C ontrol de G estión I nstitucional Módulo de Administración

OFICIALÍA MAYORUNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

CGI – MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN C G I

Control de Gestión Institucional

Módulo de Administración



• Módulo de Administración• Estructura Organizacional• Roles de usuarios dentro de una Oficina• Estructura y roles dentro de cada Oficina• Prerrequisitos de la Unidad Responsable para crear oficinas y

usuarios• Instalación del Módulo de Administración • Generación de folios• Plantillas• Clasificación archivística

Contenido



Módulo de Administración

El módulo de administración de Peg@sus permite organizar y mantener la operación de toda la solución, a través de administración de los usuarios con sus roles y flujos de trabajo, mantenimiento de catálogos, administración y monitoreo de servicios en segundo plano.



Estructura Organizacional

AdministradorPrincipal(UTIC)

Administrador de Oficina

SCT

SSC

DGCR

SST

DGTFM

SSI

DGDC

OM

DGPOP

DGRH

DGRM

UTIC

CGC

CSCT AGS

CSCT BC

CGPMM

DGP

DGMM



Roles de usuario dentro de una oficina

CAPTURA SEGUIMIENTO

Ejecutivo o Jefe de Captura

Capturistas

Titular

Secretarios Parts.

Ejecutivo

Supervisor

Secretaria

Administrador



Estructura y roles dentrode cada Oficina

OficinaPrincipal

Titular

Secretarios Particulares

Secretarias

Ejecutivos


Secretarias

Supervisores

Oficinas

Sub-Oficina1

Titular

Ejecutivos

Oficina de Captura

Sub-Oficina 2

Oficina de Captura

Oficina de Captura

Ejecutivo

Capturistas



Estructura y roles dentrode una organización

Oficina Principal

Titular


Secretarias

Ejecutivos


SecretariasSupervisores

Administra-dores

Oficinas

Sub-Oficina1

Titular

Ejecutivos

Oficina de Captura

Sub-Oficina 2

Oficina de Captura

Oficina de Captura

Ejecutivo

Capturistas



Estructura y roles dentrode una organización

Oficina Principal

Titular


Secretarias

Ejecutivos


Secretarias

Supervisores

Administra-dores

Oficinas

Sub-Oficina 1

Titular

Ejecutivos

Oficina de Captura

Sub-Oficina 2 Titular

Oficina de Captura

Ejecutivo

Capturistas



Prerrequisitos de la Unidad Responsable para crear oficinas y usuarios:

El Responsable del Control de Gestión del área y/o Administrador de la Oficina Principal (Unidad Responsable) deberá contar con la siguiente información:

•Titular de la oficina principal•El administrador de Oficina•Las sub-oficinas (Direcciones Generales Adjuntas, Direcciones de Área o Subdirecciones de Área) que integrarán la Oficina Principal.•Los perfiles que tendrán los usuarios que utilizarán el sistema en la Oficina Principal y en cada Sub-oficina:



Prerrequisitos de la Unidad Responsable para crear oficinas y usuarios:

supervisores, ejecutivos, secretarios particulares y secretarias.•Si se contará con oficina de captura (responsable y Capturistas) en la Oficina Principal y en cada Sub-oficina.•El catalogo de clasificación archivística.

El usuario Administrador deberá crear la estructura definida en los puntos anteriores.



Instalación del Módulo de Administración ***1. Acceder a la liga: http://sctutic3pre01/Default.htm

2. Dar clic en la liga:http://sctutic3pre01/PegasusAdministracion/Publish.htm

3. Dar clic en el boton Instalar

4. Dar clic en el boton Instalar

***Se debe tener instalado en el equipo el NetFrameWork 3.5 y contar con cuenta de administrador de oficina solicitada previamente en la UTIC.

http://sctutic3pre01/Default.htm

http://sctutic3pre01/PegasusAdministracion/Publish.htm



Generación de folios

Oficina

Cuando un asunto se registre en el sistema, éste le proporcionará un número de folio de forma automática, el cual contiene los siguientes elementos:

Origen: “G” o “E”• Si remitente del asunto es un “Usuario interno” (de la SCT), el sistema generará un folio con origen “G” • Si remitente del asunto es un “Usuario externo” (ajeno a la SCT), el sistema generará un folio con origen “E”

G 100 00 09 – 1G 100 00 09 – 2E 100 00 09 –1E 100 00 09 –2




Oficina

Prefijo•Cada oficina en el sistema contará con un prefijo para identificar los asuntos registrados en la Unidad Responsable, el prefijo será el número que cada unidad tiene presupuestalmente, asi como la oficina interna de la unidad, por ejemplo, Oficina del Secretario, Secretaria Particular 100 00, Coordinación Administrativa 100 10, Coordinación de Asesores 100 20, etc.•Todos los folios tanto internos como externos contarán con el mismo prefijo de acuerdo a la oficina que se trate.

Año•Año de calendario en dos dígitos, este valor lo tendrán todos los folios y cambiara una vez que suceda el cambio de año.

G 100 00 09 – 1G 100 00 09 – 2E 100 00 09 –1E 100 00 09 –2




Oficina

Consecutivo•Este elemento se asignará por cada origen de folio, prefijo y año, es decir, habrá para cada oficina dos contadores de folios, uno para Internos y otro para externos, el cual se iniciará en 1 cuando haya cambio de año calendario.

Nueva modalidades de numeración de consecutivos:•Consecutivo Separado.- Se tendrá numeración independiente para los folio E y G, es decir, se tendrá: E1, E2, E3, E4, … EN

G1, G2, G3, G4 … GN

•Consecutivo Único.- Se tendrá numeración única para los folio E y G, es decir, se tendrá: E1, E3, E5, E6, … EN

G2, G4, G7, G8 … GN +1

G 100 00 09 – 1G 100 00 09 – 2E 100 00 09 – 1E 100 00 09 – 2

Documents

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