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Bogotá, 14 de Febrero 2008
EL USO DE LA TECNOLOGÍA DE RUTEO PARA LA OPTIMIZACIÓN EN REPARTO
Fase 0. Identificación de los síntomas
• Aumento Índice de no entregas a clientes urbanos
• Aumento en las devoluciones.
Antecedentes
Fase 1. Búsqueda de las causas
Causas evidentes:
• Aumento de los volúmenes de ventas.
• Cambio de estrategia en la toma de pedido.
• “La flota no es suficiente....”
Causas menos evidentes:
• La flota no está haciendo recorridos óptimos
Antecedentes
Fase 2. Soluciones
Búsqueda de soluciones “rápidas”:
• Uso de mapas impresos, para ajustar las zonas de entregas.
• Asado con 300 personas….
• Quien conoce el terreno puede arreglar la situación de manera muy rápida.
Antecedentes
Fase 2. Soluciones
Antecedentes
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4
Fase 2. Soluciones elaboradas
• Búsqueda de la herramienta idónea que permitiera hacer un piloto con resultados a muy corto plazo.
• Evaluación y selección de alternativa.
• Diagnóstico sobre información disponible vs información que necesita el software
Antecedentes
Fase 2. Soluciones elaboradas
Objetivos del piloto, ruteo dinámico:
• Garantizar la Atención y cobertura de todos los pedidos.
• Medir ahorros potenciales si se utilizara una planificación diaria de las rutas.
• Medir que tan lejos de una “muy buena planificación” de rutas nos encontramos.
Antecedentes
Fase 2. Soluciones elaboradas
Desarrollo del piloto:
• Planificación de todos los camiones necesarios para atender los pedidos en una zona específica durante una semana.
• Simulación de los 2dos cargues.
• Una semana (para cubrir todas las frecuencias), con funcionarios de Distribución siguiendo el camión.
Piloto ruteo dinámico
Fase 2. Soluciones elaboradas
Desarrollo del piloto:
• Levantamiento de la información necesaria para correr la herramienta:
•Ventanas horarias.
•Particularidades de la zona de entrega.
•Parametrización de la malla vial.
•Preparación de interfase que recibiera los datos y los enviara la herramienta en le formato necesario.
Piloto ruteo dinámico
Fase 2. Soluciones elaboradas
Resultado del piloto:
• Medición de la brecha entre el estado actual y el sugerido, con el fin de tener un potencial de logros a alcanzar.
• Identificación de dificultades a nivel de malas prácticas del negocio que hacían imposible iniciar el proceso de ruteo dinámico con futuro exitoso:
• Depuración de la base de datos:
•Georeferenciación.
•Ventanas horarias.
•Puntos de paradas reales.
Piloto ruteo dinámico
•Alta personalización de la malla vial
(retroalimentación por las salidas a ruta).
•Mallas y mapas.
Fase 2. Resultado de salida a terreno.
Recurso Anterior TeóricoSalida en terreno
Recorrido promedio Km 82.1 45.7 67.2
Número de vehículos 7 5 7
Piloto ruteo dinámico
Fase 3. Plan preparatorio
1. Depuración base de datos:
• Censo nacional de direcciones.
• Aplicación de criterios de identificación de errores basados en un GIS.
• Toma de datos mediante GPS a puntos sospechosos.
• Definición de nuevo procedimiento de mantenimiento de Base de Datos.
2. Definición de reglas claras de juego para Ventas y Distribución.
Preparatorio
Fase 3. Plan preparatorio
2. Redefinición de zonas según toma de pedidos:
• Optimizar la entrega con zonas y frecuencias de tomas de pedidos desorganizada llevaba a “optimizar lo desordenado”.
Preparatorio
Fase 3. Plan preparatorio
2. Redefinición de zonas según toma de pedidos:
• Balanceo de zonas teniendo en cuenta barreras geográficas, ventas, clientes y número de paradas.
• Definición de recursos de la Fuerza de Ventas y los recursos de Distribución, necesarios para atender cada zona.
Preparatorio
Fase 4
• Licitación Software definitivo de Planificación de Territorios y Ruteo Dinámico.
• Ampliación de “plan preparatorio” a nivel nacional,
• Cultura de toma de decisiones apoyados con software idóneo.
• Creación de cultura en tripulaciones, planificadores y funcionarios de NO rutas fijas. “Experiencia de entrega” estándar.
• Rutas y zonas diferentes según estacionalidad de la Demanda.
Estrategia
ConclusionesIndispensable:
• Georreferenciar 100% de la Base de Datos de clientes.
• Garantizar calidad 100% de la información de Georeferenciación.
• Procedimiento de Mantenimiento de la BD.
• Tener una malla vial parametrizada con criterio.
• Ventanas horarias ciertas.
• Puntos de paradas 100% confiables.
• Tener procedimientos efectivos para que las tripulaciones recorran zonas que no conocen y que no pierdan tiempo buscando direcciones.
Ventanas perfectas, Geo perfectos, velocidad perfecta, puntos de parada perfectos.…. si ingreso basura el resultado es basura …..
Conclusiones
Para lograr:
• Obtener Cobertura de Clientes.
• Garantizar entregas a tiempo.
• Racionalizar el tamaño de la flota.
• Racionalizar el tiempo diario de trabajo de la flota.
• Poder Generar rutas de alta calidad.
• Tomar decisiones basados en la rentabilidad.
Estamos convencidos que con el uso de la tecnología de ruteo lograremos optimización en reparto.
Dificultades de implementación
• Base de Datos erróneas.
• Apertura de nuevos clientes incorrectas.
• Oportunidades de mejora en el modelo de zonificación y secuenciación de toma de pedidos.
• Lograr el cambio cultural para utilizar herramientas tecnológicas
• Parametrización de las ventanas horarias verificando que éstas cumplan el real requerimiento del cliente (el cliente no está abierto, no tiene dinero lo que obliga a “el repise”).
• Establecer zonas especiales de alto riesgo para el inicio de la ruta distribución (zonas peligrosas atenderlas en la mañana).
Dificultades de implementación
• Tener identificada la información de la geografía de la ciudad (Lomas, obligando a iniciar la ruta desde arriba).
• Lograr alimentar el programa con la experiencia de los conductores con el fin de retroalimentar el software.
• Pretender parametrizar los clientes con ventanas muy cerradas. Si Ventas negocia ventanas horarias solo con criterios de ventas ninguna flota sería suficiente; todos los clientes quieren ser atendidos de 7:00am a 9:00am.
• Repise, debe ser claramente definido por la compañía a qué clientes y bajo qué condiciones se les autoriza, es posible que un cliente de bajo volumen que tenga repise destruya valor.
• El nivel de optimización que se puede lograr será inversamente proporcional al nivel de restricción en las ventanas horarias.
• Intentar hacer ruteo dinámico en zonas demasiado amplias.
Próximos pasos
• Zonas de toma de pedido diferentes a las zonas de Distribución.
• Seguimiento en Tiempo Real.
• Retroalimentación de software en tiempo real.
• Variables de Ventas actualizadas en tiempo real.
• …..