Brochure_8pages_it

pag 1

BioDataSheet è un sistema software per creare, gestire e pubblicare

documenti relativi a prodotti: protocolli, datasheet, schede

informative, schede marketing.

Non gestisce solamente i documenti, li crea.

Il concetto di BioDataSheet si basa su modelli: documenti per prodotti simili sono creati con il minimo sforzo e in modo seriale, anche le modifiche possono essere applicate a serie di documenti in pochi istanti. Variabili relative al prodotto specifico permettono di personalizzare il documento singolo, basandosi sul modello generale. Un flusso di approvazione assicura una gestione certa di tutto quello che si produce, la produzione in formato PDF avviene in automatico e, volendo, direttamente sul proprio sito.

Con un browser web in azienda si gestisce il sistema di creazione e modifica documentale, da qualsiasi postazione La gestione dei documenti relativi ai prodotti diventa ogni giorno sempre più importante; saper determinare l’ultima versione in un click, dove i documenti siano e non perdere tempo nelle modifiche seriali è un vantaggio competitivo e un notevole risparmio di tempo. Biodatasheet gestisce i dati dei documenti in un database, creando direttamente i documenti e permettendo così un’unica gestione efficiente che assicura il controllo delle emissioni, l’omogeneità dei documenti, la sicurezza nelle versioni e infine rende l’Azienda indipendente da una gestione di singoli individui. La velocità nel redigere documenti in serie mediante modelli, permette un risparmio incredibile di tempo e assicura una pay‐off del sistema software immediato, così come per le modifiche in serie: in minuti si modificano centinaia di documenti. L’emissione del documento è controllata da un ciclo di approvazione.

pag 2

APPROVAZIONI e CONTROLLI Un flusso di approvazione fa sì che solo i documenti approvati dal supervisor abbiano l’egida di essere pubblicati o inviati ai Clienti. CREAZIONI MULTIPLE Basandosi su modelli , il sistema può creare o ricreare centinaia di documenti con un’operazione batch. Un modello grafico determina il layout base, mentre un modello contenuti determina il testo, immagini, tabelle comuni a tutti i documenti; utilizzando le variabili si personalizza ogni documento (e per la stesura di quest’ultimo si devono sono dichiarare le variabili!) MODIFICHE in SERIE Per esempio quando cambia un testo di una legge o di un regolamento: tutti i documenti basati su quel modello possono essere riemessi cambiando il modello, salvati nella directory Aziendale e/o inviati al proprio sito Web ripubblicandoli o ancora inviati via email tramite una newsletter automaticamente a tutti i Clienti. VARIABILI per i MODELLI Utilizzando le variabili e una struttura dei documenti a capitoli, è possibile utilizzare testi comuni a documenti per prodotti (o servizi) diversi, dando alle variabili un contenuto solo nel documento finale: nel testo del capitolo del modello basta inserire una variabile e attribuirne il valore nel documento finale per avere molti documenti basati sullo stesso testo. Inoltre I capitoli dei documenti possono essere “bloccati” dal cambiamento del modello o meno, per avere la massima flessibilità di gestione. NEWSLETTER per CLIENTI e DISTRIBUTORI Biodatasheet ha un sistema di e‐mailing interno che permette l’invio di newsletter con i documenti finali a liste di clienti, distributori o partner. UTENTI e FLUSSO APPROVAZIONE Biodatasheet ha vari livelli di utenza: Administrator, Editor+, Editor+ e Reader; diversi livelli di autorizzazione si distinguono per capacità operativa, permettendo di controllare il livello di interazione.

STANDARD AZIENDALI Biodatasheet gestisce anche una library interna per i testi e una per le immagini: per avere uno standard aziendale anche quando ci sono più persone che creano documentazione. Un documento può così essere iniziato da un utente e finito da un altro; al cambio dell’incaricato non vi saranno più problemi per il passaggio di consegne! DOCUMENTAZIONE O.E.M. per Aziende terze Nel caso si producano documenti per terzi, BioDataSheet supporta il cambio di Modello‐Grafico (Layout, prima ed ultima pagina, testata e piè di pagina, aspetto grafico, password dei PDF) per poter variare il logo Aziendale e associare il documento al codice prodotto del partner OEM, gli indirizzi e la grafica di base; fare un documento per un prodotto conto terzi partendo dal proprio, è questione di secondi e si compie in un’unica operazione. VERSIONI dei documenti BioDataSheet tiene traccia di tutte le versioni, per permettere una corretta gestione della documentazione per i prodotti In Vitro Diagnostic (IVD) o Good Manufacturing Process (GMP). Le versioni precedenti sono sempre disponibili e confrontabili con l’ultima emessa. PUBBLICAZIONE sul WEB Anche sul sito Web, avendo la possibilità di definire la denominazione dei file utilizzando campi del database (per es. Codice del prodotto) tutto sarà in ordine e soprattutto tracciabile in ogni momento spedendo I documenti via FTP (built‐in) BUILT‐IN Editor Biodatasheet ha un editor di testi con la possibilità di importare precedenti lavori in formato DOC o RTF, consente l’inserimento di simboli speciali, di immagini prese dalla library interna (simboli IVD, ISO) o dalla library aziendali, per avere uniformità dei documenti. MULTI LINGUA Settando dei sotto‐modelli in lingua, è possibile avere la gestione dei documenti in più lingue, con la stessa struttura del modello in lingua principale.

LayOut

•Modello Grafico A

•Modello Grafico B

content

•Modello Contenuto 1

•Modello Contenuto 2

docs

•Documento A‐1‐1

•Documento A‐1‐2

•Documento B‐1‐1

•Documento B‐2‐1

pag 3

A chi serve BioDataSheet?

BioDataSheet è un software strutturato con interfaccia Web che

serve alle Aziende che gestiscono prodotti con documentazione

simile per serie o linee di prodotti. Protocolli di utilizzo, schede

di marketing, schede tecniche possono essere gestite

velocemente, trovate altrettanto velocemente sia con ricerche

per codice prodotto, nome o testo contenuto nel documento. Le

modifiche a molti documenti diventeranno immediate e la

versione del documento, con possibilità di mantenere tutte le

versioni, non sarà più un incubo.

La gestione dei documenti potrà essere gestita a livello

manageriale, il bene intangibile della documentazione prodotta

rimarrà all’Azienda e potrà essere gestita con un flusso di

approvazione e con utenze di BioDataSheet differenziate per

privilegi (Administrator, Editor+, Editor, Reader, Translator)

Pay‐Off del software

Il calcolo della pay‐off di sistema è semplice per quello che

riguarda il tempo impiegato, una volta creato il Modello grafico

e i modelli contenuto, per creare documenti basterà dichiarare

le variabili dei singoli documenti; la pay‐off del valore intangibile

della documentazione Aziendale, di avere un unico formato con

uniformità di presentazione e la possibilità di avere più operatori

che possono interagire con la banca dati Aziendale è più

complesso, ma assolutamente intuitivo.

Gestione delle lingue

L’interfaccia di BioDataSheet è in Italiano, Inglese, francese e

tedesco. BioDataSheet permette la creazione di modelli in

qualsiasi lingua come modelli collegati alla lingua principale; non

traduce i documenti, ma consente la stessa gestione gerarchica

e le stesse funzioni descritte:

Modello grafico modello/i contenuto documento/i

Esempi di utilizzo

Tutti i protocolli o i foglietti illustrativi di prodotti simili

contengono una buona parte di testo e immagini in comune;

quando questi prodotti simili sono un numero significativo, la

gestione con un editor e poi pdf diventa complicata, non si

conosce mai l’ubicazione dell’ultimo documento, chi lo ha fatto

e spesso hanno caratteristiche grafiche e di impaginazione

differenti dato che sono stati redatti in tempi differenti o da

differenti operatori.

Biodatasheet permette la gestione univoca della versione

documentale, delle immagini inserite e dei testi comuni, con

l’utilizzo delle variabili diviene possibile cambiare il modello

contenuti e vedere variati tutti i documenti basati su quel

modello e così per il modello grafico.

Un esempio semplice e calzante è il cambio del logo societario,

se si hanno duemila documenti sarà necessario aprirli tutti e

modificare il logo manualmente; altro esempio potrebbe essere

il cambio di un regolamento legislativo, sarà necessario

1. Capire quali documenti sottostanno al regolamento

2. Trovare i documenti

3. Aprirli e modificarne il contenuto

A parte il rischio di errore, con Biodatasheet l’operazione è:

1. Immediata

2. Controllata

3. Permette l’emissione di una nuova versione in

automatico dato che il documento è cambiato.

pag 4

Specifiche Tecniche BioDataSheet è stato sviluppato in linguaggio NET

3.5, deve essere installato su un server con un

sistema operativo Windows meglio se server (2003,

2008) ma supporta Windows a partire da XP Sp2.

Può essere utilizzato sia in una Intranet che Internet. I client

sono qualsiasi browser (IE Explorer, Firefox, Google Chrome,

Safari) sia su sistemi Windows, MacOs o Linux.

I documenti PDF creati risiedono su server e

possono essere sfogliati dai Client in rete, è

possibile inviare i documenti con protocollo FTP al

proprio sito web specificando la directory. La

politica del nome del file viene determinata in fase di Modello

Grafico (ad esempio Codice.PDF oppure

NomeAzienda+Codice.PDF. I PDF vengono creati da

BioDataSheet senza necessità di ulteriori drivers o software, il

PDF ha tutti i livelli di sicurezza (password apertura, password di

modifica) e esiste anche la possibilità di inserire il proprio

certificato di identità digitale per assicurare l’integrità del

documento.

L’editor interno a Biodatasheet consente di

comporre qualsiasi tipo di testo, importare

immagini e testi da Microsoft Word o altro editor in

modo automatico (capitolo per capitolo)

I profili utente possono essere configurati come

Administrator, Editor+ (tutto meno le

configurazioni di sistema), Editor (dal modello

contenuti in poi), Reader (solo ricerca e lettura

documenti approvati). Il flusso di approvazione documenti

dipende dal livello utente, l’Administrator sblocca e definisce la

scadenza dei documenti.

La dashboard permette di controllare tutti i lavori in

sospeso, i documenti o i modelli da approvare, quelli

che stanno scadendo e che pertanto vanno

revisionati. In una schermata tutti i lavori da fare

Crea molti documenti da un solo modello, velocemente Sostituisce testi comuni in molti documenti con un’unica operazione Gestisce molte lingue di un solo documento, utilizzando modelli multi‐lingua Traccia le versioni dei documenti prodotti Fa risparmiare tempo con la library (built‐in library) e le immagini aziendali (built‐in image library) Centralizza tutti i documenti in un database (keep data safe) Pubblica i documenti con un’unica operazione, sia in rete aziendale che sul web (built‐in FTP) Crea o ricrea tutti i documenti con un click Crea documenti con una grafica e dati differenti per i partner conto‐terzi Permette cambiamenti multipli a centinaia di documenti (es. cambio di una legge) Cerca e trova documenti (per codice o nome) o porzioni di testo velocemente Cambia l’aspetto di tutti i documenti in un click Permette l’approvazione e la visione dei soli documenti approvati ai vostri Clienti o in azienda Protegge il PDF e ne conserva l’integrità con il certificato digitale Banca immagini per IVD e ISO

BioDataSheet è un prodotto di LineaWeb’s via Vittorio Veneto 24 Cassano D’Adda (Mi) 20062

Tel&Fax +39 036361441 [email protected] www.biodatasheet.com

pag 5

Help contestuale sempre presente

BioDataSheet è dotato di un help contestuale che descrive, in ogni punto, la

sezione in cui si è e le operazioni possibili, inoltre, per ogni campo è previsto

un help veloce (soffermandosi con il mouse) che fornisce una descrizione

veloce del significato e cosa è più opportuno scriverci..

l’Help contiene anche dei tutorial e degli esempi concreti consultabili dal

client (Internet browser) in ogni momento, fungendo così anche da guida on

line del software. Alcuni filmati per favorire l’apprendimento sono disponibili

nel sito web.

Dashboard, tutto sotto controllo

La prima sezione di BioDataSheet è la dashboard; qui è possibile tenere

sotto controllo tutti i modelli e i documenti da finire, finiti, da approvare e

approvati. L’amministratore può consultare i documenti di tutti, mentre gli

altri utenti potranno interagire solo con i propri lavori.

Con la dashboard, tutto è sotto controllo !!!

Interfaccia

L’interfaccia è simile ad un sito web, un menù superiore permette l’interazione con le funzioni principali: creazione nuovi

modelli e modifica degli esistenti, creazione nuovi documenti e modifica degli esistenti, ricerche nelle variabili inserite,

nella libreria testi e nel modelli.

La navigazione avviene con una struttura a

linguette e menù gerarchici; per esempio la

selezione per la modifica dei capitoli è un

semplice click sulla lista dei capitoli stessi. Un

led verde indica che il capitolo è stato

completato e non necessità di modifiche,

mentre un led rosso indica la necessità di modifiche o completamento (sia nei modelli che nei documenti finali)

Interazione con i capitoli strutturati di un

modello contenuti; il modello contiene i

capitoli standard che saranno replicati in ogni

documento basato sul modello. Il contenuto

dei capitoli sarà anche ripetuto e utilizzando

le variabili sarà possibile fornire i valori

corretti per ogni documento.

pag 6

Esempi di utilizzo, il concetto delle variabili Le variabili sono alla base di BioDataSheet. Una volta strutturati i capitoli che comporranno i documenti, i testi inseriti nei modelli verranno

replicati per ogni documento che sarà basato sul modello; questi testi conterranno le variabili, che dovranno essere dichiarate, composte,

nei documenti finali; un esempio semplice:

testo nel modello contenuti:

Codice [Var‐Sistema‐CodiceProdotto] [Var‐Sistema‐NomeProdotto]

Il prodotto si compone di [VariabileNPezzi] pezzi disposti in una scatola di forma [VariabileFormaScatola] di colore [Var‐ColoreScatola]

Dichiarazione delle variabili in due documenti distinti usando lo stesso modello contenuti:

Variabile Documento 01 Documento 02 Documento 03

Var‐Sistema‐CodiceProdotto AB100 AC200 AM300

Var‐SistemaNomeProdotto Kit ACME 1 Kit GAME Kit VITI

Var‐NPezzi 5 8 2

Var‐FormaScatola quadrata rettangolare rotonda

Var‐ColoreScatola rosso bianco rosso

Documento 1

Codice AB100 Kit ACME 1

Il prodotto si compone di 5 pezzi disposti

in una scatola di forma quadrata di

colore rosso

Documento 2

Codice AC200 Kit GAME


in una scatola di forma rettangolare di

colore bianco

Documento 3

Codice AM300 Kit VITI


in una scatola di forma rotonda di colore

rosso

Le variabili sono essenzialmente di sue tipologie di sistema (determinate da valori base quali codice prodotto, nome, nome azienda ecc.,

dichiarate nel modello grafico e nella configurazione Azienda) e variabili custom, inserite dall’utente; le variabili sono inserite come NOME

variabile nei modelli e come VALORE nel documento finale.

Esiste un’intera sezione dedicata alle variabili, dove è possibile ricercare un valore all’interno di una variabile inserita oppure è possibile

trasferire un intero contenuto della libreria testi&Immagini all’interno di una variabile con un solo click.

Libreria Aziendale BioDataSheet ha una libreria di testi&Immagini indicizzata (ricercabile per ogni valore inserito) dove è possibile inserire i testi, le tabelle, le

immagini di uso comune da riutilizzare nei modelli, nelle variabili o nei documenti. L’uniformità dei documenti e degli scritti sarà in questo

modo assicurata per tutta l’Azienda, oltre ad avere un unico modello grafico, o modelli grafici Aziendali per serie di prodotti, si avrà anche

uniformità nei contenuti.

Come per i testi, utilizzando l’editor

incorporato in BioDataSheet si ha una

libreria delle immagini. BioDataSheet ha

una serie di immagini standard che offre

alla propria clientela, l’Azienda poi potrà

costruirsi la propria banca immagini, sul

server di BioDataSheet, in modo che

vengano utilizzate solo le immagini

Aziendali per l’emissione di documenti.

pag 7

Mailing List per i Clienti o distributori Biodatasheet mette a disposizione una mailing list automatica che permette di inviare i documenti aggiornati ad una serie di indirizzi email

precedentemente inseriti. Volendo si possono creare molte mailing list, per ogni tipologia di invio prevista (per esempio a Clienti, a

distributori, a colleghi ecc.). Una volta composto il documento è possibile infatti “inserirlo” nella mailing list che può quindi essere inviata a

piacere quando il documento viene aggiornato.

Produzione documentale per partner BioDataSheet si basa su modelli per comporre documenti in serie, con un click, una volta dichiarato le variabili, si possono produrre

centinaia di documenti diversi.

Modello Grafico Modello Contenuti Documenti

Variando il modello grafico, ma utilizzando lo stesso modello contenuti sarà possibile cambiare l’aspetto del documento, il logo e i dati del

produttore, il piè di pagina e la testata nonché le caratteristiche del PDF che risulterà (quindi la password, il certificato di identità digitale

ecc.). In questo modo è possibile produrre per un partner (OEM) tutti i documenti basati su un modello contenuti in pochissimo tempo…

basta preparare un nuovo modello grafico e dichiarare i codici dei prodotti del partner corrispondenti ai propri!

Caratteristiche del documento Tutti i dati sono gestiti in un database (SQL Server 2008 Microsoft) pertanto tutto diviene ricercabile medianti chiavi di ricerca e

riutilizzabile in serie. Questo facilita la composizione del documento e permette la generazioni di molti documenti con un solo click se tutti i

parametri sono soddisfatti.

Il formato scelto per la pubblicazione dei documenti è il formato PDF e BioDataSheet permette di fornire al file risultante le seguenti

caratteristiche:

Protezione all’apertura con password I livello

Protezione delle modifiche, delle stampe o dalla copia del testo con password II livello

Possibilità di inserire il proprio ID digitale per la verifica dell’integrità del documento

Determinazione dei nomi del documento in base a variabili di sistema (codice o nome prodotto) e testi a piacere

pag 8

BioDataSheet è un sistema software per creare, gestire e pubblicare documenti relativi a prodotti:

protocolli, datasheet, schede, schede marketing sono documenti gestiti in un database in rete:

Non gestisce solamente i documenti, li crea.

BioDataSheet ha un interfaccia in italiano, Inglese, Francese e Tedesco. BioDataSheet è un software di LineaWeb’s via Vittorio Veneto, 24

Cassano D’Adda Milano Telefono +39 036361441 Fax +39036361441 Email [email protected] Web www.biodatasheet.com

Hardware necessario:

Un server intranet con S.O. Windows (suggerito Windows server a partire dalla versione 2003).

Specifiche tecniche

BioDataSheet funziona lato server su un server Microsoft (Framework .NET 3.5).

SQL 2008 (Express fornito con il pacchetto di installazione, gratuito)

I Clients accedono al server mediante un browser (IE Explorer, Firefox, Chrome, Safari)

Documents

Brochure_8pages_it