Captidoc Rete di imprese – Via Piemonte 6 61037 Mondolfo ... · Captidoc è un sistema intelligente per il trattamento di fatture e documenti contabili capace di raccogliere e digitalizzare

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Captidoc Rete di imprese – Via Piemonte 6 61037 Mondolfo (PU) – www.captidoc.com email [email protected]

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Captidoc è un sistema intelligente per il trattamento di fatture e documenti contabili capace di raccogliere e digitalizzare cartacei ed elettronici, riconoscere il testo, estrarre automaticamente i dati utili per la registrazione contabile, comporre la prima nota utilizzando i giusti conti e codici iva, esportare i dati ed il link al documento verso sistemi gestionali.

Ambiente di utilizzo E’ utilizzabile da chiunque abbia necessità di generare la contabilità di numerosi documenti, particolarmente indicato per studi tributari e centri servizi.

E’ costituito da 5 elementi che provvedono ad assistere l’utente in tutte le fasi del processo di registrazione delle fatture, dal momento della raccolta all’ importazione della prima nota nel sistema contabile.

Captidoc Archivio Supporta la fase di raccolta dei documenti cartacei ed elettronici. L’utente sulla base delle ditte gestite, può creare archivi per la raccolta, definire sezionali, attivare le ditte clienti ad inviare via web i documenti, assegnando password e regole di invio. La ditta cliente riceve un programma gratuito per la spedizione sicura dei documenti, già configurato e pronto all’uso. L’archivio digitale può essere consultato tramite portale web.

Archivia Plus - ArchiMedia

Se presso l’utente è attivo il software Archivia Plus o ArchiMedia, l’utente ha già il collegamento con Captidoc e può, in più, attivare la conservazione a norma e generare i supporti di conservazione sottoscritti. Con l’uso di Archivia Plus o ArchiMedia l’utente può configurare processi diversi da quello standard fornito con Archivia per Captidoc.

La Runtime OCR Si tratta di diversi componenti software che vengono installati su uno o più sistemi (dipende dalla licenza) e provvedono alla pulizia delle immagini e alla ricostruzione del testo.



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Il software Captidoc Client Il software Captidoc Client viene installato su tutte le postazioni che devono intervenire nel processo di registrazione. E’ costituito da una base dati contabile condivisa dove risiede la conoscenza “locale” del sistema (piani dei conti, anagrafiche, regole personali) e da un software per la visualizzazione dei documenti e l’inserimento della prima nota.

Il servizio on line Captidoc Engine Captidoc Engine è il servizio on line sempre disponibile a cui Captidoc Client invia le richieste di analisi del documento. Il server applica le regole semantiche e restituisce il risultato della elaborazione

Il servizio di aggiornamento Come tutti i software, il sistema richiede un continuo aggiornamento e allineamento tra i client ed i server. Questo viene garantito da una serie di servizi che includono: l’aggiornamento automatico, l’accesso all’area download, l’accesso all’area tele assistenza, al forum, ai manuali e a tutta la documentazione on line.



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I documenti possono essere ricevuti fisicamente in forma cartacea o elettronicamente nel senso che la ditta cliente provvede a digitalizzare i documenti cartacei e ad inviare gli originali elettronici via rete. In questa sezione vengono descritti i processi ed evidenziati i punti critici.

Documenti cartacei I documenti ricevuti in forma cartacea, dopo l’ordinamento, vengono etichettati o timbrati e scansionati in modalità massiva. Il programma separa automaticamente le pagine in base alle etichette o al timbro, e converte le immagini in pdf/a per la conservazione. Ogni documento, etichettato riporta la corretta segnatura di protocollo che verrà utilizzata come progressivo della registrazione iva (CodDitta, Tipodoc, Sezionale, Numero). I documenti timbrati vanno preventivamente numerati a mano.

Con le etichette, eventuali errori di scansione vengono evidenziati immediatamente grazie al controllo della progressione del protocollo.

Ruolo delle ditte clienti nel trattamento cartaceo

Le ditte clienti possono collaborare al buon funzionamento del sistema EVITANDO COMPORTAMENTI CHE DANNEGGIANO il processo degli operatori dello studio. Ad esempio possono applicare clips invece di spillare i documenti, o addirittura ordinare e protocollare con le etichette i documenti da registrare. (Ovviamente lo studio deve preventivamente consegnare le etichette alla ditta)

Gli strumenti per la scansione

Per effettuare correttamente e velocemente la scansione dei documenti cartacei occorrono strumenti specifici e ben configurati.

A. Le etichette produzione e uso

Le etichette sostituiscono la segnatura del protocollo iva e fungono da separatore di documenti. Agevolano quindi la scansione poiché l’utente potrà caricare “lotti” di pagine e ottenere record di documenti ordinati, numerati e assegnati ad ogni ditta. Le etichette devono garantire una durata minima di 10 anni. Si è scelto di utilizzare stampanti termiche a trasferimento (Zebra serie Gk420T) con nastri in cera ed etichette formato 1x2”.

B. Lo scanner

Lo scanner o più in generale gli strumenti di scansione vanno dimensionati in base a 2 elementi fondamentali,

1. Il formato (A4, A3 ovviamente fronte/retro) 2. La dimensione del cassetto (variabile da 30 a 500 fogli).

Sul formato c’è poco da spiegare, le fatture devono essere acquisite per intero fino ai bordi esterni, tagliare, ridurre, diminuire la risoluzione o altro, può comportare problemi e non è assolutamente consigliabile.

Il parametro “velocità” che a volte affascina, va tenuto in secondo piano o meglio va confrontato con la dimensione del cassetto. Esempio:

Se dobbiamo scansionare 50 documenti, dobbiamo prevedere che ci arriveranno almeno 150 pagine. Immaginiamo che lo scanner abbia capacità di 50 pagine al minuto, se il cassetto è da 50 fogli, (riusciremo a caricarne agevolmente una trentina), ogni minuto dobbiamo ricaricare la carta e impiegheremo molto più dei 3 minuti teorici necessari.



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Con uno scanner stessa velocità ma con cassetto da 200 pagine, non avremo necessità di ricaricare MAI la carta, inseriamo l’intero plico e probabilmente in 3 minuti esatti avremo la scansione fatta.

C. Dimensionare in base ai picchi, il flusso

I documenti NON arriveranno con regolarità, molto più probabilmente si concentreranno a inizio mese ed a inizio trimestre. Per determinare la “necessità giornaliera MASSIMA” di scansione, e di elaborazione occorre:

• Calcolare il numero di documenti che si presume di dover trattare in un anno 1 • Moltiplicare per 3 (numero medio pagine) e dividere per 4 (i trimestri). • Dividere il risultato per 10 (giorni a fine trimestre utili per completare le registrazioni).

Esempio:

• Lo studio registra in 1 anno 100.000 documenti = 300.000 pagine • Mediamente per trimestre 300.000/4 = 75.000 pagine • Se i documenti del trimestre venissero elaborati nei primi 10 giorni del mese successivo, quante pagine

dovremmo elaborare ogni giorno ? = 7.500 pagine.

Raccolta documenti elettronici I vantaggi della raccolta via web sono evidenti. Si riduce il costo di trattamento fino all’80%.

Le ditte possono:

• Inviare i documenti elettronici (prodotti o ricevuti) cosi come sono 2 • Etichettare e digitalizzare i cartacei con qualsiasi tipo di scanner ed inviarli.

Per la ditta questo significa:

o Non doversi recare presso lo studio ad effettuare la consegna fisica, o Non dover stampare quelli ricevuti o prodotti elettronici, o Avere sempre i documenti a disposizione senza fare fotocopie. o In molti casi si risparmia anche l’addebito delle spese di spedizione della fattura, che vale da 0,5 a 1 euro.

Per lo studio abbiamo numerosi effetti positivi,

o La ricezione non impegna minimamente le persone o I documenti giungono già ordinati o Il riconoscimento degli elettronici avviene PERFETTAMENTE e gli operatori non devono fare assolutamente nulla

se non controllare e confermare la registrazione o Il flusso di documenti è continuo e meno concentrato o Il controllo dei documenti ricevuti è immediato

Dettagli ArchiFiletcp client Archifile tcp server

il successo sta nel coinvolgimento delle ditte e nel farsi recapitare elettronicamente più documenti possibile, ma soprattutto documenti già elettronici.

1 (Nelle procedure TeamSystem esiste la stampa Stareg che fa un riepilogo dei documenti registrati in un periodo selezionabile) 2 Per elettronici intendiamo qualsiasi documento elettronico, anche i semplici pdf di cui si possa garantire l’originalità attraverso opportuni controlli di gestione.



http://www.multimediait.com/help/ArchiFileTCPclient/ArchiFileTCPclient.html

http://www.multimediait.com/help/ArchiFileTCPserver/ArchiFileTCPserver.html

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La visualizzazione dalla contabilità Tra gli innumerevoli vantaggi vi è quello, a volte sottovalutato, di poter visualizzare in qualsiasi momento dal sistema contabile i documenti processati, sia dal menu dei partitari che da quello di prima nota.

La massa di documenti ricevuti e scansionati dovrà essere “normalizzata” al fine di ricavare il miglior testo possibile. Il Sistema provvede a:

• Pulire l’immagine, eliminando sfondi, linee e tutto ciò che non è utile alla elaborazione

• Eliminare le protezioni dai file elettronici, • Integrare i file elettronici del testo

contenuto in eventuali immagini (loghi etc.)

• Ricostruire il testo finale.

Il sistema lavora su copie e non altera mai ed in nessun modo il documento originale.

L’estrazione del testo è una attività alquanto complessa e avviene con librerie ocr prodotte dalla Abby, una delle migliori del mondo in questo campo. Il processo standard richiede una media di 10 secondi a pagina per ogni gigahertz di cpu utilizzata. Vediamo cosa significa.

Nel nostro esempio abbiamo ipotizzato che ogni quadrimestre ci siano circa 7.500 pagine al giorno da elaborare. Moltiplichiamo per 10 che sono i secondi di impegno per 1 CPU da 1 GHz , otteniamo 75mila secondi pari a circa 20 ore di lavoro.

Se lo eseguiamo su un server dotato di 1 processore da 3 GHz dovremo dividere per 3 e avremo circa 7 ore di attività. Se invece utilizziamo 1 server con 2 processori da 2,5 GHz, ridurremo il lavoro a 1/5 pari a 4 ore.

Esiste tuttavia la possibilità di suddividere il lavoro tra più server o più workstation con le Runtime di tipo Network che consentono di avviare il processo Ocr su più computer contemporaneamente.

In aggiunta alle funzioni di estrazione Ocr, il sistema include una particolare funzione per la analisi dei documenti pdf e per la pulizia automatica delle immagini complesse. (CaptidocPrepare)



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Il client Captidoc consente di avviare / seguire il processo di riconoscimento, di controllare i risultati, apportare modifiche, esportare la prima nota. Va installato su tutti i posti di lavoro che devono intervenire nel processo di registrazione, validazione o esportazione.

L’elaborazione Durante l’elaborazione il client estrae dal documento ormai totalmente elettronico, i dati necessari alla interpretazione e li invia al servizio on line Captidoc Engine che li elabora e fornisce al client i dati di risposta.

Nel client sono presenti i parametri generali di funzionamento come il piano dei conti, le causali, le ditte, le anagrafiche e i dati ricevuti vengono “personalizzati” con le abitudini contabili apprese dal sistema.

La validazione E’ la fase in cui gli operatori controllano i risultati e apportano le modifiche necessarie per ottenere la registrazione corretta. Nel caso di riconoscimento esatto, l’utente dovrà solo confermare.

In caso di errori potrà correggere utilizzando le utilità della maschera di prima nota (calcolo iva, assegnazione conti). In fase di validazione della fattura si può inserire anche il pagamento o l’incasso.

Per la validazione è opportuno che gli operatori dispongano di monitor HD (1920x1080) oppure di doppio monitor.

Nel caso di utilizzo in cloud è indispensabile che il client di validazione e le consolle di gestione vengano eseguite in terminal server.

L’esportazione Tutte le registrazioni validate vengono esportate in un file compatibile con la prima nota del gestionale. I Gestionali adeguati, possono caricare anche il link alla immagine del documento e offrire la visualizzazione all’interno di Partitari e prima nota.

Il sistema Contabile I valori estratti dal motore semantico vengono esaminati da un processore logico che scarta quelli incoerenti e li passa a quello contabile che inserisce conti, causali e codici iva.

Il programma apprende le abitudini di registrazione di ogni ditta (fornitore e cliente) con la lettura della prima nota storica che dovrà essere caricata prima di iniziare ad usare il sistema.

Preventivamente vanno caricati anche piano dei conti, anagrafiche ditte, anagrafiche clienti fornitori. Il tutto avviene con la produzione di stampe che vengono automaticamente interpretate da Captidoc, l’aggiornamento avviene con l’utilizzo. (Questa elaborazione è compresa nella precedente)



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Il client Captidoc estrae dalla immagine preparata il solo testo e lo invia al servizio on line Captidoc Engine. Il server o meglio la batteria di server messi a disposizione è attiva 7/24/365 e ed è attestata su un data center con ampiezza di banda da 1 Gbit sempre disponibile al 99,8%.

Il traffico locale In questa fase però l’utilizzatore dovrà tener presente che il client locale dovrà prima effettuare l’operazione di estrazione e compressione del testo, poi inviare i risultati, attendere la risposta e scriverla nel sistema.

Tra il client locale ed il server di riconoscimento avviene uno scambio frequente di dati che comunque è stato reso veramente irrisorio. Nel nostro esempio da 7.500 pagine al giorno di picco, avremo un traffico in uscita di circa 60 Mbyte ed in entrata altrettanti. Con una adsl (capacità upload 0,4 Mbit) avremo un tempo di upload di 20 minuti al giorno, di pochi minuti per la ricezione.

Occorre però aggiungere il tempo di calcolo che non va determinato a pagina bensì a documento. Le 7500 pagine nei nostri calcoli di esempio corrispondono a 2500 documenti, per ogni documento dovremo prevedere almeno 10 secondi, per cui l’operazione nel complesso impegnerà almeno 25mila secondi 6/7 ore (calcolato su 1 gigahertz di cpu e 4 gigabyte di memoria libera). Anche in questo caso aumentando la capacità di calcolo si diminuiscono proporzionalmente i tempi fermo restando il tempo di comunicazione.

Tipologie e modalità di riconoscimento.

Il sistema identifica per prima cosa il Sottotipo di documento, che può essere Fattura, Nota credito3 Schede carburanti, Ricevute di pagamento, Assicurazioni.

Nell’ambito delle fatture, il programma riconosce quelle nazionali, intra, RSM, quelle dei professionisti e dei contribuenti minimi.

Oltre ai dati minimi contrattuale che vedremo al capitolo 3, il programma tenta di estrarre: Le singole righe di imponibile, iva ed eventuali codici di esenzione, ritenute d’acconto, cassa malattia, spese accessorie come bolli, spese di trasporto, oneri per il pagamento etc. Per le fatture intra viene generata anche la registrazione nel registro vendite.

Le registrazioni che dovranno essere modificate nella prima nota del gestionale, dovranno riportare un codice conto specifico che sarà utile per ricercarle. 4

Il servizio on Line Captidoc Engine è venduto con la formula Pay for Performance che prevede l’addebito dei soli documenti interpretati correttamente. 5

Ai fini della licenza d’uso si considerano “esatte” le estrazioni che identificano correttamente Cliente / Fornitore, Data, Totale, Totale imponibili, Totali iva, Totali esenti. Eventuali correzioni di conti, codici iva e il campo numero documento non sono presi in considerazione ai fini della valutazione della registrazione. Le registrazioni esatte sono identificate nel software dallo stato verde (quadra).

Tuttavia è interesse di tutte le parti raggiungere il massimo dei risultati e l’utente, in caso di ripetersi di condizioni di errore, può inviare la segnalazione al servizio di assistenza che provvederà a monitorare il titolare del documento per migliorarne la qualità creando regole specifiche.

3 E’ abitudine registrare le note credito nel registro delle fatture con segno meno 4 Captidoc è predisposto per gestire un tag apposito ma i gestionali devono essere resi compatibili con questa gestione. 5 I campi controllati al fine della conformità del riconoscimento sono: Fornitore, data documento, totale documento, totale degli imponibili, totale dell’iva.



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Lingue supportate L’Engine è in grado di operare su documenti Italiani, o comunque con scritture in lingua italiana o su combinazioni di lingua italiana Inglese, o Tedesca o Francese o Spagnola.

In questo capitolo vengono esaminate le diverse possibilità di configurazione a seconda delle dimensioni dell’utente e dei quantitativi da elaborare

La capacità di calcolo. Come abbiamo visto nel trattare i vari argomenti sono diversi i fattori che entrano in gioco nel determinare la configurazione ideale del sistema. Riepiloghiamo i volumi in un prospetto di calcolo.

Numero

documenti anno Pagine

Tempo Prep. Secondi

Numero ghtz totali Tempo preparazione ORE

Flusso annuo 100.000 300.000 10 4 208 Flusso trimestrale 25.000 75.000 10 4 52 Picco Giorno 2.500 7.500 10 4 5

Tempo

elaborazione Tempo Riconoscimento

ORE

Flusso annuo 20 139 Flusso trimestrale 20 35 Picco Giorno 20 3

Storage in Gbyte 85,83

Nella tabella partendo dai 100 mila documenti che abbiamo preso come base di esempio, vediamo che per soddisfare una necessità di picco di 2500 documenti giorno, occorre almeno 4 GHz di CPU ed uno spazio annuale di disco di circa 80 gigabyte a cui dovremo aggiungere circa il doppio come spazio temporaneo di servizio (file ocr, file temp etc.).

Come organizzare la capacità di calcolo. Captidoc richiede almeno una postazione principale che funga da server e almeno 1 o più postazioni server o client che effettuano i calcoli.

Soluzione Server

Il server dimensionato per supportare i calcoli sopra evidenziati, sarà gestito da 2 o più operatori che tramite terminal server avviano le elaborazioni direttamente su questo.

Le workstation che scansionano e quelle che validano saranno sempre libere di lavorare sui documenti processati dal server. Per aumentare la capacità di calcolo occorre aumentare i processori e la ram del server.

Soluzione server realizzato con workstation

Può essere utilizzata una workstation che provvede anche alle operazioni di scansione. La differenza sta nel fatto che questa, durante le attività di Ocr, risulterà lenta da utilizzare, a causa dell’impegno del processore per i calcoli Ocr. Ma quando è libera da Ocr può essere sfruttata per la scansione veloce.

Soluzione Network Server + workstation per il calcolo



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Attivando le licenze network, le elaborazioni OCR possono essere avviate parallelamente in tutti i server e le workstation registrati nel network. Per cui i gigahertz messi a disposizione per il calcolo sono il totale dei gigahertz di tutte le workstation che lanceranno calcoli.

Client I client sono dedicati alle scansioni e alla validazione e, nel caso network, partecipano anche alle elaborazioni.

Per la validazione non vi sono particolari requisiti se non il monitor che è bene che sia dimensionato in maniera tale da poter contenere agevolmente un foglio A4 ed una risoluzione verticale almeno di 1080 pixel.

La soluzione più comune sono i monitor HD da 24” in su. Questi hanno risoluzione 1920*1080 e sono sufficienti per contenere prima nota e visualizzazione del documento.

Per la scansione, come abbiamo detto quello che conta è lo scanner e la capacità di trattare grandi quantitativi di carta.

L’utilizzo del sistema Captidoc richiede l’installazione o l’utilizzo di diversi componenti software e del servizio on line Captidoc Engine.

Il sistema completo prevede la fornitura de seguenti elementi.

A. Software Captidoc Archivio. B. Runtime Ocr Abbyy Fine Reader per Captidoc. C. Software Captidoc Client. D. Il servizio on line Captidoc Engine. E. Il servizio di aggiornamento.

Il diversi componenti sono sviluppati e utilizzabili solo congiuntamente. Il cliente che vuole cessare una parte deve cessare l’utilizzo anche delle altre parti.

Il sistema deve SEMPRE essere aggiornato, non è possibile dialogare con il servizio Captidoc Engine se non si ha un client allineato con il server.

Software Captidoc Archivio e Captidoc Client, A fronte del software in oggetto, il cliente corrisponde un costo di licenza iniziale al momento dell’attivazione. Il costo di licenza è per posto di lavoro contemporaneamente attivo.

Captidoc Client può essere installato su tutti i posti di lavoro collegati alla base dati su cui è attivato l’archivio contabile ma il numero di utenti che può accedere contemporaneamente è definito nella licenza d’uso (Numero client Captidoc contestuali)

Gli aggiornamenti del software sono gratuiti fino al termine dell’anno solare. Dal gennaio dell’anno successivo a quello di installazione il cliente dovrà corrispondere un canone annuo di aggiornamento.

Runtime OCR A fronte della Runtime, il cliente corrisponde un costo di licenza iniziale corrispondente ad un predeterminato quantitativo annuale di pagine da elaborare ed al numero di postazioni che eseguono la Runtime. Quantità e tipologia della Runtime sono specificate nei Codici di Licenza d’uso.

Il numero delle pagine è calcolato con cadenza annuale solare e sul formato A4 (21 x 29,7 cm) su una risoluzione standard di 300 dpi. Il canone di aggiornamento decorre dal gennaio dell’anno successivo all’installazione.

Ulteriori informazioni sulla Runtime OCR disponibili on line su www.abbyy.com



http://www.abbyy.com/

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Il servizio Captidoc Engine. Il servizio Captidoc Engine effettua il riconoscimento dei singoli documenti. Per il suo utilizzo è previsto un corrispettivo per ogni documento riconosciuto indipendentemente dal numero di pagine che lo compongono.

Vengono addebitati solo i riconoscimenti validi. Per validi si intende quei risultati che nei valori relativi a Cliente / Fornitore, Data documento, Totale documento, Totale Imponibili, Totale iva, corrispondono con quelli che l’operatore esporta in contabilità. Non rientrano nel confronto i codici iva e i conti.

Il conteggio dei documenti riconosciuti e i relativi costi, viene effettuato con cadenza minima trimestrale (31/03 – 30/06 – 30/09 – 31/12). E’ facoltà del fornitore effettuare conteggi Semestrali (30 giugno, 30 dicembre)

Il servizio di aggiornamento Il servizio di aggiornamento provvede a mantenere allineati i vari componenti del software. L’utente deve mantenere il sistema allineato ed effettuare tutti gli upgrade richiesti dallo sviluppo della soluzione.

Licenza lato gestionale TeamSystem Per il collegamento e l’importazione dei documenti nel sistema gestione Gecom Multi, Lynfa studio e per l’integrazione in Poliedro occorre la licenza d’uso TeamSystem 1138

• Server o workstation Windows con capacità di calcolo adeguate al numero di pagine da elaborare. Sono supportati Windows 7 / 8 Windows server 2008 – 2012

• Runtime Ocr Abby per Captidoc • Client dotati di monitor adeguato (si consiglia risoluzione 1920x1080 o doppio monitor) • Scanner adeguato alle dimensione ed ai quantitativi da elaborare. • Stampante di etichette, etichette e nastri • Sistema di backup • Linea internet adeguata al traffico



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Codice licenza Codice upd Descr. Breve Desc. Completa

AFRP300C AFRP300CU Runtime Ocr 300k mono DVTP

Runtime Ocr Abbyy 300mila pagine A4 annue versione Professional con DAI , Vm, Ts, estensione pdf, mono utente

ARPCAP01 ARPCAP01U CAPTIDOC - Scansione, Raccolta, Registrazione Fatture

CAPTIDOC - Scansione, Raccolta, Registrazione fatture. Licenza per postazione (1)

ARPCAP02 0 Captidoc Costo per documento valido

Captidoc Costo per documento valido - si intende esatto riconoscimento di cliente / fornitore, data, totale documento, totale imponibile e iva

(1) Gli studi che posseggono Archivia Plus sono già predisposti per Captidoc; quelli con estensione Sql express e un numero sufficiente di client, sono predisposti per Captidoc e per la pubblicazione web

Codici – elenco completo

Codice licenza Codice upd Descr. Breve Desc. Completa





AFRP3T6C AFRP3T6CU Runtime Ocr up. A 600k mono DVTP

Runtime Ocr Abbyy upgrade da 300 a 600mila pagine A4 annue versione Professional con DAI , Vm, Ts, estensione pdf, mono utente

Processo ocr network

AFRPN300C AFRPN300CU Runtime Ocr 300k mono DVTP


AFRPN600C AFRPN600CU Runtime Ocr 600k mono DVTP


AFRPN3T6C AFRPN3T6CU Runtime Ocr up. A 600k mono DVTP

Runtime Ocr Abbyy upgrade da 300 a 600mila pagine A4 annue versione Professional con DAI , Vm, Ts, estensione pdf, mono utente

Captidoc

ARPCAP01 ARPCAP01U CAPTIDOC - Scansione, Raccolta, Registrazione Fatture

CAPTIDOC - Scansione, Raccolta, Registrazione fatture. Licenza per postazione (1)

ARPCAP02 Captidoc Costo per documento valido

Captidoc Costo per documento valido - si intende esatto riconoscimento di fornitore, data, totale documento, imponibile, iva

ARPCAP03 ARPCAP03U Captidoc accesso aggiuntivo

Captidoc Tenant - accesso da unità aggiuntiva

(1) Gli studi che posseggono Archivia Plus sono già predisposti per Captidoc; quelli con estensione Sql express e un numero sufficiente di client, sono predisposti per Captidoc e per la pubblicazione web



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Servizi forniti dal rivenditore o dalla rete Setup Ocr server 1 ora

Setup Ocr ulteriori 1/2 ora

Setup Archivia per Captidoc e Captidoc Client (cadaunoserver) 2/3 ore

Configurazione Scanner professionale 1 ora

Corso base 4 ore

Corso completo 8 ore

Modalità di fatturazione Standard Ocr Fatturati alla consegna Licenze Fatturati alla consegna Costo riconoscimento Trimestrale Aggiornamenti Dal 1' gennaio successivo alla data di acquisto Starter Ocr Fatturato alla consegna Licenze Gratis Costo riconoscimento Anticipo minimo di 10.000 registrazioni Aggiornamenti Dal 1' gennaio successivo alla data di acquisto

Captidoc Rete Imprese

Caliò Informatica Via Venezia - Rende (CS) P.IVA 01558670780 www.calio.it

MultiMedia it Snc Via Piemonte 6 - Mondolfo (PU) P.IVA 01317580411 www.multimediait.com



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Sommario Captidoc ............................................................................................................................................................................................................................ 1

Ambiente di utilizzo ................................................................................................................................................................................................. 1 Gli elementi del sistema .............................................................................................................................................................................................. 1

Captidoc Archvio ....................................................................................................................................................................................................... 1 Archivia Plus ........................................................................................................................................................................................................... 1

La runtime OCR .......................................................................................................................................................................................................... 1 Il software Captidoc Client .................................................................................................................................................................................... 2 Il servizio on line Captidoc Engine ..................................................................................................................................................................... 2 Il servizio di aggiornamento ................................................................................................................................................................................. 2

La raccolta dei documenti. ......................................................................................................................................................................................... 3 Documenti cartacei .................................................................................................................................................................................................. 3

Ruolo delle ditte clienti nel trattamento cartaceo .................................................................................................................................. 3

Gli strumenti per la scansione ......................................................................................................................................................................... 3

Raccolta documenti elettronici ............................................................................................................................................................................ 4 La visualizzazione dalla contabilità .................................................................................................................................................................... 5

OCR e normalizzazione ............................................................................................................................................................................................... 5 Il client Captidoc ............................................................................................................................................................................................................ 6

L’elaborazione ............................................................................................................................................................................................................ 6 La validazione ............................................................................................................................................................................................................. 6 L’esportazione ............................................................................................................................................................................................................ 6 Il sistema Contabile .................................................................................................................................................................................................. 6

Il servizio on line Captidoc Engine .......................................................................................................................................................................... 7 Il traffico locale ........................................................................................................................................................................................................... 7

Tipologie e modalità di riconoscimento. .................................................................................................................................................... 7

La determinazione delle registrazioni esatte ...................................................................................................................................................... 7 Lingue supportate..................................................................................................................................................................................................... 8

La configurazione .......................................................................................................................................................................................................... 8 La capacità di calcolo. ............................................................................................................................................................................................. 8 Come organizzare la capacità di calcolo. ........................................................................................................................................................ 8

Soluzione Server ................................................................................................................................................................................................... 8

Soluzione server realizzato con workstation ............................................................................................................................................. 8

Soluzione Network Server + workstation per il calcolo ........................................................................................................................ 8

Client .............................................................................................................................................................................................................................. 9 Modalità di licenza ........................................................................................................................................................................................................ 9

Software Captidoc Archivio e Captidoc Client, ............................................................................................................................................. 9 Runtime OCR .............................................................................................................................................................................................................. 9 Il servizio Captidoc Engine. ................................................................................................................................................................................. 10 Il servizio di aggiornamento ............................................................................................................................................................................... 10 Licenza lato gestionale TeamSystem .............................................................................................................................................................. 10

Riepilogo Requisiti ...................................................................................................................................................................................................... 10 Codici soluzione Standard ....................................................................................................................................................................................... 11

Codici – elenco completo .................................................................................................................................................................................... 11 Servizi forniti dal rivenditore o dalla rete ...................................................................................................................................................... 12 Modalità di fatturazione ....................................................................................................................................................................................... 12

edizione 1.1 del 09/03/2015



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