GOBIERNO EN LINEA TERRITORIAL (GELT)

ESTRATEGIA CERO PAPEL

Para la Alcaldía Municipal de la Pintada es muy importante estar a la vanguardia con las

tecnologías la información y las comunicaciones (TIC).

Por tal motivo seguimos acogiéndonos a las directrices y beneficios del Gobierno nacional,

en este caso vemos la importancia de implementar la Nueva estrategia de “cero papel”. En

Nuestro Municipio.

BUENAS PRÁCTICAS.

Es importante reconocer que existen

grandes oportunidades para la entidad

territorial al momento de querer lograr

reducciones en el consumo de papel, si

bien es cierto que se requiere de un

significativo componente de gestión

documental y tecnológico, también es

cierto que se pueden alcanzar

reducciones significativas con los

recursos que actualmente disponen las

Entidades. Es en este punto donde las

campañas de tipo cultural asociadas con

la formación de buenos hábitos de

consumo de papel serán la herramienta

de cambio que impulsará la

implementación de una administración

pública cero papel.

Adicionalmente que buscamos:

Promover un sentido de responsabilidad con el ambiente y con el desarrollo sostenible del país.

Promover un compromiso con la reducción del consumo de papel, contribuyendo a la eficiencia administrativa y cero papel en la administración pública.

Construir indicadores que nos permitan medir el impacto de la estrategia al sustituir los procedimientos y trámites basados en papel por trámites y procedimientos electrónico.

BUENAS PRÁCTICAS A SEGUIR :

Fotocopiar e imprimir

a doble cara:

Utilizar ambas caras de la hoja, en lugar de solo una. Cuando se utilizan las dos caras se ahorra papel, envíos, espacio de almacenamiento, se reduce el peso, son más Cómodos para engrapar,

encarpetar y transportar.

Lectura y corrección

en pantalla:

Al hacer la revisión y corrección en papel se está gastando el doble del papel necesario, de modo que un método sencillo para evitar el desperdicio de papel es hacer la revisión en la pantalla del computador, que adicionalmente nos ofrece la posibilidad de utilizar correctores ortográficos y gramaticales antes de dar la orden de impresión.

Evitar copias e impresiones innecesarias: Antes de hacer múltiples impresiones o copias de un mismo documento, es importante evaluar si son verdaderamente indispensables. En la mayoría de las ocasiones podemos utilizar de forma preferente otros medios tales como el correo electrónico, la intranet o carpetas compartidas.

Revisar y ajustar los formatos: Optimizar el uso del espacio en los formatos usados por las dependencias con el fin de lograr usar menores cantidades de papel. Es necesario verificar que ante cualquier modificación a los mismos se sigan las indicaciones dadas en los procedimientos de control de documentos

Guardar archivos no impresos en el computador: Almacenar en el disco duro del computador, discos compactos, DVD u otro medio tecnológico que permita conservar la información. Para tal fin se seguirán las instrucciones dadas por el Comité de Archivo de la entidad, atendiendo a las normas emitidas por el Archivo General de la Nación

Impresión de borradores: Utilizar la opción de “borrador” o

“ahorro de tóner” en la calidad de imagen.

Imprimir mínimo dos páginas por hoja. Reducir los márgenes. Elegir tamaños de fuente pequeños. Los logos e información institucional, se

imprimirán solamente en la versión final de los documentos

Conocer el uso correcto de impresoras y fotocopiadoras: De ser necesario, deberán realizarse sesiones de capacitación sobre el manejo de estos equipos y publicar los manuales de uso.

Reutilizar el papel usado por una cara: Un mecanismo efectivo para ahorrar hojas de papel consiste en utilizar la cara limpia de las hojas para impresión de borradores, toma de notas, impresión de formatos a diligenciar de forma manual, listas de asistencia, entre otros.

Aplicación de los procedimientos y herramientas de Gestión documental: Seguir de forma correcta los procedimientos3 de gestión documental contribuye a reducir la duplicidad y la pérdida de documentos.

Uso de carpetas compartidas en red: La red interna puede ser utilizada para distribuir y compartir información que de otro modo tendría que hacerse mediante documentos impresos. Una sencilla solución para poner a disposición de varios usuarios información de interés, es el uso de carpetas compartidas. Estas carpetas resultan bastante útiles para compartir documentos electrónicos de gran tamaño que podrían no ser adjuntados mediante el correo electrónico.

Uso del correo electrónico: Cada vez resulta más común la utilización del correo electrónico, que constituida como la herramienta preferida para compartir documentación de tipo informativo, contribuye a reducir las demandas de papel para impresión y fotocopiado.

Así Mismo Invitamos A La Comunidad, Gremios, Empresas, Entidades Públicas Y Privadas A

Que Adopten Estas Buenas Prácticas Y Contribuir a La Existencia y Conservación De Nuestro

Planeta.

Herramientas de colaboración: Herramientas de colaboración4 tales como espacios virtuales de trabajo, programas de mensajería instantánea, aplicaciones de teleconferencia, entre otros, pueden ofrecer oportunidades significativas para intercambiar información de forma rápida y efectiva, evitando la utilización del papel.

Reciclar:

El reciclaje del papel disminuye los requerimientos de árboles para la fabricación de papel reciclado, así como la emisión de elementos contaminantes. Por tal motivo las entidades y los servidores públicos deberán mantener políticas y acciones que faciliten la selección en la fuente y el reciclaje del papel.