BÀI GIẢNG Phầnmềm Microsoft Word - hcmuaf.edu.vn Word.pdf · ... tạobảng trong Word 6. Chèn hình, ... Office 2007 Khởi động Microsoft Word : ... Chọn Create/Form

Phần mềm Microsoft WordBBÀÀI GII GIẢẢNGNG

10/2008 2

1. Giới thiệu chung

2. Cách tạo mới, lưu, đóng và mở 1 bài.

3. Các thao tác soạn thảo văn bản cơ bản.

4. Định dạng văn bản : Font, Paragraph, Tab

5. Chia cột, tạo bảng trong Word

6. Chèn hình, textbox và công thức

7. Một số chức năng khác : Mail Merge

8. Định dạng trang văn bản và in ấn

Nội dung

10/2008 3

1. Giới thiệu chung

MS. Word là phần mềm soạn thảo văn bản mạnh, nằm trong bộ công cụ văn phòng của hãngMicrosoft.

Một số phiên bản Microsoft Office là : Office 97, Office 2000, Office XP, Office 2003, Office 2007

Khởi động Microsoft Word : Start/ Programs Microsoft Word hoặc nhấp biểu tượng W

Thoát khỏi Word : Gọi lệnh File/ Exit hoặc nhấp vàodấu ở góc trên bên phải.

10/2008 4

Màn hình Word

Thanhtiêu đề

Thướcdọc

Thanhmenu

Thanh công cụ chuẩn

Ngườitrợ giúp

Thanhcuộn

Thanhtrạng thái

Nút phóng to, thunhỏ và đóng cửa sổ

chương trình

Cửa sổnhiệm vụ

Thanh công cụ định dạng

Vùngsoạn thảo

10/2008 5

2. Cách tạo mới, lưu, đóng và mở bài

Tạo bài mới: File/ New hoặc nhấp chuột vào biểu tượngNew ( ) trên thanh công cụ chuẩn

Lưu bài : File/ Save hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Save( ) trên thanh công cụ chuẩn, chọn đường dẫn đến thư mụclưu trữ, và đặt tên tập tin.

Mở bài cũ : File/ Open hoặc nhấp chuột vào biểu tượngOpen ( ) trên thanh công cụ chuẩn, chọn đường dẫn, vàchọn tên tập tin muốn mở.

Đóng 1 bài đang mở : File/ Close hoặc nhấp vào dấu ởgóc trên bên phải của tài liệu đó. Lưu ý : Ta không nên mởquá nhiều bài cùng 1 lúc.

10/2008 6

3. Các thao tác soạn thảo cơ bản (1)

Để gõ được tiếng Việt, máy tính phải có:Bộ gõ tiếng Việt : Vietkey, Unikey, VietWare

Phông chữ hỗ trợ tiếng Việt : VNI, ABC, Unicode

Di chuyển con trỏ trong Word : Các phím mũi tên, Home, End, PageUp, PageDown

Dùng thanh cuộn dọc và ngang

Quét khối văn bản : Kéo rê chuột từ đầu đến cuối vùng chọn.

Đè Shift kết hợp với các phím di chuyển để quét khối.

Đè Alt + kéo rê chuột để quét khối theo chiều dọc.

10/2008 7

3. Các thao tác soạn thảo cơ bản (2)

Xoá dữ liệu : có thể quét khối để xóa nhiều ký tựDelete : xóa ký tự phía sau con trỏ.

BackSpace : xóa ký tự phía trước con trỏ.

Ghi chèn, ghi đè : nhấn nút Insert để đổi chế độ ghi.

Insert : chữ gõ vào sẽ đẩy các ký tự ra sau.

Overwrite: chữ gõ vào sẽ đè và xóa ký tự đang có

Sao chép, di chuyểnSao chép: quét khối, Edit/Copy (Ctrl C) để sao chép, đến chỗmới, Edit/Paste (Ctrl V) để dán ra. Có thể dán nhiều lần.

Di chuyển : quét khối, Edit/Cut (Ctrl X) để cắt vào bộ nhớ, đếnchỗ mới, Edit/Paste (Ctrl V) để dán ra.

10/2008 8

4. Định dạng văn bản

1. Sử dụng thanh công cụ Format

2. Định dạng phông chữ : Format/ Font

3. Định dạng đoạn : Format/ Paragraph

4. Đóng khung và tô màu : Border & Shading

5. Thêm chấm đầu dòng : Bullet & Numbering

6. Định dạng mốc dừng trên thước tab.

10/2008 9

4.1.Sử dụng thanh công cụ Format

Kiểu chữ định sẵn(Normal – Bình thường)

Phông chữ

Kích thước chữ

In đậm (B), In nghiêng(I), Gạch chân (U)

Căn lề trái, giữa, phải, đều hai phía Màu chữKích chuột vào mũi tên để chọn màu

Bôi đen chữ, đoạn văn bản cần định dạng rồi kích chuộtvào các nút hoặc chọn phông, kích cỡ chữ ở trên thanhcông cụ định dạng,…

10/2008 10

4.2.Định dạng chữ : Format/ Font

Phông chữ

Chữ nghiêng (Italic)Đậm (Bold)

Kích thước chữ(Bình thường từ 12-14.)

Màu chữAutomatic - tự động

Kiểu nét gạch chân(none – không gạch chân)

Các hiệu ứng khác(tham khảo trong tài liệu)

FONT

10/2008 11

4.3.Định dạng đoạn:Format/ParagraphIndent and SpacingCăn lề văn bản (Left – trái, right -

phải, center - giữa, justified –căn đều)

Khoảng cách tới lề (Left - tới lềtrái, Right - tới lề phải)

First line .. By (dòng đầu tiênthụt vào so với các dòng khácbao nhiêu)

Khoảng cách tới các đoạntrước(Before) và sau (After) làbao nhiêu điểm (point)

Khoảng cách hai dòng liên tiếptrong đoạn văn bản (Single – 1 dòng, 1.5 lines – 1.5 dòng)

10/2008 12

4.4.Format/ Border&Shading (1)

Kiểu đường viền (border)

Màu đường viền(automatic - tự động)

Kích thước của đường viền

Các đường viền muốn có (nútchìm) và không muốn có (nút nổi)

Hình cho phép xem trước hìnhthù của bảng sẽ như thế nào

Áp dụng cho toàn bảng (table),chữ (text),…

Kích chuột vào đây để chấp nhận

BorderMột số kiểu định sẵn

10/2008 13

4.4.Format/ Border&Shading (2)

Kích chuột vào tab Shading để tô màu nền :

ShadingChọn màu của nền (Fill)(No Fill – không tô màu nền)

Chọn kiểu tô màu nền (style)(No Fill – không tô màu nền)

Xem trước hình thù của bảngsau khi tô màu nền

Kích chuột vào đâyđể chấp nhận (OK)

10/2008 14

4.5.Format/ Bullet&Numbering

Format/ Bullet&NumberingBulleted: chấm đầu dòng.

Numbered: số đề mục.

Thay đổi chi tiết:Chọn 1 kiểu chấm/ số

Nhấp nút Customize

Nhấp vào Bullet, chọn kiểuchấm khác, hoặc chọn 1 kiểuđánh số khác.

Bullet

Numbered

10/2008 15

4.6. Kỹ thuật Tab Stop

1. Nhấp vào ô vuông ở đầu thước tab để chọn loại tab, sau đó nhấp vào 1 vị trí trên thước kẻ để thêm tab stop tại vị trí đó. Có các loại tab: Left (└), Right (┘), Center (┴), Decimal (┴o), Bar (│)

2. Để thay đổi tính chất cho các tab stop, gọi lệnh : Format/ Tabs.Tab stop position: chọn vị trí tab.Alignment: kiểu căn lề.Leader: kiểu chấm nối.Để xóa 1 tab, chọn nó trong ô tab stop position, rồi nhấp Clear.

10/2008 16

5. Chia cột, tạo bảng

1. Chia văn bản thành nhiều cột.

2. Phóng to chữ đầu đoạn.

3. Tạo bảng trong Microsoft Word.

10/2008 17

5.1.Chia cột : Format/ Column

Quét khối rồi gọi lệnhFormat/ ColumnChọn 1 kiểu chia cộtHoặc gõ số cột tùy ýThay đổi độ rộng cột vàkhoảng cách cộtCác cột bằng nhauÁp dụng cho toàn bộ bài(whole document) hay chỉ đoạn quét khối(selected text)

Line between : thêm đường kẻ giữa 2 cột

10/2008 18

5.2.Phóng to chữ đầu đoạn văn

Để phóng to chữ đầu đoạn văn, quét khối chữ đầuđoạn, gọi lệnh Format/ Drop Cap

Chọn kiểu rớt chữ

Đổi phông chữ đầu đoạn

Chọn số dòng rớt xuống

Thay đổi khoảng cách

10/2008 19

5.3.Tạo bảng trong MS. Word (1)

Bảng (table) được sử dụng để tổ chức trình bày dữliệu theo nhiều cột, nhiều hàng.

Để tạo một bảng mới, ta thực hiện :Di chuyển con trỏ tới nơi cần chèn bảng.

Gọi lệnh Table/ Insert Table.

Hộp thoại chèn bảng sẽ xuất hiện.

Chọn số cột trong ô Number of column

Chọn số hàng trong ô Number of row

Nhấp OK.

10/2008 20


Thay đổi kích thước của hàng, cột : di chuyển chuột đến cácđường viền của các ô tới khi con trỏ chuột chuyển thành các mũitên hai chiều. Bấm và rê chuột theo một trong hai chiều mũi tênđể đó để nới rộng/ thu hẹp.

Trộn nhiều ô làm 1 : quét khối các ô cần trộn, gọi lệnh Table/ Merge Cell

Tách 1 ô thành nhiều ô: chọn ô cần tách, gọi lệnh Table/ Split Cell, rồi gõ vào số hàng, và số cột mong muốn.

10/2008 21


Bố trí văn bản trong ô (Cell Alignment):Nhấp chuột phải vào ô hoặc các ô được chọn.Nhấp Cell Aligment rồi chọn cách bố trí thích hợp.

Thêm : Table Insert …Columns to the Left: Chèn cột vào bên trái cột hiện tạiColumns to the Right: Chèn cột vào bên phải cột hiện tại.Rows Above: Chèn hàng vào trên hàng hiện tại.Rows Below: Chèn hàng vào dưới hàng hiện tại.

Xoá : Table Delete …Table: Xoá cả bảng.Rows: Xoá hàng hiện tại hoặc các hàng được chọn.Columns: Xoá cột hiện tại hoặc các cột được chọn.

10/2008 22

6. Chèn hình, textbox và công thức

1. Chèn biểu tượng (symbol).2. Chèn hình ảnh (clipart)3. Chèn chữ nghệ thuật (wordart).4. Chèn autoshape, textbox vào văn bản5. Chèn công thức toán học (equation).6. Chèn dấu ngắt trang (section break)

10/2008 23

6.1.Chèn biểu tượng

Insert/ Symbol.

Chọn biểu tượng cầnchèn trong bảng. Cóthể thay đổi Font để cónhững biểu tượng khác(Wingding…)

Nhấp vào nút Insert

Close để đóng lại.

10/2008 24

6.2.Chèn hình ảnh

Chèn hình từ thư viện hình ảnh:Insert/ Picture/ ClipartChọn một nhóm hình trong bảng chọn.Chọn hình cần chèn rồi nhấp Insert.Trong quá trình tìm hình để chèn, có thể dùng nút Back (←) trở ra và vào nhóm khác.

Chèn hình từ 1 file hình ảnh:Insert/ Picture/ From File…Chọn đường dẫn và tên hình cần chèn.Nhấp Insert để chèn vào văn bản.

10/2008 25

6.3.Chèn chữ nghệ thuật (WordArt)

Insert/ Picture/ WordArt…Chọn 1 kiểu chữ nghệ thuậtGõ chữ vào ô Text (Your Text Here).Chọn Font, kích cỡ, đậm, nghiêng…Kích OK.

Điều chỉnh đối tượng hình :Để chuột tại ô vuông ở các góc hoặc cạnhrồi kéo để thay đổi kích thước.Để chuột ở giữa hình rồi nắm kéo để dờichỗ.Nhấp chuột phải chọn Format… để thay đổiđịnh dạng (Layout, Color…)

10/2008 26

Thanh công cụ Word Art

10/2008 27

6.4.Chèn autoshape, textbox

Thanh công cụ Drawing cho phép vẽ các hình khối trongtài liệu. Nhấp chuột phải vào menu bar rồi chọn Drawing để hiển thị thanh công cụ Drawing như sau:

Autoshape Textbox WordArt ClipArt Kiểu nét Bóng mờCông cụ chọn Màu tô Màu nét

Để chèn hình đơn giản (chữ nhật,elíp,…), nhấp vàoAutoshape, chọn hình rồi rê chuột tại vị trí muốn vẽ.Để chèn hộp văn bản, nhấp biểu tượng Textbox, vẽ ramàn hình, rồi gõ chữ vào. Autoshape có thể biến thànhtextbox bằng cách nhấp chuột phải vào hình đó, rồi chọnAdd Text.

10/2008 28

Thư viện hình vẽ AutoShapes

10/2008 29

6.5.Chèn công thức toán học

Insert Object…

Chọn Microsoft Equation 3.0.

Thanh công cụEquation cho phépchọn các dạng và kýhiệu của công thứccần chèn.

10/2008 30

Giao diện nhập công thức

10/2008 31

Nhập công thức

10/2008 32

Thanh công cụ

10/2008 33

6.6.Chèn dấu ngắt trang

Để chèn ký hiệu ngắt trang, dichuyển con trỏ văn bản tới đórồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enterhoặc chọn Insert Break rồiPage Break.

Có thể dùng tổ hợp phímCtrl+Shift+Enter để ngắt tranghoặc ngắt cột (tùy theo vị trí).

10/2008 34

7. Kỹ thuật trộn thư (Mail merge)(1)

Để trộn 1 tập tin mẫu (thư, thiệp mời,…) và mộtdanh sách (khách hàng, thân hữu…), ta thựchiện kỹ thuật trộn thư, như sau :

Đầu tiên, phải chuẩn bị tập tin mẫu thư và tập tin danh sách (lưu ở 2 tập tin riêng biệt)

Đứng ở file mẫu, gọi lệnh Tool/ Mail Merge

Chọn Create/Form Letter->Active Document

Chọn Get Data/ Open Data Source->chọn file danhsách để mở.

Chọn Edit Main Document để trở về file mẫu.

10/2008 35

7. Kỹ thuật trộn thư (Mail merge)(2)

Khi đó, trên màn hình sẽ xuất hiện thanh công cụ Mail Merge. Trong đó :

Insert Merge Field để chèn các cột dữ liệu bên file danh sáchvào file mẫu (lần lượt chèn vào vị trí cần)

Insert Word Field để chèn điều kiện, hay dữ liệu khác

Các nút mũi tên |<, <, >, >| để duyệt qua các mẫu tin trongdanh sách (về đầu, trước, sau, cuối)

<<abc>> : để hiện thử kết quả trộn

Công cụ Merge to New Document để trộn ra bài mới.

Công cụ Merge to Printer để trộn và in ra máy in.

Lưu ý: Word XP: Tool/ Letter&Mailing/ Mail Merge

10/2008 36

Kỹ thuật trộn thư (Mail merge)

Kết nối (Merging) là phương pháp kết hợp những dữ liệu đượcchọn trong một văn bản với các dữ liệu trong văn bản khác đểtạo thành 1 văn bản gọi là văn bản kết hợp (Merge Document).

Cách kết nối chủ yếu là Mail Merge, quản lý thông tin hữu hiệu.

Để dùng mail merge bạn cần 2 văn bản:

Văn bản chính (Main document).

Dữ liệu nguồn (Data source).

Văn bản kết nối được tạo ra bằng cách nối một mẫu tin từ vănbản dữ liệu sang mẫu thư của văn bản chính.

10/2008 37

Văn bản chính (Main document)

Văn bản chính lưu toàn bộ văn bản và thiết lập kết nối.

Đầu tiên, xây dựng văn bản chính trước khi chọn dữ liệunguồn.

Văn bản chính cũng có thể là văn bản trống.

Có 4 loại văn bản chính:

Letters (thư mời): gửi thư đến một nhóm người và cần được cánhân hóa từng người nhận.

Labels (nhãn thư): địa chỉ, nhãn đĩa và nhãn file folder labels.

Envelopes: in các địa chỉ nhận thư – trong thư.

Directory: danh sách dữ liệu như danh bạ điện thoại, hoặc danhbạ thành viên.

10/2008 38

Tạo văn bản chính

Văn bản chính được soạn thảo và định dạng như văn bảnbình thường.

Để trống các ô cần chèn vào.

Ví dụ mẫu:

10/2008 39

Dữ liệu nguồn (The Data source)

Có thể là file Word, hoặc Excel.

Dữ liệu nguồn xây dựng trước văn bản chính.

Được xây dựng dưới dạng bảng.

Bảng với các vùng (field) và các mẫu tin (record).Dòng đầu tiên gọi là hàng tiêu đề chứa các tên vùng, với qui địnhđặt tên vùng như sau:

Ngắn hơn 40 ký tự.

Mỗi tên vùng trong bảng phải là duy nhất.

Không có khoảng trắng.

Không có dấu chấm câu.

Không sử dụng tiếng Việt.

Mỗi dòng bên dưới dòng tiêu đề gọi là các mẫu tin.

10/2008 40

Tạo dữ liệu nguồn

Nhập dữ liệu nguồn (ví dụ nhập như bên dưới).

Save và đóng lại.

10/2008 41

Trộn thư (Mail Merge)

Việc trộn thư được thực hiện ở văn bản chính.

Thực hiện các bước sau đây:Đầu tiên mở văn bản chính lên.

Vào menu

Sau đó thực hiện 6 bước như sau:

10/2008 42

Trộn thư (tt) - Bước 1

10/2008 43


10/2008 44


10/2008 45


10/2008 46

Trộn thư (tt) - Bước 4 (tt)

10/2008 47


10/2008 48


10/2008 49

Trộn thư (tt) - Kết quả

Văn bản sau khi trộn được mở trong tài liệu mới.

Có thể in ấn, lưu trữ, điều chỉnh lại theo ý người sử dụng.

10/2008 50

8.Định dạng trang và in ấn

1. Thêm tiêu đề đầu & chân trang

2. Đánh số trang

3. Định dạng giấy in

4. In ấn

10/2008 51

8.1.Header & Footer

Các tài liệu (đặc biệt là các cuốn sách) thông thường cóphần header/footer để hiển thị các thông tin phụ trợ (sốtrang, chương mục,...)

Chọn View/ Header & Footer.

Nhấp chuột vào vùng chấm chấm ở đầu hoặc chân trangrồi gõ chữ hoặc sửa, có thể chèn ngày giờ, số trang từthanh công cụ header&footer.

Nhấp đúp ra ngoài để thoát hoặc nhấp Close trên thanhcông cụ header&footer.

10/2008 52

8.2.Đánh số trang

1. Insert/ Page Number…Position: vị trí đánh số trang

Bottom of the page (Footer)

Top of the page (Header)

Alignment: căn lề số trang.

2. View/ Header&Footer…Kích vào vùng header/footer

Insert AutoText – PAGE –

Page X of Y

Căn chỉnh thích hợp.

10/2008 53

8.3.Định dạng trang giấy

Chọn File/ Page Setup.

Định dạng trang gồm :Khổ giấy (paper size).

Lề (margins).

Hướng (orientation).

Header/Top

Left Right

Footer/Bottom

10/2008 54

8.4.In ấn

Trước khi in, cần phảiGọi File/ Page Setup để canh chỉnh giấy.Gọi File/ Print Preview để xem tổng thể trước

In: Gọi lệnh File/ Print…Printer: chọn máy in.Page range: chọn trang

All: tất cảCurrentPage: hiện tạiPages: liệt kê trang in

Copies: số bản in.

10/2008 55

PHỤ LỤC – ĐỌC THÊM

A. Gõ tiếng Việt trong Microsoft Word

B. Các mục menu của Microsoft Word

C. Các tổ hợp phím tắt của Word

10/2008 56

A. Gõ tiếng Việt

Để gõ được tiếng Việt, máy tính phải có:Bộ gõ tiếng Việt: Vietkey, Unikey, Vietware

Phông chữ hỗ trợ tiếng Việt:VNI : VNI-Time, VNI-Helve,…

Unicode: Times New Roman, Tahoma, Arial,…

Khi nào chương trình Vietkey được thiết lập ở chế độgõ tiếng Việt (chữ V màu vàng tại System trayhoặc nổi trên màn hình) thì mới gõ được tiếng Việt

Vietkey đang ở chế độ gõ tiếng Việt

10/2008 57

A.1.Kiểu gõ tiếng Việt: Telex

ĂAW

đdd

ĐDDêee

ÊEEôoo

ÔOOâAa

ÂAAưuw/ w/ ]

ƯWơow / [

ƠOWăaw

Nhậnđược

Gõvào

Nhậnđược

Gõ vào f: huyền

s: sắc

r: hỏi

x: ngã

j: nặng

z: xoá dấu

Vd:

Trường->Truwowfng

Đại học->DDaij hocj

Nguyễn->Nguyeexn

10/2008 58

A.2.Kiểu gõ tiếng Việt: VNI

ĐĂMócMũNặngNgãHỏiHuyềnSắc

987654321

Ví dụ :

Trường Đại học ->Tru7o72ng D9a5i ho5c

Nguyễn Văn Tốt ->Nguye64n Va8n To61t

Lưu ý :

- Các số được sử dụng là các số nằm phía trên bên trái

- Muốn xóa dấu vừa gõ, bấm phím số 0

10/2008 59

B. Hệ thống menu

File: Các lệnh thao tác với tệpEdit: Các lệnh soạn thảoView: Các lệnh về chế độ hiển thịInsert: Các lệnh chènFormat: Các lệnh định dạngTool: Các chức năng hỗ trợTable:Window:Help:

10/2008 60

B.1.Hệ thống menu File

File: Các lệnh thao tác với tệpNew: Mở một văn bản mới.Open: Mở văn bản đã có trên đĩa.Close: Đóng văn bản đang soạn thảo.Save: Cất văn bản vào tệp.Save as: Cất văn bản vào tệp với tên khác.Save as Web Page… : Ghi văn bản dưới dạng HTML.Search: Tìm tệp trên đĩa.Version: Quản lý phiên bản.Page Setup: Định dạng trang in.Print Preview: Xem trước trang in.Print: In ra máy in.Send To: Gửi văn bản tới các thiết bị, chương trình khác.Properties: Các thuộc tính của văn bản.

10/2008 61

B.2.Hệ thống menu Edit

Edit: Các lệnh soạn thảoUndo…: Bỏ thao tác vừa làm.Repeat…: Lặp lại thao tác vừa làm.Cut: Xoá đối tượng được chọn, lưu vào Clipboard.Copy: Sao chép đối tượng được chọn vào Clipboard.Paste: Chuyển đối tượng từ Clipboard ra vị trí con trỏ.Paste Special: Chuyển đối tượng từ Clipboard ra vị trí con trỏ theomột phương pháp đặc biệt tuỳ chọn.Clear: Xoá đoạn văn bản đã chọn.Find: Tìm kiếm xâu trong văn bản.Replace: Thay thế xâu trong văn bản.Go To: Chuyển con trỏ tới trang nào đó.AutoText: Tạo văn bản mẫu.Bookmark: Đánh dấu vị trí nào đó trong văn bản.

10/2008 62

B.3.Hệ thống menu View

View: Các lệnh về chế độ hiển thịNormal: Chế độ hiển thị bình thường.Web Layout: Chế độ trang web.Print Layout: Chế độ hiển thị dưới dạng trang in.Outline: Chế độ hiển thị dạng outline.Toolbars: Các thanh công cụ.Ruler: Hiển thị thước kẻ ở phía trên văn bản.Document Maps: Chế độ hiển thị kiểu chương mục, bên phảilà các mục lớn, bên trái là nội dung văn bản.Header and Footer: Các dòng tiêu đề đầu và cuối trang.Footnotes: Ghi chú ở cuối trang.Fullscreen: Hiển thị văn bản toàn màn hình.Zoom…: Phóng to, thu nhỏ văn bản.

10/2008 63

B.4.Hệ thống menu Insert

Insert: Các lệnh chènBreak…: Chèn dấu ngắt trang.Page Numbers…: Đánh số trang.Date and Time…: Chèn ngày giờ.AutoText: Chèn các mẫu có sẵn.Field…: Chèn một trường thông tin.Symbol…: Chèn ký tự đặc biệt.Comment: Chèn ghi chú.Reference: Tham chiếu.Picture: Chèn hình vẽ.Text Box: Chèn một hộp văn bản.File…: Chèn tệp khác vào văn bản hiện tại.Object…: Chèn đối tượng (ảnh, bảng tính, …).Bookmark…: Chèn ký hiệu đánh dấu.Hyperlink…: Chèn một siêu liên kết.

10/2008 64

B.5.Hệ thống menu Format

Format: Các lệnh định dạngFont…: Định dạng phông chữ.Paragraph…: Định dạng đoạn văn bản.Bullets and Numbering…: Định dạng đánh số đầu mục, gạch đầudòng.Borders and Shading…: Đường viền và bóng.Colunms…: Chia trang giấy thành nhiều cột.Tabs…: Định các tab.Drop Cap…: Định dạng chữ cái đầu tiên (phóng to) của đoạn.Change Case: Biến đổi chữ hoa thành thường và ngược lại.Background: Định dạng nền.Style and Formating…: Sử dụng các kiểu định dạng có sẵn hoặcđược tạo ra.

10/2008 65

B.6.Hệ thống menu Tools

Tools: Các chức năng hỗ trợSpelling and Grammar: Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp.Language: Chọn ngôn ngữ cho văn bản.Word Count: Đếm từ.Track Changes: Theo dõi sự thay đổi văn bản.Compare and Merge Documents: So sánh và hoà nhập các vănbản.Protect Document: Bảo vệ các phần văn bản.Letters and Mailings: Các chức năng thư tín. (Mail Merge)Macro: Chức năng macro.AutoCorrect Options…: Chức năng tự sửa từ ngữ gõ vào theoquy tắc (viết tắt, gõ sai,…).Options: Các tuỳ chọn cho Word.

10/2008 66

B.7.Hệ thống menu Table

Table: Các chức năng kẻ bảngDraw Table: Vẽ bảng bằng tay với công cụ bút chì.

Insert: Chèn các đối tượng thuộc bảng.

Delete: Xoá các đối tượng thuộc bảng.

Select: Chọn các đối tượng thuộc bảng.

Merge Cells: Hoà nhập các ô trong bảng.

Split Cells…: Phân chia một ô thành nhiều ô.

Table AutoFormat…: Định dạng bảng theo mẫu.

Convert: Các chức năng chuyển đổi dùng cho bảng.

Sort…: Sắp xếp bảng.

Formula…: Tính toán với các số liệu trong bảng.

10/2008 67

B.8.Hệ thống menu Window,Help

Windows: Các lệnh về cửa sổ văn bảnNew Window: Mở cửa sổ văn bản mới chứa văn bản hiệnthời.

Arrange All: Bố trí các cửa sổ văn bản đang mở.

Split: Chế độ soạn thảo văn bản 2 phần (cửa sổ được chialàm 2 phần).

Remove Split: Bỏ chế độ soạn thảo văn bản 2 phần.

Help: Hệ thống trợ giúp của Word.Word Help : mở màn hình giúp đỡ và hướng dẫn

Assitant Help : gọi nhân vật trợ giúp

About Microsoft Word : thông tin về phiên bản Word

10/2008 68

C. Các tổ hợp phím tắt (1)

Alt+F: Chọn menu File.

Alt+E: Chọn menu Edit.

Alt+V: Chọn menu View.

Alt+I: Chọn menu Insert.

Alt+O: Chọn menu Format.

Alt+T: Chọn menu Tools.

Alt+A : Chọn menu Table.

Alt+W : Chọn menu Window.

Alt+H: Chọn menu Help.

Ctrl+C: Sao chép đối tượngđược chọn vào Clipboard.

Ctrl+V: Dán nội dung trongClipboard vào vị trí con trỏ.

Ctrl+X: Xoá đối tượng đượcchọn và lưu vào Clipboard.

Ctrl+A: Bôi đen cả văn bản.

Ctrl+B: In đậm.

Ctrl+I: In nghiêng.

Ctrl+U: Gạch chân.

10/2008 69

C. Các tổ hợp phím tắt (2)

Ctrl+]: Tăng kích thước chữ.Ctrl+[: Giảm kích thước chữ.Ctrl+Shift+W: Gạch chântừng từ bằng nét đơn.Ctrl+Shift+D: Gạch chân cảdòng bằng nét kép.Ctrl+=: Viết chỉ số dưới(m1,m2,…).Ctrl+Shift+=: Viết chỉ số trên(số mũ, x2).Ctrl+Shift+K: Chữ in hoa nhỏ.Ctrl+Shift+A: Tất cả chữ in hoa.

Ctrl+Shift+H: Ẩn văn bản.Ctrl+Shift+C: Sao chép địnhdạng.Ctrl+Shift+V: Dán định dạngCtrl+SpaceBar: Loại bỏ địnhdạng.Shift+End: Bôi đen văn bản đếncuối dòng.Shift+Home: Bôi đen đến đầudòng.Shift+xuống hoặc lên: Bôi đenmột dòng.Shift+trái hoặc phải: Bôi đen mộtký tự.

10/2008 70