CAPITULO IV MANUAL DE CONTROL INTERNO FINANCIERO, …ri.ufg.edu.sv/jspui/bitstream/11592/6871/5/658.151-D542p-Capitulo... · 99 2. Específicos • Identificar las áreas operativas,

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CAPITULO IV MANUAL DE CONTROL INTERNO FINANCIERO, PARA LA EFECTIVIDAD DE LAS OPERACIONES EN EL DEPARTAMENTO AGRICOLA DE LA COOPERATIVA CUZCACHAPA DE R.L., DEL MUNICIPIO DE CHALCHUAPA, DEPARTAMENTO DE SANTA ANA. A. GENERALIDADES El Capítulo IV contiene el diseño de un Manual de Control Interno Financiero para

mejorar la efectividad de las operaciones en el departamento agrícola, como un

aporte a La Cooperativa Cuzcachapa de R.L., para que éstos tengan una

herramienta que les permita una mayor efectividad en las operaciones financieras del

departamento agrícola de dicha institución.

Este Manual es el resultado de la recopilación de los datos obtenidos a través de la

investigación de campo, la cual constituye la base para el desarrollo de la misma, ya

que de las conclusiones y recomendaciones a las que se llegaron, determinamos la

necesidad que tiene La Cooperativa Cuzcachapa de R.L. de contar con un Manual,

el cual contribuirá en gran medida a una adecuada gestión administrativa de la

entidad en el departamento agrícola, beneficiando a socios, productores de café y

personal que labora en dicha empresa.

B. OBJETIVOS 1. General

• Proponer un Manual de Control Interno Financiero, para la efectividad de las

operaciones en el departamento agrícola de la Cooperativa Cuzcachapa de

R.L., en el municipio de Chalchuapa, departamento de Santa Ana.

99

2. Específicos • Identificar las áreas operativas, donde no es efectivo el control interno

financiero, adecuado a las operaciones en el departamento agrícola de la

Cooperativa Cuzcachapa de R.L.

• Elaborar procedimientos para la efectividad de las operaciones en el

departamento agrícola de la Cooperativa Cuzcachapa de R.L.

• Proporcionar a la Cooperativa Cuzcachapa una herramienta financiera de

Control Interno que les permita manejar adecuadamente las operaciones en el

departamento agrícola.

C. IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DEL MANUAL 1. Para la Cooperativa Cuzcachapa de R.L. La Cooperativa Cuzcachapa de R.L. ha tenido un incremento en número de socios y

la notoria disminución de la producción por manzana; la empresa ha venido dando

asesoría técnica al productor por medio de un ingeniero agrónomo asignado por

PROCAFE, pero la demanda actual no únicamente de asesoría sino también de

supervisión y administración de fincas, lo cual les obliga a proveer servicios con

mayor amplitud, ya que el área de influencia de la Cooperativa es actualmente de

unas 12,000 manzanas de los productores y más de 600 contratos para el manejo de

fincas.

100

2. Para el Sistema Económico. La creación del Manual de Control Interno Financiero para la Cooperativa, será de

mucha importancia tanto para la Cooperativa Cuzcachapa de R.L, así como

también para el sector cooperativista que se dedica a la producción de café,

generando un mayor volumen de producción el cual se vera reflejado en las

estadísticas promulgadas por los organismos competentes.

El control efectivo de las operaciones agrícolas de las cooperativas que se dediquen

al cultivo de café, dará como resultado una mayor exportación del producto y por

ende un incremento en las divisas beneficiando económicamente al país.

3. Para los Socios de La Cooperativa Cuzcachapa de R.L. Con la elaboración del manual de control interno financiero los socios obtendrán un

adecuado servicio en lo que respecta al control de las diferentes operaciones

agrícolas que ellos efectúen, obteniendo de esta manera una mejor calidad de café;

lo cual les permitirá comercializar a nivel internacional, ampliando el volumen de

café a colocar en los nichos de mercado nacional e internacional.

D. JUSTIFICACION DEL MANUAL El Manual de Control Interno Financiero se justifica utilizando una herramienta de

análisis situacional para determinar las fortalezas, oportunidades, limitaciones y

amenazas la cuales se presentan en el siguiente literal.

101

E. DIAGNOSTICO DE LA COOPERATIVA CUZCACHAPA DE R.L.

ELABORACION DE FOLA

Elaborado por Equipo de tesis

FORTALEZAS

1. La producción de café en la Cooperativa Cuzcachapa de la calidad Bourbon es el

más apreciado en el mundo.

2. El café producido en Cuzcachapa el 71% es cultivado en media y estricta altura por

lo que es muy aceptado gracias a su buena calidad en los países como: Italia,

China, USA, Japón, Alemania y Francia.

3. La Cooperativa Cuzcachapa posee el soporte técnico de PROCAFE, para brindar un

mejor servicio a sus socios.

• Producción de Café Bourbon • Aceptación a nivel

internacional • Incremento de socios • Incremento Manejo de Fincas

FORTALEZAS

AMENAZAS

LIMITACIONES

OPORTUNIDADES

• Ventas a futuro • Exportaciones • Apoyo técnico • Créditos • Administración de

Fincas

• Precios Internacionales • Perdidas de Cosechas • Competencia desleal

• Falta de Comercialización de Café a nivel nacional.

102

4. La participación en la política cafetalera, se continúa desarrollando a través de

UCAFES, cuya presidencia esta a cargo de un miembro del consejo de la

Cooperativa, lo cual ha permitido tener presencia en CSC, PROCAFE y BFA para

tomar importantes desiciones.

5. Incremento de socios ya que actualmente se cuenta con registro de 1444 socios,

puesto que se inicio con 28 socios.

6. La Cooperativa es un de las instituciones que se ha posicionado entre las empresas

que mayor volumen de café procesa en El Salvador.

7. El apoyo técnico de un Ingeniero Agrónomo designado por PROCAFE.

8. La Cooperativa posee la capacidad instalada adecuada para procesar una cantidad

razonable de café, ya que dentro de las inversiones que se han efectuado se ha

adquirido una maquina, la cual permite duplicar la capacidad de procesamiento de

café

9. El ingeniero agrónomo utiliza un plan de trabajo para realizar de forma efectiva la

administración de fincas.

10. En el departamento agrícola se posee un software de presupuestos para el plan de

trabajo de cada finca.

11. Contratación de pólizas de seguro que cubren los activos fijos y las existencias de

café de la Cooperativa.

12. La Cooperativa Cuzcachapa cuenta con una adecuada estructura organizativa.

13. Los socios cuentan con seguro de deudas, seguro médico y automotriz opcional.

103

OPORTUNIDADES

1. La comercialización de café de la Cooperativa continua utilizando el sistema de

ventas a futuro, de esta manera garantiza la cotización de los precios de una forma

adecuada.

2. Exportación del café a USA y Europa.

3. La creación del Departamento Agrícola para dar mayor atención a los socios.

4. Contar con un Ingeniero Agrónomo designado por PROCAFE para administrar las

operaciones del Departamento Agrícola.

5. Participación de los socios en eventos para promocionar la calidad de su café, con

el objeto de ampliar el volumen de café a colocar en nichos de mercado.

6. Actualmente a la Cooperativa se le ha incrementado el área de influencia a 12,000

manzanas y esto le permitirá obtener mayores ingresos en concepto de

administración fincas.

7. Se realizan charlas y giras técnicas con el propósito de capacitar a los socios para

una mayor productividad de sus fincas.

8. Acceso a créditos para los socios para que éstos tengan el suficiente capital de

trabajo para su producción.

9. La promoción de café elaborado, vendiéndolo a socios, empresas y personas

particulares.

10. La tasa de interés que se les cobra a los socios en los créditos de avío es

relativamente baja, ya que es del 9.6% anual.

11. Generación de divisas por medio de las exportaciones.

104

12. Apertura a nuevos mercados.

13. Incremento en el número de socios en la Cooperativa.

14. Contar con un manual de control interno financiero que mejore las operaciones del


15. Aumentar la producción de café.

LIMITACIONES

1. La promoción del café elaborado solo lo comercializa en la Cooperativa y no en

los supermercados a nivel nacional debido al elevado costo que esto implicaría.

2. En el departamento agrícola aún no se ha realizado auditorias.

3. No cuentan con un manual tanto de procedimientos administrativos, como de

control interno financiero.

4. El departamento agrícola no posee las instalaciones adecuadas para almacenar

insumos.

5. No existe un control de las visitas a las fincas administradas.

AMENAZAS

1. La fluctuación de los precios que se cotizan a nivel internacional.

2. La pérdida de la cosecha debido a desastres naturales o plagas.

3. La competencia desleal en el mercado.

4. El robo del café durante la recolección de la cosecha.

MANUAL DE CONTROL INTERNO FINANCIERO (MACIF)

105

F. DISEÑO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO FINANCIERO 1. PORTADA DEL MANUAL

COOPERATIVA CUZCACHAPA DE R.L. Dirección: Carretera a El Coco, Cantón Galeano

Chalchuapa, El Salvador, C.A. Teléfono: PBX: (503) 2444-0042

FAX: (503) 2444-0571

MANUAL DE CONTROL INTERNO

FINANCIERO PARA LA EFECTIVIDAD DE LAS

OPERACIONES EN EL DEPARTAMENTO

AGRICOLA.

MACIF

CHALCHUAPA, 15 DE MARZO DE 2007


106

2. INDICE

No. Descripción No. de Página 3. Esquema del Manual 107

3.1 Procedimientos del Departamento Agrícola. 108

3.2 Organigrama de La Cooperativa Cuzcachapa de R.L. Propuesto 109

4. Desarrollo del Manual 110

4.1 Capitulo I Generalidades del Manual 110

4.1.1 Objetivos del Manual 110

4.1.2 Importancia del Manual 111

4.1.3 Características 112

4.1.4 Políticas 113 4.2 Capitulo II: Procedimientos de Control Interno Financiero y

Flujogramas 114

Procif 01 Crédito de Avio y Liquidación 114

Procif 02 Control de pagos de socios 119

Procif 03 Control de Inversiones en Bienes de Activo Fijo 121

Procif 04 Compra de Insumos Agrícolas 125

Procif 05 Pago de Planillas de Jornales 131

Procif 06 Gestión de Capacitaciones 137

Procif 07 Control de Existencia de Insumos Agrícolas 142

Procif 08 Control de ingreso a caja por operaciones del

Departamento Agrícola 147

Procif 09 Seguimiento de las auditorias internas 152

4.3 Capitulo III: Efectividad de las operaciones del Departamento Agrícola 159

4.3.1 Aumento de La Producción 159

4.3.2 Rendimientos 160

4.3.3 Proceso de Mejora 161

4.3.4 Beneficios 165

4.4 Glosario de Términos 167


107

3. ESQUEMA DEL MANUAL

Elaborado por equipo de tesis

GENERALIDADES

DEL MANUAL

IMPORTANCIA

DEL MANUAL

CARACTERISTICAS

POLITICAS

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

INTERNO FINANCIERO Y FLUJOGRAMAS

PROCIF 1. CREDITO DE AVIO Y LIQUIDACION 2. CONTROL DE PAGOS DE SOCIOS 3. CONTROL DE INVERSIONES EN

BIENES DE ACTIVO FIJO 4. COMPRA DE INSUMOS AGRICOLAS 5. PAGOS DE PLANILLAS DE JORNALES 6 GESTION DE CAPACITACIONES 7. CONTROL DE EXISTECIA DE INSUMOS

AGRICOLAS 8. CONTROL DE INGRESOS A CAJA POR

OPERACIONES DEL DEPARTAMENTO AGRICOLA.

9. SEGUIMIENTOS DE LAS AUDITORIAS INTERNAS.

EFECTIVIDAD DE LAS

OPERACIONES EN EL

DEPARTAMENTO. AGRICOLA

PROCESO

DE MEJORA

PLAN DE IMPLEMENTACION

RETROALIMENTACION

CAPITULO II

CAPITULO III

CAPITULO I

OBJETIVOS

DEL MANUAL

AUMENTO DE LA

PRODUCCION

RENDIMIENTOS

BENEFICIOS DEL

MACIF

ESQUEMA DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO FINANCIERO PARA LA EFECTIVIDAD DE LAS OPERACIONES EN EL DEPARTAMENTO

AGRICOLA DE LA COOPERATIVA CUZCACHAPA DE RL. (MACIF)


108

3.1 PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO AGRICOLA PROCIF

ELABORADO POR: EQUIPO DE TEISIS

DEPTO.

AGRICOLA

CREDITO DE AVIO Y LIQUIDACION (PROCIF 01) CONTROL DE PAGOS DE SOCIOS (PROCIF 02) CONTROL DE INVERSIONES EN BIENES DE ACTIVO FIJO (PROCIF 03) COMPRA DE INSUMOS AGRICOLAS (PROCIF 04)

PAGOS DE PLANILLAS DE JORNALES (PROCIF 05) GESTION DE CAPACITACIONES (PROCIF06) CONTROL DE EXISTECIA DE INSUMOS AGRICOLAS (PROCIF 07) CONTROL DE INGRESOS A CAJA POR OPERCIONES DEL DEPARTAMENTO AGRICOLA (PROCIF 08) SEGUIMIENTOS DE LAS AUDITORIAS INTERNAS. (PROCIF 09)


109

3.2 ORGANIGRAMA DE LA COOPERATIVA CUZCACHAPA DE R.L. PROPUESTO

JUNTA

GENERAL

CONSEJO ADMINISTRATIVO

AUDITORIA FISCAL JUNTA DE

VIGILANCIA

GERENTE GENERAL

GERENCIA DE COMERCIALIZACION

GERENCIA DE PRODUCCION

GERENCIA FINANCIERA

GERENCIA DE ADMINISTRACION

DEPTO DE CATACION

DEPTO DE TOSTADURIA

MOLIDO

DEPARTAMENTO CLINICO -MEDICO

AUDITORIA EXTERNA

GERENCIA AGRICOLA

COMITE TECNICO TESORERIA

CONTABILIDAD VENTA DE CAFE

AUDITOR DE

CALIDAD

ASISTENTE OPERATIVO

ENCARGADO DE

COMPRAS

ENCARGADO DE

CAJA


110

4. DESARROLLO DEL MANUAL

CAPITULO I

4.1 GENERALIDADES DEL MANUAL El Manual de Control Interno Financiero para el Departamento Agrícola de La

Cooperativa Cuzcachapa de RL, ha sido creado como un documento básico que

describe en forma general los procedimientos y las responsabilidades de las

personas involucradas para cumplir con los objetivos trazados.

El objeto de este Manual es mejorar la efectividad en las operaciones agrícolas con

el fin de darles una mayor atención a los socios de la cooperativa.

Dicho manual es la base para la elaboración de toda la documentación necesaria

que sirve de guía para la normal ejecución de los encargados del departamento

agrícola y que además es esencial para el entrenamiento de los nuevos

colaboradores.

4.1.1 OBJETIVOS DEL MANUAL

Los objetivos que se persiguen a través de este manual de control interno financiero

son:

• Tener una herramienta que les permita mejorar las operaciones financieras

en el departamento agrícola de la Cooperativa Cuzcachapa de R. L.

• Proporcionar los procedimientos financieros necesarios para desarrollar

adecuadamente la Administración de fincas.

• Definir las operaciones financieras agrícolas dentro del departamento.

• Ayudar a la cooperativa Cuzcachapa hacer efectivo los procedimientos


111

establecidos en el departamento agrícola.

• Construir un instrumento de control para el funcionamiento de las actividades

y operaciones del departamento agrícola.

• Facilitar al departamento de auditoria interna la obtención criterios técnicos,

los cuales les permitirá informar, reportar y recomendar aspectos de auditoria

de suma relevancia.

• Establecer las funciones y responsabilidades de las personas que están a

cargo del departamento agrícola, así como aquellos que tengan relación

directa con el departamento.

• Lograr que la información proveniente del departamento agrícola sea

confiable, útil y oportuna para el proceso de toma de decisiones.

• Dar un documento que sea útil no sólo para la Cooperativa Cuzcachapa, sino

que también sirva de base para otras Cooperativas dedicadas a la misma

actividad y que tengan en sus instalaciones un departamento agrícola.

4. 1. 2 IMPORTANCIA DEL MANUAL

El manual de control interno financiero es de mucha importancia, por que le permite

a la cooperativa establecer los procedimientos necesarios para desarrollar cada una

de las actividades en el departamento agrícola, puesto que es de suma relevancia

contar con una herramienta técnica que sirva de guía a las personas involucradas

en este proceso, a la vez sirve como un instructivo para facilitar la labor de las

operaciones financieras agrícolas.

Es de mencionar que con la creación de este manual se mejorará la efectividad de

las operaciones del departamento agrícola, ya que éste departamento por ser nuevo

en la Cooperativa Cuzcachapa esta en proceso de mejorar sus actividades


112

4.1.3 CARACTERISTICAS

Partiendo de la efectividad y beneficios del Manual de Control Interno Financiero, se

presentan a continuación las siguientes características:

Satisface las necesidades reales del departamento agricola de la Cooperativa

Cuzcachapa de R.L.

Contar con instrucciones apropiadas en los procedimientos establecidos para

el uso y manejo del manual.

Facilita la localización de las orientaciones y disposiciones mediante el

flujograma de cada procedimiento.

El manual se presenta con una redacción simple, corta y comprensible para

que el personal del departamento agricola lo pueda entender y asimilar.

Goza de adecuada flexibilidad para que se puedan cubrir diversas situaciones

que se puedan dar en el futuro para beneficio de la Cooperativa.

El manual puede ser perfectamente presentado a través de un sistema que les

permita consultarlo lo más rápido posible, por medio de la aplicación de un

software.


113

4.1. 4 POLITICAS

- El departamento agrícola deberá capacitar a los empleados que laboran en dicho

departamento, en cuanto a la implementación, ejecución, seguimiento y

actualización del manual de control interno financiero.

- El manejo del efectivo en tesorería, será responsabilidad de la persona que

labora en dicho departamento, y la validación de su manejo será responsabilidad del

jefe del departamento agrícola.

- El departamento agrícola se compromete a brindar un servicio que llene las

expectativas de los socios de la Cooperativa Cuzcachapa de R.L.

- El departamento agrícola se compromete a aumentar la productividad de las fincas

de los socios de la Cooperativa Cuzcachapa de R.L.

- El consejo técnico del departamento agrícola tiene la obligación de verificar y dar

seguimiento a las operaciones financieras, con el propósito de satisfacer los

requerimientos de los socios de la Cooperativa Cuzcachapa de R.L.

- Los socios de la Cooperativa Cuzcachapa podrán solicitar cualquiera de los

servicios que proporciona el departamento agricola, siempre y cuando lo requieran,

pero no se les podrá obligar a que acepten que se les administren las fincas.


114

CAPITULO II 4.2 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO FINANCIERO Y

FLUJOGRAMAS Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00

Titulo: CREDITOS DE AVIO Y

LIQUIDACION

Pág. 1

Código PROCIF 01 Departamento AGRICOLA

Elaboró: Contador

Revisó: Gerente Financiero

Aprobó: Gerente General

1. OBJETIVO Establecer las actividades a realizar para el proceso de otorgamiento de Créditos de

Avio a los socios de la Cooperativa y a la vez establecer los mecanismos necesarios

para realizar la liquidación de los créditos otorgados.

2. FLUJOGRAMA A (CREDITO DE AVIO) ACTIVIDAD DESCRIPCION DEL PROCESO

Solicitud de crédito por parte del socio

Se especifican los requisitos que debe de cumplir los socios, para acceder al crédito

Se realiza las gestiones necesarias para tramitar el crédito de avio. El comité de crédito debe de analizar la solicitud, posteriormente procede a la aprobación o negación de la solicitud. Si el crédito es negado vuelve a un nuevo análisis con el fin de ayudar al socio de la Cooperativa. De lo contrario finaliza el proceso.

Los desembolsos son realizados de acuerdo a las etapas de producción de la cosecha. Se crea un expediente para llevar un control de los créditos.

Finalización del proceso

INICIO

REQUISITOS

APROBACION

DESEMBOLSO

FIN

EXPEDIENTE

ALTERNATIVA

TRAMITE DEL CREDITO

FIN

SI

NO


115

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00


LIQUIDACION

Pág. 2


Elaboró: Contador



PASOS DESCRIPCION RESPONSABLE

1 El socio se presenta a la Cooperativa a solicitar el

respectivo crédito de avio para la producción de café

siendo este mismo la garantía.

2

Se determinan los requisitos necesarios que

acompañará a la solicitud del crédito de avio los cuales

se detallan a continuación:

• Llenar la respectiva solicitud del crédito de avio y el

contrato.

• El solicitante del crédito de avio debe poseer la

calidad de socio de la Cooperativa.

• La finca debe ser propiedad del socio.

Presentación de fotocopias de documentos

personales: DUI y NIT

• Presentación de la copia de Escritura de la Finca.

3

El comité de créditos realiza los trámites necesarios

para la autorización del crédito, debiendo obtener la

documentación siguiente:

• Solicitud completamente llena y firmada

• Presentación de Plan de Trabajo de la finca

• Ubicación geográfica de la Finca

Jefe del

Departamento

Agrícola


116

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00


LIQUIDACION

Pág. 3

7


Elaboró: Contador




• Informe sobre la calidad del café y capacidad de

producción de la finca.

• Presentación de expediente o archivo del socio.

• Verificar el estado de cuenta del socio con la

Cooperativa

• Debe presentarse un documento que garantice la

entrega del café a la Cooperativa por parte del

socio. ( Contrato)

4 Posteriormente el comité de créditos realiza el proceso de

aprobación o desaprobación del crédito solicitado, el cual

si es aprobado pasa a la siguiente etapa que es el

desembolso y si es negado se realiza un nuevo análisis

con el fin de ayudar al socio.

5

Aprobado el crédito se procede a efectuar el desembolso

con base a las diferentes etapas de la cosecha, el cual

debe ser controlado por medio de un expediente que tiene

que estarse actualizando continuamente.

6 Fin del procedimiento

Jefe del

Departamento

Agrícola


117

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00


LIQUIDACION

Pág. 4


Elaboró: Contador



2.1 FLUJOGRAMA B (LIQUIDACION DE CREDITO DE AVIO)

ACTIVIDAD DESCRIPCION DEL PROCESO

Revisión de expediente.

Determinación de los desembolsos y entrega del producto por parte del socio.

Se establece el saldo del crédito del socio.

Se procede a hacer la liquidación del crédito, el cual puede ser a favor del socio o saldo pendiente que liquidar.

El saldo pendiente que liquidar se traslada a la siguiente cosecha. Se agrega al expediente la liquidación del crédito del socio.

Finalización del proceso.

INICIO

REGISTRO CONTABLES

LIQUIDACION DEL CREDITO

FIN

SALDO PENDIENTE DE LIQUIDAR

DETERMINACION DE SALDO

EXPEDIENTE

SALDO A FAVOR DEL SOCIO


118

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00


LIQUIDACION

Pág. 5


Elaboró: Contador


Aprobó: Junta General

PASOS

DESCRIPCION

RESPONSABLE

1

Se realiza la revisión del expediente del socio con el

fin de verificar su situación actual con la

cooperativa.

2

Se solicita a contabilidad los registros

correspondientes a los desembolsos entregados al

socio, así como las entregas de café recibidas por

la cooperativa.

3

Se elabora el estado de cuenta del socio con el fin

de determinar el saldo del crédito.

4

Posteriormente se realiza la liquidación del crédito,

el cual puede presentar dos situaciones:

a. saldo a favor del socio

b. saldo pendiente de liquidar

5

El saldo pendiente de liquidar del crédito otorgado

al socio se traslada a la siguiente cosecha para su

respectiva liquidación.

Es importante que al expediente del socio se le

agregue la liquidación del crédito con el propósito

de tener los datos actualizados del socio.

6 Fin del Procedimiento

Jefe del

Departamento

Agrícola

FORMULARIOS GENERADOS

1. Solicitud de Crédito (Formulario ya existente en la Cooperativa)

2. Contrato de crédito de avio. (Formulario ya existente en la Cooperativa)

3. Liquidación de cosecha (Formulario ya existente en la Cooperativa)


119

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00

Titulo: CONTROL DE PAGO

DE LOS SOCIOS

Pág. 1

Código PROCIF 02 Departamento AGRÍCOLA

Elaboró: Contador



1. OBJETIVO Establecer los lineamientos que se necesitan para llevar un control efectivo de

pagos realizados por los socios de la cooperativa 2. FLUJOGRAMA


Revisión del expediente del socio.

Revisión de documentos que amparan los pagos.

Verificación de la aplicación correcta al crédito del socio. Proceso de autorización de la aplicación del pago del socio. Si esta incorrecta la aplicación se regresa al proceso anterior. Proceso de actualización del expediente del socio y su respectivo archivo.


INICIO

PAGOS RECIBIDOS DE

SOCIOS

APLICACIÓN DE PAGOS

FIN

ACTUALIZACION DE EXPEDIENTE

ARCHIVO

AUTORIZACION

NO

SI


120

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00

Titulo: CONTROL DE PAGO DE LOS

SOCIOS

Pág. 2



1

Se realiza una revisión de la base de datos de los socios

de la cooperativa, por medio del expediente de cada uno

de ellos, con el propósito de establecer la actualización

de la información que debe de tener cada expediente

con relación a los créditos de avio.

2 La persona encargada de realizar este procedimiento

debe de revisar la documentación que ampara el pago

realizado por el socio.

3 Posteriormente se procede a realizar la verificación

correcta de la aplicación del pago, el cual debe de estar

registrado al crédito del socio respectivo.

4

Debe de existir una persona responsable que autorice la

aplicación de los pagos a los créditos de los socios, el

cual si detecta algún error en dicha aplicación, tiene que

devolver a la persona indicada para su respectiva

corrección.

5 Luego se realizará la actualización de los expedientes

de cada uno de los socios, así como el debido cuidado

de archivar la documentación.

6 Fin del procedimiento.

Jefe del

Departamento

Agrícola


1. Tarjeta de control de pago. (Formulario ya existente en la Cooperativa)


121

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00

Titulo: CONTROL DE

INVERSIONES EN BIENES DE ACTIVO FIJO

Pág. 1


Elaboró: Contador



1. OBJETIVO Establecer los mecanismos a realizar para el Control de las Inversiones en el


2. FLUJOGRAMA

ACTIVIDAD

DESCRIPCION DEL PROCESO

Inversiones existentes en el departamento agrícola. Detalle de los registros de las antiguas y nuevas adquisiciones y su respectivo control.

Se llevará a cabo por medios de tarjetas de kardex manuales o mecanizadas

Realización de inventario físico para determinar las existencias de las inversiones.


INICIO

REGISTROS DE INVERSIONES

FIN

METODO DE CONTROL

INVENTARIO ANUAL

CONTABILIDAD


122

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00

Titulo: CONTROL DE

INVERSIONES EN BIENES DE ACTIVOS FIJOS

Pág. 2



1

Realizar un detalle o inventario de las Inversiones

en el Departamento Agrícola, indicando todas las

características necesarias para identificar la

inversión.

2

Verificar que las inversiones estén debidamente

identificadas sean estas actuales o antiguas, con su

respectivo código de identificación y que además

puedan ser de fácil localización.

3

Cada inversión debe de estar controlada por medio

de una tarjeta de kardex, la cual estará en forma

manual o mecanizada, dicha tarjeta tiene que estar

archivada en el departamento de contabilidad.

4

Al finalizar el año se realizará un inventario físico de

las inversiones que el departamento agrícola posea

a la fecha. Dicho inventario debe de especificar las

condiciones actuales de cada activo y todas

aquellas características que ayuden a identificar el

bien.

5

Fin del procedimiento

Jefe del

Departamento

Agrícola


1. Toma de Inventario

2. Tarjeta de Identificación de inversión


123

1. Toma de inventario de Inversiones

COOPERATIVA CUZCACHAPA DE R.L.

TOMA DE INVENTARIO FECHA: _______________

CODIGO

NOMBRE DEL BIEN

No.

SERIE

EXISTENCIA

CONTABLE

EXISTENCIA

FISICA

DIFERENCIAS

Responsable: ___________________ Revisado por: ________________

Autorizado por: ___________________


124

2. Tarjeta de Identificación de inversión


TARJETA DE IDENTIFICACIÓN DE INVERSIÓN

Código: Proveedor:

Nombre: Valor de Adquisición:

Ubicación: Tasa de depreciación:

Serie: Años de vida útil:

Modelo: Cuota mensual:

Fecha de Adquisición:

FECHA

CONCEPTO

DEPRECIACION

SALDO


125

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00

Titulo: COMPRA DE INSUMOS

AGRICOLAS

Pág. 1


Elaboró: Gerente Financiero

Revisó: Jefe del Departamento. Agrícola


1. OBJETIVO Establecer las actividades a seguir para la adquisición de insumos en el

departamento agrícola que van a ser utilizados en las fincas solicitados por socios.

2. FLUJOGRAMA ACTIVIDAD DESCRIPCION DEL PROCESO

El encargado del departamento agrícola, determina la necesidad de adquisición de insumos agrícolas. Verifica la existencia en Bodega El departamento agrícola, procede a elaborar la solicitud de compra de los insumos requeridos La persona encargada de recibir la solicitud de compra, hace las cotizaciones respectivas con los diferentes proveedores

Las cotizaciones pasan a la persona encargada de la aprobación, la cual decidirá cual es la idónea para realizar la compra. Si es aprobada, pasa al siguiente proceso y sino cumple con los requisitos requeridos, es rechazada la cual genera dos situaciones: Una nueva cotización o finaliza con el proceso.

Aprobada la cotización, se elabora la Orden de Compra y se envía al proveedor seleccionado. Se tramita el pago correspondiente en contabilidad

El bodeguero recibe la mercadería y envía la documentación a contabilidad.


INICIO

SOLICITUD DE

COMPRA

APROBACION

ORDEN DE COMPRA

FIN

RECHAZADA

COTIZACION

FIN

BODEGA CONTABILIDAD

TRAMITE DE PAGO

NO

SI


126

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00


AGRICOLAS

Pág. 2



1

El departamento agrícola estable la necesidad de

adquisición de insumos agrícolas para las fincas o

socios que solicitan el servicio. Se comunica con

Bodega para verificar las existencias. El encargado de

dicho departamento procede a elaborar la solicitud de

compra indicando los datos y requisitos del producto

que se necesita comprar

2

Encargado de compras recibe la solicitud y verifica en la

Bodega las existencias de insumos agrícolas para

corroborar que lo que están solicitando no se encuentre

en la bodega.

3

Solicita a proveedores ofertas con base a necesidades

determinadas por el departamento agrícola. Deberá

obtener ofertas de varios proveedores diferentes

4

Procede a cotizar precios de los productos solicitados a

los diferentes proveedores por medio de fax, vía

telefónica o correo electrónico.

5

Elabora la cotización respectiva con todos los datos

requeridos y la envía a firmas de autorización o

aprobación.

6

Si la cotización no es aprobada o es rechazada, pasa

de nuevo al proceso anterior o simplemente finaliza la

actividad.

Jefe del

Departamento

Agrícola


127

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00


AGRICOLAS

Pág. 3



7

El encargado de la bodega recibe la mercadería con su

nota de remisión o crédito fiscal según sea el caso; y se

asegura de el producto esté de acuerdo con lo solicitado

en la Orden de Compra.

8

En caso de que la mercadería recibida no cumpla con la

calidad o requisitos acordados, procede a efectuar el

reclamo correspondiente al proveedor. Debe asegurarse

que los reclamos sean atendidos de inmediato para que

las mercaderías reclamadas ingresen a bodega o en su

defecto que se emita nota de crédito y así quede

anulado el Crédito Fiscal con el cual fue recibida la

mercadería rechazada.

9

El bodeguero procede a elaborar el Ingreso a Bodega

del producto recibido, lo imprime y lo envía a

contabilidad junto con la nota de remisión o crédito fiscal

para registrar la operación.

10 Contabilidad se encarga de elaborar el quedan o

tramitar el pago respectivo si las condiciones fueron

compras de contado.


Jefe del

Departamento

Agrícola


1. Solicitud de Compra

2. Cotización / Orden de Compra

3. Ingreso a Bodega


128

Elaboró_________________________ Autorizó________________________

1. Solicitud de compra

COOPERATIVA CUZCACHAPA DE R.L. SOLICITUD DE COMPRA No._____________

DEPARTAMENTO AGRICOLA FECHA__________________

CANTIDAD

DESCRIPCION

NOMBRE DE LA

FINCA


129

2. Cotización / Orden de Compra

COOPERATIVA CUZCACHAPA DE R.L. COTIZACIÓN / ORDEN DE COMPRA No.___________

DEPARTAMENTO AGRICOLA FECHA_______________

COTIZACIONES

COSTOS

UNITARIOS

COSTO

TOTAL

ACEPTADO

CANTIDAD

DESCRIPCION

DEL INSUMOS

A B C

UTILIZARSE

EN FINCA

EXISTENCIA

ACTUAL

COSTO

UNITARIO

TOTAL

$

Solicitado por_______________

A) Empresa __________ Autorizado por______________

B) Empresa __________

C) Empresa___________

Condiciones de pago: ___________


130

3. Ingreso a bodega


INGRESO A BODEGA

FECHA: ______________________ Ingreso No: _________

PROVEEDOR: _________________

CCF No.______________________

CANTIDAD

DESCRIPCION DE INSUMOS

UNIDAD DE

MEDIDA

COSTO

UNITARIO

COSTO TOTAL

Cotización / Orden de Compra Total Gravado No______________________ Total IVA Sub – Total Exentos Total

F____________________ F._______________________ Bodeguero Revisado


131

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00

Titulo: PAGO DE PLANILLA DE

JORNALES

Pág. 1



Revisó: Jefe del Departamento Agrícola


1. OBJETIVO Establecer los pasos a seguir para el pago de planilla de jornales en las Fincas

solicitado por los socios.


El socio solicita el servicio de pago de Planillas de la Finca.

El Jefe del departamento agrícola realiza los trámites.

Contabilidad se encarga de revisar la planilla y la documentación necesaria. Proceso de autorización o negación del pago de la planilla, la cual, si se autoriza pasa al siguiente proceso y si no se autoriza, finaliza la actividad y es regresada a contabilidad Trámite para la elaboración de cheque, archivo y registro contable

El socio retira el cheque para cambiarlo y poder pagar la planilla.


INICIO

TRAMITE DE PAGO

AUTORIZACION REVISION

CONTABILIDAD

FIN

ELABORACION DE CHEQUE

ENTREGA DEL CHEQUE AL SOCIO

ARCHIVO

NO

SI


132

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00


JORNALES

Pág. 2



1 El socio por medio del departamento agrícola, solicita el

servicio de pago de planilla de jornales

2 El encargado del departamento agrícola, solicita al socio

o encargado de la finca la siguiente información:

• Planilla de jornales a pagar

• Listado de trabajadores

• Control de asistencia

• Documentos personales (DUI, NIT, ISSS,

AFP)

3 El departamento de contabilidad se encarga de revisar y

comprobar que la planilla esté elaborada

adecuadamente tomando en cuenta los siguientes

aspectos:

• Revisión de cálculos de los valores de la planilla

• Tipo de planilla a pagar

• Revisión de días trabajados, Horas extras,

salario mínimo, cantidad de arroba, etc.

• Comprobación de la lista de asistencia vrs

planilla elaborada.

• Retenciones: Salud, AFP y Renta.

Jefe del Jefe

del

Departamento

Agrícola


133

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00


JORNALES

Pág. 3



• Estado de cuenta sobre el crédito aprobado y los

desembolsos realizados, para efecto de establecer

la disponibilidad que el socio tiene para la

cosecha.

• Vigencia del seguro contra Robo de valores

4 Luego que la planilla ha sido revisada es pasada al

departamento que se encarga de autorizar el pago, el

cual puede rechazarla y regresarla a contabilidad si lo

considera necesario, de lo contrario pasa al siguiente

proceso de tramite del cheque.

5 Contabilidad se encarga de elaborar el cheque y tramitar

las firmas para su autorización, registrarlo

contablemente y archivar la documentación respectiva.

6 Cuando ya se tiene firmado el cheque se procede a

entregárselo al socio o encargado del pago de la planilla.


Jefe del

Departamento

Agrícola

FORMULARIOS GENERADOS.

1. Solicitud de servicio de pago de planilla.

2. Detalle del control de trabajadores y asistencia.

3. Control de entrega de cheques.


134

1. Solicitud de servicio de pago de planilla.

COOPERATIVA CUZCACHAPA DE R.L. SOLICITUD DE SERVICIO DE PAGO DE PLANILLA.

FECHA: ________________________ No. de Solicitud: _____________

Por este medio Yo_________________________________ socio de la Cooperativa

Cuzcachapa de R.L. solcito el servicio de pago de planilla, para que se liquiden los

pagos de jornales en la finca____________________, ubicada__________________

Para lo cual, autorizo al departamento agrícola de la Cooperativa Cuzcachapa de

R.L. para que realice el trámite del pago

Proporciono la dirección de mi domicilio _______________________________ para

que se me notifique lo decidido por la Cooperativa Cuzcachapa de R.L.

F_____________________________ F_____________________________ Socio solicitante Jefe del Departamento Agrícola


135

2. Control de trabajadores y asistencia.

COOPERATIVA CUZCACHAPA DE R.L. CONTROL DE TRABAJADORES Y ASISTENCIA

Nombre de la Finca________________________ Fecha___________________

No.

Nombres de trabajadores

Hora de Entrada

Hora de Salida

Observaciones

F._____________________________ F.________________________

Propietario de la finca Jefe del Depto. Agrícola


136

3. Control de entrega de cheques.

COOPERATIVA CUZCACHAPA DE R.L. CONTROL DE ENTREGA DE CHEQUE

No. de cheque

Beneficiario

Monto

Fecha de entrega

Firma

F._____________________________ Jefe del Departamento Agrícola


137

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00

Titulo: GESTION DE CAPACITACIONES

Pág. 1


Elaboró: Departamento Agrícola



1. OBJETIVO Definir las prácticas a seguir para asegurar que el personal reciba la capacitación y

entrenamiento requeridos para el adecuado desempeño de sus funciones y

contribuya al efectivo funcionamiento del departamento agrícola.


Necesidades de Capacitaciones

Departamento Agrícola determina que tipo de capacitación se necesita

Se elabora el plan anual de capacitación

Gerencia General verifica y autoriza el Plan Anual de Capacitación o si no es aceptado se regresa al proceso anterior.

Departamento agrícola coordina las actividades necesarias para ejecutar la capacitación y buscar a los facilitadotes idóneos. Se ejecuta la capacitación y se llevará un control de asistencia para verificar la participación del personal. Se le da seguimiento efectivo a la capacitación.


INICIO

CLASE DE CAPACITACION

APROBACION DEVOLUCION

PROGRAMA DE CAPACITACION

FIN

COORDINACION

EJECUCION Y SEGUIMIENTO

NO

SI

FACILITADOR


138

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00


Pág. 2



1

El departamento agrícola evalúa las capacitaciones

necesarias de acuerdo a la necesidad de los socios,

es decir a los temas que mayor interés tenga estos

y según la etapa en la que se encuentre la cosecha.

2

Posteriormente el departamento agrícola determina

que tipos de capacitaciones se les impartirá a los

socios, tomando en cuenta la etapa en la que se

encuentre la cosecha y los recursos disponibles

para la ejecución.

3

El departamento agrícola realiza la programación

anual de las capacitaciones que impartirá durante el

año, el cual debe de ser flexible ya que se deben de

tomar en cuenta las necesidades que surjan en el

transcurso de la cosecha. En todo caso las

modificaciones deben de ser reportadas al Gerente

General.

4

El Jefe del Departamento Agrícola pasa el plan de

capacitación al gerente general para su respectiva

aprobación, el cual lo verifica y autoriza y luego lo

devuelve para su ejecución.

En caso que el plan anual de capacitación no sea

aceptado se devuelve al departamento agrícola con

las observaciones pertinentes.

Jefe del

Departamento

Agrícola


139

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00


Pág. 3



5

El departamento agrícola coordina las actividades

necesarias para ejecutar la capacitación contenidas

dentro del plan anual y desarrolla los siguientes

procesos:

a. Determinación del facilitador: el cual puede ser

solicitado a PROCAFE o UCAFE.

b. Facilitadores internos: en este caso será el Jefe

del Departamento Agrícola.

Es importante desarrollar la logística necesaria en

cuanto a: local, papelería, mobiliario y equipo, así

como la coordinación de los socios a los cuales se les

impartirá la capacitación.

6 Se ejecuta la capacitación y el departamento agrícola

controla un formulario de asistencia para verificar la

participación, tanto de los colaboradores como de los

socios.

7

El departamento agrícola le da el seguimiento

necesario para determinar la efectividad de las

capacitaciones impartidas a los socios para evaluar si

han sido de utilidad las capacitaciones, las cuales se

verán reflejadas de acuerdo a la producción obtenida

en las fincas.

Jefe del

Departamento

Agrícola


140

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00


Pág. 4

Código PPROCIF 06 Departamento AGRICOLA


8 Fin del Procedimiento


1. Programa de capacitación (Documento ya existente en la Cooperativa)

2. Control de asistencia.

3. Evaluación de la Capacitación.

2. Control de asistencia.


CONTROL DE ASISTENCIA FECHA: __________________

No.

NOMBRE DEL SOCIO

Hora de Entrada

Hora de Salida

Observaciones

F._____________________________ Jefe del Departamento Agrícola


141

3. Evaluación de la Capacitación.

COOPERATIVA CUZCACHAPA DE R.L. EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

NOMBRE DE LA CAPACITACION: _______________________________________

NOIMBRE DEL FACILITADOR.___________________________________________

FECHA______________ HORA________________

INDICACION: Favor asigne una ponderación de acuerdo a la escala del 1 a 10 a los

siguientes aspectos que a continuación se presentan.

ASPECTO

PONDERACION

1. Presentación personal del facilitador.

2. Puntualidad.

3. Dominio y Conocimiento del tema.

4. Habilidad del facilitador

5. Aceptación del Tema.

6. Participación de los socios en la capacitación

7. Coffee brake

8. Material didáctico.

9. Instalaciones.

Observaciones:_______________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________


142

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00

Titulo: CONTROL DE EXISTENCIAS

DE INSUMOS AGRICOLAS

Pág. 1



Revisó: Contador


1. OBJETIVO

Definir las actividades para llevar un buen control de los insumos utilizados en el


2. FLUJOGRAMA

ACTIVIDAD

DESCRIPCION DEL PROCESO

Inventario de las existencias Control de los insumos del departamento agrícola. Debe de llevarse una tarjeta de kardex ya sea manual o en forma mecanizada. Los cuales estarán disponibles en la bodega. Debe de realizarse un inventario de insumos agrícolas al final del año

Finalización del procedimiento.

INICIO

CONTROL DE REGISTROS

FIN

INVENTARIO ANUAL

BODEGA

METODO DE CONTROL


143

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00

Titulo: CONTROL DE EXISTENCIAS

DE INSUMOS AGRICOLAS

Pág. 2


FORMULADOS GENERADOS

1. Toma de inventario físico.

2. Tarjeta de control de existencias.

3. Requisición de insumos.


1

Se realizará un inventario físico inicial para determinar

las cantidades de insumos agrícolas que posea la

bodega del departamento.

2 La bodega debe de llevar registros en los cuales se

indicarán la siguiente información:

• Nombre del insumo

• Unidad de medida

• Cantidad

• Precio unitario

• Valor total

• Fecha de adquisición

• Fecha de vencimiento

• Nombre del proveedor 3 Debe de llevarse el control de cada uno de los insumos

por medio de tarjetas de kardex sean estas manuales o

mecanizadas.

4 Es necesario realizar al final del año un inventario físico

para determinar la cantidad y condiciones de los

insumos agrícolas.


Jefe del

Departamento

Agrícola

.


144

1. Toma de inventario físico.


TOMA DE INVENTARIO FISICO FECHA: _______________

CODIGO

NOMBRE DEL INSUMO

No.

ESTANTE

EXISTENCIA

CONTABLE

EXISTENCIA

FISICA

DIFERENCIAS

Responsable: ___________________ Revisado por: ________________

Autorizado por: ___________________


145

2. Tarjeta de control de existencias.

COOPERATIVA CUZCACHAPA DE R.L. TARJETA DE CONTROL DE EXISTENCIA

Código: Proveedor:

Nombre: Valor de Adquisición:

Ubicación: Unidad de medida:

Estante: Fecha de Adquisición:

FECHA

CONCEPTO

ENTRADAS

SALIDAS

SALDO


146

3. Requisición de insumos.


REQUISICIÓN DE INSUMOS

FECHA: ______________________ Requisición No. _________

BODEGA: _________________

CONCEPTO.______________________

CANTIDAD

DESCRIPCION DE INSUMOS

UNIDAD DE

MEDIDA

COSTO

UNITARIO

COSTO TOTAL

TOTALES $

F._______________________ F________________________ Autorizado Recibido por


147

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00

Titulo: CONTROL DE INGRESOS

A CAJA POR OPERACIONES DEL DEPARTAMENTO

AGRICOLA Pág. 1


Elaboró: Contabilidad


Aprobó Gerente General

1. OBJETIVO Proporcionar los lineamientos a seguir para el control de los ingresos a caja, por

operaciones del departamento agrícola.

2. FLUJOGRAMA


Inicio de la proceso. Venta al contado o abono del socio por ventas al crédito.

Al final del día se realiza un corte de caja.

Se realiza la respectiva remesa.

El jefe aprueba la remesa a enviar.

Se efectúa el respectivo envío de la remesa al banco.

Se procede a realizar los registros contables y se archiva.


INICIO

Ingreso por operaciones agrícolas

Autorización

Corte de caja

FIN

Envío de remesa

Registro en contabilidad

Preparación de remesa

Archivo


148

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00

Titulo: CONTROL DE

INGRESOS A CAJA POR OPERACIONES DEL

DEPARTAMENTO AGRICOLA

Pág. 2



1

Ingresos de efectivo en el departamento agrícola

2

El departamento agrícola realiza ventas al contado

a los socios y clientes de la cooperativa, ya sea de

insumos agrícolas y/o prestación de servicios de

administración de fincas

3

Al finalizar el día una persona de contabilidad

procede a realizar un corte de caja en el

departamento agrícola, el cual tiene que cuadrar

conforme a los documentos que amparan las

ventas.

El corte de caja tiene que ser firmado tanto por el

responsable del departamento agrícola y la persona

que realiza dicho corte.

4

La persona que realiza el corte de caja debe de

preparar la remesa que se va a enviar al banco.

También debe de prepara un informe de caja.

5

Posteriormente tanto la remesa como el informe de

caja, es enviado al contador para su respectiva

autorización.

6

Se procede a enviar la remesa al banco

Jefe del

Departamento

Agrícola


149

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00

Titulo: CONTROL DE

INGRESOS A CAJA POR OPERACIONES DEL

DEPARTAMENTO AGRICOLA

Pág. 3



7

Después de remesado al banco el dinero, se

procede a registrar contablemente la operación

y archivar la documentación respectiva

8

Finalización del procedimiento

Jefe del

Departamento

Agrícola


1. Corte de Caja

2. Informe de Caja


150

1. Corte de caja. COOPERATIVA CUZCACHAPA DE R.L.

CORTE DE CAJA

DEPTO. AGRÍCOLA_________________ LUGAR Y FECHA_____________

RESPONSABLE______________________________________________________

CARGO(S) __________________________________________________________

AUDITOR(S) ________________________________________________________

HORA INICIO__________________ HORA DE FINALIZACION______________

Efectivo ($ Dólares)

Billetes de $ 100.00 _______________

Billetes de $ 50.00 _______________

Billetes de $ 20.00 _______________

Billetes de $ 10.00 _______________

Billetes de $ 5.00 _______________

Billetes de $ 1.00 _______________

Moneda fraccionaria _______________

Total _______________

Total efectivo encontrado $_______________

Total Facturas, Crédito Fiscales por ventas $_______________

Sobrante o (Faltante) $_______________

Observaciones: ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Hago (Hacemos) constar que los valores cotejados ascendieron a las cantidades arribaba detalladas y que después del corte fueron entregados íntegramente, afirmando no tener mas valores en mi (nuestro) poder, en fe de lo cual firmo (firmamos) aceptando el resultado.

F.___________________ F.____________________________ Auditor Responsable de la Caja


151

2. Informe de caja COOPERATIVA CUZCACHAPA DE R.L.

INFORME DE CAJA DEPARTAMENTO AGRICOLA

INFORME DE CAJA No.___________ FECHA_________________

I. INGRESOS

DETALLE DE LOS INGRESOS POR VENTAS AL CONTADO COMPROBANTE DEL No. AL No.

CONCEPTO

VALOR

TOTAL

II. SOBRANTES O FALTANTES

DESCRIPCIÓN

VALOR

III. DEPOSITOS

FECHA

BANCO

VALOR

RESPONSABLE_______________________


152

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00

Titulo: SEGUIMIENTO A LAS

AUDITORIAS INTERNAS

Pág. 1


Elaboró: Auditor Interno

Revisó: Gerente General

Aprobó: Junta de Vigilancia

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para darle seguimiento a las auditorias realizadas por el

auditor interno en el departamento agrícola, con el fin de proporcionarle a la alta

dirección los resultados obtenidos, los cuales servirán para la toma de decisiones y la

mejora continua.


Plan Anual de Auditoria

Verificar el contenido del plan de auditoria para el departamento agrícola.

Se revisa las auditorias realizadas por el auditor internos de acuerdo a plan establecido.

Análisis de los diferentes tipos de hallazgos encontrados en el proceso de auditoria.

Verificar las acciones tomadas sean éstas correctivas o preventivas y su seguimiento. Debe de agregarse al expediente los datos para mantener actualizados los registros. Entrega del informe de los resultados obtenidos a la Junta de Vigilancia.

Finalización del procedimiento.

INICIO

CONTENIDO DEL PLAN DE AUDITORIA

REVISION AUDITORIAS REALIZADAS

FIN

HALLAZGO DE AUDITORIA

ACCIONES CORRECTIVAS Y

PREVENTIVAS

PRESENTACION DE INFORME

EXPEDIENTE


153

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00


AUDITORIAS INTERNAS

Pág. 2



1

La persona asignada a darle seguimiento a

este procedimiento, solicita el plan anual de las

auditorias el cual debe de estar debidamente

autorizado por la administración.

2 Revisar el contenido del plan anual de

auditoria, programas de las auditorias, fechas y

personal asignada así como las áreas o

procedimientos a auditar.

3 La persona encargada de darle seguimiento a

la auditoria verifica que dichas auditorias se

hayan realizado conforme al programa y que se

hayan cumplido conforme a las fechas

establecidas en el plan.

4 Se realiza un análisis de los hallazgos

encontrados en las auditorias en cada una de

las áreas o procedimientos según el plan de

auditoria.

5

Verificar que los hallazgos encontrados se

hayan tomado las acciones correctivas o

preventivas y que además se les este dando

seguimiento.

Corroborar que toda la información y

documentación necesaria se agregue al

expediente correspondiente.

Jefe del

Departamento

Agrícola


154

Fecha de vigencia

15-ENE-2007

Versión 00


AUDITORIAS INTERNAS

Pág. 2



6

El encargado de realizar el seguimiento a las

auditorias debe de presentar un informe indicando

los resultados obtenidos del procedimiento.

7

Fin del procedimiento

Jefe del

Departamento

Agrícola


1. Lista de chequeo.

2. Reporte de hallazgos.

3. Informe de auditoria


155

1. Lista de chequeo

COOPERATIVA CUZCACHAPA DE R.L. LISTA DE CHEQUEO

DEPARTAMENTO AGRICOLA CÓDIGO DE AUDITORIA_________

AUDITOR________________________________ PROCEDIMIENTO_____________

FECHA________________

No.

ACTIVIDAD AUDITADA

RESULTADOS

EVIDENCIA OBTENIDA

1

2

3

4

5

F_____________________________ AUDITOR


156

2. Reporte de hallazgos

COOPERATIVA CUZCACHAPA DE R.L. REPORTE DE HALLAZGOS

DEPARTAMENTO AGRÍCOLA FECHA___________________

No.

FINCA O

AREA

AUDITADA

PROCEDIMIENTO

AUDITADO

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL

HALLAZGO

FECHA

RECOMENDACIONES

F.___________________________ F.___________________________

ELABORADO POR AUDITOR REVISADO POR


157

3. Informe de Auditoria

COOPERATIVA CUZCACHAPA DE R.L. INFORME DE AUDITORIA

I. GEMERALIDADES

DEPARTAMENTO

AGRICOLA

INFORME DE ADITORIA No.

CODIGO DE AUDITORIA:

FECHA DE REALIZACIÓN

EQUIPO DE AUDITORIA

II. PLAN DE AUDITORIA

NOMBRE DEL

AUDITOR

PROCEDIMIENTOS

NOMBRE DEL

AUDITADO

ACTIVIDAD AUDITADA


158

III. RESULTADO DE LA AUDITORIA

HALLAZGOS

IV. SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES ACCIONES TOMADAS

SITUACION ACTUAL DE LA RECOMENDACION

V. CONCLUSIONES

ELABORADO POR: LUGAR Y FECHA:


159

CAPITULO III

4.3 EFECTIVIDAD DE LAS OPERACIONES EN EL DEPARTAMENTO AGRICOLA

El departamento agrícola ha sido creado con la finalidad de dar mayor atención a los

socios y aumentar la productividad; el área de influencia en administración de fincas

se ha incrementado; lo que significa un mayor numero de las Operaciones Agrícolas;

es por eso que la cooperativa debe de tener buenos controles que le permitan una

mayor efectividad, el cual se lo proporcionará por medio de la aplicación del

manual.

4.3.1 AUMENTO DE LA PRODUCCION DE CAFE La implementación del Manual de Control Interno Financiero en el departamento

agrícola, permitirá a la Cooperativa Cuzcachapa de RL, un aumento considerable en

la producción de Café, los cuales se verán reflejados a partir de las siguientes

cosechas:

PRODUCCION PROYECTADO DE CAFÉ

Durante la ultima cosecha cafetalera 2005/2006, la producción de café en la

Cooperativa Cuzcachapa es de 140,000 Quintales aproximadamente (a esta fecha

aun no se tiene el dato exacto porque todavía se esta recibiendo de esta cosecha)

COSECHA QUINTALES

COSECHA 2006/2007 145,000

COSECHA 2007/2008 150,000

COSECHA 2008/2009 155,000

COSECHA 2009/2010 160,000


160

4.3.2 RENDIMIENTOS

Actualmente en este departamento los controles y procedimientos aún no están por

escrito para facilitar la efectividad de las operaciones financieras, ya que los

controles que existen están a nivel de toda la cooperativa y no específicamente en el

departamento agrícola; con la creación de los procedimientos de control interno

financiero, estos facilitarán la efectividad de las operaciones en el departamento

agrícola y por lo consiguiente se tendrán mejores rendimientos, tanto por quintal Oro

producido, así como también por cada finca administrada de los socios.

RENDIMIENTO PROYECTADO POR 100 LBS DE CAFÉ ORO PRODUCIDO

El promedio del rendimiento general de la ultima cosecha 2005 / 2006 fue de

527.88 Lbs. (Aun no se tiene el dato exacto ya que a esta fecha se continua

recibiendo café de los socios)

COSECHA LIBRAS

COSECHA 2006/2007 525 Lbs





161

RENDIMIENTO PROYECTADO POR MANZANA ADMINISTRADA

En los últimos diez años la producción nacional ha declinado de 14 quintales por

manzana a 8 quintales el promedio nacional.

En el caso de la Cooperativa Cuzcachapa el promedio general que actualmente

maneja es de 11 qqs por manzana aproximadamente.

COSECHA QUINTALES

COSECHA 2006/2007 12 qqs




4.3.3 PROCESO DE MEJORA

El proceso de mejora continua en el departamento agrícola de la Cooperativa

Cuzcachapa de R.L., consiste en una actividad para aumentar la capacidad de la

administración que les permita cumplir con los objetivos y requisitos establecidos; lo

que significa que se debe mejorar siempre, en donde los cambios e innovaciones

sean permanentes.

OBJETIVO

El objetivo de la mejora continúa en el departamento agrícola de la Cooperativa

Cuzcachapa de R. L. es mejorar la efectividad de las operaciones financieras,

incrementar la producción de café y brindar una mayor atención a los socios.


162

Para ello la Cooperativa debe de valerse de:

•

•

•

•

•

•

•

Identificar áreas para la mejora.

Establecer objetivos para la mejora.

Búsqueda de posible soluciones para el logro de objetivos.

Evaluación y selección de soluciones.

Implementación de las soluciones seleccionadas.

Medición, verificación, análisis y evaluación de los resultados de la

implementación para determinar si se alcanzaron los objetivos. Formalización de los cambios.

MEJORA CONTINUA

La Cooperativa debe de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión

empresarial.

Para lograr esta ejecución, existen herramientas como:

EL CICLO DE DEMING

El concepto de PHVA es algo que está presente en todas las áreas del

Departamento Agrícola de la Cooperativa Cuzcachapa de R.L., y se utilizara

continuamente, tanto formalmente como de manera informal, consciente o

subconscientemente, en todas las operaciones que realice dicho departamento.


163

"Planificar"

El departamento Agrícola debe de establecer los objetivos y

procedimientos necesarios para conseguir los resultados de acuerdo con

los requisitos del socio y las políticas de la Cooperativa Cuzcachapa de

R.L.

"Hacer" La cooperativa Cuzcachapa debe de implementar los procedimientos

establecidos para el departamento agrícola.

"Verificar" El consejo técnico debe de realizar el seguimiento y la medición de los

procedimientos respecto a las políticas y objetivos establecidos.

"Actuar" Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los

procedimientos.

Es por eso que es necesario implementar este ciclo de Deming en la Cooperativa

Cuzcachapa para mejorar la efectividad de las operaciones financieras en el



164

ESTRATEGIA DE TRABAJO

Para llevar a cabo la mejora continua existen una serie de estrategias de trabajo las

cuales ayudaran a realizarlo de forma efectiva. Dentro de las cuales mencionamos:

VISION KAIZEN.

El kaizen es un sistema enfocado en la mejora continua en toda la empresa y sus

componentes de manera armónica y preactiva.

Kaizen es una filosofía japonesa con un enfoque hacia la mentalidad de cambio:

Kai = cambiar.

Zen = mejorar.

La clave es “cambiar para mejorar”.

Los resultados de la aplicación práctica del kaizen dentro del departamento agrícola

de la Cooperativa Cuzcachapa, hacen el trabajo:

• Más fácil porque se ha elaborado un manual de control interno financiero.

• Más seguro porque existen menos riesgos.

• Más económico porque se utilizan menos recursos.


165

Se trata de la aplicación del sentido de calidad a las actividades diarias que se

desarrollan en la Cooperativa Cuzcachapa, con el objetivo de mejorar la calidad y la

productividad. Todos en la cooperativa deben de realizar su trabajo pensando en la

satisfacción del socio.

4.3.4 BENEFICIOS DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO FINANCIERO

El manual de Control Interno Financiero permitirá a toda la cooperativa obtener

mejores resultados, ya que las operaciones van a ser más efectivas en la medida

que utilice esta herramienta.

La efectividad de las operaciones permitirá un mayor control en cada una de las

actividades que se realizan en el departamento agrícola. Este control proporcionará

criterios efectivos para informar o reportar a la gerencia asuntos de interés o

recomendaciones relacionados con dicho departamento.

Los procedimientos establecidos dentro del manual permitirán que las fincas sean


166

administradas con mayor eficiencia, lo que contribuirá a un aumento en la

productividad, en beneficio para los socios.

Esta herramienta servirá no sólo a la Cooperativa Cuzcachapa de R.L. si no que

también a otras organizaciones del sistema cooperativo cafetalero que estén

interesados en implementar este manual.

Con la creación e implementación del manual de control interno financiero se

mejorará la efectividad de las operaciones en el departamento agrícola, entre las

operaciones que se realizan en dicho departamento mencionamos: Pago de planillas

de jornales, Control de inversiones, Compra de insumos agrícolas, Control de ingreso

a caja por operaciones en departamento agrícola y Control de existencias, además al

proporcionarle un procedimiento para el control de los ingresos a caja, este

proporcionara información que permite a los usuarios de la Cooperativa evaluar la

estructura financiera del departamento agricola y determinar el rendimiento del

mencionado departamento, ya que los usuarios de la Cooperativa Cuzcachapa de

R.L. están interesados en saber como el departamento agrícola genera y utiliza el

efectivo y los equivalentes de efectivo, permitiéndole a dicho Departamento Agrícola

desarrollar modelos para evaluar y comparar el valor presente de los flujos netos de

efectivo de las diferentes actividades. Esta necesidad es independiente de la

naturaleza de las actividades de la Cooperativa Cuzcachapa de R.L.

MANUAL


167

4.4 GLOSARIO DE TERMINOS

La Cooperativa Cuzcachapa de R.L. pone a disposición de sus socios el

departamento agrícola, el cual proporciona una serie de servicios que llevan consigo

operaciones las cuales se definen a continuación:

OPERACIONES FINANCIERAS DEFINICION

Compra de Insumos Agrícolas

En este tipo de operación se compran una serie

de insumos agrícolas como fertilizantes,

plaguicidas entre otros, los cuales son adquiridos

conforme a la necesidad que tenga el socio.

Control de Inversión

Consiste en controlar las diferentes inversiones

que se realizan en cuanto a la adquisición de

bienes de activo fijo para uso en el departamento

agrícola.

Pago de Planilla de Jornales

Es un servicio solicitado por el socio para el pago

a los jornales por salarios devengados en las

diferentes labores realizadas en cada etapa de la

cosecha.

Gestión de Capacitaciones

Esta actividad significa detectar la necesidad de

capacitación para los socios hasta que se

asegure que dicha capacitación se haga efectiva,

significa buscar el personal idóneo para que

proporcione los servicios requeridos ya sea por

medio de fuentes internas o externas. Se les

proporciona a los socios de la cooperativa un

programa anual en técnicas aplicadas al cultivo

de café, dichas capacitaciones son de mucha

importancia ya que por medio de estas el socio


168


puede implementar en su finca las técnicas

adquiridas para así obtener una mayor

productividad del cultivo del café y por ende una

mayor rentabilidad.

Financiamiento al productor o

socio con créditos de avio

Es el otorgamiento de préstamos para el socio

para cubrir los costos / gastos en que incurren en

cada una de las etapas de la cosecha durante el

año. El financiamiento es promocionado por el

sistema financiero y canalizado a través de la

cooperativa.

Ventas a futuro

Es una forma de comercializar la producción de

café de los socios por medio de la bolsa, lo que

permite garantizar el precio de venta del café en

los nichos del mercado.

Maquila de Café

Es un servicio proporcionado cuando los clientes

lo solicitan, en el cual la cooperativa les procesa

el café de acuerdo a lo pactado con el cliente.

(Molido, secado, empacado, etc.)

Desembolso de Créditos de Avio

Es una operación que consiste en entregar a los

socios las cantidades o fondos necesarios

solicitados para cada una de etapas de la

cosecha, como parte de un Crédito de Avio

autorizado.


169


Liquidación de Créditos de Avio

Es el proceso de liquidar el crédito concedido al

socio tomando en cuenta la entrega de café para

determinar el saldo, el cual puede ser a favor del

socio o puede ser que no alcance a cubrir lo que

se le prestó y por lo tanto el saldo pendiente de

liquidar pasa a la siguiente cosecha.

Seguros Agrícola

Son contrataciones de seguro en donde se paga

una prima para cubrir eventos que pueda llevar a

la cooperativa a perder el producto o valores.

Presupuesto para el plan de

trabajo

Esta operación es de vital importancia para cada

una de las fincas administradas, puesto que es

necesario contar con una herramienta que le

permita cuantificar las necesidades de recursos

financieros, materiales y humanos necesarios

para poder realizar de manera razonable las

actividades en cada una de las etapas la

cosecha.

Comercialización de Café

Establecer las vías para poner a la venta la

producción del café, significa además dar a

conocer las condiciones, forma de distribución,

precios de venta, etc.


170

G. PLAN DE IMPLEMENTACION Al adoptar el manual de control interno financiero para la efectividad de las

operaciones del departamento agrícola de la Cooperativa Cuzcachapa de R.L., los

empleados del departamento agrícola deberán contar con un plan que les permita su

aplicación efectiva y eficiente.

El plan contiene un conjunto de acciones que describen cada etapa de aplicación del

manual. Con su implementación se pretende facilitar y poner en practica el manual,

agilizar su adopción, utilización y lograr la efectividad de las operaciones en el


1. LINEAMIENTOS DEL PLAN DE IMPLEMENTACION. Para facilitar la aplicación del manual se enumera a continuación una serie de

lineamientos que les serán de gran utilidad a los empleados del departamento

agrícola para la implementación del mismo, los cuales son:

a) Presentación del manual a la junta de vigilancia de la Cooperativa

Cuzcachapa, para su revisión y aprobación.

b) La junta de vigilancia, debe comunicarle a los empleados del departamento

agrícola, sobre la existencia del manual para examinar las operaciones de

dicho departamento, el cual se adoptara y utilizará.

c) Proporcionar la información requerida al departamento agrícola para la

utilización del manual.

d) Determinar las actividades a seguir para la utilización del manual.

e) El jefe del departamento agrícola de la Cooperativa Cuzcachapa de R.L. será

el responsable de la implementación del manual.

f) Llevar a cabo la ejecución del plan de implementación.


171

2. DIAGRAMA DEL PLAN DE IMPLEMENTACION

3. PRESUPUESTO DE IMPLEMENTACION DEL MANUAL DE CONTROL I

Elaborado por equipo de tesis

Revisión y aprobación por

junta de vigilancia de la

Cooperativa Cuzcachapa de

R.L.

Comunicar al personal del Departamento Agrícola.

Información requerida

para la utilización del

manual

Actividades para la

utilización del manual de

control interno financiero

Responsable de

implementación

Ejecución del

plan de implementación


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3. RESPONSABILIDADES El manual de control interno financiero especifica las responsabilidades de cada una

de las personas o departamentos encargados de la administración, para que el

manual funcione tal y como se establece en el documento: Estas son las siguientes:

GERENTE FINANCIERO

Tiene la responsabilidad de darles seguimiento a los procedimientos financieros

establecidos en el manual para que se cumplan con lo estipulado. Así mismo, realizar

un proceso de mejora continua.

CONTADOR

Tiene que asegurarse que las operaciones financieras agrícolas sean registradas

oportunamente y con la respectiva documentación de respaldo.

AUDITOR INTERNO

Verificará que se realicen las operaciones financieras agrícola de acuerdo a lo

estipulado en el manual.

JEFE DEL DEPARTAMENTO AGRICOLA

Ejecutar cada uno de los procedimientos que se establezca en el manual, dar las

capacitaciones necesarias para que las personas que están involucradas en el

departamento puedan desempeñar de forma eficiente los procedimientos respectivos.


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4. PRESUPUESTO DE IMPLEMENTACION DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO FINANCIERO PARA LA EFECTIVIDAD DE LAS OPERACIONES EN EL DEPARTAMENTO AGRICOLA DE LA COOPERATIVA CUZCACHAPARA DE R.L. DEL MUNICIPIO DE CHALCHUAPA, DEPARTAMENTO DE SANTA ANA.

No. DESCRIPCION VALOR

1. Costo de construcción del manual $100.00

2. Impresión original del manual de control interno financiero para el

departamento agrícola de la Cooperativa Cuzcachapa de R.L.®

$50.00

3. Papelería y material didáctico para la presentación del manual ante la

junta de vigilancia de la Cooperativa Cuzcachapa de R.L.

$50.00

4. Material para la capacitación al personal del departamento agrícola

de la Cooperativa Cuzcachapa de R.L.

$100.00

5. Refrigerio para cuatro días de capacitación. $100.00

6. Asesoría. $100.00

TOTAL $500.00

Elaborado por equipo de tesis.


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5. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO FINANCIERO PARA LA EFECTIVIDAD DE LAS OPERACIONES EN EL DEPARTAMENTO AGRICOLA DE LA COOPERATIVA CUZCACHAPA DE R.L.

Mes 1 Semanas

No. Mes.

Etapa

1

2

3

4

1 Presentación del manual de control interno

financiero para la efectividad de las operaciones en

el departamento agrícola.

2 Revisión del manual

3 Aprobación para la adopción y aplicación del

manual.

4 Distribución de ejemplares y copia digitalizada del

manual.

5 Informar la adopción del manual.

6 Selección de los responsables de su aplicación.

7 Capacitación al personal del departamento agrícola.

8 Aplicación del manual.

Elaborado por equipo de tesis.

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CAPITULO IV MANUAL DE CONTROL INTERNO FINANCIERO, …ri.ufg.edu.sv/jspui/bitstream/11592/6871/5/658.151-D542p-Capitulo... · 99 2. Específicos • Identificar las áreas operativas,