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CAPÍTULO 4

MÉTODO DE AUDITORÍA, EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE LOS

PROVEEDORES DIVERSOS DE FRUTAS Y VERDURAS

4.1 PROPUESTA DE MÉTODO DE AUDITORÍA, EVALUACIÓN Y

CERTIFICACIÓN PARA LOS PROVEEDORES DIVERSOS DE FRUTAS Y

VERDURAS

Existen diversos métodos para evaluar proveedores, cada empresa utiliza las

herramientas que considera convenientes y tiene a su alcance. Algunos utilizan

métodos de sistemas integrados como SAP y ERP, otras empresas realizan las

evaluaciones de forma más sencilla a través de un cuestionario de evaluación. En el

campo de selección de proveedores de frutas y verduras, como se ha dicho en el

apartado 2.3, más que todo por la idiosincrasia en el sector, son muy pocos los

compradores que llevan un control de sus proveedores o tienen establecido un

método para seleccionarlos.

En los siguientes apartados de este documento se desarrolla el diseño del método

denominado AECexcel para proveedores diversos. El método propuesto va dirigido

especialmente a proveedores de frutas y verduras, sin embargo puede ser utilizado

para evaluar proveedores de otra índole, haciendo los ajustes necesarios en los

criterios de evaluación.

Con este método se facilita el control de los proveedores, ya que genera una base

de datos que guarda toda la información esencial sobre todos los proveedores con

los que se contacta el comprador, además, permite realizar, a través de una matriz

de ponderación pre-elaborada en una hoja electrónica, una evaluación en la que los

proveedores quedan categorizados como A, B, C y D. Estas categorías definen tipo

de proveedor, según este tipo se recomienda las acciones que se pueden llevar a

cabo, facilitando, de esta forma, la toma de decisiones en la selección de los

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proveedores. En la tabla 3 se muestra una sugerencia de acciones a implementar

para cada tipo de proveedor:

Tabla 3. Categorización de proveedores y acciones sugeridas.

Clasificación del proveedor

Rango de puntaje Tipo de

proveedor Evaluación Acción sugerida

90 -100 A Muy

Confiable Aceptarlo y mantenerlo

80 – 89 B Confiable Aceptarlo y desarrollarlo

60 – 79 C Condicional Si es único, trabajar plan de

acción correctiva

0-60 D No confiable

Rechazarlo. Si es único, trabajar plan de acción

correctiva y desarrollarlo. Fuente: Elaboración propia. Método AECexcel

El buen desempeño de la metodología de evaluación y seguimiento de los

proveedores, podrá ser medido a través del instrumento de auditoría, este da una

calificación a los diversos aspectos que llevan consigo los procesos de evaluación de

proveedores y permite visualizar si se dan fallos en los procesos de evaluación que

repercutan en la buena selección de proveedores.

Como se ha descrito en los párrafos anteriores, a partir del uso de la herramienta

electrónica se llevan a cabo 3 procesos: evaluación, auditoría y lo que se ha

denominado certificación, aunque no sea una certificación como tal. En las figura 9

se presenta gráficamente el diseño del mètodo de evaluación, segùn el esquema de

la figura 8.

Fig 8. Esquema de diseño de procesos. Mètodo de la caja negra.

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

Fuente: Apuntes Ingeniería de Métodos, Universidad Dr José Matías Delgado

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Figura 9. Diseño de Proceso de Evaluaciòn de Proveedores en AECexcel.

Fuente: Elaboración propia

Vale aclarar que AECexcel, está dirigido a medianas o pequeñas empresas con un

mínimo de estructura organizativa, aún podría ser utilizado por microempresarios que

tengan acceso a medios electrònicos, ya que para la aplicación de la herramienta se

necesita contar con el programa Microsoft Excel 2007.

SALIDAS � PRODUCTO: Alta gerencia � CLIENTE: Lista de proveedores categorizados � REQUISITOS: -Mantener registros documentados

ENTRADAS � INSUMOS: Formato de Matriz de ponderación � PROVEEDOR: -Evaluador -Programa AECexcel � REQUISITOS: -Descripción clara de los criterios a evaluar - Ponderación de criterios

no

Registra resultados

Selecciona al proveedor con

mayor calificación

Revisiòn de criterios a evaluar

Califica criterios tècnicos y comerciales marcados

¿Necesita evaluaciòn

inicial?

Fin

si

Analiza resultados y sugerencias dadas por

el programa

Califica todos los criterios

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4.2 FASES DEL MÉTODO AECexcel.

El método AECexcel para proveedores diversos se lleva a cabo por medio de 5 fases

diagramadas en la figura 10. Con estas fases el usuario realiza una evaluación de

sus proveedores, audita los procesos que ha llevado a cabo en la evaluación para

verificar su efectividad y establece si tiene la capacidad o no de alcanzar estándares

recomendados para optar a una certificación de los procesos de selección de

proveedores.

4.2.1 Generación o actualización de base de datos

El primer paso es la construcción de una base de datos de los proveedores actuales

y potenciales que puedan proveer las frutas y verduras que se requieran. Los datos

que incluye son: el nombre del proveedor, los productos que suministra, nombre del

Fuente: Elaboración propia. Método AECexcel

Fig. 10. Fases de Método AECexcel

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contacto, dirección, teléfono, y correo electrónico. La base de datos trabaja con

sistema de filtros, así los proveedores que ya han sido ingresados al sistema se

pueden buscar por número de registro, por productos que suministra, por categoría

de proveedor, etc. Es muy importante mantener actualizados los datos y asegurarse

de completar los datos de todos los proveedores.

Fig. 11 Pantalla de Base de datos AECexcel

Fuente: Elaboración propia. Método AECexcel

Al llenar la base de datos el programa elabora, de forma automática, una ficha con

los datos del proveedor en la hoja de evaluación (figura 12), a esta se puede acceder

al hacer click en el número de registro correspondiente de la base de datos.

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Fig. 12 Ficha de Evaluación de proveedor

Fuente: elaboración propio. Método AECexcel

4.2.2 Evaluación de proveedores

La segunda fase del método AECexcel es la evaluación de los proveedores, la

realización de esta se da con una serie de procesos presentados en la figura 13.

Fig. 13 Procesos de evaluación de proveedores

Fuente: elaboración propio. Método AECexcel

El primer paso en la evaluación es la determinación de los

criterios que se van a evaluar, es muy importante tener claro a

qué se refiere cada criterio y dejar documentada la referencia

para evitar confusiones o distintas interpretaciones. Para la evaluación de frutas y

verduras se han tomado los siguientes criterios:

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Tabla 4 . Descripción de criterios para evaluación de proveedores de frutas y verduras

CRITERIO Descripción

Tamaño/peso del producto

Se refiera a la homogeneidad y cumplimiento de requerimientos de peso en cada unidad del producto, ese se puede detectar a través de inspecciones de control de calidad.

Coloraciòn Se refiere al color que presenta la fruta o verdura, este se define según las características propias del fruto, estas especificaciones se detallan en hojas técnicas.

Estado de Madurez Se debe establecer como se quiere recibir el fruto para lograr ponerlo en venta o utilizarlo en el punto de maduración adecuado.

Empaque Como entrega el proveedor el producto y si este empaque tiene condiciones de seguridad e inocuidad.

Criterios Técnicos de

calidad

Aplicación de normas de inocuidad

Si el proveedor está sujeto y cumple normativas de seguridad e inocuidad alimentaria

Ubicaciòn Si el proveedor se encuentra en un lugar accesible o se hace llegar fácilmente al cliente

Transporte con que cuenta

Si la flota de transporte cubre las condiciones de seguridad e higiene y si cuenta con flota capaz de proveer continuamente sin problemas de retraso en entrega

Horario de atenciòn En qué momentos atiende a sus clientes y con que puntualidad responde

Variedad de productos que ofrece Cuantos y que productos nos puede proveer.

Criterios Estratégicos

Certificaciones Si el proveedor ofrece productos certificados y tiene certificados sus procesos de producción y manejo de productos

Capacidad de cantidad de entrega

Si tiene la capacidad de proveer la cantidad de producto que nosotros como cliente necesitamos

Cumplimiento de plazo de entrega Si es puntual para entregar los pedidos

Servicio al cliente Si presta los servicios con amabilidad y esta abierto a resolver problemas

Planes de pago que ofrece Facilidades de crédito que da y si brinda apertura para negociar precios

Precio Si ofrece precios acordes al mercado

Criterios Comerciales

Respuesta frente a reclamos

Si asume la responsabilidad ante productos defectuosos y da solución rápida a estos problemas.

Fuente: elaboración propia. Método AECexcel.

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Una vez determinados los criterios se procede a la segunda

parte del proceso de evaluación: la ponderación de criterios.

Estas ponderaciones son definidas arbitrariamente por el

evaluador, se le da más ponderación a los criterios que se consideren más

relevantes y el resto se da de acuerdo al grado de importancia que se le otorgue a

cada uno de los demás criterios. Para el caso de proveedores de frutas y verduras

se ha definido:

Tabla 5. Ponderación de criterios

TIPO DE CRITERIO Ponderación

Técnico 50

Estratégico 20

Comercial 30

Fuente: elaboración propio. Método AECexcel

AECexcel, permite cambiar en cualquier momento la ponderación de los criterios

manteniendo igualdad de condiciones en la evaluación de todos los proveedores El

cambio se realiza en la matriz modelo que aparece en el menú sustituyendo los

valores de la columna "Ponderación". La ponderación total debe completar el 100%

de lo contrario AECexcel marcará "ERROR" en la columna "Ponderación".

El tercer punto en el proceso es la determinación de la escala

que se utilizará para la evaluación, AECexcel utiliza una escala

ascendente, donde “1” es lo más deficiente y la mayor

calificación, “5” es lo mejor que se puede obtener del proveedor. La escala se ha

determinado de 1a 5, con números enteros.

Tabla 6. Escala de Evaluación

ESCALA DE EVALUACIÓN

Calificación Referencia de cumplimiento

1 Malo Nunca

2 Regular Muy poco

3 Bueno A veces

4 Muy bueno casi siempre

5 Excelente Siempre

Fuente: elaboraciòn propio. Mètodo EACexcel

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Ya definidos los puntos anteriores se realiza la evaluación

propiamente dicha. Esto se hace utilizando la ficha de

evaluación donde el evaluador llena únicamente las celdas de

"calificación" según considere para cada criterio, AECexcel arroja automáticamente

la calificación ponderada según lo que se ha establecido en el primer punto del

proceso.

Fig. 14 Pantalla de evaluación de proveedores

Fuente: Elaboración propia método AECexcel.

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La categorización del proveedor es el quinto y último paso del

proceso, éste es llevado a cabo automáticamente por AECexcel.

Al hacer la calificación la herramienta establece, según el puntaje

ponderado, qué tipo de proveedor es y sugiere acciones a llevar a cabo con cada

tipo de proveedor según los resultados obtenidos.

Fig. 15 Pantalla Categorización de proveedor

Fuente: elaboración propio. Método AECexcel

Al final del proceso AECexcel traslada toda la información sobre la evaluación al

cuadro complementario de la base de datos. Es muy importante que el usuario no

olvide actualizar la fecha de evaluación, ya que ésta dará pautas para la auditoría del

proceso de evaluación de proveedores. Así se da por terminada la evaluación, sobre

la base de la categorización y puntaje de cada proveedor se puede llevar a cabo la

selección de los proveedores.

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Fig 16. Resultados de evaluación

Fuente: elaboración propio. Método AECexcel

4.2.3 Auditoría de procesos de evaluación

La herramienta de auditoría lleva un proceso muy similar a la evaluación. Se trata de

marcar “sì” o “no” a las preguntas planteadas, de forma automática AECexcel cuenta

las respuestas y le da la ponderación establecida, el usuario debe marcar

únicamente con una “x” en la columna correspondiente y el programa arrojará un

resultado cuantitativo y plantea acciones que pueden tomarse de acuerdo a los

resultados obtenidos. (ver figura 17)

Según el puntaje total obtenido, se remite al cuadro de acciones sugeridas (tabla 7),

de esta forma se tiene un parámetro bastante objetivo sobre la funcionalidad y

efectividad del método de evaluación de proveedores.

Tabla 7. Calificación de Procesos de Evaluación de Proveedores

Calificación de Proceso de Evaluación

Rango de puntaje

Evaluación de procesos implementados Acción sugerida

90 -100 Muy Efectivo Optar a certificación de proceso

80 - 89 Bueno Revisar criterios más débiles

60 - 79 Condicional Revisar todo el proceso y aplicar acción

correctiva

0 - 59 No funcional Volver a iniciar aplicación de método

Fuente: elaboración propio. Método AECexcel

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Fig. 17 Herramienta de auditorìa de proveedores

Fuente: elaboración propia AECexcel

Una vez finalizado el ejercicio de auditoría se debe documentar un informe y

proponer el plan de acciones correctivas a llevar a cabo.

4.2.4 Determinación de la capacidad de certificación de procesos de

evaluación de proveedores

Como se ha mencionado antes la certificación es un documento de soporte otorgado

por un tercero, en el que se certifica o asegura que se están cumpliendo estándares

conforme a una norma establecida. El método AECexcel no certifica el proceso de

evaluación de proveedores, para esto se haría necesario un ente acreditado que

otorgue el sello de certificación, lo que hace el método es determinar si el proceso

cumple con una serie de estándares que podrían certificarse bajo una norma ya

existente.

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En el caso de certificación de proveedores de frutas y verduras, el método AECexcel

determina si el proceso de evaluación de proveedores llevado a cabo con la

herramienta electrónica, está en la capacidad de obtener una certificación de calidad

bajo la Norma ISO 9001:2008, atendiendo específicamente al punto 7.4 de dicha

norma, citado anteriormente en el apartado 2.1 del presente documento. Para

determinar si el proceso se adecúa a los requisitos establecidos por estos, basta

realizar la auditoría planteada en la herramienta de AECexcel y contar con un

mínimo de 90 que otorgue el título de proceso apto para optar a certificación.