1

Byrådssak

383/16

Forenkling for å frigjøre tid og ressurser til kjerneoppgavene i barnehager og skoler.

Byrådets svar på Forenklingsutvalgets rapport

HENA ESARK-20-201630626-1

Hva saken gjelder:

I tråd med øvrig samfunnsutvikling, er økte krav til rapportering og dokumentasjon en endring som har

preget barnehage- og skolesektoren de siste tiårene. Endringen er stadig gjenstand for debatt, og oppgaver

knyttet til dette omtales gjerne som økt byråkratisering eller «tidstyver».

Det var blant annet opplevelsen av «økt byråkratisering og tidstyver» i barnehager og skoler, som gjorde

at daværende byråd for barnehage og skole nedsatte Forenklingsutvalget våren 2014.

Hensikten med utvalget var å se på tidsbruk i barnehagene og skolene, og om det er oppgaver og

aktiviteter som tvinger oppmerksomheten bort fra kjerneoppgavene. Gjennom arbeidet har

Forenklingsutvalget blant annet vurdert hvordan enkelte oppgaver eller aktiviteter knyttet til rapportering

og dokumentasjon kan forenkles.

Byrådet mener det adresseres en rekke relevante problemstillinger i rapporten. I saksutredningen gis en

gjennomgang av de ulike forholdene og byrådet kommenterer hvert enkelt av disse fortløpende. De ulike

forholdene fra rapporten er beskrivende for bredden og kompleksiteten i de oppgaver og aktiviteter som

daglig gjennomføres i barnehager og skoler i Bergen kommune. I rapportens innledning kommenteres det

at utvalget ikke har «funnet en fasit», men snarere pekt på områder en mener en kan gå nærmere inn i.

Denne saken utgjør et utgangspunkt for en bredere prosess i kommunen hvor en må vurdere om oppgaver

og aktiviteter kan løses og gjennomføres på en bedre måte for å frigjøre tid og ressurser til

kjerneoppgaver.

I utvalgets mandat fremgikk at målsettingen med arbeidet var å «frigjøre tid og ressurser gjennom

forenkling av oppgaver for å sikre et best mulig barnehagetilbud som ivaretar barns behov for utvikling,

læring og sosial kompetanse og et best mulig læringsutbytte for elevene i grunnskolen».1

Forenklingsutvalget ble satt sammen av enhetsledere i barnehager og skoler, som skulle representere og

ha ansvar for helhetlige vurderinger og forslag til forenklinger. Utvalget ble ledet av representanter i

Byrådsavdeling for barnehage og skole (BBS) og arbeidet startet i mai 2014.2

Tidlig i prosessen ble det delt inn i to utvalg, et for barnehage og et for skole, som har levert en felles

rapport. Av rapportens forord fremgår at det er styrere og rektorer i barnehager og skoler, som har stått

for rapporten på bestilling fra forhenværende byråd.

Utvalgene skulle etter planen legge frem sin rapport i januar 2015. Arbeidsprosessen viste seg imidlertid

mer tidkrevende enn forventet. I tillegg ble tidsplanen endret på grunn av byrådsskiftet høsten 2015 og

1 Fra utvalgets mandat pkt.3, om målsetting for utvalgenes arbeid.

2 Daværende Byrådsavdeling for barnehage og skole (BBS).

2

utsatt som følge av arbeid i Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett (BBSI) med flere omfattende

sektorplaner.

Rapporten ble overlevert byråd for barnehage, skole og idrett i november 2015.

Etter overleveringen ble det nedsatt en arbeidsgruppe, som bestod av representanter fra BBSI, ved blant

andre kommunaldirektør, fagdirektør og ulike seksjonsledere. Arbeidsgruppen gikk gjennom vurderinger

og forslag til forenklinger fra utvalget.

Byrådet vil ha barnehager og skoler hvor det vises tillit til de ansattes kompetanse og til deres

profesjonelle skjønnsutøvelse. For å få barnehager og skoler med høy kvalitet, er motiverte og

kompetente ledere og ansatte avgjørende faktorer. Oppgaver knyttet til dokumentasjon- og rapportering,

hvor ansatte ikke ser verken formål eller hensikt, kan oppleves demotiverende og være en energi-lekkasje

i en ellers krevende arbeidshverdag. I saken vil byrådet vurdere forholdene utvalget peker på med hensikt

å forenkle for å frigjøre tid og ressurser til kjerneoppgavene i barnehager og skoler.

Både Forenklingsutvalget for barnehage og for skole peker på omfattende dokumentasjon knyttet til

søknader til PPT. Byrådet vil vurdere oppfølgingsrutinene generelt, og deretter se spesifikt på skjemaer

og dokumentasjon knyttet til både individuell utviklingsplan (IU) og søknader om ekstraressurs med

hensikt å forenkle. Byrådet mener det må gjøres grundige vurderinger av hvordan forenklinger skal skje,

slik at det ikke går på bekostning av tett og god oppfølging av barn og unge som har særlig behov for

støtte. Unødvendig dokumentasjon og rapportering skal unngås, men i enkelte tilfeller skal gode rutiner

for dokumentasjon og rapportering være med på sikre barn og unges trygghet, deres rettigheter og krav til

likebehandling.

I rapporten pekes det på problemstillinger knyttet til beregning av lønn, ansiennitet og Agresso HR. Disse

må sees i lys av at det etter rapporten ble overlevert er utarbeidet en rekke ressurser for ansatte knyttet til

Agresso HR. Ressursene skal være kompetansehevende, men også forenklende i betydningen at de skal

bidra til å effektivisere enkelte oppgaver.

Obligatorisk skriftlig vurdering på mellomtrinnet

I mai 2015 vedtok Bergen bystyre å innføre skriftlig vurdering på mellomtrinnet, bystyresak 177/15.

Innføringen hadde blant annet som formål å gi informasjon om elevens oppnådde kompetanse som

utgangspunkt for videre dialog. Vurderingen skulle gis i form av en beskrivende tekst knyttet til

foreldresamtalen. Da nåværende byråd tiltrådte høsten 2015 ble implementeringen stilt i bero.

Bakgrunnen for dette var at det allerede ble brukt mye tid og ressurser på skolene for å utvikle egen

praksis rundt vurdering. Flertallet av skolene med barnetrinn hadde allerede utviklet og tatt i bruk ulike

former for vurdering, som i stor grad innebar skriftlighet og var i tråd med gjeldene forskrifter. I

drøftingsmøte om saken stilte samtlige fagorganisasjoner seg negative til innføringen. Som et tiltak til

forenkling foreslår byrådet i denne saken å avvikle obligatorisk skriftlig vurdering på mellomtrinnet, for å

frigjøre tid og ressurser til kjerneoppgavene i skolen.

Forsøk med anonyme elevbesvarelser på tentamen

Forsøk med anonyme elevbesvarelser på tentamen i fagene norsk, engelsk og matematikk for 10. trinn i

grunnskolen ble innført som en prøveordning i 2014, byrådssak 1459-14. Av saken fremgikk at: «Formålet

med forsøket er å bidra til å sikre rett og rettferdig vurdering av elevenes tentamensbesvarelser for å gjøre

elevene trygge på at det ikke er lærerens subjektive vurdering av eleven som person som ligger til grunn,

men en objektiv vurdering av det eleven har prestert. Dermed gjøres eleven i større grad ansvarlig for det

eleven har prestert».

3

I desember 2015 avviklet byrådet forsøket med anonyme elevbesvarelser i ungdomsskolen, sak 1405-15. I

saken fremgikk at tolkningen av resultatene for forsøket var usikre og at det var vanskelig å si i hvilken

grad lærernes vurderinger slo ut i en bestemt retning for en bestemt elev eller for hver elev i en gruppe.

En kunne derfor ikke si noe om urettferdigheten mellom enkeltelevene i en gruppe. Samtidig kunne det

være grunnlag for å hevde at noen lærere er generelt strengere eller mildere i sin bedømmelse av elever

som gruppe, og for å hevde at vurderingspraksisen var mer usikker i språkfag enn i matematikk.

I saken ble det også vist til at metoden med anonyme elevbesvarelser er svært arbeids- og

kostnadskrevende. I tillegg ble det gjort rede for flere tiltak for å støtte, forbedre og kvalitetssikre

vurderingsspraksisen i bergensskolen, gjennom blant annet kvalitetsoppfølgingen, samarbeid i skolenes

faggrupper, årlige samlinger for faglærere med avgangselever osv. Samlet bidrar de nevnte tiltakene til at

vurderingen skjer på et faglig forsvarlig grunnlag. Byrådet mener arbeidet med vurderingspraksis skal

styrkes på andre måter enn gjennom anonym vurdering av elevbesvarelser på tentamen.

I løpet av 2017 vil byrådet sende ny kvalitetsutviklingsplan for barnehager ut på høring. Vurderingen av

kartleggingsverktøyet TRAS og andre verktøy, må gjøres i forbindelse med utarbeidingen av denne.

Byrådet tar imidlertid sikte på å lette på den obligatoriske kartleggingen av toåringer i barnehager.

Mye har endret seg til det positive i den generelle samfunnsutviklingen, blant annet økt tilgjengelighet

med digital kommunikasjon og bedre digitale medier som barnehager og skoler kan benytte seg av.

Byrådet ser potensialet for å modernisere tjenestetilbudet og forenkle arbeidshverdagen i barnehager og

skoler med å benytte smartere løsninger og mer digitale verktøy og vil følge dette opp i forbindelse med

det videre forenklingsarbeidet.

Forenklingsutvalget ble nedsatt i 2014 med et klart mandat som denne saken svarer på. Utvalget var

sammensatt av enhetsledere i barnehager og skoler på nivå 2 og ledere på nivå 1 i byrådsavdelingen.

Byrådet ser behovet for å følge opp forenklingsutvalgets rapport både med en statusrapport til bystyret i

2017 for å vise oppfølgingen av tiltakene, men også ved å videreføre forenklingsarbeidet med å inkludere

fagorganisasjonene i videre drøftinger om hvordan man kan frigjøre mer tid og ressurser til

kjerneoppgavene i barnehager og skoler. Slik vil de ansatte og tillitsvalgtes stemme bedre bli hørt i den

videre prosessen.

Forenklingsutvalgets rapport følger vedlagt saken.

Begrunnelse for fremleggelse for bystyret:

Oppgaver for Bergen bystyre 2015-2019, Vedtatt i bystyret 21.10.15 i B-sak 234-15, pkt. 4.2: Enkeltsaker

som innebærer prinsipielle politiske avveininger og/eller avviker fra vedtatte planer innenfor alle områder som

er delegert.

Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak:

1. Bystyret slutter seg til vurderingene slik de fremgår i saksutredningen.

2. Bystyret opphever vedtaket i bystyresak 177/15 med obligatorisk skriftlig vurdering på mellomtrinnet.

3. Byrådet skal i 2017 komme med en statusrapport på oppfølgingen av forenklingsutvalgets rapport og

byrådets forslag til tiltak.

4. Byrådet skal videreføre forenklingsarbeidet med å inkludere fagorganisasjonene i drøftingene slik at

de ansatte og tillitsvalgtes stemme blir bedre hørt i den videre prosessen.

Dato: 25. oktober 2016

4

Dette dokumentet er godkjent elektronisk.

Harald Schjelderup

byrådsleder

Pål Hafstad Thorsen

byråd for barnehage, skole og idrett

Vedlegg:

- Rapport fra Forenklingsutvalget for barnehage og skole

- Referat fra drøftingsmøtet 11. november 2015

- Referat fra drøftingsmøtet 7.oktober 2016

5

Saksutredning:

1. BAKGRUNN

I tråd med øvrig samfunnsutvikling, er økte krav til rapportering og dokumentasjon en endring som har

preget barnehage- og skolesektoren de siste tiårene. Endringen er stadig gjenstand for debatt, og oppgaver

knyttet til dette omtales gjerne som økt byråkratisering eller «tidstyver». Det var blant annet opplevelsen

av «økt byråkratisering og tidstyver» i barnehager og skoler, som gjorde at daværende byråd for

barnehage og skole nedsatte Forenklingsutvalget våren 2014.

For å få svar på hva som er tidstyver i en barnehage, har Forskningsstiftelsen Fafo kartlagt de ansattes

tidsbruk i barnehagene i Bydel Alna i Oslo gjennom rapporten «Tidstyver i barnehagen» (2012). I

bakgrunnen for dette arbeidet lå også i signaler om økende bekymring blant ansatte om mindre tid til

barna, som følge av flere praktiske og administrative gjøremål gjennom sin arbeidsdag i barnehagen.

I skolesektoren har tematikken blitt identifisert og kartlagt, gjennom blant annet Tidsbrukutvalget og

stortingsmeldingen «Tid til læring, Meld. St. 19 (2009-2010)». Meldingen er en oppfølging av

tidsbrukutvalgets rapport, hvor det ble gjort undersøkelser av lærernes og skoleledernes tidsbruk og

arbeidsbelastning. Sluttrapporten fra prosjektet omtales i rapporten av Forenklingsutvalget for skole.

I mandatet for Forenklingsutvalget fremgikk at en skulle se på områder hvor det kan frigjøres tid og

ressurser gjennom forenkling av oppgaver for å sikre et best mulig barnehagetilbud som ivaretar barns

behov for utvikling, læring og sosial kompetanse og et best mulig læringsutbytte for elevene i

grunnskolen.3 Forenklingsutvalget skulle gjennomgå eksisterende oppgaver og kartlegge:

hvilke områder hvor en må ha dokumentasjon/rutiner/systemer, eksempelvis lovkrav.

hvilke områder hvor en bør ha dokumentasjon/rutiner/systemer.

hvilke områder hvor en med fordel kan forenkle/fjerne dokumentasjon/rutiner/systemer.

Forenklingsutvalget skulle representere og ha ansvar for helhetlige vurderinger og forslag til forenklinger.

Utvalget skulle vise til gode eksempler på overnevnte punkter, komme med forslag til forenklinger og til

hva som kan kuttes uten å gå ut over kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i sektorene. Forslagene skulle

konkretiseres og begrunnes.

2. OM UTVALGET, PROSESSEN OG RAPPORTEN

Forenklingsutvalget ble satt sammen av enhetsledere i barnehager og skoler. Tidlig i utvalgets arbeid, ble

utvalget delt i to; et utvalgt for barnehage og et for skole, som arbeidet hver for seg med sin delrapport.

Til hver av gruppene ble det oppnevnt en leder og en sekretær fra byrådsavdelingen, for å lede prosessen

og for å føre delrapporten i pennen. Forenklingsutvalgets arbeid ble gjennomført ved felles oppstartsmøte

for hele utvalget, fem arbeidsmøter i Forenklingsutvalget for barnehage og åtte arbeidsmøter for

Forenklingsutvalget skole. I tillegg til arbeids-møtene hadde utvalgets medlemmer mellomarbeid og

forberedende arbeid i samarbeid med sine respektive enheter og nettverk.

I følge utvalgets mandat skulle det vært avholdt to referansegruppemøter knyttet til Forenklingsutvalgets

arbeid, men disse ble ikke gjennomført. Det ble imidlertid avholdt drøftingsmøte med organisasjonene

der utkast til rapport var på agendaen. Innspillene fra Skolelederforbundet og Utdanningsforbundet er

vedlagt rapporten.

Forenklingsutvalget overleverte rapporten til byråd for barnehage, skole og idrett i november 2015.

Etter overleveringen ble det nedsatt en arbeidsgruppe, som bestod av representanter fra BBSI, ved blant

andre kommunaldirektør, fagdirektør og ulike seksjonsledere. Arbeidsgruppen gikk gjennom vurderinger

og forslag til forenklinger fra utvalget. I rapporten ble det pekt på flere konsernovergripende tiltak, som

ble tatt opp og diskutert på kommunaldirektørmøter. Tiltakene ble tatt på alvor, og gruppen med

3 Mandat - Forenklingsutvalgene for barnehage og skole

6

kommunaldirektører vil gå videre inn i tiltak som er konsernovergripende. I den forbindelse vil byrådet se

på prosesser som kan forenkles når flere byrådsavdelinger er involvert. Kommunaldirektørene har påpekt

at Forenklingsutvalget har gjort et viktig arbeid, som har vist seg nyttig og med overføringsverdi til andre

deler av kommunens virksomhet. Det ble fremhevet at enkelte av vurderingene som fremgår i rapporten,

er gjenkjennelige i andre byrådsavdelinger. Det har gjort at en har valgt å vurdere andre interne prosesser

i kommunen.

Utvalgene har levert hver sin delrapport, som er satt sammen til en helhetlig rapport, med felles

innledning og oppsummering. I det følgende vil en først gå gjennom forholdene som Forenklingsutvalget

for barnehage har omtalt i sin delrapport. Til disse følger byrådets kommentarer fortløpende. Deretter vil

en gjøre tilsvarende for delrapporten fra Forenklingsutvalget for skole. Utvalgets rapport i sin helhet er

vedlagt saken.

3. FORENKLINGSUTVALG BARNEHAGE - VURDERINGER OG FORSLAG TIL FORENKLINGER

Forenklingsutvalget for barnehage delte inn ulike rapportering- og dokumentasjonsoppgaver i fire

hovedkategorier: administrasjon, pedagogisk arbeid, bruker og medarbeider. Ut fra kategoriene og de

ulike oppgaver og aktiviteter som ble plassert i disse, forsøkte en knytte hver enkelt til en av følgende

forenklingskategorier: må gjøres, bør gjøres, kan forenkles, kan utføres av andre og kan utgå.

Forenklingsutvalget for barnehage har i rapporten pekt på en rekke oppgaver og aktiviteter i barnehagen,

som utvalget mener kan forenkles uten at det vil gå ut utover kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i

sektoren. Byrådet kommenterer fortløpende de ulike momentene fra utvalgets rapport.

3.1. Administrasjon

Under kategorien administrasjon kategoriserte en aktiviteter og oppgaver knyttet til drift av barnehagen,

som økonomi, bygg og anlegg, planverk, møter og administrasjon av ansatte og brukere.

Nettverksmøter/styrersamarbeid

Forenklingsutvalget for barnehage mener nettverksmøter og styrersamarbeid er gode arenaer for erfaring-

og kunnskapsutveksling. Disse bør avholdes og styrere bør delta på disse. Nettverkssamarbeidet kan bidra

til forenkling ved at det lages felles mapper under fellesområder hvor årlige oppgaver, skjema og årshjul

kan deles. Beredskapsplaner, HMS-planer og læringstema fra møtene til videre bruk i personalgruppene

er eksempler på dette. Forenklingsutvalget for barnehage mener hver bydel bør kunne avklare sitt behov

for slikt samarbeid, og ut fra det velge møtehyppighet, tidsrammer, innhold og ansvarsfordeling, slik at

dette blir et samarbeid til egen- og andres fordel.

Byrådets vurdering

Byrådet er enige med Forenklingsutvalget om at styresamarbeid, blant annet gjennom nettverksmøter, er

gode og viktige arenaer for å utveksle erfaringer og bygge kompetanse blant styrere. Byrådsavdelingen

mener et minimum av slike treffpunkter er nødvendig for å sikre kontinuitet og god samarbeid, både

mellom styrere, men også mellom styrere om byrådsavdelingen. Møtehyppighet og møtenes innhold bør

kunne avgjøres ut fra hensiktsmessighet og behov i hver enkelt bydel.

Tekniske oppgaver knyttet til utlysning av stillinger

Forenklingsutvalget for barnehage mener tekniske oppgaver knyttet til utlysning av stillinger er en

oppgave som kan utføres av andre. I tilknytning til utlysning av stillinger ved enhetene må en rekke

tekniske oppgaver gjøres. Det være seg publisering av utlysningstekst, elektronisk søkerliste med mer. All

den tid styrerne gjør dette sjeldent, blir det tidkrevende når en må oppdatere seg på nye tekniske

innretninger. Forenklingsutvalget for barnehage vurderer derfor at de tekniske oppgavene i denne

forbindelse bør kunne assisteres av HR-medarbeidere i Bergen kommune eller som en kjøpetjeneste, for å

effektivisere og forenkle arbeid knyttet til ansettelsesprosesser.

7

Byrådets vurdering

Byrådet støtter delvis Forenklingsutvalgets vurderinger på punktet om utlysning av stillinger. Enhetene

selv bør ha ansvar for utlysningstekst og selve utlysning, hvilket også innebærer enkelte tekniske

utførelser. Byrådet ser imidlertid utfordringene som utvalget peker på, knyttet til teknisk kompetanse. For

å forenkle og effektivisere ulike oppgaver i Bergen kommune er det utformet en rekke administrative

hjelpemidler, som stadig er i utvikling. HR-seksjonen i Bergen kommune har utformet generelle

informasjonssider i kommunens intranett, Allmenningen, om HR og rekruttering. Her er utfyllende

informasjon, fra hvordan en går frem ved «Rekruttering trinn for trinn» til brukerveiledning for

annonsering. Byrådet vil oppfordre ledelsen i barnehagene til å anvende disse sidene aktivt, etter som HR-

seksjonen utformer disse nettopp i til formål som dette.

I enkelttilfeller hvor disse oppgavene skaper uhensiktsmessig ressursbruk, bør den enkelte enhetsleder

kontakte byrådsavdelingen med spørsmål om støtte. Grad av teknisk støtte må vurderes i hvert enkelt

tilfelle. Større resultatenheter bør kunne håndtere disse oppgavene selv, ut fra at de har en større

administrasjonsressurs.

Arbeidstidsavtalen for pedagogene

Forenklingsutvalget for barnehage mener det burde komme tydelige krav og tilhørende mal fra

kommunen sentralt når det gjelder arbeidstidsavtalen for pedagogene i barnehagen. Dette knytter seg

spesielt til spørsmål om SFS (sentral forbundsvis særavtale) 2201 som bl.a. omhandler arbeidstid for

pedagogisk personale.4 Forenklingsutvalget for barnehage mener Bergen kommune og

arbeidstakerorganisasjonene bør avklare dette slik at en ikke behøver bruke ressurser på dette ute i

enhetene.

Byrådets vurdering

Byrådet er enige med Forenklingsutvalget om at når det skjer endringer i arbeidstidsavtaler, skal det

gjennomføres kompetansehevende tiltak som sikrer god praksis på enhetene. Arbeidstid for pedagogene i

barnehager reguleres gjennom SFS 2201. Avtalen er blitt revidert etter Forenklingsutvalgets arbeid og har

ført til enkelte endringer. I følge gjeldende avtale, som trådte i kraft 1.1.16, skal pedagogisk personale

fremdeles ha minst fire timer per uke i gjennomsnitt tilgjengelig til planlegging og for- og etterarbeid.

Hvordan disse timene skal organiseres i den enkelte barnehage, skal avgjøres i drøftinger mellom

arbeidsgiver og tillitsvalgt på lokalt nivå. I drøftingsinstituttet ligger at partene skal høres, men at

beslutningen tas av barnehagestyrer.

Byrådet følger allerede opp Forenklingsutvalget på dette punktet, gjennom at byrådsavdelingen (BBSI)

har drøftet forståelsen av avtalen med fagorganisasjonene. Det er naturlig at avtalen blir tema i ulike

treffpunkter mellom byrådsavdelingen, enhetsledere og tillitsvalgte.

Mange ulike planer

Det er opp til den enkelte resultatenhet å tolke ulike regelverk og lage handlingsplaner. Dette er

tidkrevende arbeid som fører til at hver barnehage har sitt eget system, og gir ressurstap når ansatte bytter

tjenestested. Forenklingsutvalget for barnehage mener det bør vurderes hvilke handlingsplaner som er

nødvendige og deretter å utarbeide felles maler for disse. Dette bør utformes som en «katalog» med ulike

maler, som har rom for lokale tilpasninger. Dette kan eksempelvis være maler knyttet til tilsyn av Etat for

miljørettet helsevern, beredskapsplaner og HMS.

Byrådets vurdering

Byrådet er enig med Forenklingsutvalget om at oppgaver knyttet til handlingsplaner og rutiner, som i

utgangspunktet er like for flere enheter, bør forenkles. Dette kan eksempelvis gjøres ved at det utarbeides

maler for planer og ulike typer dokumentasjon, slik at en forhindrer at det samme grunnarbeidet gjøres

4 I utvalgets rapport omtales dette som spørsmål om «bunden tid».

8

ved flere enheter. Enkelte av planene eller rutinene, som utvalget peker på, gjelder innenfor en

byrådsavdeling, mens andre omfattes av flere byrådsavdelinger eller er konsernovergripende.

Innenfor HMS-området er det nedsatt en prosjektgruppe, som skal arbeide med problemstillinger knyttet

til HMS. Arbeidet i gruppen skal pågå gjennom 2016-2017 og være avsluttet 1.8.2017. Målsettingen med

prosjektet er at dokumentene skal være enkle for barnehagene å benytte. Det skal utarbeides

standardiserte maler som er digitalt tilgjengelig på kommunens intranett, allmenningen. Byrådet mener

dette er prosesser som vil bidra til forenkling av enkelte oppgaver og mener det bør gjennomføres flere

forenklinger for tilsvarende oppgaver, enten internt i byrådsavdelingen eller i samarbeid med andre

aktuelle byrådsavdelinger og underliggende etater.

Corporater (styringskortet) som et av flere systemer

Corporater (styringskortet) er et system for å samle enhetens opplysninger innenfor balansert målstyring.

Enkelte opplysninger legges inn fra sentralt hold, som sykefravær og økonomi, mens andre ganger legges

det inn lokalt, f.eks. årsplan. Forenklingsutvalget mener det er et problem at opplysninger (i Corporater)

enten leses inn svært sent eller at det ikke oppdateres. Når styrerne har oppdaterte opplysninger i andre

datasystemer, som for eksempel Agresso, velges bruk av styringskortet bort.

Forenklingsutvalget for barnehage mener dette er en oppgave som kan forenkles. Det krever at

opplysningene som foreligger kvalitetssikres og oppdateres jevnlig, samt at dokumenter og planer som

enheten selv legger inn kan hentes der og at man slipper å sende de samme dokumentene flere ganger til

ulike steder.

Byrådets vurdering

Corporater (styringskortet) er et verktøy som omtales i sammenheng med balansert målstyring (BMS) og

brukes for enkelt å kunne vise hva som er virksomhetens visjon, strategi og mål, og i hvilken grad en

oppnår disse. Prestasjoner og resultater skal vurderes ut fra perspektivene; brukere, arbeidsprosesser,

medarbeidere og økonomi.

Byrådet registrerer tilbakemeldingene som kommer fra Forenklingsutvalget om Corporater

(styringskortet). Byrådsavdelingen (BBSI) har vært i dialog med Byrådsavdeling for finans, eiendom og

eierskap (BFEE) på bakgrunn av merknadene i rapporten. For at Corporater skal være et nyttig

styringsverktøy, må det både anvendes riktig måte og gis snarlige tilbakemeldinger til leverandøren,

dersom det er områder som ikke fungerer optimalt. Dette er et system som det jobbes med å forbedre

kontinuerlig. Byrådsavdelingen vil følge opp tilbakemeldingene fra utvalget med sikte på at det blir gjort

forbedringer, slik Forenklingsutvalget peker på.

Stadig nye datasystemer som krever kurs og tid

Forenklingsutvalget for barnehage mener dette er oppgaver som bør gjennomgås og forenkles ved at man

får hjelp til oppgaver som håndteres sjeldent ved driftsenhetene. Eksempler: hjelp til utlysing av stilling,

hjelp til utlysing av anbud hos Innkjøpsseksjonen, og søknader om tilrettelegging hos NAV fra

Bedriftshelsetjenesten.

Byrådets vurdering

Byrådet er enige med Forenklingsutvalget om at denne typen oppgaver bør gjennomføres så effektivt som

mulig. Nye datasystemer, som stadig oppdateres, krever digital kompetanse og er en del av moderne

utvikling som må imøtekommes også hos enhetene. Byrådet registrerer at tilsvarende problematikk

fremgår i enkelte andre punkter i rapporten, hvor det i hovedsak handler om kompetanse på enhetene

knyttet til ulike programmer, som Agresso HR, innkjøpssystemer osv.

Etter overlevering av utvalgets rapport merket Innkjøpsseksjonen i Bergen kommune seg at enhetslederne

ønsker mer bistand til oppgaver knyttet til innkjøp/anskaffelse. Innkjøpsseksjonen responderte med å

9

invitere til at alle enhetsledere, som ønsker det, til å ta kontakt med seksjonen for å få hjelp. Til dette har

seksjonen etablert en egen gruppe, som skal hjelpe enhetsledere med alt fra å definere behov, lyse ut en

konkurranse, vurdere tilbudene og innstille/utarbeider kontrakt. Innkjøpsseksjonen vil bistå alle som skal

utlyse en konkurranse, med alle anskaffelser over 100 000 kroner og alle dynamiske innkjøpsordninger

(DPS). I tillegg har det, siden Forenklingsutvalget avleverte sin rapport, blitt bedre brukerstøtte og hjelp i

Agresso HR. Fra 2016 er det opprettet både telefonstøtte og eget «chattesystem» på fagtjenesten. Disse

støttesystemenes bør brukes aktivt av enhetsledere for å forenkle oppgavene som det pekes på.

Byrådet mener oppgavene Forenklingsutvalget peker på her i all hovedsak bør gjennomføres av ansatte

ved enheten, som enten skal utlyse eller gjøre innkjøp til enheten etc. I den grad oppgavene er utfordrende

å utføre kan enhetene få støtte fra byrådsavdelingen eller gjennom andre hjelpemidler, som nevnt over.

Økonomirapportering

De kommunale barnehagene utarbeider økonomirapport til BBSI syv ganger i året i tillegg til årsrapport.

Forenklingsutvalget for barnehage mener dette er en oppgave som kan forenkles, ved at en heller

rapporterer for hvert tertial og eventuelt ved store avvik.

Byrådets vurdering

Byrådet er delvis enig med Forenklingsutvalgets på dette punktet. Den hyppige rapporteringen fra

enhetene er et nyttig verktøy for god økonomistyring. Rapporteringen må sees i en større sammenheng,

for de ulike rapporteringene går ikke nødvendigvis til samme instans og kan i tillegg være i ulik form. På

bakgrunn av rapportens punkt her, vil byrådet følge opp dette ved å se på både hyppighet og omfang av

rapporteringen i samråd med Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap.

Utregning av ansiennitet

Ved ansettelser er fastsettelse av ansiennitet grunnlag for rett avlønning. Noen enheter gjør dette relativt

sjelden og må bruke tid på å oppdatere seg på regelverk før ansiennitet fastsettes. Dette innebærer også

større fare for feil når oppgavene gjøres sjelden. Forenklingsutvalget for barnehage mener dette er en

oppgave som kan utføres av andre. Nærmere bestemt mener utvalget at oppgaven bør utføres av HR-

seksjonen sentralt, da det vil være mer effektivt, kvalitetssikre utretningen og i større grad sikre

likebehandling av kommunens ansatte.

Byrådets vurdering

Byrådet støtter Forenklingsutvalget, om at dette er en oppgave som kan utføres av andre enn

enhetslederne. Det er grunn for å tro at dette et en problemstilling som trolig omfatter små barnehager, i

større grad enn de store enhetene, etter som de små har lite ressurser til slike administrative oppgaver. På

dette punktet skiller også barnehagene seg fra skoler, som gjerne har noe mer ressurser til administrasjon.

Byrådet vil peke på at HR-seksjonen også for dette har utarbeidet utfyllende informasjon og veiledningen

under tema «Lønnsansiennitet», som er tilgjengelig for alle ansatte i Bergen kommune gjennom intranett

(Allmenningen). Byrådsavdelingen vil imidlertid støtte enhetene i ved disse oppgavene, så lenge det er

behov for det, ut fra enhetenes behov og tilgjengelige ressurser hos BBSI.

Forberedelser ved tilstandskartlegging bygg

Bergen kommune har iverksatt en storstilt tilstandskartlegging av kommunale bygg, herunder kommunale

barnehager. I den forbindelse har barnehager (ved styrer) blitt bedt om å fremlegge betydelige mengder

dokumentasjon. Flere styrere melder imidlertid tilbake om at dokumentasjonen som ble fremlagt nærmest

ikke ble anvendt av aktørene som gjennomførte tilstandskartleggingen. Til tross for at dette trolig er en

enkelthendelse, vil Forenklingsutvalget for barnehage peke på denne type hendelser, fordi det er en

klassisk tidstyv og gir en opplevelse av «å dokumentere for skrivebordsskuffen».

10

Byrådets vurdering

Byrådet tar til etterretning den beskrevne hendelsen fra Forenklingsutvalget. Utvalget beskriver en

tidstyv, som er uheldig. Som følge av Forenklingsutvalgets innspill på dette punktet vil byrådsavdelingen

ta dette opp med Seksjon for strategisk eiendomsforvaltning ved Byrådsavdeling for finans, eiendom og

eierskap, slik at det ikke forekommer igjen.

Kvalitetsoppfølging – for og etterarbeid

Kvalitetsoppfølging fra Fagavdelingen ved BBSI gjennomføres per i dag hvert andre år.

Forenklingsutvalget mener dette kan forenkles ved at den heller gjennomføres hvert tredje år.

Byrådets vurdering

Byrådet mener at en reduksjon fra toårig til treårig syklus vil ha en negativ effekt på det kontinuerlige og

systematiske arbeidet med å utvikle kvaliteten i Bergen kommunes barnehager og på effekten av

kvalitetsoppfølgingen. Med tanke på innføring av ny Rammeplan for barnehagene er det spesielt viktig at

neste runde i kvalitetsoppfølgingen gjennomføres høsten 2017. Byrådet vil at det fortsatt skal

gjennomføres kvalitetsoppfølging hvert andre år.

3.2. Pedagogisk arbeid

Under kategorien pedagogisk arbeid plasserte utvalget aktiviteter og oppgaver som omfatter å

tilrettelegge for læring og utvikling i barnehagen.

Enkeltprosjekter initiert fra andre

Barnehager erfarer tidvis å bli distrahert av andre enkeltprosjekter, all den tid barnehager allerede har det

implementert i sine årsplaner, jf. rammeplan, eller har det som en del av sine rutiner. Forenklingsutvalget

for barnehage mener prosjekter som «Grønt flagg- prosjekt» eller «Ren hånd- prosjekt», som er initiert av

andre, eks barnehageeier eller andre kommunale etater, i mindre grad bør pålegges barnehager. Utvalget

mener derfor dette er en oppgave som kan utgå.

Byrådets vurdering

Byrådet erkjenner at prosjekter, som gjerne ble innført med gode intensjoner, kan kreve utilsiktede

ressurser i barnehager og distrahere barnehagenes øvrige planer. Byrådet har forståelse for at en ønsker å

innføre ulike prosjekter, men dersom det gjøres må det gjøres nødvendige vurderinger av hvilke

konsekvenser det medfører for enhetene.

Rutinearbeid som kjøkkenarbeid

I det daglige brukes mye tid til kjøkkenarbeid og tar barnehageansatte bort fra sin kjerneoppgave, som er

tid med barna. Forenklingsutvalget for barnehage mener barnehagene burde få ressurser til å ansette

kjøkkenhjelp, og at dette er en oppgave som kan utføres av andre.

Byrådets vurdering

Byrådet deler delvis Forenklingsutvalgets vurdering om tidkrevende kjøkkenarbeid. Daglig smøremåltid

ble innført i kommunale barnehager i 2009. Målsettingen med lunsjserveringen både var og er å sikre

barn variert og ernæringsmessig godt sammensatt måltid. Byrådet mener tilrettelegging av måltid, innkjøp

og tilberedning, samt etterarbeid både kan og bør gjøres sammen med barna i barnehagen. På den måten

blir organiseringen av måltidet en fin anledning til å ha små grupper med barn med på prosessen. Tanken

er at lunsjmåltidet kan være en del av det pedagogiske arbeidet i barnehagen, og dermed legge til rette for

sosial utvikling, medvirkning og læring. Dersom oppgaven skulle gjennomføres av andre, vil disse

målsettingene vanskelig kunne oppnås. I så måte er byrådet er ikke enig med Forenklingsutvalget om at

oppgaven kan utføres av andre.

Byrådet ser imidlertid at for å få dette til å fungere i praksis, kreves tilstrekkelig antall voksne sammen

med barna. En vil derfor knytte spørsmålet til voksentettheten i barnehagene. Byrådet mener at for

11

generelt å oppnå barnehager med høy kvalitet, er det nødvendig å styrke bemanningen, øke

pedagogtettheten og antall fagarbeidere. I tråd med den politiske plattformen, vil byrådet i løpet av

perioden vurdere ny bemanningsnorm, for å sikre god voksentetthet i barnehagene. En vil imidlertid

fastholde på ordningen med smøremåltid i de kommunale barnehagene.

Skrive pedagogisk rapport forut for henvisning av barn til PPT

For barn under skolealder som mottar ekstra hjelp og støtte i form av støttepedagog eller spesialpedagog

(etter søknad fra barnehage og foreldre), må barnehagen i samarbeid med foreldre, støttepedagog/

spesialpedagog utarbeide en individuell utviklingsplan (IU plan) til hvert enkelt barn. Med full

barnehagedekning opplever ansatte i barnehagene at fordelingen av disse ressursene er så små at tiden til

å skrive søknader og rapporter tar personalet bort fra deres primæroppgave; å støtte barna som trenger det.

Forenklingsutvalget mener den individuelle utviklingsplanen (IU-plan)kan forenkles og at evaluering

hvert halvår kan utgå dersom det ikke er betydelige endringer i barnets utvikling.

Forenklingsutvalget mener at også søknadsprosedyren til ekstra ressurser kan forenkles. Et eksempel er

søknad om spesialpedagog, som bygger på sakkyndigvurdering fra PPT som vanligvis gjelder til

skolestart. Søknad om spesialpedagog kan forenkles ved at det ikke må utarbeides ny søknad hvert år,

såfremt det ikke er endringer i sakkyndig rapport i løpet av barnehagetiden. Ved andre gangs henvisning

bør det være et enkelt skjema der en kan skrive om eventuelle endringer i justeringer ut fra den første

grundige vurderingen. Forenklingsutvalget for barnehage mener dette er en oppgave som kan forenkles.

Byrådets vurdering

Byrådet støtter Forenklingsutvalget i at denne typen prosesser og dokumentasjon bør forenkles, slik at

ressursene anvendes der de skal, nemlig til støtte og oppfølging av barna. Byrådet mener en må gjøre

grundige vurderinger av hvordan dette skal skje, slik at forenklinger ikke går på bekostning av tett og god

oppfølging av barn som har særlig behov for støtte. Unødvendig dokumentasjon og rapportering bør

utvilsomt unngås. Enkelte former for dokumentasjon er nødvendig og skal være med på sikre barnas

trygghet, deres rettigheter og sikre krav til likebehandling. På bakgrunn av dette skal Fagavdelingen for

barnehage og skole v/BBSI vurdere oppfølgingsrutinene generelt, og deretter ulike skjemaer og

dokumentasjon knyttet til både IU-plan og søknader om ekstraressurs spesielt.

Søke tospråklig assistanse for barn

Søknader om tospråklig assistanse er en oppgave som knytter seg til den pedagogiske virksomheten.

Forenklingsutvalget mener dette må gjøres, men kan forenkles ved at det ikke må fylles ut en like

omfattende søknad dersom en søker for samme barn flere år etter hverandre.

Byrådets vurdering

Byrådet vil se på skjemaet som bruket i dag og vurdere om det kan utformes annerledes med hensikt å

forenkle oppgaven.

Langtidsplan

Forenklingsutvalget for barnehage mener langtidsplaner kan utgå.

Byrådets vurdering

I Rammeplan for barnehagens innhold og oppgaver, fremgår at «Alle barnehager skal utarbeide en

årsplan. Den enkelte barnehage avgjør i hvilken grad det i tillegg bør utformes planer for kortere perioder.

Barnehagen kan også ha behov for en langtidsplan for å sikre progresjon og sammenheng i barns læring

og opplevelser gjennom hele barnehageoppholdet. Også organisasjonsutvikling og kompetanseutvikling

for personalet må ses i et lengre perspektiv. Barnehagens planer bør ses i sammenheng med kommunal

planlegging av barnehagesektoren og av barns oppvekstmiljø.» 5

5 Del 3 om «Planlegging og samarbeid», pkt. 4.1, http://www.udir.no/laring-og-trivsel/rammeplan/barnehagens-

innhold/rammeplan-for-barnehagens-innhold-og-oppgaver/del-3---planlegging-og-samarbeid/

12

Byrådet støtter Forenklingsutvalget på dette punktet, og viser til at langtidsplaner utgår frem til ny

kvalitetsutviklingsplan for barnehager vedtas. I kvalitetsutviklingsplanen vil en vurdere eventuell

videreføring av langtidsplaner.

Mellomarbeid i kursrekker

Forenklingsutvalget mener mellomarbeid i kursrekker er viktig, men det må være sammenheng mellom

mellomarbeidet og tema for kursrekken for at anvendt tid til dette skal være hensiktsmessig.

Byrådets vurdering

Byrådet slutter seg til utvalgets vurdering på dette punktet. Kursrekker som arrangeres og som krever at

ledelse eller øvrige ansatte deltar, skal ha holde høy kvalitet og gi faglig utbytte til deltakerne. Dette skal

være en selvfølgelig målsetting når det planlegges fremtidige kursrekker.

Verktøy som Språkpermen og mattekassen

Forenklingsutvalget for barnehage mener dette er gode verktøy som bør brukes. Utvalget mener at valg av

metoder eller verktøy bør være opp til hver enkelt barnehage.

Byrådets vurdering

Byrådet mener barnehagene i Bergen kommune må utrustes med gode verktøy for kartlegging og

utvikling, for å sikre barnehager med høy kvalitet. Fagavdelingen ved BBSI skal tilrettelegge for

kvalitetsarbeid gjennom en rekke kompetansehevende tiltak, som prosjektarbeid, kurs, veiledning,

litteratur og materiell. Av de nevnte verktøyene er det ingen av disse som er pålagt barnehagene.

Ved behandlingen av Kvalitetsmelding barnehage 2012/13 sluttet Bergen bystyre seg til daværende byråd

sitt forslag om at barn skal kartlegges ved hjelp av TRAS (observasjon av språk i daglig samspill) fra de

er to år. Dette var en del av oppfølgingen av språk som satsingsområdet, fra kvalitetsutviklingsplanen.6

Byrådet vil i løpet av 2017 sende ny kvalitetsutviklingsplan for barnehager ut på høring. Vurderingen av

kartleggingsverktøyet TRAS og andre verktøy, må gjøres i forbindelse med utarbeidingen av denne, og

må sees i sammenheng med ny rammeplan for barnehager som kommer høsten 2016. Byrådet tar

imidlertid sikte på å lette på den obligatoriske kartleggingen av toåringer i barnehager.

3.3. Bruker

I kategorien plasserte utvalget aktiviteter og oppgaver som omhandler brukere av barnehagen, som barn,

foreldre og foresatte

Foreldrebetaling og oppfølging av dette

Forenklingsutvalget for barnehage mener oppfølging av foreldre vedrørende betaling for barnehageplass,

herunder økonomisk rådgiving til foreldre, er en oppgave som kan utføres av andre. Flere styrere i

Forenklingsutvalget for barnehage mener denne oppgaven bør ligge sentralt, hos BBSI og

barnehageservice.

Byrådets vurdering

Byrådet mener at å gå i barnehage skal være et tilbud for alle, og at barn ikke skal miste barnehageplassen

sin på grunn av manglede foreldrebetaling. Den daglige kontakten med foreldre og foresatte skjer i

barnehagene. Byrådet mener det er styrere i barnehager som har best mulighet til å være i dialog med

foresatte dersom foreldrebetalingen uteblir. Gjennom de daglige møtene har styrer mulighet til å veilede

og orientere foresatte. Det er styrer som har ansvar for oppfølging av foresatte ved inkassovarsel og

eventuell oppsigelse og kan vise dem til andre instanser som kan både støtte og veilede ytterligere. BBSI

ved Seksjon barnehage skal veilede foresatte som tar kontakt pr. telefon, e-post eller besøker

6 Kvalitetsmelding for barnehagene i Bergen 2012-2013

13

barnehageservice. Til tross for at dette kan være en utfordrende oppgave for styrerne, mener byrådet at

dette ansvaret fortsatt skal ligge hos styrerne, slik at dialogen med foresatte kan skje i uformelle og trygge

omgivelser.

Venteliste om barnehageplass: spørsmål og svar

Styrere i barnehagen opplever i perioder stor pågang fra søkere som vil vite hvilken plass de har på

ventelisten. Dette skjer både per telefon og ved besøk i barnehagen. Dette tar mye arbeidstid, både i

forhold til pålogging på system og antall telefoner/besøk. Forenklingsutvalget for barnehage mener dette

er en oppgave som kan forenkles, ved at en bør ha et system for opptak hvor brukere selv kan orientere

seg i hvor en står på venteliste.

Byrådets vurdering

Byrådet har forståelse for Forenklingsutvalgets vurdering på dette punktet. Per i dag er det ikke mulig i

gjeldende fagsystem (program for opptak). I forbindelse med valg av nytt datasystem vil dette være noe

som vil bli satt opp i en kravspesifikasjon. Målet er at fagsystemet blir oppdatert og møter behovene

foreldrene har for informasjon og at et nytt fagsystem ikke påfører styrerne merarbeid, men forenkler

arbeidsoppgavene.

Oversettelser av ulike informasjonsskriv gjennom barnehageåret

Gjennom året sender barnehagen ut mange informasjonsskriv til foresatte. Etter hvert som flere

barnehager i Bergen kommune har høy andel flerspråklige barn, er det en utfordring i å gi skriftlig

informasjon på flere språk til foresatte. Forenklingsutvalget for barnehage mener oversetting av ulike

standardiserte informasjonsskriv er en oppgave som kan utføres av andre, enten ved at BBS sentralt bistår

i arbeidet eller at en kan benytte seg av oversetting som en kjøpetjeneste.

Byrådets vurdering

Byrådet er enig med utvalget om at BBSI bør bistå med oversettelser av ulike informasjonsskriv gjennom

barnehageåret. Det må vurderes kontinuerlig hvilke skriv som det er behov for å oversette. Per dags dato

er dokumenter som om fatter vedtekter for kommunale barnehager, opptaksordning for barnehager i

Bergen kommune og informasjon om redusert foreldrebetaling oversatt til ni ulike språk (arabisk,

engelsk, kurdisk sorani, polsk, rumensk, russisk, somali, spansk og tamil). I tillegg er

brukerundersøkelsen oversatt til seks ulike språk, inklusiv norsk og engelsk.

3.4. Medarbeider

Kategorien «medarbeider» omfattet aktiviteter og oppgaver av både faglig og mellommenneskelig

karakter, som er knyttet til personalet i barnehagen.

Forarbeid til tilsyn

Barnehagene har tilsyn på en rekke områder som for eksempel bygg, ute- og innemiljø, brann, beredskap,

risikoanalyser. Tilsyn er relatert både til barnas og voksnes arbeidsmiljø. Forenklingsutvalget foreslår at

en kan forenkle og kvalitetssikre arbeidet ved utarbeidelse av maler knyttet til tilsyn. Innenfor malene må

styrere kunne gjøre egne tilpasninger for sin enhet. En helhetlig forberedelse kan gi større likhet mellom

barnehagene.

Byrådets vurdering

Byrådet mener forenklingsarbeidet på dette feltet må vurderes. En vil se dette i sammenheng med andre

forhold i rapporten hvor det pekes på at utarbeiding av felles maler for enhetene, er en måte å forenkle

rapportering- og dokumentasjonsoppgavene på.

Planverk

Det er et krav om at det skal utarbeides ulike planer i barnehagen. Dette er arbeidskrevende, og noen

planer brukes lite. Det er et ønske om at de planer som lages blir et bruksverktøy som ivaretar et

14

helhetsperspektiv, og er relatert til årsplan. Forenklingsutvalget for barnehage mener at antall planer som

lages kan reduseres, og at det sikres at planverket er et godt verktøy for personalet. Forenklingsutvalget

foreslår at planene må relateres til årsplan og kvalitetsoppfølgingen av barnehagen.

Byrådets vurdering

Byrådet er enig med Forenklingsutvalget om at antall planer bør reduseres dersom de ikke er gode

verktøy for barnehagene. Det er i alle tilfeller barnehageledelsens ansvar å legge til rette for gode

implementeringsprosesser av planer, som skal bidra til både å opprettholde og utvikle barnehager med

høy kvalitet. I forbindelse med ny kvalitetsutviklingsplan for barnehager, vil det være naturlig også å se

på planverket for barnehager.

Medarbeiderundersøkelse

Medarbeiderundersøkelse gjennomføres elektronisk en gang i året. Hensikten er å arbeide med

forbedringsområdene, og på den måten skape et bedre arbeidsmiljø. Barnehagene har få treffpunkt og

opplever at det blir for lite tid til å arbeide grundig med områder til forbedring. Å ha fokus på noen få

forbedringsområder over tid gir en positiv gevinst.

Forenklingsutvalget for barnehage mener at undersøkelsen bør gjennomføres hvert annet år i stedet for

hvert år. Enhetene trenger mer tid til å arbeide med forbedringsområdene i undersøkelsen, og det er

vanskelig å få til med den hyppigheten som er i dag. Forenklingsutvalget mener at et grundig arbeid over

tid vil gi en bedre effekt på arbeidsmiljøet enn det har med dagens ordning.

Byrådets vurdering

Den årlige medarbeiderundersøkelsen gjennomføres som en del av Bergen kommunes helse-, miljø- og

sikkerhetsarbeid i henhold til Internkontrollforskriften. Medarbeiderundersøkelsen gjennomføres for alle

ansatte i Bergen kommune, så vel som for ansatte i kommunale barnehager. Byrådet mener det er viktig at

ansatte årlig skal få gi tilbakemeldinger om forhold rundt sin arbeidssituasjon. På denne måten kan

forhold forebygges, avdekkes og utvikles, slik at Bergen kommune er en god arbeidsplass for alle ansatte.

For at det skal være hensiktsmessig å gjennomføre slike undersøkelser årlig, må det knyttes et systematisk

arbeid til resultatene etter undersøkelsen. En slik prosess innebærer både en gjennomgang og refleksjon

av resultatene ved den enkelte enhet, og en planlagt oppfølging dersom det avdekkes avvik i resultatene.

Det er leders ansvar å gjennomføre og lede en slik prosess.

For ledere og personalmedarbeidere tilbys det kurs i gjennomføring av medarbeiderundersøkelsen. HR-

seksjonen tilbyr også prosessbistand i oppfølgingsarbeidet gjennom Konsulentnettverk HR. Det finnes i

tillegg annen nyttig informasjon på HR-nett på Bergen kommunes intranett, som styrerne oppfordres til å

bruke aktivt.

Lønn og fravær

Barnehagene har fått delegert oppgaver knyttet til variabel lønn og fravær. Dette er en oppgave som

krever kompetanse og trening. Styrere har mange oppgaver som ikke gjøres ofte nok, noe som kan føre til

at der forekommer feilregistreringer. Bergen kommune bør sikre medarbeidere rett lønn.

Det vil både være kostnadsbesparende og en kvalitetssikring å finne ordninger som sikrer

stordriftsfordeler. Forenklingsutvalget for barnehage mener at dette arbeidet kan forenkles ved å få

merkantilhjelp i barnehagene, samtidig som ressursene sentralt hos lønnskontoret må bestå. Dette er

nødvendig for å sikre nok kompetanse og kvalitet i utførelsen av personalarbeidet.

Byrådets vurdering

Som arbeidsgiver, må Bergen kommune se til at det er ryddige arbeidsforhold for alle ansatte, og spesielt

problemstillinger knyttet til avlønning, ansiennitet, permisjoner etc. Byrådet mener utvalget her peker på

viktige problemstillinger, og ser at dette kan være en utfordrende oppgave i barnehagene. Ettersom dette

er en problemstilling flere styrere peker på, oppfordres det til at styrerne samarbeider om utfordringene

eksempelvis gjennom nettverksmøtene eller gå sammen om å finansiere en felles merkantil ressurs.

15

Byrådsavdelingen er oppmerksom på problemstillingen, og vil bidra til å heve kompetansen på feltet,

blant annet gjennom kurs, som gjennomføres i samarbeid med HR-seksjonen. Også for dette området er

det utviklet brukerstøtte fra HR sentralt, som inkluderer både veiledere, skjema for beregning av

ansiennitet og chattetjeneste, som alle er utviklet etter at Forenklingsutvalgets rapport ble skrevet.

Arbeidsmiljøgrupper og drøftingsmøter

Barnehagens ansatte skal oppleve et trygt og sikkert arbeidsmiljø som fremmer helse, jobbtrivsel og

motivasjon hos de ansatte. Samarbeid og medbestemmelse mellom ansatte og arbeidsgiver ivaretas ved

ordninger som møter i arbeidsmiljøgruppe og på drøftingsmøter.

Barnehagene er forskjellig i form, størrelse og kompleksitet. Noen barnehager er store med flere bygg, og

et personale som møter hverandre sjelden. Noen er små med ansatte som jobber tett sammen der

muligheten for medbestemmelse er en kontinuerlig prosess.

Forenklingsutvalget for barnehage mener at møter i arbeidsmiljøgrupper og drøftingsmøter må

gjennomføres, men hyppigheten må tilpasses etter enhetens størrelse og kompleksitet.

Byrådets vurdering

Innenfor mange områder er det anledning til å gjøre lokale tilpasninger. Når det gjelder møteplasser for

medvirkning og drøfting, vil byrådet fastholde på at alle resultatenheter skal ha formelle møtearenaer for

minst halvårlig i henhold til hovedavtalen.

4. FORENKLINGSUTVALG SKOLE - VURDERINGER OG FORSLAG TIL FORENKLINGER

Forenklingsutvalget for skole har delt inn ulike rapportering- og dokumentasjonsoppgaver i seks fire

hovedkategorier: Elevenes læring, samarbeid hjem-skole, skoleutvikling, samarbeid med andre instanser,

HMS, økonomi og personal og forvaltning. Aktivitetene som Forenklingsutvalget for skole har valgt å

fremheve, er ikke entydig kategorisert i forenklingskategorier, som «kan forenkles», «kan utføres av

andre» eller «kan utgå». Forenklingsutvalget for skole vurderer imidlertid at det er innenfor disse

områdene at det er mulig å frigjøre tid og ressurser til pedagogisk arbeid og ledelse. Siden

Forenklingsutvalget for skole ikke har foreslått konkrete løsninger til alle aktiviteter, bør det utredes

nærmere om frigjøringen av tid og ressurser skjer i form av «forenkling», «utføring av andre», eller ved at

aktiviteten «utgår». Byrådet kommenterer fortløpende de ulike momentene fra utvalgets rapport.

4.1. Elevenes læring

Under kategorien «elevenes læring» har utvalget omtalt ulike aktiviteter som utføres av pedagogisk

personale i skolen.

Underveisvurdering/oppfølging av elevarbeid

Dokumentering av underveisvurdering/oppfølging av elevarbeid er en viktig og nødvendig del av elevens

læring. Elevene skal vite hvor de står faglig, hva som skal til for å utvikle seg og elevene skal gis nye

utfordringer. Dette er en sentral del av den pedagogiske virksomheten. Det brukes likevel mye tid til å

dokumentere tilbakemeldinger som et grunnlag for underveisvurdering. Skolene har ulike rutiner for hvor

mye og hvor ofte dokumentasjonsarbeid utføres i tilknytning til underveisvurdering og oppfølging av

elevarbeid. Det er tradisjon i skolen, særlig på ungdomstrinnet, med grundige og skriftlige

tilbakemeldinger og spesielt i fagene norsk og engelsk. Forenklingsutvalget mener at hyppigheten og

frekvens på underveisvurdering kan vurderes.

På mange skoler er elever til stadighet i ulike vurderingsperioder. Det vil si at skolene ikke setter tydelig

nok grenser for vurderingsperioder. Dette er særlig et viktig tema i ungdomsskolen, der ungdomsskolene

kunne vært mer samkjørte rundt vurderingsperioder og når disse avholdes. Aktiviteten kan forenkles og

settes mer i system innad i bergensskolen. Bruk av gode maler for vurdering, gjerne fra

Utdanningsdirektoratet, samt mer utstrakt bruk avkrysningsskjema som dokumentasjon på gitt vurdering

kan gi en mer forutsigbar praksis på og mellom skolene.

16

Dokumentasjonen må være samlet rundt noen få tilbakemeldinger som blir håndgripelig for både elever

og foresatte å følge opp. Den enkelte skole må vurdere ressursbruk og effekt av vurderingssituasjon, som

f.eks. tentamen. Elevens kompetanse kan med fordel avdekkes på andre måter enn gjennom tentamen.

Vurderingsforskriften med gitte krav bør i større grad belyses og settes i sammenheng med praksis.

Et tiltak kan være å opprette et felles «ITS Learning»-fag i kommunen hvor skoler kan dele god

vurderingspraksis og ulike vurderingsmaler for fag/tema/læringsmål. Det foreligger p.t. ikke en felles

database for dette arbeidet.

Byrådets vurdering

Byrådet mener utvalget her peker på flere ulike problemstillinger knyttet til vurdering.

Underveisvurdering og oppfølging av elevarbeid er et viktig og sentralt område i grunnopplæringen. I ny

kvalitetsutviklingsplan «Sammen for kvalitet - læring. Plan for kvalitetsutvikling i bergensskolen

2016/17-2019/20» er det vist til fire prinsipper for god underveisvurdering:

- Elevene skal forstå hva de skal lære og hva som er forventet av dem.

- Elevene skal ha tilbakemeldinger som forteller dem om kvaliteten på arbeidet eller prestasjonen.

- Elevene skal få råd om hvordan de kan forbedre seg.

- Elevene skal være involvert i eget læringsarbeid ved blant annet å vurdere eget arbeid og egen

faglig utvikling.7

Det er viktig at hver enkelte skole gjør egne refleksjoner, vurderinger og eventuelle justeringer for å

utvikle god vurderingspraksis. Samtidig er deling av god praksis i tråd med prinsipper i ny

kvalitetsutviklingsplan. God praksis for vurdering kan tas opp på etablerte møteplasser, som områdemøter

og nettverksmøter mellom skolene. Vurderingspraksis vil være et sentralt tema i det det løpende

kvalitetsutviklingsarbeidet, som skal skje i samarbeid mellom den enkelte skole og Fagavdeling for

barnehage og skole.

Byrådet har registrert at Forenklingsutvalget påpeker at enkelte lokale politiske saker krever merarbeid og

oppfølging fra skolene. Dette er ofte oppgaver som kommer i tillegg til saker som omhandler pedagogisk

utviklingsarbeid og kjernevirksomheten til skolen – elevenes læring. I utdanningsforbundets innspill til

rapporten vises det også til at innføring av oppgaver knyttet til anonym retting og skriftlig vurdering er

lite læringsfremmede og byråkratiske.

Obligatorisk skriftlig vurdering på mellomtrinnet

I mai 2015 vedtok Bergen bystyre å innføre skriftlig vurdering på mellomtrinnet, bystyresak 177/15.

Innføringen av obligatorisk skriftlig vurdering hadde blant annet som formål å gi informasjon om elevens

oppnådde kompetanse som utgangspunkt for videre dialog. Vurderingen skulle gis i form av en

beskrivende tekst knyttet opp mot foreldresamtalen. Da nåværende byråd tiltrådte høsten 2015 ble

implementeringen stilt i bero. Byrådet vil avvikle obligatorisk skriftlig vurdering på mellomtrinnet i

norsk, matematikk og engelsk. Bakgrunnen for dette er at det er brukt mye tid og ressurser på skolene for

å utvikle egen praksis rundt vurdering. Flertallet av skolene med barnetrinn har allerede utviklet og tatt i

bruk ulike former for vurdering som i stor grad innebærer skriftlighet. Ordningene er stort sett i tråd med

gjeldene forskrifter på området. I tillegg stilte samtlige fagorganisasjoner seg negative til innføring av

obligatorisk skriftlig vurdering på mellomtrinnet. Som et tiltak til forenkling foreslår byrådet å avvikle

obligatorisk skriftlig vurdering på mellomtrinnet.

Forsøk med anonyme elevbesvarelser på tentamen

Forsøk med anonyme elevbesvarelser på tentamen i fagene norsk, engelsk og matematikk for 10. trinn i

grunnskolen ble innført som en prøveordning i 2014,byrådssak 1459-14. Av saken fremgikk det at:

«Formålet med forsøket er å bidra til å sikre rett og rettferdig vurdering av elevenes

tentamensbesvarelser for å gjøre elevene trygge på at det ikke er lærerens subjektive vurdering av eleven

7 NOU 2014:7 (Faktaboks) «Elevenes læring i fremtidens skole», Utdanningsdirektoratet.

Prinsippene er nedfelt i forskrift til opplæringsloven. Kapittel 3.

17

som person som ligger til grunn, men en objektiv vurdering av det eleven har prestert. Dermed gjøres

eleven i større grad ansvarlig for det eleven har prestert».

I desember 2015 avviklet derfor byrådet forsøket med anonyme elevbesvarelser i ungdomsskolen, sak

1405-15. I saken fremgikk at tolkningen av resultatene for forsøket var usikre. Det var vanskelig å si i

hvilken grad lærernes vurderinger slo ut i en bestemt retning for en bestemt elev eller for hver elev i en

gruppe. En kunne derfor ikke si noe om urettferdigheten mellom enkeltelevene i en gruppe. Samtidig

kunne det være grunnlag for å hevde at noen lærere er generelt strengere eller mildere i sin bedømmelse

av elever som gruppe, og for å hevde at vurderingspraksisen var mer usikker i språkfag enn i matematikk.

I saken ble det også vist til at metoden med anonyme elevbesvarelser svært arbeids- og kostnadskrevende.

Det refereres også (i sak 1405-15) til forsøk med anonyme elevbesvarelser i flere

kommuner/fylkeskommuner, men så langt en kjenner til er det gjort få evalueringer av disse. Der

oppsummering/evaluering foreligger fra fylkeskommuner som har forsøkt anonyme elevbesvarelser, er

hovedtendensen at det ikke er påvist systematiske forskjeller i besvarelser som er rettet anonymt og

besvarelser som er rettet ordinært. Fra en av fylkeskommunene fremgår det også at det ikke er noe som

tyder på at vurdering og karaktersetting ikke blir gjennomført på en profesjonell og rettferdig måte.

I saksfremstillingen, sak 1405/15, ble det gjort rede for flere tiltak for å støtte, forbedre og kvalitetssikre

vurderingsspraksisen i bergensskolen, blant annet gjennom kvalitetsoppfølging, samarbeid i skolenes

faggrupper, årlige samlinger for faglærere med avgangselever osv. Tiltakene viser at det gjøres mye for å

bidra til at vurderingen skjer på et faglig forsvarlig grunnlag. Byrådet mener derfor at en skal styrke

arbeidet med vurderingspraksis på andre måter enn forsøk med anonyme elevbesvarelser på tentamen.

Utviklingssamtaler og rapportering/dokumentasjon i forkant og etterkant

Forenklingsutvalget har drøftet oppgaven og mener at det varierer hvor mye arbeid som legges ned i

dokumentasjonsarbeidet til utviklingssamtaler både innad og mellom skoler. Det er et lovkrav å

dokumentere utviklingssamtaler, men det er ikke nødvendig med flere siders utfyllende rapporter og

begrunnelser. Det vil være opp til skolene å vurdere god praksis rundt dokumentasjonsarbeid knyttet til

utviklingssamtalene og hvor mye tid og ressurser som legges ned i dette.

Byrådets vurdering

Byrådet mener en også i denne sammenheng må legge til rette for refleksjon og deling av god praksis

både innad og mellom skoler. På bakgrunn av utvalgets innspill, vil byrådsavdelingen vurdere kriterier og

lovkrav for dokumentasjonsarbeid i utviklingssamtaler, og orientere skolene gjennom rundskriv fra

Fagavdeling for barnehage og skole ved BBSI.

Utfylling/skriving av IOP, rapporter etter gjennomført spesialundervisning

Denne aktiviteten handler blant annet om organisering av spesialundervisningen. Forenklingsutvalget

mener dette er en aktivitet som må gjennomføres, men det eksisterer usikkerhet rundt hvem som skal

skrive IOP rapportene etter endt spesialundervisning. Det bør lages en tydelig instruks hvor det fremgår

hvem som har ansvaret for skriving av rapporten og om det skal være kontaktlærer, spesialpedagog eller

andre. Det er viktig at den som gjennomfører spesialundervisningen har et ansvar for denne i samarbeid

med kontaktlærer.

Byrådets vurdering

Spesialundervisning er lovhjemlet i opplæringslovens kapittel 5. Når det gjelder individuell

opplæringsplan (IOP) finner en følgende i § 5-5 i loven: «For elevar som får spesialundervisning, skal det

utarbeidast individuell opplæringsplan. Planen skal vise mål for og innhaldet i opplæringa og korleis ho

skal drivast.»

En individuell opplæringsplan (IOP) bør utarbeides i nært samarbeid mellom skole, foreldre/eleven og

PPT. Den individuelle opplæringsplanen skal tas opp til vurdering hvert år. Skolen skal levere rapport

med oversikt over den undervisningen eleven har fått. Det skal i tillegg gis en vurdering av den enkelte

18

elevs utvikling. I rapporten må det blant annet også komme fram hvorvidt målene er nådd og om det

er noe som må endres for å få bedre læringsutbytte og læringssituasjon for eleven.

Byrådet mener det er rektor som har det overordnede ansvaret for at den individuelle opplæringsplanen

utarbeides. Rektor er også ansvarlig for at samarbeidet mellom hjem og skole fungerer tilfredsstillende.

Kontaktlærer har imidlertid ansvar for at eleven ivaretas som en del av et inkluderende læringsmiljø. Det

er den som står for opplæringen, i dette tilfellet spesialpedagogen, som skal skrive rapporten i nært

samarbeid med kontaktlærer. Kontaktlærer skal se til at en slik rapport blir overlevert rektor.

4.2. Samarbeid hjem – skole

Dette omfatter ulike aktiviteter og oppgaver i skolen knyttet til dialog og kontakt med hjemmet som

Forenklingsutvalget har fremhevet

Kontakt enkeltelever skole/hjem

Den generelle samfunnsutviklingen har ført til økt tilgjengelighet med digital kommunikasjon og digitale

medier. Foreldre og foresatte har blitt mer bevisst over sine egne individuelle rettigheter og hva de kan

kreve av skolen. Det stilles også krav til raskere og mer utfyllende informasjon knyttet til ulike forhold

rundt elevene, eksempelvis søknad om permisjon/fri, informasjon i forhold til undervisningsspørsmål

knyttet til den enkelte elev osv. Samtidig er det ulikt i hvilken grad ansatte på skolen er tilgjengelig på

telefon, eposter og henvendelser fra foreldre. Det varierer også i hvilken grad foreldre tar kontakt med

skolen og hvilken grad denne dialogen tar vekk fokus fra andre viktige oppgaver.

Forenklingsutvalget mener at det bør være en prinsipiell drøfting på hva foreldre og hva skolen kan

forvente ut fra foreldre – hjem samarbeidet. Spørsmål som da kan tas opp er eventuelt telefoner utenom

skolens åpningstid, hvor lang tid skal/bør det gå før eposter og henvendelser besvares osv. Forenklings-

utvalget mener at klare og tydelige forventninger og retningslinjer på dette området kan virke positivt

generelt på samarbeidet mellom den enkelte lærer og foresatte.

Byrådets vurdering

Byrådet mener at den enkelte skole bør ta initiativ til å avklare forventninger til samarbeidet og sammen

jobbe for et godt læringsmiljø for elevene, eksempelvis gjennom FAU, informasjon i foreldremøter og

andre informasjonsfora og møtearenaer for skole og foresatte.

Generelt bør skolene følge god forvaltningsskikk i samarbeidet mellom hjem – skole. Dette innebærer

blant annet å være åpen og imøtekommende, gi et godt og seriøst svar innen rimelig tid og praktisere

likebehandling. Tid og ressursbruk med hensyn til svar på telefon, SMS og andre henvendelser utenfor

skoletiden må imidlertid vurderes i hvert enkelt tilfelle.

Byrådsavdelingen mener at temaet er relevant og vil ta initiativ til å drøfte utfordringer og løsninger i

samhandling mellom hjem – skole, som er løftet av Forenklingsutvalget. Temaet kan være aktuelt å ta

opp på områdemøter mellom skolene. Skolene bør også ta temaet opp internt på personalmøter o.l. for å

sikre likebehandling og gode rutiner i samarbeidet med foreldre og foresatte.

4.3. Skoleutvikling

«Sammen for kvalitet» er Bergen kommunes plan for kvalitetsutvikling for grunnskolen i Bergen. Planen

ble vedtatt av bystyret i 2012 (b-sak 105/12).8 Den rulleres hvert fjerde år og bygger på informasjon

hentet fra tilstandsrapporteringen og på nasjonale og kommunalt gitte føringer. For inneværende

planperiode gjelder satsingsområdene «Lesing som grunnleggende ferdighet», «Realfag med spesiell

fokus på regning som grunnleggende ferdighet» og «Kommunikasjon». Satsingsområdene dekker til

sammen elevenes grunnleggende ferdigheter som siktemål. Det er lagt vekt på få og tydelige

8 «Sammen for kvalitet» var gjeldende plan da utvalget skrev sin rapport. Ny plan for kvalitetsutvikling behandles i Bergen

bystyre i oktober 2015.

19

satsingsområder. Gjennom årlige kvalitetsmeldinger blir skoleeier, bergen bystyre, informert om tilstand

og utfordringer i bergensskolen.

Forenklingsutvalget mener det er fornuftig med få og tydelige satsingsområder som gir retning for

pedagogisk utvikling på skolene og ønsker å anerkjenne at det pedagogiske personale bruker mye tid og

ressurser på det utviklingsarbeidet som gjøres med tanke på kommunens satsingsområder.

Lederavtalen med vedlegg (skolens planer)

Rektorene i bergensskolen har en lederavtale som inngås årlig og som gjelder til ny avtale er inngått.

Lederavtalen presiserer samarbeidet mellom beslutningsnivåene i kommunen og beskriver felles verdier

og mål samt avklarer rammevilkår. Den sier også noe om mål for virksomheten, oppfølging og vurdering.

Avtalen inneholder også en plan for utvikling av virksomheten. Lederavtalen er en avtale mellom den

enkelte rektor og rektors nærmeste overordnede, områdeleder. Lederavtalen skal i tillegg inneholde

følgende vedlegg:

handlingsplan

spesielle forhold ved enheten

strategisk plan

tiltaksplan

plan for personlig utvikling

Forenklingsutvalget mener at lederavtalen er et viktig styringsredskap i bergensskolen. Det er likevel

mange vedlegg og planer som skal følge med lederavtalen som av flere i utvalget oppfattes å mangle en

helhetlig sammenheng. Deler av vedleggene til lederavtalen kan utvikles/forenkles med tanke på helhet,

sammenheng og oversikt. I lederavtalen skrives det også en tiltaksplan på ulike områder. Denne eller

deler av denne kunne med fordel vært erstattet av skolenes strategiske planer og tiltaksplaner fra

utviklingsarbeid. Denne skrives hvert år og kan følge lederavtalen som vedlegg.

Forenklingsutvalget anbefaler at det foretas en helhetlig gjennomgang av de aktuelle vedleggene til

lederavtalen. Dette for å utvikle enklere og tydeligere systemer som i dag «ligger» hver for seg,

eksempelvis lederavtalen – tiltaksplan – handlingsplan – årsplan osv. I tillegg kan det vurderes om

skolenes HMS plan og sosiale læreplan for elevene også skal være vedlegg til lederavtalen for å få en

sammenheng og oversikt.

Byrådets vurdering

Byrådet tar innspillet fra Forenklingsutvalget til etterretning. I den nye kvalitetsutviklingsplanen,

«sammen for kvalitet – læring. Plan for kvalitetsutvikling i bergensskolen 2016/17-2019/20», er en av

strategiene skolebasert kompetanseutvikling. Skolebasert kvalitetsutvikling innebærer at den enkelte

skole som helhet er involvert i utviklingsprosesser med felles målsettinger. Byrådet forventer at

skolelederne har en langsiktig strategi for skoleutvikling. Skolens strategiske plan skal være fireårig og

vise en tydelig sammenheng med kommunens plan for kvalitetsutvikling. Den strategiske planen drøftes i

forbindelse med årlig ledersamtale for rektorene i bergensskolen. Skolene skal også utarbeide en

tiltaksplan som skal rulleres årlig og som skal konkretisere hvordan skolene følger opp overordnet

strategisk plan. Det er utarbeidet maler for skolenes strategiske plan og årlige tiltaksplan. Disse planene

bør ligge ute på internett og være lett synlig.

Gjennom områdelederne i byrådsavdelingen er det innført «tett på ledelse» mot skolene. Målsettingen er å

oppnå sterkere pedagogisk ledelse og utvikle skolen som en lærende organisasjon. I oppfølgingsmøter

mellom områdeleder og rektor drøftes lederavtalen og de aktuelle vedleggene til avtalen, som

Forenklingsutvalget omtaler.

På bakgrunn av innspill fra Forenklingsutvalget, er byrådet i gang med en gjennomgang av lederavtalen

og aktuelle vedlegg. Hensikten med gjennomgangen er å sikre helhet og sammenheng mellom planene og

at disse brukes aktivt og oppleves meningsfull av skolelederne.

20

4.4. Samarbeid med andre instanser

Ulike aktiviteter og oppgaver knyttet til kontakt mot andre offentlige instanser som Forenklingsutvalget

har fremhevet:

Ressurskrevende elevsaker og samarbeid rundt elevenes faglige og sosiale kompetanse (Helsesøster,

BUP, Barnevern, PPT)

Det er lovpålagt å følge opp elevers psykososiale miljø i skolen, jf. opplæringslovens § 9a.

Forenklingsutvalget ønsker å rette søkelys mot oppgaver som skolene har knyttet til ressurskrevende

elevsaker. Dette er et område som inneholder mange problemstillinger, og oppleves av flere som en av de

største utfordringene skolene møter i dag. Det kan være fornuftig å drøfte grenseoppgangen mellom

ivaretakelse av den enkelte elev knyttet til sosiale og atferdsmessige utfordringer og opplæringen

generelt.

Ressurskrevende elevsaker omhandler ofte elever med så store utfordringer at tilstrekkelige tilpasninger i

en vanlig skolehverdag vanskelig lar seg gjøre. Det kreves derfor en helhetlig tilnærming og systemisk

tenkning. I enkelte tilfeller får elevene tilbud om alternative opplæringsarenaer. Alternative

opplæringsarenaer sin fremste målsetting må derfor være å styrke enkeltelever for senere deltakelse og

integrering innenfor den ordinære opplæringen på sin nærskole.

Forenklingsutvalget mener at det i ressurskrevende elevsaker kan være en fordel å få inn andre

profesjoner i skolen, eksempelvis miljøterapeuter, psykologer og annet helsepersonell som kan bistå og

være en ressurs i håndteringen av slike saker. Tett samarbeid med skolehelsetjenesten er også viktig.

Problemstillingen kan løftes til å gjelde skolens rolle og ansvar i samfunnet generelt og grensedragningen

mot øvrige offentlige etater/institusjoner. Forvaltningsmessig bør det tenkes «tidlig innsats» og at skolene

samarbeider tett med andre offentlige instanser så tidlig som mulig, eksempelvis BUP, NAV og

barnevern.

Utvalget mener i tillegg at det er en utfordring med stor utskifting av personale i mange av instansene

hvor skolene har et samarbeid rundt enkeltelever (BUP, barnevern.). Det tar ofte svært lang tid å få alle

instanser «på banen», og det er i noen tilfeller uklart hvilken instans som har ansvar for de ulike tiltakene

som drøftes, og i tillegg hvordan tiltakene skal koordineres rundt den enkelte elev slik at støtteapparatet

fungerer optimalt. Utvalget mener det burde være en fast koordinator i de ulike sakene som har ansvar for

å koordinere hjelpetiltak fra ulike instanser rundt den enkelte elev. Dette vil tydeliggjøre ansvar og gi et

bedre tilbud til elevene, både faglig og sosialt. Forenklingsutvalget mener at et optimalt utformet

støtteapparat rundt skolene også kan virke positivt inn på elevenes læringsmiljø generelt og motvirke

frafall senere i opplæringsløpet.

Byrådets vurdering

Byrådet registrer at dette er et område som krever mye tid og ressurser av skolene. Det er de senere årene

vedtatt planer med strategier og tiltak på dette området som byrådet ønsker å redegjøre for under.

August 2016 har byrådet sendt på høring en ny plan for barn og unge «Bergens barn – byens fremtid». I

planen foreslås det at Bergen kommune skal ha en helhetlig innsats for barn, unge og familier. Planen er

felles for de tre tjenesteområdene barnevern, psykisk helsearbeid og helsestasjons- og skolehelsetjenesten.

Nye strukturerer for tverrfaglig samarbeid og samordnet innsats mellom ulike aktører er en viktig del av

planen. Samarbeidet mellom helsestasjon/skolehelsetjeneste og barnehage/skole skal styrkes til å

gjenkjenne behov, avklaring rundt og oppfølging av utsatte og sårbare enkeltbarn og familier.

I henhold til opplæringslovens § 8-1 har elevene rett på å gå på den skolen som ligger nærmest eller den

skolen i nærmiljøet som de sokner til (nærskoleretten). I spesialpedagogisk plan, b-sak 221/14, som ble

vedtatt av bystyret i 2014, er det uttalt at det skal legges til rette for at flest mulig elever ivaretas innenfor

21

ordinær opplæring på sin nærskole. Målsettingen er at færre elever skal ha behov for spesialundervisning

og at en dermed kan bruke frigjorte ressurser på å styrke den ordinære opplæringen. I planen ble det

vedtatt å opprette en pedagogisk utviklingsgruppe (PUG) ved alle skolene som skal ha fokus på

planlegging og oppfølging av et tilpasset og inkluderende læringsmiljø for alle elever, og samtidig bidra

til at skolene selv tar et helhetlig ansvar for sitt spesialpedagogiske arbeid. Systemarbeid er et nøkkelord i

denne sammenhengen. PUG skal derfor jobbe mer systemrettet, og ikke i enkeltsaker. PPT skal være

representert i PUG og være tettere på prosessen fra det meldes om bekymring for en elev og frem til et

eventuelt enkeltvedtak.

I 2015 ble det opprettet en egen Seksjon for spesialpedagogiske tjenester. En samling av ansvaret for

tjenestene gjør at en kan se helhetlig på feltet, utnytte og utvikle samlet kompetanse, samt bidra til å

utvikle samhandlingen mellom barnehage, skole og støtte/rådgivningsfunksjonene. Arbeid med det

spesialpedagogiske feltet er blitt en del av lederoppfølgingen i byrådsavdelingen og er tatt inn som en del

av lederavtalen. Spesialundervisningen ved skolene skal også kvalitetssikres både ved oppfølging fra

skoleeier, og at samtlige skoler skal gjøre en systematisk evaluering av arbeidet med spesialundervisning

på egen skole.

Det systemiske arbeidet utfylles ved at alle skoler skal ha tverrfaglige team som er skolens arena for

tverrfaglig samarbeid som jobber systemisk og individrettet. Tverrfaglige team skal ivareta elevens beste

ved et godt samarbeid mellom de ulike etatene. Saker som fremmes i teamet kan omhandle enkeltbarn,

eller være av mer generell karakter. Tverrfaglig team består av skolens ledelse, skolehelsetjenesten

barnevernet og PPT. Andre samarbeidspartnere kan innkalles ved behov. Det er skolene, ved rektor, som

har ansvaret for å opprette tverrfaglige team.

Alle med behov for langvarige og koordinerte helsetjenester og/eller sosiale tjenester har rett til å få

utarbeidet en individuell plan (IP). Skolen har en plikt til å delta i arbeidet med individuell plan (IP).

Plikten er avgrenset til tilfeller der skolens samarbeid anses nødvendig for å ivareta elevens behov for et

helhetlig, koordinert og individuelt tilpasset hjelpetilbud. I spesialpedagogisk håndbok er det utarbeidet

rutiner for ansvarsgrupper som bl.a. sier følgende: En ansvarsgruppe skal sikre tverrfaglig samarbeid om

barnets/ elevens langsiktige utvikling. En ansvarsgruppe skal bestå av enkeltpersoner som har et

forpliktende del-ansvar, og som samles over tid for samarbeid om felles definerte mål i forhold til en

bestemt person og dens familie.

Ved ressurskrevende elevsaker, som Forenklingsutvalget omtaler, bør det opprettes en egen

ansvarsgruppe rundt barnet som koordinerer de ulike tiltakene som er utformet i individuell plan.

Ansvarsgruppen vil bestå av elevens foreldre/foresatte og ulike faggrupper og tjenester avhengig av

utfordring, men aktuelle parter kan være skolehelsetjeneste, fastlege, representant fra skolen,

kontaktlærer, PPS, spesialpedagog representert sammen med helse- og sosialtjeneste. I

ansvarsgruppemøtene må det bli en enighet om aktuelle tiltak og hvem som følger opp de ulike tiltakene.

Ansvarsgrupper er ikke lovhjemlet, men er en hensiktsmessig arbeidsform for å koordinere tiltak rundt

enkeltbarn. Gruppens formelle status består utelukkende i den kompetanse og beslutningsmyndighet som

den enkelte representant har fått delegert fra egen etat og som kan bringes inn i gruppen. Den bygger også

på en frivillig tilslutning fra bruker/ foresatt.

En viktig målsetting er å forbedre kvaliteten både på de tverrfaglige teamene ved skolene og

ansvarsgrupper som koordinerer innsatsen rundt enkeltbarnet. Byrådet oppfordrer derfor skolene til å

melde om utfordringer til PPT. Samlet mener byrådet at dette er grep og tiltak som i fremtiden skal sikre

en mer systematisk, kvalitativ oppfølging av elever med ulike type utfordringer på både system og

individnivå.

22

4.5. HMS, økonomi og personal, etc.

Forenklingsutvalget ønsker å peke på at det har vært og er en økende tendens til at flere oppgaver som

ligger utenfor skolens kjerneoppgaver blir desentralisert i større grad enn det som har vært tilfelle

tidligere. En del av disse oppgavene stiller store krav til kompetanse i utførelsen. Som følge av at

merkantilressursen på skolene ikke har vært styrket på skolene på mange år, må mange av disse

oppgavene løses av skoleledelsen. Skoleledere bruker i dag mye tid på merkantile og administrative

arbeidsoppgaver som tar vekk tid fra pedagogisk ledelse. Forenklingsutvalget mener at en økning i

merkantil ressurs på skolene vil frigjøre tid og ressurser for skoleledelsen til å drive pedagogisk arbeid og

«tett på ledelse».

Innenfor denne kategorien ønsker Forenklingsutvalget å fremheve følgende:

Arkiveringssystem

Grunnskolene benytter pr. i dag papirbaserte «manuelle» arkiveringssystemer. Forenklingsutvalget mener

at det bør være mulighet for å se på en «heldigitalisering» av de lokale arkivsystemene på skolene.

Samtidig vil dette, i en overgangsfase, kunne føre til mye merarbeid.

Byrådets vurdering

I bergensskolen har det i mange år vært forskjellige tilnærminger og praksis vedrørende produksjon,

dokumentasjon og arkivering av saksgang i administrative oppgaver, samt oppgaver og ansvar relatert til

elevsaker. I 2014 ble det iverksatt et pilotprosjekt som har som formål å digitalisere arkivet for skolene i

Bergen kommune. Dette inkluderer en felles teknisk løsning, samt en standard for produksjon,

dokumentasjon og arkivering av saksrelatert dokumentasjon for alle skoler. Det tas sikte på at

pilotprosjektet avsluttes i 2017. Pilotprosjektet knyttet til ny arkivløsning på skolene må også samarbeide

og henge sammen med ny saks- og arkivløsning for hele kommunen (SAS prosjektet).

Registrering og oppdatering av Agresso HR

Store deler av lønnsprosessen er med Agresso HR flyttet ut på den enkelte enhet. Når det gjelder Agresso

HR som system (gjelder også for Agresso økonomi) er det enkelte forhold som Forenklingsutvalget

ønsker å belyse. Den enkelte (rektor, konsulent/sekretær e.a.) blir gjennom systemene pålagt nye

oppgaver (kontroll, rapportering, kontering, registrering). Det er både blitt flere og mer kompliserte

oppgaver og systemer enn tidligere knyttet til dette arbeidet og dette krever, i større grad enn tidligere,

kompetanse på den enkelte skole. Systemene krever hyppig/jevnlig bruk siden brukervennligheten

oppleves som lav og medfører at oppgaver som gjennomføres sjelden krever uforholdsmessig mye tid og

ressursbruk. Systemet og fremgangsmåtene oppleves som komplisert og omstendelige. Responstid er

også en utfordring i nettversjoner. Agresso HR har hittil ikke kunnet tilby telefonisk brukerstøtte.

Det jobbes med en selvbetjeningsløsning på konsernnivå i kommunen, men utvalget mener at systemet

ikke er enklere enn det gamle systemet. Grunnet kompleksiteten i systemet bør alle i lederteamene på

skolene ha tilgang til systemet – blant annet for registrering av sykefravær m.m.

Byrådets vurdering

Siden Forenklingsutvalget avleverte sin rapport er brukerstøtte og hjelp i Agresso HR blitt vesentlig

forbedret. Fra 2016 er det telefonstøtte og eget «chattesystem» på fagtjenesten. Byrådsavdelingen mener

at kompetanseheving på enhetene er nødvendig med kursing og opplæring i bruk av fagtjenesten. Det må

også sikres nødvendig tilgang til de som har behov for dette i resultatenheten. HR- seksjonen i kommunen

tilbyr kurs og opplæring i Agresso HR for resultatenhetsledere og saksbehandlere. Det oppfordres til at

skolene benytter seg av dette tilbudet.

Oppfølging av sykemeldte

Oppfølging og tilrettelegging av sykemeldte, krever mye tid og ressurser fra skolene. Det tar blant annet

ofte lang tid før vedtak foreligger, og det skal i tillegg gjennomføres dialog og oppfølgingsmøter. I tillegg

krever søknad om tilskudd mye arbeid og tid.

23

Byrådets vurdering

Formålet med avtalen om inkluderende arbeidsliv (IA) er å forebygge og redusere sykefravær, styrke

jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. God oppfølging av

sykemeldte gjennom dialog og møter mellom arbeidstaker og arbeidsgiver er viktig for å nå målsettingen

om høyest mulig nærvær.

I samarbeid med NAV tilbyr HR-seksjonen i kommunen en rekke kurs for dem som er ansvarlig for å

følge opp ansatte under sykefravær. Kursrekken tar for seg oppfølging, nærvær, arbeidsmiljø, samtaler og

håndtering av krevende saker.

Praksisplasser på skolene i regi av NAV

Praksisplasser på skolene i regi av NAV, krever oppfølging og rapportering, spesielt knyttet til refusjon

av lønnsmidler for praksisplassene. Forenklingsutvalget mener det bør avklares hvilke forventinger

Bergen kommune har til skolene med tanke på tilrettelegging for praksisplasser. Det er svært mange

aktører som tilbyr arbeidstakere til praksisplasser, men det er ingen koordinering av dette. Skolen har

behov for oppdatering og opplæring av regelverk og rutiner på dette område.

Byrådets vurdering

Arbeidspraksis i ordinær virksomhet ble erstattet av arbeidstrening fra januar 2016. Byrådet mener

arbeidstrening er viktig for å inkludere flere og gi god opplæring i å utføre arbeidsoppgaver på en ordinær

arbeidsplass. Målet er at flere skal få prøvd seg i arbeidslivet og få kartlagt mulighetene på

arbeidsmarkedet. Samtidig forstår byrådet at det er krevende oppfølging og rapportering knyttet til

ordningen. Derfor skal personalrådgiverne i byrådsavdelingen være tilgjengelig for å gi råd og veiledning

til skolene knyttet til arbeidstrening, regelverk og rutiner på dette området.

Rapportering (f.eks. GSI), årsrapport. Risikokartlegging, handlingsplaner HMS

Hver skole skal ha sitt eget lokale HMS internkontrollsystem. Forenklingsutvalget mener at det bør

utarbeides sentrale maler til sjekklister, og skjema som er nødvendige knyttet til internkontrollsystem og

rutiner for skolene. Et likt system sikrer også erfaringsutveksling mellom skolene for å få velfungerende

og gode systemer som tilfredsstiller lovkravene.

Byrådets vurdering

Byrådet er enig med Forenklingsutvalget om at handlingsplaner og rutiner, som i utgangspunktet er like

for flere enheter, bør utarbeides et mal-sett for, slik at en forhindrer at det samme grunnarbeidet gjøres

ved flere enheter. Dette gjelder både for barnehager og skoler.

Det er tidligere avholdt kursing i HMS og internkontrollarbeid for samtlige rektorer og verneombud i

bergensskolen. Det ble i den forbindelse utarbeidet noen felles maler til bruk for skolene. For

barnehagene er det nedsatt en prosjektgruppe innenfor HMS området og det arbeides med dette i

2016/2017. Prosjektet skal etter planen være avsluttet til sommeren 2017. Målsettingen med prosjektet er

at dokumentene skal være enkle for barnehagene å benytte. Det skal utarbeides standardiserte maler som

er digitalt tilgjengelig på kommunens intranett, allmenningen. Det vil vurderes om et slikt arbeid skal

gjennomføres for skolene. Utarbeiding av standardiserte maler og sjekk-lister krever uansett en lokal

prosess på den enkelte skole for å sikre et godt internkontrollsystem som reflekterer lokale forhold.

HR- seksjonen i kommunen tilbyr også kurs og opplæring i blant annet HMS- internkontrollsystem og

avvikshåndtering for skolene. Det gis også tilbud om oppdateringskurs med repetisjon av gjeldende

lovverk og HMS-praksis i kommunen. Det oppfordres til at skolene benytter seg av det

opplæringstilbudet som kommunen har på området.

Når det gjelder grunnskolens informasjonssystem (GSI) er dette en database med faktatall, statistikk og

informasjon om grunnskolen i Norge, deriblant om elevtall, årstimer, ressurser, spesialundervisning,

24

språklige minoriteter, målform, fremmedspråk, fysisk aktivitet, leksehjelp, SFO, valgfag og PPT. Det er

et viktig verktøy for kommunene for å sammenlikne, analyse og vurdere utvikling over tid mellom

grunnskoler og kommuner.

4.6. Forvaltning

Ulike aktiviteter og oppgaver i skolen knyttet opp til systemer, lovverk, saksbehandling og

dokumentasjonsarbeid som Forenklingsutvalget har fremhevet

Permisjonssøknader for elever

Forenklingsutvalget mener at gjeldende retningslinjer for permisjonssøknader i Bergen kommune

(bergensstandarden) ikke lengre er nødvendig å beholde. Det må uansett søkes om permisjon og det må

gis et tilsvar fra skolen i tråd med lovkrav i opplæringslovens § 2-11. Bergensstandarden begrenser mer

enn det loven legger opp til.

Byrådets vurdering

Formålet med innføring av bergensstandarden var å sikre likebehandling av søknader om permisjon og

redusere omfanget av fravær. «Bergensstandarden» for permisjon for grunnskoleopplæringen er forankret

i opplæringsloven. Standarden har satt søkelys på fravær i skolen og utfordringene dette kan medføre for

elevers læringsutbytte og læringsmiljø. Etter innføring av standarden er en positiv konsekvens at antallet

permisjonssøknader har gått ned med 25 %. Bergensstandarden har vært oppe til drøfting og tema i

nettverksmøter, områdemøter og rektorsamlinger i bergensskolen.

I bergensstandarden gjennomgås lovbestemmelsen for innvilgelse av permisjon fra den lovpålagte

opplæringen, og det gis føringer for hvordan bestemmelsen skal praktiseres i grunnskolen. Til grunn for

rektors myndighetsutøvelse og innvilgelse av permisjon ligger en skjønnsutøvelse knyttet til forsvarlighet.

Reglene og føringene i bergensstandarden er ment som grunnlag for denne skjønnsutøvelsen. Uavhengig

av standarden må skolen gjøre en skjønnsmessig, individuell vurdering om permisjon skal innvilges.

Fagavdeling for barnehage og skole ved BBSI har iverksatt et arbeid med sikte på at bergensstandarden

skal forenkles, men samtidig ivareta lovverk og føringer. Dette for at skolene kan anvende

permisjonsreglementet på en mer hensiktsmessig måte og uten at det skal påføre skolene merarbeid for å

møte formålet med bergensstandarden.

Oppmelding til PPS og saksbehandling § 5.1. Spesialundervisning

I kommunens spesialpedagogiske plan er det vedtatt at det skal jobbes mer på systemnivå i skolene. PPS

skal også være tilgjengelig på skolene annenhver uke.

Dagens henvisningsskjema til PPS er på 11 sider og skal leveres inn via digital ID. Det skal også legges

ved kartlegging og rapporter. Det må vurderes om henvisningsskjema kan forenkles og baseres på annen

dokumentasjon og samtaler i pedagogisk utviklingsgruppe (PUG). Bergen kompetansesenter for

Læringsmiljø (BKL) benytter for eksempel et enklere oppmeldingsskjema. Logopedtjenesten har også

andre krav til forarbeid i sine skjema. Det kan vurderes å benytte en annen og enklere mal knyttet til

henvisningsskjema til PPS.

Tett kontakt og systemarbeid mellom skole og PPS innebærer at behovet for et omfattende

henvisningsskjema blir mindre. Det må også avklares om PPS skal være med å samarbeide på systemnivå

både når det gjelder faglige og sosiale problemstillinger. Skolene opplever å bruke tid på å finne ut av

hvem de skal henvende seg til.

Forenklingsutvalget mener også at ansvar og roller med tanke på hjelp i forhold til sosiale

problemstillinger blant elever må avklares. Det henvises ofte til at BUP, helsestasjon og helsesøstre har

ansvar for dette. Det er ønskelig med en tydeliggjøring av oppgaver og ansvar mellom de ulike

byrådsavdelinger i dette spørsmålet.

Byrådets vurdering

25

Byrådet er opptatt av god samhandling mellom PPT og den enkelte skole. Dette fordrer at dokumentasjon

i forkant, pedagogisk rapport, og at skjema for henvisning er enklest mulig å forstå og fylle ut når

forarbeid og henvisning til PPT skal utarbeides av skolene.

I forkant av utfylling av henvisningsskjema skal skolene fylle ut en pedagogisk rapport for å dokumentere

hva skolen har gjort før henvisningsskjema utarbeides. Den pedagogiske rapporten kan i noen tilfeller bli

relativt omfattende. Byrådet vil, at den pedagogiske rapporten som utarbeides av skolene i forkant av

henvisningsskjema, skal forenkles og konkretiseres. Arbeid knyttet til dette vil gjennomføres av

Fagavdeling for barnehage og skole ved BBSI.

Skolens pedagogiske utviklingsgruppe, som nevnt tidligere, er en viktig fast møteplass for å drøfte alle

aktuelle saker som vurderes tilmeldt til PPT. Deltakelse av representant fra PPT gjør at saker kan drøftes

på et tidlig tidspunkt og det kan gis veiledning til skolene om saker er aktuelle for tilmelding til PPT.

Henvisningsskjemaet til PPT er på rundt 3 sider og det kan drøftes i PUG hvilken dokumentasjon og

hvilke punkter som er nødvendig å fylle ut i forbindelse med henvisningsskjemaet. En viktig forenkling

på dette området er å gi bedre veiledning fra representant fra PPT i PUG til utfylling og dokumentasjon

knyttet til henvisningsskjemaet. Det er fortrinnsvis kontaktlærer som fyller ut dette.

Saksbehandling ved særskilt språkopplæring

I dag tilbakemelder skolene å bruke mye tid og ressurser på saksbehandling knyttet til særskilt

språkopplæring. Det bør tilrettelegges for å forenkle registreringsrutiner knyttet til at det er mange skjema

som kan vurderes å forenkles, samtidig som det må vurderes hvilke skjema som med fordel kan kuttes.

Etablering av de nye innføringsskolene har ført til en del oppstartsproblemer og noen uklarheter i rutinene

knyttet til nærskolene, innføringsskolene og Fagavdelingen sitt ansvar. Utvalget regner med dette kan

tilskrives til oppstartsvansker og det bør utarbeides gode og klare rutiner når en vinner erfaring med dette.

I tillegg bør samarbeidet mellom barnehage og skole styrkes slik at skolene tidlig får avklart behov for

ressurser til morsmålsopplæring og opplæring i grunnleggende norsk. I dag går det for lang tid etter at

eleven har startet i 1.trinn før nødvendige tiltak blir iverksatt. Mer forpliktende samarbeid mellom

barnehage og skole er nødvendig. Utvalget mener at barnehagene og støtteapparatet rundt barnehagene

bør gjennomføre mer av forarbeidet knyttet til kartlegging og vurdering, slik at skolen kommer tidligere i

gang med tilbudet i første skoleår. PPS bør få et koordinerende ansvar for oppfølging av disse sakene.

Byrådets vurdering

Byrådet erkjenner at det har vært noen oppstartsproblemer i rutiner og skjema for søknad om plass på

innføringsskolene slik Forenklingsutvalget påpeker. Fra nærskolen søker om plass i velkomstklasse for

eleven til vedtak foreligger, er saksbehandlingstiden gått ned fra oppstarten, fra 3 til 2 uker.

Etter Forenklingsutvalget avleverte sin rapport har det også det siste året vært foretatt en gjennomgang av

skjema knyttet til opplæringstilbud for språklige minoriteter i bergensskolen. Antall skjema er vesentlig

redusert ved at flere skjema er slått sammen og kortet noe ned. Spørsmålsformulering i skjemaene er

gjennomgått slik at en ikke spør om den samme informasjonen flere ganger. Det er likevel nødvendig

med skjema på flere språk og det foreligger i tillegg et dokumenteringsansvar for å sikre at eleven får den

opplæringen vedkommende har krav på etter lovverket. En vil vurdere om det er mulig å forenkle

registreringsrutiner og skjemaer i saksbehandlingen ved særskilt språkopplæring videre. Dette arbeidet vil

utføres av Fagavdeling for barnehage og skole ved BBSI.

Læringsplattformer som «ITS Learning» og andre tekniske løsninger på skolene

Forenklingsutvalget har drøftet aktivitet og oppgaver knyttet til tekniske løsninger og læringsplattformer i

skolen. Dette er også et av de anbefalte områdene for forenkling i den nasjonale rapporten: «Kommuner

stiller krav til leverandører av læringsplattformer og forsvarlige system for føring av fravær og karakter

gjør systemene kompatible, slik at lærerne ikke trenger å dokumentere samme opplysninger flere ganger».

26

Skolene benytter i dag ulike verktøy og læringsplattformer – Det er store forskjeller hvor «tunge» disse er

å jobbe med og grad av interaktivitet mellom systemene. Forenklingsutvalget mener at det bør

etterspørres et enklere system for brukerne med et enklere brukergrensesnitt som vil gjøre tidsbruken mer

effektiv. Det er viktig med systemer som muliggjør at informasjon, rapportering og

dokumentasjonsvirksomhet registreres med et tastetrykk og at det ikke er nødvendig å registrere samme

informasjon i flere parallelle systemer.

Eksempelvis er det på noen skoler utviklet et system/plattform som gjør det mulig at enkelte brukere bare

kan kommunisere med hverandre, eksempelvis lærer til lærer. «ITS Learning» har et system for føring av

fravær som ikke alltid er hensiktsmessig. Skolene benytter derfor ofte «kombiløsninger».

Byrådets vurdering

Anskaffelse av nytt saks- og arkivsystem (SAS prosjektet) skal bidra til økt effektivitet og kvalitet i

arkivering og saksbehandling i kommunen generelt, samt gi en bedre og mer intuitiv brukeropplevelse.

Systemet skal etter planen implementeres frem til 2018.

Når det gjelder den nettbaserte læringsplattformen «Its learning» som benyttes av skolene, er intensjonen

at denne skal stimulere til samarbeid, kommunikasjon og aktivitet mellom lærere, elever og foresatte.

Systemet er også innrettet slik at det skal kunne «snakke» med andre fagsystemer, eksempelvis Extens.

Det er brukt mye tid og ressurser knyttet til innføring og opplæring i bruken av læringsplattformen.

Tilbakemeldingen fra skolene er at de fleste i dag benytter systemet på en grei måte. Læringsplattformen

er også i stadig utvikling. Utviklingen av nye løsninger og brukergrensesnitt skjer i en rivende utvikling

og det er nødvendig for kommunen å følge med på aktuelle løsninger fortløpende.