Upload
yakobus-tanurjaya
View
175
Download
0
Tags:
Embed Size (px)
DESCRIPTION
BEST OF BREED IT STRATEGY: AN ALTERNATIVE TO ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SYSTEM
Citation preview
CASE STUDY
BEST OF BREED IT STRATEGY:
AN ALTERNATIVE TO ENTERPRISE RESOURCE
PLANNING SYSTEM
Sumber Case Asli: Ben Light (Information Systems Institute, University of Salford),
Christopher P.Holland and Sue Kelly (Manchester Business School), Karl Wills (IT
Consultant)
Disusun oleh:
Marschel Vincentius - 1401105923
Yakobus Tanurjaya - 1401113692
Stefie Cuhadi - 1401103685
Sanny Khosasi - 1401109000
Glory - 1401118932
Kelas 04 POM
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
JAKARTA
2012
ABSTRAK
Persaingan industri di tingkat global semakin ketat dan membutuhkan persiapan yang
matang dari semua aspek perusahaan agar dapat bertahan di jalur persaingan. Aspek
perusahaan ini dapat diartikan sebagai berbagai resources atau sumber daya yang dimiliki
suatu perusahaan. Mulai dari sumber daya manusia, barang, produksi, dsb. Sumber daya ini
harus di manage dengan sebaik mungkin agar dapat berguna bagi perusahaan dan memenuhi
kriteria efektif, efisien, dan produktif. Setiap sumber daya yang ada biasanya memiliki
sistemnya masing-masing dan saling melengkapi. Seiring dengan perkembangan perusahaan,
perusahaan yang besar dan hendak bersaing di tingkat global membutuhkan lebih dari
sekedar me-manage sumber daya dan sistem yang dimilikinya.
Memiliki sumber daya yang banyak disertai banyaknya sistem yang ada membuat
kemungkinan untuk rendundansi data maupun hilangnya integritas data menjadi semakin
besar. Data tidak lagi dipercaya keakuratannya, dan yang paling merugikan yaitu tidak ter-
update secara real time. Oleh karena itu muncul Enterprise Resource Planning (ERP) sebagai
solusi. ERP bertugas mengubah sistem silo menjadi integrated system yang saling bekerja
sama dan saling melengkapi. Dengan dibantu software ERP dari salah satu vendor besar
misalnya, maka perusahaan tidak perlu lagi kuatir akan masalah-masalah yang biasa dihadapi
sistem yang silo atau terpisah, seperti rendundansi, minimnya integritas data, maupun
ketidakakuratan data. Hal ini dikarenakan kemampuan ERP untuk mempersatukan semua
sub-sistem yang ada menjadi satu kesatuan sistem, selain itu proses bisnis yang diterapkan
sistem ERP biasanya sudah best practices.
Namun tentu ada konsekuensi dari penerapan integrated system. Diperlukan biaya
yang besar untuk membeli dan melakukan implementasi aplikasi ERP ini. Selain itu
dikarenakan adanya kemungkinan untuk merombak proses bisnis yang ada untuk
menyesuaikan dengan proses bisnis best practices yang dibawa oleh vendor. Kemungkinan
gagal implementasi cukup besar karena melibatkan seluruh sumber daya di perusahaan dan
sangat kompleks. Kemudian muncul pendekatan terbaru yaitu Best of Breed yang
mengandalkan kespesifikan dalam menjawab kebutuhan perusahaan.
Best of Breed berusaha mencari solusi terbaik dari setiap divisi fungsional perusahaan,
aplikasi apa yang terbaik yang bisa digunakan untuk mendukungnya. Kemudian akan
dilakukan integrasi data dengan teknik-teknik yang dimiliki. Keunggulan lainnya faktor
i
dukungan dalam Best of Breed tidak hanya bergantung pada satu vendor, namun ke beberapa
vendor. Tentu banyak pertimbangan lain yang dapat diperbandingkan dengan sistem ERP
sebelum perusahaan memutuskan untuk menerapkan Best of Breed atau tidak.
ii
DAFTAR ISI
Abstrak i
Daftar Isi iii
Daftar Gambar iii
Daftar Tabel iii
PENDAHULUAN 1
Latar Belakang 1
Tujuan 2
PEMBAHASAN DAN STUDI KASUS 3
Permasalahan Penerapan ERP dari Satu Vendor 3
Pendekatan Best of Breed 4
Enterprise Resource Planning vs Best of Breed Approach 4
Tekanan Bisnis 5
Proses Bisnis dan Infrastruktur IT yang Berjalan 6
Review Strategis IT 7
Strategi IT 9
Strategi Reengineering Proses Bisnis 11
Strategi Project Management 11
Implementasi 13
DISKUSI DAN KESIMPULAN 14
DAFTAR PUSTAKA 15
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Dampak rantai distribusi dari setiap divisi 6
Gambar 2. Driver bisnis yang penting untuk perubahan infrastruktur IT 8
Gambar 3. PERT Model 11
Gambar 4. Project Management Triangle 11
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Best of Breed vs Integrated ERP (Advantages - Disadvantages) 5
iii
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Untuk menjawab tantangan persaingan di dunia industri dalam era globalisasi ini
diperlukan strategi yang tepat agar suatu perusahaan dapat bertahan dan tetap dalam trek
persaingan. Banyak aspek yang perlu diperhatikan agar proses bisnis dapat berlangsung
secara efektif, efisien, dan produktif. Salah satu hal penting untuk memperoleh ketiga hal
tersebut yaitu dengan memiliki sistem informasi yang baik. Namun untuk perusahaan besar
yang hendak bertarung di persaingan global, sistem informasi yang baik saja tidak cukup
unutk memenangkan peraingan, diperlukan sistem informasi terintegrasi. Memiliki sistem
informasi yang terintegrasi berarti perusahaan dapat melakukan update secara real-time untuk
semua sumber daya yang dimiliki perusahaan. Oleh karena perkembangan pendekatan
integrated system ini maka istilah ERP atau Enterprise Resource Planning kini marak
terdengar.
Konsep dasar ERP sendiri yaitu cross functional atau sistem informasi yang
diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa guna mengintegrasikan dan
mengotomatisasikan proses bisnis di dalam pabrik, logistik, distriusi, akuntansi, keuangan,
dan SDM. Saat ini sudah marak dilakukan implementasi ERP oleh perusahaan-perusahaan
besar. ERP ini juga memiliki cukup banyak vendor yang mendukungnya, seperti SAP,
Oracle, PeopleSoft, Epicor, dsb. Namun ada hal yang kerap kali menjadi bahan pertimbangan
suatu perusahaan saat hendak beralih menerapkan ERP di sistem perusahaannya, yaitu
penerapan ERP pasti memakan biaya yang besar dan memiliki resiko yang tinggi jika terjadi
kegagalan. Hal ini dikarenakan dalam pengembangan ERP akan melibatkan keseluruhan
sumberdaya yang dimiliki perusahaan.
Saat ini muncul pendekatan yang baru mengenai ERP yaitu Best of Breed (BoB). Best
of Breed berarti menggunakan program yag spesifik atau per paket untuk setiap kebutuhan
apliaksi yang spesifik. Untuk membagi informasi antar aplikasi, informasi didistribusikan
entah dalam bentuk print out dari satu paket ke paket lainnya dan secara manual akan di input
datanya ke dalam paket berikutnya atau dengan menggunakan paket “middleware” dari
perusahaan pihak ketiga.
Di dalam paper ini akan dibahas seputar penerapan pendekatan Best of Breed di dalam
suatu perusahaan, yaitu pada Global Entertainment. Perusahaan ini bergerak di bidang
entertainment dengan omset perusahaan sekitar 3 Miliar USD, selain itu perusahaan ini
memegang lebih dari 10.000 saham yang berbeda
iv
Tujuan
Tujuan dari paper ini adalah untuk memperoleh pemahaman mendalam seputar hal-
hal kunci dalam implementasi Best of Breed di dalam suatu perusahaan. Untuk mendukung
pemahaman agar lebih mendalam seputar hal ini, maka akan dipaparkan pula analisis
terhadap contoh reengineering dalam proses bisnis maupun infrastruktur IT pada Global
Entertainment dalam penerapan Best of Breed approach.
v
PEMBAHASAN DAN STUDI KASUS
Permasalahan Penerapan ERP dari Satu Vendor
ERP adalah seperangkat infrastruktur dan software yang tidak dapat dilepaskan dari
aspek ‘best practices’, artinya ERP menerapkan cara terbaik dalam mengelola bisnis
berdasarkan pengalaman para pelaku bisnis atau teori akademik yang telah diketahui. Tujuan
utama dari penerapan ERP adalah untuk meningkatkan kerja sama dan interaksi antar semua
aspek fungsional dalam perusahaan.
Sekarang ini, terdapat cukup banyak perusahaan yang menerapkan ERP pada sistem
perusahaannya seperti Pioneer New Media Technologies dan Monsanto. Aplikasi ERP
menyajikan solusi tunggal yang terdiri dari berbagai fungsi-fungsi yang diperlukan untuk
mendukung proses bisnis utama dari perusahaan. Sejumlah keuntungan dapat diperoleh dari
implementasi ERP. ERP meningkatkan efisiensi, dimana dengan adanya aplikasi ERP ini
dapat memembantu kinerja perusahaan agar lebih maksimal dalam menjalankan proses
bisnis. Selain itu implementasian ERP juga dipercya dapat memberikan informasi yang lebih
akurat dan real time bagi perusahaan sehingga mempercepat alur informasi dan mengurangi
beban data.
Penerapan ERP diakui banyak pihak dapat menuai keberhasilan, namun dibalik
keberhasilan tersebut tentu ada kekurangan dari sistem ERP itu sendiri. Adapun beberapa
kekurangan dari ERP yang disebutkan yaitu selain harganya yang tergolong tinggi,
implementasi ERP juga sangat kompleks karena tingginya tingkat integrasi terhadap software
dan persyaratan untuk reengineering inti organisasi dan proses bisnis yang ada. Adanya
persyaratan software yang tinggi ini menyebabkan beberapa manajer perusahaan-perusahaan
harus mempekerjakan karyawan dengan keterampilan yang sangat khusus untuk
mempertahankan dan menggunakan software ini dengan maksimal. Banyak manajer di
seluruh perusahaan dan industri perpendapat bahwa model bisnis software ERP tidak
mewakili perusahaan mereka sendiri atau industri dan reengineering terhadap bisnis mereka
juga memberikan kesulitan yang besar. Dikatakan tidak mewakili perusahaan karena ERP
sendiri menerapkan best practices business process, jadi tidak memberi banyak ruang untuk
dikustomisasi sesuai proses bisnis perusahaan yang sebenarnya cenderung dinamis.
Selanjutnya muncul kekhawatiran bahwa ERP satu vendor ini cenderung akan berarti
adanya kendala untuk langsung menerapkan fungsi baru dari software yang ada untuk
memangaatkan peluang bisnis agar tetap kompetitif, dikarenakan ditakutkan sebuah
perusahaan akan sangat mengandalkan vendor ERP yang bersangkutan untuk memperoleh
vi
upgrade berikutnya. Permasalahan-permasalahan yang mengiringi implementasi ERP ini
melatarbelakangi munculnya pendekatan dan konsep baru untuk meminimalisir permasalahan
yang dihadapi. Konsep baru ini dikenal sebagai Best of Breed.
Pendekatan Best of Breed
Jika ditelaah lebih lanjut secara teoritis, Best of Breed dapat didefinisikan dengan
pendekatan yang didasarkan pada integrasi software standard dari berbagai vendor ERP.
Sebagai contoh perusahaan General Motors menggunakan SAP modul Financial dan
Peoplesoft human resources applications digabungkan dengan menggunakan software yang
telah terintegrasi.
Keuntungan yang dapat diperoleh dari penerapan pendekatan ini salah satunya adalah
fungisionalitas yang lebih spesifik dan lebih mendalam, artinya bahwa Best of Breed yang
diterapkan di perusahaan tidak sekompleks penerapan ERP. Keuntungan lainnya adalah tidak
terfokus hanya pada satu vendor. Tidak seperti ERP yang memiliki kecenderungan untuk
sangat bergantung pada satu vendor saja, Best of Breed tidak hanya bergantung pada satu
vendor tapi kepada beberapa vendor atau multivendor sehingga untuk pengembangan
selanjutnya perusahaan dapat memperoleh dukungan dari banyak vendor.
Pendekatan ini juga menyediakan infrastruktur yang mengakomodasi implementasi
aplikasi baru atau yang akan ditingkatkan. Faktor kunci ke arah pendekatan ini berkaitan
dengan penggunaan middleware yang mengintegrasikan aplikasi-aplikasi yang dipilih untuk
mendukung proses bisnis dari vendor.
Enterprise Resource Planning vs Best of Breed Approach
Keunggulan utama dari pendekatan Best of Breed yaitu kemampuan untuk menjawab
kebutuhan fungsional industri dengan lebih spesifik. Keunggulan ini tergolong penting bagi
perusahaan untuk mendapatkan keunggulan dari kompetitor. Kemampuan untuk menjawab
kebutuhan fungsional secara spesifik dikarenakan pendekatan Best of Breed mengutamakan
implementasi modul fungsional yang unggul dari sebuah vendor ERP yang disesuaikan
dengan kebutuhan perusahaan. Nantinya penggabungan modul-modul unggul ini akan
menciptakan sebuah sistem integrasi yang kompleks namun sangat menjawab kebutuhan.
vii
Tabel 1. Best of Breed vs Integrated ERP (Advantages - Disadvantages)
Jika disimpulkan secara singkat, ada beberapa fakta kunci yang dapat diambil.
Mengintegrasikan Best of Breed dengan aplikasi ERP akan menghasilkan biaya tambahan
dan maintenance. Hal ini dikarenakan perlunya untuk meng-upgrade dan melakukan
maintenance untuk kedua sistem tersebut. Selain itu mengembangkan integrasi antara
aplikasi Best of Breed dan aplikasi ERP tidak akan sekuat seperti integrasi ERP dengan
aplikasinya sendiri.
Tekanan Bisnis
Global Entertainmnt beroperasi di pasar global dan kompetisinya sangat ketat. Ada
perubahan dramatis dalam dinamika bisnis dalam dekade terakhir ini. Peritel produk Global
Entertainment meningkatkan kecanggihan dari manejemen persediaan. Mereka menginginkan
stok yang lebih sedikit, bukan seperti konsep model lama yang mengutamakan pembelian
barang secara massal. Karakteristik pasar juga berubah, dimana siklus hidup produk
berkurang dan relung pasar muncul seperti musik Jazz, Indie, dan musik dance. Global
Entertainment menyadari bahwa mereka berada di posisi harus memproduksi bukan hanya
menyediakan stok. Pilihan-pilihan termasuk penerapan paket standar, komponen berbasis
viii
strategi seperti Best of Breed, strategi proses bisnis, pengembangan dipesan lebih dulu, dan
pemeliharaan sistem yang ada.
Proses Bisnis dan Infrastruktur IT yang Berjalan
Secara fisik Global Entertainment hadir di sekitar delapan puluh negara, dimana di
kebanyakan kehadirannya ini Global Entertainment menggabungkan pusat distribusinya.
Struktur organisasi dari Global Entertainment juga dibagi menjadi dua divisi, yaitu Record
Marketing dan Operational.
Record Marketing berfokus pada mengatur produk yang ada. Produk ini mencakup
penandatanganan artis dan marketing yang menghasilkan perangkat keras produk seperti CD.
Area fungsional mencakup divisi Artiste and Repertoire, Sales and Marketing, Order
Processing and Secondary Distribution. Divisi Operational berfokus pada bagaimana
membuat produk dapat dipastikan sampai ke tangan pelanggan. Divisi Operational terdiri
dari beberapa area inti fungsional yang mengikuti alur produk yaitu perencanaan rilis,
logistik, dan manufakturing. Area inti fungsional ini didukung oleh Service Functions of
Finance, Human Resource and Organisation danInformation Technology.
Gambar 1. Dampak rantai distribusi dari setiap divisi
Divisi Operational ini memakan cost yang lebih banyak dibandingkan yang bertipe
service atau layanan. Dampak yang menjadi konsekuensi dari cost yang banyak ini yaitu
ix
munculnya lingkungan ‘stove pipe’ dimana tiap tim bekerja di dalam area fungsional silos-
nya masing-masing. Secara umum, filosofi yang dianut yaitu selama setiap area fungsional
berjalan efektif, maka semuanya oke.
Individualisme dan kemandirian yang cukup akut dari organisasi tercermin dari
infrastruktur IT di dalam Global Entertainment. Contohnya saja banyak aplikasi piranti lunak
dan platforms yang ada terkait erat dengan sejarah preferensi maupun kebutuhannya masing-
masing. Selain itu, kurangnya project management dan standar pengembangan sistem di
seluruh IT fungsional. Hasil dari semua ini yaitu terdapat lima unit IT dan strategi yang
terpisah. Sangat jelas bahwa diperlukan peninjauan ulang terhadap dukungan IT untuk Global
Entertainment agar unit-unit IT yang penting ini dapat lebih terintegrasi sehingga tidak
bekerja secara terpisah.
Review Strategis IT
Pihak senior dari manajemen perusahaan dengan cepat menyadari bahwa diperlukan
reengineering Infrastruktur IT dari divisi Operational merupakan satu-satunya hal yang dapat
dilakukan untuk meningkatkan operasional. Perubahan dapat mengambil porsi di dalam
bisnis maupun perpaduan antara bisnis dan strategi IT. Perubahan ini dapat mengambil peran
krusial bagi perkembangan bisnis perusahaan. Manajemen menginginkan untuk mendorong
grup berfokus dalam bisnis dan dapat mengatasi kecenderungan secara historis yang
cenderung bekerja secara individual. Fokus grup harus ditambahkan dengan perkembangan
proses pandangan organisasi. Lebih lanjut lagi manajemen senior menginginkan adanya
peningkatan dalam proses bisnis dalam divisi operational. Spesifikasi lebih lanjut seputar
driver bisnis yang penting dalam perubahan infrastruktur IT dapat dilihat pada tabel berikut:
x
Gambar 2. Driver bisnis yang penting untuk perubahan infrastruktur IT
Global Entertainment memutuskan untuk menggunakan sistem terintegrasi yang
sudah umum diapkai dan akan mendukung proses orientasi operasi strategi global dalam intra
maupun inter organisasi. Tantangan yang harus dihadapi perusahaan untuk melakukan
pengaturan ulang terhadap lima departemen IT mejadi satu dimulai dengan menstandarisasi
hardware, software, dan metode pengembangan. Tujuannya yaitu untuk mengurangi
sejumlah besar platform hardware dan aplikasi software menjadi hanya dua atau tiga
platforms saja yang sudah terstandarisasi dalam paket software. Ini akan membentuk
infrastruktur umum untuk perubahan organisasi yang diperlukan.
Kemudian, perusahaan mengimplementasikan strategi Best of Breed karena setiap
fungsional bisnis yang ada memiliki tingkat permintaan yang tinggi terhadap fungsionalitas.
Sistem dengan mengandalkan satu vendor saja dianggap lebih baik dan lebih mudah untuk
dievaluasi, tetapi sistem satu vendor ini tidak menawarkan fungsionalitas yang dibutuhkan
perusahaan. Sistem ERP dirasakan ditujukan untuk fungsi atau proses yang diperluas ke
dalam enterprise system. Global entertainment merasa mereka lemah dalam perluasan area
ini. Direktur IT menyatakan bahwa meski sistem ERP sangat bagus tapi perusahaan
diharuskan untuk membangun disekitar mereka agar dapat memenuhi fungsionalitas bisnis
yang diperlukan, namun akan lebih mudah untuk menghasilkan konsensus untuk bermigrasi
ke paket tertentu jika itu dianggap terbaik memenuhi persyaratan area bisnis individu.
xi
Strategi IT
Pihak Eksekutif adalah pihak yang pertama kagum apabila ada sebuah vendor yang
memberikan suatu model bisnis yang baru untuk diterapkan di perusahaan mereka. Para
pelaku bisnis pada dasarnya setuju bahwa suatu desain model bisnis yang tradisional tidak
akan cukup untuk mengakomodir dinamika lingkungan bisnis yang berkembang saat ini.
Pihak eksekutif melihat bahwa perusahaan mereka harus menjadi perusahaan yang inovatif,
lincah serta mampu menjadi contoh bagi perusahaan lain dengan tetap mengutamakan
persaingan yang sehat. Telah kita ketahui bersama bahwa suatu organisasi bisnis sebetulnya
adalah sistem yang memproses informasi. Batasan vertikal dan horizontal dari suatu
pemrosesan informasi akan berdampak langsung dalam organisasi sehingga akan membatasi
pihak top management dalam mengambil keputusan. Kemampuan dalam mensejajarkan dan
mengadaptasi sebuah strategi organisasi dan kemampuannya dalam menerima dinamika
lingkungan bisnis merupakan hal yang esensial dalam menciptakan suatu High Performance
Organization (HPO).
Dalam menciptakan high performance organization tersebut Information Technology
Strategy (IT Strategy) merupakan hal yang mampu mendongkrak kinerja perusahaan ke arah
yang lebih baik. Akan tetapi sebelum pihak eksekutif mengambil langkah untuk berinvestasi
pada IT ada beberapa hal yang harus anda petimbangkan antara lain,
Pertama adalah seberapa jauh anda mengerti hubungan antar elemen yang ada pada
perusahaan mereka misalnya strategi, kapabilitas, dan infrastuktur IT yang telah ada
untuk mengeksekusi strategi tersebut sehingga dapat bernilai bagi pemangku
kepentingan
Kedua adalah seberapa jauh anda mengerti apa yang menjadi faktor kunci yang
mendorong kinerja dari bisnis anda serta apa yang harus dilakukan dengan baik demi
mengurangi biaya, meningkatkan pendapatan, dan memperoleh keuntungan yang
berkelanjutan. Anda juga harus paham bagaimana IT bisa digunakan untuk
memaksimalkan kinerja bisnis
Dalam memahami lebih lanjut mengenai strategi IT, ada baiknya juga memahami
paradigma revolusi informasi. Paradgima ini penting sekali dalam mempelajari aspek strategi
dalam IT. Konsep revolusi informasi mengangkat isu pentingnya berpikir kembali mengenail
value atas IT yang dimiliki organisasi. Revolusi informasi dapat dilihat dalam contoh sektor
kesehatan. Peranan IT dalam sektor ini bukan lagi dalam aspek teknologi lagi namun sudah
bergeser ke aspek informasi. Hal ini terjadi karena kebutuhan masyarakat bergeser dari
memerangi penyakit menjadi upaya untuk mencegah atau menjaga kesehatan sebelum
xii
terserang penyakit. Dalam kebutuhan memerangi penyakit maka yang sangat ditonjolkan
adalah elemen teknologi dalam teknologi informasi.
Kekuatan dari IT adalah sebenarnya terletak pada kata informasi, dimana perusahaan
lebih berfokus bagaimana untuk memberikan value added kepada customer. Revolusi
informasi ini juga akhirnya menyebabkan munculnya suatu konsep yang disebut Horizontal
Enterprise atau Process Enterprise. Konsep ini meerupakan lawan dari Vertical Enterprise
yakni suatu kondisi dimana fungsi dalam organisasi berdiri sendiri-sendiri secaramandiri.
Faktanya dengan ketatnya kondisi persaingan yang ada, organisasi dituntut untuk bekerja
lebih cepat dan ramping.
Banyak para manajemen ataupun para eksekutif tidak terlalu suka dengan investasi di
bidang IT yang dilakukan oleh departemen TI. Hal ini disebabkan karena biaya yang mahal
dan juga value yang tidak terlihat yang dihasilkan atas investasi di bidang TI yang ada
terhadap organisasi, karyawan, maupun pelanggan.
Berikut bebetapa tips atau pedoman dalam menyusun strategi TI organisasi Anda antara
lain:
Strategi IT harus fleksibel. Fleksibel bukan berarti berubah-ubah dengan pergantian
pemimpin di departemen IT. Karena hal ini menjadi fakta yang tidak dapat dipungkiri,
dimana terjadi perubahan strategi ataupun kebijakan IT sejalan dengan perubahan
pemimpin. Namun di sisi lain strategi IT harus fleksibel, artinya terhadap perubahan-
perubahan lingkungan yang ada. Hal ini terjadi, ketika terjadi perubahan lingkungan
eksternal maupun internal organisasi. Dengan adanya perubahan lingkungan ini, tentu
saja organisasi juga harus menyesuaikan strategi organisasi bisnis yang ada, dimana
perubahan ini akan memicu juga strategi IT di dalam organisasi
Strategi IT yang kuat lahir dari sebuah proses yang dimulai dari proses alignment,
penyusunan hingga mendesain program dan anggaran. Hal yang disayangkan, kerap
kali organisasi sangat menggebu-gebu dalam menyusun strategi IT yang ada hingga
sampai tahapan program dan anggaran, namun tidak pernah ditinjau kembali dan
sistem monitoring tidak berjalan. Sehingga strategi yang disusun hanya tinggal dalam
dokumentasi yang ada.
Strategi Reengineering Proses Bisnis
xiii
Kebanyakan proses implementasi ERP tidak dimulai dengan strategi yang baik.
Implementasi ERP bisa jadi tidak maksimal karena ketidakmantapan visi, serta tujuan yang
akan dicapai dari sistem ERP yang dibuat. Alasan perubahan dari sistem lama ke sistem yang
menggunakan ERP seringkali adalah merupakan hasil dari Business Process Reengineering
Strategy dalam rangka menciptakan suatu alur proses yang efisien sehingga akan
menciptakan keunggulan kompetitif bagi perusahaan. ERP dan BPR adalah suatu rangkaian
yang tak terpisahkan dimana banyak sekali vendor ERP yang menyediakan best practise yang
ada pada sistemnya untuk perusahaan, dimana BPR dalam hal ini bertugas untuk
mengidentifikasi proses yang ada serta perubahan yang diperlukan untuk mengimplementasi
Best pratice. Dalam melakukan BPR perusahaan harus menilai perubahan-perubahan apa
yang harus dilakukan oleh perusahaaan. Organizational Project Management Maturity Model
(OPM3) mampu menilai sampai dimana tingkat kemampuan perusahaan dalam
mengimplementasi ERP System maupun dengan menggunakan Best of Breed Approach.
Ada tantangan yang lebih bagi perusahaan saat menggunakan Best of Breed
Approach, karena pada sistem ERP yang diberikan satu vendor perubahan yang ada
cenderung lebih pasti. Akan tetapi saat menggunakan pendekatan Best of Breed Approach,
Konsultan BPR harus melakukan penilai kinerja terhadap setiap komponen yang dipakai pada
sistem.
Strategi Project Management
Pada saat tahap perencanaan project management, tentunya ERP akan menjadi
pemenangnya. Sebab bagi perusahaan berhubungan dengan satu vendor saja akan dirasakan
lebih mudah dan pasti tidak akan sesulit jika harus berhubungan dengan beberapa vendor.
Selain itu perusahaan juga harus mengamati peraturan berbeda di antara vendor-vendor dari
aplikasi yang dipakai dalam sistem.
Pada tahap development juga akan semakin kompleks level integritasnya, seperti pada
Best of Bred yang membutuhkan software pihak ketiga untuk menangani integritas tersebut,
otomatis terdapat semakin banyaknya pekerjaan yang harus di lakukan apabila menerapkan
Best of Breed daripada jika menerapkan ERP satu vendor.
Tentu dengan sistem Best of Breed yang penuh integritas, hasil dari paket aplikasi
diharapkan dapat memberikan respon efisiensi waktu yang bagus, cost yang berkurang pada
operasional, resources yang kecil. Namun hasil dari cost yang terpotong tersebut akan perlu
disesuaikan ulang untuk dijadikan cost untuk resources pada implementasi selanjutnya. Oleh
karena level integritas yang di miliki oleh Best Of Breed, maka cara tradisional dalam
pengembangan tidak dapat di lakukan karena terlalu memakan waktu dan resources. Salah
xiv
satu project yang cocok dalam menerapkan hal ini adalah dengan Extreme Project
Management dengan model PERT. Karena PERT bersifat skala besar, non rutin, sekali kerja,
dan bisa menanangi berbagai manajemen sekaligus.
Gambar 3. PERT Model
Setiap project management tentu juga memiliki penilaian yang menentukan apakah project
tersebut bagus atau tidak. Penilaian yang umum adalah dengan Project Management Triangle
( scope, schedule, cost ). Untuk penilaian terhadap project besar seperti Best of Breed tentu
perlu di atur dengan sebaik mungkin, karena lingkup yang besar dan cost yang besar pula.
Apabila penjadwalan tidak di handle dengan baik, maka kemungkinan cost akan bertambah
sangat besar.
Gambar 4. Project Management Triangle
Kesimpulan dari ini adalah, single vendor ERP tentu memberikan kemudahan dalam
tahap project management, terutama dalam hal waktu dan biaya. Namun, level integritas atas
xv
kepuasan yang di berikan jauh di bawah Best of Breed yang hampir 80-90%. Karena pada
saat ini sebagian besar perusahaan telah mencapai tahap puncak dalam pengembangan sistem
mereka, tentunya solusi untuk mengatasi kurangnya integritas tersebut adalah dengan
menerapkan Best of Breed.
Implementasi
Implementasi Best of Breed pada dasarnya menggabungkan dua vendor ERP dan
dengan aplikasi pihak ketiga yang menjadi penghubung kedua sistem vendor tersebut.
Umumnya tahap implementasi paling awal dalam implementasi Best of Breed adalah partial
dan full. Partial yang di maksud adalah perusahaan telah memiliki salah satu dari sistem
integritas yang diprediksi pengembangan lanjutan dari aplikasi tersebut tidak dapat
memenuhi kebutuhan perusahaan untuk menjawab tantangan pasar, maka perusahaan akan
mencari solusi dengan menggabungkan kedua sistem integritas tersebut. Cost yang terdapat
pada partial tentu akan lebih rendah karena telah adanya salah satu sistem tersebut, tinggalah
melakukan implementasi sistem yang satu nya lagi. Waktu yang di butuhkan untuk penerapan
hingga sistem dapat “Go Live” juga tinggal menyesuaikan sistem integritas yang satunya
lagi. Waktu yang harus disediakan untuk melakukan training people dalam perusahaan untuk
penggunaan sistem baru tersebut juga akan lebih singkat.
Pada sistem full, perusahaan akan langsung menerapkan sistem integritas tersebut
secara baru dan langsung. Waktu dan cost yang di keluarkan juga akan sangat tinggi, tetapi
level integritas dan penyesuaian akan lebih baik daripada partial, karena akan di sesuaikan
sesuai kebutuhan perusahaan dan spesifikasi kompleksitasnya.
Implementasi Best of Breed masih memiliki kemungkinan untuk tidak mengubah core
proses bisnis sama sekali, dibandingkan penerapan vedor ERP tunggal dengan sistem
integrasi yang terbatas yang apabila tidak sesuai dan ketentuan kustomisasi sudah tidak di
perbolehkan lagi oleh pihak vendor, maka jalan satu-satunya yaitu core proses bisnis harus di
ubah. Best of Breed dengan level integritas yang tinggi tentu memberikan kepuasan pada
berjalannya proses bisnis, core dalam proses bisnis yang tidak perlu ubah tentu mengurangi
waktu implementasi dan waktu training, namun karena tingkat kerumitannya, waktu yang
hilang tersebut di gantikan dengan training penggunaan software dan pengenalan software
tersebut.
DISKUSI DAN KESIMPULAN
xvi
Pada dasarnya Best of Breed merupakan penggabungan dari beberapa vendor ERP
dan dihubungkan dengan aplikasi pihak ketiga sebagai sarana pertukaran informasi. Dalam
praktik implementasinya seringkali Best of Breed memiliki tantangan tersendiri bila
dibandingkan dengan pemanfaatan solusi ERP dari satu vendor saja. Kemampuan untuk
menjawab kebutuhan fungsional industri secara lebih spesifik menjadi keunggulan utama
Pendekatan Best of Breed bila dibandingkan dengan ERP dari satu vendor.
Best of Breed tidak hanya bergantung pada satu vendor tapi kepada beberapa vendor
atau multivendor sehingga untuk pengembangan selanjutnya perusahaan dapat memperoleh
dukungan dari banyak vendor. Penggabungan modul-modul unggul dari setiap vendor akan
menciptakan sebuah sistem integrasi yang kompleks namun sangat menjawab kebutuhan dari
perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
xvii
http://givlianodaivand.blogspot.com/2010/03/keuntungan-dan-kendala-implementasi-
erp.html
Diakses 10 April 2012 Jam 23.00
Robinson, Phil. (2004). The Business Performance Improvement Consultancy
24. England - BPIC
xviii