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CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO SOBRE ADMINISTRACIÓN, GUÍA ADMINISTRATIVA Y ÁREAS FUNCIONALES. El presente capítulo contiene los aspectos teóricos sobre las variables

contempladas en la investigación, a continuación se describen cada una de ellas:

A. ADMINISTRACIÓN.

En este apartado se presentan algunos conceptos dados por algunos autores de

lo que es la Administración, antecedentes históricos, su importancia para las

empresas, elementos básicos que la componen, sus características, así como, la

administración como proceso administrativo.

1. Conceptos.

La palabra administración proviene del latín “ad” el cual significa dirección hacia,

tendencia; la palabra “minister”, la cual es comparativa de inferioridad, el sufijo

“ter” que indica subordinación u obediencia, es decir, quien cumple una función

bajo el mando de otro, quien le presta un servicio a otro, significa subordinación y

servicio.

En su origen, el término significa función que se desempeña bajo el mando de

otro, servicio que se presta a otra administración, es la tarea de conducir el

esfuerzo y el talento de los demás para el logro de los resultados.”35

“La administración es la disciplina científica que orienta los esfuerzos humanos

para aprovechar los recursos de que dispone para ofrecer a la comunidad

35 JUAN GERARDO GARZA TREVIÑO, “Administración Contemporánea”. México, McGrawHill, 2000. p. 2

36

satisfactores de necesidades y así alcanzar las metas de quienes emprenden

dichos esfuerzos.”36

“La Administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que,

trabajando en grupos los individuos cumplan eficientemente objetivos

específicos.”37

2. Antecedentes de la Administración

Desde que el hombre apareció en la tierra ha trabajado para subsistir, tratando de

lograr en sus actividades la mayor efectividad posible; por ello, ha utilizado en

cierto a la administración. Para comprender el significado de la administración es

necesario efectuar una breve revisión histórica de las relaciones de trabajo.

La mejor manera de demostrar el cambio profundo y la ampliación del significado

de la palabra administración, es recorrer con rapidez su trayectoria y seguir

grandes rasgos los pasos graduales de la historia de las empresas y la teoría

administrativa.

La historia de la teoría administrativa es reciente y comienza a principios del siglo

veinte. Puede resumirse en seis etapas o periodos diferentes que se superponen

donde en cada una de ellas, destaca un aspecto importante de la administración,

los cuales se describen a continuación:

2.1 Época primitiva.

En esta época, los miembros de la tribu trabajaban en actividades de caza, pesca

y recolección de frutos. Los jefes de la familia ejercían la autoridad para tomar las

decisiones de mayor importancia. Existía la división primitiva del trabajo originada

por la diferente capacidad de los sexos y las edades de los individuos integrantes

de la sociedad. Al trabajar el hombre en grupo surgió de manera incipiente la

36 RAYMUNDO JAVIER BENAVIDES PAÑEDA, “Administración”, México, McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. 2004. p.3 37 HEINZ WEIHRICH, HAROLD KOONTZ. Administración, Una Perspectiva Global. 11° ed. México. MX. Mcgraw-Hill Interamericana. P.2004.736

37

administración, con una asociación de esfuerzos para lograr un fin determinado

que requiere de la participación de varias personas.

2.2 Período Agrícola.

Se caracterizó por la aparición de la agricultura y de la vida sedentaria. Prevaleció

la división del trabajo por edad y sexo. Se acentuó la organización social de tipo

patriarcal. La caza, la pesca y recolección pasaron a tener un lugar de

importancia secundaria en la economía agrícola de subsistencia. El crecimiento

demográfico obligo a los hombres a coordinar mejor sus esfuerzos en el grupo

social y, en consecuencia, a mejorar la aplicación de la administración.

2.3 Antigüedad Grecolatina.

En esta época apareció el esclavismo; la administración se caracterizó por su

orientación hacia una estricta supervisión del trabajo y el castigo corporal como

forma disciplinaria. Existió un bajo rendimiento productivo ocasionado por el

descontento y trato inhumano que sufrieron los esclavos debido a estas medidas

administrativas. Esta forma de organización fue en gran parte la causa de la

caída del Imperio Romano.

2.4 Época Feudal.

Durante el feudalismo, las relaciones sociales se caracterizaron por un régimen

de servidumbre. La administración interior del feudo estaba al criterio del señor

feudal, quien ejercía un control sobre la producción del siervo. Al finalizar esta

época, un gran número de siervos se convirtieron en trabajadores independientes,

organizándose así los talleres artesanales y el sistema de oficios con nuevas

estructuras de autoridad en la administración.

2.5 Revolución Industrial.

Esta época se caracterizó por la aparición de diversos inventos y

descubrimientos; que propiciaron el desarrollo industrial y, consecuentemente,

grandes cambios en la organización social.

38

2.6 Desarrollo Tecnológico del Siglo XX.

Se caracterizó por un gran desarrollo tecnológico e industrial y,

consecuentemente, la consolidación de la administración.

La administración se torna indispensable en el manejo de cualquier tipo de

empresa, ya que a través de ella se logra la obtención de eficiencia, la

optimización de los recursos y la simplificación del trabajo.

2.7 La administración en nuestros días.38

La administración actual es un modelo holístico que enfatiza en forma sistemática

las relaciones entre las principales variables involucradas en las

organizaciones: recursos, sistemas de trabajo y el ambiente. Este modelo

propuesto es el resultado de una evolución de los esfuerzos, tanto de teóricos

como de líderes empresariales en todo el mundo en sus intentos por optimizar sus

recursos. Estos objetivos pueden entenderse tanto desde el punto de vista de las

naciones que buscan un poderío económico, o desde el punto de vista de las

empresas y corporaciones que generan ventajas competitivas. La mente y mano

de obra requeridas como insumo principal en las organizaciones, garantiza la

eficiencia y eficacia con las que se actuará, permitiéndoles ser competitivas desde

ahora y a largo plazo, adaptando sus recursos y sus sistemas de trabajo en un

modelo flexible de decisiones y acciones adecuadas a su sistema y a su ambiente

externo con el que interactúa. 3. Evolución del pensamiento administrativo.39

La administración ha sido una necesidad latente en todo tipo de organización

humana. Desde siempre, cada tipo de organización ha requerido de control de

actividades (contables, financieras o de mercadeo) y de la toma de decisiones

acertadas para alcanzar sus objetivos, cualquiera que estos sean de manera

eficiente. 38 RAYMUNDO JAVIER BENAVIDES PAÑEDA, “Administración”, México, McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. 2004. p. 23 39 HAROLD KOOTZ, HEINZ WEIHRICH,”Administración una Perspectiva global”, 11a. ed. México, Editorial McGraw-Hill, 2004. p. 17

39

Son diversos los enfoques de la administración, algunos de ámbito amplio, otros

más especializados de modo que existen varias concepciones de forma más

acertada en que se debe administrar una organización lo que ha ocasionado que

hasta la fecha no haya una sola teoría administrativa que sea de carácter

universal.

Son numerosos y diferentes contribuciones de autores y especialistas que han

dado como resultado diferentes enfoques de la administración.

3.1 Administración Científica. Frederick Taylor.

Este autor es conocido como “el padre de la administración científica”, su principal

interés fue la elevación de la productividad mediante una mayor eficiencia en la

producción y salarios más altos a los trabajadores, a través de la aplicación del

método científico.

3.2 Teoría Moderna de la administración operacional. Henry Fayol, conocido como el “padre de la teoría moderna de la administración”.

Hizo valiosas contribuciones al pensamiento y desarrollo administrativo. Dividió

las actividades industriales en seis grupos: técnicas, comerciales, financieras, de

seguridad, contables y administrativas.

Los esfuerzos de Fayol se referían a la administración clásica, el foco era la

empresa como un todo, no un sólo segmento de ella. Formuló el proceso

administrativo y los catorce principios de administración.

3.3 Ciencias de la conducta. Su aporte fue a la aplicación de la psicología, industria y a la administración,

iniciación de un sistema de pruebas y medidas de las diferencias psicológicas

entre los empleados.

4. Principios.

A continuación se mencionan algunos principios fundamentales en la

administración:

40

4.1 Principios según Henry Fayol. 40 Para Fayol, la función administrativa solo tiene por instrumento al cuerpo social,

mientras que las otras funciones ponen en juego la materia prima y las máquinas,

la función administrativa sólo obra sobre el personal.

Los principios de administración utilizados por Fayol fueron:

a) Autoridad: delegar autoridad junto con la responsabilidad

b) Centralización: determinar la importancia relativa de las funciones de los

superiores y los subordinados.

c) Disciplina: definir las expectativas y castigar las violaciones

d) División del trabajo: dividir el trabajo en tareas especializadas y asignar

responsabilidades a personas específicas.

e) Equidad: la disciplina y el orden aumentan el compromiso de los empleados.

f) Estabilidad y duración del personal: promover la lealtad y la permanencia de

los empleados.

g) Jerarquía: mantener la comunicación dentro de la cadena de mando.

h) Iniciativa: alentar a los empleados para que actúen por su cuenta en apoyo de

la dirección de la organización.

i) Remuneración: recompensar en forma sistemática los esfuerzos que apoyan

la dirección de la organización.

j) Subordinación de los intereses particulares en general: el interés general debe

predominar.

k) Orden: ordenar los trabajos y el material para que apoyen la dirección de la

organización.

l) Unidad de dirección: los esfuerzos de los empleados debían centrarse en

lograr los objetivos de la organización.

m) Unidad de mando: cada empleado debía asignar solamente a un supervisor.

n) Unión del personal: promover la unidad de intereses entre los empleados y la

administración.

40 S. BATEMAN SCOTT A. SNELL, Administración, una ventaja competitiva, México, Mc Graw HillThomas, 2004. p.34

41

4.2 Principios de Administración utilizados por Frederick Taylor. a) Sustitución de reglas prácticas por preceptos científicos (conocimientos

organizados).

b) Obtención de armonía en la acción grupal, en lugar de discordia.

c) Consecución de la cooperación de los seres humanos, en lugar del

individualismo caótico.

d) Desarrollo de la plena capacidad de todos los trabajadores, a favor de su

máxima prosperidad personal y la compañía.41

5. Características de la Administración. 42 La administración posee características que la identifican estas se mencionan a

continuación:

a) Universalidad.

Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una

empresa industrial que en el ejército, en un hospital o en un evento deportivo.

b) Especificidad.

Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene

características propias que le proporcionan su carácter específico; es decir, no

puede confundirse con otras disciplinas afines como en ocasiones ha sucedió

con la contabilidad ó la ingeniería industrial.

c) Unidad temporal.

Aunque para fines didácticos se distinguen diversas fases y etapas en el proceso

administrativo, esto no significa que existan aisladamente. La Administración es

un proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente.

41 S. BATEMAN SCOTT A. SNELL, Administración, Una ventaja competitiva, México, Mc Graw Hill Thomas, 2004, p. 43 42 RAYMUNDO JAVIER BENAVIDES PAÑEDA, “Administración”, México, McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. 2004. p. 6

42

d) Valor instrumental. La finalidad de la administración es eminentemente

práctica, por ello resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma.

Es decir, mediante ella se busca obtener determinados resultados.

e) Amplitud de ejercicio.

Se aplica en todos los niveles o subsistemas de un organismo social.

f) Interdisciplinariedad.

La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la

eficiencia en el trabajo.

g) Flexibilidad.

Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada

grupo social en donde se apliquen.

6. La Administración como Proceso Administrativo.43 El proceso administrativo es la administración puesta en acción, lo que ayuda a

lograr que las cosas se hagan por medio de los recursos disponibles, para dirigir y

coordinar a las personas de manera que las cosas funcionen bien; contribuye a la

integración de las metas y objetivos de la empresa y de las personas que laboran

en la misma, para alcanzar la optimización en el uso de los recursos.

El proceso administrativo permite movilizar con eficiencia los recursos humanos,

materiales, financieros y técnicos; determina cómo crear las oportunidades de

actuar y es factor importante para el establecimiento de un clima favorable al

desarrollo del mismo.

El proceso administrativo concibe a la administración como una función amplia y

comprensiva, que abarca todas las áreas de una empresa como son: producción,

recursos humanos, mercadotecnia y finanzas.

43 RAYMUNDO JAVIER BENAVIDES PAÑEDA, “Administración”, México, McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. 2004. p. 23

43

7. Importancia de la Administración. La importancia fundamental de la administración es conducir a cualquier

organización o empresa a conseguir los objetivos para las que fueron creadas.

Implica emplear los recursos organizacionales para obtener tales objetivos con

eficiencia y eficacia.

Es necesaria en todas las organizaciones a todos los niveles para alcanzar los

objetivos y equilibrar los objetivos en conflicto.

Desempeña las funciones de planeación, organización dotación de personal,

dirección y control.44

8. El Proceso Administrativo. El Proceso Administrativo es el que recoge los conocimientos administrativos

pertinentes para relacionarlos con las labores administrativas; este pretende

integrar conceptos, principios y técnicas. Forma un continuo inseparable en el que

cada acto, cada etapa, tiene que estar indisolublemente unidos con los demás y

se dan simultáneamente. Ejemplo: En la empresa, cuando estamos planificando,

a la vez estamos organizando, dirigiendo y controlando.45

8.1 Concepto de Proceso Administrativo.46

Es aquel que planea, organiza, integra, dirige y controla las actividades de la

organización y el que emplea los demás recursos organizacionales, con el

propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.

Es “La administración puesta en acción”, ayuda a lograr que las cosas se hagan

por medio de los recursos disponibles, para dirigir y coordinar a las personas de

manera que las cosas funcionen bien.

8.2 Objetivo del Proceso Administrativo.47 Lograr resultados de máxima eficiencia en la coordinación de actividades y

personas que integran un sistema organizacional a fin de optimizar su estructura y 44 RAYMUNDO JAVIER BENAVIDES PAÑEDA, “Administración”, México, McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. 2004. p. 3 45 FoMicro. Manual de Capacitación a Administradores. Como administrar su empresa. [en línea] [citado el 19 de octubre de 2007; 10:45 p.m.] disponible en Internet: www.bna.com.ar/institucional/ManualCapacitación.doc FoMicro. 46 RAYMUNDO JAVIER BENAVIDES PAÑEDA, “Administración”, México, McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. 2004. p. 25 47 RODAS CARLOS ALBERTO, ALEJANDRO ROBERTO. “Administración Básica”. ed. Limusa, México, 2005. p. 94

44

mejorar el manejo de dicho sistema por medio de un conjunto de reglas y

técnicas.

Permite movilizar con eficiencia los recursos humanos, materiales, financieros y

técnicos; determina como crear las oportunidades de actuar y es factor importante

para el establecimiento de un clima favorable en una organización.

8.3 Funciones del Proceso Administrativo. Las funciones del proceso administrativo constituyen una estructura útil para

alcanzar las metas establecidas en la organización.

Las funciones del proceso administrativo, se describen de la siguiente manera:

8.3.1 Planeación. A continuación se presenta el concepto de diferentes autores sobre la planeación,

su importancia, características, principios, ventajas y desventajas a considerar

dentro de la organización.

a) Concepto. “Es definir los objetivos y determinar los medios para alcanzarlos; es

fundamentalmente analizar por anticipado los problemas, planear posibles

soluciones y señalar los pasos necesarios para llegar eficientemente a los

objetivos que la solución elegida define.48

“Es un proceso que comienza por los objetivos, define estrategias, políticas y

planes detallados para alcanzarlos, establece una organización para la

instrumentación de las decisiones e incluye una revisión del desempeño y

mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de

planeación.”49

48 SALVADOR MERCADO H, LIMUSA, Administración Aplicada, Teoría Práctica, México, Editores Noriega, 2004. p. 12 49 HAROLD KOONTZ, HEINZ WEIHRICH, Administración una perspectiva global, 11ª. ed. McGraw Hill, México. p.125

45

b) Importancia de Planeación.50

La planeación es la herramienta que ayuda a los administradores a desarrollar

nuevas aptitudes y procedimientos para encarar los negocios de mañana.

Proporciona a la empresa muchas otras cosas valiosas, su mayor aportación

radica en hacer frente al cambio: el cambio de los negocios de hoy a los de

mañana.

La planeación provee las bases para determinar el grado de riesgo en términos

más precisos y minimizarlo.

c) Características de la Planeación.

• Hace posible la utilización de actividades en forma ordenada y con un

propósito.

• Todos los esfuerzos van dirigidos hacia los resultados que se desean y se

obtiene con ello una eficiente sucesión de ellos.

• Se disminuye la condición azarosa de enfocar y ejecutar el trabajo.

• Las actividades se coordinan de tal manera que se consigue la integración de

una gran fuerza, moviéndose armoniosamente hacia la meta predeterminada.

• Se reduce el trabajo improductivo

• Se reducen los costos y se estabiliza la empresa.

• La planeación proporciona a las personas y unidades de trabajo un mapa claro

a seguir en sus actividades futuras; además de que puede admitir

circunstancias personales y situaciones cambiantes.

d) Principios de Planeación.51 Podemos considerar que los principios de la planeación son los siguientes:

• Factibilidad. Lo que se prevé deber ser realizable; es inoperante elaborar

objetivos demasiado ambiciosos u optimistas que resulten imposibles de

50 RAYMUNDO JAVIER BENAVIDES PAÑEDA, “Administración”, México, McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. 2004. Capítulo 2. p. 40 51 RAYMUNDO JAVIER BENAVIDES PAÑEDA, “Administración”, México, McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. 2004. Capítulo 2. p. 40-41

46

alcanzar. Las previsiones deben ser congruentes con la realidad y las

condiciones objetivas que actúan en el ambiente.

• Flexibilidad. Al planear es conveniente establecer márgenes de holgura que

permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos

de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones. No establecer esos

márgenes de seguridad puede ocasionar resultados desastrosos.

• Cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende en relación al tiempo

(largo plazo), será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir

que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar

sus estrategias y, en consecuencia, políticas, programas, procedimientos y

presupuestos para lograrlas.

• Contribución a los objetivos generales. Todo plan y los que de él se deriven

deben contribuir positivamente a asegurar los objetivos empresariales. Todos

los planes específicos de la empresa deben integrarse en un plan general y

dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que

sean consistentes y armónicos.

• Eficiencia de los planes. Un plan es eficiente si cuando se le pone en práctica,

da lugar a la consecución de los objetivos, con un mínimo de consecuencias

imprevistas y con resultados mayores que los costos.

• Primacía de la planeación. La planeación es el resultado primario para las

funciones de organización, integración, dirección y control.

• Extensión de la planeación. La función de planeación es labor de todos los

dirigentes de la empresa. Aunque su amplitud varía con su autoridad.

e) Tipos de Planes.52

Los planes se clasifican de la forma siguiente:

• Propósitos ó misiones:

En la misión o propósito se identifica la función o tarea básica de una empresa o

institución o de una parte de ésta. En todo sistema social, las empresas tienen

52 HAROLD KOOTZ, HEINZ WEIHRICH,”Administración una Perspectiva Global”, 11a. ed. México, Editorial McGraw-Hill, 2004. Capitulo 4. p. 127

47

una función o tarea básica que la sociedad les asigna. Por ejemplo, el propósito

de una empresa comercial es generalmente la producción y distribución de bienes

y servicios.

• Objetivos o metas.

Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole.

Representan no sólo el punto terminal de la planeación, sino también el fin que se

persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el

control.

• Estrategias.

Es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la

adopción de los recursos de acción y la asignación de los recursos necesarios

para su cumplimiento.

• Políticas.

Son enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento en

la toma de decisiones. No todas las políticas son “enunciados”; a menudo se

desprenden sencillamente de las acciones de los administradores.

• Procedimientos.

Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de

actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones

requeridas. Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la

manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades.

• Reglas.

En las reglas se exponen acciones o prohibiciones especificas, no sujetas a la

discrecionalidad de cada persona. Son por lo general el tipo de planes más

simple. Ejemplo: “No fumar” es una regla que no permite ninguna desviación

respecto del curso de acción estipulado.

48

• Programas.

Son un conjunto de metas, políticas y procedimientos, reglas, asignaciones de

tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para

llevar a cabo un curso de acción dado.

• Presupuesto.

Es la formulación de resultados esperados expresados en términos numéricos.

f) Ventajas de la planeación.53 Las ventajas de la planeación pueden sintetizarse en los siguientes puntos:

• Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de uso racional de

los recursos.

• Reduce los niveles de incertidumbre que se puedan presentar en el futuro,

aunque no los elimina.

• Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten,

con las mayores garantías de éxito.

• Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.

• Establece un esquema o modelo de trabajo (plan) y suministra las bases a

través de las cuales operará la empresa.

• Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

• Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador

magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.

• Reduce el trabajo improductivo.

8.3.2 La Organización. En este apartado se presenta el concepto, principios, importancia, tipos de

organización y ventajas que la organización proporciona en una empresa.

53 RAYMUNDO JAVIER BENAVIDES PAÑEDA, “Administración”, México, McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. 2004. Capítulo 2. p. 41

49

a) Concepto. Es la fase del proceso administrativo por el cual se diseña la estructura formal de

la empresa para usar en forma más efectiva los recursos financieros, físicos,

materiales y humanos de una institución.54

b) Importancia de la Organización.55 • Es la etapa más creativa de la administración, puesto que en ella se deben

establecer todas las consideraciones necesarias para definir claramente hacia

dónde va un organismo y la forma más correcta y conveniente de ejecución

para lograr sus objetivos.

• Permite entrelazar las labores de diferentes personas en la conquista de las

metas de la compañía.

• Proporciona orden y claridad en la empresa.

• Al diseñar la estructura organizativa se reduce la incertidumbre y la confusión

dentro de la organización y facilita la continuidad.

c) Tipos de Organización.56

• Organización Formal: es la que ha sido prevista. Surge de todo el proceso de

organización. Establece las relaciones de poder y autoridad, las

responsabilidades, los controles, etc. En la organización formal (la estructura

de la empresa) se explica en un gráfico llamado Organigrama. En ese gráfico

se dibuja a toda la organización, distinguiendo los niveles jerárquicos.

• Organización Informal: Es aquella que surge espontáneamente por la propia

sociedad de las personas. Son las relaciones interpersonales, grupos de

amistad, compañerismo, etc. Ejemplo: Un grupo microempresarial, lo que le

permitirá sobrevivir como tal será el tipo de interacción que exista entre sus

integrantes.

54 RAYMUNDO JAVIER BENAVIDES PAÑEDA, “Administración”, México, McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. 2004. Capítulo 5, p. 124 55 RAYMUNDO JAVIER BENAVIDES PAÑEDA, “Administración”, México, McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. 2004. Capítulo 5, p. 124 56 FoMicro. Manual de Capacitación a Administradores. Como administrar su empresa. [en línea] [citado el 19 de octubre de 2007; 10:45 p.m.] disponible en Internet: www.bna.com.ar/institucional/ManualCapacitación.doc FoMicro.

50

• Organización Virtual: La forma en que se organizan esta determinada en gran

parte por las tecnologías de coordinación disponibles. Por ejemplo se tiende a

realizar transacciones internamente de la organización, externamente en el

mercado, con organizaciones independientes.

d) Características de la Organización.57 Las características de las organizaciones formales e informales son las que a

continuación se detallan:

Organización Formal.

• Define límites a los que el trabajador debe ajustarse dentro de la empresa.

• Establece autoridad y obligaciones para que cada persona desarrolle sus

tareas.

• Encauza el esfuerzo colectivo hacia las metas de la empresa.

• La coordinación se establece de acuerdo con una pauta.

Organización Informal.

• Genera un ambiente menos tenso.

• Proporciona otro canal de comunicación (no oficial)

• Proporciona un medio para satisfacer las necesidades sociales de los

trabajadores.

• Hace que la administración sea más eficaz. e) Principios de la Organización.58

• Principio del análisis. Hay que hacer un análisis completo de todo el

problema, de modo que se puedan conocer y segregar todos los elementos

y asignar a cada uno su valor relativo. El principio del análisis debe

57 RAYMUNDO JAVIER BENAVIDES PAÑEDA, “Administración”, México, McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. 2004. Capítulo 5, p. 125 58 SALVADOR MERCADO H, LIMUSA., Administración Aplicada, teoría Práctica. México Editores Noruega, 2004. p. 268-274

51

aplicarse no sólo al iniciar una empresa nueva o al introducir una

modificación en una empresa establecida, sino durante toda la vida de la

organización.

• Principio de la sencillez. Deben eliminarse todas las actividades que no

sean absolutamente necesarias y las que se conserven deben manipularse

de la manera más sencilla posible.

• Principio de la funcionalización. Es el agrupamiento lógico de las

operaciones o actividades análogas y complementarias.

• Principio de la departamentalización. Deben definirse claramente los

departamentos y secciones de las divisiones de la organización, así como

sus respectivas funciones.

• Principio de la centralización de la autoridad y la responsabilidad. Debe de

existir un control ejecutivo centralizado.

• Principio de la especialización. Cuanto más se divide el trabajo, mayor

eficiencia, precisión y destreza se obtiene.

• Principio de la unidad de mando. Para cada función debe existir un sólo

jefe.

• Principio de la división del trabajo. Producir más y mejor con el mismo

esfuerzo. Mejor medio de obtener al máximo provecho de los individuos y

las colectividades.

• Principio del equilibrio dirección-control. A cada grado de delegación debe

corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar

la unidad de mando.

f) Ventajas de la organización. El microempresario tiene beneficios al aplicar la organización dentro de su

empresa, según detalle:

• Beneficios personales. Obtiene utilidades, es su propio jefe, influye en otras personas, trabaja en forma

independiente.

52

• Beneficios sociales. Produce artículos (bienes), proporciona servicios, satisface necesidades, resuelve

problemas, proporciona empleos, capacita personal y crea riqueza económica.

8.3.3 Integración de personal.59 a) Concepto. Consiste en ocupar y mantener los puestos vacantes de la estructura

organizacional.

b) Importancia de la Integración. Identificar los requerimientos de fuerza de trabajo, inventariar al personal

disponible y reclutar, seleccionar, contratar, promover, evaluar, planear la carrera

profesional, compensar y capacitar a individuos.

8.3.4 Dirección. A continuación se mencionan conceptos de diferentes autores, importancia,

principios, tipos y características de la Dirección.

a) Concepto. “Es el conjunto de relaciones interpersonales en evolución continua, por las que el

dirigente de un grupo busca guiar los esfuerzos y auspiciar la motivación de sus

colaboradores, a fin de que sus actitudes y aptitudes se orienten al logro de los

objetivos de la institución”.

“Es un proceso para guiar las actividades de los miembros de una organización

en las direcciones apropiadas. Significa emitir instrucciones, asignaciones u

órdenes y guiar o vigilar a los subordinados para asegurarse de que sigan las

instrucciones.”60

59 HAROLD KOOTZ, HEINZ WEIHRICH,”Administración una Perspectiva global, 11a. ed. México, Editorial McGraw-Hill, 2004. Capítulo 11 p. 378, 380 y 398. 60 RAYMUNDO JAVIER BENAVIDES PAÑEDA, “Administración”, México, McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. 2004. Capítulo 8, p. 202.

53

“Es una función ejecutiva que consisten en poner en marcha los planes y la

organización previamente establecidos, a través de la integración de los esfuerzos

de los miembros de un grupo.”61

b) Importancia de la Dirección. 62 La importancia de la dirección radica en:

• Que pone en marcha los lineamientos establecidos en la planeación y la

organización. Sin acción, todos esos lineamientos se convertirían en sueños.

• A través de ella se logran las conductas más deseables por parte de los

miembros de la organización.

• Una dirección eficiente repercute directamente en la productividad de la

empresa.

• Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, en la calidad de los productos

y servicios que se ofrecen a la comunidad y, por último, en la calidad de vida

laboral de los productos y servicios que se ofrecen la comunidad y, por último,

en la calidad de vida laboral de todos los que integran una organización.

• Las personas y su dirección son el factor diferencial más importante en las

empresas de hoy, y su gestión se ha convertido en el principal factor capaz de

generar ventajas competitivas.

• La dirección dentro de las demás funciones administrativas, se atribuye como

la central y esencial, a la cual se deben subordinar todas las demás.

61 FoMicro. Manual de Capacitación a Administradores. Como administrar su empresa. [en línea] [citado el 19 de octubre de 2007; 10:45 p.m.] disponible en Internet: www.bna.com.ar/institucional/ManualCapacitación.doc FoMicro. 62 RAYMUNDO JAVIER BENAVIDES PAÑEDA, “Administración”, México, McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. 2004. Capítulo 8. p. 203

54

• La dirección, en razón de su carácter, es una función más real y humana. Se

trata de dirigir hombres, de luchar con las cosas y problemas tal como son en

la realidad.

c) Principios de la Dirección.63 La dirección posee principios los cuales se detallan de la siguiente manera:

• Coordinación de intereses. La dirección será eficiente en tanto se encamine al

logro de los objetivos generales de la empresa. Éstos sólo podrán alcanzarse

si el personal se interesa en ellos, y se facilitarán si sus objetivos individuales

e intereses personales son satisfechos al conseguir las metas de la

organización.

• Impersonalidad del mando. El ejercicio de una autoridad surge como una

necesidad de la organización para obtener resultados; no de la voluntad

personal o arbitraria.

• De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que debe

proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los

planes, de tal manera que esto se realicen con mayor facilidad.

• De la vía jerárquica. Postula la importancia de respetar los canales de

comunicación establecidos en la organización formal.

• De la resolución del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas

que surjan durante la gestión administrativa en el momento que aparezca

evitando que dichos problemas se propaguen y creen problemas colaterales

más graves.

63 RAYMUNDO JAVIER BENAVIDES PAÑEDA, “Administración”, México, McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. 2004. Capítulo 8, p. 203-204

55

• Del aprovechamiento del conflicto. Este principio aconseja el análisis del

conflicto y su aprovechamiento mediante el establecimiento de opciones

distintas a las que aparentemente puedan existir.

d) Tipos de Dirección.64 A continuación se presentan los tipos de organización:

Dirección exclusivamente orientada a la producción: Propicia la generación

de una organización informal que tiende a luchar contra la autoridad, tienen las

características siguientes:

• Genera dependencia y sumisión.

• Genera inconformidades del personal.

• Limita la creatividad.

• Exige autoritarismo.

• Genera represiones (obedecer y callar).

• Es más rígida.

• Obliga al establecimiento de controles externos.

• Centra el interés de todos en la realización de tareas.

Dirección exclusivamente centrada en el bienestar de los trabajadores: Considera que la parte primordial en la empresa son los trabajadores; tiene las

características siguientes: Puede incrementar innecesariamente los costos de los productos.

• Genera dependencia excesiva.

• Procura autoridades complacientes.

• Genera celos entre compañeros por el disfrute de privilegios.

• Olvido de los propósitos de la empresa.

• Hay que rectificar a tiempo o la empresa puede destruirse a sí misma.

• Es excesivamente flexible.

• Elimina por completo los controles.

64 RAYMUNDO JAVIER BENAVIDES PAÑEDA, “Administración”, México, McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. 2004. Capítulo 8. p. 205

56

• Centra el interés de todos en el bienestar de los compañeros sin considerar la

supervivencia de la empresa.

e) Factores humanos.65 A continuación se menciona la importancia del factor humano y la dignidad

personal dentro de la organización.

• Factores humanos en la Administración. Por medio de la función de dirección los administradores ayudan a las personas a

darse cuenta de que pueden satisfacer sus necesidades y utilizar su potencial y

contribuir al mismo tiempo al cumplimiento de los propósitos de la empresa. Las

empresas desarrollan reglas, procedimientos, horarios de trabajo, normas de

seguridad y descripciones de puestos.

• Importancia de la dignidad personal. El concepto de dignidad individual significa que la gente debe ser tratada con

respeto sin importar el puesto que ocupe en la organización.

Todos los empleados contribuyen a los propósitos de la empresa, cada uno de

ellos es único, con sus muy peculiares habilidades y aspiraciones, pero todos son

seres humanos, y por lo tanto merecen ser tratados como tales.

f) Motivación y motivadores.66 Las motivaciones humanas se basan en necesidades, ya sea consciente o

inconcientemente experimentadas. Algunas de ellas son necesidades primarias,

como los requerimientos fisiológicos de agua, aire, alimentos, sueño y abrigo.

Otras pueden considerarse secundarias, como la autoestima, el estatus, la

asociación con los demás, el afecto, la generosidad, la realización y la afirmación

personal. Estas necesidades varían en intensidad y en el transcurso del tiempo

entre diferentes individuos.

65 HAROLD KOOTZ, HEINZ WEIHRICH,”Administración una Perspectiva global”, 11a. ed. México, Editorial McGraw-Hill, 2004. Capítulo 14 p. 498-499. 66 HAROLD KOOTZ, HEINZ WEIHRICH,”Administración una Perspectiva Global”, 11a. ed. México, Editorial McGraw-Hill, 2004. Capítulo 14 p.500

57

• Motivación: Es un término genérico que se aplica a una amplia serie de

impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares.

• Los administradores motivan a sus subordinados, realizan cosas con las que

esperan satisfacer esos impulsos y deseos e inducir a los subordinados a

actuar de determinada manera.

• Motivadores: Los motivadores son cosas que inducen a un individuo a

alcanzar un alto desempeño. Mientras que las motivaciones son reflejo de

deseos, los motivadores son las recompensas o incentivos ya identificados

que intensifican el impulso a satisfacer esos deseos.

• Diferencia entre motivación y satisfacción: La motivación se refiere al impulso

y esfuerzo por satisfacer un deseo o meta. La satisfacción se refiere en

cambio al gusto que se experimenta una vez que se ha cumplido un deseo. La

motivación implica un impulso hacia un resultado, mientras que la satisfacción

es el resultado ya experimentado.

g) Técnicas motivacionales especiales.67

A continuación se identifican algunas de las principales técnicas motivacionales:

• Dinero: Es importante bajo la forma de salario, pago a destajo (pago por

unidades producidas acierto nivel de calidad), cualquier otro pago de incentivo,

bonos, opciones de acciones.

• Participación: Una técnica que ha merecido sólido apoyo como resultado de

las teorías e investigaciones sobre la motivación es la creciente conciencia y

uso de la participación. Es un medio de reconocimiento; apela a la necesidad

de asociación y aceptación, genera en los individuos de logro.

67 HAROLD KOOTZ, HEINZ WEIHRICH,”Administración una Perspectiva global”, 11a. ed. México, Editorial McGraw-Hill, 2004. Capítulo 14 Pág.516

58

• Calidad de vida laboral: Consiste en un enfoque de sistemas de diseño de

puestos y en un promisorio avance en el amplio terreno del enriquecimiento

del puesto.

h) La Comunicación.68

Es la transferencia de información de un emisor a un receptor, el cual debe

comprenderla.

El Proceso de Comunicación empieza en el emisor, quien codificada una idea que

envía en forma oral, escrita, visual o de otra especie al receptor. El receptor

decodifica el mensaje y obtiene una interpretación de lo que el emisor desea

comunicar.

La información no sólo debe fluir en sentido descendente o ascendente por la

estructura organizacional, sino también horizontal y diagonalmente.

El proceso de comunicación puede verse interrumpido por “ruido”, esto es, por

todo aquello que entorpece la comunicación. La comunicación puede efectuarse

por escrito, pero la mayor parte de la información se comunica oralmente.

8.3.5 El Control. En este apartado se mencionan conceptos de diferentes autores de lo que es el

control, importancia, principios y fases del proceso.

a) Concepto de Control. Controlar es tener seguridad de que todas las operaciones en cualquier momento

se están llevando a cabo de acuerdo con el plan establecido, con las órdenes que

se han dado y con los principios que se han sustentado.

“El control compara, discute y critica; tiende a estimular la planeación, a simplificar

y a fortalecer la organización, a incrementar la eficiencia del mando y a facilitar la

coordinación” 69 “Es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han

cumplido los objetivos de la empresa y planes ideados para alcanzarlos.”70 68 HAROLD KOOTZ, HEINZ WEIHRICH,”Administración una Perspectiva global”, 11a. ed. México, Editorial McGraw-Hill, 2004. Capítulo 17 p. 588, 611 69 SALVADOR MERCADO H, LIMUSA. Administración Aplicada, Teoría Práctica, México, Editores Noruega, 2004 p. 801

59

b) Importancia del Control.71 La importancia del control se basa en los siguientes puntos:

• Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen

los planes exitosamente.

• Se aplica a todo: a los objetivos, a las personas y a las acciones.

• Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar

desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

• Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en

que se establecen las medidas correctivas.

• Proporciona datos acerca del estatus de la ejecución de los planes, lo que

sirve como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

• Reduce costos y ahorro tiempo al evitar errores.

c) Principios del Control. Los principios del control son los siguientes:

• De los objetivos. Se refiere a que el control existe en función de los objetivos;

el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos.

• De equilibrio. A cada grupo debe proporcionarse el grado de control

correspondiente.

• Del diseño. Los sistemas de control efectivos son diseñados para ser

económicos en su administración y para reflejar la estructura administrativa.

Tales sistemas deben proveer a la gerencia de información oportuna,

estrategias y descriptiva de las tendencia operativas.

• De actitud. Para controlar en forma eficaz, el administrador debe tener

disposición de administrar el plan al punto de llevarlo hasta la realidad y

dedicar tiempo para comparar los resultados obtenidos contra los deseados;

más que dedicarse a alguna de las fases del proyecto mismo.

70 RAYMUNDO JAVIER BENAVIDES PAÑEDA, “Administración”, México, McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. 2004. Capítulo 13, p. 300 71 RAYMUNDO JAVIER BENAVIDES PAÑEDA, “Administración”, México, McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. 2004. Capítulo 13, p. 300

60

• El control es el brazo derecho de la planeación: La planeación y el control se

encuentran intrincadamente unidos. Cuando más bien definido y bien pensado

sea un plan, conducirá automáticamente a un sistema más eficaz de control.72

d) Fases del proceso básico de control.73 Las técnicas y los sistemas de control son esencialmente los mismos trátese de

dinero en efectivo, procedimientos de oficina, moral de los empleados, calidad del

producto o cualquier otra cosa; el proceso básico de control implica tres pasos, los

cuales se mencionan a continuación:

• Establecimiento de normas. Los planes varían en lo que se refiere a su grado

de detalle y complejidad, y dado que los administradores no pueden vigilarlo

todo, es precio establecer normas especiales que serán medidas de

desempeño.

• Medición del desempeño. Se requiere que la empresa cuente con un sistema

de información oportuno y preciso que permita identificar el avance de todas y

cada una de las actividades desarrolladas en la empresa. El registro oportuno

de todas y cada una de las actividades que se realizan en la empresa permitirá

medir el desempeño de las mismas.

• Corrección de desviaciones. Es el punto donde el control realiza el proceso

cíclico de la administración, ya que al corregir las desviaciones se reinicia el

proceso administrativo, es decir, los directores deberán planear nuevamente.

72 HAROLD KOOTZ, HEINZ WEIHRICH,”Administración una Perspectiva global”, 11a. ed. México, Editorial McGraw-Hill, 2004. Capitulo 18. p. 636-637 73 HAROLD KOOTZ, HEINZ WEIHRICH,”Administración una Perspectiva global”, 11a. ed. México, Editorial McGraw-Hill, 2004. Capitulo 18. p 636-637

61

B. GUÍA ADMINISTRATIVA A continuación se describen conceptos de diferentes autores de lo que es Guía

Administrativa, su importancia, tipos de guías que existen, las utilidades en la

práctica, su propósito, su estructura y su finalidad.

1. Concepto de Guía. Presentación de elementos que con lleva la realización de procesos expuestos

organizadamente en forma de eslabones lógicos de tal manera que los primeros

conducen a los subsiguientes.

Es un Libro de preceptos o indicadores que encaminan o dirigen; el cual contiene

una serie de instrucciones a seguir, ordenadas en forma lógica y mostrando el

camino más adecuado para realizar algo. 74

Es determinar los distintos cursos de acción en forma concreta que se habrá de

seguir con el fin de orientar la secuencia de operaciones necesarias para alcanzar

los objetivos deseados.75

2. Concepto de Guía Administrativa.

Es el documento que contiene la información de objetivos y políticas, reglas e

instrucciones generales de la empresa.76

74 JUAN FRANCIA, CESAR MUÑOZ, JAIME TOBAR, Tesis “Guía de prácticas de responsabilidad social empresarial (RSE) que permita incrementar la competitividad de las medianas empresas exportadoras de muebles de muebles de madera para el hogar en el área metropolitana de San Salvador”. Editorial UFG. San Salvador 2007, p.76-78 75 REYES PONCE, AGUSTÍN; Administración de Empresas, Teórico Práctico, México 1ª. Edición; Limusa Noriega, 1997. p.445 76 JUAN FRANCIA, CESAR MUÑOZ, JAIME TOBAR, Tesis “Guía de prácticas de responsabilidad social empresarial (RSE) que permita incrementar la competitividad de las medianas empresas exportadoras de muebles de muebles de madera para el hogar en el área metropolitana de San Salvador”. Editorial UFG. San Salvador 2007, p.76-78

62

3. Importancia de las Guías. Las guías son una herramienta de mucho valor, al contar con un documento que

enseñe el camino que se debe de seguir para desarrollar cualquier actividad, esto

con el fin de poder realizar con el mayor éxito, cualquier actividad encomendada.

4. Utilidad de las Guías. La utilidad de la guía depende del motivo para el cual fue diseñada, esa será la

función que se le dará, a fin de obtener el mayor uso posible de ella, para poder

lograr los objetivos.

5. Propósito de las Guías. Los propósitos que tiene una guía serán en base a la necesidad de estandarizar

las actividades similares en la empresa o en la unidad.

Facilitar el adiestramiento a personal nuevo o existente en los procedimientos que

debe seguir, así como la delimitación en la responsabilidad asignada.

Contribuir a la utilización y aprovechamiento de los recursos humanos, materiales

y financieros de la empresa, mediante el estímulo a realizar en distribución

racional y equilibrada de cargos de trabajo entre el personal y por descalificar su

trabajo o servicio que desempeña.

6. Clasificación de las Guías. Cabe distinguir los siguientes tipos de guías:

6.1 Guía Estratégica: Es la descripción detallada de lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos, en

la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Es un plan general para

definir o determinar metas y objetivos de una empresa a largo plazo, la adopción

de cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para alcanzar dichas

metas.

63

Colocando a la organización en un lugar específico dentro de su entorno.

Sirviendo a los directivos en cuanto al futuro de la organización se refiere.

6.2 Guía Administrativa: Es el documento que contiene la información de objetivos y políticas, reglas e

instrucciones generales de la empresa.

6.3 Guía Operativa:

Es un plan dividido en objetivos generales y específicos de cada parte que forman

un todo de la empresa para el cumplimiento de un fin.

En esta guía se agrupan normas, pautas e instrucciones de aplicación específica

a determinado tipo de actividades o tareas, como por ejemplo: “guía para la

consecución de una venta” es decir, sobre diferentes puestos especializados.

6.4 Guía de Mejora: Consisten en crear una directriz que permite lograr los resultados que, a largo

plazo, sirvan al interés máximo de la organización. Los resultados se lograran de

forma coherente con las aspiraciones de los empleados, acorde a una jerarquía

de necesidades.

6.5 Guía Práctica: Consiste en el desarrollo de lineamientos y verificar las diferencias entre los

diferentes grupos de empleados que labora en la organización, permitiendo

aumentar la eficiencia de la organización, contrarrestando la disminución de la

eficiencia del empleado, desarrollando una mayor productividad, diminuyendo el

ausentismo y rotación de personal, la tensión, el agravamiento de conflictos y

fallos de comunicación entre superior y subordinado.

6.6 Guías Publicitarias: Esta guía busca el desarrollar una publicidad informativa responsable que

beneficie al consumidor, contribuyendo a una imagen positiva entre el publico

comprador.

64

6.7 Guía Económica: Crea la estructura y métodos a utilizar para la realización de las funciones

financieras, estas deberán ser coherentes con las relaciones organizativas que se

establece para todas las funciones de la empresa.

6.8 Guías Eficaces:

Garantiza el seguimiento en determinadas prácticas fundamentales, como: la

creación de un contacto para informar a todas las partes ajenas de la empresa, la

creación de un banco de información sobre todos los contactos externos, sistema

de advertencia prematura para detectar los problemas de comunicaciones.

7. Finalidad de la Guía. Las guías tienen por finalidad, lo siguiente:

a) Sirve de ayuda para realizar la labor con la máxima eficacia y economía de

medios.

b) Orientar al planteamiento y programación del trabajo.

c) Proporcionar información actualizada sobre el contenido de la materia a que se

refiera, y sobre técnicas didácticas aplicables a su tratamiento escolar.

d) Facilitar el mayor número posible de sugerencias y orientaciones para

conseguir una eficaz motivación de los involucrados, un correcto desarrollo

secuencial del contenido, una adecuada gradación de las actividades y una

evaluación objetiva del rendimiento.

e) Ofrece ejemplo de ejercicios, problemas, lecturas, así como instrucciones de

cómo la utilización del material didáctico y su confección en propio centro.77

77 JUAN FRANCIA, CESAR MUÑOZ, JAIME TOBAR, Tesis “Guía de prácticas de responsabilidad social empresarial (RSE) que permita incrementar la competitividad de las medianas empresas exportadoras de muebles de madera para el hogar en el área metropolitana de San Salvador”. Editorial UFG. San Salvador 2007. p.76-78

65

8. Estructura de la Guía.

La estructura de una Guía Administrativa se realiza de la siguiente manera:

a) Análisis situacional.

b) Factores condicionantes.

c) Grupos específicos a que se dirige.

d) Herramientas de medición.

e) Estrategias.

f) Mecanismos de medición.

g) Plan de Implementación.

Existen también guías para altas direcciones en empresas o personas al mando

de proyectos par orientarles el modo general de su actuación y forma de relación

con los usuarios o involucrados dentro del proyecto o curso a realizar, con la

finalidad especifica de entrenarles en la realización de programas concretos o dar

pautas para obtener el máximo aprovechamiento de ciertos materiales. Otros

tipos de guías van dirigidas a lectores interesados por determinados problemas o

actividades (profesionales, recreativas) orientándose en la ejecución de los

mismos. Ej. Los primeros auxilios.

C. ÁREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN. En este apartado se menciona la definición de lo que es área funcional, su

importancia, las principales áreas funcionales de la administración, los diferentes

conceptos de cada área funcional según investigación por autores y su

importancia para la empresa.

1. Concepto de áreas funcionales. Son las actividades más importantes en la empresa, por medio de las cuales se

alcanzan las metas, objetivos y se pone de manifiesto el proceso administrativo.

66

2. Áreas funcionales. Las principales áreas funcionales de la administración son: producción,

mercadotecnia, recursos humanos, finanzas.

2.1 Mercadotecnia. Las promociones o el marketing es la disciplina que se preocupa de estudiar,

teorizar y dar soluciones sobre: los mercados, los clientes o consumidores (sus

necesidades, deseos y comportamiento)

2.1.1. Concepto

“Es el proceso de planear y ejecutar la concepción, precios, promoción y

distribución de ideas, bienes y servicios para crear intercambios que satisfagan

las metas individuales y las de la empresa.” 78

“Proceso social administrativo por el que individuos y grupos obtienen lo que

necesitan y desean a través de la creación y el intercambio de productos y de

valor con otros.”79

2.1.2 Filosofías de la Administración de Marketing. Cuatro filosofías influyen fuertemente en las actividades de Marketing de una

empresa. Estas son: Orientación a la producción, Ventas, Marketing y Marketing

Social.

• Orientación a la producción. Filosofía que se enfoca en las capacidades

internas de la empresa y no en los deseos y necesidades del mercado.

• Orientación a las ventas. Se basa en la idea de que las personas

compraran más productos y servicios si se utilizan técnicas de ventas más

agresivas y de las grandes ventas resultan grandes utilidades.

78 LAMB, CHARLES W, HAIR, JOSEPHF, MACDANIEL, CARL, Markenting, ed. Thomson, 2002. p.48 79 KOTLER, PHILIP, ARMSTRONG, GARY, Fundamentos de Mercadeo. ed. Pearson Educación, México, 2003. p. 5

67

• Orientación al mercado. Filosofía que supone que una venta no depende

de una fuerza de ventas agresiva e insistente, sino de la decisión del

cliente de comprar un producto.

• Orientación al Marketing Social. Esta filosofía consiste en la idea que una

organización existe no solo para satisfacer los deseos y necesidades del

cliente y para perseguir los objetivos de la organización, sino también para

velar por los intereses de los individuos y de la sociedad.80

2.1.3 Proceso de Marketing.81 A continuación se describe el proceso que permite que se desarrolle el Marketing

en las empresas:

• Reconocimiento de la misión de la empresa y el papel que el marketing

juega en el cumplimiento de dicha misión.

• Establecimiento de los objetivos de marketing.

• La recopilación, análisis e interpretación de datos acerca del estado de la

empresa, incluso sus fuerzas y debilidades, así como las oportunidades y

amenazas del ambiente.

• El desarrollo de una estrategia de marketing con la decisión exacta de que

necesidades, y de quién, tratará de satisfacer la compañía.

• La implantación de la estrategia de Marketing.

• Diseño de medidas de desempeño.

• La evaluación periódica de las labores de Marketing y la ejecución de los

cambios que sean necesarios.

80 LAMB, CHARLES W, HAIR, JOSEPHF, MACDANIEL, CARL, Markenting, ed. Thomson, 2002 p.7-9 81 LAMB, CHARLES W, HAIR, JOSEPHF, MACDANIEL, CARL, Markenting, ed. Thomson, 2002 p.17

68

2.1.4 Importancia del Marketing.82

• En la Sociedad. Hace factible que los alimentos estén disponibles cuando

se necesiten, en la cantidad deseada, en lugares accesibles y en paquetes

y formas convenientes y sanitarias (como alimentos instantáneos y

congelados).

• En los Negocios. El marketing es importante en los negocios por que

contribuye a alcanzar los objetivos fundamentales de la empresa, la

obtención de utilidades y crecimiento, puesto que incluye las siguientes

• actividades como evaluación de las necesidades y satisfacción de los

clientes actuales y potenciales; diseño y manejo de la oferta de productos.

• En la vida diaria. Por que ayuda a tomar mejores dediciones a la hora

efectuar la compra, cuando ya se tiene conocimiento.

2.2. Producción.83

La empresa es la institución o agente económico que toma las decisiones sobre la

utilización de factores de la producción para obtener los bienes y servicios que se

ofrecen en el mercado.

2.2.1 Concepto.

Es el área encargada de trasformar la materia prima en productos y servicios

terminados, utilizando los recursos humanos, económicos y materiales

(herramientas y maquinaria) necesarios para su elaboración.

2.2.2 Funciones del área de producción.

El área de producción realiza diferentes funciones entre las cuales se mencionan

a continuación:

82 RAMIREZ TORRES, RAYMUNDO, “La empresa y su estructura administrativa: Guía básica para el nuevo empresario”, ed. Trillas, México, 2002. p.48 83 SALVADOR MERCADO H., LIMUSA, Administración aplicada, Teoría Práctica, México, Editores Noruega, 2004. p. 53

69

• Reducción de costos.

• Alcanzar alto nivel de calidad a bajo costo.

• Controlar las actividades de producción.

• Trabajar eficientemente con las otras funciones de la empresa.

• Trabajar eficientemente con los proveedores.

• Da mantenimiento y reparación de maquinaria o equipo.

• Vela por el almacenamiento de materia prima, producto en proceso, producto

terminado

• Vigila el control de calidad dentro de las empresas con el fin de que estas se

vuelvan más productivas

• Asigna personas para los distintos trabajos.

2.2.3 Importancia de la Producción. Ayuda a tomar decisiones al empresario, entre estas podemos mencionar las

siguientes:

• Localización de la empresa.

• Tamaño de la empresa.

• Materias primas.

• Maquinarias y equipos.

• Proceso de producción.

• Almacenamiento.

• Proporciona insumos: Materia Primas, maquinaria productos semi- terminados

• En esta área surge la creación del valor: Diferencia entre lo que entra y sale

del proceso productivo.

2.3 Recursos Humanos. A continuación se describe aspectos que son parte importante conocer para el

recurso humano dentro de las empresas.

70

2.3.1 Concepto. “La administración de Recursos Humanos es el procesos administrativo aplicado

al acrecentamiento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los

conocimientos, las habilidades, de los miembros de la organización en beneficio

del individuo de la propia organización y del país en general.”84

2.3.2 Funciones del departamento de Recursos Humanos.85

El Departamento de Recursos Humanos es esencialmente de servicios. Sus

funciones varían dependiendo del tipo de organización al que este pertenezca, a

su vez, asesora, no dirige a sus gerentes, tiene la facultad de dirigir las

operaciones de los departamentos.

Entre sus funciones esenciales podemos destacar las siguientes:

• Ayudar y prestar servicios a la organización, a sus dirigentes, gerentes y

empleados.

• Describe las responsabilidades que definen cada puesto laboral y las

cualidades que debe tener la persona que lo ocupe.

• Evaluar el desempeño del personal, promocionando el desarrollo del liderazgo.

• Reclutar al personal idóneo para cada puesto.

• Capacitar y desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya en función

del mejoramiento de los conocimientos del personal.

• Brindar ayuda psicológica a sus empleados en función de mantener la armonía

entre éstos, además buscar solución a los problemas que se desatan entre

estos.

• Llevar el control de beneficios de los empleados.

• Distribuye políticas y procedimientos de recursos humanos, nuevos o

revisados, a todos los empleados, mediante boletines, reuniones, memorando

o contactos personales.

• Supervisar la administración de los programas de prueba.

• Desarrollar un marco personal basado en competencias. 84 VAN HORNE, JAMES C., Fundamentos de la Administración Financiera, México, ed. Person Educación, 2002, p.53 85 William B. Werther Jr. Keith Davis, Administración de Personal y Recursos Humanos, México, McGrawhill, 2000, p.48

71

• Garantizar la diversidad en el puesto de trabajo, ya que permite a la empresa

triunfar en los distintos mercados nacionales y globales.

2.3.3 Importancia de Recursos Humanos.

• Ayuda a contratar al personal adecuado para la empresa

• Mantener las buenas relaciones laborales.

• Administración correspondiente a sueldos, salarios, prestaciones,

valuación, promociones y otras.

• Ayudar a los empleados a alcanzar un nivel de desempeño y una calidad

de conducta personal y social que cubra sus necesidades.

• La administración de recursos humanos trata de optimizar la relación

persona-organización, buscando compatibilizar lo más posible la

satisfacción de las personas (el cumplimiento de sus objetivos) con los

logros de la organización.

2.3.4 Etapas de la administración de Recursos Humanos. 86

Las etapas de la administración son las siguientes:

• Reclutamiento. Es un conjunto de procedimientos que tienden a atraer

candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro

de la organización.

• Selección. Es el proceso mediante el cual las solicitudes son clasificadas

en varias categorías, de acuerdo con su aceptabilidad para el empleo.

• Contratación. Es una etapa de gran importancia puesto que es la acción

que establece una relación jurídica en la que el nuevo obrero empleado se

compromete a prestar sus servicios manuales o intelectuales al patrón y

este a su vez se compromete a retribuir al primero mediante sueldos o

salarios y prestaciones adicionales.

• Colocación del personal. Consiste en poner al nuevo trabajador en el

puesto que según las pruebas efectuadas es capaz de realizar

efectivamente.

86 RODAS ALEJANDRO ROBERTO, Administración Básica. Ed. Limusa, México, 2005, p. 206-211

72

• Orientación. Es una etapa muy importante ya que en ella se le proporciona

información acerca de la empresa a nivel general, tales como la

organización (orientación de su puesto en el organigrama), nombre de los

directores y jefes, productos o servicios, organización sindical, reglamento

de trabajo, filosofía de la empresa, prestaciones y servicios de la institución

a los trabajadores.

• Adiestramiento. Se entiende como la habilidad o destreza adquirida, se

imparte a los empleados de menor categoría y a los obreros en la

utilización de máquinas y equipos.

• Capacitación. Incluye el adiestramiento, pero su objetivo principal es

proporcionar conocimientos, sobre todo en los aspectos técnicos del

trabajo.

• Desarrollo. Significa el proceso integral del hombre y consiguiente abarca

la adquisición de conocimientos, el fortalecimiento de la virtud, la disciplina

del carácter y la adquisición de todas las habilidades que son requeridas

para el desarrollo de los ejecutivos, incluyendo aquellos que tienen mas

alta jerarquía en la organización de la empresa.

2.4. Finanzas.

Las finanzas son parte primordial en la obtención y utilización óptima de los

recursos para ello se presentan el concepto y la función de esta dentro de la

empresa.

2.4.1. Concepto.

Es el área donde se estudian las técnicas y procedimientos para planear,

organizar y controlar la obtención y utilización optimas de los recursos monetarios,

provenientes de fuentes internas y externas de una organización, así como la

estructura y funcionamiento de los mercados financieros, para lograr su mayor

aprovechamiento en el cumplimiento de los objetivos de la organización.87

87 VAN HORNE, JAMES C. Fundamentos de Administración Financiera. ed. Pearson Educación, México, 2002. p.19

73

2.4.2. La función de las finanzas en la empresa.

La función de las finanzas en la empresa está encaminadas a las decisiones

financieras principales que son las de inversión, financiamiento y de utilidades, las

cuales, a su vez, buscan incrementar el valor de la organización, entre ellas se

enumeran las siguientes:

• Elaboración de herramientas de control financiero tales como: Balance

General, Estados de Resultados, Flujos de Efectivo.

• Vigilar las condiciones de Liquidez dentro de la empresa

• Mantener una condición financiera que permita un equilibrio a largo plazo

entre los activos que quedan después de descontar los pasivos.

• Vigilar la capacidad para obtener utilidades en forma constante a largo

periodo.

• Obtención oportuna de los recursos financieros necesarios para que se

cumplan los planes de la empresa.

• El manejo de las relaciones comerciales con bancos y entidades

financieras.

2.5 Administración.

A continuación se menciona el concepto de Administración como área funcional,

así como las funciones que esta brinda dentro de una empresa.

2.5.1 Concepto de Administración como área funcional.

En esta área se cubren aspectos generales de la administración general como el

apoyo logístico, mantenimiento y administración de personal (reclutamiento,

selección, inducción y otros.) para el mejor desempeño y cooperación de los

individuos.88

88 MELGAR CALLEJAS, JOSÉ MARIA. Organización y Métodos para el Mejoramiento Administrativo de las empresas. 1ª ed. San Salvador, El Salvador. E.S: UFG. 2003. p.400

74

Es donde se llevan a cabo las funciones de planear, organizar, integrar, dirigir y

controlar las actividades generales de la empresa.89

2.5.2. Funciones Básicas.

• Promover el cambio organizacional.

• Definición de misiones y visiones de la empresa.

• Definición de las grandes políticas y objetivos de la empresa.

• Gestión de recursos humanos

• Gestión económica

• Gestión administrativa

• Realización de estudios de investigación sociológica y estudios de

estadísticos

• Traducción e interpretación directa e inversa de distintos idiomas.

• Clasificación, referenciación, sistematización y control de todo tipo de

documentos, publicaciones y libros.

• Realización de trabajos de comunicación e información externa e

interna, de carácter literario, grafico u audiovisual, de relaciones

publicas y publicitarias, así como campañas de información y

proyección institucional.

• Diseño, análisis, implantación, mantenimiento y soporte de aplicaciones

informáticas y manejo de las mismas.

• Planificación y gestión técnica de programas de inserción laboral.

• Peritación y valorizaciones de bienes.

• Actividades de naturaleza similar o análoga a las anteriores.

3. Relación del Proceso Administrativo con las áreas Funcionales. En este apartado se menciona la relación del Proceso Administrativo con las

áreas funcionales de la empresa, que son: ventas ó mercadotecnia, producción,

89 LICDO. AMERICO ALEXIS SERRANO” Administración I y II”, Abril 2004, San Salvador, El Salvador, C.A, p. 59

75

personal y finanzas; en cada una de las etapas se pone de manifiesto el proceso

administrativo.90

90 FoMicro. Manual de Capacitación a Administradores. Como administrar su empresa. [en línea] [citado el 24 de octubre de 2007; 10:45 p.m.] disponible en Internet: www.bna.com.ar/institucional/ManualCapacitación.doc FoMicro.

76

Cuadro N° 5: Relación del Proceso Administrativo con las Áreas Funcionales

Etapa Área

Funcional

Relación de la Planeación con las Áreas Funcionales

Planeación

Planifica: Qué se debe vender

Mercadeo Cuándo se debe vender A dónde se va a vender A quién se le va a vender Planifica: Cuánto se va a producir Transporte de materias primas.

Producción Utilización de Maquinaria. Necesidad de materia prima. Disponibilidad de Inventarios. Necesidad de Mano de Obra. Cantidad de personas que necesitan. Necesidades de planificación

Personal Bienestar del trabajador Evaluación del Trabajador. Planifica: Necesidades de dinero para lograr los planes.

Finanzas Obtención de recursos externos. Volumen optimo de la composición del activo y pasivo. Gestiones de Créditos.

77

Etapa Área

Funcional Relación de la Organización con las Áreas

Funcionales

Organización

Comprende las actividades dirigidas a colocar el

producto en el mercado. Mercadeo Comprende las actividades que se realizan para la

elaboración de productos. Ahorra tiempo.

Producción Se organiza para reducir costos Se definen Mandos.

Personal Realizan actividades de obtención de desarrollo y

mantenimiento de recursos humanos dentro de la empresa. Comprende las actividades de asignación de fondos

requeridos en el desarrollo de la empresa. Finanzas

Etapa Área FuncionalRelación de la Integración con las Áreas

Funcionales

Integración

Integra las quejas del Cliente Integra la peticiones del cliente

Amplia los canales de venta.

Mercadeo Identifica las oportunidades de desarrollo para la

empresa. Integra nuevos productos, logrando la variedad. Comprende la integración de nueva materia prima,

maquinaria y elementos que permitan desarrollar la producción.

Producción Involucra la fuerza de trabajo mediante el proceso de

reclutar, seleccionar y capacitar, es decir que inserta al personal que se requiere mediante el proceso antes

mencionado.

Personal Integra al personal en la participación de actividades

de la empresa. Integra sugerencias provenientes del personal para

mejorar cualquier procedimiento.

Integra los Recursos financieros, que la empresa

planifica. Finanzas Permite obtener oportunamente los recursos

78

Etapa Área

Funcional Relación de la Dirección con las Áreas Funcionales

Dirección

Toma decisiones sobre los canales de distribución y

venta

Mercadeo Pone en marcha las actividades que se planificaron en

relación a ventas Toma decisiones sobre el producto.

Propicia la generación de una organización informal que

tiende a luchar contra la autoridad Producción Genera una dependencia ordenada de procesos Delega responsabilidades Personal Permite satisfacer las necesidades del personal Se logran conductas más deseables por parte de los

miembros de la organización

Finanzas Permite hacer un mejor uso del dinero

Delega el uso de los recursos financieros de forma

adecuada

Etapa Área

Funcional Relación del Control con las Áreas Funcionales

Control

Proporciona datos acerca del status de lo planificado en las ventas Mercadeo

Establece las medidas para corregir las actividades, de tal

forma que se alcancen lo planificado en producción exitosamente Producción

Comprueba la calidad del producto Permite detectar errores y corregirlos

El control da una oportunidad para evaluar el desempeño

del personal Personal Brinda la oportunidad de confirmar el conocimiento que

tienen los empleados de los objetivos de la empresa Identifica qué controlar

Finanzas Especifica criterios adecuados de control Identifica cuándo controlar

Proporciona herramientas de registro.