COMUNICACIÓNORGANIZACIONAL

Herramientas para la comunicación externa

La comunicación externa de una empresa es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes públicos objetivos

Para así proyectar la identidad de la organización para promover sus productos o servicios, a través de una estrategia comunicacional, o bien por una serie de actividades de comunicación.

Gabinetes de prensa Estos han cobrado verdadera importancia en los últimos años,

tanto en el sector empresarial como también dentro de las instituciones públicas.

A pesar de esta creciente importancia, se produce la paradoja, de que los profesionales que trabajan en estos gabinetes, en su mayoría periodistas, no cuentan en la mayoría de los casos con las herramientas técnicas y medios humanos para poder hacer el trabajo con calidad.

La figura del jefe de prensa debe cumplir una serie de características que pasan por saber informar y saber reaccionar.

Se distinguen 3 clases de denominaciones para la figura del jefe de prensa y esto es:

Expertos en Comunicación, Directores de Comunicación Jefes de prensa

Gabinete de prensaUn Gabinete de prensa, también conocido como

Gabinete de medios Gabinete de comunicación Gabinete de relaciones con los medios de

comunicación Gabinete de relaciones públicas Gabinete de relaciones externas, entre otros Es un organismo encargado para gestionar todas las

solicitudes de información de los medios de comunicación, así como de realizar relaciones proactivas o reactivas con éstos con el objetivo de difundir determinados mensajes.

Gabinete de prensaEntre los materiales que suele preparar

destacan:Comunicado de prensaDossier de prensaContenidos para página web Informes de cobertura mediática, entre

otros.

Comunicado de prensa Un comunicado de prensa es un texto que se

dirige a los periodistas con la intención de que sea publicado en los medios de comunicación y que trata de una actualidad precisa.

El objetivo final de un comunicado de prensa no es un periodista ni un medio, sino la audiencia que éste tiene.

Para conseguir su publicación, el comunicado debe adecuarse a estructuras comunicativas y a las rutinas profesionales de los periodistas, como son los criterios de la noticia.

Comunicados de prensa En un medio de comunicación se reciben diariamente multitud

de comunicados de prensa y los periodistas se encargan de seleccionarlos .

Por eso : Cerciorarse telefónicamente de que el comunicado ha sido

recibido por el periodista del medio. Redactarlo correctamente No enviar una cantidad excesiva de comunicados de prensa Enviar comunicados de prensa personalizados a los medios Aportar declaraciones, fotos y datos importantes para los

medios. Los comunicados de prensa deben tener una estructura

periodística, con titular, cuerpo de la información y partes importantes de una noticia

Dossier de prensa Un dossier de prensa es un herramienta de

utilizada por los encargados de la comunicación en las organizaciones

Trata un asunto concreto que sirve para que el periodista disponga de una información más detallada y amplia de un hecho en concreto.

Documento básico de toda campaña comunicacional que contiene información que refuerza y complementa a un comunicado de prensa, que a diferencia de éste tiene una importancia documental más que noticiosa, pero que también puede y debe tener valor periodístico en sí mismo.

Conferencia de prensa La Conferencia de prensa/ Rueda de prensa.

Debe estar muy bien planificada puesto que convocar a la prensa para un asunto sin importancia puede ser muy perjudicial para la empresa o institución.

Comidas de prensa. Cuando queramos transmitir un hecho, pero de una manera más informal, con el fin de fortalecer las relaciones que se tiene con los periodistas

Boletín informativo ( externo e interno) Un boletín informativo es una publicación distribuida de forma regular,

generalmente centrada en un tema principal que es del interés de los públicos objetivos.

Muchos boletines son publicados por clubes , sociedades , asociaciones y negocios, particularmente empresas para entregar información de interés a sus miembros o empleados.

Algunos boletines informativos son creados con ánimo de lucro y se venden directamente a sus suscriptores.

Los Boletines tienen una función comercial para muchas empresas, porque es un método ideal para mantener a un grupo de usuarios interesados en un determinado tema, informados de ofertas y productos nuevos y para mantener su adhesión a la empresa.

Es común que usuarios que hacen compras de algún producto después reciban un boletín

Página web También conocida como página de Internet, es un documento

adaptado para la web y normalmente forma parte de un sitio web.

Su principal característica son los hiperenlances a otras páginas web.

Está compuesta principalmente por información (sólo texto o multimedia) e hiperenlaces.

Además puede contener o asociar datos de estilo para especificar cómo debe visualizarse o como realizar aplicaciones incrustadas para hacerla interactiva.

La página se escribe en un lenguaje que provee la capacidad de insertar hiperenlaces, generalmente HTML.

El contenido de la página puede ser predeterminado ("página web estática") o generado al momento de visualizarla o solicitarla a un servidor web ("página web dinámica").

Sitio web En inglés : website) es un conjunto de páginas web, típicamente

comunes a un dominio de internet. Todos los sitios web públicamente accesibles constituyen una

gigantesca “ world wide web" de información. A las páginas de un sitio web se accede desde un URL raíz común

llamado portada, que normalmente reside en el mismo servidor físico. Los URL organizan las páginas en una jerarquía, aunque los hiperenlaces entre ellas controlan cómo el lector percibe la estructura general y cómo el tráfico web fluye entre las diferentes partes de los sitios.

Algunos sitios web requieren una subscripción para acceder a algunos o todos sus contenidos.

Ejemplos de sitios con subscripción incluyen muchos sitios de noticias, sitios de juegos, foros, servicios de correo electrónico basados en web y sitios que proporcionan datos de bolsa en tiempo real.

Cobertura mediática Cobertura mediática es la cantidad total de espacio editorial

que aparece en todos los medios de comunicación sobre una organización o un tema determinado.

Es una manera de medir la eficacia de una campaña comunicacional

Por ejemplo: En España se publicaron 20 noticias en prensa escrita y medios de internet, 25 menciones en diferentes programas de radio y 18 de televisión sobre el tema x.

Erróneamente se le ha querido asociar al valor publicitario equivalente, es decir, el valor que la organización hubiera tenido que pagar el espacio obtenido en medios .

Para dar una idea más exacta del valor de la cobertura mediática en una campaña comunicacional se tendría que establecer un parámetro que midiera la influencia y con ésta los cambios actitudinales y de comportamiento del público al que se dirigieron los mensajes

Herramientas para la comunicación interna

Revista interna

Es la revista de la empresa hecha por y para su personal, que comunica conceptos de la identidad.

El objetivo es reafirmar conductas positivas Es importante: Crear un equipo de personal voluntario (de distintos sectores) que en momentos libres de su horario aporten: inquietudes, sugerencias o noticias

Características de su estructura: Área editorial nota de tapa Área tarea, seguridad, producto/servicio, capacitación Área especifica de la función organizacional Lugar para repuestas (casamientos, nacimientos y fallecimientos

del mes).

Su contenido: filosofías, políticas, estrategias y tácticas; asegurando su credibilidad.

Tamaño y diseño varían (según organización/periodicidad). Distribución personalizada, a domicilio, altos costos justificados.

Funciones de la revista interna

Establecer una relación entre los distintosniveles

Despertar sentimiento de pertenencia Explicar normas reglas y objetivos Fomentar la participación Informar políticas, mercados,

producto/servicios y procesos Destacar los éxitos del personal Combatir rumores Fomentar la capacitación Servir como canal de comunicación

Diario mural El Diario Mural es una de las herramientas más cercanas que posee la

comunidad para informar acerca del acontecer, tanto de lo que sucede al interior de ella.

Normalmente, el Diario Mural es concebido como un espacio reducido, emplazado en una muralla visible, cercana a las puertas de acceso, o bien, en las salidas de las oficinas

El Diario Mural debe ser un LUGAR DE INFORMACIÓN CLARA Y ACTUALIZADA. Quien esté a cargo de él, debe tener siempre presente que su objetivo es que la comunidad se informe por medio de él, por lo tanto es necesario estar siempre pendiente de respetar las informaciones, las fechas de realización de las actividades consignadas y la consistencia de los datos.

NO SE DEBE SATURAR EL ESPACIO CON QUE SE CUENTA, pues se corre el riesgo de que el lector no detenga su mirada en la información y pase de largo

Diario mural Es necesario considerar un FONDO PAREJO en cuanto a color,

uniforme, que permita trabajar con facilidad sobre él y generar un espacio limpio y claro.

En lo posible, el fondo donde se va a trabajar debiera ser de material blando (plumavit, corcho, etc), de manera que las actualizaciones de información puedan realizarse de manera más sencilla.

Es importante considerar un TÍTULO, elaborado con letra grande y denotativa del Diario y la comunidad (que le dé sentido de pertenencia al material publicado), proporcional al espacio con que se cuenta.

Esto, porque necesitamos llamar la atención del público lector, y la primera forma de atraerlo es mediante el título, aunque éste sólo sea una palabra.

Asimismo, su elaboración debiera permitir jugar con colores, formas y distribución tanto del material como del mismo título.

Diario mural En cuanto a los COLORES a utilizar, éstos deben ser llamativos y

contrastantes, pero sin saturación; es decir, no ocupar más de tres colores por combinación, siendo el ideal dos colores en contraste.

Es conveniente que las informaciones mantengan el color blanco de fondo, con letras negras, pues esta combinación clásica facilita la lectura.

El color debe jugar el papel de fondo y margen de la hoja, que lleve al centro que uno quiere mostrar, que conduzca al lector a detener la mirada en la información.

En cuanto a las INFORMACIONES, éstas debieran ser tipeadas a computador; ahora bien, en caso de no contar con esta herramienta, mantener la hoja blanca y, con plumón negro, redactar la información con la letras más clara posible (si se cuenta con reglas con letras, también es una buena ayuda para una tipografía clara)

Diario mural En cuanto al ESPACIO con que se cuente para montar el Diario Mural,

es importante jugar con la distribución del mismo, centrando la información donde uno considere, de acuerdo a dónde, como observador común, sitúe usted el punto de referencia, aquel lugar donde, inevitablemente, se centra la primera mirada, y que depende, en gran medida, de dónde esté ubicado.

La INFORMACIÓN debe ser lo más compacta posible; es decir, destacar el título, en grande, y, a lo sumo, un párrafo de texto, más la correspondiente foto, dibujo, grabado o logo.

Póngase en el lugar el observador: normalmente, este sólo “mira” lo que tiene en frente y, en nuestro caso, la idea es que “al mirar”, se informe de lo esencial.

Por tanto, considere además que los textos informativos deben tener proporcionalidad con el espacio físico general del Diario; si el espacio es amplio, asegúrese que las letras de los textos sean grandes, lo suficientemente visibles para cualquier tipo de observador; en tanto, si el espacio es pequeño, las letras no deben ser “de pulga”, sino total y absolutamente legibles, pero acordes con el espacio con que se cuente

Otros canales

Cartas

Se utilizan para comunicar temas especiales y muy importantes, y deben estar firmadas por el máximo responsable de la organización. Tienen la ventaja de ser personalizadas (lo cual brindará un sentimiento de pertenencia y protagonismo). Es un medio comunicacional económico, directo, rápido e íntimo.

Otros canales Reuniones Es una comunicación personal que consiste

en un intercambio de opiniones entre los miembros de una misma organización .

Estas pueden ser de integración, de trabajo, de equipo y de grupos de mejora

Lo importante que tengan periodicidad y se registren por escrito los acuerdos ( actas)

Otros canales Circulares, Memos

Son notas internas y no tienen por qué estar coordinadas por el departamento de Comunicaciones

Correo Electrónico

Es un medio de comunicación muy rápido y su uso está muy desarrollado en nuestro país. Se utilizan para enviar información detallada y específica. Es una comunicación muy económica y beneficiosa

Otros canales

Intranet: (Internet pero interna) Tiene como ventaja que es un medio muy rápido e instantáneo y pueden comunicarse todos aquellos que tengan su computadora conectada a la red de la organización. Se envían y reciben mensajes on-line.

Línea Abierta O Línea Directa: Es una línea telefónica donde todos pueden llamar y dejar sus preguntas, sugerencias, temores, etc. en un contestador. Pueden utilizarlo todos los integrantes de la organización y es obligatorio que, junto a su mensaje, dejen su nombre, apellido y sector. Los mensajes serán revisados por el departamento de comunicaciones internas y a los pocos días se deben contestar los mensajes (esto es muy importante).

Otros canales Buzón de sugerencias: Permiten que todos los

integrantes de la organización se expresen con libertad y puedan dirigirse hacia los niveles superiores. Se pueden dejar mensajes, pero no esperar ningún premio por eso. No deben tenerse en cuenta los mensajes anónimos.

Sistema de iniciativas: Todos los de la empresa tienen la posibilidad de sugerir sus ideas por escrito. Deben tenerse muy en cuenta ya que aportan eficiencia, creatividad y calidad, y debe ser una comunicación conocida por todo el personal de la empresa.

En este sistema se debe premiar a quienes hayan hecho sus aportes (tanto moral como económicamente) de forma proporcional al aporte que hayan brindado a la organización

Otras acciones: Reuniones Con Dirigentes: Son reuniones donde se da la posibilidad de que los

empleados hablen face-to-face con sus dirigentes y puedan expresarse. Esto también les dará un sentimiento de protagonismo.

Se pueden realizar semanal, quincenal o mensualmente en fecha y horario pre-fijados. Este sistema de comunicación oral tiene la ventaja de que cada uno podrá darle su tono especial y personal, la rapidez, es económico y tiene una respuesta al instante.

Los integrantes deben inscribirse y tienen la libertad de participar o no, también pueden ser elegidos al azar. Son muy interesantes ya que el dirigente tiene la posibilidad de aprender de sus subordinados por medio de las inquietudes, propuestas o pensamientos que éstos le transmiten.Los temas a tratar serán abiertos, pero no se permitirá tratar temas que conlleven un beneficio personal.

Puede hacerse un resumen de lo tratado en la reunión y editarse luego en la revista interna.

Para los empleados es una gran oportunidad para ser escuchados y escuchar la información de boca de sus jefes.

Para jefes y empleados es la oportunidad de encontrarse y replantear determinados temas, afirmar el objetivo de la organización y trabajar juntos para lograrlo.

Organización de eventos internos Aniversarios e inauguraciones

ConvencionesEventos culturalesConmemoracionesFiestas de Fin de año, etc.

Son buenos ocasiones para que el personal tome conocimiento de las políticas y filosofías de la organización y para conocer las respuestas que se tienen por parte de los empleados.

También, pueden entregarse regalos (que sean de utilidad), beneficios especiales, ofertas comerciales, premios etc., pero cualquier acción que se lleve a cabo debe estar comunicada a todo el personal a fin de evitar malos entendidos o crear conflictos.

Todo evento que la organización haga debe hacerlo convencido de que su capital más importante es su gente.