7/23/2019 Buenas Prcticas Para Redactar Un Mail Profesional

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Buenas prcticas para redactar un mail

profesionalEl mail es el medio de comunicacin ms utilizado en la ofcina,aprende cmo utilizarlo y qu no debes hacer en el comunicadoelectrnico.

Un correo electrnico es como una carta, la redaccin y ortografa son muy

importantes.20-08-20!

"altoni#el

$os correos electrnicos son un arma de in%ormacin en las ofcinas. &e

acuerdo con un estudio realizado por la Escuela de 'omputacin

(nteracti#a del (nstituto )eor*ia +ech, un usuario de cuenta corporati#a

en#a alrededor de 2 mails dentro de su ornada laboral. +e suena

%amiliar/

ero, cul es la %orma correcta de escribir un mail pro%esional/ Renata

Roa, consultora en ima*en 1blica y 'omunicacin acial, ase*ura que

el 3correo electrnico es una carta, que no tardar dos meses en lle*ar,

pero s necesita una estructura y desarrollo adecuado4.

ara ello tambin e5iste un manual de buenas recomendaciones que tal

#ez deberas de poner en accin6

1. Pon atencin en el ttulo

Es una recomendacin de todo e5perto, y es que el subect o ttulo es el

que *arantiza que te lean, te archi#en o te e5cluyan. &e acuerdo con la

e5perta el ttulo debe simplifcar el obeti#o del mail. El ttulo debe ser

especfco y corto. 7simismo se recomienda utilizar la opcin de

respuesta automtica al ser ledo y la alerta de importancia, siempre y

cuando la situacin lo amerite.

2. El saludo debe ser atemporal3no de los *randes errores de los mails es saludar como si se estu#iera

hablando de manera directa. 'uando se habla de un ambiente laboral, el

saludo ser atemporal, esto ayudar a tener un contacto personalizado,

sin e#idenciar cundo se ha en#iado4, indica la e5perta. 9e recomienda

saludos como6 :uerido;, Estimado;,

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. El cuerpo del mail

E#ita hacer escritos inmensos, cuando hablamos de directi#os o

*erentes, quienes reciben ms de =00 correos al da, es imposible leer

mensaes tan lar*os. Es importante que te e5ias simplifcar in%ormacin.

!a e"tensin adecuada de un mail no debe rebasar los tresprrafos.

#. $ecesitas una despedida

7unque ten*as prisa o creas que el mail no es tan %ormal, ste necesita

una despedida. $os e5pertos ase*uran que demuestra pro%esionalismo.

oa

recomienda dear las 1ltimas dos, as sabr el destinatario de qu trata,

en caso de que se pierda un poco.

-.) ** y **

on mucha atencin a estas opciones, ase*1rate de en#iar la

in%ormacin a la persona adecuada, recuerda que los correos te

permiten llenar de manera automtica si ya se tiene *rabado la

direccin. E#ita incomodar a otras personas con in%ormacin que no les

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corresponde. +ambin cuida que tu in%ormacin no se di%unda personas

que no les corresponda.

/.) *ontesta de manera casi inmediata

$os e5pertos en tiempo recomiendan tener horarios especfcos para

contestar los mails, sin embar*o, tambin recomiendan que lasrespuestas se den en no ms de 2! horas despus de la lle*ada del

correo. Esto sir#e para e#itar que te reen#en la in%ormacin o que haya

incertidumbre en la persona que lo en#i.

39i no hay tiempo para hacerlo, con un ?.@. es sufciente. +ambin

puedes utilizar6 Enterado o >ecibido.A

10.) i es urgente, con'rma su llegada con unallamada

Bay ocasiones que las respuestas no pueden esperar ms de minutos,

cuando la in%ormacin sea muy importante se recomienda realizar una

llamada despus de en#iarlo, as sabrs si lle* adecuadamente y

tambin alertars a la persona de que la in%ormacin es importante y

ur*ente.

11.) prende a utili&ar tu correo

$o ms importante es saber todas las herramientas con las que cuenta

tu correo electrnico. 7hora ya puedes hacer a*endas de manera

conunta con tus contactos, e5isten alertas de importancia sonoras,

respuestas automatizadas, in%ormacin compartida y dems. 9aber

cmo utilizarlo te ayudar a e5plotar sus benefcios.

Eita los siguientes errores3

Emoticones. $os correos en la empresa deben ser %ormales, e#ita

caritas %elices al fnal o al principio, esto demerita tu pro%esionalismo y

adems no es correcto utilizarlo.

4ay5sculas.$a %orma correcta de escribir es en altas y baas, e#ita

hacerlo con may1sculas, esto no brinda una ima*en pro%esional. C si

usas may1sculas, Dacent1alas

6ondos.Fo e5isten %ondos pro%esionales, si deseas utilizarlo lo meor es

que un diseGador te ayude con esta parte, as que la recomendacin es

e#itarlos.

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Eniado desde3 $os aparatos tecnol*icos traen consi*o una frma

establecida, puede decir6 En#iado desde mi ihone, En#iado desde mi

iad, En#iado desde mi ofcina