Upload
others
View
5
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
CƠHỘITOÀNCẦUVỚIIBTEbookmiễnphítại:www.Sachvui.Com
ChươngtrìnhHiệuquảcánhân(PEP)đượchìnhthànhvàpháttriểnởThụyĐiểnnhằmgiúpcáccánhânvàtổchứccảithiệnkhảnăngquảnlýkhốilượngcôngviệccủahọ.
Họcviệncôngnghệkinhdoanh(IBT),vớirấtnhiềucơsởởHoaKỳ,đượcthànhlậpnăm1984nhằmmangchươngtrìnhPEPtớikhắpnơitrênthếgiới.Kểtừkhiđượcthànhlập,đãcógầnmộttriệungườitrênkhắpthếgiớiđượcđàotạovàhuấnluyệnthôngquatiếntrìnhPEP.
NhữngchuyênviêntưvấnđượccấpbằngPEPđãđưacácchươngtrìnhđàotạocủachúngtôitớihơn25quốcgiaởchâuÂu,khuvựcChâuÁTháiBìnhDươngvàmiềnNam,miềnBắcnướcMỹ.Cơhộichocácchuyêngiatưvấnởtấtcảnhữngkhuvựcnàyđềuđồngđềunhưnhau.
CàngngàycàngcónhiềutổchứcsửdụngPEPnhưmộtcôngcụđểđốiphóvớiáplựcvàcăngthẳngngàymộtnhiều,cũngnhưđểgópphầngiatănghiệuquảvànăngsuấtcánhân.
ThịtrườngPEPcủachúngtôirấtrộng.Chúngtôilàmviệcvớimộtloạtnhữnglolắngcủamọiđốitượng,từnhữngbộngànhchínhphủtớinhữngtậpđoànđaquốcgiahaynhữngngườibánbánhnhỏlẻ.
IBTcấpphépchoPEPcóquyềnchứngnhậnnhữngchuyêngiatưvấnđủnănglựcđãđượcchúngtôihuấnluyệnvàgiámsátbằngphươngpháphuấnluyệnPEPthànhcông.PhươngphápnàykhôngchỉdànhchonhữngdoanhnhânmuốngiớithiệuvàchuyểngiaoPEPmàcòndànhchonhữngtổchứcmuốnđưaPEPvàogiảngdạyvàđãcócácchuyêngiatưvấncủariênghọnhằmtriểnkhaiPEPtạichínhtổchứccủahọ.
Vàođầunăm2008,trênthếgiớicó350huấnluyệnviênPEPtíchcực.
Nếubạnđangtìmkiếmmộtcôngviệcmớivớinhiềucơhộituyệtvời,hãyliênlạcvớichúngtôitheođịachỉ:IBTInternationalInc.
IBTInternationalInc.
POBox1057
BocaRaton,Florida33429,USA
ĐT:(1)5613670467
Fax:(1)5613670469
Email:[email protected]
Website:www.ibt-pep.com
LỜINÓIĐẦUEbookmiễnphítại:www.Sachvui.Com
“Lụtviệc”đãtrởthànhtìnhtrạngphổbiếnởkhắpcácvănphòng.Vớisựsinhsôinảynởcủacáccôngnghệchophépchúngta“on”24h/ngày,điệnthoạidiđộng,thưđiệntử,mạngInternet,tinnhắnvănbản,fax(khôngđượcquêndạngin),tấtcảchúngtađềucảmthấymìnhcóquánhiềuthứphảixửlývàcóquáítthờigianđểthựchiệnđiềuđó.
Tôiđãlàmviệctronglĩnhvựclaođộngtríócđượchơnmộtphầntưthếkỷ.Tôithấyáplựcvàyêucầuđặtlênvainhữngngườimuốnhoànthànhcôngviệcngàycànggiatăng.Cólẽbạncầmcuốnsáchnàylêncũngvìbạnnhậnramìnhcầnphảilàmgìđó!
Đểgiảiquyếtvấnđềnày,tôiđãhọcđượcrằngtrởngạiduynhấtvàlớnnhấtmàhầuhếtmọingườicầnphảivượtqualạichẳngliênquangìtớikhốilượngthôngtinbạnphảixửlýhayyêucầuđượcđặtrachobạn,thậmchí,chẳngliênquangìtớilượngthờigianbạncó.Thửtháchcủabạnchỉđơngiảnlàlàmsaotậpđượcthóiquengạtnhữngđiềubạnkhôngthíchsanghẳnmộtbên.
Phầnlớnchúngtachưatừngđượcdạycáchlàmviệc.
Hầuhếtchúngtađềuđãhìnhthànhnhữngthóiquenlàmviệcxấuvànhữngthóiquenđóđềurấtkhóthayđổi.
Nóivềthayđổi–hầuhếtchúngtađềukhôngthíchthayđổi.
Tronglầntáibảnthứtưnày,cuốnsáchđềcậpđếnrấtnhiềuthayđổivềcôngnghệtrongnhữngnămqua.Bắtkịpnhữngthayđổivềcôngnghệlàcầnthiết,nhưngcómộtviệcquantrọnghơnrấtnhiềumàbạncũngnênlàm,đólàhìnhthànhnhữngthóiquenmớivàtốthơn,đồngthờiliêntụccảitiếnquytrìnhlàmviệccủabảnthân.Cáchđây25năm,điềuđóđãđúng;vàbâygiờ,điềuđócũngvẫncònđúng.
Thayđổithóiquenvàứngdụngnhữngnguyêntắclàmviệccánhânhiệuquảlàđiềumàcôngtychúngtôiđãthựchiệnthànhcông
trongnhiềunăm.Cuốnsáchnàylàsựđúckếthàngtrămkinhnghiệmcủarấtnhiềungườicónăngsuất(làmviệc)caomàchúngtôiđãđàotạovàhuấnluyệnởIBTsuốt25nămqua.Nhữngngười“năngsuấtcao”nàylàmgì?Họlàmđiềuđónhưthếnào?Hànhvilàmviệccủahọcóthểđúcrútthànhnguyêntắcđểtấtcảmọingườiđềucóthểápdụngđượckhông?Cuốnsáchnàytrìnhbàynhữngchiếnlượcđãquachứngminhđểgiúpkháchhàngcủachúngtôitiếpnhậnnhữngnguyêntắcđóvàbiếnchúngtrởthànhmộtphầnhànhvicủahọ.
Điềugìlàmnêntiếntrìnhlàmviệccánhâncủachúngta?Làmthếnàobạncóthểcảithiệnđượctổchứccủamình?Hệthốngnàolàhiệuquảnhất?Bạnphảibắtđầutừđâu?Làmcáchnàobạncóthểthiếtlậptrậttựnhanhđểlàmđượcnhiềuviệchơn?Tấtcảnhữngđiềuđósẽđượctrìnhbàytrongcuốnsáchnày.
Ngoàira,chúngtôicònhọcđượcrằngthưđiệntửvàhọphànhlàhaitrongsốnhữnghoạtđộnglãngphínhấtcủachúngta.Maymắnlàchúngtôiđãhọcđượccáchhayđểđốiphóvớihaivấnđềnày,vàtấtcảnhữngkinhnghiệmcũngnhưnhữngkiếnthứcđóđềuđượctrìnhbàythànhhaichươngtrongcuốnsáchnày.
Tôicũngđãthêmmộtchương“Tómlượcđắtgiá”,rútgọnquátrìnhcơbảnvàomộtvàitranggiấyđểgiúpnhữngngườiquábậnrộnnắmđượcnhữngnộidungcơbảnnhất.
CharlesDickensđãtừngnói:“Tôikhôngthểlàmđượcnhữnggìtôiđãlàmđượcnếukhôngcóthóiquenđúnggiờ,ngănnắpvàkiêntrì.”Tôihivọngnhữngthôngtintrongcuốnsáchnàycóthểđemlạikiếnthứcvàphươngphápluậnchobạnhìnhthànhnhữngthóiquenmớivàtốthơnđểtạorasự“ngănnắp”tốtnhấtcóthể,khuyếnkhíchsửdụngcáccôngcụđểcủngcốthóiquenđúnggiờvànuôidưỡngphẩmchấttuyệtvời,kiêntrì,chotớikhibạnđạtđượcthànhcông.
KERRYGLEESON
BocaRaton,Florida
CHƯƠNGTRÌNHHIỆUQUẢCÁNHÂNLÀGÌ?
Khinghethấytừ“hiệuquả”,ýnghĩđầutiênxuấthiệntrongtâmtrímọingườilà“Biếncáikhôngthểthànhcóthể”.Tôikhôngđịnhnghĩahiệuquảnhưthế.Hiệuquả,vớitôi,làlàmsaođểhoànthànhcôngviệcvớisựnỗlựcítnhấtcóthể.
Tôiđãchứngkiếnrấtnhiềusảnphẩmcôngnghệmớixuấthiệnởnơilàmviệcvàđãnhìnthấytácđộngtíchcựccủanhữngthiếtbịđó.Tôicũngđãchứngkiếnrấtnhiềutrongsốnhữngsảnphẩmcôngnghệđókhôngđượcnhưkỳvọngcủamọingười,vàtrongnhiềutrườnghợpcònkhiếnmọingườicăngthẳng,áplựchơn.
Khôngchỉmỗicôngnghệmàcảsựtoàncầuhóacủangànhkinhdoanhcũngcóảnhhưởngnghiêmtrọngtớicuộcsốngvàcôngviệccủaconngười.Ngàynay,nhữngmốiquanhệhợptácxuyênlụcđịađãtrởnênkháphổbiến,khiếnchươngtrìnhlàmviệcbịđẩytừ8tiếng/ngàylên16,đôikhi18tiếng/ngày.Môitrườngkinhdoanhtoàncầumớinày,cùngvớicácloạicôngnghệ,đãthêmmộtnhântốmới(vốnkhôngtồntạitronglựclượnglaođộng10nămtrước)chosựcăngthẳng.
Thờitrước,bạncóthểnhậnđượcmộtyêucầuthôngquabưuđiện(“thưtay”),đặtnótrênbànmộthoặchaingày,suynghĩvềnó,vàthậmchícòncóthểngụybiệnlà“Vẫnchưanhậnđược”(nếungườigửihỏisaochưatrảlời).Giờchúngtacónhữngphươngthứcliênlạcnhanhchóngnhưđiệnthoại,tinnhắn,thưđiệntử,vàthườngthìngườigửisẽtrôngchờchúngtahồiđápngaylậptứcđốivớihầunhưtấtcảmọiviệc.Dườngnhưtấtcảmọingườiđềuđòihỏicôngviệcphảiđượchoànthànhnhiềuhơnvànhanhhơn.
Điềunàycóảnhhưởngnhưthếnàotớiconngười?Vớitôi,chẳngcógìlạkhithấymọingườigầnnhưluônởtrongtrạngtháiquátảivớicôngviệc,dẫntớicảmgiáclolắng,căngthẳngvàmấtkiểmsoát.Nhữngcảmxúcnàykhôngthểgiúphoànthànhcôngviệcđược.
Tôiđãpháthiệnrarằngkhôngphảikhốilượngcôngviệc,mà
chínhcáicáchconngườihoànthànhcôngviệcvàphảnứngvớinóđãảnhhưởngtớicảmxúccủahọvềcôngviệc.Tôiđãđượcchứngkiếnnhữngngườicuốicùngcũnggiảiquyếtđượcvấnđềnàymộtcáchổnthỏavàthoảimái.Bằngcáchtìmhiểucáchhọlàmviệcvàcảithiệntiếntrìnhlàmviệc,cuốicùngmọingườicóthểkiểmsoáttốthơnvàđạtđượcthànhcônglớnhơn,giúpgiảmđángkểcảmgiáccăngthẳng.
NGUỒNGỐCCỦACHƯƠNGTRÌNHHIỆUQUẢCÁNHÂN
Vàođầunhữngnăm1980,tôiđangsốngởThụyĐiểnvàcómộtdoanhnghiệptưvấnmarketingvàkinhdoanhnhỏ.Đểthuhútthêmkháchhàngmới,tôiđãtạoramộtkếhoạchbồithườngđộcnhấtởThụyĐiểnlúcbấygiờ.Tôisẽkhôngnhậnphíchotớikhikháchhàngđạtđượckếtquảcụthểcóthểđođược.Điềuđótạoramộtsợidâyhấpdẫnkhiếncáccôngtyquantâmvàsẵnsànggặp,ítnhấtlàgặpvànghetôitrìnhbày.Nếumộtkháchhàngtiềmnăngchorằngtôicóđiềugìđóđểchàomời,thìkhókhănđầutiêncầnvượtqualàphảixácđịnhđượcđiềugìtạonênmộtkếtquảcóthểđolườngđược.Vìchuyênngànhcủatôilàmarketingvàkinhdoanh,nêntôicóthểđặtrađượcnhữngmụctiêucụthể,thườnglàtăngdoanhthuvàkháchhàng.
Tháchthứctiếptheomàtôiphảiđốimặtlàphảitạoramộtchiếndịchmarketingvàkinhdoanhsaochocóthểđạtđượckếtquảcóthểđolườngđượcđó.Điềunàydễhơntôitưởng:Tấtcảnhữnggìtôiphảilàmlàhỏinhữngngườithựchiệncôngviệcxemhọsẽlàmgìđểđạtđượckếtquảmongướcđó.Đaphầnnhữngngườinàyđềubiếthọcầnphảilàmgì.
Sauđótôichỉcầnpháttriểnmộtkếhoạchdựatrênthôngtinđầuvàocủahọvàđưakếhoạchđóchohọ.Điềuthúvịlà,trởlạisauvàituần,tôipháthiệnrakếhoạchđóvẫnchưađượcthựcthi.Cácnhânviênnóihọkhôngcóthờigian.Họcóquánhiềuviệckhácphảilàm;ngườithìốm,ngườithìđinghỉmát,ngườithìchỉđơngiảnlàkhôngnhớ.Đólàmộtvấnđềđốivớitôi.Tôicầnphảithúchọhoànthànhbảnkếhoạch,nếukhôngtôisẽkhôngđượctrảlương.Cóthểthấycác
nhânviênnàyvướngvàovôsốnhữngviệckhônghiệuquảthườngnhật,mấtthờigiantìmkiếmđồđạchoặcvôtổchứctheohàngtrămcáchkhácnhau.Cuốicùngtôicũngnhậnralànhiệmvụchínhcủamìnhchảcóliênquangìtớimarketingvàkinhdoanh.Thayvàođó,vaitròchínhcủatôitrởthành:Giámsátvàđốcthúchọthựchiệnnhữngviệcmàhọđãnghĩtớingaytừđầu.
Trướcđó,tôiđãthànhcôngtrongviệcxâydựngcộngđồngkháchhàng.MộttrongnhữngkháchhàngcủatôilàchinhánhSvenskaHandelsbanken,mộttrongnhữngngânhàngđemlạilợinhuậnlớnnhấtởScandinavia(1).Chinhánhđóthuêtôiđểtănglượngtiềntrongtàikhoảntiếtkiệm–mộtmụctiêucóthểđolườngđược.Cùngvớinhómquảnlývàcácnhânviên,tôiđãvạchrađượcmộtkếhoạchmarketingđểhoànthànhmụctiêuđócủahọ.Nhưngphầnkhónhấtlàthựchiện.
Cóvàivấnđềcảntrởviệcthựcthikếhoạch.Chẳnghạn,vềmặtchínhsách,nhânsựtrongngânhàngthườngthayđổicôngviệcvànơilàmviệctheođịnhkỳ.Vậylà,cứkhoảngvàitháng,mọingườilạithấymìnhởnơilàmviệcmớimàchẳngbiếtvịtríđồđạcởđâu.Phảimấtvàituầnđểtrởlạitrạngtháiổnđịnh.Trongkhiđó,thờigiancủamọingườilạibịlãngphí.Ngoàira,thayvìtiếnhànhgiaodịchngaylậptức,mộtsốnhânviênlạitạoramộtđốngviệctồnkhổnglồbằngcáchgạtnhữngnhiệmvụmàhọnghĩlàsẽmấtnhiềuthờigianhơnsangmộtbênvàquaytrởlạithựchiệnsau.Hơnnữa,dokhôngcóhộpđựngtàiliệutrênbàn,nênkhithưđến,nósẽđượcđặttrênbàn,thườnglàbêncạnhhoặclêntrênnhữnggiấytờvốnđãđượcđểsẵnởđó.Đôikhi,nhữngviệcquantrọngtrongbứcthưcủangàyhômđócóthểbịchônvùidướiđốngnhữnggiấytờkhácđượcđặttrênbàn,hoặcthậmchí,hoàntoànkhôngđượcđểý.
Ngườiquảnlýchinhánhngânhàngđólàmộtnhàquảnlýcónănglực,nhưngbàlạidànhphầnlớnthờigiancủamìnhđểgiảiquyếtnhữngvấnđềliênquantớikháchhàng.Điềuđókhiếnbàchẳngcònmấythờigianđểtổchứccôngviệccủatừngcánhân.
Tôiđãbắtđầumộthệthốnghồsơtiêuchuẩnởmỗibànlàmviệc,vàđãdọnsạchđốnghỗnđộn.Bằngcáchđó,nếuaiđócóphảisửdụngmộtchỗlàmviệckhôngquenthuộc,ítnhấtngườiđócũngbiếtcóthểtìmđồđạcởđâu.Tôiđãyêucầunhânviêncóthâmniênmôtảquátrìnhanhta/côtathựchiệncôngviệccủamình.Điềunàytrở
thànhmôhìnhxửlýcácgiaodịchcủachinhánhvànhữngnhânviênkhácchỉviệclàmtheomôhìnhđó.Chúngtôiđãhìnhthànhmộttrungtâmthưchung,mỗinhânviênđượcphátvàichiếchộp.Chẳngbaolâusau,cácnhânviênđãcóthểđềranhữnggiảiphápcủariênghọchonhữngvấnđềchungảnhhưởngtớinăngsuấtcủabảnthân.Cuốicùng,ngânhàngđóđãthuêtôitrìnhbàyviệctôiđãlàmđượcởchinhánhnàyvàđàotạo50họcviênnộibộđểđưaChươngtrìnhHiệuquảcánhân(PEP)tớimạnglưới500chinhánhcủacảngânhàng.
Tôiđãhọcđượctừkinhnghiệmnày,vàtừnhiềukháchhàngkháccủatôiởThụyĐiểncũngnhưởhàngchụcnướcởchâuÂuvàBắcMỹ,rằngdùphầnlớnmọingườiđềuhiểurõcôngviệccủamìnhvàcóthểứngdụngthànhthụccôngnghệđểlàmnhữngviệcđó,họvẫnkhônghiểunhữngnguyêntắctổchứccôngviệchaycáchứngdụngnhữngnguyêntắcđóvàocôngviệccủahọ.
Hầuhếtmọingườiđềuchorằngcảitiếnquytrìnhlàcảitiếnhệthốngmáytínhhaycảitiếnquátrìnhsảnxuất.Họcóthểchỉhiểumơhồvềquytrìnhlàmviệccánhâncủahọ,vàhiếmkhinghĩđếnviệccảitiếnquytrìnhnày.
Thànhcônglớnnhấtmàtôiđạtđượctrongviệcnângcaohiệusuấtnhómbắtnguồntừviệctậptrungvàonhữngđiềucơbảncủaquytrìnhlàmviệccánhân.Hầuhếtmọingườikhôngmấybậntâm,hoặckhôngmấycoitrọngquytrìnhlàmviệc.Nhưngmộtkhihọbắtđầusuynghĩvềcáchhọthựchiệncôngviệccủamình,họthườngtiếptụcmàkhôngcầnsựkhuyếnkhíchcủatôivìhọtrởnênnăngsuấthơnnhiều.WilliamJames,triếtgia,nhàtâmlýhọcnổitiếngthếkỷ19,đãnói:“Điềugìngườitađểtâmtớiđềusẽxảyra.”
LÀMVIỆCNHƯTHẾNÀO?Hầuhếtmọingườiđềuchưatừngđượcdạylàmviệcnhưthếnào.
Họtớitrườngđạihọcvàđượcđàotạovềchuyênngành;bướcchânvàonơilàmviệcvàđộtnhiênnhậnramìnhbịlụttrongđốnggiấytờ,thưtừ.Trườnghọckhôngdạybạncáchxửlývàđốiphóvớinhữnghoạtđộngthườngngàyvàquảnlýbảnthântrongcôngviệc.
Vậythìngườitalàmthếnào?Họphảitìmcách.Cáchhọquảnlýthôngtinvànhữngdựáncủahọcóthểlàcáchtốtnhất,màcũngcóthểkhông,nhưngđólàcáchcủahọ.Saunhiềunămthựchiệnđithựchiệnlạitheocáchcủahọ,nótrởthànhmộthànhvitheothóiquen.Theothờigian,côngnghệthayđổi,vànhữngthóiquenđãtrởnênvữngchắcđóthườngtrởthànhtrởngạitrongviệctiếpnhậnnhữngcáchthứclàmviệcmớihaytrongviệctậndụngnhữngphươngphápmớiđểhoànthànhcôngviệcmộtcáchhiệuquảhơn.
Nhiềungườitrongchúngtachorằngchúngtakhôngthểlàmđượcgìnhiềudonhữngđiềukiệnthịtrường,dotổchức,doôngchủkhótínhhaydonhữnggìhọmuốnchúngtalàm.Hoàntoàntựnhiênkhicoicănnguyênnhữngkhókhăncủachúngtanằmngoàitầmkiểmsoátcủachúngta.Hivọngduynhấtchothànhcônglàtậptrungnỗlựccủachúngtavàonhữngviệcchúngtacóthểlàmđượcchútgìđó.
Theokinhnghiệmcủatôi,mộttrongnhữngtrởngạilớnnhấtcủathànhcônglàsựtrìhoãn,lầnlữa.Phầnlớnnộidungcuốnsáchnàyđượcviếtranhằmgiúpbạnvượtquaxuhướngtrìhoãnmọiviệcđó.
Hầuhếtmọingườiđềuchỉhànhđộngkhiđólàđiềudễthựchiện.Càngtổchứctốt,bạncàngdễhànhđộng,vàcơhộithựchiệnđiềunênlàmvàothờiđiểmđánglàmcànglớn,dùbạncóthíchhaykhông.Việcbạnnênlàmlàxácđịnhxemkếhoạchvàcáchbạnsắpxếpthứtựưutiêntốtnhưthếnào.Cuốnsáchnàytrìnhbàynhữngquátrìnhbạncóthểápdụngđểthắtchặtkếhoạchcủabạnvàgiúpkếhoạchđóthànhcông.
Lờikhuyênbạntìmthấytrongcuốnsáchnàylàsựđúckếttừcôngviệccủahàngtrămhuấnluyệnviêncùngnhiềunămkinhnghiệmởkhắpnămchâu,họccáchhọlàmviệcvàhuấnluyệnmọingườivềnhữngthủthuậtgiúpmọingườilàmviệchiệuquảvànăngsuấthơn.
Bàihọcduynhất,quantrọngnhấttôihivọngmọingườithunhậnđượctừcuốnsáchnàylàcầnphảiliêntụccảitiếncáchthứcbạnlàmviệcvàbiếnthóiquennàytrởthànhmộtphầncôngviệcthườngngàycủabạn.
CHƯƠNG1Tómlượcđắtgiá
Làmộtđộcgiả,cólẽbạnchỉmuốnhiểucácbướcđểcóthểtuầntựápdụngnhữngnguyêntắcmàbạnsẽtìmthấytrongsuốtcuốnsáchnày.
Cáckháchhàngcủachúngtôiluôntìmcáchđểkhiếncácquytrìnhcủahọtrởnênvữngmạnhhơn.ChươngnàytươngđươngvớimộtbảnkháiquátchobạnnhữnggạchđầudòngvềcáchgiúpbạncóthểhấpthụnhữngnguyêntắccủaChươngtrìnhHiệuquảcánhân(PEP)vàkhiếnnólàmviệcchobạntrongkhoảngthờigiancầnthiếttốithiểu.
ĐểlàmquenvớiChươngtrìnhHiệuquảcánhân(PEP)màkhôngcầnphảinghiêncứuchitiếttoànbộnộidungcủacuốnsáchbạnhãyđọcchương“mởđầu”này.
Đểhiểuđượccănnguyênvàtriếtlýẩnsaunhữngbướcnày,bạncóthểtìmhiểuởcácchươngtiếptheotrongcuốnsách.
Nếubạntuântheonhữngbướcnày,tôiđảmbảocôngviệcsẽbớtbị“lụt”,bạnsẽsớmgiànhđượcquyềnkiểmsoátmỗingàylàmviệccủamình,làmđượcnhiềuviệchơnvàcảmthấythoảimáihơnvềcôngviệc.Cóthểbạncầnphảiđiềuchỉnhcácbướcđểphùhợpvớivănhóahaycôngnghệtrongtổchứccủabạn,hoặcphùhợpvớiphongcáchlàmviệccủacánhânbạn.Đólàđiềubìnhthường.Nhưngphảiđảmbảochắcchắnlàbạntuânthủcácnguyêntắccơbảncủamỗimộtthủthuậtđượcgợiý.
QuátrìnhPEPbắtđầuvớikháiniệmquảnlýbảnthân.Bạnluônphảithườngtrựcnhữngcâuhỏinàytrongđầu:“Mìnhlàmđiềumìnhlàmnhưthếnào?”và“Mìnhcóthểlàmnótốthơnbằngcáchnào?”
Sailầmthườngthấynhấttrongcôngviệcmàmọingườihaymắcphảilàgạtnhữngviệchọkhôngthíchlàmsangmộtbên–nghĩalàtrìhoãn,lầnlữa.Hầuhếtchúngtakhôngtrìhoãn,lầnlữamộtcáchcóýthức.Trìhoãnthườnglàmộtthóiquenxấu.Mộtlượnglớnthờigianđượcsửdụngđểgiảiquyết(vềmặttinhthầnhoặccácmặtkhác)tấtcảnhữngviệcđángraphảihoànthànhrồi,thayvìhànhđộngngaytừbanđầu.
Conngườithườnghànhđộngkhiđólàviệcdễthựchiện.MụctiêucủatiếntrìnhPEPlàgiúpbạncóthểdễdànghànhđộnghơnhaynóicáchkháclàgiúpbạntổchức,sắpxếpđểcóthểhànhđộngsớmhơn.
TỔCHỨC,SẮPXẾPĐểtổchức,sắpxếp,hãybắtđầubằngviệcdọndẹpcơcấutổchức
đangtồntạicủabạn.Hãydọnsạchđốngbừabộn–cảvềvậtchấtlẫntinhthần.
Hãydànhramộtkhoảngthờigiankhôngbịgiánđoạn.Vàitiếngcóthểđủđểbắtđầu.
Hãybắtđầubằngcáchdọnsạchngănkéosẽtrởthành“hồsơviệcđanglàm”hay“ngănkéochủđộng”củabạnđểbạncóthểtạoranhữngtậphồsơcótổchứcởđây.(Nhữngngàytiếptheo,bạncóthểsắpxếplịchđểtiếptụctiếntrìnhvớinhữngngănkéo“hồsơthamkhảo”).
Hãydọnsạchsẽmọithứtrongcácngănkéo,cáctủhồsơ,cáckhayđựnggiấytờ,cácbứctường,cáctúixáchcủabạn…–tấttầntậtcácmẩugiấy–vàđặttoànbộlênmặtbànlàmviệc.Hãytìmởkhắpmọinơi:dướichặngiấy,sautấmrèm,dướigầmbàn.Tậptrungtoànbộgiấytờcủabạn,vàxếpthànhchồng,khôngcầnphânbiệt,lênmặtbàn.Hãybắtđầuxemxétlầnlượttừngtờmộtđểphânloạichúng.Hãyxửlýchúngnhưsau:
Nhấctờgiấytrêncùngvàxửlýnóngaylậptứctheomộttrongnhữngcáchsau
Nếuđólàviệccầnlàmvàchỉmấtvàiphútthìhãyxửlýnó–ngaylậptức.
Nếuđólàviệccầnlàmvàtốncủabạnmộtchútthờigian,hãyviếthoặcđánhmáyvàodanhsáchcôngviệccủabạnnhưmộtviệccầnhoànthành.NếubạnsửdụngphầnmềmQuảnlýthôngtincánhân(PersonalInformationManager–PIM)nhưMicrosoftOutlookhayLotusNotes,hãysửdụngchứcnăngViệcCầnLàmđểghinhớnhiệmvụ.Mụctiêucủabạnlàviếtlạitấtcảnhữngviệccầnlàmvàocùngmộtchỗ.(Khiliệtkê,hãyxácđịnhxembướctiếptheođểhoànthànhnhiệmvụđócụthểlàgì,đểđếnkhithựcsựlàmviệcđóbạnsẽbiếtmìnhcầnthựchiệnnhữnggìtiếptheo.)
Mộtkhibạnđãhoànthànhhoặcđãxácđịnhđượcviệccầnlàmvớimẩugiấyđó,hãyphânloạinó.Nếutờgiấyđóliênquantớicôngviệcbạnsẽlàm,hãybắtđầuxếpthànhmộtchồngtrênmặtbàn,gọilà“Hồsơviệcđanglàm”.Nếugiấytờliênquantớinhữngviệcbạnsẽphảiđánhgiálại,hãytạomộtchồngthứhaigọilà“Tàiliệuthamkhảo”.
Nếugiấytờliênquantớiviệccóthểgiaophóchocấpdưới,hãychuyểnnótớiđúngngười.(Nếuđólàviệcbạnmuốntheodõi,hãyghichúđiềuđótrongdanhsáchviệccầnlàmcủabạn.)
Nếuđólàgiấytờcóthểtìmthấyởđâuđó,từInternethaytừnhữngnguồnkhác,vàbạnnghĩlàmìnhsẽkhôngcầntrongtươnglaithìhãynémnóđi,hoặchãytiêuhủynó.
Tiếptụcquátrìnhnày,từngtờ,từngtờmột,chotớikhimànhìnhmáytínhcủabạngọngàngvàtrênsànchỉcònhaichồnggiấytờmàbạnđịnhgiữ,mộtlàHồsơviệcđanglàmvàmộtlàTàiliệuthamkhảo.
TiếpđếnhãysắpxếpchồngHồsơviệcđanglàmcủabạn.Hãyphânloạivàxácđịnhcácmụcchínhtrongchồnghồsơ.Đócóthểlà“DựánX”,hoặccóthểlà“Tàichính”vàtrongđócómộttiểumụclà“Ngânquỹ”.Hãydùngmộtmẩugiấyđểviếtlạitêncủanhữngmụclớn.Chương3trìnhbàyvềquytrìnhmàchúngtôigọilà“Bảnđồtráchnhiệm”đểxácđịnhcácmụcchínhthểhiệnchứcnăngcôngviệcchínhcủabạn.Bạnkhôngnêncóquátámhoặcmườimụccấpđộcao,
nếukhôngbạnkhôngthểtạoramộtkiểudễnhớ.Chúngsẽtrởthànhmộtbảngchữcáithayvìchủđềđượcđịnhhướng.Mộtkhibạnđãphânloạiđượccácmục,hãytạoranhữngtậptinvànhữngmẩunhắcviệcchomỗimục,vàđặt“Hồsơviệcđanglàm”vàongănkéobàngầnchỗbạnngồinhất.
Hãyápdụngquytrìnhtươngtựchochồng“Tàiliệuthamkhảo”.
Bâygiờ,khitoànbộgiấytờđãđượcsắpxếp,hãychuyểnsangchiếcmáytínhcủabạn.Chươngtrìnhthưđiệntửcủabạnchắcchắncũngcókhảnăngtạoranhữngtậptinchophépbạnsắpxếpvàtìmkiếmnhữngthưđiệntửmàbạnmuốnlưugiữ.Nếubạnkhôngbiếtcáchlàmđiềuđó,hãytậplàmquenvớicáchtạoranhữngtậptinđểlưugiữthưđiệntử.Hãyphânloạihộpthưđếncủabạntheongàyvàbắtđầuvớinhữngthưcũnhất,tiếnhànhnhưsau:
Nếuthưcóthểhồiđápvàhoànthànhchỉtrongvàiphútthìhãyhồiđápngay.
Thưnàocóthểchuyểngiaođượcthìchuyểngiaongay.
Nếuthưđòihỏiphảicóthờigianmớitrảlờiđược,hãythêmnóvàodanhsáchnhữngviệccầnlàmcủabạn,ghichúcụthểviệcphảilàmtrongbướctiếptheo.Outlook,LotusNotesvànhữngphầnmềmQuảnlýthôngtincánhânkhácđềuchophépbạngắnthưvàomộtnhiệmvụ,trongtrườnghợpcóthể,hãylàmnhưvậy,vàhãyđiềnvàomụcgiámsátthựchiệnbaogồmbướccụthểtiếptheotrêndòngtiêuđề,vàmộtlờinhắcnhởtựđộngnếubạnmuốnthựchiệnđiềuđóvàomộtthờiđiểmnhấtđịnh.(Hãyphânloạinhiệmvụđểbạncóthểsắpxếpvàxemxétcácnhiệmvụmớitheochủđề.)
Nếuthưcầnphảigiữđểthamkhảotrongtươnglai,hãytạoramộtthưmụctronghộpthưđến(tênthưmụccầnnhấtquánvớinhữngthưmụcbạnđãtạoratrongHồsơviệcđanglàmcủabạn).Xếpthưvàocácthưmụcthíchhợp.(Chỉnêntạonhữngthưmụcnàytronghộpthưđếncủabạnnếutổchứccủabạnkhônggiớihạndunglượnghồsơbạncóthểlưutrữtronghòmthưđến.Ởnhiềutổchứccóquyđịnhgiớihạnnày,nêncấutrúcthưmụccầnđượctạoraởmộtnơikhác.Nếucầnbạnphảithamvấnbộphậncôngnghệthôngtinđểxácđịnhdunglượngtrốngcầnthiếthoặc
thiếtlậpquytrìnhkhôiphụcnếuổkhôngtựkhôiphụcđược)
Nếuthưkhôngcầngiữđểthamkhảotrongtươnglai,hãyxóanóđi.
Hãytuânthủcácbướcnàychotớikhihòmthưđếncủabạntrốngrỗng,danhsáchnhiệmvụcủabạnthểhiệnđượctấtcảnhữngviệcbạncầnphảihoànthànhdướidạngthưvàcâythưmụccủabạnđượctạorabởinhữngbứcthưbạnđịnhgiữđểthamkhảotrongtươnglai.
Ghichú:Nếubạncónhiềuhơn200bứcthư,bạnnênchọnmộtngày(cóthểlàtừhaitớibốnthángtrước)vàchuyểnmọithứcũhơnvàomộtthưmụccótênlà“Thưcũ”rồigiữnótrongmộtvàitháng.Bạncóthểxóabỏtoànbộthưmụckhibạntinrằngmìnhkhôngcònphảimởthưmụcđórađểtìmbấtcứthứgì.SauđóhãyápdụngquátrìnhthưPEPđãđượcmiêutảchonhữngbứcthưvẫncòntronghòmthưđến.Điềunàygiúpbạnxửlýnhữnggìcònlạimộtcáchdễdàngvànhanhchónghơn.
Tiếptheolàcáctàiliệutrongổcứng.NếubạnlàmộtngườibiếtsửdụngphầnmềmMicrosoft,hãyvàothưmục“Documents”(Tàiliệu)vàtạoranhữngthưmụctươngtựnhưhồsơgiấyvàcâythưmụcthưđiệntửcủabạn.Vớinhữngtàiliệubạnmuốngiữ,hãykéovàthảvàothưmụcthíchhợp.
Đếnlúcnàymọithứđềuphảiđượcsắpxếpgọngàng,ngănnắp.Hòmthưđiệntửcủabạnphảitrốngrỗng.Tấtcảnhữngviệcbạncầnhoànthànhphảiđượclênlịch.
Trạngtháingănnắpmàbạnvừathiếtlậpgiúpbạncóthểdễdànghànhđộnghơn.
THÓIQUENVÀLỊCHTRÌNHBíquyếtthànhcôngcủanhữngngườithànhcôngnằm
ởchỗhọhìnhthànhđượcthóiquenlàmnhữngviệcmàngườithấtbạikhôngthíchlàm.
―AlbertE.N.Gray,
tácgiảcuốnTheCommonDenominatorofSuccess
Nguyêntắcđơngiảnquantrọngnhấtcầntuânthủkhixửlýcôngviệclàthựchiệnnhiệmvụhoặccôngviệcngaykhibắttayvàohoặcngaykhibiết.“Thầnchú”củaPEPlàLàmliềntay.Tấtnhiên,khôngphảimọiviệcđềucóthểlàmngayđược,vàcólẽcũngkhôngnênlàmngaymọiviệc.Tuynhiên,mụctiêucủabạnlàlàmmộtviệcngaykhibạn“vấp”phảinó.Nếubạnkhôngđịnhlàmviệcgìđóthìđừngđểýtớinó.Nếubạnquantâmtớinóthìhãylàmngaylậptức.
Mộtthủthuậtcóthểứngdụngđểcủngcốquanđiểm“nhìnvàhànhđộngngay”nàyđượcgọilàphânnhóm.Đểhoànthànhnhữngnhiệmvụtươngtựtrongkhoảngthờigianngắnnhấtcóthể,hãysắpxếpđểlàmnhữngnhiệmvụtươngtựđóvàomộtthờiđiểmcụthểtrongngày.
Vídụđiểnhìnhnhấtlàthưđiệntử.Thưđiệntửkhôngphảilàhìnhthứcgiaotiếpcấpbách.Trựctiếptớivănphòng,thựchiệnmộtcuộcđiệnthoạihay,tùytheovănhóa,đểlạimộttinnhắnđềulàcáchcóthểsửdụngkhicóviệcgìđócầnhoànthànhngaylậptức.Phânnhómthưđiệntửnghĩalàlênlịchxửlýhếtthưhaihoặcbalầnmộtngày.Đừngđọcthưvàobấtkỳthờigiannàokhác.Hãytắtchếđộbáothưđếnđi,thayvàođó,hãylênlịch(cóthểlàviệcđầutiênphảilàmvàobuổisáng,tiếptheolàsaukhiăntrưavàcuốicùnglàtrướckhivềnhà)xemvàxửlýhếtthư.Nếuvănhóatổchứccủabạnyêucầuphảitrảlờithưgầnnhưngaylậptức,thìcầnphảiđưavấnđềnàyrabànthảotrongcáccuộchọpphòngbanvìđiềuđóđồngnghĩavớiviệcmọingườisẽbịgiánđoạnnhữngviệchọđanglàmkhicóthưngaycảkhibứcthưđóchẳngmấyquantrọng.
Khixửlýthư,hãytuânthủnguyêntắc:
1.Làmliềntay.Đọc,trảlờivàxửlýthưchotớikhihoànthành.
2.Chuyểngiaongay.Nếulàviệcngườikháccóthểlàmvànênlàm,hãychuyểnnóchohọ.
3.Địnhrõngày.Hãybiếnnóthànhmộtnhiệmvụnếuđólàviệckhiếnbạnphảimấtmộtthờigianđểthựchiện.Nhớdùnglịchđểghi
ngàylàmchonhiệmvụđó.
4.Hủybỏ(hoặclưugiữ).
Bằngcáchtuânthủbốnnguyêntắctrên,bạnsẽxửlýđượctừngbứcthưmộtvàcuốicùngsẽcómộthòmthưđếntrốngtrơn.
Thêmmộtghichúnữa:Hầuhếtcácứngdụngthưđiệntửđềucótínhnăngkiểmtrathưđến.TrongOutlookvàLotusNotes,bạncóthểđặtracác“quyđịnh”đểloạibỏnhữngthôngđiệpkémquantrọnghơn,hoặcnhómthôngđiệpvàocácthưmụccóthểchỉcầnkiểmtramộthoặchailầnmộttuần,hoặcđạiloạinhưvậy.Nếumộtngàybạnnhậnđượcvàitrămbứcthưđiệntửthìđâylàviệcvôcùnghữuích.
NHÓMVIỆCLẠIVỚINHAUHãyphântíchtấtcảcáccôngviệccủabạn.Hãyxácđịnhnhững
việcbạncóthểnhómlạivớinhaunhưcuộcgọithoại,thưđiệntử,hoạtđộngcầntheodõi,hóađơnthanhtoán,tàiliệucầnđọc,côngviệcgiấytờhàngngày,hồsơ,cuộchọpvớicácbáocáotrựctiếpvàcácnhiệmvụthôngthườngkhác.
Mộtkhibạnđãhoànthànhviệcphânloạicôngviệc,hãysắpxếpnhữngkhoảngthờigiancụthểtrongngàyđểgiảiquyếttừngnhómcôngviệcnày.
Lúcnàymọithứđềuđãđượcsắpxếpngănnắp,theotrậttự,nênsẽdễhơnrấtnhiềuđểhànhđộng,tìmkiếmđồvậthayhoànthànhcôngviệc.Bạnđãcómộtdanhsáchhoànchỉnhnhữnghoạtđộngcầnthựchiện.Bạnđãthiếtlậpđượccácnguyêntắcđểxửlýcôngviệctheocách(đãđượcnhómlạivớinhau)cótổchứchơn.Bướctiếptheolàquảnlýnhiệmvụhaylậpkếhoạch.
LẬPKẾHOẠCHConngườithườnghànhđộngkhihọcómộtbứctranh(ýtưởng)
rõràngvềnhữngviệcphảilàm.Mụcđíchcủaviệclậpkếhoạchlàcungcấpchobạnnhữngbứctranhrõràng.
Lậpkếhoạchbaogồmcácbước:
Xácđịnhmụctiêuvàmụcđíchrõràng;
Xácđịnhcácnhiệmvụcụthểvàcácbướcthựchiệncôngviệcđểđạtđượcmụctiêu/mụcđíchđó.
Quảnlýcácnhiệmvụ–thườngxuyêntổngkết,sắpxếpthứtựưutiên,theodõivàgiámsát;
Chỉnhsửacáckếhoạchkhiếnbạnkhôngđạtđượccácmụctiêuvàmụcđíchđềra,vàkiênđịnhchotớikhiđạtđượcchúng.
Lờikhuyêncủatôilàmỗituầnmộtlầnhãydànhramộtkhoảngthờigiannhấtđịnhlàmviệcvớiquyểnlịchcủabạnđểlướtquatấtcảnhữngnhiệmvụnổibậtvàxácđịnhnhiệmvụnàocầnhoànthành,nhiệmvụnàocóthểxửlývàotuầnsau.Tiếptheohãysosánhnhữngnhiệmvụnàyvớinhữngnhiệmvụđãđượcsắplịchtừtrước,cáchạncuốicầnphảiđảmbảotừđólậpdanhsáchnhữngviệcphảilàmchotuầntớivàkhoảngthờigianbạnsẽdànhđểlàmcácviệcđó.ChúngtôigọiđólàKếhoạchHànhđộngvàTổngkếttuần.
Nếubạnthấydodự,ngầnngạivớimộtnhiệmvụhoặcmộtdựán,cólẽlàbạnđãkhôngcóýtưởngrõràngvềnhữngviệcphảilàm.Hãychianhiệmvụđóthànhnhữngthànhtốnhỏnhấtcóthể.Hãychọnviệcđầutiênbạncầnhoànthànhvàghiviệcđóvàodanhsáchviệccầnlàmhàngtuầncủabạn.
Nếubạnủythácmộtnhiệmvụchoaiđó,hãynhớtheosáttiếnđộhoànthànhcôngviệccủahọvàkiểmtra,giámsát(nếucầnthiết)đểđảmbảonhiệmvụđósẽđượchoànthànhđúnghạn.Đâycũngcầnphảilàmộtmụctrongdanhsáchnhiệmvụtuầntớicủabạn.
Cuốicùng,hãymởrộngviệcsửdụngcuốnlịchcủabạn.Nếubạnmuốnhoànthànhviệcgìđó,hãylênlịchchonó.Đâylàmộtnguyêntắcquảnlýthờigiancũnhưngđãđượckiểmchứng.Thườngthìmụcđíchsửdụngquyểnlịchcủamọingườichỉgiớihạntrongviệclênlịchcáccuộchẹnhoặccácbuổihọp.Quyểnlịchcủabạnnêncócảcácghinhớ,cáchạnchótphảihoànthànhcôngviệcvàcáccộtmốccũngnhưthờigianđểhoànthànhnhữngnhiệmvụquantrọngnhất.
LIÊNTỤCCẢITIẾNQUÁTRÌNH(KAIZEN)
LiêntụccảitiếnlànềntảngtriếtlýcủaPEP.Cácbướcđãquakiểmnghiệmcủathờigiantrongchươngnàycóthểcảithiệncáchthứcthựchiệncôngviệccủabạn.Nhữngbướcnàycóthểkhôngphảnánhchínhxáctìnhhuốngcủabạn.Nhưngđiềuđókhôngquantrọng.Bạnkhôngcầnphảituânthủnhữngbướcnàymớicóthểđạtđượcthànhcôngtrongcôngviệc.KếtquảthựcsựcủaPEPkhôngnhấtthiếtphảibiếnbạnthànhmộtngườingănnắp,cótổchứchaylàmviệchiệuquảhơn.ĐiềuquantrọngnhấtmàviệcápdụngPEPcóthểmanglạichobạnlàbiếnviệcliêntụccảitiếncácquytrìnhlàmviệccánhântrởthànhmộtphầntrongnhữnghoạtđộngthườngngàycủabạn.
Chínhvìthế,nếubạngặpkhókhănhoặcvấnđềnàođótrongcôngviệc,hãytựhỏibằngcáchnàobạncóthểthựchiệnnódễdànghơntronglầntới,vàhãybắttayvàoviệclàmcâutrảlờichocâuhỏiđóngaylậptức.
Hầuhếtchúngtađềuxoayxởđểthựchiệncôngviệccủamìnhbằngcáchnàyhaycáchkhác.Liệuchúngtacóđangxoayxởvớinótheocáchhiệuquảnhấthaykhông?Đólàcâuhỏichúngtanêntựđặtrachobảnthân.Trongnhiềunămlàmviệcvớinhữngngườicónăngsuấtvàhiệuquảcao,tôiđãpháthiệnramộtnhântốchunggiữanhữngngườinàyđólà:Họluôntìmkiếmsựlãngphítronghoạtđộngcủahọvàtìmcáccáchđểloạibỏnó.
Nhữngbướcđượcmiêutảtrongchươngnàyđềurấtđơngiản,nhưngvẫncónhiềungườithấykhócóthểthựchiệnđượcnếukhôngcómộthuấnluyệnviênhướngdẫnvàthúcđẩyhọthựchiện.ĐàotạoPEPđãtrởnênphổbiếnvìnógiúpchoviệcđótrởnêndễdànghơn.Bạncóthểmôphỏngbằngcáchlậpnhómvớimộthoặcmộtvàinhânviên,dànhranửangàyhoặcmộtngàyđểbắtđầuquátrìnhnàyvàgiúpnhautậptrungcùngvượtquatừngbướcmột.Cácbạnthậmchícòncóthểthiđuagiànhdanhhiệu“Cótổchứcnhất”,“Cảitiếnnhất”và“Sángtạonhất”.Phảiđảmbảolênlịchchongàytiếptheovìchắcchắnbạnsẽcónhiềuviệcphảilàmhơnđểmởrộngquátrìnhsangnhữngthưmụccũhơn,hoặcởcấpđộsâuhơncủakếhoạch.HãynhớtừKaizenvàhãybắttayvàothựchiệnngaynào!
CHƯƠNG2Làmliềntay!
Mấtngàyhômnaylacà–ngàymaichuyệnvẫnvậy–vàtiếptheosẽcàngchầnchừhơn;Mỗilầnphânvânlàmỗilầnchậmtrễ,vàngàythángsẽchỉđểnuốitiếcnhữngngàyđãmất.Bạncónghiêmtúckhông?Hãychộplấytừngkhoảnhkhắc–tronglòngdũngcảmcósứcmạnh,trítuệvàcócảsựdiệukỳ.
Chỉcósuynghĩthìtâmtrímớiđượchâmnóng–Chỉcóbắtđầuthìcôngviệcmớiđượchoànthành!
―JohannWolfgangVonGoethe
TÓMLƯỢCCHƯƠNG2Trongchươngnày,bạnsẽhọcđượccách:
LàmđượcnhiềuviệchơnbằngcáchLàmliềntay.
Đánhbạisựtrìhoãnbằngcáchhìnhthànhthóiquenhànhđộng.
Giảmtảikhốilượngcôngviệcbằngcáchlàmlầnlượttừngviệcmột.
Trởnênquyếtđoánhơnbằngcáchxemxéthệquảtệnhấtcóthểxảyradohànhđộngcủabạn,vàsauđó“làmthân”vớinónếubạncóthểsốngvớihệquảđó.
Khôngsửdụngcácloạiquyềnưutiênđểngụybiệnchoviệckhônghoànthànhviệcgìđó.
Bắtđầusuynghĩ:Cóquantrọngtớimứcphảilàmhaykhông;
nếuquantrọngthìlàmngaylậptức;nếukhôngsẽkhônglàm.
Tháováttrongviệchoànthànhcôngviệccũngnhưtháováttrongviệcgạtbỏcôngviệc.
Tôinghevàtôiquên.Tôinhìnvàtôinhớ.Tôilàmvàtôihiểu.
―KhổngTử
Ngaylậptức!Hẳnlàbạnvẫnthườngxuyênđượcnghenhữnglờinày.Nếukhôngtừôngchủhayngườibạnđời,hoặcconcáibạn,thìcũngtừnhữngnhânviênquảngcáo,hoặcnhữngngườibánhàng.Cónhữngngàymàdườngnhưmọingườivàmọiviệcđềuđòihỏiđiềugìđóngaylậptức.Ngườiquảnlýnóivớibạnrằngaiđókhôngđilàm,vàbạncầnphảihoànthànhviệcngườiđóđanglàmdở,ngaylậptức.Hoặcaiđóởnhàgọiđiệnnóivớibạnđườngốngđangbịròrỉ,ngaylúcnày.Rồithìđiệnthoạiđổchuôngvàcầnphảinhấclên,ngaytứckhắc.Mộtquảngcáogợiýbạnmuanóngay.Ngườivàvậtđềuđòihỏisựquantâm,chúýcủachúngta,tạithờikhắcnày,ngaytứcthì.Vậynênchúngtathấymìnhchìmnghỉmtrongđốngcôngviệcbấtchấptấtcảnhữnghọcthuyếtvànhữngcôngcụquảnlýthờigianhiệuquả.
Mộtsốbậcthầyvềquảnlýthờigiankhuyênchúngtanênphớtlờtấtcảnhữngđiềuđòihỏisựchúýngaylậptức,baogồmcảđiệnthoại.Họnói,thayvìphảnứngvớihoàncảnhvàvớinhữngngườixungquanhchúngtanêntổchức,sắpxếp,nênxácđịnhưutiên,vànêngiànhquyềnkiểmsoátcuộcsốngcủamìnhbằngcáchbỏquamộtvàinhiệmvụvàtậptrungsựchúývàonhữnghoạtđộng“quantrọngnhất”,hoặc“việctrướcnhất”hoặc“việcưutiênhàngđầu”.
Lậpkếhoạch,đặtmụctiêuvàxácđịnhưutiênđềucóýnghĩa.Nhưngthườngthìkhixácđịnhưutiên,chúngtalạikhôngxemxéttớitấtcảnhữngviệccótrongdanhsáchcủamình.Nhữnghoạtđộng“kémquantrọnghơn”bịgạtsangmộtbênbởinhữnghoạtđộng“khẩncấphơn”.Cuốicùngnhữngviệc“kémquantrọnghơn”lại“mụcrữa”ởđó.Chẳngcógìđángngạcnhiênkhichúngbắtđầu“bốcmùi”,chúnglạitrởthànhnhữngviệcđượcưutiênrấtcao.Vàđoánxemaisẽlàngườiphảiđidọncáiđốnghỗnđộnđó?Bạn,tấtnhiênlàbạn,phảidọnngaylậptức!
TẠISAOCHƯƠNGTRÌNHHIỆUQUẢCÁNHÂNLẠICÓTÁCDỤNG?
Phươngphápduynhấtmàtôithấythựcsựđemlạikếtquảnhưmọingườimongmuốn(vàcũnglàphươngphápbạnsẽđượchọcởđây)làgiànhđượclợithếbằngcáchkéo“hiệntại”vềphíabạn.TôigọinólàcáchtiếpcậnLàmliềntayđốivớivấnđềhiệuquảcánhân.
BằngcáchchọnLàmliềntay,bạnsẽbiếnhiệntạithànhđồngminh,chứkhôngphảikẻthùcủamình.Vậythìbạnsẽlàmgìvớicáiđốnghỗnđộntíchtụtrênbànlàmviệc?BạnLàmliềntay!Làmngaylậptứcgiúpbạntổchức,sắpxếptốthơn;tậpkiểmsoáttốthơnviệcbạnđanglàmgì,ởđâu,khinàovànhưthếnào;vàcảmthấythoảimáihơnvớichínhbảnthân.ChẳngcógìngạcnhiênkhiLàmliềntaylànguyênlýđầutiêncủaChươngtrìnhHiệuquảcánhânPEP.
Bắtđầuđãlàhànhđộngđượcmộtnửarồi.
-NgạnngữHyLạp
Khungcảnhdướiđâycóquenthuộckhông?
Bạnđếnvănphòng,ngồixuống,bậtmáytínhlênvàmởhòmthưđiệntửcủabạnra.Hòmthưđếncủabạncó250bứcthư–rấtnhiềutrongsốđóđãởđóbangàyhoặccảtuầnliềnrồi.TiêuđềcủamộtbứcthưtừMarynhắcbạn:“Ồ,mìnhcầnphảigọichoMary.”Mộtcáchmiễncưỡng,bạnnhớtrongđầuđiềuđó,vàchuyểnsangbứcthưtiếptheo.Đâylàbứcthưthanphiềntừmộtkháchhàng.Bạnnghĩ:“Hômnaymìnhphảitrảlờibứcthưnày.”Bạnxembứcthưtiếptheovàthấynóđềcậpđếnmộtvấnđềnàođó“Mìnhcầnphảinóichuyệnvớisếpvềvấnđềnày”,bạnnghĩ.Bạnlướtquabứcthưtiếptheorồinói:“Việcnàykhôngquantrọng;mìnhcóthểlàmnósau.”Vàcứthế,cứthế…Cuốicùngbạncũngxemquađượchếtđốngthưdàilêthêđó,cùngvớiđốnggiấytờthểhiệnnhữngviệcbạncầnlàm.Đếnlúcbạnquaytrởlạibứcthưđầutiênvàtrảlờinhữngbứcthưbạnđịnhtrảlờithìbạnđãlãngphíthờigianđọcđếnhailần,tốngấpđôithờigianmàlạihoànthànhđượcítviệchơn.
Quátrìnhnàysẽchẳngcóvấnđềgìnếuchúngtachỉlướtquanóhailần.Nhưngquánhiềungườitrongchúngtalạiđọcthưba,bốn,
thậmchínămlầntrướckhitrảlời.Tốnthờigianhơnnhiềuđểlàmmộtviệcgìđónămlầnsovớichỉlàmmộtlần.
Nguyêntắcđầutiênđểtănghiệuquảcánhânlà:
Xửlýmộtviệcngaylầnđầutiênđọchoặcchạmtayvàonó.
Tôikhôngnóivềnhữngviệcmàbạnkhôngthểlàmngaylúcnày,haynhữngviệcbạnkhôngnênlàmlúcnày.Tôiđangnóivềtấtcảnhữngviệcbạncóthể,vàbạnnênlàm,nhưngbạnlạikhônglàm.Tôiđangnóivềcôngviệcgiấytờvàthưđiệntử,nhữngkiểuviệcbạnvẫnphảixửlýhàngngày.Hãyquantâmtớinhữngviệcnàyngaylầnđầutiênbạnchạmtayvàohoặcngaylầnđầutiênbạnđọcchúng,nhưthếbạnsẽtiếtkiệmđượcchomìnhrấtnhiềuthờigian.
HãygọichoMary.Hãytrảlờibứcthưthanphiềncủakháchhàng.Hãynóivớisếpvềvấnđềtrongbứcthưtiếptheo.Hãythựchiệnngaylậptức.Bạnsẽngạcnhiênlàthựcraviệcđóchỉtốnrấtítthờigian,vàbạnsẽthấyvôcùngthoảimáikhinóđượchoànthành.
Nếubạnkhôngđịnhxửlýđốngcôngviệcgiấytờthìđừnglãngphíthờigianđộngđếnnó.Nếubạnkhôngđịnhtrảlờitinnhắnthoại,đừnglãngphíthờigiannghenó.Nếubạnkhôngcóýđịnhtrảlờithưđiệntửthìđừnglãngphíthờigianđọcchúng.Đừngtróibuộcmộtngàycủabạnvớinhữngviệcbạnkhôngđịnhlàm.Thayvàođó,hãychuyểnsangđiềubạndựtínhthựchiện,vàhãythựchiệnngaylậptức.
HÃYBẮTĐẦUVỚIBÀNHOẶCNƠILÀMVIỆCCỦABẠN
Trìhoãnkhôngphảilàhànhđộngtốt.
―NgạnngữIreland
KhimọingườinhờtôigiúpđỡtổchứcvàđưaPEPvàocôngviệcvàcuộcsốngcủahọ,điềuđầutiêntôilàmlàyêucầuhọdọndẹpbàn
làmviệccủacánhânhọ.Tôithựcsựđếnbànlàmviệccủatừngngười,cùnghọxemtừngmẩugiấymột.Tôibắtđầuvớigiấydùhìnhthứcgiaotiếpbằngtàiliệuđiệntửđangthốngtrịcáchìnhthứcgiaotiếptrongkinhdoanh.Lýdolàvìmọingườicóthểdễdànghìnhthànhýtưởngvớigiấyhơnlàvớinhữngtàiliệumàhọkhôngthểchạmtayvàođược.Tôisẽnhặtmộttờgiấylênvàhỏinólàcáigì.Họtrảlời:“Ờ,thì,làmộtthứtôicầnphảitrảlời.”
“Đượcrồi,”tôinói.Tiếpđó,họrấtthảnnhiên,địnhđặtnóvàomộtnơinàođó,nhưngtôiđãngănhọlại.“Chờmộtchút.Saoanhlạiđặtnórađấy?”
Họnhìntôibằngánhmắtnghingại,vànói:“Thìtôiphảilàm,nêntôiđặtnórađấy.”
“Ồ,thếthìchúngtahãycùngLàmngayđi!”
“Ôngmuốntôilàmngay?Phảimấtmộtlúcđấy!”
“Tôikhôngquantâm.Tronglúcanhlàm,tôisẽngồiđâychờ.”
Vàhọlàm.Thườngthìtôiđềutínhgiờ.Vàtôihỏi:“Việcđómấtbaolâu?”
Họtrảlời:“Mộtphút,”hoặc:“Baphút,”hoặcđạiloạinhưvậy.
Tôilạinóivớihọ:“Đấy,thấykhông?”
“Ừ,”họnói,“Chẳngtốnmấythờigian.”
Vàtôiliềnnói:“Tôiđãhivọnganhnhậnrađiềuđó.”
Lầnđầutiênkhinhiệmvụnàyđượchoànthành,nókhiếnmọingườithấykhôngthoảimái.Họlàm,nhưngthườngthìhọchưanắmđượckháiniệm,dùchúngtôinóichuyệnvềnóvàbuộchọtựthừanhậnkháiniệmcũngnhưphongcáchlàmviệcđó.ĐiềuhọkhônghiểulàLàmliềntaycónghĩalàlâudàivàliêntục.
NgaycảkhiđãnhớnguyêntắcLàmliềntay,vàtinrằngmìnhtuântheonguyêntắcđóngaytừđầu,họcũngkhôngkiênđịnhtrongviệcứngdụngkháiniệmnày.Cóthểthấyrõđiềuđókhitôitrởlạivào
lầnsau.Thườngthìhọdọndẹpvănphònghoặcnơilàmviệcvìbiếttrướctôisẽđến,mọithứđượcxếpngănnắpthànhtừngchồng.Họrấttựhàovìhọđãthànhthạokháiniệmđó.SuychocùngthìnóivềviệcLàmliềntay,thậmchílàbắtmộtngườiđồngtìnhvớinó,làđiềukhádễdàng.NhưnghầuhếtmọingườinghĩhọLàmliềntaykhimàhọkhônghềlàmnhưvậy.Chỉbằngcáchlàmviệcvớikháiniệmnàyliêntụcmộtthờigian–nhưtôiđãnói–bạnmớinhìnthấynhiềuthậtnhiềubằngchứngchothấyngườitakhônglàmngaytừđầu,cùngvớitấtcảnhữnglýdongườitasửdụngđểgiảithíchtạisaohọkhôngthểhoặckhôngnênhànhđộngngaylúcnày.
Lầnghéthămđầutiênvớimộtkháchhàngbaogồmviệcdọndẹpsạchsẽ,tỉmẩnbànlàmviệc.Chúngtôinhặtnhạnhtừngthứtrênbàncủaôngtachotớikhimọiviệccầnlàmđềuđượchoànthành.Chúngtôinóichuyệnvớinhauvềviệcxửlýmọiviệcngaytừđầu–vềviệcLàmliềntay–vàôngtađãấntượngtớimứctựhứasẽcoiLàmliềntaylàtriếtlýlàmviệcmớicủamình.
Khitrởlạivàolầntiếptheo,tôichưabướcquacửavịkháchnàyđãbắtđầunóivớitôiLàmliềntayđúnglàđiềutuyệtvờinhấttừngxảyđếnvớiôngấy–thậtlàmộtđiềukỳdiệu.Ôngấyrấtphấnkhíchvớichươngtrìnhvàvớithayđổinóđãtạoratrongcuộcsốngcủamình.
Sauđó,tôinhấcmộtvàitờgiấytừgiỏchờxửlýcủaôngấylên.Đầutiênlàmộttinnhắnđiệnthoại.Tôigợiý:“Tạisaochúngtakhônggọichoôngtangaybâygiờ?”
Vịkháchhơinhướnmày,vàhỏi:“Ngaybâygiờsao?”
“Đúngvậy”,tôitrảlời.
Vậylàôngtanhấcđiệnthoạilênvàthựchiệncuộcgọi.Đếncuốibuổigặp,chúngtôiđãxửlýhếtmọigiấytờtronggiỏviệcchờxửlýcủaôngấy.
Tạisaotôicóthểgiảiquyếthếtgiỏviệcchờxửlýcủaôngấytrongkhiôngấykhôngthể?Vìđịnhnghĩachờxửlýcủaôngấylàđểhoànthànhsau,vàmộtlầntiếpxúcvớiPEPhiểnnhiênlàchưathểthayđổiđượcđiềuđó.
Hãyđểtôinhấnmạnhýcủamình:Làmliềntaycónghĩalàlàmngay,thườngxuyênvàliêntục,ngàynàyquangàykhác.KhôngLàmliềntaychínhlànguyênnhânđầutiêngâyrắcrốichobạn.Giỏviệcchờxửlýcủabạnchỉđểdànhchonhữngviệcbạnkhôngthểlàmngaylúcnày,chonhữngviệcnằmngoàitầmkiểmsoátcủabạn.Chẳnghạn,bạngọilạichoMaryvàothứHai,vìđólàngàycôấyđinghỉvềchứkhôngphảivìthứHaicóvẻlàngàytốtđểlàmviệcđó.Nhưthếmớithuộcdiệnchờxửlý.
HãyhiểuthậtrõkháiniệmLàmliềntayvàýnghĩađíchthựccủahànhđộngtrìhoãncôngviệc–vàápdụngtheohànhđộngtrìhoãncôngviệcmỗingày–rồinhữngtừđơngiảnnàysẽthayđổi,theođúngnghĩađen,cáchbạntiếpcậncôngviệccũngnhưcuộcsốngcủamình.Bạnsẽthấymìnhlàmđượcnhiềuviệchơnbaogiờhết.
ĐÁNHBẠISỰTRÌHOÃNSựtrìhoãnlàkẻcắpthờigian.
―EdwardYoung
Cólẽhơnbấtcứthứgìkhác,trìhoãnlàđốitượnggặmnhấmnhiềunhấtthờigianởnơilàmviệc.Nếubạnlàmộtngườihaytrìhoãn,bạnsẽthấyLàmliềntaylànhântốchínhgiúpbạnxácđịnhtrìhoãntrúngụởđâutrongthóiquenlàmviệccủamình,vàgiúpbạnđánhbạinó.
Hầuhếtmọingườiđềurấtthôngminh,thậmchílàsángtạo,trongviệcgạtcôngviệcsangmộtbên.“Tôikhôngcóthờigian”làcâugiảithíchthườngthấy.“Tôinhớhọđãnóihômnayhọkhôngcóởđấy,nêntôiđãkhônggọiđiện.”“Việcnàytốnnhiềuthờigianlắm,nêntốthơnhếtlàtôinênchờchotớikhicóhẳnmộtngàyrảnhrỗiđểbắtđầu.”“Việcđókhôngquantrọngđếnthế.”Danhsáchnhữnglýdotạisaonhiệmvụkhôngthểhoànthànhlàvôtận.
Cáchtiếpcậncủatôilàthếnày:Hãythôngminhtrongviệchoànthànhcôngviệcnhưthôngminhtrongviệcgạtbỏcôngviệc.Marykhôngởđó.Aicóthểcungcấpthôngtinchobạn?Trợlýcủacôấy?Bạncòncóthểlấyđượcthôngtinnàytừai?Nhiệmvụnàycóthể
đượcchuyểngiaochoai?Làmthếnàobạncóthểhoànthànhđượccôngviệcnày?Đómớilàvấnđề,phảikhông?–làmthếnàobứcthưđó,thưmụcđóhaybảnbáocáođócóthểnhảyrakhỏigiỏviệccủabạn,rakhỏicảbànlàmviệccủabạnđểbạnkhôngbaogiờphảinhìnlạinónữa?Đómớilànơibạnnêntậptrungtrínãocủamình–chứkhôngphảinhữnglờixinlỗithôngminh.
Khôngbâygiờsẽnhanhchóngbiếnthànhkhôngbaogiờ.
―MartinLuther
Điềunàynghethìcóvẻđơngiản,nhưnglạigiốngnhưmộtliềuthuốcđắngkhónuốt:thườngthìlýdobạnkhônghoànthànhviệclàbởivìbạnkhônglàm.Tuynhiên,bạncóthểđảongượcxuhướngđó,bắtđầubâygiờ–ngaybâygiờ–bằngcáchhọcđánhbạisựtrìhoãnvàtănghiệusuấtcánhân.Chíncáchđánhbạisựtrìhoãndướiđâycóthểđemlạilợiíchtolớnvàngaylậptứcchobạn.
1.Làmmộtlần.LọcquatấtcảnhữnggiấytờtrênbànvàtạochomìnhmộtchồngViệclàmngayvàmộtchồngViệclàmsaulàmộtthóiquenphổbiến.Bạnsẽcórấtnhiềubạnđồnghànhnếubạncũnglàmnhưvậy.Tôibiếtmộtngườithườngxuyênxếpgiấytờthànhchồngnhưthế.Lầnđầuđọccôấygọilà“Đọcđểlàmquen”.Lầnthứhaiđọccôấygọilàđọc“Hànhđộng”,trừnhữngviệccôđặtsangbên“Làmsau”.Vậyđó,đâylàmộtngườiphụnữhailầntốtnghiệptrườngđạihọcdanhtiếngvớibằngkhávàđangnắmgiữmộtvịtríquantrọngtrongkinhdoanh!BằngcáchtiếpnhậnvàápdụngnguyêntắcLàmliềntay,côấysẽcóthểngaylậptứctrảinghiệmnhữnglợiíchtứcthìcủaPEP:HãyLàmliềntayvàbạnsẽchỉphảilàmmộtlần.
Đọcđiđọclạimọithứtrênbànhaytronghòmthưtrướckhixửlýchẳngđemlạiđiềugì.Ngaytừlầnđầutiênđọcthưphànnàncủamộtkháchhàngbạnđãbiếtngườitađòihỏiđiềugìrồi.Đọcthưhailầnchỉmấtgấpđôithờigianđọccủabạn,màthưthìvẫnchưađượctrảlời.Hãytrảlờingaytừlầnđầutiênbạnđọcnó–Làmliềntay–vàbạnsẽtiếtkiệmđượcthờigian,tiếngầnhơntớisựhàilòngcủakháchhàng,vàhoànthànhđượcmộtnhiệmvụmànếukhôngđượchoànthànhsẽcảntrởbạnlàmnhữngviệcquantrọnghơn.
2.Giảitỏađầuóc.Cómộtkháchhàngđãtừngmiêutảvớitôivề
tâmtrạngcủaôngkhiláixetừcơquanvềnhàvàocuốingày.Khiđiquatrạmxăng,ôngtacóthểnghĩ:“Mìnhphảimuathêmmộtcáilốpdựphòngchoôtô.Đợttrướcmìnhbịnổlốpmộtlần,vàđãquênkhôngmuamộtcáidựphòngmới.”Tiếptụcđiquacửahàngthuốc,ôngấyđãnghĩ:“VitaminC.NhàmìnhcầnVitaminC.Mùađôngsắpđến,vàcầnphảicónónếubịsổmũi.”Điquasiêuthị,ôngtađãnghĩ:“Vợmìnhmuốnmìnhmuabánhmì.Oa,mìnhthấykhôngthích.”Khivềđếnnhà,ôngtamệtlả.Ôngtanóivớitôilàôngtathấykhóthở.Ôngtacầnmộtcốcnướcđểtrấntĩnhlại.Ôngtanói:“Mọithứtôinhìnđềunhắctôinhớtớinhữngviệcmìnhvẫnchưalàm!”Chobạnhaylàôngtakhôngdừnglạimộtlầnnàođểlàmnhữngviệcđó.Nhưngchắcchắnôngtacócảmgiácnhưmìnhđãdànhrấtnhiềutâmsứcchonhữngviệcđó.Ôngtakiệtsứcvìtrìhoãn.
Hãyxemcóbaonhiêunhiệmvụ,baonhiêudựángắnvớicôngviệccủabạn.Mộttrăm?Haitrăm?Giờhãyxemcóbaonhiêunhiệmvụ,baonhiêuhoạtđộngchưahoànthànhvàbaonhiêuđiều-muốn-làmgắnvớigiađìnhbạn?Bạncóthểliệtkêrabaonhiêunhiệmvụ,baonhiêuđiều-muốn-làmgắnliềnvớisởthích,bạnbècũngnhưvớinhàthờ,thànhphốhaynhữngnhómcộngđồngkhácmàbạnlàthànhviên?Khitínhhếttấtcảnhữngviệcnày,bạnsẽkhámpháralàsốlượngnhữngviệcquantrọng–nhữngviệcchiếmnhiềuchỗtrongđầubạn–cólẽlênđếnkhoảng500tới1000.
Chỉnghĩnhữngđiềuphảilàmởngayđây,ngaytrướcmũi.Đơngiảnvậythôi–nhưngđólạilàlýdotạisaomọi
ngườikhôngthểlàmđược.
―HenryMiller
Chúngtabịhạnchếvềsốlượngnhiệmvụhayhoạtđộngmànãocủachúngtacóthểxửlýtạimộtthờiđiểmcụthể.Điềunàyảnhhưởngtớicôngviệccủabạnnhưthếnào?Hãydùngmộtbứcthưtayhoặcmộtbứcthưđiệntửcủamộtngườikháchhànglàmvídụ.Bạnnhìndòngđầutiên:“Vuilònggửichotôimộtvàithôngtinvềsảnphẩmmới.”Ngaylậptứcsựchúýcủabạnhướngđếnnhữngthôngtinmàđánglẽbạnphảigửichomộtaiđókhácnhưngvẫnchưagửi.Bạnkéosựchúýcủamìnhtrởlạibứcthư,đọcthêmmộtchút:“Ông/Bàcóthểgặpmộtvàiđồngnghiệpcủatôiđểthảoluậnvềmộtdựáncụthểkhông?”Mộtlầnnữa,sựchúýcủabạnlạihướngđếnnhữngcuộchọpkhácmàbạncầnchuẩnbị,nhưnglạichưahềđộng
tới.Vàlạimộtlầnnữabạnphảikéosựchúýcủamìnhtrởlạinhiệmvụhiệntại.Khốilượngkhổnglồcủanhữnghoạtđộngchưađượchoànthànhtrongcuộcsốngcủabạnkhiếnbạnsaonhãng,mấttậptrungvàkhônghoànthànhđượcviệctrướcmắt.Đâychínhlàthờiđiểmthíchhợpđểnóiđếnvấnđềxácđịnhưutiên.
Rõràng,xácđịnhưutiêncóthểlàphầnquantrọngtrongviệckiểmsoátcôngviệccủabạn.Nhưngưutiêncũngcóthểtrởthànhlýdotốtnhấtđểngụybiệnchoviệckhônglàmgìđó.Xácđịnhưutiêncónghĩalànhữngnhiệmvụ“khôngquantrọng”sẽbịđẩylùixuốngdưới,vàcóthểkhôngbaogiờđượchoànthành.Hệquảcủaviệckhôngthựchiệnnhiệmvụđúnglúclàbạnkhôngcókhảnăngtậptrungvàocôngviệctrướcmắtvìtiếngnóitrongđầubạnnhắcbạnnhớđếnnhữngnhiệmvụchưađượchoànthànhkhác.
Đãbaogiờbạngiữmộtdanhsách10việccầnlàmmà5việccuốidanhsáchlạikhôngbaogiờthayđổichưa?Chúngtathườngtậptrungvàonhữngviệcưutiênhàngđầuvàsaolãngnhữngviệcưutiênthấphơn.Đóchínhlàlýdotạisaocúngtagọichúnglàviệcưutiênthấphơn,tuynhiên,chúngtavẫnphảicoinhữngviệcđólànhữngviệcquantrọng.
Quanđiểmcủatôilàchỉcóviệcnênhoặckhôngnênlàm.Nếugầnđếnhạnchót,đươngnhiênchúngphảiđượcxemxét,nhưngnếucóviệcgìđóquantrọngcầnlàmthìhãylàmngay.Nếukhôngthìthôi.
Cáchtốtnhấtđểloạibỏtìnhtrạngquátảicôngviệclàloạibỏnhữngđiềunhỏnhặtkhiếnbạncảmthấybịquátảivàmấttậptrungđốivớinhữngnhiệmvụquantrọng.Hãyxửlýnhữngnhiệmvụnhỏhơnvà“ítquantrọnghơn”này.Hãyliệtkêmộtdanhsáchtấtcảnhữngviệcđó,dànhmộtkhoảngthờigianyêntĩnhnàođóvàlầnlượtlàmtừngviệcmột.Hoặclàquyếtđịnhkhônglàmvàvứtnóđi.Nhưngtốthơnhết,hãytựmìnhtổchứcgọngàngbằngcáchsửdụngnhữngýtưởngtrongcuốnsáchnày,vàngaytừđầu,đừngđểnhiệmvụchấtđốnglên.
Khiloạibỏđượcsựquátảinày,bạnsẽkhôngbịsaonhãngnữa.Mứcđộtậptrungcủabạntănglên,vàhiểnnhiên,bạnkhôngchỉhoànthànhđượcnhiềunhiệmvụhơn,màbạncònhoànthànhtốthơnvànhanhhơntrước.NgườitanóiKomartừngcócâu:
Tậptrungởdạngthuầnkhiết,đíchthựcnhất,làkhảnănghướngtâmtrívàomộtđốitượngduynhất.
Nếubạncóthểtậptrung–hướngtâmtrí–vàođiềubạncốgắnghoànthành,bạnsẽsửdụngđếnmộttrongnhữngnhântốquantrọngnhấtcủathànhcôngđểthựchiệncôngviệcđó.
3.Giảiquyếtvấnđềkhichúngcònnhỏ.Khibạncóthêmkinhnghiệmtrongcôngviệc,bạnsẽhọcđượccáchpháthiệnnhữngdấuhiệuchothấycóviệcgìđókhôngổnvàvấnđềsẽcàngtệhơnnếubạnkhônghànhđộng.Câuhỏiđặtralà:Khinàovàlàmcáchnàocóthểxửlýnhữngdấuhiệunhỏđó?Đángbuồnlàchúngtathườngbỏquanhữngdấuhiệubáonguyđókhiđốimặtvớinhữngvấnđềcấpbáchhơn.
Thithoảngtôichỉvàomộtđốnggiấytờđángngờởgócbànlàmviệccủaaiđó.Họbốirốithừanhận:“Đólàchồngvấnđềcủatôi.Tôipháthiệnralànếuchúngnằmđóđủlâu,chúngsẽtựbiếnmất.”Vàđôikhiđúnglànhưvậy.
BạnhẳnđãnghetớiĐịnhluậtMurphy(1):Việcgìcóthểhỏngsẽhỏng.ĐịnhluậtnàycủaMurphycómộthệquả:Nếu10việccóthểgặpvấnđềởđâuđó,bạncóthểchắcchắnviệcgâyhậuquảnhiềunhấtsẽchínhlàviệcgặpvấnđề!Cóthểhầuhếtnhữngviệctrongchồngvấnđềnàycủabạnsẽbiếnmấtnếubạnđểchúngnằmđóđủlâu.Nhưngbạncóthểchắcchắnvấnđềbạnkhôngmuốnxảyranhấtlạisẽxảyra.Vàxửlýmộtcuộckhủnghoảngsẽtốnthờigianhơnthếnàosovớixửlýmộtdấuhiệucảnhbáo?
Hãyhìnhthànhthóiquenxửlýmọiviệcngaylậptức,vàbạnsẽgiảiquyếtđượccácvấnđềtrướckhichúngtrởthànhnhữngkhủnghoảnglớn,mấtnhiềuthờigian.Kếtquảlàbạnsẽcónhiềuthờigianhơnđểtậptrungvàonhữngviệcquantrọng.
4.Giảmbớtsựgiánđoạn.Hầuhếtmọingườiđềuthừanhậnhọkhótránhhoặckhóngănchặnđượchiệntượngngắtquãng.
Sựgiánđoạnđượccoilànằmngoàitầmkiểmsoátcủaconngườivàlànguyênnhâncủagầnnhưmọivấnđề.Bạncóthườngnghethấyhaythườngnóicâu:“Đánglẽtôiđãcóthểhoànthànhnónếukhôngbịngắtquãngmỗilầnđộngđếnnó!”không?Tôinhớlầntôilàmmột
vàiviệcchomộtngânhàngởLuxembourg.Tôiđãthựchiệnmộtkhóahuấnluyệnvàgửimộthóađơn.Haithángsautôivẫnchưađượcthanhtoán.Tôiđãgọichogiámđốcđiềuhành,vàcâutrảlờicủaôngtalà:“Tôigửingayđây!”–ôngtakhẽcười–“Tôiđãkýhóađơn,vàđãchuyểnchobộphậnkếtoánthanhtoán.”Cảhaichúngtôiđềucườiphálênvìviệcđó,vàtôinóitôisẽlàmviệcvớibộphậnđó.Tiếpđó,tôiđượcnóichuyệnvớimộtcôgáitrẻởbộphậnchuyểnkhoản.Quađiệnthoại,vớiphongcáchMỹđặctrưngcủamình,tôihỏi:“Tiềncủatôiđâu?”Côấynói:“Tôixinlỗivìôngvẫnchưađượcthanhtoán.Nhưngtôiquábậnvớiviệcgiảithíchchomọingườitạisaohọvẫnchưađượctrảtiền,tớimứctôichẳngcònthờigianđểthanhtoánhóađơnnữa.”
Thôngthường,nhữngsựgiánđoạnmàmọingườivẫnphànnànlàkếtquảcủaviệchọđãkhônglàmviệcgìđóngaytừđầu.Hệquảlàhọkhôngchỉphảihoànthànhchínhcáicôngviệcđó,màcònphảiđốiphóvớinhữngngườiphụthuộcvàoviệcviệcđócóđượchoànthànhhaykhông,nghĩalàchỉtạothêmcàngnhiềuviệcmàthôi.Hơnnữa,hầuhếtchúngtađềukhôngthíchthúvớiviệcphảigiảithíchtạisaochúngtakhônghoànthànhviệcgìđó.Ngaycảkhibạncómộtlýdohoànhảo,vàngườiởđầudâybênkiathôngcảmvớibạn,bạnvẫnthấyđắngmiệngchỉvìbạnđãphảicáolỗithêmmộtlầnnữavớimộtlờixinlỗivàmộtlờigiảithích.
Nếubạnmuốntránhlúcbịgiánđoạn,hãythựchiệnnhữngnhiệmvụliênquantớichúng.Sauđóbạncóthểdànhnhiềuthờigianhơnchocôngviệccủamìnhvàtốnítthờigianhơnđểgiảithíchtạisaobạnchưahoànthànhnó.Hãyhìnhthànhtiếngthơmlàngườihoànthànhcôngviệcđúngthờihạn,vàbạnsẽgiảmthiểuđượcnhữngviệcgâyngắtquãngvìkhôngcònbịyêucầuchuẩnbịnhữngbảnbáocáophiềnhàvềhiệntrạngcủadựán.
Nhắcbạnnhớ,cũngcónhữngsựgiánđoạnlàđiềuđángmơước.Nếumộtvụbuônbánphụthuộcvàophảnhồingaylậptức,tấtnhiênngườigiámđốckinhdoanhsẽmuốnbịngắtquãng.Điềutôimuốnđềcậpđếnởđâylàgiảmthiểunhữnggiánđoạnvôíchvàđừngkhiếntìnhhìnhtệhơnbằngcáchtạoranhữnglýdochongườikhácngắtquãngbạn.Lợiíchkháccủaviệcgiảmthiểunhữnggiánđoạntựtạonàylàchấtlượngcôngviệccủabạnđượccảithiệnkhibạnđượctựdotậptrunghoàntoànvàonó,vàbạncókhảnănghoànthànhnhiềuviệchơntrongcùngmộtkhoảngthờigianvìbạncóthểlàmviệcmàkhông
bịlàmphiền,ngắtquãng.
5.Giảiquyếtviệctồnđọng.Nếubạnphảitheođuổimộtluồngcôngviệc(workflow)liêntụcdàyđặc,đồngthờilạicómộtđốngviệctồnđọng,bạncầnphảixửlýđốngviệctồnđọngnếumuốnluồngcôngviệcđónằmtrongtầmkiểmsoátcủabạn.Hãynhớ,việctồnđọngtựnótạothêmviệc,vậynêngiảmthiểuviệctồnđọnglàgiảmthiểukhốilượngcôngviệcnhiềuhơnmứcbạncóthểtưởngtượng.Dướiđâylànămbướccầnthiếtđểxửlýđốngviệctồnđọng.
1.Xácđịnhnhữngviệctồnđọng.
2.Xácđịnhviệctồnđọngnàocầngiảiquyếttrước.
3.Sắpxếpthờigianđểmỗingàygiảiquyếtmộtphầnviệctồnđọng.
4.Xácđịnhnguyênnhângâytồnđọng.
5.Thựchiệncácbướcđểđiềuchỉnhnguyênnhân,nhằmngănchặntồnđọngxảyralầnnữa,cũngnhưngănchặnhiệntượngtồnđọngthêm.
Mộtkhiđãgiảiquyếthếtđốngviệctồnđọng,vàngănchặnhiệntượngdồnviệcxảyra,chúngtacóthểnhìnrõtươnglaihơn.
6.BắtđầuhoạtđộnghướngtớiTươnglai,thayvìnhìnlạiQuákhứ.Hình2.1minhhọachođiềudiễnratrongđầukhibạncórấtnhiềunhiệmvụquáhạn,dởdanghoặctồnđọngtừquákhứchưahoànthành.CácdấuXtrêntrụcnằmngangtượngtrưngchotấtcảcácnhiệmvụđángraphảihoànthànhtạimộtthờiđiểmnàođótrongquákhứ.Tầmnhìncủabạnbịchemờvìbịkéongượctrởlạiquákhứ.Cácnhàtâmlýhọcnóirằngmộttrongnhữngthướcđosứckhỏetinhthầncủamộtngườichínhlàmứcđộhọhoạtđộngtrongquákhứchứkhôngphảimứcđộhọhoạtđộngtronghiệntạivàtươnglai.Hoạtđộngtừhiệntạihướngđếntươnglaiđượcxemlàlànhmạnh.Vậynên,chẳngcógìđángngạcnhiênkhichúngtacảmthấyhơiđiênkhùngvìbịchoángngợpbởiquánhiềunhiệmvụquáhạnvẫnchưahoànthành.
Hình2.1.Sựchúýtậptrungvàoquákhứ,khôngphảitươnglai,vớimộtđốngnhiệmvụtồnđọngchứkhôngphảitươnglai.
Khônggìnhàmchánhơnviệclàmmãikhôngxongmộtnhiệmvụ.
―WilliamJames
Khihoạtđộngtrongquákhứ,bạncóxuhướngtậptrungvàođiềuđángrađãxảyra,vàonhữngcơhộiđãđểvuộtmất.Bấtcứthứgìhướngbạntừhiệntạitớitươnglaiđềulànhmạnhhơnthứkéobạnngượctrởlạiquákhứ.
GiảsửbạnđangchạytrênmộtđườngđuamàvạchxuấtphátlàHiệntạivàđíchđếnlàTươnglai.NếuthayvìchạytừvạchHiệntại,bạnlạibắtđầutừvạchQuákhứ,vậythìbạnsẽphảichạyrấtxachỉđểtớiđượcvạchxuấtphát.
Hình2.2minhhọaviệcloạibỏnhữngnhiệmvụthuhútsựchúýcủachúngtavềquákhứgiúpgiảiphóngkhảnăngchúýtớihiệntạicủachúngtanhưthếnào.Điềunàyrấtquantrọngvìkhảnăngchúýcủatấtcảchúngtađềuchỉcógiớihạn–íthơnchúngtatưởngnhiều.Sựchúýlàđiềurấtquantrọngđểcóthểnắmbắtđượccốtlõicủavấnđềvàthúcđẩymọiviệcđạttớimứcđộhoànthành.
Thiếusựchútâm,dùlàvớiviệclaucửasổ,hayviếtnênmộtkiệttác,thìsốngcũngchẳngcóýnghĩagì.
―NadiaBoulanger
7.Thôilolắng.Lãngphíthờigianlàmđilàmlạimộtviệchayđốiphóvớinhữngsựgiánđoạnhaynhữngđámcháylớnhơnchỉlàmộtviệc,táchạithậtsựcủatrìhoãnnằmởcáchnótácđộngtớibạn,cảvềmặttinhthầnlẫncảmxúc.
Hầunhưtấtcảmọingườiđềucóxuhướngtrìhoãnnhữngnhiệmvụkhóchịu.Đốimặtvớinhữngnhiệmvụkhóchịuvàhoànthànhchúngkhôngphảiđiềudễdàng,nhưnghậuquảcủaviệckhônghoànthànhchúngcóthểcòntệhơnrấtnhiềusovớiviệcđốimặtvớisựkhóchịuđóngaytừđầu.
Lượngthờigianlãngphílớnnhấtchínhlàthờigiankhôngbắtđầu.
―DawsonTrotman
Đểkhiếnvấnđềcàngthêmtrầmtrọng,hầuhếtmọingườikhông
chỉtrìhoãnthựchiệnnhiệmvụ,màcòncóxuhướngdaydứtmãivớinhữngnhiệmvụchưahoànthànhhoặcchưađụngtớivàlolắngvềviệcchưalàmxongviệcđó.Nỗilolắngnàylạitiêutốnnhiềuthờigianhơnmứcmọingườicóthểnhậnra.Vànócũngkhiếnviệcđưarahànhđộngthíchhợpđểgiảiquyếtvấnđềtrởnênkhókhănhơn.
Hãynghĩtớimộtvàivấnđềbạnđãphảiđốimặttrongquákhứ.Cứdaydứtvềnhữngvấnđềđócóđưabạnđếnđâukhông?Không.Chỉkhibạnbắtđầuhànhđộngthìvấnđềmớibắtđầuđượcgiảiquyết.Nếubạnđốimặtvớinhữngvấnđềlớnvànhữngnhiệmvụkhóchịu,vàbạnlàmgìđóvớichúngthìchúngthườngsẽbiếnmấtnhanhhơn.
Nỗisợphảithựchiệnmộtnhiệmvụnàođóthườngngốnnhiềuthờigianvàcôngsứchơnsovớiviệcthựchiện
nhiệmvụđó.
―RitaEmmett
Mộtlần,tôiđãlàmviệcvớimộtnhómkỹthuậtviêndịchvụđượcđàotạo,thôngminhvàtrẻtrungcủamộtcôngtylớnởĐanMạch.Tôiđểýthấycómộtchiếcmáyrấtlớnởgócbàncủamộttrongsốnhữngngườiđó,vàđãhỏiđólàcáigì.Ngườikỹthuậtviêntrảlời:“Thậtxấuhổ.Mộtthángtrướccómộtkháchhànggửinóchotôiđểsửa,màtôivẫnchưasửađược.”
Tôiđãthốtlên“Thậtkinhkhủng!”
Anhtanói:“Tôibiết.Tôiđãnghĩvềnórấtnhiều,nhưngtôibậntớimứcchẳngcóthờigianđểsửanó.Phảimấthaingàytôimớicóthểsửaxong,màlịchcủatôithìkínđặc,nêntôikhôngthểdànhthờigianchonóđược”.Anhtatiếptụcnói:“Thậtrathìôngcóthểgiúptôi.”
Tôiliềnhỏi:“Bằngcáchnào?”
Anhtakhôngngầnngạitrảlời:“Ôngcóthểnóichosếpcủatôibiếttôibậnnhưthếnào.”
Tôiđồngýgiúpnhưngsựgiúpđỡcủatôilạihướngtheocáchhơikhácmộtchút.“Làmngayđi!”,tôinói.
“Tôikhôngthểlàmngayđược,”anhtacựlại,“Tôicómộtcuộchọpvàolúchaigiờ,và…”
“Đượcrồi.Cứlàmluônđi,vàhãyxemanhcóthểlàmtớiđâu,”tôigợiý.
Vậylàanhtabướcvàokhuvựcsửachữavớichiếcmáy,lầmbầmgìđóchochínhmìnhnghe.15phútsauanhtaquaylại.
“Ôikhông,”tôinghĩ,“Cóthểrắcrốiđây.”
Anhtanhìntôivànói“Xongrồi.”
“Xongrồi?”,tôilặplại.
“Đúng,xongrồi,”anhtanói.“Nhưngbiếtđâucóthểphảimấthaingày.”
Tấtnhiên,khôngphảilúcnàochúngtacũngmaymắnnhưthế.Rấtcóthểphảimấthaingàymớisửađược.Nhưngnhữngchuyệntươngtựvẫnxảyravớichúngtathườngxuyêntớimứcnào?Khicuốicùngbạncũngbắttayvàothựchiệnviệcmàbạnđãtrìhoãn,bạnsẽthấynócũngkhôngđếnmứctệnhưbạnđãnghĩ.
Câutrảlờingắnnhấtlàhànhđộng.
―GeorgeHerbert
Hầuhếtchúngtađềucóxuhướngcườngđiệuhóathờigianthựchiệnvàmứcđộkhóchịucủanhữngviệcmàmìnhkhôngthích.Chúngtasợphảilàmviệcđónênchúngtatrìhoãnnó.Vừarồilàvídụvềmộtngườiđãtrìhoãnmộtviệchàngthángtrời,cáimáycứnằmtrênbànlàmviệccủaanhtanhưmộtvậtnhắcnhớđếnđiềuanhtasợ.Anhtabiếnnóthànhmộtđiểmnhạycảmcủabảnthân,vàlàmộtđiểmnhứcnhốigiữaanhtavàsếpcủamình.Vàthayvìdànhrakhoảngthờigianthựcsựcầnthiếtlà15phútchonhiệmvụđó,anhtalạithanphiềnvớisếplàanhtaquábận.Trênthựctế,anhtađangtrìhoãn,nhưngbấtkểlýdolàgìthìngườikháchhàngkiacũngchưađượcphụcvụvàđãphảixoayxởvớiviệckhôngcócáimáyđótrongcảthángliền.
Mẹoư?Hãyđốimặtvớinhữngnhiệmvụkhóchịuvàhãyxửlýchúngngaylậptức.
M.ScottttPeck,trongcuốnConđườngítngườiqualại(Theroadlestraveled)củaông,đãgọiviệcxửlýnhữngnhiệmvụkhóchịulà“trìhoãnsựhưởngthụ”.Peckđãchỉrarằngcuộcsốngvốnkhókhăn.Ngườitrìhoãnlàngườimuốnhưởngthụngaylậptức.Pecknói:
Trìhoãnsựhưởngthụlàquátrìnhsắpxếpnỗiđauvàniềmvuitrongcuộcsốngtheocáchtăngcườngniềmvuibằngcáchtrảinghiệmnỗiđautrướcrồivượtquanó.Đólàmộtcáchsốngtaonhã.
Bạnxửlýnhữngnhiệmvụnàotrongcôngviệccủamìnhtheothứtự“tệnhấttrước”?ViệccamkếtLàmliềntaysẽgiúpbạnvượtquacảmgiácchầnchừ,dodựkhiphảigiảiquyếtnhữngnhiệmvụkhôngdễchịu.Nósẽgiúpbạngiảiquyếtnhữngviệcbạnkhôngmuốnlàmvớimộtquyếttâmvượtquavàhoànthànhchúng.Mộtsốngườitựhàomộtcáchgầnnhưtráikhoáyvìcókhảnăngđốiphóvớinhữngviệckhókhănnhất,xươngxẩunhấttrướctiên.Hầuhếtchúngtađềucóthểcảithiệnđượckhảnăngxửlýviệckhótrước.HãynhớđiềunhàvănMarkTwainđãtừngnói:“Nếubạnphảinuốthaiconcóc,hãynuốtconlớntrước,vàđừngnhìnnóquálâu”.Vìthế,nếubạncóthểchọnthứtựcôngviệccủamìnhmỗingày,hãychọnnhiệmvụbạnítthíchthúnhấtvàhoànthànhnótrướctiên.Hoànthànhviệckhókhănnhấttrướctiênkhôngchỉkhiếnnhiệmvụthứhaitrongngàykhôngquátệsovớinhiệmvụthứnhất,màcòncủngcốsựtựtincủabạn.
8.Bâygiờ,hãycảmthấyhàilònghơnvềbảnthân.TiếnsỹLindaSapadintrongcuốnsáchCũngđếnlúcrồi(It’sabouttime)đãnói:
Trìhoãnlàmgiảmlòngtựtôncủamộtngười,hệquảlàngườiđósẽmấtđisựlạcquan,niềmvuivànănglượngsángtạo.Ngườicótínhtrìhoãnthườngthấycànglúccàngkhóđểđạtđượccácmụctiêucánhân,hoặcthậmchíthườngkhócóthểđặtracácmụctiêuđó.
Tínhtrìhoãnvàthóichegiấuđikèmvớinóhìnhthànhnênnhữngcảmxúctiêucựckhôngphảilúcnàocũngcóthểnhìnthấyrõràng.TrongmộtkhóaPEP,mộtcôgáitrẻmớikếthônbắtđầucườinghiêngngả,cườikhôngsaongănđượckhichủđềtrìhoãnđượcđưara.Khiđượchỏiđiềugìkhiếncôấycườinhưvậy,côấyđãnói:
Ồ,tôiđangnghĩtớichiếcáosơmixếpnếpcủachồngtôi.Ôngkhôngbiếtđấythôi,tôighétlàquầnáolắm,đặcbiệtlàchiếcáosơmixếpnếpcủachồng.Tôisẽlôitấtcảnhữngquầnáokhácbêndướichiếcáođótronggiỏquầnáocầnlàravàlàchúngtrước.
Khiđượchỏi“Thếchuyệngìxảyrakhichỉcònlạichiếcáođó?”,câutrảlờicủacôấylà:“Tôilạinémnóvàomáygiặt!Chồngtôichẳngbaogiờbiếtchiếcáoyêuthíchcủaanhấyđãbiếnđiđâu.”Mộtlượngcảmxúckhổnglồsẽtíchtụcùngvớithóiquentrìhoãnnày.Nócótácđộngmạnhtớisựcảmnhậnvềbảnthânconngười.
BằngcáchcamkếtLàmliềntay,xửlýphầnviệckhótrước,vàgiảiquyếtnhữngviệclớntừngchút,từngchútmột,bạnsẽgiảmthiểuđượcmộtlượnglớnlolắngvàcăngthẳngtừcôngviệccủamình.Bạnsẽthấytựtinvàtôntrọngbảnthânhơn.ThậmchísaukhihoànthànhchỉmộtngàytrongchươngtrìnhPEP,nhữngngườithamgiacũngđãcótiếnbộvàđãdọnsạchtàiliệu,giấytờtrênvàtrongbànlàmviệc,ngănđựnghồsơvàmáytínhcủahọ.Họpháthiệnralàmìnhhoànthànhđượcnhiềuviệchơnmứchọcóthểnhậnratrướcđây.Họkhôngcòncảmgiácáynáynữa.Gầnnhưtấtcảnhữngngườithamgiathườngxuyênđềucảmthấytốthơnvềbảnthân.
KHÔNGPHẢIMỌIVIỆCĐỀUCÓTHỂHOẶCĐỀUNÊNLÀMNGAY
Biếtkhinàokhôngnênlàmviệcchămchỉcũngquantrọngnhưbiếtkhinàonênlàmviệcchămchỉ.
―HarveyMackay,tácgiảcuốnsách
Bơicùngcámậpmàkhôngbịănthịt
(Swimwiththesharkswithoutbeingeaten)
DùđãnóirấtnhiềuvềviệcLàmliềntay,làmngaytậptức,nhưnghãyđểtôichỉrarằngkhôngphảilúcnàocũngcóthểlàmmọiviệcđượcluôn.BạncốgọichoMary,nhưngtớithứHaicôấymớiquayvề.Bạnđangđilấycàphêthìcómộtkháchhànggọiđiệnđếnbàncôngviệc.Rõràngxácđịnhưutiênchiếmmộtvịtríquantrọngtronghiệuquảcôngviệccũngnhưtrongnhữngkếtquảđạtđược.Tuynhiên,thànhcôngcuốicùnglạibắtnguồntừviệchoànthànhviệc.Vàchuyệnmọingườikhônghoànthànhviệcvìhọkhônglàmlàchuyệnquáthườngthấy!Họkhônglàmngay.
Trênthựctế,ưutiêncóthểlàlýdongườitadùngđểngụybiệnchoviệckhônglàmgìđó.Đúngvậy,sẽcónhữnglúcbạnkhôngthểLàmliềntayđược.SẽcónhữnglúcbạnkhôngnênLàmliềntay.Lẽthôngthườnglàđiềucầnthiếtcầnxemxéttrước.CáchđểtănghiệusuấtcánhâncủabạnkhôngphảilàLàmđiềungungốcgìđóngay.Tuynhiên,nếucáchtiếpcậncủabạnđốivớicôngviệclàluônluônchọnlựa,luônluônxácđịnhưutiên,luôndànhthờigianđểnóchínmuồi,luôncólýdođểxemnósau,luôndòquađốnggiấytờhoặcluônlướtquađốngthưđiệntử,cónghĩalàbạnđangkhônghànhđộng.Thựctế,nhưthếlàbạnđangcủngcốchothóiquenkhônghànhđộng.VớinguyêntắcLàmliềntayvàkhôngcóthêmcáicớnàođểtrìhoãn,sảnphẩmcuốicùnglàxuhướnghànhđộng.
MANGSỰQUYẾTĐOÁNVÀOTHÓIQUENLÀMVIỆCCỦABẠN
Trongkhoảnhkhắcquyếtđịnh,điềutốtnhấtbạncóthểlàmchínhlàđiềuđúngđắnđểlàm.Điềutệnhấtbạncóthể
làmlàchẳnglàmgì.
―TheodoreRoosevelt
Nhìnchung,ngườithànhcôngmấtítthờigianđểđưaraquyếtđịnhnhưnglạimấtrấtnhiềuthờigianđểthayđổiquyếtđịnhmộtkhinóđãđượcđưara.
Nhiềungườisợphảiquyếtđoán.Suychocùng,nếubạnđưaramộtquyếtđịnh,bạnphải“sống”vớinhữnghệquảcủanó.Nếutínhquyếtđoánlàmộtđiểmyếucủabạn,cómộtcáchdễdàngcóthểgiúpbạngiảiquyếttìnhtrạngphânvân.Chỉcầnhìnhdungranhữnghệquảtệnhấtcóthểcócủabấtcứquyếtđịnhnàobạnđưara,vàhãytựhỏibảnthânxembạncóthểsốngvớinhữnghệquảđókhông.Nếucâutrảlờilà“có”thìhãymạnhdạnquyếtđịnh.
Bạnkhôngthểmongrằngmìnhchắcchắn100%hànhđộngcủabạn.Tuynhiên,tôihiểurằngGeorgeS.Patton(2),vịtướngngườiMỹnổitiếngtrongChiếntranhthếgiớithứhai,đãlàmviệcvớicôngthứcthànhcôngsau:“Nếubạncómộtkếhoạchchắcthắngtới80%thìhãykiênquyếtthựchiệnnó.”
9.Pháttriểntínhquyếtđoántrongquátrìnhraquyếtđịnh.Hãynhậnthứcđượclàkhivượtquámộtđiểmnhấtđịnh,thờigianbạndànhđểsuynghĩnhằmđưaraquyếtđịnhkhônglàmtăngkhảnăngquyếtđịnhđósẽlàquyếtđịnhđúng.Hãychấpnhậnsựthậtlàbấtchấpnhữngnỗlựccủabạn,vẫncómộtphầntrămnhấtđịnhtrongnhữngquyếtđịnhcủabạnsẽhóasailầm.Chỉnêndànhmộtthờilượngvừađủchocácquyếtđịnh.Hãynhậnthứcrằngtrìhoãnđưaraquyếtđịnhnênđượcmặcđịnhlàmộtquyếtđịnh.“Quyếtđịnhđólà:Khôngquyếtđịnh”.
NgoàiracòncóthủthuậtcủaBenFranklin–Nhàsángchế,chínhtrịgiavàtriếthọcgianổitiếngthếkỷ18Bencómộtphươngpháphữuhiệugiúpđưaraquyếtđịnhđólà:Lấymộttờgiấy,gậpđôinólạiđểtạothànhhaicột.Mộtcột,liệtkêtấtcảnhữnglýdodẫntớiviệcđưaraquyếtđịnh.Cộtcònlại,liệtkêtấtcảnhữnglýdochốnglạiviệcđưaraquyếtđịnh.Bằngcáchsosánhhaidanhsáchnày,bạnthườngcóthểnhìnrõhướngbạnnênđi.
Nếuphảitổngkếtđiềulàmnênmộtnhàquảnlýtốttrongmộttừ,tôisẽchọntừquyếtđoán.Bạncóthểsử
dụngnhữngchiếcmáytínhtốitânnhấtđểtậphợpcácconsố,nhưngcuốicùngbạnvẫnphảiđặtrathờigianbiểuvà
hànhđộng.
―LeeLaccoca
Tôiđãtừngchứngkiếnnhữngngườiquyếtđoánđãđưaraquyết
địnhsai.Điềuthúvịlàdùthếnàohọvẫnluônkhiếnmụctiêucủanhữngquyếtđịnhđóxảyra.Tôitinrằngcómộtquyluậttựnhiêngắnliềnvớihiệntượngnày.Quảthật,hànhđộngquyếtđịnhcólẽcònquantrọnghơntínhđúngsaicủachínhhànhđộngđóvàcóảnhhưởngnhiềuhơntớicáchệquả.Hãyquyếtđoán,hãyhànhđộngvàhãytiếptụcdấnbướccuộcsốngcũngnhưcôngviệccủabạn.
Mộtkếhoạchtốtđượcthựchiệnquyếtliệtngaybâygiờcòntốthơnmộtkếhoạchhoànhảođượcthựchiệnvào
tuầntới.
―ĐạitướngGeorgeS.Patton
HÌNHTHÀNHTHÓIQUENLÀMVIỆCLIỀNTAY
Trìhoãnmộtviệcdễbiếnnóthànhmộtviệckhó,vàtrìhoãnmộtviệckhóbiếnnóthànhmộtviệckhôngthểlàm
được.
―GeorgeH.Lorimer
Dùthíchhaykhôngthìtấtcảchúngtađềulànhữngtạovậtcủathóiquen.Hầuhếtchúngtađềurấtdễdàngsavàonhữngnềnếpđãđượcthiếtlập.Bạnthườngláixetrêncùngmộtconđườngđểđilàm,tớicùngmộtcửahàngđểăntrưa,haybắtđầumộtngàylàmviệctheocùngmộtcách?Mộtvàitrongsốnhữngthóiquenvànềnếpđólàtốt;sốkháccóthểchốnglạichúngta,vàsốnghoàntoànbằngthóiquencóthểrấtnguyhiểm.
Cóthóiquennàođánghìnhthànhvànuôidưỡngkhông?Tấtnhiênlàcó.Nhữngthóiquennhưláixeantoànhayquantâmtớibạnbè,đồngnghiệpđángđượcpháttriển,vàhiểnnhiênlàchúngcólợi.ViệcnuôidưỡngthóiquenLàmliềntaycómụcđíchcủngcốphongcáchsốngđịnh-hướng-hành-động:đểtrởnênquyếtđoánhơn,đểbắtđầuvàsauđóduytrìsựnăngđộng.Mụctiêuđọccuốnsáchnàycủabạnlàphávỡthóiquenlàmviệccũvàtrởnênhiệuquảhơn,từđótrởnênnăngsuấthơn.Cáchtiếpcậnquyếtđoánvàchủđộngđốivới
côngviệcsẽgiúpbạnđạtđượcchínhđiềuđó.
Bảnthânsựtrìhoãnthườngchỉlàmộtthóiquenxấu.
TrongcuốnsáchHoànthànhcôngviệc:NhậpmônvềQuảnlýthờigian(GettingThingsDone:TheABC’sofTimeManagement)tácgiảEdwinBlissđãmiêutảtrìhoãnnhưmộtthóiquentheocáchnày:
Khichúngtakhôngnhanhchónghànhđộngnhưchúngtacầnphảithế,thườngthìkhôngphảivìnhiệmvụđóđặcbiệtkhó,màvìchúngtađãhìnhthànhthóiquentrìhoãnbấtcứkhinàocóthể.Trìhoãnhiếmkhiliênquantớimộtviệccụthểnào;nóthườnglàkiểuhànhvithâmcăncốđế.
Tôihoàntoànđồngý.HãyhọcLàmliềntayvàbạnsẽxóasổđượcthóiquentrìhoãn.Làmliềntaythaythếhànhviđể-làm-saubằnghànhviđịnh-hướng-hành-động.Bạnhànhđộngtrướckhiràocảntinhthầntrỗidậy,vậynênbạnchẳngcóthờigianđểnghĩ“Nóquákhó;cólẽnósẽbiếnmất;biếtđâusẽcóaiđóđểýđếnnó;mìnhkhôngthấyhứngthú;mìnhchẳngthấythíchnó.”
SỰHOÀNHẢOMộtsốngườicóthểtinrằngcómâuthuẫncơbảngiữaLàmliền
tayvàlàmđúng.Thậttốt,vàthậtlànhmạnhkhitrôngchờhiệuquảhoạtđộngđạttiêuchuẩncao.Nhưngmộtsốngườilạinhầmlẫn“thểhiệntốtnhấtcóthể”vớithờiđiểmhànhđộng.
Ngườitheochủnghĩahoànhảothườngtrìhoãn.Suychocùng,nếubạntinbạnkhôngthểthựchiệncôngviệcmộtcáchhoànhảo,vậythìsaolạiphảilàm?VàLàmliềntaycóthểđồngnghĩavớiviệcbạnkhôngthểlàmviệcđótốtđượcnhưbạnmuốn.
TiếnsỹSapadinnóitheocáchnày:
Ngườitheochủnghĩahoànhảosuynghĩrấtcựcđoan:Nếuhọđịnhlàmgìđó,họlậpluận,họnênlàmviệctốtnhấtcóthể.Khôngcókiểu“lửnglơởgiữa”chấpnhậnđược…Khiđốimặt
vớimộtnhiệmvụcấpbách,nhữngngườitheochủnghĩahoànhảothườngbịgiằngxégiữahaitháicực:cốnghiếntấtcảnhữnggìhọcó,hoặctừbỏtấtcảmọithứ.
Làmthếnàocóthểđịnhnghĩachínhxácđượccái“lửnglơởgiữa”đó?ChúngtacónênlàmviệcđểsảnxuấtramộtchiếcRolls-Roycegầnnhưchiếcôtôhoànhảomàmộtngườicóthểcókhông?HaymộtchiếcMercedes?HaymộtchiếcFord?ChiếcRollscógiá250.000đôla,chiếcMercedeslà80.000đôla,vàchiếcFord25.000đôla.Chiếcnàocũngcóthểđưabạntớinơibạnmuốnđến.Mỗimộtnhàsảnxuấtôtôlạiphụcvụmộtthịtrườngkháchhàngriêng.Thịtrườngđócómộtngưỡnggiámàkháchhàngcủanósẵnsàngtrảchoviệcsởhữumộtchiếcxe.Nhàsảnxuấtsảnxuấtrachiếcôtôđápứngđượckỳvọngcủakháchhàngcủahọ.
Khixửlýcôngviệc,đừngtựhỏimìnhcâu:“Việctốtnhấtmàmìnhcóthểlàmđốivớinhiệmvụnàylàgì?”Thayvàođó,hãyhỏibảnthân:“Kháchhàngkỳvọngởchúngtacấpđộ,haymứcđộchấtlượngnào?”Nếubạncóxuhướnggiốngngườitheochủnghĩahoànhảo,bạnsẽtìmcáchtrìhoãn;thườngthìkháchhàngcủabạnmuốnbạnphảnhồi.
Tấtnhiênlàhãylàmđiềuđúng,nhưngphảixácđịnhđúnglàthếnào,vàLàmliềntay!
KỶLUẬTKhithảoluậnchủđềthayđổihànhvi,từthườnghaynghethấy
nhấtlàkỷluật.“Đólàvấnđềkỷluật.Nếucókỷluậthơn,tôiđãcóthểluyệntập,…bỏthuốc,…ănkiêng”.Dùkỷluậtđóngmộtvaitrònhấtđịnh,tôitinrằngnómớichỉlàphầnnổi.Nếubạnsửdụngđủkỷluậtđểhìnhthànhmộtnếplàmviệc,bạnđãtạoramộtthóiquenmới.Thóiquenlạigiúpbạnduytrìnềnếpmới.Hãybuộcbảnthânhànhđộngngaylậptức,vànósẽnhanhchóngtrởthànhthóiquen.Sauđó,chínhthóiquensẽgiảmbớtnhucầucầnphảicókỷluật.WilliamJames,ngườinổitiếngvớinhữngcôngtrìnhnghiêncứuhànhvicủaconngườichorằng:Nếubạnliêntụclàmmộtviệcgìđótrong30ngày,nósẽtrởthànhthóiquencủabạn.HãythửđiềunàyvớinguyêntắcLàmliềntay.
Thànhthậtmànói,điềunàycònhơncảđốiphóvớitínhchầnchừ.Đólàmộttriếtlývềcôngviệcvàcuộcsống.Đólàquanđiểm:Tôilàmộtngườichủđộng;tôihướngtớihànhđộng;tôivĩđạihơnvấnđềmàtôiphảiđốimặt.Nhữngtínhcáchnàybắtđầu(vàkếtthúc)vớicáchbạnđốimặtvàthóiquenxửlýnhữngchitiếtnhỏnhấttrongcuộcsốngvàcôngviệccủamình.
Vậythìđiềuđầutiênbạnnênlàmlúcnàylàgì?Hãytiếptục–hãyviếtnóra.Tậptrungvàođiềuđầutiên.Hãytựtổchức,sắpxếpđểLàmliềntay,vàlàmtốthơn!
THỰCHÀNHCHƯƠNG21. Hãykhởiđộng.Bướctớibànlàmviệccủabạn–nếucần,hãycầmtheocuốnsáchnày–vàsànglọctừngmẩugiấytrênbànhoặcởbấtcứchỗnàogầnnơilàmviệccủabạn.Hãynhặttờgiấyđầutiênlên,xácđịnhxemnólàgì,cầnphảilàmgìđểxửlýnóchotớikhihoànthành.Hãylàmbấtcứviệcgìcầnthiếtđểhoànthànhnhiệmvụđóvànémtờgiấyđórakhỏibànlàmviệccủabạnđểkhôngbaogiờphảinhìnlạinómộtlầnnữa.Nếunhiệmvụđòihỏibạnphảimấtvàitiếngđểhoànthành,hãylênlịchđểdànhthờigianxửlýnó.
2. Lầnlượtxembấtcứbứcthưđiệntử,thưthoại,haybứcfaxđãđượclưutrữnàovàbắtđầuxửlýtừngthứmộtchotớikhihoànthành.Mộtlầnnữa,nếuviệcnàophảimấtvàigiờlàmviệc,hãylênlịchxửlývàomộtthờiđiểmthíchhợphơn.
3. Xácđịnhnhiệmvụnàophảiđượchoànthànhvàquyếtđịnhnhữngviệccầnlàmđểxửlýtừngnhiệmvụchotớikhihoànthành.Xửlýnhiệmvụtốiđacóthể.Nếubạnvấpphảimộtvậtcản,hãythôngminh.Hãyđặtracâuhỏi:“Mìnhcóthểhoànthànhviệcnàybằngcáchnàokhác?”Nếubạnquyếtđịnhbàngiaonhiệmvụhoặcchuyểngiaonóchomộtngườikhác,hãynhắcbảnthântheodõitiếnđộhoànthànhcôngviệcđó.
CHƯƠNG3Sắpxếpngaybâygiờ!
TÓMLƯỢCCHƯƠNG3Trongchươngnày,bạnsẽhọcđược
cách:
Hànhđộnggọngàngvàtiếtkiệmthờigianchochínhbạn.
Thôilãngphíthờigiantìmkiếmđồđạc.Hìnhthànhcáchệthốnghồsơriêngbiệtchocácgiấytờviệcđanglàm,giấytờthamkhảovàgiấytờlưutrữcủabạn.
Sắpxếphồsơmáytínhcủabạnvàthiếtlậpcácthưmụchợplýchocáctệptàiliệucũngnhưthưđiệntử.
Chúýtớichitiếtnhỏnhặtvềcáchbạnchuẩnbịchocôngviệcgiốngnhưchúýtớichínhcôngviệcđó.
Bạnphảibiếttổchức,sắpxếpđểhìnhthànhnhữngnếplàmviệcgiúpbạnpháttriểnthóiquenLàmliềntay.Bạnsẽngạcnhiênvớilượngthờigianbạntiếtkiệmđượcchỉnhờviệctổchứckhuvựclàmviệccủabạnsaochođạthiệuquảtốiđa.
CÂUCHUYỆNCỦAMỘTNGƯỜILÍNHNgườilínhlàmộtđiểnhìnhchosựtậptrungchúývàochitiết.
Khitânbinhđếntrạilínhđểhuấnluyệncơbản,họđượcrènluyệnnhữngkỹnăngvôcùngcơbản.Ngoàichếđộănuốnghàkhắc,ngườilínhcònđượcđàotạotheocáchbạolựcnhấtvềcáchdọngiường,cáchđánhgiày,cáchsắpxếpcácvậtdụngcánhân,cáchlauchùivàbảodưỡngvũkhícùngrấtnhiềunhữngđiềucơbảnkhác.Sĩquan
huấnluyệnchắcchắnmuốnhọấntượngvớiviệcphảituânthủmệnhlệnh.Nhưngthựcrathìcònhơnthế.Huấnluyệncơbảntrongcáclựclượngvũtrangchỉlàthế–cơbản.Sựquantâm,chúýtớinhữngđiềucơbảntạonềntảngchomộtquânnhânthànhcông.
Chẳngnghềnàonghiêmngặthơnnghềcủanhữngngườilính,đặcbiệtlàtrongchiếntranh,khimàsựsốngcủahọởthếngàncântreosợitóc.Phảicẩntrọngsuynghĩnêngiữvũkhíởđâutrêncơthể.Ngườilínhđượcđàotạotỉmỉ,kỹcàngđểgiữvũkhítrongmọiđiềukiện.Khikẻthùđếngần,cáigiángườilínhphảitrảsẽlàquálớnnếusúngcủahọbịkẹtvìnókhôngđượclauchùisạchsẽ.Nhữngngườilínhvôtổchức,vôkỷluậtkhôngbiếtvũkhícủamìnhởđâu,cũngkhôngquantâmtớinó,sẽsớmlànhữngngườilínhtửtrận.Đóchínhlàlýdotạisaosĩquanhuấnluyệnlạivôcùngnghiêmkhắckhidạynhữngđiềucơbảnđóchotânbinh.
Hầuhếtmọingườichưađánhgiáđúngtầmquantrọngcủaviệcchuẩnbịvàtổchứccôngviệccủamìnhthậttốt.Lộnxộncóthểlàkẻgiếtngười.
Lộnxộnvàbốirốilàthấtbạicủathiếtkế,chứkhôngphảilàdothôngtin.Khôngcócáigọilàthôngtinquátải.
―EdwardTufte
DỌNĐỐNGLỘNXỘNLộnxộnlàđiềubạnphảiđốimặtmỗingàykhibạnbướcvàovăn
phòng.Làchiếcáokhoáccủabạnvắttrênthànhghếdànhchokháchchứkhôngphảitrêncâytreoáokhoác.Làhàngchụcbảnbáocáoxếpởgóctủhồsơcủabạn,nằmbêndướiphầncònsótlạicủabữatrưaăn-tại-văn-phòngcủabạnngàyhômqua.Làchồngtạpchíbạnthậmchícònchưabắtđầuđọc.Lànúithưđến,thưđirảiráctrênbànlàmviệccủabạn.Lànhữngbứcthưtaybạnvẫnchưahoànthành.LàchiếcđĩaCDbạnđịnhđemvềnhànghevàodịpcuốituầngiờđangbịchônvùidướiđốngdựthảongânsáchhàngquý.
Lộnxộnlàđốnghỗnđộncựckỳvôtổchứcmàbạnkhôngcầnđếntrongmôitrườnglàmviệc.Ngàynàochúngtacũngquáttháoconcái,
bắtchúngphảidọnphòngsạchsẽ,sauđólạibướcchânvàomộtvănphòngbừabãimàchẳngbaogiờnhậnthấybấtcứđiềubấtổnnàotrongđó.Vănphòngvàbànlàmviệcbừabãi,lộnxộnkhiếnchúngtakhôngthểlàmviệchiệuquả.
LỘNXỘNĐẾNTỪĐÂU?Thủphạmđầutiênlàgiấytờ.Chuyệngìsẽxảyravớiýtưởngvề
mộtvănphòngkhôngcógiấytờ?Cómộtthời,ngườitachorằngcôngnghệsẽsảnsinhramộtvănphòngkhôngcóđốnggiấytờlộnxộnvìmọithứđềuởdạngđiệntử.Điềuđócóthểsẽxảyra,nhưnghiệntạivẫnchưaxảyra.Máytínhchỉinthêmnhiềugiấytờhơnmứcchúngtacóthểbỏđi,vàmáyphotocopylạisaochụpgiấytờrấthiệuquả.Trênthựctế,lượnggiấytờcólẽcònnhiềuhơncảtrướcđây.
Thưđiệntửthậmchícòncóthểkinhkhủnghơncảđốnggiấytờ.Dùthưđiệntửlàmộtphátminhtuyệtvời,nólạitạoramộtđốnghỗnđộndữliệuđiệntử.Giờbạncóthểgửimộtthôngbáocho150ngườichỉvớimộtlầnnhấnphím.Mộtsốngườicóthểnhậnđược200bứcthưmộtngày.Bạncóthểtưởngtượngđượckhông?Hoặccólẽ,bạncònkhôngcầnphảitưởngtượng.
Rồicòncảnhữngđồlặtvặtnữa.Mộtanhchàngvừamớidọntủquầnáocủaanhta.Vợanhtabắtanhtaphảidọn,vìcôấynghingờchuộtđãlàmtổtrongđó.Vănphòngcũnggiốngnhưtủquầnáo–nơichúngtatíchrấtnhiềuthứ.Haivợchồngngườiđànôngvừakểđãchuyểnsangcănnhàmớiởbênkiađườngcùngvớitoànbộđồđạctrongnhà.Phầnlớnnhữnggìhọchuyểnđiđềulànhữngthứhọđãgiữhàngtháng,thậmchíhàngnămtrời,vớiýnghĩmộtngàynàođóhọsẽcầnđếnchúng.Vàhọđónggóitấtcảnhữngthứđóvàochiếctủđựngđồtrongngôinhàmớicủahọvàlạivứtnóởđónhiềuthángliền.
Chúngtacườinhữngcâuchuyệnnhưvậy,nhưngchúnglạiphảnánhđúnghànhvithôngthường.Hầuhếtmọingườiđềunghĩcóthểhọsẽcầnđếntấtcảnhữngthứmàhọgiữ.MọingườiđềugiữchomìnhnhữngtờtạpchíĐịalýquốcgia,nhưngchẳngaibuồngiởlạichúngmộtlần.Vậythìgiữđểlàmgì?Saolạiphảigiữchúngngănnắp,gọngàng?Thếcũnggiốngnhưmộtngườilínhthíchmangxe
tăngvàochiếntrường,nhưngđólàđiềukhôngthể.Mộtlúcnàođó,bạnsẽphảinhìnnhậnmộtcáchthựctếnhữngthứbạnđangmangtheobênmình,vàphảichắcchắnbạnchỉmangtheonhữngthứthựcsựcầnthiết.Nếukhông,hãybỏchúngđi!
SAOMẤYĐỐNGLỘNXỘNLẠIỞĐÓ?Sựlộnxộnthểhiệncáchconngườitiếpcậncôngviệcvàcuộc
sống.Nóchobiếtđôichútvềnhữngngườiđó–cóthểcảsuynghĩcủahọcũnglộnxộnnữa.Nhiềungườibiệnhộchosựlộnxộnbằngcáchnóirằngnónuôidưỡngsuynghĩvàphụtrợchoquátrìnhsángtạo.Nhữngngườikháctinrằngnhữngngườilàmcôngviệcsángtạohoặcliênquantớinghệthuậtsinhrađã(lộnxộn,bừabãi)nhưvậyrồi.Mộtngườiđồngnghiệpcủatôitừngkểmộtcâuchuyệnrấtthúvị.CôấymiêutảlầnđầutiêntớithămnhàcủamộtnghệsĩnổitiếngởNewYork.Trướckhiđến,côấyđãtưởngtượngtrongđầunhàcủamộtnghệsĩthựcsựtrôngnhưthếnào:kỳquái,cựckỳlộnxộn,tranhvẽchấtđầycácgóc,phòngtranhtoànnhữngthứkíchthíchtrísángtạo.
Nhưngkhibướcchânvàonhàngườinghệsĩđóvànhìnquamộtlượt,côthấycănnhàrấtgọngàngvàsạchsẽ.Côấyđãnghĩcólẽôngtađãdọndẹplạivìbiếtsắpđónkhách,nhưngtốihômđó,khivàophòngtranh,côthấyphòngtranhcũngngănnắpđếnhoànhảo.Tấtcảcáccâychổivẽđềuđượcsắpxếptheothứtự,cáchộpmàuđềuđượcdánnhãnvàđượcxếphàngngayngắn.Côgầnnhưkhôngthểtinđiềumìnhđangnhìnthấy–nóngượchoàntoànvớinhữnggìcônghĩvềcáchlàmviệccủamộtngườinghệsĩ.
Khicôhỏingườinghệsĩvềsựngănnắp,gọngàngcủaông,ôngnóiđãhọcđượcđiềuđóởtrườngđạihọc,khiôngtheohọcmỹthuật.Ôngđãđượcdạycáchgiữdụngcụtheotrậttựlàmviệc.Ôngbiếtchổivẽsẽbịhỏngnếukhôngđượcrửasạchsaumỗilầnsửdụng.Ôngdánnhãnghitênchotấtcảcácloạimàuvẽvìnếukhôngghi,ôngbiếtmìnhsẽquêncácloạimàuôngđãpha.
Nếubạnmuốnhoạtđộnghiệuquả,giốngnhưngườinghệsĩnày,bạncầnphảitổchức,sắpxếpmọiviệc.
Hoạtđộngtrongmôitrườnggọngàngthìđơngiảnvàdễdàng
hơnrấtnhiều.TrongcuốnsáchSựhỗnđộnhoànhảo(Aperfectmess),haitácgiảEricAbrahamsonvàDavidH.Freedmanđãnói“nhữngngười,nhữngthểchếvànhữnghệthốngvôtổchứcvừaphảithườnglạihiệuquả,sôinổi,sángtạovànhìnchunglànăngsuấthơnsovớinhữngngười,nhữngthểchếvànhữnghệthốngcótổchứccựckỳchặtchẽ.”Tôichorằngtừquantrọngnhấtởđâylà“vừaphải”.Khiđềcậpđếnđốnghỗnđộn,mụctiêulàphảiloạibỏsựlộnxộnkhôngcầnthiếtkhiếnbạnsaonhãngvàngănbạnnhanhchónghànhđộngkhicầnthiết.Mụctiêukhôngphảilà“một”bànlàmviệc“sạchbong”.Nếunhữngthứlinhtinh,vớvẩnởvănphòngtruyềncảmhứngchobạn,thìbằngmọicáchhãygiữchúnglại.Nhưngcôngviệccứchồngđốnglênnhauđểrồibiếnmấthút,haykhiếnbạnnhớtớinhữngviệcbạnsẽkhônglàm,thìchắcchắnkhôngthểlàmộtnguồncảmhứng.Lờikhuyêncủatôilàhãytránhhaitháicựcởcảhaihướng.
XAMẶT?Tôibiếtcónhữngngườisợrằngxamặtcónghĩalàcáchlòng.Họ
sợhọsẽquênmộtnhiệmvụhoặcmộtcôngviệcnếukhôngcómộtmónđồcụthểnàođóđặttrênbànnhắchọnhớhaymộtvàitờgiấynhớ“Phảilàm”ngaytrongtầmmắt.Giữmọithứtrongtầmnhìnlàgiảiphápcủahọ.
Tôiđồngtình.Xamặtđúnglàthườngxuyêncũngđồngnghĩavớicáchlòng.Khimọingườinóivớitôihọcóvấnđềvềtrínhớ,tôicungcấpchohọmộthệthốngđểnhắchọ.Hơnnữa,họkhôngcầnđượcnhắcvềtấtcảnhữngthứcótrênbànlàmviệccủamình,nhữngthứmàhọchẳngthểlàmđượcgì.ĐượcnhắcvềđiềubạnkhôngthểlàmchỉcủngcốchothóiquenxấuĐểlàmsau.
Dùhầuhếtnhữngngườirảitờgiấynhớđủloạiởkhắpnơitrênbànlàmviệccũngnhưtrongvănphòngthườngtinrằngnhữngtờgiấyấyrấthữuích,thựctếchúnglạichỉlànhữngthứgâysaonhãngvàtạothêmcăngthẳng.
Lờikhuyêncủatôilàhãytìmnơiđểcấtmọithứ.Chỉđểnhữngthứbạnđangxửlýởtrênbànlàmviệc,vàhãysửdụngmộthệthốnglịchhiệuquảđểtựnhắcbảnthânlàmnhữngviệcmàbạnthựcsựsẽlàm.
ĐỪNGCOITHƯỜNGĐIỀUHIỂNNHIÊN
Chúngtathườngxemnhẹnhữngđiềuhiểnnhiêntrongkhicốgắngcảitiếnquytrìnhlàmviệc.Chúngtacốgiảiquyếtnhữngvấnđềphứctạphơnvàbỏquanhữngđiềucơbản.Nhữngđiềucơbảnmàmộtnhânviênvănphòngvẫnđốiphóhàngngàybaogồmbànlàmviệc,dậpghim,bút,băngdính,kẹpgiấy,đèn,cácloạihồsơ,túiđựnghồsơ,ghế,máytính,đĩamáytínhvàrấtnhiềunhữngthứkhácnữa.Chẳngcógìbấtthườngkhibướcchânvàovănphòngvàthấynhữngthứnàybừabãi,lộnxộnkhắpnơi–kéothìbiếnđâumất,dậpghimthìbịkẹt,hộpbăngdínhthìtrốngrỗng,giấytờthìchỗnàymộtít,chỗkiamộtít.Ấyvậymàchúngtavẫnkỳvọngcóthểlàmviệchiệuquảđượctrongđiềukiệnnày.
Nhiềungườikhôngbaogiờnhậnralàvìkhôngsắpxếpngănnắpnhữngvậtdụngcơbảnởnơilàmviệccủahọ,họđãtựtróitaymìnhtrongviệcxửlýhiệuquảnhữngvấnđềhàngngàycủahọ.
Vớvẩnư?Nhỏnhặtư?Cóthể,nhưngtờWallStreetJournalđãcólầnđăngtảithôngtintrungbìnhmộtnăm,nhânviênvănphòngsửdụngtrungbình6tuầnđểtìmkiếmđồđạctrongvănphòngcủahọ.Khôngtưởngphảikhông?Đúngthế,nhưngtheokinhnghiệmtừbảnthântôithìđúnglànhưvậyđấy.
Cómộtlầntôitớithămmộtgiámđốcđiềuhànhcủamộtngânhàngdanhtiếng,ngườichịutráchnhiệmvề2.500nhânviênkhuvực.Đólàmộtdoanhnhânthôngminh,tháovát,từngđilênnhờkhảnănglãnhđạovàcảmquankinhdoanh.Nhưngôngbịquátảitrầmtrọngvàmuốntôigiúpgiảiquyếtvấnđề.Mộthôm,tôiđểýthấymộtchồnggiấytrênbànlàmviệccủaôngvàhỏiđólàcáigì.Ôngnóicầnphảidậplỗchonó,nhưngôngvẫnchưalàmđược.TôiquyếtđịnhdạyôngmộtbàihọcvềLàmliềntay,vìthếtôiđãyêucầuôngdậplỗngaylậptức.Ôngnói“Được”,vàbắtđầubướcrakhỏiphòng.Tôiđitheoôngquanhữngngườitrợlýxuốnghànhlang,quamộtcánhcửa,xuốngcầuthangvàvàophòngvậttư.Ôngcầmchiếcmáydậplỗvàđingượctrởlạivănphòng,sauđódậplỗchođốnggiấyđó.Mỗilầncầndậplỗchogiấytờgì,ônglạithựchiệnđúngquytrìnhđó.Tôihỏi:“Tạisaoônglạikhôngcómộtcáimáydậplỗriêng?”Ôngnhìntôivànói:“Ýtưởnghayđấy!”Đơngiảnlàôngchưabaogiờnghĩtớiđiều
đó.
Sựhiểnnhiênkhôngphảicáchtiếpcậnduynhấtđốivớinhữngcôngcụmàbạnsửdụng.Hãylùilạivànhìnquanhmôitrườngvănphòngcủabạn.Bànlàmviệccủabạnđãđượcsắpxếphợplýnhấtchưa?Vănphòngcủabạncóđủấmvàomùađôngvàcóđủmátvàomùahèkhông?Ghếngồicủabạncóthoảimáikhông?
TôiđãcólầnthựchiệnChươngtrìnhHiệuquảcánhânPEPchoCôngtyđiệntửPhilips.Tronglúcthamquanvănphòngcủamộtngườithamgia,tôiđãđểýthấyôngtarấtkhôngthoảimái,ôngngồiđóvànhănnhó.Tôiđãhỏicóchuyệngìthế,vàôngnói:“Tôibịđaulưng.”
Tôikiểmtrachiếcghếcủaôngtavàthấynóđãbịhỏng.Vìthế,tôihỏi:“Saoôngkhôngmuamộtchiếcghếmới?”
Khitôitrởlạitrongchuyếnthămquanlầnsau,ôngtađãcómộtchiếcghếmới.Ôngtanói:“Thậtngạcnhiên.Tôiđãmuamộtchiếcghếmới,vàbệnhđaulưngcủatôiđãbiếnmất.Tôiđãlàmviệctốthơnrấtnhiềuchỉvìtôicóchiếcghếmới.”
Mộtngườikháclạităngnăngsuấtlàmviệccủamìnhđếnchóngmặtchỉđơngiảnbởianhxếpbànquaymặtracửasổthayvìquaymặtracửaravào.Vìcửaravàolúcnàocũngmở,nhữngngườiđiquađilạithườnglàmanhmấttậptrung.Nếuanhnhìn,mọingườiliềncảmthấyhọcóthểdừnglại,bướcvào,hỏihanvàtròchuyện.Kếtquảlàanhthườngxuyênbịngắtquãng.Khichuyểnbànlàmviệcvàxoayghếúpvàobứctườngđốidiện,mọingườiđãthôigiánđoạncôngviệccủaanh.
HÃYBẮTĐẦUVỚINHỮNGĐIỀUCƠBẢN
Nếubạnmuốntựtổchức,sắpxếpđểđạthiệuquảtốthơn,bạncầnxemxétmộtvàiýtưởngvôcùngđơngiảnmàhầuhếtmọingườikhôngbaogiờlàmchủđược.Cáccôngcụcủabạncótácdụngkhông?Sảnphẩmcủabạncódễsảnxuấtkhông?Đâylàhaicâuhỏimànhân
viênvănphòngcầnphảitựhỏibảnthân,dùhọhiếmkhilàmvậy.
Trongmộtdâychuyềnsảnxuất,nếumộtcôngnhânphảicúixuốngđểnhặtmộtcôngcụnặngmỗilầnanhtalắpmộtchiếclốpvàoxeôtô,thìcầnphảithiếtkếlạiquytrìnhđó.Cóthểngườicôngnhânđócầnmộtdạngthiếtbịnângnàođóđểgiảmthờigiancũngnhưcôngsứccầnđểlắpđượcmộtchiếclốp.Tươngtựnhưvậy,nếubạnphảilụctungvàichồnggiấyhoặcvàicuốndanhbạmỗilầnbạncầnthựchiệnmộtcuộcgọithìbạncầnphảithiếtkếlạiquytrình.ÝtưởnglàphảilàmsaođểcóthểdễdàngLàmliềntay.
HỘPCÔNGCỤVĂNPHÒNGCỦABẠNChúngtahãycùngbànchitiếtvềnhữngcôngcụbạnsửdụng
trongcôngviệccủamình.Nếubạnđọcchươngnàykhiđangkhôngngồiởbànlàmviệcthìhãytưởngtượngnhưbạnđangởđó.Hãynghĩtớibốcụcthựcsựcủakhônggianlàmviệccủabạn.Ởđócónhữngvậtgì?
1.Bacáikhay.Đầutiênlàphảicónhữngchiếcgiỏhoặcchiếckhaycôngvănđến,đangxửlývàcôngvănđiđểđựngcácgiấytờhàngngày(khôngphảilàđểlưutrữ!).HệthốngkhaycủabạnnêngiốngnhưminhhọaởHình3.1.
2.Vănphòngphẩmtiêuchuẩn.Tiếptheolànhữngvậtdụngbạncóthểsửdụnghàngngày:dậpghim,bút,bútchì,kéo,băngdính,đĩaCDtrắng,thiếtbịkỹthuậtsốhỗtrợcánhânPDA,giấynhớ,kẹpgiấy,giấyfax,cùngnhiềuthứkhácnữa–tấtcảnhữngcôngcụcủanhânviênvănphòng.
Thỉnhthoảngtôilạigặpnhữngngườicóhaihoặcbachiếcdậpghimcoi-như-hỏngtrênbànlàmviệc.Tấtnhiên,khôngphảilàchúnghỏngthật,chỉlàchúngbịkẹt,thườnglàvìghimbịkẹtvàchẳngailấychiếcghimbịkẹtđóracả.Tệhơnnữa,mỗilầncầndùngdậpghim,ngườitalạiđimượncủangườikhác!Dùchochiếcdậpghimcóvẻkhôngquantrọngđếnmấy,nhưngvẫnlàmộtcôngcụcơbảnđốivớinhânviênvănphòng,vàviệcsắpxếpngănnắpcôngcụnàycùngvớinhữngcôngcụcơbảnkhácsẽgiúpbạnlàmviệchiệuquảvànăngsuấtnhất.
Hãyđảmbảolàbạncótấtcảnhữngcôngcụcầnthiếtvàtấtcảcáccôngcụđóđềuđanghoạtđộngtốt–đểkhôngphảiđimượnkéohaydậpghimmỗikhibạncầnnữa.Hãydànhthờigianđểnhìnquatấtcảnhữngcôngcụbạncầnhoặcnêncó.Saubàitậpnhỏnày,bạnsẽcómộtchiếcdậpghim,vàichiếcbút,vàicâybútchì,mộtcáigọtbútchì,thướckẻ,lọmực,mựcin,kéo,giấy,băngdính,hộpđựngdanhthiếp,kẹpgiấy,dụngcụtháoghim,máytính,đĩaCDtrắng,hồsơ,nhãnhồsơvàbấtcứthứgìbạnthườngdùngtrongngày,vàtấtcảnhữngthứđóđềuởtrongtìnhtrạngsửdụngtốt.Nênđểtấtcảnhữngvậtnàyởngănkéogiữabànlàmviệccủabạn,hoặcởngănkéobêncạnhphíadướimặtbàn–khôngphảiđểchìnhìnhtrênmặtbàn.
Đồngthời,phảicảnhgiácvớilãngphí.Tôithườngphảinghebộphậnkếtoáncủacáccôngtykêucavềnhữngchuyệnlãngphíkinhkhủng.Họnóirằng:“Đếnkhichúngtôitổchứcgọngànglại,chúngtôimớipháthiệnranhữngthứchúngtôiđanglưukho,thứgìchúngtôiđangsửdụngvàthứgìbịlãngphí”.Khitínhtoán,lượnglãngphíthườngkhiếnngườitaphảichóngmặt.
Hình3.1.Hệthốngkhay
TôiđãtừngdạyPEPchomộtcôngtymôigiớitầmtrung.Tôibắtđầuxemxétbànlàmviệccủatừngngười,từngngườimột.Tôiđãnóivớimọingườirằng:“Hãytậphợpbấtcứvănphòngphẩmthừanàomàbạncóđểtrảlạikhotrungtâm”.Tôilàmviệcnàyvìmọingườithườngthanphiềnrằnghọtớikhotrungtâmnhưngkhôngthểtìmthấythứhọcần,hoặcnhưởcáccôngtynhỏ,ngânsáchchovănphòngphẩmđãbịtiêuhếtchoquýđóhoặcnămđó,vàchẳngcòntiềnđểmuathêmvănphòngphẩmgìkhác.KhithựchiệnchươngtrìnhPEPvới120ngườitrongcôngty,tôiđãthuthậptấtcảnhữngvănphòngphẩmdưthừamàmọingườiđểtrênbànlàmviệccủahọ.Kếtquảlàcóđủvănphòngphẩmđểdùngchocảnămmàkhôngcầnphảimuathêmbấtcứthứgì!Tấtcảnhữnggìcầnlàmlà,sắpxếplạinhữnggìchúngtôiđãthuthậpđượctừbànlàmviệccủamọingười.Vàđólàviệcđiểnhình.Nếubạngặpphảitháchthứcnày,hãytìmtrong,trênvàquanhbànlàmviệccủabạn.Tôicábạnsẽtìmthấyhàngchụcchiếc
bútvànhữngvănphòngphẩmkhácmàbạnthậmchícònkhôngbiếtlàmìnhcó.
Nguyêntắcápdụngchovănphòngphẩmtrênbànlàmviệccũngđượcápdụngchothôngtintrongcáctậphồsơcủabạn:Bạnkhôngsửdụngthứbạnkhôngnhậnralàmìnhcó.Vànếukhôngsắpxếp,khôngduytrì,bảodưỡng,bạnsẽkhôngnhậnrađiềubạnsởhữu.Bạnđanglãngphínguồnlực.Hãynghĩtớinhữngngườisốngsótsauvụđắmtàu,lênhđênhtrênđạidươngvớimộtcáibècaosu.Điềuđầutiênhọcầnphảilàmlàđếm,từngthứ,từngthứmột,đểkhôngthứgìhọcólúcđóbịsửdụnglãngphí.Lãngphítrongtìnhhuốngnhưvậycóthểkhiếnhọphảitrảgiábằngcảtínhmạngcủamình.
LÀMQUENVỚICÁCCÔNGCỤNGAYKHICHÚNGXUẤTHIỆNTRÊNTHỊ
TRƯỜNGHãycậpnhậtcáccôngcụvàcáchệthốngquảnlýthờigiantốt
nhất.Hãytạothóiquenlướtquacataloghaycửahàngbánvănphòngphẩmtheođịnhkỳđểkhámphánhữngcôngcụvànguồnlựcmới.Bạncóthểsẽngạcnhiênvớiđiềubạntìmthấy.
Tôinhớlạimộtngườiphụnữlàmviệcchomộtcôngtybảohiểm.Côấyrấtbừabãi,lộnxộn,vàkhôngmuốnlàmtheogợiýcủatôi.Cóvẻnhưcôấycómộtcôngviệcđặcthù,vàgiảiphápcủatôikhônghoàntoànphùhợpvớihoàncảnhcủacôấy.Nhưngmộthôm,mộtngườiđồngnghiệpmangđếnmộthệthốngquảnlýthờigiansửdụngnhữngchiếcthẻ7x10cmvàmộtchiếcbìadacónhữngngănnhỏđểđựngthẻ.Hệthốngyêucầungườisửdụngviếtmỗimộtnhiệmvụlênmộttấmthẻvàđútthẻghibấtcứnhiệmvụchưahoànthànhnàovàongănchongàytiếptheo.Ngườiđồngnghiệpnàythấyhệthốngđóchẳngđượctíchsựgì,nhưngthayvìvứtđilạiđemnóchongườiphụnữkia–ngườirấtthíchnóvàđãdùngnóđểgiảiquyếtđượcrấtnhiềuvấnđề.
Cóthểsửdụngrấtnhiềucôngcụtuyệtvờiđểgiatăngcảhiệuquảvànăngsuấtcủabạn.Ngườinàycóthểthấycôngcụnàychẳnghiệuquả,nhưngngườikháclạithấykhôngthểsốngđượcnếuthiếunó.
Hãytậndụngnhữngcôngcụđangcóvàtìmkiếmnhữngcôngcụphùhợpvớiphongcáchvàcátínhcủabạn.
SẮPXẾPHỒSƠ–BẮTĐẦUVỚIGIẤYTỜ
Dùnhiềungườitrongchúngtađangdầnpháttriểntừmộthệthốngdựatrêngiấytờsangmộthệthốngđiệntử,nhưnghầuhếtchúngtavẫnphảiđốiphóvớimộtlượnglớngiấytờ.Dùbạncónhiềuhaycóít,chúngtôicũngpháthiệnrarằngbằngcáchxửlýgiấytờtrướctiên,phầncònlạicủaquátrìnhtổchức,sắpxếpsẽtrởnêndễdàngvànhanhhơnrấtnhiều.Nếubạnkhôngcónhiềugiấytờđểxửlý,bạncóthểbỏquaphầnnàyvàchuyểnsangphầnSắpxếphồsơđiệntử.
Đểxửlýtốthơncôngviệcgiấytờ,hãysắpxếpgiấytờvàhồsơcủabạntheotầnsuấtsửdụng.Nhữngthứbạnthườngxuyênsửdụngnhấtcầnđểgầntầmtaynhất.Bànlàmviệccủabạnchínhlàbềmặtcủacôngviệc,vàgiấytờduynhấttrênđólànhữnggiấytờmàhiệntạibạnđangxửlý.
Hình3.2.Nhữngđiểmkiểmsoátgiấytờ
Bạnnêncómộthệthốnggồmbachiếcgiỏđểxửlýgiấytờ.Hình3.1thểhiệnhìnhảnhhệthốngcáckhayđựngtàiliệucũngnhưcáchthứcsửdụngchúngtốtnhất.Giỏ(hoặckhay)đựngtàiliệuđến,đangxửlývàđilàđểdànhchonhữngnhiệmvụphảimấttốiđavàingàyđểhoànthành.Tiếpđóhãyhìnhthànhbaloạihồsơ:Hồsơviệcđanglàm,hồsơthamkhảovàhồsơlưutrữ.Baloạihồsơnàylàbađiểmkiểmsoátgiấytờquantrọngđểquảnlýluồngcôngviệc.
1.Hồsơviệcđanglàmđểdànhchonhữngdựánhiệntạivànhữngnhiệmvụthườnglệ.Thôngthường80%côngviệccủabạnliênquantới20%hồsơcủabạn,dođó,hãygiữnhữnghồsơnàytrongtầmtay,thườnglàtrongngănkéobànlàmviệcnhưnhữngbìatreo.Hồsơviệcđanglàmlànhữngthứbạnphảiquantâmthườngxuyêntrongvàituầnhoặcvàithángvàlànhữngdựánđangdiễnramàbạnphảichịutráchnhiệm.
2.Hồsơthamkhảobaogồmmộtlượnglớnnhữnghồsơtrongvănphòngcủabạn.Vìbạnthườngxuyênphảisửdụnghồsơthamkhảonênchúngcầnđượcđểởgầnbạn,nhưngkhôngcầnthiếtphảiđểtrongtầmvới.
3.Hồsơlưutrữđượcgiữvìnhữnglýdopháplývàcóthểhiếmkhicầnđến.Nhữnghồsơnàythểhiệnlượngcôngviệctíchlũytrongcácnămtrướcvàcóthểđượccấtgiữởbênngoàivănphòng.
Hồsơviệcđanglàm
Mộtlần,cómộtngườiđànôngcó5chồnggiấytờcaongấtngưởngtrênbànlàmviệcđãnóithẳngvàomặttôirằngôngtabiếtchínhxácmọithứởđâu.Tôiđãhỏi:“Vậynghĩalàôngchorằnghệthốngkhôngcótígiátrịnàosao?”Ôngtachỉcáiđốnghỗnđộntrênbànlàmviệccủamìnhvàtrảlời:“Tôicómộthệthống.Đâylàhệthốngcủatôi.”
Vừalúcđóđiệnthoạiđổchuông.Ngườigọiyêucầuôngtatìmmộtmẩuthôngbáođượcgửitớivàingàytrước.“Đượcrồi,chờmộtgiâythôi,”ôngtatrảlờingườikia.Ôngtatiếntớimộtchồnggiấy,bớitungnólên;rồitớimộtchồnggiấykhácvàcũngbớitungnólên;sauđóôngtabốirốinhìntôi,mặtđỏdừlên,rồiôngtabướctớimộtchồnggiấytờkhác.Ôngtaxấuhổnóivớingườigọi:“Tôisẽgọilạichoôngsau.”
Tôichỉngồiđóvànhìnôngta.Sauđóôngtanói:“Ehèm,cólẽcầnphảicómộthệthốnghồsơthật,nhưngthànhthậtmànói,tờgiấybịmấtđónằmngaybêncạnhtờgiấymàuxanhởtrongtậphồsơkiakìa.”
Mọingườithườngnghĩhọbiếtvịtrícácđồvật,nhưnghọlãngphíthờigianquýbáucủamìnhđểtìmkiếmchỉbởivìhọthựcsựkhôngbiếtchúngởđâu.Thậtphilýkhikỳvọnghọnhớđượcvịtrícủamọimẩugiấy.
Hình3.3.Hồsơviệcđanglàm
Đólàmụcđíchsửdụngcủahồsơviệcđanglàm.NhưđượcthểhiệnởHình3.3,hồsơviệcđanglàmthườngbaogồmmộtvàikiểuthôngtin:
1.Thôngtinthườngdùng.Nhữnghồsơnàybaogồmdanhbạđiệnthoại,danhsáchđịachỉ,mãmáytính,cácchínhsáchcủacôngtycùngnhữngthôngtinkhácmàbạnthườngxuyêncầnđến,vàmuốnchúngởngaysátbênmìnhkhicần.
2.Nhữngviệc“đểthảoluận”.Tạomộthồsơchonhữngcuộchọpthườnglệvàmộthồsơchomỗinhânviênbạnlàmviệccùng.
3.Nhữngnhiệmvụthườnglệ.Nhữnghồsơnàychứacácthôngtinbạncầnchonhữngnhiệmvụmàbạnthựchiệnhàngngày,hàngtuầnhayhàngtháng.
4.Nhữngdựánhiệntại.Đâylànhữngdựánbạnđangthựchiệnvàothờiđiểmhiệntại.Hãytạoramộtbìatreochomỗidựánvàthêmbấtcứthôngtincầnthiếtnàochocôngviệchiệntạicủabạn.Hãydọnnhữnghồsơnàyngay,sauđóchuyểnnhữngviệcítcấpbáchhơnsanghồsơthamkhảo.
5.Hồsơtheodõi.Loạihồsơnàythườngđượcchiathànhhaiphần:Mộtphầnđượcđánhsốtừ1đến12theocácthángtrongnăm;mộtphầnđượcđánhsốtừ1đến31theocácngàytrongtháng.Hồsơtheodõiđượcdùngchonhữngviệccầntheodõihoặcthờigianchờxửlýlâuhơn.
Hệthốngtheodõi
Bằngcáchtạoramộthệthốnghồsơtheodõivàkiểmtranóhàngngày,bạnđãcómộthệthốngnhắcnhớhiệuquả.Hồsơtheodõicóthểsửdụngđểlưutrữtheocáchtránhnghẽngiỏviệcđangxửlýcủabạn.Chẳnghạn,bạncầnphảisoạnmộthợpđồngvàbạnbiếtsẽphảimấtvàigiờchonó.Vậylà,bạncótấtcảcácloạigiấytờ–cóthểlàbảnnhápđầutiênphảiđượcviếtlạivàohạnchótđãđượcđềrachẳnghạn.BạnvẫnchưahoànthànhviệcviếtlạinàyvìkinhnghiệmchobạnbiếtphảimấtítnhấthaitiếngmàbạnkhôngthểcóhaitiếngchoviệcđóchotớitậnthứNăm.VậythìhãyđánhdấuhaitiếngtrêntờlịchcủangàythứNăm,vàđặtbảnbáocáothôvàohồsơtheodõichongàythứNăm,sốthứtự11dướisố11,nơibạnbiếtbạnsẽtìmthấynókhinàobạnsẵnsàngbắtđầulàmviệc.Sauđó,vìthóiquencủabạnlàkiểmtrahồsơtheodõivàomỗibuổisáng,ởmụcthứ11bạnnhìnthấybảnsơthảotronghồsơcủamìnhvàkiểmtraquyểnlịch.Chắcchắn,bạnđãđánhdấulàdànhrahaitiếngtừ9giờđến11giờđểhoànthànhbảnbáocáođó.Vàkhiđãhoànthành,hãyđặtnóvàogiỏcôngviệcgửiđiđểchuyểnnóchongườicóliênquantiếptheo.
Tấtcảnhữngviệcmàtôinhắcđếntronghệthốngtheodõibằnggiấyđềucóthểápdụngchohệthốngghinhớđiệntử.Nhữnghệthốngghinhớđiệntửnàythườngtồntạinhưmộtphầncủahệthốngthưđiệntử.Đốivớinhữngngườikhôngcótrợlý,nhữnghệthống
điệntửthườnghiệuquảvàdễdàngsửdụnghơnsovớinhữnghệthốngdựatrêngiấytờ.
Bạncóthểhiểutạisaolạicầnphảikiểmtrahồsơtheodõihàngngày.ĐâychínhlàcốtlõicủatriếtlýLàmliềntay.Saukhikiểmtrahồsơtheodõichomộtngày,bạnbiếtchínhxáccầnphảilàmgìđểđảmbảolịchtrìnhvàhoànthànhnhữngnhiệmvụgiúpcôngviệccủabạnđượctiếntriển.
Hìnhthànhhồsơviệcđanglàmcánhân
Pháttriểnmộtcấutrúchồsơbaoquátđượcmọicôngviệccủabạn,tạođiềukiệnthuậnlợichoviệctìmkiếmthôngtinbạncầnlàvôcùngcầnthiết.Khicótrongtayhồsơbaoquátnày,bạncóthểdễdàngquyếtđịnhlưumộttàiliệu–dùlàtàiliệuđểlàmviệc,đểthamkhảohayđểlưutrữ–ởđâuvàphảitìmnóởđâukhicần.Bạncầntạoranhữnghồsơcụthểđểcómộthệthốnghiệuquả.Bạncóthểlàmđượcviệcnàybằngcáchvạchrõranhữngtrọngtráchchínhcủabạncũngnhưnhữnghoạtđộngvànhữngthôngtincầnthiếtđểhoànthànhnhữngtrọngtráchđó.HãyxemHình3.4đểcóýtưởngvềnhữngtrọngtráchmàmộtngườiquảnlýnhàmáycóthểliệtkêra.
Đâylàquátrìnhphântíchcôngviệcđãđượcđơngiảnhóa.Hãyliệtkêmộtloạtnhữngphạmtrùtráchnhiệmlớnbạncầncódướidạngnhữngtừkhóa.Thôngthường,cótừ6đến8tráchnhiệmchínhtạonêncôngviệccủabạn.Sauđóhãyliệtkênhữngphạmtrùconcủamỗitráchnhiệmlớnđó.SửdụngmẫuởHình3.5đểxácđịnhvàghitêncáchồsơthểhiệncácphầnquantrọngtrongcôngviệccủabạn.
Hình3.4.Vídụvềsơđồtráchnhiệmđểcơcấuhồsơ
Hình3.5.Mẫusơđồtráchnhiệm
Khihìnhthànhhồsơviệcđanglàmcủariêngbạn,hãytheocácchỉdẫnsau:
1.Chọnngănkéohồsơviệcđanglàmcủabạn,thườnglàmộttrongnhữngngănkéolớnnhấttrongbànlàmviệccủabạn.Hãynhớ,đâylànhữngthôngtinbạnmuốngầntầmvớinhất.Hãyghitênngănkéothíchhợpvàrõràngbằngkiểuchữto,inđậm.
2.Loạibỏtấtcảnhữnghồsơkhôngliênquantớiviệcđanglàm.Hãychuyểnchúngtớihồsơthamkhảohoặchồsơlưutrữ.
3.Đảmbảobạncótúiđựnghồsơchomỗimộtdựánvàhoạtđộng.Dánnhãnvàghitênhồsơthíchhợp,rõràng.
4.Hìnhthànhhồsơtheodõi.Mộtphầnđánhsốtừ1đến12theocácthángtrongnăm,phầncònlạicủahồsơđánhsốtừ1đến31theocácngàytrongtháng.
5.Loạibỏcáchồsơkhôngcònhoạtđộngnữa.Chuyểnchúngsanghồsơthamkhảohoặchồsơlưutrữ.
Hồsơthamkhảocánhâncủabạn:Ghichúnhữngviệccầnlàmkhithấychúng
Khithựchiệnquátrìnhphânloại,thanhlọc,tổchứcnày,bạnchắchẳnsẽnhậnthấymộtvàinhiệmvụbạncầnphảithựchiện.Bạnnênviếtngaynhữngnhiệmvụđóra.DavidAllen,trongcuốnsáchtuyệtvờicủamìnhHoànthànhmọiviệc(Gettingthingsdone),gọiquátrìnhnàylà“tómgọn”mọiviệccầnhoànthành:“Bấtcứviệcgìmàbạncoilàchưahoànthành,dùtheobấtcứcáchnào,đềuphảiđượcđưavàomộthệthốngđángtincậybênngoàibộnãocủabạn,vàocáimàtôigọilà“thùngthuthập”,vàbạnbiếtbạnsẽthườngxuyênquaylạivàxửlýnó.”
Bạncầnphảiquyếtđịnhsẽghichúnhữngnhiệmvụnàyởchỗnào–màbạnsẽsửdụngđểquảnlýnhữngviệccầnhoànthànhcủamình.DùkhôngphảilàmộttínđồcủaMicrosoftOutlook,tôivẫnphảithừanhậnlàhầuhếtcáccôngtyđềusửdụngnó(hoặcLotusNotes)đểquảnlýthưđiệntử.Hợpnhấtmọibứcthưđiệntử,mọiliênlạc,mọinhiệmvụ,lịchtrìnhvàghichúvàomộtnơilàcáchtốtnhấtđểquảnlýcôngviệccủabạn.VớiMicrosoftOutlookhoặcLotusNotesbạncóthểphânloạivàtổchứcnhữngviệccầnlàmcủamình,kéonhữngviệccầnlàmvàophầnlịchđểlênkếhoạch,đồngthờiđặtchếđộnhắcnhớđiệntử.Nhắclạimộtlầnnữa,tôikhônghềcổđộngchobấtkỳứngdụngphầnmềmphổthôngnào.Nhưngtôitinrằngnếubạnđangsửdụnghệthốngdựatrêngiấytờ,bạncóthểtiếnmộtbướcdàivềmặthiệusuấtcánhânbằngcáchchuyểnđổihệthốngđósanghệthốngđiệntửtươngứng.
Mộtđiểmquantrọnghơnnữa:Việccầnlàmmàbạnviếtraphảithểhiệnđượcbướccụthểtiếptheo.Khôngnênviếtchungchungkiểu“Muanhà”.Nhưthếlàquárộng.Khinhìnthấymộtviệccầnlàmkiểunhưvậy,bạnlạiphảixácđịnhhànhđộngcầnthựchiện.Mộtmụchànhđộngtốthơncóthểlà:“GọichoJohn(nhânviênchovaythếchấpcủabạn)vàđặtcuộchẹnbànvềvấnđềtàichínhnhàở,xácđịnhgóithếchấpmìnhcóthểvayđược.”Hãyxácđịnhhànhđộng(bướctiếptheo)ngaylậptức,mỗilầnmộthànhđộng.Hãyghichúbướctiếptheotrongcôngcụlậpkếhoạchcủabạn,đểkhibạnsẵnsànghànhđộng,bạnsẽbiếtchínhxácphảilàmgì.
Lúcnàybạnđangtạohồsơthamkhảocủariêngbạn.Hồsơtham
khảocủabạnbaogồmnhữngthứsau:
Nghiêncứuchonhữngdựántươnglai
Nhữngdựántrướcđómàbạncóthểcầnđểthamkhảo
Thôngtinvềnguồnlực
Thôngtinnhânsự
Dữliệuhànhchính
Thôngtinngânquỹ
Hồsơtàikhoảnkháchhàng
Khihìnhthànhhồsơthamkhảo,bạnnênxemxéthaiviệcsau:
1.Bạncầnphảigiữthôngtinnào?
2.Bạncóthểsắpxếphồsơthamkhảocủabạntốtnhấtnhưthếnàođểcóthểdễdàngtracứu?
Hình3.6.Cơcấuhồsơthamkhảo
Nhữngýtưởngdướiđâycóthểgiúpbạncơcấuđượchồsơthamkhảocủamình(xemHình3.6):
1.Liệtkênhữngthànhtốquantrọngtrongcôngviệccủabạn(vídụ:hợpđồng,việcgiaodịch,pháttriểnsảnphẩm,ngânquỹ,nhânsự).Nhữngthànhtốnàysẽtrởthànhcácmụctronghồsơthamkhảocủabạn.
2.Dánnhãncácthưmụcrõràngvàthíchhợpdựatrênnhữngmụcmàbạnđãxácđịnhởtrên.
3.Chọnlọccáchồsơhiệncóvàloạibỏnhữnggiấytờkhôngcầnthiết.
4.Sửdụngbìatreo,sắpxếpcácngănkéosaochomỗingăncóítnhấtmộtmục.
5.Sắpxếpcáchồsơtrongcùngmộtmụchoặctrongcùngmộttiểumụctheobảngchữcái.
6.Dánnhãnchocácngăntủhồsơvàcácthưmụchồsơbằngkiểuchữto,rõràngđểtiệntìmkiếmmàcóthểsắpxếplạihồsơnhanhvàdễdànghơn.
Hồsơlưutrữ
Hồsơlưutrữthườngđượchìnhthànhvìmụcđíchsửdụngthôngthường,vậynêncáchsắpxếpvàphânloạichúngcóthểkhácsovớicáchbạnchọnsắpxếphồsơcánhân.Trênthựctế,cólẽcầncóhaihệthống:Mộthệthốngcánhânởvănphòngcủabạnđểlưunhữngtàiliệuliênquanmậtthiếttớicôngviệccủabạn,vàmộthệthốngthứhailưuởngoàivănphòngđểdùngchung.
Trongngănkéohồsơởmộtcôngtynọ,tôitìmthấymộtmẩuthôngbáotừnăm1906.Khôngaixửlýđốnghồsơđótừnăm1906!Mẩuthôngbáonóivềviệcdọnvănphòng.Thậtđấy!MộttrongnhữngchuyênviêntưvấnPEPcủachúngtôithườngmangtheomộtchiếctuốc-nơ-vítvàmộtchiếcbúanhỏvìcónhữngtủhồsơthậmchícònchưađượcmởrabaogiờ.
Nhânviênthườngngạisửdụnghồsơlưutrữvìhọcócảmgiáckhôngthểtinnóđược.Tráchnhiệmcủacấpquảnlýlàphảicungcấpmộthệthốnglưutrữhiệuquả,còntráchnhiệmcủanhânviênlàphảihiểuhệthốnglưutrữvàsửdụngnóđúngcách.
Nhữngcâuhỏidướiđâysẽgiúpbạncómộtdấuhiệunhậnbiếtvềtìnhtrạnghệthốnghồsơlưutrữcủamình:
Bạncólưutrữchungchocảphòng,bankhông?Thếcònlưutrữcủacôngtythìsao?
Chínhsáchgiữtàiliệucủacôngtybạnlàgì?
Ailàngườichịutráchnhiệmduytrìvàbảoquảntàiliệulưutrữ?
Cóhệthốngchúdẫnkhông?
Cácthủtụclấytàiliệutừhồsơlưutrữnhưthếnào?
Bạncóthểtinlàcáctàiliệucóthểđượckhôiphụclạinếucầnkhông?
Gầnđâybạncókiểmtrahệthốngnàykhông?
Cócầntriểnkhaihồsơlưutrữkhông?Nếucó,ailàngườinênlàmviệcnày?
Tôipháthiệnrarằngbấtkểhệthốnglưutrữcủamộtphòng,bancóhoànthiệntớiđâuthìvẫnluôncầncómộtdạnghệthốnglưutrữcánhânnàođótrongphònglàmviệc.Hồsơlưutrữcánhâncóthểđượcsắpxếptrongmộtchiếctủởxabànlàmviệcnhấtvìđólànhữnghồsơítthamkhảonhất.
MẸO–GIỮCÁIGÌ,GIỮỞĐÂUVÀBỎCÁIGÌĐI?
Vớinhiềungười,việcphảibỏthứgìđithậtlàkhókhăn.Bạnnêngiữlạibaonhiêuthôngtin?Hãycânnhắcnhữngđiềusau:
Bạncóxuhướnggiữnhữngthứđể“phòngtrườnghợp”?
Bạncógiữquánhiềuthứtronghồsơthamkhảokhông?
Khiquyếtđịnhcónêngiữthứgìđókhông,hãynhớtớilờikhuyêncủaStephanieWinstontrongcuốnsáchSắpxếp(Gettingorganized)củabà:“Nếulạicầnnó,tôicóthểtìmnóởđâu?”
Cómộtbảntồntạidướidạngđiệntửchưa?
Cònaikháctrongtổchứccóthểcungcấpthôngtinđókhông?Nếucó,đừngsaolạisốhồsơcủaanhta/côtatrừkhibạnthườngxuyênsửdụngthôngtinđó.
Liệucóhồsơviệcđanglàm,hồsơthamkhảovàhồsơlưutrữnàonênđượcgiữtronghệthốnghồsơthamkhảochungcủacảphòng,bankhông?
Bạncócầnhợptácvớiaiđểxácđịnhaisẽlàngườilưunhữngmẩuthôngtincụthểđókhông?
Bạncócầnhợptácvớingườicùngsửdụnghồsơthamkhảovớibạnvềcáchsắpxếp,tổchứcnhữnghồsơđókhông?
MẸOĐỂCẢITHIỆNHỆTHỐNGHỒSƠGIẤY
Nhữnggợiýdướiđây(xemthêmHình3.7)sẽgiúphệthốnglưutrữhồsơcủabạnhiệuquảhơn:
Hãysửdụngbìatreo.Bìatreohỗtrợtốthơnchocácthưmục,vàtạođiềukiệnthuậnlợichoviệcxếplạihồsơvàođúngchỗ.Bìatreocóđáyhộpcóthểchứađượcvàithưmụcthuộccùngchủđề.
Dánnhãncáchồsơbằngkiểuchữto,rõràng.Điềunàygiúpviệctìmkiếmthôngtinvàsắpxếplạihồsơđượcdễdàng.
Sắpthẳnghàngnhãncácmụcvàtiểumục.Việcsắpxếpnhãnghitêntheocácmụcvàtiểumụcgiúpmắtcóthểtìmhồsơnhanhvàhiệuquảhơn.Cóthểsửdụngcácnhãndánmàuđểhỗtrợthêmchoviệctìmkiếm.(Chỉlàmkhibướcnàycầnthiếtvàhữudụng.Tôiđãđượcnghekểvềmộtngườithưkýđãmấtcảngàyđểdánnhãnmàuchosốhồsơcủangườiquảnlýcủamìnhđểrồipháthiệnraôngtamùmàu.)
Tạobảngchúdẫnchocáchồsơthamkhảolớn.Bảngchúdẫnnàycóthểgiúpmọingườitìmkiếmhồsơdễdàngtrongtrườnghợpvắngmặtngườithưký.Nócũnggiúpgiảmthiểuviệcsaolạihồsơvàhỗtrợchoviệcchiasẻhồsơ.
Hình3.7.Mẹosắpxếphồsơ
SẮPXẾPVÀDÁNNHÃNMụctiêuchínhcủaviệcsắpxếpbấtcứthứgìlàđểcóthểdễdàng
tìmlạinó.Cáchdễnhấtđểlàmđượcviệcnàylàtạoracácmụclớn,tổngquát,đặcbiệthữudụngmànguyêntắcquantrọngnhấtlàphảitạorahệthốnghồsơkhôngchỉgiúpbạntìmthấythứmuốntìm,màbấtcứaicũngcóthểtìmđược.Cóhailýdo:(1)thithoảngcũngcóngườicầntìmthứgìđótrongsốhồsơcủabạn,và(2)nếungườikháccóthểdễdàngsửdụngthìtấtnhiênlàbạncàngcóthểdễdàngsửdụngđược.Bạnluôncóthểchiamộtmụclớnthànhcácmụcnhỏbêntrong,tuynhiênsẽtốthơnnếubạntạoramộthệthốngvớinhiềumụclớn.Hãydánnhãncácngănkéocủabạncũngnhưcáchồsơbêntrongnhữngngănkéođó,sửdụngkiểuchữto,inđậmvàdễđọc.
***
Mẹohay:Nếubạntạoramộthệthốngmới,cóthểsauđóbạnsẽmấtmộtthờigiangặpkhókhăntrongviệcnhớxembạnđãđểmộttàiliệuởđâu.Cóthểbạnchưaquenvớivịtríhoặccácmụchồsơmớimàbạnvừatạora.Vìhầuhếtcácgiấytờđềuthểhiệnviệcgìđómàbạnphảilàmtrongtươnglai,bạnnênghichúvàonhiệmvụđểtựnhắcmìnhbạnđãđặtgiấytờđóởđâuđểthamkhảovềsau.
***
SẮPXẾPHỒSƠĐIỆNTỬCáchđâykhônglâubạnchỉphảilolắngvềgiấytờ(cứnhưthểthế
làchưađủấy!).Ngàynay,chúngtakhôngchỉphụthuộcvàogiấytờtrênbànlàmviệcmàcòncảrấtnhiềutàiliệutrongmáytínhnữa.Tàiliệukỹthuậtsốcóthểbaogồmthưbáo,thưđiệntử,cổngthôngtinđiệntử,bảngtính,…Vìtạoravàlưugiữtàiliệukỹthuậtsốlàviệcdễdànghơnnhiều,vàphầnlớnsốtàiliệuđólàvôhình,nênchúngcóxuhướng“sinhsôinảynở”nhanhvànhiềuhơntàiliệugiấy.Nhưngvấnđềkhôngphảilàlưugiữvàlưutrữtàiliệu,màlàtìmlạichúng.
Maymắnlà,nhữngtiếnbộcôngnghệđanggiúpchoviệctìmkiếmtàiliệu,hồsơtrởnêndễdànghơn.Nhưngkhôngphảilúcnàocũngnhưvậy.Trongsốchúngta,ngườinàođãtừngsửdụngmáy
tínhvớihệđiềuhànhMS-DOSđềunhớviệcsắpxếptàiliệutrênổcứngkhókhănnhưthếnào.Ràocảnvàlớnnhấtcólẽlàquyđịnhđặttêntốiđa8chữcái.Kếtquảcủaviệchạnchếsốchữđểđặttêntàiliệu,hồsơởconsố8củaDOSlàbạnsẽtìmthấynhữnghồsơcótênlà4Q99btdt.wk3(cónghĩalà:Bảngtínhdòngtiềnmặtquý4)–thậtkhóđểgiảimã,vàcũngthậtkhóđểcóthểnhớđược.
Côngnghệđãgiúpchoviệctìmtàiliệutrởnêndễdànghơnbằngcáchcungcấpnhiềuhơnmộtchỗvànhiềuhơnmộtcáchđểcóthểsắpxếp(hoặcsaochép)cùngmộttàiliệu.
Khisắpxếptàiliệumáytínhcủabạn,nhớnhữngđiểmsautrongđầuđểtránhlãngphíthờigiankhitìmkiếmthứbạncầnđểhoànthànhcôngviệc.
Máytínhgiốngnhưmộtchiếctủhồsơtrống.Bạncóthểnémhồsơdữliệuthànhmộtchồngtrongđó,hoặcbạncóthểnhómcácứngdụngvàhồsơcủabạnlại,tạothànhnhữngmụcchung,chiachúngvàocácngănkéo,vàchiasốhồsơtrongngănkéođóthànhnhữngmụcnhỏ,baonhiêutùythích,nhưbạnđãlàmvớisốhồsơgiấy.
Hãythửápdụngquátrìnhsắpxếpmáytínhvàcáctậptinđiệntửtrongmáysau:
1.Tạoramộthệthốngtậptinchonhữngtậptintàiliệutrongmáytính.
2.Tạoramộthệthốngtậptinchonhữngthôngđiệpđiệntửđượclưugiữ.
3.Cóhệthốngphảnánhcáchsắpxếpphầnthôngtincònlại(giấytờvàđiệntử).
4.Chuyểnnhữngtàiliệubạnmuốngiữvàonhữngthưmụcđiệntửthíchhợp.
5.Tạomànhìnhmáytínhsaochocóthểdễdàngtiếpcậncáctậptinvàcácứngdụng.
HãybắtđầutừHệđiềuhànhcủamáytính
Thôngquahệđiềuhànhmáytính(dùlàbấtcứphiênbảnnàocủaWindows,Machaymộthệđiềuhànhnàokhác)cóthểtìmthấycácứngdụngvàcáctậptin.Mỗihệđiềuhànhđềucómộtbộbiểutượnghoặcbộlệnhgiúpbạnquảnlýcáctậptinvàsắpxếpchúngđểcóthểdễdàngsửdụng.Bướcđầutiêntrongquátrìnhsắpxếpcácthôngtintrongmáytínhcủabạnlàphảitìmhiểuvềhệthốngquảnlýtậptintronghệđiềuhành.Hãychochạyphầnhướngdẫn,tìmcáchquảnlýtậptintrongmục“trợgiúp”(Help)vànghiêncứu.Nếubạngiốngtôi–cũngchậmhiểu,họcchậmvàsởhữunhữngkỹnăngkhiêmnhườngchỉvớimộtngônngữduynhất–thìbạnnêntìmmộtchuyêngiamáytính(ngườicókỹnăngchuyênmônvàcókinhnghiệmlàmviệcvớihệđiềuhànhcủabạn)huấnluyệnbạntrongquátrìnhsắpxếp.Trongnhữngtổchứclớn,hãytìmkiếmsựgiúpđỡtừbộphậnhệthốngthôngtincủatổchức,hoặctừngườihỗtrợhànhchínhcókiếnthức,cóhiểubiết.Nguyêntắclà:Trướckhibạnbắtđầulàmchonhữngtậptinmáytínhcủabạnrốitunglên,hãybiếtbạnđanglàmgìhoặchãytìmngườinàođóbiết.
Saochépổcứngcủabạn
Dùbạncóthànhthạoviệcquảnlýtậptintớimứcnào,bạnvẫnnênsaochéptoànbộ(lưugiữmộtbản)ổcứngcủabạntrướckhibắtđầuxóavàsắpxếpcáctậptincủamình.TrongnhữngphiênbảnsaunàycủaWindows,rấtđơngiản,chỉcầnvàomụcMicrosoftToolsởbiểutượngStartvàdanhmụcchươngtrình(programsmenu),chọnBackupvàlàmtheohướngdẫn.Chắcchắnbạnsẽcómộtphươngphápsaolưucáctậptintrongmáytínhcủamình.Hãythườngxuyênthựchiệnviệcnàynếukhôngmuốntựđẩymìnhvàonhữngvấnđềlớntrongtươnglai.Dùthếnào,hãychắcchắnsaolưudữliệutrướckhibạntiếptụcvớinhữngviệcsau.
***
Mẹohay:Nếucóthể,hãyxemxétviệcsaolưutoànbộổcứng,baogồmcảcácứngdụng,vàomộtổphụ.Lúcnàoviệcsaolưudữliệucũnglàviệctốicầnthiết.Nhưngtrongtrườnghợpổcứngbịhỏngvàkhôngkhôiphụcđược,việccàiđặtlạicácchươngtrìnhcóthểlàmộtnhiệmvụvôcùngkhókhăn.
***
Đặttêncáctậptinđiệntử
Thiếtkếhệthốngdữliệutrongmáytínhcủabạnphảithểhiệnđượchệthốnghồsơgiấycủabạn.
Mộtngườisửdụngmáytínhthôngthườngcóthểcónhữngtàiliệusaucầnsắpxếp:
Tàiliệuvănbản
Tàiliệubảngtính(fileexcel)
Thôngđiệptrongthưđiệntửđượclưugiữ
Tàiliệutảivềtừmạngvàlưugiữ
Cơsởdữliệuphầnmềmnhóm
Tậptintàichínhcánhân
TậptinKếhoạchdựán
Ảnh
TậptinthuyếttrìnhPowerpoint
Hãysửdụngnhữngtênđãdùngtronghệthốnghồsơgiấycủabạnđểtạoracácmụctinđiệntử.Cáchđơngiảnnhấtlàtạoramộtdanhsáchnhữngcáitênđãsửdụngchosốhồsơgiấycủabạntrongtủ/ngănkéohồsơviệcđanglàm,hồsơthamkhảovàhồsơlưutrữ.Cáchtạotêntậptintrênmáytínhvàcáchquảnlýnhữngtậptinnày(chuyểnchúngtừvịvínàytớivịtríkhác)phụthuộcvàohệđiềuhànhmàbạnsửdụng.
Sửdụngcáclệnhđiềuhànhhệthốngthíchhợp,vàthựchiệnnhữngviệcsau:
1. TạothưmụcMyDocuments(Tàiliệucủatôi)nếunóchưacótrongổCcủabạn.Sauđó,tạorabathưmụcnhỏtrongthưmụcMyDocuments.Hãyđặttênchochúnglà1Đanglàm(Danglam),2Thamkhảo(Thamkhao),3Lưutrữ(Luutru).Cácthưmụcnhỏ
nàygiúpbạnlưugiữcáctậptintươngtựnhưhồsơgiấycủabạn.Việcđặtthêmsố“1”bêncạnhtêncủathưmụcconquantrọngnhấtcủabạn(Đanglàm)sẽgiúpnóluônđứngởvịtrítrêncùngcủathưmụcMyDocuments.Số“2”đặtthưmụcconThamkhảoxuốngdướithưmụcconĐanglàm,vàsố“3”lạiđặtthưmụcconLưutrữxuốngdướithưmụcconThamkhảo.
2. Sửdụngdanhsáchtêncáchồsơgiấyđãchuẩnbịsẵnđểtạoramộtbộthưmụcconphùhợptrongcácthưmụcchỉdẫnđiệntử1Đanglam2Thamkhaovà3Luutru.(XemHình3.8.)KếtquảcuốicùngcủaviệctạoranhữngdanhmụcvàtiểudanhmụcnàycóthểgiốngnhưnhìnthấyởHình3.9.
3. Saukhiđãđặttênchodanhmụctậptinđiệntử,bạncóthểlọcquanhữngtậptintàiliệuđiệntửtrongmỗimộtứngdụngphầnmềmcủamìnhvàchuyểnnhữngtàiliệuđóvàonhữngthưmục(hoặcdanhmục)thíchhợp.Khilọccáctậptintrongmáytínhbạncầnđạtđượcbamụctiêuchính,đólà:
4. Loạibỏnhữngtậptinkhôngcầnthiết.(Nếubạnkhôngchắccóthểxóamộttàiliệunàođó,thìđừngxóa.Giữnósẽtốthơnlàxóanóđểrồisaulạipháthiệnralàbạncầnnó.)
5. Nếucần,hãyđặtlạitênbấtcứtậptinnàomàbạngiữ.
6. Đặtcáctậptintàiliệuvàođúngthưmụcnhỏthíchhợp1Danglamhay2Thamkhaohay3Luutru.
|Tầng1|Tầng2|Tầng3|Tầng4||-||
Cấutrúcdanhmục/ThưmụcchínhNhữngthưmụchoặcdanhmụcnàyđượchìnhthànhbằngcáchsửdụngcácconsốnhưđặcđiểmđầutiênđểđảmbảovịtrítrêncùngcủacấutrúccâyổcứng.|
Vaitrò/TráchnhiệmTầngthưmụchoặcdanhmụcnàynênđượcđặttênchungchungtheosơđồtráchnhiệmvàkhôngnênchứanhữngtậptincụthể.|
TêncụthểcủadanhmụcnhỏTênchọnchonhữngdanhmụcnhỏcầnphảimangtínhchungchung,cungcấpđượcnhiềuthôngtinhơnvềnhữngtậptintrong
nhóm.Khisốlượngtậptintrongnhómquánhiều,hãynghĩtớiviệctạothêmnhữngmụcnhỏtrongnhữngnhómhiệncó.|
TậptinSuynghĩcẩntrọnglàđiềucầnthiếtkhichọntênchotậptin.Chỉsửdụngkýtựviếttắtcónghĩavớibạnvàbạncóthểnhậnrangaylậptứckhinhìnlại.Nhớnhấtquántrongcácmẫuvàcáctêntậptinđểbạncóthểbiếtnólàcáigìnếubạnnhìnthấynótừthưmục/danhmụcchính.||Tậptinviệcđanglàm(thưmụchaythưmục/danhmục)1Danglam|
KháchhàngĐốitácTàichínhBiểumẫuConngười(Nhânsự)Dựánđangchờ(…)
|Tênkháchhàng/đốitácthựcsựBáocáothuchi,ngânsáchMẫutênhoặcconsốHồsơtênnhânsựthựcViệcchờhoànthànhDựánhiệnđangtriểnkhai
|||Tậptinthamkhảo(thưmụchoặcdanhmục)2Thamkhao|
Bảngbiểu/BiểuđồBảngtínhDựánđãhoànthànhBáocáochitiêuCácbáocáokhácĐịnhgiá(…)
||||Tậptinlưutrữ(thưmụchoặcdanhmục)3Luutru|Khoảnhoànthuếcủanămtrước“cầnlưu”|||
Hình3.8.SắpxếpổcứngcủabạnbằngWindowsExplorer
Hình3.9.Hìnhảnhdanhmụctrongmáytínhcủabạn
ĐỂMÁYTÍNHTÌMTÀILIỆUCHOBẠNTôiđãcungcấpchobạnmộtcáchkhádàiđểsắpxếptàiliệuđiện
tửcủabạnsaochoviệctìmkiếmlạiđượcdễdànghơn.Tôitinlàdànhthờigianchoquátrìnhđólàviệcđánglàm.Quátrìnhđóđặtracácquytắcchobạntrongviệcđặttênchocáchệthống,loạibỏnhữngtậptincũvàvôdụng,đồngthờigiúpbạnxácđịnhnhữngnguồnthôngtinmàcóthểbạnđãquên.
Lúcnàybạnđãcómộtnguồnthôngtinvànếubạndànhthờigianđểtìmhiểunó,bạnsẽthấyviệctìmkiếmtàiliệuchỉlàviệctrongnháymắt.Đóchínhlàchứcnăng“Search”(Tìmkiếm)trongmáytínhcủabạn.Nhữngđiểmcộngcủanguồnphầnmềmcóthểgiúpchoviệctìmkiếmtàiliệutrởnêndễdànghơn.HãyxemphầnSửdụngchứcnăngtìmkiếmởcuốichươngnàyđểcóthêmthôngtinvềcôngcụ
tìmkiếm.
SẮPXẾPTHƯĐIỆNTỬKhôngkhóđểtìmđượcnhữngngườicóthểnhậnđượctới200
bứcthưđiệntửmộtngày.Hiểnnhiênlàđiềunàythậtkinhkhủng.Cáchxửlýhiệuquảvànăngsuấtđốngthưnàylàchủđềcủachươngsau.Cáchsắpxếpnhữngbứcthưbạngiữđểcóthểdễdàngtìmlạichúnglàchủđềcủaphầnnày.
Giốngnhưnhữnggiấytờtronggiỏ,hòmthưđiệntửcủabạncũngcóthểnhanhchóngbịđầy.Việclưutrữquánhiềuthưtronghòmthưđếncóthểdẫnđếntìnhtrạngkhôngkiểmsoátđượcvàìạch.Mộttrongnhữngnútquantrọngnhấttrênbànphímlànútxóa.Rõrànglàbạncàngxóanhiều,bạncàngítphảisắpxếpcáctậptin.Tuynhiên,cũngcónhữngbứcthưđiệntửbạnsẽcầnphảigiữlại.Hãylưuchúngtrongdanhmụcmáytínhhoặctrongmộtthưmụcđiệntửthíchhợp.
Nhiềuứngdụngthưđiệntửchophépbạntạoracácthưmụcđiệntửđểchứanhữngthôngđiệpbạncầngiữnhưngkhôngmuốnđểcùngởmộtvịtrívớinhữngbứcthưđến.Bạnmuốngiữhaymuốnxóathôngđiệpnàolàtùythuộcvàochínhsáchcủacôngtyvềviệclưugiữthưđiệntử.Việcgầnđâycáccôngtylớnbịchìmtrongcơnácmộngvềpháplývìhọđãgiữ(hoặcđãkhônggiữ)nhữngbứcthưđiệntửđãđủnóichobạnbiếtchủđềnàyrấtquantrọng.90%cáctậpđoànlớnđềucócácchínhsáchliênquanđếnlưugiữtàiliệuvàthưđiệntử.Đángtiếclàhầunhưtấtcảcácnhânviênlạichưabaogiờđượcđàotạovàkhôngcóchútýniệmnàovềnhữngchínhsáchđóđểcóthểtuântheo.Trướckhiquyếtđịnhxóabấtcứcáigì,hãychắcchắnbạnđangtuânthủcácchínhsáchcủatậpđoàn.
Mộtkhibạnđãxácđịnhđượccầnphảigiữgìvàkhôngcầnphảigiữgìthìvấnđềđặtralàphảihìnhthànhmộtcơcấutổchứcchophépbạndễdàngtìmkiếmthôngđiệpđiệntửmàbạnđãlưutrữ.
Cáchđơngiảnnhấtđểbắtđầuquátrìnhnàylàsửdụngbảnđồtráchnhiệmđượcthiếtkếchohệthốngdựatrêngiấytờcủabạnđểtạoranhữngthưmụccócùngtêntrongứngdụngthưđiệntửcủabạn.
Ngoàinhữngthưmụcchứathưđiệntửmàbạnmuốntạora,tôikhuyênbạnnêntạothêmmộtthưmục“Chờxửlý/CầnTheodõi”đểchứanhữngbứcthưvẫncầnđượctheodõimàkhônglàmùnứmụcthưđến.Điềuquantrọngnhấtcầnphảinhớvềthưmục“Chờxửlý/Cầntheodõi”nàylàphảithườngxuyênkiểmtranóđểchắcchắnbạnthựcsựtheodõi,xửlýnhữngthôngđiệpbạnđãđặtvàođó.
Cácbướcđểsắpxếpthưđiệntử
1.Hãybắtđầubằngcáchxácđịnhđặctínhcủatừngtậptinthưđiệntử.Sửdụngchứcnăngtrợgiúp(help)đểxácđịnhcáchhìnhthànhhệthốngthưmụcngaytrongứngdụngthưđiệntửcụthểcủabạn.
2.Sửdụngbảnđồtráchnhiệmvàcácmụcđãtạoratronghệthốnghồsơgiấycủabạn,hìnhthànhmộthệthốngcácmụctươngtựtrongứngdụngthưđiệntử.
3.Trongquátrìnhxửlýlầnlượttừngbứcthưđiệntửcủabạn,hãyxácđịnhbạnnên:
Xóanó.
LưunóvàoổC,ổđĩacánhân(nêncóổđĩanày),hoặcchiasẻnótrênserver.
4.Nếuchuyểntậptintớiổchiasẻ,phảichắcchắntêncủatậptindễhiểuvàbạncóthểdễdàngtìmlạinó.
5.Xửlýlầnlượttừngbứcthưđiệntửmột,tiếptụcquátrìnhnàychotớikhihoànthành.
6.Nếubạnbắtđầuquátrìnhnàyvớimộtđốngthưđiệntửtồnđọngchưađượcsắpxếp,hãyhìnhthànhngaymộtbộcơcấuthưmục,chọnmộtngàylàmmốcchonhữngtàiliệucótrước(chẳnghạnnhưcótừđầunăm),tạomộtthưmụclưutrữ,chuyểntấtcảnhữngtàiliệunàyvàothưmụcđóvàquênluônchúng.Nếubạncầntìmlạinhữngthôngđiệpcũhơn,bạncóthểlàmnhưvậybằngcáchvàothưmụclưutrữvàphânloạilạichúngtrongcấutrúcthưmụcmới.(XemHình3.10.)
TẠOVÀSẮPXẾPSỔĐỊACHỈTHƯĐIỆNTỬ
Ứngdụngthưđiệntửcủabạnnhớđượcđịachỉthư,vànhữngđịachỉnàycóthểđặtvàosổđịachỉthưđiệntử.Hầuhếtcácứngdụngthưđiệntửđềusắpxếpđịachỉthưtheothứtựbảngchữcái,nhưngcũngcóthểtạoranhữngmục(nhóm)lớntrongchínhdanhsáchsổđịachỉvàxếpđặtnhữngđịachỉđóvàonhữngnhómlớnnày.
Hình3.10.Sắpxếpthưmụcthưđiệntử
Chẳnghạn,tôisắpxếpsổđịachỉcủatôithànhcácnhóm:đồngnghiệp,kháchhàngvàgiađình/bạnbè.Sốlượngđịachỉthưđiệntử
giúptôixácđịnhtôimuốncụthểtớimứcnàotrongcảviệcsắpxếpvàphânnhómđịachỉ.Tôisẽkhôngchiathànhnhiềunhómnếutôichỉcóvàiđịachỉthưđiệntử.
Việcsắpxếpđịachỉthưđiệntửtheonhómkhiếnmọithứtrởnêndễdànghơnkhitôimuốntìmkiếmđịachỉhaygửicácbứcthưcụthểtớicácthànhviêntrongnhóm.
SẮPXẾPTHẺĐÁNHDẤU–TRANGWEBBẠNMUỐNTRUYCẬPTRONG
TƯƠNGLAINếuthườngxuyênsửdụngmạngInternet,bạncóthểsẽmuốn
truycậplạinhữngtrangwebhữuíchtrongtươnglai.Mộtcôngcụđơngiảnmàgầnnhưtấtcảcáctrìnhduyệtwebđềucólàthẻđánhdấuhoặcdấusaoyêuthích.HãyđưatrangđóvàomụcTrangđượcyêuthích.Bạncóthểphânloạivàsắpxếptrangwebđểthamkhảotrongtươnglai,mộtquátrìnhđơngiảnmàbạnnênthựchiện.
Nếumuốnđẩyviệcnàytiếnxahơnmộtbước,hãyđăngkýdịchvụcủaDelicious(http://delecious.com)và“đánhdấu”trangweb.Dấutaglànhữngnhãnbạncóthểdánvàocáctrang,ảnh,video,bàibáo…trênmạngInternet.Đểsửdụngdấutag,bạnđánhdấu“tag”(tên)vàlưuđườngdẫntớimộtkhuvựccánhâncủaDelicious.Deliciousthêmđườngdẫnvớicùngtagởnơingườikháccóthểnhìnthấynó.Aicũngcóthểtìmkiếmtagđóvànhìnthấytấtcảcácbàiviết.Ngườikháccóthểmuốnthêmmộttêntagkhác,vànếuthế,Deliciouslạithêmcáctagđểtấtcảmọingườiđềucóthểnhìnthấy.
Đólàmộtcáchkhácđểsắpxếpvàtìmkiếmthôngtintrựctuyến.Cáchnàychophépbạnnhìnthấynhiềuhơnnhữngtrangwebyêuthíchmàmọingườiđãtậphợptrongcùngmộtchủđề.
SẮPXẾPMÀNHÌNHMÁYTÍNHĐỂDỄDÀNGTRUYCẬPTẬPTINVÀỨNG
DỤNGMànhìnhmáytínhlànơiđầutiênbạnnhìnthấykhibậtmáy
tính.Nótươngđươngvớimặtbànlàmviệctrongvănphòngcủabạn.Mànhìnhmáytínhcũngcóthểsắpxếpgiốngnhưcáchbạnsắpxếpvàtậndụngbànlàmviệccủamình.Tàiliệu,cáctậptinđiệntửvàcácdựánđangtriểnkhaimàbạnthườngxuyênsửdụngcóthểđặtvàsắpxếptrênmànhìnhmáytính.
Chẳnghạn,hầuhếtcácchươngtrìnhWindowsđềuchophépbạntạoracácmụchoặccácnhómứngdụngphầnmềmđểcóthểdễdàngtruycậpnhữngứngdụngnàytừmànhìnhmáytínhcủabạn.Mộtnhóm“Cácchươngtrìnhtàichính”cóthểbaogồmchươngtrìnhQuickenchotàichínhcánhân,Lotus1-2-3chocôngviệcbảngtínhvàQuickbookschocáctàikhoảnkinhdoanh.
Nhữngtàiliệuthườngxuyêntruycậpcóthểnhómthànhmộtnhómvàđặttênchungrồiđặtmộtbiểutượngtrênmànhình.Bạnchỉcầnkíchvàobiểutượng,chươngtrìnhphầnmềmsẽđượckhởiđộngvàcáctàiliệusẽhiệnra.
Hãybỏcôngsứcnghiêncứucáchsắpxếpcáctậptinvàcácứngdụngtrênmànhìnhmáytínhcủabạnđểcóthểtruycậpmộtcáchdễdàngvànhanhchóng.
SỬDỤNGCHỨCNĂNGTÌMKIẾMBạncóthểtránhtoànbộquátrìnhtáisắpxếpnàyvàsửdụng
chứcnăngtìmkiếmnângcaocótrongnhữngphiênbảnmớinhấtcủacáchệđiềuhànhcũngnhưnhữngứngdụngkhác.GooglevàYahoocócácứngdụngtìmkiếmmànhìnhmôphỏngnhữngcỗmáytìmkiếmthôngdụng.Nếubạnkhôngcóthờigianhoặckhôngcóýđịnhlọcquacáctậptinđiệntửcủamình,đâycóthểđượcxemlàmộtlựachọntốt.Tự“làmquenlại”vớinhữngtàiliệutrongmáytínhcủabạnlàmộtcáchluyệntậplànhmạnh.Chẳngcógìbấtthườngkhikhámphárarằngbạncórấtnhiềunguồntàiliệumàbạnđãquên.Nếubiếtthứgìởđâuvàcóthểtìmthấynóbằngcáchđitheomộtconđườnghợplý,bạnsẽkhôngcầnphảitìmkiếmthôngquamộtdanhsáchdàinhữngtàiliệutươngtự.Và,dùnhữngứngdụngTìmkiếmmớinhấtđều
nhanhvàchínhxác,vẫncónhữnghạnchếnếuphụthuộchoàntoànvàochúng.
Mộtđiểmcuốicùng.Dùbạncóthựchiệnquátrìnhsắpxếptàiliệuđiệntửcủabạnhaykhông,hãychọnlộtrình“tìmkiếm”,hoặcsửdụngmộtcáchkếthợpcảhai;hãycảnhgiácvớinhữngcạmbẫyvàhãynhớcàngchianhỏhệthốngcủabạnrabạncàngdễhàngđộng.Đóchínhlàkếtquảmàbạnthựcsựmuốn.
SẮPXẾPNHỮNGTIỆNNGHIKHÁCNhữngthứkháccũngcầnphảisắpxếpbaogồmsách,kệ,cặptài
liệu,sổđịachỉ,danhthiếpvàđĩamềm.HãyxemHình3.11đểđượcchỉdẫn.
Hình3.11.Ápdụngcácnguyêntắcsắpxếpchonhữngtiệnnghikhác
Nguyêntắcchínhđểsắpxếpnhữngtiệnnghikháclà:
Nhómnhữngthứtươngtựlạivớinhau.
Đặtchúngvàokhônggianhoặchộpđựngriêng.
Dánnhãnrõràngchochúng.
Nhữngvậtdụngnhưkẹpghim,bút,giấynhớ,đinhbấmvàtemthưcóthểxếpvàocácngănkéobànlàmviệcvàsửdụngcáckhaynhựađượcthiếtkếđặcbiệtđểgiữcũngnhưđểngăncáchnhữngvậtđóvớinhau.
Ngaycảxeôtôcũngcầnphảisắpxếpnếubạndànhnhiềuthờigianđilạigiaodịchvớikháchhàng!
TỔNGKẾTTổchức,sắpxếpkhôngphảiviệcdễdàng.Suychocùng,đócóthể
làcôngviệctẻnhạt,nhàmchán.Vàgiốngnhưhầuhếtnhữngnhiệmvụnhàmchánkhác,bạncóthểsẽmuốntrìhoãnnóđểlàmvàomộtdịpkhác.
KhichuyểngiaodịchvụhuấnluyệnPEP,chúngtôithườngthấymìnhhoạtđộngnhưnhữngchấtxúctác–khuyếnkhíchngườithamgialàmquenvớinó.Nhưngchúngtôithườngkhôngởđókhicácbạnsẵnsàngbắtđầu;thờiđiểmbắtđầuhoàntoànphụthuộcvàobạn.Hãycốkhắccốtghitâmrằngkếtquảbạnsẽnhậnđượclàthờigianbạnhoànthànhcôngviệcsẽnhanhhơnnhiều.
Bạncàngnghiêmtúcthựchiệnchươngtrìnhbaonhiêu,bạncàngđượchưởnglợitừnóbấynhiêu.Tôithườnghỏinhữngngườithamgiakhóahọccủamìnhlàhọchúýtớichitiếthọđưavàomộtbàithuyếttrình,vídụnhưvậy,tớimứcnào.“Ồ,nhiềulắm!”,họtrảlời.Tôikhuyênhọnênchúýtớicáchtựtổchức,sắpxếpnhưhọvẫnchúýtớimộtbàithuyếttrìnhđặcbiệtnàođó.Hãylàmgiốngnhưvậy!
Bạnsẽkhôngphảithấtvọngđâu.
THỰCHÀNHCHƯƠNG31.Dọndẹpđốngtồnđọngvàsắpxếpkhuvựclàmviệccủabạn.
Chắcchắnbạnsẽmấtítnhấtmộtngàyđểlàmviệcnày.Nếucóthể,hãylênlịchđểlàmviệcnàyđểkhôngbịgiánđoạn.
2.Chuẩnbịítnhấtbachiếckhayvàđánhdấuchúnglà:“Đầuvào”,“Chờxửlý”và“Đầura”.Giỏ“đầuvào”củabạnsẽnhậntấtcảcácloạitàiliệumới.Giỏ“Chờxửlý”củabạndànhchonhữngviệcbạnkhôngthểgiảiquyếtngaylậptức,haychonhữngviệcnằmngoàitầmkiểmsoátcủabạn.Giỏ“đầura”củabạnlàđểdànhchonhữnggiấytờbạnđãhoànthành.
3.Bắtđầubằngcáchdọndẹpngănkéosẽtrởthành“ngănhoạtđộng”hoặcngăn“hồsơviệcđanglàm”đểbạncóthểđựngnhữnghồsơđãđượcsắpxếpởđây.(Nhữngngàytiếptheo,bạncóthểghichútrongquyểnlịchlàmviệccủabạnđểtiếptụcquátrìnhvớingănhồsơthamkhảo.)Hãytiếptụcquátrìnhdọndẹpmọithứtrongcácngănkéocủabạn,cáctủđựnghồsơ,cáckhayđựnggiấy,cáccặptàiliệu,…dọndẹp,thugommọigiấytờvàđặtchúnglênbànlàmviệc.Hãytậphợptấtcảgiấytờvàxếpchúngthànhchồngkhôngphânbiệtlênmặtbànlàmviệccủabạn.
4.Nhấcmộttờgiấytrêncùnglênvàxửlýnóngaylậptứctheomộttrongcáccáchsau:
Xửlýnóchotớikhihoànthành.
Hoànthànhnóởmứcbạncóthểvàsauđóđặtnóvàogiỏviệcchờxửlýnếuđólàviệcngắnhạnhoặcđặthồsơghinhớdướimộtngàythíchhợptronglúcchờđợiphảnhồi.
Chuyểngiaonó.
Tạothànhmộtchồngnhữnggiấytờcầnthiếtchocôngviệchoặcdựánđangdiễnrađểlưuvàohồsơviệcđanglàm.
Tạomộtchồngkhácchonhữnggiấytờcầnlưutronghồsơthamkhảonếuđólànhữngthôngtinbạncầnnhưnglạikhôngđòihỏibạnphảixửlýngaylúcđó.
Tạomộtchồngchonhữnggiấytờcầnxếpvàohồsơlưutrữ.
Némnóđi!Hãylàmnhưvậynếuđólàthứvớvẩn,khôngcótácdụnggì,đãxửlýhoặctồntạiởđâuđó.
5.Sửdụngbảnđồtráchnhiệm(xemHình3.4),bắtđầuxácđịnhtàiliệuđãlưugiữđặtởđâu.
6.Saukhilàmtấtcảnhữngviệcnày,hãyhìnhthànhhồsơviệcđanglàm.Tạobìatreovànhãndánchomỗimộtdựánvàmỗimộtmụclớn.Hãytạohồsơvànhãndánchohồsơthamkhảovàhồsơlưutrữ.
7.Tạohồsơtheodõicánhânchomỗimộtnhânviêndướiquyền,đồngnghiệphoặcôngchủcủabạn–nhữngngườibạnthườngxuyênliênlạc.Mỗimộthồsơlạidánnhãnbằngtênngườiđóvàđặtvàohồsơđóghichúvềnhữngviệcbạncầnkiểmtraliênquantớinhữngdựánđangtiếpdiễn,lâudài.
8.Nếubạnvẫnphảisửdụngnhiềugiấytờtrongcôngviệccủamình,hãycânnhắctớiviệctạorahồsơghinhớđểsắpxếptổchứcnhữnggiấytờbạncầnkiểmtravàomộtthờiđiểmhoặcmộtngàycụthểnàođó.Nếubạnchủyếulàmviệctrongmôitrườngđiệntử,hãysuynghĩtớiviệchìnhthànhnhữngvậtnhắcnhởtronghệthốngbạnsửdụngđểtheodõicácnhiệmvụ,hoặcsửdụnglịchđểcàiđặtghinhớ.Hãysửdụnghệthốngđểhỗtrợbạntrongviệcghinhớ,khôngphảiphụthuộcvàomỗitrínhớcủabạn.
9.Hãytổchức,sắpxếphòmthưđếncủabạnđểtấtcảnhữngbứcthưbạngiữlạiđềuđượcsắpxếpvàothưmụcthíchhợptrongcâythưmụccủahòmthưđến.Việcdọndẹpthưđiệntửhiệuquảnhấtkhibạnlàmviệctừdướilêntrên,bắtđầuvớinhữngbứcthưđiệntửcũnhấttrước.Đầutiên,hãytìmhiểunhữngtínhnăngtrongứngdụngthưđiệntửcủabạn.Hãysửdụngbảnđồtráchnhiệmcủabạnđểxácđịnhnhữngloạithưmục.Lọcmộtlượttấtcảnhữngbứcthưcủabạntronghòmthưđiệntửvàhoặctrảlời,hoặcchuyểngiaohoặctask(nếuđólàviệcphảilàmtrongtươnglai)hoặcxóabỏnó–lầnlượt
từngbứcthưmột,hoặcxếpnóvàomộtthưmục,hoặcxóanó.
10.NếutàiliệucủabạnởổC,hãytạobathưmục1Danglam2Thamkhao3Luutruchonhữngtàiliệuđiệntửđượclưugiữcủabạn.
11.Sửdụngbảnđồtráchnhiệmđểtạoramộtloạtnhữngthưmụcnhỏtươngtựnhưhệthốnghồsơgiấyvàthểhiệnđượcnhữngmụcchínhbạnsẽhìnhthànhtronghệthốnghồsơđiệntửcủabạn.
12.Bắtđầuquátrìnhxemxéttấtcảnhữngtậptinđiệntửđãđượclưutrữcủabạn.Hãyquyếtđịnh:
Đâycóphảilàtàiliệubạnđangsửdụnghoặcsẽsửdụngtrongtươnglaikhông?
Cóthểtiếpcậnnóởnơinàođókháckhông?
Nếubạnđịnhgiữnó,cóthểđểnóởđâu?
Cónênđổitêntậptinkhông?
Cónênxóatậptinkhông?
Hànhđộngtheoquyếtđịnhcủabạn.
13.Nếubạnkhôngcóthờigianhoặckhôngcóýđịnhxửlýnhữngtậptinđiệntửcủabạnnhưcácbướctừ9đến12thìlờikhuyêncủatôidànhchobạnlàhãytìmhiểuvềchứcnăngtìmkiếmcủaMicrosoftOutlookhoặcLotusNotes,xemxétnhữngứngdụngcóchứcnăngtìmkiếmđượccảitiếnnhưGoogleDestop,YahooX1ProfessionalClient,hoặcmộtứngdụngbênthứbakhác,sauđókiểmtravàthànhthạovớichúngđủđểbạncóthểnhanhchóngtìmnhữngtàiliệuđiệntửcủamình.
14.Nếubạnkhôngcóthờigianđểdànhramộthoặchaingàychoquátrìnhnày,hãylàmtheolờikhuyêncủaJulieMorgensterntrongcuốnKhôngbaogiờkiểmtrathưđiệntửvàobuổisáng(NevercheckE-mailintheMorning),vànhắmtớinhữngkhuvựccầnsửachữa.Hãychianhỏdựánsắpxếptheođiềuhiểnnhiêncầnvàmỗilầndọndẹpmộtkhuvực.Khihoànthànhmộtkhuvực,bạncóthểquaytrởlạicôngviệcbìnhthườngcủamình,chọnthêmmộtkhuvựcvàomột
thờiđiểmthuậntiệnchobạn.
15.Lậpmộtdanhsáchnhữngvănphòngphẩmbịmấtvànhữngcôngcụcầnthiếtchobạnhoànthànhcôngviệc:Bút,băngdính,ghim,kéo,phongbì,tem,kẹphồsơ,nhãndán,đĩađịnhdạngvàbấtcứthứgìkhácbạncóthểcần.Phảilàmsaođểđảmbảobạncótấtcảnhữngthứđótrongtầmtayvàtấtcảđềuphảisửdụngđược.
Chỉvậythôi!BắttayvàoThựchiệnngaynào!
CHƯƠNG4Thựchiệnđềuđặn
Chúngtalàhìnhảnhcủaviệcchúngtathựchiệnlặpđilặplại.
Dođó,sựxuấtsắckhôngphảilàmộthànhđộngmàlàmộtthóiquen.
―Aristotle
TÓMLƯỢCCHƯƠNG4Trongchươngnày,bạnsẽhọcđượccách:
Sắpxếp,tổchứclịchtrìnhvàcôngviệccủabạnđểhoạtđộngtrongkhoảngthờigianlớn.
Phatrộncôngviệccủabạn.Sắpxếpthờigianđểxửlýthưvàthưbáocùngmộtlúc.Xửlýnhữngcuộcđiệnthoại,thưđiệntử…theocáchtươngtự.
Giảmthiểunhữngthôngtinítgiátrịvàchặnnóđếnvớibạnngaytừđầu.
Loạibỏnhữngviệcngắtquãngkhôngcầnthiếtvàtốnthờigian.
Tổchứcnhữngcuộchọpmột-đối-mộthàngtuầnvớinhữngbáocáotrựctiếpcủabạnđểcảithiệngiaotiếpvàxửlýcôngviệchiệuquả.
Bạntănghiệuquảcôngviệcbằngcáchlàmviệcthôngminhhơn?Chìakhóađơngiảnđểlàmviệcthôngminhhơnlànhómcáchoạtđộngcóliênquantớicôngviệclạivớinhauvàđềuđặnlàmnhữngviệcđó.Bạnchỉmấtmộtlượngthờigiantốithiểuchonhữngviệcchẳngquantrọngđểbạncóthểdànhmộtlượngthờigiantốiđa
chonhữngviệcquantrọng.
Trướctiên,bạncầnđánhgiágầnđâybạn“tiêudùng”thờigiannhưthếnào.Tiếptheo,hãytựhỏibảnthân:“Liệukếtquảcótốthơnkhôngnếumìnhdànhthờigianlàmmộtviệckhác?”Sauđóhãytiếptụctựvấn:“Làmsaomìnhcóthểthựchiệncôngviệcvớimứccaonăngsuấtcaovàhiệuquảhơn?”
Thỉnhthoảngtấtcảchúngtađềucầnmộtcúđánhmạnhvàođầuđểlôimìnhrakhỏinhữngkhuônmẫuđềuđặn,buộcchúngtaphảixemxétlạinhữngvấnđềcủa
mình,vàkíchthíchchúngtađặtranhữngcâuhỏimớicóthểdẫntớinhữngcâutrảlờiđúng.
―RogerVonOech,Đậpmạnhvàođầu:Cáchđểbạnsángtạohơn(AWhackontheSideoftheHead:HowYoucanbeMore
Creative)
GIỮBẢNGQUẢNLÝTHỜIGIANĐểxácđịnhchínhxáccáchbạnsửdụngthờigian,hãygiữlạimột
bảngquảnlýthờigian.TrongcuốnsáchđểđờiNhàquảnlýhiệuquả(TheEffectiveExecutive),PeterDruckerđãnóirằngchúngtakhôngthểkỳvọngcóthểquảnlýđượcthờigiancủamìnhchotớikhichúngtabiếtthờigiancủachúngtađãđiđâu.Chắcchắnchúngtađềuchorằngchúngtabiếtthờigiancủamìnhđãđiđâu,nhưngthựctếlàhầuhếtchúngtađềukhôngbiết.Druckerđãviết:
Thỉnhthoảng,tôilạihỏinhữngngườiquảnlýcấpcaovẫnthườngtựhàovềtrínhớcủahọđểlàmbẽmặtnhữngphỏngđoáncủahọvềcáchhọsửdụngthờigian.Sauđó,tôigạtnhữngphỏngđoánnàysangmộtbêntrongvàituầnhoặcvàitháng.Trongkhiđó,nhữngngườiquảnlýcấpcaothựchiệnghichépchitiếtthờigiancủabảnthân.Khôngcónhiềutươngđồnggiữacáchnhữngngườiđónghĩhọsửdụngthờigianvớibảngghichépsửdụngthờigianthựcsựcủahọ.
Chỉbằngcáchghichépbảngquảnlýthờigian,bạnmớicóýniệm
chínhxácvềviệcthờigiancủabạnđãđiđâu.Tôithườngsửdụngkỹthuậtnàyvớinhữngkháchhàngđặcbiệtbậnrộn.Khốilượngcôngviệccủahọlớntớimứchọkhôngcómộtbứctranhrõràngvềtổngkhốilượngcôngviệccủahọđểcóthểgiảiquyếtnómộtcáchhiệuquả.Việcghichéplạikhôngchỉchohọbiếthọdànhthờigianvàoviệcgì,màcònchohọbiếtailàngườiđãmắclỗigâythiệthạichonhữngviệctrongphạmvitráchnhiệmcủahọ,nhữngchứcnăngnàovẫnchưađượcthựchiện,vàcóthểhọđãlãngphíthờigiancủangườikhácnhưthếnào.
Đểbảngquảnlýthờigiannàykhôngtrởthànhmộtgánhnặnghànhchính,bạnchỉcầngiữmộtmẩugiấytrênbànlàmviệccủamình.Khibạnxửlýcácviệc,hãyghichúlạiđólàviệcgì,mấtbaolâuđểxửlýnóvàngườinàoliênquantớinó.Hình4.1làmộtbảngquảnlýthờigianmẫu.Chẳngbaolâusau,mọiviệcsẽbắtđầutrởnênrõràng,cóthểnhìnthấyđược.
Saukhoảnghaituầnghichépbảngquảnlýthờigian,hãyghéptấtcảchúnglạivớinhau.Bạnsẽcómộtýniệmrõràngvềviệcthờigiancủabạnđãđiđâu.Sauđóbạncóthểbắtđầuxửlýnhữngkhuvựclãngphíthờigianvàkhônghiệuquả.
Hình4.1.Bảngquảnlýthờigianmẫu
BẢNGQUẢNLÝTHỜIGIANĐIỆNTỬMáytínhvàcácphầnmềmhiệnđạigiúptăngtínhchínhxáccủa
việcquảnlýthờigianvàgiúpchoviệclậpbảngcũngnhưđánhgiákếtquảtrởnêndễdànghơn.Bạnkhôngchỉquảnlýthờigiancủamìnhtốthơn,màcòncóthểlàmnhưvậytrênphạmvimộtphòngbanhoặcmộtcôngty.CómộtứngdụngphầnmềmnhưthếlàTimeTiger(www.timetiger.com).
Phầnmềmkhôngchỉhữudụngnhưmộtcôngcụchẩnđoán.Chẳnghạn,vớimụcđíchghichépthờigianđểthanhtoánhóađơncủakếtoánhoặcluậtsư,TimeTigergiúptoànbộquátrìnhtrởnênđơngiảnvàchínhxáchơn.
Nhưmộtcôngcụlậpkếhoạch(xemChương5,phần“Kếhoạchthựcthidựán”),phầnmềmnàytíchhợptốtvớiphầmmềmtriểnkhaidựánnhưMicrosoftProject,chophéplậpkếhoạchchínhxácvềthờigianchotừngnhiệmvụ.
Mộtlầnnữaxinđượcnhắclạinguyêntắclànếubạnmuốnquảnlýthờigianbạncầnphảikêkhainó.
KHẮCPHỤCTÌNHTRẠNGQUÁTẢITHÔNGTIN
Chắcchắntấtcảchúngtađềuđãmộtlầncảmthấybịlụtthôngtin.Thôngtincủabạncóthểquátảivàkhiếnbạnkhôngnhìnthấyđiềuđángranêntậptrungvào.Côngnghệđãgiatăngđángkểsốlượngcácthôngtinvàcôngviệcđếnvớichúngta.Đãtừngcóthờibạnchỉcầnphảiđốiphóvớitiếngchuôngđiệnthoạitrongphònglàmviệcvàvớimộtlầnnhậnthưtrongngày.Hiệnnaybạncóthưđiệntử,fax,thiếtbịhỗtrợkỹthuậtsốcánhânPDA,diđộng,tinnhắnnhanh,giấytờvàvàvôsốthưtừtừnhiềudịchvụbưuđiệnvàchuyểnphát.Trongthờiđạithôngtinnày,chúngtacầnbiếtchúngtacầnvàkhông
cầnthôngtinnào.
Cáchtốtnhấtđểkhắcphụctìnhtrạngquátảithôngtinlàchặnkhôngchonhữngthôngtinvànhữngnhiệmvụítcógiátrịxâmnhậpvàohệthốngcủabạn.Hình4.2thểhiệnnhữngcáchkhácnhauđểchặnthôngtin.Khôngchặn,nghĩalàchophéptấtcảcácthôngtinvàomàkhôngquakhâulọcvàphânloại,làcáchkiểmsoátdòngthôngtinkémhiệuquảnhấtđốivớibạn.Cáchquảnlýthôngtintốthơnlàlọcthôngtintrướckhinóđếnvớibạn.Hãyđểnhânviênhỗtrợbạnlàmviệcnàythìtốthơn.Giảipháplýtưởnglàphântíchcẩnthậntấtcảnhữngnguồnthôngtinvàloạibỏngaytừđầunhữngthôngtinkhôngcầnthiếtbằngcáchtựloạimìnhrakhỏidanhsáchngườinhận,hủyđăngkýnhậnthư,…
Hình4.2.Bacáchchặnthôngtin
Bạntôi,IraChaleff,miêutảnótheocáchnày.Bạnđangngồibênmộtbờhồvàomộtchiềumùahè,ngắmcảnhhoànghôn,thìlạinghethấytiếngvove,vove…–muỗi!Bạnđốiphóvớichúngthếnào?Bạncóthểchờchotớikhichúngđậuxuốngngườibạn,sauđóthìđậpchochúngmộtphát,nhưngsauvàiphútbạnsẽthấyđau.Nguyêntắcđócũngcóthểápdụngchonhữngthôngtinmàbạnnhậnđược,dùlàthưđiệntửhaynhữngvậtlàmgiánđoạncôngviệccủabạn–bạncóđểchúngđậuvàobạntrướckhiđậpchúngkhông?Mộtvàilựachọnchongôinhàbênhồcủabạnlàgì?Vớinhữngtấmchắn–dùlàsinhhọc,điệntửhayhóahọc–bạncóthểchặnđượcrấtnhiềuthứmàbạnkhôngmuốn.
Kháchhàngnóivớichúngtôirằnghọquantâmtớiviệctìmkiếm
nhữngcáchđểcắtgiảmlượngthưđiệntửmàhọphảinhậnhơnlànhữngcáchđểxửlýthưđiệntửhiệuquảhơn.Việcxửlý250bứcthưđiệntửmộtngày,khôngcầnbiếthiệuquảtớiđâu,cũngtốnquánhiềuthờigian!Chínhvìthế,việcchọnlọc,ngănchặntrởnênquantrọnghơnbaogiờhết.
Câutrảlờihiểnnhiênđầutiênlàcầnphảixemlạimộtlượtnhữngthưbạnđãnhậnđược,vànếucóthể,truyvềtậnnguồncủanhữngbứcthưkhôngquantrọng,khôngcầnthiếtvàyêucầuhọkhôngđượcgửithêmnữa!Điềunàycóthểpháthuyhoặckhôngpháthuytácdụng.
Tuynhiên,bạncũngcóthểsửdụngcôngnghệ.Mọichươngtrìnhthưđiệntửđềucóthểlọcthưbạnnhận.Nhiềungườitrongchúngtađãbiếtchứcnăngnàyvàđãkíchhoạtnóđểchặnthưráccũngnhưnhữngbứcthưđiệntửkhácmàchúngtamuốnlọc.Bằngcáchsuynghĩtươngđốitíchcực,sángtạovềvấnđềđó,bạncóthểnghĩranhữngcáchkhácđểngănchặntìnhtrạngtrànngậpthưđiệntử.
Giámđốcmộtcôngtydượcnọnhậnđượcvàibảntinliênquanđếnyhọctrongmộtngày,vàthỉnhthoảngbàmớicóthờigianđểđọcchúng.Bàđãtạomột“luật”đểchuyểntấtcảnhữngbảntinbáohàngngàyđóvàomộtthưmụcriêngcótênlà“Tinbáoyhọc”,sauđólênlịchđểmộttuầnchỉphảidànhramộtbuổiđểxemlạitấtcảnhữngmẩutinbáođócùngmộtlúc.
ChuyệnmọingườilạmdụnglựachọnCc(đồnggửi)mộtbứcthưđiệntửlàchuyệnquáthườngxuyênxảyra.Vìnhiềulýdokhácnhau(nhạycảmvănhóalàmộttrongnhữnglýdođó),khócóthểphávỡđượcthóiquennày.CómộtgiảipháplàcóthểđặtramộtquyđịnhbấtcứbứcthưđượcCctừmộtngườicụthểnàođóvềmộtvấnđềcụthểnàođóđềuphảiđượcchuyểnvàomộtthưmụctronghộpthưđếnđểxemxétlúcbạnchọnđểmắttớichúng.
Tôicómộtkháchhàngmàtậpđoàncủacôấycómộtchínhsáchyêucầulưugiữmọibứcthưđiệntửgửiđivàgửiđếnnhằmphụcvụchonhữngmụcđíchpháplý.Côấyphảidànhthờigianđểchuyểnnhữngbứcthưnhậnđượcvànhữngbứcthưđãgửiđivàomộtthưmục“Pháplý”.Côấyđặtramộtquyluậtđểmỗibứcthưđượcgửiđếnvàgửiđicủacôấyđềucómộtbảnsaođượcgửithẳngvàothưmục“Pháplý”,côấykhôngphảithaotácbằngtaynữa.
Bạncómộtdựánphảihoànthànhtrongvàitháng.Dựánđócóthểbắtđầubằngmộtkhảosát.Hãygửibảnkhảosátvàhãyđặtraquyđịnhđểmọiphảnhồiđềuđượcgửivàomộtthưmụcriêng–thưmụcnhỏtronghòmthưđến.Khibạnđãsẵnsàngtrìnhbàycáckếtquảkhảosátthànhbảng,hãyvàothưmụcđóđểtìmkếtquả.
Hãyphântíchthưđiệntửđặctrưngcủabạn.Nócóquantrọngkhông?Bạncóthểchặnnhữngthưđiệntửkhôngcầnthiếtngaytừnguồnkhông?Bạncóthểchuyểnnósangmộtnơikháchoặcchomộtngườikháckhông?Thưnàobạnkhôngchovàohòmthưđếnbạnkhôngcầnphảiđọchoặcxửlý.(HãyxemChương6đểbiếtthêmvềchủđềnày.)
CHIANHÓMCÔNGVIỆCTHƯỜNGNGÀY
Việcphânloạivànhómcôngviệccủabạncóthểgọilà“chianhóm”.Mỗitờgiấy,mỗithôngđiệptrongmộtbứcthưđiệntử,mỗicuộcđiệnthoại,mỗivậtgiánđoạnvàmỗithứbạngửiđiđềulàmộtdạngthứccủagiaotiếp.Hãyxửlýnhữnggiaotiếpvànhữngnhiệmvụtươngtựtheonhóm,đểhạnchếsựđilạivàsựlãngphí.Bạnsẽhoànthànhnhiệmvụmộtcáchhiệuquảhơn.
Nhiềuthànhtốtrongcôngviệccủabạncóthểgiảmthànhnhữnglịchtrìnhđơngiảnđểbạncóthểhoànthànhnhữngnhiệmvụtươngtựtrongkhoảngthờigianngắnnhấtcóthể.Bảnthânnhữngnhiệmvụnàycũngsẵnsàngđểđượcnhómlạivớinhau.Tiếpcậncôngviệctheocáchnàycórấtnhiềulợiích.
Sẽhiệuquảhơnkhixửlýthưđiệntửcủabạnhaihoặcbalầnmộtngày,vàonhữnggiờnhấtđịnh.Bạntránhđểkhôngbịsaolãngbởinhữngthứmàdùthếnàobạncũngkhôngđịnhxửlý,vàbạnhọcđượccáchđặtragiớihạnthờigianvàhoànthànhđúngnhữnggiớihạnthờigianđãđặtrađó.
Mỗingàyhãydànhramộtchútthờigianđểkiểmtrahộpthưthoạivàtrảlờitấtcảnhữngcuộcđiệnthoạivàocùngmộtgiờ.Mộtlầnnữa,việcnàytránhđượcnhữnggiánđoạnkhôngcần
thiếtvàkhuyếnkhíchbạnlàmviệcnăngsuấtvàhiệuquảhơnkhitrảlờinhữngtinnhắnđiệnthoạicủabạn.
Mỗingàyhãydànhramộtchútthờigianđểđọc.Cóthểnósẽcầnthiếthoặccógiátrịvớibạntrongviệccậpnhậtnhữngấnphẩmxuấtbảnđịnhkỳvàtàiliệuđọcquantrọngkhác.Việcnàythườngđượcấnđịnhởmứcưutiênthấphơnsovớinhữngyêucầukhẩncấp.Nhưngnếubạndànhramộtkhoảngthờigiannàođó,chẳnghạnvàogiờăntrưa,vàmangtheotàiliệuđọc,bạncóthểxửlýtráchnhiệmcủamìnhhiệuquảhơn.
Thậtdễdàngđểlấymộtnhómviệcđãhoànthànhtừgiỏviệcđầuracủabạnvàsắpxếpphânloạitấtcảcùngmộtlúchơnlàmỗilầnlạilôitừbànlàmviệccủabạnramộtmẩucôngviệcđãđượchoànthành.
Sẽtốnítcôngsứchơnđểsắpxếp,lưugiữtấtcảcùngmộtlúcsovớiviệcmỗilầnlạisắpxếp,lưugiữmộttờgiấy.
Bạnsẽthấyviệcnhómnhữngviệctươngtựlạivớinhaugiúpbạntựmìnhchuẩnbịvàsắpxếpchocôngviệcmộtlầnthayvìphảichuẩnbịvàsắpxếpnhiềulầnnếucôngviệcđượchoànthànhmộtcáchngẫunhiên.
Việcgìcóthểhoànthànhvàobấtkỳlúcnàosẽchẳngbaogiờđượchoànthành.
―NgạnngữScotland
XẾPLỊCHVÀTRÁNHPHẢIQUYẾTĐỊNH
Quantrọnglàphảiphânbiệtđượcviệcxửlýmọiviệckhinóxuấthiệnvớiviệcluôntrìhoãnmọiviệcđểlàmsau.Cómộtcáchđểgiảiquyếtvấnđềnày.TôigọinólàLàmliềntay,Khôngtrìhoãn.Hãysắplịchđểlàmmộtviệccụthểnàođó(chẳnghạnmởvàđọcthưđiệntử,xửlýthưđiệntử,trảlờicáccuộcgọi,…)vàkhiđếnthờiđiểmđó,hãyLàmliềntay!Đừngxemxétnóchotớikhibạnđãđượcchuẩnbịđể
hànhđộng.Khibạnxemxétnó,hãyhànhđộngngay.Làmliềntay,Khôngtrìhoãn.
Nếubạnmuốnhoànthànhviệcgìđó,hãysắplịchchonó.Vìnhữngnhiệmvụtronghộpthưđếnthườngkhôngthểhiệnđượcphầnquantrọngnhấttrongcôngviệccủabạn,chúnghiếmkhiđượcxemlàviệcưutiênhàngđầunênchúngthườngkhôngđượchoànthành.Bạncóđểýkhinàobạnlậpmộtdanhsáchkhônghạnchếnhữngviệccầnlàmthìnhữngnhiệmvụởcuốidanhsáchdườngnhưkhôngbaogiờđượchoànthành?Nhữngnhiệmvụcấpbáchdườngnhưluônkhiếnnhữngnhiệmvụquantrọngbịtrìhoãnvàcảnhiệmvụquantrọnglẫnnhiệmvụcấpbáchđềubịcanthiệpbởiđốngcôngviệcgiấytờvàthưđiệntử.Nếubạnthườngxuyênxácđịnhthứtựưutiênbạnsẽkhôngbaogiờđộngđếnnhữngnhiệmvụgiấytờvàthưđiệntửkémcầnthiếtnày.Nhưngnếubạnkhônggiảiquyếtđốnggiấytờvàthưđiệntửthìbạnsẽbịquátải.
Hệquảkhónhậnbiếtcủatìnhtrạnghỗnđộnvàquátảithôngtinnàylànósẽlàmchậmtoànbộquátrìnhxửlýcôngviệcquantrọngcủabạn.Nếubạnphảichọngiữaviệcgọiđiệnchokháchhàngvàlọcquagiỏviệcđầuvàocủabạn,bạnsẽlàmgì?Nếubạngiốngnhưhầuhếtmọingười,bạnsẽchọngọichokháchhàng,đúngkhông?Nhưngnhữngviệckháclạikhôngđượchoànthành!Điềubạnmuốnlàmlàtránhđặtmìnhvàovịtríphảithườngxuyênđưaralựachọngiữacácviệc.Việclựachọnkhiếncuộcsốngcủabạntrởnênkhókhănhơn.Thayvàođó,hãysắplịchđểlọcquamộtlượtgiỏviệcđầuvàocủabạn,vàthựchiệnnhữngnhiệmvụthườngnhậtcóthểnhómlạivớinhau.Khiđếnthờiđiểmthựchiệnmộtnhiệmvụcụthểnàođó,hãythựchiệnnótrongkhoảngthờigianđượcphânbổvàhãychuyểnsangviệcquantrọng.
Bạncóđánhrăngvàobuổisángkhông?“Có”,chắcchắnbạnsẽtrảlờithế.Bạncónghĩtớiviệcđánhrăngkhông?Bạncóưutiênnókhông?Bạncóbănkhoăn:“Mìnhsẽđánhrăngngaybâygiờ,haymìnhsẽuốngmộttáchcàphênhỉ?”không?Cólẽlàkhông.Nólàmộtphầnlịchtrìnhkhôngphảiđắnđosuynghĩmàbạnđãhìnhthànhnhưmộtphầncuộcsốngcủabạn.Bạnchẳngđặtgánhnặnglênvaimìnhvớiquánhiềusuynghĩvềnó.Trênthựctế,bạncònhiếmkhidànhchonóbấtkỳmộtsuynghĩnào.Thôngquasứcmạnhcủathóiquen,bạnđãloạibỏđượccácbướccủaviệcđưaraquyếtđịnhcóýthức.Đơngiảnlàbạnlàmnómộtcáchđềuđặn.Vàđóchínhlàcách
bạnmuốnxửlýnhữngnhiệmvụđơngiảnđượcnhómlạivớinhaunày.
QUYLUẬTPARKINSON(1)VÀVIỆCPHÂNBỔTHỜIGIAN
QuyluậtParkinsonnóicôngviệcluôntựmởrộng(hoặcđiềuchỉnh)đểchiếmđủthờigiansẵncóhoặcđượcphânbổchonó.Nếubạnchỉphânbổmộtgiờđểhoànthànhmộtnhiệmvụnàođó,khảnăngbạnhoànthànhđượcviệcđósẽcaohơn.Nếubạnđặtrahạnđịnhđểhoànthànhmộtdựánvàomộtngàycụthểnàođó,bạnsẽxácđịnhđượccáchthựchiệnnótrongkhoảngthờigianbạnđãđặtrađểhoànthànhđúnghạn.
Bạnnhìnthấyhiệntượngnàyởnhữngngườithườngđilàmvềmuộn,vềsaugiờvềquyđịnh.Thậtbìnhthườngkhithấynhữngngườirờivănphòngvàolúc6giờđểvềnhàvớigiađình,sauđólạibậtmáytínhlênvàolúc10giờđểđọcthưđiệntửcủahọ.KhichuyểngiaochươngtrìnhPEP,gợiýđầutiêncủatôidànhchonhữngngườithamgialàhãykếtthúcngàylàmviệctheođúnggiờquyđịnhvàkhôngmangviệcvềnhàhoặckhôngđọcthưđiệntửởnhà.Tạisao?Chúngtacầnmộtcuộcsốngngoàicôngviệc.Cuộcsốngvốnđãcómộthạncuốiđượcđặtsẵnrồi!Chỉcó24tiếngtrongmộtngày.Chúngtasẽlàmviệchiệuquảhơnnếuchúngtađượcngủđủgiấc,luyệntậpvàbồidưỡngnhữngquyềnlợikhác.Tôinghĩtấtcảchúngtađềubiếtđiềunày.Quantrọnghơn,nếubạnkhôngthiếtlậpđượcmột“điểmcuốichongàylàmviệc”bạnsẽkhôngbịáplựcphảixácđịnhđượccáchđểhoànthànhcôngviệccủabạntrongkhoảngthờigianquyđịnh!Vậynên,hãybiếnnóthànhmộtnguyêntắccủachínhbạn.Tấtnhiênsẽluôncónhữngngoạilệ.Bạnkhôngnênsốngtheokỳvọng,thayvàođó,hãysốngtheonguyêntắc!Nhữngnhiệmvụquantrọngnhấttrongcôngviệccủabạnlàgì?Bạncóthểcắtbớtcáigìrakhỏimộtngàycủabạn?Hãyhoànthànhcôngviệcbạncầnphảihoànthành,hiệuquảvànăngsuấtnhấtmàbạncóthể,trongkhoảngthờigianbạnđãđặtra.
KHOẢNGTHỜIGIANLàmviệctrongnhữngkhoảngthờigianxácđịnhsẽhiệuquảvà
năngsuấthơnlàmviệcdầndần,từngcáimột.Điềunàykhôngchỉđượcápdụngchonhữngnhómcôngviệctươngtựnhưgọiđiệnthoạihayxửlýthưđến,màcònchonhữngdựán,nhữngcuộcgọikinhdoanhhaychonhữngchiếndịchmarketing.PeterDruckergợiýnhịpthờigianlýtưởngđểlàmviệclà90phút.Bạnsẽhoànthànhđượcnhiềuviệchơngấpđôitrongkhoảng90phúttậptrungsovớithờigianởtrongmộtmôitrườngthườngxuyênbịngắtquãng,giánđoạn.Việcdànhramộtkhoảngthờigiankhôngbịlàmphiềnsẽgiatăngđángkểnăngsuấtcủabạn.Nếubạncóthểxoayxởđểloạibỏnhữngnhiệmvụnhỏnhặttrước,bạnsẽcóthểtậptrungtốthơntrongsuốtkhoảngthờigiankhôngbịgiánđoạnđócủamình.
NHÓMCÁCCUỘCGỌIĐIỆNTHOẠIĐiệnthoạidiđộngđãgiúpchúngtagiữliênlạcdễdànghơn
nhiều.Nhưngđócũnglạichínhlàvấnđềcủachúng!Trongquákhứ,ítnhấtbạncũngcóthểtránhđượcnhữngcuộcgọikhiđãvềnhàhoặcsaugiờlàmviệc.Nhưnghiệnnaythìkhôngthế.Làmcáchnàobạnbắtcôngcụnàylàmviệcchobạnthayvìbạnphảilàmviệcchonó?
Nếubảnchấtcôngviệccủabạnchophép,hãyquyếtđịnhlàbạnsẽkhôngnhậnnhữngcuộcgọimộtcáchbừabãi,lungtungtrongsuốtngàylàmviệc;thayvàođó,bạnsẽchỉgọiđiệnbahoặcbốnlầntrongngày.Hãychấpnhậnnhữngcuộcgọivàonhữngkhoảngthờigianấnđịnhtrongngày–từ9:00tới9:30,từ11:30tớigiữatrưavàtừ16:00đến17:00.Nếubạncómộtngườitrợlýhànhchính,hãyđểanhtahoặccôtalọccáccuộcgọichobạnvàtrảlờicáctinnhắn.Điềunàykhôngcónghĩalàbạnmuốntrợlýxửlýcáccuộcđiệnthoại–màchỉcónghĩalàbạnđãtạoramộtthônglệ:Bạnchỉnhậncáccuộcgọivàomộtvàithờiđiểmnhấtđịnh,trừnhữngtrườnghợpđặcbiệt.Tấtnhiên,khiđóbạnlạiphảiđịnhnghĩathếnàolànhữngtrườnghợpđặcbiệt.Cóthểbạnsẽtiếpnhậncuộcgọitừmộtkháchhàngquantrọnghoặctừcấptrêntrựctiếpcủabạn,vàbạnsẽmuốntạoramộtthướcđorõràngchonhữngcuộcgọikhẩncấp.
Phảiđảmbảomỗinhânviênvănphòngđềuhiểurõthủtụcmới
đó,aivàcáigìđượccoilàngoạilệvàtinnhắnnhưthếnàobạnmớixửlý.Đểthựchiệncuộcgọilại,bạncầnphảihiểuđượcnộidungtinnhắn.
“Billgọi”làmộttinnhắnkhôngchấpnhậnđược.Hãyyêucầutrợlýghilạitinnhắnđầyđủ,chínhxác.HãyhuấnluyệnchotrợlýcủabạncáchtìmhiểuxemBillmuốngìvàkhinàoBillcóthểthảoluậnđượcvấnđề:“BillgọiđểđặtlịchhẹnvớiđộikinhdoanhởNewYork.Cóthểgọichoôngvàotấtcảcácbuổichiềutheosốnày,sốnày.”Nhưthếbạnmớicóthểchuẩnbịđượcchocuộcgọi.Bạnbiếtcuộcgọiđónóivềvấnđềgì,vàbạnbiếtkhinàocóthểliênlạcđượcvớiBill.KhiliênlạcđượcvớiBill,bạncóthểmởsẵnmộtquyểnlịchvàgợiýmộtvàithờiđiểmhoặcmộtvàingàyhaingườicóthểgặpmặtđược.BạnsẽgâyấntượngvớiBillvàsẽhoànthànhcuộcgọitrongkhoảngthờigiantốithiểu.
Nếubạnkhôngcómộtngườitrợlýđểlọccáccuộcgọichobạn,hãysửdụngdịchvụthưthoạihoặctrảlờitựđộng.Hãytạoramộtmẩuthưthoạitruyềnđạtđượcthôngtintươngtự:
“Xinchào,tôilàFrank.Hiệntạitôikhôngthểnhậnđượccuộcgọicủabạn.Xinbạnđểlạimộttinnhắnđầyđủ,tôisẽgọilạingaychobạnkhicóthể.Thôngthường,tôisẽgọilạivàokhoảngtừ11h30tới12h.Hãychotôibiếtthờigianđócóthuậntiệnvớibạnhaykhông?Nếukhông,xinvuilòngchobiếtthờiđiểmnàothuậntiệnđốivớibạn.”
Bâygiờbạnphảigắnvớimộtthủtụcmới.Gắnvớithônglệgọilạitrảlờitấtcảcáccuộcgọivàomộtthờiđiểmđãđượcđịnhsẵntrongngày,vàgắnvớithônglệtừchốicáccuộcgọivàobấtcứkhoảngthờigiannàokhác(theonhữnghướngdẫnbạnđặtra).
Bằngcáchnày,bạnđãđượcchuẩnbịđểthựchiệncuộcgọilại,vàbạncóthểtựtổchứcsắpxếpđể“đốiphó”vớinhữngcuộcgọiđó.Bạncóthểthamkhảocáctàiliệuhoặccáchồsơtrướckhithựchiệncuộcgọilại.Bạncóthểcótấtcảnhữngtàiliệucầnthiếttrướcmặtđểbạnkhôngphảilãngphíthờigian.Hãy“đốixử”vớinhữngcuộcgọiđúngnhưbạn“đốixử”vớinhữngthứcótronggiỏviệcđầuvàocủabạn–lầnlượttừngcuộcmộtchotớikhihoànthành.Việcsắplịch,lênthờigianchonhữngcuộcgọinàychophépbạnlinhđộngđểxửlýnhững
cuộcgọiphụthuộcvàovùngthờigiankhácnhau,vàotìnhtrạngkhẩncấpvàvàonhữngtìnhhuốngđặcbiệtkhác.
Mộtđiềunữa!
Bạnnêntắtđiệnthoạisau5giờchiềukhibạnrờivănphònglàmviệcvàđừngbậtnólênchotớikhibạnđếnphònglàmviệcvàosánghômsau.Tôibiếtlàmộtvàingườitrongsốcácbạnsẽkịchliệtphảnđốichuyệnkhôngliênlạcđượcnày.Tôihiểulàtrongmộtsốngànhcôngnghiệp,điềunàylàkhôngthể.Bácsỹphảiluônđểđiệnthoạitrongtìnhtrạngliênlạcđược.Mộtchuyênviênmôigiớibấtđộngsảnphảiluônđểđiệnthoạitrongtìnhtrạngliênlạcđược.Nhưngphầnlớnchúngtađềucómộtcôngviệcmàthườngkếtthúcvàomộtthờiđiểmcụthểtrongngày.Việcbậtđiệnthoạichophépmọingườicóthểliênlạcvớibạnvàobấtcứthờigiannào,kểcảnhữngkhiđángrabạnnênquantâm,chămsócchocuộcsốngriêngcủabạn.Bạnsẽngạcnhiênkhibiếtnếubạntắtđiệnthoạivàocuốingàylàmviệc,bạnsẽbắtđầuxácđịnhlàmthếnàođểhoànthànhcôngviệctrongkhoảngthờigianbạnđượcphânbổđểhoànthànhcôngviệcđó.Nhữngngườinàomuốnliênlạcvớibạncũngsẽsớmkhámpháralàhọcầnphảithôngminh,nhanhnhạyhơnđểliênlạcvớibạnvàogiờlàmviệc.Cáchtốtnhấtđểquảnlýđiệnthoạilàtắtnóđi.
NHÓMTHƯĐIỆNTỬÁpdụngnguyêntắcLàmliềntaylàđiềucầnthiếtkhixửlýthư
điệntử(cũngnhưthưgiấy,faxvàtinnhắnthoại).Rấtnhiềuvấnđềtrongsốnhữngvấnđềbạnphảitrảiquakhixửlýcácloạithưtừmàbạnnhậnđượccóthểđượcgiảiquyếtbằngcáchđơngiảnlàlàmnóngày.Nhưnglàmngaykhinàolàđiềurấtquantrọng.
Mộtsốứngdụngthưđiệntửcócàithêmtiếngpíphoặcchứcnăngcảnhbáohìnhảnhđểmỗilầnbạnnhậnđượcthưmớimáytínhsẽbáochobạnbiết.Cảnhbáonhắcbạnxemthưmớinhậnvàvìbạnđangtrongquátrìnhlàmgìđóhoặckhôngđượcchuẩnbịđểdànhthờigiantrảlời,nênxuhướngcủabạnsẽlàđểxửlýnósau.Đâykhôngphảilàcáchxửlýthưđiệntửcủabạn.Tôiđềnghịbạnnêntắtchứcnăngcảnhbáovàthayvàođó,hãysắplịchtronglịchtrìnhcủabạnđểxửlýthưđiệntử.Việcxửlýthưđiệntửcầnđượcthựchiện
nhiềuhơnmộtlầnmộtngày.Ởmộtchừngmựcnàođó,thưđiệntửđãtrởthànhvậtthaythếchođiệnthoạivànhữngcuộcgặpmặtđốimặt,vàcầnphảiđượcxửlýnhanhchóng,dùrằng,tronghầuhếtcácmôitrường,đángranókhôngnênđượctrảlờingaylậptứcnhưđiệnthoại.
Bạnxửlýviệcnàynhưthếnào?Tôichorằngbạnnênxửlýthưđiệntửcủabạnbahoặcbốnlầntrongmộtngày.Hiếmcóngườinàolạikỳvọngnhậnđượcphảnhồingaylậptứcchomộtbứcthưđiệntử.Nếubạnđềuđặnxửlýthưđiệntửcủabạn,chẳnghạnđólàviệcđầutiênvàobuổisáng,trướcbữatrưavàtrướckhirờivănphòng,nhưvậyđãlàquáđủrồi.Hãysắpxếpthờigianđểxửlýthưđiệntửcủabạn.Hãytạoramộtmáyđothờigianvàhãylàmviệcđểhoànthànhcôngviệctrảlờithưđiệntửtrongkhoảngthờigianđãđịnhsẵnđónếucóthể.Còntrongtrườnghợpkhôngthể,thìhãytìmcáchđểgiảmbớtsốlượngthưnhậnđược.
Hãynhớ,khitôinóixửlýtôikhôngcóýlànhìnvàquyếtđịnhtrảlờisau.Ýtôilàhoànthànhnóngaylậptức.Nếukhôngthểhoànthànhnó,hãygiảiquyếtnóởmứctốiđacóthểvàhãyviếtmộtghinhớđểtheodõibấtcứhànhđộngcầnthiếtnào.Nếuthưđiệntửđòihỏimộtkhoảngthờigianlớn,hãysắplịchchonóvà“cất”nóđi.
Khixửlýthưđiệntử,hãytuânthủbốnnguyêntắcsau:
1.Làmliềntay.Đọc,trảlờivàxửlýthưchotớikhihoànthành.
2.Chuyểngiaongay.Nếulàviệcngườikháccóthểlàmvànênlàm,hãychuyểnnóchohọ.
3.Địnhrõngày.Hãybiếnnóthànhmộtnhiệmvụnếuđólàviệckhiếnbạnphảimấtmộtthờigianđểthựchiện.Nhớdùnglịchđểghingàylàmchonhiệmvụđó.
4.Hủybỏ(hoặclưugiữ).
Bằngcáchtuânthủbốnnguyêntắctrên,bạnsẽxửlýđượctừngbứcthưmộtvàcuốicùngbạnsẽcómộthòmthưđếntrốngtrơn.
***
Mẹohay:VănphòngIBTCanadacủachúngtôikhuyênmọingườikhôngnênbắtđầumộtngàylàmviệcbằngcáchmởthưđiệntử.Thayvàođó,hãybắtđầungàylàmviệcvớinhiệmvụquantrọngnhất.Khiviệcđóđãđượchoànthành(hoặcđãtiếntriểnnhưmongmuốn)thìmớimởhòmthưđếncủabạn.Thưđiệntửcóthểlàđiềukhiếnbạnsaolãngnhữngnhiệmvụquantrọngnhất.Vậynên,hãyhoànthànhnhữngnhiệmvụđótrước!
***
THƯGIẤY/THƯBÁOHãyxửlýthưgiấyvànhữngthưbáonộibộvănphòngcủabạn
mỗingàymộtlầnvàomộtthờiđiểmđãđượcđịnhsẵn,cóthểlàngayđầubuổisángtrướckhibắtđầunhữngcuộchọpvànhữnghoạtđộngthôngthường.Tùythuộcvàobảnchấtcôngviệccủabạn,hãydànhra30đến60phútđểxửlýtấtcảnhữnggiấytờtíchlũytronggiỏviệcđầuvàocủabạntrongsuốtmộtngày.Nếubạncómộtngườitrợlýhànhchính,hãyđểanhta/côtagiữtấtcảnhữnggiấytờđếnđósaukhibạnđãhoànthànhphầnviệccủamìnhtronggiỏviệcđầuvào.Hãyyêucầutrợlýphânloạicáctàiliệuđếnthànhnhữngmụclôgícvàsửdụnghệthốngphânloạiđểtổchức,sắpxếpnhữngtàiliệuđếnsaochobạncóthểdễdàngxửlýchúng.Saukhilọcsốthưráckhôngthểtránhđược,hãyyêucầutrợlýcủabạnđặtsốgiấytờcôngvănđếnvàogiỏviệcđầuvàocủabạnvàocuốingàyvàđặtnhữngviệcđểngườikhácgiảiquyếtvàogiỏviệcđầuvàocủahọ.Nhưvậybạnkhôngcầnphảixemquatàiliệucủanhữngngườikhác.Trongsốnhữnggiấytờ,côngvănđếncủabạncóthểcóbấtcứgiấytờnàotừhồsơghinhớđượclênlịchchobạnxửlývàongàyhômsau.
Mộtsốnhàquảnlýyêucầutrợlýhànhchínhngồicùngvớihọkhihọxửlýgiỏviệcđầuvàocủahọ.Trongtrườnghợpnày,ngườitrợlýsắpxếpkhihọlọcqua,ghilạinhữnghướngdẫn,vàthườnggiúpngườiquảnlýxửlýcôngviệcnhanhhơn.Nhântiện,đâycũnglàcáchtôikhuyênnhữngngườiquảnlýnênhuấnluyệntrợlýcủamình.Ngườiquảnlýnênnóitokhixửlýcôngviệc,đểngườitrợlýnắmbắtđượccáchngườiquảnlýxửlýcôngviệc,nắmbắtđượcđiềugìlàquantrọngđốivớingườiquảnlý,vàngườiquảnlýmuốnnhìnthấygìhaykhôngmuốnnhìnthấygì.Tôipháthiệnrarằnghaituầnhuấn
luyệnnhưthếnàytươngđươngvớihainămlàmviệccùngnhau.
Dùbạncólàmviệcvớimộtngườitrợlýhaykhông,cũngđừngchỉmỗiphânloạigiấytờ.Hãyxửlýlầnlượttừngviệcmột,đọc,chọnlọc,trảlời,vàchuyểnđểlưukhibạnxửlý.Nếugiấytờđólàmộtphầndựánbạnsẽphảixửlývàomộtthờiđiểmđãđượclênlịchsẵntrongtươnglai,hãychuyểnnóngaylậptứcsanghồsơviệcđanglàm.Nếugiấytờkhơigợimộtphátminhtừbạn,hãybắtđầungay.Nếuđólàviệcbạncầnphảithảoluậnvớicấpdướihoặccấptrêncủabạn,vàđókhôngphảivấnđềcấpbách,thìhãychuyểnnóvàochồnghồsơviệcđanglàmđểởmụccótêncủangườiđóvớighichúlàsẽthảoluậnvàomộtthờiđiểmđãđượclênlịchsẵn.Nếuđólàtàiliệucầnđọc,hãyđọcluôn.Nếugiấytờthểhiệnnhiệmvụcầnhoànthànhtrongtươnglai,hãyviếtnóvàodanhsáchnhiệmvụcủabạn.Hãyghichúcảbướccụthểtiếptheo.
Làmsaođểkhôngcóngoạilệđốivớinguyêntắcđó.Đâylàkhoảnhkhắccủasựthật.Nếumộtloạigiấytờnàođóthểhiệnmộtcôngviệccóthểtiêutốnhaihoặcbagiờđồnghồ,hãylênlịchđểxửlýnó,vàchuyểntờgiấyđóvàođúngchỗcủanótrongtậphồsơviệcđanglàmhoặcdánlịchđãđịnhsẵntronghồsơghinhớcủabạn.Hãyghichúnhiệmvụtrongdanhsáchnhiệmvụcầnhoànthànhcủabạn.NhưngđiềuchínhyếulàhãyLàmliềntayvàhãydọndẹpsạchsẽtấtcảnhữnggiấytờcótronghòmthưđếncủabạn.
Mộtsốngườicóthểnóichỉđểýtớiđốnggiấytờmộtlầntrongmộtngàylàkhôngđủ.Ha,tôithìlạikhôngnghĩthế.Nhữngvấnđềrấtquantrọngthườngtựtìmđếnvớibạndướidạngthứcnhưnhữngcuộcđiệnthoại,nhữngchuyếnthămtrựctiếphoặcthưđiệntử.Vìhầuhếtmọingườithườngkhôngxửlýngayđốnggiấytờcủahọ,họkhôngphụthuộcvàonóđểxửlýnhữngvấnđềnóngtrongkhoảngthờigiantínhbằngphút.Nếubạnthựcsựxửlýgiấytờcủabạnmỗingàybạnsẽkhiếncácđồngnghiệpphảingạcnhiêntrướcsựnhanhnhạycủamình!
ĐỌCViệcđọccủabạncũngnênxửlýtheocáchtươngtự.Hãydànhra
mộtkhoảngthờigianvàhãyxửlýnósaochohiệuquảnhấtđốivới
bạn.Mộtsốviệcđọccủabạncóthểđượchoànthànhkhibạnxửlýthưtừ,thưđiệntửvàthưbáo.Hãynhớkhibạnnhấcmộtmẩugiấylênbạnsẽxửlýnóngaylúcđó,ngaylậptức.Mộtsốngườicầntheosáchđểđọckhiđibằngxebuýthoặctàuhỏavàobuổisáng,mộtsốngườilàmviệcđókhiđimáybay;cónhữngngườilạidànhravàiphútcuốingàylàmviệcđểđọcvàsắpxếpcôngviệcngàyhômsau.Tôithườngđọctronggiờnghỉăntrưa.Điềuquantrọnglàphảitìmrathờigianđểlàmviệcđó,vàbiếnnóthànhmộtthônglệ.Hãytựấnđịnhchomìnhmộtthờigian,sắplịchchonóvàthựchiện.
Khinàobạnđọcchỉlàmộtchuyện;bạnđọcnhưthếnàolạilàchuyệnkhác.Đọcnhanh,đọc“chụp”mộttàiliệutừýchính,câuđoạnhaytoànbộtranggiấythayvìđọctừngtừmột,cóthểgiảmthờigianđọccủabạnxuốngcònmộtnửabằngcáchbạntậpchomìnhcáchđọc“chụp”mộttàiliệutừýchính,câu,đoạnhaytoànbộtranggiấythayvìđọctừngtừmột–cáchđọcmàhầuhếtchúngtađềuđượcdạy.Đọcnhanhkhônglàmgiảmkhảnănghiểunộidung.Ngượclại,bạncóthểhiểunhiềuhơn,nhanhhơn!
HỌPRIÊNGHÀNGTUẦNNhữngcuộchọptrựctiếphàngtuầngiữasếpvàcácnhânviên
phảibáocáotrựctiếpđãtrởthànhthônglệkhôngthểthiếu.
Nhữngcuộchọpriêngđãtrởthànhkhoảngthờigianliênhệhiệuquảgiữanhữngngườiđồngnghiệpbậnrộnphảiduytrìquanhệthânthiếttrongcôngviệccủahọ.
Nếucáchduynhấtnhữngngườiđồngnghiệpcóthểnhìnthấybạnlàbấtthìnhlìnhngóđầunhìnvàophòngbạnbấtcứlúcnàotrongngày,thìbạnsẽthườngxuyênbịgiánđoạn.Họsẽcảmthấycólỗivìlàmphiềnbạn,nhưnghọbiếthọcầnphảilàmnhưvậynếuhọmuốnhoànthànhcôngviệc.Bạnkhôngđượcchuẩnbịđểthảoluậnvềvấnđềmàhọphảilàmphiềnbạnđểtrìnhbày.Điềungượclạicũngđúngnếubạnlàngười“đilàmphiền”.
Bạncóthểlậpluậnrằngbạnkhôngthểxửlýmộtcuộchọpkhác.Tuynhiên,nhiềungườiquảnlýchỉlàngườiđeocáimácquảnlýmà
thôi.Vớiviệccắtgiảm,cáccôngtybuộcnhữngngườiquảnlýphảigánhnhiềutrọngtráchhơnlàchỉđơnthuầnlàmcôngtácquảnlý.Bạncầnmộtcáchhiệuquảđểgiữliênlạcvớinhữngngườichịutráchnhiệmvềbạncũngnhưnhữngngườithựchiệncôngviệc.
Đâykhôngphảilàmộtcuộchọpnhómhaycuộchọpcủamộtđội.Màlàhọpriêng.Hãychuẩnbịhồsơchomỗingườimàbạngặpriêng,vàtrongsuốtkhoảngthờigianmộttuần,hãythuthậpbấtcứđiềugìmàbạncầnthảoluận.Đồngthời,mỗingườiphảibáocáovớibạncũngnênchuẩnbịmộthồsơtươngtự,baogồmtấtcảnhữngviệchọcầnphảitrìnhbàyvớibạn.
Hãyxếplịchhọpriêngvàothờiđiểmcốđịnhmỗituần.Nếunókhôngđượcxếplịch,mọingườikhôngthểcăncứvàonó,vàhọsẽlạiđếngặpbạnvàobấtcứthờiđiểmkỳcụcnào.Nếubạnthườngxuyênđicôngtác,hoặcmộtkỳnghỉcóthểlàmchoviệcduytrìlịchhọpriêngtrởnênkhókhăn,hãyđịnhrõthờigianchocuộchọpriêngtiếptheovàocuốibuổihọpriêngđó,nhớtínhđếncảkỳnghỉđó.
Hãynhớ,nhữngcuộchọpnàybànvềnhữngviệckhôngưutiên,nhữngviệcxuấthiệnnhưngcóthểchờvàingàyđểcóthểđượcgiảiđáphoặcgiảiquyết,chứkhôngphảinhữngviệcđòihỏiphảicógiảiphápcấpbách,ngaylậptức.
Thờigianlàtiềnbạctrongcuộcsốngcủabạn.Đólàđồngxuduynhấtbạncóvàchỉbạnmớiquyếtđịnhđượcsẽxửdụngnónhưthếnào.Hãycẩnthậnđểngườikhác
khôngtiêunóhộbạn.
―CarlSandburg
ĐỐIPHÓVỚINHỮNGVIỆCGÂYGIÁNĐOẠN
Tấtnhiênkhôngphảitấtcảnhữngviệcgâygiánđoạnđềulàxấu.Cũngcónhữngviệcgâygiánđoạntốt.Nếumộtcộngsựcủabạnthòđầuvàocửavàonói:“Nghenày,tôinảyramộtýtưởngtuyệtvờiđểcóđượcmộthợpđồng,vàtôicầngọinhờmộtcuộcđiệnthoại”thìđó
chínhlàviệcgâygiánđoạntốtmàtôivừanóitới.
Tuynhiên,vẫncónhiềucáchđểgiảmsốlượngnhữngviệcgâygiánđoạnkhôngmongmuốn.Dướiđâylàmộtvàicáchthử-mới-biếtcóvẻquenthuộcvớibạn:
Làmliềntay!
Dọnsạchđốngviệctồnđọngmàbạnvẫnchưagiảiquyếtcùngvớinhữnghậuquảcủachúng.
Giảiquyếtcácviệctheođúnghạnđểgiảmyêucầubáocáohiệntrạng.
Làm“ngay”lậptức
Giảiquyếtcácviệctrọnvẹnvàchínhxácđểtránhphảilàmlại.
Hướngdẫncấpdướiđầyđủ,rõràngđểtránhphảigiảithích,cũngnhưgiảmbớtsựkhóchịucủachínhbạnkhiviệckhôngđượchoànthànhđúngnhưvậyngaytừđầu.
Phảinhớcôngviệccủabạnlàđàotạonhânviênlàmsaođểhoànthànhcảnhữngnhiệmvụđãthànhthônglệvànhữngcôngviệclớnhơn.
Giaotiếp“ngay”tứcthì
Cungcấpđầyđủthôngtinkhichuyểntinnhắnđểgiảmcuộcgọirườmrà.
Yêucầughichéptinnhắnđầyđủkhingườikhácgọichobạn.
Sửdụngcácphươngphápgiaotiếpnhậntinnhắnđầyđủvàkhônggiánđoạncôngviệchiệntạicủabạn,chẳnghạnnhưthưđiệntửhaythưthoại.
“Đứngim”ngaylậptức
Đốiphóvớinhữngviệcgâygiánđoạnbằngcáchtuyênbốtìnhtrạngcăngthẳngthờigiancủabạn:“Jimnày,tôicó20phútđể
hoànthànhbảnbáocáochocuộchọpnày.Tôisẽghévănphòngcủaanhsaucuộchọpđóvàchúngtasẽthảoluậnchuyệnnàyvàolúc2:30cóđượckhông?”
Củngcốviệcnàybằngcáchđứnglêngiảiquyếtnhữngviệcgâygiánđoạnxuấthiện.
Hỗtrợđểtạoramộtvănhóa(doanhnghiệp)ítgiánđoạnhơn.
Bắtđầunhómnhữnggiaotiếpliênlạccủabạn.
Bằngcáchnhómviệc,bạncóthểgiảmnhữngviệcgâygiánđoạn(xemHình4.3),giúpbạntậptrungtốthơnvàonhữngviệcđangthựchiện.
TÔNTRỌNGTHỜIGIANCỦANGƯỜIKHÁC
Mộtsốngườirấtquyếttâmhoànthànhcôngviệccủamình,nhưnglạimắcphảithóiquenđếnvănphòngcủangườikhácvàngắtquãnghọ.Họmuốnhoànthànhviệchọđanglàm.Họchẳngmảymayquantâmtớinhữngngườiđồngnghiệpcủamình.Điềunàycóthểđặcbiệtkhóchịunếunóxuấtpháttừ“sếp”.Vớisựkiêungạocủamình,họchorằngbấtcứviệcgìhọlàmcũngđềuquantrọnghơnviệccấpdướiđanglàm.Điềukhiếnchoviệcnàytrởnênđặcbiệtkhóchịulàhànhviđókhôngphảicóchủý.Nóđãthànhthóiquen.Tấtnhiên,cũngcónhữngtrườnghợpmàngắtquãngaiđóđểgiảiquyếtmộtviệcquantrọnglàviệccóthểbiệnhộđược.
Hình4.3.Nhómcácgiaotiếpgiúpgiảmviệcgâygiánđoạn
Nhưngchuyệngặpnhữngngười(ôngchủhoặckhôngphảiôngchủ)thườngxuyênlàmviệcnàyđốivớitôilàchuyệnquáthườngthấy.Hãynhớ,thóiquennàycũngmấthiệuquảnhấtchocảbạnnữa!Nếubạncóxuhướngnhưvậy,hãyngừngngaylại.Hãybiếttôntrọngthờigiancủangườikhác.Hãysửdụngkênhkhácđểnhiệmvụcủabạnđượctiếntriểnhoặcđượchoànthành.Nhưvậysẽtạothànhmộtmôitrườnghiệuquảvàvuivẻhơn.
THỰCHÀNHCHƯƠNG41. Hãylàmviệcthôngminhhơn.Bạncóthểtăngnăngsuấtvàhiệuquảcủabạnbằngcáchlàmviệcthôngminhhơn.Chỉbạnmớicóthểquyếtđịnhđiềugìcầnvàxứngđángvớisựquantâm,chúýcủabạn.Bấtkểnhữngviệcđócólàgìđichăngnữa,bạncũngcóthểdànhnhiềuthờigianhơnchochúngbằngcáchlàmmọiviệcthôngminhhơn.Nhữnglịchtrìnhđơngiảnđểgiảiquyếtnhữngnhiệmvụthôngthườngcóthểgiúpbạnlàmđượcchínhxácđiềuđó.
2. Hãyphântíchthờigiancủabạn.Nếubạnchưabaogiờphântíchthờigiancủabạnđãđiđâuvàđinhưthếnào,việcnàycóthểrấthữuích.Hãysửdụngbảngquảnlýthờigianđểtheodõiviệcbạnlàmvàthờigiandànhchoviệcđó.Bạnsẽngạcnhiênvớiviệcdànhquánhiềuthờigianchomộtvàiviệcvàquáítthờigianchonhữngviệckhác.Khibạnbiếtbạnđanglàmgì,bạncóthểtìmracáchđểlàmviệcđó.
3. Đừngđểchonhữngnhiệmvụcógiátrịthấphoặcnhữngthôngtinítcógiátrịxâmnhậpvàohệthốngcủabạn.Cảhaiđềucảntrởnăngsuấtlàmviệccủabạn.Hãylọcchúngthậtkỹ.Hãychuyểngiaonhiệmvụmộtcáchthíchhợp.Hãyhướngnhữngthôngtinbạnkhôngsửdụngtớisựchúýcủangườikhác.Hãydànhthờigiantốithiểuchocôngviệcthườnglệ,chẳnghạnnhưthưtừ,côngvănđến.Hãynhanhchóngquantâmtớinó,vàtạothànhthônglệ,rồichuyểnquaviệcnàocógiátrịhơn.
4. Hãyhọccáchnhómcácviệclạivớinhau.Hãythựchiệncáccuộcgọilạivàovàilầnnhấtđịnhtrongngày,thayvìđểchúngliêntụcngắtquãngcôngviệccủabạn.Hãylàmđúngnhưvậyvớinhữngbứcthưbạnnhậnđược.Mỗingàyhãydànhramộtkhoảngthờigianđểxửlýtừngviệcchotớikhihoànthành,hoặcsắplịchđểxửlýnhữngviệckhácvàonhữngkhoảngthờigianthíchhợptrongtươnglaingắnhạn.Nếubạnnhómcácviệclạivớinhauthayvìđểchonhữngnhiệmvụkhôngquantrọngchiếmlĩnhcảngàycủabạn,bạnsẽthấymìnhcóthêm25%thờigianđểdànhchocôngviệcquantrọng.Việctrảlờitinnhắnthoạivàxửlýthưđiệntửđềulànhữngnhiệmvụbạnnênnhómlạiđểgiảiquyết.
5. Làmliềntaylàghinhớvàomộtlịchtrình.Nếubạnđangtrongquátrìnhlàmmộtbảnbáocáomàlạinhậnđượcthư,hãytiếptụccôngviệcviếtbáocáocủabạn.Hãysắpxếp30phútmỗingàyđểgiảiquyếtsốthưtừcủabạn,vàchỉgiảiquyếtchúngvàolúcđó.Đừngdừnggiữachừngmộtnhiệmvụđểgiảiquyếtmộtnhiệmvụkhác.Nếubạnlàmnhưvậy,nhiềukhảnănglàcảhainhiệmvụđềukhôngthểhoànthànhđượcvìnhiệmvụthứhailạibịgiánđoạnbởimộtnhiệmvụthứbanàođó.
6. Hãylênlịchchocácnhiệmvụ(vàbạnsẽchẳngphảilolắngnhiềunữa).Nếuđãđượclênlịch,bạnchỉcầnthựchiệnđúngtheolịchvàcứthếthẳngtiến.Nếubạnđịnhramộttiếngđểthựchiệnmộtnhiệmvụcụthểnàođó,nhiềukhảnăngbạnsẽhoànthànhnótrongvòngđúngmộttiếng.Nếubạnđịnhdànhramộtngàyđểthựchiệnnhiệmvụđó,chắcchắnbạnsẽmấtcảngàyđểhoànthànhnó.
7. Hãysắplịchhàngtuầnchonhữngcuộchọpriênghaingườibànvềnhữngvấnđềnằmtrongbáocáotrựctiếpcủabạn.Việcnàysẽgiảmthiểuhầuhếtnhữngviệcgâygiánđoạn,vàsẽgiúpbạncónhữngkhoảngthờigianđềuđặnđểgiữliênlạcvớinhaubấtchấpnhữngdựánđangdiễnrahaynhữngviệccánhân.Vớimỗimộtnhânsựcủabạn,bạnnêngiữmộttậphồsơ,vàhãyhìnhthànhthóiquenthảnhữngvậtghinhớvàođóđểnhắcnhớcácbuổihọpcủabạn(vớingườiđó).Nhữngngườimàbạnphảibáocáotrựctiếpcũngnêngiữmộthồsơtươngtựvềbạn,đểthúcđẩycuộcthảoluậncủahọtrongnhữngcuộchọpnày.Hãynhớ,nhữngcuộchọpnàylàđểbànvềnhữngviệckhôngưutiên–nhữngviệccóthểchờcảtuầnđểđượcgiảiquyết,chứkhôngphảilànhững
việccấpbách.
8. Hãyxemlạinhữngbướcbạncóthểsửdụngđểgiảmthiểunhữngviệcgâygiánđoạnvàsauđóhãyápdụngchúng.
CHƯƠNG5Lậpkếhoạchngay!
Trongtâmlýhọccómộtquyluậtthếnày:Nếubạnhìnhthànhtrongnãomộtbứctranhvềhìnhảnhconngườibạnmuốntrởthànhvàgiữbứctranhđóđủlâu,bạnsẽsớmtrởthànhconngườiđúngnhưhìnhảnh
bạnđãnghĩ.
―WilliamJames
Điềuquantrọnglàbắtđầutạoramộtkếhoạchvàsauđótheonótừngbước,từngbướcmộtbấtkểmỗibướcđó
cónhỏhoặclớnthếnàođinữa.
―CharlesLindbergh
TÓMLƯỢCCHƯƠNG5Trongchươngnày,bạnsẽhọcđược:
Thờigianvẫncứtrôiđikhibạnđangtrongtìnhtrạnglơđãng.Nghĩvềviệcbạnphảilàmthayvìlậpmộtkếhoạchrõrànglànguyênnhânchínhcủaviệclãngphíthờigian.
Hànhđộnglàkếtquảcủamộtbứctranhrõràng.Nếubạncómộtbứctranhrõràngvềđiềubạnphảilàm,bạnsẽhànhđộngtheonó.Nếubứctranhmờnhạt,bạnsẽchầnchừ.Việclậpkếhoạchcóthểđemlạisựrõràngchobứctranh.
Cáchxácđịnhđiềuquantrọngvớibạn.
Cáchviếtlạimụctiêucủabạn(điềuđịnhnghĩagiátrịconngườibạn).
Cáchhìnhthànhmộtquátrìnhlậpkếhoạchhiệuquảbằngviệcmỗituầndànhramộtkhoảngthờigianđểtựsắpxếp,xemxétlạimụctiêuvàkếhoạchcủabảnthân,đồngthờilênkếhoạchchotuầnkếtiếp.
Điềunàycóthểkhiếnbạnngạcnhiên,nhưngphươngchâmchobướclậpkếhoạchcủaChươngtrìnhHiệuquảcánhânPEPlàLậpkếhoạchngay!
Mộttrongnhữngmụcđíchcủaviệclậpkếhoạchlàđểcóđượcsựrõràng,đểbiếtbạnnênlàmgìhàngngày,cũngnhưvềlâu,vềdài.Rấtnhiềungườikhônglậpkếhoạch,đặcbiệtlàkhicóliênquantớicôngviệccủachínhhọ.Mộttrongnhữnglýdokhiếnnhữngcuốnlịch,nhữngcôngcụlậpkếhoạch(Day-Timer,Franklin/CoveyPlanner,…)trởnênphổbiếnnhưvậylàvìmọingườixemchúngnhưmộtcôngcụgiúphọtổchức,sắpxếp,lậpkếhoạchchomọiviệcvàtheodõichúnghoànthành.
Mộtsốngườisailầmkhichorằngnhữngdựđịnhtrongđầukhihọláixehoặckhihọtắmchínhlà“lậpkếhoạch”chocôngviệc.Dùbạncóthểnghĩtớicôngviệc,tôicũngkhócóthểgọiđólàlậpkếhoạch.Ngượclại,đóchỉlàmộtdạngsuynghĩkhônghiệuquảhoặcđemlạirấtítsựrõràng.
Mộtsốngườilạichorằngviệclậpkếhoạchchỉlãngphíthờigian.Họlýluậnrằngthờigiandànhchoviệclậpkếhoạchkhôngđemlạinhiềulợiíchđếnthế.Nếubạnlậpkếhoạchkhônghiệuquảthìcóthểđúngnhưvậy.Mộtkếhoạchđượcđặtrachỉtốtkhinóđượcthựcthivàđượchoànthành.Nếuđiềubạnlàmlàđiềubạnlậpkếhoạch,thìviệclậpkếhoạchthậtýnghĩa.
Nếubạncảmthấymìnhđangcăngthẳngtrongcôngviệc,rằngbạncóquánhiềuviệcphảilàm,vàcóquáítthờigianđểlàm,rằngbạnmấtkiểmsoát,haychỉđơngiảnrằngbạnkhônghoànthànhđượcnhữngviệcquantrọngnhấtđốivớibạn,thìnguyênnhânthườnglàdobạnkhôngcómộtkếhoạchrõrànghoặcdobạnkhôngthựchiệnđúngkếhoạchđó.
Đólàvìmọingườithườngkhôngkếtnốiviệclậpkếhoạchvớinhữnggìcánhânhọlàm.Họxemviệclậpkếhoạchnhưmộtdựán
lớnmàphònghọphảithựchiệntrongsuốtquýtàichínhnày–mộtdựánlớnmàtấtcảmọingườiphảitậphợptrongmộtcuộchọpvàxácđịnhđiềuphảithựchiện.Nhưngvớicôngviệchàngngàycủahọ,họlạikhônggắntầmquantrọngthíchhợpchoviệclậpkếhoạch.
MỤCĐÍCHCỦAVIỆCLẬPKẾHOẠCHMụcđíchcủaviệclậpkếhoạchlàđểcómộtýtưởngrõràng–
mộtbứctranhtinhthầnrõràng–vềđiềubạncầnphảilàm.Quátrìnhlậpkếhoạchđượccoilàhiệuquảchỉkhinóđemlạichobạnmộtbứctranhrõràngvìbạnkhôngthểhànhđộngnếukhôngcóbứctranhđó.TrongcuốnsáchQuảnlýthờigian(TheManagementofTime)củaJamesT.McCay,ôngđãviết:
Bứctranhtrongtâmtríbạnkiểmsoáthànhđộngcủabạn.Nếubạnkhôngcóbứctranhnào,nghĩalànếubạnkhôngthểxácđịnhviệcgìđangdiễnra,bạnsẽkhônghànhđộng.Nếubứctranhcủabạnuám,mùmờ,bạnsẽhànhđộngmộtcáchchầnchừ,dodự.Nếubứctranhcủabạnrõràngvàchínhxác,bạnsẽhànhđộnghiệuquảvàdứtkhoát.
Việclậpkếhoạchgiúpbạncóđượcbứctranhrõràngđó.Lậpkếhoạchmàkhôngđemlạihìnhảnhđólàthấtbạivàkhôngphảilàlậpkếhoạchtheođúngnghĩacủanó.
KhitriểnkhaiPEPvớimộtnhómlớn,chúngtôibắtđầubằngphầnđịnhhướng,thườnglàmọingườingồiquanhmộtchiếcbàntrongphònghọp.Tôithườnghỏi:“Ởđâycóbaonhiêungườingàynàocũnglậpkếhoạchhànhđộng?”Cólẽkhoảngnửasốngườigiơtay.Sốcònlạithậmchícònkhôngnghĩtớikếhoạchhànhđộnghàngngày.Cólẽchuyệndanhsáchnhữngviệccầnlàmhàngngàycủahọthấtbạilàchuyệnquáthườngxuyêntrongquákhứ,dođó,họngạiphảithửlạilầnnữa.
Đãbaogiờbạnbắtđầumộtngàyvớimộtdanhsáchnhữngviệccầnlàmvàkếtthúcngàyhômđómàchẳngviệcnàođượchoànthànhkhông?Nếucó,bạnsẽhiểunhữngngườinàycảmthấynhưthếnào.Cónhiềulýdogiảithíchchobảndanhsáchkhôngđượchoànthành
đó.Cóthểlàvìbạncốlàmquánhiều.Cóthểbạnđãkhôngcânnhắctớinhữngviệcbấtngờnảysinhvàthờigianbịtiêutốn.Danhsáchviệcthườngnhậtcóthểquáchungchung.Việclậpkếhoạchđúngcóthểgiảiquyếtổnthỏanhữngvấnđềnày.Nhưngthếnàolàlậpkếhoạchđúng?
Đểcómộtvídụ,hãycùngtìmhiểuphảilàmgìđểtạorađượcmộtbộphim.Cóbabướcliênquantớiviệcsảnxuấtmộtbộphim:Tiềnsảnxuất,sảnxuấtvàhậukỳ.Trongbabướcđó,bướctiêutốnthờigiannhấtcủaviệclàmphimlàbướctiềnsảnxuất.Kịchbảnchỉlàđiểmkhởiđầu.Tàiliệuquantrọngnhấttrongkhâutiềnsảnxuấtlàkịchbảnphâncảnh,bảnmiêutảchitiếtchotừngcảnhtạonênbộphim.
Hãyhìnhdungramộttờgiấychỉcóvàichiếchộprỗng,thithoảngbạncòncóthểtìmthấychúngdướidạngmànhìnhtivi.Nhữngchiếchộpnàytạothànhkhungchomỗimộtcảnh.Nghệsĩphácthảođườngnétthôđểthểhiệnđiềuđượcnhìnthấyởmỗithờiđiểmcủabộphim:ngườinàoxuấthiệnởphâncảnhcụthểnào;họnóigì;quaycậncảnhhayquayxa;bốtríánhsángởđâu;tiếntrìnhtừngbướcmộttừlầnbấmmáynàytớilầnbấmmáykhác;sựkếthợpcủacáclầnbấmmáytạothànhmộtcảnhquay.Tấtcảnhữngđiềuđótạothànhtổngthểlớnhơn–mộtbộphim.
Tạisaolạiphảidànhnhiềuthờigianvàcôngsứcchokịchbảnphâncảnh?Vìmộttrongnhữngphầntốnkémnhấtcủaviệclàmphimlàquaytạitrườngquay.Khitiếnhànhsảnxuất,với200ngườicủađoànlàmphimđứngxungquanh,bạnchỉmuốnlãngphíthậtítthờigianvàcôngsức,tiềnbạc,chỉchomọingườibiếtđứngởđâu,làmgìtiếptheo.Tiềnsảnxuấtlàđểlàmviệcđó,chứkhôngphảisảnxuất.Vớihàngtriệuđôlatiềnđầutư,khicókếhoạchvàsựchuẩnbịthíchđángđểtiếtkiệmthờigianvàcôngsức,bạnkhôngthểlãngphíthờigian.
Trongngànhcôngnghiệpđiệnảnh,nhucầulậpkếhoạchlànhucầucầnthiết,vàthủthuậtlậpkếhoạchđãđược“địnhnghĩalại”đểđápứngcácnhucầuđặcbiệtcủangànhcôngnghiệpđó.Tuynhiên,trongkinhdoanhcũngnhưtrongcácngànhcôngnghiệpnóichung,vẫncókiểulậpkếhoạchhơichiếulệ,đặcbiệtlàviệclậpkếhoạchchocáchoạtđộngthườngngày.
Hãylùimộtbướcđểnhìnlạitừchínhcôngtycủabạn,bạnsẽthấyhầuhếtmọingườiđềulàmviệchàngngàymàkhôngcóbấtcứbảnkếhoạchchínhthứcnàochocôngviệccủamình.Chúngtathấymọingườivẫnlàmviệcmàchẳngcóbấtkỳkịchbảnhaykếhoạchtiềnsảnxuấtnào,chỉvớimộthivọngduynhấtlàđốiphóvớinhữngtìnhhuốngtồitệtrongsuốttámtiếnghoặcnhiềuhơnthếnữa.Theothuậtngữcủađiệnảnh,họ“chạymáy”suốtcácngàytrongtuần,máyquaylúcnàocũngbật,nhưnghọkhôngbiếtphảinóigì,phảiđứngđâuhayphảilàmgì.
NHỮNGNGUYÊNTẮCLẬPKẾHOẠCHLậpkếhoạchbaogồmbathànhtố:Xácđịnhthứtựưutiêncho
cácnhiệmvụ,quảnlýthờigianvàtổchức,sắpxếptốtđểdễdàngthựcthikếhoạch.Khibạnđãđọcđếnchươngnày,bạnđãphảitổchức,sắpxếpđủtốtđểtriểnkhaicáckếhoạchmộtcáchdễdàng.Hãycùngnghiêncứunhữngthànhtốkhác.
Xácđịnhthứtựưutiên–Quảnlýnhiệmvụ
Bạnkhôngthểnóivềviệclậpkếhoạchmàkhôngbànluậnvềviệcxácđịnhthứtựưutiên.Chắcchắnbạnđãnhậnthấysựthậntrọngcủatôiđốivớivấnđềxácđịnhưutiên.Chuyệnxácđịnhthứtựưutiênđượcsửdụngđểlàmlýdongụybiệnchoviệckhônghànhđộngđãtrởthànhchuyệnquáthườngxuyên.Vàviệcxácđịnhthứtựưutiêncóthểtạothànhđốnghỗnđộnkhibạnphảiđốimặtgiữanhữngvấnđềquantrọngvànhữngvấnđềcấpbách.Tuynhiên,nếubạnxaonhãngviệcxácđịnhthứtựưutiên,đặcbiệtlàvớikhốilượngcôngviệcnhưcủachúngtavàáplựcthờigiancăngthẳngmàchúngtađangphảigánhchịu,bạnsẽcónhiềukhảnăngthấtbại.
MộtngườibạnđếntừđấtnướcHàLancủatôiđãmiêutảnónhưthếnày:Lậpkếhoạchlàhoạtđộngxácđịnhthứtựưutiêncủabạnvàsauđóquảnlýthờigianđểxửlýnhữngviệcưutiênđó.Đểxácđịnhđượcthứtựưutiên,mộtngườicầncóbứctranhrõràngvềnhữngmụctiêuhaymụcđíchcủahọ,đểsauđósosánhnhữngnhiệmvụvớinhữngmụctiêu,mụcđíchđó.Bạncầnphảixácđịnhxemnhữngnhiệmvụcủabạncóthẳnghàngvớinhữngbướccầnthiếtđểđạtđượcmụctiêu/mụcđíchbạnđặtrakhông.Hãyxácđịnhxembạncó
phảilàngườithựchiệnnhữngnhiệmvụưutiênnàykhônghaychúngcóthể,hoặcnênđượcchuyểngiaochongườikhác.Nếubạnchuyểngiaochúng,hãytheodõiđểbiếtchúngcóđượchoànthànhhaykhông.
Quảnlýnhiệmvụcóthểlàmộtcôngcụđặcbiệthữuíchđốivớinhữngngườiítcóthờigianlàmtheoýmình.Dịchvụchămsóckháchhànghaynhânviêntưvấnvàgiaodịchviênngânhànglànhữngvídụvềnhữngngườimànhiệmvụcủahọđược“địnhhình”bởinhữngngườiliênlạcvớihọ.Quyềnkiểmsoátthờigiancủariêngbạncàngít,bạncàngcầnphânbiệtgiữanhữngvấnđềrấtgiátrịvớinhữngvấnđềítgiátrịhơn.
Quảnlýthờigian
Quảnlýthờigiancóthểđượcmiêutảnhưnghệthuậtsửdụngthờigianhiệuquảnhất.Khibạnđãbiếtcầnphảilàmgìvàlàmnhưthếnàolàtốtnhất(quảnlýnhiệmvụ),bạncầnsửdụngthờigiantốtnhấtđểhoànthànhnó.Khilậpkếhoạchmộtngày,mộttuần,mộtthánghoặcmộtnăm,bạnnênxemxéttớinhữngnhiệmvụcầnhoànthànhvànhântốthờigianliênquantớichúng.Quảnlýthờigianthíchhợpbaogồm:
Cầnthiếtlậpvàsắpxếpnhữnglịchtrìnhvàonhữngkhoảngthờigiankhácnhautrongngày(côngviệchàngngàyđượcnhómlạivớinhaunhưtrảlờithưđiệntử,lịchtuầnnhưnhữngcuộchọpđãđượcnhómlạivớicấptrêntrựctiếpcủabạn,lịchthángchoquytrìnhkhóasổcuốitháng,…)
Sắplịchchochínhsáchmởcửavàđóngcửatrongngày.Khinàobạncầnthờigiankhôngbịgiánđoạn,ngắtquãngđểtậptrung?
Cânnhắctớinhịpsinhhọccủabạnkhisắplịchchonhữngviệcđòihỏisángtạo.Thờiđiểmnàotrongngàylàthờiđiểmbạntrànđầysinhlựcnhất(tốtchocôngviệcđòihỏitínhsángtạo)?Thờiđiểmnàotrongngàybạnítsinhlựcnhất(phùhợpvớinhữngnhiệmvụnhàmcháncầntậptrungsuynghĩíthơn,nhưsắpxếphồsơchẳnghạn)?
Dànhthờigianđểlậpkếhoạch,cảngắnhạnvàdàihạn.Việclậpkếhoạchhàngngàycóthểmấtvàiphút,lậpKếhoạchtuầnvà
thángcóthểphảimấthàngtiếng,vàlậpkếhoạchdàihạnchocảnămcóthểphảimấtvàingàyđểhoànthành.
Hệthốnglịchbạnsửdụng–lịchgiấyhaylịchđiệntử,loạilịchngườikháccóthểtruycậpvàchỉnhsửađược.Mọingườicàngdễdàngtruycậpkếhoạchthờigiancủabạn,bạncàngcầndànhnhiềuthờigianhơnđểxácđịnhthứtựưutiêncủamình.Thưkýcủabạncólênlịchcáccuộchọpchobạnkhông?Anhta/Côtacóbiếtrõưutiêndànhchoviệclậpkếhoạchhọp,thờigianimlặng,cácnhiệmvụthônglệ,vànhiềuviệckháckhông?Kiểulịch(xemhàngngày,hàngtuầnhayhàngtháng)cũngquyếtđịnhcáchbạnnắmbắtthờigian.
Cuốicùng,mộtphầnquantrọng,khôngthểthiếutrongquảnlýthờigianlàphảibảovệthờigiancủabạn!
Nếubạndànhmộtnửathờigiancủabạnđểlậpkếhoạch,bạnsẽlàmnhanhgấpđôi.
―NgạnngữĐức
Thờigiandànhchoviệclậpkếhoạch:Cóđángkhông?
Nếubạntăngthờigianlậpkếhoạchcủamình,cóthểbạnsẽgiảmđượcthờigiandànhchonhữngviệcmangtính“thủtục”vàchạyvòngquanhchơitrò“đuổibắt”.
Hầuhếtchúngtađềuphảilàmviệcnhiềugiờliềnvàlàmviệcvấtvả.Tạisaochúngtalạithanphiềnvềviệcbịlạctrong“nhữngcôngviệcthủtụchànhchính”chỉchiếmtừ10%đến25%thờigianlàmviệccủabạn(tùytheocôngviệccủabạn).Mộtngườibìnhthườnghoạtđộngtrongngànhcôngnghiệp,trướckhithamgiakhóahọcPEP,thườngdànhkhôngtớihaitiếngmộttuầnđểlậpkếhoạchchocôngviệcriêngcủaanhta/côta.Nếulàmphéptính,bạnsẽthấynhưvậytươngđươngvới18phútmộtngày–chỉbằngthờigianbạntắmmộtlần!Thếcũngđược;đừngdừngbàitậplậpkếhoạchhàngngàyđó(cũngđừngdừngtắmchỉvìthế!).Nhưnghãytiếnthêmmộtbướcđểgiảmthờigiandànhchonhữngviệc“thủtụchànhchính”vànhữngviệcgâygiánđoạn.Hãydànhnhiềuthờigianhơnchoviệclậpkếhoạch!
QUÁTRÌNHLẬPKẾHOẠCHPEPCósáumụclớnvềlậpkếhoạchđượcdạytrongchươngtrình
PEP:
1.Kếhoạchngày
2.Kếhoạchtuần
3.Kếhoạchthựcthidựán
4.Kếhoạchchiếnlược
5.Đặtmụctiêu
6.Giátrị.
KẾHOẠCHNGÀYTôivừamớinhắctớilờithanphiềnvềnhữngbảnkếhoạchhàng
ngày.Thườngthì,donhữngviệcbấtngờphátsinh,Kếhoạchngàychỉđượchoànthànhmộtphầntrướckhitrởthànhnỗithấtvọnglớn.Vớinhiềungười,dườngnhưKếhoạchngàychỉlàmộtvậtđángghétnhắchọnhớtớiviệcvẫnchưađượchoànthành.
Trongkhiđó,việcdànhmộtchútthờigianmỗingàyđểlậpkếhoạchchocáchoạtđộngcủamìnhlàrấtcầnthiết.Mộtsốngườithíchlàmviệcnàyvàocuốingàylàmviệc,trướckhivềnhà;mộtsốngườilạithíchlàmviệcđóvàobuổisáng,khichưacóviệcgìchenvào.Dùbạnchọnbấtkỳthờiđiểmnàođểlậpkếhoạch,bạncũngcóthểsửdụngcuốnlịchcủamình(“nhậtký”theocáchgọicủangườiAnh)đểviếtlạinhữngnhiệmvụtrongngàycủabạn.
ĐểviệclậpKếhoạchngàytrởthànhmộtquátrìnhnhanhchóngvàhiệuquả,tôikhuyênbạnnêntạorabảnKếhoạchngàytừbảnKếhoạchtuần.Vớimộttàiliệulớnhơntrướcmặt,bạncóthểchiacôngviệctrongtuầnthànhnhữngphầndễquảnlýcóthểhoànthànhmỗingàyvàmỗingàylàmviệclàmỗibướcbạnhoànthànhKếhoạchtuần,tháng,nămcủamình.
KẾHOẠCHTUẦNMỗituầnbạnnênkiểmtratấtcảnhữngnguồncôngviệccủabạn
(xemHình5.1).Vớitừ“nguồncôngviệc”ýtôilàtấtcảnhữnghồsơcôngviệcđanglàmcủabạn,baogồmcácdựán;lịchghingàyđếnhạncùngnhữnghoạtđộngđãđượcsắplịchvànhữngvậtnhắcnhớcủabạn;hệthốnghồsơghinhớcủabạndànhchonhữngviệcsẽxuấthiệntrongsuốttuầnkếtiếp;nhữngviệcđangchờxửlý(giỏviệcchờxửlývànhữnghồsơchờxửlý–baogồmcảnhữnghồsơđiệntửnhưthưmụcthưđiệntửchobấtkỳbứcthưđiệntửnàođangchờtrảlờitrướckhibạncóthểhoànthànhnó);vàbấtcứcuốnsổghichépnàobạnsửdụngđểghinhữngviệccầnphảilàm.
Chẳnghạn,giảsửbạnđangđảmnhiệmtámdựán.Cóthểhaitrongsốnhữngdựánnàychiếmphầnlớnthờigiancủabạn,vàsáudựánkhácđangtiếntriểnvớimộtchừngmựcnhấtđịnh.Bạncòncónhiềuviệckháctronghộpchờxửlý,baogồmcảkếhoạchchochuyếncôngtác,rồilịchcủabạncònthểhiệnsáucuộchọptrongtuầnnàyvớinhữngngườiđứngđầunhữngphòngbankhácvàvớikháchhàng.Hồsơghinhớcủabạngồmnhữngviệcbạncầnphảikiểmtravàonhữngngàykhácnhauđểđảmbảochúngsẽđượchoànthànhđúngthờihạn.Bạncònbịbủavâybởirấtnhiềumẩugiấynhắcbạnnhớnhữngviệcbạncầnphảilàm.(Tốthơn,bạnnêncómộtchươngtrìnhmáytínhhoặcnêndùngmộtcuốnsổđểtậphợptấtcảnhữngmẩugiấynhớnàyvàocùngmộtchỗ,thaychovôsốnhữngmẩugiấynhắcviệcnhỏ).Nóicáchkhác,đểnắmbắtđượcmọiviệcbạnphảilàm,bạnthựcsựphảicầntớisựtrợgiúpcủahàngtánguồnkhácnhau.Tôikhuyênbạnnênlọcquatấtcảnhữngnguồnnàymỗituầnmộtlần.Trongkhoảngthờigianđó,hãyxácđịnhthứtựưutiênchonhữngviệcnàyvàhãyvạchraKếhoạchtuầncủabạn.
TẠISAOLẠILÀKẾHOẠCHTUẦN?Cácsựkiệnthườngthayđổinhanhchóngvàthậtkhôngkhảthi
nếuhầuhếtmọingườiđềucóthểlậphếhoạchchitiếttừtrướcchomộttháng.Ngượclại,nếumộtngườichỉlậpkếhoạchtrướcchomộtngàythìkhôngđủthờigianđểhoànthànhviệcquantrọng.Vìthế,vớihầuhếtmọingười,kếhoạchtuầnlàkếhoạchhiệuquảnhất.
Hình5.1.Tạokếhoạchtheotuần
Hãydànhthờigiannhìnlạimộtlượtquyểnlịchcủabạnđểxácđịnhxemnhữngviệcđộtxuất,nhữngviệckhôngnằmtrongkếhoạchchiếmbaonhiêuthờigiancủabạn.Trongđócóthểcóviệcdosếpgiaophóvàothờiđiểmkhôngthíchhợpmộtchútnàotrongngày(hoặctuần,hoặctháng).Cũngcóthểđóđơngiảnchỉlàviệckhônglườngtrướcđượcđòihỏisựquantâm,chúýcủabạn,ngốnthờigianbạnđịnhdànhchocôngviệckhác.Dùthếnào,dùlàtừđâu,từaithìcũngkhôngthểphủnhậnđượclàítnhấtmộtphầnthờigiantrongngàyvàtrongtuầncủabạn–cóthểlà25%,màcũngcóthểlà50%–đãđượcdànhchonhữngcôngviệckiểunày.
Bấtkểthờilượngcóthếnào,hãylậpkếhoạchchocáccôngviệctrongtuầncủabạndựatrênlượngthờigiantrungbìnhcònlạicủabạn.Nếumộtnửathờigiancủabạnđượcsửdụngchonhữngviệcphátsinh,hiểnnhiênbạnchỉcóthểlậpkếhoạchcho50%thờigiancònlạicủamình.Bằngcáchdànhthờigianchonhữngviệcbấtngờ
phátsinh–nhữngviệcthựcsựkhôngthểxácđịnhđược–bạncóthểduytrìđượctínhlinhđộngcủamình,nghĩalàbạndànhthờigianchonhữngviệcmàbạnbiếtlàsẽxuấthiện(ngaycảkhibạnkhôngbiếttrướcđólàviệcgì),vàbạnkhôngbịrơivàotìnhtrạngquátảivìbạnthựcsựđãsắplịchmộttuầnchonhữngviệcđángraphảimấtmộttuầnrưỡi.Bạnđãlậpkếhoạchchonhữngviệckhôngnằmtrongkếhoạch,vàbạncóthểxácđịnhphầnthờigiancònlạitrongtuầncủabạnmộtcáchrõràng,cóchủđích.
Bằngcáchxácđịnhvàxếpthứtựưutiênchonhữngcôngviệccầnhoànthànhtrongtuầntới,bạncóthểđơngiảnhóakếhoạchhàngngàycủamình.Xácđịnhthứtựưutiêncũngdễdànghơn.Nếuviệcquantrọng,nósẽnằmtrongKếhoạchtuầncủabạn.Nếukhông,nósẽkhôngxuấthiệnởđó.Bạnchỉcầnphảixácđịnhthứtựưutiênmộtlần,trongsuốtquátrìnhlậpKếhoạchtuầncủabạn.Lợiíchcủaviệclậpkếhoạchnàylàbạncóthểnhìnthấymọiviệctrongmộtbốicảnhlớnhơn,dođó,bạncóthểđưaranhậnđịnhthựctếvềlượngthờigianbạncóthểdànhchonhữngdựánkhácnhau.Bạnkhôngcầnphảithựchiệntoànbộquátrìnhđưaraquyếtđịnhmỗilầnbạnhoànthànhmộtnhiệmvụ,vàviệcđótựnócũngloạibỏrấtnhiềucăngthẳngtrongcôngviệccủabạn.Việcchọnlàmgìvàongàycụthểnàođócũngtrởnênđơngiảnhơn.Tấtcảnhữnggìbạncầnlàmlànhìnvàoquyểnlịchcủabạnvàghichúnhữngcâunhắcnhớbạnđãviếtlại,nhữngcuộchọpbạnđãlênlịch,vàcôngviệcbạndựđịnhthựchiệntrongtuầntiếptheo.BạncóthểlấytừdanhsáchKếhoạchtuầncủabạnnhữngnhiệmvụbạnsẽlàmngàyhômđó.Hình5.2thểhiệnmộtbảnmẫuKếhoạchtuần.
Thêmmộtlýdođểlậpkếhoạchhànhđộngvàtổngkếttuần(WRAP–WeeklyReviewandActionPlan)
Khiđốimặtvớicuộctấncôngkéodàivàáplựctriềnmiên,hãylùilại–hãyđánhgiálạivàhãynhómlại.
―TônTử
Hầuhếtchúngtađềuthườngxuyênchịuáplựcphảihoànthànhcôngviệc.Chuyệncóquánhiềuviệccầnlàmhơnmứccóthểlàmtrongmộtngàyhoặcmộttuầnlàchuyệnquáthườngthấy.Chuyệnđóchẳngbaogiờkếtthúc.
Việcdànhthờigiancuốituầnđểlậpkếhoạchchotuầnmớikhôngchỉkhiếnthờigianđượclậpkếhoạchhiệuquả,màcònchophépbạnthoátkhỏinhữngáplựcvàcócáinhìnmớivềtìnhhuốngcủamình.
Hình5.2.MẫubảngKếhoạchtuầntronglịch
Chúngtathườngkhôngdànhthờigianđểnghiêmtúcđánhgiálạicôngviệcvàcuộcsốngcủamình,nhưngchúngtanênlàmnhưvậy.Kếhoạchhànhđộngvàtổngkếthàngtuầncủabạnkhôngchỉgiúpbạnxácđịnhđiềubạnnênlàmmàcònxácđịnhcáchthựchiệnđiềuđó–thờigianđểbạnsuynghĩvềtổngthể,đểnhìnthấybứctranhlớnhơn.Suychocùng,hầuhếtcácnhiệmvụđềuđượchoànthànhvớimộtkếtquảcuốicùnglớnhơntrongtâmtrí.Vớisuynghĩvềkếtquảcuốicùngđó,bạncóthểphântíchđiềubạncầnlàm(cầncó,hoặccầnbiết)đểhoànthànhnhiệmvụ.
Chỉmấtmộtlúcđểxácđịnhđiềugìnênlàmtrướcnhất,thứhaihoặcthứba.Nếubạnsắplịchcácnhiệmvụtheotuần,vàlậpkếhoạch
hàngngàycủamìnhdựatrênbứctranhlớnhơnmàbạnđãtạorađó,bạnkhôngcầnphảidànhthờigianđểnghĩvềviệcbạncầnlàmngàynàyquangàykhác,hoặcvềviệcbạnsẽlàmviệcđónhưthếnào.Bạnđãlàmviệcđónhưmộtphầnkếhoạchhàngtuầncủabạn.Thayvàođó,bạncóthểtậptrungvàocôngviệccầnhoànthành,vàkhibạnhoànthành,nhiệmvụnàysẽkéotheonhiệmvụkhácđượchoànthành(màkhôngcầnphảinghĩtớinó).
Dùbạnthíchlịchhaycôngcụsắplịchnào,hãytìmmộtthứcóchứcnăngnhìn-tổng-quan-cả-tuần.Đểkểtênmộtvàilựachọnhiệncóhiệnnay,bạncóthểsửdụnghệthốnglịchgiấy;nếubạnlàmộttậpđoàn,hẳnbạnsẽcóWindowsOutlook,hoặcLotusNotes,bấtcứloạiphầnmềmnàochomànhìnhmáytính,hoặcmộtthiếtbịsắpxếpđiệntử.NếutấtcảnhữngnhiệmvụtrongKếhoạchtuầncủabạncóthểvừakhíttrongphầnhiểnthịlịchtuầncủabạn,thìsẽgiảmkhảnăngcóviệcquantrọngnàođóbịbỏsót.Hình5.3thểhiệnbảngKếhoạchtuầnmẫu.
Hình5.3.MẫubảngKếhoạchtuần
Sẽrấthữudụngkhisửdụnglịchđiệntửtheođúngchứcnăngcủanóđểnhìncôngviệccủabạntừmộtkhungthờigianlớnhơnđơnvịtuần.VớinhữngcôngcụnhưMicrosoftOutlookvàLotusNotes,bạncóthểdễdàngchuyểntừlịchnàysanglịchkhác,điềuđógiúpbạnđưaraquyếtđịnhtốtnhấtcóthểtrongquátrìnhlậpkếhoạchcũngnhưthựcthikếhoạchcủabạn.
ThườngthìnhữngquyếtđịnhliênquantớiKếhoạchtuầncũngcóthểbịảnhhưởngbởicáinhìntổngquantheotháng,hoặccóthểlàcáinhìntổngquantheongày.Nhìnvàonhữngloạilịchkhácnhaunàybạncóthểđưaranhữngquyếtđịnhhoạchđịnhtốtnhất.Tínhlinhđộngcủanhững“hìnhchiếukếhoạch”,vớibấtkỳmứcđộchitiếtnào
mộtngườicầnđểđưaranhữngquyếtđịnhhoạchđịnhtốtnhấtbằngcáchdichuyểnnhữngbảnkếhoạchđó,cầnđượccủngcốbấtkểđólàKếhoạchngày,KếhoạchtuầnhayKếhoạchtháng.Hình5.4làmẫuKếhoạchtháng.
Hình5.4.MẫuKếhoạchtháng
VậyđiểmmấuchốtcủatoànbộquátrìnhlậpKếhoạchtuầnlàgì?Đólàthờiđiểmđểbạncócáinhìntổngquanvềcôngviệccủamình.Đólàthờigianđểbạntựtổchức,sắpxếpvàchuẩnbịchotuầnmới.Đólàthờiđiểmđểbạnduytrìtìnhtrạngcótổchứcsắpxếpcủamình.Đólàkhoảngthờigianđểbạnlùilại,đánhgiálạivànhómcácviệclạivớinhau.Đólàthờigianđểbạnxácđịnhmụctiêu,mụcđíchvàgiấcmơ,đồngthờiđặtchúngvàotiếntrìnhhànhđộng.
TrongcuốnsáchLậpkếhoạchdựán(ProjectPlanning),tácgiảFrankBettger,mộttrongnhữngnhàkinhdoanhcóảnhhưởngnhấtthếkỷ20,đãgọikhoảngthờigianlậpKếhoạchtuầncủaônglà“ngàytựtổchứcsắpxếp”.Ôngđãnói:
Thậtngạcnhiênvớikhốilượngcôngviệctôicóthểhoànthànhkhitôidànhthờigianchoviệclậpkếhoạch,vàchẳngcógì
đángngạcnhiênkhitôichỉhoànthànhđượcrấtítviệckhikhônglậpkếhoạch.Tôithíchlàmviệctheođúnglịchtrìnhtrongbốnngàyrưỡiđểđạtđượcđiềugìđóhơnlàlúcnàocũnglàmviệcmàchẳngđạtđượcđiềugì.
ĐỊNHHÌNHNHẬTKÝ–QUÁTRÌNHLẬPKẾHOẠCHTHÁNGCHONHỮNG
NGƯỜIQUẢNLÝCẤPCAOBạncủatôicùngvớingườicộngsựtừnướcAnh,JayHurtwitz,
đãlàmviệcvớinhữngngườiquảnlýcấpcaonhấtcủanhữngtậpđoànlớnnhấtnướcAnhvàđãthiếtkếramộtquytrìnhlậpkếhoạchđạttỉlệthànhcôngcaomàônggọilàĐịnhhìnhnhậtký.Nhưmộtphầncủaquytrìnhlậpkếhoạch,Jayyêucầunhữngngườiquảnlýcấpcaosắpxếplịchcủahọmỗithángmộtlần,thườnglàvàogiữathángchothángtiếptheo.LậpKếhoạchthángthíchhợphơnvớinhữngngườiquảnlýcấpcaovìhọthườngđặttrướcnhữngcuộchẹnquantrọngtronglịchvàkhôngquantâmtớinhữngvấnđềvềhoạtđộngthườngngàybấtngờxuấthiện.
Đâylàđiềuôngđãyêucầucácquảnlýcấpcaothựchiện:
1. Lấymộttờgiấytrắngvàtạomẫunhưsau:
2. Liệtkêkhôngquá8hoạtđộnglớnchiếm100%thờigiancủabạn.Chẳnghạn:
3. Quảnlýcuộchọpnhóm
4. Quảnlýnhữngngườibáocáotrựctiếp
5. Vấnđềnhânsự
6. Ngânquỹ
7. Nhữngchuyến“viếngthăm”bấtthường,thamquanchinhánh,
thămkháchhàng
8. Khayđựngcôngvănđến
9. Côngviệcdựán
10. Nhữngviệckhác.
11. Khicáchoạtđộngđãđượcliệtkê,hãyướclượnglượngthờigianhiệntạibạndànhchomỗiloạihoạtđộng.Hãyghilạicácconsốphầntrăm(thờigian)đóvàocộtHiệntại.Đừnglolắngnếucácconsốướclượngcủabạnlêntới100%tronglầnđầu.Chỉcầnbạncanđảm.Saukhibạnđãghilạicácconsốphầntrămchânthựcbêncạnhmỗihoạtđộng,hãyđiềuchỉnhchúngnếucộngchúnglạivớinhaukhôngbằng100%.
12. Hãytựhỏibảnthânnếucókhíacạnhnàotrongcôngviệccủabạnmàbạncảmthấycầnphảithựchiện,nhưnglạikhôngcótrongdanhsáchcủabạn(chẳnghạnnhưthờigiansuynghĩ,thờigiantổngkếthaythờigianlậpkếhoạch).Hãythêmnóvàodanhsách.
13. Hãyxembạncóthểsửdụngthờigiancủamìnhtrongtươnglainhưthếnàolàlýtưởngnhất.Chẳnghạn:
14. Nếucómộtviệcđượcbổsungtrongbướcthứ4,hãybắtđầuvớiviệcđó.Bạnmuốndànhbaonhiêuthờigiancủamìnhchohoạtđộngđó?HãyghilạiconsốphầntrămđóvàocộtTươnglai.
15. HãyxemxétcáchoạtđộngkhácvàthờigiandànhchohoạtđộngđórồiviếtnhữngconsốđóvàocộtTươnglai.
16. Hãythựctế.Nếuhiệntạibạnđangdành25%thờigiancủamìnhchoviệcquảnlýcáccuộchọpnhóm,nhưnglạiviết0%choviệcđótrongcộtTươnglai,nghĩalàbạnđangkhôngthựctế.Hiệndiệnởnhữngcuộchọpquảnlýnhómcólẽnằmngoàitầmkiểmsoátcủabạn.
17. Hãykhoanhnhữngkhoảngthờigiantronglịchcủabạnchothángtiếptheo(hoặcthángsauđónữanếubạnđãlênlịchchocảthángtiếptheorồi)đốivớinhữnghoạtđộngcólượngphầntrămthờigianởcộtTươnglailớnhơnởcộtHiệntại.Điềunàygiúpđảm
bảobạnchắcchắndànhthờigianchonhữngviệcnàyvàchắcchắnsẽtạorakhácbiệt.
Đừngkhoanhthờigianchotấtcảcáchoạtđộngcủabạn.Điềuđóchỉlàmchocuốnnhậtkýcủabạnquácứngnhắc,vàkhôngtạotínhlinhhoạt,nhanhnhạychonhữngsựkiệnđangpháttriển.
Bímậtcủaviệctiếnvềphíatrướcnằmởviệcbắtđầu.Bímậtcủaviệcbắtđầunằmởviệcchianhữngnhiệmvụphứctạpvàrốirắmthànhnhữngnhiệmvụnhỏcóthể
quảnlýđược,sauđóbắtđầuviệcnhỏtrước.
―MarkTwain
KẾHOẠCHTHỰCTHIDỰÁNCùngvớiquátrìnhlậpKếhoạchtuầnmàchúngtavừamớithảo
luận,chúngtahãycùngtìmhiểukỹhơnvềmộtloạikếhoạchkhácđượcgọilàKếhoạchdựán.
Chúngtađãchạmtớivấnđềtạoratậphồsơviệcđanglàmcủabạnvàcáchnhữnghồsơnàycóthểthểhiệnđượcnhữngmụctiêucơbảncũngnhưnhữngdựánbạnđangtriểnkhai.Mỗihồsơcóthểthểhiệnhàngtrămgiờlàmviệctrongmộtkhoảngthờigiandài,vàcóthểkháphứctạp.
Đãbaogiờbạnnghethấycâuhỏi:“Ănthịtmộtconvoinhưthếnào?”chưa?Mộtngườibạnđãtừngnóivớitôi:“Thìănvớinướcxốtcàchuanấm.”Tuynhiêncâutrảlờilàăntừngmiếngmột,vàđâychínhlàmộtbímậtđểtăngnăngsuất.Nếubạndànhthờigianđểchianhỏnhữnghoạtđộnglớnhơn,phứctạphơnthànhnhữngnhiệmvụchitiết,cóthểxửlýđược–bằngcáchlậpkếhoạchchiếnlượcvàchiếnthuật–bạnsẽtăngđượcnăngsuấtcánhân,dùbạnđangnóitớinhữngmụctiêu,mụcđíchđanhiệmngắnhạnhaydàihạn.Tôikhôngthểquánhấnmạnhtầmquantrọngcủakháiniệmnàykhinóitớivấnđềnăngsuấtvàviệchoànthànhcôngviệccũngnhưmụctiêutrongđời.
Gỡrốitừngchút,từngchútmột.
―Aesop
Nhìnchunghầuhếtchúngtađềubiếtmìnhcầnphảilàmgì.Quảthực,theokinhnghiệmcủatôi,chúngtadànhquánhiềuthờigiancủamìnhđểxemxétđiềuchúngtacầnlàm,suynghĩvềcáchlàmđiềuđó,vàtrởnênbậnrộnvớinhữngchitiếtcủacôngviệcliênquan–chẳngviệcnàotrongsốnhữngviệcđócóthểgiúpbạnhoànthànhcôngviệc.
Tuynhiên,lậpKếhoạchdựánlàquátrìnhtạorakịchbảnphâncảnhchotừngmụctiêutrongcôngviệcvàcuộcsốngcủachúngta.TấtcảchúngtađềuđãquenthuộcvớikháiniệmlậpKếhoạchdựánnóichung.Cóthểkểramộtvídụlàngânsáchhàngnămchomộtcôngtyhoặcmộtbộphận,vànhữngmụctiêuđặtrađểđạtđượcngânsáchđó.GiaiđoạntiềnsảnxuấttrongquátrìnhlàmmộtbộphimcóthểxemlàmộtKếhoạchdựán.Trênthựctế,giaiđoạntiềnsảnxuất,hayquátrìnhtạongânsách,đượchìnhthànhtừrấtnhiềuKếhoạchdựáncánhân.Tấtcảnhữngmụctiêuvàmụcđích,cảcánhânvàtổchức,màchúngtavẫnnỗlựchàngngày,cũngnhưnhữnghànhđộngcánhânđểhoànthànhnhữngmụctiêuđóđềucóthểgọilàKếhoạchdựán.Địnhnghĩayêuthíchcủatôi(từmộtngườiđồngnghiệpcủatôiởnướcAnh,RonHopkins)vềdựánlà:
Mộtloạtnhữngđiểmhànhđộngđượckếtnốivớinhau,khinàocácđiểmđượchoànthành,sẽđemlạimộtkếtquảhoặcmộtmụctiêucụthể,rõràng.
Mỗimụctiêu,mụcđíchcủabạnđềunêncómộtKếhoạchdựáncủariêngnó.
Kịchbảnphâncảnh(Kếhoạchdựán)làmộtbộnhữngbứctranhtinhthầnrõràngcủamỗihànhđộngcụthểcầnthiếtđểđưabạntừngbướchướngtớihoànthànhmụctiêuđãđềra.ViệcchianhỏKếhoạchdựángiúpbạnxácđịnhcáchthựchiệnnótốtnhất,vớinguồnlựcnào,hệquảrasao,phảitốnbaonhiêuthờigian,phảithựchiệnvớiai,vàcóliênquanvớinhữngdựánhoặcnhữnghoạtđộngcũngcầnhoànthànhkhácnhưthếnào.
Nếuhoànthành,hồsơcôngviệcđanglàmcủabạnsẽthểhiệntừngmụctiêucôngviệccủabạn.MộtKếhoạchdựáncóthểđược
vạchravàđặtvàomỗihồsơtrongsốhồsơviệcđanglàmcủabạn.Hạnchótchonhữngnhiệmvụcầnphảiđượcghilại,cùngvớitênngườichịutráchnhiệmchonhiệmvụđó.Kếhoạchdựánthúcđẩybạnlàmnhữngviệccầnthiếtđểhoànthànhmụctiêucủamìnhvìbạnđãmườngtượngrachúngmộtcáchrõràngvàđãphântíchnhữngviệccầnthiếtđểhoànthànhchúng.Nếuđượcxácđịnhchitiếtthìcácnhiệmvụđềucóthểđượchoànthànhtrongkhoảngthờigianngắn,vàviệchoànthànhmỗinhiệmvụđósẽlàmộtchuỗitiếntriểnliêntiếptớimụctiêulớnhơn.
KhilậpKếhoạchtuầncủamình,bạntổngkếtlạimỗimộtKếhoạchdựánhồsơviệcđanglàmcủabạnvàlựachọnnhữngnhiệmvụcầnlàmtrongtuầntới.Bạnkhôngcầnphảixácđịnhđixácđịnhlạicầnhoànthànhviệcnàotrongdựánđó,vìphầnviệcđótrongquátrìnhlậpkếhoạchđãđượchoànthànhrồi.BạnsẽbiếnKếhoạchtuầncủamìnhthànhmộtquátrìnhhiệuquả,tốcđộthựcsựhoànthànhđượcđiềubạndựđịnhthựchiện.
MộtbảnKếhoạchdựánmẫuđượcthểhiệntrongHình5.5.
TIÊUCHÍCHOVIỆCLẬPKẾHOẠCHDỰÁN
BạncóthểsửdụngmộtvàitiêuchísauđểxácđịnhcôngviệcbạncầnhoànthànhcócầnlậpKếhoạchdựánkhông:
Nóphứctạp
Nócóvẻkhó
Nóliênquantớivàinhânviên
Nólàmộthoạtđộngmới
Cóvàihạnchótquantrọng
Bạnđangđốimặtvớinhữngthayđổi.
BẢNĐỒTHỰCTHIĐôikhibạncũngcầnphảidànhthờigiansuynghĩtớithiếtkếcủa
mộtbảnKếhoạchdựánvìbạncóthểtìmracácbướcthựcthi.Bảnđồthựcthi(Hình5.6)giúpxácđịnhnhữngnhântốquantrọngtrongKếhoạchdựán,tạoranhữngýtưởngliênquantrongquátrìnhchảy-tự-do,làmbậtranhữngsuynghĩcóthểnằmẩnmìnhđâuđó.
Hình5.5.Mẫukếhoạchthựcthidựán
Nhữngthànhtốchínhcủabảnđồthựcthilà:
Độngnãovềtấtcảnhữngthànhtốcủanhiệmvụ
Xácđịnhnhữngthànhtốquantrọngđểthànhcông
Nhómcácýtưởngvàocácnhóm
Tíchhợpnhữngthànhtốnàyvàokếhoạchthựcthi.
Hình5.6.Bảnđồthựcthi
LậpkếhoạchtrongMicrosoftOutlook/LotusNotes
CảOutlookvàLotusNotesđềucungcấptínhnănglậpKếhoạchdựán.BạncóthểdễdàngtạoramộtdanhsáchnhiệmvụtrongchínhOutlookhoặcLotusNotestíchhợpvớilịch.Bằngcáchtạoramộtmụcmớivớitêncủadựánvàvớimộtdanhsáchnhữngnhiệmvụcóhạnchótđượcghilạitronglịch,bạnđãcómộtcôngcụtuyệtvờiđểtheodõicácKếhoạchdựáncủamình.
Bạncũngcóthểxemnhữngnhiệmvụnàythôngqualịchnếuđượcsắpxếp,cũngnhưxemtấtcảnhữngnhiệmvụmởbằngcáchnhìnquamộtmục.
Thuậnlợilàđiềuhiểnnhiênnhìnthấy.Tíchhợpvớilịchvàcóthểkếtnốivớitinnhắnthưđiệntửcũngnhưnhữngtàiliệucóliênquantớikếhoạchvàonhữngnhiệmvụcụthểkhiếnviệcthựcthinhiệmvụtrởnênđơngiảnhơn.
LẬPKẾHOẠCHTRÊNMÁYTÍNHTôilậpkếhoạchtrênmáytính.Tôisửdụngứngdụngphầnmềm
thôngtincánhânđểviệclậpKếhoạchdựánđượcđơngiản.
TôicóthểthêmmộtnhiệmvụvàobảnKếhoạchdựán,cùngvớingàycầnhoànthànhvàtêncủangườichịutráchnhiệmhoànthànhnhiệmvụ.Bằngcáchnàytôichỉcầnphảiviếtthôngtinmộtlần,nhưngvẫncóthểtìmkiếmnóbằngnhiềucách–tìmkiếmtheongày,theotênKếhoạchdựán,theotênngườichịutráchnhiệm,hoặcbấtcứcáchnàothuậntiệnnhấtchotôivàothờiđiểmđó.
TôicóthểlậpKếhoạchtuầncủamìnhmộtcáchnhanhchóngbằngcáchkéolênkéoxuốngdanhsáchnhiệmvụhoànthànhcủamìnhvàchuyểnnhữngnhiệmvụtôisẽthựchiệntrongtuầntớivàomục“Kếhoạchtuần”.ChínhmụcKếhoạchtuầnnàylàmụctôixemthườngxuyênnhất.Chẳnghạn,khitôiviếtđiềunày,máytínhcủatôiđangtheodõi1.568nhiệmvụmàtôiphảilàm.Tôibiếtđiềuđóvìmáytínhcủatôinóichotôibiếttôicóbaonhiêunhiệmvụcầnphảihoàn
thành.
Xinđượcnhắclạicâuhỏimộtlầnnữa,tạisaotấtcảnhữngđiềunàylạirắcrối?Làvìtấtcảchúngtađềumuốnthànhcông?TrongcuốnsáchThinkandGrowRich(1),tácgiảNapoleonHillđãnghiêncứuAndrewCarnegie,HenryFordvànhữngngườikhác.Mộttrongnhữngđiểmchungcủanhữngngườithànhcôngnàylàhọđềulànhữngngườilậpkếhoạchtỉmẩn.Tấtcảnhữngngườiđóđềubiếtđiềuhọmuốnhoànthành,đềudànhthờigianđểxácđịnhcáchhoànthànhmụctiêucủahọvàđềulàmviệcchotớikhihọthựcsựđạtđượcđiềuđó.Đólàhìnhmẫumàtấtcảchúngtađềucầnnoitheo.
SắpxếplịchMicrosoftOutlook/LotusNotes
ChứcnăngsắpxếplịchcủaMicrosoftOutlookvàLotusNotesrấttiệndụng.Chứcnăngxếplịchchophépsắpxếpcácnhiệmvụthônglệ,nhữngcôngviệclặpđilặplại,đemlạicáinhìntổngquantốthơnvềkếhoạchnhờkhảnăngxemlạikếhoạchtheonhiềucáchkhácnhau.Nhữngứngdụngnàycócảchứcnăngnhắccuộchẹnbằngtiếngnói.
Bạncũngcóthểgắnkếtnhữngnhiệmvụcũngnhưnhữngtàiliệuđínhkèmvàolịch.Hơnnữa,ởnhiềucôngty,còncóthểnhìnthấylịchcủangườikhácthôngquacảhaiứngdụng,điềunàyrõràngkhôngthểthựchiệnđốivớihệthốnglịchbằnggiấy.Nóđặcbiệthữudụngkhibạntổchứccáccuộchọp.
LẬPKẾHOẠCHCHIẾNLƯỢCVớiKếhoạchngày,KếhoạchtuầnvàKếhoạchdựánchúngtađã
xácđịnhđượccácbướcchiếnthuậtcầnthiếtđểhoànthànhcôngviệc.Nhưngcâuhỏicònlạilàbạncóhoànthànhviệcđángrabạnphảihoànthànhkhông?Bạncóchọnđúngdựánđểthựchiệnhaykhông?Bạncócáinhìndàihạntrongđầukhông?Cácdựáncódựatrênnhữngđánhgiáhợplývềnơibạnnênhướngtớikhông?Đócóphảilànhữngnỗlựcsẽđưabạntớinơibạnmuốntheocáchhiệuquảvànăngsuấtnhấtkhông?Bạncónguồnlựcđểthựchiệnnhữngkếhoạchấntượngnàykhông,haycóthểsửdụngnhữngnguồnlựcđóthôngminhhơnkhông?
Chiếnlượcđượcgóigọntrongcácmụctiêu,vàcuốicùngđiềugìlàquantrọngđốivớicôngtyhayvớibạn.Nếukhôngcótầmnhìndàihạnrõràng,thìbấtkểviệcgìbạncóthểhoànthànhđượctrongngàyhaytrongtuần,trongnămhaytrongsuốtmộtđờicũngkhôngthểđưabạntiếnđủxahoặcđemlạigiátrịđủlớnchobạn.
Bạnpháttriểnmộtchiếnlượcnhưthếnào?Đâyđơngiảnlàmộtchủđềcủamộtcuốnsách.Trướctiênbạncầnphảiđềrađượccácmụctiêubạnmuốnđạtđược.Nhữngmụctiêunàyphảiđượcđịnhhướngbởitầmnhìncũngnhưnhữngnhucầucủakháchhàng.(Chúngtasẽbànthêmvềđiềunàytrongphầnsaucủachươngnày,phần“Mụctiêu”và“Giátrị”).Bạnđangởđâusovớinhữngmụctiêunày?Làmthếnàođểbạnđitừnơibạnđangđứngtớinơibạnmuốnđứng?Bạncầnphảilàmviệcvớinhữngnguồnlựcnào(tàichính,nhânsự,thờigian,hiểubiết,kinhnghiệm,nhữngngườiđãtừnggiảiquyếtnhữngvấnđềbạnphảiđốimặtkhihoànthànhmụctiêucủamình,…)?Cáchtậndụngnhữngnguồnlựchiệncótốtnhấtđểtớiđượcnơibạnmuốntớilàgì?Hãychobảnthânmộtđịnhhướng.Hãyxemxétnhữngbiếnsố.Hãynghĩtớichiếnlượccủabạncàngsâuxacàngtốt.
Lậpkếhoạchchiếnlược,nhưtôitổngkết,làmộtcôngcụchobấtcứcấpđộcôngviệcnào.Bấtcứmụctiêunàocũngnêncómộtchiếnlượcriêngđểhoànthànhnó.Chiếnlượctổngquancủamộthoạtđộngnênđượcsửdụngđểđịnhhướngchocánhântrongquátrìnhpháttriểnchiếnlượcriêngcủaanhta/côta.Vớimộtchiếnlượcđúngđắn,việcxácđịnhthứtựưutiênđểthựchiệnlàviệcdễdàng.Việctạolậpcácthànhphần–lýdohồsơviệcđanglàmcầnđượctạoravàlýdonhữnghồsơviệcđanglàmnàycầnmộtdựán–cũngtrởnêndễdànghơnnhiều.Câuhỏiđặtralúcnàylàlậpchiếnlượcgì?
Nếubạnkhôngbiếtbạnđangđiđâu,thìkhôngcóconđườngnàocóthểđưabạntớiđượcđó.
―Vôdanh
MỤCTIÊUChiếnlượcđượcxâydựngdựatrêncácmụctiêu.Nếubạnvẫn
chưađặtracácmụctiêucuốicùng,saobạncóthểbiếtđượcđâulàchiếnlượcthíchhợp?
Cóthểđịnhnghĩamụctiêulàmụcđíchhoặcchủđíchlớn–lànơihướngtớicủamọihànhđộng,mọinỗlực.
Khithiếtlậpmụctiêuquantrọng,chúngtasẽtậptrungsựchúývàođó.Sựquantâm,tậptrungcótrọngđiểmsẽgiúptăngnăngsuất–nghĩalànhiềuviệcquantrọnghơnsẽđượchoànthành.
Mụctiêucầnđượcxácđịnhrõràng,tốthơnhếtlàđượcviếtra.Viếtbuộcbạnphảilàmrõsuynghĩcủamình.
XácđịnhvàđặtramụctiêulàmộtphầnquantrọngcủaquátrìnhlậpkếhoạchPEP.Làmộtnhânviênkinhdoanh,cóthểbạnsẽcónhữngmụctiêuliênquantớitàichínhnhưđạtđượcmộtkhoảnhoahồngnhấtđịnhtrongnăm.Cóthểbạncòncónhữngmụctiêukhácnhư:Trởthànhgiámđốckinhdoanh,lọtvàotop10ngườikinhdoanhgiỏinhất,…Mỗimộtmụctiêucầnphảixácđịnhcụthể,cómộtchiếnlượcđượcthiếtkếriêng,cómộtKếhoạchdựánđượcviếtracụthểvàphảiđượctheodõichitiếttừngngày,từngtuần.
Chắcchắnbạnsẽnắmgiữnhiềuvaitròkhácnhautrongcôngviệccủamình.GiámđốcMarketing,trưởngbantíndụng,thànhviênhộiđồngXYZ,trưởngnhóm–tấtcảnhữngviệcnàyđềuđượcxemlàvaitròbạnnắmgiữ.Mỗivaitròlạicónhữngmụctiêucụthểriêng.Hãyxácđịnhnhữngvaitròkhácnhaumàbạnnắmgiữtrongcôngviệccủamìnhvàhãyxácđịnhnhữngmụctiêubạndànhchomỗimộtvaitròđó(hãyxácđịnhrõnhữngmụctiêunàyvớinhữngngườibạnlàmviệccùnghoặcvớinhữngngườibạnlàmviệcchohọ).
Điềunguyhiểmhơnđốivớihầuhếtchúngtakhôngphảilàmụctiêuchúngtađặtraquácaovàchúngtakhôngđạtđược,màlànóquáthấpvàchúngtacóthểđạtđược.
―Michelangelo
MỤCTIÊUCÁNHÂN
Chúngtaaicũngquenmộtngườilúcnàocũngnóivềnhữngđiềuviểnvông,chẳnghạnnhưtừbỏtấtcảvàchuyểntớiTahiti(2).GiảsửcómộtngườiđãhuyênthuyênnhiềunămliềnvềviệcchuyểntớiTahitinhưnglạikhônghềcóýđịnhđó.Việcđóquátốnkém,ngườiđóchẳngbaogiờcóthờigianhaytiềnbạc,hoặccôngviệc/nhữngtráchnhiệmcánhâncủangườiđóngốnhếtmọikhoảnhkhắctrongcuộcsốngcủaanhta/côta.Thậtbuồnlàcóquánhiềungườisốngmàkhôngnhậnragiấcmơcủamình.
Ítnhấtlàtrongvídụnày,ngườiđượckểcũngcómộtgiấcmơ,nhưngngườisởhữugiấcmơđólạikhôngbiếtlàmthếnàođểđạtđượcnó.Cóthểnóquákhókhăn.Cóthểgiấcmơquáviểnvông–nókhôngbaogiờcóthểtrởthànhmộtmụctiêuđượcxácđịnhcụthểvớinhữngmốcthờigianthựctế.
Hạnhphúccánhânlàmộtphầnkhôngnhỏliênquantớiviệcvạchravànỗlựcđểđạtđượcnhữngmụctiêucánhân.
Trongcôngviệccủatôi,tôinhậnthấymọingườithườngđặtracácmụctiêunghềnghiệp,hoặcvìhọbịsếpbắtbuộc,hoặcvìcuộcsốngđãdạychohọmộtbàihọclànếunọkhôngcómộtýtưởngkhárõràngvềđiềuhọcầnhoànthànhtrongcôngviệccủahọthìhọsẽkhôngthểhiệnđượcmìnhxứngđángvớiđồnglươngnhậnđược.Nguyêntắcđóápdụngvớicuộcsốngcánhâncủamộtngườikhônghẳnđãđúng.Hiểnnhiênđólàmộtđiềuđángxấuhổvìcuộcsốngquantrọnghơncôngviệcnhiều.
Đểđạtđượcsựrõràngtrongcácmụctiêucánhâncủabạn,hãysửdụnggợiýcủaStephenCoveytrongcuốnBảythóiquencủangườithànhđạt(ThesevenHabitsofHighlyEffectivePeople)vàxácđịnhcácvaitròriêngcủabạn:Vaitròlàmmẹ,làmchị,làmvợ,làmhộitrưởnghộiphụhuynh,vaitrònghệsỹ,vaitròbạnthânnhất,…Chắcchắnlàmỗimộtvaitrònàyđềucónhữngmụctiêukhácnhau.Cómụctiêungắnhạn,cómụctiêucảđời.Khibạnbắtđầuquátrìnhnày,bạnsẽthấycuộcsốngkháphứctạp.Chỉriêngviệcghilạinhữngmụctiêucủabạnđãlàmộtthànhtíchquantrọngrồi!Chúngtathậmchícònkhôngbàntớihàngtrămnhữngchitiếtliênquantớiviệcđạtđượcnhữngmụctiêuđó.
Dùlàriêngtưhaycôngviệcthìmụctiêucũngcóchứcnăngnhưnhữngngọnđènđịnhhướng,chỉđường.Chúngchiếuánhsánglên
nhữngđíchđếnquantrọngnhấtvàcungcấpchochúngtamộtlýdođểpháttriểnnhữngchiếnlược.Tuynhiên,chúngtavẫncầnphảibiếtrằngmụctiêucủachúngtacũngquantrọngvàýnghĩa.Mụctiêucủabạnlàgìphụthuộcvàogiátrịbạncoitrọng.
GIÁTRỊThànhcônglâudàicủamộtdoanhnghiệpkhôngchỉnằmởlợi
nhuậntrướcmắt.Chẳnghạn,bạncóthểcảithiệnđượclợinhuậnhiệntạibằngcáchgiảmđầutưtrongtươnglaihoặccắtgiảmchiphíliênquantớidịchvụchămsóckháchhàng,nhưngchẳnghànhđộngnàotrongsốđógiúpcôngtypháttriểnlâudài.
Tráchnhiệmcủanhữngngườiquảnlýcấpcaolàphảixácđịnhđượcđiềugìmớithựcsựlàđiềuquantrọngđốivớidoanhnghiệp.Đâykhôngphảilàmộtkiểubàitậpquanhệcôngchúng(PR),màlàmộtbướcchiếnlượcquantrọng.Đâulàlýdochosựtồntạicủadoanhnghiệpcủabạn?Doanhnghiệpcủabạnsốngnhờnhữngnguyêntắcnào?Tầmnhìntổchứccủabạnlàgì?Giátrịcốtlõicủadoanhnghiệplàgì?
Thôngthườngmộtcôngtyxácđịnhmụcđíchvànguyêntắccủahọtrongmộtbảntuyênbốsứmệnhcóđộdàimộttranggiấy,vàkhuyếnkhíchnhânviênpháttriểnmụctiêuphùhợpvớinó.
Làmộtngườiquảnlý,bạncóthểgọitấtcảnhómquảnlýcủabạnđểmiêutảnhữngvấnđềquantrọngnhấtmàbộphận,phòngban,nhómhoặcdoanhnghiệpcủabạnđangphảiđốimặt,bạnmuốncôngtyởđâutrongvàinămtới,vàđiềugìcóthểcảntrởbạnđếnđó.Bạncóthểchotấtcảcácnhânviêncủamìnhthamgiavàoquátrìnhđó.Kếtquảcuốicùngphảilàsựđồngthuậnvềnhữngvấnđềquantrọngnhấtđểcóthểđạtđượcnhữngmụctiêunghềnghiệpvàdoanhnghiệp.
GIÁTRỊỞCẤPĐỘCÁNHÂNMộttrongnhữngcâuhỏiquantrọngnhấtbạncầnphảitrảlờicho
bảnthânlà:“Điềugìthựcsựcóýnghĩađốivớitôi?”Nếubạnkhông
xácđịnhđượcnhữngnguyêntắcbạncoitrọngvàđịnhsốngvớichúng,sẽrấtkhóđểvạchrađượcmụcđíchcuộcđờibạn.Nhưngnếubạnxácđịnhđượcnhữngnguyêntắcđólàgì–nhữnglýtưởngbạncoitrọnghơnbấtcứthứgìkhác–mụcđíchhoặcsứmệnhtrongcuộcsốngcủabạnsẽtrởnênrõrànghơnbaogiờhết.Nếubạnbiếtđiềugìquantrọngvớibạn,bạncóthểđặtranhữngmụctiêuđểnhậnranó.Nhữngmụctiêunàysẽrấtýnghĩavìđạtđượcchúngđồngnghĩavớiviệcbạnsẽđạtđượcđiềubạnthựcsựcoitrọng.
Việcthiếtlậpgiátrịcủabạnkhôngphảilàbàitậpkhéoléo.Bạnđọccuốnsáchnàyvìbạnđánhgiáđượcgiátrịcủathờigian.Chắcchắnbạnmuốnquảnlýnótốthơn.Bạnmuốnsửdụngnótốthơn.Thậtđángxấuhổkhiđiđếncuốicuộcđờibạnnhậnrarằngmìnhđãkhônghoànthànhđượcviệcbạnđịnhhoànthànhvàkhôngtrởthànhngườimàbạnmuốntrởthành.
BácsỹWayneDyer,tronghàngloạtsáchtiếngPhépthuậtthựcsự(RealMagic)đãkểvềkinhnghiệmlàmviệctrongbệnhviệncủaôngvớinhữngbệnhnhânbệnhnặngkhóquakhỏi.Ôngnhậnralàkhôngcóaihốitiếcvìđãkhôngdànhthêmthờigianởvănphònglàmviệc.Họthườnghốitiếcvìđãkhôngtậptrungvàogiảiquyếtcácmốiquanhệhayvàothờigiandànhchonhữngngườihọyêuthương.
Đừngchờtớikhiquámuộnđểnhậnrabạnđãdànhtoànbộthờigiantrongđờimìnhchonhữngviệckhôngphảilàquantrọngnhấtđốivớibạn.Sẽtốthơnnhiềunếubạnphântíchnhữngmụctiêucủabạn,niềmtincủabạncũngnhưnhữngnguyêntắcđịnhhướngcủabạnvàđảmbảocôngviệccủabạnsongsongvớichúng.
Hầuhếtchúngtađềumuốnhạnhphúctrongcuộcsống.Nhưngđiềugìđemlạihạnhphúc?Hạnhphúcchỉlàmột“sảnphẩmphụ”củaviệcsốngvàlàmviệccóýnghĩa,cómụcđích.Việcđặtracácmụctiêudựatrêncácgiátrịcủamộtngườiđemlạiýnghĩa,mụcđíchđóchocuộcsống.Ngaycảnhữnghànhđộngtrầntụcnhấtcũngtrởnêndễchịu,thậmchíthíchthúvìbạnbiếtnóđưabạntiếngầnhơntớiviệchoànthànhmụctiêucủamình.
Nếubạnphảilàmnhữngviệcquantrọngnhấtđốivớimìnhtrongcuộcsống,bạncầnphảiquảnlýthờigiancủamìnhmộtcáchthôngminh:
Xácđịnhbạncoitrọngđiềugìhơntấtcảnhữngđiềukhác.
Xácđịnhnhữngnguyêntắcbạnmuốnsốngcùng.
Xácđịnhsứmệnhtrongđờicủabạn.
Mụcđíchsốnglàsốngcómụcđích.
―RobertByrne
MƯỜNGTƯỢNG–ĐIỀUBẠNNHÌNTHẤYLÀĐIỀUBẠNĐẠTĐƯỢC
Hẳnbạnrấtquenthuộcvớikháiniệmhìnhdungranhữngkếtquảmongướctrướckhithựcsựđạtđược.Vậnđộngviênđãápdụngthủthuậtnàynhiềunăm.Mọithứđềuchậmlại,vàbạncóthểnhậnthứcđượctấtcảnhữnggìđangdiễnra.CharlesGarfield,mộtnhàtâmlýhọcnghiêncứu,đãdànhnhiềunămnghiêncứuhàngtrămvậnđộngviênđẳngcấpquốctế.Trongcuốnsáchcủaông,Biểuhiệnđỉnhcao:Thủthuậthuấnluyệntinhthầncủanhữngvậnđộngviênvĩđạinhấtthếgiới(PeakPerformance:MentalTrainingTechniquesoftheWorld’sGreatestAthletes),ôngđãnói:
Tấtcảnhữngvậnđộngviênđỉnhcaomàtôiđãphỏngvấnđềunóirằnghọsửdụngmộtdạngthứcnghethửvềmặttinhthầncảtronghuấnluyệnvàthiđấu.
Tầmnhìntổchứcquantrọngnhưthếnào?JimClemmer,trongcuốnsáchcủaôngĐốtcháytoànbộnănglượng(FiringonAllCylinders),đãviết:
Tầmnhìntổchứccủabạnhoạtđộngnhưmộtthỏinamchâm.Nóhútngười,sựviệcvàtìnhhuốngvềphíanó.Mộtcáchkhácđểnhìnnhậntầmnhìnlàxemnónhưmộtnhàtiêntritựlàmmìnhhàilòng.Điềugìngườitatinlàsẽxảyra,ngườitasẽlàmchonóxảyra,thườnglàtheocáchvôthức.
Chúngtavừanóivềhànhđộngtheosausựrõràngcủabứctranh.Quátrìnhlậpkếhoạchđượcmiêutảtrongchươngnàygiúpbạnđạtđượcsựrõràngđócủabứctranh.Cósựkhácbiệtgiữaviệcmơvềviệccómộtđiềugìđótrongtươnglaivớiviệchìnhdungraviệccónótrongtươnglai.Hìnhdungámchỉcáinhìncónguyêntắc,cócấutrúchơnđốivớiviệcbạnđangnỗlựchoànthành.Bằngcáchhìnhdung,bạncóthểxemxétmụctiêucủamìnhtừnhiềugócđộkhácnhau.Bằngcáchkiểmtracôngviệccủabạntừtấtcảnhữnggócđộđượcmiêutảởđây,bạnsẽcóđượcsựrõràng,vàsẽbắttayvàothựchiệnnhữngviệcquantrọngnhấtvàcũnglànhữngviệcsẽđemlạikếtquảtuyệtvờinhất.
Bằngcáchmơướcvàhìnhdung(đượcthúcđẩybằngmộtquátrìnhlậpkếhoạchtốt),bạncóthểtạoranhiềulýdohơnđểđạtđượcđiềubạnđangtìmkiếmvàthúcđẩyniềmkhaokhátcủabạnđốivớinó.Mongmuốnvàkhaokhátchínhlànhântốquyếtđịnhbạncóhoànthànhđượcđiềubạndựđịnhhoànthànhkhông.
NgườiNhậtnổitiếngvớitốcđộhọcóthểđemmộtsảnphẩmmớitớithịtrường.Nhưnghọcũngnổitiếngvớiviệcmấtrấtnhiềuthờigianmớiđưarađượcquyếtđịnh.ĐiềunàyvốnđượcgắnmáckhôngđúnglàquátrìnhxâydựngsựđồngthuậncủangườiNhật.Đúnglàhọxâydựngsựđồngthuận.Nhưnghọcũngđảmbảolàmọigócđộđềuđượcxemxétkỹlưỡngtrướckhihọbắtđầu.Mộtkhiđãbắtđầu,họhànhđộngvớivậntốcchớpnhoáng.
Bạncầnphảituânthủtoànbộquátrìnhnàynếubạnmuốnhànhđộngtheocáchhiệuquảnhất.Quátrìnhlậpkếhoạchgiúpbạnkiểmtracôngviệctheonhiềugócđộ,quanđiểm.Bạnxácđịnhcácmụcđíchhợpthànhmụctiêu–côngviệc.Côngviệcđượcchiamụctheonhiềucáchphụtrợmànếubạnbỏbêviệclậpkếhoạchchitiếtnàybạnsẽkhôngthểthựchiệnđược.
Bạncầnphảicótổchức,sắpxếpđểcóthểtriểnkhaiquátrìnhlậpkếhoạchchotấtcảnhữngviệccầnthiếtnàymộtcáchhiệuquả.Bạnkhôngnhấtthiếtphảidànhthậtnhiềuthờigianchonó.Bạnmuốndànhphầnlớnthờigianthựchiệncáchànhđộng.Nhưngthờigian,côngsứcdànhchonó(choviệclậpkếhoạch)đềuxứngđáng.Khibạnhọclậpkếhoạchhiệuquảnhất,bạnsẽkhámpháralàbạnđangdànhmộtphầnthờigianhàngngàycủabạnđểhìnhdung,vàthậmchítốthơn,hiệnthựchóamụctiêucủabạnbằngquátrìnhnày.
THỰCHÀNHCHƯƠNG51.Camkếtlậpkếhoạchhànhđộnghàngngàyvàhàngtuần.Có
luyệntập,mộtbảnphântíchcôngviệcchotuầntớicủabạncóthểchỉcầntừ2đến4tiếngngàythứSáucủabạn,thậmchícóthểíthơnnếubạnvitínhhóaquátrìnhđó.Hãydànhra10phút,đểlậpkếhoạchhànhđộngngàyvàomỗibuổisángtrongtuầnlàmviệc,vàtheodõitiếntrìnhtrongsuốtcảngày.CôngviệclậpKếhoạchngàycủabạnsẽđơngiảnhơnnếubạnvạchratừmộtbứctranhlớnhơnlàKếhoạchtuần,vàlấydanhsáchviệccầnlàmhàngngàycủabạntừloạtnhiệmvụđượcphâncôngđểđưabạntiếngầnhơntớimụctiêulớn.
2.Hãylọcquatấtcảnhữngnguồncôngviệccủabạnnhưmộtphầnkếhoạchhànhđộnghàngtuầncủabạn.Hãyxácđịnhthứtựưutiênchonhữngviệckhácnhauđó,vàhãyvạchKếhoạchtuầncủabạn.Hãygiảmsốlượngnguồnbằngcáchkếthợpcácghichú“lạcloài”vàocùngmộtdanhsách.Hãysửdụnghệthốngkýhiệuhiệntạicùngvớinhữngvậttronghộpviệcchờxửlýcủabạnvàhồsơghinhớđểtạoradanhsáchhàngtuầncủabạn.
3.Hãynhớdànhmộtkhoảngthờigiannhấtđịnhtrongbảnkếhoạchcủabạnchonhữngcôngviệcphátsinh,khôngnằmtrongkếhoạchcủabạn.
4.Cầnxácđịnhcácmụctiêuquantrọngcầnphảihoànthành.Hãychianhỏcácmụctiêunàythànhcácnhiệmvụnhỏhơn.Mỗituầnmộtlần,hãytổngkếtnhữnghoạtđộngnày,vàhãysửdụngchúngđểtạobảnkếhoạchhànhđộngtuầnchobảnthân.Nêntínhnhữngdựánnàyvàonguồncôngviệcđượcđịnhnghĩaởbước2.
5.Hãyxácđịnhđiềugìquantrọngvớidoanhnghiệpvềlâu,vềdài.Bạnmuốndoanhnghiệp(hayphạmvihoặcmứcđộtráchnhiệm)củabạnởđâutrongnhữngnămtới?Bạncóthểmờinhânviêncủabạnthamgiavàoquátrìnhxácđịnhnày.Từquátrìnhnàyhãyxácđịnhcụthể(vàhãyviếtlại)bạnsẽlàmviệcvớinhữngmụctiêunàotrongmộtkhoảngthờigianxácđịnh.
6.Tạohồsơviệcđanglàmchomỗimộtmụctiêu.
7.Vạchrachiếnlượcđểhoànthànhmỗimụctiêuđó.
8.ViếtKếhoạchdựánbaogồmnhữngbướcchiếnthuậtcầnthiếtđểđạtđượcchiếnlượcđãđềra.
9.Hãythựchiệncuộctìmkiếmtinhthần.Hãyxemnhữnggiátrịbạnnắmgiữlàquantrọngnhấtđốivớibạn.StephenCoveygợiýbạntưởngtượngrằngbạnthamdựđámtangcủachínhbạn.Bạnhivọngngườitasẽnóigìvềbạntrongđiếuvăn?Trongcuộcđờibạn,điềugìbạnđãlàmmàbạncảmthấytựhàonhất?Vàvàocuốiđời,bạnhivọnglàmđượcgìvớicuộcđờicủabạn?
10.Hãynhớ,cómụcđíchtrongđờiđemlạiýnghĩasống.Mụcđíchsốngcủabạnlàgì?Nếubạnkhôngbiết,hoặcnếunókhôngrõràng,hãytìmcáchxácđịnhnó.Mộtsốngườicoiviệcxácđịnhđiềuđólàtuyênbốsứmệnhcủahọ.
11.Hãyxácđịnhnhữngmụctiêutrướcmắtđónggópphầnlớnchomụctiêuhoặcsứmệnhcủabạntrongđời.
12.HãyápdụngquátrìnhlậpkếhoạchPEPchonhữngmụctiêunày:
Chiếnlược
Kếhoạchdựán
ThờigianlậpKếhoạchtuần/tháng
Kếhoạchtuần
Chúcmaymắn!
CHƯƠNG6Xửlýthưđiệntửngay!Thách
thứclớnnhấtđốivớihầuhếtmọingười
TÓMLƯỢCCHƯƠNG6Trongchươngnày,bạnsẽhọcđược:
Cáchtốtnhấtđểxửlýlượngthưđiệntửvàthôngtinkhổnglồlàkhôngnhậnnóngaytừđầu!
Đặtranhữngtiêuchuẩnchocácloạithôngtinliênlạcbạnnhậnvàgửi.
Cáchxửlýthôngtinhiệuquảhơn.
Dựatrênkinhnghiệmtừchínhkháchhàngcủachúngtôi,tôicóthểnóinguồncăngthẳng,quátảiduynhấtvàlớnnhấtmàmọingườiphảitrảiquatrongcôngviệcbắtnguồntừlượngthôngtinmàhọcầnxửlý.Lượngthôngtinkhổnglồđóđếntừnhiềunguồnkhácnhau.Nguồnlớnnhấttrongsốđólàthưđiệntử–vàkhôngchỉlàthưđiệntửnộibộtrongtậpđoàn.Hiệnnaycòncóthưđiệntửtừnhiềunguồnkhác,trongđócóthưđiệntửtừcácdoanhnghiệpvàcácmạngxãhộinhưLinkedInhayFacebook.Vàcũngđừngquênnhữngtinnhắnvănbảnđượcchuyểntiếptừđiệnthoạivàdịchvụtinnhắnnhanh.
Vàinămtrước,hãngReutersđãtiếnhànhmộtnghiêncứu(phỏngvấn1.300nhàquảnlýởnướcAnh,Mỹ,HồngKôngvàSingapore)đểxácđịnhxemviệcquátảithôngtincó“đónggóp”nhưthếnàotrongcăngthẳng.Haiphầnbasốngườiđượchỏichorằngquátảithôngtingắnliềnvớicăngthẳngvớiđồngnghiệpvàgắnliềnvớicảmgiáckhônghàilòngvềcôngviệc;42%chorằngsựcăngthẳng
nàydẫnđếntìnhtrạngsứckhỏeyếu;61%chiasẻrằnghọđãhủycáchoạtđộngxãhộivìquátảithôngtin,và60%nóirằnghọthườngquámệtmỏivớinhữnghoạtđộnggiảitrí.
Vậynên,cũngkhôngquákhinóimọingườidườngnhưđangởtrongtìnhtrạngquátảitinhthầnkéodài.Nhiềunguồnthôngtindễgâymấttậptrungkhiếnmọingườikhócóthểvượtquahoặckhócóthểlàmviệcđược.TheomộtnghiêncứugầnđâycủatậpđoànRadicati,mộtcôngtynghiêncứuthịtrườngởPaloAlto,mộtngườisửdụngthưđiệntửbìnhthườngnhậnđược127bứcthưmỗingày,tăng51%sovớinăm2003.
TạpchíTâmlýhọcthựcnghiệmpháthiệnralàkhibạncứnhảyquanhảylạigiữacácnhiệmvụthìnãobạnphảimấtquãngthờigiandàigấpbốnlầnđểnhậnravàxửlý
đượcmỗiviệcmàbạnđanglàm.
―JulieMorgenstern,Khôngbaogiờkiểmtrathưđiệntửvàobuổisáng(NeverCheckE-mailintheMorning)
CarlHonore,nhàbáo,tácgiảcuốnsáchĐềcaosựchậmrãi(InPraiseofSlowness),nóimọingườichỉcóthểkỳvọng3phútkhôngbịngắtquãngtrướckhibịngắtquãng!Nhưngtrungbìnhphảimấttừ8đến11phútđểquaytrởlạivớiviệcbạnđanglàmkhibạnbịsaolãngbởimộtviệckhác.8đến11phútcóthểlàquáít.GiáosưGeorgescủaViệnnghiêncứuN.E.T,mộttácgiảchuyênviếtvềmôitrườnglàmviệc,đãnói:“Phảimấtkhoảng20phúttậptrungsứcmạnhtinhthầntrướckhinãolạicóthểsửdụngtốtnhấtthùytrước.”
Ngoàira,nhữngnhànghiêncứuởtrườngĐạihọcKing,ĐạihọcLuânĐôn,đãchỉrarằngchỉsốthôngminhIQcủanhữngngườiđượckiểmtratronglúcbịsaolãnghoặcbịquátảiđãgiảmkhoảng10điểm.Thêmnữa,khicáccôngtycấmgửivànhậnthưđiệntửvàocácngàythứSáu,họghinhậnnăngsuấttăngvàthưđiệntửgiảmtới75%,kểcảtrongnhữngngàykhôngphảilàthứSáu.
Chẳngnghingờgìkhihầuhếtchúngtađềuphảichịucảnhquátảithôngtin:Quánhiềuthưđiệntử,quánhiềuyêucầudànhchochúngtatừquánhiềunơi.Hệquảlàmôitrườnglàmviệcsẽcàngkhókhănhơn.
Dùthưđiệntửcóvẻnhưlàthủphạmchính,nhưngđiệnthoạidiđộng,thiếtbịkỹthuậtsốhỗtrợcánhânPDAvàlốikiếntrúcvănphòngmởđềutạoramộtmôitrườngdễbịsaolãng,khiếnmọingườikhócóthểtậptrungvàocôngviệc.
Chươngnàyđượcchiathànhhaiphầnchính.Phầnđầucungcấpnhữngmẹohayvànhữngýtưởngvềcáchgiúpbạnkhôngphảinhậnquánhiềuthôngtinngaytừđầu.Phầnthứhaitrìnhbàyvềcáchxửlý,theocáchnăngsuấtvàhiệuquảhơn,tấtcảnhữngthưđiệntửvànhữngthôngtinkhácxuấthiệntrênbàncũngnhưtrongmáytínhcủabạn.
PHẦN1:KIỂMSOÁTNHỮNGGÌBẠNNHẬNĐƯỢC
Trướctiên,cầnphảihiểulàchẳngcócáchđơngiảnnàođểgiảiquyếtvấnđềđặcbiệtnày.Chúngtathườngkhôngkiểmsoátđượcnhữngngườilàmviệcxungquanhmình.Ngaycảkhibạncóthamvọnglớnlàkiểmsoátsốlượngthưđiệntửvàkhốilượngthôngtinbạnnhậnđược,chắcchắnbạnsẽnhậnthấylànhữngngườilàmviệccùngvớibạnkhôngsẵnlònghợptácvớibạnđểthựchiệnýtưởngđó.
Hơnnữa,bấtkểbạncóchuyêntâmvớiviệctổchứcsắpxếpcácquytrìnhvàphươngpháplàmviệccủabạntớiđâu,bạncũngsẽvấpphảimộtngọnnúicảnđường.Luôncónhữngviệcgâyngắtquãng.Sẽcónhữngngàymàhòmthưđiệntửcủabạnđầyứ.Sẽluôncónhữngtrườnghợpkhẩncấpphávỡkếhoạchcủabạn.Đừnghốthoảng.Đừngđểnhữngkhókhănlàmbạnđichệchđường.Hãytiếptụcnắmgiữcáctrậttựvànắmquyềnkiểmsoát,vàdầndầnbạnsẽlàmđược.
Hànhđộngđầutiênbạncóthểlàmlàgiảiquyếtnhữngbứcthưquáhạnvàthiếtlậpmộtcơcấutổchứcđiệntửgiúpbạncóthểdễdàngtìmđượccácvật,cácviệcvàxửlýkịpthời.(HãyxemlạiChương3,phần“Cácbướcđểtổchức,sắpxếpthưđiệntử).Khibạnđãtổchức,sắpxếpvàđãxửlýhết,hãythửquanhữngýtưởngdướiđâyvàxembạncóthể“thuầnhóa”được“conquáivật”nàykhông.
Gửicàngnhiềuthưđiệntử,bạnsẽcàngnhậnđược
nhiềuthưđiệntử
Nếubạngửinhiềuthưđiệntử,bạnsẽnhậnđượcrấtnhiềuthưđiệntử.Nếubạnmuốncắtgiảmsốlượngthưđiệntửbạnnhậnđược,hãycắtgiảmsốlượngthưđiệntửbạntạora.Hãylựachọnkỹhơnkhigửithưđiệntửcũngnhưnộidungtrongthư,vàbạnsẽpháthiệnralàbạncóthểkiểmsoátđược,ởmộtchừngmựcnàođó,khốilượngthưđiệntửbạnnhậnđược.MộttrongnhữngvănphòngIBTcủachúngtôiởchâuÂuđãkhuyênkháchhànglàchỉnênchophépmạchthưđiệntửtrảiquabacấpđộ:tạora,trảlời,trảlờivàdừng.Nếuviệcgìđóphứctạptớimứccầnphảitraođổithôngtinnhiềuhơnhoặccầnphảiđịnhnghĩarõrànghơnmớiđưarađượcquyếtđịnh,thìcólẽđólàviệcthíchhợpnhấtđểnhấcđiệnthoạilên,thựchiệnmộtcuộcgọiđơngiản,hoặccólẽ,phùhợpvớimộtcuộcgặpriênghaingười.
Đẩyđểkéo
Nhiềucôngtyđãcắtgiảmđượcđángkểlượngthưđiệntửbằngcáchtạoramộtcổngthôngtin,chungchocảcôngty,nơiđăngtảinhữngthôngtinmàđángrađượcchuyểntảibởithưđiệntử,chophépmọingườitựdotruycậpvàođóthayvìphảixửlýtừngbứcthưđiệntửmột.
Nhữngcôngtynàyđãpháthiệnralàđăngtảinhữngbiênbảnhọp,nhữngđiểmhànhđộnglênmộttrangnộibộcóthểgiảmđángkểviệcsửdụngthưđiệntửđểtriểnkhaimộtdựán,mộtcuộchọphaymộthoạtđộng.
Nếubạnđượchỗtrợhànhchính
Trongnhữngngàyxưayêudấu(cáchđâykhônglâulắm),nhiềungườichúngtamaymắncótrợlýhoặcthưkýriêng.Trợlýthườngtậphợptấtcảcácloạithư,phânloạivàlọcnhữngthôngtinkhôngcầnthiết,rồichiathànhcácmụcđểngườiquảnlýxửlý.Nếubạncómộtnhânviênhànhchính,ngườiđónêntiếptụcthựchiệnviệcnày,nhưngbạnvẫncóthểyêucầungườitrợlýgiúpbạnnhữngviệcliênquantớithôngtinđiệntử.Hiểnnhiênlàviệcchuyểncáccuộcđiệnthoạitớitrợlýhoặcthưký,thayvìchuyểntớibạn,làmộtcáchgiảmtải.
Tôibiếtcónhữngngườiquảnlýcóngườihỗtrợxửlýthôngtin
xuấthiệntrênbànlàmviệccủahọtheocáchhiệuquảhơnnhiều.Ngườiquảnlýcóthểdànhthờigianngồicùngtrợlýcủamìnhđểcóthểxửlýsốthưđiệntửbằnglờinói,trongkhitrợlýghichéplạinhữngviệccôtacóthểtheodõi,hoặccóthểtựgiảiquyết.Ngườiquảnlýcóthểhướngdẫncôtrợlýxửlýnhanhhơnnhiều.Vàcôtasẽnhanhchóngnhậnrađượclàkiểuviệcnàongườiquảnlýkhôngmuốnhoặckhôngcầnxem,vàcóthểlọcnhữngviệcđóra,dùnhữngviệcđóxuấthiệndướidạngthưđiệntửhaythưthoại.
Đángtiếclàkhôngphảiaitrongchúngtacũngmaymắncómộttrợlýnhưthế.Nhưngbạncóthểlàmnhữngviệckhácđểlọccácthôngtinmàbạnnhậnđược.
Cácgiảiphápcôngnghệ
ChuyệnnhữngnhàcungcấpdịchvụInternet,nhữngnhàxuấtbảntrựctuyếnvànhữngcổngthôngtinđiệntửbánthôngtincánhâncủabạnchonhữngngườilàmthịtrườnglàrấtbìnhthường.Bạnbiếtđiềunàythôngquanhữngbứcthưrácbạnnhậnđược.Hầuhếtcáccôngtyđềucómộtphầnmềmlọcthưráckháhiệuquả.Bạncũngcóthểmuanhiềuứngdụngchomáytínhcánhânđểgiúpbạnkhôngphảinhậnthưrác.HầuhếtnhữngnhàcungcấpdịchvụInternetđềucảitiếncôngnghệlọcthưráccủahọvàthưráckhôngcònlàvấnđềlớntrongnhữngnămgầnđây.Tuynhiên,việcnhậnnhữngtàiliệuquảngcáobạnkhônghềmuốnvẫnrấtkhóchịu,lãngphíthờigian.
Cómộtphươngphápđểgiảmsốlượngthưrácbạnnhậnđượclàkhôngđăngkývàodanhsáchnhậnthưkhibạntruycậpvàocáctrangweb.Nếubạnđãđăngkýrồi,hãyhủyđăngkýđi.
Mộtpháttriển(vôvị)mớiđâyởnhiềucôngtylàlịchrác.Nhữngngườigửithưrácgửi“lờimờihọp”hiểnthịtrựctiếptrongphầnlịchcủabạn.Lịchráckhôngxuấthiệndướidạngthưđiệntử,vàkhônghiểnthịtronghòmthưđếncủabạnmàhiểnthịtrênphầnlịchcủabạn.Trongmộtsốtrườnghợp,vìnhữnghạnchếkỹthuật,chẳngcócáchđơngiảnnàođểngănchặnloạihìnhthưrácnày.Nếunótrởthànhmộtvấnđềthựcsựđốivớibạn,hãyđểnhânviênhànhchínhcủabạncàiđặtbộlọcđểgạttấtcảnhữnglờimờihọpđórakhỏitênmiềncôngtycủabạn.
Cuốicùng,đừngquêntinnhắnrác.Càngngàycàngcónhiều
ngườitrởthànhnạnnhâncủanó.Mộtlầnnữa,xinđượcnhắclại,cóvàigiảiphápkỹthuậtđểkiểmsoátítnhấtmộtphầncủanó.Nếuchuyệnđóxảyravớibạn,hãycânnhắc:
Hãyvàotàikhoảntrựctuyếncủabạn,truycậpvàothưđiệntửvàtùychỉnhtinnhắncủabạn,kíchhoạtcáccàiđặtđểchặntinnhắnquamạngInternet.
Hãyđăngkýđểđiệnthoạicủabạnchặnnhữngngườibánhàngquađiệnthoại.(ỞMỹ,hãysửdụngdịchvụĐừnggọitạitrangwww.donotcall.gov.)
Hãythậntrọngvớinhữngphầntảixuốngmiễnphí.Đừngbaogiờtảibấtcứthứgìtừmộtnguồnbạnkhôngbiếtvềđiệnthoạicủabạn.
Bạnquyếtđịnhkhinàoxửlýthưđiệntử
Chứcnăng“luậtlệvàcảnhbáo”củanhữngchươngtrìnhthưđiệntửthôngdụngnhấtcóthểlàmđượcnhiềuviệcchứkhôngchỉmỗichặnthưrác.BạncóthểđặtranhữngluậtlệvàcảnhbáođểnhữngbứcthưCc(gửicảchongườikhác)sẽvàothẳngthưmụcthưCcđểcóthểđọcvàomộtlúckhác.Nếucôngtycủabạngửibáocáongàyvềnhữngdựán,nhữngsảnphẩm,nhữnghoạtđộnghoặcnhữngthôngtinkhácmàbạnkhôngcầnphảiđọchàngngày,bạncóthểđặtramộtquyluậtđểtấtcảnhữngthưđóđượcgửiđếnvàomộtthưmụcvàhãydùnglịchcủabạnđểđặtchếđộnhắcnhởbạnkiểmtrathưmụcđónếucóbấtcứđiềugìmới.Nhưvậy,luậtlệvàcảnhbáokhôngchỉgiúpchặnnhữngthứbạnkhôngmuốnnhìnthấy,màcòncóthểđượccàiđặtđểbạncóthểchọnxửlýnhữnggìxuấthiệntronghòmthưđếncủabạnvàomộtthờiđiểmcụthểvàtrongnhữngtìnhhuốngmàbạnmuốn.
Thưđiệntửkhiếncôngviệccủachúngtatănggấp10lầnvàgiảmkhảnăngchúýcủachúngta100lần.
―ArtKleiner,tácgiảcuốnAithựcsựquantrọng(WhoReallyMatters)
Đồnggửi(Cc)và“Trảlờitấtcả”
Thậthữudụngkhilọcquatấtcảnhữngbứcthưđồnggửi(Cc)màbạnnhậnđược.Bạncócầnphảixembứcthưnàykhông?Bạncóthểyêucầungườigửichobạnrakhỏidanhsáchnhữngngườiđồngnhậnkhông?Bạncóthểđặtranhữngluậtlệvàcảnhbáođểchuyểnnhữngthưđồnggửicụthểvàomộtthưmụcđểcóthểxemvàomộtthờiđiểmthíchhợphơnkhông?Hãychọnlựakỹcàngtrướckhiquyếtđịnhđưaaivàodanhsáchđồngnhậnthưđiệntửcủabạn,vàhãykiênquyếttheođuổicáccáchđểloạibạnrakhỏidanhsáchđồnggửicủamọingười.
Giốngnhưmộtnguyêntắctổngquát,hãyhạnchếsửdụngchứcnăng“trảlờitấtcả”đốivớinhữngbứcthưmàbạnnhậnđược,trừkhitấtcảnhữngngườitrongdanhsáchđóđềucầnnhìnthấycâutrảlờicủabạn.Thayvàođó,hãychọnlựakỹcàngngườinàonênđưavàodanhsáchtrảlờicủabạn.
PHẦN2:QUẢNLÝVÀXỬLÝTHÔNGTINHIỆUQUẢ
Lúcnàybạnđãcắtgiảmđượcnhữngliênlạckhôngcầnthiết,bướctiếptheocủabạnlàxửlýhiệuquảnhữngthôngtinbạnnhậnđược.
Nhữngứngdụngbổsungchocácchươngtrìnhthưđiệntử–Sắpxếpthôngtin
CóvôsốphầnmềmbổsungcóthểcảithiệnMicrosoftOutlookvàLotusNotes,cũngnhưthưcủaGooglevàYahoovềmặtchứcnăng.SửdụngnhữngphầnmềmnhưBoxbe(www.boxbe.com),bạncóthểđặtramộtdanhsáchnhữngngườiđãđượcthôngquatrongsốnhữngliênlạccủabạncùngvớinhữngthưmụccụthểmàbạnchọn,đểquétlấyđịachỉ(chúngxemđâynhưlàdanhsáchkháchcủabạn).Sauđó,chươngtrìnhsẽphânloạivàlọcthưđiệntửcủabạnđểđảmbảobạnchỉnhậnđượcthưtừnhữngngườimàbạnđãđịnhrõ.Boxbetạoramộtthưmục“DanhsáchchờBoxbe”chonhữngtinnhắntừnhữngngườikháchkhôngđượcthôngqua.
Xobni(www.xobni.com)làmộtchươngtrìnhbổsungkhácgiúp
bạntìmkiếmthưdễdànghơn.Khimộtthưmớiđến,toànbộlịchsửliênlạccủangườigửixuấthiệnởthanhbêncạnh,baogồmcảnhữngphầnthoại,nhữngtàiliệuđínhkèmtrongquákhứvàcảchitiếtliênlạc.Xobnicóchứcnăngtìmkiếmnhanhgiúpthưvàngườibạntìmkiếmxuấthiệnngaylậptứckhibạngõ.
ClearContext(www.clearcontext.com)làchươngtrìnhbổsungmởrộngkhảnăngcủaMicrosoftOutlookđểnótựxácđịnhthứtựưutiên,tựsắpxếpvàquảnlýthưđiệntử,nhiệmvụcùngvớicáccuộchẹn.Chươngtrìnhtựđộngphântíchthưđiệntửđến,vàđánhdấunhữngthưđiệntửmớiquantrọngnhấttronghộpthưđến,đồngthờisànglọcnhữngtinnhắnkhôngmongmuốnđểgạtrakhỏihòmthưđến.Ứngdụngnàycòncókhảnănghủyđăngkýtừnhữnghộithoạilàkếtquảcủaviệcgửithưtheonhómhaytheodanhsách,chặnnhữngphảnhồicóthểlàmrốiloạnhòmthưđến.Chỉvớimộtcúnhấpchuột,ClearContextcóthểchuyểnđổithưđiệntửthànhnhữngnhiệmvụhoặcnhữngcuộchẹncóliênquan.Nhữngviệcnàyđượcgắnkếtvớinhauđểtạoramộtbốicảnhchotấtcảnhữnghoạtđộngtrongcuộchộithoạicủamộtthưđiệntử.ClearContextcòncóthểtrìhoãntinnhắnđểxửlývàomộtthờiđiểmsauđó,kiểunhưmộtnútlùigiờhẹnchothưđiệntửvậy.Sauđóbạncóthểchọnnhómcácthưlạiđểxửlý.Ứngdụngbổsungtựđộngphânloạivànhómcácthưđiệntửhộithoạicóliênquan,giữnhữngtinnhắntừcùngmộtmạchthưlạivớinhau.Tấtcảnhữngtinnhắncóliênquantớimộtdựánnàođó,cảthưđếnvàcảthưtrảlời,đềuđượctựđộngxếpvàonhữngthưmụcthíchhợp.ClearContextlàmộtcáinhìntổnghợptấtcảnhữngthưđiệntử,tàiliệuđínhkèm,nhữngliênlạc,nhiệmvụvànhữngcuộchẹnliênquantớimỗimộtdựán.
Thiếtlậptiêuchuẩn
NgoàibiệnphápĐẩyđểkéovàCấmthưđiệntửvàongàythứSáu,nhữngsángkiếnđượcápdụngphổbiếntrongnhiềucôngtykháccũngcóthểtạorakhácbiệtlớntrongkhốilượngcũngnhưcáchxửlýthôngtinvàgiaotiếp.Đầutiênlàtạoranhữngtiêuchuẩn:Khinàosửdụngthưđiệntử?Khinàosửdụngđiệnthoại?
Thưđiệntửnênđượctrảlờitrongvòng24giờ.Thưđiệntửkhôngphảilàphươngtiệnđượcchọnđểhìnhthànhnênmộtcuộchẹntrongvòng5phút.Nếuaicũnghiểuđượclàchỉcóthểtrôngchờthưtrảlờichothưđiệntửtrongvòng24giờ,thìhọsẽhiểulànếucó
việcgìcầnhoànthànhtrongvòngvàiphúttới,hoặchọsẽgọiđiệnthoại,hoặchọsẽgiảiquyếtnótrựcdiệnbằngcáchgặpmặt.Nênsửdụngđiệnthoạiđểnhậnđượcphảnhồinhanhhơn.Việcgìchỉmấtmộthoặchaiphútxửlýquađiệnthoạicóthểphảimất15hoặc20phútsoạnthư.
Bằngcáchthiếtlậpnhữngtiêuchíđượcápdụngrộngrãitrongkhắpcôngtyvềthờiđiểmsửdụngmộtphươngtiệngiaotiếpcụthể,lượngthưđiệntửsẽđượcgiảmvàmọingườicóthểhoànthànhviệchọcầnphảihoànthànhtrongkhoảngthờigianđãđịnh.
Vànhưđãnhắclúctrước,cũngcầnphảiđặtracáctiêuchuẩnchoviệckhinàothìgửiCcchongườikhácvàkhinàothìsửdụngchứcnăng“trảlờitấtcả”(rấthiếmkhi!).
Nhữngtiêuchuẩnkhác:
Tiêuđềcủathưphảiđượcghirõràngởdòngtiêuđề.
Mỗithưchỉnêncómộttiêuđềduynhất.
Vớinhữngchủđềđòihỏiphảihànhđộng,hãysửdụngchữviếttắtPHĐchoPhảiHànhĐộng.
Vớinhữngthưchỉcầnphảiđọc,hãyghichúPĐ.
Vớinhữngthôngtinchungchung,hãyghichúởdòngtiêuđềlàLTT(đểLấyThôngTin).
Xửlýthôngtin
Cáchtốtnhấtđểlàmviệclàlàmviệcnhưthểnhữngnhiệmvụđượclàmtrongmôitrườngtĩnhlặng,khôngbịquấyrầy,làmphiền.Cóvẻđiềunàyhơikhó,nhưnghãycốđểđạtđượcđiềuđó.
ThậtcầnthiếtkhiápdụngnguyêntắcLàmliềntayvàoxửlýthưđiệntử,cũngnhưvớigiấytờ,thưthoại,fax,tinnhắnnhanh,vànhiềuviệckhácnữa.Phầnđatrongsốnhữngvấnđềbạngặpphảikhixửlýkhốilượngthôngtinbạnnhậnđượccóthểđượcgiảiquyếtchỉbằngcáchđơngiảnlàlàmnóliềntay.Nhưnglàmliềntaykhinàomớilàquantrọng.
Gợiýđầutiêncủatôilàchỉnênkiểmtravàxửlýthưđiệntửhaihoặcbalầntrongmộtngày.Nếubạncảmthấycầnphảikiểmtranhiềuhơnthìcũngkhôngsao.Nhưngcầnphảinhớkỹhainguyêntắc.Quyđịnhlịchtrìnhthờigianbạnsẽkiểmtrathưđiệntử,vàkhikiểmtra,hãyhoànthànhtấtcảcácbứcthưtheophươngphápbốnnguyêntắcbêndưới.Khibạnkiểmtratrongkhoảngthờigianđãđượclênlịchcủamình,bạnkhôngđượcphépchỉnhìn,màcầnphảixửlýnóchotớikhihoànthànhvàlàmtrốnghòmthưđếncủabạn.Đểbắtđầu,hãysắpxếpthờigiantrongquyểnlịchcủabạnđểxửlýsốthưđiệntửcủabạn.Cóthểbạncầnphảiđiềuchỉnhthờigiandànhchoviệcđó,vàcóthểbạncũngcầnphảiđiềuchỉnhlượngthờigianphânbổchonó,dựatrênkinhnghiệmcủabạn.
Ngaycảkhivănhóadoanhnghiệpcủabạnyêucầuphảitrảlờithườngxuyênhơn,cũngđừngkiểmtratừngbứcthưmộtkhinóđến.Nếubạnđangtrongquátrìnhlàmviệcgìđó,chẳnghạnnhưđangcậpnhậtbảngtínhhayđangviếtbáocáo,hãyhoànthànhviệcbạnđanglàmdởrồisauđómớiđọcvàxửlýnhữngbứcthưgầnđây.
Đểgiúpbạnkiểmsoátđượctốthơn,hãytắttấtcảnhữngtiếngchuôngbáothưmớiđi.Kíchhoạtchứcnăngtinnhắnnhanhcủabạnmộtcáchcólựachọn.Hãysửdụnghộpthưthoại.Bạnlàngườiquyếtđịnhkhinàohoànthànhviệcgì.Nhưnghãynhớ,nếubạnquyếtđịnhphảihoànthànhviệcgìvàothờiđiểmnào,thìphảihoànthànhvàođúngthờiđiểmđó!
Bốnnguyêntắc
Hãynhớkhitôinóixửlý,tôikhôngcóýnóilànhìnđốngthưđiệntửvàquyếtđịnhxửlýchúngsau.Ýtôilàhoànthànhchúngngaylậptức.Nếukhôngthểhoànthànhđượcngay,hãyhoànthànhtớichừngnàocóthể,vàhãyghinhớđểtiếptụchoànthành.Nếumộtbứcthưđiệntửthểhiệnmộtcôngviệcđòihỏimộtkhốilượngthờigianlớn,hãysắplịchchonótrongcuốnlịchcủabạn,vàhãylưugiữlạithôngđiệpcủanó.NhữngchươngtrìnhnhưMicrosoftOutlookgiúpbạnthựchiệncôngviệcđómộtcáchđơngiảnbằngcáchnhấpchuộtvàkéothưvàochứcnănglịchcủabạn,vàấnđịnhngày,giờ.
Bạnchỉcóthểlàmbốnviệcvớimộtbứcthưđiệntử:
1.Làmliềntay.
2.Chuyểngiaongay.Chuyểnnóchođúngngườiđểthựchiện.
3.Hãyviếtgiấynhắcnhởbảnthântheodõinếubạnkhôngngheđượcphảnhồinàotrongmộtkhoảngthờigianhợplý.
4.Địnhrõngày.Nếuđólàbứcthưchỉmất30phúthoặcnhiềuhơnđểtrảlời,hãykéonóvàodanhsáchnhiệmvụhoặcvàolịchlàmviệccủabạn,vàviếtgiấynhớnhắcbạnthựchiệnnókhibạncầnphảithựchiện.
5.Hủybỏ(hoặclưugiữ).Hãyxóathưnếubạnkhôngcầnphảigiữ.Lưugiữnónếubạncầnphảilưugiữ.
Bằngcáchthiếtlậpbốnnguyêntắctrêntrongquátrìnhxửlýthưđiệntử,bạnsẽpháthiệnramìnhcóthểkiểmsoáttốthơnthờigiandànhchothưđiệntử.
Tắtthôngbáo
Hầuhếtcácứngdụngđềucólựachọnthôngbáobằngâmthanhhoặchìnhảnhkhibạnnhậnđượcmộtbứcthưđiệntử.Bạnnênhủykíchhoạthệthốngthôngbáođó.Bạnkhôngcầnđượcnhắcnhởnhữngviệcmàbạnkhôngcóýđịnhlàm.Hãytắtngaynhữngthôngbáokhóchịuđó.
Thưmụcviệcchờxửlý
Tôitinrằngtấtcảmọingười,kểcảnhữngngườisửdụngchứcnăngtìmkiếm,đềunêntạoramộtthưmục“việcchờxửlý”tronghộpthưđến.Chờxửlý,theođịnhnghĩa,làviệcđòihỏimộtphảnứnghoặcmộthànhđộngtừmộtngườinàođótrướckhibạncóthểhànhđộng.Bạnkhôngcầnphảithườngxuyênđượcnhắcnhởvềviệcbạnkhôngthểlàmđược.Thayvìđểbứcthưđótronghòmthưđếnnhưmộtvậtnhắcnhở,hãykéonóvàothưmụcviệcchờxửlý.Nếubạngửiđimộtbứcthưmàbạncũngcầnphảitheodõi,bạncóthểlựachọnhoặcđánhdấubằngcờtronghầuhếtcácứngdụngthưđiệntử,hoặcvàomụcthưđãgửicủabạnvàkéobứcthưđóvàothưmụcchờxửlý.Nếubạndựđịnhkiểmtrathưmụcviệcchờxửlýcủabạnhàngngày,bạnsẽcótấtcảnhữngviệcbạncầntheodõiởcùngmộtchỗ.
Càiđặtnhắcnhở
Nếutrongquátrìnhxửlýthưđiệntử,giấytờhoặcthôngtinkhác,bạncầnphảinhắcnhởlàmmộtviệcgìđóvàomộtthờiđiểmcụthểnàođó,tôicómộtvàinguyêntắccơbảnmàtôinghĩlàbạncóthểsẽthấyhữudụng.Đừngcàiđặtnhắcnhởchomộtnhiệmvụvàomộtthờiđiểmhoặcmộtngàybấtkỳtrongtươnglai.Bằngcáchsửdụngchứcnăngnhắcnhởtùytiện,bạncóthểmắcsailầmtrongviệccàiđặtnhắcnhởvàokhoảngthờigianmàbạnsẽkhôngthựchiện.Nhưvậylàbạnsẽnhanhchóngđánhmấtmụcđíchcủachứcnăngnày.Lờikhuyêncủatôilàkhibạncónhiệmvụcầnphảihoànthànhvàomộtngàyhoặcmộtgiờcụthểnàođó,hãyghinhớchongàythứSáutrướctuầnbạndựđịnhthựchiệnnhiệmvụđó.BằngcáchđặtnóvàongàythứSáu,bạncóthểđánhgiánhiệmvụsovớitấtcảnhữngưutiêndànhchotuầnkếtiếpkhibạnthựchiệncôngviệclậpkếhoạchhànhđộngvàtổngkếttuần.KhinhắcnhởxuấthiệnvàongàythứSáu,bạncóthểquyếtđịnhthờiđiểmnàotrongtuầntớibạnmuốnhoànthànhnhiệmvụđó.BạncũngcóthểấnđịnhnótrongmụcKếhoạchtuầnhoặcấnđịnhngàybắtđầuvàkếtthúchợplý.Dùlàcáchnàothìcuốicùngbạncũngsẽcómộtdanhsáchnhữnghoạtđộngtrongtuầntới,baogồmnhữngnhiệmvụmàbạndựđịnhhànhđộngtrongtươnglai.Tấtcảnhữngnhiệmvụđóđềusẽđượcxácđịnhthứtựưutiênvàđượclậpkếhoạch,vànhiềukhảnănglàsẽđượchoànthành!
KINHNGHIỆMTHỰCTẾXỬLÝTHƯĐIỆNTỬ
Mộttrongnhữngkháchhàngcủachúngtôi,GlaxoSmithKline(trướcđâylàSmithKlineBeecham)đãrấttửtếkhichiasẻmộtvàikinhnghiệmthôngminhtrongviệcxửlýthưđiệntửcủahọvớichúngtôi.Tôiđãtổngkếtnhữngýtưởngcủahọvàthêmvàomộtvàiýtưởngcủachúngtôi.Bằngcáchsửdụngnhữngýtưởngnày,bạncóthểtránhchobảnthânkhỏibịđauđầuvàkhỏiphảithêmviệc:
Khisoạnthảomộtbứcthưđiệntử,đảmbảodòngtiêuđềphảiđượcviếtrõràng.Hãyghichúnólàđểhànhđộng,đểlấythôngtin,đểđọchayđểlàmgìkhác.
Tựgiớihạnbảnthânlàmỗithưchỉcómộtchủđềthôi.
Hãytránhxanút“trảlờitấtcả”.
Sửdụngcácđoạnvănvàngữphápthíchhợp.
Mọingườithườngcoithưđiệntửmộtcáchtiêucựchơnsovớimộtcuộcđiệnthoạihoặcmộtcuộcgặpmặttrựctiếp.Đểtránhhiểulầm,hãytránhchếnhạo,châmbiếmtrongthư.
Hãysoạnthảonhữngthôngđiệptốthơn.Hãysửdụngnhữnglờigiảithích.Hãygạchchânnhữngviệcbạnmuốnnhấnmạnh.
Đừngtrảlờithưkhibạnđangcótâmtrạngkhôngtốt.
Khigửiđịachỉmộttrangwebtrongthưđiệntử,luônphảigõđầyđủđịachỉ,baogồmcảwww.
Hãyliệtkêtấtcảnhữngngườinhậntheohànhđộngyêucầuvàomục“Ngườinhận”(“To”)vànhữngngườikhácvàomục“Ngườiđồngnhận”(“Cc”).
Nếubạnlàmộtthànhviêntrongmộtmạngnộibộnàođó,hãytạomộtđườngdẫnchotàiliệuthayvìđưanóvàothưnhưmộtvậtđínhkèm.
Tránhnhữngbứcthưdài.Nếucầnphảiviếtdài,hãytạoramộttàiliệuriêngbiệtvàđínhkèmvàothư.
Hầuhếtcácứngdụngthưđiệntửđềuchophépchữkýđầyđủxuấthiệnởcuốithư.Hãytạochomìnhmộtchữkýriêng.
Hãykíchhoạtchứcnăngkiểmtralỗichínhtảtựđộngđểthưgửiđikhôngcólỗi.
Nếubạnthấymìnhviếtvàtrảlờithưvớicùngmộtđoạnvănbản,hãytạothànhmộtmẫutrongMicrosoftWord,sauđócắtvàdánđoạnvănbảnđóđểtiếtkiệmthờigian.
Khigửimộtbứcthưđểlấythôngtin(LTT)chomộtngườikhác,hãythêmmộtphầntómlượcởđầunóichongườiđóbiếthọcó
thểtìmthấyđiềugìtrongbứcthưđểhọkhôngcầnphảiđọctoànbộbứcthư.
Hãylậpdanhsáchngườinhậntrongsổđịachỉcủabạnđểđơngiảnhóaquátrìnhgửithư.
Tránhgửinhữngbứcthưkhôngcóliênquantớicôngviệc.
Nếubạnnhậnđượcmộttàiliệuđínhkèmtrongmộtbứcthưmàbạncầnphảigiữ,hãylưunóvàoổcứnghoặcổmáychủcủabạn.
Nhưmộthệquảcủaviệctoàncầuhóa,tốtnhấtlàhãytránhsửdụngnhữngtừviếttắt,từcấutạobằngnhữngchữđầucủamộtnhómtừhaybiệtngữđốivớitiếngAnh.
Nếuchỉnhsửahoặcthêmthắtvàotàiliệuthưđiệntửhiệncó,hãyviếtnhữngchỉnhsửađóbằngchữmàuđểngườinhậncóthểthấyrõràng.
Nếuthôngđiệptrongthưđiệntửlàtinxấu,đừnggửinó.Thayvàođó,hãygọiđiệnthoạihoặctiếnhànhmộtcuộchọp.
Thôngthuộcchínhsáchlưugiữthưđiệntửcủacôngtybạn.Hãytuânthủnhữngnguyêntắcvàluậtlệdocôngtybạnđặtra.
THỰCHÀNHCHƯƠNG61. Nếubạnvẫnchưahoànthành,hãyhoànthànhcôngviệc“thanhlọc”hòmthưđiệntửcủabạn,ápdụngBốnnguyêntắcchotớikhinóhoàntoàntrốngtrơn.Hãyhìnhthànhhệthốngthưmụcđểtấtcảnhữngbứcthưđiệntửquantrọngcủabạnđềuđượcsắpxếpsaukhiđãđượctrảlời.
2. Hãyxửlýthưđiệntửvàonhữngkhoảngthờigiannhấtđịnhtrongngày.Vớihầuhếtmọingười,haihoặcbalầntrongmộtngàylànhiềuhơnmứccầnthiết.Khibạnkiểmtranótrongkhoảngthờigianđãđượclênlịchcủabạn,đừngchỉnhìnmàhãyxửlýtừngbứcmộtchotớikhibạnhoànthànhvàdọnsạchhòm
thưđếncủabạn.Đểbắtđầu,hãysắpxếpthờigiantrongquyểnlịchcủabạnđểxửlýthưđiệntử.Bạncóthểcầnphảiđiềuchỉnhsốlầndànhchonó,cũngcóthểbạncầnđiềuchỉnhlượngthờigianbạnphânđịnhchonó,tùythuộcvàokinhnghiệmcủabạn.
3. Hãytắtthôngbáovàcảnhbáothưđiệntử.Kíchhoạtchứcnăngtinnhắnnhanhcủabạnmộtcáchcólựachọn.Hãysửdụnghộpthưthoại.Bạnquyếtđịnhcầnhoànthànhviệcgìvàkhinào.Nhưnghãynhớ,nếubạnquyếtđịnhviệcgìcầnhoànthànhvàothờiđiểmcụthểnàođó,thìphảihoànthànhviệcđóvàođúngthờiđiểmđó!
4. Hãylựachọnkhinàonêngửimộtbứcthư.Nếubạnmuốngiảmsốlượngthưđiệntửbạnnhậnđược,hãygiảmsốthưđiệntửbạngửiđi.
5. Hãyhọccáchsửdụngchứcnăngđặtquytắcchoứngdụngthưđiệntửcủabạn,vàkhôngchỉđặtquytắcchothưrác.Hãysửdụngchứcnăngđóđểcủngcốviệcxửlýnhómthưđiệntử,điệnthoại,giấytờ,…Hãynhớmáytínhlàmộtchuỗikýtự.Khithiếtlậpmộtquytắc,phảinhớcẩnthậnvàviếtchínhxáctừtạoquytắc.
6. Hãytìmkiếmtrongcácứngdụngbổsunghỗtrợchươngtrìnhthưđiệntửcủabạnnhữngtínhnănggiúpchoviệcsànglọc,tìmkiếmvàsắpxếpthôngtincủabạntrởnêndễquảnlýhơn.
7. Khibạncónhữngnhiệmvụcầnhoànthànhvàomộtngàyhoặcmộtgiờcụthểnàođó,hãyđặtnhắcnhởvàongàythứSáutrướctuầnbạnđịnhthựchiệnnhiệmvụ.Bằngcáchđó,bạncóthểđánhgiánhiệmvụsovớitấtcảnhữngưutiênbạnđịnhdànhchotuầnkếtiếpkhibạnthựchiệnlậpkếhoạchvàtổngkếttuần.
8. Lầnlượttừngbướcmột,hãyxemlại“Kinhnghiệmthựctếkhixửlýthưđiệntử”đểbiếtnhữngcáchcảithiệnquátrìnhxửlýthưđiệntửcủabạn.
CHƯƠNG7Theođuổivàhoànthành
Khibạnhiểuđượcýnghĩasâuxacủatừthànhcông,bạnsẽpháthiệnra
nóchỉđơngiảnlàhoànthành.
―F.W.Nichol
TÓMLƯỢCCHƯƠNG7Trongchươngnày,bạnsẽhọcđượccách:
Kiêntrì;kiêntrìlàyếutốquantrọngnhấtcủathànhcôngtrongcôngviệcvàcuộcsống.
Đặtcáchệthốngvàođúngchỗđểgiúpbạnnhớđượccácchitiết.
Sửdụnglịchvàcáccôngcụkhácđểtheođuổivàhoànthành.
Tậpủyquyềnhiệuquả.Pháttriểnkhônggiớihạnchỉcóthểxảyrakhicósựhỗtrợcủangườikhác.
Lậpkếhoạchđemđếnsựrõràng,vàvớisựrõràng,bạncóthểhànhđộng.Bằnghànhđộng,bạnđãđiđượcnửađường.Nhưngviệcbạnthànhcôngvàhiệuquảđếnđâulạiphụthuộcchủyếuvàomứcđộgắnkếtcủabạnvớiđiềubạnđangcốhoànthành.Bạnsẽphảiđốimặtvớihaitrởngạilớn:bảnthânbạn–bạncólàmviệchướngtớimộtmụctiêu,vượtquanhữngtháchthức,nhữngbướclùi,nhữngthấtbạivànhữngthấtvọngchotớikhibạnđạtđượcmụctiêuđókhông;vànhữngngườikhác–việckhiếnngườikháclàmviệcbạnmuốnhọlàmhiệuquảđếnđâu?Đểthànhcông,bạncầnkiêntrì,vàcầnmộthệthốnggiúpbạncủngcốsựkiêntrìđó.Maymắnlàviệcnàycóthểdễdànghoànthànhhơnsovớibạntưởngtượngbanđầu.
Hãyđểtôinóichobạnbiếtbímậtđãdẫntôitớimục
tiêucủamình:Sứcmạnhcủatôichủyếunằmởsựdẻodai,kiêntrì.
―LouisPasteur
KIÊNTRÌKhitôinóigắnliềnvớinó,ýtôilàhoàntoàntheonghĩađencủa
nó.Việcđượchoànthành,mụctiêu,mụcđíchđạtđượcphầnlớnlàvìngườimuốnchúngsởhữutính-bám-dínhđểbuộcchúngphảixảyra.CalvinCoolidge,tổngthốngthứ30củaHoaKỳ,đãnói:
Khônggìtrênthếgiớicóthểthaythếđượcsựkiêntrì.Tàinăngkhông;chẳngthiếugìnhữngngườitàinăngnhưngkhôngthànhcông.Thiêntàicũngkhông;thiêntàikhôngđượctặngthưởnglàcâucửamiệng.Giáodụccũngkhông;thếgiớiđầyrẫynhữngngườivôdanhcógiáodục.Kiêntrìvàquyếttâmlàhaithứquyềnnăngnhất.
Trảinghiệmcủabạnsẽnóivớibạnlàđiềunàyđúng.Mọiviệcxảyravìbạnkhiếnchúngxảyra,và/hoặc(bạn)kiêntrìchotớikhichúngxảyra.QuanhệgiữaviệclậpkếhoạchvớisựkiêntrìđượctổngkếtrõnhấttrongtríchdẫncủaNapoleonHilltrongcuốnThinkandGrowRich.Ôngđãnói:
Phầnlớnmọingườithấtbạivìhọthiếukiêntrìtrongviệctạoranhữngkếhoạchmớiđểthaythếnhữngkếhoạchđãthấtbại.
Đâylànềntảngcơbảncủaquátrìnhlàmviệc.Phảibiếtđiềubạnmuốn.Phảilậpkếhoạchđểđạtđượcnó.Phảihànhđộngtheokếhoạch.Phảitheođuổichođếnkhinóxảyra,hoặcpháttriểnnhữngkếhoạchmớiđểnóxảyra.Theođuổihếtkếhoạchmớinàytớikếhoạchmớikhácchotớikhiđạtđượcđiềubạnmuốn.Bạnlàmtốtnhưthếnàophụthuộcvàoviệcbạntổchứcsắpxếptốtrasao.
BằngcáchtuântheocácbướccủaPEP,bạnsẽtrởthànhmột
ngườicóđịnhhướnghànhđộng.Bạnđãsắpxếpkhônggianlàmviệccủabạn,vàbạnđãcónhữnghệthốngởđúngchỗđểgiữnótheocáchđó.Bạnbiếtcáchđặtcácmụctiêuvàlậpkếhoạchđểđạtđượcnhữngmụctiêuđó.Nhữngnguyêntắcnàycũngcóthểápdụngđểbạncóthểtheođuổivàhoànthành.
Khichúngtakiêntrìtheođuổithìmọiviệctrởnêndễdànghơn–khôngphảibảnchấtcủamọiviệcđãthayđổi,
màkhảnăngcủachúngtađãđượctăngcường.
―RalphWaldoEmerson
KIÊNTRÌ–TẬPCHOMÌNHTHÓIQUENLÀMNHỮNGĐIỀUKHÔNG
THÍCHLÀMKiêntrìlàhệquảtrựctiếpcủathóiquen.
Tâmtríhấpthụvàtrởthànhmộtphầncủanhữngkinhnghiệmhàngngàymànónuôidưỡng.
―NapoleonHill
Tôilàmộtngườichạybộ.Tôiđãchạyđượchơn20nămrồi.Tôicómộtlịchtrình.Tôithứcdậyvàobuổisángvàtôimặcquầnáothểthaovào.Tôirakhỏinhàvàchạychotớikhitôitỉnhhẳnvàquayvềnhà!Gầnnhưkhôngcóngoạilệ,ngàynàotôicũngchạy.Tạisao?Vìtôithấyviệcchạyrấtkhó!Thậmchílàsau20năm.Tấtnhiên,tôithíchchạy–khiđãchạyxong!Nếubênngoàitrờimưahoặclạnh,tôisẽtựhỏi:“Mìnhcóthíchchạykhông?”Cólẽtôikhôngthích.Vậylàtôikhôngchomìnhlựachọn.Tôisửdụnglịchtrìnhvàthóiquencủamìnhđểvượtquabấtcứxuhướngnàomàtôicóthểkhôngthựchiệnnó.
Thóiquentốtlàchìakhóacủamọithànhcông.
―Mandino,TácgiảcuốnsáchNgườibánhàngvĩđạinhấttrênthếgiới(TheGreatestSalesmanintheWorld)
Tôithấythậtthúvịkhipháthiệnranhữngngườixuấthiệnởphòngtậpthểdụcngàynàocũngđếnvàođúngmộtgiờ,đềunhưvòngquayđồnghồvậy.Tậpthểhìnhvớihọcũngkhôngdễdànghơnsovớinhữngngườikhác.Tôibiếtvìtôithườngnghethấyhọnóikhitập:“Việcnàychẳngbaogiờtrởnêndễdànghơn!”Họcómộtlịchtrình–cùngmộtthờiđiểm,cùngmộtchỗvàrấtnhiềubàitập.Đâychínhxáclàđiềubạnmuốnnếubạnđangnỗlựctậpthểdục!
Bíquyếtcủanhữngngườithànhcôngnằmởchỗngườiđóđãhìnhthànhđượcthóiquenlàmnhữngviệc
mànhữngkẻthấtbạikhôngthíchlàm.
―AlbertE.N.GraytácgiảbàibáoMẫusốchungcủathànhcông(TheCommonDenominatorofSuccess)
Việchìnhthànhcácthóiquenvàlịchtrìnhgiúpbạncủngcốtínhkiêntrì.Tôiquantâmtớithểdụcvìnhiềungườitrongchúngtathíchtậpthểdụcthườngxuyên.Chúngtathíchkếtquả,nhưnglạithấykhócóthểbắtđầuhayduytrì.
Trongbàidiễnthuyếtđầycảmhứngcủamìnhchocáchãngbảohiểmnăm1940,sauđóinthànhbàibáoMẫusốchungcủathànhcông,AlbertGrayđãnói:
Cólẽbạnđãnảnlòngbởicảmgiácbạnkhôngthíchmộtsốtínhcáchcủachínhmình,điềumàngườithànhcôngthườngkhôngbịảnhhưởng.Cólẽbạnđãtựhỏitạisaonhữngnhàsảnxuấtlớnnhấtlạithíchlàmnhữngviệcmàbạnkhôngthíchlàm.
Họkhôngthích!Vàtôinghĩđâylànhậnđịnhmangtínhkhuyếnkhíchnhấtmàtôitừngchiasẻvớimộtnhómngườibánbảohiểmnhânthọ.
Nhưngnếuhọkhôngthíchlàmnhữngviệcnàythìtạisaohọlạilàm?Vìbằngcáchlàmnhữngviệchọkhôngthíchlàm,họcóthểhoànthànhnhữngviệchọmuốnhoànthành.Ngườithànhcôngbịảnhhưởngbởikhaokhátđạtđượcnhữngkếtquảđemlạisựhàilòng.Ngườithấtbạibịảnhhưởngbởinhữngphươngphápđemlạisựhàilòngvàcóxuhướnghài
lòngvớinhữngkếtquảđạtđượcbằngcáchlàmnhữngviệchọthíchlàm.
Mỗithànhcôngnhỏđạtđượcđềuphảithôngquathóiquen.Conngườihìnhthànhthóiquenvàthóiquenhìnhthànhtươnglai.Nếubạnkhôngchủđịnhtạolậpthóiquentốt,thìbạnsẽhìnhthànhnhữngthóiquenxấumộtcáchvôthức.Bạnlàconngườihiệntạicủabạnvìbạnđãhìnhthànhthóiquentrởthànhconngườiđó,vàcáchduynhấtđểbạncóthểthayđổiđượcđiềuđólàthôngquathóiquen.
Vậynên,bímậtlàhìnhthànhnhữngthóiquentốt.Hãytạolậpmộtlịchtrình,vànósẽhìnhthànhmộtthóiquen.Thóiquengiúpviệckiêntrìtrởnêndễdànghơn.
Chỉcómộtthóiquenmớicóthểxóabỏđượcmộtthóiquen.
-Ogmandino
Hình7.1.Chúngtacótrínhớtruycậpngẫunhiêngiớihạn
QUÊNVIỆCPHẢINHỚHầuhếtnhữngngườitôinóichuyệnđềutựhào,ởmộtchừng
mựcnàođóvềkhảnăngnhớ“mọiviệc”họcầnphảihoànthành.Đólàmộttròchơitinhthầnmàhọthamgia.Dùmộtlúcnàođó,điềunàycóthểkhôngsao,nhưngnhịpđộcôngviệcvàcuộcsốnghiệnnayđãgiatăng,khốilượnghoạtđộngmàchúngtaphảithựchiệncũngtăngnhiềutớimứckhócóthểtrôngchờgiữđược1.000việccầnlàmtrongđầu.
Tôikhôngtinlàbạnthựcsựmuốncủngcốkhảnăngnhớhàngtrămchitiếttạonêncôngviệcnàycủabạn.Nhữngnhàquảnlývànhữngngườiđiềuhànhlạiquantâmhơntớiviệcquêntấtcảnhữngviệchọcầnphảilàm.Đúng,tôivừamớinhắctớitừquên.Điềumọingườicầnlàmộthệthốngđúngđắn,đặtđúngvịtrí,chophéphọnhớchitiếtnàykhi,vàchỉkhi,họcầnphảinhớ.
Nghecóvẻđiênkhùng,phảikhông?Khônghẳn.
NgườitanóirằngAlbertEinsteinkhôngthểđọcđượcsốđiệnthoạicủachínhmình.Khiđượchỏitạisao,ôngthườngtrảlờilà:“Tạisaotôilạiphảinhớchứ?Lúcnàotôicũngcóthểtìmthấynótrongdanhbạcơmà.”
SỰÁMẢNHVÀTHỜIGIANBạncóbaogiờđểýlàlầnđầubạnláixetớimộtnơixalạsẽlâu
hơnlầnthứhaihoặclầnthứbakhông?Cóbaogiờbạnthắcmắctạisaokhông?Lầnđầutiênbạnláixetớinơinàođóbạnthườngcảnhgiácxembạnđangởđâuvàbạnsẽđiđâu.Bạncònmảitìmkiếmcáccộtmốcchỉđường.“BadãynhàquacửahàngbánthuốctrênđườngHilton”buộcbạnphảiđểmắttìmkiếmcửahàngbánthuốcvàđếmnhữngdãynhà.Khibạnđãđếnđóvàilần,bạncóthểláixemàgầnnhưkhôngđểýtớinhữngcộtmốcquenthuộc.Bạnbướcvàoôtôvàđiềutiếptheobạnbiếtlàbạnđãởđó!Cảmgiácvềthờigiankhôngliênquangìtớiviệcbạnláinhanhthếnàomàliênquannhiềuhơntới
nơibạnhướngsựtậptrungcủamìnhvào.Bấtcứngườiláixenàongàyhômnaycũngcóthểđồngývớibạnlàcóquánhiềungườiđangláixetrongthếgiớitinhthầncủariênghọ.Họbịámảnh.
Khibạnbịámảnh,bạnsẽthấythờigianvùnvụttrôiđi.Bạnsẽcókinhnghiệmbắtđầumộtngàylàmviệcchỉđểpháthiệnrađãđếngiờăntrưa,bạnbănkhoănkhôngbiếtbuổisángcủabạnđãđiđâumất,vàbạnđãhoànthànhđượcviệcgì.Thôngthường,nguyênnhâncủasựámảnhnàylànỗlựchiểuvàduytrìhàngnghìnviệcchúngtacầnphảihoànthành.Đólàhệquảcủaquátrìnhlậpkếhoạchkém.Đólànỗlựcghinhớ,bằngtinhthần,tấtcảnhữngviệcchúngtacầnphảitheodõivàthựchiện.
Tôitinrằngviệcámảnhthườngxuyên,vớitấtcảnhữngviệcchúngtaphảilàmlàviệcngốnthờigianvànănglượngnhiềunhất,làràocảnlớnnhấtđốivớihiệusuấtcánhân,vàlàđiềumàtấtcảchúngtađềucóthểlàmgìđóđểchúngtacóthểkiểmsoátđượcthờigian,côngviệcvàcảcuộcsốngcủachúngta.
Bấtcứkhoảnhkhắcnàobạnbậnrộn,bạnbịámảnhthìđócũngchínhlàkhoảnhkhắcbạnkhôngrảnhrỗiđểquản
lýthờigiancủamình.
―JamesMcCay,TácgiảcuốnsáchQuảnlýthờigian(TheManagement)
TỔCHỨC,SẮPXẾPCÁCHỆTHỐNGTHEODÕIHIỆUQUẢ
Khitôiđếnbànlàmviệccủamộtngườinàođó,tôithườngthấynó“ngậpngụa”nhữngtờnhắcnhởviệccầnlàm,dướidạngnhữngtờgiấynhớdánkhắpmànhìnhmáytínhvàởkhắpcácbềmặtcóthểhìnhdungrađược.NgaycảkhibạncóthóiquenLàmliềntay,thìvẫncònrấtnhiềuviệcbạnkhôngthểhoànthànhvàothờiđiểmđóvìlýdonàyhoặclýdokhác.Cũngdễhiểukhimọingườiđểlạinhữngtờgiấynhắcviệcchomình.
Tuynhiên,việcdánnhữngtờgiấynhớchìnhìnhtrướcmắtbạn
khôngđồngnghĩavớiviệcbạnsẽlàmviệctậptrung,chuyêntâmvàhiệuquả.Nếunhữngmẩugiấynhớnhỏbénàykéodàiquálâuthìcuốicùngngườitasẽđuimùtrướcnó.ThườngxuyênnhìntấtcảnhữngtờgiấynhớnàyvàliêntụcquyếtđịnhkhônglàmbấtcứviệcgìtrongsốđóchỉcủngcốthóiquenKhônglàmliềntaymàthôi.
Nhữngcôngcụđơngiảnvàdễdàngởđúngchỗtạođiềukiệnchobạnvượtquanhữngvấnđềnàyvàchuyểnsangcôngviệcquantrọngnhấtcủabạn.
Theodõigiấytờ
Vìgiấytờthườngrấtnhiềuvàlàmộttrongnhữngđiềugâyphiềnhàlớnnhất,nênchúngtahãybắtđầubằngcáchthảoluậnsẽxửlýgiấytờnhưthếnào.Bạnbiếtcóthểdọndẹpgiấytờrakhỏibànlàmviệccủamìnhvà“chuyểntiếp”sangmộtthờiđiểmthíchhợpđểxửlýchúng.Bạncóthểlàmviệcnàyvớihệthốnghồsơghinhớgiúpbạnsắplịchchocácviệctheotừngngàytrongtháng(từngày1tớingày31),hoặctheotháng(từthángMộttớithángMườihai)tùytheongàyđếnhạn.
Nhưchúngtađãthảoluậntrongchương3,chỉcầntạomộtmẩugiấynhớđơngiảnchochínhbạntrongquyểnlịch,sauđóhãydànhthờigianđểlàmviệcđó.Hãyđặttờgiấynhớ–mẩugiấybạnthựcsựlàmviệc–vàohệthốnghồsơghinhớvàođúngngàybạnđãsắpxếptronglịchcủamình,đểnósẽxuấthiệnvàođúngngàybạnđãđịnhsẵnchonó.Hãyđặtnhữnggiấytờphảichờthôngtin,ýkiếnbổsungcủangườikhácvàohệthốngghinhớ.Chẳnghạn,nếubạngửithưchomộtkháchhàngvàhivọngsẽnhậnđượcphảnhồitrongvòngmộttuần,hãyđặtmộtbảnsaocủabứcthưđóvàohệthốngghinhớcủabạn.Saumộttuần,bảnsaobứcthưcủabạnsẽhiệnra,nhắcbạnnhớliênlạclạivớikháchhàngđóđểtheodõisátsaohơn.Nếunhậnđượcphảnhồi,phảnhồiđósẽchobạnbiếtbướctiếptheocầnlàmlàgì.Dùthếnàothìtờgiấynhớcũngnhắcbạntheodõivàhoànthànhcôngviệc.
Mộtôngchủthôngminhvàthànhcôngđiềuhànhmộtngânhàngcỡtrungcũngsửdụnghệthốngnày.Ôngcómộthệthốngghinhớđượcđánhsốtừ1đến31vàtừ1đến12.Ôngsửdụngcôngcụtheodõinàyđểghilạitoànbộhoạtđộngcủangânhàng.Ôngcóthểấnđịnhnhiệmvụvàcôngviệcchomọingườihoặcviếtlạinhữngviệccần
hoànthànhvàsửdụnghệthốngghinhớđểướclượngkhinàoôngnghĩmộtnhiệmvụhoặcmộtdựáncóthểđượchoànthànhmộtcáchhợplývàhiệuquả.Khigiấyghinhớxuấthiệnvàomộtngàytrongtươnglai,ôngtheodõivàhoànthành.
Nhữngviệctuyệtvờiđượchoànthành,khôngphảibởisứcmạnh,màbởisựkiêntrì.
―SamuelJohnson
Sổghichép
Tậphợptấtcảnhữngnhiệmvụnhỏbạncầnlàmtrongmộtcuốnsổgiúpbạnloạibỏnhữngmẩugiấyghichúvứtbừabãitrênbànlàmviệccủamình.Mộtcuốnsổghichéptrởthànhcôngcụnhắcnhởhiệuquảđốivớinhữngviệckhôngtênvốnlàmộtphầnviệctấtyếutrongngàycủamọingười.Bạncóthểsửdụngnókhibạnđộtnhiênnhớramộtviệcgìđómàbạncầnlàmvàmuốncómộtchỗđểviếtlạiviệcđó.Đồngnghiệpcóthểtạtquavàbảobạnkiểmtramộtviệcgìđó,rồisẽquaylạihỏisau,sổghichéplànơibạncóthểviếtlạiyêucầuđóvàlàphươngtiệnđểbạntiệntheodõi.
Tôikhuyênbạnnêndùngmộtcuốnsổghichépcókíchthướctừ15đến25cm.Hãysửdụngmộtcuốnsổghimhoặckhâu,đừngsửdụngsổgáyđóng,đểcóthểdễdàngxécáctranggiấy.Trongcuốnsổđó,hãyduytrìnhậtkýcáchoạtđộngtheothờigian.Bạnnênghingàychomỗimụctrongsổ.Viếtchữto,vàkẻnhữngđườngthẳngrõrànggiữacácmục,đểbạncóthểdễdàngphânbiệtcácnhiệmvụ.Khibạnhoànthànhmộtnhiệmvụ,hãygạchchéovàonhiệmvụđó(xemHình7.2).Điềuđógiúpbạnnắmđượcviệcgìđãđượchoànthànhvàviệcgìvẫncòntồnđọng.
Hình7.2.Cácmụcghichéptrongmộtcuốnsổghichépmẫu
Mộtnhàquảnlýđiềuhànhtoànbộmộtdoanhnghiệpcũngsửdụngcôngcụnày.Mọiviệcôngtacầnnhớđềuđượcghilạitrongsổghichépcánhân.Điđâuôngcũngmangtheocuốnsổđó.
Sửdụngsổghichépđểtổchức,sắpxếpvàghinhớnhữngviệccầnlàmcóthểlàmộtcôngcụhiệuquả,đặcbiệtlàđốivớinhữngngườilàmthưký.Trênthựctế,gầnnhưtấtcảnhữngthưkýchuyênnghiệptôiđãlàmviệccũngđềucómộtcuốnsổghichépkiểunày.
Chotớikhibạnthànhthạovớiviệcviếtlạimọithứtrongcuốnsổđó,tôikhuyênbạnhãyluônđểnómởsẵntrênbànlàmviệccủamình.Nếukhôngbạnsẽlấybấtcứthứgìgầnnhấtđểviếtvàbạnsẽkhông
hìnhthànhđượcthóiquensửdụngsổghichép.
Cácgiảiphápđiệntửchosổghichép
Nếubạnsửdụngsổghichépbằnggiấy,bạnbiếtgiớihạncủanó.Làmthếnàođểchiasẻthôngtintrongsổghichépcủabạnvớingườikhác?Làmthếnàobạncóthểtìmkiếmthôngtinmộtcáchdễdàng?
MộttrongnhữngkháchhàngngườichâuÂucủatôiđãpháthiệnramộtứngdụngphầnmềmthaythếrấttốtchomộtcuốnsổghichépbằnggiấy.HọsửdụngphầnmềmMicrosoftOneNote.Từkhảnăngtìmkiếmnhanhhơntớikhảnăngchiasẻthôngtindễdànghơn,OneNotegiúpviệcquảnlýthôngtintrởnêndễdànghơn.Nócóthểtậphợpvàsắpxếpvănbản,hìnhảnh,chữviếttaykỹthuậtsố,ghiâmhìnhvàtiếng,tấtcảtrongmộtcuốnsổghichépkỹthuậtsốtrênmáytínhcủabạn.Bạncóthểtìmkiếmvàsắpxếpthôngtinkhôngchỉthôngquatínhnăngtìmkiếmhoặcsửdụngtừkhóatrongvănbảnmàcòncóthểtìmkiếmvănbảntrongtranhảnhhoặctừcâu,từphátngôntrongghiâmhìnhvàtiếng.Nhữngghichéptrongcuộchọp,nhữngbiênbảnghinhớ,nhữngquyếtđịnhnhómvànhữngkếtquảđộngnãođềucóthểđăngtảiđểtấtcảmọingườicóthểthấyvàtheodõiđược.Nếubạnlàmộtngườithíchgiữnhữngghichép,bạncóthểcânnhắcsửdụngphầnmềmnày.
Cáchệthốnglịch
Ngaycảkhibạnsửdụngmộtcuốnsổghichép,bạnvẫncầnmộthệthốnglịch.Trênthịtrườngcórấtnhiềuhệthốnglịch.Mỗihệthốngđềucómột“triếtlý”tíchhợpvềquảnlýthờigian.Tấtcảnhữngcôngcụlậpkếhoạchnàyđềulànhữngcôngcụdễtheodõi.Suychocùng,chắcchắnbạnsẽkiểmtralịchcủamìnhhàngngày,nênđólàmộtnơilýtưởngđểviếtlạinhữngviệcbạnmuốnnhớ.Vìlịchđượcchiathànhcácngày,nênnócóthểdựđoánnhucầutươnglai,vàbạncóthểsửdụngnónhưmộtkiểuhồsơghinhớ.
Mộtlưuýchobạnlà:Dùbạnchọnhệthốnglịchtođểbàngiấyvớinhiềukhuvựcvàtínhnănghoặcmộthệthốnglịchđơngiảncóthểđútvàotúihoặcví,bạnhãysửdụngloạinàocótínhnănghiểnthịlịchcảtuần.Điềunàysẽcủngcốkhảnănglậpkếhoạchtheotuầncủabạnvàtăngkhảnăngthànhcôngcủabạncảtronghoạtđộnglậpkếhoạch,lẫnthựcthicôngviệc.
Nếumuốnsửdụngmộthệthốnglớnvàphứctạphơn,bạncóthểgộpnhữngmụcnhỏnhưmụcsổđịachỉ,mụcKếhoạchdựánhoặcmụcdànhchonhữngghichépbạnthựchiệntrongsuốtcáccuộchọp.Hãyhọccáchsửdụngđểkhaithácđượctốiđahệthốnglịchcủabạn.Mộtchúttưởngtượngkếthợpvớihuấnluyệncơbản,phươngphápthửvàsaisẽđemlạichobạnkhảnăngtheodõivàhoànthành.
Mộthệthốnglịchhiệuquảsẽgiúpbạn:
Nhắcbạnnhớvềnhữngnhiệmvụtrongtươnglai
Ghichúcáccuộchẹn
Viếtdanhsáchnhữngviệccầnlàmhoặclậpkếhoạchchotuầnkếtiếp
Ghichúcáchạnchótquantrọng
Làmviệcdựatrêncáchạnchótvàghichúcácdấumốc
Nhắcbảnthânvềnhữngsựkiệnthườngniênnhưsinhnhật,ngàynghỉ,ngàykỉniệmvànhữngngàyđặcbiệtkháctrongcuộcsống
Viếtlạicácghichútrongcáccuộchọp
Giữthôngtinvềđịachỉvàsốđiệnthoại
Cungcấpthôngtinchungnhưvùngthờigian,mãvùngđiệnthoại
Dànhthờigianchonhữngviệcbạnđãlênlịch
Sắpxếpthờigianchonhữnghoạtđộngtáidiễnnhưgặpgỡnhânviênhàngtuần,xửlýthưđiệntửhaycôngviệcgiấytờ
Lưutrữcácthôngtincánhânnhưsốbảohiểmchínhsách,sốgiấyphépláixe,sốđăngkýxe,v.v…
Sắpxếpcáchoạtđộngdựatrênmụctiêuvàmụcđíchcủabạn.
Mộthệthốnglịchđượcsửdụngtốtđểlênlịchvàhoànthànhcác
hoạtđộngcóthểgiốngnhưHình7.3.
Cácgiảiphápđiệntửđểtheodõivàhoànthành
Vớitôi,việcchuyểnsanghệthốnglịchđiệntửrấtcóýnghĩa.Hầuhếtcácmáytínhđềucómộtứngdụnglịch,khôngdạngnàythìdạngkhác.Nếukhông,trênthịtrườngcóhàngchụcứngdụngquảnlýthôngtincánhân,vàtùythuộcvàobảnchấtcôngviệccủabạn,bạncóthểtìmđượcmộtứngdụngphùhợpvớinhucầucủamình.Việctựsắpxếpbằngmộttrongnhữngứngdụngnàyrấtnhanhvàlinhđộng.Thaychonhữngnỗlựcchánngắtvàđôikhingốnrấtnhiềuthờigiandànhchoviệcsắpxếpvàlậpkếhoạchbằnggiấy,mộtchươngtrìnhlịchtốtcóthểgiúpbạnsửdụngmáytínhđểghilạihoặctìmkiếmmọiviệcmộtcáchnhanhchóng.Bạncóthểviếtcácmẩughinhớchonhữngngàytrongtươnglaiđểchúngtựđộngxuấthiệnvàothờiđiểmthíchhợp.
Hình7.3.Mẫulịchsắpxếpvàtheodõicôngviệc
Phầnlớncôngviệccủachúngtaxuấthiệndướidạngthưđiệntử.Đólàmộtquátrìnhđơngiảnvànhanhchóngđểkéovàthảthưđiệntửvàodanhsáchviệccầnlàmhoặcvàophầnlịchcủabạnvàviếtghinhớđểxửlýchúngvàothờiđiểmbạndựđịnhxửlý.
Nếubạngửithưđiệntửhướngdẫn,bạncóthể“đánhdấu”mộtbứcthư“bằngcờ”,vànósẽnhắcbạnvàođúngthờiđiểmđểtheodõinếubạnvẫnchưacóphảnhồinào.
Nhữngthiếtbịcầmtayhiệnnaykếthợprấtnhiềuchứcnăng,baogồmcảchứcnăngđiệnthoại,gửithưđiệntử,gửitinnhắnvănbản,lịchvàquảnlýnhiệmvụ.Cómộtlợiíchrấtlớnkhisửdụngnhữngthiếtbịnàylàchúngthườngđồngbộhóavớimáytínhđểbànhoặcmáytínhxáchtay.Việclưugiữtấtcảnhữngthôngtinquantrọngcủabạntrongmộtthiếtbịđơngiảnđemlạirấtnhiềuthuậnlợi.Nhữngnhắcnhởđượcbạncàiđặttheobạntớibấtcứnơinàobạnđi,vàbạncóthểnhanhchónghànhđộngđểtheodõinhữngvấnđềquantrọng.(Chương9trìnhbàychitiếthơnvềcáchsửdụngnhữngthiếtbịnày.)
Kếthợphệthốnglịchgiấyvàlịchđiệntử
Dùtôithườngkhuyếnkhíchmọingườitiếpthucôngnghệvàvitínhhóahệthốnglịchcủahọ,nhưngcóthểmộtsốngườinhậnthấyvitínhhóakhônghợpvớikiểucôngviệccủahọ.Chẳnghạn,đếnmộtcuộchẹnăntrưavớimộtchiếcmáytínhxáchtaythìcóvẻhơi“cồngkềnh”.Nhiềungườiđãkếthợpthànhcônghệthốnglịchđiệntửvàhệthốnglịchgiấy,tậndụngđượclợithếcủacảhai.HầuhếtcácgóiphầnmềmQuảnlýthôngtincánhân(PIM)đềucóthểinlịchrathànhcáckíchcỡ.Khiđếncáccuộchẹn,bạncóthểsửdụngbảninđó.
CÁCNHÓMLÀMVIỆCVớisựxuấthiệncủahệthốngmạnglưới,điềunàyhoàntoàncó
thể,thậmchíchúngtacóthểhìnhthànhmạnglướivớibấtcứnhómnàotrongmộttổchức.Việctrướckiacầnkhoảnđầutưhàngtriệuđôlagiờcóthểtrởthànhphươngtiệncủahầuhếtcácnhómnhỏ.
Phầncứngvàphầnmềmcầnthiếtchomạnglướivàgiaotiếpgiữacáccánhânvớinhauđãnằmtrongkhảnăngchitrảcủagầnnhưtấtcảmọidoanhnghiệp.
Việctheodõivàhoànthànhđượcnângcaođángkểtrongnhómvìcácnhómcóthểpháttriểnnhữngkếhoạchcụthểchocácdựánliênquanđếnnhiềungườikhácnhau.Cáckếhoạchnàycóthểđượcthựcthiđồngthờivớinhau,đượctheodõi,đượcgiámsát,haychỉđơngiảnlàđượcnhìnthấybởibấtcứthànhviênnàotrongnhóm.
Từgócđộngườiquảnlý,bạncóthểdễdàngtheodõinhiềudựán.Bạncóthểxembấtcứdựánnàohoặctấtcảcácdựánthuộctráchnhiệmcủanhữngngườiphảibáocáotrựctiếpvớibạn.Bạncũngcóthểxemcácnhiệmvụriêngbiệtvànhữnghạnchóthoànthànhcủabấtcứdựánnào,hoặcxemcácnhiệmvụriêngbiệt(vàhỗnhợp)củanhiềudựáncùngmộtlúc,tùythuộcvàophầncứngvàphầnmềmcủabạn.Tínhnăngnàygiúpbạntheodõiđượcnhiềuhạnchót.
Bạncóthểthấyđượctriểnvọngcủacôngviệcđanglàmtừquanđiểmcủabấtcứngườinàocóliênquanvàtheodõicôngviệccầnhoànthànhcùnglúchoặctrướckhihoànthànhnhữngnhiệmvụkhác.Bạncóthểxácđịnhnhữngvấnđềmàbạncóthểkhôngýthứcđược,hayđơngiảnlàkhôngngờtới.Chẳnghạn,nếubạnxemdanhsáchviệccầnlàmcủavàingườitrongcáccộtởcùngmộtmànhìnhvàbạnthấymộtngườicólượngcôngviệcquánhiềuhoặcquábấtcông,cóthểbạnmuốnxemlạicáchvănphòngcủabạngiaophónhiệmvụ.
Khicóthayđổi,điềuchỉnhhoặccậpnhật,tấtcảmọingườitrongmạnglướiđềunhậnđượcluôn.Thôngtincóthểđốichiếuvớithờigianvàhạnchót.Nếumộtcánhânnàođóbịốm,cóthểdễdàngxácđịnhđượctráchnhiệmvànhiệmvụcủaanhta/côta,sauđóphânbổđồngđềucôngviệcđóchonhữngthànhviênkháctrongnhóm.Nhucầugặptrựctiếpđểbànvềcácvấnđềhoặccáckếhoạchgiảmđángkể,từđó,tăngthờigianchocôngviệcthựcsự.
THEODÕIVÀỦYTHÁCGiaophó,ủytháclàyếutốquyếtđịnhphầnlớnhiệuquảcủabạn
trêncươngvịngườiquảnlý,giámsáthayđiềuhành.Chấtlượngcông
việccủabạncũngphụthuộcvàokhảnăngbạncóthểgiaophónhiệmvụcóthíchhợphaykhông.Giaophóđúngngườigiúpbạntheodõivàhoànthànhcôngviệchiệuquả.Nếubạngiaođúngviệcchođúngngười,năngsuấtlàmviệccủabạnsẽtăngtheocấpsốnhân.
Trongquátrìnhlậpkếhoạch,pháthiệnramìnhhayngườikhácbịquátảicàngsớmthìbạnsẽgiảiquyếtvấnđềcànghiệuquả.Bạnkhôngthểkỳvọngtựmìnhlàmhếtmọiviệcđược.
Hãytiếtkiệmthờigianchonhữngviệcbạnlàmtốtnhất,vàgiaophónhữngviệccònlại.
―JulieMorgenstern,tácgiảcuốnsáchKhôngbaogiờkiểmtrathưđiệntửvàobuổisáng(NevercheckE-mailintheMorning)
Bạncóthểlãngphírấtnhiềuthờigiankhicốgắngthànhthạoviệcgìđómàbạnkhônggiỏi.Giaophóđúngngười,đúngviệcbằngnhữngkỹnăngđúngđắnlàmộttrongnhữngkỹnăngquantrọngnhấtcủangườiđiềuhành.Khibạngiaophócôngviệclàbạnđangấnđịnhnhiệmvụchomộtngườikhácthựchiện,ấnđịnhchongườiđóquyềnthựchiệnnó,dùbạnkhôngchuyểngiaotráchnhiệmcánhâncủamình.Tráchnhiệmvẫnphảithuộcvềbạn.
Mộttrongnhữngnguồnthôngtintốtnhấtvềchủđềgiaophó,ủytháclàcuốnsáchĐừnglàm,hãygiaochongườikhác!(Don’tdoDelegate)củatácgiảJamesJenksvàJohnKelly.Haidanhsáchbêndưới,đượcđúcrúttừcuốnsáchnàyvànhữngcuốnsáchkhác,đốichiếucáchchuyểngiaohiệuquảvàkhônghiệuquả:
Cómộtlýdoquantrọnghơnđểcảithiệnkỹnăng“nhờ”ngườikháclàmviệcchobạn.Khaithácsựhỗtrợcủangườikháclàcáchduynhấtgiúpbạnđạtđượcthànhcôngtrêndiệnrộng,cảtrongcôngviệclẫntrongđờitư.Chỉbằngcáchtậndụngsựhỗtrợcủangườikhácbạnmớicóthểtăngkếtquảđầuracủamìnhtheocấpsốnhân.Hiểubiết,thờigian,khảnănglàmviệchiệuquảcủamỗicánhânđềucóhạn.Chuyểngiaokhéoléođồngnghĩavớitiềmnănglàmviệcvôhạn.
CHUYỂNGIAO–SỬDỤNGCÔNGCỤĐIỆNTỬ
Trongmộtsốnềnvănhóa,cáchbạnchuyểngiaocóthểlàmộtđềtàinhạycảm.Kháchhàngcủachúngtôi,mộtcôngtyđiệnlựclớnởHàLan,đãtrảiquađiềuđó.Cáchmộtsốngườichuyểngiaocôngviệccóthểgâyphảnứngtiêucực.Mộtsốnhânviêncóthểphảnứnglạivớicáchhọđượcyêucầuphảilàmgì.
VănphòngIBTcủachúngtôiđãgiảiquyếtvấnđềnàytheocáchsau:SửdụngphầnmềmMicrosoftOutlook.HọquyếtđịnhdạychotấtcảnhânviêncáchsửdụngdanhsáchnhiệmvụtrongOutlookđểtheodõicáchoạtđộngmàkhôngcầnphảithườngxuyênhỏihannhânviênvềtiếnđộcôngviệc.HànhđộngđầutiêncủaIBTlàđểngườiquảnlýcóliênquanđimộtvòngvàgặptấtcảnhânviên,rồithôngbáochohọvềphươngphápmớiđểtheodõinhiệmvụđượcchuyểngiaothôngquaOutlook.Ôngnhấnmạnhkhiứngdụngcôngcụđiệntửnày,mọinhânviênsẽdễdàngquảnlýnhiệmvụcủamình.
CácmụctráchnhiệmcánhânđượctạoratrongchínhphầnquảnlýnhiệmvụcủaOutlook.Tấtcảcácnhiệmvụđềuđượcấnđịnhchongườicótráchnhiệm.
Thêmmộtcộtvàobảngdanhsáchnhữngviệccầnlàmđểthểhiệnlượngphầntrămcôngviệcđượchoànthành.Bằngcáchnày,ngườiquảnlýcóthểnhìndanhsáchnhiệmvụtổngthể,cònngườichịutráchnhiệmthựchiệncóthểghichúhọđãhoànthànhhoặcxửlýnhiệmvụđượctớiđâurồi,25%,50%hay75%,…
Nhữngngườiquảnlývẫncầnphảiápdụngcácnguyêntắcđãđượcnhắcđếnkhitrước,nhưngvớicôngcụnàyhọcóthểtheodõiphầnlớnnhữngviệcbênngoàiphòngbancủahọmàkhôngcầnquantâmtháiquátớinhânviên.
Nhânviênđánhgiácaoviệcngườiquảnlýđếngặphọvànỗlựccảitiếnquytrìnhchuyểngiaotrongphòngban.Chỉriêngviệcđócũnglàmộtnỗlựcđángtrântrọngrồi.
NHỮNGNGOẠILỆCỦANGUYÊNTẮCCóthểrấtkhóchịukhibạnphảitheodõinhữnggìngườikhác
làm.Tuynhiên,nếubạnkhôngtheodõicôngviệccủacấpdưới,thìbạndễgặpthấtbại.Cáchbạngiaonhiệmvụchongườikháccóthểảnhhưởngtớikếtquảcủabạn.Giaoviệchiệuquảgiatăngđángkểthànhcôngcủabạn.Cónhữngngườichắcchắnsẽkhôngthựchiện,nênđừnggiaoviệcchohọ.Hãygiaoviệcchongườikhác,hoặctìmcáchkhácđểhoànthànhcôngviệc.
Tôisửdụngmộtphươngphápcũ.Khiphảihoànthànhviệcgìđó,hãygiaonóchomộtngườibậnrộn.Ngườinhànrỗithườngvẫnduytrìtìnhtrạngnhànrỗikhiđượcgiaoviệcđểlàm.Ngườibậnrộn–nếuhọlàmviệchiệuquả–bậnrộnvìhọlàmviệcthườngxuyên,liêntụcvàđóchínhlàngườibạnmuốngiaonhiệmvụcho.
THIẾTLẬPPHẦNTHEODÕICỦAQUÁTRÌNHLÀMVIỆC
Hãytậptrungvàophầnkhởiđầu,kếtthúctựnóchămsócnó.
―NeilFiore,tácgiảcuốnThóiquenhiệntại(TheNowHabit)
QuátrìnhlậpKếhoạchtuầncủabạntrởthànhkhoảngthờigianchínhthứcchobạnxemxétlạicôngviệccủamình,đánhgiácácmụctiêuvàkếhoạch,xácđịnhthứtựưutiênchocácviệctrongtuầntớivànhắcbạnviệcbạncầnphảitheodõi.ViệclậpKếhoạchtuầnvàthựchiệntheokếhoạchsẽđảmbảokhôngviệcquantrọngnàobịxemthườnghoặcbỏlỡ.
Làmộtngườigiámsát,quảnlýhayđiềuhành,bạnnêntậndụnghìnhthứchọpriênghaingườihàngtuầnvớinhữngngườiphảibáocáotrựctiếpvớibạnnhưquãngthờigianđểtheodõinhữngviệcbạncầnđểmắttớichotớikhihoànthành.Bằngcáchsắplịchvàduytrìnhữngcuộchọpnàythườngxuyên,cấpdướicủabạnsẽbiếtbạnđangtrôngchờđiềugì.Nóhủybỏviệckiểmtrangẫuhứngvàlàmphiềncấpdướicủabạngiữaquátrình.Ngượclại,nhânviêncủabạncócơ
hộitheodõinhữngviệcđầuvàomàbạncótráchnhiệmcungcấp.Họbiếtcuộchọplàthờigianhữuích,giúphọhoànthànhcôngviệccủahọtốtvànhanhhơn.
Nếubạnhọccáchnhậnbiếtđượcnhữngcôngcụtồntạiđểdễdànghóaquátrìnhtheodõi,hoànthànhvàbiếnnhữngcôngcụđóthànhmộtphầnhiệuquảtrongtiếntrìnhlàmviệccủabạn,bạnsẽthấydễdànghơnnhiềuđểkiêntrìtheođuổithànhcông.
THỰCHÀNHCHƯƠNG71. Bạnđạtđượcthànhcôngvàhiệuquảtớiđâuphụthuộcchủyếuvàomứcđộgắnkếtcủabạnvớiđiềubạnđangnỗlựchoànthành–nóicáchkhác,theodõivàhoànthành.Mọiviệcxảyravìbạnkhiếnchúngxảyra,hoặcbạnphảikiêntrìtheođuổichotớikhibạn“đuổikịp”.
2. Sửdụngcáchệthốngnhắcnhởđơngiản,dễdànggiúpbạnkhắcphụcđượccácvấnđềvàchuyểnsangnhiệmvụquantrọngnhấtcủabạn.Nếubạncómộtchồnggiấytrênbànlàmviệcvớinhữngnhiệmvụchitiếtcầnhoànthành,hãyđánhbayđốnghỗnloạnbằngcáchđịnhngàygiảiquyếtcôngviệcnàytrongmộtcuốnlịch,vàlưugiấytờvàotronghồsơghinhớ.Sauđó,vàođúngngàythíchhợp,sốgiấytờđósẽxuấthiệnđểnhắcbạnnhớtớinhiệmvụcầnhoànthành,vàbạnsẽdànhthờigianđểhoànthànhnhiệmvụđó.
3. Loạibỏđốnggiấynhớbừabộnbằngcáchtậphợptấtcảvàomộtcuốnsổghichép.Hãysửdụngnóhàngngàyđểcủngcốthóiquen,đồngthời,đểgiữbànlàmviệccủabạnđượcsạchsẽ.Hãysửdụngsổghichépkhibạnđộtnhiênnhớramộtviệcgìđóbạncầnlàmvàmuốncómộtchỗđểviếtlạiviệcđó.Hãysửdụngnóđểtheodõinhữngyêucầubằnglờinói.Hãyghingàychomỗinhiệmvụcầnhoànthành,vàgạchchéokhinhiệmvụđóđãđượchoànthành.Mộtcuốnsổghichépcungcấpmộthệthốngnhắcnhởvàmộthệthốngtheodõi,tấtcảtrongmột,bằngcáchkhuyếnkhíchbạnlàmviệcvàxácđịnhcácnhiệmvụcầnhoànthành.
4. Hãysửdụnghệthốnglịchchophépbạnlậpkếhoạchcảtuầnmột
lúc.ĐiềunàysẽcủngcốthóiquenlậpKếhoạchtuầnvàtăngkhảnăngthànhcôngcủabạncảtrongviệclậpkếhoạchvàviệchoànthànhcôngviệccủabạn.
5. Hầuhếtmọingườiđềukhôngbaogiờsửdụngđượchếtcáctínhnăngcủahệthốnglịch.Mộtchúttưởngtượngkếthợpvớiphépthửvàsaicầnthiếtsẽchobạnthấykhảnăngtheodõivàhoànthànhcôngviệcmàbạnkhôngbaogiờcóthểđoánđịnhđược.
6. Khôngđượcxemthườngnhữnggiảiphápđiệntử.NếucôngtycủabạnsửdụngOutlookhoặcmộtứngdụngnhómkhác,hãycânnhắctớiviệcsửdụngnónhưmộtcôngcụquảnlýnhiệmvụhoặclênlịchcủabạn.HầuhếtcácthiếtbịkỹthuậtsốhỗtrợcánhânPDAvàmáytínhbỏtúiđềuhỗtrợOutlook(vànhữngứngdụngthôngdụngkhác)lànhữngcôngcụhữudụngchonhữngngườithườngxuyênphảidichuyển.
7. Giaoviệclànhântốchínhquyếtđịnhhiệuquảcôngviệccủabạn.Chấtlượngcôngviệccủabạnphụthuộcvàokhảnănggiaoviệccủabạn.Hãygiaoviệcchođúngngườivàbạnsẽtăngnăngsuấtlaođộngcủamìnhtheocấpsốnhân.Hãynhớ,khibạngiaoviệc,bạnđangchỉđịnhmộtngườikhácthựchiệnmộtcôngviệcvàtraoquyềnchohọlàmviệcđó.Tuynhiên,bạnkhôngchuyểngiaotráchnhiệmhaytrọngtrách.Tráchnhiệmhaytrọngtráchvẫnphảilàcủabạn.
8. Hãybiếnviệctheodõivàhoànthànhthànhmộtphầnquátrìnhcôngviệccủabạn.Bạncóthểlàmviệcnàybằngcáchxemnónhưmộtphầnquátrìnhtổngkếthàngtuầnkhibạnthườngxuyêngặpnhữngngườiphảibáocáotrựctiếpvớibạn.Hãynhớrằngnhữngcuộchọphàngtuầnnàycũnglàthờigianchonhânviêncủabạntheođuổinhữngkếtquảmàbạnkỳvọngnhậnđược.Nếutheodõivàhoànthànhcótácdụnghaichiềuthìnhữngcuộchọpnàysẽtrởthànhkhoảngthờigianhữuích,đángtingiúpmọingườilàmviệctốtvàhiệuquảhơn.
9. Cuốicùng,hãynhớnhữngchìakhóacủathànhcông:Kiêntrì,lịchtrìnhvàthóiquentốt.Đừngtừbỏ!Hãysửdụngcáccôngcụcủabạn(lịch,thiếtbịcầmtay,chứcnăngtìmkiếm…)đểbạnđượcnhắcnhởđúnglúclàphảitheodõicácviệc,vàkhibạnđượcnhắcnhở,hãyhànhđộngngay!Hãytạoracáclịchtrìnhđể
củngcốviệchoànthànhcủamình–chẳnghạn,kiểmtramụcthưđượcđánhdấubằngcờcủabạnhàngngày,dànhthờigianlậpkếhoạch,tổngkếttuầnvàbámvàođó,lênlịchhọpriênghaingười,mặtđốimặthàngtuầnvớitừngcấpdướitrựctiếpcủabạnvàxemxétnhữngvấnđềmở.Hãybiếntấtcảnhữngviệcnàythànhthóiquen!Hãybiếnsựkiêntrìthànhmộtthóiquen.
CHƯƠNG8Làmđúngngay!
Bạnkhôngthểtrốnchạykhỏitráchnhiệmcủangàymaibằngcáchtrốntránhnóhômnay.
―AbrahamLincoln
TÓMLƯỢCCHƯƠNG8Trongchươngnày,bạnsẽhọcđược:
Làmđiềubạnnghĩlàquantrọngvẫnchưađủ.Hãykiểmtraxemkỳvọngcủakháchhànglàgìvàhãyđápứngnhữngnhucầuđó.
Đểcảithiệnquátrìnhlàmviệcnhómcủabạn,bạnnênbắtđầuvớiquátrìnhlàmviệccánhâncủamình.
Đểtạoratiếnbộvượtbậc,bạncầnphải“cấmvận”nhữngcáchxửlýcôngviệccũvàbắtđầusửdụngnhữngphươngphápmớiđểgiớithiệucáccáchlàmviệchiệuquảhơn.
HÃYÁPDỤNGNGUYÊNTẮCNÀYVÀĐÓLÀTẤTCẢNHỮNGGÌBẠNCẦN
LÀMNếucómộtnềntảngtriếtlýchochươngtrìnhPEP,thìcóthể
địnhnghĩanónhưứngdụngcảitiếngiatăngliêntụcchocácquátrìnhcơbảntrongcôngviệccủamộtngười.Đólàcáchtôithiếtkếchươngtrình(dùtôiphảithừanhậnrằngmìnhđãkhôngthựchiệnnómộtcáchcóýthức!).Tôisẽtrìnhbàycụthểhơnvềvấnđềnàytrongchương10.
CómộttừtiếngNhậtđượcbiếtđếnrộngrãiđểchỉquátrìnhnàylàtừKaizen.DùKaizenđượcsửdụngphổbiếntrongcáctậpđoàn,nhưngbảnchấtcủanólàgiảiquyếtnhữngquátrìnhlớncủadoanhnghiệp.Vìcuốnsáchnàygiảiquyếtkhíacạnhcánhân,nêntrọngtâmcủachươngnàylàứngdụngKaizenvàoquảnlýcánhân.
Hiểnnhiên,thựchiệnnhiệmvụđúngngaytừđầulàtốtnhất.Nótiếtkiệmthờigian.Nómanglạikếtquảnhưmongmuốn.Làmđúngnghĩalàbạnbiếtđiểmmấuchốttrongcôngviệccủabạn.Nhưnglàmđúngcũngcónhiềuviệccầnbànliênquantớicáchbạnxửlýcôngviệccủamình.
(Làmthếnàođể)gấpbộiđầuracủachúngta:Tựquảnlý–đólàcáchtốtđốivớibấtkỳngườinàomuốnpháttriểnnhanhchóngthôngquanỗlựccánhâncóhệthống.
―JamesMcCay,tácgiảcuốnsáchQuảnlýthờigian(TheManagementofTime)
Quakinhnghiệmcủacáckháchhàngởnhiềunướckhácnhau,tôiđãhọcđượcmộtđiềulàhầuhếtmọingườiđềuthànhthạovàcóchuyênmônđểthựchiệncôngviệccủahọ,nhưnghọkhônghiểunhữngnguyêntắctổchứclàmviệchoặckhôngbiếtứngdụngnhữngnguyêntắcđóvàocôngviệccủamình.
Hầuhếtmọingườiđềuhiểucảitiếnquátrìnhlàmviệclàcảitiếnhệthốngmáytínhhoặccảitiếnquytrìnhsảnxuất.Hầuhếtcáccánhânđềuchỉcóýniệmmơhồvềquytrìnhlàmviệccánhân,vàhiếmkhi,nếucó,họchútâmtớiquátrìnhlàmviệccánhânnày.
CảitiếnquátrìnhrơivàokháiniệmChấtLượng.Sángkiếnchấtlượng,Quảnlýchấtlượngtoàndiện,6S,…tấtcảđềugiảiquyếtcùngmộtvấnđề:Cảitiếnquátrình.Cảitiếnquátrìnhgiảmthiểulãngphí.Nhiềuviệcđượchoànthànhhơnvớithờigian,côngsứcvànỗlựcíthơn.
Bằngcáchứngdụngnhữngnguyêntắcvàthủthuậtkhóđạtđượcnhưnglạiđượctìmthấytronghầuhếtcácchươngtrìnhchấtlượngvàoquátrìnhlàmviệccánhâncủabạn,bạncóthểthuđượcnhữnglợiíchmàcáccôngtyđãđượchưởngnhiềuthậpkỷqua.ChươngnàysẽbànchitiếtvềnhữngýtưởngbạncóthểápdụngvàHãylàmđúng
ngay!
TẠISAOLẠILÀCHẤTLƯỢNG?TổchứcAmericanSocietyforQuality(www.asq.org)đãchophép
xuấtbảnnhữnglậpluậncủahọvềChấtlượng:
Chấtlượngkhôngphảilàmộtchươngtrình;đólàmộtcáchtiếpcậnkinhdoanh.
Chấtlượnglàtậphợpnhữngcôngcụvàkháiniệmđãđượcchứngminhlàcóhiệuquả.
Chấtlượngđượckháchhàngđịnhnghĩathôngquasựhàilòngcủahọ.
Chấtlượngbaogồmsựcảitiếnliêntụcvànhữngsựkiệnđộtphá.
Cáccôngcụvàthủthuậtchấtlượngphảiứngdụngđượctrongtấtcảcáckhíacạnhcủadoanhnghiệp.
Chấtlượngphảihướngtớibiểuhiệnxuấtsắc;bấtcứthứgìkémxuấtsắcđềucầncảitiến.
Chấtlượngtăngsựhàilòngcủakháchhàng,giảmvòngthờigianvàchiphí,loạibỏlỗisaivàviệclàmlại.
Chấtlượngkhôngphảichỉdànhchocácdoanhnghiệp.Nócũngpháthuytácdụngtrongnhữngtổchứcphilợinhuậnnhưtrườnghọc,trungtâmchămsócsứckhỏevàdịchvụxãhộihaycáccơquanchínhphủ.
Kếtquả(biểuhiệnvàtàichính)làhệquảtựnhiêncủaquảnlýchấtlượnghiệuquả.(BảnquyềnthuộcAmericanSocietyforQuality.)
NếumộtngườilãnhđạohaymộtngườiquảnlýthựcsựmuốncảitiếnbiểuhiệnnhómcủamìnhthìsángkiếnChấtlượngchínhlàcâutrảlời.Chúngđơngiảnnhưnghiệuquả.
KAIZENKaizenlàkháiniệmquảnlýquantrọngnhấtđượcápdụngcho
ngànhsảnxuấttrongsuốt50nămqua.KaizenlàtừtiếngNhậtcónghĩalà“liêntụccảitiến”.Tôithíchthêmtừ“giatăng”vàođó–tôithấycầnphảiduytrìnhữngcảitiếnnhonhỏtăngdầnđểđảmbảochúngkéodàimãi.Nhữngcảitiếnnàychủyếuđượcápdụngchocácquátrìnhliênquantớicôngviệc.Dođó,tôicóthểđịnhnghĩaKaizenlà“liêntụcgiatăngcảitiếnquátrình”.
ÁpdụngKaizenvàomôitrườnglàmviệccủanhânviênvănphòngrắcrốihơnmộtchútsovớivàoquátrìnhsảnxuấthữuhình.Ngườiquảnlývànhữngngườilàmdịchvụcónhữngquátrìnhmangtínhngẫuhứngvàkhóđịnhnghĩahơn.Điềunàyđặcbiệtđúngkhinóivềquytrìnhlàmviệccánhâncủahọ.
Năngsuấtlàmviệccủagiớiviênchứcthườngrấtthấp.CácchuyêngiahuấnluyệnIBTcủachúngtôiđãpháthiệnratrungbìnhnhữngngườichuyênnghiệplãngphí50%thờigiancủahọ.Nhưthếkhôngcónghĩalànóinhữngngườichuyênnghiệpkhônglàmviệcchămchỉ.Hầuhếthọlàmviệclàchămchỉ.Chỉđơngiảnlàhọkhônghoànthànhđượcnhiềuviệcnhưhọcóthể!Baonhiêulầnbạnvềnhàvàocuốingàyrồinhìnvàodanhsáchnhữngviệccầnlàmcủabạnvàpháthiệnramớichỉcóvàiviệcđượchoànthành,vàbănkhoănkhôngbiếtngàyhômđócủamìnhđãđiđâu?
Tôiđãhỏinhữngngườithamgiatrongcáchộithảocủatôi,họthườngđưanhữngnhiệmvụmànếuđượchoànthànhcóthểcảithiệncáchhọxửlýcôngviệccánhânvàodanhsáchviệccầnlàmhàngngàycủahọtớimứcnào.Hiếmkhingườitadànhthờigianchonhữngviệccóthểcảithiệnquátrìnhlàmviệccủamình!Nhưngkhinóitớivấnđềcảithiệnnăngsuấttiềmnăng,khônggìtiềmnănghơnkiểmtrahànhvicủachínhbạntrongcáchthựcthicôngviệc.
Nếubạnchỉchấpnhậnduynhấtkháiniệmnàytừcuốnsáchnày,vàchỉápdụngduynhấtkháiniệmnàychobảnthân,bạncóthểnémphầncònlạicủacuốnsáchđivànhưvậytôiđãthànhcôngtrongviệcgiúpbạntrởnêncótổchứcvàcóhiệuquảhơn.
PEP–CÔNGCỤTHỰCTẾĐỂCẢITHIỆNCHẤTLƯỢNG
ỞmộtchinhánhcủahãngôtôGeneralMotors,mộtkháchhàngđãnói:
Cácbậcthầyvềchấtlượngđãxâydựngnhậnthứcởđây,nhưngPEPđãbiếnquảnlýthờigianvàhiệuquảtổchứctrởnênkhảthivìnó“đánh”vàocôngviệc,bànlàmviệcvànóthựctế.
Cảithiệncáchbạnxửlýcôngviệcsẽđemlạichobạnkếtquảhữuhìnhvàngaylậptức.Kếtquảđạtđượcsẽkhuyếnkhíchbạnmởrộngphươngphápsangcácquytrìnhkhácvàđemlạichobạnsựkiêntrìđểtiếptụccảithiệnquytrìnhlàmviệcnàychotớikhibạnđạtđượcthànhcông.Nócũngđemlạichobạnthờigiantậptrungvàocảithiệnnhữngquytrìnhlàmviệcrộnghơn.
6SCómộtcáchtiếpcậncủangườiNhậtđốivớivấnđềchấtlượng
hiệnđangrấtđượcưachuộng,đólà6S.6Slàchữviếttắtcủa:
Seiri-Tổchức,sắpxếp
Seiton-Ngănnắp,gọngàng
Seiso-Sạchsẽ
Seiketsu-Tiêuchuẩnhóa
Shitsuke-Kỷluật
Sukam-Thóiquen
6ScónguồngốctừTrungQuốc,đãđượcngườiNhậtBảnsaochépvàápdụngthànhcông.6Slàquytrìnhchấtlượngphùhợphơn
vớinhữngứngdụnglàmviệccánhân.
TheoLeanAffiliates6Sđượcđịnhnghĩalà“bộnguyêntắctổchứckhảthiđượcthiếtkếđểtăngtínhhiệuquả,đượcxácđịnhlà:Sort–Phânloại:Táchriêngvàphânmụccáctàiliệucũngnhưcáccôngcụcầnhoặckhôngcần;Setinorder–Sắpxếpthứtự:Sắpxếpcáccôngcụvàcácvậtkhácđểdễsửdụng;Shine–Đánhbóng(hoặccọsạch):Duytrìtìnhtrạngsạchsẽsángbóng;Standardize–Tiêuchuẩnhóa:Tạoramộtkếhoạchcótínhhệthốngđểthựchiệnbabướcđầutiên;Sustain–Duytrì:Đưarabiệnphápthựchiệncácbướcđóđểbiếnchúngthànhmộtthóiquen.”
“Seiri”(tổchức,sắpxếp)cóthểđượcđịnhnghĩalàhànhđộngphânloạinhữngnộidungtrongvănphòngvàkhônggianlàmviệccủabạn,sauđóxácđịnhbạndùngcáigìchoviệcgì,bạncầngìvàkhôngcầngì.Hãybỏnhữngthứbạnkhôngcầnđi.Hãydọnsạchđốngbừabộn.Cáchnàycóthểápdụngchocảcôngviệcgiấytờvàđiệntử.
“Seiton”(ngănnắp,gọngàng)cónghĩalàđểcáccôngcụcủabạnởđúngnơithuộcvềchúng,giúpbạncóthểdễdàngtiếpcậnthứbạncầnkhilàmviệc.Cóthểlấyvídụlànhữngtàiliệuđiệntửđượcsắpxếpsaochocóthểdễdàngtruycậpđược.
“Seiso”(sạchsẽ)cónghĩalàgiữchomôitrườnglàmviệccủabạngọngàng,sạchsẽ.
“Seiketsu”(cáctiêuchuẩn)liênquantớicảviệclàmrõmọiviệcởđâuđểngườikháccóthểsửdụngnóbằngtrựcgiácvàtạoracáctiêuchuẩnchoviệcsắpxếpvănphòng(hồsơgiấyvàhồsơđiệntử;cácmụcđãđượcđồngtình;cácnhãndán;thờigianvàcáchthứcsửdụngthưđiệntử,điệnthoại,vàcáccuộchọp;khinàothìgâygiánđoạnbằngmộtcuộcgặptrựctiếp…).
“Shitsuke”(kỷluật)cónghĩalàtiếptụchoànthànhnhiệmvụbấtkểtìnhhuốnghaylýdogì,chotớikhinóhoànthành.
“Sukam”(thóiquen)–biếnchữ“S”đượcliệtkêđầutiênthànhmộtthóiquen!
Hãytưởngtượngnótheocáchnày:Đãbaogiờbạnnhìnthấy
ngườiđầubếpchuẩnbịmộtbữaănchưa?Tháirau,gọtkhoaitây,tìmkiếmcácthànhphầncònthiếu,chuẩnbịmónrautrộn,tháithịt,chotấtcảnhữngthứđóvàonấu,vàkhibữaănđãđượchoànthành,trônggianbếpnhưthểvừabịmộtcơnbãoquétqua.Bữaănrấtngon.Nhưngdọndẹplàcảmộtvấnđề!
HãysosánhcảnhtượngđóvớichuyếnviếngthămmộtnhàhàngcủangườiNhật.ThườngthìbạnsẽthấyvịđầubếpngườiNhậtchuẩnbịvàchếbiếncácmónănvớicảmộtnghệthuậttrongđó.Khihọchuẩnbị,họdọndẹpbềmặt,xoongchảovàcảdao.Tấtcảcácthànhphầnđềucóchỗriêng,cóthểdễdàngtiếpcậnvàlạiđượcđặtvềchỗcũsaukhiđãđượcsửdụng.Khibữaănđượcbàyra,gianbếpsạchbóngkhôngmộtvếtbẩn.Cũngkhôngphảimấtnhiềuthờigianhơnđểchuẩnbịbữaănđó.Nguyêntắcnàycóthểvànênápdụngchokhônggianlàmviệccủabạn.
Hãythiếtkếnơilàmviệccủabạntheocácnguyêntắc6S.Hãyđặtcáccôngcụtrởlạivịtrícũsaukhibạnđãdùngxong.Hãydọndẹpsạchsẽkhibạnthựchiện.
6Slàcáchsuynghĩvàlàmviệc.6Slànhậnbiếtnhucầucầnhiệuquả,ýthứcvềsựlãngphívànhucầucầnphảigiảmthiểusựlãngphíđó,dànhthờigianđểsắpđặtmọithứtheotrậttự,tìmcáchđểhoànthànhcôngviệctốthơnvàhànhđộngđểđạtđượcđiềuđó,đồngthờidọndẹpsaukhixongviệc.
Làmviệcgìđóđúngsẽtốnítthờigianhơnlàgiảithíchtạisaobạnlạilàmsai.
―Khuyếtdanh
KAIZENTẠINƠILÀMVIỆCTrongphầnnày,tôisẽtrìnhbàykỹlưỡnghơnvềcáchbạncóthể
sửdụngKaizentrongcôngviệchàngngàycủamình.
Bướcđầutiênrấthiểnnhiên:Nếutrongquátrìnhlàmviệc,kếtquảkhôngđượctốtcholắm,hãynhìnlạixemtạisaonókhônghiệuquảvàhãyđiềuchỉnh!
Tôicómộtphươngphápthựctếmàtôithấycóthểkhuyếnkhíchbảnthânnỗlựccảitiếnliêntục:Nếutôilàmviệcgìđócóvẻkhôngkhókhănhoặckhôngcórắcrốigì,tôiluôntựhỏibảnthân:“Lầntớimìnhcóthểlàmviệcnàydễdànghơnnhưthếnào?”vàsauđó,tôixửlýđiềutôiđãtìmra!
Chẳnghạn,giảsửtôicầngặpMattđểbànvềdựántôiđangthựchiện.Khitôigọiđiệnchoanhta,tôigặprắcrốivớiviệctìmsốđiệnthoạicủaanh.Vậynên,khitôitìmthấysố,ngaylậptứctôiđưanóvàothôngtinliênlạccủaanhta.TôinhớlàtôicầngọilạichoMattvàothứSáuđểbànvềtàiliệuchúngtôiđanggiảiquyết.Nếutôitạoramộtnhiệmvụchoviệcnày,tôicóthểđínhkèmtàiliệucầnthảoluậnđócùngvớithôngtinliênlạccủaanhta,đểkhithựchiệnnhiệmvụ,tôikhôngcầnphảitìmkiếmlạithôngtinnày.Tôighivàodòngtiêuđềcủanhiệmvụchínhxácđiềutôiđịnhnhắctớikhigọiđiện.Khicầnthựchiện(trongtrườnghợpnàylàgọiđiệnthoại),tôibiếtchínhxácđiềumìnhcầnlàmlàgìvàtôiđãcómọithứtôicầnđểcóthểlàmđượcviệcđó.
Hãynhớ,ngườitathườnghànhđộngkhiviệcđódễdàngđốivớihọ.Hãybiếnlàmviệc–lầntới–thànhviệcdễlàm.Đaphầnchúngtađềuthấyrõlợiíchcủaviệccảitiếnquytrình,nhưngchúngtathườngbiệnhộchoviệckhônghànhđộngcủamìnhbằngcáchnóirằngchúngtaquábậnrộnđểlàmbấtcứviệcgì.Hoặcchúngtanghĩ:“Khinàocóthờigianmìnhsẽ…”Điềutrớtrêulàchúngtakhôngcóthờigianđểkhônghànhđộng!
Bằngcáchliêntụccảitiếnphươngthứcchúngtalàmviệc,chúngtacóthểgiảmthiểulãngphí,loạibỏlỗisai,tănghiệuquảvàtheothờigian,càngngàychúngtacàngnắmđượcquyềnkiểmsoátcôngviệctốthơn.
ĐIỂMCHUẨNĐiểmchuẩn,haysosánhviệcbạnlàmvớiviệctốtnhấtcủamột
nhóm,làmộtcôngcụquantrọngđểcảitiếnchấtlượng.Việcsosánhnóichobạnbiếtbạnđãlàmviệctốtnhưthếnàovàchỉchobạnbiếtcáchđểcảitiến.QuytrìnhPEPđầutiênxácđịnhnhữnghệthốngvànhữngtổchứclàmviệccánhânxuấtsắc,sauđó,cungcấpđiểm
chuẩnchocáccánhânđểhọcóthểsosánhcáchhọxửlýcôngviệccủariêngmình.
Bạncóthểthấymộtsốthànhviêntrongnhómđãcócáchthứclàmviệcnăngsuấtvàhiệuquảđểhoànthànhcôngviệccủamình.Hãylấynhữngngườiđólàmgương.Nếucókhoảngcáchgiữanhữngngườithựchiệnxuấtsắcvàthựchiệntrungbình,hãyxácđịnhnhữngngườixuấtsắcđóđãthựchiệncôngviệccủahọrasaovàhànhvigìchophéphọthựchiệntốthơnsovớinhữngngườiđồngnghiệptrungbình.
TẬPTRUNGVÀONGĂNCHẶNPEPchuyểntừtrạngtháibịđộngsangtrạngtháichủđộng.Việc
đặtnhữngquytrìnhlậpkếhoạchtốtvàođúngchỗ,chophépbạnnhìnthấytươnglaivàngănchặnvấnđề.Nógiúpbạnnhậnranhữngdấuhiệubáonguyvànhữngđốmlửacóthểbùngcháytrongtươnglai.Bạnkhôngchỉýthứcđượcchúng,màvớitưduyLàmliềntay,bạnxửlýnhữngviệcnàykhichúngcòncóthểquảnlýđượcvàbạncóthểngănchặnnhữngvấnđềnghiêmtrọngxảyra.
THAYĐỔILIÊNTỤCMọingườithườnggặpkhókhănkhiđốiphóvớisựthayđổi.Tuy
nhiên,cảitiếnliêntụcđồngnghĩavớithayđổiliêntục.Nhữngnhàđiềuhànhđứngđầucóthểralệnh,nhưnghầuhếtnhữngngườiquảnlýhiệuquảđềuthíchthamgiacùngnhânviêncủamình.
Thayđổiliêntụckhócóthểxửlý,nếumụctiêucánhânvàkếtquảmongmuốnkhôngđượctuyênbốrõràngvàkhôngđượctổngkếtthườngxuyên.Quảnlýdựán,quảnlýthờigian,tổchứckhônggianlàmviệc,theodõivàhoànthànhlàtấtcảcácthànhtốcủacảitiếnliêntục.
TừgócđộcủamộtchươngtrìnhPEP,cảitiếnchấtlượngcóbathànhtốchính:
1.Xácđịnhđiềucầnphảicảitiến.
2.Lậpkếhoạchhànhđộngđểcảitiếnnó.
3.Triểnkhaikếhoạchđó.
THỰCHÀNHCHƯƠNG81. PEPcótiềmnăngtrởthànhnhântốthànhcôngquantrọngnhấtđốivớicánhânbạnvàcôngtycủabạn.PEPgiúpbạncócáchxửlýcôngviệctốthơn.Chỉchuyênnghiệpvàthànhthạovềmặtkỹthuậtđểthựchiệncôngviệccủabạnlàchưađủ;bạncầnphảihiểunhữngnguyêntắctổchứcsắpxếpcôngviệcvàứngdụngnhữngnguyêntắcđóvàocôngviệccủamình.
2. HãybiếnKaizenthànhmộtphầnquytrìnhlàmviệccủabạn.Hãytìmcáchđểcảitiếncácquytrìnhlàmviệc.Nếumộtcôngviệcchẳngcógìkhókhănhaychẳngcórắcrối,hãytựhỏibảnthân:“Lầntớitôicóthểlàmviệcnàydễdànghơnthếnào?”vàhànhđộngtheođiềubạnđãtìmrađược!
3. Hãyápdụng6Svàonơilàmviệccủabạn.Hãydọnsạchđốnghỗnđộnvàđặtcácthứtrởlạivịtrícũvốnthuộcvềchúng;dánnhãnmọithứđểbạncóthểdễdàngtìmđượcđồ;dọndẹpvàsắpxếpcôngviệccủabạn;thiếtlậplịchtrìnhđểgiữtấtcảtrongmộttrậttựhoànhảo.
4. Hãychọnmộtmôhìnhmàbạncóthểsửdụngnhưmộtđiểmchuẩntrongcảitiếnnăngsuấtvàhiệuquảcủabạn.
CHƯƠNG9Làmliềntay!Từbấtcứnơinào!Hiệuquảtrongmôitrườnglàm
việcdiđộng(MWE)
Vănphònglànơibạnđứng–chứkhôngphảinơinóđứng.
Việclàđiềubạnlàm–khôngphảinơibạnđến.
TÓMLƯỢCCHƯƠNG9Trongchươngnày,bạnsẽhọcđược:
ĐịnhnghĩavềmôitrườnglàmviệcdiđộngMWE.
NhữngxuhướngchínhcủaMWE.
Nhữngvấnđềkhókhănvàcáchgiảiquyếtkhilàmviệctrongmôitrườnglàmviệcdiđộng.
Mẹohayđểlàmviệchiệuquảtrongmôitrườnglàmviệcdiđộng.
PHÁTTRIỂNMÔITRƯỜNGLÀMVIỆCTạisaolạilàbâygiờ?
Nhiềukháchhàngnóivớichúngtôirằngtừnhiềunămnayhọđãbiếtkhônggianphònglàmviệccủahọthườngchỉđượcnhânviênsửdụngmộtphầnnhỏtrongkhiđóhọvẫnphảithanhtoánnhữngkhoảnchiphícaongấtngưởngchomộtvănphòngrộngrãilàmcạnkiệtlợinhuận.Kháchhàngcũngchiasẻvớichúngtôivềviệcnhânviêncủahọthườnghaynổicáu,ảnhhưởngtớibầukhôngkhígiao
tiếpvàlàmviệccủamọingười.
Hiệnnay,cóvẻnhưbấtcứnơinàobạnbiếnthànhcộngđồnglàmviệcthìcácvănphòng“đanxen”đềuđượckhámphá,tiếpnhậnvàthíchnghi.Tạisaobâygiờ,thếkỷ21,việcnàylạitiếptụcdiễnra?Chỉmộttừthôi–côngnghệ.
Côngnghệđãmanglạichochúngtamáytính,thiếtbịquảnlýthôngtin,điệnthoạidiđộng,máynhắntin,thưđiệntử,dịchvụgửivànhậnthưđiệntửtrênđiệnthoạidiđộng,tinnhắnnhanh,điệnthoạivệtinh,mạngInternet,mạngnộibộtổchứcvàcáccổngthôngtin,Skype,BlackBerry,tinnhắnvănbản,máyquétcùngnhiềuthiếtbịđachứcnăngkhác.Mỗithiếtbịcôngnghệnàyđềugópphầntạonênđặctrưngcủavănhóavănphònghay“sinhtháihọcnơilàmviệc”nhưcáchgọicủaFrankBecker(ĐạihọcCornell)trongcuốnsáchNơilàmviệctheothiếtkế(WorkplacebyDesign)ôngviếtcùngFritzvàSteele.
Nhữngphươngtiệnliênlạcdiđộngngàynayđemlạichochúngtakhảnănglưutrữvàtìmkiếmthôngtin(vớiđiềukiệnlàchúngtaápdụngđúngnhữngnguyêntắctổchứcsắpxếphiệuquả)từbấtcứnơinàochúngtađangđứng,từbấtcứnơinàochúngtamuốn.Côngnghệkhôngdây,băngthôngrộngvàtốcđộcaogiúpchúngtatruycậpvàkếtnốiliêntụcvớibấtcứđiềugìchúngtamuốn,từbấtcứnơinào.Hiệnnay,vấnđềnàycócảđiểmcộngvàđiểmtrừ.Ăntrưaởhầuhếtcácnhàhàng(mộtsốngườigầnđâyđã“đủthôngminh”đểgiảiquyếtvấnđềnày),bạnđềucóthểnghethấy“tiếngchuông”:Điểmtrừ.Ngượclại,thậtlàmộtdịchvụkháchhàngtuyệtvờinếubạncóthểtrảlờicuộcgọikhẩncấpcủamộtkháchhàngtừôtôcủabạn,từsânbay,hoặcthậmchínếucần,bạncòncóthểtrảlờingaycảkhiđangđibộ:Điểmcộng.Ngàynay,vănphònglànơibạnđứng,chứkhôngphảinơinóđứng.
Sựxâmnhậpcủagiaotiếpkhôngdâyvàovănphòngtạođiềukiệnchosựtruycậptoàncầuvàobấtkỳlúcnàovớibấtkỳaivàởbấtkỳđâu.Kếtnốinhanhchóng,xácthựctớithưđiệntử,thưđiệntửgửinhậnquađiệnthoạidiđộngvàmáychủcủacôngtyđãkhiếnchoviệcnhânviênphải“cắmrễ”ởmộtđịađiểmcốđịnhnàođótrởnênkhôngcầnthiết.NhântốtrongmạngInternet/mạngnộibộ,cùngvớitinnhắnnhanhđãkhiếnchúngtathấyrõrànghơnlànhữngtiếnbộcôngnghệđãthayđổivĩnhviễnnhucầuvềkhônggianlàmviệccủahômnayvàngàymai.Vìcócôngnghệ,chúngtacóthểởbấtcứnơi
đâuchúngtamuốnmàvẫncóthểhoànthànhđượccôngviệccủamình.Xinđượcnhắclạimộtlầnnữa,“vănphònglànơibạnđứng,chứkhôngphảinơinóđứng”.
“Môitrườnglàmviệcdiđộng”làgì?
Dùthayđổilàmộthằngsố,thìtốcđộcủasựthayđổitrongmôitrườnglàmviệc,docôngnghệmanglại,đãnạpnănglượngchovănhóavớitốcđộmạng24/7.Chúngtôichorằngthuậtngữtốtnhấtđểmiêutảmôitrườnglàmviệcmớinàylà“Môitrườnglàmviệcdiđộng”.
Cáctổchứcđãđịnhnghĩaquátrìnhnàybằngmộtloạtcáctêngọikhácnhau–chẳnghạnnhưdựán“Biếnđổinơilàmviệc”củaHewlett-Packard,dựán“Chiếnlượcnơilàmviệc”củaJonesLangLaSalle.Ngoàiracòncónhữngthuậtngữđượcsửdụngrộngrãinhưvănphòngdiđộng,vănphòngảo,vănphòngkháchsạnvàvănphòngkhônggiantựdo.
Tôithíchgọinhữngthayđổiởnơilàmviệcnàylànhữngbướccảicáchliêntục,dođó,tôiđãchọnthuậtngữ“Môitrườnglàmviệcdiđộng”đểmiêutảđúngnhấtnhữngthayđổiởnơilàmviệc.Dùmôitrườnglàmviệcdiđộngđượcgọilàgìthìchắcchắnnóvẫnlà,vàsẽmãilà“côngviệcđangtiếntriển”.Chắcchắn,5nămsau,cácquytrìnhvàcôngcụlàmviệcsẽrấtkhácsovớinhữngquytrìnhvàcôngcụlàmviệchiệnnay.
Vănphònglàmviệctạinhà
Dùlàmviệcchongườikháchaychochínhbảnthân,“vănphòng”gầnnhấtmànhiềungườitrongchúngtacóthểtìmthấychínhlàngôinhà.Vănphòngtạigiacóthểđượcchiathànhbaloạicơbản:
Côngtynhỏđặttạigiađình(Dễnhất)
Nếucóthìcũngrấtítnhânviên
Tấtcảcácthôngtinvàquyếtđịnhđềudiễnraởcùngmộtchỗ
Doanhnhân(Khóhơn)
Chuyênviêntưvấn,nhânviênbánhàngđộclập,nhàvăn,…
Làmviệcvớivàingườimộtlúc
Thuthậpthôngtintừnhiềunguồnkhácnhau
Đượcsửdụngnhưcơsởđểdichuyển
Nhânviêntậpđoàn(Khónhất)
Quảnlý,nhânviênhànhchính,tưvấnnhânviên,nhânviênbánhàng
Tiếpxúcvớinhữngnhómđôngngười
Lượngthôngtinlớnthườngđượctraođổivớinhiềungười
Nhiềunguồnthôngtinkhácnhau
Nhucầukếtnốivớingườikháclớn
MẪUSỐCHUNGCảbaloạivănphòngtạigiađềucóhaimẫusốchungcầnphảigiải
quyếtđểchúngcóthểhoạtđộnghiệuquả.Đólà:
1.Đưaralựachọnđốivớinhữngvấnđềcánhân.Vềưuđiểmbạnkhôngcầnphảiănmặcchỉnhtề,trangđiểmhaycạorâuhaymấtthờigianđilại.Chẳngainhìnthấybạnrasaokhibạnởnhàbạn.Nhưngkhôngphảilúcnàocũngvậy(mứcđộsửdụngvideongàycàngtăngsẽđemlạimộtloạtnhữngvấnđềcầngiảiquyếttrongvàinămtới).Vấnđềcốtlõiđốivớicảngườilàmviệctrongmôitrườngtạigiavàcảngườigiámsátnhânviênlàmviệctạigialàkếtquảcôngviệc,chứkhôngphảisốgiờlàmviệc.
Vìhầuhếtcáccộngsựcủatôivàcảtôiđềulànhữngngườilàmviệctạigia,nêntôicóthểnóichobạntừchínhkinhnghiệmcủatôilàhầuhếtnhữngngườilàmviệctạigiađềulàmquánhiềugiờ,chứkhôngphảiquáít.“Đánhgiábằngkếtquả”vớicảnhânviênvàngười
quảnlý,làđiềuđúngđắnduynhất.Theoquansátthẳngtưng,thìngườiquảnlýsợmấtquyềnkiểmsoát,vàngườilãnhđạođánhgiácôngviệctheokếtquả.
Nếumộtnhânviênlàmviệctạigiatớiđượctrậnthiđấubóngđácủacongáitrongkhoảngmộthoặchaigiờđồnghồthìđólàmộtsựcảithiệnchấtlượngcuộcsốngtuyệtvời,điềuchắcchắncóthểđemlạikếtquảcaohơnchotổchứccủabạn.Hãyđếnxemtrậnđấuđó.Nhưngbạnphảichắcchắnlàđãđặtranhữnggiờlàmviệcđểcóthểbướcrakhỏivănphòngđúngthờiđiểm.Tôiđãlàmthế,vànhậnrarằngbằngcáchápdụngliêntụcnhữngthóiquencũngnhưnhữngnguyêntắclậpkếhoạchcủachươngtrìnhPEPđãđượcthảoluậntrongchương2vàchương5củacuốnsáchnày,nhữngngườilàmviệctạigiakháccũngcóthểcómộtngàylàmviệchoàntoànhiệuquả,hợplý.
2.Phảihiểurằnghệthốngtổchứcvàviệckiểmsoátthôngtinlànhữngvấnđềquantrọng.Nếubạnlànhânviêncủamộttậpđoànnàođó,nhưnglạilàmviệctạigia,vàcáchkháxatrụsởcủacôngty,bạnkhôngcóđiềukiệnđểcótấtcảnhữngthôngtinbạncầnđểhoànthànhcôngviệc.Việckiểmsoátvàsắpxếpcácthôngtin,cảtrêngiấytờvàđiệntử,trởthànhvấnđềquantrọngđốivớisựhoànthànhhiệuquảcôngviệccủabạn.DùkhảnăngchuyểntàiliệuvàhồsơthôngquamạngInternetnhưđườngdẫnhoặctàiliệuđínhkèmlàviệcthườnglệ,nhưngbạnvẫnkhôngdễdàngnhậnđượcsựchiasẻthôngtintừngườikhác.Cóthểngườibạntìmkiếmsựhỗtrợcũnglàmviệctrongmôitrườnglàmviệcdiđộngvàkhôngdễgìcómặtvàothờiđiểmbạncầnhọ.Quantrọnghơn,chúngtacầndànhthờigianđểlậpkếhoạch,xácđịnhthứtựưutiênvàdựđoánnhucầucôngviệctrongtươnglai.
Côngcụlàmviệcthíchhợpdànhchomôitrườnglàmviệcdiđộng
Bấtcứngườinàolàmviệctrongmôitrườnglàmviệcdiđộngđềucầncótrangthiếtbịthíchhợpđểlàmviệcnăngsuấtvàhiệuquả.Tronghầuhếtcáctìnhhuống,thiếtbịthíchhợpcónghĩalàmộtchiếcmáytính,hiệnđạivớinhữngphầnmềmtổchứcphiênbảnmớinhấtnhưMicrosoftOutlookhayLotusNotes,cùngvớicáccôngcụthíchhợpchocôngviệcdiđộngnhưđầuđọcđĩaCD,DVD,đầuđọcthẻnhớ,máyquét,máyin,máyfax,điệnthoạidiđộng,phầnmềmquản
lýthôngtincánhânPIM,vàcóthểcảhệthốngnhắntinnhanh.Nhữngcôngcụnàythườngđượcxemlà“chiphíthôngdụng”củamộtvănphòng.Chuyểnsangmôitrườnglàmviệcdiđộngđòihỏiphảicănchỉnhvànângcấpnhữngcôngcụlàmviệcnàylêntầmhỗtrợtốtnhấtchophươngthứclàmviệcmớicủabạn.
Mộttrongnhữngbìnhluậnthườngthấynhấttừnhữngngườichúngtôiđãlàmviệccùnglà:“Tôiphảigiữtàiliệu/thôngtinnàytrongsốhồsơgiấytờcủamìnhvìnókhôngcódạngđiệntử.”Chúngtôiliềnhỏihọcómáyscankhông.Thôngthường,mọingườikhôngsửdụnghếttínhnăngcủamáyscanđểhỗtrợmôitrườnglàmviệcdiđộng.Mộtchiếcmáyscanlàcáchtốtnhấtđểkiểmsoátkhốilượngcôngviệcgiấytờtrênbànlàmviệccủabạn.Vớimộtvănphòngtạigia,nhiềukhảnănglàbạnkhôngcóđủkhônggianchonhữngvậtdụngcầnthiết,huốnghồlàsốgiấytờtíchlũykhôngngừng.
Mộtchiếcmáyscanlàthiếtbịquantrọngđểgiảiquyếtvấnđềgiấytờ.Tấtcảcácthôngtin,baogồmcảnhữngláthưđượcđánhmáycũ,nhữngbứcảnh,nhữngbàibáotạpchívàcảnhữngghichépbằngtayđềucóthểchuyểnthànhdữliệuđiệntử.
Bạncầnnhớrằngvớinhữngtàiliệuđượcscanlại,cũngnhưtấtcảnhữngtàiliệuđiệntửkhác,vấnđềcốtlõivẫnlàsắpxếpvàlưutrữthôngtinthếnàođểcóthểnhanhchóngtracứuđượckhicần.
Vấnđềcôngviệctrongmôitrườnglàmviệcdiđộngtạigia
Mộtvănphòngtạigiahiệuquảlàmộtvănphòngtạoramôitrườnghiệuquảđểkiểmsoát,duytrìvàtracứucácthôngtinđượcsửdụngđểlậpkếhoạchvàhoànthànhcôngviệc.Cácnhântốđểcóđượchiệuquảlà:
1.Khônggianlàmviệctậptrung.Điềunàybắtbuộc.Phòngkháchhaybànănkhônghiệuquả.Trongmộtphòngnhỏ,khônggiantậptrungcólẽlàkhuvựckhôngnhìnthấytivitrongphòng.Trongmộtngôinhàkhiêmtốnhoặctrongmộtcănhộlớnhơn,khônggianvănphòngtạigiacóthểlàmộtphầncủamộtcănphòng.Vàtấtnhiên,trongmộtngôinhàlớn,thườngthìcảmộtphòngsẽđượcsửdụngđể
làmvănphòngtạigia.
2.Nộithấtcóchấtlượngcao.Điềunàykhôngcónghĩalàbạnnêntiêutốnthậtnhiềutiềnbạc.Bạncóthểlựachọnmuađồđạctừmộtnhàsảnxuấtlớncóthiếtkếnhữngsảnphẩmchongườilàmviệctạigia.Hầuhếtcácdoanhnghiệpđềuthươnglượngđượcmứcgiáchiếtkhấucao,rấthấpdẫnvớinhữngnhàsảnxuấtnộithấtvănphònglớn.Nộithấtvănphòngcủamộttrongnhữngdoanhnghiệpnàycógiágiảmnhiềuhơnhoặcbằng50%sovớigiániêmyếtthìcónghĩalàbạnđãmuađượcvớigiáhời.
3.Tiếngđộnghoặclàmbạnsaonhãnghoặcgiúpbạntậptrung.Mỗingườicócáchphảnứngkhácnhauđốivớiâmthanh,vànhữngkhácbiệtmangtínhnhânvănnàycầnphảiđượcxemxétkhiđưaranhữngquyếtđịnhlàmviệctạigia.Bạncótậptrungtốthơnvớitiếngnhạcnềnkhông?Bạnhoặckháchhàngcủabạnsẽphảnứngnhưthếnàovớitiếngchósủahoặctiếngtrẻconnôđùaởngoàisân?Hầuhếtmọingườiđềuhiểuvàhơighentịvớikhảnănglàmviệctạigiacủabạn.
4.Nhữnggiờlàmviệcđãđượclênkếhoạch.Vănphòngchínhlànơibạnở.Vìthế,chúngtacầntậptrungvàhoạtđộngtheocáchgiốngnhưdoanhnghiệp.Tốtnhấtbạnnênquyđịnhnhữnggiờlàmviệcthôngthường.Tấtcảmọingườitronggiađìnhtôiđềubiếtvàtôntrọngmộtđiềulàtrongsuốtnhữnggiờlàmviệc,dùtôichỉởngayphòngbên,nhưngtôiđanglàmviệc,vàtôikhôngbịlàmphiềntrừkhiđólàmộtlýdovôcùng,vôcùngcầnthiết.
5.Hỗtrợnhucầu–thuêngoàihoặcnhữnglựachọnkhác.Khilàmviệcởnhà,chúngtathườngphảichủđộngxácđịnhcácnguồnlựccóthểgiúpchúngtahoặcsắpxếpmọiviệc.Tôigiữmộtdanhsách“Cácdịchvụsửachữavàgiúpđỡ”,vớisốđiệnthoạicủatấtcảnhữngcánhânvàtổchứctôicóthểnhờgiúpđỡhoặcsửachữa.Tôicómột“bậcthầy”máytínhmàtôicóthểgọivàxinlờikhuyên,hoặcsẽđếnnhàvàsửamáytínhhoặcthayđổiphầnmềmchotôibấtcứlúcnào.Tôicómộtngườisửamáyincóthểđếntậnnhàsửatrongvòngchưatớihaitiếng.
6.Ởnhàmộtmìnhvàcôđơn.Ngườitacóthểcảmthấybịcôlậpkhiởlàmviệcởnhàmộtmình.Tôikiênquyếtrakhỏivănphòngtạigiahàngngàyvàobữatrưa.Mộtvàinơi(chẳnghạncửahàngcủa
Starbucks)cóthểkhuyếnkhíchnhữngngườicótưtưởng”xêdịch”vànhữngngườilàmviệcđộclậprakhỏinhà,tụtậplạivớinhau.
Ngoàira,làmviệctạinhàkhôngcónghĩalàbạnkhôngcóvănphòngtậpđoàn.Nếuđiềukiệnđịalýchophép,hãylậpkếhoạchđểdànhmộtphầnthờigianlàmviệctrongtuầntạivănphòngcủatậpđoàn.NhữngnhànghiêncứuởIBMđãhọcđượcmộtđiềulànếucácđộikhôngtậphợpkhoảngbangày,năngsuấtvàniềmvuicủahọsẽbịảnhhưởng.Lờikhuyêncủachúngtôilà:Hãydànhítnhấtmộtngàymộttuầnđểlàmviệcởvănphòngcôngty.Chúngtôicũngnghekháchhàngcủamìnhnóitốtnhấtlàthayđổingàytrongtuầnbạnđếnvănphòngcôngty.
Nhữngvấnđềthườnggặpphảikhilàmviệctrongmôitrườnglàmviệcdiđộng
SửdụngphầnmềmquảnlýthôngtincánhânPIM(PersonalInformationManager).
ChúngtasẽsửdụngthuậtngữPIM,cónghĩalà“phầnmềmquảnlýthôngtincánhân”,trongsuốtphầncònlạicủamụcnày.
PIMlànhữngthiếtbịđiệntửcầmtay,nhỏ,cókíchthướcbằnglòngbàntay,cóthểlàmđượcmọiviệcmàbạnvẫnlàmvớiMicrosoftOutlookhayLotusNotestrênthiếtbịmáytínhthôngthườngcủabạn,cũngnhưnhữngchứcnăngcủađiệnthoạithôngthường.
ChúngtôimuốngiớithiệumộtvàinguyêntắckhisửdụngPIM:
A.Hãytrởthànhmộtchuyêngiakhisửdụngbànphímthiếtbịcủabạn.
B.Nắmbắtvàlàmchủlựachọngõchữcótrênthiếtbịcủabạn.
C.Hãylàmquenvớinhữngphímtắtvàphímnhanhtrênthiếtbị.
D.CàiđặtPIMđểnótựđộngđồngbộhóavớimáytínhxáchtayhoặcmáytínhđểbàn.
E.Hãytắtchứcnăngbáothức/cảnhbáoởPIMcủabạnđểbạnkhôngnhậnđượcthôngbáomỗikhibạnnhậnđượcmộtbứcthư.
F.CàimậtkhẩuđểbảovệPIMtrongtrườnghợpbịmất.
G.Xácđịnhxemmộtbứcthưbạnxóatrênthiếtbịcóxuấthiệntrênhệthốngthưđiệntửởmáytínhcủabạnkhông.
H.BảodưỡngPIM.Thườngxuyênkhôiphụcthôngtin,địnhkỳdọndẹpbộnhớ,tăngtốcđộxửlýbằngcáchxóalịchsửcuộcgọi,…,đểgiữchothiếtbịvậnhànhtrơntru.
I.Hãygửiđườngdẫnvớithưđiệntửbấtcứkhinàobạncóthể.VấnđềsứcchứacủaPIMkhiếnnókhócóthểđọcđượccáctàiliệuđínhkèmdài.
J.Viếtdòngtiêuđềrõràngđểngườinhậnhiểuđượcthưviếtvềvấnđềgìtrướckhihọmởnó.
K.ChủđộngquyếtđịnhkhinàobạnsẽkiểmtrathưđiệntửtrênPIMcủabạnvàbámlấyquyếtđịnhđó.Đừngđểthưđiệntửkiểmsoátbạn.
L.Khixửlýthưđiệntử,thưthoại,giấytờ,…,hãytuântheonguyêntắc4D.
M.Hãytừbỏthóiquenđuổitheothưđiệntửvàlàmviệcsaukhiđãhếtgiờlàmviệc.Hãytắtđiệnthoại/PIMcủabạnvàobuổitốivàcuốituần,vàhãychongườikhácbiếtbạnlàmnhưvậy.Hãyxácđịnhlàmthếnàođểhoànthànhcôngviệccủabạntrongkhoảngthờigianbạndựđịnhdànhchonó.
Vấnđềcôngviệctrongmôitrườnglàmviệcdiđộng
1.Kháchhàng,kháchsạnhaysânbay.Vănphònglànơibạnở,vàcôngviệclàviệcgìđóbạnlàm–bấtkểbạnđangởđâutrongmôitrườnglàmviệcdiđộng.Tôidichuyểnkhắpthếgiớiđểhỗtrợchocáccôngtykhácnhaucủamình.Tôipháthiệnralậpkếhoạchhiệuquảlàchìakhóađạtđượcmọithứtôicần,bấtkểtôiđangởđâuhaytôiđanglàmgì.
Trướcbấtkỳchuyếnđinào,bấtkỳcuộchọphaycuộchẹnnào,hãydànhthờigiantrongquyểnlịchđiệntửcủabạnđểlậpkếhoạchchitiếtnơibạnsẽđếnvàviệcbạncầnthựchiệnđểđạtđượcmụctiêu
củamình.Hãylậpkếhoạchngay!Điềunàychắcchắnsẽđemlạithànhcôngmàbạncầnđểđánhbạiđượcthếgiớikinhdoanh.
2.Nhucầuthiếtbị/hỗtrợthíchhợp.Bạncònnhớdanhsáchliênlạc“Cácdịchvụgiúpđỡvàsửachữa”màtôiđãđềcậpđếnởphầnlàmviệctạigiakhông?Tôigiữdanhsáchnàybênmìnhmọilúcmọinơinêntôicóthểgiữliênlạcvớihệthốnghỗtrợcủamìnhnếutôithấycầnhọ.
Tôicũngpháthiệnralàtốtnhấtnêngiữmộtsốvănphòngphẩm,tàiliệucôngty,danhthiếpvàtemthưtrongcặpđựngtàiliệucủamình.Bạnkhôngbaogiờbiếtkhinàobạncóthểphảigửimộttờgiấycámơnđượcviếtbằngtayhaymộtquyểngiớithiệucôngtychoaiđóbạnvừamớigặphoặcvừamớinóichuyệncùng.Trongthếgiớiđiệntửmàchúngtađangsống,mộttấmthiệpcámơnđượcviếtbằngtaysẽđểlạiấntượnglớnhơnnhiềumộtbứcthưđiệntửvớicùngnộidung.
3.Hoànthànhmọiviệcđúngthờihạn.Nhữngngườilàmviệctrongmôitrườngdiđộngvẫncầnsắpxếpthờigianởvănphòngcôngtyhoặcởvănphòngtạigiađểgiảiquyếtnhữngviệcnảysinhtừchínhsựdichuyểnđó.Chúngtôinghiệmthấyrằngmỗicuộchọpmộttiếngđồnghồthườngtạorathêmhaigiờlàmviệcnữa.Mộtphầncôngviệcnàylàchuẩnbịchocuộchọp,vàphầncònlạilàhànhđộng,nhiệmvụnảysinhsaucuộchọp.Tronglúcdichuyển,tôibắtđầutínhtoánchitiếtlịchtrìnhcholúctôitrởlạivănphòngtạigia.“Lậpkếhoạchngay”đảmbảotôigiữlờihứavớikháchhàngvàcộngsựcủamình.
THỰCHÀNHCHƯƠNG91. Xácđịnhloạimôitrườnglàmviệcdiđộngphùhợpvớibạn.
2. Nhữngngườisửdụngsổghichépcóthểphảithiếtlậphệthốngkhôiphụcdữliệuhiệuquảđểtránhmấtdữliệuđiệntử.Hãyquyếtđịnh,dựatrênhoạtđộngdữliệumớicủabạn,cầnphảithườngxuyêncậpnhậtsổghichépcủabạnnhưthếnào,bạnsẽsửdụngquytrìnhlưugiữmạnghoặcngoạituyếnnào,vàbạnsẽkhôiphụcdữliệucủamìnhthườngxuyênnhưthếnào.Việckhôiphụcdữliệu,nếucầnthiết,nênlàmítnhấtmộtlầnmộttuần.
3. Nếubạnchủyếulàmviệcởnhà,hãyxácđịnh“giờgiấcvănphòng”củabạn,vàthôngbáochocácthànhviêngiađình,bạnbècũngnhưcộngsựcủabạnbiết.Hãyxácđịnhcáchhoànthànhcôngviệctrongthờigianđãđượcấnđịnhđó.
4. Khilàmviệctạinhàbạncầntạoramôitrườngtốtnhấtđểcóthểhoànthànhcôngviệchiệuquả.Nếubạnlàmviệcởnhà,hãyxemxétlạitìnhhìnhhiệntạicủabạn(cảsinhlývàtâmlý),nhữngđiểmyếucủamôitrườngnàyvànhữngbướcbạncầnthựchiệnđểtạoramôitrườnggiátrịgiatăngđảmbảonăngsuất.
5. Phảisửdụngthànhthạonhữngphímtắt,phímnhanhvànhữngchứcnăngtrongPIMcủabạn.
6. Nếubạnlàmộtnhânviêndiđộngcủamộtcôngtylớnhơn,hãyđếnvănphòngítnhấtmộtlầnmỗituần.
7. Nếubạnlàmộtngườilàmviệctạigia,vàbạncócảmgiácbịcôlập,hãycânnhắctớiviệcmỗituầndànhramộtchútthờigianởmộtquáncàphêhoặcmộtnhàhàngđịaphươnglàtụđiểmcủanhữngngườilàmviệctạigia.
Cuốicùng,nhưngkhôngphảikhôngquantrọng,hãytắtđiệnthoạidiđộng/PIMcủabạnkhihếtgiờlàmhoặcvàocuốituần.
CHƯƠNG10Hãylàngườiquảnlý
Làmliềntay!Nếubạnđợingườikhácđếntìm
mình,bạnsẽchỉnhậnđượcnhữngvấnđềnhỏ.Bạncầnphảiđivàtìmhọ.Hầuhếtmọingườiđềukhôngnhậnranhữngvấnđềlớncủa
mình.
―W.EdwardsDeming
TÓMLƯỢCCHƯƠNG10Trongchươngnày,bạnsẽhọcđượccách:
Giúpngườikháccótổchức,sắpxếp.
Sửdụngtốtnhấtthờigianmớipháthiệncủabạn.
Tậndụngmộttrongnhữngphươngtiệnhiệuquảnhấtcủagiaoviệc.
Thựchànhnguyêntắcquảnlýhiệuquảvớinguyêntắc“vihành”.
CólầntôiđãchuyểngiaoChươngtrìnhPEPchomộtnhàmáysảnxuấttạiAnh.Nhữngngườithamgiagồmcóngườiquảnlý,nhânviênhànhchínhvànhữngngườigiámsátcửahàng.CóvàihuấnluyệnviênPEPcùngthamgiavớitôiđểtạođiềukiệnthuậnlợichochươngtrình;trênthựctế,sựthamgiacủatôichỉgiớihạnởviệcgiớithiệukháiniệmvàgiúpmộtsốngườithamgiathựchành.Mộtgiámsátviênđặcbiệtphấnkhíchkhinghĩmọiviệcsẽtrởnêncótổchức,sắpxếphơn.AnhtamuốnbiếttấtcảvềPEPvàlàmthếnàoanhtacóthểsửdụngđượcnó.Tôiđãnóivớianhtarằng:“NếubạnnghĩPEP
tốtchobạn,hãyđợichotớikhibạnthấynócóthểlàmgìchonhữngngườilàmviệccùngbạn.”
Tôiđãgợiýrằngcáchsửdụnghiệuquảnhấtkhoảngthờigiantựdomớiđượctìmthấyđócủaanhtalàđikhắpcáccửahàngvàgặpgỡnhữngngườilàmviệcchoanhtahàngngày,trựctiếptìmhiểuhọcầngìđểkhuyếnkhíchbảnthânhọcóthểsắpxếptốthơn.
Vàithángsau,khitôitrởlạinhàmáysảnxuấtđó,tôiđãgặplạiđúngngườigiámsátđó.AnhtahàohứngkểlạinhữngtrảinghiệmcủamìnhvớiPEP.Anhtahỏitôicóbiếtcuộcbãicôngxảyraởnhàmáyvàothángtrướckhông.Tôinóivớianhtalàtôicónghenói,nhưngkhôngbiếtchitiết.Anhtađãhỏi:“Ôngcóbiếtlàcảnhàmáybãicôngchỉtrừkhuvựctôiquảnlýkhông?”Anhtanóirằngkhinhữngngườiquảnlýcấpcaotìmhiểulýdotạisaokhuvựccủaanhtalàkhuvựcduynhấtkhôngthamgiabãicông,họđãpháthiệnralànhữngnhânviêntrongkhuvựccủaanhtakhôngcóphànnàn,thanphiềngì.Họnóirằngtấtcảnhữngviệchọcảmthấykhôngổnđềuđãđượcngườigiámsátgiảiquyếtvàxửlýổnthỏavàithángtrước.
Nhữngviệcmàngườiquảnlýnàyđãlàmsẽđượcmiêutảcụthểtrongchươngnày.
QUẢNLÝBẰNGCÁCHVIHÀNHMộttrongnhữngcôngcụquantrọngnhấtmàmộtngườiquảnlý
cóthểsửdụngđểhoànthànhcôngviệchiệuquảvànăngsuấtlàquảnlýbằngcáchvihành,haynhưmộtsốngườigọilàquảnlýtrongtầmmắthayquảnlýbằngcáchđitìmhiểuthựctế.
Thôngquaquátrìnhquảnlýbằngcáchvihành,tiếpxúcvớinhữngnhânviêncủamìnhvàxemhọphảixửlýviệcgì,phảiđốimặtvớinhữngvấnđềgì,tôiđãtạoraPEP.
Nhiềunămtrướctôilàmquảnlýtrongmộtcôngtymànhânviênphảichịuáplựckhủngkhiếpđểcungcấpcácdịchvụ,sảnxuấtsảnphẩmvàbánsảnphẩm.Tôiphảichịutráchnhiệmchokhoảng200người.Mộtngàythôngthườngbaogồmcáccôngviệchọpvớinhómquảnlýcấpcaođểthảoluậnvềnhữngvấnđềnộibộ,gặpgỡkhách
hàng,sauđólàmrấtnhiềucôngviệcgiấytờ,chủyếuđểđápứngyêucầubáocáocủacấpquảnlýcaohơn.Côngviệccủatôilàmộtbàihọcvềquảnlýkhủnghoảng.Tôihiếmkhicóthểrờivănphòng.
Nhưngcóhaiđiềuđãgiúptôithayđổiđiềuđó.Thứnhất,tôitựsắpxếplạicôngviệccủamình.Tôithiếtlậpnhữngthônglệvớitrợlýcủamìnhvàtôibắtđầugiảiquyếtđốnggiấytờmàtôiphảichịutráchnhiệmmộtcáchhiệuquảhơn.Thứhai,tôiđãsửdụngkhoảngthờigiancóđượctừviệctựsắpxếplạibảnthânđểrakhỏivănphòngvàthựchànhquảnlýbằngcáchvihành.Gầnnhưngàynàotôicũngdànhranửangàyđểrangoàivàgặpgỡnhữngngườimàtôiphảichịutráchnhiệm.Tôicóthểdừngởbànlàmviệccủahọ,ngồixuốngvànóichuyệnvớihọđểtìmhiểumọiviệcđangdiễnranhưthếnào.Tôinhanhchóngnhậnralàhầuhếtmọingườiđanglàmviệccựckỳchămchỉ,nhưnglạikhônghiệuquả,khôngnăngsuấttrongcôngviệc.Tìnhhìnhchunglàhỗnđộn.
Lúcđầukhitôiquảnlýbằngcáchvihành,mọingườicònnghingại.Họbănkhoănsaotôilạiởđóvàtôiđangtìmkiếmđiềugì.Nhưngsựnghingạinàynhanhchóngbịxóatankhihọthấytôithườngxuyênquaylạivàtôithểhiệnsựquantâmchânthànhtớiviệchọđanglàm.Họbắtđầucởimởvàđềcậptớinhữngvấnđềnăngsuấtdàihạn.Tôichămchúlắngnghenhữnggìhọnóivàcốgắngđápứngnhữngnhucầumàhọđãgiãibày.
Nếutôikhôngđápứngnhucầucủaaiđó,tôicảmthấyrấtbứtrứtkhigặplạihọ.Quảnlýbằngcáchvihànhbuộctôiphảigiảiquyếthiệuquảnhữngvấnđềhọđãnêura,đặcbiệtlànhữngvấnđềmàcánhântôihoàntoànđồngtìnhlànêngiảiquyết.
Tôipháthiệnrahầuhếtnhữngngườimàtôiquảnlýđềukhôngbiếtlàmviệcthếnàochohiệuquả.Khôngphảilàhọkhônglàmviệcchămchỉ;ngượclại,họcònlàmviệcchămchỉhơnmứcthựcsựcầnthiết.Đóchínhlàlúctôipháthiệnranếutôicóthểlàmgìđóđểgiúphọcảithiệncáchhọlàmviệc,tôicóthểđạtđượckếtquảtốtnhấtchonhữngnỗlựccủamìnhtrêncươngvịmộtngườiquảnlý.
Đâylàsựpháttriểncủaquảnlýbằngcáchvihành.Đúng,tôiđãlắngnghe;đúng,tôiđãquansátcôngviệcđượchọhoànthànhnhưthếnào;đúng,tôiđãphảnhồi,nhưngtôicònhuấnluyệnhọcáchtốtnhấtđểtựtổchức,sắpxếpbảnthânvàđểhoànthànhnhữngviệc
quantrọnghàngđầumàhọcầnhoànthành.Tôiđãhuấnluyệnhọcáchtổchứcvàcảitiếnquytrìnhlàmviệccủahọ.Đâykhôngphảilàviệcchỉnóimồm:tôiđãchỉdẫnvàgiúpchoquátrìnhtrởnêndễdànghơn.Tôikhôngchỉlắngnghe,tôicònquansát.Saukhinhậnratìnhtrạnglộnxộn,tôiđãcốgắngtìmhiểunhữngnguyênnhânsâuxa.Điềutôithườngpháthiệnralàmọingườicóthểkhôngnhìnthấyđiềukiệnlàmviệcthựcsựcủahọ.
Chẳnghạn,tôicóthểyêucầumộtnhânviênlaudọnbànlàmviệccủaanhta.Khianhtađãhoànthànhnhiệmvụdọndẹpđó,tôisẽnhìnvàobàncủaanhta.Vàthôngthường,tôisẽthấynhữngthứbịbỏquahoặcnhữngthứmàbảnthânanhtacũngkhôngnhìnthấyngaytừđầu.
Tôiđãtinrằngvàonhữnglỗđen,hoặcítnhấtvàohiệntượnglỗđentrongtổchức,nơibạngửithứgìvàothìthứđódườngnhưbiếnmất,khôngbaogiờnhìnthấylầnnữa.Nhữnglỗđenđóthườnglànhữngngănkéobànhoặcnhữngtậphồsơ.Chỉđơngiảnlàviệccứbịgạtđimàchẳngđượcxửlýgì.
Tạisaonhiềuviệcquantrọnglạikhôngđượcxửlý?Córấtnhiềulýdo:Thóiquenlàmviệcxấu,trìhoãn,khôngbiếtchínhxácphảilàmgì,lậpkếhoạchkém,tổchứckém,khủnghoảngquảnlý,vàrấtnhiềulýdokhácnữa.Điềuthúvịlàhiếmkhinàotôipháthiệnraýđịnhxấuhoặcthiếunỗlựclànguyênnhâncủanhữngkhókhăntrongsảnxuất.Thườngthìmọingườikhôngcóquyềnxửlýnhữngvấnđềhọgặpphải.Hoặchọthấyviệckhógiảiquyết,mặcdùcũngviệcấy,vớingườikhác,cóthểlàviệcdễdàngxửlýđược.Hoặchọcảmthấyhọrẽvàobấtcứhướngnào,họcũngvấpphảimộtbứctường,vậynênhọkhôngnỗlựcnữa.
Chínhnguyêntắctùytiện,nhữngchínhsáchyếukémvànhữngquytrìnhlàmviệckhônghiệuquảlànguyênnhângâyranhữngcảmxúctiêucựcởmọingười.Loạibỏnhữngnguyêntắcnàyvàtạoranhữngtiêuchuẩnmớiluôncảithiệnđượctinhthầnvànăngsuấtcủamọingười.Trongnhiềutrườnghợp,nhữngvấnđềcứngđầucứngcổ,dườngnhưkhôngthểvượtquađượcđốivớihọđềulànhữngvấnđềnằmtrongkhảnăngcóthểgiảiquyếtđượccủangườigiámsát.Chẳnghạn,nếumộtnhânviênnàođócầnmộtchiếcmáytínhđểxửlýcôngviệctốthơn,tôicóthểủyquyềnmuangaylậptức,nhanhchóngvàđểngườiđóthuầnthụccôngviệcvớinhữnggìngườiđócần.
Thôngquaquảnlýbằngcáchvihành,hayphươngphápđượcmiêutảnhưChuyếnđibộPEPcủatôiđãgiúptôikhámpháracáchhuấnluyệnmọingườitrongcôngviệccủahọ.Tôithựchiệnviệcnàybằngcáchngồixửlýđốnghồsơcùnghọ.Chúngtôisẽxửlýlầnlượttừngviệc,từngviệcmột,vàthithoảngtôiđểhọtựxửlý.Trongnhữnghồsơchờxửlý,tôinhậnthấythóitrìhoãn,việchiểusaivànhữngnguyêntắctùytiệnđãngăncảnmọingười,khiếnhọkhôngthựchiệnnhữngviệccầnphảihoànthành.Tôikhôngthểtìmranhữngvấnđềnàychỉbằngcáchđơngiảnlàhỏi,vìnếungườitabiếtvấnđềlàgì,ngườitađãcóthểgiảiquyếtđượcvấnđềđórồi.Tôiquansátquátrìnhvàcáchthứchọlàmviệcđểnhậnrahọđãkhôngcónhữngcôngcụcầnthiết,hoặchọđãphảihứngchịuquánhiềuviệcgâygiánđoạn,hoặcđiềugìđãkhiếncôngviệccủahọtrởnênkhóthựchiện.
Chỉtrongmộtkhoảngthờigianrấtngắntrêncươngvịquảnlýnày,tôiđãđượctrảinghiệmđiềumàtôichưabaogiờtrảinghiệmtrướcđó–nhữngkếtquảhữuhình,rõràngkhôngchỉvớitôimàvớitấtcảmọingười.
Nếubạnđikhắpnơi,bạnsẽbiếtnhữngvấnđềthựcsựvàcóthểgiúpđưaragiảipháp.
GIÁMÀTÔIBIẾT!Tôibiếtthậtkhóđểcóthểnghĩramộtýtưởng.30nămtrướctôi
đãngạcnhiênkhinhìnthấynhữngkếtquảcủaviệcquảnlýthôngquanhữnggìmìnhnhìnthấy.Tôichưabaogiờthấyngườinàolàmnhưthế.Tôiđãvấpphảinókhitôinỗlựcquảnlýmọingười.Nhưngtôiđãnhanhchóngnhìnthấykháiniệmđượcthừanhậnvàứngdụngrộngrãi.LiênhệđầutiêncủatôivớinólàtrongcuốnsáchTìmkiếmsựxuấtsắc(InSearchofExcellence)củahaitácgiảTomPetersvàRobertWaterman.Họgọinólà“sựquảnlýtrongtầmmắt”.Tôirấtphấnkhíchkhithấynhữngngườikhácpháthiệnraphươngphápquảnlýnàyưuviệthơnbấtcứphươngphápnàomàtôitừngchứngkiến.
MốiquantâmdànhchochủđềđóđãkhiếntôimàymòvàpháthiệnralàngườiNhậtBản,ítnhấtlàtrongngànhsảnxuất,đãphát
triểnnóthànhmộtmônkhoahọc.HệthốngsảnxuấtToyota(sảnxuấtLean)vàQuảnlýchấtlượngtoàndiện(TotalQualityManagement–TQM)làhaivídụ.
TheoLean,nóliênquantớinguyêntắc“3gen”:Banguyêntắcđólà(1)nơicôngviệcđượchoànthành(gemba),(2)sảnphẩmthậtsự(đồvậthoặcdịchvụ)vàtìnhtrạngcủacácvậtởnơilàmviệc(gembutsu)và(3)thựctế,điềuđangdiễnra–khôngphảinónênlàgì,màlànólàgì(genjitsu).Genchigembutsucónghĩalà“tựđivàtựnhìnthấy”.
Nguyênnhânsâuxacủabấtcứvấnđềnàochínhlàchìakhóachomộtgiảipháplâudài.“Dữliệu”tấtnhiênlàquantrọngtrongsảnxuấtrồi,nhưngtôiđặcbiệtnhấn
mạnhvào“thựctế”.
―TaichiOhno
NormanBodek(tácgiảcuốnsáchKaikaku:SứcmạnhvàsựkỳdiệucủaLean)đãgọiđólà“GembaWalk”.GembaWalk,cũnggiốngnhưquảnlýbằngcáchvihànhvàquảnlýtrongtầmmắt,cónghĩalàđếnnơilàmviệcvàthôngquaquansát,hỏivàlắngnghe,thuthậpthôngtinđểcóthểđềragiảiphápkhắcphục.ChủđềquantrọngnhấtcủaGembaWalklàKaizen.
Cómộtvàikhácbiệtkhónhậnthấytồntạigiữanhữngthủthuật“đếnnơicôngviệcđượchoànthành”này.Quảnlýbằngcáchvihànhcóvẻthiênvềcảithiệnmốiquanhệvớinhânviênhơn.GembaWalkvừalàthủthuậtgiảiquyếtvấnđề,vừalàKaizenđốivớinhữngquytrìnhchínhcủavấnđề.Thậttrớtrêulàcórấtítvídụvềviệcsửdụngnhữngthủthuậtnàytrongcôngviệccủamọingười.Quảthực,khighéthămNhậtBảnvàinămtrước,tôiđãpháthiệnravănphòngcủahọgầnnhưlàmộtđốnghỗnđộn!Chẳngcóhệthốnghồsơlưutrữnào.NhữngquảnlýngườiNhậtkhôngnghĩkỹvềviệcđithămcửahàng,nhưngcóthểkhôngnhìnthấyhọởsauvănphòng.
Vậynên,cầnđápứngnhiềunhucầuhơnnữađểthựcthiphươngphápquảnlýnày.Nóđánhtrựcdiệnvàovấnđềcốtlõi.Ngườigiỏinhấttrongsốnhữngngườigiỏiđãsửdụngnó.Kếtquảsẽkhiếnbạngiậtmìnhđấy!
GIAOTIẾPMẶTĐỐIMẶTThóikiêucăngcủachúngtakhiếnchúngtakhócóthểnóivề
nhữngthấtbạicủamình,đặcbiệtkhinóichuyệnvớisếp.Điềuhiểnnhiênvớingườikháccóthểkhônghiểnnhiênvớichúngta.Nhữngđiểmmùnàytạorakhoảngcáchhoặchốsâungăncáchgiữangườiquảnlývànhânviên.Cáchtốtnhấtđểnốiliềnkhoảngcáchlàgiaotiếpmộtđốimột,mặtđốimặt.Khibạnnóivềcùngvấnđềởcùngmứcđộtạicùngmộtkhônggian,bạnsẽtruyềnđạthiệuquảhơn.Bạnkhuyếnkhíchgiaotiếpcởimởkhibạnhỏimọingườihọlàmviệcnhưthếnào,họđanglàmviệcgì,vàđiềugìsẽgiúpchocôngviệcvàcuộcsốngcủahọtrởnêndễdànghơn.ĐibộPEPcónghĩalàtìmđếnvớimọingười,đặtranhữngcâuhỏi,vàtiếnhànhquansátđểcóthểhiểuđược,lắngngheđượcvàhọchỏiđược.
Khitôiđikhắpnơilàmviệccủamình,tôithườngyêucầunhữngngườithamgiachươngtrìnhPEPchotôimộtcâukhẳngđịnhngắngọnvềchiếnlượchoạtđộngcủahọ.MộtngườiquảnlýcấpcaocủamộtnhómthamgiachươngtrìnhPEPđãsốckhipháthiệnralàchảcóngườinàotrongnhóm,trừôngta,cóthểkhẳngđịnhchiếnlượchoạtđộnglàgì.Khitôivàôngtathảoluậnvấnđềnày,ôngtađãnóivớitôilàôngtanghĩtấtcảmọingườiđềubiếtđiềuđó.Côngtyđãcôngbốbảnbáocáohàngnămvềvấnđềđóchocảthếgiớiđọcvàtronghaicuộchọpnhânviên,ôngđềuđãtrìnhbàychitiếtvềđiềuđó.
Tôikhôngthấyngạcnhiênchútnào.Trongngầnấynămlàmviệccùngcáccôngty,chỉcómộthayhailầntôithấynhânviênthựcsựhiểuchiếnlượchoạtđộngcủacôngtyhọ.Chuyệncáccôngtychảcóchiếnlượcgìlàchuyệnquáthườngthấy.Vàởnhữngcôngtycóchiếnlượcthìviệctruyềntảinóđếnnhânviênlạichánvôcùng.
Nếubạncómộtthôngđiệpcầntruyềnđi,nếubạncómộtkếhoạchcầnthựchiện,nếubạnđangnỗlựctriểnkhaimộtchiếnlược,hoặcnếubạnmuốngiảithíchtầmnhìntrongtươnglaicủabạn,tôinghĩkhôngcóphươngphápnàohiệuquảhơnlàgặptrựctiếpmọingười.
TrongmộtchuyếnvihànhPEP,ngườiquảnlýliêntụctruyềnđitầmnhìnvàchiếnlượccủacôngtythôngquahànhđộngcũngnhưlờinóicủamình.Nếuchiếnlượccủamộtcôngtylàđạtđượclợithế
cạnhtranhthôngquacảitiếnđángkểchấtlượngdịchvụkháchhàng,ngườiquảnlýcầnphảithểhiệnđiềuđóbằnghànhđộng,làmgươngchonhữngngườiphảitiếpxúcvớikháchhàngvàvớichínhbảnthânkháchhàng.MọikhíacạnhcủagiaotiếpđềucóthểđượcgiatăngđángkểthôngquachuyếnvihànhPEP.
PHƯƠNGPHÁPTHEODÕIChương7đãthảoluậnvềtầmquantrọngcủaviệctheodõivà
hoànthành.VớichuyếnvihànhPEP,bạncóthểđưatheodõivàhoànthànhvàoquytrìnhlàmviệccủabạn.Gặpgỡ,tiếpxúcvớimọingườilàcáchtựnhiênđểtheodõivàhoànthànhnhữngviệcbạnmuốnhoànthành.
GIAOVIỆCKhitôinóichuyệnvớinhữngngườiđiềuhànhvềthấtbạicủahọ
trongviệcgiaoviệc,lýdothườngthấynhấtmàtôinghehọgiảithíchlànhânviêncủahọbậnnhưthếnàovàhọsẽquátảirasaonếuđượcgiaothêmbấtcứviệcgìnữa.Nhậnthứcnàythườngđượchìnhthànhkhinhìnthấybànlàmviệcvớihàngđốnggiấytờ,hoặcbằngcáchnghehọnóihọphảiởlạivănphòngmuộnnhưthếnào.MộtchuyếnvihànhPEPcóthểchobạncảmnhậnchínhxáchơnnhiềuvềkhốilượngcôngviệcmànhânviêncủabạnphảilàm.Hơnnữa,bạncòncóthểbiếtcôngviệcđượclantruyềnkhácnhaunhưthếnào.Kinhnghiệmcủatôichorằngkhingườiquảnlýđiđâyđiđó,ôngta/bàtacóthểgiaoviệcnhiềuvàhiệuquảhơn.
NGƯỜIQUẢNLÝLÀMLIỀNTAYLÀMGÌ?
NgườiquảnlýLàmliềntayđemlạinhữngnguồnlực,sựkhuyếnkhích,màmọingườicầnđểtạorađiềuhọcầntạora,theocáchnăngsuấtvàhiệuquảnhấtcóthể.NgườiquảnlýLàmliềntaythựchiệnđiềunàybằngcáchđiđâyđiđó,xôngxáotrongdoanhnghiệp.
TẬPTRUNGVÀOQUYTRÌNHLÀMVIỆC
Đểtrởthànhmộtngườiquảnlýhiệuquả,trướctiênvàquantrọngnhấthãytậptrungvàoquytrìnhcủacôngviệc.Theokinhnghiệmcủatôi,áplựcđặtlênnhânviênbuộchọphảisảnxuấtthườngrấtlớn,nhưnghiếmkhiáplựcđặtlêncáchthứctạoracôngviệclớnnhưthế.Nếubạngiúpmọingườichuyêntâmvàtậptrungvàoquátrìnhcủacôngviệc,bạnsẽđảmbảocôngviệccủahọliêntụcđượccảithiệnvàmọiviệcsẽtrởnêndễdànghơnvớihọ.Sựtậptrungnàygiúphọgiảiquyếtđượcnhữngvấnđềcốtlõiđồngthờicảitiếnchấtlượngsảnphẩmđượctạora.
Đâylàđiềubạnphảitìmhiểu:Mọingườicótổchứctốtkhông?Họcósắpxếphồsơsaochocóthểdễdàngsửdụng,chochínhbảnthânhọvàchocảnhữngngườixungquanhkhông?Họcónhữngcôngcụcầnthiếtchosảnxuấtkhông,vànhữngcôngcụnàycóhoạtđộngtốtkhông?Họcóápdụngnhữngthônglệlàmviệctốtkhông?Họcólậpkếhoạchkhông?Họcótránhtrìhoãnkhông?
Nếubắtđầuquảnlýbằngcáchvihành,hãytậptrungvào6S.
Seiri-Tổchức,sắpxếp
Seiton-Ngănnắp,gọngàng
Seiso-Sạchsẽ
Seiketsu-Tiêuchuẩnhóa
Shitsuke-Kỷluật
Sukam-Thóiquen
(VềgiảithíchchomỗichữS,hãyxemchương8.)
Hãynhớ,nguồnlựcquantrọngnhấtcủabạnchínhlàconngườivàkhônggiancũngnhưthóiquenlàmviệccóảnhhưởngrấtlớntớihiệuquảlàmviệccủahọ.Họcũngkhôngcókỹnănghoặckhôngđượcđàotạovềcáchthứccảitiếnquytrìnhcủamình.Hầuhếthọđềulàm
việcchămchỉhơnmứccầnthiết.Bằngcáchgiảiquyết6chữSmộtcáchcóhệthốngởnơilàmviệc,trongkhicôngviệcđượchoànthành,bằngcáchđặtranhữngcâuhỏi(Tạisao?),quansát,lắngnghe,xácđịnhnhữngđiềubấtthườnghoặcnhữngsailệchsovớitiêuchuẩn,bạncóthểtạođiềukiệnchocảitiếnliêntục.Bằngcáchliêntụcghéthăm,họsẽbiếtbạnnghiêmtúcvàthànhtâm.Bằngcáchxuấthiệnởđóvàhoànthành,bạncóthểkhuyếnkhíchhìnhthànhvàápdụngnhữngthóiquentốtmới.
Cáchhiệuquảnhấtđểtạorathayđổilàthôngquanhữngbướcgiatăngnhỏ.Ngườiquảnlýkhôngcầnphảiápđảonhânsựcủamìnhvớiquánhiềuviệcmộtlúc.Yêucầuhọxửlývàgiảiquyếttừngmiếngghépnhỏcủatròxếphình,theodõixemnócóđượchoànthànhkhônglàtấtcảnhữnggìcầnthiết.Mộtlầnnữa,xinđượcnhắclại,rấtkhóđốimặtvớiaiđóthêmmộtlầnsaukhibạnhứagiảiquyếtvấnđềgìđónhưnglạikhônggiữlờihứa.Giảiphápư?Hãygiảiquyếtnó.Hãyxửlývấnđề.Vàchotớikhinóđượcxửlý,hãytiếptụcghéthămngườicủabạnvàchohọbiếtbạnđangnỗlựclàmgìvàbạnđangvấpphảivấnđềgì.
Sauvàithánglàmnhưvậy,bạnsẽthấytrongcôngtychỉtoànnhữngnhânviêncótổchứctốtgiốngnhưnhữngcỗmáyđượctradầuđầyđủvậy.Bạnsẽpháthiệnranhữngvấnđềchungvàsẽgiảiquyếtchúng.Khiđãcótổchức,hãyđểnhữngchuyếnvihànhPEPcủabạngiảiquyếtnhữngvấnđềchungđó.HãysửdụngnhữngthủthuậtLeanvàTQM.Hãynhớđiềugìmangbạntớiđó.NgườiquảnlýLàmliềntaybiếnchuyếnvihànhPEPthànhmộthoạtđộngthườngnhật.
ĐỪNGGẮNCHẶTVỚIBÀNLÀMVIỆCMộtngườiquảnlýcấpcao,phụtráchbộphậnvớihơn900người
trongmộtcôngtysảnxuấtlớn,chorằngquảnlýbằngcáchđivihànhlàmộttrongnhữngđiềuquantrọngnhấtmàôngtacầnthựchiện.Nhưngôngtanóirằngôngtakhôngcóthờigianđểlàmviệcđó.Ôngtathườngxuyênbịkéovàonhữngvấnđềkhác,nhữngcuộchọpvànhữngcuộckhủnghoảng.
Giảiphápmàtôivàôngtatìmrakháđơngiản.Ôngtasẽdànhcả
buổisángđểđiđếntấtcảcácđiểmcóngườicủaôngđangđóngởđó,vàkhôngđượctrởlạivănphòngcôngtychotới1giờchiều.Điềuthúvịlàchỉcầnsắpxếpmộtchút,sànglọcthôngtinđượcgửitớichoông,tănggiaoviệcvàloạibỏthờigianlãngphí,ôngđãcóthểrakhỏivănphòngsớmhơnmỗingày,vàcòndànhthêmbốnhoặcnămtiếngđểđigặpmọingười.
“Dínhlấybànlàmviệc”làlờithanphiềnthườngthấytừnhữngnhàđiềuhành.Chỉđơngiảnsắplịchchochuyếnvihànhquảnlýtrướckhingồivàobànlàmviệccóthểpháthuytácdụngđốivớimộtsốngười.Mộtgiảipháplâudàihơnlàtừbỏhoàntoànbànlàmviệc.Mộtngườiquảnlýđãlàmnhưvậyvàđãđiềuhànhdoanhnghiệpcủaôngtabằngmộttấmbảngkẹp.Khôngcóbànlàmviệcbuộcôngtaphảirangoàivàtiếpxúcvớimọingườigầnnhưtoànbộthờigian.Khicócuộchọpquantrọng,ôngcóthểtiếnhànhởphònghộithảocủacôngty.
HÃYBẮTĐẦUTỪCHÍNHBẠNHoàntoànbìnhthườngkhibạnnhìnthấykhókhăncủangười
khác“ởkia”.Nhưngnhiềucảitiếncóthểđượctạoratrongkhuvựccủabạnmàkhôngmấthoặcmấtrấtítchiphí.Đâylàkinhnghiệmphổbiếnkhiápdụngnhữngquytrìnhcảitiếnchấtlượngtrongcáccôngty.Nếubạntheođuổiđiềuphùphiếm–mộthệthốngmáytínhmớitrịgiá9triệuđôlakhibạnkhôngcótiền,hoặcphảimất2nămđểcàiđặtđượchệthốngđó–bạnsẽbỏlỡhàngtrămcảitiếnmàbạncóthểtạoratrongkhoảngthờigianchuyểntiếp.
CÔNGCỤĐIỆNTỬGIÚPNÂNGCAONHỮNGCUỘCVIHÀNHPEPCỦA
BẠNCómộtcáchđểthựchiệnchuyếnvihànhPEPlàsửdụngcáccông
cụđiệntử.Nếubạnkhôngthểthườngxuyênghéthămnhânviêncủamình,cáccôngcụđiệntửcóthểgiúpbạn.
Thưđiệntửlàmộtcôngcụnhưvậy.Nókêugọinhânviênởmọicấpbậctrựctiếptrìnhbàyvấnđềvàgợiýmởramộtkênhgiaotiếpkhác.Sựhiệndiệncủabạnởkhuvựccủahọtheođịnhkỳkhiếnchokênhgiaotiếpthưđiệntửtrởnênhiệuquảhơn.
Vớinhữngdoanhnghiệpnhỏhơn,phầnmềmmạnglướichophépbạntraođổitrựctiếpquamáytínhmàkhôngcầnphảiđầutưnhiềutiền.LotusNotes,mộtứngdụngphầnmềmnhưvậy,rấtdễđiềuchỉnhđốivớidoanhnghiệpcủabạn.Cơsởdữliệuđãđượcđiềuchỉnhcóthểđượctruycậpbởibấtkỳngườinàođượcủyquyềntrongbấtkỳvịtríđịalýnàovớimộtchiếcđiệnthoại.Bấtkỳngườinàotrongtổchứccũngcóthểthamgiavàđónggópchonhữngvấnđềquantrọngvànhữngcâuhỏiđượcnêura.
Dùvậy,khônggìcóthểthaythếđượcviệcbạnđíchthânđếnnơicôngviệcđangđượcthựchiện.
TỔNGKẾTNếubạnlàmộtngườiquảnlýcấpcao,bạncóthểnghĩrằngmình
cómộtlịchtrìnhgầnnhưkhôngthểthayđổiđược.Vậythìlấyđâurathờigiantrongngàyđểđilạinữachứ?SamWalton,bộócvĩđạigâydựngnênđếchếWal-Mart–chuỗicửahàngbánlẻlớnnhấtthếgiới,dành80%thờigiancủamìnhđểđikhắpcáccửahàng.Theoghinhận,ôngdànhbốnngàyđểđithămcáccửahàng,cònmộtngàyởvănphòng.Vớidoanhthu370tỉđôla,bạncóthểđoánchắcSamhẳnphảirấtbậnrộn,vùiđầuởvănphòng.Nhưngôngđãchọncáchngượclại.Bằngcáchđilại,ôngđãtrựctiếpgiảiquyếtđượcrấtnhiềuvấnđềquảnlývàgiảmđượcđángkểlượngcôngviệcgiấytờcũngnhưnhữnghoạtđộngtiêutốnthờigiankhácnhưđềrachínhsách,vạchrachiếnlược,xửlývấnđềngânsáchvàliênlạcvớikháchhàng.Samđãpháthiệnralànhữngvaitrònàyđượcthựchiệnhiệuquảhơnvớiđầuvàocủanhữngngườiphảithựchiệncôngviệc.
Câuhỏilúcđókhôngphảilàbạncóbaonhiêuthờigian,màlàbạnsửdụngthờigianđónhưthếnào.Vớibạn,thựchiệnquảnlýhữuhình,trongtầmmắtcóquantrọngkhông?Biếtchuyệngìđangdiễnraở“tiềntuyến”vớibạncóquantrọngkhông?
Cáchsửdụng,quảnlýthờigianhiệuquảnhấtlàđilạivàgặpgỡmọingườihàngngày.Nếubạntậptrungvàoquátrìnhlàmviệcvàkhiếnnódễdànghơnvớinhânviêncủamìnhthìbạnsẽdễđạtđượcchiếnlược,tầmnhìn,mụctiêucủamìnhhơn.
THỰCHÀNHCHƯƠNG101. Dànhthờigiantrongngàycủabạnđểđilạivàgặpgỡmọingườitrongkhuvựcthuộctráchnhiệmcủabạn.Thờigianhiệuquảnhấtcóthểlàđầubuổisáng.Nếuthế,đừngkhóchịukhiquaylạivănphòngsaukhiđãđihếtmộtvòng.
2. Hãytậptrungvàoquátrìnhcủacôngviệcvàcáchnócóthểđượccảitiến.
3. Hãytruyềnđạttầmnhìn.Phảinắmbắtđượcchiếnlượchoạtđộngcủabạnvàchuyểntảichiếnlượcđóbằngcảlờinóivàhànhđộng.Hãygiúpnhânviêncủabạnhìnhdungrahoạtđộngcủabạnđangởđâu.
4. Hãythựchiệnđiềubạnđãhứa.Nếubạnnóibạnsẽlàmgìđóchomộtnhânviênnàođó,hãylàmđúngnhưthế.Nếubạnthấykhóhoặckhôngthểlàmđược,hãyquaylạigặpngườiđóvàchongườiđóbiếtnơibạnđứng.Hãylàmmọiviệctrongkhảnăngcóthểcủabạnđểgiữlờibạnđãhứa.
CHƯƠNG11Tổchứchọphiệuquả
Họplàmộtsựkiệntiêutốnnhiềuphútvàlãngphínhiềugiờ.
―JamesT.Kirk
TÓMLƯỢCCHƯƠNG11
Trongchươngnày,bạnsẽhọcđược:
Cuộchọptốtnhấtcóthểlàcuộchọpbạnkhôngtổchức.
Lựachọnthaythếchonhữngcuộchọp.
Nếubạnphảihọpmặtđểgiảiquyếtmộtvấnđề,hãytổchứchọpởnơicóvấnđề.
Nếubạnphảihọpmặt,hãyhọpchođúng!
Côngtychúngtôiđãchuyểngiaothànhcôngchươngtrìnhhọphiệuquảtrongnhiềunămqua.MộttrongnhữngvănphòngởchâuÂucủachúngtôiđãkýkếthợpđồngvớimộtcôngtyđaquốcgiathiếtkếmộtkếhoạchđểcáccuộchọpcủahọtrởnênnăngsuấtvàhiệuquảhơn,vớimụctiêulàphổbiếnnórộngrãikhắpthếgiới.Nhiềungườicủachúngtôiđãcùngtraođổivớikháchhàngđểthảoluậnchúngtôicóthểthựcthisángkiếnđónhưthếnào.
Saukhithiếtkếđượcmộtchươngtrình,chúngtôibắtđầuquátrìnhchuyểnhóabằngcáchgiáodụcnhânviên.Ngaylậptứcchúngtôivấpphảimộttrởngại.Khichúngtôibắtđầukhóađàotạocủamình,nhữngngườithamgiathểhiệnrõtháiđộhọkhôngmấyquantâmtớiviệclàmthếnàođểcáccuộchọptrởnênnăngsuấtvàhiệu
quảhơnvìhọđangtrongquátrìnhcắtgiảmnhữngcuộchọpmàhọtổchức.Dànhhầuhếtthờigianchonhữngcuộchọp,chẳngcònmấythờigianchocôngviệcthựcsự,nhữngnhânviênnàymongmuốncómộtgiảiphápgiúphọgiảmsốlượngcáccuộchọpmàhọphảithamdự.Điềunàyhiểnnhiêntácđộngtớisángkiếncủachúngtôi.Nhiềulờithôngtháithểhiệntầmquantrọngcủaviệcgiúpchocáccuộchọptrởnênnăngsuấtvàhiệuquảhơn,nhưngnếungaytừđầubạnđãkhôngcầnmộtcuộchọpthìaibuồnquantâmnóđượctổchứctốtnhưthếnàochứ?
Tôicũngvấpphảimộtcâuhỏihócbúatươngtựvớimộtkháchhànglàmộtcôngtyôtôlớn.Ngườiđiềuhànhcaocấpnhờtôitưvấnchoôngvềcáchlàmviệcđểôngthựchiệncôngviệccủamìnhnăngsuấtvàhiệuquảhơn.Chúngtôitiếnhànhphântíchthờigiancủaôngvàpháthiệnramỗituầnôngcókhoảng50tiếngdànhchonhữngcuộchọpđãđượclênlịch.Điềunàyhiểnnhiênkhiếnôngchẳngcònchútthờigiannàođểlàmviệckhác.Vậylà,vấnđềnằmởchỗôngcầnphảigiảmthờigianhọphànhđểdànhthờigianlàmnhữngviệcôngtathựcsựđượctrảlương.
Họphànhlàđiềukhôngthểtránhkhibạnkhôngmuốnlàmbấtcứviệcgì.
―JohnKennethGalbraith
Vấnđềtệđếnmứcnào?Mộtnghiêncứuchỉrarằngtrungbìnhcácchuyêngiathamdự71cuộchọphàngtháng(MCIConferencingWhitePaper,“NhữngcuộchọpởMỹ”).Trongcuốnsáchcủahọ,Họpkinhdoanhtốthơn(BetterBusinessMeetings),RobertB.NelsonvàPeterEconomyđãpháthiệnrahơn50%thờigianhọplàlãngphí.
Trongchươngnày,tôitrìnhbàyvềhaichủđềcơbản:Làmthếnàođểtránhphảitổchứchọpngaytừđầuvàcáchtổchứctốtmộtcuộchọp.
Họplàdấuhiệucủatổchứckém.Họpcàngítcàngtốt.
―PeterF.Drucker
Họptrởthànhphươngphápquảnlýđượcyêuthíchcủanhữngngườichuyênnghiệp.Vấnđềởchỗhọpkhôngphảilàdiễnđànđể
giảiquyếtvấnđềvàđưaraquyếtđịnhđúngđắn.Vậymàphầnđôngnhữngngườichuyênnghiệpvẫndànhrấtnhiềuthờigianchoviệchọp.Tạisaohọplạilàlãngphíthờigian?Nếunóđượctổchứckém,sẽchẳngcómấyviệcđượchoànthành.Tuynhiên,đàotạomọingườicáchtổchứctốtmộtcuộchọpcũngkhônghẳnđãđemlạikếtquảtíchcực.
Mộtlýdokhiếnnhữngcuộchọpthườngkémhiệuquả,ngaycảkhichúngđượctổchứcrấttốt,làdokhoảngcáchgiữanhữngngườithamgiacuộchọpvànơicôngviệcđangthựcsựđượchoànthành.Nếubạnmuốngiảiquyếthiệuquảmộtvấnđề,bạncầntrựctiếptrảinghiệmtìnhhuốngđó.Cácvấnđềxuấthiệntrongcuộchọpđượcgửiđếntừthưđiệntử,điệnthoạihoặcnhữngthôngbáokháclàchuyệnquáthườngthấy.Vâylàmộtcuộchọpđượctổchứctừmộtđịađiểmởxa,mộtgiảiphápđượcđưaradựatrênnhữngthôngtincóhạn,khiếnnhữngngườithamgiaphảiphụthuộcvàothôngtinđượcchuyểntừnơicôngviệcđangdiễnra.Thôngtinđóthườngđượcđơngiảnhóavàrútgọntừbốicảnhcủanókhiđượcbáocáo(chủyếulàđểtómlượcvàgiữchocuộchọpkhôngdiễnraquálâu).Kếtquảlànhữngngườithamgiakhôngcócácchitiết,màchỉcóphiênbảnchọnlọccủanhữngchitiết.Bấtcứkếtluậnnàomàhọđưaracũngkhôngdựatrênsựphảnánhchínhxáccủatìnhhuốngthựcsự.
Hình11.1.Tổchứccuộchọpgiảiquyếtvấnđềtạinơicôngviệcđangđượcthựchiện
Nếubạntổchứcmộtcuộchọpđểgiảiquyếtmộtvấnđề,hãyquênnóđi.Thayvàođó,hãyđitớinơitồntạivấnđề,hãyquansát,hãyđặtranhữngcâuhỏivàhãyxemcôngviệcđangđượcthựchiệnnhưthếnào.Chẳngmấychốcbạnsẽbắtđầupháthiệnratìnhhìnhthựcsự.(Chúngtasẽnóithêmvềvấnđềnàyởphầnsaucủachươngnày).
PHẦN1:GIẢMSỐLƯỢNGCUỘCHỌPPhântíchcuộchọp
Đểgiảmsốlượngcuộchọp,hãybắtđầubằngcáchxemxétlạicáccuộchọpbạnđãthamdựgầnđâyđểđánhgiámốitươngquan,tầmquantrọngvàmụctiêucủachúng.Hãylậtquyểnlịchcủabạnlùivềhaithángtrướcvàdùngconmắtphântíchđểkiểmtracáccuộchọpmàbạnđãthamdự.
Hãytínhsốgiờtrungbìnhmỗingàybạndànhđểthamdựcáccuộchọp.Hãytựhỏibảnthân:
Mụcđíchcủacuộchọpnàylàgì?
Liệumụcđíchđócóthểđượchoànthànhtheonhữngcáchkháckhông?
Cuộchọpnàotrongsốnhữngcuộchọpđócóthểxemlà“thônglệ”?
Cuộchọpmangtínhthônglệđócóthựcsựcầnthiếtkhông?
Nếuđólàmộtcuộchọpgiảiquyếtvấnđềthìvấnđềcóđượcgiảiquyếtkhông?
Cólựachọnthaythếnàokhácchomộtcuộchọpkhông?Gọiđiệnthoại?Hộithảo?
Bấtcứvấnđềđơngiảnnàocũngcóthểkhônggiảiquyếtđượcnếucóquánhiềucuộchọpđượctổchứcđể
thảoluậnvềnó.
―Khuyếtdanh
Thủthuậtchẳngcóýnghĩagìnếubạnkhôngđịnhtổchứcmộtcuộchọp.Giốngnhưthưđiệntử,việcgiảmsốlượngcuộchọpcóthểlàmộtnhiệmvụkhókhănvàphứctạp.Vănhóadoanhnghiệpthườngquyđịnhphảitổchứccáccuộchọp.Tuynhiên,vìcóquánhiềungườithanphiềnlàcáccuộchọpchỉlãngphíthờigian,khiếnhọchẳngcóthờigianđểlàmviệccủamình,nênchúngtacầnnỗlựcgiảmsốlượngcuộchọpmàmọingườithamdự.
***
Mẹohay:Mộtlãnhđạotrongngànhdượcđãxoayxởđểgiảmsốlượngcuộchọpchỉđơngiảnbằngcáchdànhthờigiantronglịchcủabàđểlàmviệc.Khiaiđómuốnhọpcùngbà,ngườiđóphảitìmthấythờigiantrốngtrongquyểnlịchcủabà.Vìlịchcủabàđượcsắpxếpsẵnchonhữngviệcquantrọng,nênnóđãhạnchếtốiđasốgiờdànhchocáccuộchọp.
***
Đánhgiánhucầuxemcócầnphảihọpkhông.
Tìmnhữnglựachọnthaythếchocáccuộchọp.
Nếucómộtvấnđề,hãyđừngnghĩđếnviệctổchứcmộtcuộchọpđi,màhãyđithẳngtớinơixảyravấnđề.
Đi.Nhìn.Khẳngđịnh
Cáchduynhấtđểthựcsựhiểuđượcbảnchấtcủavấnđềlàđitớinơilàmviệc,quansáttìnhhìnhthựctếvàthuthậpdữliệu.Điềunàygiúpbạnhiểurõhơnvềthựctế.Nếukhông,bấtcứgiảiphápnàomàchúngtađưaratrongphònghọpcũngkhôngphùhợpvớicôngviệcđangxảyra.Quátrìnhnàyđượcnhữngngườigiámsát,quảnlývànhữngngườichịutráchnhiệmgiảiquyếtvấnđềtrongcôngtycủaToyotaápdụng.ChủtịchcủaToyota,ôngKatsuakiWanatabe,đãmiêutảquátrìnhđónhưsau:
Điđếnnơi
Trựctiếpquansát
Nóichuyệnvớinhữngngườicóliênquan
Thuthậpdữliệu
Xácđịnhvấnđềdựatrêncácdữliệuđó.
ÔngWanatabenóirằnggiảiquyếtvấnđềcầnphảithựchiệnởđúngnơicôngviệcđangđượctiếnhành,thayvìởnhữngcuộchọphaytrongnhữngphònghộithảo.Phầnlớnthủthuậtnàyvànhữngthôngtincầnthiếtđểhiểuđượckháiniệm“cuộcvihànhPEP”đãđượctrìnhbàyởchương10.Nếugiảiquyếtvấnđềđượcthựchiệntheocáchnày,thìnhucầuvàsốlượngcuộchọpsẽgiảmxuống.
Nếubạnphảitổchứcmộtcuộchọp,hãycânnhắctổchứcnóởnơicôngviệcđangđượcthựchiện.Nhữngngườithamdựcuộchọpcóthểtrựctiếpquansátvàlắngnghebằngchínhđôitaicủahọđốivớinhữngvấnđềđangxảyra.Khiđó,cuộchọpcủabạncóthểsẽ
ngắnhơn,hiệuquảhơnvàquyếtđịnhcủabạnchắcchắnsẽthựctếhơn.
PHẦN2:NẾUBẠNPHẢIHỌP,HÃYHỌPCHOĐÚNG
Bạnđãphântíchnhữngcuộchọpmàbạnthamdựgầnđâyvàđãtìmracáccáchgiảmbớtnhữngcuộchọpđó.Bạnđãtiếpnhậnkháiniệmđiđếnnguồngốccủavấnđềvàquansát,lắngnghe,thuthậpthôngtin,rồiđưaragiảipháp.Kếtquảlàbạnsẽítphảithamdựcáccuộchọphơn.Dùvậy,vẫnluôncónhữngcuộchọpkhácmàbạncầnphảigópmặt.
Chúngtahãybắtđầubằngcáchxácđịnhnhữngloạicuộchọpkhácnhau.Kiểucuộchọpsẽquyếtđịnhthànhphầnthamgiavàsựchuẩnbịcầnthiết.
Họptómlược.Nhữngcuộchọpnàythườngđượctổchứcnhưhoạtđộngchiasẻthôngtin,vàthườngđượctổchứcđềuđặn.CóthểlãnhđạotậptrungmọingườivàosángthứHaiđểthôngbáosơlượcchomọingườivềnhữnghoạtđộngtrongtuầntới.Đócóthểlàmộtbàithuyếttrìnhtrướctoànbộcôngtycủachủtịchcôngty.Thựcsựkhôngcógiớihạnvềsốlượngngườithamdựmộtcuộchọptómlược.Sựchuẩnbịthườngchỉgiớihạncho“diễngiả”củacuộchọp.
Họplậpkếhoạch.Nhữngngườiđiềuhànhcóthểcầnthảoluậnmụctiêuvàsángkiếnchiếnlượcchonămtớihoặcquýtới,hoặctíchhợpquátrìnhlậpngânsáchvàolậpkếhoạchchiếnlược.Họplậpkếhoạchcóthểđượctổchứcgiữanhữngthànhviênnhómdựánđểvừaxácđịnhbướctiếptheocầnthựchiệnvừagiámsáttiếntrìnhcủamộtdựán.
Họpđịnhkỳ.Nhữngcuộchọpthườnglệgiữagiámđốcdựánvànhữngngườiphảibáocáotrựctiếpchoôngta/bàta(họpriêng2người)cóthểlàvídụvềnhữngcuộchọpđịnhkỳ.Cácđộidựáncóthểtiếnhànhhọpđịnhkỳđểgiámsáttriếntrìnhcủamộtdựán.Nhữngcuộchọpđịnhkỳcầnxemxétkhimuốncắtgiảmsố
lượngcáccuộchọp.Thôngthường,nhữngcuộchọpmangtínhthônglệnàythườngtrởthànhthônglệtớimứcchúngtachẳngbaogiờthắcmắctạisaochúngtalạiphảicónhữngcuộchọpđó.
Họpgiảiquyếtvấnđề.Đâycóthểxemlànhữngcuộchọpcóchủđề.Chúngcómộtvấnđềcụthể,vànảysinhnhưkếtquảcủamộttìnhhuốngđãxảyra.Nhưđãthảoluậnởphầntrướccủachươngnày,nhiềucuộchọpcóthểthaythếbằngcácchuyếnvihànhPEP.Tớinơicôngviệcđangxảyra,quansátvàthuthậpdữliệu,thảoluậnvớinhữngngườiliênquansẽgiúpnhữngngườichịutráchnhiệmcóthểxácđịnhchínhxácvấnđềvàđưaragiảipháphữuích.Nếumộtcuộchọpcóthểgiảiquyếtđượcmộtvấnđề,cuộchọpđónênđượctổchứcởchínhnơivấnđềđangdiễnra.
Họptổngkết.Họplà“tổngkếtkinhnghiệm”đượctổchứcđểxácđịnhnhữngbàihọcchúngtađãrútrađược:Việcgìlàmtốtchúngtamuốnpháthuy?Việcgìchúngtacóthểlàmtốthơntrongnhữngtìnhhuốngtươngtự?
Họpđưaraquyếtđịnh.Nhữngcuộchọpnàythườngđượctổchứcởcấpđộlãnhđạocấpcaohoặcbanquảntrị.Trongmộtthểchếtàichính,chúngcóthểbaogồmcuộchọpủybantíndụngđểthôngquagiaodịchtíndụng,hoặctrongtrườnghợphọpbanquảntrị,chúngcóthểbaogồmnhữngquyếtđịnhđiềuhànhnhưthuêngười,sathảinhânviênhaytăng/giảmlương.
Họptrìnhbàyvàbáocáo.Nhữngcuộchọpnàyđượctổchứcđểtrìnhbàymộtbảnbáocáohoặcmộtbàithuyếttrìnhchonhữngbộphậnởcấpđộcaohơntrongchínhtổchức.
“Bakẻthùcủahọp:
1.Họpnhưngkhôngthảoluận
2.Thảoluậnnhưngkhôngquyếtđịnh
3.Quyếtđịnhnhưngkhônghànhđộng
―TakeshiKawabe
Nhữngcuộchọpđượctổchứctốt
Nếubạnđãtậntâmphântíchlịchhọphiệncócủamình,giảmnhữngcuộchọpbạnkhôngcần,sửdụngchuyếnvihànhPEPđểgiảiquyếtvấnđề,vàđãgiảmsốlượngcuộchọpbạnthamdự,thìbướctiếptheolàhọccáchđiềuhànhmộtcuộchọpđúngđắnkhibạncầnphảihọp.
Đểhọpđượctổchứchiệuquảvànăngsuất,nócầnphảiđượcchuẩnbịthíchhợpđể:
Xácđịnhngaytừđầulàbạncầnmộtcuộchọp.Liệuvấnđềcóđượcgiảiquyếtquamộtcuộcgọingắnhaymộtbứcthưrõràng,đơngiảnkhông?Nếubạnquyếtđịnhmộtcuộchọplàcáchtốtnhấtđểgiảiquyếtvấnđề,thì:
Hãyxácđịnhmụctiêuvàmụcđíchchínhxáccủacuộchọp.Hãypháttriểnmộtbứctranhrõràngvềviệcbạndựđịnhhoànthànhtrongcuộchọp,baogồmbấtcứquyếtđịnhnàođượctrôngchờđưara,haybấtcứvấnđềnàocầngiảiquyết.
Hãyxácđịnhailàngườinênthamdựcuộchọpđểhoànthànhđượckếtquảdựkiếncủabạn.Sẽcóbaonhiêungườiliênquantớicuộchọp?(Ghichú:Nhữngcuộchọpđưaraquyếtđịnhnênhạnchếsốngườithamgia.Thôngthườngbấtcứcuộchọpnàocóquá6hoặc7ngườithamdựđềukhiếnchoviệcđưaraquyếtđịnhtrởnênkhókhănhơn.Nếulàhọptómlượcthìkhôngnhấtthiếtphảigiớihạnsốlượngngườithamgia.)
Hãyquyếtđịnhthờigian,địađiểmvàthờilượngdựkiếncủacuộchọp.
Hãychuẩnbịchươngtrìnhnghịsựchocuộchọptừtrước.
Hãygửibấtcứtàiliệutómlượccóliênquannàochonhữngngườithamdựcuộchọptừtrước,đểhọcóthểlàmquenvớinhữngtàiliệuđótrướckhicuộchọpdiễnra.
Hãyxácđịnhvaitròcủanhânsựthamgiacuộchọp.(Cócầnngườigiúpcuộchọpdễdànghơnkhông?Nếunhữngngườithamdựcuộchọpcóxuhướngkhóchịuhoặccóýgâykhókhănchoviệcđưaramộtkếtquảtốt,hãycânnhắctớiviệccómộtngườiduytrìcuộchọptheođúng“kịchbản”.Ngoàira,cũngnênxem
xéttớiviệcphâncôngmộtngườilàmthưkýghichép,vàmộtngườiquảnlýthờigian.Ngườithưkýsẽxâuchuỗicácýkiếncủabuổihọpvàtổnghợpthànhmộtbiênbảnvàocuốibuổihọp,cònngườiquảnlýthờigiancónhiệmvụgiữchocuộchọpdiễntiếntheođúnglịch.)
Nếucầnđưaraquyếtđịnh,hãyxácđịnhquytrìnhquyếtđịnh.Mộtvàilựachọnhữuíchbaogồm:dânchủ(nhữngnguyêntắcsốđông),đồngthuận(tấtcảmọingườiđềuđồngý)hoặcđộiđềxuấtvàôngchủquyếtđịnh.
Nếuđólàmộtcuộchọpđặcbiệtquantrọng,cóthểcânnhắcmờichủtịchthamdựcùng.Chủtịchcóthểtổchứctốthơnnộidungcuộchọp,mụcđíchdựkiếnvàkếtquả,đểkếtquảcuốicùnglàcuộchọpkhôngthảoluậnnhiềumàquyếtđịnhnhiềuhơn.
Trongsuốtcuộchọp
Hãybắtđầucuộchọpđúnggiờ,bấtkểngườinàovắngmặt.
Nêurõmụctiêu,mụcđíchcủacuộchọpvớinhữngthànhphầnthamdựđểtấtcảđềunhấttrívớikếtquảđượcmongđợi.
Nhấttrívớiquátrìnhđưaraquyếtđịnh.Liệunócóthựcsựđượcđồngthuận(tấtcảmọingườiđềuđượclêntiếngvàđềuđồngtâmnhấttrí)?Liệunócóthựcsựdânchủ(phầnđôngđồngtìnhvớiquyếtđịnh)?Haynócóthểlàquyếtđịnhcủamộtngười–đượcôngchủđưara–dựatrênnhữngkếtquảcủacuộchọpvànhữngđềxuấtđượcđộiđưara?
Giữchocuộchọpdiễnrađúnglịchtrình.Hãythườngxuyênghilạitiếntrình.Ngườiquảnlýthờigiancầnđảmbảochocuộchọpkếtthúcđúnggiờ.Đểcáccuộchọpngắngọn,hãycânnhắctớiviệctổchứctronglúcăntrưa,haynhưmộttrongnhữngvănphòngởchâuÂucủachúngtôiđãápdụng,trướckhivănphòngmởcửa,hoặcsaukhivănphòngđóngcửa.Hoặcbạncóthểtổchứcnhữngcuộchọp“đứng”,nghĩalàhọpkhôngcầnghế.
Hình11.2.Giữcuộchọpđúngtiếntrình
Cáccuộchọpthườngngốntoànbộthờigianđãđượclênlịchdànhchochúng.Hãycânnhắctớiviệclênlịchchonhữngcuộchọptrongkhoảng20hoặc50phút.MộtchinhánhcủaToyotayêucầutấtcảcáccuộchọpcủachinhánhkhôngđượckéodàihơn50phútvàhọthườngdànhra10phútthôngbáochomọingườibiếtnộidungcuộchọptiếptheo.Bằngcáchsắplịchchocáccuộchọpmộtcáchchặtchẽ,vàđảmbảobắtđầuvàkếtthúcđúnggiờ,cáccuộchọpsẽtrởnênhiệuquảhơn.
Hãytổchứcnhữngcuộchọp“khôngđỉnh”–nghĩalà,khôngsửdụngmáytínhxáchtay,điệnthoạidiđộng,haybấtcứcôngcụkỹthuậtsốnàokháctrongsuốtcuộchọp.
Hãysửdụngcôngnghệđểcáccuộchọphiệuquảhơn.ViệcsửdụngánhsángrộngvàmànhìnhLCDgiúpmọingườinhìnthấymọiviệcrõrànghơn.
***
Mẹohay:Cómộtcáchđểgiảmthờigiandichuyểntớicáccuộchọplàsửdụngcôngnghệ.
***
Nếusốngườithamgiacuộchọpnhiềuhơnsáuhoặcbảy,màcầnphảiđưaraquyếtđịnhtrongnhóm,hãychianhómthànhnhữngnhómnhỏhơn,vàchomỗinhómnhỏđógiảiquyếtmộtkhíacạnhkhácnhaucủavấnđềđangcầnđưaraquyếtđịnh.
Nếumộtcuộchọpcầntạoranhữngýtưởngchung,hãycânnhắctớiviệcsửdụngthủthuậtđộngnão.Độngnãopháthuytácdụngtốtnhấtbằngcáchtậptrungvàovấnđềđãđượcxácđịnhvàkhuyếnkhíchnhữngngườithamgianghĩracàngnhiềugiảipháp,đềxuấtvàýtưởngcàngtốt,sauđótriểnkhainhữngýtưởngnàycàngxacàngtốt.Hãyviếtlạitấtcảnhữngýtưởngđó.Đừngngắtquãng,đừngchỉtrích,đừngđánhgiánhữnggợiýchotớikhitấtcảmọingườiđãphátbiểuvàbạnđãsẵnsàngđánhgiádanhsáchnhữngýtưởngvàquyếtđịnhbướctiếptheocầnthựchiện.
Khikếtthúccuộchọpnhưlịchtrình,ngườichủtrìcuộchọpnêntổngkếtnhữngkếtquảcủacuộchọp.Trongphầntổngkếtnày,cầnliệtkêtấtcảnhữngquyếtđịnhđãđượcđưara.
Vàocuốibuổihọp,nênxácđịnhvàliệtkêdanhsách“nhữngbướctiếptheo”.Hãyápdụngcâuhỏiai,cáigì,ởđâuvàkhinàochotừngnhiệmvụ.(Chúý:ThôngthườngCáigìcóthểkhôngrõràng,cònkhinàođôikhilạibịbỏquahoàntoàn.Hãyđảmbảophảicóchúng.)
Tổngkếtcuộchọpvớimộtkếtquảnhấttrívềcáchnhữngbướctiếptheosẽđượcgiámsát.
Saukhihọp
Tấtcảcácbiênbảnphảiđượchoànthànhvàocùngngàydiễnracuộchọp,baogồmtấtcảcácbướchànhđộngcầnthựchiện.Cácbiênbảnphảiđượcchuyểntớitấtcảcácthànhphầnthamdự.
Hãyquyếtđịnhcácbiênbảnsẽđượcgửiđinhưthếnào.Quathư
điệntử?Hoặccóthểđăngtảibiênbảnvàcácbướchànhđộnglênmạngnộibộđểnhữngngườithamgiahọpđềucóthểtruycậpvàtheodõitiếnđộkhông?Hãynhớ,càngítthưđiệntửcàngtốt!
Kiênquyếthoànthànhcácquyếtđịnhtừcuộchọpđểchúngcóthểđượchoànthànhtrênthựctế.
TỔNGKẾTCáchhiệuquảnhấtđểgiúpcáccuộchọptrởnênhiệuquảlàđừng
tổchứchọpkhikhôngcầnthiết.Cốgắnggiảmthiểunhữngcuộchọpkhôngcầnthiết,khôngnăngsuấtvàkhônghiệuquảrakhỏilịchtrìnhcủabạn.
Nếuchủđềhọplàgiảiquyếtmộtvấnđề,đầutiênhãyđếnnơixảyravấnđề,trướckhitổchứcmộtcuộchọp.Nếubạnthấycầnphảitổchứcmộtcuộchọpđểgiảiquyếtmộtvấnđề,hãytiếnhànhhọpởchínhnơivấnđềđangxảyra.
Nếubạntổchứcmộtcuộchọp,hãychuẩnbị,tiếnhành,quyếtđịnh,lậpkếhoạch,phâncôngnhiệmvụvàhoànthànhcácquyếtđịnhtrongcuộchọpmộtcáchthíchhợp.
THỰCHÀNHCHƯƠNG111. Cuộchọptốtnhấtlàcuộchọpkhôngbaogiờđượctổchức.Thôngthường,nhữngcuộchọpđịnhkỳthườnghaychệchkhỏimụcđíchvànhucầucủachúng.Hãybắtđầubằngcáchphântíchnhữngcuộchọpbạnđãthamdựtrongsuốthaithángqua.Bằngconmắtphêbình,hãyđánhgiámứcđộliênquan,tầmquantrọngvàmụcđíchcủachúng.Hãytiếtgiảmcàngnhiềucàngtốt.
2. Khiđốimặtvớimộtvấnđề,hãyđếnnơivấnđềđangdiễnra,vàhãyquansát,lắngnghe,thuthậpthôngtinvàquyếtđịnhxemmộtgiảiphápcóđượcápdụngtrựctiếpkhông.
3. Nếubạnphảitổchứcmộtcuộchọpgiảiquyếtvấnđề,hãytiến
hànhngaytạinơicôngviệcđangdiễnravàtồntạivấnđề.
4. Khitriệutậpmộtcuộchọp,hãychuẩnbị.Hãythêmvàophầnchuẩnbịcủabạnmụctiêu,mụcđích,chươngtrìnhnghịsự,vaitrò,thờigian,địađiểm,thờilượngvàtàiliệudựkiến.
5. Hãytổchứchọphiệuquả.Hãybắtđầuvàkếtthúcđúnggiờ.Hãytạothuậnlợichothảoluậnđểgiữcuộchọpđúnglịchtrình.Hãyđạtđượccácmụctiêu.Hãyđưaranhữngquyếtđịnh.Hãyghilạinhữngđiểmhànhđộng(bướctiếptheo),ai,cáigì,khinào!Hãygửibiênbảnchonhữngngườiliênquancùngtheodõi.
6. Hãyđểquytrìnhtheodõivàođúngchỗ.Hãytheođuổinhiệmvụchotớikhichúngđượchoànthành.
CHƯƠNG12Duytrìngay
Thờigianđểchuẩnbịbằngchứnglàkhimặttrờichiếusáng.
―JohnF.Kennedy
TÓMLƯỢCCHƯƠNG12
Trongchươngnày,bạnsẽhọcđược:
Mộtnhiệmvụđượchoànthànhlàkhibạnđặtmọithứvàotìnhtrạngtốthơnsovớikhibạnnhấcnólên.Cànggiữít,bạncàngđỡphảiduytrì.
Mụcđíchcủaviệcduytrì,bảodưỡngtốtlàđểlầntớicóthểsảnxuấtdễdànghơn.
Bạnnênthêmcácnhiệmvụvàokếhoạchhàngtuầnđểtạocácbướccảithiệntrongcôngviệccủamình.
Mộtcộngsựcólầnkểchotôinghevềmộtcậubéđượcbốmẹchomộtchiếcôtômớikhicậubướcsangtuổi18,vừalàđểmừngcậutốtnghiệpcấpba,vừalàđểmừngcậucócôngviệcthựcsựđầutiên.Dùcậuthanhniênthựchiệnchếđộmỗituầnrửaxemộtlần,nhưngcậulạikhôngbaogiờthaydầuxe.Hiểnnhiênlàkhibướcbảodưỡngđơngiản,mangtínhthônglệnàybịbỏquanhiềulần,cácbộphậnđầumáycủachiếcxebắtđầumàivànghiếnlênnhau.Cuốicùng,toànbộđầumáysẽbịrít.Kếtquảlàđầumáybịhỏng,cònôtôtrởthànhđốngsắtvôdụng,tấtcảchỉvìkhôngtiếnhànhbảodưỡngthôngthường.
Ngoàimấtmátvềmặttiềnbạc,điềukhiếntôi“ấntượng”chínhlàsựngớngẩnvàsựviệcđánglẽkhôngxảyranhưthế.Cóngườiđãchốibỏnhữngthủtụcbảodưỡngxecơbảnvàthựctếnhất,phớtlờnhữngthônglệcóthểđảmbảosựvậnhànhêmrucủaxetrongnhiềunămliền.
Khitôisuyngẫmvềcâuchuyệnnày,tôinghĩ,cólẽchamẹcậuthanhniênchưabaogiờdạychocontraivềtầmquantrọngcủaviệcthaydầu.Tuynhiên,linhcảmcủatôilàcólẽhọmặcđịnhlàcontraihọđãbiếtđiềuđóquantrọngnhưthếnào,vàanhtavẫnthaydầuthườngxuyên.Đólàmộtphầncơbản,khôngthểthiếutrongquytrìnhbảodưỡngxe,họkhôngmảymaysuynghĩlàanhcontraikhônghềthaydầu.
Chúngtabiếthệquảdànhchocậuthanhniêntrẻđó.Hệquảdànhchobạnkhikhônghìnhthànhvàduytrìchobảnthâncũngnhưnhữngngườikhácthóiquencótổchứccònnghiêmtrọnghơnnhiềusovớimộtđầumáychết.
CHỈSỐNHIỄULOẠNChỉsốnhiễuloạncóthểđịnhnghĩalàphạmvihoặcmứcđộlộn
xộnđốivớisựsụpđổcủabấtkỳhệthốngnào.Trongvậtlý,đâylàquyluậtthứhaicủanhiệtđộnglực.Quyluậttựnhiêncủavũtrụlàcáchệthốngsẽcóxuhướngtiếntriểntừtrậttựsanglộnxộnvàsựlộnxộnđóngàycànggiatăngtínhphứctạp.Muốncómộtcuộcsốngđơngiảnư?Hãybiếnngănnắp,trậttựthànhmộtphầncôngviệchàngngàycủabạn!
Nếubạntrôngmongvàkỳvọnglàmviệctrongmộtmôitrườngcótrậttự,bạncầnphảinhậnraxuhướngtựnhiêncủamôitrườnglàsẽchuyểndịchvềhướngmấttrậttự,vàbạncầnphảilàmviệcđểduytrìđượctìnhtrạngcótrậttựđó.
Hãythửbỏbêkhuvườncủabạnmộtlúcvàbạnsẽnhanhchóngthấytácđộngcủasựnhiễuloạn.
Bạncóbaogiờthắcmắctạisaomọithứlạitiếptụctrởnênlộnxộnsaukhibạnđãdọndẹpvàsắpxếpkhông?Đó
làmộtquyluậtcủavũtrụ,vàbạnkhôngthểphávỡquyluậtđó.Nếubạnkhônglàmgì,bạnsẽlạcđường.Lộnxộnsẽlênngôi.Bạnkhôngthểthắngđượcsựnhiễuloạn.Bạnchỉcóthểđấutranhchốnglạinó.Nhiễuloạnsẽtiếptụcgiatăng.Bạncầnphảibổsungnănglượngđểsắpxếplạimọithứ.Dòngnănglượngsẽgiúpduytrìtrậttự.Bằngcáchbổsungnănglượngvàomộthệthốngbạncóthểtạoratổ
chức.
―JonMiller,5Sbànlàmviệccủabạncùngnhữngmẹokhácđểtăngnăngsuấtvănphòng
HivọnglàđếnthờiđiểmnàybạnđãtạorađượcnhiềuthayđổinhờcuốnsáchnàyvàChươngtrìnhHiệuquảcánhânPEP.Cólẽbànlàmviệccủabạnđãgọngàng,hồsơcủabạnđãđượcsắpxếptốthơnmộtchút,vàđồvậtđãởđúngchỗchúngcầnở.Bạnđãcómộthệthốngtốthơnởđúngchỗ.Bạncóthểquảquyết,vìcóluậtđộngnhiệthọc,bấtcứhệthốngnàobạnđặtvàođúngchỗđềucóxuhướngbịpháhủytrừkhibạnliêntụclàmviệchướngtớiduytrìtrậttựcủahệthống.
Vậythì“mánhkhóe”làgì?Hãybiếnduytrìthànhmộtphầnchutrìnhlàmviệccủabạn.
BẢODƯỠNGVÀCHUTRÌNHLÀMVIỆC
TôiđãhọcđượcmộtbàihọcvềbảodưỡngtừmộtnhânviênkỳcựucủaIBM.Ôngthườngtớiđịachỉcủakháchhàngvàsửachữamáytínhmàmìnhđãbánchohọ.Ôngthườngđưanhữngkỹthuậtviêntrẻđicùngmìnhtrongnhữnglầnsửachữađó.Ônglàchủđềbàntángâycườivìôngcónhữngbộquầnáovànhữngthóiquenlàmviệc“lạkỳ”.Ôngthườngmặcnhữngbộđồáoliềnquầncórấtnhiềutúi.Trongnhữngchiếctúiđócótấtcảcácloạicôngcụkhácnhaumàôngcần.Nếuôngthấycógìđócầnsửa,ngaycảkhinókhôngphảiphầnviệcđượcyêucầu,ôngcũngsửa.Nếuôngnhìnthấymộtgiọtdầutrênsànnhà,ôngsẽlấygiẻravàlausạch.Khisửdụngcôngcụxong,ôngthườnglausạchsẽvàđặtlạiđúngtúiđựng.Nếucôngcụbịhỏng,ông
lấyngaymẫumuatrongtúivàđiềnvàođểthaythếcôngcụđó.Nhữngđồngnghiệpcủaôngthựchiệncôngviệcmàchẳngbuồndọndẹpsaukhihọđivàhiểnnhiênlàcuốingày,ôngluônhoànthànhcôngviệcvàsẵnsàngvềtrướcnhữngngườikhác.Đólàcáchlàmviệccủaông.Ôngduytrìtìnhtrạngcótổchức.
Nóimộtcáchngắngọn,duytrìlàmộtphầncủachutrìnhlàmviệc.Hãynghĩvềnótheocáchnày:Mỗimộtphầnviệc,mỗinhiệmvụđềucóbaphần,phầnđầu,phầngiữavàphầncuối.Phầnđầunhiệmvụphảibaogồmtổchứcsắpxếp(lậpkếhoạch,chuẩnbị,càiđặt)chonhiệmvụ.Phầngiữalàhànhđộngthựchiệnnhiệmvụ.Cùngvớiviệchoànthànhnhiệmvụ,phầncuốiphảibaogồmcảviệcduytrì,nghĩalà“đặtvậttrởlạinơinóthuộcvề”,và“cảithiệntìnhtrạngcủamọithứbạnchạmvào”(baogồmcảhồsơ,côngcụ,cùngnhiềuthứkhác).
Thônglệbảodưỡng,duytrìcũngcầnđượcnhìnnhậntheocáchtươngtự.Cáchđơngiảnnhấtđểlàmđiềunàylàtíchhợpcácthônglệbảodưỡngcơbảnvàochutrìnhlàmviệccủabạn,theocáchđãđượclênkếhoạchchínhxácgiốngnhưbạnthaydầuchoxeôtô.Theocáchtựđộngtươngtựmàbạnngồivàosautaylái,cắmchìakhóaxevào,khởiđộngmáy,bạnbiếtdầuxehẳnđượcthayđềuđặnnếuxeởtrạngtháihoànhảo.Saobạnnghĩcôngviệclạikhácthếchứ?
ĐƠNGIẢNHÓAMụcđíchcủaduytrìlàluônbiếncôngviệcthànhđơngiảnđểmọi
ngườikhônggặptrởngạinàokhithựchiện.Nếumáyphotocopyhếtgiấykhibạnđangsaochụptàiliệu,hãythêmgiấyđểmáythựchiệnđúngchứcnăngcủanó.Đừngchỉđặtkhoảngchụctờgiấyvàokhayđểbạncóthểhoànthànhcôngviệccủamình,bỏmặcngườitiếptheophảichịucảnhhếtgiấy.Đừngđểhồsơcủabạntrongtìnhtrạngvôvọngmàkhôngai,kểcảchínhbạn,cóthểhivọnghiểuđượcchúng.Thayvàođó,hãybiếnmọithứbạnchạmvàothànhcôngcụđểtăngnăngsuấtvàhiệuquả.
Châmngôncủabạnnênlà“Hãylàmvàsắpxếpmọiviệckhibạnlàm!”Duytrìcónghĩalàtựsắpxếptheocáchgiúphoạtđộngtiếptheodễdànghơn.Nếubạndùnghếtghimtrongmáydậpghim,hãychoghimvào.Nếubạnthòtayvàongănkéovàthấymìnhđãhết
ghim,hãytớichỗvănthưvàlấymộthộpghimvề.Hãychoghimvàomáydậpghimvàtiếptụccôngviệccủabạn.Đừngđểnhữngchitiếtnhỏởđó,khônggiảiquyết,đểnólạicảntrởcôngviệccủabạnsaunày.Rấtítviệckhóchịunhưkhitìmbútđểghilạimộttinnhắnđiệnthoạimàkhôngtìmthấychiếcnào,hoặcphảithửtớicảchụcchiếcmớitìmđượcchiếcbútcóthểviếtramực.Nếubútđãhếtmực,hãynémnóđi;ngàynay,bútviếtcóvaitròtolớntrongcôngviệc.
DUYTRÌPHÒNGNGỪAMộtthuậtngữđượcsửdụngởLeanvàcácchươngtrìnhchất
lượnglà“Duytrìphòngngừa”.Duytrìphòngngừađượcđịnhnghĩalàhànhđộngđượcthựchiệntrêncơsởđượclênlịchtrướchoặcđượcgiámsátđểngănchặnnhữngđổvỡtrongtươnglai.Cónhiềucơhộiđểápdụngkháiniệmnàyvàomôitrườngvănphòng.
Hãykiểmkêthiếtbịvănphòngcủabạn.Hãytìmtronghướngdẫnsửdụngthiếtbịcủabạnđểbiếtlịchtrìnhduytrìbảodưỡngcầncóvàghilạivàolịchcủabạn.
Khônggìkhóchịubằngmáytínhhỏngvàbạnkhôngthểtruycậpvàocáchồsơcủamình.Giảipháplàphảikhôiphụcổcứngcủabạn.Dùphảitốnmộtchútthờigian,tiềnbạcvàcôngsứcđểkhôiphụcphầnmềmvàthiếtbị,nhưngđólàđiềuđánglàm.Hãykhôiphụcổcứng,càiđặtphầnmềm,vàcàiđặtkhôiphụcđịnhkỳtựđộnghàngngàyhoặchàngtuần,vàbạncóthểtránhđượcthảmhọa.
Hãyxácđịnhđiềugìcầnduytrìphòngngừavàhãyghinóvàocuốnlịchcủabạn.
DUYTRÌVÀLÀMLIỀNTAYNếubạnđãthuộclòngkháiniệmLàmliềntay,bạnsẽcónhiềucơ
hộiđểcủngcốnóvớiviệcduytrì.Tạisao?Vìduytrìkhôngphảilúcnàocũnglàviệc“quantrọng”nhấthay“cấpbách”nhấtcầnlàm.Luôncónhữnglýdođểtrìhoãnhànhđộngduytrì.NhưngnếucụmtừLàmliềntayxuấthiệntrongđầubạnkhibạnnhậnrahànhđộngduytrìnàođó,bạnsẽhànhđộng.Nếubạnthấycôngcụnàođócầnsửachữa,
bạnsẽLàmliềntay.Nếunguồncunghết,bạnsẽlàmđầynóngaylậptức.Làmliềntaytrởthànhmộtthóiquenvàtựmởrộngthànhsựduytrì.
BIẾNDUYTRÌTHÀNHTHÓIQUENGiốngnhưbạntựđộngđánhrăngrửamặtvàobuổisáng,tốtnhất
vàdễdàngnhấtlàhãythiếtlậpnhữngthônglệduytrìhiệuquả,khôngphảisuynghĩgìtrongcôngviệccủabạn.Nhưđãtrìnhbàytrongchương4,nhómcácviệcvàsắplịchxửlýcôngviệcgiấytờcũngnhưthưđiệntửcủabạnhàngngàygiữchodòngchảycôngviệcngàyquangàycủabạnnằmtrongtầmkiểmsoát.Thờigiandànhchoviệcsắpxếphàngtuầncóthểghépvàoquytrìnhlậpkếhoạchhàngtuầncủabạnđểbạncóthểduytrìtìnhtrạngcótổchức.Hãycậpnhậthồsơ.Hãykhôiphụcdữliệutrongổcứng.Hãykiểmtrahàngcungcấp.
Giốngnhưbạndànhthờigianmỗingàyđểdọnsạchgiỏviệcđầuvàocủabạn,bạnnêndànhthờigianchonhữngviệclớnmàbạnrấtmuốntrìhoãn,chẳnghạnnhưsànglọchồsơcủanhữngđốnghỗnđộnkhôngcầnthiếtđãtíchlũyởđó.Tôithấymọingườithườnglàmcôngviệcdọndẹpsạchsẽvănphòngnàyvàocuốinăm,thườnglàgiữaGiángsinhvàTếtdươnglịchkhimọiviệccóvẻchậmlạitạivănphòng.Họsửdụngthờigianđóđểloạibỏnhữnggiấytờcủanămcũ,tạolậphồsơchonămtới,sànglọcnhữngthứhọkhôngsửdụnggầnđây,loạibỏnhữngchồngtạpchímàhọđãgiữđểđọc,vàdọndẹp.Dùlàmthếvẫntốthơnlàkhônglàmgì,nhưngtheokinhnghiệmcủatôi,thếvẫnlàchưađủ.Việcdọndẹpvàsànglọctheoquýcóvẻhiệuquảnhất.Hãysắpxếpthờigiandànhchonó,cóthểlànửangày,chẳnghạnthế.Hãyđóngcửalạivàbắttayvàosắpxếplại,sànglọc,xửlýtấtcảnhữngcuốnsáchcủabạn,nhữnghồsơthamkhảo,hồsơlưutrữvànhữngthứtươngtựnhưvậy.Hình12.1thểhiệnlịchtrìnhduytrìhệthốngcủabạn.
21NGÀYTHỬTHÁCHMộtđồngnghiệpngườiAustralia,SharonMcGann,đãtậnhưởng
thànhcôngtuyệtvờivớicácsinhviênkhibàchoápdụngđiềumàbàgọilàThửthách21ngày.NgaytừlúcbắtđầuchươngtrìnhPEP,
Sharonđãyêucầumỗisinhviêncủabàchọnmộtthóiquenđểphântíchvàthayđổichotốthơn.Thửtháchlàphảithựchiệnthóiquenđómỗingàytrongsuốt21ngày.Vấnđềlànếubạnlỡmộtngày,bạnsẽphảiquaylạitừđầu;bạnphảigiữthóiquenđótrong21ngàyliêntục!
Sharonvànhữngsinhviênkhácsẽgiámsátcácbướcthựchiện(cóthểkéodàitrongvàitháng).Quátrìnhthayđổithóiquennàytrởthànhmôhìnhcánhâncủasinhviênkhipháttriểnmộtthóiquenmới.Sựchiêmnghiệmnàysauđósẽđượcsửdụngđểlàmnềntảngchonhữngkếhoạchhànhđộngxahơnvànhữngthayđổithóiquenkhác.
Bạncóphụthuộcvàothửtháchkhông?Bạnmuốnthayđổithóiquenlàmviệcnàonhất?Hãynghĩramộtchiếnlượcđểthayđổithóiquenđó,vìbạnchỉcóthểthaythếthóiquenkhôngmongmuốnnàybằngmộtthóiquenmới.Vàmỗingàytrongsuốt21ngày,hãymangtheobảnkếhoạchthayđổithóiquencủabạn.Nếubạnkhôngthựchiệnđượckếhoạchtrongmộtngàynàođó,hãybắtđầulạitừngàyđầutiên.Hãytheodõinhữngkinhnghiệmvàcảmxúccủabạntrongsuốtquátrìnhnày.Việchiểurõhơncáchbạnphảnứngvớithửtháchnàysẽkhiếnchothửtháchtiếptheotrởnêndễdànghơnnhiều.
Hình12.1.Lênlịchđểduytrìhệthốngtổchức,sắpxếpcủabạn
DUYTRÌHỒSƠCHUNGMộtbàihọckhôngdễchấpnhậnnhưnglạigiúpkháchhàngduy
trìđượctínhtổchứccủahồsơchunglànếutấtcảmọingườiđềuchịutráchnhiệmchocáchồsơthìsẽchẳngaichịutráchnhiệmcả.
Làmộttrưởngnhóm,bạncótráchnhiệmphânrõtráchnhiệmvềhồsơchungcủabộphận/phòngbanchocánhân.Tráchnhiệmcóthểđượcchiachotừngngười–ngườinàyphụtráchhồsơđượcchiasẻtrongổứng,ngườikiaphụtráchhồsơgiấytờchiasẻ,…Tấtcảcácthànhviêntrongnhómđềuphảibiếtaichịutráchnhiệmchoviệcgì.
Điềutươngtựcũngđúngđốivớicáccôngcụchungkhác.Bạncũngcóthểcầnđếnmộtcuốnlịchchungtheodõilịchtrìnhcủacảnhómcũngnhưtheodõimọingườiđangởđâu,quantrọnglàphảicómộtngườichịutráchnhiệmduytrìcuốnlịchchungđó.
DUYTRÌVÀDICHUYỂNNhiềungườitrongchúngtaphảidichuyểntrongcôngviệc.Trong
trườnghợpcủatôi,tôithườngphảiđinướcngoài,đôikhiđicảtuần.Điềunàyrấtdễkhiếncôngviệccủabạntrởnênlộnxộn.Hơnnữa,bảnthânviệcđilạicũngrấttốnthờigian.
Hãyxemxéthaivấnđềnày:
1.Đểchuyếnđicủabạnnăngsuấtvàhiệuquả
2.Xửlýnhữnggìtíchlũylạitronglúcbạnđivắng
1.Đểchuyếnđicủabạnnăngsuấtvàhiệuquả.Trướctiên,tôitinrằngdichuyểnrấtquantrọngđểquảnlýhiệuquả.Nếucôngviệcđượcthựchiệnởmộtnơicáchxa,ngườiquảnlýcầnphảiđếnđó.
Nếubạndichuyểnchỉđểđiềuhànhnhữngcuộchọp,bạnnênđặt
câuhỏi:Họpđểlàmgì?Vìtôitinrằngnhữngcuộchọptruyềnthốngsẽvôcùnglãngphíthờigian,tôisẽnghiêmtúcchấtvấnliệuđiềubạnmuốnđạtđượctrongnhữngcuộchọpđócóthểđạtđượctốthơnthôngquamộtcuộcđiệnthoạihaymộtcuộchộithảotruyềnhìnhkhông.
Trongkhidichuyểnbạncóthểtậndụng,sắpxếpthờigianđểlàmviệchiệuquảnhất.
Nếucóthể,hãydichuyểnbằngtàuhỏa.Hãymangtheomáytínhxáchtayvàlàmviệctrongkhidichuyển.
Hãynhómnhữngngàyphảidichuyểnđócủabạnlạiđểtấtcảnhữngchuyếnđicầnthiếtcóthểđượcthựchiệnvàomộtkhoảngthờigiannhấtđịnhtrongtuần.
Hãynhómnhữngcuộchọpcủabạntheođịađiểm,đểbạncóthểhoànthànhnhiềuviệchơntrongkhoảngthờigianíthơn.
2.Xửlýkịpnhữnggìtíchlũylạitronglúcbạnđivắng.Côngnghệchophépbạnvừađivừalàmbấtcứviệcgìbạnvẫnthườnglàmởvănphòng.Vớimộtchiếcmáytínhxáchtayhoặcmộtchiếcđiệnthoạithôngminh,bạncóthểtruycậpthưđiệntử,lướtweb,truycậpvàchỉnhsửatàiliệugiúpbạnhoànthànhcôngviệcdùbạnởbấtcứđâu.
Tấtnhiêncóthểcónhữngrắcrối.Khiranướcngoài,bạncóthểpháthiệnrachiếcđiệnthoạithôngminhcủabạnkhônghoạtđộngởmộtvàiquốcgia.Mộtsốcôngtycóthểcónhữngchínhsáchhoặcnhữngvấnđềkỹthuậtkhôngchophépbạnđăngnhậpvàomáychủcủacôngty.Nhưngtrongnhiềutrườnghợp,nhữngvấnđềnàycóthểđượcgiảiquyết.Vấnđềlàlàmsaođểtruycậpđượcvàomáychủcủabạn,xửlýđốngviệcbạnnhậnđượchàngngàyvàđừngđểtớitậnkhibạnquayvềmớixửlý.
Hãytạothànhthóiquengọiđiệnthoạivềvănphònghàngngàyvàxửlýbấtcứviệcgìđượcchuyểnđến.Nếubạncóthưký,hãytạomộtthônglệgọiđiệnđểanhta/côtađượcchuẩnbị,vàbạncóthểnhanhchóngxửlýtấtcảnhữnggìxảyravàgiữchovănphòngvậnhànhtrơntru.
Đừngbaogiờsắplịchchomộtcuộchọpngaysaukhibạntrởvềtừmộtchuyếncôngtác.Hãychophépbạncóvàitiếngthưthảđểtổngkếtmọithứtừchuyếnđi(tổngkếtcáchoạtđộng,hóađơncuốicùng,lờiđềnghị/đềxuất,…)vàxửlýbấtcứviệcgìcòntồnđọngtrongkhibạnđivắngmàbạnkhôngthểhoànthànhhoặcxửlýtrongchuyếnđi.
Dầndần,bạnsẽthấymìnhxửlýcôngviệchiệuquảhơntheocáchnàykhidichuyển.Hãythửxem.
DUYTRÌVÀCẢITIẾNLIÊNTỤCBạnduytrìcôngviệctốtthôichưađủ.Bạncònphảilàmviệcđể
cảitiếnmọiviệctốthơn.Bạnnênlàmviệcchuyêntâmvàtậntụyđểcảithiệncáchlàmviệccủamình.Trongmôitrườngcạnhtranh,thayđổvớitốcđộchóngmặtnhưhiệnnay,làmtốthơnvàduytrìtheocáchđócũngvẫnlàchưađủ.Bạncầnphảitiếptụcxuấtsắc.Ngaycảkhibạnvừamớiđạtđượctiếnbộđángkể,mụcđíchthựcsựcủabạncũngnênlàliêntụccảithiệnmọiviệcbạnlàm.
Tuầnnàotôicũngtựhỏimình:“Tuầntớimìnhsẽlàmgìđểcảithiệntìnhhìnhcôngviệc?”CómộtvàinhiệmvụtrongKếhoạchtuầncóthểkhiếncôngviệccủatôiđơngiảnhơn,hiệuquảhơn,giúptôihiểubiếthơnvàcảithiệncáchlàmviệctốthơn.
Tôicóthểthêmnhiệmvụđọchaichươngtừmộtứngdụngphầnmềmtôiquantâmđểtăngmứcđộsửdụngphầnmềmđó.Tôithấycónhữngngườichọnnhữngnhiệmvụtừmụctiêucảithiệncánhânvàsắplịchchochúngvàolịchtrìnhlàmviệc.Tôikhuyếnkhíchmọingườithêmnhữngýtưởngbộtphátbấtchợtnảyravàthựchiệnchúng.“Họccáchsửdụngmáyinmới”cóthểlàmộtýtưởngnhưvậy.Chúngtacó1.001điềumàchúngtamuốnlàmhoặcmuốnlàmtốthơn.Vậythì,hãylàmđi!
Hãytạothóiquenđịnhkỳxemlạicuốnsáchnàyvànhữngtàiliệuvềtổchứcsắpxếpkhácđểlàmmớicácýtưởng.IBTcómộtứngdụnghọctrựctuyến(E-PEP)màbạncóthểdễdàngtruycậptừmáytínhcủabạncóthểlàmnảysinhmộtsốýtưởngvàcáchthứcđểđưabạnlênmộtmứcđộhiệuquảmới.Họcliêntụcsẽđemlạikếtquảcảitiến
liêntục.
Hãythêmnhữngmụctiêunàyvàokếhoạchhàngtuầncủabạn.Hãysắplịchchochúng.Bạnsẽpháthiệnralàbạncóxuhướngtìmracáchhoànthànhnhữngmụctiêuđótrongkhoảngthờigianítnhất.Vìnhiệmvụđãcósẵn,bạnchỉviệchànhđộng.Dầndầnvàliêntụcsắpxếpvănphòngcủabạnkhôngchỉgiữđượchìnhảnhvàtínhhiệuquảmớichonó,màcòncảitiếnnó.
Bạnđangbiếnthayđổitrởthànhmộtphầncuộcsốnghàngngàycủabạn.Vàbạnchínhlàngườiđịnhhướngthayđổi.
THEOĐUỔIĐỊNHKỲMộtsốngườikhôngcảmthấycầnphảiduytrìtổchứccủahọ
từngphútmột.Họcóthểkhôngquantâm.Họcóthểtheokịptốcđộkhốilượngcôngviệccủahọbằngcáchthảoluậnđịnhkỳvềtổchứccủahọ.Nếutronggiaiđoạngiữacủamộtdựánhoặcthờikỳđỉnhcao,họcóthểtheođượcởmứcđộtốtnhấtmàhọcóthể,sauđóhọcóthểdànhthờigianhọcầnđểtựtrởvềtrậttựcũ.Đâylàmộtvàiđiềuquantrọngcầnxemxétnếubạnquyếtđịnhlàmviệctheocáchnày:Đừngđểquáhaituầntrướckhibạntổchứcsắpxếplại.Bạnnênrấtnghiêmtúcvềviệcdọndẹpcủamình.Hãygiữchocáchệthốngnhắcnhởởđúngchỗđểnhữngviệcquantrọngkhôngbịchìmnghỉm.
DUYTRÌTỐITHIỂUMộtkhibạnđãtổchức,sắpxếp,duytrìtốithiểumàbạnnênthực
hiện(vẫncònhơnlàkhông)làdọndẹpvănphòngcủabạnhàngngàytrướckhibạnvềnhà.
PHẢILÀMGÌKHIMỌITHỨĐỀUHỎNG?
Đượcrồi,bạnphảidọndẹpbànlàmviệccũngnhưvănphòngcủabạn.Cuốicùngbạngiữđượcgiấytờ,thôngtin,tinnhắn,thưđiệntử
vànhiềuthứkhácnữatrongngàycủabạntrongtầmkiểmsoát.BạnlậpkếhoạchcôngviệccủabạnvàomỗingàythứSáu.Bạnmuamộtchiếcmáytínhxáchtayvàbắtđầuhọcmộtphầnmềmsắpxếp,vàbạncảmthấykháhàilòngvềbảnthân.Bạnđangbăngbăngvàrầm–bạnđâmvàotường!BạnđượcđiềutớiTokyođểthaythếchomộtđồngnghiệptrongsáutuần.Hoặcmộtkháchhànglớnyêucầukiểmtratàikhoảncủabạn,vàbạncầnphảichuẩnbịbàithuyếttrìnhđểcứuvãntìnhhình,dođó,trongsuốthaituầnliền,16tiếngmỗingày,bạnphảigiảiquyếtviệcđó.Hoặcbạnđinghỉ,vàlạiphảitrởvềvớiđốngviệctồnđọngvàtấtcảđốnglộnxộnđó.Điềugìđótươngtựnhưvậycũngcóthểxảyđếnvớibạn.Vàhãyđểtôinóichobạnbiết,tốthơnhếtlàbạnnênthôngminhvớicáchứngxửcủabạn.
Theokinhnghiệmcủatôi,mọingườikhôngquaylạivớinhữngcáchmớicủahọ.Không,nhiềukhảnănglàhọlạitrượtlạinhữngthóiquencũ.Vàhãyđốimặtvớinó,bạnđãxoayxởđểđốiphóbằngcáchsửdụngcáchcũcủabạn,đúngkhông?Cólẽtổchức,sắpxếplàmộtcuộcchiếnthậtsự.PhảiliêntụcthựchiệnPEP!Đólàmộtnỗlựctốt,nhưngbạnkhôngphảikiểungườicótổchức.Hãytintôi,tôiđãnghequahếtnhữngchuyệnnàyrồi.Đừnghoảnghốthaybỏcuộc.Cómộtcáchđơngiản,khôngđauđớngìđểgiảiquyếtvấnđềnày.HãydànhramộtngàyLàmliềntay.Hãytreomộttấmbảngtrêncửaphòngbạnnóirằngbạnnghỉngàyhômđó,dọndẹpgiấytờtrênbànlàmviệccủabạn–đặtchúngvàođúngnơichúngthuộcvề–giảiquyếthếtsốthưđiệntửtronghòmthưđếncủabạn,cậpnhậtdanhsáchviệccầnlàmcủabạn,dọndẹptàiliệutrongmáytínhcủabạn(nóicáchkhác,thựchiệnlạitoànbộquátrình!).Nódễdànghơnnhiều,vàlàmđượcnhiềuhơnvớiítthờigianhơnsovớilầnđầubạnthựchiện:Cólẽchỉvàitiếngvàtấtcảlạinằmtrongtầmkiểmsoát.
ĐểngàyLàmliềntaytrởnênđơngiảnhơn,dùthếnàocũnghãycốduytrìdòngthôngtinhàngngàycủabạn.Nếubạnphảidànhvàingàyđểchuẩnbịbàithuyếttrình,hãydànhramộttiếngtrongkhoảngthờigianđóđểxửlýhếtnhữnggìđếnvàongàyhômtrước.Thithoảnghãygiaoviệc.Phảiquyếtđoán(thậmchílàtànnhẫn)vềđiềubạnsẽphảilàm.Hãytậndụnghoàncảnhđểthấybạncóthểhiệuquảtớimứcnào,vàkhibạnquaylạivớihoàncảnhthôngthường,hãygiữđúngtốcđộđó!
Cóthểđiềunàykhôngbaogiờxấuđốivớibạn.Nhưngdòngchảycôngviệcthườngthayđổivàbạncóthểthấymìnhbắtđầubịnhấn
chìm.Mộtkháchhàngnọ,giámđốccủamộttrongnhữngnhàmáycôngnghiệplớnnhấtthếgiới,đãmiêutảnónhưthếnày:
Khicôngviệcdồnđống,vàđổụpxuốngđầutôi,tôibiếtphảilàmgìđểxửlývìtôiđãhọcđượcnhữngthủtụccầnthiết.
Giờbạncũngđãhọcđượcnhữngthủtụcđórồi.
Duytrìcónghĩalànhậnrachutrìnhhiểnnhiêntrongmọicôngviệcbạnlàm,từviệcchuẩnbịthựchiệncôngviệctớiviệcđặtmọithứtrởlạiđúngnơinóvốnthuộcvềsaukhicôngviệcđượchoànthành,vàđảmbảomọithứđềutrongtìnhtrạngtốthoặctốthơnsovớikhibạnnhấcnólên.Duytrìcónghĩalàtựsắpxếpkhibạnlàmviệc.
Điềuquantrọngnhấtđểduytrìlàthayđổiđểtốthơn.
THỰCHÀNHCHƯƠNG121. Hãynhậnraduytrìlàđiềucơbảnvàthựctếnhấtcủachutrìnhlàmviệc,vàbạnchắcchắnsẽcómộthệthốngvậnhànhtrơntrutrongnhiềunăm.Hãyđảmbảoluyệntậpnhữngthônglệduytrìcơbảnvàthựctếđảmbảonỗlựcbạndànhvàoviệc“thựchiệnPEP”sẽđượcđềnđáptrongnhữngnămsaunày.
2. Hãybiếnnhữngthônglệduytrìthànhtựđộng,chínhxácnhưcáchbạnthaydầuchoxeôtôcủabạn.Tạoranhữngthônglệđểduytrìbảnthânvàtìnhtrạngcótổchứclàviệcđángđểbạndànhthờigianvàcôngsức.Khôngduytrìđượchệthốngsẽdẫntớikếtquảlàkhôngcókhảnănglàmbấtcứviệcgì.
3. Hãyđặtcáchệthốngvàođúngchỗsẽgiúpbạnkhôngquaytrởlạivớinhữngthóiquen,cáchthứccũ.Hãytạoranhữngthônglệcóthểkhuyếnkhíchcảithiệncánhânliêntụcvàgiúpbạnduytrìnhữnghệthốngnàynhưđiềuđúngđắncầnlàm.Hãysắpxếpcôngviệcduytrìnàyvàolịchtrìnhtrongtuầncủabạn.
4. Hãynghĩtớiviệccầnhoànthànhnhưmộtchutrìnhlàmviệc.Mỗimộtcôngviệcđềucóphầnmởđầu,phầngiữavàphầncuối.
Phầnmởđầunhiệmvụbaogồmviệcchuẩnbịvàcàiđặtchonhiệmvụ.Phầngiữalàhànhđộngthựchiệnnhiệmvụ.Cùngvớiviệchoànthànhnhiệmvụ,phầncuốibaogồmviệcduytrì,nghĩalàđặtmọithứtrởlạinơichúngthuộcvề,cảithiệntìnhtrạngcủamọithứbạnchạmtayvào,baogồmcáchồsơ,cáccôngcụ,…
5. Hãynhậnralàsựxuấthiệncủamáytínhđồngnghĩavớiviệchồsơgiấykhôngphảilàthứduynhấtcầnphảibảodưỡng.Hiệnnaychúngtacòncóhồsơmáytínhvàthưđiệntửnữa.Duytrìổcứngcủabạncónghĩalàkhôiphụccáchệthốngvàsửdụngchúngthườngxuyên,đểcácdữliệuđượclưutrữdướidạngđiệntửcủabạnkhôngbịphómặcchohiệntượngmấtnguồnđiện.
6. Dànhthờigiansắpxếphàngtuầnđểgiữchodòngchảycôngviệclâudàicủabạnnằmtrongtầmkiểmsoát.Mỗituầnhãydànhthờigianđểlậpkếhoạchchotuầnkếtiếpvàduytrìtìnhtrạngcótổchứccủabạn.Giữchohồsơcủabạnđượccậpnhật.Saolưuổcứngcủabạn.Hãykiểmtranguồncungcủabạn.Hãysửdụnglịchtrìnhduytrìtheoquýhoặctheonămđểtheodõivàcậpnhậtcôngviệcduytrìcủabạn.
7. Nếubạnpháthiệnrabạnđangdànhthờigianduytrìthứgìmàbạnhiếmkhisửdụng,hãynghiêmtúchỏixemnócógiátrịvớibạnkhông.Nếulýdobạnduytrìthứgìđókhôngcóýnghĩavớibạn,hãyxemđónhưmộtlờicảnhbáodànhchobạn.Nếuthứgìđólàthứbạncóthểlàmviệcmàkhôngcầnnó,thìhãylàmviệcmàkhôngcầncónó!
8. Hãytựsắpxếptronglúcbạnlàmviệc.Hãybiếnviệcduytrìthànhmộtphầnquytrìnhlậpkếhoạchcủabạn,vàbạnsẽtínhgộpcảnótừbướcđầutiêntớibướchoànthành.Hãylậpkếhoạchđểthànhcông.Hãytạoranhữngthóiquentốt.Hãybiếnduytrìthànhmộtthóiquenkhôngcầnphảinghĩ,vàbạnsẽthấyđólàmộtbướcđơngiảntrênconđườngtiếntớithànhcôngcủabạn.
9. Đừngtựthỏamãn!Mụctiêuthựcsựcủabạnlàcảitiếnliêntụctrongmọiviệcbạnlàm.PEPlàmộtcôngcụ,haymộtkhuônkhổ,đểgiúpbạnhoànthànhmụctiêuđó.
LỜIBẠTChỉmộtthóiquenmới
Điểmđặctrưngcủamộtngườithíchnghitốtkhôngphảilànhữngthóiquenđặcbiệtngườiđócó,màlàsựkhéoléongườiđósửdụngđểthayđổinhữngthóiquencủabảnthânhayphảnứngtrướcsựthayđổicủahoàn
cảnh.
―WendelJohnson
Bạncóthểtìmthấysuynghĩkhôngmấyuyênthâmởnhữngtrangsáchnày,nhưngtrongđóẩnchứarấtnhiềukinhnghiệm.
Vềcơbản,chúngtađãthảoluậncáchbạnquyđịnhbảnthântiếpcậncôngviệccủamình:nhữngthóiquencủabạn.Hầuhếtmọingườisẽnóivớibạn(vàtôidámcálàcóquánhiềungườitrongchúngtatin)rằngrấtkhóđểthayđổithóiquen.Nókhôngđơngiản.Nhưngnócóthểtrởnêntốthơn.Hoàntoàncóthểtiếpnhậnnhữngcáchlàmviệcmới,pháttriểnnhữngthóiquenmớitrongcuộcsốngcủabạn.Bạncóthểbướcvàomộtnhàhàngmớidotòmòhoặcdotìnhcờ,vàpháthiệnralàbạnthíchnó,bạncóthểmuốntrởlạithêmnhiềulầnnữa.
Tấtcảđiềuđóbắtđầuvớiviệctiếpnhậnmộtthóiquenmới–hànhđộng.Làmliềntaykhiýtưởngthoángquađầubạnđểkiểmtramộtphươngpháplàmviệcmớicủabạn.
Thóiquenxấukhôngnhấtthiếtđồngnghĩavớiviệclộnxộn.Thóiquenxấubaohàmcảviệcthườngxuyênsaonhãngviệcđiềuchỉnhthóiquen–khôngbaogiờlàmgìvềnó.Hãyphávỡchutrìnhđóvàhãyxửlýnóngaybâygiờchứđừngtrìhoãn.Bạnsẽpháthiệnralàbạnsẽnhanhchóngthànhthạonó.Bạncóxửlýnhữngýtưởngcủabạnkhichúngxuấthiệnhaykhônglàđiềuhoàntoànphụthuộcvàobạn.Bạnsẽpháthiệnralàbạncóthểlàbậcthầycủanhữngthóiquencủachínhbạn.
SÁCHCÙNGĐỀTÀITUẦNLÀMVIỆC4GIỜ
Nếubạnbiếtcáchquảnlíthờigian,cácmụctiêucũngnhưthứtựưutiêncáccôngviệcmộtcáchhợplíthìbạnhoàntoàncókhảnăngtạoranguồnthunhậpđầyđủdùchỉlàmviệc4giờmỗituần.VớicuốnsáchTuầnlàmviệc4giờ,TimothyFerrisssẽgiúpbạntậnhưởngcuộcsống,thayđổithunhập,gianhậpnhómNewRichvàđặcbiệtlàtạmbiệtnhé-nhữngngàylàmviệc8tiếngđồnghồnặngnhọc!Nhậnxétvềcuốnsách-MarcAndreesen-chuyêngiavềtốiưuhoánăngsuấtlàmviệccánhânđồngthờilàmộttrongnhữngdoanhnhân
nổitiếngnhấtởtrungtâmcôngnghệcaocủathếgiớitrongmộtbàiphỏngvấnđãnóirằng:“Vềcơbản,việcTimothyFerrissđãlàmlàtậphợpvàchắtlọcnhữnghọcthuyếtvềquảnlýthờigiancùngnăngsuấtlaođộngtrongvòng2,3thậpkỷvừaqua,sauđótốiưuhoánóvàđưaranhữngkháiniệmmới,rấthữudụng.”
1.DùngđểchỉtầnglớptrêntrongxãhộiMỹ.1.QuyểnđầukinhCựuướcChúasángtạorathếgiới.2.Nhữngvịthánhcủacácquốcgiahaycủamộtgiaiđoạnlịchsử.1.MộttậpđoànkinhtếcaocấpcủanướcAnh.1.1inch=2,54cm.2.FTSE-100(FinancialTimesStockExchange):Chỉsốchứngkhoáncủa100côngtylớntiêubiểutrênthịtrườngchứngkhoánLondon.1.Cóvídụởphíadưới.1.SWOT:Phântíchđộmạnh,yếu,cơhộivànguycơ.2.MộtcôngtybánlẻcũcủaMỹ.(1)Thiệnchung:Chếtbìnhthường,khôngđauđớn,“chếttốtđẹp”theocáchnóicủangườiđờixưa,đólàcáichếtnhẹnhàng,yênlànhhay“khẻochungmệnh”(2)Hoài:ChỉvùngAnHuy-GiangTôTrungQuốc.QuânHoài:ChỉlựclượngquânsựđịaphươngAnHuy-GiangTô(1)TửVũ:HọctròKhổngTử(2)TểDư:HọctròKhổngTử,còngọilàTểNgã,tênchữlàTửNgã,giỏiănnóisonghayngủngàynênKhổngTửđánhgiáthấp(3)Khílàmộtkháiniệmtrongtriếthọcvàyhọccổđại,nghĩacụthểlàchấtkhí,luồngkhí,nghĩatrừutượnglàsinhkhí,sứcsống.(1)Thước:ChỉthướcTrungQuốc=33cm.(2)Tấc:ChỉđơnvịđochiềudàiTrungQuốc=3,3cm.(3)LýLăng:Tướngtrẻ,rấtcótàinhàHán.Khôngcóquântiếpviện,bịvâykhốnnhiềungàyđãhàngquânHungNô.1.VùngngoạiôLuânĐôn1.MộtthànhphốởAnh,lấytêncủasôngHull.1.MộtnướccộnghòaởẤnĐộDương.2.EuropeanBankforReconstructionandDevelopment–NgânhàngTáithiếtvàPháttriểnchâuÂu.3.FederalReserve–CụcDựtrữliênbangMỹ.4.MarketResearchSocietyofAustralia–HiệphộiNghiêncứuThịtrườngAustralia.5.HiệuứngđượcđặttheotênôngChristianDoppler,nhàvậtlýngườiÁo.1.Viếttắtcủa“Picture”(ảnh).1.Vàkhihọđangngồichờởphònglễtân,họcóthểcócảmxúcviếtramộtvàibìnhluậnngắnvềnhữngđồnộithấtcũkĩcủavănphòng.1.NhânvậttrongdângiancủaAnh,ngườiđãthoátcảnhnghèokhóvàtrởnêngiàucó.2.Âmthanhlớnphátrakhihaivậtvachạmvàonhau.1.Chuyệngìđếnsẽđến.2.MuellercủaxứBorneo.
3.NhânvậttrongmộtchuỗiphimcủaGeorgeLucas.4.PacificAsiaTravelAssociation(HiệphộiDulịchchâuÁTháiBìnhDương),làmviệcvớisứmệnhthúcđẩysựpháttriểncótráchnhiệmcủangànhdulịchtrongkhuvựcchâuÁTháiBìnhDương.1.Làmộtbuổihòanhạcđượctổchứcởhaiđịađiểmcùngvàongày13tháng7năm1985.SựkiệnnàyđượctổchứcbởiBobGeldofvàMidgeUređểgâyquỹcứutrợchonạnđóiởEthiopia.2.LàmộtEnteroviruscókhảnăngsinhsôitrongđườngtiêuhóa,ổnđịnhtrongmôitrườngacid,kểcảaciddịchdạdày.1.ĐơnvịtiềntệcủaMalaysia.1.OECD(OrganisationforEconomicCo-operationandDevelopment):TổchứcHợptácvàPháttriểnKinhtế.2.TỉphúngườiAnh,sánglậptậpđoànVirginbaogồmhơn400côngty.3.DoanhnhânngườiAnhgốcMalaysia,làngườisánglậpTuneAirSdn,AirAsiavớikhẩuhiệu“Tấtcảmọingườiđềucóthểbay”.1.BandunglàthànhphốlớnthứbacủaIndonesia.2.LàmộthoàngtộcchâuÂucónguồngốctừxứWales,Anh.3.Giốngchóđốm.4.TờbáotiếngAnhpháthànhtạiMalaysia.1.LyndonBainesJohnson:TổngthốngHoaKỳthứ36,nắmcươngvịtừnăm1963đến1969.1.S.W.R.D.Bandaranaike:ThủtướngthứtưcủaSriLankavàonăm1956,bịámsátbởimộttusĩPhậtgiáovàonăm1959.2.MộtđạilộlớnvànổitiếngcủathànhphốParis.3.CâulạcbộđêmnổitiếngởParis,đượcsánglậpnăm1889bởiJosephOllervàCharlesZidler.4.MộtthànhphốởmiềnNamnướcÝ.5.LàmộttrongnhữngcôngviênlớnnhấtởLondon.1.Mãcầu(polo):Mônthểthaogồmnhiềungườichơi,chiathànhhaiđội,mỗiđộisẽcốgắngdùnggậyđánhbóngvàocầumôncủapheđốiphương.2.Xìdách:Làmộtdạngchơibàitrongđóngườichơichiếnthắngkhiđược21điểm.3.NhómhátnữcủaMỹ,mộttrongnhữngnhómnghệsĩchủđạocủaMotownRecordstrongsuốtthậpniên1960.1.TênmộtloạibiacủahãngCastleLarger.2.Haycòngọilàpecco,mộtloạitràđen.3.Tênmộtbộphim,ởđâyýtácgiảmuốnnóitớilàđiệunhảyđặctrưngtrongbộphimđó.4.ĐộibóngbầudụcquốcgiaNewZealand.5.MộtvậnđộngviênđiềnkinhngườiJamaica,ngườiđanggiữkỷlụcthếvậnhộivàthếgiớiởcácnộidungchạy100métvới9,58giây,200métvới
19,19giây.6.VậnđộngviênnhảysàongườiNga,hailầnđoạthuychươngvàngOlympic(2004và2008),balầnvôđịchthếgiới(2005,2007và2013),ngườiđượccoilànữvậnđộngviênnhảysàotàinăngnhấtmọithờiđại.7.CònđượcgọilàđáAyers,làmộtkhốikiếntạosathạchởphíaNamcủaNorthernTerritory,miềnTrungnướcÚc,cáchAliceSpringsvềphíaNam335km.1.Nhàbáo,phátthanhviênvàmộttácgiảngườiAnh.2.TheSpecialAirServicelàmộttrungđoàncủaquânđộiAnhđượcthànhlậpvàongày31thángnăm1950,mộtphầncủalựclượngđặcbiệtAnh(UKSF).3.MộtkínhngữẢRậpcónghĩađenlà“đànanh”vàmangýnghĩa“nhàlãnhđạovà/hoặcthốngđốc”.4.TênmộtbứctượngtrongBlueEarth,Minnesota.LàbiểutượngcủacôngtyTheMinnesotaValley.5.MộtnhânvậtđượcsửdụngtrongquảngcáothuốcláMarlboro.6.LàtrangphụctruyềnthốngcónguồngốctừIndonesiavàđượcphụnữởIndonesia,Malaysia,Brunei,Myanmar,Singapore,miềnnamTháiLan,CampuchiavàmộtphầnphíanamcủaPhilippinessửdụng.1.DanhhàingườiMỹ.2.Bạncóthểtìmhiểukỹhơnởchương9củacuốnsách.1.Cricket:Mônthểthaochơitrênsâncỏgồmhaiđội,mộtđộisẽnémbóngvàocọcgônvàcómộtngườicủađộicònlạisẽdùnggậyđánhquảbóngđó.2.MadisonđượcmệnhdanhlàđạilộthờitrangcủaNewYork.3.TênmộtloạibánhởMalaysia.(*)MộthồnướcngọtcáchthànhphốTôChâubakilômétvềphíaĐôngBắc,tỉnhGiangTô,TrungQuốc.HồnàynổitiếngvìcóloạicuaTrungQuốc,thứcuađượcxemnhưđồcaolươngmỹvị.(**)Đâylàcakhúcnổitiếngtrênmạngtừnhữngnăm2009đếnnay,doHàTânsángtác,đượccasĩMộDungHiểuHiểutrìnhbày,vớithôngđiệp“Tìnhyêukhôngphảilàthứanhmuốnbán,muốnmualàcó”.(*)MBAlàcụmtừviếttắtcủaMasterofBusinessAdministration,thạcsĩquảntrịkinhdoanh.(*)LàmộttrongbảytậpcủabộtruyệnĐitìmthờigianđãmấtcủanhàvănPhápMarcelProust,đượcviếttừ1908-1909đến1922vàxuấtbảntừ1913đến1927,trongđóbatậpcuốichỉđượcxuấtbảnsaukhitácgiảquađời.TiểuthuyếtnàyđượcxếptrongmườicuốntiểuthuyếtđượcthanhniênPhápưathíchnhấttrongthếkỷhaimươi.TạpchíTimecũngbìnhchọnĐitìmthờigianđãmấtnằmtrongsốmườicuốnsáchvĩđạinhấtmọithờiđại.(1)JupiterResearch:HãngkhảosáttrựctuyếnnổitiếngcủaMỹ(ND)(2)Làloạithẻkháchhàngthânthiết,dùngđểtíchđiểmthưởngsaumỗilần
giaodịchmuahàngcủakhách.“Điểm”đượctíchlũycóthểđượckhấutrừhoặcđổilấyhànghóa,dịchvụởnhữngđiểmgiaodịchthuộcđơnvịchấpnhậnthẻ(ND)(1)Nguyênvăn:problem(ND).(2)Mộthợpchấthóahọccóđộctínhrấtcao(BảngA)(ND).(3)ThươnghiệuthuốcgiảmđaucủaJohnson&Johnson,khôngchứaaspirinnênhiệuquảđiềutrịkhátốtvàđượctiêuthụrấtmạnh(ND).(4)Nguyênvăn:FifthAmendment:Khôngaicóthểbịtướcđoạtsinhmệnh,tựdohaytàisảnmàkhôngthôngquathủtụccôngchínhcủaluậtphápngaycảkhingườiấylàmộttộinhân(ND).(1)WesternElectric:MộtcôngtyviễnthônglớncủaMỹ(ND).(1)Thứtượngtrưngchotiềnkhichơibài,cóthểquyđổithànhtiềnsaukhikếtthúcvánbài(ND).1.CựuchủtịchkiêmTổnggiámđốctậpđoànGeneralElectric.1.Thánhnhânlàngườihoànhảo,thôngthiênlý.Thiệnnhânlàngườikhônglàmác,đầylòngnhân.Hailoạingườinàychẳngcóởđời,chonênKhổngTửchẳngthấy.Kémhaihạngngườitrên,cóhạngquântửvàhạnghữubằnglàbậcbềnchítheođườnglành.(1)Nguyênvăn:Happen(ND).(1)Cụmtừ“Occam’srazor”đượcđưaratừnăm1852dựatrênnguyêntắccủanhàthầnhọc,tusĩvàluậtsưngườiAnh–ChaWilliamOckham(d’Okham)(ND).(1)TháiHàBooksliênkếtvớiNhàxuấtbảnĐạihọcKinhtếQuốcdânxuấtbảnvàpháthànhnăm2010(ND).(2)Nghiêncứucáctìnhhuốngchiếnthuậttrongđócácđốithủlựachọnhànhđộngkhácnhauđểcóthểtốiđahóakếtquảnhậnđược.(ND)(1)Adrenalinlà1loạihoóc-môndotuyếnthượngthậntiếtra,cótácdụnglàmcomạch(nhưnglạilàmgiãnmạchởnão),tăngnhịptim,làmcocơ,tănglưulượngmáu.Ngoàiranócũnglàchấtlàmtăngsứcmạnhvàsứcchịuđựngcủacáccơ(ND).(1)Nguyênvăn:DebtPsychology(ND).(2)Trongtâmlýhọc,tâmlýđộnghọcnghiêncứuvềmốiquanhệcủanhiềukhíacạnhkhácnhauvềýthức(mind),nhâncách(personality)vàlinhhồn(psyche),nhữngvấnđềnàycóquanhệchặtchẽvớinhữngvấnđềvềtinhthần,xúccảm,hoặcđộngcơ,đặcbiệtlàởcấpđộvôthức(ND).(3)Thunhậpcònlạisaukhitrảthuế(ND).(4)Nguyênvăn:FourHorsemenoftheApocalypse(ND).1.ĐịnhluậtMurphy:CònđượcgọilàĐịnhluậtĐầuđộchayĐịnhluậtBánhbơdomộtsĩquankhôngquânMỹtênEdwardA.MurphysángtạorasauhàngloạtvấnđềvàrắcrốixảyratạimộtsânbayquânsựtạiCalifornia.2.GeorgeS.Patton(1885–1945):LànhàchỉhuyquânsựnổitiếngcủaLục
quânHoaKỳtrongChiếntranhthếgiớithứhaivớicácchiếndịchởBắcPhi,Sicily,PhápvàĐức.1.QuyluậtParkinsonđượcNorthcoteParkinson,nhàvănvànhàsửhọcngườiAnh,pháttriểnnhiềunămtrướcđây.Làmộtnhàvăn,Parkinsonđưarađịnhluậtnàykhôngphảibằngcácthínghiệmhaychứngminh,nóchỉđơngiảnmôtảmộtphầnthóiquensửdụngthờigiancủaconngườimộtcáchchânthậtvàhàihước.1.ThinkandGrowRich,13nguyêntắcnghĩgiàu,làmgiàucủaNapoleonHillđãđượcTháiHàBooksmuabảnquyềnvàxuấtbảntạiViệtNam.2.Tahiti:CòncótêngọikháclàHònđảoThiênđường,làhònđảotuyệtđẹpnằmởkhuvựcNamTháiBìnhDương.1.Scandinavia:Làbánđảogồm3nướcĐanMạch,NaUy,ThụyĐiểnởBắcÂu.Báocáo“CreatingaDevelopmentDynamic”năm2001củaAccenture,MarkleFoundationvàUNDP.Suyluậnđơngiản,khôngdựavàokinhnghiệm,thựctế.Thiếuánhsáng.TạpchíNghiêncứulậpphápsốtháng1/2003.Presskithaymediakit:Nhữngtàiliệuthườngđínhkèmthôngcáobáochíđểhỗtrợthôngtinchothôngcáobáochí,dànhđểgửichophóngviên.Baogồmtiểusửcôngty,giớithiệuvềsảnphẩm,hìnhảnhhoạtđộng,hìnhảnhsảnphẩm...Ngườitacũngcóthểđưamediakitlênwebsitecủacôngtychophóngviêntiệntruycậpvàsửdụng.PaulLazarsfeldvàElihuKatzlànhữngngườiđầutiênnghiêncứuvềlýthuyếthaibướctrongtruyềnthôngtừnăm1940.CôngtrìnhnghiêncứunàyđãđượcxuấtbảntrongcuốnPersonalInfluencyvàonăm1955.1.JunichiroTanizaki(1886-1965):NhàvănNhậtnổitiếng(tấtcảcácchúthíchđềulàcủangườidịch).2.JacquesPrévert(1900-1977):NhàthơPhápnổitiếng.Nhàthơnàycómộtbàithơmangtựađề“Inventaire”,trongđóliệtkêrấtnhiềuđồvậtchẳngcóliênquangìvớinhau.3.ThànhphốnằmtrênđảoHonshu,từnglàthủđôcốđịnhđầutiêncủaNhậttừnăm710đếnnăm784.4.VùngnằmtrênđảoHonshu,gồm6tỉnh,trongđócótỉnhNaravớithủphủlàthànhphốNara.5.GeishatrongtiếngNhậtchỉnhữngcôgáiđượctậpmúa,hátvàtròchuyệntừbéđểlàmtiếpviêntrongcácquántràhoặctrongcácbuổitiệctùng.1.MộtnhânvậttrongthầnthoạiHyLạp,bịcácthầnphạtphảivầnmộttảngđálênđỉnhđồi,nhưngmỗilầngầnđếnđích,tảngđálạilănxuống.Đâylàmộthìnhphạtkhủngkhiếpvìnóvôíchvàvôvọng.2.TổngtrấnxứJudéecủaLaMã,ngườiđãgiaoChúaJesuschocácthẩm
phántôngiáoxétxử.1.TênhaithànhphốNhậtbịnémbomnguyêntửtrongĐạichiếnThếgiớilầnthứhai.2.TênhaithànhphốNhậtbịnémbomnguyêntửtrongĐạichiếnThếgiớilầnthứhai.1.Hãynhớngươirồicũngcólúcphảichết.2.GeorgesBernanos(1888-1948):nhàvănPháp,ngườiđãthểhiệnnỗiámảnhtộilỗicủanhânloạitrongtácphẩmđầutaycủamình.3.Dòngtuthiênvềnhậpđịnh,GeorgesBernanoscómộttácphẩmmangtênDialoguesdesCarmélites(ĐốithoạigiữacácnữtusĩdòngCarmen).4.FriedrichNietzsche(1844-1900):TriếtgiaĐức.5.AndréMaurois(1885-1967):NhàvănPháp.*Sốcửahàngbaogồmcảcáctrungtâmthiếtkếtriểnlãm*Làthunhậpcủatoànbộcôngty,baogồmTarget,MarshallField's,Mervyns,...