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En el siguiente instructivo se enuncian las estrategias elegidas para llevar a cabo el Flow de OGCDP, los materiales necesarios y la organización de los equipos de trabajo para lograr que un mayor número de estudiantes realicen su experiencia de intercambio en el exterior.
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BIBLIA OGCDPAIESEC Rosario Argentina
Youth Market Corner
RAISE (etapa 1)
Coordinador: VP COMM
Trackeodores: Project Managers
Responsables: 1 miembro de cada proyecto
Indicador (K.P.I): N° inscriptos vs. N° asistentes charlas informativas/entrevistas.
Objetivo central: Convertir inscriptos en asistentes a charlas/entrevistas.
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN – POSTULACIÓN – 1ER CONTACTO
RAISE (etapa 1)Tareas
Contactar a los inscriptos dentro de las 24hs de su postulación• Ingresar diariamente a PODIO (https://podio.com) específicamente al espacio de trabajo OGCDP Argentina y entraren Postulación Ciudadano Global Web. Luego elegir la la vista “Segmentación Rosario nueva!”.• Exportar Excel (botón herramienta – Excel Export) y copiar los correos y nombres de las personas a las cuales se va a contactar.• A través de la creación de TAGS etiquetar en cada uno de los inscriptos el proyecto que le corresponda de acuerdo a los segmentaciones delineadas (Siberia, Económicas, Medicina).• Enviar correo de 1ER CONTACTO vía SMORE ingresando a https://www.smore.com/71d0-aiesec-rosario y agregando en el cuerpo del envío “mensaje primer contacto”. Adecuar las fechas y lugares de las charlas informativas/entrevistas según corresponda. La respuesta llegará al correo de [email protected].
RAISE (etapa 1)Tareas
Armar y enviar output los días miércoles (previo a las charlas/entrevistas) a los responsables del RA (etapa 2) con copia a PMs y VPs YM
• N° de inscriptos vs. N° de confirmados (con nombre y apellido)
Marcar en el gmail de [email protected] con etiquetas (como en PODIO) a qué proyecto corresponde cada persona.
CLAVE! • Enviar el mail dentro de las 24hs posteriores a la
postulación.• Para ver respuestas al correo enviado desde SMORE
deberán ingresar a [email protected] (contraseña: aiesecrosario).
RAISE (etapa 2)
Coordinador: VP TM
Trackeadores: Project Managers
Responsables: 1 miembro de cada proyecto
Team*: todos los TMPs del Corner
Indicador (K.P.I): N° de entrevistados vs. N° de RA
Objetivo central: Convertir esos entrevistados en RA
* Los TMPs deberán soportar el proceso de RA (etapa 2) a través de tareas tales como entrevistar candidatos, dar charlas informativas, ayudar con la logística, etc.
CONTACTO – CHARLA INFORMATIVA Y ENTREVISTA – RA
RAISE (etapa 2)TareasCoordinar la logística para las charlas informativas/entrevistas• Reservar aula o lugar X para una fecha X. (Tratar de que sea siempre en el mismo lugar y a la misma hora así generamos un hábito en nosotros y en quienes nos contactan. Esta rutinización de las actividades hace más fácil nuestra tarea y nos da más seriedad, a la vez que nos asegura una promoción virtual continua.• En caso de charlas informativas, designar dos responsables para darlas y tener disponible el “PPT charla informativa OGCDP”.• En caso de entrevistas, coordinar el equipo de entrevistadores en relación a la cantidad de asistentes confirmados. Para prepararse para la actividad revisar la “Guía para entrevistas OGCDP”.• Chequear stock de materiales (folletos, ej. de prácticas, contratos).• Reservar/conseguir proyector, parlantes (en caso de necesitar), computadora (esencial para anotar asistentes que no estén inscriptos y para mostrar prácticas en las entrevistas), banner de AIESEC.
Armar output de las charlas informativas/entrevistas y enviar a PMs y VPs YM Corner dentro de las 24hs posteriores a la misma (Aconsejamos que el mismo sea realizado por el responsable
final del proyecto que tenga a cargo la charla). TODOS CON NOMBRE/APELLIDO/PROYECTON° de confirmados vs. N° de asistentes
RA potenciales
RA efectivos
RAISE (etapa 2)Cada persona que entreviste debe:• Mandar al entrevistado un output/resumen de la entrevista contestándole las dudas que le hayan surgido + una personalización del contenido del doc “Respuesta resultado positivo + Next Steps” + Video explicativo: Cómo hacer mi cuenta de AIESEC + Booklet de proyectos y prácticas OGCDP.
En caso de no haber sido seleccionado, se le enviará el doc “Respuesta resultado negativo” especificando los porqués.
•Seguir al entrevistado hasta que realice el RA. Para saber cómo, mirá el siguiente video instructivo: Cómo hacer un RA.
CLAVE! • Enviar el mail dentro de las 24hs posteriores a la entrevista.
• Hacerlo desde la casilla personal de AIESEC de cada uno (ej. [email protected])
• No se hace RA si el EP no entregó los documentos necesarios ni la $$.
MATCHCoordinador: VP OGX
Trackeodores: Project Managers
Responsables: 1 miembro de cada proyecto
Team*: todos los TMPs del Corner
Indicador (K.P.I): N° RA vs. N° MA
Objetivo central: Convertir RA en MA a corto plazo.
* Los TMPs deberán soportar el proceso MA a través de tareas tales como colaborar con la logística del OPS, invitar a los EPs RA al mismo, buscar prácticas para crear materiales de promoción, etc.
GTK AIESEC WAY– POSTULACIONES A PRÁCTICAS – MATCH
Project Managersdesignan a los EP Managers
Toda la info para saber cómo ser un EPM en:
EP MANAGERs PACKAGE
MATCHTareasCoordinar la logística para el OPS• Reservar aula o lugar X para una fecha X. • Enviar “Invitación OPS” a través de los EPMs y pedir confirmación.• Armar el equipo de oradores que se necesitarán para hacer las sesiones en relación a la cantidad de asistentes confirmados. • Chequear stock de materiales necesarios (folletos, ej. de prácticas, contratos).• Reservar/conseguir proyector, parlantes (en caso de necesitar), computadora, banner de AIESEC.• Conseguir/comprar insumos para los breaks (consultar stock disponible antes de realiza una compra).
Armar output del OPS y enviar a PMs y VPs YM Corner dentro de las 24hs posteriores al mismo (Designar un encargado de los 3 responsables de los proyectos)
N° de confirmados vs N° de asistentes MA potenciales
MA efectivos
MATCHCoordinar “Maching day”• Coordinar reunión de todos los EPm con sus EPs para aplicar y mostrar prácticas. Se aconseja realizarlo cada 15 días y con una duración de 2 horas. Designar siempre un responsable final de los 3 representantes de los proyectos para reservar el lugar y preparar la logística.
Materiales•1 computadora por EP.•Booklets o prácticas de Smore actualizadas acordes a los perfiles esperados. Para ver todas las prácticas hechas en Smore ir a Link de prácticas
REALIZECoordinador: VP OGX
Trackeodores: Project Managers
Responsables: 1 miembro de cada proyecto
Team*: todos los TMPs del Corner
Indicadores (K.P.I): N° RE vs. N° de feedback NPS N° de RE vs. N° de reintegrados
Objetivo central: Lograr altas tazas de feedback en NPS y de reintegración.
* Los TMPs deberán soportar el proceso MA a través de tareas tales como actividades para la reintegración de los EPs, consecución de materiales para showcasing, participación y logística de las Bye, Bye Dinners.
MATCH – TRACKEO DE EXPERIENCIA - REINTEGRACIÓN
REALIZETareasCoordinar la logística para las BYE BYE/WELCOME DINNERS• Reservar lugar X para una fecha X. • Preparar los EP Package.
Relevar y analizar NPS (Net Promoter Score)El NPS es un sistema de feedback para evaluar la calidad del delivery de nuestros programas a nuestros “clientes”. A los intercambistas
se les envía una encuesta para que respondan del 0 al 10
si recomiendan nuestros servicios.
Chequear arribo de Eps e invitar a la reintegración
• Revisar que EPs están llegando y en qué fechas. • Enviarles un correo comentándoles que estamos interesados en hacer un Skype con él/ella para saber cómo fue su experiencia y recibir un tipo de Feedback. En “Material para REINTEGRACIÓN “ van a encontrar el modelo de mail estandarizado para enviar, instructivo de la actividad, entrevista y ejemplo de entrevista de reintegración.
TAREA PROJECT MANAGERSReporte semanal de:
•ASISTENTES A CHARLAS/ENTREVISTAS•RA SEMANALES•RA POTENCIALES•MA SEMANALES•TALENT CAPACITY
Deberán completar el form y enviarlo los domingos.Deberá incluir lo ocurrido durante la semana.
RESPONSABLES FINALES ESPECÍFICOS
Folletería y Ejs. de prácticas (COMM)Guía de entrevistas (TM)
Contratos (F&L)Talent capacity (PMs)
NPS (EPMs)Reintegración del EP (TM)
Entrega material para showcasing (EPMs)Realización de showcasing (COMM)
MATERIALES PARA EL
FLOW
USUARIOS Y CONTRASEÑASSMORE: [email protected] // losgatosGMAIL: [email protected] // aiesecrosarioISSU: [email protected] // losgatos
SMORE 1er contactomensaje primer contactoPPT charla informativa OGCDPGuía para entrevistas OGCDPRespuesta resultado positivo + Next Steps Video explicativo: Cómo hacer mi cuenta de AIESEC Booklet de proyectos y prácticas OGCDP Respuesta resultado negativoCómo hacer un RALinks ejemplos de prácticas en SMOREEP MANAGERs PACKAGEInvitación OPSPlanilla EPS 2013Material para REINTEGRACIÓN Guía para showcasing OGCDP
![[AIESEC HCMC][ILEAD 2015] Excellence oGCDP award](https://img.dokumen.tips/doc/110x75/55a6ff6e1a28abf75e8b4636/aiesec-hcmcilead-2015-excellence-ogcdp-award.jpg)
