BIBSYS-festivalen 2016

Nye muligheter og utfordringer i Alma

Magnus Carlström

Litt om meg

• Spesialbibliotekar ved UBO, Medisinsk

bibliotek siden 2013

• Jobber primært med publikumsoppgaver,

som skrankedrift og innlån

• Har aldri konfigurert en døtt i Alma

• Har laget noen videoer

Hva vi hadde

Hva vi lagde

Hva vi fikk

Ikke alt virker…

Det løser seg!

Visning i Oria, før og nå

Flere ting er fantastiske!

BIBSYS begrenset oss noe

Alma Analytics begrenses av oss

• Det som er mest annerledes i fullfillment i

Alma

• Mange ting er ikke på plass enda

• Men det er et stort potensiale i systemet

Resource Sharing

Resource Sharing

• Vi har verktøyene til å overvåke

bestillingene våre

Resource Sharing

• Vi har verktøyene til å overvåke

bestillingene våre

• Men vi må venne oss til den nye

arbeidsflyten

Hva kreves av oss

• Alma er ikke BIBSYS

• Vi må tenke «The Alma Way»

• Vi må se konsekvensene av valgene vi tar

• Vi må kommunisere det vi lærer til hverandre

Hva vi kan få

Hvordan vi kan få det til

• Økt nasjonalt samarbeid?

• Et miljø å dele erfaringer i?

• En nasjonal wiki?

• Systembibliotekaren

Systembibliotekarens rolle?

«The role change of systems librarians in the

direction of human/organization skills requires

systems librarians to reengineer their

knowledge and skills. This knowledge and skill

will facilitate the process of becoming an

expert source for the staff regarding new

workflows and functionality of the next-

generation ILS» (Fu 2014)

Upcoming

• Kommer som:

– Word

– PDF

– Video

Upcoming

• Kommer som:

– Word

– PDF

– Video

– På en Wiki?

Takk for meg!

Litt klokere etter 4 måneder med Alma

Sven K. Strøm

BIBSYS-konferansen 2016

2

Meg selv

• Har jobbet ved UB siden 1990

• Har vært universitetsbibliotekar og leder for EDB-

driftsavdeling. Nå: arbeidsleder for tilgangsgruppen ved

Seksjon for fellestjenester NTNU UB

• Har vært prosjektleder for innføringen av Alma ved

NTNU

3

NTNU

• Gamle NTNU

• Høgskolen i Sør-Trøndelag

• Høgskolen i Ålesund

• Høgskolen i Gjøvik

• Jeg snakker bare for gamle NTNU

4

Erfaring, hva skal vi med det?

• Forbedring av eksisterende system

• Grunnlag for ønskeliste til neste anskaffelse

5

Erfaring

• Erfaring er noe man får i de situasjonene der man burde

hatt erfaring allerede

6

Vanguard-perioden

• Konfigurasjon

– Prøvekluter fra våren 2014

• Tidlig testing: testload 1 og testload 2

• Utvidet testing i selve testperioden testload 3

7

NTNU Innføringsprosjekt

• Organisert rundt

– Konfigurasjon

– Testing

– Opplæring

– Tidlig integrasjon av innkjøpssystem

– Strekkode og utskrift

• Fulfillmentgruppen

– Laget opplæringsmateriell på norsk

– Nok til å komme i gang

8

Stadfesting av forventning

• Erfarne medarbeidere utarbeidet kursopplegg

• Kursdeltakerne kjente sine arbeidsoppgaver godt

• Som ventet, den effektive læringen kommer ikke før man

er i produksjon

9

Løse tråder etter innføring

• Kriseteam

• Arbeidsgrupper

10

Hva er Alma?

• Kommer an på hva man har bruk for

• Alma stakeholders?

11

Sluttbruker masterstudent og opp

E-abonnement

Biblioteksystemet

BestillingSelvbetjening

Plan A Plan B

12

Erfaring

• At lenker ikke fungerer i Google Scholar har lav prioritet

hos leverandør

• Ikke lett å finne bestillingslenken i Oria

– Mange bestillinger kom på tilbakemeldingsskjemaet, ikke i Alma

– Ikke ferdig innlogget på Alma selv om Feide-innlogging allerede

har skjedd på andre produkter

– Flere eposter om hjelp etter Oria/Alma-innføringen

• Heller ikke Oria og Alma gir god tilgang til for eksempel

standarder

13

Sluttbruker fersk student

• Har kompetanse på nettbruk, ikke like mye

informasjonskompetanse

– Er både kresen og mottakelig for endringer

• Har med seg søkevaner fra tidligere liv og skole; for

eksempel Google og Amazon

• Bruk av bibl. varierer fra fagområde til fagområde

• Finner frem til biblioteket på ulikt vis

– for eksempel ved bruk av grupperom

• Gjør som faglærer og bibliotekar sier

14

Trenger info om innhold

15

Erfaring

• Sliter både med å forstå opplegget og å finne bøker og

gjøre kopibestillinger

• Blir store treffmengder

• Selvbetjening ved fornying går greit

– Hvis de finner kontoen sin

16

Mulighet

• Økt selvbetjening ved kvalitetssikret låntakerregister

– Unngå dobbeltregistreringer

– Unngå flere Feide-ID

• Liker de egentlig selvbetjening?

17

Leverandør Ex Libris

• Leverandører vil gjerne selge en fullstendig løsning

• Fikk solgt Primo og Alma

18

Erfaring

• Mangler databaselistefunksjonaliteten i Metalib

• Mangler BIBSYS Galleri og andre digitaliserte samlinger

19

Samlingsbetjening

• Hva gjør vi med instituttsamlinger?

20

Dokumentlevering

• Nytt: digitaliseringsflyt i biblioteksystemet

21

Erfaring

• Alma har en del funksjoner for purringer og gebyr

• Arbeidsflyter med mange trinn

– innscanninger av barcode

– museklikk

• Feil uten feilmelding

• Alma lever i den gamle verden med geografisk tildeling

av IP-adresser

• Alma bruker epost for utskrift

22

Utskrift

Epost fra Alma(klartekst? html)

html2pdf pdf

Epost-server Print-server

23

Mulighet

• Papir, endestasjonen for god databehandling?

• iPad på plukketralle og scannestasjon

24

Utlånsstatistikk NTNU UB

0

20 000

40 000

60 000

80 000

100 000

120 000

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014

Førstegangsutlån ved UBs bibliotek

DRAGVOLL

GUNNERUS

TEK

ARK

BMH

REAL

KUNST

MARIN

DORA

MUSIKK

VALGRINDA

25

Utlåns- og returautomater

• Gml NTNU bruker PV SUPA

26

Erfaring

• Gikk greit å sette opp automater mot Alma

• Oppgraderte automater samtidig, men ikke sikkert det

var nødvendig

• Returautomat må bruke delt løsning mellom

automatprogramvare og Alma for å sortere bøker i riktig

binge

27

Statistikk automat

0,0

10,0

20,0

30,0

40,0

50,0

60,0

70,0

80,0

2011 2012 2013 2014

An

del

i p

rose

nt

Utlån på automat

Dragvoll

Gunnerus

Teknologi

Arkitekt

Realfag

28

Kopibestilling

• Det er vanskelig å bestille kopier

– Man må dypt ned i systemet

– Dette ble verre etter at Oria ble koblet til Alma

29

Lenkeserver

• Alma link resolver

– OpenURL 0.1

– OpenURL 1.0

• Z39.88-2004

30

Erfaring

• Begynte å planlegge erstatter for SFX-meny

– Mye ordnet seg med rammen fra Oria

– BIBSYS tilbakemeldingsskjema fanger opp IPv6 og

internadresser 10.x.x.x

• Slet litt med å «resolve» lenker med Pubmed PMID

• Alma lenkeserver er ennå et ferskt og ukjent produkt

31

Eier Proquest

32

Mulighet

• I SFX kom e-bøker som et påheng

– NTNU UB fikk BIBSYS til å lage filer som vi importerte

• I Alma lenkeserver får vi muligheten til 100 % sikkerhet i

e-bokoppslag?

33

Biblioteksjef

• Tanker i bakhodet

– Et system som andre bibliotek også bruker

• Ingen har fått sparken for å kjøpe IBM osv.

– Ikke bli kalt inn til rektor eller direktør

– Møte brukere i diverse fora uten at biblioteksystem blir et

negativt tema

34

Mulighet

• Tenke nytt og bli berømt!

– Data mining i fullteksten

– Hjernehjelp; inspirasjon og assosiasjoner

– Linked open data

– Forskningsdata

35

Mulighet

• Ned på jorda igjen: Innenfor rammen av Alma

• Vi er nå en del av en stor kundemasse som kan dele

idéer

• Idéer på Ex Libris Idea Exchange, Initiatives Blog og

Developer Tech Blog

• Alma er fortsatt under utvikling

36

Mulighet

• Bruke Alma til automatisering og frigjøre arbeidstid

• Unngå katalogisering og emneklassifisering

– bare markere beholdning der indeksen i Primo Central duger

• Noe å prøve ut: automatisk oppdatering Elsevier

beholdning

37

Mulighet

• Alma er «bare» et biblioteksystem

• Midtpunkt i integrasjonen

• Nytt:

– Import og – eksportfunksjoner

– Work orders

– Sette opp jobber selv

– APIer

38

Funksjon Intern

• Primært for egne studenter og ansatte

Sjekk kjøpt beholdning

Søk i indeks

URL

Hyllekode

39

Funksjon Ekstern

• Unike dokumenter presentert på nettet i riktig kontekst

• Tilgjengelig for alle, delingskultur

Unike dokumenter

ReferanselitteraturHistoriskNy aktualitetKartlegginger av forekomster

Fagportaler

Google?

40

Når er Alma løsningen?

• Alle kan ha koblinger på nettet

Alma

Oria

Dig. arkiv BilderPapirarkiv

UtseendeBestillingsmuligheter

41

Oppsummering

• Alma er et steg fremover

• Fortsatt litt vanskelig å forklare sluttbruker hva som er

hva i bibliotekets tilbud

• Stor mengde kompetente Ex Libris-kunder i verden og

bra samarbeidsklima i Norge gjør videreutvikling mulig

Takk for meg.