Agenda

• Propósito

• Alcance

• Metodología

• Equipo de trabajo

• Plan de comunicaciones

Comunicaciones Unificadas PROEXPORT

AGENDA

21/11/20102 Título de la presentación2 15/04/23 Título de la presentación

Agenda• Objetivo

• Comunicaciones unificadas

• Dispositivos• Softphone

• Funcionalidades

OBJETIVO

Objetivo

• Dar a conocer las herramientas con las cuáles cuenta la compañía para lograr la comunicación entre todos sus funcionarios y como optimizar el uso de estas herramientas para un mayor beneficio.

• Presentar las múltiples funciones con las cuales cuentan las herramientas para comunicarse con el resto del mundo.

• Conocer como se unifican las comunicaciones en la compañía

• Entendimiento de los conceptos Hardphone y Softphone y como se pueden aprovechar para el cumplimiento de los objetivos de la compañía.

21/11/20106 Título de la presentación

COMUNICACIONES UNIFICADAS

• Las comunicaciones unificadas integran voz, video y datos, y ofrecen a los usuarios de PROEXPORT una amplia variedad de funciones y herramientas de comunicación como lo son: la telefonía IP, la mensajería por correo electrónico, mensajes de voz, chat; video, presencia. Las cuales apuestan a una era de colaboración tecnológica fundamentada en accesibilidad, movilidad, productividad, presencia, interacción y disponibilidad.

15/04/237Lanzamiento del Proyecto

Comunicaciones Unificadas

7 15/04/23 Título de la presentación

El modelo diseñado facilitará las comunicaciones, para lo cual PROEXPORT

adecuará los puestos de trabajo de forma que se unificarán los dispositivos

de comunicación, permitiendo además la comunicación a diferentes

destinos a nivel nacional e internacional. Las comunicaciones unificadas

integrarán 9 en Colombia, 38 sedes comerciales en el exterior y más de

540 usuarios en el mundo.

15/04/23

8

Lanzamiento del Proyecto

Comunicaciones Unificadas

8 15/04/23 Título de la presentación

Se cuenta además de la integración con herramientas de contribución para el desarrollo de las actividades diarias. Entre estas herramientas se cuenta con:

– Telefonía de escritorio y desde su computador– Mensajería instantánea (Chat)– Presencia Corporativa (Disponibilidad). – Correo de voz con mensajería integrada

15/04/23Lanzamiento del Proyecto

Comunicaciones Unificadas

9 15/04/23 Título de la presentación

El proyecto de comunicaciones unificadas está dividido en varias etapas, las cuáles garantizarán la integración paulatina de las sedes, permitiendo un con este un mayor control sobre la plataforma y un soporte más personalizado.

15/04/23Lanzamiento del Proyecto

Comunicaciones Unificadas

10 15/04/23 Título de la presentación

Abril 1/13

Abril 13/13

Abril 27/13

Mayo 31/13

DISPOSITIVOS

21/11/201011 Título de la presentación

La solución de comunicaciones unificadas presenta dos alternativas para comunicarse:1.El dispositivo físico llamado Harphone: Dispositivos de escritorio tales como

teléfonos (9641G, 9608), diademas o dispositivos de audio, dispositivos para salas de conferencia (B179).

2.Software que permite complementar las funciones básicas del teléfono desde su computador con la integración de video llamado Softphone.

15/04/23Lanzamiento del Proyecto

Dispositivos

12 15/04/23 Título de la presentación

15/04/23Lanzamiento del Proyecto

Softphone

13 15/04/23 Título de la presentación

15/04/23Lanzamiento del Proyecto

Softphone

14 15/04/23 Título de la presentación

Para iniciar sesión:

• Seleccione el ícono desde su escritorio

Siga los pasos descritos a continuación:

• En la casilla Extensión, ingrese su

número de extensión .• En la casilla Contraseña,

ingrese su contraseña.• Presione el botón ‘Iniciar

sesión’

15/04/23Lanzamiento del Proyecto

Softphone

15 15/04/23 Título de la presentación

Para cerrar sesión:

• Presiones clic en el icono ubicado en la parte superior derecho y seleccione la opción ‘Salir’.

15/04/23Lanzamiento del Proyecto

SoftphoneÍconos

16 15/04/23 Título de la presentación

Nombre de icono Descripción de icono

Llamar Digite el número de la persona a contactar y presione para realizar una llamada.

Contestar llamada Permite atender, responder a una llamada entrante.

Desconectar llamada y Rechazar llamada

Podrá finalizar una llamada en progreso y/o rechazar una llamada que esté entrando a la extensión.

Icono

15/04/23Lanzamiento del Proyecto

SoftphoneÍconos

17 15/04/23 Título de la presentación

Nombre de icono Descripción de icono

Transferir llamada Podrá reenviar una llamada en progreso a otro número telefónico.

Llamada en espera

Le permite poner la llamada actual en espera, mientras usted transfiere o contesta otra que tenga en la línea.

Icono

Llamada en progreso

Deja la llamada actual en espera y marca otro número.

15/04/23Lanzamiento del Proyecto

SoftphoneÍconos

18 15/04/23 Título de la presentación

Icono

Altavoz de teléfono Cambia el modo de auriculares al modo de altavoz

Auriculares Cambia el modo de altavoz al modo de auriculares.

Registro de llamadas Presenta en el panel, el registro de llamadas.

Contactos Muestra los contactos para seleccionar el número que desea agregar.

Nombre de icono Descripción de icono

15/04/23Lanzamiento del Proyecto

SoftphoneÍconos

19 15/04/23 Título de la presentación

Icono

Remarcar Vuelve a marcar el último número marcado.

Reanudar llamada Retoma la llamada puesta en espera.

Llamar desde registro

Marca el número seleccionado desde el panel de registro de llamadas.

Correos de voz (alternar)

Notifica y otorga acceso a los correos de voz nuevos.

Teclado de marcación (palanca de conmutación)

Abre o cierra el teclado de marcación.

Nombre de icono Descripción de icono

FUNCIONALIDADES

21/11/201020 Título de la presentación

15/04/23Lanzamiento del Proyecto

Cómo atender una llamada

21 15/04/23 Título de la presentación

Al momento de ingresar una llamada se genera una alarma sonora (timbre) una alarma visual. Icono superior derecho destella.

Simultáneamente se abre una pantalla emergente mostrando el mensaje llamada entrante con la identificación de quien lo llama .

Para omitir el timbre dar clic al icono

Para contestar la llamada dar clic en el icono

En ese momento se inicia el temporizador

15/04/23Lanzamiento del Proyecto

Cómo retener una llamada

22 15/04/23 Título de la presentación

Teniendo la llamada activa Haga clic en el icono de la llamada en espera

la otra persona escuchara el mensaje de espera.

Si la llamada está habilitada para video, se suspenderá el envío de video del interlocutor. Al reanudar la llamada, el envío de video al otro participante volverá a activarse automáticamente.

Para reanudar una llamada que está en espera, haga clic en el botón Reanudar llamada.

Para remarcar el último número presione el botón

15/04/23Lanzamiento del Proyecto

Cómo realizar una llamada

23 15/04/23 Título de la presentación

Utilizando el teclado de marcación , ingrese el numero en el campo de numero. Haga clic en Si cuenta con los permisos para realizar la llamada esta se establecerá y en pantalla indicara la duración de la llamada.

Nota: Si la extensión no cuenta con los permisos digite el código de autorización, al final del numero marcado.

Los códigos de autorización son suministrados por el administrador de la plataforma.

Para finalizar la llamada se debe dar clic al icono

15/04/23Lanzamiento del Proyecto

Lista de contactos

24 15/04/23 Título de la presentación

Haga clic en para ver los contactos.

En la lista desplegable Mostrar , seleccione la lista de contactos adecuada .

Dar clic al icono del contacto seleccionado

Establecida la llamada se inicia el contador de duración de llamada

Para finalizar dar clic al icono

15/04/23Lanzamiento del Proyecto

Cómo transferir una llamada

25 15/04/23 Título de la presentación

Mientras tiene una llamada activa, haga clic en .

Aparece el cuadro de diálogo Transferir.En el campo A, ingrese el número al que desea transferir la llamada. Presione clic en Aceptar.

La llamada desaparece de la ventana , lo que indica que la transferencia se realizó correctamente.

15/04/23Lanzamiento del Proyecto

Cómo iniciar una conferencia

26 15/04/23 Título de la presentación

Puede incluir hasta cinco participantes más y debe tener al menos una llamada en la ventana del Softphone:

Presione clic en Conferencia. En el campo Con, ingrese el número de la persona con la que desea iniciar una conferencia.

Presione clic en Aceptar.

Se muestra una llamada para la conferencia y el número marcado se conecta con la llamada de conferencia.

En pantalla se visualiza el icono

Para desconectar el ultimo participante presione el icono

15/04/23Lanzamiento del Proyecto

Cómo iniciar una conferencia

27 15/04/23 Título de la presentación

Para abrir la ventana de video, lleve a cabo los siguientes pasos:

Clic en el botón cámara

Clic en el botón abrir video

Se activará la cámara mostrando los parámetros por defecto

Si es requerido ajuste los parámetros de la cámara.

Para cancelar el video presione el botón

21/11/201028 Título de la presentación