Brugervejledning Optagelse · © Styrelsen for It og Læring, 02.01.2018 3 Indhold 1 Indledning ..... 5

Vejledning til vejlederens opgaver

Brugervejledning – Optagelse.dk

© Styrelsen for It og Læring, 02.01.2018

Vejledning til vejlederens opgaver

Brugervejledning – Optagelse.dk

Forfatter: Tine Kanne Sørensen

© Styrelsen for It og Læring

© Styrelsen for It og Læring, 02.01.2018 3

Indhold

1 Indledning ................................................................................................................... 5

1.1 Læsevejledning ................................................................................................... 5

1.2 Vigtige informationer .......................................................................................... 5

1.2.1 Karakterfrist ............................................................................................... 5

1.2.2 Skoler uden UU-center (UU) ...................................................................... 5

1.2.3 Elever der skal afsendes af vejleder uanset vurdering .............................. 5

2 Tilgå elever .................................................................................................................. 7

2.1 Særlig vejledningsindsats (UU) ........................................................................... 7

2.2 Elevoversigten (VEJ) ............................................................................................ 9

2.2.1 Oplåsning af uddannelsesplan ................................................................. 10

3 Parathedsvurderingen .............................................................................................. 12

3.1.1 8. klasse ................................................................................................... 12

3.1.2 9. og 10.klasse .......................................................................................... 12

3.2 Faglig vurdering ................................................................................................ 12

4 Indhold i uddannelsesplanen .................................................................................... 15

4.1 Personlige oplysninger ...................................................................................... 15

4.2 Karakterer ......................................................................................................... 16

4.3 Grundlag ........................................................................................................... 17

4.4 Uddannelsesønsker .......................................................................................... 18

4.4.1 Optagelseskrav ........................................................................................ 18

4.4.2 Støtteforanstaltninger ............................................................................. 18

4.4.3 Kommentarfelt ........................................................................................ 19

4.5 Bilag og underskrifter. ...................................................................................... 20

4.5.1 Forældremyndighedsindehaver .............................................................. 21

5 Afsendelse af Uddannelsesplaner (UU) .................................................................... 23

5.1 Elever på UU-betjente skoler(UU) .................................................................... 23

5.2 Elever på ikke UU-betjente skoler (UU) ............................................................ 23

5.3 Godkendelse og underskrift af uddannelsesplanen ......................................... 24

Indhold

4 © Styrelsen for It og Læring, 02.01.2018


1 Indledning

Denne vejledning beskriver vejlederens opgaver på Optagelse.dk.

Ved vejleder forstås vejleder ved frie skoler samt vejledere, der er tilknyttet Ungdom-

mens Uddannelsesvejledning (UU).

Vejlederen er den person, der kan lave en vurdering af elevens uddannelsesparathed i

de tilfælde hvor elevens automatiske beregning ønskes omgjort. Vejlederen har endvi-

dere ansvaret for udarbejdelse og afsendelse af de elever der er vurderet ikke-

uddannelsesparate.

Det er nødvendigt at have rettigheden vejleder på Optagelse.dk.

1.1 Læsevejledning

Nogle afsnit er kun relevante for vejledere på UU, disse er i overskriften markeret med

et (UU) efter overskriften. Andre afsnit vil hovedsagligt være rettet mod vejlederen på

en skole, der ikke er tilknyttet UU, de er markeret med (VEJ) i overskriften. Vejlederen

på UU kan gøre det samme som vejlederen på en skole – hvis de vælger skolen på forsi-

den.

1.2 Vigtige informationer

1.2.1 Karakterfrist

Fristen for indlæsning af karakterer, interessetilkendegivelser og forudsætninger er 1.

december for UU-betjente skoler og 15. januar for ikke UU-betjente skoler.

Efter 1.februar kan der ikke rettes på forudsætninger eller karakterer. Det er ikke muligt

at rette i interesser og forudsætninger for hverken skolemedarbejder eller support. Alle

parathedsvurderinger efter denne dato er derfor nødt til at være manuelle vurderinger

af vejleder.

1.2.2 Skoler uden UU-center (UU)

Denne liste er kun til rådighed for UU-vejlederen. Det er en liste over de elever i 9. og

10.klasse der er vurderet ikke-uddannelsesparate, som bor i kommunen, men går på en

ikke UU-betjent skole. Ansvaret for disse elever overgår til UU i hjemkommunen d. 1.

februar.

Brugeradministrator på UU kan tjekke tilknytningen af skoler, og kan læse mere her. UU

kan kun tilknyttes skoler der geografisk ligger i den eller de kommuner de betjener.

1.2.3 Elever der skal afsendes af vejleder uanset vurdering

En gruppe af elever skal sendes af vejleder hos UU uanset parathedsvurderingen. Det

drejer sig om elever der har ”Meddelelse om andre aktiviteter” som 1. prioritet, for ek-

http://www.optagelse.dk/vejledninger/pdf/Skoletilknytning-til-et-UU-center.pdf

1 Indledning


sempel elever der har angivet udlandsophold eller ungdomshøjskole. Endvidere skal

elever der går i 10.klasse og som søger 10.klasse igen afsendes af vejleder.

Hvis disse elever er vurderet uddannelsesparate vil de dukke op på Særlig vejlednings-

indsats eller Skoler uden UU-center. Dog først når forældremyndighedsindehaver har

underskrevet uddannelsesplanen.

2.1 Særlig vejledningsindsats (UU)


2 Tilgå elever

2.1 Særlig vejledningsindsats (UU)

Arbejder du på et UU-center kan du hurtigt få et overblik over de elever der er vurderet

ikke-uddannelsesparate, samt de elever der endnu ikke har en færdig vurdering.

Du finder Særlig vejledningsindsats under Opmærksomhedsliste.

Klik på Særlig vejledningsindsats.

Vælg den skole du vil arbejde med på listen. Du kan også søge efter skolen ved at skrive i

feltet til venstre.

Hvis du markerer i boksen ud for Medtag elever, hvis interessetilkendegivelse ikke er

afgjort, inkluderes de elever, der endnu ikke har en færdig vurdering.

2 Tilgå elever


Som udgangspunkt får du alle elever i 8., 9. og 10.klasse der er vurderet ikke-

uddannelsesparat. Du kan filtrere elever på deres tilkendegivelse af uddannelse og klas-

setrin.

For at tilgå elevens uddannelsesplan og parathedsvurdering, skal du trykke på CPR-

nummeret.

Her kan du manuelt angive en vurdering, hvis du er uenig i den automatiske vurdering.

2.2 Elevoversigten (VEJ)



Hvis du er vejleder på en skole skal du finde dine elever via elevoversigten. Arbejder du

på flere skoler, eller er du ansat på et UU-center, skal du først vælge den institution du

vil arbejde med.

Vælg den klasse du vil arbejde med:

Når du har valgt en klasse kan du se elevens nuværende vurdering.

Eleven er vurderet uddannelsesparat

Eleven er vurderet ikke-uddannelsesparat

Eleven har ikke en færdig vurdering

Vælg den elev, du ønsker at arbejde med ved at trykke på elevens CPR-nummer.

2 Tilgå elever


Når du har valgt en elev, kommer du til Personlige oplysninger for eleven. Du kan skifte

mellem elever i den valgte klasse ved at trykke på Vis klassefilter.

Du får nu en liste med eleverne i klassen.

Du kan skjule listen igen ved at trykke på Skjul klassefilter.

2.2.1 Oplåsning af uddannelsesplan

Når uddannelsesplanen er underskrevet af en forældremyndighedsindehaver, bliver den

låst. Det er muligt for vejleder at låse uddannelsesplanen op via elevoversigten.

Du låser uddannelsesplanen op ved at trykke på hængelåsen under Lås op. Er hængelå-

sen markeret med en advarselstrekant er den klar til at blive hentet af elevens 1. priori-

tet.



Når du trykker på hængelåsen bliver du advaret om at du er ved at låse uddannelsespla-

nen op.

Først når der ikke længere er en hængelås under Lås op kan der redigeres i uddannel-

sesplanen.

Husk at informere forældrene om at de skal underskrive igen, hvis du fjerner deres un-

derskrift.

Hvis uddannelsesplanen bliver afhentet af elevens 1.prioritet er det ikke længere muligt

at låse uddannelsesplanen op.

Hvis der stadig er ændringer skal I kontakte elevens 1. prioritet.

3 Parathedsvurderingen



Uddannelsesparathedsvurderingen beregnes for 8. 9. og 10. klasses elever på baggrund

af sociale og personlige forudsætninger samt det faglige niveau. For 9. og 10. klasses

elever, der ønsker gymnasiet har det også en betydning hvilken vurdering de fik sidste

år. Det er en person med skolemedarbejderrollen på Optagelse.dk, der indlæser karak-

terer og forudsætninger på eleverne.

3.1.1 8. klasse

I 8. klasse foretages der en beregning på baggrund af de faglige, personlige og sociale

forudsætninger. Karakterer og forudsætninger kan opdateres hele året.

3.1.2 9. og 10.klasse

I 9. og 10. klasse foretages der en beregning på baggrund af de faglige, personlige og

sociale forudsætninger. Karakterer og forudsætninger skal være indlæst senest d. 1/12

for UU-betjente skoler og senest d. 1/2 for ikke UU-betjente skoler. Der lukkes for over-

førsel til Optagelse.dk efter 1/2. Vejleder kan manuelt vurdere eleverne efter denne

dato.

3.2 Faglig vurdering

For eleverne i 9. og 10. klasse, som har vist interesse for gymnasiet, tager parathedsvur-

dering udgangspunkt i elevens parathedsvurdering sidste år. Hvis eleven var vurderet

uddannelsesparat sidste år, og der ikke er sket fald i elevens faglige niveau, og eleven

forsat lever op til de sociale og personlige forudsætninger er eleven forsat uddannelses-

parat. Har eleven derimod haft et væsentligt fald i sit faglige niveau skal der vurderes om

eleven fortsat er uddannelsesparat.

Listen Fagligvurdering indeholder de elever der har vist interesse for gymnasiet, og hvor

der er sket et fald i deres faglige niveau i forhold til året før, men hvor snittet forsat er

over 4. Er elevens snit faldet til under 4 fremgår de af Særlig vejledningsindsats eller

optræder med markering for ikke-uddannelsesparat på elevoversigten.

Fagligvurdering indeholder også de elever der ikke var uddannelsesparate sidste år på

grund af det faglige niveau, men nu har fået et snit på over 4.

Fagligvurdering har du mulighed for at tilgå både som vejleder på en skole og som UU-

vejleder.

Log ind på Optagelse.dk, og vælg Opmærksomhedsliste.

3.2 Faglig vurdering


Er du på et UU-center skal du vælge fanen Faglig vurdering.

Vejleder på en skole har kun fanen Faglig vurdering.

Nu vælges den skole du vil arbejde med.

Du får nu en liste over de elever, der skal vurderes.

Her kan du via markering ud for eleven angive om de er uddannelsesparate eller ikke-

uddannelsesparate.

Hvis du vurderer eleven ikke-uddannelsesparat, skal du skrive en kommentar om hvor-

for. Husk at trykke Ok, når du har skrevet din kommentar.



Vær opmærksom på, at både elev, forældre og modtagende institution kan se kommen-

tarerne, og at kommentaren ikke kan slettes uden at du kontakter supporten.

Du kan vurdere en eller flere elever ad gangen, men husk at gemme når du er færdig.

Det gør du ved at trykke på Gem.

Du bliver spurgt om du er sikker på at du vil gemme.

Du skal være opmærksom på at når du giver en elev en vurdering her og gemmer, vil

eleven ikke senere kunne findes via denne liste. Derfor kan det være en god ide at ek-

sportere listen først, hvis du senere skal tilbage og finde eleverne.

4.1 Personlige oplysninger


4 Indhold i uddannelsesplanen

I det følgende gennemgås de andre faner i uddannelsesplanen. Herunder også hvem og

hvilke rettigheder der skal bruges.

4.1 Personlige oplysninger

De personlige oplysninger for eleven vedligeholdes i skolens administrative system. Er

der fejl i oplysningerne skal du have fat i skolemedarbejderen på skolen (ofte en skole-

sekretær) der skal rette oplysningerne i deres system. Herefter skal der ske en ny over-

førsel til UNI•Login (for mange systemer sker overførslen automatisk).

Som vejleder kan du indtaste e-mail og telefonnummer på eleven og forældrene. E-mail

og telefonnummer kan rettes af vejleder, skolemedarbejder, eleven og forældrene.

Husk at trykke Gem, hvis du tilføjer e-mail eller telefonnummer.



4.2 Karakterer

Karaktererne udfyldes af skolemedarbejderen og kan ikke udfyldes af vejleder. Du kan se

karaktererne ved at vælge fanen Karakterer. Er der fejl i karakteren skal du have fat i

skolemedarbejderen.

4.3 Grundlag


4.3 Grundlag

Eleven skal selv udfylde fanen Grundlag. Oplysningerne på fanen skal enten indtastes

direkte på Optagelse.dk eller det kan være overført fra et eksternt vejledersystem. Er

det overført, er felterne låst.

Eleven skal udfylde følgende:

Præsenter dig selv

Hvad vil du bruge uddannelsen til?

Evt. brobygningsaktiviteter

Praktik

Hvis eleverne udfylder grundlag direkte på Optagelse.dk, er det vigtigt enten at gemme

ofte (cirka hver 5 minut) eller alternativt skrive i et dokument og derefter kopiere det

ind i felterne på Optagelse.dk.



4.4 Uddannelsesønsker

Her vælger eleven sine uddannelsesønsker.

Eleven kan vælge og prioriterer op til 5 uddannelsesønsker, er 1.prioriteten en gymnasial

uddannelse skal der minimum prioriteres 3 ønsker.

4.4.1 Optagelseskrav

Hvis eleven af den ene eller anden grund ikke opfylder de formelle optagelseskrav, skal

der sættes flueben ud for Eleven opfylder ikke optagelseskravene. Dette gælder kun for

de gymnasiale uddannelsesønsker. Hvis du sætter flueben, skal du huske at gemme.

4.4.2 Støtteforanstaltninger

Har eleven behov for støtteforanstaltninger, kan det markeres med et flueben ud for

Eleven har behov for støtte til at gennemføre ungdomsuddannelsen.

Støtteforanstaltninger kan for eksempel være IT-rygsæk, mentor og lignende. Hvis du

sætter flueben, skal du gemme. Det er kun muligt at angive at eleven har behov for støt-

te på ønsker til en erhvervsuddannelse eller gymnasie.

4.4 Uddannelsesønsker


Eleven kan skrive i feltet uanset om du angivet at eleven har behov for støtte eller ej.

Hvis elevens grundlag kommer fra et eksternt vejledersystem, og I her har angivet beho-

vet for støtte, vil oplysningerne være overført såfremt overførslen er sket før uddannel-

sesønsket er tilføjet. Eventuelle overførsler fra eksternt vejledersystem efter uddannel-

sesønsket er tilføjet opdaterer ikke feltet.

4.4.3 Kommentarfelt

Her kan du som vejleder skrive en eventuel kommentar til uddannelsesønsket.

Vær opmærksom på, at både elev, forældre og modtagende institution kan se kommen-

tarerne. Husk, det er ikke muligt at slette en kommentar.



4.5 Bilag og underskrifter.

På den sidste fane kan der uploades bilag og ansøgningen underskrives.

Bilag der tilføjes skal være i PDF. Det er muligt at tilføje bilag frem til ansøgningen er

underskrevet af forældremyndighedsindehaver.

Det er både eleven og vejleder der kan tilføje bilag.

Personfølsomme oplysninger må ikke vedhæftes som bilag. Det er for eksempel SSP-

vurdering, psykologudtalelser og lign. Personfølsomme oplysninger skal sendes på papir

med posten.

Tryk på knappen Tilføj bilag

4.5 Bilag og underskrifter.


Tryk på Tilføj bilag, og find bilaget.

Giv bilaget et navn og tryk på Ok

Bilaget findes nu på listen over bilag.

Hvis du trykker på bilagsnavnet kan du se det bilag der er uploadet. Vær opmærksom på

at alle der har adgang til uddannelsesplanen også kan se bilaget.

For at fjerne et bilag skal du trykke på det røde kryds.

4.5.1 Forældremyndighedsindehaver

Uddannelsesplanen skal underskrives af minimum en af elevens forældremyndighedsin-

dehavere. Forældremyndighedsindehaveren kan først underskrive fra og med den 2.

februar.

For de elever der har en erhvervsuddannelse eller et gymnasialt ønske som 1.prioritet og

er uddannelsesparate sendes uddannelsesplanen til deres 1. prioritet ved forældremyn-

dighedsindehavers underskrift, og der skal dermed ikke foretages yderligere. Det samme

er tilfældet for de 9. klasseelever der søger 10. klasse som 1. prioritet.



I særlige tilfælde, hvor forældremyndighedsindehaveren ikke kan underskrive, kan du

som vejleder underskrive på vegne af forældremyndighedsindehaveren.

For at underskrive på vegne af forældremyndighedsindehaver, skal du sætte flueben i

Signer for forældremyndighedsindehaver. Vær opmærksom på at hverken du eller for-

ældrene kan underskrive uddannelsesplanen før den 2. februar.

5.1 Elever på UU-betjente skoler(UU)


5 Afsendelse af Uddannelsesplaner (UU)

Elever der har ”Meddelelse om andre aktiviteter” som 1. prioritet, 10. klasseelever der

søger 10. klasse igen samt elever der er vurderet ikke-uddannelsesparate skal afsendes

af UU. For elever på UU-betjente skoler sker afsendelsen af vejleder på det UU der be-

tjener skolen. For elever på ikke UU-betjente skoler er det UU i hjemkommunen, der har

ansvaret for at afsende uddannelsesplanen.

De ikke-uddannelsesparate elever på UU-betjente skoler findes på listen Særlig vejled-

ningsindsats, mens de for ikke UU-betjente skoler ligger på listen Skoler uden UU. Begge

lister er faner under Opmærksomhedslisten. De elever der har ”Meddelelse om andre

aktiviteter” som 1. prioritet eller 10. klasseelever der ønsker 10. klasse igen kan også

findes på listerne, når forældremyndighedsindehaver har underskrevet.

5.1 Elever på UU-betjente skoler(UU)

Du finder de aktuelle elever på Særlig vejeledningsindsats. Du vælger hvilken skole du vil

arbejde med og finder eleven. Når du går ind på eleven kommer du ind på fanen Para-

thedsvurdering. Herefter skal du skifte til fanen Underskrifter og bilag.

Nu er du klar til at godkende og underskrive uddannelsesplanen.

5.2 Elever på ikke UU-betjente skoler (UU)

Elever der går på ikke UU-betjente skoler, vil dukke op på fanen Skoler uden UU. Fanen

finder du under Opmærksomhedsliste

Eleverne på denne liste er ikke delt op på skoler, men bliver vist som en samlet liste. Du

kan filtrere på status på parathedsvurderingen.

Du har mulighed for at medtage elever på ikke UU-betjente skoler som bor i din kom-

mune, og hvor interessetilkendegivelsen ikke er afgjort, ved at markere i Medtag elever,

hvis interessetilkendegivelse ikke er afgjort. Desuden kan du få vist de uddannelsespla-

ner der er afsendt ved at markere i Medtag uddannelsesplaner, der er afsendt.

Parathedsvurdering af elever på skoler, der ikke er UU-betjent, skal være færdig den 15.

januar.

Du kan begrænse antallet af elever både ved filtrering, men også ved hjælp af at vælge

afgivende institution – den skole eleven kommer fra, eller status på uddannelsesplanen.

5 Afsendelse af Uddannelsesplaner (UU)


Indtil forældrene har underskrevet uddannelsesplanen er eleverne i status Under forbe-

redelse.

Når du har fundet den elev du gerne vil arbejde med trykker du på CPR-nummeret.

5.3 Godkendelse og underskrift af uddannelsesplanen

Først skal du godkende uddannelsesplanen. Det gør du ved at sætte flueben i Uddannel-

sesplanen er godkendt.

Når uddannelsesplanen er godkendt, skal den underskrives. Det gør du ved at trykke på

Underskriv. Herefter skal du underskrive med din medarbejdersignatur.

5.3 Godkendelse og underskrift af uddannelsesplanen


Documents

Brugervejledning Optagelse · © Styrelsen for It og Læring, 02.01.2018 3 Indhold 1 Indledning ..... 5