www.netcom.hr

e-Ured

Upravljanje dokumentima u poduzećima postaje sve veći problem. Razvojem tehnologije

dokumentacija je promijenila svoj oblik i sadržaj te se većina poslovne komunikacije odvija u

digitalnom obliku.

Naša aplikacija u potpunosti pokriva sve aspekte rada i manipulacije sa dokumentima. Zbog svoje

prilagodljivosti, sustav može funkcionirati u različitim poslovnim okruženjima te se može integrirati

sa drugim informatičkim poslovnim sustavima.

Što se arhivira?

Poduzeća su odgovorna za ogromne količine podataka i informacija. Prikupljate ih, stvarate,

spremate, štitite i razmjenjujete s drugima. Do skora je većina informacija bila u formi pisanih

dokumenata i vrlo su se brzo gomilali. Veliki obim posla, ograničena sredstva i povećanje zahtjeva

za trenutni pristup informacijama predstavljaju veliki izazov za upravljanje dokumentima koji su

nastajali kroz niz godina. U današnje doba kada se digitalizira i glas i slika i knjiga, sama

digitalizacija dokumenata i nije neki veliki problem. No vrlo je bitno da se dokumenti organiziraju

da ih se može pretraživati po različitim kriterijima te da se ubrza pristup dokumentima. U našem

Digitalnom arhivu moguće je dokumente u papirnom obliku (Ugovori, ponude, razni dopisi..)

skenirati i umetnuti u sustav kao i bilo koji dokument koji se nalazi na računalu, fotoaparatu ili

video kameri (Word, PDF, Excel, slike, audio ili video zapisi).

Zašto digitalni arhiv?

U klasičnom arhivu jedan dokument uvijek može gledati samo jedna osoba. Dokumenti se fizički

sele sa jednog stola na drugi, izloženi su raznim rizicima kao što su požar, poplava, krađa,

krivotvorenje i slično. Digitalni arhiv omogućava da u isto vrijeme dokumentima pristupa više

osoba s različitih mjesta. Na taj način vrši se velika ušteda vremena i ubrzavaju mnogi procesi, a

posebno u komunikaciji sa strankama. Također, omogućava da se veliki broj spisa stavi na

CD/DVD/USB medij, a zatim se taj medij može umnožiti u odgovarajući broj primjeraka. Na taj

način čuva se i osigurava dokumentacija od rizika kojima je inače izložen svaki arhiv dokumenata.

Sigurnost i statistika

Digitalni arhiv omogućava pristup samo ovlaštenim osobama. Dokumenti su na raspolaganju 24

sata, a arhiv automatski vodi i statistiku pristupa dokumentima. Digitalni arhiv je i multimedijski! To

znači da uz zapisnik sa sastanka možete arhivirati kao prilog i zapis sa diktafona, digitalne video

kamere ili digitalnog fotoaparata. Također, možete uz originalni potpisani i ovjereni dokument

dodati kao prilog i njegov izvornik kao što je dokument pisan u tekst procesoru ili tabličnom

kalkulatoru. Vaš sustav za upravljanje dokumentima sada evidentira mnogo više sadržaja nego do

sada, a pristupiti im možete bilo kada i s bilo kojeg mjesta. Brzo i efikasno, u djeliću sekunde,

možete pronaći evidentirani dokument.

Budućnost?

Uskoro će i ova tehnologija biti sveprisutna u našem životu kao što su mnoge naše urede, u ne

tako davnoj prošlosti, osvojili telefaks i osobno računalo.

Sustav koji će unaprijediti Vaše poslovanje

Preuzmite potpunu kontrolu nad Vašim dokumentima!

DIAR Digitalni Arhiv

Sustav za upravljanje dokumentima

Document Management System

Janeza Trdine 2

51000 Rijeka, Hrvatska /Croatia/

tel. 00385 51 800 500

fax. 00385 51 212 887

Riva 6

51000 Rijeka, Hrvatska /Croatia/

tel. 00385 51 212 608

fax. 00385 51 212 887

www.netcom.hr netcom@netcom.hr

Windows i Microsoft SQL Server i noviji žigovi su ili robni i uslužni znakovi tvrtke Microsoft Corp. u SAD-u i/ili drugim zemljama.

Svi korporativni zaštitni znaci vlasništvo su njihovih vlasnika. Sve specifikacije proizvoda podložne su promjeni bez prethodne najave.Slike proizvoda su informativnog karaktera. Copyright © Netcom d.o.o.

u1.0-2016

Zašto digitalni arhiv?

Usklađenost

- na hrvatskom jeziku

- usklađen sa zakonom

Dostupnost i povezanost

- trenutan pristup informacijama

- pojednostavljena distribucija informacija

- brzo pretraživanje dokumenata

- poboljšanje ukupne produktivnosti

Produktivnost

- istovremeni rad više osoba na predmetima

- efikasnija komunikacija između odjela

- ubrzavanje svih poslovnih procesa

- povećana ažurnost

Sigurnost i ušteda

- istovremeni rad više osoba na predmetima

- efikasnija komunikacija između odjela

- povećana ažurnost

- automatske notifikacije za zaduženja

- uštede na vremenu obrade dokumentacije

- ubrzavanje svih poslovnih procesa

- brže donošenje odluka

Veća otvorenost i kvaliteta pruženih usluga

- automatska evidencija predmeta po referentima

- poboljšana sigurnost uz kontrole pristupa

- ovjera poslanih sadržaja digitalnim potpisom

- visoka razina zaštite i sigurnosti dokumenata

- isključena mogućnost gubljenja ili zamjene dokumenata

- ušteda na tonerima, kopiranju i papiru

- smanjena potreba za prostorom za arhiviranje

- zaštita od nesreća i nepogoda, slučajnog zagubljenja,

krivotvorenja i sl.

Vaš prvi korak ka e-PoduzećuZnali ste, ali vjerojatno niste obraćali pažnju:

Obično se napravi 19 kopija jednog dokumenta!

Od 20 dokumenata 1 se izgubi!

DIAR 5