CAIET DE SARCINI - Primăria Satu MareCAIET DE SARCINI... · Functionalitatile minime ale aplicatiilor sunt cerute prin prezentul caiet de sarcini si sunt detaliate in capitolul 3

SISTEM INFORMATIC INTEGRAT

PENTRU

MANAGEMENTUL ACTIVITATILOR

DIN

PRIMARIA SATU MARE

CAIET DE SARCINI

DOCUMENTATIA STANDARD pentru elaborarea si prezentarea ofertei in cadrul procedurii de licitatie pentru achizitionarea unui “SISTEMINFORMATIC INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL ACTIVITATILOR

Primaria SATU MARE

--Pagina -- 2

CUPRINS

1 Informatii generale ……………………………………………………………………… …. .2

1.1 Prezentare Primaria Satu Mare…………………………………………………… ……2

1.2 Sisteme existente si operare curenta……………………………………………… ……3

1.3 Obiectul licitatiei…………………………………………………………………… … 3

1.4 Condiţii contractuale …………………………………………………………… … 4

2 Cerinte pentru solutia software integrata………………………………………………… … 6

2.1 Cerinte Generale…………………………………………………………………… … .6

2.2 Cerinte privind securitatea sistemului si integritatea datelor………………………… ..8

2.3 Cerinte privind flexibilitatea sistemului……………………………………………… 9

2.4 Cerinte privind arhitectura sistemului………………………………………………… 9

2.5 Cerinte privind instruirea si asistenta tehnica………………………………………… .9

2.6 Cerinte privind furnizorul sistemului………………………………………………… 10

3 Cerinte Sistem Informatic Integrat pentru Managementul activitatilor din Primaria Satu Mare

……………………………………………………………………………………………. …….. . .10

3.1 Gestiune Costuri…………………………………………………………………… … 11

3.2 Gestiune bugete …………………………………………………………………… …11

3.3 Gestiune Financiar contabila ………………………………………………………. .. 12

3.3.1 Contabilitate Generala ………………………………………………………… 12

3.3.2 Contabilitate Furnizori ………………………………………………………… 13

3.3.3 Contabilitate Clienti …………………………………………………………… 14

3.4 Taxe si impozite ………………………………………...………………….……… . . .15

3.5 Gestiune investitii ……………………………………………………………...…… … ..22

3.6 Gestiune stocuri si achizitii …………………………………………………………… . 23

3.7 Analiza manageriala ………………………………………………………………..… ... 24

3.8 Populatie si stare civila …………………………………………………………….… . 25

3.9 Registru agricol ……………………………………………………………………… … 26

3.10 Urbanism………………………………………………………………………..…. …… 27

3.11 Gestiune resurse umane……………………………………………………………… … 27

3.12 GIS …………………………………………………………………………………… ... 28

3.13 Gestiune documente ………………………………………………………………… … .29

3.14 Gestiune proiecte ……………………………………………………………………… ..29

4 Cerinte privind referintele…………………………………………………………….… … 30


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 3

1. Informatii generale

1.1 Prezentare

Adresa beneficiarului : P-ta 25 Octombrie nr.1 corp M Satu Mare

Denumire proiect:

Sistem informatic integrat pentru managementul activitatilor din administratia

publica locala a municipiului Satu Mare

Finantare proiect: bugetul local

Procedura: cerere de oferta

Legislatie aplicata :1. Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 60/2001 privind achizitiile publice, publicata in Monitorul

Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 241 din 11 mai 2001;2. Hotararea Guvernului nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a Ordonantei de urgenta

a Guvernului nr. 60/2001 privind achizitiile publice, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei,Partea I, nr. 268 din 24 mai 2001;

3. Ordinul comun al ministrului finantelor publice si al ministrului lucrarilor publice, transporturilorsi locuintei nr. 1.013/873/2001 privind aprobarea structurii, continutului si modului de utilizare aDocumentatiei standard pentru elaborarea si prezentarea ofertei pentru achizitia publica de servicii,

1.2 Sisteme existente si operare curenta

In prezent primaria Satu Mare dispune de urmatoarele:

Retea structurata date-voce pe 100 bytes

Conexiune internet radio

Server de Mail S.O.Linux

FireWall S.O.Linux

Server de fisiere procesor 1x intelXeon , 512 Mb, S.O.Linux

Server de baze de date Procesor Pentium IV 2,8 GHz Hypertrading,S.O. Windows 2003

Statii de lucru pentium IV 128 sau 256 Mb S.O. Windows XP


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 4

Aplicatii pentru diverse activitati proiectate “in hause” sau achizitionate de la diversi furnizori:

Management de documente (ePrim furnizor Sobis Sibiu)

Sistem integrat contabilitate (SICO furnizor Industrial Software Sibiu)

Aplicatie taxe si impozite

Aplicatie Salarizare (Industrial Software Sibiu)

Aplicatie mijloace fixe

Aplicatie contracte, comenzi

Aplicatie stare civila

Aplicatie autorizatii urbanism

Aplicatie autorizatii comerciale

Aplicatie DocLib (verificarea devize de lucrari)

1.3 Obiectul licitatiei

Primaria Satu Mare urmeaza sa implementeze un sistem informatic integrat performant, care sa ofere

solutii la nivelul actual al tehnicii informatiei, cu grad redus de risc, verificat prin implementari in plan

global. Sistemul va realiza automatizarea proceselor primariei, atat financiare cat si operationale, si va

oferi suportul informational pentru analize si luarea deciziilor.

Sistemul informatic se doreste a fi implementat in etape.

S-au identificat urmatoarele subsisteme necesare

Etapa I

Gestiune Costuri

Contabilitate financiara

Taxe si impozite

Gestiune Proiecte

Etapa II

Gestiune Bugete

Gestiune investitii


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 5

Gestiune stocuri/achizitii

Etapa III

Gestiune documente

Stare civila

Resurse umane

Registru agricol

Etapa IV

Urbanism

GIS

Etapa V

Analiza manageriala

Ghiseu unic

Caracteristicile tehnice generale si specifice pentru componentele solicitate sunt prezentate in

capitolele urmatoare.

1.4 Conditii contractuale

Furnizorul va livra urmatoarele produse si servicii:

Software de aplicatii de tip pachet integrat specific unei Primarii

Functionalitatile minime ale aplicatiilor sunt cerute prin prezentul caiet de sarcini si sunt detaliate in

capitolul 3 al prezentei sectiuni.

Servicii de implementare (consultanta)

• Configurarea si implementarea sistemului integrat conform cerintelor specifice Primariei Satu

Mare

• Analiza sistemului existent

• Implementarea componentelor care sa asigure eficientizarea activitatilor Primariei si un nivel

superior al controlului


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 6

• Preluarea datelor curente din sistemul existent in noul sistem propus si asistenta pentru punerea in

exploatare

• Servicii de suport tehnic pentru asigurarea versiunilor noi de software si rezolvarea problemelor de

natura tehnica

Servicii de instruire a personalului Primariei

Toate componentele selectiei se refera la dezvoltarea sistemului informatic integrat din Primaria Satu

Mare.

Se urmareste obtinerea de importante beneficii tehnice si economice ce decurg din cunoasterea

operativa si accesarea usoara a unui volum foarte mare si diversificat de informatii din toate sectoarele

de activitate ale Primariei. Se solicita cresterea substantiala a eficientei operationale, reducerea

costurilor tuturor operatiilor si cresterea transparentei activitatii Primariei.

• Contractul se va incheia pentru tot sistemul integrat

La cererea Primariei in functie de bugetul aprobat, se va putea prelungi durata contractului, prin act

aditional avand ca obiect implementarea urmatoarele etape ale proiectului.

Pana la finele anului 2005 se doreste implementarea etapei I

• Conform art.43 din O.G. 60/25.04.2001 se solicită:

Dacă un furnizor nu are toate modulele solicitate prin prezentul caiet de sarcini, acesta poate prezenta

module aparţinând altor firme cu condiţia ca integrarea între acestea să fie posibilă.

Oferta prezentată va fi o ofertă comună pentru care furnizorul principal işi asumă întreaga

responsabilitate.

Se solicită prezentarea de documente(contract de asociere) care să ateste existenţa şi legalitatea unei

astfel de asocieri.

Asociatii nu au dreptul de a depune, pe langa oferta comună, alte oferte în mod individual.

Contractul se va incheia doar cu furnizorul principal toate obligatiile din contract îi revin acestuia.

Pretul sistemului va fi stabilit la nivel de licenţă /user

Se doreste achizitionarea a cel putin 10 useri. Primăria Satu Mare ca unitate achizitoare isi rezerva

dreptul de a modifica numarul de licente cumparate in functie de incadrarea in bugetul aprobat.

Modul de elaborare a ofertei

Ofertantul va preciza sfera de cuprindere a ofertei.


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 7

Ofertantul va detalia solutia propusa relativ la cerintele Primariei Satu Mare : prezentare generala a

modulelor sistemului integrat, prezentarea serviciilor de implementare oferite;

Ofertantul va include in oferta descrierea proiectului :

infrastructura recomandata,

metodologia de implementare folosita precum si

componenta echipei de proiect, resursele necesare.

Documentatia si detaliile necesare pentru oferta

Sunt necesare urmatoarele documente:

Oferta Tehnica : Prezentare solutie, Descriere proiect

Oferta Comerciala

Beneficii asteptate

In urma introducerii noului sistem informatic integrat, beneficiile asteptate la nivelul Primariei sunt:

Implementarea unui sistem modern, care să susţină modelul actual de funcţionare a Primăriei şi care să

ofere flexibilitatea necesară pentru posibile schimbări organizaţionale.

Cresterea eficientei procesului managerial – decizional prin obtinerea informatiilor necesare, in timp

real, la toate nivelele: strategic, functional si operational;

Transparenţa costurilor şi resurselor cu efect asupra reducerii costurilor prin reducerea consumurilor

de resurse, datorita urmaririi si corectarii operative a costurilor pentru fiecare proiect si activitate;

Cresterea transparentei si responsabilitatii in activitate;

Implementarea de metode moderne de evidenta, management si conducere;

2. Cerinte pentru solutia software integrata

2.1 Cerinte Generale

Urmatoarele cerinte sunt obligatorii:

• Sistemul trebuie sa fie integrat, permitind centralizarea completa a proceselor specifice din

Primarie;

• Sistemul trebuie sa contina nativ functionalitatile si procesele specifice unei primarii;


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 8

• Sistemul oferit sa fie independent de sistemul de operare si baza de date. Sistemul de operare

functional pe server sa poata fi atat din familia Windows cat si UNIX si sa poata fi schimbat in orice

moment fara modificari in cadrul sistemului.

• Este obligatorie respectarea tuturor cerintelor legale in domeniu, inclusiv reglementarile impuse de

Ministerul Finantelor pentru aplicatiile informatice.

• Solutia oferita sa fie confirmata de referinte internationale/ locale pe care beneficiarul sa le poata

vizita la cerere.

• Deasemenea, este necesar ca sistemul sa indeplineasca urmatoarele conditii generale:

• Aplicatia sa fie modulara si sa nu conditioneze functionarea unui modul, de achizitionarea

celorlalte module;

• Accesul la sistem al utilizatorilor trebuie sa includa nativ posibilitatea personalizarii si limitarii

accesului la aplicatii pe baza de roluri.

• Sa asigure confidentialitatea, securitatea informatiilor si monitorizarea accesului la date printr-un

sistem de drepturi si parole de acces la nivel de: utilizator, functie, modul;

• Sa fie parametrizabil intr-un grad care sa elimine, pe cat posibil, scrierea de programe si crearea de

tabele specifice client;

• Actualizarea informatiilor in sistem sa aiba loc in timp real;

• Limitarea la maximum a posibilitatii de a introduce date eronate sau neverosimile sau de a opera

functii gresite;

• Sistemul trebuie sa permita nu numai procesarea datelor ci si generarea de informatii - suport

pentru luarea deciziilor si fundamentarea politicilor de catre managementul compartimentelor si al

Primariei.

• Pe durata implementarii noului sistem sa nu se perturbe functionarea actualului sistem pana cand

acesta va fi inlocuit fara a perturba activitatea beneficiarului. Este de dorit ca intrarea in exploatare a

primei etape a noului sistem sa fie la maxim 4 luni de la semnarea contractului.

• Sa permita definirea campurilor de date obligatorii si optionale;

• Sa existe un sistem de validare a introducerii datelor. Aplicatiile vor asigura calitatea datelor

introduse prin proceduri de validare (prin definirea campurilor obligatorii, a formatului acceptat pentru

anumite campuri, a unor valori sau plaje de valori posibile pentru anumite campuri etc.) precum si prin

verificarea si atentionarea utilizatorilor asupra incompatibilitatilor sau contradictiilor dintre


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 9

inregistrari. Sa nu permita existenta datelor dublate, sa sesizeze datele inconsistente, datele lipsa sau

deteriorate.

• Sa permita valori initiale pentru campuri de date specificate, respectiv un mod de lucru bazat pe

selectare din liste sau preluare de valori de la inregistrari anterioare, acolo unde acest lucru este

posibil.

• Sistemul trebuie sa aiba interfata in limba romana

• Aplicatia trebuie sa permita navigarea facila in si intre toate modulele si accesarea tuturor

functiilor si comenzilor la care utilizatorul are acordate drepturi in cadrul aceleiasi sesiuni de lucru,

adica fara sa trebuiasca sa se deconecteze si reconecteze ca utilizator al aplicatiei.

• Interfata-utilizator trebuie sa prezinte coerenta din punctul de vedere al elementelor de design

(structura, fonturi, culori, meniuri, etc.) la nivelul intregii aplicatii.

• Aplicatia trebuie sa poata permite vizualizarea rapoartelor pe ecran inainte de tiparire.

• Tranzactiile efectuate sa permita evidentierea lor in toate modulele la care se refera. De exemplu,

pentru un anumit document sa se poata vizualiza in orice moment operatiile de incasare/plata efectuate

asupra lui (sau eventuale stornari). Sa nu se poata sterge date din sistem daca acestea sunt folosite in

diverse tranzactii, altele decat cea curenta.

• Sa existe posibilitatea arhivarii periodice a informatiilor din baza de date, avand disponibile

instrumente specializate si automate pentru acest fel de operatiuni.

• Sistemul va trebui sa permita aducerea informatiilor din arhive, in cazul in care este nevoie de

situatii de analiza detaliata pe perioade trecute de timp.

• Sistemul sa fie adaptat legislatiei romanesti si sa nu necesite o interventie speciala pentru a realiza

aceasta compatibilitate. In plus, furnizorul va trebui sa ofere imediat toate modificarile din sistem

impuse de schimbarile cadrului legislativ.

2.2 Cerinte privind securitatea sistemului si integritatea datelor

• Sistemul informatic trebuie protejat impotriva incercarilor deliberate sau accidentale de acces

neautorizat la datele pe care acestea le inmagazineaza. Sistemul trebuie sa permita urmatoarele ,

facilitati:

• controlul complet al accesului utilizatorilor la sistemele de aplicatii si fisierele de date;

• ierarhizarea in clase a utilizatorilor finali;

• generarea de parole si facilitati de administrare;


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 10

• impiedicarea accesului utilizatorilor finali de a se conecta la sistem daca acesta este in stare de

eroare;

• asigurarea securitatii tuturor interfetelor sistemului informatic, prevenind accesul utilizatorilor

neautorizati la sistem;

• raportarea pe baze periodice a detaliilor privitoare la accesul in sistem al utilizatorilor;

• Se vor furniza functionalitati de administrare care sa permita oferirea sau revocarea drepturilor de

acces, accesul la informatii pe baza de parole.

• Sistemul nu va permite accesul la datele din baza de date decat prin intermediul functiilor incluse

in sistemul standard integrat.

• Sistemul va permite administrarea drepturilor pentru clase de utilizatori la nivel de module, functii,

comenzi si campuri din formulare.

2.3 Cerinte privind flexibilitatea sistemului

Scalabilitate si flexibilitate in distribuirea sistemului, care sa permita extinderea sau modificarea

structurii organizatorice a utilizatorilor;

Sistemul va trebui sa prezinte un grad mare de parametrizare care sa permita modificari rapide si facile

in cadrul aplicatiei;

Sa fie complet configurabil si capabil sa faca fata necesitatilor unui numar crescand de utilizatori .

2.3 Cerinte privind arhitectura sistemului

Asa cum s-a precizat in capitolul referitor la cerintele generale, furnizorul va alege solutia tehnologica

si arhitectura software pe care o va considera cea mai potrivita pentru a indeplini criteriile mentionate

in prezentul caiet de sarcini si care va aduce beneficii maxime pentru Primarie.

2.4 Cerinte privind instruirea si asistenta tehnica

Instruirea care va fi furnizata inainte de intrarea in exploatare a aplicatiei si va fi structurata pe mai

multe module:

Instruire generala pentru utilizatori

Instruire specializata pentru administratorii de sistem (IT) care vor oferi suportul tehnic de intretinere a

sistemului.


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 11

Specialistii IT ai beneficiarului vor fi astfel instruiti de catre contractant incat sa poata asigura

functionarea sistemului cu o asistenta minima din partea furnizorului sau independent de contractant

incepand cu perioada postgarantie.

Asistenta la distanta. Pe parcursul utilizarii aplicatiei, se estimeaza ca va fi nevoie de suport tehnic de

la distanta (de tip helpdesk) pentru diagnoza si rezolvarea problemelor aparute in utilizare. Aceste

servicii vor fi furnizate de catre ofertant prin intermediul expertilor sai.

Cerinte privind furnizorul sistemului

Sa dispuna de personal de specialitate calificat si sa ofere suport prin persoane cu experienta in

domeniu.

Sa asigure proiectarea si functionarea sistemului informatic in conformitate cu legislatia din Romania.

Sa poata asigura in cel mai scurt timp (prin echipa din Romania) adaptarile necesare in cazul aparitiei

unor schimbari sau modificari de legislatie, in cadrul contractului de asistenta tehnica.

Pentru implementarea sistemului se va folosi o metodologie unica pentru toate subsistemele, pentru a

asigura premisele unei implementari de succes. Aceasta trebuie sa fie orientata pe materialele livrabile

in cadrul proiectului

Sa efectueze activitatile de instalare si configurare a aplicatiei la beneficiar.

Sa asigure instruirea personalului care va exploata sistemul;

3. Cerinte Sistem Informatic Integrat pentru Managementul activitatilor din

Primaria Satu Mare

Obiectivele Primariei Satu Mare, privind implementarea soluţiei specifice pentru sectorul public sunt:

Creşterea eficienţei tuturor activităţilor din cadrul Primariei Satu Mare., cu prioritate a celor privind

Gestiunea proiectelor, Urmarirea costurilor, Taxe si impozite si Contabilitatea financiara;

Creşterea calităţii suportului de decizie pentru management ;

Integrarea tuturor activităţilor specifice cu sistemul ERP ;

In cadrul sistemului informatic integrat ofertat, toate componentele vor fi obligatorii .


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 12

3.1 Gestiune costuri

Prin noul sistem informatic se urmareste ca prin aceasta componenta sa fie posibila furnizarea

informatiilor necesare managementului in vederea luarii deciziilor.

Aceasta componenta trebuie sa permita evidenta Contabilitatii interne (de gestiune) care sa fie in

stransa legatura cu contabilitatea financiara, astfel incat crearea unei tranzactii financiare sa fie

transmisa on-line contabilitatii interne, in baza unor reguli stabilite la nivel de client.

O cerinta de baza pentru aceasta componenta este sa faciliteze coordonarea, monitorizarea si

optimizarea tuturor proceselor din societate.

Contabilitatea interna a Primariei va permite urmarirea cheltuielilor si veniturilor pe centre de cost,

centre de profit sau alte obiecte de cost .

Sistemul trebuie sa fie capabil sa realizeze automat reconcilierea dintre contabilitatea financiara si cea

de gestiune.

Functiuni

Sa permita o intretinere simpla a obiectelor de cost, fara a fi nevoie de o reconfigurare/ ajustare la o

structura de centre care sunt decise operational de catre manageri;

Sa existe functionalitati care sa permita definirea unei structuri ierarhice de centre de cost si de profit;

Sa fie permisa definirea de reguli de distributie a cheltuielilor pe categorii si capitole; aceste reguli vor

permite repartizarea cheltuielilor pe centrele de cost finale;

Sa fie oferite instrumente care sa permita o analiza a costurilor si veniturilor

3.2 Gestiune Bugete

Componenta Gestiune Bugete trebuie să ofere suport pentru pregătirea si execuţia bugetară, cu toate fazele

implicate. Scopul este de a stabili bugetul general de venituri si cheltuieli, defalcat pe arii de

responsabilitate (subunităţi, departamente, etc), de a controla mişcările de fonduri implicate in execuţia

bugetara si de a preveni depăşirea bugetului.

Bugetul poate fi adaptat (rectificat) funcţie de modificarea condiţiilor de desfăşurare, prin suplimentari,

returnari de fonduri sau transferuri de fonduri.

Gestiune Bugete trebuie integrat cu celelalte componente, astfel încât, funcţie de cerinţele specifice ale

primăriei, toate datele necesare pentru execuţia bugetară sa fie disponibile, fără a mai trebui introduse a

doua oară.


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 13

In mod obligatoriu Gestiune Bugete trebuie integrat cu Contabilitate Financiara.

Componenta Gestiune Bugete trebuie să permită :

Controlul cheltuielilor si veniturilor, in vederea asigurării fondurilor necesare

pentru operaţiunile financiare ale organizaţiei

Controlul strict al bugetului, pentru a da răspuns la intrebari de tipul:

• Ce fonduri va primi un anumit departament/arie de responsabilitate ?

• Care este sursa unor fonduri ?

• Ce utilizare au primit anumite fonduri ?

Controlul resurselor financiare ale organizaţiei, prin compararea valorilor

planificate si a celor realizate, cu valorile prevăzute in bugetul curent.

Gestiune Bugete să includă un sistem de informare si raportare, care să permită analiza operaţiunilor

specifice pregătirii şi execuţiei bugetare.

Să se poată genera situaţii privind bugetul aprobat/lansat, utilizarea bugetului (valori realizate fata de

valorile planificate) si bugetul disponibil.

Datele să poată fi analizate atât la nivel sintetic, cât si la nivel de detaliu, cu posibilitatea de detaliere pana la

nivel de documente.

3.3 Gestiune Financiar-Contabila

Componenta Contabilitate Financiara trebuie sa contina urmatoarele sub-componente:

Contabilitate Generala

Contabilitate Furnizori

Contabilitate Clienti

Primaria Satu Mare urmareste ca prin noile functionalitati ale sistemului sa existe si posibilitatea de a

executa sarcini in mod automat ( exemplu inchiderea periodica - zilnica, lunara , anuala).

3.3.1 Contabilitate Generala

O cerinta de baza pentru modulul de contabilitate generala, este aceea de a permite gestionarea

informatiei contabile pentru o Primarie cu structura complexa, cu functiuni operationale si de raportare

distincte.


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 14

Sistemul va administra planul de conturi, perioadele contabile si va integra toate inregistrarile

contabile.

De asemenea, printr-o definire adecvata a structurii contului, informatia contabila va trebui sa poata fi

detaliata, de ex. la nivelul centrelor de cheltuieli sau activitatilor, fiind un instrument de urmarire si

analiza a activitatii compartimentelor.

Functiuni:

1. Sa nu conditioneze prelucrarea informatiilor dintr-o perioada de finalizare a lucrarilor intr-o alta

perioada;

2. Sa aiba redundanta minima a informatiilor;

3. Sa nu permita inregistrarea dubla a documentelor;

4. Sa permita adaugarea de documente auxiliare prin diverse note contabile;

5. Sa fie complet configurabil:

aplicatia sa aiba un plan de conturi general care sa poata fi ulterior dezvoltat (sa fie permis lucrul cu

mai multe planuri de conturi )

aplicatia sa permita o monografie completa a fiecarei tranzactii (operatiuni )

contabilitatea tranzactiilor sa fie propusa de catre sistem pe baza monografiilor intocmite (contare

implicita);

6. Sa realizeze rapoartele financiare impuse de legislatia si practica romaneasca.

Este obligatorie existenta unei functionalitati de generare a rapoartelor financiare legale pe teritoriul

Romaniei, precum si contabilitatea de Carte Mare (inregistrare a datelor primare ca baza pentru

rapoarte financiare).

3.3.2 Contabilitate Furnizori

Contabilitatea furnizorilor trebuie sa asigure Primariei instrumente eficiente de control asupra platilor,

in scopul de a plati numai pentru bunuri si servicii comandate si primite, a preveni platile duble, a

profita de discountul acordat de furnizor, a optimiza data platilor, a asigura un sistem de aprobare a

platilor.


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 15

Contabilitatea furnizorilor trebuie sa fie integrata in intreg sistemul informational al Primariei;

informatia referitoare la tranzactiile efectuate sa fie transmisa automat in contabilitatea generala, fiind

inregistrata in conturile corespunzatoare.

Functiuni:

1. Sa defineasca furnizorii in sistem cu informatiile necesare, cum ar fi: cod furnizor, denumire,

adresa, persoane de contact, nr. din registrul comertului, termeni de plata, cod taxa;

2. Sa asigure introducerea si gestionarea in sistem a facturilor de la furnizori. Sistemul va asigura

controlul termenilor de plata la nivele diferite.

3. Tranzactiile aprobate sa fie transferate automat in Contabilitatea Generala, preluate de acesta si

inregistrate in conturile din Planul de conturi;

4. Platile sa se poata efectua in moduri diferite: prin cecuri, ordine de plata etc.;

5. Periodic, la nivelul unei luni, sistemul sa realizeze inchiderea perioadei si transferul tranzactiilor in

Jurnale din Contabilitatea generala, pentru a fi inregistrate in conturile din Cartea mare. Anterior

transferului, sistemul sa ofere instrumente de auditare a informatiei stocate, on-line si prin rularea unor

rapoarte.

6 Sistemul va oferi rapoartele legale si rapoarte care sa permita auditul proceselor din contabilitatea

platilor;

3.3.3 Contabilitate Clienti

Modulul de contabilitate a clientilor si a incasarilor va asigura suportul pentru activitatile legate de

relatia cu clientii, avand ca scop realizarea unui control riguros asupra sumelor datorate si a celor

incasate de Primarie. Modulul va gestiona informatia despre clienti, atat datele de definire, cat si

istoricul relatiilor cu acestia. Controlul incasarilor poate fi imbunatatit prin reconcilierea documentului

de plata cu extrasul de cont bancar. Informatia contabila rezultata din tranzactiile efectuate, trebuie sa

se integreaze cu Contabilitatea generala, inregistrandu-se automat in Cartea mare.

Functiuni:

1. Gestionarea informatiei despre clienti privind :

Codificare client, denumire client, adresa , informatii de contact -persoana, telefon


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 16

termeni de plata , taxe si alte informatii necesare.

2. Sa mentina cel putin informatia despre client din ultimii doi ani referitor la incasari, penalizari,

facturi, si sa actualizeze informatia imediat, pe masura derularii proceselor zilnice;

3. Sa permita inregistrarea tranzactiilor in perioada curenta, chiar daca perioada anterioara nu a fost

inchisa;

4. Sa permita definirea termenilor de plata de catre utilizator

5. Sa asigure accesul on-line la intreaga informatie stocata, informatia despre clienti,

facturi, incasari prin selectii dupa criterii multiple.

6. Sa ofere un set de rapoarte

3.4 Taxe si impozite

Aplicaţia implementată va trebui să includă cel puţin următoarele funcţii principale:

Evidenţa obiectelor si a materiei impozabile: clădiri, terenuri, mijloace de transport şi alte bunuri sau

obiecte impozabile.

Evidenţa contribuabililor, atât persoane fizice cât şi juridice.

Instituirea tuturor tipurilor de creanţe (debite) pe baza materiei impozabile luate în evidenţă, conform

legii.

Procesarea, înregistrarea şi evidenţa plăţilor efectuate de contribuabili şi a efectului acestora asupra

creanţelor.

Informarea şi comunicarea cu contribuabilul.

Înregistrarea şi evidenţa altor creanţe bugetare, precum şi a plăţilor şi a efectului acestora.

Procesarea şi emiterea de informaţii-suport pentru managementul activităţii fiscale

Arhivarea şi dezarhivarea datelor privind evidenţa fiscală din ani anteriori, deschiderea şi închiderea

evidenţelor fiscale pentru un an fiscal, etc.

Monitorizarea şi analiza activităţii utilizatorilor aplicaţiei.

Evidenţa contabilă a veniturilor.

Gestiunea activităţii de executare silită a creanţelor


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 17

Secţiunile următoare descriu în detaliu cerinţele legate de fiecare din aceste funcţii:

3.4.1. Evidenţa obiectelor şi a materiei impozabile.

Pentru îndeplinirea acestei funcţii, aplicaţia trebuie să realizeze luarea în evidenţă a bunurilor,

veniturilor şi activităţilor, care fac obiectul impozitării sau taxării la nivel local, conform legii. În

legislaţie sunt specificate caracteristicile şi criteriile pentru fiecare obiect supus impozitării în vederea

stabilirii creanţelor bugetare.

3.4.2. Evidenţa contribuabililor.

Aplicaţia trebuie să permita urmatoarele:

Luarea în evidenţă a contribuabililor, atât persoane fizice cât şi persoane juridice, fiind necesară o

evidenţa a contribuabililor distinctă de evidenţa obiectului şi materiei.

Aplicarea unor mecanisme de regăsire (căutare) a contribuabililor atât pe baza elementelor specifice de

identificare (nume, prenume, CNP, adresa de domiciliu, localitate aparţinătoare etc.) precum şi pe baza

unor elemente de patrimoniu precum: adresa clădirilor aflate în proprietate (atunci când diferă de

adresa de domiciliu), număr CF/topo, serie motor mijloace de transport, număr chitanţă etc.

Gestiunea relaţiei fiscale cu fiecare contribuabil prin intermediul unui cont unic (sau rol unic) care să

consolideze toate obligaţiile de plată (creanţe instituite pe numele contribuabilului), plăţile, obiectele

impozabile atribuite, soldul, extrasul de cont, etc.

Calcularea creanţelor bugetare, în sensul majorărilor, scutirilor sau facilităţilor, pentru fiecare

contribuabil în parte în funcţie de încadrarea în anumite categorii. Aplicaţia să permită definirea

acestor parametrii pe perioada pentru care contribuabilul se încadrează în situaţia respectivă.

3.4.3. Instituirea creanţelor (obligaţiilor de plată ale contribuabililor)

Pentru îndeplinirea acestei funcţii, aplicaţia trebuie să aplice modalităţile de calcul prevăzute în lege

folosind datele din evidenţa obiectului şi a materiei impozabile, evidenţa contribuabilului şi parametrii


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 18

fiscali şi algoritmii de calcul stabiliţi pentru fiecare interval de timp, conform reglementărilor în

vigoare pentru perioadele respective.

Aplicaţia trebuie să permită:

Instituirea de creanţe în bloc, la nivelul întregii materii fiscale aflate în evidenţă, la începutul anului

fiscal sau la depăşirea unor scadenţe, cât şi instituirea lor în mod individual, la declararea unui nou

obiect impozabil, inclusiv prin instituirea retroactivă cu până la 5 ani în urmă atunci când luarea în

evidenţă a obiectului impozabil se face la o dată ulterioară dobândirii calităţii de contribuabil sau

proprietar de bunuri impozabile.

Stingerea în bloc a tuturor creanţelor sau suprasolvirilor care nu depăşesc o anumită sumă, printr-o

procedură specială.

Stabilirea sau modificarea de creanţe în mod individual şi prin intermediul unor borderouri de debitare,

în baza unor procese-verbale de constatare sau a altor documente justificative.

Inregistrarea oricăror operaţiuni asupra obiectelor impozabile cu efect imediat asupra creanţelor.

Modificările obiectelor impozabile trebuie să se poată face retroactiv, cu ajustarea automata a nivelului

creanţelor principale precum şi a accesoriilor acestora. Aplicaţia trebuie sa permită înregistrarea bazei

legale conform căreia se face fiecare operaţiune de modificare a unui obiect impozabil.

Menţinerea istoricului tuturor operaţiunilor efectuate.

3.4.4. Procesarea, înregistrarea şi evidenţa plăţilor efectuate de contribuabili şi a efectului

acestora asupra creanţelor.

Aplicaţia trebuie să permită efectuarea de plăţi integrale, grupate pe surse (impozite sau taxe) diferite,

sau plăţi parţiale pentru anumite sau toate obligaţiile de plată, prin alocarea sumei din documentul de

plată în conformitate cu prioritatea de stingere stabilită în aplicaţie şi cu creanţele selectate pentru

plată.

Stingerea creanţelor prin plăţi trebuie să se poată face individual inclusiv la nivel de obiect impozabil

(proces verbal de amendă, contract chirie/concesiune etc), nu doar tip de impozit sau taxă.

Aplicaţia să permită virarea, respectând regulile fiscale, a unor sume din plăţi, înregistrate ca

suprasolviri.

Aplicaţia trebuie să permită virarea sumelor între suprasolviri şi creanţe aparţinând unor contribuabili

(roluri) diferiţi.


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 19

Aplicaţia trebuie să permită înregistrarea operaţiunilor de restituire în numerar a sumelor achitate în

plus de către contribuabili.

Aplicaţia să poată să proceseze şi efectuarea de plăţi electronice la distanţă, pe Internet, cu ajutorul

unor interfeţe şi funcţii specializate în acest sens, conectate cu sistemele de plată online ale băncilor

sau ale furnizorilor de servicii de plată online. Acest tip de operaţiuni se va face asigurând nivelul de

securitate cerut prin Legea 291/2002. Efectul acestor plăţi asupra creanţelor trebuie să fie înregistrat

imediat ce banca sau furnizorul de servicii de plăţi online confirmă efectuarea plăţii din contul

contribuabilului.

Pentru plăţile efectuate prin bancă (inclusiv prin bancomate), precum şi prin agenţi de colectare a

impozitelor şi taxelor la sediile acestora sau la domiciliul contribuabilului (adică în cazuri în care

înregistrarea plăţii se face în aplicaţie doar la un anumit timp după efectuarea plăţii propriu-zise)

plăţile respective trebuie să-şi facă efectul începând cu data plăţii nu cu cea a înregistrării plăţii.

Pentru plăţile efectuate prin POS-uri instalate la sediile de colectare a impozitelor şi taxelor, aplicaţia

trebuie să permită emiterea, înregistrarea şi evidenţierea chitanţelor ca documente de plată asociate

plăţii prin POS, iar stingerea creanţelor să se facă la momentul plăţii prin POS. Aplicaţia trebuie să

permită ulterior asocierea transferurilor bancare aferente plăţilor prin POS cu chitanţele

corespunzătoare înregistrate la data plăţii, conform celor de mai sus.

Aplicaţia trebuie să permită procesarea şi înregistrarea tuturor formelor de plată în contul obligaţiilor

fiscale ale contribuabilului: prin numerar, prin ordin de plată din contul bancar al contribuabilului, prin

virarea sumelor rezultate din suprasolviri în contul obligaţiilor fiscale încă nestinse, prin plată cu

mijloace electronice, etc. Pentru fiecare din aceste tipuri de plăţi aplicaţia să permită emiterea

documentelor de plată necesare după caz: note de plată, chitanţe pentru numerar, chitanţe pentru plata

prin POS etc.

Aplicatia trebuie sa permita evidentierea operatiunilor de plata la nivelul conturilor sintetice (conform

conturilor primăriei deschise la Trezorerie), prin inregistrarea foilor de varsamant zilnice, a ordinelor

de plata si a altor tipuri operatiuni contabile. Inregistrarea documentelor de plata la nivelul conturilor

sintetice se va face automat, prin preluarea lor din evidenta analitica (platile inregistrate la nivelul

contribuabilului).

3.4.5. Informarea şi comunicarea cu contribuabilul


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 20

Aplicaţia trebuie să permită informarea oricărui contribuabil, prin intermediul contului unic, asupra

tuturor datelor şi informaţiilor de natură fiscală care îl privesc pe acesta, inclusiv istoria tranzacţiilor

efectuate în contul său, dosarul tuturor înscrisurilor emise şi adresate contribuabilului. Aplicaţia

trebuie să permită accesul la aceste informaţii atât prin intermediul angajaţilor primăriei, cât şi la

distanţă, prin mijloace electronice.

Toate înscrisurile emise de aplicaţie şi adresate contribuabilului, precum certificate fiscale, înştiinţări

de plată, somaţii, procese verbale de impunere etc. trebuie să fie arhivate electronic de către aplicaţie,

putând fi regăsite, afişate şi tipărite prin accesarea dosarului contribuabilului.

În cazul efectuării de plăţi online reale, aplicaţia să reflecte imediat la nivel de informare a

contribuabilului efectul plăţilor, inclusiv când consultarea informaţiilor despre contul fiscal se face

prin intermediul Internetului.

3.4.6. Înregistrarea şi evidenţa altor creanţe bugetare, precum şi a plăţilor şi efectul acestora

Aplicaţia trebuie să permită şi gestiunea altor venituri decât cele care sunt impuse de un bun

impozabil. În acest sens, aplicaţia trebuie să permită instituirea unor tipuri de creanţe (fără materie

impozabilă care să debiteze debite automat), de tipul amenzilor sau a diferitelor taxe ocazionale,

precum şi înregistrarea plăţilor încasate în contul acestor obligaţii şi a efectului lor.

Pentru procesarea şi evidenţierea acestor tipuri de taxe sau surse de venituri bugetare, aplicaţia trebuie

să permită în cadrul aceleiaşi surse debitarea unor creanţe fie pe bază de machetă (sau borderou) dar şi

înregistrarea directă a unor plăţi fără creanţe (operaţiune necesară de exemplu la plata unor taxe de

timbru judiciar sau a unor amenzi).

3.4.7. Procesarea şi emiterea de informaţii suport pentru managementul activităţii fiscale

La finalizarea implementării, sistemul trebuie să aibă deja machete de rapoarte pre-construite pentru a

răspunde cerinţelor legale cu privire la raportarea către autorităţile administraţiei publice locale,

precum şi cele legate de evidenţă contabilă, aşa cum sunt sau vor fi definite în legislaţie. În acest sens

să se poată folosi rapoarte precum: registrul de partizi, lichidarea poziţiilor de rol (sintetic si analitic),

situaţia incasărilor din ramăşiţă (pe ani şi analitic), incasările zilnice (pe surse), registrul de roluri,


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 21

situaţia scutirilor, nivel de incasare pe tipuri de debite la o anumită dată, debitări ini ţiale pe tipuri de

surse, situaţia soldului fiscal = Debite curente + Debite rămăşiţă + Suprasolviri an precedent – Încasări

pe curent şi rămăşiţă.

În plus, aplicaţia trebuie să permită generarea de rapoarte în mod facil, prin intermediul unui generator

de rapoarte integrat în sistem şi fără a fi necesară intervenţia programatorilor, pentru orice nevoi de

informaţii definite de către conducătorii compartimentelor fiscale.

3.4.8. Arhivarea şi dezarhivarea datelor privind evidenţa fiscală din anii anteriori, deschiderea

şi închiderea de an fiscal

Aplicaţia trebuie să permită operaţiuni speciale de închidere a evidenţelor fiscale pentru un an fiscal,

cu calcularea soldului la fiecare rol în parte şi pe fiecare tip de impozit în parte la nivelul întregii

evidenţe, precum şi cu generarea rapoartelor contabile şi fiscale de închidere a evidenţei specifice

activităţii fiscale. Prin închiderea unui an, se vor îngheţa înregistrările aferente anului respectiv.

Aplicaţia trebuie să permită arhivarea evidenţelor fiscale din ani anteriori în următoarele condiţii:

Evidenţele aferente fiecărui an trebuie să poată fi separate, atât în vederea efectuării de copii de

siguranţă distincte pentru fiecare an, cât şi pentru retragerea din evidenţele active a evidenţelor mai

vechi de 6 ani.

Modalitatea de regăsire a tutoror înregistrărilor şi datelor din anii pentru care s-a efectuat închiderea,

dar se află încă în evidenţele active, trebuie să rămână facilă, fără a necesita operaţii complicate sau

îndelungate. În plus, operaţiile care se pot efectua pe date din ani anteriori trebuie să respecte

reglementările de natură fiscală şi contabilă cu privire la evidenţe din perioade "închise".

În orice moment, sistemul trebuie să permită reinstalarea şi accesul la evidenţele din anii retraşi.

3.4.9. Monitorizarea şi analiza activităţii utilizatorilor aplica ţiei

Aplicaţia trebuie să genereze şi să arhiveze un jurnal zilnic al tuturor tranzacţiilor efectuate în

aplicaţie, înregistrând momentul tranzacţiei, marca utilizatorului, înregistrările şi modificările

efectuate, evidenţele afectate etc.

Aplicaţia trebuie să genereze rapoarte care să permită analiza activităţii fiscale (de tipul număr de

tranzacţii/utilizator/zi, timp mediu/tranzacţie, etc.) cu scopul de a permite îmbunătăţirea eficienţei

activităţii fiscale.


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 22

3.4.10. Evidenţa contabilă a veniturilor

Aplicaţia trebuie sa permită înregistrarea zilnică, din punct de vedere contabil, a operaţiunilor de

debitare şi scădere, precum şi a celor de încasare în contul debitărilor curente şi a creanţelor de tip

rămăşiţă, precum şi a celor de încasare fără debit, atât în numerar cât şi prin virament, compensări sau

restituiri. Înregistrarea contabilă a operaţiunilor trebuie să fie efectuată automat, şi într-un format care

să poată fi exportat şi să poată fi importat zilnic în programul de contabilitate a Primăriei, pentru ca

operaţiunile financiare decurgând din activitatea de gestiune a impozitelor şi taxelor locale să fie

evidenţiate în conformitate cu cerinţele legale privind evidenţa contabilă a veniturilor locale.

3.4.11. Gestiunea activităţii de executare silită a creanţelor

Aplicaţia trebuie să permită gestionarea activitaţii de urmărire şi declanşarea automată a procedurii de

executare silită a creanţelor bugetare, evidenţierea bunurilor sechestrate pentru obligaţiile

contribuabililor, a creanţelor pentru care s-au infiinţat popriri, urmărirea termenului de prescripţie,

urmărirea firmelor aflate in faliment şi a dosarelor de insolvabilitate.

Aplicaţia trebuie sa permită emiterea în bloc de inştiinţări, somaţii, titluri executorii la termenele şi în

ordinea stabilită de lege, pentru creanţele care se încadrează în anumite criterii (vechime, suma pe

rămăşiţă sau curent neîncasat la termenele scadente).

Aplicaţia trebuie să schimbe ordinea de stingere a obligaţiilor fiscale pentru s-a început procedura de

executare silită (stingerea obligaţiei fiscale înscrisă în titlul executoriu, în ordinea vechimii acestora,

întâi creanţa principală, apoi accesoriile).

Aplicaţia trebuie să calculeze majorări şi penalităţi de întârziere până la data întocmirii dosarului de

insolvabilitate, in cazul contribuabililor insolvabili, până la data deschiderii procedurii de faliment, în

cazul firmelor aflate în faliment sau calcularea penalităţilor de întârziere până la data inceperii

procedurii de executare silită., conform legii.

Pentru toate rolurile fiscale şi bunurile impozabile pentru care a fost declanşată procedura de executare

silită, să se poată marca acest lucru astfel încât orice utilizator care vrea să realizeze operaţiuni de

rutină asupra unui rol sau bun să fie atenţionat asupra existenţei unei proceduri deschise de executare

silită în conexiune cu contribuabilul sau bunurile în cauză.


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 23

3.4.12. Cerinţe privitoare la facilităţile de administrare şi modificare a aplicaţiei

Gestionarea parametrilor de natură fiscală în cadrul aplicaţiei trebuie să se poată face fără intervenţia

unui programator, prin intermediul interfeţei grafice.

Parametrii de natura fiscală trebuie să fie gestionaţi pe perioade arbitrare, nu pe ani fiscali, permiţând

modificarea normelor de calcul a impozitelor în cursul anului fiscal.

Aplicaţia trebuie să poată permite luarea în evidenţă a unor noi tipuri de impozite şi taxe, prin

intermediul interfeţei utilizator, fără a fi necesară intervenţia unui programator, cu excepţia cazurilor în

care impozitele noi au o logică complet distinctă de cele deja existente în aplicaţie.

Aplicaţia trebuie să permită generarea facilă a unor noi tipuri de rapoarte, cu ajutorul unor generatoare

de rapoarte, fără a fi necesară intervenţia unui programator, şi să salveze macheta noilor rapoarte

pentru a putea fi utilizate ulterior.

3.4.13. Cerinţe privitoare la tehnologia utilizată

Furnizorul trebuie să alegă soluţia tehnologică şi arhitectura software pe care o va considera cea mai

potrivită pentru a îndeplini criteriile de performanţă, ţinând însă cont de faptul că cel puţin o parte din

utilizatori vor fi distribuiţi la distanţă şi vor utiliza infrastructura Internet sau reţele private (însă fără

performanţe deosebite) pentru a accesa funcţiile aplicaţiei. Cerinţa principală este de a asigura

maximum de scalabilitate şi portabilitate, cu trafic minim de date între aplicaţiile client şi nodul central

al sistemului.

3.5 Gestiune investiţii

Componenta Gestiune Investiţii trebuie să furnizeze suport pentru planificarea si urmărirea investiţiilor

si a surselor de finanţare pentru:

Investiţii de capital, rezultate din achiziţii

Investiţii in cercetare si dezvoltare

Proiecte de dezvoltare

Programe de întreţinere si reabilitare, etc

Principalele funcţionalităţi cerute:


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 24

Urmărirea planurilor de investiţii pe diverse criterii (obiective, surse de

finanţare, etc) si durate de timp

Urmărirea diverselor contracte cu terţii

Urmărirea procedurilor de achiziţie si contractare

Urmărirea avizelor legale pentru construcţii si reparaţii

Gestionarea terţilor participanţi la încheierea contractelor

Gestionarea devizelor de lucrări (fizic si valoric )

Acces la rapoarte standard ale modulului din care pot fi efectuate analize

sintetice sau detaliate referitoare la datele gestionate de sistem

Asigurarea istoricului investiţiilor

Integrarea cu contabilitatea generala mai exact cu modulul ce gestioneaza mijloacele fixe

.

3.6 GESTIUNE STOCURI SI ACHIZI ŢII

Componenta Gestiune Stocuri si Achiziţii trebuie să asigure urmărirea materialelor si produselor, in

ceea ce priveşte aprovizionarea, mişcările de bunuri (din punct de vedere cantitativ si valoric) si

verificarea facturii.

Cerinţe :

înregistrarea mişcărilor de materiale (intrări/ieşiri), atât cantitativ cat si valoric)

cu actualizarea in timp real a stocurilor,

Editarea documentelor: NIR, bonuri de consum/restituire, bonuri transfer...

Evidenta comenzilor de aprovizionare pe furnizori cu păstrarea istoricului

(recepţii si facturare) si a stadiului comenzii,

Generare note contabile on-line pentru fiecare mişcare de stoc operata,

Interogări si rapoarte standard privind stocurile si/sau mişcările de materiale.

Stabilirea necesarului de aprovizionat (pe baza cerinţelor din departamente sau

in urma planificării de materiale)

Identificarea sursei de aprovizionare

Selecţia furnizorului si compararea ofertelor

Procesarea comenzii de aprovizionare

Urmărirea derulării comenzii de aprovizionare


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 25

Recepţia bunurilor si actualizarea stocurilor

Verificarea facturii cu recepţiile de bunuri corespunzătoare

3.6 GHIŞEU UNIC

Componenta Ghişeu Unic trebuie să includă funcţionalităţi referitoare la îmbunătăţirea serviciilor adresate

contribuabililor, prin oferirea unei interfeţe unice către aceştia si a canalelor multiple de acces la servicii,

prin instrumente ce contribuie la sporirea eficientei in preluarea si prelucrarea solicitărilor, la reducerea

costurilor si creşterea transparentei activităţilor administraţiei.

Centru de Contact

Centrul de Contact oferă contribuabililor un canal de contact simplu si unificat, prin care aceştia pot să

găsească informaţiile de care au nevoie si sa transmită spre rezolvare solicitările lor in mod eficient, fără a

fi trimi şi de la un birou la altul.

Procesele cheie din Centrul de Contact trebuie să includă:

Servicii pentru cetăţeni prin canale multiple bazate pe funcţii tip Internet; sunt incluse primirea de sesizări

de la cetăţeni, servicii de portal integrate.

Integrarea canalelor de comunicare, permiţând managerilor Centrului de Contact să acceseze, interpreteze

şi să difuzeze date relevante pentru buna organizare a activităţii.

Portal

O interfaţa unica, care concentrează toate tipurile de informaţii necesare primăriei, inclusiv aplicaţii

economice, baze de date, documente, date de pe Internet, facilitând utilizatorilor, pe baza diferitelor roluri

de autorizare alocate, accesul la acestea.

Prin intermediul Portal, angajaţii să poată accesa informaţiile si functionalitatile de care au nevoie

pentru îndeplinirea sarcinilor zilnice (aplicaţii, legaturi la documente interne, la pagini si servicii

Internet, etc), sporindu-se astfel eficienta activităţii.

Se va ţine cont de funcţionarea în prezent a aplicatiei privind managementul de documente si registratura

3.7 ANALIZA MANAGERIALA

Componenta Analiza Manageriala trebuie să asigure, printr-un set complet de instrumente şi

funcţionalităţi, consolidarea datelor operaţionale, pentru analiza si luarea unor decizii.


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 26

Principalele funcţionalităţi cerute sunt:

• înregistrarea datelor curente si istorice, din toate sursele de date ale

primăriei, permiţând:

o integrarea datelor (extragerea datelor din sursele de provenienţa)

o transformarea, consolidarea, stocarea si regăsirea datelor, pentru analiza si interpretare

Platformă OLAP pentru reprezentarea multidimensională a unor volume mari

de date istorice si operative, permiţând funcţionalităţi analitice complexe,

inclusiv funcţii statistice si matematice avansate si analize multidimensionale

complete.

Raportări si instrumente de analiza flexibile pentru analiza strategica si suport

decizie in cadrul primăriei

3.8 POPULAŢIE Şl STARE CIVIL Ă

Componenta Populaţie şi Stare Civila trebuie să asigure întocmirea, păstrarea, evidenţa şi eliberarea, în

sistem de ghişeu unic, a actelor de stare civilă, cărţilor de identitate, permiselor de conducere şi

certificatelor de înmatriculare a autovehiculelor, precum şi eliberarea paşapoartelor simple.

Aplicaţia trebuie să asigure în sistem de ghişeu unic,

eliberarea certificatelor de stare civilă;

înregistrarea actelor şi faptele de stare civilă, precum şi menţiunile şi

modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul şi reşedinţa persoanei;

Aplicaţia trebuie să permite întocmirea şi păstrarea registrelor de stare civilă; întocmirea, completarea,

rectificarea, anularea sau reconstituirea actelor de stare civilă, precum şi orice menţiuni făcute pe actele de

stare civilă şi pe actele de identitate; constituirea, actualizarea şi administrarea Registrului local de

evidenţă a persoanei; ţinerea registrelor de evidenţă pentru fiecare categorie de documente eliberate.

Funcţionalităţi cerute:

eliberare certificate de naştere, căsătorie si deces, cărţi de identitate,

paşapoarte simple şi permise de conducere; păstrează evidenta cu privire la

alte date privind persoana (Stagiu militar, Religie etc.);


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 27

înregistrare menţiunile şi modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul

şi reşedinţa persoanei, în condiţiile legii; ţine registrele de evidenţă pentru

fiecare categorie de documente eliberate;

tipărirea actelor eliberate şi a menţiunilor;

salvare imaginile posesorilor de carte de identitate;

căutarea persoanei şi filtre de ordonare;

securizarea programului prin definirea conturilor de utilizatori si a

nivelului de acces a acestora;

posibilităţi pentru definirea unor menţiuni noi; configurare/verificare CNP;

definirea ofiţerilor de stare civila;

definirea nomenclatoarelor pentru străzi, localităţi, judeţ, cod poştal,

cetăţenie, naţionalitate.

3.9 REGISTRUL AGRICOL

Componenta Registrul Agricol este destinata asigurării unei evidenţe unitare cu privire la starea

terenurilor pe categorii de folosinţă, întocmirea şi ţinerea la zi a registrului agricol. Sistemul trebuie să

asigure

evidenţa componenţei fiecărei gospodării (capul gospodăriei şi membrii

acesteia);

situaţia terenurile pe care le deţin, indiferent de titlu, pe categorii de folosinţă (şi

modul de utilizare),

evidenţa suprafeţelor cultivate cu principalele culturi şi numărul de pomi pe

specii;

situaţia efectivelor de animale, pe specii si categorii, existente la începutul

anului;

situaţia clădirilor de locuit şi celorlalte construcţii gospodăreşti;

evidenţa mijloacelor de transport cu tracţiune animală şi mecanică;

situaţia tractoarelor si maşinilor agricole.

Elaborarea de situaţii statistice privind:


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 28

numărul de gospodării ale populaţiei, de clădiri de locuit si construcţii

gospodăreşti, de mijloace de transport cu tracţiune mecanică sau animală, de

tractoare si maşini agricole;

modul de folosinţă a terenurilor, suprafaţa cultivată cu principalele culturi;

numărul de pomi fructiferi pe specii;

efectivele de animale pe specii si categorii la începutul anului,

evoluţia anuală a efectivelor de bovine, porcine, ovine si caprine.

3.10 URBANISM

Componenta Urbanism trebuie să asigure registre electronice separate pentru înregistrarea şi gestionarea

diverselor tipuri de acte ce ţin de Serviciul de Urbanism cum ar fi

certificate de urbanism,

autorizaţii de construire,

acorduri unice,

avize extravilane,

certificate de notare,

certificate de radiere etc.

în cadrul aplicaţiei să se asigură numere secvenţiale unice, să se poate căuta rapid în fiecare registru în

parte. Din aplicaţie să se genereaze liste cu autorizaţiile somabile.

Se solicită integrarea aplicaţiei Urbanism cu Managementul de documente

Posibilitatea generarii de rapoarte in formate usor de publicat pe internet(pdf, xls, doc,)

3.11 GESTIUNE RESURSE UMANE

Componenta Resurse Umane trebuie să ofere doua componente:

• Administrare Personal

Se asigura administrarea generală a personalului, recrutarea de personal, gestiunea cheltuielilor de

deplasare, de şcolarizare precum şi managementul timpului.

• Dezvoltare Personal


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 29

Să se permită o reacţie flexibilă la modificări ale pieţii, modificări ale structurii organizatorice, evaluări

periodice, calificative, scenarii şi profile de dezvoltare, înregistrarea demisiilor sau a

indisponibilizărilor neprevăzute dar şi posibilitatea de angajare de personal calificat.

Funcţionalităţi de baza:

Managementul timpului

Decontări

Planificări de personal:

Organizare

Candidaţi

Instruire şi perfecţionare

Planificarea costurilor

• Rapoarte specifice

3.12 GIS

Componenta GIS (Sistem Informaţional Geografic) reprezintă un produs software prin intermediul căruia

se realizează o legătura intre una sau mai multe imagini grafice (harţi digitale incorporate in sistem) si

baze de date in care se pot stoca informaţii cu privire la anumite locaţii de pe harta.

Printre facilitatiile oferite se enumera:

Crearea unei evidente stricte privind eventualele modificări ale terenurilor

(comasări, dezmembrări, vanzari-cumparari, etc.);

Obţinerea directa prin navigarea pe harta a informaţiilor despre o zona, o

parcela, o clădire. Informaţiile pot fi de tip: regim de proprietate, stare utilităţi,

date fiscale etc

In cadrul Primăriei Satu Mare s-a demarat dezvoltarea unui sistem GIS in prezent lucrându-se la actualizarea

hartii digitale a orasului .

Se cere prin intermediul acestui caiet de sarcini creearea de interfeţe specializate care sa acceseze datele din

sistem. (Interfatarea cu restul modulelor, asigurandu-se schimbul de date specifice cu baza de date unica.)


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 30

3.13 Gestiune de documente

In cadrul Primăriei Satu Mare exista un sistem de management documente . Se cere interfatarea cu restul

modulelor, asigurandu-se schimbul de date specifice cu baza de date unica.

3.14 Gestiune Proiecte

Prin aceasta componenta se urmareste planificarea si urmarirea proiectelor interne/externe. Urmarirea

trebuie facuta si din punct de vedere tehnic cat si din punct de vedere comercial.

Functiuni :

Sa permita descrierea activitatilor proiectului intr-o structura ierarhica;

Sa permita descrierea desfasurarii in timp a proceselor

Sa fie posibila planificarea costurilor pe parcursul desfasurarii proiectului

Deasemenea, este necesara estimarea evolutiei costurilor pentru cunoaste diferentele intre costurile

planificate si cele realizate intr-o anumita faza a proiectului;

Se doreste urmarirea detaliata a desfasurarii proiectelor, depistarea abaterilor de la plan si corectarea

acestora

Modulul (aplicatia) trebuie sa asigure monitorizarea si controlul executiei proiectului prin diverse

instrumente

In descrierea proiectelor este necesara si planificarea resurselor (umane si materiale)

Este necesar sa se asigure gestiunea documentelor de proiect;

Sa existe flexibilitate in oferirea informatiilor pentru monitorizarea si controlul proiectelor;

Sa ofere un sistem de raportare cu informatii detaliate relative la proiectele urmarite;

Să asigure posibilitatea preluării datelor din aplicatii de tipul DocLib (gestiune devize de lucrari

Infodoc Bucuresti)

Sa asigure posibilitatea interfatarii cu alte aplicatii ;


Primaria SATU MARE

--Pagina -- 31

4. Cerinte privind referintele

Se solicita ca produsul oferit pentru sistemul informatic sa aiba referinte de implementare in primarii,

cu prioritate in primarii din state ale Uniunii Europene.

Sef birou informatica,

Ing. Daniela Corodan

Documents

CAIET DE SARCINI - Primăria Satu MareCAIET DE SARCINI... · Functionalitatile minime ale aplicatiilor sunt cerute prin prezentul caiet de sarcini si sunt detaliate in capitolul 3