1. A beszerzési szervezet részére beszerzési igény érkezik valamelyik belső szervezeti egységtől. Mutassa be a beszerzési folyamat lépéseit, amennyiben új, eddig még nem vásárolt, illetve, ha rutinszerűen beszerzendő termékről van szó!

Információtartalom vázlataA beszerzés lépései 1. Új beszerzés esetén szükséglet azonosítása, az igények pontosítása, a szükséges információk

beszerzése, hiányzó információk pontosítása2. A szállító felkutatása a/ új termék vagy szolgáltatás esetén b/ rutin beszerzésnél3. A beszállító kiválasztása, szállítói ajánlatok értékelése4. Rendelés feladása5. Megrendelés utáni tennivalók

1. Új beszerzés esetén szükséglet azonosítása

( ismételt beszerzés esetén kevesebb feladat. Nem kell referenciát beszerezni, hiszen ismered a partnert. Újból és újból tisztázni kell az üzletkötés feltételeit, mint például: ár , fizetés feltétel, száll. Feltétel , esetleges további kedvezmények )

(Gyakran formanyomtatványok alkalmazása)=könnyen áttekinthető, és csak a lényeges infókat tartalmazz

A vállalat különböző anyagok illetve szolgáltatások iránt felmerülő szükségletek biztosításának alapvető lépése a szükségletek pontos azonosítása.

Szükséges információk:1. Az igényelt cikk pontos meghatározása ( színkód, minőség kód )2. A pontos mennyiség megadása3. Mikorra van szükség az igényelt cikkre4. Az igénylő megnevezése( szervezeti egység / személy )5. Költségelszámolás helye6. Az igénylés dátuma

Ezek az adatok hagyományos formában egy igénylőlapon( 2 példányban) helyezkednek el. Ma már viszont a legtöbb helyen számítógépes rendszerrel történik az igénylés.

2. A szállító felkutatásaA szállítók felkutatása történhet katalógusból, vállalati cégjegyzékből, internetről vagy

közvetítőn keresztül. Árajánlatot kell kérni, mely lehet sima vagy tender (versenyeztető). Az árajánlat történhet:

o Szóban (személyesen, telefonon): jó kapcsolat kialakítása után lehet csak ( szóbani megkeresés után, mindig írásban is kell ajánlatot kérni)

o Írásban (e-mail, fax): minden árajánlatkérésre válaszolni kell, még ha a válasz elutasító, akkor is. ( e-mailben mellékletként, levél formátumban elkészítve küldjük )

Az árajánlat kérésnek tartalmaznia kell:o Cég neveo Ajánlatkérés számát ( későbbi szerződésekhez, hivatkozásként )o Anyag pontos megnevezését ( esetleg cikkszámmal )o Pontos mennyiségéto minőségo Száll. határidőo A szállítási feltételekre való rákérdezést ( biztosítás, fuvareszköz, )o Teljesítés helyét ( hova szállít )o Ajánlatkérés érvényességének határidejét(ajánlatátadási határidő)o Fizetési módra való rákérdezés ( kp, átutalás, 8,30,60,90 napos, akkreditív )

Az ajánlattétel kötelező érvényű Az árajánlatnak tartalmaznia kell:

o Cég neveo Ajánlatkérés számát ( későbbi szerződésekhez, hivatkozásként )o Az ajánlat számáto Anyag pontos megnevezését ( mindig cikkszámmal )o Pontos mennyiségéto minőségo áro Száll. határidőo A szállítási feltételeket ( biztosítás, fuvareszköz, )o Teljesítés helyét ( hova szállít )o Ajánlat érvényességének határidejéto Fizetési mód ( kp, átutalás, 8,30,60,90 napos, akkreditív )o Az ajánlattétel kötelező érvényű

3. A beszállító kiválasztása, szállítói ajánlatok értékeléseA beérkezett árajánlatok útján mérlegelni kell a következő szempontok figyelembe

vételével: Számszerűsíthető és nem számszerűsíthető szempontok alapján történik, az ajánlatok beérkezését követően.

Számszerűsíthető szempontok:o Áro Fizetési feltételo Rugalmasságo Beszállító kapacitása

Nem számszerűsíthetők o Termék minőségeo Szállítás időben történő teljesítéseo Speciális igények rugalmas kezelése ( bár ez utóbbi kettő csak szállítások után

lehet megítélni, ajánlat alapján még nem )Annak érdekében, hogy ezek a szempontok összevethetők legyenek, szállítóértékelési

módszert dolgoztak ki. Ezek segítségével a beszerzési forrásokról való döntés lényegesen könnyebb.

A következő szállítóértékelési módszert alkalmazhatjuk:

a. Hagyományos szállító értékelő módszerItt különböző általunk fontosnak vélt szempont megbízható minőség, pontos szállítás, megfelelő ár, stabil háttér, jó háttérszolgáltatás szerint értékeljük a szállítót. ( súlyozás nélkül, simán pontozni kell: 1-5 vagy 1-10 stb )

b. Súlyozott pontrendszerű értékelés Az értékelés kiinduló pontja, hogy meghatározza azokat a fő értékeket, amelyek a beszerzés szempontjából jelentősek lehetnek. Ezekhez súlyokat rendelünk. Például: válasszuk a szállító érékelésünk szempontjául a minőséget, szállítás pontosságát és az árat. A minőséget a hibátlan beszállítások arányával mérjük, a szállítások pontosságát az időben való beérkezések arányával, az árnál az alacsonyabb ár és a tényleges ár hányadosával számolunk. A legalacsonyabb ár lehet a ajánlatot küldő cégek közül a legjobb árat kínáló cég ára, vagy a piacon elérhető legalacsonyabb ár. A súlyozással meghatározzuk, hogy melyik tényező mennyire fontos a többihez képest. Pl.30 %-40%-30 % )

c. Költségalapú szállítóértékelési módszer

1. Költségarányok módszereA szállító értékelésében fontos szerepe van a költségeknek. A költség arányok módszerének alapgondolata, hogy a vásárolt termékekhez kapcsolt költségeket a termék teljes arányában fejezi ki és vizsgálja. A szállítás, a minőség-ellenőrzés, a raktározás, és az ár a leggyakrabban figyelembe vett

költségek.( szállítás kltg /minőség kltsg, szállítási költség / összköltség)

A vásárolt termékhez kapcsolódó költségeket a termék teljes árának arányában fejezi ki.

A tényezők, amihez a beszerzés költségei kötődnek:

- minőség ellenőrzési költség

- szállítási költség

- raktározási költség

Arányszámok:

- minőség / költségarány= minőség összesköltsége beszerzés teljes kltsge

- szállítás / kltsg.arány = szállítások teljes kltsge

beszerzés teljes értéke

Alfa beszállító Béta beszállító

Ár: 5000 Ft Ár: 5100 Ft

Minőség kltsg. arány: 3% minőség kltsg.arány: 1%ít

Szállítási kltsg.arány: 2 % szállítási kltsg.arány: 2 %

Teljes kltsg.arány: teljes kltsg.arány:

5000+(0,03x5000)+(0,02x5000)=52505100+(0,01x5100)+(0,02x5100)=5253

Módszer előnye:

Számszerűsítí a tényezőket

Összemérhetővé teszi a tényezőket

Pontos, precíz módszer

rámutat arra, hogy a magasabb árat ellensúlyozhatják egyéb területek megtakarításai

Módszer hátránya:

Drága

időigényes

Bonyolult

A nem számszerűsíthető adatokat nem veszi figyelembe

A SZÁMÍTÓGÉP MEGJELENÉSÉVEL VÁLT ELTERJEDTÉ, MERT SOK ADAT KELL HOZZÁ

2. A tulajdonlás teljes költsége módszere (TCO)

A tulajdonlás teljes költsége módszere (TCO)

TCO= total cost of ownership

Olyan szállítóértékelő eszköz, ami figyelembe vesz minden költséget ami a

szállítóval való kapcsolat előtt, közben, után jelentkezik

A beszerzés értékelését befolyásoló költségek:

- Beszerzési ár

- A beszerzés lebonyolítási költsége

- Készlettartási költség (raktározás, tőkelekötés, biztosítás)

- A minőség költsége

- Szállítás költsége

Előnye:

Rámutat a valódi költségekre

Megbízható értékelés

A beszerzés KOMPLEX értékét tükrözi

Hátránya:

Bevezetése nehéz

Bizonyos tényezők nehezen számszerűsíthetők

A rendszer kialakítása időigényes

4. Rendelés feladásaA kiválasztott beszállítónak elküldjük a termékekre vonatkozó megrendelést. Mely

történhet formanyomtatványon vagy a cég által készített megrendelőlapon. A megrendelésnek tartalmaznia kell:

o Rendelési szám, mely az árajánlat hivatkozási számao Szerződő felek Cég neve, címeo Szerződés tárgya,termék pontos megnevezése,o mennyiségo Szállítás módja, dátuma, helye (kockázatviselésre vonatkozó feltételek)o Csomagolás, vám, INCOTERMS klauzúra külföldi EU-n kívüli szállítás esetén.

Kockázat és költségátvállalás o Szállítási cím, o Ár (pénznem, nettó, bruttó) engedmények, fizetési feltételek(fizetés módja és

ideje, speciális beszerzési feltételek, o Cégszerű aláírás ( 2 aláíró + pecsét )o Keltezés,

Keretszerődéssel is történhet a megrendelés – év elején kötik meg, egész évre mérvadó, pl. termelő vállalat és állandó beszállítója között, „ lehívják a mennyiséget „, ha elfogy a konkrét mennyiség, szerződést módosíthatnak. Hosszútávú szerződés, pl 5 év rögzítve vannak a termékek, s az az érték, amire a keretszerződést kötik. Meg kell határozni, hogy mennyi idővel előbb köteles a vevő megadni a szállítandó termékek pontos listáját, mennyiségét , tehát hogy mikor kell legkésőbb ütemezni.

A megrendelés manapság egyre gyakrabban számítógépen történi.A megrendelést a szállító elutasíthatja, vagy visszaigazolhatja. Első esetben másik beszállítót

kell keresni, utóbbi esetben történhet levélben/e-mailben, szállítói szerződéstervezet aláírásával, faxon, vagy hallgatólagos elfogadással ( ha a szállítási határidő 3 hétnél hosszabb, kérik a visszaigazolást )

5. Megrendelés utáni tennivalók

a)a megrendelés beérkezéseA beérkezett árut ellenőrizni kell, hogy megfelel-e a megrendelésben szerepeltekkel, addig

amig a szállító levelet nem egyeztették ( árat , mennyiséget, meg papíron a kért minőséget ) a megrendeléssel , nem lehet lepakolni az árut.( a megfelelő áru érkezett-e, mennyiségi – minőségi ellenőrzés, csomagolás ellenőrzése ) A mennyiségi ellenőrzés teljes körű általában, bruttó vagy nettó súly alapján ill. db szám alapján ellenőriznek. Létezik vakátvétel: ekkor szállító levél nem áll rendelkezésre, hanem megszámolják az árut és csak később hasonlítják össze a szállítólevéllel. Kettős kontrol: amikor két ember egymástól függetlenül számolja össze az árut és ha végeztek, akkor összehasonlítják eredményeiket.

Minőségi ellenőrzés, ami szúrópróba szerű. Ha hibát találnak, akkor teljeskörű az ellenőrzés. Fontos a minőségi osztály feltüntetése, és például a szavatossági időnek csak max 1/3-a járhat le.

Beszállítói nyilatkozat is lehetséges, biztosíték ( bizalom szükséges ) Majd készletnyilvántartásba kell venni az árut. E munkák manuális módszerrel való

elvégzése igen hosszadalmas. A korszerű számítógépes technológiával és eszközökkel kiegészített, nyilvántartási módszer hatékonyabb és biztonságosabb. (vonalkódrendszer, leolvasók, EDI rendszerek stb. )

b) az áru ellenértékének kiegyenlítéseA beérkezett árut ki kell fizetni. Manapság a fizetések elektronikus úton történő

kiegyenlítése az elterjedtebb. ( banki átutalással, gyors, kevés hibalehetőség, kevesebb adminsztráció )

c) egyéb feladatokA vállalatoknál a beszerzés foglalkozik a bizonyos garanciális kérdések rendezésével.( szervízhálózat ) Az esetleges visszáru (hibás termék, vagy göngyöleg) is a beszerzés

feladatköréhez tartozik. Újrahasznosítható csomagolás, szállítóértékelés elvégzése.

Rutin beszerzésnél egy ismételt vásárlást bonyolítunk. Új termék vagy szolgáltatás esetén részletesebb és körültekintőbb ismereteket kell szereznünk a beszerzés bonyolításához.

2. Mutassa be a beszerzési ajánlatok megszerzésének lehetséges eljárásait! Említsen meg olyan szituációkat, termékeket vagy szolgáltatásokat, amikor az egyes eljárás fajták használata célszerű! Válaszát indokolja!

Információtartalom vázlataLeggyakrabban használt eljárások1. Ajánlat kérés formái, tartalma, jogi keretei, speciális forma az elektronikus aukció2. Tender kiírás, tartalma, célja, formáiAz eljárásformák alkalmazásának feltételei

Az ajánlatkérés:Információszerzési módszer, amelyet részletes specifikáción alapuló, komplex termékek vásárlási döntéséhez alkalmaznak.

Ajánlatot konkrét igény / mennyiségi, minőségi igény / alapján kérünk. Gyakran az érdeklődő levélre kapott tájékoztatóból kiválasztott cégeknek küldünk ajánlatkérő levelet. Az ajánlatkérő levél célja, hogy a konkrétan megfogalmazott igényünkre érkező ajánlatokból a legkedvezőbbet válasszuk ki / minőség, ár, fizetési - , szállítási - és egyéb feltételek szempontjából,ingyenes szállítás, biztosítás,szervizelés /

Ahhoz, hogy válaszként pontos ajánlat érkezzen, egyértelműen, részletesen meg kell jelölni az igényünket. A leendő üzleti kapcsolat kezdeményezője tehát a vásárolni szándékozó vállalat.

A vállalatnak tehát pontosan azonosítani kell a különböző anyagok / szolgáltatások iránt felmerülő szükségleteket:

+ igényelt cikk pontos meghatározása + pontos mennyiség meghatározása + mikorra van szükség az igényelt cikkre + igénylő megnevezése+ igénylés dátuma

Az igénylés igénylőlappal, / 2 példányban / történik, de manapság már inkább számítógépes rendszerrel működik.

A vállalatnak meg kell találnia a beszerzési forrást.

Ez abból áll, hogy az újságból, katalógusokból, internetről,partnertől,versenytárstól cégenbelül marketing osztályról szállítók után kutat.

A versenytárgyalásnak 2 fajtája van:

- amit állami cégek írnak ki a közpénzek védelme céljából

- a másik pedig amit bármely magán tulajdonban lévő cég ír ki, főleg nagy értékű beruházások indításakor, vagy nagy értékű beszerzés esetén, a leghatékonyabb és a legoptimálisabb vásárlás elérése érdekében.

Nagy összegű beruházások esetén a beruházó több cégtől is kérhet ajánlatot, tehát versenytárgyalást / tendert ír ki.

Ajánlatkérés-közbeszerzésnél

A közbeszerzési törvény betartásáért felel:1) ajánlatkérő- állami intézmény2) ajánlattevő

Az ajánlatkérő: aki köteles biztosítani a törvényszerűséget és az eljárás azaz a szerződés megkötését is.

Az ajánlattevő: köteles tiszteletbe tartani a verseny tisztaságát és nyilvánosságát. Az ajánlattevő esélyegyenlőséget és egyenlő bánásmódot feltételezz az ajánlatkérő részéről.( pl. külföldi számára nem szabad hátrányos diszkriminatív szabályokat hozni. erre a törvénynek is figyelnie kell. )

A közbeszerzés: a különféle szolgáltatások és fogyasztási cikkek,és beruházások, vagy termelési eszközök, költségvetési szervek által történő beszerzését jelenti. Magyarországon a szervezetek beszerzésének szabályait az 1995. közbeszerzési törvény rögzíti. A beszerzéseket nyilvánosan kell végrehajtani, tehát hirdetési kötelezettség vonatkozik rá. Minden ajánlattevő és kiíró köteles biztosítani a verseny tisztaságát, mivel ezen beszerzések közpénzek felhasználását jelenti.

A közbeszerzések célja: ( üvegzseb )

Biztosítani a közpénzek elköltésének átláthatóságát, védeni a közérdekhez fűződő verseny tisztaságát.

A közbeszerzési eljárás fajtái

A törvény négy alapvető eljárási fajtát különböztet meg: Nyílt eljárás, Meghívásos eljárás, Tárgyalásos eljárás, és ezen belül:

o Hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás,o Versenypárbeszéd

A nyílt és a meghívásos eljárásban az ajánlattételi határidő lejártának időpontjától az ajánlatkérő kötve van a felhívásban és a dokumentációban meghatározott feltételekhez, az ajánlattevő pedig kötve van az ajánlatához. Ajánlatkérőnek tehát nincs lehetősége, hogy változtasson a felhívásában és a dokumentációban megadott feltételeken, vagy a megadott feltételeknek meg nem felelő ajánlati elemeket érvényesnek fogadjon el, még akkor sem, ha az ajánlat ismeretében egyértelművé válik, hogy a megadott feltételek szerint nyertesnek minősülő ajánlat a valóságban nem a legkedvezőbb ajánlat.( A tender kiíráshoz, csak bizonyos összeg ellenében lehet hozzájutni, hogy csak azok induljanak rajta, akik komolyan gondolják )

A nyílt és a meghívásos eljárásban sem az ajánlattételi határidőt megelőzően, sem az ajánlattételi határidő lejártát követően nem lehet tárgyalni.

Nyilvánosság mellett a nyílt eljárás szabályait kell alkalmazni. Ajánlati felhívással, egyenlő eséllyel köteles megadni információkat.

A tárgyalásos eljárásban: lehetőség van tárgyalásra, lejártát követően tárgyalhatnak a közbeszerzés tárgyáról. Az ajánlati kötöttség a tárgyalások befejezésével jön létre.

A versenypárbeszéd: az eljárás ajánlattételi szakaszában tárgyalásokat folytat a kiválasztott részvételre jelentkezőkkel. Megoldási javaslatokat, párbeszédeket folytat velük.

Valamennyi eljárási fajtára irányadó, hogy a közbeszerzési eljárás során egyik eljárás fajtárái nem leltet áttérni a másik eljárási fajtára.

Az árajánlat történhet:+ szóban :

Telefonon, vagy személyesen történik. Ehhez azonban egy megfelelő kapcsolatot kell kialakítani a céggel.

+ írásban :Levélen, e - mailen, faxon, közvetítőn keresztül. Minden ajánlatkérésre válaszolni kell, még akkor is, ha a válasz elutasító

Ajánlatkérés tartalmi elemei; cég neve termék

neve ajánlatk

érés száma termék

mennyisége

termék minősége

érdeklődés a szállítás módja és fizetés módja felől

teljesítés helye

szállítás határideje

árajánlatkérés válaszadásának határideje

sorszám, ami a hivatkozási szám szerepét tölti be

ajánlatadási határidő

Ajánlatkérés formai elemei

A levél részei : Fejrész Főrész Zárórész

FEJRÉSZBalra zárva: - feladó adatai / név, cím, telefon, fax, e -

mail /- címzett adatai

Jobbra zárva: - keltezés / a levél alsó részén is szerepelhet /- ügyintéző+telefonszáma- ügyirat sorszám

FŐRÉSZ :

- A TÁRGY megjelölésével kezdődik. A tárgy szót aláhúzzuk és kettőspontot teszünk utána.A tárgy megjelölése címnek számít -> nagy betűvel kell írni.

2 sor kihagyása után következik a MEGSZÓLÍTÁS. Ez udvariasságot fejez ki, általában abeosztást írjuk ide, de előfordulhat, hogy a néven való megszólítást használjuk. Megszólításután felkiáltójelet kell tenni

- kihagyva l sort kezdjük a LEVÉL SZÖVEGE-t írni. Világosan, röviden kell fogalmazni. Az a kívánatos, hogy a keleténél se több, se kevesebb ne legyen a levélben. A rideg rövidség udvariatlanság, viszont a bőbeszédűség idgénybe veszi a címzett idejét, türelmét, a szöveg érthetőségét akadályozza. A levél szövege bevezetőből, tárgyalásból, befejezésből áll.

Bevezető : célja a címzettel való kapcsolatteremtés, előzményekre hivatkozunk /értesülés / majd rátérünk a közölnivalóra. Fel kell kelteni a levél olvasójának érdeklődését.

Tárgyalás : a közölnivalónk lényegét tartalmazza. Megfogalmazásakor a logikus felépítésre kell ügyelnünk. Ismétléseket kerülni kell.

Befejezés : megfogalmazhatjuk a további kapcsolat reményét, pozitív hangvételre kell törekedni.

ZÁRÓRÉSZ:- elköszönő, üdvözlő szavak / 2 sort kihagyunk /- intézmény neve, címe, bélyegző / 3 sort kihagyunk /- aláírás, beosztás- melléklet

Elektronikus aukcióAz on-line aukció nem más, mint valós időben lezajló on-line árverés, ahol a licitálók

egymással versenyezhetnek, hogy melyikük nyeri el az aukció szervezője által kiírt termék vagy szolgáltatás szállítását, vagy vételét

Az on-line aukciós technológia a hagyományos beszerzési tárgyalásokhoz képest sokkal nagyobb versenyt kényszerít a potenciális szállítókra.

Az on-line aukció sajátossága, hogy a vevő nem a szállítókkal tárgyal, hanem a szállítók egymással versenyeznek annak érdekében, hogy meghatározzák a valós piaci árat, és elnyerjék az adott üzletet.

Az on-line aukcióval számos, működést javító eredményt lehet elérni. Ezek közül a legfontosabbak:• azonnali és hosszú távú versenyelőnyre tehet szert• hatékonyan elemezheti a piacot, és dinamikusan határozhatja meg árait• valamennyi ajánlattevővel azonos időben tud tárgyalni, ezáltal lehetőség nyílik a

verseny fokozására és a beszerzési árak csökkentésére• standardizálni és automatizálni lehet a rutinfolyamatokat• lerövidül a tárgyaláshoz és szerződéskötéshez szükséges idő

• új szállítókat nyerhet• az árajánlat bekérése leegyszerűsödik és lerövidül• a tranzakciós költségek jelentősen csökkennek

Az on-line aukció folyamata

Aukció előkészítése Az elektronikus piactér üzemeltetője az aukció szervezőjének és a résztvevőknek egyaránt biztosítja a technikai környezetet. A szervező a regisztrációt követően meghatározza az aukcióztatni kívánt termékeket, vagy szolgáltatást.

A szállítók azonosítása, kiválasztása Az elektronikus piactér üzemeltetője piactéren bonyolított on-line aukciók általában meghívásos alapon történnek. Az aukció szervezőjének lehetősége van kiválasztani a meghívandó résztvevőket a piactér online aukciós adatbázisából, ugyanakkor kezdeményezheti is a rendszerben nem szereplő potenciális szállítók bevonását.

Az on-line aukció kiírása A szervező a regisztráció során kapott kód segítségével tudja a kiválasztott résztvevőket meghívni az aukcióra. A résztvevők az aukciókra szóló meghívást elfogadhatják, vagy elutasíthatják. Erről automatikusan értesül a szervező. Ezt követően a szervező létrehozza magát az aukciót a rendszerben.

Az on-line aukció lebonyolítása A résztvevőknek az aukció időtartama alatt lehetőségük van az ajánlattételre. A résztvevők nem ismerik a versenytársaikat, nem tudják hány résztvevő van. Saját licitjeiket ill. a pillanatnyilag legalacsonyabb értéket látják.

Az on-line aukció kiértékelése Az aukciót követően a szervező egy részletes értékelést kap az aukcióról, mely tartalmazza a licitek alakulását, illetve a lehetséges megtakarítások számszerűsítését. A szállítók sorrendje és az általuk adott legjobb ajánlatok úgyszintén feltüntetésre kerülnek. A győztes szállítóval a beszerzés további részleteiről az elektronikus piactér üzemeltetője aukciós szolgáltatásán kívül egyeznek meg a felek.

Szerződéskötés Az aukció szervezője nem köteles a licitálás során kialakult sorrend alapján kiválasztani a győztes résztvevőt és vele szerződést kötni. A szervező döntési szabadsággal rendelkezik: döntésének alapját általában valamennyi szempont együttes értékelése adja. A szervező az aukció lezárását követő én értesítést küld valamennyi résztvevőnek, megköszönve a részvételt, és az általa győztesnek ítélt céget tájékoztatja szerződéskötési szándékáról.

Beszerzési aukció esetén a szervező célja az aukció feltételeiben ismertetett termék, vagy szolgáltatás beszerzése. Kiíráskor a vevő egy maximális árat (nyitó ár) határoz meg, és a potenciális szállítók egyre alacsonyabb árat kínálva versenyeznek a szállítás lehetőségéért.

Eladási aukció esetén a szervező célja a kiírásban meghatározott termékek (pl. elfekvő k-észletek, ingatlanok) értékesítése. Kiíráskor a szervező minimális árat határoz meg, és a potenciális vevők egyre magasabb árat kínálva versenyeznek a vételi lehetőségért. Legnagyobb előnye, hogy a termékeket a lehető legmagasabb áron, hatékonyan értékesíthetjük, illetve kedvezőbb szállítási- és fizetési határidőket tudunk elérni, valamint új értékesítési kapcsolatokat alakíthatunk ki.

3. Mutassa be egy Ön által kiválasztott termékre vagy szolgáltatásra vonatkozóan, hogy

hogyan végezne beszerzési piackutatást!Információtartalom vázlata

A beszerzési piackutatás céljaA megszerezni kívánt információk köreAz adatok begyűjtésének forrásaiA gyűjtött adatok feldolgozása és tárolása

A beszerzés egyik legfontosabb kérdése, hogy honnan, milyen forrásból vásároljunk. Ez a döntés azonban gyakorta igen összetett, számos tényező figyelembevételét igényli. A hatékony beszerzési politika részét kell hogy képezze, hogy a döntést befolyásoló tényezőket minél jobban megismerjük, és a vállalat számára kedvezően alakítsuk. Ez csakis aktív beszerzési politikával érhető el, azaz a beszállítói piac lehetőségeit folyamatosan keresni és elemezni kell.

Az értékesítéssel kapcsolatban gyakorta emlegetett fogalom a piackutatás. Ugyanakkor a beszerzési tevékenységben is nagy segítséget nyújthat az új információk feltárásával, illetve a rendelkezésre álló adatok rendszerezésével.

A beszerzési piackutatás a vállalat beszerzési piacairól, beszállító partnereiről szóló szisztematikus információgyűjtés és feldolgozás eszköze.

A beszerzési piackutatás célja:o a beszerzési piacok áttekinthetőségének biztosítása, javítása,o a beszerzési zavarok elkerülésének és ezzel a termelés zavartalan működésének

biztosítása,o más egységek, pl. kutatás-fejlesztés ellátása információkkal,o az optimális beszerzési döntések lehetővé tétele,o az új beszerzési források megtalálása és értékelése,o egyes termékek helyettesítési lehetőségeinek kiértékelése,o a technikai fejlődés nyomon követése.

A beszerzési piackutatásra több okból kifolyólag is sor kerülhet. A leggyakoribb ok általában egy új, eddig még nem használt anyagnak a beszerzése. Bizonyos esetekben azonban nagyon fontos lehet, hogy sor kerüljön rá rutin-, illetve módosított újravásárlások esetén is. Ez utóbbinak oka lehet:

o a költségszerkezet megváltozása,o a jelenlegi szállítók munkájának értékelése, más szállítókkal való össze

mérése,o a gyors technológiai fejlődés,o új források megjelenése,o politikai megfontolások,o a beszállítói bázis racionalizálása stb.

A beszerzési piackutatás lépései:o a célok pontos meghatározása,o az érintettek bevonása,o a potenciális információforrások feltérképezése,o az elérhető információk megszerzése és értékelése,o a pótlólagos információk beszerzése,o a következtetések levonása.

A beszerzési lehetőségek feltárására különböző módszerek vannak. Ez a lépés elsősorban marketingmunkát jelent, azon belül is piackutatást. Általában rendszeres, állandó tevékenység, mint például vásárok, kiállítások látogatása, hirdetések figyelése, kapcsolattartás a szállítókkal stb.

Primer (elsődleges) piackutatás során a beszerző közvetlenül a piacról szerzi be az adatokat. A szekunder (másodlagos) kutatás esetén közvetett, mások által gyűjtött, valamilyen mértékben feldolgozott információt használ fel.

A tervgazdaságról a piacgazdaságra történő áttéréssel, a beszerzési lehetőségek egyre inkább kibővülnek. Elmúlt már az az időszak, amikor a beszerzés jóval nagyobb nehézségbe ütközött, mint az eladás. Ugyanakkor meg kell jegyezni, hogy a különböző beszerzési lehetőségek közül a

mmegfelelő kiválasztása továbbra sem egyszerű feladat

A megszerezni kívánt információk köreA beszerzőnek a piacot illetően a következő ismeretekkel kell rendelkeznie:– az általános piaci helyzetre vonatkozóan

növekedés, csökkenés:= a saját termékre és szolgáltatásra,= a beszerzendő termékre vagy szolgáltatásra vonatkozóan,

piaci részesedésre: ez utal a beszállítók monopol jellegére, ebből adódóan alkuerejükre,

konkurensekre: a versenytársaink beszerzési helyzete, fogyasztókra: felhasználóink igényeinek milyen hatása van a beszerzési

tevékenységre,–a keresleti helyzetre vonatkozóan

szükséglet: milyen cikkeket kell beszerezni, igény: a beszerzendő mennyiségek, ezek megítélése a beszállító szempontjából, keresletre ható tényezők: a cikk iránti kereslet hogyan alakul a piacon,

– beszerzési lehetőségre vonatkozóan forrás megtalálása: kik a jelenlegi és a jövőben lehetséges szállítók,

– kínálati helyzetre vonatkozóan (termék, ár, csomagolás, eladási feltételek): milyenek a hozzáférhető készletek, ezek hogyan alakulnak

Ezen ismeretek némelyike csak tapasztalattal szerezhető meg a szükséges mértékben. Sokat számítanak a személyes kapcsolatok is úgy a beszállítókkal, mint a többi beszerzővel más vállalatoknál. Fontos a trendek, esetleg konkrét statisztikai adatok ismerete.

Az általános piaci, gazdasági ismeretek fontosságát jól mutatja az acéláruk piacának változása a századfordulón.

A gyártói szempontból nyomott árakkal jellemezhető, túlkínálattal rendelkező piac a kínai gazdasági növekedésre jelentős áremelkedéssel és beszerzési nehézségekkel reagált.

Az idők során kialakultak olyan piacok, ahol a kereslet és a kínálat térben és időben találkozik. Ezek az úgynevezett koncentrált piacok, amelyeknek négy formáját különböztetjük meg:

o vásár és kiállítás;o árverés (aukció);o tőzsde;o versenytárgyalás (tender).

Az adatok begyűjtésének forrásaiA beszerzési információs rendszer feladata a beszerzéssel kapcsolatos információk

- gyűjtése, szelektálása;- tárolása, elemzése;- feldolgozása;- áramoltatása, megjelenítése, közlése;- illetve az információs rendszer működtetése.

Az információk lehetnek mennyiségi jellemzők, illetve leíró, minőségi jellegűek. A vállalat tudásmenedzsment rendszerének eredményességétől függ, hogy az egyéni beszerzőknél felhalmozott egyéni tudást hogyan sikerül megosztani, mindenki számára hozzáférhetővé tenni.

Külső információs források: o a (lehetséges) beszállítók gazdasági adatai,o piaci elemzések, tanulmányok,o központi irányító szervek (hatóságok, minisztériumok) közleményeio statisztikai kiadványok, évkönyvek időszaki kiadványok, fogyasztási statisztikák,o napi sajtó, hetilapok, szaksajtó, szakfolyóiratok,o különböző kamarák információi,o fogyasztóvédelmi szervezetek közleményei,o vállalati propaganda anyagok: katalógus, árjegyzék, prospektus.

A gyűjtött adatok feldolgozása és tárolása

Primer információk

A primer információkat saját kutatással szerezzük meg. Ennek egy lehetséges célszerű folyamata:1. A kutatási cél meghatározása, kutatási részkérdések megfogalmazása.1. A kutatási terv elkészítése.2. Az adatok megszerzése, összegyűjtése3. Az adatok ellenőrzése, kiegészítése, elemzése, értékelése4. Tanulmány készítése, megállapítások, következtetések tétele, előrejelzés készítése,

javaslatok kidolgozása.A kutatást végezheti maga a beszerző, de a feladattal meg lehet bízni erre szakosodott

szakértőt vagy piackutató céget.

Szekunder információkNincs mindig lehetőség elsődleges adatokhoz történő hozzáférésre. A szekunder információk

fajtái, forrásai: Belső információs források- a korábbi beszerzések statisztikái,- a vállalat gazdasági adatai,- vállalati értékesítés nagysága, összetétele, tendenciái,- külföldi és belföldi megrendelések nagyságrendje,- beszállítók és vevők száma, összetétele, változása,- beszerzések nagyságrendje, arányának változása,- műszaki fejlesztés irányai, várható jövőbeni beszerzési igények, a kapacitások

lekötöttségei,- korábbi beszerzések tapasztalatai, reklamációk, vevőszolgálat.Előfordul, hogy a beszerzési információs rendszer egy nagyobb, másik információs rendszernek, például a beruházási rendszernek a része.A megszerzett információkat a vállalat által felállított szempontok alapján értkelik.A beszállító kiválasztása:- számszerűsíthető és nem számszerűsíthető szempontok alapján történik, az ajánlatok beérkezését követően.- számszerűsíthető: ár, fizetési kondíciók, beszállító kapacitása- nem számszerűsíthető: minőség, szállítás időben történő teljesítése, speciális igények rugalmas kezeléseSzállítóértékelési módszerek:- hagyományos száll. Értékelés- súlyozott száll. ÉrtékelésA legfontosabb szempontok: ár, határidő és minőség betartása, : 40% - 30 %- 30 % arányában, A szállítóértékelés célja: - legmegfelelőbb beszállító kiválasztása- beszállító teljesítményének javítása- beszállítóval való kapcsolat megszervezéseA gyűjtött adatok tárolása:Az ERP –ben ( integrált vállalat irányítási rendszer ) amely egy szoftver is, ami átfogja a vállalat folyamatait: Beszerzéshez kötődő adatok: Beszállítói törzsadatokA vállalattal kapcsolatban álló és a potenciális szállítók törzsadatait tartalmazza.

4. Készítsen ajánlatkérést a mellékelt információk alapján a megadott termékre vagy szolgáltatásra!

Információtartalom vázlata- Szükséglet azonosítása- Termékek és szolgáltatások beszerzése közötti fontosabb különbségek- Ajánlatkérés módjai- Ajánlatkérés tartalmi elemei

Ajánlatkérés módjai: NormálTender : versenytárgyalás kiírása

- Szükséglet azonosítása- Termékek és szolgáltatások beszerzése közötti fontosabb különbségek- Ajánlatkérés módjai- Ajánlatkérés tartalmi elemei

Ajánlatot konkrét igény / mennyiségi, minőségi igény / alapján kérünk. Gyakran az érdeklődő levélre kapott tájékoztatóból kiválasztott cégeknek küldünk ajánlatkérő levelet. Az ajánlatkérő levél célja, hogy a konkrétan megfogalmazott igényünkre érkező ajánlatokból a legkedvezőbbet válasszuk ki / minőség, ár, fizetési -, szállítási - és egyéb feltételek szempontjából /

Ahhoz, hogy válaszként pontos ajánlat érkezzen, egyértelműen, részletesen meg kell jelölni az igényünket. A leendő üzleti kapcsolat kezdeményezője tehát a vásárolni szándékozó vállalat.

A vállalatnak tehát pontosan azonosítani kell a különböző anyagok / szolgáltatások iránt felmerülő szükségleteket:

o igényelt cikk pontos meghatározása o pontos mennyiség meghatározása o mikorra van szükség az igényelt cikkre o igénylő megnevezése o igénylés dátuma

Az igénylés igénylőlappal, / 2 példányban / történik, de manapság már inkább számítógépes rendszerrel működik.

Az igények kezelésénél speciális helyzetet jelent a sürgősségi igények felmerülése. Ezek elkerülhetetlenek.

Például: váratlan meghibásodás másrészről valamiféle hibára vezethetők vissza. Pl : a készletgazdálkodás nem elég hatékony, termeléstervezés hiányossága miatt.

A nem tervezett rendelések többletköltséget jelentenek, illetve többletmunkával járnak, ezért lehetőleg elkerülendők.

A vállalatnak meg kell találnia a beszerzési forrást.

Ez abból áll, hogy az újságból, katalógusokból, internetről szállítók után kutat.

Nagy összegű beruházások esetén a beruházó több cégtől is kérhet ajánlatot, tehát versenytárgyalást / tendert ír ki.

Az árajánlat történhet: szóban :Telefonon, vagy személyesen történik. Ehhez azonban egy megfelelő kapcsolatot kell

kialakítani a céggelAz árajánlat történhet:

+ szóban :

Telefonon, vagy személyesen történik. Ehhez azonban egy megfelelő kapcsolatot kell kialakítani a céggel.

+ írásban :Levélen, e - mailen, faxon, közvetítőn keresztül. Minden ajánlatkérésre válaszolni kell, még akkor is, ha a válasz elutasító

Ajánlatkérés tartalmi elemei; cég neve termék

neve ajánlatk

érés száma termék

mennyisége termék

minősége szállítás

módja fizetés

módja

teljesítés helye

szállítás határideje

árajánlatkérés válaszadásának határideje

sorszám, ami a hivatkozási szám szerepét tölti be

ajánlatadási határidő

Ajánlatkérés formai elemei

A levél részei : Fejrész Főrész Zárórész

FEJRÉSZ

Balra zárva: - feladó adatai / név, cím, telefon, fax, e - mail /- címzett adatai

Jobbra zárva: - keltezés / a levél alsó részén is szerepelhet /- ügyintéző+ elérhetőségesorszám

FŐRÉSZ :

- A TÁRGY megjelölésével kezdődik. A tárgy szót aláhúzzuk és kettőspontot teszünk utána.A tárgy megjelölése címnek számít -> nagy betűvel kell írni.

2 sor kihagyása után következik a MEGSZÓLÍTÁS. Ez udvariasságot fejez ki, általában abeosztást írjuk ide, de előfordulhat, hogy a néven való megszólítást használjuk. Megszólításután felkiáltójelet kell tenni

- kihagyva l sort kezdjük a LEVÉL SZÖVEGE-t írni. Világosan, röviden kell fogalmazni. Az a kívánatos, hogy a keleténél se több, se kevesebb ne legyen a levélben. A rideg rövidség udvariatlanság, viszont a bőbeszédűség igénybe veszi a címzett idejét, türelmét, a szöveg érthetőségét akadályozza. A levél szövege bevezetőből, tárgyalásból, befejezésből áll.

Bevezető : célja a címzettel való kapcsolatteremtés, előzményekre hivatkozunk /értesülés / majd rátérünk a közölnivalóra. Fel kell kelteni a levél olvasójának érdeklődését.

Tárgyalás : a közölnivalónk lényegét tartalmazza. Megfogalmazásakor a logikus felépítésre kell ügyelnünk. Ismétléseket kerülni kell.

Befejezés : megfogalmazhatjuk a további kapcsolat reményét, pozitív hangvételre kell törekedni.

ZÁRÓRÉSZ:- elköszönő, üdvözlő szavak / 2 sort kihagyunk /- intézmény neve, címe, bélyegző / 3 sort kihagyunk /- aláírás, beosztás- melléklet

5. Ajánlatkérésére három ajánlat érkezett. Mutassa be, hogy milyen tartalmi és formai szempontok szerint értékelné azokat, illetve milyen tényezők befolyásolják az értékelést!

Információtartalom vázlata- Ajánlatok tartalmi, formai elemei- Ajánlatok értékelésének szempontjai- Az ajánlatok értékelését befolyásoló tényezők- Ajánlatok kezelése

Az ajánlatkérésre általában megérkezik az ajánlat, amit a szükséglet azonosítása és a beszerzési forrás megtalálása előz meg.

Előfordul, hogy az ajánlatot nem előzi meg ajánlatkérő levél, csupán egy telefonon folyó megbeszélésre küldi el ajánlatát a megkeresett vállalat

Gyakori az is, hogy az eladni szándékozó cég minden előzmény nélkül küldi el ajánlatát a potenciális vásárlóknak.

Ajánlat: Gyakoribb, mint az ajánlatkérő levél, hiszen az ajánlat fontos piacszerző eszköz. Ebben az iratban az eladni szándékozó ismerteti konkrét ajánlatát, tehát, hogy milyen terméket/ termékcsoportot/ szolgáltatást milyen feltételekkel tud a vevő rendelkezésére bocsátani. A levélben fel kell tünteni az ajánlat érvényességi idejét. Általában 30 napig szokás tartani

az ajánlatot, de lehet a határidő ennél rövidebb, vagy hoszabb is. Az ajánlat többnyire felhívja a figyelmet az abban szereplő termék megvásárlásának, vagy

a szolgáltatás igénybevételének előnyére is. Az ajánlatkérő levélre minden esetben válaszolni kell, még akkor is, ha adott időpontban

nem tudjuk a levélben megjelölt árut szállítani. Több termék esetén vállalhatjuk a termék egy részének leszállítását.

Folyamata: Szükséglet azonosítása Beszerzési források megtalálása Beszállítók kiválasztása Rendelés feladása Megrendelés utáni tennivalók

Ajánlatot kérhetünk: + szóban : Telefonon, vagy személyesen történik. Természetesen jó kapcsolat

kialakítása után. + írásban : Levélen, e - mailen, faxon, közvetítőn keresztül a beszerzendő termék

/szolgáltatás jellegétől függően lehet egyszerű, vagy tender/ versenyszerű.

Ajánlat tartalma: o hivatkozási számo termék megnevezése, jellemzői, mennyisége, minőségeo termék / szolgáltatás ára / nettó ár + ÁFA, fizetendő bruttó összeg /o szállítási feltételek : szállítás határideje, módja, termékátadás helye,

fuvarktg /o ellenérték kiegyenlítésének módja, határidejeo esetleges árengedmények, plusz ktgek / ünnepnapon való teljesítés esetén /

A megkapott ajánlatok alapján történik a beszállító kiválasztása, az alábbi szempontok figyelembe vételével:

ár fizetési feltétel, szállítási feltétel termék

minősége

rugalmasság beszállító

kapacitása

Ezek a szempontok csoportosíthatók ;

- számszerűsíthető : ár, fizetési feltétel, beszállító kapacitása- nehezebben számszerűsíthető : eszállító termékeinek minősége, rugalmasság, szállítási pontosság

Ezen szempontok együttes összevetéséhez különféle szállítóértékelési módszert dolgoztak ki, amik segítségével könnyebb a beszállítás kiválasztásának döntése.

Szállítőértékelési módszerek;

1. HAGYOMÁNYOS SZÁLLÍTÓÉRTÉKELÉSI MÓDSZER :

Itt különböző általunk fontosnak vélt szempont szerint értékeljük a szállítókat. Pl : minőség, pontos szállítás, ár, háttérszolgáltatás

2. SÚLYOZOTT PONTRENDSZER!) ÉRTÉKELÉS :

Az értékelés kiindulópontja, hogy a beszerzés szempontjából jelentős fő értékeket meghatározza. Ezekhez súlyokat rendelünk hozzá.Pl: Minőség mérése : a hibátlanul leszállított termékek arányával Szállítás pontossága : az időben leszállított termékek arányával mérjük Ár : a legalacsonyabb ár és a tényleges ár hányadosával számoljukHibátlan termék * minőség + időben leszáll. Term. * pontosság legalacs. Ár * árOssz. Termék súlyoz. % ossz. Termék súlyoz. % tényleges ár súlyoz %

2. KÖLTSÉGALAPÚ SZÁLLÍTÓÉRTÉKELÉSI MÓDSZER :A szállító értékelésében fontos szerepe van a költségeknek.Alapgondolata, hogy a vásárolt termékhez kapcsolt költségeket a termék teljes árának

arányában fejezi ki és vizsgálja.A leggyakrabban figyelembe vett költségek a szállítás, minőség-ellenőrzés, raktározás, ár

Korábbi beszállítókról lényegesen több adattal rendelkeznek, így tudják előre a szállító megbízhatóságát. Fontos, hogy ezek az adatok elérhetők legyenek!!

[NYILVÁNTARTÁS vezetése, ajánlatok lefűzésé]

Gyakori probléma, hogy a beérkező ajánlatok nem ugyanarra, vagy nem ugyanolyan feltételekkel vonatkoznak.

Ezért fontos az ajánlatok pontos adminisztrációja, beérkezésükkor az ellenőrzésük, hiányosságok esetén a pontos információk beszerzése.

Költségalapú beszállító értékelés

A) Költségarányok módszere

B) A tulajdonlás teljes költsége módszere (TCO)

A) Költségarányok módszere

A vásárolt termékhez kapcsolódó költségeket a termék teljes árának arányában fejezi ki.

A tényezők, amihez a beszerzés költségei kötődnek:

- minőség ellenőrzési költség

- szállítási költség

- raktározási költség

Arányszámok:

- minőség / költségarány= minőség összesköltsége beszerzés teljes kltsge

- szállítás / kltsg.arány = szállítások teljes kltsge

beszerzés teljes értéke

Alfa beszállító Béta beszállító

Ár: 5000 Ft Ár: 5100 Ft

Minőség kltsg. arány: 3% minőség kltsg.arány: 1%ít

Szállítási kltsg.arány: 2 % szállítási kltsg.arány: 2 %

Teljes kltsg.arány: teljes kltsg.arány:

5000+(0,03x5000)+(0,02x5000)=5250 5100+(0,01x5100)+(0,02x5100)=5253

Módszer előnye:

Számszerűsítí a tényezőket

Összemérhetővé teszi a tényezőket

Pontos, precíz módszer

rámutat arra, hogy a magasabb árat ellensúlyozhatják egyéb területek megtakarításai

Módszer hátránya:

Drága

időigényes

Bonyolult

A nem számszerűsíthető adatokat nem veszi figyelembe

A SZÁMÍTÓGÉP MEGJELENÉSÉVEL VÁLT ELTERJEDTÉ, MERT SOK ADAT KELL HOZZÁ

B) A tulajdonlás teljes költsége módszere (TCO)

TCO= total cost of ownerhip

Olyan szállítóértékelő eszköz, ami figyelembe vesz minden költséget ami a szállítóval való kapcsolat előtt, közben, után jelentkezik

A beszerzés értékelését befolyásoló költségek:

- Beszerzési ár

- A beszerzés lebonyolítási költsége

- Készlettartási költség (raktározás, tőkelekötés, biztosítás)

- A minőség költsége

- Szállítás költsége

Előnye:

Rámutat a valódi költségekre

Megbízható értékelés

A beszerzés KOMPLEX értékét tükrözi

Hátránya:

Bevezetése nehéz

Bizonyos tényezők nehezen számszerűsíthetők

A rendszer kialakítása időigényes

6. Az Ön vállalatánál centralizált beszerzési szervezet van. Foglalja össze ennek jellemzőit, előnyeit, hátrányait összehasonlítva más megoldási módokkal! Hogyan befolyásolja a beszerzési szervezet kialakítása a belső igénylőkkel, illetve a beszállítókkal való kapcsolatot?

Információtartalom vázlata- Beszerzés helye a vállalati szervezetben - Centralizált, decentralizált beszerzési szervezet és jellemzői- Beszerzett termékek és szolgáltatások csoportjai, jellemző felhasználóik- Belső igénylőkkel és szállítókkal való kapcsolat kezelése, az információáramlás módjai

Beszerzés: a szükséglet jelentkezése felismerése, kielégítése. A beszerzési tevékenység jelen van a gazdálkodó szervezeteknél, közintézményeknél, non-profit szervezetek működé-sénél. Elsődleges feladata a felmerült igények kielégítése oly módon hogy az a termelést za-vartalanul biztosítsa. A beszerzési folyamatok a mindennapos életben a szervezeteknél kulcs-tényező.

A beszerzési folyamatok vállalton belüli elvégzésének módját alapvetően határozza meg az, hogy a beszerzés hol helyezkedik el a szervezeten belül, illetve, hogy kik azok, akik a be-szerzési jogkörrel bírnak. A beszerzési feladatok megoldása nagyobb szervezeteknél bonyolult feladatot jelent.

A szervezet kialakításának alapvető kérdése hogy a beszerzés központosított vagy de-centralizáltan történjen. Ez tulajdonképpen azt jelenti, hogy központosított (centralizált) beszerzés esetén a beszerzéssel kapcsolatos teendők összességét egyetlen általában a vállalati központban működő beszerzési szervezet látja el. A decentralizált struktúrában viszont a feladatok szervezeti egységekhez (üzemekhez, leányvállalatok, telephelyek) kapcsolódva je-lennek meg. Számos tényezőtől függ, hogy egy adott szituációban a decentralizált vagy a centralizált megoldás jár-e több előnnyel.Bizonyos értékhatár felett centralizált a beszerzés ill. bizonyos értékhatár alatt decentralizált, ekkor vegyes beszerzésről van szó ( tehát részben centralizált ill. részben decentralizált )

A decentralizált beszerzés előnyei hátrányai

Előnyei HátrányaiA beszerzési költségekért, az ellátás biztosí-tásáért a felelősség közvetlen.

A beszerzéseket külön-külön hajtják végre így nagy tételekből származó kedvezmények, elmaradnak.

Kevesebb koordinációt igényel, hiszen a be-szerzés közvetlen és az igények jobban meg-ismerhetők.

Sok kis céggel alakul ki beszállítói kapcsolat

A beszállítókkal, vevőkkel szorosabb közvet-lenebb a kapcsolat.

A beszerzések nem csoportosíthatóak át, ru-galmatlan a folyamat.

vevőorientáltabb A termékek standardizációja nem megoldható

A piaci információk széttagoltak.A vevő-szállító viszony hagyományos felfogása szerint az ár az a szempont, amely alapján a

vállalatok kiválasztják a beszállítóikat, a legalacsonyabb árat pedig úgy lehet elérni, ha a szállítókat egymással versenyeztetik. Tehát minél több szállítót fedez fel magának egy vállalt annál nagyobb biztonságban, tudhatja magát, hiszen a megrendelést az kapja, aki a legalacso-nyabb árat ajánlja. Ez a megközelítés a beszállítót, mint ellenfelet kezeli. A beszerző arra tö-rekszik, hogy a saját hatalmi helyzetét kihasználja.

A másik megközelítési mód az együttműködésre helyezi a hangsúlyt. E megközelítés szerint a szállítók száma minél kisebb, velük viszont olyan kapcsolatot alakítanak ki, amel> együttműködésen és kölcsönös előnyökön alapszik. Ez kölcsönösen előnyös és hosszabb távra szól. E kapcsolatban a vállaltok szorosabb együttműködésére építve összehangolhatják logisz-tikai rendszereiket ez által lényegesen hatékonyabbá téve az együttműködést.

A beszerzési politikában ismerjük még a fogoly szállító elméletet. Mely lényege hogy a cég meghatározza a beszállító termelésének azt a hányadát, amit maximálisan megvásárol, ezáltal a beszállító függővé válik tőlük.

A vevő-szállító kapcsolatok két modelljének összehasonlítása

Versenyeztető EgyüttműködésiKapcsolat jellege: - ellenfél a beszállító

- hiányzik a bizalom- partner a beszállító - bizalom - közös problémamegoldás, - információk megosztása

Szállítók száma Sok Egy vagy kevésKapcsolat hossza Egyszeri vagy rövidtáv Közép vagy hosszú távSzerződés Szabályozott, merev Rugalmasrendelés Alkalomszerű GyakoriTárgyalási stratégia Győztes-vesztes Mindkét fél számára előnyösSzállító kiválasztás Versenyeztetés Tárgyalás

0119-06

7. Vállalatánál értékelik egy termék három beszállítóját, és ehhez az Ön közreműködését is kérik. Melyek a szállítóértékelés lehetséges céljai és módszerei? Mutassa be ezek gyakorlati alkalmazásának feltételeit és szempontrendszereit!

Információtartalom vázlata1. A szállítóértékelés célja2. Eljárások:

- kategórikus eljárás,- súlyozott pontrendszer,- költségalapú eljárások,- egyéb eljárások.

A szállítóértékelési eljárás kiválasztásának szempontjai3. A szállítóértékelés szempontjai és az azt befolyásoló tényezők

1. A szállítóértékelés céljaA szállítóértékelés a beszerzésben alkalmazott technikák közül az egyik legfontosabb. A

követke zőkben négy szállítóértékelést mutatok be. Ezek közül kettő (a kategorikus eljárás és a súlyozott pont rendszer) a mindennapi gyakorlatban is elterjedtnek számít. A másik kettő bonyolultabb ezért a mindennapi gyakorlatban csak kevesen alkalmazzák.

2. Eljárások:Kategorikus eljárásA legegyszerűbb módszer a szisztematikus összehasonlításra a kategorikus eljárás.A kategorikus eljárás során a beszerzés egy előre meghatározott szempont rendszer alapján

értékeli a beszállító teljesítményét. Az eljárás lényege, hogy az értékelést végző személy a beszerzés lebonyolítását követően minden egyes kategóriához egy értéket rendel. Az értékelés rendszerint viszonylag durva skálán történik (például pozitív, negatív vagy semleges jelölik az egyes szempontokat). Az értékelésbe a beszerzésen kívül gyakorta bevonják a minőségbiztosítást, a termelést, az anyaggazdálkodást vagy más érintett területet.

A következő táblázat egy beszállításról készült adatlapot mutat:

Beszállító neve: Termék megjelölése Beszállítás dátuma:Jellemzők Gyenge Megfelelő Kiváló

Ár VHibás termékek aránya V

Szállítás pontos beérkezése V•Szállítmány pontossága V

Fizetési kondíció VCsomagolás V

Az eljárás előnye, hogy egyszerű, nem költséges, nem igényeli jelentősebb adatbázis kialakítását. Hátránya, hogy adott esetben meglehetősen szubjektív véleményeket tükrözhet, nem támaszkodik számszerűsített, konkrét adatokra. Negatívuma továbbá, hogy éppen egyszerű volta miatt mindennapi rutinná válhat elvégzése anélkül, hogy az esetlegesen kialakult sztereotípiák felülvizsgálatra kerülnének.

Hagyományos szállító értékelő módszerA szállítók értékelése általában nem könnyű feladat. A jó beszállítójának definíciója szinte

meghatározhatatlan. Viszont számos szempont fogalmazható, meg amely e minősítésnek a részéi képezi.

Megbízható minőség Megbízható pontos szállítás Megfelelő ár Stabil háttér Pontos információgyűjtés Jó háttérszolgáltatás

0119-06

Előnyei: gyors információ nyerése (telefonon, ismerőstől) nincs szükség adatgyűjtésre olcsó, nem kell adatbázist készíteni

Hátrányai: napi rutinná válhat a szállítóértékelés, és végül nem válogat a szállítók közül nem konkrét adatokra kérdez rá

Súlyozott pontrendszerű értékelésA szállító értékelés során gyakran kerülünk olyan helyzetbe, hogy egymással nehezen

összevethető szempontokat kell, összehasonlítunk. Például az egyik szállító jobb minőséget, szállít de a másik, viszont gyorsabban. A súlyozott pontrendszerben az értékelési tényezőket számszerűen fejezi ki.

Az értékelés kiinduló pontja, hogy meghatározza azokat a fő értékeket, amelyek a beszerzés szempontjából jelentősek lehetnek. Ezekhez súlyokat rendelünk hozzá. Például: válasszuk a szállító értékelésünk szempontjául a minőséget, szállítás pontosságát és az árat. A minőséget a hibátlan beszállítások arányával mérjük, a szállítások pontosságát az időben való beérkezések arányával az árnál a legalacsonyabb ár és a tényleges ár hányadosával számolunk.

Mintafeladat:Szempo Súly „A" beszállító „B" beszállítóSzállítás 40% 18 pontos szállítás/20 szállítás 16 pontos beszállítás/ 20 szállításMinőség 35% 19 hibátlan /20 szállítás 18 hibátlan/ 20 szállítás

Ár 25% 5 Ft / 6 Ft 5 Ft/ 5 Ft(18/20)*0,4+(19/20)*0,35+(5/6)*0,25= 90%

(16/20)*0,4+ (18/20)*0,35+1*0,25= 88,5%

3. Költségalapú szállítóértékelési módszereA szállító értékelésben fontos szerepe van a költségeknek.A költség arányok módszerének alapgondolata, hogy a vásárolt termékekhez kapcsolt

költségeket 2 termék teljes árának arányában fejezi ki és vizsgálja. Termékjellemzők határozzák meg, a költségkategóriákat:Minőség, annak költségei (termékvizsgálat, hibás termék kezelése, javítás, stb…)Szállítás (fuvarozási költségek, hiány miatti állásidő, helyettesítési költségek,stb…)RaktározásBeszerzési ár

Előnyei:számszerűsíthető minden tényösszegszerűvé alakítja a tényezőket és rámutathat arra, tényre hogy a számítógép

elterjedésével könnyű sok adattal bánnikiderül, hogy a magasabb árat a termék más területei ellensúlyozzák-e

Hátrányai:nagy adatbázist igényelhosszadalmas eljárássok információt igényelcsak a költségeket veszi figyelembe

Minta feladat:„A" beszállító „B" beszállító

Ár: 5000 Ft/db Ár:5100Ft/dbMinőség/ költség arány: 3% Minőség/ költség arány: 1%Szállítás/költségarány: 2% Szállítás/költség arány: 2%Teljes költség aránya: 5000+(0, 03*5000)+(0, 02*5000)= 5200

Teljes költség aránya: 5100+(0, 01*5100)+(0, 02*5100)= 515101*5100)+0,

0119-06

Minőség/ költség arány: a minőség összes költsége/ a beszerzés teljes értéke Szállítás/költség arány: a szállítások teljes költsége/ a beszerzés teljes értéke

4. Tulajdonlás teljes költsége (TCO)Olyan szállító értékelési módszer, amely figyelembe vesz minden olyan költséget, amely a

szállítóval való kapcsolat előtt, után, alatt jelenezhet. Beszerzési ár Beszerzéssel kapcsolatos egyéb költségek (munkabér, fuvarktsg, anyagktsg, közteher) Készletezés raktározás, raktározáshoz kapcsolódó ktsg-ek Minőség ktg-ei (minőség ellenőrzés, tanúsítvány) Szállítás megbízhatóságával kapcsolatos Az elveszett eladásokból származó ktg kiesés.

Előnyei: rámutat a valódi ktg-ekre megbízható értékelést nyújt a beszerzés teljes értékét tükrözi

Hátránya: időigényes sok tényezőt és összegyűjtött adatot igényel ktg-es módszer

Nem mindig kizárólag a számszerűsített adatok számítanak, terméktől függően fontos olyan jellemző is mint pl. minőség, rugalmasság, márka, gyorsaság, ami a 7 M-ben is benne foglaltatik.

A beszerzés során a szállító értékelésben megfogalmazott szempontpok közül a minőség fogalmával fogunk foglalkozni: 7M elv:

Megfelelő áru, anyag Megfelelő mennyiség Megfelelő időpontban Megfelelő állapotban, minőségben Megfelelő helyre Megfelelő költséggel Megfelelő fogyasztó számára eljuttatható legyen.

A minőség a logisztikai folyamat minden elemében

0119-06

8. Vállalatánál Ön is közreműködik a beérkező áruk átvételében. Mutassa be az áru átvételéhez kapcsolódó főbb feladatokat és a kezelendő bizonylatokat!

Információtartalom vázlataAz áruátvételhez kapcsolódó főbb feladatok:- szerződés teljesülésének ellenőrzése,- áru minőségi, mennyiségi és értékbeni ellenőrzése- az áruátvétel területe és technikai háttereBruttó átvétel, vakátvétel, tételes átvétel fogalma, teendőiAz átvevő felelősségeAz áruátvétel során kezelt bizonylatok (az áru átvételét igazoló bizonylatok, a készletre vétel bizonylatai)Reklamációk intézéseAz áruátvételnél használt eszközök:- anyagmozgató eszközök- mérő eszközök- azonosító eszközök

Az áruátvételhez kapcsolódó főbb feladatok:

- szerződés teljesülésének ellenőrzése,Helyet kell biztosítani az áruátvétel lebonyolítására. Ha mód van rá, célszerű elkülönített

áruátvevő helyiséget kialakítani, amely jól megközelíthető az áruszállító járművekkel s közvetlenül kapcsolódik az áru-előkészítő helyiségekhez és a raktárakhoz.

Az áruátvevő helyet el kell látni mindazon berendelésekkel, amelyek a mennyiség és minőség megállapításához szükségesek (mérleg, göngyöleg nyitására, bontására alkalmas eszközök stb.). Elő kell készíteni a szállításra váró göngyölegeket. Gondoskodni kell az áruátvétel személyi feltételeiről. Az áruátvételben résztvevő dolgozóknak ismerniük kell az árut, az átvétel szabályait.

A forgalmas nagyvárosok nagyobb üzleteiben alkalmazzák az ún. zsiliprendszerű árufogadást. Ennek kialakítása lehetővé teszi az éjszakai áruszállítást, amely jelentős üzemanyag-megtakarítást jelent a nappali fuvarozáshoz képest. A zsiliprendszerű raktár, egy speciális raktár, melynek utcára nyíló külső ajtajához kulcsa van a fuvarozónak. Az éjszaka szállított árut a fuvarozó elhelyezi ebben a raktárban a szállítólevéllel együtt. A raktár másik ajtaja a bolt felé nyílik. Ezt már csak a bolt vezetője tudja kinyitni, aki reggel nyitás után átveszi a zsilipben éjszaka elhelyezett árut. Több szállító esetén a szállítás napjait ütemezik, vagy külön bejáratokkal ellátott részeket különítenek el a zsilip rendszerű raktártérben.

- áru minőségi, mennyiségi és értékbeni ellenőrzéseElőször meg kell állapítani, hogy a szállítólevélben, vagy a számlán feltüntetett árumennyiség

megegyezik-e a megrendelt árumennyiséggel, s a megrendelésben szereplő árakon állították-e ki a szállítólevelet, illetve a számlát. Ha nem egyezik a mennyiség vagy ár, akkor a szállítmányt a boltvezető nem köteles átvenni.

A szállítási okmány és a megrendelés összehasonlítását követően - ha azok egyeznek vagy az eltérést a boltvezető elfogadja - méréssel, számolással meg kell állapítani a szállított áruk mennyiségét. Ezt mindig a fuvarozó jelenlétében kell elvégezni.

A fuvarozó jelenlétében elvégzett mennyiségi áruátvétel lehet: bruttó súly vagy darabszám szerinti, nettó súly vagy darabszám szerinti átvétel.A bruttó súly vagy darabszám szerinti átvétel esetén az árut, göngyöleggel együtt lemérve, illetve

azok felbontása nélkül, a göngyölegek darabszáma alapján veszik át^A nettó súlyt úgy állapítják meg, hogy a bruttó súlyból levonják a göngyöleg súlyát. A

nettó darabszám pedig úgy állapítható meg, hogy a nagyobb csomagolási egységeken fel van tüntetve azok tartalma. Bruttó átvételt akkor alkalmaznak, ha nincs hely és idő a tételes nettó súly vagy darabszám szerinti átvételre. Az ily módon átvett árut azonban 8 napon belül

0119-06

tételesen, nettó darabszám vagy súly szerint át kell venni. A bolt a szállítók felé történő reklamálás jogát 8 napon túli átvétel esetén elveszíti.

Természetesen, ha a bruttó súly vagy darabszám szerinti átvételnél a csomagolás láthatóan sérült, megrongálódott, vagy bármilyen rendellenességet- az áruátvétel területe és technikai háttereBruttó átvétel, vakátvétel, tételes átvétel fogalma, teendői

Az árut göngyöleggel együtt lemérve, illetve azok felbontása nélkül, a göngyölegek darabszáma alapján veszik át.

Nettó súlyt úgy állapítanak meg, hogy a bruttó súlyból levonják a göngyöleg súlyát. Nettó darabszámot úgy állapítanak meg, hogy a nagyobb csomagolási egységeken fel van tüntetve azok tartalma.

Bruttó átvételt akkor alkalmaznak, ha nincs hely és idő a tételes nettó súly, vagy darabszám szerinti átvételre. Ilyen esetben 8 napon belül tételesen, nettó darabszám, vagy súly szerint át kell venni, különben a bolt elveszíti a szállítók felé történő reklamálás jogát.

Ha a bruttó súly, vagy darabszám szerinti átvételnél a csomagolás láthatóan sérült, vagy bármilyen rendellenességet tapasztal az átvevő, még a fuvarozó jelenlétében el kell végezni a tételes átvételt.

Nettó súly, vagy darabszám szerinti átvétel ;Az egységcsomagok, göngyölegek tartalmának tételes mérését, megszámolását jelenti.

Akkor érdemes rá időt szánni, ha a korábbi szállításoknál mennyiségi hiány mutatkozott, vagy nagy értékű árukról van szó.

Kísérő okmánnyal való összehasonlítás alapján az áruátvétel történhet:számla / szállítólevéllelvakátvétellel

Számla / szállítólevél szerinti átvételkor :

A boltvezető a kezében lévő számlán szereplő adatokhoz hasonlítja a lemért, vagy megszámolt mennyiséget.

Vakátvétel esetén ;

Az áruátvétellel megbízott dolgozók az árut lemérik, megszámolják anélkül, hogy tudnák milyen mennyiségű árunak kellett beérkezni. A mérés eredményéről átvételi jegyzéket készítenek a jegyzéket összevetik a számlán / szállítólevélen szereplő mennyiséggel

ÁRUK MINŐSÉGI ÁTVÉTELE :Az áruk minőségének teljes körű ellenőrzése a fuvarozó jelenlétében is megtörténhet, ha

ezt a szállítmány nagysága és az árujellege lehetővé teszi. A minőségi ellenőrzés áruátvételkor többnyire szúrópróbaszerűen történik.

ellenőrizni kell, hogy az áru a szállítólevélben feltüntetett minőségben érkezett - e meg. A csomagoláson szereplő infókat össze kell hasonlítani az okmányokon szereplő minőségi jellemzőkkel

ellenőrizni kell a terméken feltüntetett eltarthatósági időt. Csak akkor vehető át az áru, ha a lejárati időnek kevesebb, mint 1/3 - a telt el a gyártástól a kiskereskedelmi egységbe történő érkezésig.

meg kell győződni arról, hogy a termék rendelkezik -e az előírt kellékekkel: magyar nyelvű címkével, használati - kezelési útmutatóval, magyar szabványnak megfelelést igazoló jelzéssé.

szemrevételezéssel meg kell állapítani, hogy az áruban nincs - e minőségromlásra, minőségi hibára utaló elváltozás.

0119-06

8 napon belül megállapított minőségi hiba kifogásolható / kivéve a rejtett, a használat során érzékelhető hibákat, amikre a szavatossági és jótállási kötelezettség szabályai érvényesek /

Az átvevő felelősségeAz áruátvétel során kezelt bizonylatok (az áru átvételét igazoló bizonylatok, a készletre vétel bizonylatai)Ez lehet :- szállítólevél- számlaSZÁLLÍTÓLEVÉL : Kizárólag a szállítmány kísérő okmánya, ami az áru átvételének

igazolására szolgál, de az ellenérték kifizetéséhez nem elegendő.SZÁMLA : A szállítmány értéke kizárólag ez alapján fizethető ki!!Szállítólevéllel akkor érkezik az áru, amikor a számla elkészítése időt vesz igénybe. Ilyenkora számlát később küldik meg.Anyag / eszköz / bevételezés! bizonylat: az áru átvételét követően kerül kiállításra.

Mellékletét képezi a szállítólevél, valamint az esetleges eltéréseket bizonyító jegyzőkönyv.

Szállítólevél: az áruátvétel alapjául szolgáló árukísérő bizonylat.Készlet átadás - átvételi bizonylat: cégen belüli átadás - átvételkor kerül kiállításra, két

raktár vagy termelés és raktár között. Az átadó egység készlete csökken, az átvevő egységé nő.

Anyagkivételezési bizonylat: kiszállítás, értékesítés alapján állítják ki. Kiállításának alapja a megrendelés

Áruvisszavételezési bizonylat: a fel nem használt viszszáru beérkezésekor kell kitölteni, a raktári készletet növeli

Káreseti jegyzőkönyv : a raktári készletet ért károsodás esetén kell kitölteni,ami lehet megsemmisülés, vagy értékcsökkenés. Ez selejtezést, vagy leértékelést jelent.Reklamációk intézéseAz áruátvételnél használt eszközök:- anyagmozgató eszközök- mérő eszközök- azonosító eszközök

0119-06

9. Készítsen megrendelést a megadott információk alapján! Foglalja össze a megrendelés utáni feladatokat is!

Információtartalom vázlata- A megrendelés tartalmi elemei- A megrendelés formai és jogi elemei- A megrendelés utáni feladatok (visszaigazolás ellenőrzése, áru ellenértékének

kiegyenlítése, garanciális problémák kezelése, dokumentáció ellenőrzése, visszáru kezelése, beszerzési folyamat értékelése, áru beérkeztetése)

Ha a vásárolni szándékozó vállalkozás az ajánlatok között olyat talál, ami az igényeinek megfelelt, akkor megrendeli a terméket/szolgáltatást.

A megrendelés szállítólevéllel történik: A megrendelés keletkezhet írásos ajánlat, ill. szóbeli megállapodás alapján, de a

megállapodást minden esetben írásba kell rögzíteni. A megrendelőlevél aláírója kötelezettséget vállal, hogy az abban leírtak szerint

kifogástalan teljesítés esetén átveszi az árut és ellenértékét kiegyenlíti. Ha a megrendelést az eladó visszaigazolta, akkor a 2 fél között jogi kapcsolat jött létre.

Eladó: Kötelezettsége: Megállapodás szerint

teljesíteniJoga: Teljesítés ellenértékét átvenni

Vevő: Kötelezettsége: A megrendelt árut kifizetniJoga: az általa megrendelt árut megkapni

Jogi kapcsolat a megrendelés visszaigazolásával, a megrendelést elfogadó aláírásával keletkezik. - A megrendelés tartalmi elemei

A kiválasztott árut, szolgáltatást meg kell rendelni. A megrendelés a beszerzendő (szállítandó) áruk mennyiségének és választékának meghatározása, és ennek közlése a szállítóval.

A megrendelést a megrendelő általában visszaigazolja. A megrendelés visszaigazolása után kerül sor a szállítási vagy egyéb szerződés megkötésére. Ez a megrendeléshez hasonlóan szintén jogi kötelezettségvállalással jár.

A szerződésben rögzítik a szállítással kapcsolatos fontosabb kikötéseket.A megrendelésekkel kapcsolatban alapvető követelmény, hogy az a szállító számára

egyértelműen tartalmazza a szükséges információt.Ennek biztosítása érdekében az eladók általános szerződési feltételeket (ÁSZF) dolgoznak

ki, amelyben a vevők széles köre részére közük, hogy milyen feltételekkel fogadnak el megrendelést.

Ugyancsak egyszerűsíti a rendelést, ha ajánlat adása előzte meg.

A rendelések feladásában is egyre növekszik a számítógépek szerepe. Azaz amint a szükségletet meghatározzák, és a beszállítót kiválasztották, onnan kezdve a számítógép minden mást képes elvégezni.

A megrendelést a szállító elutasíthatja, ekkor más szállítótól kell megrendelést kérni, esetleg a szállítóval egyezkedni

A megrendelést visszaigazolhatja visszaigazoló levéllel. További ügyintézés csak akkor kell ha módosítás van benne. Visszaigazolást 3 hétnél hosszabb szállítás esetén szoktak kérni. Amennyiben ez nem történik meg, célszerű reklamálni.

Speciális ismeretek az árajánlatra: soha nem örökérvényű, mert határidőn belül érvényes(30 nap vagy visszavonásig). Ha nincs határidő feltüntetve, akkor a következő árajánlat kérésünkig érvényes. Ha személyes, névre szóló ajánlatot kapunk, kedvező kondíció (szóban,telefonon) akkor illik azonnal elfogadni (max.:l-2 óra haladékkal). A szóban történt árajánlatot megrendelhetjük szóban és telefonon is.

- A megrendelés formai és jogi elemei

0119-06

formai elemei:- rendelési szám, amely az árajánlat hivatkozási szám- cég neve, a szerződő cég címe, adóazonosító szám- termék neve, cikkszáma, azonosítója, mennyisége (minden olyan azonosító adat amellyel

alapján a beszállító pontosan tudja azonosítani a megrendelt árut)- a szállítás módja, dátuma (kockázatviselésre vonatkozó egyéb feltétel is)- az ár (fel kell tüntetni a nettó egység árat, valamint a bruttó összeget is). A pénznemet is fel

kell tüntetni az országok közötti megrendelés esetén- fizetési feltétel- egyéb speciális feltételek (fontos,hogy sürgős-e)- csomagolási igény esetén jelöljük meg kérésünket ( pl.: 10-sével kérjük)- más kiszolgálási helyszínre kérjük- megrendelés dátuma ( jelentősége van reklamáció esetén)

- A megrendelés utáni feladatok (visszaigazolás ellenőrzése, áru ellenértékének kiegyenlítése, garanciális problémák kezelése, dokumentáció ellenőrzése, visszáru kezelése, beszerzési folyamat értékelése, áru beérkeztetése)- visszaigazolás ellenőrzése- áru ellenértékének kiegyenlítése- garanciális problémák kezelése- dokumentáció ellenőrzése

- visszáru kezelése- beszerzési folyamat értékelése- áru beérkezése

A beérkezett árut ellenőrizni kell hogy megfelel-e megrendelésben szerepelteknek majd készletnyilvántartásba kell venni.

A 7 M-nek megfelel-e a beérkezett áru: (MEGFELELŐ)1. Áru2. Hely3. Idő4. Állapotban / minőségben5. Mennyiségben6. Áron /ktsg-en7. Célszemélynek.

Ezek a munkák manuális módszerekkel hosszadalmasak, pedig az lenne a fontos, hogy a beérkezett áru minél előbb bekerüljön a nyilvántartásba. E cél megvalósítása érdekében terjedtek el a korszerű technológiával és eszközökkel kiegészített számítógépes nyilvántartási és irányítási rendszerek. Ezek hatékony működtetéséhez szükséges a gépi azonosítás és adatbevitel megoldása, amely az áruátvétel teljesítményét növeli. A terméken, a csomagoláson és az egységrakományon levő jel alkalmas az automatikus azonosításhoz és az elektronikus adatcseréhez. Ez azt jelenti, hogy valamilyen jelhordozót gépi úton azonosítanak és az adatokat automatikusan a számítógépbe, továbbítják.

Az áru ellenértékének kiegyenlítése: A fizetés elektronikus úton történő kiegyenlítése egyre elterjedtebb. Ennek módja: A vállalat valamilyen elektronikus úton közli a bankái a fizetés adatait (a kedvezményezett megnevezését, bankját, számlaszámát, az átutalandó összeget). Ez oly módon történik, hogy a vállalat és a bank elektronikusan összekapcsolódik. Ezek után a bank megterheli a fizető számláját majd az összeg megjelenik a kedvezményezett bankjánál ahol jóváírják számára a fizetést.

A rendszer előnyei:• Gyorsabb fizetés• Kevesebb adminisztráció• Kevesebb hibalehetőségEgyéb feladatok; Számos vállalatnál a beszerzés foglalkozik bizonyos garanciális kérdések

rendezésével. Beszerzési feladat lehet az esetleges visszáru (hibás termék vagy újrahasznosítható csomagolás) kezelése is. A beszerzési folyamat fontos eleme a szállító értékelése. Erre nem csak szállító kiválasztása miatt hanem a szállító teljesítése után a szállító teljesítményének a nyomon követése céljából is sor kerülhet.

0119-06

10. Vállalatánál Ön is közreműködik annak meghatározásában, hogy az egyes anyagokból mikor és mennyit kell rendelni. Mutassa be a készletgazdálkodás költségeit! Hogyan hat a rendelési mennyiség és a rendelési gyakoriság alakulása a készletezési költségekre?

Információtartalom vázlataA készletgazdálkodáshoz kapcsolódó főbb költségcsoportokA rendelési költség és a készlettartási költség közötti kapcsolat, gyakorlati példákkalAz optimális rendelési mennyiség grafikai meghatározása

A készletgazdálkodáshoz kapcsolódó főbb költségcsoportokA készletezési rendszerek kialakítása a készletezési rendszer paramétereinek

meghatározását jelenti. A klasszikus készletmenedzsment a készletezési probléma megoldását költségproblémára vezeti vissza, azaz a rendszer paramétereit úgy alakítja ki, hogy a rendszer működése minimális összköltség mellett valósuljon meg. A készletezés költségéi között azokat a költségelemeket emeli ki, amelyek a döntéshozó ellenőrzése alatt állnak. Ezeket a költségeket releváns költségeknek tekintjük, és az alkalmazott költségfüggvények is a releváns költségeket írják le. A releváns költségre építő alapmodellek szemléletformáló céllal mutatnak rá a folyamatmodellezés fontosabb sajátosságaira.

A készletezéshez kapcsolódó költségeket 4 csoportba bontva tárgyaljuk. Az előkészítési, készlettartási és tételköltségeket és a készlethiány költségeit.

1. Előkészítési költségek (rendelési költségek, készlet utánpótlási költségeknek is hívják): Az előkészítési költségek magukba foglalják a külső beszerzés vagy a termelés felé

feladott belső gyártási megrendelések kiadásával kapcsolatos összes költséget. Tartalmazzák a rendelés megírásának, nyilvántartásba vételének és nyomon követésének, a beszállítókkal való kommunikációnak, a számlák illetve üzemi jelentések kidolgozásának valamint a számlák kifizetésének előkészítő költségeit. A termelés felé irányuló rendelés, amelyet gyártási utasításnak (diszpozíciónak), illetve műhely-rendelésnek is szokás nevezni, az egységek belső gyártási kötelezettségeire irányul. Rendszerint a gépek átállítását igényli, ami magában foglalja az eszközök beszerelését , a berendezések beállítását, az első legyártott termékek ellenőrzését és~a művelet végén a berendezés szétszerelését. Az e tevékenységekhez kapcsolódó munkaerő- és gépköltségek alkotják az előkészítési költségeket, amelyet a rendelés vagy átállítás költségeinek nevezünk.

átállítási költség: a belső gyártási (termelési) megrendelések előkészítési költségei magukba foglalják a gépek átállításának költségeit. Ez olyan tevékenységet tartalmaz, mint a feladattal kapcsolatos utasítástok kézhez vétele, a gépek beállításának költsége, első legyártott termékek ellenőrzése, berendezések szétszerelése stb.

Rendelés feladási költség: a külső beszerzés, rendelésfeladás költsége a rendelés kibo-csátáshoz kapcsolódó összes felmerült költséget tartalmazza. Ide tartoznak a rendelés kibocsátás anyagi és személyi költségei, információszerzés és biztosítás költségei. Nagyságuk a rendelések számának függvénye (minél többször rendelünk, annál több a költsége is)

2. Készlettartási költségek Ez a költségtípus magába foglalja a tőkebefektetés költségeit, az elhasználódás, erkölcsi

kopás, veszteség, a biztosítás és az adók költségeit, raktározás költségeit a kezelési, biztosítási költségeket. Ezek a költségek két csoportra bonthatók:

• A készlettartás fizikai költségei: raktárak fenntartása, bérleti díj, raktári anyagmozgatás költsége, tárolási veszteség, különleges tárolás költsége, adminisztrációs költség.• Értékjellegű költségek: avulás (értékcsökkenés, elhasználódás, selejtezés költségei), biztosítási költségek (rongálódás, lopás ellen), nyilvántartási költségek, erkölcsi kopás (az idő múlásával újabb típusok jöhetnek forgalomba, mint ami a raktárban van).

3. Tétel költség

0119-06

Ritkán tartozik a készletezés által befolyásolt költségek közé, mégis nagyon fontos szerepet kap a költségek számbavételénél. A működési költségeket ugyanis mindig a készletértékhez kötjük, így ennek valós nagyságát ismernünk kell (pl. akciós beszerzés esetén alacsonyabb a készletérték isi

Külső forrásból származó tételek beszerzési ára alapján a készletérték valamilyen szám bevételi módszerrel meghatározható.

A gyártott tételek (belső forrású tételek) költsége hagyományosan a munka- anyag és a: üzemi költségeket tartalmazza, itt a készletérték csak részben tükrözi a valós ráfordítási viszonyokat.

4. Készlethiány költségei (veszteség) Készlethiány akkor van, amikor a készlet elégtelen arra, hogy egy pótlólagos rendelést

teljesítsünk. A készlethiány költségeinek eredetét könnyű jellemezni, de kalkulálni nagyon nehéz Ha a készlet nem áll rendelkezése, akkor két lehetséges helyzet adódik: a hiány pótolható vagy nem pótolható.

Pótolható hiány esetében az ügyfél (megrendelő) hajlandó várni a későbbi szállításra, és a rendelt tételt átveszi. Ekkor legalább a rendelés fenntartásának papírmunkájából eredő plusz költségekkel kell számolni. Ezen kívül a soron kívüli szállítás költségei is felmerülnek

A nem pótolható hiány esetében a fogyasztó nem vár a rendelt tételre, hanem lemondja a rendelést. Ebben a helyzetben több költség is felmerül: ha az eladás elvész a lehetséges profit elvesztésével számolhatunk. További lehetséges veszteségeink lehetnek abból, hogy a jövőbeli megrendelések a vetélytársainké lesznek, ha a vevő hozzájuk pártol át. A szállítás nem teljesítése rossz hímevet, goodwill-vesztést és a jövőbeli eladások elvesztését okozhatja. Ha ezek miatt a vállalat leállásra kényszerül, többletköltséget okoz az állásidő miatti bérköltség is.

A rendelési költség és a készlettartási költség közötti kapcsolat, gyakorlati példákkal Az egyes tételek készletezési folyamatát, az egymást követő készletciklusok fűrészfogra

emlékeztető folyamatával írhatjuk le.A fűrészfog modellA modell determinisztikus jellegű, vagyis a szükségletet és az utánpótlási

(rendelésátfutási) idő változatlan jellegét tételezi fel, ami a valóságban ritka, ezért csak korlátozottan alkalmazható.

A modellben a rendelési mennyiség (Q) fix, a rendelési idő (t) is adott, a készlet fogyása pedig determinisztikus (előre jelezhető) és egyenletes.

A készletezés időbeli változásának folyamata az ábrán:

• t időpontban a készlet 0-ra, vagy minimálisra, a biztonsági készlet határára csökken

• ekkor pontosan Q nagyságú rendelt tétel érkezik a rendszerbe, melyet még korábban,

t - LT időpontban adtak fel• a megrendeléstől a leszállításig (beérkezésig), vagyis LT rendelési

átfutási idő alatt Q r mennyiség fogy el. (annyi fogy el, hogy még maradjon amíg megérkezik az áru )!!!

0119-06

Egy meghatározott időtávon a készletezési folyamat költségeinek minimalizálására (bizonyos feltételek megléte esetén) meghatározó egy olyan rendelési tételnagyság, amelynek alkalmazásával a készletezési rendszer költségszintje optimális lesz.

Azt a rendelési tételnagyságot, amely egy meghatározott időtávon a legalacsonyabb össz költségszintet eredményezi, gazdaságos rendelési tételnagyságnak (EOQ) nevezzük.

Az EOQ modell a készletezéssel kapcsolatban a rendelési tételnagyság meghatározásakor az• Összköltséget • A készlettartási költséget és • A rendelési (előkészítési) költséget veszi figyelembe.

(készlethiány a rendszerben nem megengedett, ezért hiányköltséggel sem számolunk)

Ezeknek, a költségeknek az egymáshoz való viszonyát a következőképpen szemeltethetjük:

Az ábrából a következőket láthatjuk:A 3 költségtípus alakulása a rendelési tételnagyság (Q) függvényében:

• A készlettartási költség a rendelési tételnagyság növekedésével növekszik.(pl. raktár fenntartási ktg, anyagmozgatás ktg-e, biztosítási ktg., nyilvántartási ktg. admi-nisztrációs ktg. stb.)K*Q K= egy egységnyi termék készleten tartásának ktsge 2 Q= a rendelés tételnagyságaK-t szokták a termék értékének hányadosaként is kifejezni, ilyenkor a képlet a következő: c*k*Q c= a termék értéke vagy ára

2 k= a készlettartás költsége százalékban kifejezve

• A rendelési (előkészítési) költség a rendelési tételnagyság növekedésével csökken.(pl. külső beszerzési költség, rendelés megírása, kapcsolattartás költségei)Ha adott időszak felhasználása adott, akkor nem mindegy, hogy azt a felhasználást többször kis mennyiségben, vagy kevesebb alkalommal, nagyobb tételben rendeljük meg, vagyis a rendelési költség nagysága függ a rendelések számától egy időszakon belül.Pl. felhasználás 1000 egység / év10 db rendelése esetén évente 100 alkalommal kell rendelni (alacsonyabb a raktározásiköltség, de magas a szállítási, beszerzési költség) (optimumtól bálira - „b" tartomány)VAGY100 db rendelés esetén évente csak 10 alkalommal kell rendelni (magasabb raktározási ésalacsonyabb rendelési (szállítási) költség keletkezik) (optimumtól jobbra - „a" tartomány)

• Az optimum ott van (az összköltség ott a minimlis) ahol a készlettartás és az előkészítés(rendelés) költsége éppen megegyezik Költségek szempontjából ehhez a ponthoz tartozómennyiség az EOQ.

Az optimális rendelési mennyiség grafikai meghatározása (EOQ modell)

EOQ modell variációi

0119-06

Az EOQ modellnek számos olyan modellváltozata létezik, amely az alapmodell által kezeli körülményeket valamely szemponttal bővíti. Itt most ezek közül hármat mutatok be röviden.

Rendelési értékmodellAz értékmodell a rendelési tételnagyságot értéknagyságban adja meg, amely sok esetben

közelebb áll a valóságos rendelési szituációhoz. Ez különösen csoportos rendelések (több termékek egyszerre való rendelése) esetén hasznos.

A folyamatos készletfeltöltési vagy felhasználási modellA modellt akkor alkalmazhatjuk, amikor a készletfeltöltés nem egy adott időpontban, ha-

nem folyamatosan történik. Ilyenkor a feltöltés (termelés) és a felhasználás párhuzamos. A modell előfeltétele, hogy a termelés üteme gyorsabb legyen az adott készletelem felhasználásának üteménél.

Az áttörés modellVásárlás során gyakorta találkozunk olyan lehetőséggel, hogy ha többet vásárolunk egy

adott termékből, akkor kedvezményt kapunk az árból. Az áttöréses modell abban a szituációban keresi az optimális rendelési tételnagyságot, amikor bizonyos tételnagyság vásárlása felett az ár alacsonyabb, (pl. kettőt fizet - hármat kap típusú akciók)

0119-06

0119-06