Conversor Contable El motor de reglas del Conversor Contable facilita la integración contable de múltiples sistemas con esquemas contables diferentes

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La integración contable entre sistemas diferen-tes está en constante flujo. Si las reglas se plasman directamente en código, se requiere que el área de sistemas esté constantemente modificando los programas.

Este boletín describe la arquitectura de nuestro Conversor Contable que permite que personal técnico administrativo modifique reglas de

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conversión sin la necesidad de modificar códi-go.

Este boletín las características de la arquitectura propuesta para lograr lo anterior.

Nuestras soluciones y enfoques se basan en la Arquitectura DW 2.0. sobre Data Vault.

Introducción

BoletínNo.5

é La conversión contable se apoya en la tecnología de sistemas expertos .

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Motor de reglas

El corazón de la arquitectura es el motor de reglas o de inferen-cia. Las reglas constan de tres partes:

1. Condiciones para disparar la regla

2. Acciones que se derivan de la regla disparada

3. Prioridad para diferenciar cuando dos o más reglas disparan la misma acción pero con diferentes valores

El motor de reglas puede estar conformado por varios grupos de reglas (engranes) cuyos re-sultados pueden estar conecta-dos entre sí – lo que se conoce como “back chaining” (engra-nes interconectados).

Modificación de reglas

El motor permite fácilmente agregar nuevos grupos de re-glas (engranes), interconectarlos y agregar o modificar reglas dentro del mismo grupo (en-grane). Personal técnico admi-nistrativo con el mínimo cono-cimiento de sistemas y bases de datos puede llevar a cabo estas labores.

El papel del DWH

El Conversor puede trabajar directamente con archivos ge-nerados por los sistemas fuente y alimentar directamente a los

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sistemas objetivo. Sin embargo, la arquitectura propuesta para un ambiente corporativo es canalizar el flujo de información a través de un DWH modelado con nuestras herramientas de Data Vault.

De esta manera el DWH alma-cena tanto todas las versiones de la información recibida de los sistemas fuente como la de los resultados generados. Para pruebas y conciliaciones dicha información es muy valiosa.

Conciliaciones

Si además el DWH almacena la información transaccional de los sistemas fuente, se pueden construir procesos de compara-ción exhaustiva con los movi-mientos reales (después de aplicar las reglas de homologa-ción y enmascaramiento perti-nentes).

Manejo de versiones

El tener la información en el DWH/Data Vault permite tam-bién rehacer corridas del pasa-do con diferentes versiones de las reglas. El DWH tiene la ca-pacidad de diferenciar las fe-chas asociadas a los eventos originales y las fechas de los procesos.

El Conversor Con-table es un módu-lo totalmente in-dependiente, por lo que puede ins-trumentarse de manera aislada. Sin embargo, en combinación con nuestra platafor-ma de DWH/Data Vault ofrece mu-chísimas ventajas

é La configuración del motor de reglas instruye a un sistema experto para que aplique las reglas de conversión

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Entender

En el caso de los sistemas con-tables, entender a la empresa y sus procesos contables actuales es un factor crítico de éxito. En general, cuando las empresas llevan mucho tiempo operando sistemas contables introducen una serie de atajos y excepcio-nes. Si bien estas ajustes de urgencia se podrían modelar con el motor de reglas el resul-tado final quedaría también difícil de entender y se desper-diciaría una oportunidad para revisar y simplificar las reglas.

Análisis de dependencias

Las matrices de reglas pueden estar conecta-das. Por ejemplo la Cuenta de Grupo se deriva de la Cuenta de Empresa que es diferente para cada empresa y puede servir de entrada para derivar el Códi-go de Costo Corporativo. En el ejemplo, el default es que el Código de Costo de la Empresa pase a ser el del Grupo – la regla asociada tiene menor prioridad (es ma-yor), a menos que haya una regla que indique lo contrario.

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Estructura de motores

El Conversor registra en tablas de metadatos que motores existen, que grupos de reglas tienen asociadas y en que or-den se deben ejecutar, cuales son las condiciones y cuales las acciones de cada grupo.

Carga de reglas

La carga de reglas se puede llevar de dos maneras.

Se pueden hacer cargas masi-vas de reglas a partir de catálo-gos y hojas Excel con apoyo de instrucciones SQL.

Se pueden hacer cargas manua-les, especialmente para insertar

excepciones, expresiones (co-mo la del Código de Costo en la tabla a la iz-quierda), u otros ajustes menores.

Conexión con DWH/Data Vault

El último paso es conectar el Con-

versor contable con el DWH/Data Vault. Para ello se accede a los metadatos del DWH y se establecen las reglas de extracción y publicación. (Ver documentación asociada)

Precisamente por ser un proceso ágil hay que se-

guir una metodo-logía que garanti-ce la congruencia tanto con la es-

trategia de la em-presa como entre ciclos de proyec-

tos

é Los proyectos de conversión contable deben apoyarse en una metodología

Procesode habilitación del Conversor Contable

Entender

• Sesiones con personal de negocio

• Sesiones con personal técnico administrativo

• Revisión de documentación de la empresa

Análisis de dependencias

• Agrupar reglas • Diagramar dependencias entre grupos de reglas

• Revisar resultados con personal responsable en la empresa

Parametrizar estructura de

motores

• Alta de motor en metadatos

• Alta de grupos en metadatos

• Alta estructura de reglas en metadatos

• Generar estructuras de datos a partir de los metadatos

Carga de reglas

• Identificar fuente de reglas

• Carga de reglas masivas a partir de catálogos

• Carga de reglas excepcionales directamente

• Pruebas unitarias

Conexión con DWH/Data Vault

• Configurar DW/Data Vault

• Hacer pruebas de extracción y publicación de información

• Conectar el Conversor con el DWH

• Pruebas sistémicas

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