Business Intelligence

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  • 5/26/2018 Business Intelligence

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    Business

    IntelligenceMedir para gestionar y

    aportar Conocimiento

    No es posible gestionar lo que no se puedemedir, deca William Hewlet. En este sentido,

    en los tiempos que nos ocupan, hay unanecesidad an mayor de conocer el alcance delos principales indicadores del negocio.

    Para una correcta gestin es necesario tenerla posibilidad de analizar rpidamente lospuntos crticos, establecer tendencias, ascomo poder determinar relaciones causa-efecto ante el cambio en determinadosparmetros externos o internos. As, elestablecimiento de los denominados sistemasde Business Intelligence (BI) y el uso del

    potencial actual de las herramientas TICpermiten un tratamiento cada vez ms rpido,complejo e inmediato de los datos, de lainformacin y, en definitiva, del conocimiento.

    Los antiguos sistemas de informacin a laDireccin, que convertan datos operacionalesen indicadores de gestin (la mayor parte delas veces de naturaleza econmico-financiera),se han visto absorbidos y superados por unnuevo concepto del tratamiento de lainformacin para la toma decisiones: Business

    Intelligence.

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    Qu es BusinessIntelligence

    Business Intelligence suele definirse como latransformacin de los datos de la compaa enconocimiento, para obtener una ventajacompetitiva (Gartner Group). Desde un punto devista ms pragmtico, y asocindolo directamente alas tecnologas de la informacin, podemos definirBusiness Intelligence como el conjunto demetodologas, aplicaciones y tecnologas quepermiten reunir, depurar y transformar datos delos sistemas transaccionales e informacindesestructurada (interna y externa a la compaa)en informacin estructurada, para su explotacindirecta (reporting, anlisis OLAP) o para suanlisis y conversin en conocimiento que dsoporte a la toma de decisiones sobre el negocio.

    Esta definicin pretende abarcar y describir elmbito integral del entorno BI, reflejadoresumidamente en el grfico que se muestra enesta pgina.

    Es importante considerar cualquier proyecto BIcomo un modelo objetivo integral. Algunasorganizaciones han desarrollado proyectosparciales BI, sin tener en cuenta esta visin global,comprometiendo la calidad y efectividad de losresultados obtenidos.

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    Componentes deuna solucin BI

    Una solucin integral BI se compone de lossiguientes elementos:

    Diseo conceptual de los sistemas.Para resolver el diseo de un modelo BI se deben

    contestar a tres preguntas bsicas: cul es lainformacin requerida para gestionar y tomardecisiones; cul debe ser el formato y composicinde los datos a utilizar; de dnde proceden esosdatos y cul es la disponibilidad y periodicidadrequerida. En otras palabras, el diseo conceptualtiene diferentes momentos en el desarrollo de unaplataforma BI: en la fase de construccin del DataWarehousey los Datamartsprimarn los aspectosde estructuracin de la informacin segnpotenciales criterios de explotacin. En la fase deimplantacin de herramientas de soporte a la altadireccin se desarrolla el anlisis de criterios

    directivos: misin, objetivos estratgicos, factoresde seguimiento, indicadores clave de gestin oKPIs, modelos de gestin, en definitiva,informacin para el qu, cmo, cundo, dnde ypara qu de sus necesidades de informacin. Estosmomentos no son, necesariamente, correlativos,sino que cada una de las etapas del diseocondiciona y es condicionada por el resto.

    Construccin y alimentacin delData Warehousey/o de losDatamarts.Un Data Warehousees una base dedatos corporativa que replica los datostransaccionales una vez seleccionados, depurados yespecialmente estructurados para actividades dequeryy reporting. Un Datamart(o mercado dedatos) es una base de datos especializada,departamental, orientada a satisfacer lasnecesidades especficas de un grupo particular deusuarios (en otras palabras, un Data Warehousedepartamental, normalmente subconjunto delcorporativo con transformaciones especficas parael rea a la que va dirigido).

    La vocacin del Data Warehousees aislar lossistemas operacionales de las necesidades de

    informacin para la gestin, de forma que cambiosen aqullos no afecten a stas y viceversa(nicamente cambiarn los mecanismos dealimentacin, no la estructura, contenidos, etc.).No disear y estructurar convenientemente ydesde un punto de vista corporativo el DataWarehousey los Datamartsgenerar problemas quepueden condenar al fracaso cualquier esfuerzoposterior: informacin para la gestin obtenidadirectamente a los sistemas operacionales,florecimiento de Datamartsdescoordinados endiferentes departamentos, etc.

    En definitiva, segn la estructuracin y organizacinde cada compaa, pueden originarse situacionesno deseadas y caracterizadas generalmente por laineficiencia y la falta de calidad en la informacinresultante.

    Herramientas de explotacin de lainformacin.Es el rea donde ms avances sehan producido en los ltimos aos. Sin embargo, laproliferacin de soluciones mgicas y su aplicacincoyuntural para solucionar aspectos puntuales ha

    llevado, en ocasiones, a una situacin de desnimoen la organizacin respecto a los beneficios de unasolucin BI. Sin entrar a detallar las mltiplessoluciones que ofrece el mercado, a continuacinse identifican los modelos de funcionalidad oherramientas bsicas (cada producto de mercadointegra, combina, potencia, adapta y personalizadichas funciones):

    Query & reporting. Herramientas para laelaboracin de informes y listados, tanto endetalle como sobre informacin agregada, apartir de la informacin de los Data

    Warehousesy Datamarts. Desarrollo a mediday/o herramientas para una explotacin libre.

    Cuadro de mando analtico(EIStradicionales). Elaboracin, a partir deDatamarts, de informes resumen e indicadoresclave para la gestin (KPI) que permitan a losgestores de la empresa analizar los resultadosde la misma de forma rpida y eficaz. En laprctica es una herramienta de queryorientadaa la obtencin y presentacin de indicadorespara la direccin (frente a la obtencin deinformes y listados).

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    Cuadro de mando integral o estratgico(Balanced Scorecard). Este modelo parte de quela estrategia de la empresa es el punto dereferencia para todo proceso de gestininterno. Con l, los diferentes niveles dedireccin y gestin de la organizacindisponen de una visin de la estrategia de laempresa traducida en un conjunto deobjetivos, iniciativas de actuacin e indicadoresde evolucin.

    Los objetivos estratgicos se asocian mediante

    relaciones causa-efecto y se organizan encuatro reas o perspectivas: financiera, cliente,procesos y formacin, y desarrollo. El cuadrode mando integral es una herramienta quepermite alinear los objetivos de las diferentesreas o unidades con la estrategia de laempresa y seguir su evolucin.

    OLAP (on-line analytical processing).Herramientas que manejan cuestionescomplejas de bases de datos relacionales,proporcionando un acceso multidimensional alos datos, capacidades intensivas de clculo y

    tcnicas de indexacin especializadas. Permitena los usuarios trocear sus datos, planteandoqueriessobre diferentes atributos o ejes.Utilizan un servidor intermedio para almacenarlos datos multidimensionales precalculados, deforma que la explotacin sea rpida.

    Data Mining(minera de datos). Sonautnticas herramientas de extraccin deconocimiento til, a partir de la informacincontenida en las bases de datos de cualquierempresa. El objetivo que se persigue esdescubrir patrones ocultos, tendencias y

    correlaciones, y presentar esta informacin deforma sencilla y accesible a los usuarios finalespara solucionar, prever y simular problemasdel negocio. El Data Miningincorpora lautilizacin de tecnologas basadas en redesneuronales, rboles de decisin, reglas deinduccin, anlisis de series temporales yvisualizacin de datos.

    Seleccin deherramientas

    La seleccin de una u otra herramienta estar enfuncin de mltiples aspectos a considerar:

    Qu informacin se necesita. Esimportante no complicarse, sobre todo alprincipio, con indicadores y modeloscomplejos: indicadores selectivos, sencillos,admitidos por todos los usuarios, etc. son unabuena frmula en las primeras etapas del BI.

    Para qu se quiere la informacin. Bajo elconcepto general soporte a la toma dedecisiones se esconden mltiples necesidadesparticulares: contrastar que todo va bien,analizar diferentes aspectos de la evolucin dela empresa, presentar informacin de formams intuitiva, comparar informacin endiferentes periodos de tiempo, comparar

    resultados con previsiones, identificarcomportamientos y evoluciones excepcionales,confirmar o descubrir tendencias einterrelaciones, necesidad de realizar anlisispredictivos... son todas ellas necesidadesparciales dentro del concepto general.

    A quin va dirigida. Organizacin engeneral, gestin, direccin, direccinestratgica

    Aspectos meramente tcnicos(tiemposde respuesta, integracin, seguridad) y

    funcionales(navegacin, entorno grfico,etc.).

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    reas funcionales ybeneficios BI

    Originariamente, los sistemas de informacin a ladireccin aportaban bsicamente informacineconmico-financiera. Con la extensin de lasherramientas de Business Intelligence, esteconcepto abarca ahora todas las reas funcionalesde la empresa: recursos humanos, logstica, calidad,comercial, marketing, etc.

    En la actualidad, estas visiones funcionales han sidosuperadas por el concepto de CPM (CorporatePerformance Management), que aporta informacinintegral de la empresa en todas sus reas y a travsde todos sus ciclos de gestin: planificacin,operacin y anlisis de resultados.

    Entre los obstculos tradicionales a la implantacinBI se encuentra la dificultad para calcular su ROI(Return On Investment). La mayor parte de los

    beneficios producidos son intangibles, derivados dela mejora de la gestin de la compaa.

    En trminos econmicos, se evidencia unareduccin de costes por incremento de laeficiencia de la infraestructura TIC y un incrementode la productividad de los empleados,directamente derivado de la disponibilidad deinformacin; estas magnitudes son difcilmentecuantificables, aunque diferentes fuentes las sitanen torno al 5% y 10-15%, respectivamente.

    Cualitativamente, los beneficios se derivan,

    obviamente, del incremento de la eficiencia en elproceso de toma de decisiones: mayorinformacin, de mejor calidad, ms fiable,compartida por toda la organizacin, menorestiempos de respuesta en su obtencin, mejora dela comunicacin en la empresa y creacin de unlenguaje homogneo.

    En el debe de las implantaciones BI hay quedestacar la dificultad de integracin con el resto desistemas de la compaa y, sobre todo, la dificultadpara conjugar las expectativas de los usuarios conlas soluciones implementadas, por lo que losaspectos de definicin conceptual y seleccin deplataforma, junto a la gestin del cambio en laimplantacin de los proyectos, adquieren unaimportancia relevante. La experiencia dice que losfactores puramente organizativos originan ms dela mitad de los fracasos de proyectos BI.

    Por todo ello, para el xito de una estrategia BIpodemos identificar los siguientes factores crticos:

    Importancia del diseo. Importancia de seleccionar y disponer de una

    plataforma tecnolgica y de herramientasadecuadas.

    Alineacin de los objetivos del departamentode sistemas de informacin y los usuarios.

    Importancia de consensuar con los usuarios. Importancia de contar con apoyo e impulso

    desde la direccin general.

    Importancia de contar con personalcualificado, tanto en las fases de diseo comode implantacin.

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    Los protagonistas BI Ibermtica y suapuesta por elBusiness Intelligence

    Ibermtica dispone de una Unidad especializada deBusiness Intelligence, en la que englobamos lassiguientes tecnologas:

    Diseo y construccin de Data Warehouseatravs de herramientas ETL.

    Anlisis multidimensional Data Mining Gestin y elaboracin de informes Cuadros de mando Cuadro de mando estratgico (Balanced

    Scorecard)

    Planificacin, presupuestos y previsiones

    Consolidacin legal

    Nuestra experiencia data de hace ms de 17 aos,siendo una de las empresas espaolas decanas en laimplantacin de este tipo de soluciones.

    Nuestra especializacin nos permite aglutinardentro de la unidad el conocimiento de latecnologa, de las necesidades de los clientes y dela experiencia en el desarrollo de soluciones paraempresas de los ms variados sectores.

    Trabajamos con los principales fabricantes delmercado, entre los que cabe destacar SAP BusinessObjects, IBM Cognos, Microsoft, Qlikview yOracle.

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    Algunas propuestaspara el desarrollo deproyectos BI

    Administracin Pblica

    La gestin pblica se enfrenta a nuevas exigencias ya un cambio de entorno. Los ciudadanos tienendemandas crecientes y complejas y, por elcontrario, nos encontramos con recursosdecrecientes, con lo que se da una necesariacompetitividad y una mayor utilizacin deherramientas de gestin como los cuadros demando integrales, las herramientas de planificaciny consolidacin y el seguimiento global de laAdministracin.

    Ibermtica cuenta con una amplia experiencia enlos entornos de Business Intelligence en las

    Administraciones Pblicas y actualmente estdesarrollando una importante labor deinvestigacin y desarrollo de nuevos componentes,entre los que destacamos los siguientes:

    Elaboracin Presupuestaria y BPC

    Ibermtica, en estrecha colaboracin con SAP, hadesarrollado el primer prototipo de elaboracinpresupuestaria con las nuevas herramientas SAPBPC (Business Planning and Consolidation) queposibilita la elaboracin presupuestaria porprogramas y objetivos, tanto en los presupuestosde gastos como de ingresos, incluyendo elpresupuesto de personal.

    Esta herramienta en entorno BI permite a lasAA.PP. disponer de una plataforma depresupuestacin flexible, sencilla (entorno Excel) yperfectamente integrada con Neatweaver y conSAP ECC 6.0. La presupuestacin con BPC facilitala elaboracin de escenarios plurianuales yanteproyectos, consolidacin y edicin delpresupuesto.

    El cuadro de mando de la elaboracin delpresupuesto permite comprobar y controlar elproceso de la elaboracin, tanto de gastos comode ingresos en sus diferentes versiones,comparando stas entre s y con la elaboracin deejercicios anteriores, y contemplando losescenarios plurianuales.

    Asimismo, resulta muy interesante la posibilidad deintegrar este tipo de informacin con laproporcionada por los estados de ejecucin delpresupuesto, para realizar el seguimiento del grado

    de ejecucin del mismo, tanto en el ltimoejercicio cerrado como en el ejercicio en curso.Esta visin integrada de la informacin permitetomar decisiones precisas a la hora de aprobar,rechazar o ajustar las propuestas de las distintasreas o departamentos.

    Se permite, adems, mediante cuadros de mandointuitivos, el anlisis causa-efecto de formainteractiva, como se ve en el ejemplo de equilibriopresupuestario:

    Por otro lado, el anlisis estratgico por ejes,objetivos y lneas de actuacin asociado a losproyectos de gasto, permite obtener un anlisiscualitativo y cuantitativo del presupuesto.

    Cuadro de Mando Poltico

    El cuadro de mando poltico tiene como objetivoproporcionar a la organizacin una visincualitativa, geogrfica y no slo econmica,centrndose en los ejes y objetivos estratgicos

    definidos.

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    Las AA.PP. son capaces de responder a preguntasaisladas del tipo Cunto es el gasto dispuesto poruna partida presupuestaria? E incluso algunas soncapaces de saber el nmero de subvencionesconcedidas. Pero si se quiere saber cunto es elgasto medio por habitante en una poblacin X enmedio ambiente, la mayor parte de lasadministraciones tendrn que preguntar endiferentes departamentos. No es una informacinfcilmente accesible para un alto cargo. Esto es loque el anlisis de indicadores combinados pretendesolucionar.

    El cuadro de mando con informacin de carcterpoltico cruza toda la informacin y datos de losque actualmente disponen las administraciones yque se encuentran dispersos en diferentesformatos. Si se incluyen indicadores demogrficos yestadsticos categorizados de forma territorial y secombinan con la informacin contable yadministrativa se puede obtener una evolucin yexplotacin de toda la informacin disponible conuna orientacin poltica.

    Gestin de SubvencionesIbermtica ha desarrollado un modelo de gestinde subvenciones que posibilita el seguimiento de lasolicitud, concesin y pago de las subvenciones y elenvo de la informacin a la IGAE.

    El cuadro de mando de seguimiento integral desubvenciones, desarrollado en SAP-BI, posibilita unseguimiento gil y dinmico de la informacinrelativa a las subvenciones. Gracias a estaherramienta, los gestores de subvenciones y losinterventores disponen de un anlisis gil y sencillodel ciclo de vida de las subvenciones en un formatogrfico o numrico.

    Gestin de Expedientes

    Mediante la incorporacin de la gestin porprocesos en el mbito de las AA.PP., se pone enmarcha una reestructuracin de los mtodos detrabajo y una homogeneizacin de la gestin; endefinitiva, un proceso de simplificacin,racionalizacin, normalizacin y mejora continuade las actuaciones administrativas.

    En esta lnea, Ibermtica ha desarrollado un sistemade gestin de expedientes electrnicos para la

    Administracin Pblica que permite una gestinms eficiente de los recursos y una optimizacin delos servicios prestados al ciudadano.

    El cuadro de mando de seguimiento de la gestinde expedientes es un complemento necesario quepermite tener una visin global de la eficacia de latramitacin, con anlisis de tiempos medios,nmero de expedientes por rgano gestor,procedimiento, circuito, estado, tarea y nmerodel expediente, usuario que inicia o finaliza eltrmite

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    Industria y ServiciosLas empresas que sepan reaccionar a tiempo, quetengan claro cmo se estn comportando susindicadores estratgicos, con el plazo suficiente yanalizando tendencias, son las que tendrn msposibilidades de ser competitivas.

    En Industria y Servicios se plantean, adems de lastradicionales reas de control econmico-financiero, otras reas como recursos humanos,logstica, inventarios, compras y ventas

    Adems de la implantacin de cuadros de mando,informes y herramientas de anlisis OLAP, existenotras opciones de gran utilidad en el mundo de laIndustria como los costes ABC (que permite laasignacin de los costes a los servicios, clientesinternos, proyectos y aplicaciones, facilitando latoma de decisiones basada en el reparto msexacto de los costes), el Data Mining(herramientaeficaz para descubrir patrones ocultos, tendenciasy correlaciones y presentar esta informacin deforma sencilla y accesible a los usuarios finales para

    solucionar, prever y simular problemas delnegocio), la elaboracin de la planificacin yconsolidacin financiera, y el cuadro de mandointegral o Balanced Scorecard, que mejora la gestin,definiendo objetivos estratgicos y susinterrelaciones y midiendo la consecucin de losobjetivos en base a indicadores.

    Algunas de lasexperiencias abordadaspor Ibermtica en elmbito del BI

    La Consejera de Economa de La

    Comunidad de Castilla y Lenrealiza suseguimiento presupuestario mediante el cuadro demando de ejecucin presupuestaria realizado en laplataforma SAP BI, usando la interfaz de salida web.Actualmente se est desarrollando el reportingconla plataforma Business Objects y se va a implantarla presupuestacin con SAP BPC. La consolidacinde la informacin de las empresas pblicas se va arealizar mediante tecnologa SAP BPC y Portal.

    La Generalitat de Catalunyarealiza conIbermtica su cuadro de mando y reportinganalticode recursos humanos con SAP BI.

    Este proyecto de larga duracin permitir elanlisis de la informacin transversal ydepartamental de todas las reas de recursoshumanos como nminas, relacin de puestos detrabajo, administracin de personal, seleccin ycontratacin.

    El Servicio Murciano de Salud (SMS), haapostado por Ibermtica y SAP BI para darrespuesta a las necesidades de informacinanaltica. Se han implantado las reas: econmico-financiera, costes, ejecucin y seguimiento del ciclo

    presupuestario, control de activos, el rea logstica,aprovisionamiento, almacenaje y distribucininterna, consumos y costes derivados,mantenimientos, evaluacin de proveedores,control de almacenes, y expedientes decontratacin. Incluido en el entorno BI se haconstruido una aplicacin para la elaboracin delpresupuesto con Integrated Planning(IP).

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    Mercedesha confiado a Ibermtica el desarrollode cuadros de mando, planificacin y anlisis decostes con herramientas de Business Intelligencede la plataforma SAP. Se ha realizado la migracinfuncional de BW 3.5 a BI 7, establecido el cuadrode mando en Portal y la planificacin con IP.

    Desarrollo e implantacin de los sistemas deinformacin soporte al modelo estratgico enEusko Trenbideaken SAP. Se realiza ladefinicin e implantacin del cuadro de mando conla plataforma SAP Business Objects.

    La Consejera de Agricultura de la JCYLcontrat a Ibermtica la realizacin de un cuadrode mando en SAP BI que permite medirindicadores propios de su negocio, saneamientoganadero, actuaciones veterinarias, produccinagrcola, solicitudes de ayuda por campaa, etc.

    Cimubisa yel Ayuntamiento de Bilbaohanrealizado con Ibermtica un cuadro de mando deseguimiento de ejecucin presupuestaria, otro deelaboracin presupuestaria y un ltimo de control

    de la gestin de multas, todo ello en la plataformaSAP BI. Asimismo, se ha realizado el cuadro demando de recursos humanos.

    Dentro del marco de las soluciones de planificaciny presupuestacin de SAP, clientes como elGrupo Aguas de Valencia oBahas deBizkaiahan contratado a Ibermtica laimplantacin de dicha solucin para la elaboracinde sus presupuestos.

    Direccin General de la Polica y Guardia

    Civil. En concreto, para la Unidad Cientfica deInvestigacin Criminal (UCIC), se ha realizado conCognos el cuadro de mando operacional porcomisaras, el cuadro de mando estratgico, loscubos multidimensionales para estudiar por zonasla fluctuacin de un determinado tipo de delito, losinformes para poder llegar al detalle dedetenciones y la toma de decisiones inmediata, enfuncin de variaciones de los indicadores.

    El Gobierno de Cantabriaha realizado conIbermtica la consultora de sus sistemas para laseleccin de la herramienta corporativa de BI y ladefinicin del alcance funcional del Data Warehousecorporativo. Se ha implantado la plataforma deCognos.

    Osakidetza (Servicio Vasco de Salud)hadesarrollado un Data Warehouse,a partir delsistema corporativo existente, para los 14hospitales, centros de salud, ambulatorios,consultorios y los servicios centrales, donde

    podrn analizar la informacin con la plataformaCognos.

    TOUSha implantado con Ibermtica la suite deCognos para implementar el panel de controlgeogrfico, donde ubican las ventas realizadas ensus 350 tiendas y franquicias, los cubosmultidimensionales de ventas, ratios de entrega,por tipologa de productos y la presupuestacin yplanificacin financiera.

    Matrici ha definido con la herramienta IBM

    Cognos el cuadro de mando que completa su planestratgico y de gestin a 3 aos, comparativa delos indicadores de produccin de fbrica (ratios decalidad, optimizacin de materia prima,consecucin de nmero de clientes base paraobjetivo estratgico).

    El Ayuntamiento de Irn est actualmente enfase de implantacin de un sistema integral degestin del presupuesto municipal basado en IBMCognos. El sistema abordar todas las fases delpresupuesto del Ayuntamiento: simulacin,elaboracin y seguimiento presupuestario.

    Asimismo, se realizar la conexin con el resto desistemas de gestin del Ayuntamiento.

    Mondragn Corporacin Cooperativa.Implantacin de IBM Cognos como solucin para lagestin del presupuesto y control de gestin en 30cooperativas pequeas del Grupo Mondragn.Fagor Industrial. Implantacin de IBM Cognospara la gestin del presupuesto y control degestin de las empresas fabriles del Grupo. Primerpaso para la elaboracin de un presupuesto y

    control de gestin consolidado.

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    Garanta Ibermtica

    Ibermtica es una de las principales compaas deservicios en Tecnologas de la Informacin (TIC)del mercado espaol. Creada en 1973, su actividadse centra en las siguientes reas: Consultora TIC,equipamientos y servicios de infraestructuras,

    integracin de sistemas de informacin,outsourcing, e implantacin de solucionesintegradas de gestin empresarial. Asimismo, estpresente en los principales sectores de actividad:finanzas, seguros, industria, servicios,telecomunicaciones, sanidad, utilities yadministracin pblica, donde ofrece solucionessectoriales especficas. Completa su oferta consoluciones tecnolgicas como Business Intelligence,ERP y CRM, gestin de procesos (BPM), recursoshumanos, movilidad, gestin de contenidos (ECM),formacin/eLearning, gestin de personas (HCM),Arquitecturas SOA, trazabilidad, accesibilidad,seguridad, inteligencia artificial y geolocalizacin/cartografa.

    Tras ms de 38 aos de actividad en el sector delas TIC, Ibermtica se ha consolidado como una delas primeras empresas de servicios de TI de capitalespaol. Actualmente agrupa a ms de 3.180profesionales y representa un volumen de negociode 239 millones de euros.

    Persona de contacto:

    Estibaliz RotaecheResponsable rea Business [email protected]/e.rotaecheTel.: 902 413 500 944 310 200www.ibermatica.com