PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADORSEDE SANTO DOMINGO

CONTABILIDAD GENERAL II

UNIDAD 3EL EFECTIVO

3.1 Caja Chica 3.2 Caja 3.3 Prueba de efectivo

MG. ANA GUILLÉN ALAVA2B ICA / IC 2015_02

CAJA CHICA

La cuenta de CAJA CHICA o fondo de caja menor, es una cuenta de Activo Corriente destinada a satisfacer gastos relativamente pequeños que no justifiquen la emisión de cheques. Debe ser un monto fijo acorde con las políticas de la empresa. (Zapata, P. 2012)

CAJA CHICA

Recepción de unidades monetarias.

SE DEBITA:• Por la emisión de cheque girado para la

creación del fondo• Por el valor de incremento del fondo asignado

(mediante autorización y políticas establedas)

CAJA CHICA

Desembolsos en efectivo.

SE ACREDITA:• Por la cancelación de los valores de cada uno de los

comprobantes presentados al custodio• Por la disminución del fondo de caja chica (por

autorización y políticas establecidas)• Por la cancelación o suspensión de caja chica (por

autorización y políticas establecidas)

CAJA CHICA

Objetivo de la creación:Para toda empresa resulta importante implementar normas de control interno que eviten el riesgo de desfalcos o sobrepagos. Para tal efecto es conveniente disponer que todo egreso se haga mediante cheques y que los ingresos sean depositados de inmediato. Como complemento a esta norma se debe crear el mecanismo que posibilite satisfacer ciertos pagos de menor cuantía como por ejemplo copias, pasajes, sobres, etc. Para ello se crea el fondo de caja chica

CAJA CHICA

CONTROL INTERNO:• Se debe nombrar a un custodio del fondo, que no

esté inmerso en el área de contabilidad, el mismo que será responsable de su funcionamiento

• La caja chica debe funcionar con un monto mínimo de reposición y con cierta restricción respecto al monto, es decir se debe fijar topes máximos de valores para cada desembolso

CAJA CHICA

CONTROL INTERNO:• Para un adecuado funcionamiento se debe utilizar

vales o comprobantes de caja chica que respalden cada desembolso efectuado.

• Estos vales de caja deben contener información mínima como: fecha, beneficiario, concepto del egreso, número de documento que la respalda, valor y las firmas tanto del custodio como del beneficiario.

• Estos vales se los adjuntará con los recibos o facturas de los pagos.

CAJA CHICA

ARQUEO DE CAJA CHICAEs un mecanismo de control del efectivo por medio de la constatación física de los valores que respaldan el efectivo presentado en el Estado de Situación Financiera.El objetivo del arqueo es que se estén cumpliendo con las políticas de la empresa en cuanto al manejo del fondo de caja chica.

CAJA CHICAARQUEO DE CAJA CHICA

Las condiciones para que el arqueo de Caja Chica sea idóneo son:

• El arqueo de Caja Chica debe ser sorpresivo, en cualquier momento y sin previo aviso.

• Debe ser efectuado por un funcionario independiente al custodio de caja.

• El delegado debe tener suficiente capacidad moral y profesional.

CAJA CHICAPROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR ARQUEO DE CAJA CHICA

- Recibir delegación de la autoridad competente para efectuar el arqueo de Caja Chica

- Solicitar la presencia del custodio del fondo de caja chica- Clasificar el dinero en monedas y billetes de igual

denominación- Desglosar los comprobantes de pago, y verificar que sus datos

coincidan con los vales de caja, tomando nota de la fecha de pago, el concepto, el valor correspondiente y las firmas de legalización.

CAJA CHICA

PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR ARQUEO DE CAJA CHICA

- Realizar la suma total de efectivo y comprobantes.- Efectuar una comparación entre el saldo verificado y el saldo registrado.- Preparar el acta de arqueo, donde se dejará constancia de las novedades presentadas.

CAJA CHICA

El acta de arqueo de caja chica contendrá:• Fecha y hora que inicia y que termina.• Determinación del alcance del examen.• Detalle de los documentos y valores encontrados y

presentados (Billetes, monedas y otros documentos)• Establecimiento de cualquier diferencia si la

hubiese.• Declaración de conformidad y firmas de

legalización.

CAJA CHICA

Ejemplo: