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Universidad de La Salle Universidad de La Salle
Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle
Boletín DPE Dirección de Planeación Estratégica
7-2021
Boletín 52. Organización ágil, flexible, con ambientes laborales Boletín 52. Organización ágil, flexible, con ambientes laborales
que invitan al desarrollo y la transformación organizacional que invitan al desarrollo y la transformación organizacional
Dirección de Planeación Estratégica
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ORGANIZACIÓN ÁGIL, FLEXIBLE, CON AMBIENTES LABORALES QUE INVITAN AL DESARROLLO Y LA
TRANSFORMACIÓN ORGANIZACIONALjulio de 2021
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Boletín Dirección de Planeación Estratégica
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Hno. Niky A. Murcia Suárez, FSC. Rector
Apreciados lasallistas:
Con sentimientos fraternales,
Niky A. Murcia Suárez, FSC.Rector
Las condiciones organizacionales nos permiten avanzar o frenar nuestro proceso. En consecuencia, que las organizaciones puedan establecer los lineamientos que rigen su horizonte y sus procesos, las ubica en el espacio del deseo, pero son las personas las que la hacen realidad. De este modo, el asunto se desplaza a la cultura organizacional, donde todos nos vemos involucrados como un configurador no sólo de la organización sino de las trayectorias de vida de aquellos que la componemos.
En este sentido, el establecer el Sistema Integrado de Gestión para el Aseguramiento de la Calidad – SIGAC en la Universidad nos posibilita ir generando una cultura organizacional que busca la agilidad, la transformación y la flexibilidad a partir de la mejora continua inspirada en el aprendizaje continuo y diario. En con-secuencia, se espera de cada uno de nosotros la posibilidad de ver el sistema como un andamio para construir cosas mayores y no como un muro rígido que imposibilita el accionar comunitario.
La mirada siempre crítica y de mejora nos posibilitará seguir avanzando en atender, en primer lugar, las necesidades siempre cambiantes de nuestros es-tudiantes, y en segundo lugar, a proponer nuevas condiciones que nos inspiren a los más altos ideales. En línea con estos propósitos, es indispensable que tanto los líderes como los colaboradores inmersos puedan realizar espacios de toma de con-ciencia y proposición, al tiempo que pueden redireccionar las trayectorias de vida.
Agradezco a la Dirección de Planeación Estratégica y en ella a la Coordinación de Calidad, el diseño y desarrollo de todos estos procesos, que nos permiten seguir transformando nuestra cultura cada vez más centrada en alcanzar los más altos estándares.
3ORGANIZACIÓN ÁGIL, FLEXIBLE, CON AMBIENTES LABORALES QUE INVITAN AL DESARROLLO Y LA TRANSFORMACIÓN ORGANIZACIONAL La Universidad de La Salle, en el marco del Plan Institucional de Desarrollo – PID 2021-2026, busca ser una organización ágil, flexible, con gran capacidad de empode-ramiento, liderazgo y adaptación al cambio que trabaja en un ambiente de motivación basado en el compromiso social, el bienestar laboral y la confianza. Por lo que la Universidad buscará la transformación organizacional hacia un modelo de gestión articulado por procesos, que permita el seguimiento y la medición de indicadores que ayuden al aprendizaje permanente, la respuesta ágil y la mejora continua.
Por tal motivo, la Universidad de La Salle ha dedicado gran parte de sus esfuerzos para configurar y definir el Sistema Integrado de Gestión para el Aseguramiento de la Calidad – SIGAC, que toma como base los lineamientos de calidad para la educación superior en Colombia, así como otros referentes para la gestión en las organizaciones.
La formulación e implementación del Sistema Integrado de Gestión para el Aseguramiento de la Calidad se ha
desarrollado en el marco de un proyec-to que incluye en su metodología las
siguientes 7 grandes fases:
Contextualización y referenciación
Mapa de entendimiento
de los procesos
Articulación y armonización de referentes
Configuración del SIGAC
Documentación de alto nivel de los procesos
Aprobación Mapa de Procesos Unisalle
Implementación del Mapa
de Procesos Unisalle
SISTEMA INTEGRADO DE
GEST IÓN PARA EL ASEGURAMIENTODE LA CAL IDAD
SIGAC
1
2
3
45
6
7
4
En la primera fase se realizó la contextualización de la Universidad de La Salle en virtud de su Proyecto Educativo Institucional – PEUL, su Plan Institucional de Desarro-llo – PID, y del marco normativo curricular y de actividades sustantivas que marcan su naturaleza, perfil y diversidad. Posteriormente, se realizó una referenciación con 6 Instituciones de Educación Superior – IES nacionales, 3 públicas y 3 privadas, que han generado estrategias de articulación o armonización de sus sistemas internos de aseguramiento de calidad con los modelos de gestión, con el fin de generan un único modelo de direccionamiento y gestión.
Contextualizacióny referenciación
Al concluir la primera fase de contextualización y referenciación, se diseñó el primer acercamiento al mapa de entendimiento de la Universidad, el cual da cuenta de la cadena de valor institucional en los siguientes niveles:
Mapa de entendimiento de los procesos
Gobierno, Direccionamiento y
Comunicación
Nivel estratégico
Actividades sustantivas
Nivel misional
Gestión administrativa, financiera y de infraestructura
Nivel de apoyo
Actividades adjetivas
Nivel habilitador
Autoevaluación y evaluación de la gestión para la mejora
continua
Nivel de evaluación
5
Una vez identificados los procesos iniciales en el mapa de entendimiento de procesos, se procedió a construir la siguiente herramienta de articulación y armonización de los referentes que impactan la estructura y gestión organizacional de la Universidad de La Salle, entre los que se encuentran los lineamientos de aseguramiento de la calidad para los programas académicos de pregrado y posgrado, y los requisitos de los referentes propios de gestión de la calidad de la Universidad.
Articulación y armonización de referentes
Elementos de Armonización
Indicadores
Acciones demejoramiento
PEUL-PID
Acuerdo CESU 02 /2020
6
A partir de la matriz de armonización de referentes se construyó el siguiente esquema ilustrativo de la configuración del Sistema Integrado de Gestión para el Aseguramiento de la Calidad en la Universidad.
Configuración del SIGAC
Este sistema parte de la identificación de entradas como: mecanismos de selección de estudiantes, el contexto, las partes interesadas en la Universidad y los entes regula-dores, para así generar posteriormente una dinámica de transformación sustentada por la gestión por procesos, el liderazgo (gobierno y direccionamiento) y el mejoramiento continuo institucional (unificación de los mecanismos de medición). Esta etapa finalizó con la entrega de resultados de impacto a la comunidad, que se materializan en forma de resultados de aprendizaje, efectividad organizacional, impacto en la transformación social y satisfacción de estudiantes, egresados y, en general, de todas las partes interesadas de la institución.
SIGAC DE LA INSTITUCIÓN
Contexto
Requisitos de los aspirantes, estudiantes,
egresados y...
…otras partes interesadas.
Procesos
Liderazgo
Mejora continuaMinisterio de Educación Nacional
Consejo Nacional Acreditación
Entes de regulación y control. Sector productivo y social.Proveedores
PID
Obj
etiv
os e
stra
tégi
cos
Resu
ltado
s Efectividad organizacional
Impacto en la transformación social
Satisfacción de los estudiantes, egresados y partes interesadas
7
Documentación de alto nivel de los procesos
Paralelamente a la esquematización del SIGAC, se construyó un plan de trabajo, cuyo diseño estuvo orientado a generar la documentación de alto nivel de los procesos e identificación en el mapa de entendimiento de procesos. Esta documentación comprendió los siguientes elementos que permitieron identificar y planificar cada proceso, considerando la interacción entre ellos y su coherencia con el contexto institucional.
1. Procedimientos.
2. Guías.
3. Manuales.
MAPA DE PROCESOS CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS INVENTARIO INFORMACIÓN DOCUMENTAD
INDICADORESNORMOGRAMA
MATRIZ DE RIESGOS
8
Aprobación Mapa de Procesos UnisalleComo resultado de las fases previas se consolidó el siguiente mapa de procesos de la Universidad de La Salle, el cual fue aprobado por el Consejo de Coordinación el 24 de noviembre de 2020.
9
Dicho mapa, a su vez, cuenta con los siguientes componentes:
Mapa de Procesos Unisalle Sistema de Gestión para el Aseguramiento de la Calidad – SIGAC
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Implementación del Mapa de Procesos UnisalleLa identificación y levantamiento de procesos institucionales ha sido el gran insumo para la consolidación del SIGAC. La implementación de este mapa se ha desarrollado a partir del ciclo de mejora PHVA (Planear – Hacer- Verificar – Actuar). Tal como se ilustra a continuación:
Revisión por la Dirección.Rendición de Cuentas.Gestión de Cambios.Recomendaciones para la Mejora.Toma de decisiones.
Política de Calidad.Mapa de procesos
Objetivo y Alcance de los Procesos.Requisitos.
Riesgos.Mecanismos de seguimientoRoles – Responsabilidades.
AuditoríasMedición y análisis de Indicado-res.Medición de la Satisfacción usuarios.Verificación de controles y evidencias.Seguimiento ACPM, PNC y NC.
Ejecución de los Procesos.Documentación clave para
la operación (Procedimientos, guías, instructivos, etc.).
Gestión de Recursos.Gestión de Talento Humano.
Implementación de Controles.Gestión de las comunicaciones.
Mejora
Planificación
Operación
Evaluación del Desempeño
Contexto.Planeación Estratégica Institucional
A P
HV
Implementación SIGAC - Ciclo de Mejora
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Por último, en lo corrido del año 2021 el proyecto de implementación del SIGAC ha realizado las siguientes actividades.
Revisión y actualización de la Política de Calidad
La Política de Calidad fue aprobada por el
Consejo de Coordinación en la
sesión del 2 de marzo de 2021 y
posteriormente fue avalada por el Consejo
Superior.
Estructuración del equipo de trabajo
El equipo de trabajo está conformado por la Alta Dirección, los equipos de cada proceso, el equipo de auditores
internos y el equipo fa-cilitador que acompaña y asegura que se lleve a cabo la consolidación
y mantenimiento del SIGAC.
(DPE_Coordinación de Calidad)
Identificación de referentes por
articular - Autoevaluación y acre-ditación institucional y de programas (Acuerdo CESU 02 /2020)- Gestión de Calidad (ISO 9001)- Seguridad y Salud en el Trabajo (Decreto 1072, Decreto 1443)
- Gestión Ambiental (ISO 140001)
- Seguridad de la Información (ISO 27001)- Gestión de laboratorios REDLAB (ISO 17025)
- Habilitación servicios en salud (Resolución 3100)
- Transformación digital
- Direccionamiento estratégico (PID - PEUL)
Definición del plan de trabajo y actualización
documental porproceso
Se diseñaron tres herra-mientas para coordinar la definición y actualización de cada proceso.
-Plan de trabo por proceso
-Plan de actualización documental por proceso
-Esquema o plantilla sobre la que reportarán los avances en los planes indicados
Definición de la estructura
documental del SIGAC
Esta estructura documen-tal permitirá organizar y asegurar la información documentada asociada a
cada proceso.
Edición:Mi l ton Molano CamargoCarol ina Valenzuela Rojas
Diseño Gráf ico: Mi lena Mancera CDirección de Planeación Estratégica