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BOGOTA, 06 de Mayo de 2016 Señores CONSEJO CURRICULAR PROYECTO CURRICULAR DE ADMINISTRACION DEPORTIVA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS Ciudad Ref. Aval informe final de pasantía. Cordial saludo, El estudiante JUAN SEBASTIAN CORREDOR SARMIENTO, identificado con la cedula de ciudadanía 1’010.204.425 de BOGOTA D.C., presentó el informe final de pasantía para optar al título profesional de Administrador Deportivo nombrado “ELABORACION DE MODELO ADMINISTRATIVO ENFOCADO A LA SUPERVISION ADMINISTRATIVA DE LA SEDE SIBERIA DEL PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA DE INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.”, en la modalidad de PASANTIA, el cual obtuvo el aval del director interno y el director externo para proceder a revisión por parte de los jurados correspondientes y asignar fecha de sustentación del trabajo. Agradezco su atención. Cordialmente, RAFAEL BAUTISTA CANO C.C. 79’257.588 DIRECTOR INTERNO
ALBERT PINILLA CHAVES C.C. 80’732.539 DIRECTOR EXTERNO
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS
FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
PROYECTO CURRICULAR DE ADMINISTRACION DEPORTIVA
ELABORACION DE MODELO ADMINISTRATIVO ENFOCADO A LA
SUPERVISION ADMINISTRATIVA DE LA SEDE SIBERIA DEL PROGRAMA DE
FORMACION DEPORTIVA DE INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
INFORME FINAL DE PASANTIA
Autor:
JUAN SEBASTIAN CORREDOR SARMIENTO
20102001011
BOGOTA D.C. MAYO DE 2016
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS
FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
PROYECTO CURRICULAR DE ADMINISTRACION DEPORTIVA
ELABORACION DE MODELO ADMINISTRATIVO ENFOCADO A LA
SUPERVISION ADMINISTRATIVA DE LA SEDE SIBERIA DEL PROGRAMA DE
FORMACION DEPORTIVA DE INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
INFORME FINAL DE PASANTIA
Autor:
JUAN SEBASTIAN CORREDOR SARMIENTO
20102001011
Director Interno:
RAFAEL BAUTISTA CANO
Docente
Director Externo:
ALBERT PINILLA CHAVES
Administrador Deportivo
BOGOTA D.C. MAYO DE 2016
AGRADECIMIENTOS
En primer lugar a mi madre y mi abuela, por su apoyo, fortaleza y comprensión. A mi
padre por su ética y sus consejos de vida, a mi familia por sus palabras de aliento en
los momentos de incertidumbre. A Rafael Bautista por toda su ayuda, su guía y sus
consejos para la ejecución del trabajo. Finalmente a Diego Urquijo y a Independiente
Santa Fe, por la actitud positiva, buenas ideas y colaboración...
JUAN SEBASTIAN CORREDOR SARMIENTO
Gracias 26/12/2016
NOTA DE ACEPTACION
__________________________________
__________________________________
__________________________________
_______________________________________
Firma del Director Interno
_______________________________________
Firma del Director Externo
_______________________________________
Firma del Jurado
_______________________________________
Firma del Jurado
_______________________________________
CIUDAD Y FECHA
ABSTRACT
This final report called “ELABORACION DE MODELO ADMINISTRATIVO ENFOCADO A
LA SUPERVISION ADMINISTRATIVA DE LA SEDE SIBERIA DEL PROGRAMA DE
FORMACION DEPORTIVA DE INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.”, was developed in
order to show the current status of the program through a diagnosis of the population and
users, and the description of the activities carried out in the period understood. From this
analysis, a number of administrative improvements based on successful management models
were proposed and a procedures manual for the administrative supervision of Siberia was
built.
Keywords: Management theory, model of administrative management, supervision.
RESUMEN
El Informe Final de Pasantía para optar al título de Administrador Deportivo llamado
“ELABORACION DE MODELO ADMINISTRATIVO ENFOCADO A LA SUPERVISION
ADMINISTRATIVA DE LA SEDE SIBERIA DEL PROGRAMA DE FORMACION
DEPORTIVA DE INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.”, se desarrolló con el fin de mostrar
la situación actual del programa mediante un diagnóstico de la población, y la descripción de
las actividades realizadas en el periodo comprendido. A partir de este diagnóstico se propuso
una serie de mejoras administrativas basadas en modelos de gestión exitosos y se construyó el
manual de procedimientos para la supervisión administrativa de la sede Siberia.
Palabras Clave: Teoría administrativa, modelo de gestión administrativa, supervisión.
TABLA DE CONTENIDO E INDICES
Contenido Pág.
1. INTRODUCCION .......................................................................................................... 1
Misión del Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A. ............... 2
Visión del Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A. ................ 2
2. OBJETIVOS DEL PROYECTO ..................................................................................... 4
2.1. OBJETIVO GENERAL ........................................................................................... 4
2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS .................................................................................. 4
3. METODOLOGIA ........................................................................................................... 5
FASE 1. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL PROGRAMA DE
FORMACIÓN DEPORTIVA DE INDEPENDIENTE SANTA FE Y DE LA SEDE
SIBERIA. ............................................................................................................................ 5
FASE 2. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES Y FUNCIONES ACORDADAS
CON EL CLUB Y DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS GENERALES DE
LA INVESTIGACIÓN QUE FUNDAMENTAN EL ENFOQUE ADMINISTRATIVO
SELECCIONADO EN LA SEDE SIBERIA DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN
DEPORTIVA DE INDEPENDIENTE SANTA FE S.A. ................................................... 8
FASE 3. GENERACIÓN DEL MODELO ADMINISTRATIVO Y LA PROPUESTA DE
APLICACIÓN PARA LA SEDE SIBERIA DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN
DEPORTIVA DEL CLUB INDEPENDIENTE SANTA FE S.A. ................................... 12
4. RESULTADOS Y ANALISIS ...................................................................................... 15
FASE 1: DIAGNOSTICO PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA DE
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A. SEDE SIBERIA ................................................... 15
FASE 2: DESARROLLO DE ACTIVIDADES ............................................................... 24
FASE 3: PROPUESTAS DE APLICACIÓN PARA LA SEDE SIBERIA DEL
PROGRAMA DE FORMACION DE INDEPENDIENTE SANTA FE S.A. ................. 29
MODELO DE GESTION ADMINISTRATIVA EFQM ................................................. 35
5. CONCLUSIONES ........................................................................................................ 37
6. RECOMENDACIONES ............................................................................................... 38
7. BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................... 39
8. ANEXOS ....................................................................................................................... 40
INDICE DE TABLAS
TABLA 1: Matriz de perfil competitivo ..................................................................................19
TABLA 2: Justificación ponderaciones matriz de perfil competitivo .....................................22
TABLA 3: Determinación de recursos ....................................................................................23
TABLA 4: Matriz DOFA .........................................................................................................26
INDICE DE GRAFICOS
GRAFICO 1: Numero de deportistas por categoría matriculados en la sede Siberia .............15
GRAFICO 2: Formación académica de entrenadores sede Siberia ..........................................16
GRAFICO 3: Institución educativa por profesor .....................................................................16
GRAFICO 4: Diagrama de Gantt .............................................................................................24
GRAFICO 5: Organigrama Programa de Formación Deportiva .............................................27
GRAFICO 6: Pagina de ingreso de usuarios ............................................................................33
GRAFICO 7: Perfil de usuario .................................................................................................33
GRAFICO 8: Recibo de pago mensualidad ..............................................................................34
GRAFICO 9: Principios de la calidad total - excelencia ..........................................................35
LISTADO DE ANEXOS
ANEXO 1 Registro de deportistas matriculados en la sede Siberia.
ANEXO 2 Manual de procedimientos del Programa de Formación Deportiva.
ANEXO 3 Tabla resumen de metodología
1
1. INTRODUCCION
El trabajo de grado titulado “ELABORACION DE MODELO ADMINISTRATIVO
ENFOCADO A LA SUPERVISION ADMINISTRATIVA DE LA SEDE SIBERIA DEL
PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA DE INDEPENDIENTE SANTA FE S.A”,
pretendió diagnosticar la situación actual a nivel administrativo que se presenta en el
Programa de Formación Deportiva o PFD, permitiendo construir con base a los referentes
teóricos de los modelos de gestión administrativa un nuevo modelo administrativo plasmado
en un Manual de procedimientos ejecutado por disposición de la dirección del programa, a
partir de estas mejoras se propuso un conjunto de acciones enfocadas a cumplir la gestión de
la calidad que distinguirán al Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe
S.A. como uno de los mejores programas de formación deportiva del país.
Independiente Santa Fe S.A. es una sociedad de derecho privado, que cumple con funciones
de interés deportivo, público y social, dotado de personería jurídica reconocida como tal por
la rama ejecutiva del poder público, según la resolución 147 de 17 de Enero de 1961,
emanada del Ministerio de Justicia y con reconocimiento deportivo otorgado por Coldeportes.
La institución se fundó el 28 de Febrero de 1941 y se constituyó como Sociedad Anónima el
12 de Noviembre de 2011 con escritura pública No. 2924 de la Notaria 76 de Bogotá D.C.
inscrita ante la Cámara de Comercio de Bogotá. Se encuentra afiliada a la Federación
Colombiana de Futbol, a la División Mayor del Futbol Colombiano, a la División Aficionada
de Futbol Colombiano y vinculada a la Liga de Futbol de Bogotá.
El Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A. es un proyecto de
carácter formativo y deportivo dirigido especialmente a niños y jóvenes colombianos que
2
busca desarrollar integralmente las cualidades motrices, habilidades técnico-deportivas y
capacidades humanas, orientadas a la práctica del fútbol, con altos desempeños para el fútbol
base y la proyección hacia el fútbol de rendimiento.
En el año 2010 el programa contaba con 510 alumnos, actualmente cuenta con alrededor de
3.000 alumnos entre los 5 a los 17 años de edad.
Misión del Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A.
El Programa de Formación Deportiva de la sociedad es un proyecto de carácter formativo y
deportivo dirigido especialmente a niños y jóvenes colombianos que busca desarrollar
integralmente las cualidades motrices, habilidades técnico-deportivas y capacidades humanas,
orientadas a la práctica del futbol, con altos desempeños para el futbol base y la proyección
hacia el futbol de rendimiento.
El programa, además pretende fomentar hábitos de vida saludable, fortalecer en los niños y
jóvenes participantes, valores esenciales para la vida modera como la disciplina, la voluntad,
el deseo permanente de superación, la sana y leal competencia, incidiendo en el mejoramiento
de la calidad de vida del deportista y la de su núcleo familiar. Es un proyecto que va más allá
de lo estrictamente deportivo, que impacta positivamente en la condición humana integral,
como elemento vital en la educación y formación de sus participantes.
Visión del Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A.
Nuestro proyecto de futbol base será el líder en materia de formación deportiva integral,
rendimiento deportivo y servicio interdisciplinario enfocado al futbol, fortaleciendo la imagen
de Independiente Santa Fe en todos los ámbitos, como una entidad comprometida con la
3
formación de deportistas integrales y talentos al servicio de la comunidad, la institución y del
Futbol Colombiano en todas las regiones del país.
En la actualidad, tanto Independiente Santa Fe S.A. como su Programa de Formación
Deportiva, son reconocidos por su gestión administrativa como uno de los mejores programas
de formación deportiva del país, en base a indicadores como por ejemplo el número de
deportistas matriculados, el grado de satisfacción de los padres de familia o el crecimiento
tanto estructural como de talento humano que ha tenido el programa desde su fundación. Pero
el camino que se debe recorrer para la mejora continua y lograr la calidad excelencia es largo
y requiere de un mayor esfuerzo para que los logros obtenidos se multipliquen a futuro.
La formulación de un modelo administrativo para inicialmente ser ejecutado en la sede
Siberia, y posteriormente y con sus debidas modificaciones pueda ser ejecutado en su
totalidad por todo el programa, demanda que este pueda adaptarse a las necesidades de todos
los agentes que intervienen en el proceso, tanto internos como externos; esto origina como
requisito indispensable diagnosticar y caracterizar la población, y planear a partir de los
conocimientos adquiridos los modelos de gestión más acordes y mejor definidos, que con su
ejecución mejoren aquellos indicadores que catalogan al Programa de Formación Deportiva
de Independiente Santa Fe S.A. como uno de los mejores del país.
4
2. OBJETIVOS DEL PROYECTO
2.1. OBJETIVO GENERAL
Elaborar un modelo administrativo ejecutable para la sede Siberia del Programa de Formación
Deportiva de Independiente Santa Fe S.A., a partir del diagnóstico de la situación actual del
programa y el estudio teórico de las distintas escuelas administrativas, dentro del primer año
de funcionamiento.
2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Elaborar un diagnóstico de la situación actual de la gestión administrativa en la sede
Siberia del Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe mediante la
caracterización de procesos administrativos existentes dentro del primer mes de
funcionamiento.
2. Identificar necesidades y expectativas sin satisfacer dentro del Programa de Formación
Deportiva de Independiente Santa Fe S.A., en los procesos administrativos realizados en
cada una de sus sedes.
3. Comparar los procesos administrativos desarrollados en los procesos de formación y
proyección del Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A durante
el año 2015, analizando el trabajo que desarrollan los supervisores administrativos que
hacen parte del programa.
4. Identificar mejoras que soportadas en modelos de gestión administrativa sean viables a
desarrollar a largo plazo por parte del Programa de Formación Deportiva de Independiente
Santa Fe S.A.
5
3. METODOLOGIA
Se utiliza una metodología de investigación de tipo descriptiva y cualitativa. Puesto que en
primer lugar se caracterizará una población, señalando sus propiedades y características y en
segundo lugar se buscará explorar acerca de las interacciones sociales entre los sujetos y las
posibles variables que permitan solucionar problemáticas de dicha población que durante el
ejercicio se presenten, enmarcadas dentro de una institución de la cual se extraerán
características y variables tales como las condiciones laborales o la metodología que permite
el desarrollo de sus actividades.
La población objetivo consistirá en los deportistas inscritos en la sede Siberia a partir del 1 de
Agosto de 2015 en adelante.
FASE 1. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL PROGRAMA DE
FORMACIÓN DEPORTIVA DE INDEPENDIENTE SANTA FE Y DE LA SEDE
SIBERIA.
Con el fin de diagnosticar la realidad existente a nivel administrativo de Independiente Santa
Fe S.A. y su Programa de Formación Deportiva específicamente en la sede Siberia, se tendrá
en cuenta la población objetivo dividida según sus características básicas, las cuales tendrán
incidencia en las conclusiones del trabajo desarrollado. Esta fase está determinada en 2
componentes:
Componente 1: Caracterización.
Durante este componente se busca realizar una caracterización de la población y la
identificación de las variables internas y externas que interactúan en el proceso
administrativo de la sede y el Programa de Formación Deportiva.
6
Caracterización de la población según:
1. Deportistas por categoría: Niños y jóvenes nacidos entre el 1 de enero de 2009
y el 31 de diciembre de 1998.
2. Entrenadores deportivos
3. Equipo de fisioterapia
4. Supervisor administrativo de sede
5. Área metodológica: Director del área metodológica y coordinadores de zona.
6. Equipo administrativo del Programa de Formación Deportiva: Director general
del Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A. y
auxiliares administrativas.
Identificar el perfil de la población objetivo.
Identificar la existencia o no de una infraestructura física adecuada para el desarrollo
de las funciones administrativas.
Identificar posibles escenarios que se puedan enmarcar como competencia directa o
indirecta, cuya razón social busque un fin similar a los que busca el Programa de
Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A., mediante una matriz de perfil
competitivo.
Identificar los proveedores que colaboran al proceso administrativo del Programa de
Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A.
Pautar y asistir a reuniones periódicas entre los supervisores administrativos de las
sedes con el director general, una en la sede administrativa del programa y otra en
sede a designar en forma aleatoria.
7
Componente 2: Determinación de Recursos
Durante este componente se busca determinar el tipo y la cantidad de recursos con los
que cuenta el Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A.
Recursos Humanos: Comprende todas aquellas personas que directamente son
contratados por Independiente Santa Fe S.A. y su representante legal, para la ejecución
de funciones dentro del Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe
S.A.
Materiales y suministros: Comprende todos los bienes tangibles con los que cuenta la
sede Siberia y son designados para el desarrollo de las funciones administrativas, y
son propiedad de Independiente Santa Fe S.A.
Infraestructura física: Comprende todos los bienes inmuebles y propiedades ya sean
propias o tomadas en alquiler, para la práctica deportiva y administrativa, como
canchas deportivos, vestuarios, área de fisioterapia, área administrativa, depósitos o
bodegas y áreas sociales.
Materiales deportivos y utilería de entrenamiento: Comprende todos los bienes
tangibles con los que cuenta la sede Siberia y son designados para el desarrollo de la
práctica deportiva, y son propiedad de Independiente Santa Fe S.A.
Dotación e indumentaria: Comprende toda la vestimenta que es asignada a cada
recurso humano y que lo identifica como integrante del Programa de Formación
Deportiva de Independiente Santa Fe S.A.
Otros recursos: Comprende todos aquellos valores agregados que ofrece el Programa
de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A. y que representan un costo
8
financiero, tales como hidratación, bonos de descuento, boletería para eventos
deportivos, elementos multimedia y digitales, productos marca registrada, entre otros.
FASE 2. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES Y FUNCIONES ACORDADAS
CON EL CLUB Y DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS GENERALES DE
LA INVESTIGACIÓN QUE FUNDAMENTAN EL ENFOQUE ADMINISTRATIVO
SELECCIONADO EN LA SEDE SIBERIA DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN
DEPORTIVA DE INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
Durante esta fase se realizaran los distintos análisis dentro del marco teórico que permitan
identificar los enfoques, las escuelas y las teorías administrativas bajo las cuales se direcciona
y orienta el Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A. Para el
desarrollo de este estudio teórico y su posterior análisis se estudiaran 6 enfoques
administrativos tratados y recopilados por Idalberto Chiavenato en su obra “Introducción a la
teoría general de la administración” [1], y sus principales escuelas y teorías; estos enfoques
administrativos son:
1. Enfoque clásico de la administración.
2. Enfoque humanista de la administración.
3. Enfoque neoclásico de la administración.
4. Enfoque estructuralista de la administración.
5. Enfoque conductual de la administración.
6. Enfoque sistémico de la administración.
Posteriormente se elaborara la construcción de la matriz DOFA[2] como una de las
herramientas administrativas más útiles que permite realizar un diagnóstico real de la
situación actual de la empresa; también se identificara el Direccionamiento Estratégico [3] del
programa, el análisis de los cargos del Programa de Formación Deportiva, se recolectara la
9
información para la construcción del Manual de Procedimientos, estos datos incluirán
información referente como responsable y documento que soporta dicho proceso, y su
respectivo diagrama de flujo; para trabajar sobre estos parámetros únicamente se aplicara el
diagnóstico y el trabajo de campo realizado en la sede Siberia, se puede aplicar también sobre
el trabajo de campo realizado en alguna de las otras sedes según aplique el caso.
En esta fase también se desarrollaran las actividades o tareas asignadas por la Dirección del
Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A. y que están consignados
en el contrato de prestación de servicios firmado entre el pasante y el representante legal de la
institución. Las actividades o tareas asignadas comprenden:
Visita de caracterización de la sede Siberia perteneciente al Programa de Formación
Deportiva de Independiente Santa Fe S.A., ubicada en la Autopista Medellín – Vía La
Vega, en los campos deportivos pertenecientes a La Liga Deportiva D.C., reconocimiento
de campos de futbol e instalaciones físicas, encuentro con el equipo de trabajo de La Liga
Deportiva D.C., y entrega y recepción de oficinas y espacios físicos otorgados al
Programa de Formación Deportiva.
Reconocimiento del equipo de trabajo de Independiente Santa Fe S.A. delegado para la
sede Siberia, que consta de un supervisor administrativo, tres entrenadores y una
fisioterapeuta.
Inducción de funciones y tareas a desarrollar en la supervisión administrativa de la sede
Siberia, por parte del Director del Programa de Formación Deportiva de Independiente
Santa Fe S.A. el señor Diego Mauricio Urquijo Martínez, y el Supervisor Administrativo
de las sedes de proyección (Centro de Alto Rendimiento y Circulo de Suboficiales de las
10
Fuerzas Militares) y Director Administrativo de la Copa Independiente Santa Fe 2015, el
señor Albert Pinilla Chaves.
Matricula de deportistas nuevos que ingresan al Programa de Formación Deportiva de
Independiente Santa Fe S.A., y han sido inscritos en la Sede Siberia.
Recepción de material de entrenamiento y diligenciamiento de formato de inventarios.
Recopilación de datos de los deportistas inscritos al Programa de Formación Deportiva de
Independiente Santa Fe S.A. en la sede Siberia, esta recopilación de datos incluye:
Documento de identidad, año de nacimiento, nombres y apellidos, fecha de matrícula, y
estado de pago de mensualidades, realizando un diagnóstico de las categorías que entrenan
en la sede Siberia.
Ejecutar los procesos de control e inspección de estados de cuenta y por consiguiente
tomar las medidas pedagógicas y administrativas para los alumnos que no hayan
cancelado su mensualidad.
Recepción, evaluación y entrega de las carpetas de pago y asistencia de cada uno de los
entrenadores a cargo en la sede Siberia.
Coordinación y supervisión de personal de talento humano que desempeñe sus funciones
en la sede Siberia.
Proyección de competencias se realizan en el escenario, como lo es la Copa Independiente
Santa Fe 2015.
Definir cronogramas de actividades, torneos y eventos que se realicen en el escenario,
como lo son la Copa Independiente Santa Fe 2015, intercambios deportivos y escuela de
padres, entre otros.
11
Planear, coordinar y direccionar torneos y competencias mediante el diseño de fixtures y
otros procedimientos logísticos que se desarrollen en la Sede Siberia.
Facilitar y apoyar el desarrollo de los procesos deportivos de los entrenadores de la sede
Siberia, en temas relacionados a la solicitud y gestión de campos, materiales y demás
ítems que son necesarios para el desarrollo de las sesiones de entrenamiento.
Controlar y supervisar de manera eficaz y a la fecha, los pagos de las mensualidades de
los alumnos que forman parte del programa formativo en todas las categorías dentro del
plazo estimado.
Socializar las formas de recuperación de sesiones canceladas por eventualidades mayores,
y llegar a un acuerdo unánime y consensuado con los padres de familia.
Informar a la dirección del programa sobre las posibilidades de recuperación de jornadas
de entrenamiento.
Mantener contacto constante con los padres de familia informándoles de las novedades
que se presenten en la sede Siberia.
Entrega de informes periódicos a la dirección del Programa de Formación Deportiva de
Independiente Santa Fe S.A.
Apoyo administrativo en funciones designadas por el director del Programa de Formación
Deportiva de Independiente Santa Fe S.A., a ejecutar en las instalaciones de la sede
administrativa de Independiente Santa Fe S.A. (Calle 64ª No. 50 B - 08).
12
FASE 3. GENERACIÓN DEL MODELO ADMINISTRATIVO Y LA PROPUESTA DE
APLICACIÓN PARA LA SEDE SIBERIA DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN
DEPORTIVA DEL CLUB INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
Durante esta fase se presentara a la Dirección del Programa de Formación Deportiva de
independiente Santa Fe S.A. un documento solicitando la revisión y evaluación del presente
proyecto, adjunto con los anexos del documento, que incluyen un Manual de procedimientos.
Los resultados, análisis de resultados, conclusiones y recomendaciones finales se ejecutaran
en el año 2016.
Componente 1: Propuesta de creación de nuevos departamentos
Se presentara la propuesta de creación de nuevos departamentos a la dirección del
Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A., y que por su
idoneidad pueden en un plazo de un año constituirse dentro del programa. Dentro de
este componente puede valorarse la posibilidad de crear un departamento médico, que
incluya kinesiología, fisioterapia, nutricionista, psicólogo, entre otros. También se
puede formalizar el departamento de prensa del Programa de Formación Deportiva en
conjunto con un área de mercadeo.
Componente 2: Propuestas orientadas a relaciones académicas interinstitucionales.
Este componente incluirá como propuesta la realización de seminarios periódicos en
colaboración con el proyecto curricular de Administración Deportiva de la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas en temas administrativos y de
formulación de proyectos a fines entre el Programa de Formación Deportiva y el
proyecto curricular. También ahondara en la elaboración e implantación de un perfil
13
para futuros pasantes del mismo proyecto curricular, interesados en abordar su línea
temática en la formulación de proyectos para escuelas de formación deportiva.
Se creara un equipo logístico en colaboración con estudiantes activos del proyecto
curricular de Administración Deportiva de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas y otras carreras afines a la Administración y Gerencia Deportiva de últimos
semestres, como practica académica, en el que participen como colaboradores en
eventos deportivos propios del club como la Copa Independiente Santa Fe, y sirva para
acercarse más al trabajo practico realizado por el Programa de Formación Deportiva
de Independiente Santa Fe S.A.
Solicitar al club mediante convenio con la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas, la recordación de marca del proyecto curricular de Administración Deportiva
como opción para los jóvenes que estén a punto de terminar sus estudios de básica
media, y estén interesados en estudiar una carrera profesional acreditada y de calidad.
Componente 3: Propuesta orientadas a mejoras en procesos administrativos
Este componente incluirá la compra o diseño, y el uso de un software que permita
construir una base de datos interna que contenga todos los datos de afiliación del
jugador, con foto, así como también datos personales del estudiante y del padre de
familia o acudiente; datos antropométricos, psicológicos, técnicos y tácticos, tomados
en campo por el entrenador deportivo y el equipo de fisioterapia, que puedan ser
accesibles y modificados cuando se requiera, y luego resumirlos en una ficha que
pueda ser fácilmente comprendida y entregada a:
Directivos administrativos y deportivos de Independiente Santa Fe S.A.
14
Director del Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A.
Integrantes del Área Metodológica del Programa de Formación Deportiva de
Independiente Santa Fe S.A.
Auxiliares administrativas del Programa de Formación Deportiva de
Independiente Santa Fe S.A.
Supervisores de sede del Programa de Formación Deportiva de Independiente
Santa Fe S.A.
Entrenadores deportivos del Programa de Formación Deportiva de
Independiente Santa Fe S.A.
Equipo de fisioterapia del Programa de Formación Deportiva de Independiente
Santa Fe S.A.
Departamento de Divisiones Menores de Independiente Santa Fe S.A.
Con el ánimo de vincular y aumentar la cobertura del Programa de Formación
Deportiva de Independiente Santa Fe se propondrá disponer de un medio de transporte
financiado por los padres de familia o subsidiado por la escuela de formación que
traslade a los deportistas que lo necesiten desde un punto de encuentro cercano y
accesible a los deportistas, y los vuelva a acercar al mismo punto una vez finalizada la
práctica, únicamente para sedes que se encuentren fuera del perímetro urbano de
Bogotá D.C.
El desarrollo de la metodología presentada se resume en el ANEXO 3
15
4. RESULTADOS Y ANALISIS
FASE 1: DIAGNOSTICO PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA DE
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A. SEDE SIBERIA
COMPONENTE 1: CARACTERIZACION
DEPORTISTAS: El listado de deportistas se encuentra en el ANEXO 1
o Por categoría
GRAFICA 1: Numero de deportistas por categoría matriculados en la sede Siberia.
1
0
16
7
8
4
8
13
11
7
3
7
2010 2009 2008 2007 2006 2005 2004 2003 2002 2001 2000 1999
DEPORTISTAS
DEPORTISTAS
16
ENTRENADORES
El Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A. busca profesionales
en áreas académicas afines a la actividad física, la recreación y el deporte.
o Por formación académica
GRAFICA 2: Formación académica de entrenadores de la sede Siberia.
o Por institución educativa
GRAFICA 3: Institución educativa por profesor.
2
1
2
POR FORMACION ACADEMICA
PROFESIONAL
TECNICO
EN CURSO
2
1 1 1
UNIVERSIDAD LIBRE UNIVERSIDADPEDAGOGICA
NACIONAL
SENA INCCA
POR INSTITUCION EDUCATIVA
17
EQUIPO DE FISIOTERAPIA
La sede Siberia cuenta con una fisioterapeuta, profesional en Fisioterapia, egresada de la
Corporación Universitaria Iberoamericana a cargo del proceso de la sede, el Programa de
Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A. busca fisioterapeutas con una
formación profesional idónea en las funciones a su cargo a través de su rigor
metodológico, eficiencia, responsabilidad social y cumplimiento de las leyes, capaz de
gestionar programas de intervención fisioterapéutica con el fin de mantener, mejorar o
restablecer el funcionamiento y bienestar cinético de los deportistas desde la perspectiva
del movimiento corporal humano.
SUPERVISOR ADMINISTRATIVO
La sede Siberia del Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A.
cuenta con un supervisor administrativo estudiante de último semestre de Administración
Deportiva de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas,
ÁREA METODOLÓGICA
El Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A. cuenta con tres
coordinadores metodológicos subdivididos en tres zonas según la localización de las sedes
del programa (Norte, Centro y Occidente), siendo el coordinador metodológico de la sede
Siberia el Lic. Jaime Andrés Aguirre Porras.
ÁREA ADMINISTRATIVA
El Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A. esta direccionado
por Diego Mauricio Urquijo Martínez desde el año 2011, profesional en Administración
18
Deportiva. El programa cuenta con tres auxiliares del área administrativa, subdivididas en
tres zonas según la localización de las sedes del programa (Norte, Centro y Occidente),
siendo delegada para la sede Siberia Consuelo Ruiz.
PERFIL DE LA POBLACION OBJETIVO
Deportistas niños y jóvenes colombianos que buscan desarrollar integralmente sus cualidades
motrices, habilidades técnico-deportivas y capacidades humanas, orientadas a la práctica del
fútbol, con altos desempeños para el fútbol base y la proyección hacia el fútbol de
rendimiento; además que pretendan fomentar hábitos de vida saludable, fortalecer valores
esenciales para la vida moderna como la disciplina, la voluntad, el deseo permanente de
superación, la sana y leal competencia, incidiendo en el mejoramiento de su calidad de vida y
la de su núcleo familiar.
IDENTIFICACION DE LA ESTRUCTURA FISICA
La sede Siberia del Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A. se
encuentra ubicada en la Autopista Medellín – Vía La Vega, en los campos deportivos
pertenecientes a La Liga Deportiva D.C. Estas instalaciones deportivas cuentan con 9 campos
de juego Futbol 8, 4 campos de juego Futbol 11, parqueadero vigilado, venta de bebidas y
alimentos y un área destinada a oficinas administrativas. El Programa de Formación
Deportiva de Independiente Santa Fe S.A. tiene el uso de 2 campos de futbol 11 y 2 campos
de futbol 8, una bodega de almacenamiento y una oficina, teniendo unas instalaciones acordes
para prestar un excelente servicio a los usuarios del programa.
19
IDENTIFICACION DE LA COMPETENCIA
Para la identificación de la competencia se utilizó una herramienta analítica conocida como la
Matriz de Perfil Competitivo [4], esta herramienta permite identificar los competidores más
importantes de una empresa e informa sobre sus fortalezas y debilidades particulares. Los
resultados de ellas dependen en parte de juicios subjetivos en la selección de factores, en la
asignación de ponderaciones y en la determinación de clasificaciones.
FACTOR CLAVE
DE ÉXITO P
IND.
SANTA
FE
ACADEMIA
MILLONARIO
S
SEGUROS
LA
EQUIDAD
KANTERANOS
FUTBOL
CLUB
ESTUDIANTES
DE LA PLATA
1. GAMA DE
BENEFICIOS 0,05 4 0,2 2 0,1 2 0,1 1 0,05 1 0,05
2. CALIDAD DEL
SERVICIO 0,20 4 0,2 3 0,15 2 0,1 2 0,1 1 0,05
3. NIVEL
PROFESIONAL
DEL
ENTRENADOR
0,05 4 0,2 4 0,2 3 0,15 1 0,05 2 0,1
4. EXPERIENCIA
DEL PROGRAMA 0,10 4 0,2 4 0,2 2 0,1 1 0,05 1 0,05
5.
RECONOCIMIEN
TO DEPORTIVO
0,30 4 0,2 4 0,2 3 0,15 1 0,05 2 0,1
6.CALIDAD DE
ESCENARIOS 0,10 4 0,2 4 0,2 3 0,15 4 0,2 4 0,2
7.
RECORDACION
DE MARCA
0,20 4 0,2 4 0,2 3 0,15 1 0,05 3 0,15
TOTAL: 1,00 1,4 1,25 0,9 0,55 0,7
TABLA 1: Matriz de perfil competitivo
Luego de identificar los 7 factores más decisivos en el éxito de un Programa de Formación
Deportiva y los competidores más representativos del mercado para la sede Siberia, por
localización (Kanteranos F.C. y Estudiantes de la Plata) o importancia (Academia Millonarios
20
y Seguros La Equidad), se asigna un valor ponderado a cada factor con el fin de indicar su
importancia siendo 0,0 de menor importancia y 1,0 la mayor importancia. También se les
asigna un valor a los competidores para cada factor de éxito, en la siguiente escala:
1. Debilidad más grande.
2. Debilidad menor.
3. Fortaleza menor.
4. Fortaleza más importante.
La sumatoria de estos resultados indica que la Academia Millonarios es el programa
competidor más fuerte e importante y Kanteranos F.C. el más débil, en comparación con los
resultados del Programa de Formación Deportiva, se debe tener en cuenta que el PFD de
Independiente Santa Fe está reconocido como uno de los mejores modelos de formación
deportiva del país, a nivel de resultados deportivos, y promoción de jugadores al futbol
profesional.
La siguiente tabla muestra la justificación de los valores otorgados a cada uno de los
competidores:
FACTOR CLAVE
DE ÉXITO PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA IND. SANTA FE
1. GAMA DE
BENEFICIOS BOLETERIA, POLIZA DE RIESGO, HIDRATACION, UNIFORME
2. CALIDAD DEL
SERVICIO
EXCELENTE, CUENTA CON 9 SEDES EN BOGOTA Y SUS ALREDEDORES, 1
EN CALI, 1 EN SINCELEJO.
3. NIVEL
PROFESIONAL DEL
ENTRENADOR
ESTRICTO PROCESO DE SELECCIÓN PARA PROFESIONALES Y
ESTUDIANTES DE ULTIMOS SEMESTRES EN AREAS AFINES AL
ENTRENAMIENTO DEPORTIVO
4. EXPERIENCIA
DEL PROGRAMA PROGRAMA CONSOLIDADO A PARTIR DEL AÑO 2009
5.
RECONOCIMIENTO
DEPORTIVO
RESPALDADO POR EL EQUIPO PROFESIONAL DE FUTBOL
6. CALIDAD DE
ESCENARIOS DE PRIMER NIVEL
21
7. RECORDACION
DE MARCA RESPALDADO POR EL EQUIPO PROFESIONAL DE FUTBOL
FACTOR CLAVE
DE ÉXITO ACADEMIA MILLONARIOS F.C.
1. GAMA DE
BENEFICIOS POLIZA DE RIESGO, REFRIGERIO, UNIFORME
2. CALIDAD DEL
SERVICIO
DE PRIMER NIVEL, CUENTA CON 5 SUCURSALES UNICAMENTE EN
BOGOTA
3. NIVEL
PROFESIONAL DEL
ENTRENADOR
ESTRICTO PROCESO DE SELECCIÓN PARA PROFESIONALES Y
ESTUDIANTES DE ULTIMOS SEMESTRES EN AREAS AFINES AL
ENTRENAMIENTO DEPORTIVO
4. EXPERIENCIA
DEL PROGRAMA EXPERIENCIA AGRESIVA EN LOS ULTIMOS DOS AÑOS
5.
RECONOCIMIENTO
DEPORTIVO
RESPALDADO POR EL EQUIPO PROFESIONAL DE FUTBOL
6. CALIDAD DE
ESCENARIOS DE PRIMER NIVEL
7. RECORDACION
DE MARCA RESPALDADO POR EL EQUIPO PROFESIONAL DE FUTBOL
FACTOR CLAVE
DE ÉXITO SEGUROS LA EQUIDAD
1. GAMA DE
BENEFICIOS POLIZA DE RIESGO, REFRIGERIO, UNIFORME, BALON
2. CALIDAD DEL
SERVICIO
DE NIVEL INTERMEDIO, CUENTA CON 9 SUCURSALES UNICAMENTE EN
BOGOTA
3. NIVEL
PROFESIONAL DEL
ENTRENADOR
PROFESIONALES Y ESTUDIANTES DE ULTIMOS SEMESTRES EN AREAS
AFINES AL ENTRENAMIENTO DEPORTIVO
4. EXPERIENCIA
DEL PROGRAMA
EXPERIENCIA CRECIENTE EN EL ULTIMO AÑO, REALIZA
BENCHMARKING SOBRE EL PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA DE
INDEPENDIENTE SANTA FE.
5.
RECONOCIMIENTO
DEPORTIVO
RESPALDADO POR EL EQUIPO PROFESIONAL DE FUTBOL
6. CALIDAD DE
ESCENARIOS NIVEL INTERMEDIO, TODOS UBICADOS EN LAS AFUERAS DE BOGOTA
7. RECORDACION
DE MARCA RESPALDADO POR EL EQUIPO PROFESIONAL DE FUTBOL
FACTOR CLAVE
DE ÉXITO KANTERANOS FUTBOL CLUB
1. GAMA DE
BENEFICIOS UNIFORME
2. CALIDAD DEL
SERVICIO REDUCIDO, DOS SEDES CERCA A BOGOTA
3. NIVEL
PROFESIONAL DEL
ENTRENADOR
ENTRENADORES DEPORTIVOS CON O SIN EXPERIENCIA
4. EXPERIENCIA
DEL PROGRAMA
BAJA, NO CUENTA CON UN RESPALDO EN SUS PROCEDIMIENTOS
DEPORTIVOS
5.
RECONOCIMIENTO CASI INEXISTENTE, PARTICIPAN EN TORNEOS DE LA LIGA DE BOGOTA
22
DEPORTIVO
6. CALIDAD DE
ESCENARIOS
COMPARTE ESCENARIOS EN LA LOCACION DONDE ESTA UBICADA LA
SEDE SIBERIA
7. RECORDACION
DE MARCA NULA
FACTOR CLAVE
DE ÉXITO
ESTUDIANTES DE LA PLATA
1. GAMA DE
BENEFICIOS UNIFORME
2. CALIDAD DEL
SERVICIO
BAJA
3. NIVEL
PROFESIONAL DEL
ENTRENADOR
ENTRENADORES DEPORTIVOS CON O SIN EXPERIENCIA
4. EXPERIENCIA
DEL PROGRAMA
BAJA, NO CUENTA CON UN RESPALDO EN SUS PROCEDIMIENTOS
DEPORTIVOS
5.
RECONOCIMIENTO
DEPORTIVO
CASI INEXISTENTE, PARTICIPAN EN TORNEOS DE LA LIGA DE BOGOTA
6. CALIDAD DE
ESCENARIOS UBICADOS MUY CERCA A LA SEDE SIBERIA PERO DE PRIMER NIVEL
7. RECORDACION
DE MARCA
ALTA POR EL NOMBRE ASOCIADO AL EQUIPO QUE PARTICIPA DEL
TORNEO ARGENTINO DE FUTBOL, PERO SU ASOCIACION REAL CON ESTA
ENTIDAD ES CASI NULA
TABLA 2: Justificación ponderaciones matriz de perfil competitivo
IDENTIFICACION DE PROVEEDORES
El Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A. cuenta con los
siguientes proveedores:
Indumentaria deportiva: Umbro Colombia
Hidratación: Imperial Mix
Materiales y utilería: Golty
Escenarios deportivos: La Liga Deportiva Colombiana
23
COMPONENTE 2: DETERMINACION DE RECURSOS
RECURSO TIPO CANTIDAD
Recursos humanos Entrenadores 113
Fisioterapeutas 14
Supervisores 13
Área metodológica 3
Área administrativa 4
Materiales y suministros Tablet Samsung 1
Radio Motorola Mr350r 6
Infraestructura física Canchas futbol 11 2
Canchas futbol 8 2
Bodega de almacenamiento 1
Oficina 1
Utilería de entrenamiento Balones #5 Golty 28
Balones #4 Golty 22
Balones #3 Golty 10
Tula Golty 5
Escalera 3
Aros 20
Conos 0
Platillos 60
Equipo de ensamble 1
Bomba para inflado 1
Petos 46
Estacas 12
Dotación e indumentaria Sudadera entreno hombre 4
Sudadera hombre gris 1
Sudadera roja fisioterapia 1
Otros recursos Hidratación -
Boletería partidos 1 por partido
Descuento Casa Cardenal 10% TABLA 3: Determinación de recursos.
24
FASE 2: DESARROLLO DE ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE GANTT
ACTIVIDAD INICIO DURACION SEMANAS
DURACION
NORMAL
DURACION
TARDIA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
-Visita de
Caracterización 1 2
-Reconocimiento
equipo de trabajo 1 2
-Inducción de
funciones y tareas 2 4
-Proceso de matricula 4 16
-Recepción de
material 4 4
-Control de estado de
pago 5 16
-Recepción de
carpetas de pago 9 12
-Entrega de carpetas
de pago 9 12
-Entrega de informe
administrativo 21 2
GRAFICO 4: Diagrama de Gantt
ANALISIS DEL ENFOQUE ADMINISTRATIVO DEL PROGRAMA DE FORMACION
DEPORTIVA DE INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
Con base al marco teórico abordado en el anteproyecto de grado y que guiaría el análisis
administrativo dentro del Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A.,
se establece que la dirección administrativa de este programa no se encasilla dentro de un solo
modelo o teoría administrativa, y a su vez según recomendación de los docentes revisores
tampoco dentro de un modelo de gestión.
El PFD se rige bajo tres pilares fundamentales, la estructura vertical que se trabaja en el Club
Independiente Santa Fe S.A. encabezado por el presidente Cesar Augusto Pastrana Guzmán,
25
el cual define una misma identidad de juego desde el equipo profesional, las divisiones
menores y el programa de formación deportiva, independiente de que se comporten como
estructuras individuales, el fin debe ser el mismo, establecer una identidad para todos los
equipos que representen a Independiente Santa Fe a nivel profesional o formativo.
Se puede analizar que según la información brindada la administración del PFD de
Independiente Santa Fe y cada una de sus sedes, son influidas por unos conceptos extraídos de
la Teoría Clásica de Henry Fayol y las teorías Neoclásicas, como el enfoque de arriba
(Presidencia) hacia abajo y del todo hacia las partes componentes, buscando que desde la
dirección se de una estructura organizacional donde el método de trabajo sea el mismo a
cumplir por parte de los supervisores de cada sede, pero si desligarse de la importancia de la
división del trabajo y la especialización que deben tener cada una de las partes como un
proceso. Y que permite aplicar a futuro cualquier cantidad de herramientas administrativas y
encasillar el PFD en un modelo administrativo flexible, simple y que pueda retroalimentarse
para buscar la excelencia y la mejora continua, como por ejemplo un Modelo EFQM.
26
ANALISIS DOFA
MATRIZ DOFA
OPORTUNIDADES AMENAZAS
O1
Emigración de habitantes
de Bogotá hacia los
municipios aledaños A1
Crecimiento de los PFD de
los clubes profesionales de
Bogotá
O2
Alta demanda de niños y
jóvenes que quieren
practicar el deporte A2
Baja calidad del Talento
Humano
O3
Crecimiento de la hinchada
del club Independiente
Santa Fe S.A. A3
Incumplimiento del
reglamento por parte del
acudiente
FORTALEZAS FO FA
F1
Respaldo institucional del
club Independiente Santa
Fe S.A. 1.
Apertura de nuevas sedes
en los municipios aledaños
a Bogotá 1.
Visitas de deportistas del
PFD a la sede del equipo
profesional
F2
Amplia cobertura en
Bogotá y sus municipios
aledaños 2.
Creación de un área de
prensa para el PFD 2.
Prevención de resultados
académicos por parte de los
entrenadores
F3 Excelentes instalaciones y
campos deportivos 3.
Promoción del PFD por
parte de jugadores del
equipo profesional 3.
Masificación del
reglamento del PFD por
medio del área de prensa
DEBILIDADES DO DA
D1
La demanda de usuarios
excede la oferta del
programa 1.
Aplicación de una
plataforma online para el
registro y control de datos 1.
Diseño de un manual de
procedimientos para el
talento humano del PFD
D2
Dificultad en el proceso de
legislación y control de
pagos 2.
Realización de una
capacitación en el manejo
de la plataforma 2.
Elaboración y aplicación
estricta de sanciones
pedagógicas para
acudientes que no cumplan
con el reglamento
D3
Implantación de un
software para el manejo y
control de datos 3.
Asociación del PFD con
entidades públicas y
empresas privadas en los
municipios aledaños a
Bogotá
3.
Asociaciones con
proveedores con alto
posicionamiento en su área
TABLA 4: Matriz DOFA
27
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
GRAFICO 5: Organigrama Programa de Formación Deportiva
ANALISIS DE LOS CARGOS
Director del Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe
Es la cabeza visible del Programa de Formación, se encarga de direccionar, planear, gestionar
y distribuir los recursos del programa, así mismo de la contratación del personal y el
desarrollo de convenios interinstitucionales para la apertura de sucursales.
Auxiliar administrativa
Este cargo consiste en el ejercicio de funciones de control, evaluación y desarrollo de
funciones administrativas en la sede principal de Independiente Santa Fe S.A., matriculas,
DEPORTISTAS
28
registro de usuarios, atención al usuario, recepción de documentación y correspondencia,
manejo de plataforma y base de datos, control y registro de personal contratado.
Supervisor administrativo de sede
Este cargo tiene como fin realizar funciones de control y dirección de los campos deportivos,
manejo de personal, control de pagos y cartera, control de inventarios y servicio al usuario;
también debe realizar informes periódicos sobre el estado actual de la sucursal. Debe ser
capaz de resolver problemas en el mejor tiempo posible.
Área metodológica
Este cargo tiene como función coordinar el área deportiva del Programa de Formación, la
selección y capacitación de los entrenadores, elaborar la estructura metodológica del
programa bajo la cual se deben orientar los entrenadores al momento de realizar sus
planeaciones de cada sesión, también se encargar de evaluar los resultados obtenidos por el
entrenador en las sesiones de entrenamiento y en la competencia.
Área de fisioterapia
Este cargo tiene como función estar presente en las sesiones de entrenamiento brindando un
servicio médico preventivo y asistencial en el momento que el deportista lo requiera,
adicional debe llevar un control de la evolución y las incapacidades registradas en su sede;
pueden realizar trabajos diferenciados sin material para aquellos deportistas que no se
encuentren a paz y salvo con el programa, y realizar trimestralmente una valoración físico-
atlética acorde a la edad con la medición de indicadores como IMC, postura y flexibilidad,
con base en estos resultados realizar recomendaciones a los deportistas para que trabajen
específicamente en estas falencias.
29
Entrenadores
Este cargo se encarga de planificar, desarrollar y ejecutar las sesiones de entrenamiento de los
deportistas, preparándolos a nivel físico, técnico y táctico, a fin de lograr una óptima
formación, física y técnica durante el momento de competencia; también tienen asignada la
función de caracterizar y controlar sus respectivos grupos, y llevar un listado de asistencia y
control de pagos.
FASE 3: PROPUESTAS DE APLICACIÓN PARA LA SEDE SIBERIA DEL
PROGRAMA DE FORMACION DE INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
El objetivo de la presente pasantía fue de construir una serie de mejoras a nivel
administrativo, que mejoren los procesos actuales del Programa de Formación Deportiva de
Independiente Santa Fe S.A., que aunque es catalogado como uno de los mejores programas
de formación deportiva del país, denota una deficiencia en el contexto colombiano del
deporte, la falta de un soporte teórico que permita que el programa y toda la institución se
enfoquen a elaborar un servicio dentro de la mejora continua, primando la excelencia. El éxito
del actual programa de formación se debe al trabajo que ha realizado su director desde que
llego a su cargo, a la toma de decisiones, al gran manejo administrativo y a la gestión que ha
realizado, pero en un mundo organizacional en que la organización prima por encima de sus
hombres se deben implementar modelos de gestión y usar herramientas que a futuro cuando la
dirección del programa este a cargo de otras personas siga primando el éxito que se le ha dado
al programa.
A partir de esto como un objetivo se busca identificar posibles mejoras que soportadas en
modelos de gestión administrativa para la elaboración del manual de procedimientos para
proceder a aplicarlos en el Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A.
30
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Se elabora a partir de la información recopilada y el trabajo de campo realizado en la sede
Siberia del programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A., el Manual de
Procedimientos aplicados a las funciones administrativas y operativas que realiza el
Supervisor administrativo de la sede. Este Manual de Procedimientos se encuentra al finalizar
el informe final en el Anexo 2.
NUEVOS DEPARTAMENTOS
Se propone la creación de un departamento médico, en el que ingrese al equipo del programa
un médico deportologo, con un perfil profesional y una experiencia adecuada para el trabajo
con deportistas, se presenta esta iniciativa con el fin de apoyar y orientar el trabajo realizado
por el área de fisioterapia, esto debido a que en su práctica les es prohibido realizar
diagnósticos a sus pacientes, al igual que les es prohibido formular. Este profesional ejercerá
un rol de liderazgo en el programa de formación, por lo tanto sus honorarios deberán ser
relativos a este ítem.
En colaboración con el área de mercadeo y el área de prensa de Independiente Santa Fe, se
espera establecer una subdivisión encargada únicamente del programa de formación, donde se
reproduzca información relativa en tiempo real acerca de las funciones, objetivos y resultados
de los grupos que hacen parte de los procesos de proyección y formación. Esto puede ser
visualizado en la página web oficial del club independientesantafe.co, la plataforma online de
los usuarios y las redes sociales.
RELACIONES ACADEMICAS INTERINSTITUCIONALES
Se propone que dentro de una relación de cooperación entre el Programa de Formación
Deportiva de Independiente Santa Fe S.A. y el proyecto curricular de Administración
31
Deportiva de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, dentro de las asignaturas
Seminario especializado de deporte (X), Introducción al Deporte (I) y Organización de
eventos recreo-deportivos y culturales (IX), una serie de conferencias y charlas académicas en
los siguientes temas:
Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A.: Se presenta como
un estudio de caso la situación histórica y actual del programa, y como se logró su
posicionamiento a nivel nacional.
Metodología del entrenamiento deportivo: Se expone la metodología que deben
trabajar los entrenadores del programa y cuál es el modelo que se prioriza para el éxito
y la consecución de resultados deportivos.
Copa Independiente Santa Fe: Se expone la Copa Independiente Santa Fe como un
evento de competencia deportiva planeado por el Programa de Formación Deportiva
en pro de que el componente de competencia este inmerso en el proceso formativo del
deportista, y que a través de los años y en su 6° edición busca establecerse como un
evento recreo deportivo de importancia a nivel local.
Estas conferencias y charlas buscan incentivar a los estudiantes de los distintos semestres
permitiéndoles interactuar con una realidad deportiva en la que administradores deportivos
han tenido gran impacto.
El perfil que debe cumplir un estudiante del proyecto curricular de Administración Deportiva
de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas para optar a realizar su pasantía en
alguno de los cargos existentes en el Programa de Formación Deportiva de Independiente
Santa Fe S.A. es el siguiente:
32
Estudiante activo del proyecto curricular de Administración Deportiva de la Universidad
Distrital Francisco José de Caldas, que haya cursado y aprobado el 70% de su plan de
estudios; y que acredite un promedio ponderado no menor a 3.4. Sin necesidad de
experiencia laboral, pero que sea reconocido dentro del proyecto curricular como un
estudiante destacado, con alto sentido de responsabilidad, trabajo en equipo, liderazgo y
manejo de grupos, también debe ser una persona que sea capaz de fijar metas e
indicadores y cumplirlos, y tenga capacidad de innovación donde una alta capacidad
propositiva ayude a formular mejoras aplicables al Programa de Formación Deportiva.
PROPUESTAS ORIENTADAS A LA MEJORA EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Se propuso que se comprara o diseñara un software que permitiera recopilar una base de datos
interna y manipulable por el área administrativa del programa. A partir del año 2016
Independiente Santa Fe S.A. contrata a la empresa “Catalogo Tecnológico S.A.S”, con el
objetivo de sistematizar la totalidad de los procesos administrativos ya existentes, en conjunto
con el software contable Siigo, el cual ya estaba implantado dentro de la institución, dentro
del contrato firmado entre las partes, “Catalogo Tecnológico S.A.S” diseñó, elaboró e
implementó una plataforma online para el Programa de Formación Deportiva, donde se
sistematizaría todos los procesos administrativos de esta dependencia. La plataforma comenzó
a operar en diciembre de 2015 con el proceso de registro y matriculas de usuarios antiguos y
sus respectivos deportistas.
33
GRAFICO 6: Pagina de ingreso de usuarios
Cada usuario del Programa de Formación Deportiva debe registrarse y crear una cuenta en la
base de datos, esta plataforma le solicitara al usuario que complete un formulario de datos
personales y solicitara subir de manera virtual documento de identidad, afiliación a EPS y un
certificado médico-deportivo donde se autorice al deportista la práctica deportiva.
GRAFICO 7: Perfil de usuario
34
Esta plataforma tiene la capacidad de crear recibos de pago para matricula y mensualidad,
habilitados con un código de barras para su identificación en las sucursales del Banco BBVA
y que sustituye el antiguo carnet de recaudo que se entregaba a cada deportista, y permite al
usuario pagar su mensualidad por medio de PSE. Al momento de realizar el pago la
plataforma reporta al supervisor administrativo y al entrenador que el deportista se encuentra
a paz y salvo con el programa, y a su vez está apto para realizar su entrenamiento con
normalidad.
GRAFICO 8: Recibo de pago mensualidad
35
MODELO DE GESTION ADMINISTRATIVA EFQM
Se implantara en conjunto con la dirección del programa, a partir del análisis del presente
informe un conjunto de acciones orientadas hacia el aseguramiento de la calidad, bajo los
principios establecidos por el modelo de Calidad Total – Excelencia o EFQM a sugerencia del
docente Jhon Edison Alvarado. Estos principios son los siguientes:
GRAFICO 9: Principios de la calidad total – excelencia [5]
• Guiar los resultados del PFD hacia todos los grupos de interes Orientacion hacia los resultados
• Crear valor continuo para el cliente
• Fidelizacion Orientacion al cliente
• Liderazgo y ejemplo constante para el PFD
• Comportamientos y grado de involucracion. Liderazgo y coherencia
• Sistemas, procedimientos y datos esten relacionados entre si y son interdependientes Gestion por procesos y hechos
• Mayor implicacion, motivacion y desarrollo personal del equipo del PFD
Desarrollo e implicacion de las personas
• Basarse en el aprendizaje para crear innovacion y oportunidades de mejora
Proceso continuo de aprendizaje, innovacion y mejoras
• Beneficio pactado y satisfactorio entre las partes, que añadan valor Desarrollo de alianzas
• Ir mas alla del marco legall, comprender y dar respuesta a las expectativas de la sociedad
Responsabilidad social de la organizacion
36
El modelo de gestión de la calidad total – excelencia EFQM, surge como un instrumento de
autoevaluación para el PFD, ya que permitirá tener una referencia teórica, y así saber cuál es
el camino correcto que debe tomar el programa para lograr la excelencia y conocer sus puntos
fuertes y áreas de mejora.
De esta manera se puede simplificar la aplicación a futuro de un modelo de gestión de calidad
total – excelencia dentro del PFD bajo la siguiente premisa:
“Excelentes resultados en el rendimiento general de una organización, en sus clientes,
personas y en la sociedad en la que actúa se logran mediante un liderazgo que dirija e
impulse la política y estrategia, que se hará realidad a través de las personas de la
organización, las alianzas y recursos y los procesos.”1
1 [5] El modelo EFQM de excelencia.
37
5. CONCLUSIONES
A través de la conceptualización teórica que soporto el proyecto se encontraron grandes
aportes de las principales teorías administrativas y modelos de gestión administrativa;
también se encontraron una gran variedad de formas de abordar el tema y diversos puntos
de partida a partir de la dirección actual del programa y los sujetos que se interrelacionan
con este. A pesar de que la administración de programas deportivos en Colombia no
cuenta con perfiles ideales para su dirección, el PFD busca generar estos espacios para que
el Administrador Deportivo intervenga y se apropie de un programa que es ejemplo de
éxito dentro de la comunidad académica y deportiva.
Para elaborar un modelo administrativo se deben tener en cuenta un conjunto de variables
fundamentales como lo son las herramientas tecnológicas, los colaboradores, el desarrollo
de una cultura organizacional, los procesos y la comunicación. Planificar, organizar,
desarrollar, evaluar y controlar cada una de estas variables, se convierte en un factor de
éxito.
Es vital para los programas de formación deportiva en Colombia generar estrategias que
permitan de manera cuantitativa evaluar si se cumplen las metas y así eliminar la
subjetividad con la que estos programas se ven expuestos al momento de la toma de
decisiones.
Para implementar un modelo administrativo se debe tener claridad de los procesos que se
desarrollan, y a su vez que todos los colaboradores que en el intervienen los conozcan, la
improvisación en la mayoría de los casos genera una falta de identidad y dificultan que
todos los sujetos que se relacionan con el PFD tengan un sentido de propiedad con la
institución.
38
6. RECOMENDACIONES
Implementar el Manual de Procedimientos elaborado en el presente trabajo, de la misma
manera darlo a conocer a todo el grupo de trabajo del Programa de Formación Deportiva
de Independiente Santa Fe S.A.
Implementar el modelo de gestión de la calidad total – excelencia EFQM en el Programa
de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A., siempre y cuando el club
Independiente Santa Fe S.A. implemente su modelo de aseguramiento de la calidad
mediante certificación del sistema de control de calidad ISO 9001.
Priorizar el perfeccionamiento de la plataforma online que se diseñó para el Programa de
Formación Deportiva de Independiente Santa Fe S.A., permitiendo que los supervisores
administrativos sean capaces de su total manejo.
39
7. BIBLIOGRAFIA
[1] Chiavenato, I. (2006). Introducción a la teoría general de la administración (3ra Edición).
México: McGraw-Hill.
[2] Koontz, H. & Weilhrich, H. (2007). Elementos de administración (7ma Edición). México:
McGraw-Hill.
[3] Ramírez Cardona, C. (2011). Fundamentos de administración (3ra Edición). Bogotá: Ecoe
Ediciones.
[4] Universidad Mariano Galvez (2008). Matriz de perfil competitivo. Guatemala. Maestría en
Investigación de Operaciones. Recuperado de:
https://umgadmonc.files.wordpress.com/2008/06/leccion_no_41.pdf
[5] Ferrando Sánchez, M. & Granero Castro, J. (2003). Calidad total: Modelo EFQM de
Excelencia (2da Edición). FC Editorial.
40
8. ANEXOS
ANEXO 1. Registro de deportistas matriculados en la sede Siberia.
CODIGO DOCUMENTO AÑO NOMBRES POSICION
924715 99122907968 1999 HERNANDEZ RAMIREZ OWEN CAMILO DELANTERO
328679 99102300102 1999 BUSTOS MORENO STEVEN ALBERTO DELANTERO
183965 99010617088 1999 GONZALEZ CUERVO JUAN ESTEBAN MEDIOCAMPO
254836 99011806143 1999 PEREZ SIMBAQUEBA JOHAN SEBASTIAN MEDIOCAMPO
523681 99082401802 1999 RODRIGUEZ CRUZ YONATAN STEVEN MEDIOCAMPO
497618 99102106020 1999 RODRIGUEZ GUTIERREZ SANTIAGO MEDIOCAMPO
763841 99080808522 1999 VICENTES QUINTERO SEBASTIAN DEFENSA
753694 1007415448 2000 SANCHEZ JUAN SEBASTIAN MEDIOCAMPO
784596 1000330749 2000 URIBE SANTIAGO MEDIOCAMPO
368514 1000602790 2000 VILLAMIL FRANCO SEBASTIAN DAVID MEDIOCAMPO
CODIGO DOCUMENTO AÑO NOMBRES POSICION
483296 1193114884 2001 ALBA GARCIA DEINER ALEXANDER MEDIOCAMPO
856417 1010153253 2001 ARIZA RIVEROS MARLON SEBASTIAN MEDIOCAMPO
913872 1000459660 2001 CASTRO BRAYAN STIVEN DELANTERO
172859 2001 ESPINOSA GUERRERO DIEGO ANDRES DELANTERO
897634 1001201858 2001 FONSECA SAMACA JUAN JOSE DELANTERO
613974 1000185126 2001 JIMENEZ GUZMAN JUAN ESTEBAN MEDIOCAMPO
379215 1010153130 2001 MOLINA CHAVES DIEGO ALEJANDRO MEDIOCAMPO
279681 1000287232 2002 ALDANA RODRIGUEZ OSCAR ANDRES DEFENSA
714832 1000727741 2002 BUSTOS HUERTAS KEVIN NICOLAS MEDIOCAMPO
832741 1000708401 2002 CASTRO ESPINOSA JUAN PABLO DELANTERO
317689 1000719444 2002 GOMEZ RONCANCIO JUAN DIEGO MEDIOCAMPO
641287 1000973345 2002 HILARION PEREZ JUAN CAMILO MEDIOCAMPO
367258 1000380811 2002 PEREZ SIMBAQUEBA DAVID LEONARDO MEDIOCAMPO
481579 1000380827 2002 PIÑEROS ARIAS LUIS FELIPE DELANTERO
124657 1000352345 2002 PLAZAS FUQUENE SEBASTIAN MEDIOCAMPO
651872 1003741982 2002 SERRANO ALEMAN JUAN FEDERICO MEDIOCAMPO
795642 1001346709 2002 TORRES ALVARADO JUAN SEBATIAN MEDIOCAMPO
457231 1001310450 2002 VARGAS CLAVIJO JUAN FELIPE DELANTERO
41
CODIGO DOCUMENTO AÑO NOMBRES POSICION
752643 1013096512 2003 CASTAÑEDA CORREDOR SANTIAGO DELANTERO
394768 1001300231 2003 CELY RIVAS CAMILO ANDRES DELANTERO
623951 1000256421 2003 CEPEDA DEL CASTILLO JUAN JOSE DELANTERO
214359 1000241626 2003 CHAPARRO RODRIGUEZ DAVID LEONARDO MEDIOCAMPO
276835 1001193214 2003 GONZALEZ ALARCON ANGEL DAVID ARQUERO
328715 1001096460 2003 HOYOS CASTIBLANCO ANGEL ESTEBAN MEDIOCAMPO
573418 1001348411 2003 MORALES VILLANUEVA MIGUEL SANTIAGO DELANTERO
315286 1000366420 2003 OROZCO BELTRÕN DANIEL FRANCISCO DEFENSA
895236 1001286648 2003 PAEZ PRADA DANIEL SANTIAGO DELANTERO
718392 1000519699 2003 RAMIREZ GALVIS DAVID SANTIAGO DELANTERO
839461 1000471725 2003 SANTANA AREVALO SANTIAGO DEFENSA
539627 1001349809 2003 TORRES ANDRES FELIPE MEDIOCAMPO
629173 1014856964 2003 VACA MATEUS DANIEL SANTIAGO MEDIOCAMPO
576421 1019983266 2004 BUITRAGO PRIETO JOSE MARTIN ARQUERO
315496 1019602911 2004 CHIQUIZA NIVIAYO JUAN SEBASTIAN DELANTERO
683751 1014658649 2004 ECHEVERRY HERNANDEZ JUAN MEDIOCAMPO
891324 1031643857 2004 GARCIA VILLANUEVA JUAN CAMILO ARQUERO
436175 1021632144 2004 MOTTA MELENDEZ DANIEL ALEJANDRO ARQUERO
384512 1032797120 2004 RAMIREZ CAMARGO NICOLAS DANIEL DEFENSA
465173 1023162611 2004 RUBIANO AGUILERA LUCAS SAMUEL MEDIOCAMPO
547291 1016945370 2004 SARMIENTO MORENO NICOLAS FELIPE MEDIOCAMPO
CODIGO DOCUMENTO AÑO NOMBRES POSICION
165749 10271514507 2005 GARCES PULIDO DAVID FELIPE ARQUERO
754932 1011083572 2005 MONROY SANCHEZ ALEJANDRO DELANTERO
317542 1016595332 2005 RODRIGUEZ ESPINOZA RAUL CAMILO MEDIOCAMPO
475823 1019016365 2005 URIBE PEÑALOZA NICOLAS MEDIOCAMPO
547689 1014739263 2006 ARIAS ALBARRACIN SERGIO ALEXANDER DEFENSA
847132 1025142427 2006 GONZALEZ JUAN SEBASTIAN DELANTERO
951248 1027151849 2006 HANGGI QUINONES JUAN SEBASTIAN DEFENSA
765328 1014662022 2006 MORA FLOREZ CRISTHIAN CAMILO MEDIOCAMPO
291846 1031807846 2006 MORA MORANTES JULIAN CAMILO DEFENSA
893527 1141114621 2006 ROMERO ARCE ANDRES CAMILO MEDIOCAMPO
934172 1019988618 2006 RUIZ ESPARZA VICTOR ANDRES DEFENSA
314275 1019989195 2006 TORRES CUCHIGAY JUAN SEBASTIAN DELANTERO
42
CODIGO DOCUMENTO AÑO NOMBRES POSICION
621594 1013265040 2007 CARDONA QUINTERO JUAN JOSE MEDIOCAMPO
374962 1014990205 2007 DIAZ SOTO SIMON JOSE MEDIOCAMPO
645381 1034286567 2007 LOZANO PEREZ SAMUEL SANTIAGO DELANTERO
358462 1013265141 2007 RODRIGUEZ MALDONADO JUAN FELIPE MEDIOCAMPO
316745 1145924703 2007 SANABRIA FERNANDEZ FELIPE ARQUERO
148536 1025462031 2007 SANCHEZ PEDROZA SANTIAGO MEDIOCAMPO
963871 1023164724 2007 SANCHEZ RODRIGUEZ DANIEL FELIPE DELANTERO
568917 1016954316 2008 ACERO NARVAEZ RAFAEL DANIEL ARQUERO
427968 1028864645 2008 ALVARADO ROMERO JHONATAN AYAKSON MEDIOCAMPO
621578 1016954079 2008 ARANGO HERNANDEZ SAMUEL LEONARDO DELANTERO
248913 1016953694 2008 BARRAGAN PARDO ANDREY FELIPE DELANTERO
539842 1014997899 2008 BEJARANO CORDOBA MATIAS MEDIOCAMPO
958234 1141117296 2008 CASTRO ESPINOSA JUAN NICOLAS DELANTERO
962834 1018440299 2008 CHAVARRO ACEVEDO SANTIAGO ARQUERO
238756 1147486102 2008 GARCIA VILLANUEVA CARLOS SANTIAGO MEDIOCAMPO
567934 1014214203 2008 HERRERA LOPEZ DANIEL ANDRES DELANTERO
647218 1141118011 2008 LARROTTA QUINTERO DIEGO FELIPE MEDIOCAMPO
194258 1034781462 2008 PACHECO ROBLES JUAN JOSE MEDIOCAMPO
917854 1027152238 2008 QUIÑONES MACHADO JUAN DAVID DELANTERO
189465 1141118210 2008 RAMIREZ HIGUERO SAMUEL GERARDO MEDIOCAMPO
981372 1019994975 2008 RUIZ ESPARZA JUAN JOSE ARQUERO
317658 1141117280 2008 RUIZ NAGLES JULIAN CAMILO DELANTERO
634598 1034662656 2008 ZULUAGA CHAVES JAVIER THOMAS MEDIOCAMPO
943726 1145926645 2010 SANABRIA FERNANDEZ NICOLAS DELANTERO
ANEXO 2. Manual de procedimientos del Programa de Formación Deportiva.
44
IMPORTANTE
TENIENDO EN CUENTA LA IMPLEMENTACION DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN DE INDEPENDIENTE
SANTA FE, DEL CUAL ME ENCUENTRO ENTERADO, Y HE LEIDO EN SU
TOTALIDAD; ME COMPROMETO A RESPETAR Y ACATAR LA
REGLAMENTACION INTERNA Y FIRMO CONSTANCIA DEL CONOCIMIENTO
DE ESTA:
NOMBRE CEDULA FIRMA
45
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA
SIBERIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
“INTRODUCCION”
El presente manual es una herramienta de consulta y conocimiento de las normas y
procedimientos operativos de la Compañía. Su contenido es propiedad del Programa de
Formación Deportiva de Independiente Santa Fe. Su cuidado, conservación, aplicación y
actualización son responsabilidad del Director administrativo del programa y el respectivo
Supervisor de sede, y forma parte del inventario de trabajo.
El supervisor de sede hará conocer el contenido del manual a todo el personal que desempeña
las funciones relativas a las normas y procedimientos en él descritos, los cuales son de
obligatorio cumplimiento y de carácter confidencial, para lo cual deberá en todos los casos
hacer firmar el registro de conocimiento de Procedimientos a todos los empleados a su cargo.
Las dudas que se generen con ocasión de su aplicación se consultaran con el director del
programa, el área metodológica y el supervisor de sede.
INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL MANUAL
1. Para facilitar su mantenimiento y consulta, este manual ha sido diseñado con
procedimientos actualizables, identificados con un número consecutivo ascendente
organizado por procesos y con copias controladas.
2. La consulta permanente del manual está reservada al personal interno del programa y
el incumplimiento de las normas y procedimientos en él contemplados acarreará las
sanciones disciplinarias a que haya lugar.
3. El supervisor de sede es responsable del cuidado del manual y debe controlar que este
no salga de su sede y que no se generen copias del mismo.
4. Si el manual presenta algún error o incoherencia lógica, deberá ser comunicada a la
dirección del programa.
5. Para las actualizaciones del manual, la dirección del programa enviara los
procedimientos modificados que deberán ser reemplazados.
6. Para controlar las actualizaciones, el supervisor de sede deberá enviar al área
administrativa los documentos que pierdan vigencia, para realizar la respectiva
destrucción de las versiones anteriores y evitar el uso de documentos obsoletos.
46
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA
SIBERIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
“POLITICA DE CONFIDENCIALIDAD”
Independiente Santa Fe S.A. tiene vigente una política de confidencialidad y custodia de la
información, en la cual participan activamente los trabajadores, cumpliendo obligaciones y
absteniéndose de incurrir en las prohibiciones expresamente previstas en esta política y
cualquier otra conducta que conlleve violación del deber de confidencialidad frente a la
información y procesos de la organización.
NORMAS
1. Los trabajadores se abstendrán durante la vigencia de vinculación con Independiente
Santa Fe S.A. o con posteridad a su terminación por cualquier causa de: revelar,
suministrar, vender, arrendar, publicar, copiar, reproducir, remover, disponer,
contratar, transferir y en general utilizar directa o indirectamente en favor propio o de
terceros, en forma total o parcial información confidencial o propiedad intelectual de
la Compañía o de terceros a la cual tenga acceso o de la que haya tenido conocimiento
en razón de su vinculación sin que medie autorización previa, expresa y escrita para tal
efecto; igualmente la información de terceros, clientes o usuarios de servicios que
presta Independiente Santa Fe S.A.
2. Los trabajadores por ningún motivo podrán servirse de la información a la que puedan
tener acceso por su vinculación como datos de clientes y usuarios, información
relacionada con procedimientos para atención de clientes, bases de datos y en general
cualquier procedimiento relacionado con el desarrollo de la razón social de
Independiente Santa Fe S.A., así como procedimientos especiales a los que tenga
acceso con ocasión de sus actividades laborales, con el fin de direccionar mercados,
obtener provecho para sí o para terceros.
3. Cada trabajador, a la terminación de su vinculación laboral debe devolver de manera
inmediata cualquier documento, información o elemento que le haya sido entregado
para efecto del cumplimiento del objeto de su contrato de trabajo con Independiente
Santa Fe S.A.
47
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA
SIBERIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
“POLITICA DE CONFIDENCIALIDAD”
4. El incumplimiento de los compromisos de confidencialidad por parte del trabajador
constituye una violación grave a la confidencialidad sin perjuicio de las acciones
legales que puedan emprenderse contra el trabajador o ex trabajador a fin de
indemnizar los daños que se causen a la Compañía o a terceros con su actuación o de
cualquier otra acción legal que pueda emprenderse ante la Jurisdicción Penal como
consecuencia del incumplimiento de la obligación de confidencialidad.
5. Esta política debe ser dada a conocer a todos los trabajadores de Independiente Santa
Fe S.A., quienes deberán conocer las normas legales sobre propiedad intelectual y
competencia desleal, comprometiéndose por tanto a cumplirlas durante la vigencia de
vinculación y con posteridad a su terminación cualquiera sea el motivo.
6. El término de PROPIEDAD INTELECTUAL comprende los derechos de autor y la
propiedad industrial y por tanto se refiere entre otros a información, software, bases de
datos, aplicaciones, marcas, enseñanzas, nombres comerciales, modelos, y dibujos
industriales, patentes, know how, secretos industriales, invenciones, descubrimientos y
otros similares.
48
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA
SIBERIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
LISTADO DE PROCEDIMIENTOS
“SIBERIA”
MODULO
No. PROCESO PROCEDIMIENTO CODIGO
REVISION
No.
1 Manejo de
Plataforma
1. Registro de usuario SIB-01-01 0
2. Asignación de sede y categorías SIB-01-02 0
3. Generación de listados SIB-01-03 0
4. Control de asistencia SIB-01-04 0
5. Visualización de pagos SIB-01-05 0
2 Control de pagos 1. Control de pagos en campo SIB-02-01 0
2. Control de pagos por plataforma SIB-02-02 0
3 Inventario
1. Recepción de dotación SIB-03-01 0
2. Entrega de dotación SIB-03-02 0
3. Elementos dados de baja SIB-03-03 0
4 Inducción y
capacitación
1. Inducción de Personal SIB-04-01 0
2. Capacitación Interna SIB-04-02 0
5 Inscripción
1. Matricula SIB-05-01 0
2. Entrega de uniforme SIB-05-02 0
3. Póliza SIB-05-03 0
6 Otros
1. Entrega de boletería SIB-06-01 0
2. Hidratación SIB-06-02 0
3. Cuentas de cobro SIB-06-03 0
7 Servicio al
Cliente
1. Peticiones, quejas y reclamos SIB-07-01 0
2. Atención al Cliente SIB-07-02 0
49
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA
PROCESOS Y NORMATIVIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
"SIBERIA"
CODIGO. SIB-01-01
REV. 0
PAGINA 1 DE 2
PROCESO Manejo de plataforma
PROCEDIMIENTO Registro de usuario
DEPARTAMENTO Administrativo
SECCION Operativa
FECHA DE EMISION 04 de Marzo de 2016
OBJETIVO Asegurar que el usuario se registre de forma activa dentro de la plataforma online del Programa de Formación
Deportiva.
ALCANCE Este procedimiento inicia con la creación del perfil del usuario y finaliza con su registro en la base de datos.
CONSIDERACIONES BÁSICAS
1. Es responsabilidad del Director del PFD crear y aprobar que los cargos del Programa de Formación Deportiva
se visualicen en la plataforma online.
2. El Director del PFD puede asignar, eliminar o modificar tipos de usuarios, modificando la accesibilidad del
usuario.
3. Es responsabilidad del Supervisor de sede informar sobre modificaciones en campo de los cargos y funciones
del personal con el fin de modificar el registro del usuario.
REFERENCIAS N/A
DOCUMENTACIÓN QUE INTERVIENE N/A
OBSERVACIONES Ninguna
RESPONSABLE No. ACTIVIDADES
Director Administrativo 1 Crear el usuario según el cargo
asignado
Auxiliar administrativo, Metodólogo,
Supervisor de sede, Fisioterapeuta y
Entrenadores
2 Revisar y verificar los usuarios
asignados por cada trabajador
Director Administrativo 3 Modificar y/o eliminar del usuario
Supervisor de sede 4 Informar sobre las modificaciones al
personal correspondiente.
50
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Modificación o
eliminación en la
plataforma online
(http://72.167.109.92)
No aplica
SI: Se devuelve a la actividad No. 2
NO: Se continua con la actividad No. 5
El Supervisor de sede debe de informar
a todos los colaboradores acerca de las
modificaciones que se realicen de la
plataforma o del Programa de Formación
Deportiva.
Director Administrativo
Auxiliar administrativo
Metodólogo
Supervisor de sede
Fisioterapeuta
Entrenador
Director Administrativo
Supervisor de sede
RESPONSABLE REGISTRO
Se realiza la creación del usuario dentro
de la plataforma online
(http://72.167.109.92) del Programa de
Formación Deportiva, según el cargo
asignado. (Auxiliar administrativo,
Metodólogo, Supervisor de sede,
Fisioterapeuta y Entrenador)
Cada uno de los colaboradores se
compromete a revisar, verificar y validar
que su usuario sea el correspondiente a
su cargo en la plataforma online
(http://72.167.109.92).
Creación de usuario en
plataforma online
(http://72.167.109.92)
No aplica
FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
Inicio
Crear el usuario según el cargo
asignado
Revisar y verificar los usuarios
asignados por
cada trabajador
¿Se requiere modificar o
eliminar algún usuario?
Informar las modificaciones al
personal
Fin
51
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
PROGRAMA DE FORMACION
DEPORTIVA
PROCESOS Y NORMATIVIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
"SIBERIA"
CODIGO. SIB-01-02
REV. 0
PAGINA 1 DE 2
PROCESO Manejo de plataforma
PROCEDIMIENTO Asignación de sede y categorías
DEPARTAMENTO Administrativo
SECCION Operativa
FECHA DE EMISION 04 de Marzo de 2016
OBJETIVO Asignar a cada colaborador la sede, el horario y las categorías que tendrá a cargo.
ALCANCE Este procedimiento debe ser conocido por los colaboradores de la sede y aplicado por el Director del PFD.
CONSIDERACIONES BÁSICAS
1. Es responsabilidad del Director del PFD asignar la sede y el horario de cada colaborador con sus respectivas
categorías, teniendo en cuenta consideraciones como la antigüedad, procesos a realizar en la sede y cercanía a la
casa.
2. El Director del PFD puede cambiar de sede a sus colaboradores si lo requiere pertinente.
3. Es responsabilidad del Supervisor de sede informar sobre los cambios de sede, horarios y/o categorías.
REFERENCIAS N/A
DOCUMENTACIÓN QUE INTERVIENE N/A
OBSERVACIONES Ninguna
RESPONSABLE No. ACTIVIDADES
Director Administrativo 1 Asignar sede, horario y categorías al
respectivo colaborador
Supervisor de sede, Fisioterapeuta(s) y
Entrenadores 2 Reconocer y disponer de la sede
Supervisor de sede y Entrenadores 3 Realizar inventario del material
deportivo
Supervisor de sede, Fisioterapeuta(s) y
Entrenadores 4
Mantener la sede en las mejores
condiciones posibles
52
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
El Supervisor de sede con ayuda de los
entrenadores hará el respectivo
inventario del material deportivo con el
que se cuenta para los entrenamientos
del Programa de Formación Deportiva.
El Supervisor de sede, Fisioterapeuta(s)
y Entrenadores deberán contribuir a
mantenerla en las mejores condiciones
posibles desde el cuidado de la cancha,
material deportivo, basura, entre otros.
Supervisor de sede
Entrenadores
Supervisor de sede
Fisioterapeuta(s)
Entrenadores
Inventario del material
deportivo
No aplica
RESPONSABLE REGISTRO
El Director Administrativo asigna a cada
colaborador (Supervisor de sede,
Fisioterapeuta(s) y Entrenadores) del
Programa de Formación Deportiva una
sede con su respectivo horario y
categorías a manejar, para iniciar el
proceso de formación.
El Supervisor de sede, Fisioterapeuta(s)
y Entrenadores deberán hacer el
reconocimiento de la sede y distribuirla
estratégicamente para los entrenadores
y sus categorías.
No aplica
No aplica
Director Administrativo
Supervisor de sede
Fisioterapeuta(s)
Entrenadores
FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
Inicio
Asignar sede, horario y
categorías al
respectivo colaborador
Reconocer y disponer de la sede asignada
Mantener la sede en óptimascondiciones
Fin
Realizar inventario del material
deportivo de la
sede
53
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA
PROCESOS Y NORMATIVIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
"SIBERIA"
CODIGO. SIB-01-03
REV. 0
PAGINA 1 DE 2
PROCESO Manejo de plataforma
PROCEDIMIENTO Generación de listados
DEPARTAMENTO Administrativo
SECCION Operativa
FECHA DE EMISION 04 de Marzo de 2016
OBJETIVO Generar listados de los deportistas asignados en la sede logrando la toma de asistencia y visualización de su
estado de pago.
ALCANCE Este procedimiento debe ser conocido y realizado por los Entrenadores de la sede y aplicado en cada uno de los
entrenamientos.
CONSIDERACIONES BÁSICAS
1. Es responsabilidad de los Entrenadores generar el listado de los deportistas asignados por medio de la
plataforma online (http://72.167.109.92)
2. Es responsabilidad de los Entrenadores tener los listados en los entrenamientos para la toma de asistencia en
campo.
3. Es responsabilidad de los Entrenadores estar pendientes del estado de pago de los deportistas que tenga a
cargo ya que la plataforma online, les permite visualizarlo.
4. Es responsabilidad del Supervisor de sede exigir y asegurar que los Entrenadores cumplan a cabalidad con la
generación de listas, toma de asistencias y visualización de estado de pagos del deportista.
REFERENCIAS N/A
DOCUMENTACIÓN QUE INTERVIENE N/A
OBSERVACIONES Ninguna
RESPONSABLE No. ACTIVIDADES
Entrenadores 1 Generar listado de deportistas
Entrenadores 2 Tomar asistencia en campo
Entrenadores 3 Visualizar estado de pago de los
deportistas a cargo
Supervisor de sede 4
Exigir y asegurar que los
entrenadores cumplan con sus
labores
54
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Los Entrenadores por medio de la
plataforma online (http://72.167.109.92)
estarán informados sobre el estado de
pagos de los deportistas.
El Supervisor de sede deberá exigir,
asegurar y velar por el cumplimiento de
las labores anteriores que serán
realizadas por los Entrenadores, si no
es así se realizara el respectivo llamado
de atención.
Entrenadores
Supervisor de sede
No aplica
No aplica
RESPONSABLE REGISTRO
Los Entrenadores por medio de la
plataforma online (http://72.167.109.92)
generara el listado de los deportistas
que le fueron asignados.
Los Entrenadores con el listado tendrán
que tomar asistencia en campo de los
deportistas en todos los entrenamientos
establecidos por el PFD.
Listado de los
deportistas
Listado de los
deportistas
Entrenadores
Entrenadores
FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
Inicio
Generar listado de los
deportistas
Tomar asistenciaen campo
Exigir y asegurar el cumplimiento de las labores
anteriores
Fin
Visualizar el estado de pago
de los deportistas
55
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
PROGRAMA DE FORMACION
DEPORTIVA
PROCESOS Y NORMATIVIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
"SIBERIA"
CODIGO. SIB-01-04
REV. 0
PAGINA 1 DE 3
PROCESO Manejo de plataforma
PROCEDIMIENTO Control de asistencia
DEPARTAMENTO Administrativo
SECCION Operativa
FECHA DE EMISION 04 de Marzo de 2016
OBJETIVO Realizar la toma de asistencia respectiva de cada entrenamiento, llevando un control de los deportistas.
ALCANCE Este procedimiento debe ser conocido por los Entrenadores y deportistas para ser aplicado en cada uno de los
entrenamientos.
CONSIDERACIONES BÁSICAS 1. Es responsabilidad del deportista llegar temprano a los entrenamientos, debido a que las llegadas tarde de
manera repetitiva son causales de exclusión.
2. Es responsabilidad de los Entrenadores tomar la asistencia en la campo de los deportistas para luego pasarla a
la plataforma online (http://72.167.109.92).
3. Es responsabilidad del acudiente y/o deportista informar sobre alguna ausencia a los entrenamientos con justa
causa (Incapacidad, calamidad doméstica, eventualidad económica, determinación voluntaria del acudiente),
debido a que con un mes de inasistencia a los entrenamientos es causal de exclusión.
4. Es responsabilidad del Supervisor de sede exigir y asegurar que los Entrenadores cumplan a cabalidad con la
toma de asistencias de los deportistas.
REFERENCIAS N/A
DOCUMENTACIÓN QUE INTERVIENE N/A
OBSERVACIONES Ninguna
RESPONSABLE No. ACTIVIDADES
Deportista 1 Llegar temprano a los entrenamientos
Entrenador 2
Tomar asistencia de los deportistas en
campo y evidenciarla en la
plataforma.
Acudiente y/o deportista 3 Informar sobre alguna ausencia a los
entrenamientos
Supervisor de sede 4
Exigir y asegurar que los
entrenadores cumplan con la toma de
asistencia
56
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
SI: Se continua con la actividad No. 5
NO: Se continua con la actividad No. 6
Acudientes y/o
deportistas
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Incapacidad medica o
carta.
No aplica
RESPONSABLE REGISTRO
No aplica
Toma de asistencia
evidenciada tanto en la
plataforma online,
como en físico.
Deportistas
Entrenadores
No aplica
El acudiente y/o deportista deberá
informar de la inasistencia a los
entrenamientos por escrito, ya sea con
la incapacidad medica o un documento
donde notifique y justifique la causa.
Este documento debe ser entregado al
Entrenador, Fisioterapeuta o Supervisor
de sede.
El Supervisor de sede deberá exigir,
asegurar y velar por el cumplimiento de
la toma de asistencia por parte de los
Entrenadores.
Acudientes y/o
deportistas
Supervisor de sede
Los deportistas deberán asistir
puntualmente a los entrenamientos
establecidos.
Los Entrenadores con el listado tendrán
que tomar asistencia en campo de los
deportistas en todos los entrenamientos
establecidos por el PFD y evidenciarlos
en la plataforma online
(http://72.167.109.92)
Inicio
Asistirpuntualmente a
los
entrenamientos
Tomar asistenciaen campo
Exigir y asegurar que se cumpla con la toma de
asistencia
Fin
Informar sobre alguna ausencia
del deportista
¿El deportista falla a uno o
varios entrenamientos?
57
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
PROGRAMA DE FORMACION
DEPORTIVA
PROCESOS Y NORMATIVIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
"SIBERIA"
CODIGO. SIB-01-05
REV. 0
PAGINA 1 DE 3
PROCESO Manejo de plataforma
PROCEDIMIENTO Visualización de pagos
DEPARTAMENTO Administrativo
SECCION Operativa
FECHA DE EMISION 04 de Marzo de 2016
OBJETIVO Identificar el pago o no pago oportuno de cada uno de los deportistas.
ALCANCE Este procedimiento debe ser conocido por el Supervisor de la sede, los Entrenadores y los acudientes para ser
aplicado en los entrenamientos.
CONSIDERACIONES BÁSICAS 1. Es responsabilidad del acudiente pagar de manera oportuna el recibo de pago, teniendo en cuenta que el plazo
máximo es hasta el día 05 del mes respectivo.
2. Es responsabilidad del Supervisor de sede y de los Entrenadores visualizar el estado de pago de los deportistas
reflejado en la plataforma online (http://72.167.109.92) para el ingreso al entrenamiento, teniendo en cuenta el
plazo máximo.
3. En caso de que el pago no sea oportuno es responsabilidad del Entrenador reportarlo.
4. Es responsabilidad del Supervisor de sede exigir y asegurar que los Entrenadores cumplan a cabalidad con la
visualización de pagos de los deportistas, tomando las respectivas medidas ya establecidas.
DOCUMENTACIÓN QUE INTERVIENE N/A
OBSERVACIONES Ninguna
RESPONSABLE No. ACTIVIDADES
Acudiente 1 Pagar oportunamente el recibo de
pago del deportista
Entrenador y Supervisor de sede 2 Visualizar el estado de pago de los
deportistas a cargo
Entrenador 3
Informar sobre los deportistas que no
han realizado el pago de manera
oportuna.
Supervisor de sede 4
Exigir y asegurar que los
entrenadores cumplan con la
visualización de pagos de los
deportistas
58
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
6.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Reporte de la
plataforma online
(http://72.167.109.92)
No aplica
RESPONSABLE REGISTRO
Recibo de pago
Plataforma online
(http://72.167.109.92)
Acudientes
Entrenadores
Supervisor de sede
No aplicaEntrenadores
Supervisor de sede
El Entrenador deberá comunicar a los
deportistas que no cumplan con el pago
oportuno, en caso de que el atraso de
pago sea de una sesión el deportista
hará trabajo diferencial con el área de
fisioterapia; si el atraso se extiende a
dos sesiones o más el deportista no
podrá realizar el entrenamiento, ni el
trabajo diferencial.
El Supervisor de sede deberá exigir y
asegurar la oportuna visualización de
pagos, para así mismo tomar las
medidas correspondientes.
Entrenadores
Supervisor de sede
Supervisor de sede
El acudiente deberá pagar
oportunamente el recibo de pago, el
plazo máximo estupilado son los
primeros 5 días de cada mes. Si este no
se realiza el deportista no tendrá acceso
a los partidos no clásicos que dispute
Independiente Santa Fe S.A en el
estadio El Campin.
El Supervisor de sede y los
Entrenadores tendrán que evidenciar el
pago de la mensualidad por en la
plataforma online (http://72.167.109.92)
de los deportistas.
SI: Se continua con la actividad No. 6
NO: Se continua con la actividad No. 5
Inicio
Pagar oportunamente el
recibo de pago
Visualizar elestado de pagos
Exigir y asegurar la visualización
de pagos
Fin
Reportar a los deportistas que
no pagaron
oportunamente
¿El acudientepago oportunamente la mensualidad?
59
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
PROGRAMA DE FORMACION
DEPORTIVA
PROCESOS Y NORMATIVIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
"SIBERIA"
CODIGO. SIB-02-01
REV. 0
PAGINA 1 DE 2
PROCESO Control de pagos
PROCEDIMIENTO Control de pagos en campo
DEPARTAMENTO Administrativo
SECCION Operativa
FECHA DE EMISION 04 de Marzo de 2016
OBJETIVO Controlar los pagos de la mensualidad de los deportistas que se inscriben después de la primera semana de cada
mes
ALCANCE Este procedimiento debe ser conocido por el Supervisor de la sede y los acudientes para ser aplicado en el pago
de la mensualidad
CONSIDERACIONES BÁSICAS
1. Es responsabilidad del Supervisor de sede informar al acudiente sobre el número de cuenta y el valor a
consignar, dependiendo de las sesiones que el deportista vaya a tomar en el mes.
2. Es responsabilidad del acudiente pagar de manera oportuna el recibo de pago, teniendo en cuenta que el plazo
máximo.
3. Es responsabilidad del acudiente presentar el recibo original de la mensualidad al Supervisor de sede.
4. Es responsabilidad del Supervisor de sede realizar controles administrativos sobre los pagos.
REFERENCIAS N/A
DOCUMENTACIÓN QUE INTERVIENE N/A
OBSERVACIONES Ninguna
RESPONSABLE No. ACTIVIDADES
Supervisor de sede 1 Informar los datos requeridos para
el pago
Acudiente 2 Pagar de manera oportuna la
mensualidad
Acudiente 3
Presentar el recibo original de la
mensualidad al Supervisor de la
sede
Supervisor de sede 4 Entregar el recibo de pago a los
auxiliares administrativos
Supervisor de sede 5 Realizar controles administrativos
60
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
El Supervisor de sede tendrá que
realizar controles administrativos,
verificando la información de pagos de
cada una de las categorías junto a los
Entrenadores.
Auxiliares
administrativos
Supervisor de sede
Supervisor de sede
Entrenadores
El Supervisor de sede deberá informar al
acudiente los datos pertinentes: número
de cuenta y valor a consignar
dependiendo de las sesiones que al
deportista le corresponda tomar durante
ese mes.
El acudiente deberá realizar el pago
oportuno de la mensualidad, según el
valor dado por parte del Supervisor de la
sede.
El acudiente deberá presentar el recibo
de pago al Supervisor de la sede, para
que el deportista pueda realizar los
entrenamientos vigentes del mes.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Reporte de la
plataforma online
(http://72.167.109.92)
No aplica
RESPONSABLE REGISTRO
No aplica
Recibo de pago
Supervisor de sede
Acudientes
Recibo de pagoSupervisor de sede
Acudientes
El Supervisor de sede deberá entregar el
recibo de pago a los auxiliares
administrativos, para que suban el pago
a la respectiva plataforma online
(http://72.167.109.92)
FLUJOGRAMA
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
Inicio
Informar losdatos requeridos para realizar el
pago
Realizar pago oportuno
Realizar controles administrativos
Fin
Entregar el recibo de pago en la
oficina principal
Presentar el recibo de pago en
la sede
61
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
PROGRAMA DE FORMACION
DEPORTIVA
PROCESOS Y NORMATIVIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
"SIBERIA"
CODIGO. SIB-02-02
REV. 0
PAGINA 1 DE 2
PROCESO Control de pagos
PROCEDIMIENTO Control de pagos por plataforma
DEPARTAMENTO Administrativo
SECCION Operativa
FECHA DE EMISION 04 de Marzo de 2016
OBJETIVO Controlar los pagos de la mensualidad de los deportistas por medio de la plataforma online (http://72.167.109.92)
ALCANCE Este procedimiento debe ser conocido por los Auxiliares administrativos y los Supervisores de sede para realizar
el consolidado de pagos y la verificación de los mismos.
CONSIDERACIONES BÁSICAS
1. Es responsabilidad de los Auxiliares administrativos generar el consolidado de pagos por medio de la
plataforma online (http://72.167.109.92)
2. Es responsabilidad del Supervisor de sede revisar y controlar los pagos mes a mes, teniendo en cuenta la
información brindada por la plataforma online (http://72.167.109.92).
3. Es responsabilidad del Supervisor de sede generar el recibo de pago a los acudientes que presenten
inconvenientes en la plataforma online (http://72.167.109.92).
REFERENCIAS N/A
DOCUMENTACIÓN QUE INTERVIENE N/A
OBSERVACIONES Ninguna
RESPONSABLE No. ACTIVIDADES
Auxiliares administrativos 1
Realizar el consolidado de pagos
por medio de la plataforma online
(http://72.167.109.92)
Supervisor de sede 2 Revisar y controlar los pagos de los
deportistas
Supervisor de sede 3
Tomar las medidas respectivas
frente al incumplimiento de los
pagos
62
No.
1.
2.
3.
4.
5.
Los Auxiliares administrativos por medio
de la plataforma online
(http://72.167.109.92) podrán realizar el
consolidado de pagos de cada una de
las sedes del Programa de Formación
Deportiva
El Supervisor de sede deberá revisar y
controlar los pagos de los deportistas,
por medio de la plataforma online
(http://72.167.109.92), teniendo en
cuenta la información dada por los
auxiliares administrativos y así generar
un reporte sobre el estado de cartera de
la sede.
El Supervisor de sede después de la
revisión de pagos por medio de la
plataforma online (http://72.167.109.92)
deberá tomar medidas con respecto a
los deportistas que han incumplido con
el pago, explicadas en el procedimiento
de visualización de pagos.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
Consolidado de pagos
Reporte cartera
Auxiliares
administrativos
Supervisor de sede
No aplicaSupervisor de sede
FLUJOGRAMA
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
Inicio
Realizar consolidado de
pagos
Revisar y controlar pagos
Fin
Tomar medidas por el
incumplimiento de
pago
63
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA
PROCESOS Y NORMATIVIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
"SIBERIA"
CODIGO. SIB-03-01
REV. 0
PAGINA 1 DE 2
PROCESO Inventario
PROCEDIMIENTO Recepción de dotación
DEPARTAMENTO Administrativo
SECCION Operativa
FECHA DE EMISION 04 de Marzo de 2016
OBJETIVO Recibir la dotación y utilería de entrenamiento de la sede entregada por el Metodólogo encargado.
ALCANCE Este procedimiento debe ser conocido por los Metodólogos y los Supervisores de sede para realizar el inventario
del material deportivo a cargo.
CONSIDERACIONES BÁSICAS
1. Es responsabilidad de los Metodólogos entregar la dotación y utilería de entrenamiento en cada sede a los
Supervisores de sede.
2. Es responsabilidad del Supervisor de sede realizar el inventario de la dotación y utilería de entrenamiento
3. Es responsabilidad del Supervisor de sede concientizar y exigir el cuidado y el aseo de la dotación y utilería de
entrenamiento.
REFERENCIAS N/A
DOCUMENTACIÓN QUE INTERVIENE N/A
OBSERVACIONES Ninguna
RESPONSABLE No. ACTIVIDADES
Metodólogos 1 Entregar la dotación y utilería
deportiva
Supervisor de sede 2 Recibir y realizar inventario de la
dotación y utilería entrenamiento
Supervisor de sede y Entrenadores 3
Concientizar y exigir el cuidado y
el aseo de la dotación y utilería de
entrenamiento
64
No.
1.
2.
3.
4.
5.
El Supervisor de sede deberá
concientizar y exigir a sus Entrenadores
cuidado y aseo de toda la dotación y
utilería de entrenamiento, mediante una
charla previa.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Los Metodólogos estarán encargados de
entregar la dotación y utilería de
entrenamiento a los Supervisores de
sede en la sede correspondiente.
El Supervisor de sede deberá recibir y
realizar un inventario de la dotación y la
utilería de entrenamiento entregado por
el Metodólogo para así llevar un control
de la misma.
RESPONSABLE REGISTRO
No aplica
Inventario
Metodólogos
Supervisores de sede
Supervisor de sede
No aplicaSupervisor de sede
FLUJOGRAMA
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
Inicio
Entregar la dotación y la
utilería de
entrenamiento
Recibir y realizar inventario
Fin
Concientizar y exigir cuidado y
aseo
65
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA
PROCESOS Y NORMATIVIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
"SIBERIA"
CODIGO. SIB-03-02
REV. 0
PAGINA 1 DE 2
PROCESO Inventario
PROCEDIMIENTO Entrega de dotación
DEPARTAMENTO Administrativo
SECCION Operativa
FECHA DE EMISION 04 de Marzo de 2016
OBJETIVO Entregar la dotación y utilería de entrenamiento a los Entrenadores de la sede
ALCANCE Este procedimiento debe ser conocido por los Supervisores de sede y los Entrenadores para llevar a cabo los
entrenamientos
CONSIDERACIONES BÁSICAS
1. Es responsabilidad de los Supervisores de sede entregar la dotación y utilería de entrenamiento a cada uno de
los Entrenadores.
2. Es responsabilidad de los Entrenadores usar la dotación y la utilería de entrenamiento de forma adecuada.
3. Es responsabilidad de los Entrenadores concientizar a los deportistas sobre el cuidado de la utilería de
entrenamiento.
REFERENCIAS N/A
DOCUMENTACIÓN QUE INTERVIENE N/A
OBSERVACIONES Ninguna
RESPONSABLE No. ACTIVIDADES
Supervisor de sede 1 Entregar la dotación y utilería
deportiva a cada Entrenador
Entrenadores 2 Usar la dotación y la utilería de
entrenamiento de forma adecuada
Entrenadores 3
Concientizar sobre el cuidado de
la utilería de entrenamiento a los
deportistas
66
No.
1.
2.
3.
4.
5.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
No aplica
No aplica
Supervisores de sede
Entrenadores
Entrenadores
No aplicaEntrenadores
Deportistas
Los Supervisores de sede tendrán que
entregar la dotación y la utilería de
entrenamiento a cada uno de los
Entrenadores para que puedan
desarrollar sus entrenamientos.
Los Entrenadores harán el uso
adecuado de la dotación y de la utilería
de entrenamiento para llevar a cabo de
manera satisfactoria cada uno de sus
entrenamientos.
Los Entrenadores tendrán que
concientizar a los deportistas sobre el
cuidado de la utilería de entrenamiento,
ya que es parte fundamental para su
formación deportiva.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Inicio
Entregar la dotación y utilería de
entrenamiento
Usar adecuadamente la dotación y la
utilería
Fin
Concientizar sobre el cuidado
de la utilería
67
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
PROGRAMA DE FORMACION
DEPORTIVA
PROCESOS Y NORMATIVIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
"SIBERIA"
CODIGO. SIB-03-03
REV. 0
PAGINA 1 DE 2
PROCESO Inventario
PROCEDIMIENTO Elementos dados de baja
DEPARTAMENTO Administrativo
SECCION Operativa
FECHA DE EMISION 04 de Marzo de 2016
OBJETIVO
Verificar y controlar el estado en que se encuentra la dotación y la utilería de entrenamiento
ALCANCE Este procedimiento debe ser conocido por los Supervisores de sede y los Entrenadores para llevar a cabo los
entrenamientos
CONSIDERACIONES BÁSICAS
1. Es responsabilidad de los Entrenadores informar y reportar los elementos de la dotación y/o de la utilería de
entrenamiento que se encuentren en mal estado al Supervisor de la sede.
2. Es responsabilidad del Supervisor de sede dar de baja en el inventario de la sede a los elementos de la dotación
y/o de la utilería de entrenamiento que se encuentren en mal estado.
3. Es responsabilidad del Supervisor de sede informar al Metodólogo sobre el material dado de baja para su
reposición.
REFERENCIAS N/A
DOCUMENTACIÓN QUE INTERVIENE N/A
OBSERVACIONES Ninguna
RESPONSABLE No. ACTIVIDADES
Entrenadores 1 Informar y reportar los elementos de la
dotación y/o de la utilería de
entrenamiento en mal estado
Supervisor de sede 2
Dar de baja en el inventario a los
elementos de la dotación y/o de la
utilería de entrenamiento que estén en
mal estado
Supervisor de sede 3 Informar al Metodólogo sobre el
material dado de baja para su reposición
68
No.
1.
2.
3.
4.
5.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
No aplica
Inventario
Entrenadores
Supervisor de sede
No aplicaSupervisor de sede
Los Entrenadores tendrán que informar y
reportar al Supervisor de la sede los
elementos de la dotación y/o utilería de
entrenamiento en mal estado para
sacarlos de la bodega.
Los Supervisores de sede después de
ser informados de los elementos de la
dotación y/o de la utilería de
entrenamiento en mal estado tendrán
que dar de baja a estos en el inventario
de la sede.
Los Supervisores de sede tendrán que
informar al Metodólogo sobre los
elementos de la dotación y/o de la
utilería de entrenamiento que se
encuentra en mal estado para que se
haga su respectiva reposición.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Inicio
Reportar el material
deportivo en mal
estado
Dar de baja en el inventario a el
material
deportivo en mal estado
Fin
Informar al Metodólogo sobre el material dado
de baja
69
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA
PROCESOS Y NORMATIVIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
"SIBERIA"
CODIGO. SIB-04-01
REV. 0
PAGINA 1 DE 2
PROCESO Inducción y capacitación
PROCEDIMIENTO Inducción de personal
DEPARTAMENTO Administrativo
SECCION Operativa
FECHA DE EMISION 04 de Marzo de 2016
OBJETIVO
Brindar orientación general sobre las funciones que desempeñara, la organización y su estructura, a cada uno de
los nuevos colaboradores del PFD
ALCANCE Este procedimiento debe ser conocido por los todos los colaboradores para llevar a cabo el PFD de manera
satisfactoria
CONSIDERACIONES BÁSICAS
1. Es responsabilidad del Director del PFD dar una inducción general de la organización y su estructura.
2. Es responsabilidad del Director del PFD brindar toda la información necesaria sobre las funciones a
desempeñar por cada uno de los colaboradores del PFD.
3. Es responsabilidad de los Metodólogos del PFD realizar la inducción específica, profundizando en los
aspectos relevantes del cargo tanto para Entrenadores como para los demás colaboradores del PFD
REFERENCIAS N/A
DOCUMENTACIÓN QUE INTERVIENE N/A
OBSERVACIONES Ninguna
RESPONSABLE No. ACTIVIDADES
Director del PFD 1 Realizar inducción general de la
organización y su estructura
Director del PFD 2
Brindar la información necesaria
sobre las funciones a desempeñar
de los colaboradores
Metodólogos 3
Realizar la inducción específica,
profundizando en los aspectos
relevantes del cargo
70
No.
1.
2.
3.
4.
5.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
No aplica
No aplica
Director del PFD
Director del PFD
No aplicaMetodólogosLos Metodólogos tendrán que hacer una
inducción profundizando en reglamento
interno de la sede, horarios, estructura
de entrenamientos, deberes y
obligaciones tanto para Entrenadores
como para los demás colaboradores de
la sede
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
El Director del PFD dará la inducción a
los nuevos colaboradores del Programa,
brindado información sobre la
organización (misión, visión, políticas,
reglamentos) y su estructura interna.
El Director del PFD dará la información
pertinente sobre el cargo, las funciones,
objetivos y relaciones con otros cargos.
Inicio
Realizarinducción general
Informar sobre el cargo y sus funciones
Fin
Realizar inducción especifica
71
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA
PROCESOS Y NORMATIVIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
"SIBERIA"
CODIGO. SIB-04-02
REV. 0
PAGINA 1 DE 2
PROCESO Inducción y capacitación
PROCEDIMIENTO Capacitación interna
DEPARTAMENTO Administrativo
SECCION Operativa
FECHA DE EMISION 04 de Marzo de 2016
OBJETIVO
Capacitar a todos los colaboradores en sus áreas respectivas
ALCANCE Este procedimiento debe ser conocido por los todos los colaboradores para llevar a cabo las capacitaciones
internas y así mejorar su labor dentro del PFD
CONSIDERACIONES BÁSICAS
1. Es responsabilidad del Director del PFD gestionar capacitaciones internas para el mejoramiento continuo del
PFD.
2. Es responsabilidad del Director del PFD informar a todos los colaboradores de las capacitaciones a realizar.
3. Es responsabilidad de los colaboradores asistir a todas las capacitaciones programadas por el Director del
PFD.
REFERENCIAS N/A
DOCUMENTACIÓN QUE INTERVIENE N/A
OBSERVACIONES Ninguna
RESPONSABLE No. ACTIVIDADES
Director del PFD 1 Gestionar capacitaciones internas para
el mejoramiento continuo del PFD
Director del PFD 2 Informar a todos los colaboradores de
las capacitaciones que realizaran
Colaboradores 3 Asistir a todas las capacitaciones
programadas por el Director del PFD
72
No.
1.
2.
3.
4.
5.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
No aplica
Correo electrónico
Director del PFD
Director del PFD
Lista de asistencia de
la capacitación
ColaboradoresLos colaboradores del PFD tendrán que
asistir a todas las capacitaciones
establecidas por el Director del PFD,
para el mejoramiento de su desempeño,
sus conocimientos y habilidades.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
El Director del PFD tendrá que gestionar
las capacitaciones internas que crea
pertinentes para todos los ámbitos tanto
deportivos, de fisioterapia y
administrativos.
El Director del PFD brindará la
información necesaria por correo
electrónico de las capacitaciones a
realizar, con fecha, hora y lugar para
todos los colaboradores.
Inicio
Gestionar capacitaciones
Informar sobre las
capacitaciones
Fin
Asistir a las capacitaciones
73
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA
PROCESOS Y NORMATIVIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
"SIBERIA"
CODIGO. SIB-05-01
REV. 0
PAGINA 1 DE 3
PROCESO Inscripción
PROCEDIMIENTO Matrícula
DEPARTAMENTO Administrativo
SECCION Operativa
FECHA DE EMISION 04 de Marzo de 2016
OBJETIVO
Matricular a los deportistas que deseen ingresar al Programa de Formación Deportiva de Independiente Santa Fe
ALCANCE Este procedimiento debe ser conocido por el Director del PFD, Auxiliares administrativos y Supervisores de sede
para llevar a cabo el ingreso de los deportistas al PFD ofrecido por Independiente Santa Fe
CONSIDERACIONES BÁSICAS
1. Es responsabilidad del Director del PFD informar las fechas de las matrículas por medio de la página web
(http://independientesantafe.co/)
2. Es responsabilidad de los Auxiliares Administrativos brindar el soporte necesario para realizar el proceso de la
matrícula de los deportistas.
3. Es responsabilidad del Supervisor de sede no pasar por alto ninguna de las consideraciones para los deportistas
antiguos.
4. Es responsabilidad de los Acudientes estar pendientes de las fechas para realizar el proceso de matrícula.
REFERENCIAS N/A
DOCUMENTACIÓN QUE INTERVIENE N/A
OBSERVACIONES Ninguna
RESPONSABLE No. ACTIVIDADES
Director del PFD 1 Publicar las fechas de las matrículas
para los deportistas
Auxiliares Administrativos 2 Dar soporte para realizar el proceso
de las matrículas
Acudientes 3
Matricular a los deportistas en las
fechas establecidas por el PFD,
diligenciando el respectivo
formulario.
Acudientes 5 Adjuntar la documentación requerida
por el PFD
Acudientes 6 Realizar el pago oportuno de la
matrícula
74
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Acudientes
Acudientes
No aplica
Los Acudientes deberán matrícular a los
deportistas en las fechas establecidas
por el PFD, este proceso se debe
realizar por medio de la plataforma
online (http://72.167.109.92); en esta
deberán diligenciar un formulario
aceptando los terminos y condiciones
del PFD
Los Acudientes deberán adjuntar la
documentación en el perfil creado
después de diligenciar el formulario del
PFD, los documentos son:
- Foto del deportista
- Talla de uniforme (Camiseta,
pantaloneta y medias)
- Certificación médica para la practica
deportiva (No mayor a tres meses)
- Fotocopia de la Tarjeta de Identidad
- Copia de afiliación a EPS vigente
Formulario
_Foto del deportista
_Talla del uniforme
_Certificación médica
_Tarjeta de Identidad
_Copia de afiliacion a
EPS
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
Página web
http://independientesa
ntafe.co/
No aplica
Director del PFD
Auxiliares
administrativos
No aplica
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
El Director del PFD tendrá que publicar
por medio de la página web
(http://independientesantafe.co/) las
fechas establecidas para realizar la
matrícula al PFD.
Los Auxiliares administrativos darán
soporte a los acudientes para realizar el
proceso de matrícula por medio de la
plataforma online (http://72.167.109.92)
SI: Se continua con la actividad No. 7
NO: Se continua con la actividad No. 8
Inicio
Publicar fechas de las matrículas
Dar soporte para el proceso de las
matrículas
Matrícular a los deportistas
Adjuntardocumentación
¿El deportistaes antiguo?
75
7.
8.
9.
10.
11.
SI: Se continua con la actividad No. 11
NO: Se continua con la actividad No. 10
Si el pago de la matrícula no se efectúa
en la fecha límite el acudiente deberá
realizar el proceso de inscripción como
deportista nuevo en la plataforma online
(http://72.167.109.92)
Acudientes
Acudientes
Los acudientes deberán descargar y
pagar el recibo de la matrícula en
cualquier sucursal del Banco BBVA, en
las fechas estipuladas por el PFD.
Supervisor de sede
Acudientes
Acudientes
No aplica
Recibo de pago
Recibo de pago
No aplica
Los deportistas antiguos tendrán que
tener en cuenta las siguientes
consideraciones:
- Estado de cartera al día
- Su año de nacimiento deberá ser entre
1999 - 2010
- Si esta en proceso entre semana debio
pertenecer en este desde el año anterior
o ser seleccionado en noviembre del año
anterior, por el área metodólogica
- Si esta en proceso fines de semana en
sedes y horarios de alta demanda, se
tendrán en cuenta para elegir por su
fecha de resgistro y su pago oportuno
- No tener conductas inapropiadas por
parte de los papas ni de los alumnos,
que van en contravía de los objetivos y
lineamientos del PFD
Fin
Revisarconsideraciones
Realizar el pago de la matrícula
¿El recibo de pago oportunamente?
Realizar proceso como deportista
nuevo
76
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A. PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA
PROCESOS Y NORMATIVIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS "SIBERIA"
CODIGO. SIB-05-02
REV. 0
PAGINA 1 DE 2
PROCESO Inscripción
PROCEDIMIENTO Entrega de uniforme
DEPARTAMENTO Administrativo
SECCION Operativa
FECHA DE EMISION 04 de Marzo de 2016
OBJETIVO Realizar la entrega del uniforme a todos los deportistas matriculados en el Programa de Formación Deportiva
ALCANCE Este procedimiento debe ser conocido por el Director del PFD, Auxiliares administrativos, Supervisores de sede y Acudientes para llevar a cabo la entrega del uniforme del PFD.
CONSIDERACIONES BÁSICAS 1. Es responsabilidad del Director del PFD y/o Supervisores de sede informar sobre la entrega de uniformes (lugar y horarios) 2. Es responsabilidad de los Acudientes reclamar el uniforme del deportista para los entrenamientos
REFERENCIAS N/A
DOCUMENTACIÓN QUE INTERVIENE N/A
OBSERVACIONES Ninguna
RESPONSABLE No. ACTIVIDADES
Director del PFD y/o Supervisores de sede 1
Informar sobre la entrega de los uniformes por las redes sociales y/o página web del PFD
Acudientes 2 Reclamar el uniforme
77
No.
1.
2.
3.
6.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
Página web
http://independientesa
ntafe.co/
Redes sociales
No aplica
Director del PFD
Supervisores de sede
Acudientes
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
El Director del PFD y/o Supervisores de
sede deberán comunicar por medio de
las redes sociales oficiales del PFD y/o
página web, las fechas, el lugar y los
horarios en que se deben reclamar los
uniformes.
El Acudiente deberá reclamar el
uniforme presentando el recibo de pago
de la matrícula, esta actividad se debe
de realizar antes de comenzar los
entrenamientos.
Inicio
Informar sobre la entrega de uniformes
Reclamar el uniforme
Fin
78
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA
PROCESOS Y NORMATIVIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
"SIBERIA"
CODIGO. SIB-05-03
REV. 0
PAGINA 1 DE 2
PROCESO Inscripción
PROCEDIMIENTO Póliza
DEPARTAMENTO Administrativo
SECCION Operativa
FECHA DE EMISION 04 de Marzo de 2016
OBJETIVO
Entregar la póliza de seguro a cada deportista, para que sea usada en caso de accidente
ALCANCE Este procedimiento debe ser conocido por los todos los colaboradores del PFD y Acudientes para llevar a cabo la
validez de la póliza en los entrenamientos
CONSIDERACIONES BÁSICAS
1. Es responsabilidad de los Auxiliares administrativos enviar un listado con los nombres completos y
documento de identidad de cada deportista a Sura, para que generen las pólizas.
2. Es responsabilidad de los Auxiliares administrativos entregar las pólizas a cada Supervisor de sede para que
haga la entrega respectiva de la póliza a cada Acudiente o deportista.
3. Es responsabilidad del Acudiente y/o deportista llevar la póliza a todos los entrenamientos.
REFERENCIAS N/A
DOCUMENTACIÓN QUE INTERVIENE N/A
OBSERVACIONES Ninguna
RESPONSABLE No. ACTIVIDADES
Auxiliares administrativos 1 Enviar listado a Sura
Sura 2 Entrega de pólizas
Auxiliares administrativos 3 Entrega de pólizas a
Supervisores de sede
Supervisor de sede 4 Entrega de pólizas a Acudiente o
deportista
Acudiente y/o deportista 5 Llevar la póliza a los
entrenamientos
79
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Pólizas
Pólizas
Sura deberá entregar una póliza por
cada deportista a los Auxiliares
administrativos, especificando los
criterios de la misma.
Los Auxiliares administrativos
entregaran en orden las pólizas a los
Supervisores de sede, para que hagan
entrega de ellas a los Acudientes o
deportistas.
Sura
Auxiliares
administrativos
Los Acudientes y/o deportistas deberán
llevar la póliza de seguros en los
entrenamientos, por si se presenta
cualquier accidente.
Acudientes y/o
deportista
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
Listado
Póliza
Auxiliares
administrativos
Supervisores de sede
Póliza
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Los Auxiliares administrativos tendrán
que realizar un listado con los nombres
completos y documento de identidad de
cada deportista, y enviarlo a Sura para
generar las pólizas.
Los Supervisores de sede harán entrega
de las pólizas a los Acudientes o
deportistas en la sede.
Inicio
Enviar listado a Sura
Entrega de pólizas a
Acudientes o
deportistas
Fin
Entrega de pólizas
Entrega de pólizas a
Supervisores de
sede
Llevar la póliza a los
entrenamientos
80
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA
PROCESOS Y NORMATIVIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
"SIBERIA"
CODIGO. SIB-06-01
REV. 0
PAGINA 1 DE 2
PROCESO Otros
PROCEDIMIENTO Entrega de boletería
DEPARTAMENTO Administrativo
SECCION Operativa
FECHA DE EMISION 04 de Marzo de 2016
OBJETIVO
Entregar las boletas a los colaboradores del PFD para que ingresen a los partidos del Club Independiente Santa
Fe
ALCANCE Este procedimiento debe ser conocido por los todos los colaboradores del PFD para llevar a cabo su ingreso a los
partidos del Club Independiente Santa Fe
CONSIDERACIONES BÁSICAS
1. Es responsabilidad de los Auxiliares administrativos entregar las boletas de cortesía a Metodólogos y
Supervisores de sede del PFD, dos días antes de cada partido que tenga el Club Independiente Santa Fe, en el
estadio El Campin.
2. Es responsabilidad de los Supervisores de sede entregar las boletas a los Entrenadores y Fisioterapeuta(s).
REFERENCIAS N/A
DOCUMENTACIÓN QUE INTERVIENE N/A
OBSERVACIONES Ninguna
RESPONSABLE No. ACTIVIDADES
Auxiliares administrativos 1 Entregar boletas del partido del Club Independiente
Santa Fe
Supervisores 2 Entregar boletas a Entrenadores y Fisioterapeuta(s)
81
No.
1.
2.
3.
4.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
Boletas
Boletas
Auxiliares
administrativos
Supervisores de sede
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Los Auxiliares administrativos tendrán
entregar las boletas dos días antes del
partido a los Metodólogos y
Supervisores de sede del PFD.
Los Supervisores de sede tendrán que
entregar las boletas a sus respectivos
Entrenadores y Fisioterapeuta(s)
Inicio
Entregar boletas del partido
Entrega de boletas a
Entrenadores y
Fisioterapeuta(s)
Fin
82
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA
PROCESOS Y NORMATIVIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
"SIBERIA"
CODIGO. SIB-06-02
REV. 0
PAGINA 1 DE 2
PROCESO Otros
PROCEDIMIENTO Hidratación
DEPARTAMENTO Administrativo
SECCION Operativa
FECHA DE EMISION 04 de Marzo de 2016
OBJETIVO
Entregar la hidratación a los deportistas después de cada entrenamiento
ALCANCE Este procedimiento debe ser conocido por los Supervisores de sede y los Entrenadores para llevar a cabo la
entrega de la hidratación a todos los deportistas después del entrenamiento
CONSIDERACIONES BÁSICAS
1. Es responsabilidad de los Supervisores de sede estar atentos a la entrega de la hidratación por parte del
proveedor Imperial Mix.
2. Es responsabilidad de los Entrenadores entregar la hidratación a los deportistas, al finalizar el entrenamiento.
REFERENCIAS N/A
DOCUMENTACIÓN QUE INTERVIENE N/A
OBSERVACIONES Ninguna
RESPONSABLE No. ACTIVIDADES
Supervisor de sede 1 Recibir la hidratación de la
sede
Entrenadores 2 Entregar la hidratación a los
deportistas
83
No.
1.
2.
3.
4.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
No aplica
No aplica
Supervisor de sede
Entrenadores
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
El Supervisor de sede estará a cargo de
recibir y revisar la hidratación de la sede
cada fin de semana, por parte del
proveedor Imperial Mix.
Los Entrenadores al finalizar cada
entrenamiento deberán hacer entrega de
la hidratación a cada uno de los
deportistas de su categoría.
Inicio
Recibir hidratación
Entregar la hidratación
Fin
84
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA
PROCESOS Y NORMATIVIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
"SIBERIA"
CODIGO. SIB-06-03
REV. 0
PAGINA 1 DE 2
PROCESO Otros
PROCEDIMIENTO Cuentas de cobro
DEPARTAMENTO Administrativo
SECCION Operativa
FECHA DE EMISION 04 de Marzo de 2016
OBJETIVO
Entregar la cuenta de cobro para que el pago sea efectuado a la cuenta bancaria de cada colaborador del PFD
ALCANCE Este procedimiento debe ser conocido por los todos los colaboradores del PFD, para llevar a cabo su pago
mensual
CONSIDERACIONES BÁSICAS
1. Es responsabilidad de todos los colaboradores del PFD entregar las cuentas de cobro el día 25 de cada mes,
con los soportes de afiliación a salud y ARL.
2. Es responsabilidad de los Auxiliares administrativos de cada zona recibir y revisar las cuentas de cobro para
efectuar el pago de cada colaborador.
REFERENCIAS N/A
DOCUMENTACIÓN QUE INTERVIENE N/A
OBSERVACIONES Ninguna
RESPONSABLE No. ACTIVIDADES
Todos los colaboradores del PFD 1 Entregar las cuentas de cobro
Auxiliares administrativos 2 Recibir y revisar las cuentas de
cobro
85
No.
1.
2.
3.
4.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
Cuentas de cobro
No aplica
Colaboradores del PFD
Auxiliares
administrativos
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Todos los colaboradores del PFD
deberán pasar una cuenta de cobro los
días 25 de cada mes, en el cual
diligencie la fecha, el valor, el concepto
por el cual se paga, los datos
personales y el número de cuenta
bancaria. Adicionalmente, deberán
anexar los soportes de afiliación a salud
y ARL.
Los Auxiliares administrativos tendrán
que recibir y revisar las cuentas de
cobro de cada colaborador del PFD y
así autorizar el pago de la misma.
Inicio
Entregar las cuentas de cobro
Recibir y revisar las cuentas de
cobro
Fin
86
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA
PROCESOS Y NORMATIVIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
"SIBERIA"
CODIGO. SIB-07-01
REV. 0
PAGINA 1 DE 2
PROCESO Servicio al cliente
PROCEDIMIENTO Peticiones, quejas y reclamos (PQR's)
DEPARTAMENTO Administrativo
SECCION Operativa
FECHA DE EMISION 04 de Marzo de 2016
OBJETIVO
Atender cada una de las peticiones, quejas y reclamos tanto de los clientes externos como internos del Programa
de Formación Deportiva
ALCANCE Este procedimiento debe ser conocido por los todos los colaboradores del PFD para llevar a cabo la mejor
respuesta y/o solución a cada petición, queja o reclamo.
CONSIDERACIONES BÁSICAS
1. Es responsabilidad del Director del PFD atender las peticiones, quejas o reclamos de orden administrativo y
operativo.
2. Es responsabilidad del Director del PFD delegar a los Metodólogos o a los Supervisores de sede, para
solucionar alguna petición, queja o reclamo en campo.
3. Es responsabilidad del Cliente externo o interno presentar de forma escrita la petición, queja o reclamo que
tenga, en cualquier aspecto del PFD
REFERENCIAS N/A
DOCUMENTACIÓN QUE INTERVIENE N/A
OBSERVACIONES Ninguna
RESPONSABLE No. ACTIVIDADES
Cliente externo o interno 1 Entregar de forma escrita la petición, queja o reclamo
que desee realizar frente al PFD
Director del PFD 2 Atender y responder las peticiones, quejas o reclamos
Director del PFD 3 Delegar personal para solucionar las PQR's
87
No.
1.
2.
3.
4.
5.
El Director del PFD podrá delegar a los
Metodólogos o a los Supervisores de
sede, para que tomen medidas y
puedan solucionar de manera efectiva y
rápida cualquier PQR que se presente
en campo.
Director del PFD
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
PQR's por escrito o
vía e mail
Respuesta de las
PQR's
Cliente externo o
interno
Director del PFD
No aplica
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
El Cliente externo o interno deberá
presentar de forma escrita la petición,
queja o reclamo que tenga con respecto
a cualquier aspecto del PFD.
El Director del PFD deberá atender y
responder las PQR's, ya sean de orden
administrativo u operativo en un plazo
máximo de dos días.
Inicio
Entregar lasPQR's
Atender y responder las
PQR's
Fin
Delegar personal para atender las
PQR's
88
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
PROGRAMA DE FORMACION DEPORTIVA
PROCESOS Y NORMATIVIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
"SIBERIA"
CODIGO. SIB-07-02
REV. 0
PAGINA 1 DE 2
PROCESO Servicio al cliente
PROCEDIMIENTO Atención al cliente
DEPARTAMENTO Administrativo
SECCION Operativa
FECHA DE EMISION 04 de Marzo de 2016
OBJETIVO
Atender cada una de las dudas presentadas por cualquier persona sobre la información general del PFD y su
plataforma online (http://72.167.109.92).
ALCANCE Este procedimiento debe ser conocido por los todos los colaboradores del PFD para llevar a cabo una respuesta
con información clara, detallada y verídica.
CONSIDERACIONES BÁSICAS
1. Es responsabilidad de todos los colaboradores del PFD atender a las dudas o inquietudes tanto del cliente
externo como del interno, frente al PFD brindando información clara y verídica.
2. En caso de que no posea la información deberá conseguirla, con cualquier otro colaborador y responder a la
duda o inquietud del cliente externo o interno.
REFERENCIAS N/A
DOCUMENTACIÓN QUE INTERVIENE N/A
OBSERVACIONES Ninguna
RESPONSABLE No. ACTIVIDADES
Cliente externo o interno 1 Plantear la duda o inquietud frente a cualquier
colaborador del PFD
Colaboradores del PFD 2 Atender las dudas de cualquier persona
Colaboradores del PFD 3 Conseguir la información
89
ELABORO REVISO APROBO
JUAN SEBASTIÁN CORREDOR SARMIENTO
JUAN SEBASTIÁN CORREDOR SARMIENTO
DIEGO MAURICIO URQUIJO MARTINEZ
Supervisor administrativo Supervisor administrativo Director Programa de Formación Deportiva Independiente Santa Fe
FECHA 04 de Mayo de 2016
FECHA 04 de Mayo de 2016
FECHA 04 de Mayo de 2016
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
No aplicaSI: Se finaliza con la actividad No. 4
NO: Se continua con la actividad No. 5
Colaboradores del PFD
Los Colaboradores del PFD tendrán que
conseguir la información necesaria para
aclarar las dudas o inquietudes de la
manera más rápida y efectiva.
Colaboradores del PFD
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
No aplica
No aplica
Cliente externo o
interno
Colaboradores del PFD
No aplica
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
El Cliente externo o interno deberá
plantear la duda o inquietud que tenga
frente al PFD y/o su plataforma online
(http://72.167.109.92).
Los Colaboradores del PFD responderan
a las dudas o inquietudes de los
clientes externos e internos, aportando
información clara, puntual y verídica del
PFD o de la plataforma online
(http://72.167.109.92).
Inicio
Plantear la duda o inquietud
Atender y responder las
dudas o
inquietudes
Fin
Conseguir la información
¿El colaborador posee la información?
90
ANEXO 3 Tabla resumen de metodología
ACTIVIDAD DESCRIPCION F
AS
E 1
DIAGNOSTICO PROGRAMA DE
FORMACION DEPORTIVA DE
INDEPENDIENTE SANTA FE S.A. SEDE
SIBERIA
Se divide en componentes
CO
MP
ON
EN
TE
1
CARACTERIZACION
Se realiza una caracterización del
grupo de trabajo que conforma al
PFD, en cuanto a cantidad, perfil
profesional y laboral
PERFIL DE LA POBLACION OBJETIVO
Se define el perfil de los usuarios del
PFD según la dirección del
programa.
IDENTIFICACION DE LA ESTRUCTURA
FISICA
Se identifican los bienes muebles y
bienes inmuebles con los que cuenta
la sede Siberia del PFD
IDENTIFICACION DE LA COMPETENCIA
Se identifican los principales
competidores de la sede Siberia del
PFD mediante una matriz de perfil
competitivo
IDENTIFICACION DE PROVEEDORES Se identifica una lista de los
proveedores de suministros al PFD
CO
MP
2
DETERMINACION DE RECURSOS
Se determinan la cantidad de
recursos humanos con los que cuenta
todo el PFD, y la cantidad de
suministros e infraestructura física
con los que cuenta la sede Siberia.
FA
SE
2:
DE
SA
RR
OL
LO
DE
FU
NC
ION
ES
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
Se definen los tiempos de cada
función y actividad a realizar en la
pasantía mediante un Diagrama de
Gantt
ANALISIS DEL ENFOQUE ADMINISTRATIVO
DEL PROGRAMA DE FORMACION
DEPORTIVA DE INDEPENDIENTE SANTA FE
S.A.
Según el marco teórico abordado en
el anteproyecto se realiza un análisis
del enfoque actual bajo el que se guía
el PFD
MATRIZ DOFA
Se realiza un análisis de las
debilidades, oportunidades,
fortalezas y amenazas, así como las
estrategias de solución mediante una
matriz DOFA
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Se presenta el organigrama actual
que se evidencia en el PFD
ANALISIS DE LOS CARGOS
Se realiza un análisis a las funciones
y al perfil laboral de cada uno de los
cargos implementados en el PFD
91
FA
SE
3
GENERACIÓN DEL MODELO
ADMINISTRATIVO Y LA PROPUESTA DE
APLICACIÓN PARA LA SEDE SIBERIA DEL
PROGRAMA DE FORMACIÓN DEPORTIVA
DEL CLUB INDEPENDIENTE SANTA FE S.A.
Se divide en componentes
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Se genera a partir del diagnóstico y
el desarrollo de funciones el Manual
de Procedimientos del PFD
PROPUESTA DE CREACIÓN DE NUEVOS
DEPARTAMENTOS
Se realiza la propuesta de ampliar los
departamentos con nuevos cargos y
la participación de departamentos de
Independiente Santa Fe S.A.
PROPUESTAS ORIENTADAS A RELACIONES
ACADÉMICAS INTERINSTITUCIONALES.
Se realiza la propuesta de una
colaboración entre el PFD y el
proyecto curricular de
Administración Deportiva de la
UDFJC en pro de realizar un impacto
en los estudiantes de este proyecto.
PROPUESTA ORIENTADAS A MEJORAS EN
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Se realiza una propuesta a mejorar
los procesos administrativos del PFD
mediante la implantación de
herramientas tecnológicas, y se
muestran ejemplos de cómo
actualmente esa propuesta se lleva a
la realidad