores claves de éxito, y
sobre estos determinar la competitividad de la unidad de información, se
realizará la síntesis del análisis del entorno e interno de la organización.
3.8.1. Matriz FODA
Para lo obtención de los factores claves de éxito es necesario el análisis
de la matriz FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas). (ver
Cuadro N.º 10)
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Cuadro N.º 10
FODA
Oportunidades Amenazas— Internet— Pertenecer a una red de información
jurídica— Demanda de la información— Dación de la ley del libro— Desarrollo de cursos de actualización
profesional— Uso de nuevas tecnologías de
información— Autonomía académica, económica y
administrativa
—Restricciones presupuestales, política deausteridad en las instituciones del Estado
— Reducción de personal en el sector público— Crisis económica— Costos volátiles de los proveedores— Bajo poder adquisitivo de los usuarios
provenientes del sector público.— Falta de hábito de lectura en los usuarios.— Falta de inversión en las nuevas
tecnologías de información por lainstitución.
— Pertenecer al Consejo Nacional de laMagistratura, mediante la reformaconstitucional
Fortalezas Debilidades— Participación de la biblioteca en el
presupuesto institucional— Convenios de prestación de servicios
con unidades de información— Alianzas con los proveedores— Imagen institucional— Recursos humanos especializados— Alto nivel de identificación del personal
con la institución.— Colección actualizada y automatizada— Uso del correo electrónico e internet— Sistema Peruano de Información
Jurídica— Colección completa de normas legales.— Competitividad— Captación de usuarios externos— Atención personalizada—Planificación de las actividades anuales— Servicio de reprografía—Base de datos para los usuarios,
disponible en internet— Promoción de productos y servicios— Actividades cumplidas en forma
eficiente y oportuna
— Local inapropiado— Falta de presupuesto para el desarrollo de
las colecciones— Falta de indicadores de evaluación de los
servicios— Prohibición de préstamo de libros a
domicilio para los usuarios externos— Falta del servicio de internet— Carencia de inversión en tecnología de
información— Ausencia de programas de capacitación
del personal.— Falta de automatización en los servicios de
biblioteca como el de préstamo de libros.
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3.8.2. Factores claves de éxito
Fortunato Contreras (2001)44 señala que los factores claves de éxito,
llamados también “factores críticos de éxito están constituidos por un número
limitado de áreas en las que los resultados satisfactorios aseguran el
desempeño competitivo exitoso de la organización”.
El cuadro anterior, (Cuadro N.º 10) elaborado sobre la base de matriz
FODA, ha permitido identificar los factores claves de éxito y sus respectivas
variables de medida, que permiten medir en términos objetivos su
comportamiento.
44 Contreras Contreras, Fortunato. Planeamiento estratégico en bibliotecas y centros dedocumentación. Lima: Ediciones Bibliotecología en Debate, 2001, p.71
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
Cuadro N.º 11
FACTORES CLAVES DE ÉXITO
Factores claves de éxito Variables claves de medida— Calidad de la información • Colección actualizada
• Información relevante• Diversos recursos de información: libros, revistas,
CDs, videos, separatas, etc.• Libros adquiridos del extranjero• Elaboración de información jurídica por parte de la
institución.— Calidad del personal • Personal especializado
• Personal competente• Eficiencia en el uso de las herramientas de
información• Personal comprometido con la institución.
— Calidad del producto y servicio • Separatas de estudio elaboradas por autores deprestigio en la materia
• Horario de atención• Atención personalizada• Evaluación de los servicios mediante encuestas
semestrales.— Tecnología de información • Acceso a internet
• Base de datos en internet• Tecnología apropiada• Diversas vías de comunicación para consultas
— Publicidad y promoción • Demanda de información• Difusión de la información vía internet• Reglamento publicado en normas legales del diario
El Peruano• Emisión de trípticos de información.
— Participación de demanda de usuarios • Calidad y esmero en la atención• Satisfacción de las necesidades de información• Nuevos productos.
— Imagen • Calidad en la atención de los usuarios• Recursos de información actualizada y
especializada• Buen trato y ambiente
— Recursos económicos • Carné de usuarios• Servicio de reprografía• Impresión de bibliografías y búsquedas de
información• Venta de disquete con información
— Local y equipos • Tecnología apropiada• Ambientes cómodos y acogedores• Fácil acceso al local
— Relación con los proveedores • Buenas relaciones• Envío constante de catálogos bibliográficos• Envío de publicaciones para su evaluación para su
compra.
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3.8.3. Competitividad de la Unidad de Información
Charles W. L. Hill (1996)45 dice al respecto: “Cuatro factores constituyen
la ventaja competitiva: eficiencia, calidad, innovación y capacidad de satisfacer
al cliente. Estos son los bloques genéricos en el sentido que representan cuatro
formas básicas de reducción de costos y logro de diferenciación que cualquier
compañía puede adoptar, independientemente de su industria o de los
productos y servicios que ofrezca. Todos ellos se encuentran
interrelacionados”.
Para la elaboración de la matriz del perfil competitivo (MPC) es
necesario tomar en cuenta los factores claves de éxito seleccionados
anteriormente. La matriz del perfil competitivo incluye los factores más
significativos para tener éxito en el sector al cual pertenece la unidad de
información, destacando la importancia relativa a cada factor.
Las etapas para la elaboración de la matriz del perfil competitivo son:
1. Identificación de los factores claves de éxito de la unidad de
información.
2. Asignación de un peso determinado a los factores claves de éxito
seleccionados, el cual va del 0,0 (nada importante) al 1,0 (muy
importante) con el fin de indicar la importancia relativa del factor para
el éxito de la unidad de información. Los valores mencionados se
aplican a todos los competidores. La columna de valores debe sumar
1,0.
45 Hill, Charles W.L.; Jones, Gareth R. Administración estratégica: un enfoque integrado.—3ªed. – Santafé de Bogotá: McGraw-Hill, 1996, p.108.
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
3. Asignación de un rango o valor a cada competidor, lo que permite
identificar sus fortalezas y debilidades para cada uno de los factores
claves de éxito, basándose en una calificación objetiva, donde:
1 = Debilidad mayor
2 = Debilidad menor
3 = Fortaleza menor
4 = Fortaleza mayor
4. El valor que ha sido asignado a cada factor clave de éxito se
multiplica por cada (ítem) clasificación de cada competidor, a fin de
determinar el resultado sopesado de cada uno.
5. Por último, se suma la columna del resultado sopesado de cada
competidor para obtener como resultado el valor total ponderado de
cada uno de ellos. El total ponderado puede mantener un valor entre
1,0 (el más bajo) y 4,0 (el más alto). Más amenazante es el
competidor cuanto más alto sea su valor y viceversa.
Para la determinación de la capacidad competitiva de la biblioteca de la
Academia de la Magistratura, por medio de la matriz del perfil competitivo, se
ha seleccionado a la Biblioteca Central de la Pontificia Universidad Católica del
Perú.
Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.
Cuadro N.º 12
COMPETITIVIDAD DE LA BIBLIOTECA DE LA ACADEMIA DE LA MAGISTRATURA
BibliotecaAMAG
BibliotecaPUCPFactores claves de éxito Peso
Valor Valorponderado
Valor Valorponderado
— Calidad de la información0,13 4 0,52 4 0,52
— Calidad del personal 0,10 4 0,40 3 0,30
— Calidad del producto y servicio 0,12 3 0,36 3 0,36
— Tecnología de información 0,13 3 0,39 4 0,52
— Publicidad y promoción 0,08 3 0,24 3 0,24
— Participación de demanda deusuarios
0,09 2 0,18 2 0,18
— Imagen 0,09 3 0,27 3 0,27
— Recursos económicos0,08 2 0,16 3 0,24
— Local y equipos 0,10 3 0,30 3 0,30
— Relación con los proveedores 0,08 3 0,24 2 0,16
Total 1,00 3,06 3,09
Biblioteca AMAG : Biblioteca de la Academia de la Magistratura
Biblioteca PUCP : Biblioteca Central de la Pontificia Universidad
Católica del Perú.
Del análisis efectuado se concluye que la biblioteca AMAG goza de un nivel
competitivo aceptable a pesar de obtener menor valor ponderado frente a la
biblioteca Central PUCP. Debemos de considerar que la biblioteca AMAG es de
entidad estatal mientras que la biblioteca PUCP es de entidad privada.