Brochure Managed E-invoicing

Go-secure Managed e-Invoicing

The One Stop e-Invoicing Service

Elektronisch factureren is een proces dat een groeiende populariteit geniet bij zowel het bedrijfsleven als de overheid.Een groeiend aantal nationale en internationale bedrijven sturen of ontvangen haar facturen niet meer op papier maar elektronisch.De redenen voor deze keuze? Het bereiken van kostenbesparing en procesverbetering, vereenvoudigen van archivering en terugzoeken ten behoeve van informatieverstrekking, intern of bijvoorbeeld aan de fi scus.

De Belgische overheid heeft de regelgeving rondom elektronisch factureren versoepeld om bedrijven te bewegen facturen elektronisch te gaan verzenden. De Nederlandse overheid gaat zelfs nog een stap verder. Vanaf 1 juli 2010 zijn alle rijks-overheden verplicht om binnenkomende elektronische facturen te accepteren. Dit laatste is ook weer een extra stimulans voor het bedrijfsleven.

The One Stop e-Invoicing Service

InterCommIT is bij uitstek dé partner als het gaat om elektronische facturatie en communicatie met al uw handelspartners en belanghebbenden. Wij zijn een unieke Billing Service Provider waarbij gebruikers vanuit 1 beveiligde koppeling met haar interne systeem (geïntegreerd) de gehele buitenwereld kan bedienen. Het zogenaamde ‘1-op-N principe’. Het gaat hierbij niet uitsluitend om het uitwisselen van elektronische facturen maar bijvoorbeeld ook om orders. Organisaties gebruiken eigen systemen en formaten die onderling verschillen. InterCommIT is al jarenlang specialist in het vertalen van formaten (formaat conversies) om organisaties met de eigen systemen geautomatiseerd elektronisch zaken te laten doen. Daarnaast verzorgt InterCommIT ook andere ICT-oplossingen rondom e-Invoicing zoals: elektronisch signeren van documenten; archivering & monitoring, documentpresentatie; dematerialisatie van facturen; omschakeling van digitaal naar post inclusief distributie en elektronische betalingen. Kortom: uw volledige factureringsproces wordt compleet via outsourcing voor u geregeld.Het geheel van diensten heeft InterCommIT ondergebracht in een innovatief totaal concept: Go-secure Managed e-Invoicing; ‘The One stop e-Invoicing Service’.


InterCommIT: the One Stop e-Invoicing Service!

Uit verschillende onderzoeken blijkt dat het versturen van een papieren factuur relatief veel geld kost. De ramingen lopen uiteen van een kostprijs van € 2,50 tot € 30 per verstuurde factuur. Deze kosten bestaan met name uit: papier, inkt, enveloppen, verzendkosten (porto) en menselijke handelingen (plus de herstelkosten voortvloeiend uit administratieve fouten). De kosten van het verwerken van binnenkomende papieren facturen zijn gemiddeld nog hoger. Dit komt door de redelijk intensieve verwerking en controleslagen die dit met zich meebrengt (scanning, accordering van de factuur) alvorens de factuur aan het interne systeem wordt aangeboden.Naast de bovengenoemde aspecten kampen organisaties vaak met het zoekraken vanfacturen en te late- of foutieve betalingen die het uitwisselen van papieren facturen met zich meebrengt. Elektronisch factureren voorkomt deze zaken en daarbij zijn de kosten per factuur ook nog eens marginaal ten opzichte van de papieren variant. Aangezien dit een geautomatiseerd proces is zijn de kostenbesparingen en voordelen voor alle betrok-ken partijen zeer groot. Medewerkers die voorheen betrokken waren bij de arbeidsinten-sieve factuurverwerking kunnen worden vrijgemaakt voor andere belangrijke taken binnen de organisatie.

Kostenbesparingen

2

Procesverbetering

Het gehele factureringsproces verloopt veel effi ciënter en sneller als men het elektronisch maakt. Voorbeelden van procesverbeteringen zijn: Elimineren van fouten door handmatige verwerking van facturen. Snellere verwerking en betaling van facturen. Verrichten van betalingen op basis van correcte factuurgegevens. Inzicht in het gehele ‘Order to Pay’ proces. Beter inzicht in de status en inhoud waardoor het aantal disputen met partners wordt

geminimaliseerd. Dit resulteert in een betere samenwerking en imago. Eenvoudig archiveren en terugzoeken van facturen (controledoeleinden).

Het bewaren van papieren facturen brengt grote risico’s met zich mee. Verlies, schade, brand en niet te vergeten de enorme tijdsinspanning die gemoeid gaan bij het archiveren zelf en bij het terugzoeken van die ene factuur. Organisaties die elektronisch factureren minimaliseren deze risico’s door een elektronisch archief aan te leggen waarin facturen eenvoudig terug gevonden kunnen worden en de ‘Order to Pay’ stroom inzichtelijk wordt gemaakt. In het geval van controle wordt dit door de fi scus verlangd. De Nederlandse belastingdienst vereist dat zowel verzonden als ontvangen facturen 7 jaar worden bewaard. In andere Europese landen geldt zelfs een bewaarplicht van 10 jaar. Indien u als Nederlandse organisatie zaken doet in het buitenland moet u zich houden aan de regels die in het betreffende land gelden.

Archivering

3

Ontzorging

Het factureringsproces wordt u door middel van Go-secure Managed e-Invoicing groten-deels uit handen genomen (outsourcing). Daarnaast biedt de totaaldienst u ook alle hulpmiddelen om het factureringsproces te volgen en zonodig in te grijpen (monitoring-tools). Hierdoor worden organisaties ontzorgd van hun facturatieproblematiek en kunnen werknemers op grotere schaal worden ingezet voor andere (core) processen.

Of het nu gaat om het versturen van facturen van en naar uw handelspartners, lokale en (inter)nationale overheden; of het verstrekken van factuurinformatie aan uw accountant, bank, de fi scus of binnen uw bedrijf Go-secure Managed e-Invoicing faciliteert het allemaal.

Aantrekkelijke ROI

Go-secure Managed e-Invoicing is een dienst en géén software applicatie. Dit betekent geen initiële hoge investeringen en software onderhoud. U betaalt een maandbedrag afhankelijk van het gebruik van de dienst. De dienst heeft hierdoor een zeer aantrekkelijke ROI. De terugverdientijd van de oplossing is vaak een kwestie van maanden in plaats van jaren. Een effi ciënter proces is een directe winst.

Voor elk bedrijf geschikt

De dienst is modulair opgebouwd en de gebruiker bepaalt zelf welke van de functionaliteiten zij afneemt. Samen met de relatief lage kosten en investeringen is de dienst uitermate geschikt voor elk bedrijf dat iets wil doen met elektronisch factureren. Ongeacht de grootte of de branche.


4

Uitwisseling

Het formaat met factuurinformatie dat uit uw backoffi ce omgeving komt wordt door middel van Go-secure Managed e-Invoicing in het juiste formaat omgezet en vervolgens uitgewisseld met uw partners. Het gaat hierbij om de volgende formaten:

Gestructureerde berichten/informatie: EDI, XML, UBL2.0 (overheid), XBRL. Deze berichten worden via het Go-secure netwerk uitgewisseld. Indien de handelspartner op een ander netwerk is aangesloten

of een ander protocol gebruikt (bijvoorbeeld AS/2), routeert InterCommIT de berichten door naar het desbetreffende netwerk of protocol. InterCommIT heeft ook een koppeling met Digipoort, het netwerk waarmee de rijksoverheid haar elektronische docu-menten uitwisselt. Het gebruik van deze standaarden creëert een geautomatiseerd factuurproces.

Ongestructureerde berichten/informatie: PDF, Word, Excel en andere bilaterale afspraken. Ongestructureerde berichten zijn berichten waar geen (wereldwijde) standaard aan ten grondslag ligt. Deze berichten worden via Go-Document Exchange of rechtstreeks via e-mail aangeboden. Go-document Exchange is een, door

InterCommIT ontwikkeld, documentenportaal waarmee alle soorten documenten waaronder facturen, in PDF, Word, Excel of andere bilateraal afgesproken formaten worden uitgewisseld. Go-document Exchange is voor alle partijen eenvoudig bereikbaar via een web browser en beveiligd door middel van digitale certifi caten.

Post Informatie omzetten van digitaal naar post. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een fulfi llment partner. Zie ’Post Distributie’ voor verdere uitleg.

Functies

Vanuit één koppeling met uw backoffi ce omgeving (bestandsinterface) al uw facturen en andere documenten elektronisch versturen en ontvangen.

Te koppelen met elk backoffi ce systeem en ERP pakket mits voorzien van im- en exportmogelijkheid. InterCommIT heeft op dit gebied jarenlange integratie-ervaring.

Simultane koppeling met meerdere interne systemen mogelijk. Communicatie naar de dienst is op basis van digitale certifi caten en versleuteling

beveiligd. De herkomst van de afzender (authenticiteit) en de inhoud (integriteit) zijn hierdoor gewaarborgd.

integratie

uitwisseling

formaat conversies

signing

archiveren & monitoren

post distributie

betalingen


uw backoffi ce omgeving

beveiligde enkele koppeling

(factuurinformatie)

(inter)nationale handelspartners

NL en buitenlandse overheden

fi n. instellingen (bank/accountant)

intern gebruik

Integratie

5


Formaat Conversies

Jarenlange ervaring in vertalingen en formaatconversies staan tot uw beschikking. Of het nu de conversie van het ene naar het andere communicatieprotocol is, de vertaling van EDI naar PDF, van het ERP formaat naar bijvoor-beeld EDI/XML/UBL 2.0/XBRL of zelfs rechtstreeks naar het ERP formaat van uw handelspartners, InterCommIT kan het voor u faciliteren.

Signing

Sommige handelspartners vereisen dat de verzendende partij de facturen eerst digitaal ondertekent (digital sig-ning; S-EDI en S/MIME) alvorens deze kunnen worden aangeboden. Voorbeeld hiervan zijn een aantal Spaanse, Franse en Portugese retailers zoals Carrefour, El Corte Inglés en Auchan die dit van hun leveranciers vereisen en standaard in hun inkoopvoorwaarden hebben opgenomen. Één van de opties binnen Go-secure Managed e-Invoicing is het afnemen van de e-Signing dienst.

Archiveren & Monitoren

Alle uitgewisselde documenten kunnen worden gemonitord en gearchiveerd via de online dienst Go-secure B2B Activity Monitor. U heeft alleen een webbrowser nodig om op deze dienst in te loggen. Met de Go-secure B2B Activity Monitor kunt u de uitwisseling van uw documenten eenvoudig monitoren en op het proces ingrijpen indien noodzakelijk (bijvoorbeeld herzenden/herontvangen). Daarnaast kunt u afhankelijk van uw situatie uw documenten, inclusief facturen, archiveren, eenvoudig terugvinden en downloaden (de Nederlandse fi scus eist 7 jaar, sommige EU-landen eisen 10 jaar). InterCommIT archiveert alle documenten omdat de belastingdienst bij controle het gehele ‘order to pay’ proces inzichtelijk wil hebben. Bedrijven die bijvoorbeeld naast (EDI) facturen ook orders en pakbonnen elektronisch uitwisselen kunnen deze gehele fl ow eenvoudig inzichtelijk maken.

uw omgeving

(inter)nationale handelspartners

nationale en inter-nationale overheden

fi nanciële instellingen en accountants

derden

gestructureerde berichtenEDI/XML/UBL2.0 o.a.

via Go-secure netwerk

PDF/Excel/Word/Anderebilaterale afspraken

Via Go-document Exchange of e-mail

post

via fulfi llment partnership

6

Betalingen

Naast het facturatieproces is het ook mogelijk automatische betalingen te faciliteren. Voorbeelden hiervan zijn het uitwisselen van het PAYMUL bericht (EDI) met uw bank voor een meer voudige betalingsopdracht of een koppeling met iDeal.

Post distributie

Sommige handelspartners zijn niet ingesteld op welke vorm van elektronische com-municatie dan ook en verwachten daarom nog een papieren factuur. Samen met onze fulfi llment partner verzorgt InterCommIT het omzetten van de digitale stroom naar post inclusief printen, vouwen, couverteren, postklaar maken en verzenden. Concreet: u levert uw factuurinformatie digitaal aan en wij zorgen ervoor dat de geprinte factuur in de afgesproken huisstijl per post aan uw relaties wordt verstuurd, zowel natio-naal als internationaal. De digitale factuur wordt in het elektronisch archief opgeslagen. Beter zin: Hierdoor bent u verzekerd van het feit dat alle facturen vanuit 1 portal kunnen worden verstuurd, gemonitord en gearchiveerd.

7

Over InterCommIT

InterCommIT biedt een volledig pakket aan diensten en producten om bedrijven in alle onderdelen van de keten zo effi ciënt en een-voudig mogelijk te laten samenwerken, van netwerk tot conversie en datamanagement services. De achterliggende gedachte daarbij is een gecentraliseerde aanpak. Wij noemen dit Integration as a Service.

Integration as a Service

InterCommIT verzorgt uw integratiebehoefte alsof we een verleng-stuk van uw organisatie zijn. We weten dat kennis de sleutel is om de keten te kunnen sturen en te optimaliseren.

Met state-of-the-art-technology, ervaring in internationale samen-werking en de kennis en ervaring is InterCommIT in staat om handelspartners aan elkaar te verbinden, zowel administratief als technisch.Door uw zakelijke communicatie aspecten uit te besteden aan InterCommIT kunt u met al uw handelspartners communiceren op één en dezelfde manier, ongeacht het netwerk waarop zij zijn aangesloten of welke technologie zij wensen te gebruiken. Met de integratiediensten van InterCommIT bespaart u veel tijd, moeite en dus geld.

InterCommIT heeft meer dan 2000 gebruikers in 24 landen. Deze worden verzorgd vanuit kantoren in Nederland en Duitsland.

Founding Member

InterCommIT is founding member van zowel het Platform Elektronisch Factureren (Platform ELFA) als het European Electronic Invoicing Platform (EEI). Hiermee stimuleert InterCommIT de ontwikkelingen en bijbehorende standaarden.

Inte

rCo

mm

IT

InterCommIT bv

Postbus 1736

3800 BS Amersfoort

033 460 62 00

KvK 310 495 69

[email protected]

www.intercommit.nl

InterCommIT Germany GmbH

Mendelstraße 5

13187 Berlin

+49 30 340 65 997

[email protected]

www.intercommit-germany.de

Documents

Brochure Managed E-invoicing