Beschluss IT-Rat vom 19. Januar 2017 - Bund

IT-Rat Beschluss Nr. 2017/3

Beschluss IT-Rat 2017/3 1 19. Januar 2017

Beschluss IT-Rat

vom 19. Januar 2017

Projekt IT-Konsolidierung Bund:

Soll-Konzeption der IT-Beschaffungsbündelung (TP 5)

Das Teilprojekt 5 „Bündelung der IT-Beschaffung“ der IT-Konsolidierung des Bundes hat

den Auftrag, bis Ende 2018 90% des Beschaffungsvolumens der IT-Beschaffungen der

unmittelbaren Bundesverwaltung in wenigen zentralen Stellen zu bündeln. Auftrag des

Teilprojektes 5 ist dabei die Erstellung einer ressortabgestimmten Soll-Konzeption, die

eine belastbare Beschreibung des Zielzustandes in Bezug auf Aufbauorganisation,

Verantwortlichkeiten/Rollen, Prozesse, Steuerung und Migration darstellt. Die Soll-

Konzeption wurde von Teilprojekt 5 in Zusammenarbeit mit den Ressorts, aufbauend

auf dem IT-Rats Beschluss zum Zielbild IT-Beschaffung vom 29. Juni 2016 (Beschluss

Nr. 2016/7 des IT-Rates), erarbeitet und soll nun beschlossen werden.

Vor diesem Hintergrund fasst der IT-Rat folgenden

Beschluss Nr. 2017/3:

1. Der IT-Rat beschließt die Soll-Konzeption der IT-Beschaffungsbündelung.

2. Der IT-Rat stellt das Erfordernis fest, die Soll-Konzeption der

IT-Beschaffungsbündelung vor dem Hintergrund des Beschlusses des

Haushaltsausschusses vom 28.09.2016 (ADrs. 18(8)3472) auf der Grundlage des

IT-Rats Beschlusses Nr.2016/7 weiter auszugestalten und zu konkretisieren.

3. Der Beschluss wird veröffentlicht.

Soll‐KonzeptionderIT‐Beschaffungsbündelung

IT-Konsolidierung Bund –

Teilprojekt 5 „Bündelung der IT-Beschaffung“

Bericht

Version 1.2

Anlage 1 zu Beschluss Nr.: 2017/3 des IT-Ratvom 19. Januar 2017

Impressum

Herausgeber

Bundesministerium des Innern

Ansprechpartner

Teilprojekt 5 „Bündelung der IT-Beschaffung“ der IT-Konsolidierung Bund

Alt-Moabit 140

10557 Berlin

[email protected]

www.bmi.bund.de

Stand

24.11.2016

Nachdruck, auch auszugsweise, ist genehmigungspflichtig.

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis ............................................................................................................. I

Abstrakt .................................................................................................................................... 1

1 Aufbau des Dokuments ..................................................................................................... 5

2 Auftrag und Ziele ............................................................................................................... 7

2.1 Auftrag ....................................................................................................................... 7

2.2 Ziele ........................................................................................................................... 8

3 Zielbild IT-Beschaffung ................................................................................................... 12

3.1 Zielbild gemäß Beschluss IT-Rat vom 29.06.2016 ................................................. 12

3.2 Auswirkung des Beschlusses des Haushaltsausschuss vom 28.09.2016 auf „Zielbild

IT-Beschaffung“ .................................................................................................................. 14

3.3 Konkretisierung der Begriffe im Zielbild ................................................................... 15

4 Einbettung in die bestehende IT-Steuerung Bund .......................................................... 18

4.1 Steuerungsrelevante Gremien ................................................................................. 18

4.2 Eskalationsmechanismen ........................................................................................ 20

5 Soll-Prozesse, -Verantwortlichkeiten und -Schnittstellen im Bereich der

IT-Beschaffung ....................................................................................................................... 21

5.1 Kernprozesse ........................................................................................................... 24

5.1.1 Fall 1: Anforderungen/Bedarfe der Ressorts/Behörden ............................ 24

5.1.2 Fall 2: Bedarfe des ITZBund ...................................................................... 32

5.2 Beschaffungsnahe Unterstützungsprozesse ........................................................... 36

5.2.1 Vertragsmanagement ................................................................................ 36

5.2.2 Lieferantenmanagement ............................................................................ 37

5.2.3 Lizenzmanagement ................................................................................... 39

5.2.4 Kundenmanagement ................................................................................. 40

5.3 Übergreifende Unterstützungsprozesse .................................................................. 41

5.3.1 Management der IT-Beschaffungsstrategie .............................................. 41

5.3.2 Marktbeobachtung und -analyse ............................................................... 43

5.3.3 Auftrags- und Roadmapmanagement ....................................................... 43

5.3.4 Qualitäts- und Risikomanagement ............................................................ 45

5.3.5 IT-Beschaffungscontrolling ........................................................................ 46

5.4 Übersicht der Verantwortlichkeiten und Aufgaben der Beteiligten ........................... 47

6 Künftige IT-Unterstützung durch das Projekt „E-Beschaffung“ ....................................... 49

7 Umsetzungsplanung ....................................................................................................... 54

7.1 Voraussetzungen und Erfolgsfaktoren ..................................................................... 55

7.2 Maßnahmen- und Zeitplanung ................................................................................. 56

7.3 Begleitende Erfolgsmessung ................................................................................... 61

Zentrale Quellen ..................................................................................................................... 64

Begriffsdefinitionen ................................................................................................................. 65

Abbildungsverzeichnis ............................................................................................................ 74

Tabellenverzeichnis ................................................................................................................ 75

Abkürzungsverzeichnis I

Abkürzungsverzeichnis

AG Auftraggeber

AN Auftragnehmer

BeschA Beschaffungsamt des Bundesministerium des Innern

BET Bedarfserhebungstool

BfDI Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

BfIT Beauftragter der Bundesregierung für Informationstechnik

BHO Bundeshaushaltsordnung (03.12.2015)

BI Business Intelligence

BKAmt Bundeskanzleramt

BKM Beauftragter der Bundesregierung für Kultur und Medien

BMAS Bundesministerium für Arbeit und Soziales

BMF Bundesministerium der Finanzen

BMI Bundesministerium des Innern

BMUB Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit

BMVg Bundesministerium der Verteidigung

BMVI Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur

BMWi Bundesministerium für Wirtschaft und Energie

BMZ Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung

BPA Presse- und Informationsamt der Bundesregierung

BSI Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

BWI BWI Informationstechnik GmbH

EPK Ereignisgesteuerte Prozessketten

ERP Enterprise-Ressource-Planning

EV Einzelvergabe(n)

FFF Funktionale Fähigkeitsforderung

GB Geschäftsbereich

GPL Gesamtprojektleitung

GSB Government Site Builder

GWB Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (26.06.2013)

HHA Haushaltsausschuss

IKT Informations- und Kommunikationstechnologie, siehe auch IT

IT Informationstechnik, als Synonym für IKT verwendet

II Abkürzungsverzeichnis

ITZBund Informationstechnikzentrum Bund

KdB Kaufhaus des Bundes

KNB Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung

KMU Kleine und mittlere Unternehmen

KoITB Konferenz der IT-Beauftragten der Ressorts

NMO Nachfragemanagementorganisation

QM Qualitätsmanagement

RBV Ressort-/behördeneigene Vergabestellen

RM Risikomanagement

RV Rahmenvertrag/Rahmenverträge

SLA Service Level Agreement 1

SPoC Single Point of Contact

SRM Supplier Relationship Management

TED Tenders Electronic Daily

TOP Tagesordnungspunkt

TP1 Teilprojekt 1 „Zusammenführung DLZ-IT zum ITZBund“ der IT-Konsolidierung

Bund

TP4 Teilprojekt 4 „Konzeption IT-Controlling“ der IT-Konsolidierung Bund

TP5 Teilprojekt 5 „Bündelung der IT-Beschaffung“ der IT-Konsolidierung Bund

TP6 Teilprojekt 6 „Gemeinsame IT des Bundes“ der IT-Konsolidierung Bund

UBA Umweltbundesamt

VgV Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung)

(12.04.2016)

VMS Vergabemanagementsystem

VV Verwaltungsvereinbarung 1

WiBe Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

WMS Wissensmanagementsystem

ZIB Zentralstelle IT-Beschaffung

VITD Verbund der IT-Dienstleister

1 In der vorliegenden Soll-Konzeption wird der im Beschluss zum Zielbild IT-Beschaffung (siehe Kapitel 3.1) vor-

kommende Begriff Service Level Agreement (SLA) durch den Begriff Verwaltungsvereinbarung (VV) ersetzt.

Abstrakt 1

Abstrakt

Die zum 01.01.2017 einzurichtende Zentralstelle IT-Beschaffung (ZIB) im Beschaffungsamt

des Bundesministeriums des Innern (BeschA) fungiert als Single Point of Contact (SPoC)

für IT-Beschaffungen bei planbaren Einzelvergaben und bündelungsfähigen Bedarfen (Rah-

menverträge) der unmittelbaren Bundesverwaltung.2 3

Die ZIB wird ein kompetenter und serviceorientierter Beschaffungsdienstleister für IT und

stellt die Handlungsfähigkeit der Ressorts mittels einer anforderungsgerechten Bedarfsde-

ckung sicher. Sie wird qualitative sowie quantitative Verbesserungen bei der IT-

Beschaffung für ihre Kunden realisieren (siehe Kapitel 1 und 3) und dabei ein hohes Dienst-

leistungsniveau erreichen. Zur Sicherstellung der Kundenzufriedenheit und Steuerbarkeit

unterliegt die ZIB verbindlichen Steuerungsmechanismen (siehe Kapitel 4 und 5.3). Hierzu

sind klare Prozesse, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen der Beteiligten (siehe

Kapitel 5) notwendig, die in der vorliegenden Soll-Konzeption festgelegt werden sollen.

Die ZIB erbringt nach ihrer Einrichtung Beschaffungsdienstleistungen im Bereich IT und

berät entlang des gesamten Beschaffungsprozesses von der initialen Bedarfsmitteilung über

die Vergabe bis zum Ende der Leistungserbringung:

Sie bündelt Bedarfe der Bedarfsträger und führt Vergaben für planbare Bedarfe ab

einer Wertgrenze durch. Kernelement der ZIB ist dabei die übergreifende Bündelung

gleichartiger Beschaffungsbedarfe. Somit werden aufwendige parallele Einzelbe-

schaffungen durch mehrere Bedarfsträger überflüssig.

Durch die rollierende Erstellung der Rahmenvertrags-Roadmap (RV-Roadmap) wer-

den notwendige Neuausschreibungen auslaufender Rahmenverträge durch die ZIB

frühzeitig identifiziert und eine unterbrechungsfreie Bedarfsdeckung gewährleistet.

Die monatliche Veröffentlichung der RV-Roadmap und ein Controlling der Bedarfsmit-

teilungen fördern die Transparenz im Beschaffungsprozess. Analog wird dieses Vor-

gehen für die Erstellung der Roadmap der Einzelvergaben genutzt.

2 Von der Beschaffungsbündelung ausgenommen ist IT, die in Waffen-/IT-Systemen der Bundeswehr integriert

oder übungs-/einsatzrelevant ist (nicht-konsolidierungsrelevante IT).

3 Weiterhin werden aktuell im Rahmen des Rechenzentrumskonsolidierungsplans (RZ-Konsolidierungsplan)

durch GPL und TP2 Generalausnahmen von der IT-Konsolidierung des Bundes erarbeitet. Diese sollen auch für

die IT-Beschaffungsbündelung gelten und werden in einer Weiterentwicklung der Soll-Konzeption Berücksichti-

gung finden. Für IT, die unter die dort definierten Generalausnahmen fällt, bleibt unter Berücksichtigung ausrei-

chend freier Ressourcen eine Beauftragung der ZIB durch Bedarfsträger möglich.

2 Abstrakt

Die ZIB stellt eine anforderungsgerechte Bedarfsdeckung zu marktüblichen Preisen

über Rahmen- und Volumenverträge (bspw. mit Möglichkeit der Katalogauswahl) so-

wie innovative Instrumente, wie z. B. dynamische Beschaffungssysteme für den Be-

zug standardisierter Massenartikel, sicher.

Sie ist zuständig für das durchgängige Vertragsmanagement (inkl. vertraglichem Li-

zenzmanagement) und schafft somit Rechtssicherheit bei der Beschaffung.4 Durch

die Bündelung vergaberechtlicher Kompetenz besitzt die ZIB eine hohe Expertise, um

Vergaben rechtssicher durchzuführen.

Innovationen der IT-Branche werden durch eine fortlaufende Marktbeobachtung und

-analyse frühzeitig erkannt und bei zukünftigen Beschaffungen berücksichtigt. Konsti-

tutive Zielsetzungen in der öffentlichen Beschaffung wie IT-Sicherheit, Nachhaltigkeit,

Wettbewerbs- und Innovationsförderung kann die ZIB durch Konsolidierung, Vernet-

zung und zentrale Kompetenznutzung in Bereichen wie Nachhaltigkeit und Innovation

gewährleisten.

Der gesamte Beschaffungsprozess wird grundsätzlich durch ein aktives Kunden- und

Lieferantenmanagement unterstützt (siehe Kapitel 5.2.4 und 5.2.2).

Abbildung 1: Die Zentralstelle für IT-Beschaffung (ZIB) als Dienstleister (Illustration)

4 Unberührt hiervon bleibt die Aufbewahrung und Verwaltung der Verträge, die im Einklang mit den Aufbewah-

rungsbestimmungen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen bei den Stellen erfolgt, die die für die Ver-

träge bereitgestellten Haushaltsmittel bewirtschaften.

Abstrakt 3

Die ZIB wird organisatorisch im Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (Be-

schA) eingerichtet. Das BeschA verwaltet für Behörden mit ziviler Aufgabenstellung bereits

die Rahmenverträge im Kaufhaus des Bundes (KdB) und koordiniert die Zusammenarbeit

der zentralen Vergabestellen des Bundes.5 Zur Vertretung der Kundeninteressen wird bei der

ZIB ein Kundenbeirat etabliert.

Vorbehaltlich einer angemessenen Ressourcenausstattung übernimmt das BeschA für die

Bedarfsträger der unmittelbaren Bundesverwaltung die Aufgaben der ZIB gemäß des

IT-Ratsbeschlusses zum Zielbild IT-Beschaffung6 und der vorliegenden Soll-Konzeption. Sie

übernimmt die Aufgaben gemäß eines Stufenplans:

Stufe 1) Ab 01.01.2017:

Vergabe von IT-Rahmenverträgen gemäß RV-Roadmap7

Stufe 2a) Zum 01.01.2018, bzw. ein Monat nach Inkrafttreten des Haushaltsgesetzes 2018:

Durchführung planbarer IT-Einzelvergaben mit Auftragswerten ab dem jeweils

gültigen EU-Schwellenwert (derzeit 135 Tsd. EUR)

Stufe 2b) Ab 30.06.2018, bzw. ein halbes Jahr nach Inkrafttreten des Haushaltsgesetzes

2018: Durchführung planbarer IT-Einzelvergaben mit Auftragswerten ab einer in-

dividuellen anforderungsgerechten Wertgrenze pro Ressort entsprechend einer

Verwaltungsvereinbarung (VV)8 9

Für Vergaben unterhalb der Wertgrenze hat die ex-ante Meldung nur Kenntnisnahme-

Charakter, um gegebenenfalls Potenziale für Rahmenverträge oder Bündelungspotenzial

erkennen zu können (keine Genehmigungspflicht). Der Abschluss von Verwaltungsvereinba-

5 Vgl. Beschluss der Bundesregierung zur Optimierung öffentlicher Beschaffungen vom 10.12.2003.

6 Vgl. Beschluss Nr. 2016/7 des IT-Rates zum "Zielbild IT-Beschaffung" - Projekt IT-Konsolidierung Bund: Teilpro-

jekt 5 "Bündelung der IT-Beschaffung" (29.06.2016).

7 Vgl. Schriftliche Information an die 4. Sitzung der Konferenz der IT-Beauftragten der Ressorts zum „TOP 08

Roadmap zur Ausschreibung von IT-Rahmenverträgen (2016/2017)" (08.06.2016).

8 In der vorliegenden Soll-Konzeption wird der im Beschluss zum Zielbild IT-Beschaffung (siehe Kapitel 3.1) vor-

kommende Begriff Service Level Agreement (SLA) durch den Begriff Verwaltungsvereinbarung (VV) ersetzt.

9 Die in der VV vereinbarten individuellen Wertgrenzen werden zu einem dort festgelegten, spezifischen Gültig-

keitstermin wirksam. Die VV wird zwischen ZIB und dem jeweiligen Ressort, einschließlich seines Geschäftsbe-

reichs, geschlossen. Die individuelle Wertgrenze ist kleiner gleich dem gültigen EU-Schwellenwert. Wird der EU-

Schwellenwert als individuelle Wertgrenze in einer VV festgelegt, gilt immer der beim Bedarfsmeldezeitpunkt

gültige EU-Schwellenwert.

4 Abstrakt

rungen der ZIB mit den Ressorts erfolgt bis Ende 201710. Parallel erfolgt bis Ende 2018 die

kontinuierliche Ertüchtigung der ZIB.

Die IT-Beschaffung wird künftig durch eine durchgängige und medienbruchfreie

IT-Landschaft unterstützt, sodass die Bedarfsträger über wichtige Kontaktpunkte in den Be-

schaffungsprozess eingebunden werden (siehe Kapitel 6).

Die Finanzierung erfolgt im Rahmen des Gesamtprojekts der IT-Konsolidierung Bund im üb-

lichen Verfahren durch Einpassung in die Finanzplanung. Eventuell zusätzlicher Personal-

und Sachmittelbedarf, der nicht im Mittelbedarf des Gesamtprojekts berücksichtigt ist, ist im

jeweiligen Einzelplan zu erwirtschaften.

10 Aufgrund spezifischer Schnittstellen wird mit dem ITZBund eine eigene VV geschlossen.

Aufbau des Dokuments 5

1 Aufbau des Dokuments

Einleitend werden in Kapitel 2 der Auftrag und die Ziele der Soll-Konzeption dargestellt. Das

Teilprojekt 5 (TP5) hat mit dem „Grobkonzept zur IT-Konsolidierung Bund“11 den Auftrag er-

halten, bis Ende 2016 eine ressortabgestimmte Soll-Konzeption mit belastbaren Beschrei-

bungen des Zielzustandes in Bezug auf Verantwortlichkeiten/Rollen, Prozesse, aufbauorga-

nisatorische Grundzüge, Steuerung und Migration zu erstellen. In diesem Dokument werden

die zuvor genannten Punkte ausführlich dargestellt.

Kapitel 3 fasst das „Zielbild IT-Beschaffung“ zusammen, das am 29.06.2016 durch den IT-

Rat beschlossen wurde12 13 und konkretisiert Begriffe des Zielbilds. Das Zielbild wurde durch

das TP5 im Vorfeld der Soll-Konzeption mit den Ressorts in Arbeitsgruppen sowie Abstim-

mungsrunden iterativ entwickelt.

Die Steuerung der IT-Beschaffung und insbesondere die Steuerung der ZIB als zentraler

Dienstleister, im Einklang mit dem Konzept zur Weiterentwicklung der IT-Steuerung des

Bundes14, werden in Kapitel 4 behandelt. Notwendige Anpassungen, die sich aus den paral-

lel in Abstimmung befindlichen Dokumenten der „Weiterentwicklung der IT-Steuerung des

Bundes“15, der „Architekturrichtlinie für die IT des Bundes“ und der „IT-Strategie des Bundes“

ergeben, werden umgesetzt.

In Kapitel 5 werden die wesentlichen Soll-Prozesse, -Verantwortlichkeiten und -Schnittstellen

der IT-Beschaffung beschrieben. Insbesondere die Kernprozesse (Kapitel 5.1), die beschaf-

fungsnahen (Kapitel 5.2) und übergreifenden Unterstützungsprozesse (Kapitel 5.3) wurden

im Rahmen der Soll-Konzeption erarbeitet und stellen Kernelemente der künftigen ZIB dar.

In Kapitel 5.4 werden die Verantwortlichkeiten und Aufgaben der Beteiligten zusammenge-

fasst.

11 Vorlage des Bundesministeriums der Finanzen: Bericht der Bundesregierung an den Haushaltsausschuss des

Deutschen Bundestages zur IT-Konsolidierung Bund (BMF-V 44/15, Ausschussdrucksache 18(8)1994) vom

21.05.2015.

12 Vgl. Beschluss Nr. 2016/7 des IT-Rates zum "Zielbild IT-Beschaffung" - Projekt IT-Konsolidierung Bund: Teil-

projekt 5 "Bündelung der IT-Beschaffung" (29.06.2016).

13 Die Grafik des Zielbilds wurde als Teil des Beschlusses zur Kenntnis genommen.

14 Das Konzept befindet sich derzeit in Erarbeitung durch die GPL.

15 Die bisherigen Beschlüsse zur IT-Steuerung und der „Vorschlag zur Weiterentwicklung der IT-Steuerung des

Bundes“ werden im Folgenden als „IT-Steuerung Bund“ bezeichnet.

6 Aufbau des Dokuments

Die zukünftige IT-Unterstützung durch das Projekt „E-Beschaffung“ wird in Kapitel 6 ausge-

staltet.

Voraussetzungen, Erfolgsfaktoren, Maßnahmen- und Zeitplanung sowie notwendige beglei-

tende Erfolgsmessungen für den erfolgreichen Aufbau und Betrieb der ZIB bilden in Kapitel 7

den Abschluss der Soll-Konzeption. Zur Gewährleistung der übergreifenden politischen Ziele

soll im Rahmen von TP5 eine ausführliche IT-Beschaffungsstrategie erarbeitet werden. Erste

zentrale Themenstellungen hierzu werden im Anhang zur Soll-Konzeption dargestellt.

Auftrag und Ziele 7

2 Auftrag und Ziele

2.1 Auftrag

Am 20.05.201516 wurde von der Bundesregierung mit dem „Grobkonzept zur IT-

Konsolidierung Bund“ eine Neuordnung der IT des Bundes beschlossen. Neben der Be-

triebskonsolidierung und der Dienstekonsolidierung wurde die Beschaffungsbündelung hier-

bei als ein Handlungsstrang der IT-Konsolidierung identifiziert, welcher in Teilprojekt 5 (TP5)

„Bündelung der IT-Beschaffung“17 unter der Leitung des Bundesministeriums des Innern

(BMI) konzeptioniert und umgesetzt wird. Das für IT-Rahmenverträge in der Bundesverwal-

tung zuständige Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BeschA) wird dabei

in die Gesamtkoordinierung eingebunden.

TP5 hat den Auftrag, 90 % der IT-Beschaffungen18 der unmittelbaren Bundesverwaltung bis

Ende 2018 in wenigen zentralen Stellen zu bündeln.19 20 Hierfür sollen die Stellen der unmit-

telbaren Bundesverwaltung, die IT-Beschaffung durchführen, detailliert erfasst (Ist-Analyse)

werden. Zudem sollen jährlich eine Roadmap für die Ausschreibung von IT-

Rahmenverträgen (RV-Roadmap) erarbeitet und eine Planung für die Beschaffungsbünde-

lung erstellt werden.

16 Vorlage des Bundesministeriums der Finanzen: Bericht der Bundesregierung an den Haushaltsausschuss des

Deutschen Bundestages zur IT-Konsolidierung Bund (BMF-V 44/15, Ausschussdrucksache 18(8)1994) vom

21.05.2015.

17 Der Projektauftrag des Teilprojektes 5 umfasst Hardware, Software, IT-Dienstleistungen, Informations- und

Kommunikationstechnik sowie IT-nahe Dienstleistungen (Beratung, Instandhaltung, sonstige Services), vgl.

Grobkonzept, S. 24.

18 Die Auftragsgröße „90 % der IT-Beschaffung“ bezieht sich gemäß Beschluss des IT-Rates zum „Zielbild IT-

Beschaffung" vom 29.06.2016 auf das Beschaffungsvolumen.






gung finden. Für IT, die unter die dort definierten Generalausnahmen fällt, bleibt unter Berücksichtigung ausrei-

chend freier Ressourcen eine Beauftragung der ZIB durch Bedarfsträger möglich.

8 Auftrag und Ziele

Am 25.11.2015 wurden in der 2. Sitzung der Ressortarbeitsgruppe TP5 die „Grundlinien

Teilprojekt 5 der IT-Konsolidierung Bund“ verabschiedet und in der 2. Sitzung der Konferenz

der IT-Beauftragten der Ressorts am 16.12.2015 zur Kenntnis gegeben.21

Die Ist-Analyse22 und die erste RV-Roadmap23 liegen vor und wurden am 08.06.2016 in der

4. Sitzung der Konferenz der IT-Beauftragten der Ressorts zur Kenntnis genommen.

Als Grundlage für die Soll-Konzeption wurde ein „Zielbild IT-Beschaffung“ (siehe Kapitel 3.1)

mit den Ressorts in Arbeitsgruppen sowie Abstimmungsrunden entwickelt. Das Zielbild wur-

de am 29.06.2016 durch den IT-Rat beschlossen.24 25 Hier sind Grundlinien beschrieben, die

die Grundlage der bis Ende 2016 zu erarbeitenden Soll-Konzeption schaffen. Das vorliegen-

de Dokument entwirft die notwendige Soll-Konzeption, welche den Zielzustand in Bezug auf

Verantwortlichkeiten/Rollen, Prozesse, aufbauorganisatorische Grundzüge, Steuerung und

Migration belastbar auf Basis der vorgenannten Vorarbeiten konkretisiert. Die Soll-

Konzeption wird mit den Ressorts abgestimmt und Anfang 2017 dem IT-Rat zum Beschluss

vorgelegt.

2.2 Ziele

Ziele der geplanten IT-Strategie des Bundes und der Konsolidierung der IT des Bundes sind

u.a., die IT-Sicherheit vor dem Hintergrund steigender Komplexität zu gewährleisten, die

Hoheit und Kontrollfähigkeit über die eigene IT dauerhaft zu erhalten, auf innovative techno-

logische Trends flexibel reagieren zu können, einen leistungsfähigen, wirtschaftlichen, stabi-

len und zukunftsfähigen Betrieb sicherzustellen und ein attraktiver Arbeitgeber für IT-

Fachpersonal zu bleiben. Die Daten der Bundesverwaltung sollen ferner umfassend ge-

21 Vgl. Schriftliche Information an die 2. Sitzung der Konferenz der IT-Beauftragten der Ressorts zum „TOP 31 IT-

Konsolidierung Bund: Grundlinien Teilprojekt 5“ vom 16.12.2015.


Bericht zur Ist-Analyse zur IT-Beschaffung der unmittelbaren Bundesverwaltung" vom 08.06.2016.


Roadmap zur Ausschreibung von IT-Rahmenverträgen (2016/2017)" vom 08.06.2016.



25 Die Grafik des Zielbilds wurde als Teil des Beschlusses zur Kenntnis genommen.

Auftrag und Ziele 9

schützt und gegen Missbrauch abgesichert werden.26 Bei der IT-Beschaffung sollen vermehrt

folgende konstitutive Ziele berücksichtigt werden:

IT-Sicherheit

Datenschutz

Nachhaltigkeit, insbesondere Green-IT

Barrierefreiheit

Wettbewerbsförderung

Innovationsförderung

TP5 hat in Zusammenarbeit mit den fachlichen Ansprechpartnern in der Bundesverwaltung

erste zukünftig zu beachtende Rahmenbedingungen einer Umsetzungsstrategie zu diesen

konstitutiven Zielen identifiziert (siehe Blaupause „Exemplarische Ausprägungen einer IT-

Beschaffungsstrategie“ im Anhang).

Die operativen Ziele des TP5 sind:

stabile, verlässliche, fristgerechte und qualitativ hochwertige IT-Beschaffungen

Transparenz, Integrität und Rechtssicherheit im Beschaffungsprozess

Gewährleistung einer effektiven, strategischen und operativen Steuerung

Effizienz durch Bündelung der Einkaufsmacht

Effizienz durch optimierte, digitale Prozesse

Nutzung der vorhandenen Strukturen im Beschaffungswesen

anforderungsgerechte Bedarfsdeckung zu marktüblichen Preisen

ressortgerechte Beschaffung

Partizipation an kurzen Innovationszyklen der IT-Branche

Vor diesem Hintergrund leistet das TP5 u. a. folgende Beiträge zur Erreichung dieser politi-

schen Gesamtprojektziele der IT-Konsolidierung Bund:

Aufbau einer strategischen Beschaffung des Bundes im Bereich IT

26 Vgl. Vorlage des Bundesministeriums der Finanzen: Bericht der Bundesregierung an den Haushaltsausschuss

des Deutschen Bundestages zur IT-Konsolidierung Bund (BMF-V 44/15, Ausschussdrucksache 18(8)1994) vom

21.05.2015.

10 Auftrag und Ziele

Zusammenfassung gleichartiger Beschaffungsbedarfe und somit Reduzierung auf-

wändiger, paralleler Einzelbeschaffungen

zusätzliche Aufwandsreduktion durch Bedarfsdeckung mit Hilfe von bedarfsgerechten

Rahmenverträgen und Volumenverträgen

Konzentration der Beschaffungsvolumina auf zentrale Rahmenverträge mit Artikeln

auf dem jeweils aktuellen technischen Stand und Erzielung von Skaleneffekten mit

positivem Effekt auf Einkaufspreise unter Beachtung der Wirtschaftlichkeit

Verbesserung und stärkere Standardisierung der Anforderungen, insbesondere an

die IT-Sicherheit und den Datenschutz

Sicherstellung, dass bei allen Beschaffungen zu definierende, gemeinsam getragene

Kriterien zur Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit Anwendung finden

Sicherstellung, dass die Standards zur Barrierefreiheit nach dem Gesetz zur Gleich-

stellung behinderter Menschen (BGG) und die funktionalen Anforderungen an die

Barrierefreiheit für IKT-Produkte und Dienstleistungen der Europäischen Norm EN

301 459 im Beschaffungswesen berücksichtigt werden

Professionalisierung und Spezialisierung der zentralen Vergabestellen im Sinne

kompetenter Beschaffungsdienstleister für IT zur Erhöhung der Attraktivität bei IT-

Fachpersonal

stärkere Berücksichtigung qualitativer und innovativer Aspekte bei der Zuschlagsent-

scheidung (Qualitätswettbewerb), vgl. auch die Eckpunkte der Bundesregierung zur

Reform des Vergaberechts vom 07.01.2015

aktive Unterstützung der Dienstekonsolidierung

Mit der IT-Beschaffungsbündelung sollen vor allem qualitative Aspekte der IT-Beschaffung

gestärkt und damit ein Beitrag zur Erreichung der politischen Gesamtziele der IT-

Konsolidierung geleistet werden. Darüber hinaus sollen Effizienzpotenziale bei den Prozess-

kosten gehoben und die Wirtschaftlichkeit der Beschaffung verbessert werden.

Im Rahmen der Erstellung des Berichts zur Wirtschaftlichkeit der IT-Konsolidierung des Bun-

des an den Haushaltsausschuss27 wurde für die IT-Beschaffungsbündelung eine Wirtschaft-

lichkeitsbetrachtung durchgeführt, welche IT-Kosten bei Zielerreichung und bei strukturell

unveränderter IT-Landschaft vergleicht. Aus dieser ergibt sich, dass nachweisbare Synergien

27 Vgl. Bericht zur Wirtschaftlichkeit der IT-Konsolidierung des Bundes an den Haushaltsausschuss des Deut-

schen Bundestages (Version 1.0, 04.05.2016).

Auftrag und Ziele 11

einerseits in möglichen Preiseffekten beim Einkauf – durch Bündelung von IT-

Beschaffungsvolumina in zentralen Rahmenverträgen – und andererseits in Prozesskosten –

durch Reduzierung der Anzahl an Vergabeverfahren – zu erwarten sind.28

28 Durch die Reduzierung der Vergabeverfahren wurde für den erwarteten Fall ein Synergiepotenzial von rund

6 % bei den Prozesskosten ermittelt.

12 Zielbild IT-Beschaffung


3.1 Zielbild gemäß Beschluss IT-Rat vom 29.06.201629 30

1. Das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BeschA) und die Vergabe-

stelle des ITZBund werden als die wenigen zentralen Stellen für IT-Beschaffung im Sinne

des Grobkonzepts zur IT-Konsolidierung des Bundes eingerichtet. Das BeschA führt in

diesem Kontext die Bezeichnung „Zentralstelle IT-Beschaffung (ZIB).“

2. Die ZIB fungiert grundsätzlich als IKT-Vergabestelle für bündelungsfähige Bedarfe

(Rahmenverträge) und planbare Einzelvergaben für das ITZBund sowie für die Behörden

und Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung. Ausnahmen sind nachstehend

definiert. Einzelheiten der Zusammenarbeit werden in Service Level Agreements gere-

gelt.

3. In den Behörden verbleiben eigene Vergabestellen (ressorteigene/behördeneigene

Vergabestellen) um, sofern diese nicht planbar sind oder kein für die geplante Beschaf-

fung passender IKT-Rahmenvertrag bei der ZIB vorhanden ist, in folgenden Fällen Ein-

zelvergaben durchzuführen:

der Auftragswert liegt unter einem einheitlich in der Soll-Konzeption zu definierenden

Wert oder

der Auftragswert liegt über dem einheitlich in der Soll-Konzeption zu definierenden

Wert und es ist keine oder eine negative Rückmeldung der ZIB in einer festgelegten

Reaktionszeit erfolgt. 31

Soweit zwischen einer Behörde und der ZIB Uneinigkeit über das Vorliegen der Voraus-

setzungen für eine Einzelvergabe besteht, werden die Beteiligten zeitnah eine einver-

nehmliche Lösung herbeiführen.

4. Die Vergabestelle des ITZBund beschafft als zentrale Vergabestelle für den eigenen Be-

darf in folgenden Ausnahmefällen selbst und bezieht nicht über die ZIB: ad-hoc Bedarf,

Sonderbedarf und keine oder eine negative Rückmeldung der ZIB gem. Service Level



30 In der vorliegenden Soll-Konzeption wird der im Beschluss zum Zielbild IT-Beschaffung vorkommende Begriff

Service Level Agreement (SLA) durch den Begriff Verwaltungsvereinbarung (VV) ersetzt.

31 Der GB BMVg führt darüber hinaus Vergaben für IT durch, die in Waffen-/IT-Systemen der Bundeswehr inte-

griert oder übungs-/einsatzrelevant ist (nicht-konsolidierungsrelevante IT).

Zielbild IT-Beschaffung 13

Agreement. Die Begriffe „ad-hoc-Bedarf“ und „Sonderbedarf“ werden in der Soll-

Konzeption weiter definiert und abgestimmt.

5. Alle Bedarfe oder bevorstehenden Eigenvergaben werden der ZIB, sofern keine Sicher-

heitsinteressen berührt werden, ex-ante gemeldet, um Transparenz herzustellen und ge-

gebenenfalls bestehendes Bündelungspotential zu heben. Dafür wird ein bedarfsgerech-

ter Prozess ressortabgestimmt und den Vergabestellen ein geeignetes Tool zur Verfü-

gung gestellt.

6. Das anliegende „Zielbild IT-Beschaffung“ wird als Arbeitsgrundlage in Teilprojekt 5 zur

Kenntnis genommen. Unter IT-Steuerung wird der IT-Rat oder ein von ihm eingesetztes

Gremium verstanden.

7. Die Übernahme der Aufgaben einer ZIB durch das BeschA erfolgt vorbehaltlich einer

angemessenen Ressourcenausstattung. Diese sollte der Gesamtprojektleitung für die IT-

Konsolidierung Bund auf Basis des Berichts zur Wirtschaftlichkeit des Gesamtprojekts

zur Verfügung gestellt werden. Dabei werden die dem Teilprojekt 5 bereits zugewiesenen

11 Stellen berücksichtigt.

8. Der Beschluss wird veröffentlicht.

Abbildung 2: Anlage zum Beschluss – „Zielbild IT-Beschaffung“


3.2 Auswirkung des Beschlusses des Haushaltsausschuss vom

28.09.2016 auf „Zielbild IT-Beschaffung“32

Der Haushaltsausschuss (HHA) des Deutschen Bundestages hat die Bundesregierung mit

Maßgabebeschluss vom 28. September 2016 (ADrs. 18(8)3472) u.a. aufgefordert, die BWI

Informationstechnik GmbH (BWI) gemäß dem vom Bundeskabinett am 20. Mai 2015 be-

schlossenen Grobkonzept zur IT-Konsolidierung Bund als IT-Dienstleister für die gesamte

Bundesregierung zu etablieren. Dementsprechend wird die BWI ab dem Jahr 2017 mit dem

ITZBund in einen Leistungsverbund einsteigen. Die BWI ist beauftragt, im Jahr 2017 ein Pi-

lotvorhaben durchzuführen, im Rahmen dessen die BWI Rechenzentrumsleistungen und/

oder die Betreuung von Arbeitsplätzen in der Fläche von etwa zehn Behörden außerhalb des

Ressorts BMVg übernimmt. Ziel des Vorhabens ist es, Erfahrungen zu gewinnen, Risiken zu

mindern und in den Ressorts Vertrauen in die Leistungsfähigkeit der BWI zu schaffen. Die

Ergebnisse des Pilotvorhabens sind durch das Teilprojekt 3 auszuwerten und bis zum 1.

März 2018 an den HHA zu berichten. Vor dem Hintergrund der aktuellen Überführung der

BWI in eine Inhouse-Gesellschaft zum 28. Dezember 2016 und der damit verbundenen Res-

sourcenaufwände ist zeitnah eine abschließende Festlegung zur Umsetzung des Maßgabe-

beschlusses nicht möglich. Insofern hat die vorliegende Fassung der Soll-Konzeption nur

vorläufigen Regelungscharakter und muss spätestens im Rahmen ihrer Fortschreibung ent-

sprechend angepasst werden.

Zwischen BMVg und BMI besteht Einvernehmen, dass die Rolle der BWI und seiner Verga-

bestelle dahingehend zu erweitern ist, dass die Ziele des „Grobkonzepts zur IT-

Konsolidierung Bund“ bezüglich der Beschaffungsbündelung wo immer möglich erreicht wer-

den. Dies beinhaltet insbesondere die umfassende Nutzung von zentralen Rahmenverträgen

für konsolidierungsrelevante IT.

32 Vgl. „Beschluss des Haushaltsausschusses zu TOP 14 a), b) und c)“ (ADrs. 18(8)3472) vom 28.09.2016.


3.3 Konkretisierung der Begriffe im Zielbild

Im Folgenden werden zentrale Begriffe aus dem Zielbild in Einklang mit der vorliegenden

Soll-Konzeption weiter konkretisiert.

Tabelle 1: Zentrale Begriffsdefinitionen

Begriff Erläuterung

Ex-ante Meldung Meldung eines Bedarfsträgers an die ZIB vor Beginn einer Beschaffung,

sofern kein Beschaffungsauftrag an sie erteilt wird (avisierte EV/RV).

Ex-ante Meldungen umfassen Informationen zum Beschaffungsgegen-

stand, das geschätzte Volumen, die Vertragsdauer, eine Ansprechper-

son, deren Erreichbarkeit und, falls zutreffend, Lizenzinformationen auf

Grundlage der Angaben der Bedarfsträger.

Die Meldung erfolgt einheitlich über das Bedarfserhebungstool (BET).

Bündelungsfähigkeit

der Bedarfe für Rah-

menverträge

Leistungen, die ihrem Gegenstand nach gleichartig sind und bei denen

durch Bündelung Prozess- oder Produktkosten gesenkt werden kön-

nen.33

Zeitkritische Vergabe-

verfahren (= ad-hoc

Vergabebedarfe)

Zeitlich besonders dringende Verfahren (Dringlichkeit i. S. des § 14 Abs.

4 Nr. 3 VgV neu), die der internen Bedarfsdeckung dienen und für die

Sicherstellung des direkten IT-Betriebs bestimmt sind.

Planbarkeit der Einzel-

vergaben

Alle Bedarfe, die keine zeitkritischen (ad-hoc) Bedarfe sind.

Wertgrenze

(ehem. „einheitlich in der

Soll-Konzeption zu defi-

nierender Wert“)

Die Wertgrenze, unterhalb der ressorteigene/behördeneigene Vergabe-

stellen planbare Einzelvergaben durchführen können, sind:

zum 01.01.2018, bzw. ein Monat nach Inkrafttreten des Haushalts-

gesetzes 2018, der für das Jahr 2018 gültige

EU-Schwellenwert (derzeit 135 Tsd. EUR) und

ab 30.06.2018, bzw. ein halbes Jahr nach Inkrafttreten des Haus-

haltsgesetzes 2018, die individuelle anforderungsgerechte Wert-

grenze pro Ressort, die kleiner gleich dem gültigen EU-Schwellen-

wert ist (derzeit 135 Tsd. EUR) entsprechend einer VV.34 35

33 Vgl. Schriftliche Information an die 2. Sitzung der Konferenz der IT-Beauftragten der Ressorts zum „TOP 31 IT-

Konsolidierung Bund: Grundlinien Teilprojekt 5“ vom 16.12.2015.



reichs, geschlossen.



Reaktions-

zeit/Rückmeldung ZIB

Die ZIB führt eine kursorische Prüfung der Eingänge auf Vollständigkeit

innerhalb von 2 Arbeitstagen nach Eingang durch. Bei unvollständigem

Beschaffungsauftrag ist eine korrigierte Bedarfsmeldung abzugeben. Die

Frist für die Rückmeldung wird entsprechend neu gesetzt.

Die ZIB gibt innerhalb von

5 Arbeitstagen36 (Auftragseingang bis 12 Uhr)37 nach Eingang von

vollständigen Beschaffungsaufträgen seitens der Bedarfsträger

eine verbindliche Rückmeldung zur Durchführung zum Zieltermin. Fol-

gende Rückmeldungen sind vorgesehen:

„Positiv“ (Durchführung erfolgt durch ZIB)

„Negativ“ (Bedarfsträger kann Vergabe selbst durchführen oder

durch ZIB zum gegebenenfalls genannten Alternativtermin

durchführen lassen)

„Abruf über bestehenden Rahmenvertrag“

Falls die ZIB nicht innerhalb der vereinbarten Frist antwortet, entspricht

dies einer negativen Rückmeldung.38

Die ZIB wird im Rahmen der negativen Rückmeldung einen alternativen,

ausschließlich die ZIB bindenden Zieltermin vorschlagen.

Sicherheitsinteressen Für die Definition der Bedarfe oder Einzelvergaben gelten die gesetzli-

chen Bestimmungen des § 104 GWB „Verteidigungs- oder sicher-

heitsspezifische öffentliche Aufträge.“

Bedarfe oder Einzelvergaben, bei denen Sicherheitsinteressen berührt

werden, sind nicht elektronisch über das BET zu melden. Vielmehr wer-

den diese im Rahmen der Planungskonferenzen (siehe Kapitel 5.3.3) ex-

ante an die ZIB gemeldet.

35 Wird der EU-Schwellenwert als individuelle Wertgrenze in einer VV festgelegt, gilt immer der beim Bedarfsmel-

dezeitpunkt gültige EU-Schwellenwert.

36 Die Anzahl der Arbeitstage zur Bearbeitung wird einheitlich in der VV geregelt.

37 Ist dies auf Grund der Komplexität des Verfahrens nicht möglich, kann der Bedarfsträger innerhalb der Frist

einer Verlängerungsfrist für die Bearbeitung zustimmen.

38 Die ZIB stellt systemseitig sicher, dass die negative Rückmeldung erfolgt. Der Fall, dass keine Rückmeldung

erfolgt, wird der Vollständigkeit halber aufgeführt, um alle Eventualitäten zu berücksichtigen.



Sonder-

vergabebedarfe

ITZBund

(= abstimmungsintensive

Vergabebedarfe)

Vergabebedarfe, die aufgrund der hohen fachlichen/technischen Kom-

plexität des Auftrags eine besonders enge Abstimmung zwischen

Vergabestelle des ITZBund und Bedarfsträger erfordern.

Die Deutungshoheit, wann Voraussetzungen eines Sondervergabebe-

darfes gegeben sind, liegt bis Ende 2018 beim ITZBund. Die ZIB wird in

ausgewählten Pilotprojekten in die Verfahren eingebunden. Danach

findet eine Evaluation über die Deutungshoheit mit dem Ziel der paritäti-

schen Abstimmung statt.

Weitere Einzelheiten der Zusammenarbeit zwischen der ZIB und den ressort- oder behör-

deneigenen Vergabestellen werden in den Verwaltungsvereinbarungen mit den Ressorts

geregelt.39 Die Begriffsdefinitionen und Regelungen dieser Soll-Konzeption bilden die ress-

ortübergreifend abgestimmte, verbindliche Grundlage für die Verwaltungsvereinbarungen.

39 Aufgrund spezifischer Schnittstellen wird mit dem ITZBund eine eigene VV geschlossen.

18 Einbettung in die bestehende IT-Steuerung Bund


Die zentralen Vergabestellen – insbesondere die ZIB – müssen sich als ressortübergreifende

IT-Beschaffungsdienstleister nahtlos in die IT-Steuerung Bund einfügen.40 Dies gilt insbe-

sondere in Bezug auf das Management der IT-Beschaffungsstrategie (siehe Kapitel 5.3.1)

sowie bei entstehenden ressortübergreifenden Konflikten.

Die Beschlüsse des IT-Rates/der Konferenz der IT-Beauftragten der Ressorts werden durch

die ZIB und die Vergabestelle des ITZBund umgesetzt. Darüber hinaus sind bei Beschaffun-

gen im Bereich IT die Vorgaben der IT-Strategie des Bundes einzuhalten und die Vorgaben

der Architekturrichtlinie für die IT des Bundes41 zu berücksichtigen, die im Rahmen der Steu-

erungsprozesse der IT des Bundes abgestimmt werden.

Die folgenden Abschnitte der Soll-Konzeption sollen den Steuerungsrahmen für den Bereich

der IT-Beschaffung überblicksartig darstellen. Notwendige Anpassungen, die sich aus den

parallel in Ressortabstimmung befindlichen Dokumenten der „Weiterentwicklung der IT-

Steuerung des Bundes“, der „Architekturrichtlinie für die IT des Bundes“ und der „IT-Strategie

des Bundes“ ergeben, werden umgesetzt.

Zunächst werden wesentliche steuerungsrelevante Gremien angeführt und deren – im Kon-

text der IT-Beschaffung – relevante Aufgaben sowie Verantwortlichkeiten beschrieben (siehe

Kapitel 4.1). Anschließend wird eine Definition notwendiger Eskalationsmechanismen im

Falle von Konflikten im Dienstleistungsverhältnis vorgenommen (siehe Kapitel 4.2).

4.1 Steuerungsrelevante Gremien

Zur Lösung von Fragenstellungen auf politisch-strategischer Ebene ist nach dem „Grobkon-

zept zur IT-Konsolidierung Bund“ der IT-Rat verantwortlich. Mitglieder dieses Gremiums sind

die für IT zuständigen beamteten Staatssekretärinnen und Staatssekretäre aller Bundesmini-

sterien sowie die für IT zuständigen Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter von BKAmt,

BKM und BPA. Der IT-Rat tagt in der Regel zweimal im Jahr.

Die ständige Konferenz der IT-Beauftragten der Ressorts (KoITB) wird gemäß „Grobkon-

zept zur IT-Konsolidierung Bund“ den IT-Rat operativ, insbesondere durch die Erstellung von

40 Ein ausführlicher „Vorschlag zur Weiterentwicklung der IT-Steuerung des Bundes“, d. h. das hier beschriebene

Steuerungsmodell inkl. der NMO, wird gegenwärtig durch die GPL erarbeitet und steht unter Vorbehalt der noch

ausstehenden Ressortabstimmung sowie des Beschlusses des IT-Rats.

41 Die initialen Architekturrichtlinien werden aktuell durch die GPL erarbeitet und stehen unter Vorbehalt der noch

ausstehenden Ressortabstimmung sowie des Beschlusses des IT-Rats.

Einbettung in die bestehende IT-Steuerung Bund 19

Beschlussvorschlägen, unterstützen. Die wesentlichen Aufgaben der KoITB sind die Umset-

zung von Beschlüssen des IT-Rats sowie die Entscheidung zu Fragestellungen des operati-

ven Betriebs der Bundes-IT auf der Grundlage der Beschlüsse des IT-Rats. Die Konferenz

tagt in der Regel viermal im Jahr.

In Fortsetzung der bisherigen Arbeit der „Gemeinsamen IT des Bundes“ im Rahmen des TP6

sieht der Vorschlag zur Weiterentwicklung der IT-Steuerung des Bundes die dauerhafte Ein-

richtung einer Nachfragemanagementorganisation (NMO) im Verantwortungsbereich des

Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik vor. Ihre Aufgaben werden im

Vorschlag zur Weiterentwicklung der IT-Steuerung des Bundes festgelegt. Die NMO stimmt

sich mit der ZIB zur Sicherstellung der Bedarfsdeckung unter Beachtung des Zielbildes IT-

Beschaffung ab. Dies erfolgt insbesondere auf Basis der Mitwirkung von ZIB-Vertretern im

Rahmen der NMO. Die Beauftragung der ZIB durch die NMO erfolgt entweder direkt oder

über das ITZBund.

Des Weiteren fließen Ergebnisse der Marktbeobachtung und -analyse der ZIB (siehe Kapitel

5.3.2) in das bei der NMO vorgesehene Innovationsmanagement ein. Es erfolgt hierzu eine

kontinuierliche Abstimmung zwischen den auf Beschaffungsseite etablierten Innovationspro-

zessen mit dem Innovationsmanagement der NMO.

Der Anbieterbeirat soll zu einem Abstimmungsgremium des Verbunds der IT-Dienstleister

(IT-Leistungsverbund und IT-Beschaffung) unter Leitung des ITZBund weiterentwickelt wer-

den. Dessen Aufgaben sind insbesondere die Abstimmung der Produktkataloge und der

Leistungsportfolios der IT-Dienstleister des Leistungsverbundes untereinander, die organisa-

torische und technische Abstimmung zur Verbesserung und Weiterentwicklung des Leis-

tungsangebotes und die Abstimmung der Mitarbeit im Programm „Gemeinsame IT des Bun-

des“ sowie der Aktivitäten im Bereich der IT-Konsolidierung Bund.42

Zur Vertretung der Kundeninteressen wird bei der ZIB ein Kundenbeirat etabliert. Zusam-

mensetzung und Aufgaben werden im Vorschlag zur Weiterentwicklung der IT-Steuerung

Bund festgelegt.

Um die Handlungsfähigkeit der Bedarfsträger und der ZIB sicherzustellen werden quartals-

weise bzw. bei Bedarf stattfindende Planungskonferenzen der ZIB mit den Ressorts43 und

dem ITZBund durchgeführt (siehe Kapitel 5.3.3).

42 Vgl. Beschluss Nr. 2015/3 der Konferenz der IT-Beauftragten der Ressorts zum „DLZ-IT des Bundes; Anbieter-

beirat“ vom 16.12.2015.

43 Bei den Planungskonferenzen der ZIB mit den Ressorts laden die Ressorts anlassbezogen Vertreter ihrer Ge-

schäftsbereichsbehörden dazu.


In regelmäßigen Workshops der ZIB mit den Ansprechpartnern für die konstitutiven Ziele

(bspw. IT-Sicherheit, Nachhaltigkeit) wird eine enge Abstimmung zur Berücksichtigung die-

ser Aspekte bei der IT-Beschaffung sichergestellt.

4.2 Eskalationsmechanismen

Im Falle von Konflikten bei IT-Beschaffungen im Dienstleistungsverhältnis zwischen der ZIB

und ihren Kunden gelten die jeweils üblichen Wege der Linieneskalation zwischen den Betei-

ligten. Der Eskalationsweg der behördeneigenen Vergabestelle erfolgt über das jeweilige

Ressort. Die Gremien und Eskalationswege der IT-Steuerung Bund bilden die letzte Instanz

der Eskalation nach einer erfolglosen Linieneskalation.

Die entsprechenden Eskalationswege sind in allen Konfliktfällen (z. B. Schlechtleistung, feh-

lende Beistellpflichten) einzuhalten.

Soll-Prozesse, -Verantwortlichkeiten und -Schnittstellen im Bereich der IT-Beschaffung 21

5 Soll-Prozesse, -Verantwortlichkeiten und -Schnittstellen im Be-

reich der IT-Beschaffung

IT-Beschaffungen erfolgen zukünftig für bündelungsfähige Bedarfe (Rahmenverträge) und

planbare Einzelvergaben grundsätzlich durch die ZIB. Zur Einrichtung der ZIB im Sinne eines

kompetenten und serviceorientierten Dienstleisters als SPoC für IT-Beschaffungen werden in

diesem Kapitel die notwendigen Beschaffungsprozesse, die jeweiligen konkreten Zuständig-

keiten, Verantwortlichkeiten und Abstimmungen der Beteiligten sowie deren Schnittstellen im

Prozess definiert. Dies ermöglicht ein gemeinsames Prozessverständnis und verhindert Stö-

rungen im Beschaffungskreislauf.

Bei der IT-Beschaffung sind – abhängig vom Bedarfsträger – folgende zwei zentrale Fälle44

zu unterscheiden. Die Prozesse, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen unterscheiden sich

für diese beiden Fälle.

Fall 1: Anforderungen/Bedarfe der Ressorts oder Behörden45

Die ZIB ist in Art und Umfang des beschlossenen Zielbilds (siehe Kapitel 3.1) SPoC IT-

Beschaffung für Bedarfe der Ressorts oder Behörden, insbesondere hinsichtlich der IT,

die (bisher) nicht konsolidiert wurde und

die noch nicht vom IT-Leistungsverbund erbracht wird.46

Fall 2: Bedarfe des ITZBund

Die ZIB ist in Art und Umfang des beschlossenen Zielbilds (siehe Kapitel 3.1) SPoC IT-

Beschaffung für planbare Einzelvergaben und bündelungsfähige Bedarfe (Rahmenverträ-

ge) des ITZBund, insbesondere hinsichtlich der IT,

die im ITZBund konsolidiert wurde,

die im Produktkatalog des ITZBund enthalten ist oder

für die das ITZBund durch ein Ressort oder eine Behörde der unmittelbaren Bundes-

verwaltung beauftragt wurde.47

44 Mit Abschluss der Arbeiten am "Vorschlag zur Weiterentwicklung der IT-Steuerung des Bundes" wird abhängig

von der Ausgestaltung der NMO ein eigener Fall hinzukommen.

45 Gemäß TP5-Projektauftrag betrifft dies alle Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung.

46 Die ZIB ist zusätzlich auch SPoC IT-Beschaffung für Bedarfe der Auslands-IT des AA, also insoweit auch für IT,

die bereits vom IT-Leistungsverbund des VITD erbracht wird.

22 Soll-Prozesse, -Verantwortlichkeiten und -Schnittstellen im Bereich der IT-Beschaffung

Die Entwicklung von Fach-IT kann gemäß Grobkonzept in Eigenverantwortung der Einrich-

tungen des Bundes erfolgen; der Betrieb von Fach-IT durch einen IT-Dienstleister des IT-

Leistungsverbunds wird gemäß Grobkonzept langfristig angestrebt.

Weiterhin werden aktuell im Rahmen des Rechenzentrumskonsolidierungsplans (RZ-

Konsolidierungsplan) durch GPL und TP2 Generalausnahmen von der IT-Konsolidierung des

Bundes erarbeitet. Diese sollen auch für die IT-Beschaffungsbündelung gelten und werden in

einer Weiterentwicklung der Soll-Konzeption Berücksichtigung finden. Für IT, die unter die

dort definierten Generalausnahmen fällt, bleibt unter Berücksichtigung ausreichend freier

Ressourcen eine Beauftragung der ZIB durch Bedarfsträger möglich.

Die ZIB ist folglich zentraler Ansprechpartner bei IT-Beschaffungsvorhaben insbesondere für

Ressorts oder Behörden, deren IT-Betrieb noch nicht vollständig konsolidiert wurde (Fall 1).

Bei Konsolidierung des IT-Betriebs eines Ressorts oder einer Behörde bzw. Einrichtung im

ITZBund sowie für IT, für die das ITZBund beauftragt wurde, wird sich das ITZBund – als

Betreiber der IT – zur Deckung der IT-Bedarfe direkt an den SPoC IT-Beschaffung (ZIB)

wenden (Fall 2).

Folgende Abbildung zeigt die Soll-Prozesslandkarte für die IT-Beschaffung und dient der

strukturierten Darstellung der Kernprozesse sowie der beschaffungsnahen und übergreifen-

den Unterstützungsprozesse.

47 Diese Regelung gilt auch für die Auftragsentwicklung von Fachanwendungen.


Abbildung 3: Künftige Prozesslandkarte der IT-Beschaffung

Die Prozesslandkarte basiert auf den Soll-Prozessen, wie sie im Rahmen des Projekts

„E-Beschaffung“ für die Beschaffung des Bundes erarbeitet wurden. Die Haupt- und Teilpro-

zesse wurden im Detail operationalisiert und sind als ereignisgesteuerte Prozessketten

(EPK) modelliert.

Die Prozesse wurden im Rahmen der vorliegenden Soll-Konzeption angepasst, um die Ziele

und Anforderungen des Projektes IT-Konsolidierung Bund und der IT-

Beschaffungsbündelung (TP5) zu berücksichtigen. Insbesondere fand hierbei eine Anpas-

sung der Prozesse aufgrund des geplanten BET statt. Beispielsweise wurden die vorherigen

Prozesse „Bedarfsfeststellung“ und „Beschaffungsauftrag“ durch „Bedarfsmitteilung (inkl.

LeistungserbringungVergabeBedarf

Kernprozesse*

Beschaffungsnahe Unterstützungsprozesse

Anfor-derungs-manage-ment

Anfor-derungen

Angebotsabgabe

Vertragsabschluss

Bieterkommunikation

Veröffentlichung Vergabeunterlagen

InitiierungVergabeverfahren

ErstellungVergabeunterlagen

Zuschlag

Bekanntgabe der Entscheidung

Angebotsprüfungund -bewertung

Angebotsöffnung

Bedarfsmitteilung (inkl. Bedarfsbeschreibung)

Planung und Vorbereitungder Vergaben

Bedarfserhebung

Bedarfsanalyse

Bedarfs-meldung FFF**

Ex-ante Meldung

Bedarfs-vermutung

RV-Neuaus-schreibung

RV-Abruf im KdB

Vertragsmanagement

Lieferung/Leistungserbr.

Wareneingang

Lizenzmanagement

Bereitstellung im KdB

Übergreifende Unterstützungsprozesse

Lieferantenmanagement

Marktbeobachtung und -analyse

Management der IT-Beschaffungsstrategie

Kundenmanagement

Auftrags- und Roadmapmanagement

** Funktionale Fähigkeitsforderung

Qualitäts- und Risikomanagement

* Entsprechen den Teilprozessen aus dem Projekt E-Beschaffung

IT-Beschaffungscontrolling

Prüfung Architekturkonformität

Abrechnung


„Bedarfsbeschreibung“ und „Bedarfsanalyse“) ersetzt. Zusätzlich wurden notwendige be-

schaffungsnahe und übergreifende Unterstützungsprozesse definiert.

Der Prozess zur Prüfung der Architekturkonformität wird in der Weiterentwicklung der Archi-

tekturrichtlinie für die IT des Bundes ausgestaltet. Der Prozess wird gewährleisten, dass es

zu keinen Verzögerungen bei den in Kapitel 5.1 definierten Kernprozessen kommt.

In der vorliegenden Soll-Konzeption werden grundsätzliche Festlegungen hinsichtlich Pro-

zessen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen getroffen. Die weitere Detaillierung und Ope-

rationalisierung der Kern- und Unterstützungsprozesse finden im Rahmen der Umsetzung

der Soll-Konzeption durch das TP5 in Zusammenarbeit mit der ZIB und unter Einbeziehung

des Projektes „E-Beschaffung“ statt. Die operationalisierten Soll-Prozesse werden mit den

Ressorts abgestimmt und sollen als Referenzmodell für alle Vergabestellen des Geschäfts-

bereichs gelten.

5.1 Kernprozesse

Im Folgenden wird der grundsätzliche Ablauf der Kernprozesse im Bereich IT-Beschaffung

für die oben definierten beiden Fälle (siehe Kapitel 5.1.1 und 5.1.2) beschrieben. Nachfol-

gend werden die beschaffungsnahen und übergreifenden Unterstützungsprozesse (siehe

Kapitel 5.2 und 5.3) der IT-Beschaffung definiert. In Kapitel 5.4 werden die Verantwortlichkei-

ten und Aufgaben der Beteiligten zusammengefasst.

In der Prozessbeschreibung wird davon ausgegangen, dass durch den Bedarfsträger bei

Erteilung eines Beschaffungsauftrags oder dem Abruf aus einem Rahmenvertrag § 7 und § 9

BHO und die Vorgaben der Architekturrichtlinie für die IT des Bundes beachtet wurden.48

5.1.1 Fall 1: Anforderungen/Bedarfe der Ressorts/Behörden

Der Fall 1 beschreibt die Deckung von Bedarfen der Ressorts/Behörden durch die ZIB. Ab-

bildung 4 illustriert den Prozess von der Entstehung der Anforderungen bis zur Abrechnung.

48 Der Prozess zur Prüfung der Architekturkonformität wird in der Weiterentwicklung der Architekturrichtlinie für

die IT des Bundes ausgestaltet.


Abbildung 4: Soll-Prozess für Fall 1 „Anforderungen/Bedarfe der Ressorts/Behörden“ (Illustration)

Die Schnittstelle der Ressorts oder Behörden für die IT-Beschaffung sind die ressort-/

behördeneigenen Vergabestellen (RBV). Die Ressorts verpflichten sich, innerhalb ihrer Res-

sorts bestenfalls eine RBV oder aber maximal eine RBV je Behörde/Einrichtung als zentrale

ZIB (AN)Ressort oder Behörde (AG)

An

ford

eru

ngsm

an

agem

ent

Bed

arfsmitteilu

ngB

eda

rfsana

lyseun

d -e

rheb

ung

Ve

r-ga

beL

eistun

gserbring

ung

Anforderungsbündelungund Entscheidung

Fremdbezug

Abruf im KdB

Vergabe (EV)

Bedarfs-erhebung

Vergabe(EV)

Vergabe(RV)


Bedarfs-beschreibung Bedarfs-

meldung

Beratung & Abstimmung

Anforderungen /Bedarfe

Ex-anteMeldung

Beratung zu Bedarfen aus IT-

Beschaffungssicht

in KdBabrufbar

ja

nein

positive(fristgerecht)

Wareneingang und

Abrechnung

nichtplanbare EV

oder< Wertgrenze

planbareVergabe

ab Wertgrenze

Bestätigung des alternativen Zieltermins

negative

AG SPoCBündelungs-

RV-Roadmap

1

2

3

5

7

6

9

8

Prozess-übergang

Informationmittels BET

Prozess-start / -ende

nein

jaRV-Neu-ausschr.

xx

Entschei-dung

optional

Prüfung der

fähigkeit und Rückmeldung

4

FFFBedarfs-

vermutung

Der Prozess zur Prüfung der Architekturkonformität wird in der Weiterentwicklung der Architekturrichtlinie für die IT des Bundes ausgestaltet.


Ansprechpartner für die ZIB zu benennen. Die Ausgestaltung und Einrichtung der Strukturen

obliegt den Ressorts.

Aufgrund der Vielzahl unterschiedlicher Bedarfsträger und unterschiedlicher Strukturen in

den jeweiligen Ressorts ist auf Seiten der Auftraggeber eine Bündelung und klare Zuweisung

von Kompetenzen und Aufgaben anzustreben.

Die ressort-/behördeneigenen Vergabestellen werden von den Ressorts mit der ZIB vorläufig

bis zum 31.12.2016 festgelegt. Die konkrete und verbindliche Festlegung erfolgt mit dem

Abschluss der Verwaltungsvereinbarungen der ZIB mit den Ressorts bis zum 31.12.2017

(siehe Kapitel 7.2).

Änderungen und Anpassungen der ressort-/behördeneigenen Vergabestellen sind der ZIB

zeitnah mitzuteilen. Hierzu wird der Anhang 1 fortlaufend ergänzt.

Die Bedarfsträger der Ressorts und Behörden formulieren und dokumentieren – je nach Rei-

fegrad der fachlichen Konzeption und Planung des Vorhabens – funktionale und nicht-

funktionale Anforderungen an Dienste bzw. Bedarfe an IT-Produkte oder Dienstleistungen.

Das Ressort bündelt die Anforderungen und die funktionalen Fähigkeitsforderungen der Fa-

cheinheiten und gegebenenfalls seiner nachgeordneten Behörden. Die NMO unterstützt bei

der ressortübergreifenden Anforderungsbündelung. Hierbei steht die ZIB (bezüglich der An-

forderungen aus IT-Beschaffungssicht) dem Bedarfsträger bei Bedarf im Vorfeld beratend

zur Seite. Die ZIB steht für Erstberatungen der ressort-/behördeneigenen Vergabestellen zu

Beginn von Beschaffungsüberlegungen im Sinne einer Hotline zur Verfügung. Sie kann dem

Bedarfsträger auch weitere Serviceleistungen (Lebenszykluskostenberechnung,

Ausgestaltung der Mindestanforderungen bei Ausschreibungen etc.) anbieten und berät bei

Bedarf auch bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung durch eine RBV.

Auf Basis der gebündelten Anforderungen legt der Bedarfsträger des Ressorts oder der

Behörde in Einklang mit den Vorgaben der IT-Steuerung Bund die Art der Bedarfsdeckung

fest. Wenn der Bedarf intern gedeckt werden kann, entscheidet sich der Bedarfsträger gegen

einen Fremdbezug. Andernfalls bestehen die Möglichkeiten,

dass die Bedarfe über bestehende Rahmenverträge im KdB abrufbar sind,

eine Einzelvergabe – nicht planbar oder unterhalb der Wertgrenze – durch die

ressort-/behördeneigene Vergabestelle durchzuführen oder

den Bedarf über eine Vergabe – planbar und ab der Wertgrenze – durch die ZIB zu

decken.


Sofern der Bedarf im KdB abrufbar ist, wird er über den zugrundeliegenden Rahmenver-

trag gedeckt. Hierbei ruft die ressort-/behördeneigene Vergabestelle die Leistung über das

KdB elektronisch ab. Der Bedarfsträger führt die Wareneingangsprüfung durch.

Die Rechnung des Lieferanten wird derzeit an das Ressort oder die Behörde gestellt, wel-

ches diese prüft und – bei sachlicher und rechnerischer Richtigkeit – zur Auszahlung freigibt.

Grundsätze zum Abruf aus dem KdB:

Das KdB enthält zukünftig alle bestehenden IT-Rahmenverträge.

Die Abrufe aus den IT-Rahmenverträgen erfolgen elektronisch.

Für einen Abruf aus dem KdB ist es erforderlich, dass die Bedarfsträger für die ent-

sprechende Leistung einen möglichst genauen Bedarf geschätzt haben.49

Bei gegebenem Restvolumen ist der Abruf aus IT-Rahmenverträgen für die unmittel-

bare Bundesverwaltung möglich.

Der unterbrechungsfreie Abruf aus IT-Rahmenverträgen wird durch die ZIB sicherge-

stellt.

Bei der Leistungserbringung zu Einzelabrufen durch die ressort-/

behördeneigenen Vergabestellen obliegt die Qualitätssicherung und Leistungsab-

nahme dem Bedarfsträger.

Der durch den Bedarfsträger verbindlich gemeldete Bedarf ist für diese Stelle reser-

viert. Erfolgt bis 6 Monate vor Ablauf des Rahmenvertrags keine Anmeldung für den

Bedarf, wird dieser für alle Bedarfsträger freigegeben.

Die BWI soll zukünftig, in Weiterentwicklung der Nutzungsbestimmungen des KdB,

aus Rahmenverträgen der ZIB abrufen können. Der Abruf findet auf Grundlage der

Regelungen des KdB statt.

Wird der Bedarf über eine nicht planbare Einzelvergabe oder eine Einzelvergabe unter-

halb der Wertgrenze durch die RBV gedeckt, meldet diese das Vorhaben ex-ante an die

ZIB.50 Die ZIB wird somit bei geplanten Individualbeschaffungen in Kenntnis gesetzt und

kann das Bündelungspotenzial identifizieren sowie gegebenenfalls auf bestehende Rahmen-

verträge hinweisen oder neue Rahmenverträge initiieren. Die ex-ante Meldung ist rein infor-

mativ (Kenntnisnahme-Charakter). Sie bedeutet keinen Genehmigungsvorbehalt.

49 Insbesondere die mittelbare Bundesverwaltung muss den vorab möglichst genau ermittelten Bedarf melden.

50 Sofern dadurch keine Sicherheitsinteressen gem. Kapitel 3.2 betroffen sind.


Das weitere Vergabeverfahren wird durch die RBV durchgeführt. Die Wareneingangsprü-

fung und die Abrechnung der Leistung erfolgen analog zum Abruf aus dem KdB.

Ein Bedarf kann auch unterhalb der Wertgrenze durch die ZIB gedeckt werden, wenn dies

vom Bedarfsträger angefragt wird und die ZIB hierfür ausreichend freie Ressourcen besitzt.

In diesem Fall verläuft die Vergabe analog zur Vergabe von planbaren Einzelvergaben ab

der Wertgrenze.

Für planbare Einzelvergaben ab der Wertgrenze erstellen die ressort-

/behördeneigenen Vergabestellen die Bedarfsbeschreibung, übermitteln diese – auf Grund-

lage einer im BET hinterlegten Vorlage – in einer Bedarfsmeldung an die ZIB und geben

hiermit einen Beschaffungsauftrag ab.

Die ZIB berät die RBV bei der Erstellung und gegebenenfalls Anpassung der Bedarfsmel-

dung.

Grundsätze zur Bedarfsmitteilung:

Wichtigstes Instrument, um Beschaffungen zu gewünschten Zielterminen sicherzu-

stellen, sind ausreichend detaillierte Jahresplanungen und deren Fortschreibung in

quartalsweisen bzw. bei Bedarf stattfindenden Planungskonferenzen (siehe 5.3.3).

Die ex-ante Meldung wird über das BET durch alle ressort-/behördeneigenen Verga-

bestellen an die ZIB vor Durchführung einer avisierten IT-Beschaffung übermittelt.

Die Vergabestelle des ITZBund meldet ebenfalls alle Vergabebedarfe ex-ante an die

ZIB. In der ZIB werden sämtliche IT-Bedarfe aller Ressorts und Behörden der unmit-

telbaren Bundesverwaltung erfasst.

Im Rahmen der Bedarfsmitteilungen ist die Bereitstellung einer nachvollziehbaren

Bedarfsbeschreibung aller ressort-/behördeneigenen Vergabestellen und der Verga-

bestelle des ITZBund notwendig, sodass die ZIB die Prüfung auf Bündelungsfähigkeit

sicherstellen kann.

Die Vorlage für Bedarfsbeschreibungen wird durch die ZIB in Abstimmung mit den

ressort-/behördeneigenen Vergabestellen erstellt.

Bedarfsbeschreibungen zu ex-ante Meldungen sowie zeitkritischen Vergabeverfahren

und Sondervergabebedarfen werden innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Anfrage

durch die ZIB offengelegt.

Nach Eingang der Bedarfsmeldung wird durch die ZIB analysiert und bewertet, ob der mitge-

teilte Bedarf bündelungsfähig ist.


Wird über das BET eine Bedarfsvermutung durch eine zentrale Vergabestelle oder eine

Funktionale Fähigkeitsforderung (FFF) durch eine RBV gemeldet, wird diese ebenfalls

durch die ZIB auf Bündelungsfähigkeit geprüft. Sofern der Bedarf weder durch einen beste-

henden Rahmenvertrag gedeckt noch in einen bestehenden Rahmenvertrag eingeordnet

werden kann, entscheidet die ZIB über ihr weiteres Vorgehen und informiert den Bedarfsträ-

ger hierüber unverzüglich.

Weiterhin gibt die ZIB der ressort-/behördeneigenen Vergabestelle eine

positive Rückmeldung, dass die ZIB die Vergabe verbindlich zum Zieltermin durch-

führt (Regelfall) oder

negative Rückmeldung, mit dem Vorschlag für einen alternativen, ausschließlich die

ZIB bindenden Zieltermin für die Vergabe (Ausnahmefall).51

Beispielsweise aufgrund von vergaberechtlichen Restriktionen oder bei zu kurzem Zieltermin

(siehe Kapitel 5.3.3) kann es zu einer negativen Rückmeldung der ZIB innerhalb von 5

Arbeitstagen (siehe Kapitel 3.3) kommen. Hierbei schlägt die ZIB der RBV in der Regel einen

alternativen Zieltermin für die Durchführung der Vergabe vor und die RBV kann bei Bedarf in

Abstimmung mit der ZIB eine Umpriorisierung ihrer geplanten Vergaben vornehmen. Die

RBV

bestätigt den vorgeschlagenen Zieltermin oder

bestätigt den vorgeschlagenen Zieltermin nicht.

Sofern der vorgeschlagene Zieltermin nicht mit den Planungen der ressort-/behördeneigene

Vergabestelle zu vereinbaren ist und dieser innerhalb von 5 Arbeitstagen nicht bestätigt

wird, übernimmt die ressort-/behördeneigene Vergabestelle die weitere Vergabe zur Be-

darfsdeckung. Eine ex-ante Meldung muss in diesem Fall nicht abgegeben werden.

Die Wareneingangsprüfung und die Abrechnung der Leistung erfolgen analog zum Abruf

aus dem KdB.

Bestätigt die RBV den alternativen Zieltermin innerhalb von 5 Arbeitstagen oder erfolgt

eine positive Rückmeldung (siehe Kapitel 3.3) zum Zieltermin durch die ZIB, bereitet

diese die Vergabe vor.

Auf Grundlage der Prüfung auf Bündelungsfähigkeit (siehe Kapitel Begriffsdefinitionen)

entscheidet die ZIB, ob die mitgeteilten Bedarfe

51 Falls die ZIB nicht innerhalb der vereinbarten Frist antwortet, entspricht dies einer negativen Rückmeldung.


bündelungsfähig sind und über einen neuen Rahmenvertrag durch die ZIB oder

nicht bündelungsfähig sind und über eine Einzelvergabe durch die ZIB gedeckt

werden.

Grundsätzlich erfolgt die Vergabe bei nicht bündelungsfähigen Bedarfen – sofern plan-

bar und ab der Wertgrenze – als eine Einzelvergabe durch die ZIB.


aus dem KdB.

Grundsätze zur Vorbereitung und Durchführung von Vergaben:

Für bündelungsfähige Bedarfe kann die ZIB, gleichgestellt zu einem Rahmenvertrag,

ein dynamisches Beschaffungssystem (siehe Blaupause im Anhang) einrichten oder

Beschaffungen mittels elektronischen Auktionen durchführen.

Beschaffungen im Rahmen der (Weiter-) Entwicklung von Fach-IT bzw. Fachanwen-

dungen sollten über dynamische Beschaffungssysteme durch die ZIB beauftragt wer-

den.

Die ZIB wird bei der Ausgestaltung künftiger Rahmenverträge bestehende bewährte

Vorgehensweisen in den Ressorts und Behörden berücksichtigen. Die Ressorts stel-

len die relevanten Dokumente der ZIB auf Anfrage zur Verfügung.

Bei Rahmenverträgen wird die mit der Planung der Vergabe zu erstellende Wirt-

schaftlichkeitsbetrachtung (WiBe) durch die ZIB durchgeführt, bei einer Einzelvergabe

durch die Bedarfsträger der Ressorts oder Behörden.

Ob auf eine WiBe bei Rahmenverträgen für Basis- und Querschnittsdienste verzichtet

werden kann, wird im Rahmen des „Vorschlag zur Weiterentwicklung der IT-

Steuerung des Bundes“ eruiert.

Die Rückmeldefrist für die fachliche Freigabe der Angebotsunterlagen bzw. des Zu-

schlags durch die ressort-/behördeneigene Vergabestelle beträgt bei Vergaben der

ZIB jeweils 10 Arbeitstage ab Übermittlung durch die ZIB. 52

Nur für Fall 1: Für Bedarfe, die über eingerichtete elektronische Auktionen oder dy-

namische Beschaffungssysteme gedeckt werden können, erfolgt eine Vergabe, deren

Prozess analog zu dem für Einzelvergaben ab der Wertgrenze verläuft.

Sofern der Bedarf bündelungsfähig ist, wird die Vergabe als Rahmenvertragsvergabe

geplant und vorbereitet. Zur Überbrückung des Bedarfserhebungs- und Vergabezeitraums

52 Firstverlängerungen sind möglich. Diese führen zu einer entsprechenden Verschiebung des Zieltermins.


für Rahmenverträge ist zur Einhaltung des Zieltermins ggf. eine Einzelvergabe durch die ZIB

durchzuführen.

Ebenso werden bestehende oder neu auszuschreibende Rahmenverträge für IT-Bedarf

durch die ZIB vor Ablauf oder Ausschöpfung selbstständig neu geplant und rechtzeitig ver-

geben, sodass ein unterbrechungsfreier Abruf gewährleistet ist. Hierbei werden die Vorga-

ben der Architekturrichtlinie für die IT des Bundes berücksichtigt.

Die ZIB startet in diesen Fällen eine Bedarfserhebung mit Hilfe des BET.

Grundsätze zur Erstellung und Durchführung von Bedarfserhebungen:

Eine Bedarfserhebung wird durch die ZIB mit Hilfe des BET durchgeführt, um den

bündelungsfähigen Bedarf der gesamten Bundesverwaltung zu erheben.

Die Bedarfserhebung steht den Bedarfsträgern für einen festgelegten Erhebungszeit-

raum (in der Regel 4-6 Wochen) online zur Verfügung.

Um eine unterbrechungsfreie Bedarfsdeckung zu gewährleisten, sind zur Einhaltung

des jeweiligen Zieltermins einzelner Bedarfsträger gegebenenfalls Einzelvergaben

durch die ZIB oder die ressort-/behördeneigenen Vergabestellen durchzuführen.

Der Bedarfsträger kann mit Hilfe des BET den aktuellen Status des Vergabeverfah-

rens aus dem Vergabemanagementsystem (VMS) abfragen.53

Im Rahmen der Bedarfserhebung bzw. der anschließenden Rahmenvertragsvergabe

durch die ZIB ist die Leistungsbeschreibung mit den jeweils abrufberechtigten Be-

darfsträgern abzustimmen. Bei inhaltlich substantiellen Änderungen kann die ZIB ei-

ne überarbeitete Version der Leistungsbeschreibung abstimmen. Die Rückmeldefrist

für die Bedarfsträger beträgt in der Regel 10 Arbeitstage.54

Mit den Informationen zu den konsolidierten Bedarfen (Produkt, Menge, Volumen) aus der

Bedarfserhebung wird ein Verfahren zur Rahmenvertragsvergabe durch die ZIB initiiert.

Die geplanten und in der Vergabe befindlichen Rahmenverträge der ZIB werden in die RV-

Roadmap aufgenommen und sind für alle zentralen Vergabestellen, die Bedarfsträger der

Bundesverwaltung und externe Akteure (Bieter, Lieferanten) in unterschiedlicher Detailtiefe

sichtbar (siehe Kapitel 5.3.3).

Nach Vertragsabschluss stellt die ZIB die Leistungen aller IT-Rahmenverträge im KdB zum

Abruf bereit (siehe für die weiteren Prozessschritte).

53 Es obliegt den einzelnen Ressorts/Behörden festzulegen, wer den Status im BET einsehen kann.

54 Fristverlängerungen sind möglich. Diese führen zu einer entsprechenden Verschiebung des Zieltermins.


Grundsätze zur Leistungserbringung:

Die Bereitstellung neuer Rahmenverträge im KdB erfolgt derzeit innerhalb von 10 Ar-

beitstagen nach Vertragsschluss. Die vollständige Bereitstellung soll mit Erreichen

des Endausbaus der IT-Unterstützung auf 2 Arbeitstage reduziert werden.

Bei einer Verzögerung der Anschlussvergabe über die Laufzeit der bestehenden

Rahmenverträge hinaus, erfolgt die Sicherstellung der Bedarfsdeckung gegebenen-

falls über Einzelvergaben oder über eine interimsweise Verlängerung oder Aufsto-

ckung der bestehenden Rahmenverträge.

Die ZIB führt die Güteprüfung der Lieferung bei eigenen Vergaben durch.

Bei anderen Vergaben kann die ZIB die Güteprüfung der Lieferung auf Nachfrage des

Bedarfsträgers koordinieren.

Die ZIB führt keine Wareneingangsprüfung durch.

Bei Schlechtleistung (siehe Kapitel 5.2.1) meldet der Bedarfsträger ex post an die ZIB

– mittels Reporting-Funktion, siehe IT-Unterstützung.

5.1.2 Fall 2: Bedarfe des ITZBund

Der Fall 2 beschreibt die Zusammenarbeit zwischen der ZIB und dem ITZBund bei der De-

ckung von IT-Bedarfen.

Die Schnittstelle des ITZBund zur ZIB besteht grundsätzlich über die Vergabestelle des ITZ-

Bund.

Abbildung 5 illustriert den Prozess von der Entstehung der Bedarfe bis zur Abrechnung.


Abbildung 5: Soll-Prozess für Fall 2 „Bedarfe des ITZBund“ (Illustration)

ITZBund (AG) ZIB (AN)

An

ford

erungsm

anag

eme

ntB

eda

rfsmitteilu

ngB

edarfsa

nalyse

und -erhe

bun

gV

er-

gab

eLe

istun

gserb

ringu

ng

Abruf im KdB

Bedarfs-beschreibung

Vergabe(EV)


Bedarfs-erhebung

Vergabe(EV)

Vergabe(RV)

Wareneingangund

Abrechnung

Vergabe

Ex-anteMeldung

RV-Neu-ausschr.

Bedarfe

in KdBabrufbar

zeit-kritisches Vergabe-verfahren/Sonder-vergabe-

bedarf

(Regel-fall)

positive(fristgerecht)

nein

ja

Bestätigung des alternativen Zieltermins

negative

nein

ja

SPoCAGBedarfs-meldung

RV-Roadmap

1 2

3

5

4

6

7

9

8

Prozess-übergang

Informationmittels BET

Prozess-start / -ende

xx

Anforderungsbündelungund Entscheidung

Fremdbezug

Entschei-dung

Bündelungs-Prüfung der

fähigkeit undRückmeldung

FFFBedarfs-

vermutung

Der Prozess zur Prüfung der Architekturkonformität wird in der Weiterentwicklung der Architekturrichtlinie für die IT des Bundes ausgestaltet.


Identifiziert ein Ressort oder eine Behörde funktionale oder nicht-funktionale Anforderungen

an die konsolidierte Betriebs-IT, werden diese initial dort formuliert, dokumentiert und an das

ITZBund übermittelt.

Auf Basis der im Behördenservicekatalog gebündelten Anforderungen folgt die Vergabestelle

des ITZBund den Vorgaben der IT-Steuerung Bund bzw. der IT-Beschaffungsstrategie über

einen Eigen- oder Fremdbezug zur Bedarfsdeckung. Kann der Bedarf intern gedeckt wer-

den, ist keine Vergabe notwendig. Andernfalls bestehen die Optionen,

dass der Bedarf aus dem KdB abrufbar ist,

es sich um einen bündelungsfähigen Bedarf (Rahmenvertag) oder eine planbare

Einzelvergabe handelt (Regelfall) oder

es sich um ein zeitkritisches Vergabeverfahren oder Sondervergabebedarf han-

delt.

Sofern bereits ein Rahmenvertrag für den konkreten Bedarf existiert, ist die Leistung für die

Vergabestelle des ITZBund elektronisch aus dem KdB abrufbar . Die Wareneingangs-

prüfung erfolgt durch den Empfänger der Leistung.

Die Rechnung des Lieferanten wird derzeit an das ITZBund gestellt, welches diese prüft und

– bei sachlicher und rechnerischer Richtigkeit – zur Auszahlung freigibt. Es gelten die im Fall

1 genannten Grundsätze (siehe Kapitel 5.1.1) für den Abruf aus dem KdB.

Sofern es sich um ITZBund-eigene zeitkritische Vergabeverfahren oder Sondervergabe-

bedarfe (siehe Definition in Kapitel 3.3) handelt, informiert die Vergabestelle des ITZBund

die ZIB mittels einer ex-ante Meldung über die Einzelvergabe und führt diese eigenständig

durch.


aus dem KdB.

Im Regelfall erstellt die Vergabestelle des ITZBund in Abstimmung mit den Bedarfsträ-

gern die Bedarfsbeschreibung und übermittelt diese als Bedarfsmeldung an die ZIB. Es

gelten die Grundsätze zur Bedarfsmitteilung aus Fall 1.

Nach Eingang der Bedarfsmeldung wird durch die ZIB analysiert und bewertet, ob der mitge-

teilte Bedarf bündelungsfähig ist. Die ZIB gibt der Vergabestelle des ITZBund eine Rück-

meldung zu der Bedarfsmeldung innerhalb von 5 Arbeitstagen (siehe Kapitel 3.3).

Es erfolgt eine

positive Rückmeldung, wenn die ZIB die Vergabe verbindlich zum Zieltermin durch-

führt (Regelfall) oder


negative Rückmeldung, mit einem Vorschlag für einen alternativen Zieltermin für die

Vergabe (Ausnahmefall).

Erfolgt eine negative Rückmeldung der ZIB gemäß Kapitel 3.3, in der die ZIB einen al-

ternativen Zieltermin für die Vergabe vorschlägt, gibt die Vergabestelle des ITZBund inner-

halb von 5 Arbeitstagen eine Rückmeldung, ob der alternative Zieltermin bestätigt wird.

Die Vergabestelle des ITZBund

bestätigt den vorgeschlagenen Zieltermin oder

bestätigt den vorgeschlagenen Zieltermin nicht.

Sofern der vorgeschlagene Zieltermin nicht mit den Planungen der Vergabestelle des ITZ-

Bund zu vereinbaren ist und dieser innerhalb von 5 Arbeitstagen nicht bestätigt wird,

übernimmt die Vergabestelle des ITZBund die weitere Vergabe zur Bedarfsdeckung. Eine

ex-ante Meldung muss in diesem Fall nicht abgegeben werden.


aus dem KdB.

Grundsätze zur Vorbereitung und Durchführung von zeitkritischen Vergabeverfahren oder

Sondervergabebedarfen durch das ITZBund:

Die Entscheidung über das Vorgehen bei der Vergabe und der Leistungserbringung

obliegt der Vergabestelle des ITZBund in Einklang mit der IT-Beschaffungsstrategie.

Bei Einzelvergaben, die durch die Vergabestelle des ITZBund durchgeführt werden,

wird die mit der Planung der Vergabe zu erstellende WiBe durch das ITZBund durch-

geführt.

Bestätigt die Vergabestelle des ITZBund den alternativen Zieltermin55 oder gibt die ZIB

fristgerecht eine positive Rückmeldung zum vergaberechtlich zulässigen Zieltermin –

innerhalb von 5 Arbeitstagen (siehe Kapitel 3.3) – erfolgt in der ZIB die Vorbereitung der

Vergabe.

Auf Grundlage der Prüfung auf Bündelungsfähigkeit (siehe Kapitel Begriffsdefinitionen)

der Bedarfe entscheidet die ZIB, ob die mitgeteilten Bedarfe

bündelungsfähig sind und über einen neuen Rahmenvertrag durch die ZIB oder

nicht bündelungsfähig sind und über eine Einzelvergabe durch die ZIB gedeckt

werden.

55 Dies entspricht der positiven Rückmeldung gemäß Zielbild IT-Beschaffung.


Grundsätzlich erfolgt die Vergabe bei nicht bündelungsfähigen Bedarfen – sofern plan-

bar und ab der Wertgrenze – als Einzelvergabe durch die ZIB.

Es gelten die Grundsätze zur Vorbereitung und Durchführung von Vergaben aus Fall 1. Zu-

sätzlich gilt der folgende Grundsatz.

Grundsatz zur Vorbereitung und Durchführung von Vergaben:

Für Einzelvergabebedarfe, die über eingerichtete elektronische Auktionen oder dy-

namische Beschaffungssysteme gedeckt werden können, erfolgt eine Vergabe über

die ZIB.


aus dem KdB.

Sofern der Bedarf bündelungsfähig ist, wird die Vergabe als Rahmenvertragsvergabe,

geplant und vorbereitet. Die ZIB startet hierzu eine Bedarfserhebung mit Hilfe des BET. Zur

Überbrückung des Bedarfserhebungs- und Vergabezeitraums für Rahmenverträge ist zur

Einhaltung des Zieltermins ggf. eine Einzelvergabe durch die ZIB durchzuführen.

Für bestehende oder neu auszuschreibende Rahmenverträge gilt dies entsprechend. Es

gelten die Grundsätze zur Erstellung und Durchführung von Bedarfserhebungen aus Fall 1.

Mit den Informationen zu den konsolidierten Bedarfen (Produkt, Menge, Volumen) aus der

Bedarfserhebung wird ein Verfahren zur Rahmenvertragsvergabe durch die ZIB initiiert.

Die geplanten und in der Vergabe befindlichen Rahmenverträge der ZIB werden – analog zu

Fall 1 – in die RV-Roadmap aufgenommen.

Nach Vertragsabschluss stellt die ZIB die Leistungen aller IT-Rahmenverträge im KdB zum

Abruf bereit. Es gelten die Grundsätze zur Leistungserbringung aus Fall 1.


aus dem KdB.

5.2 Beschaffungsnahe Unterstützungsprozesse

5.2.1 Vertragsmanagement

Das Vertragsmanagement beinhaltet insbesondere folgende Aufgaben:

Beratung zu allen rechtlich bindenden Vereinbarungen

Überwachung der Abrufkontingente und Ausschöpfungsgrade für Rahmenverträge

Anpassung bestehender Verträge, die durch die Vergabestelle selbst abgeschlos-

sen wurden


Geltendmachung von Ansprüchen aus den Verträgen bei Schlechtleistung; bei ge-

ringfügigen Schlechtleistungen kann die Gewährleistung direkt zwischen Bedarfsträ-

ger und dem Lieferanten erfolgen56

Aufzeigen von Alternativen zur Gewährleistung durch den Lieferanten und Beurtei-

lung möglicher Folgen57

Klärung der rechtlichen Folgen im Fall einer fristlosen Kündigung des Vertrags

Aussprechen von Handlungsempfehlungen für zukünftige Vertragsabschlüsse

Gerichtliche Auseinandersetzung

Die Verantwortung für das Vertragsmanagement liegt bei derjenigen Stelle, die die Vergabe

durchführt. Die Zuständigkeit zur Durchführung der Vergabe ergibt sich aus dem IT-

Ratsbeschluss zum Zielbild IT-Beschaffung.58 Unberührt hiervon bleibt die Aufbewahrung

und Verwaltung der Verträge, die im Einklang mit den Aufbewahrungsbestimmungen des

Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen bei den Stellen erfolgt, die die für die Verträge

bereitgestellten Haushaltsmittel bewirtschaften.

Um eine stets vollständige Informationslage zum Vertragsmanagement sicherzustellen, wer-

den Schlechtleistungsfälle dokumentiert und regelmäßig zwischen der ZIB, dem ITZBund

und den ressort-/behördeneigenen Vergabestellen ausgetauscht.

5.2.2 Lieferantenmanagement

Das Lieferantenmanagement beinhaltet insbesondere folgende Aufgaben:

Kommunikation mit den Lieferanten zur Sicherstellung der reibungslosen Zusam-

menarbeit und Vermittlung zwischen Bedarfsträgern und Lieferanten

Bündelung von Meldungen zu Schlechtleistungen59 und Bündelung von Beurtei-

lungen zur Leistungserbringung durch die Bedarfsträger

56 Geringfügig ist eine Schlechtleistung dann, wenn der Mängelbeseitigungsaufwand die flexible Schwelle von

fünf Prozent des Auftragswerts nicht übersteigt.

57 Unter Einbeziehung der NMO.



59 Die Meldungen werden im Rahmen der Wareneingangsprüfungen, die durch die Bedarfsträger durchgeführt

wird, erstellt.


Erstellung der Lieferantenbewertung und deren Bereitstellung für andere Vergabe-

stellen

Unterstützung des Vergabeausschlussregisters durch die Bereitstellung der not-

wendigen Informationen zu den Lieferanten

Einleitung von Maßnahmen zur Erhöhung der Lieferqualität

Durchführung von Güteprüfungen60

Die Verantwortung für das Lieferantenmanagement liegt bei derjenigen Stelle, die die Ver-

antwortung für das Vertragsmanagement besitzt.

Die Meldungen zu Schlechtleistungen werden in einem standardisierten Formular erfasst,

um sämtliche Vorgänge für eine evtl. Gewährleistung oder gerichtliche Auseinandersetzung

zu dokumentieren.

Es ist ein (systemgestützter) Datentransfer des Lieferantenmanagements der Vergabestellen

(ZIB, ITZBund und RBV) zu etablieren, um eine verbesserte Einschätzung für zukünftige

Vergaben treffen zu können und bestehende mit potentiellen Lieferantenbeziehungen abzu-

gleichen.

Folgende Abbildung verdeutlicht das Zusammenspiel von Vertrags-, Lieferanten- und Kun-

denmanagement.

Abbildung 6: Zusammenspiel von Vertrags-, Lieferanten- und Kundenmanagement (Illustration)

60 Die Wareneingangsprüfung liegt in der Verantwortung des Empfängers des Produkts/der Dienstleistung.

Der Empfänger des Produkts oder der Dienstleistung führt die Prüfung durch

Die Meldung wird über ein standardisiertes Formular an das Kundenmgnt. der ZIB übermittelt

Das Vertragsmgnt. klärt rechtliche Folgen und verantwortet die gerichtliche Ausein-andersetzung

Das Lieferantenmgnt.Kommuniziert mit dem Lieferanten und leitet Maßnahmen ein

xxx

xxx

Das Vertragsmgnt. macht Ansprüche geltend und prüft Alternativen zur Gewährleistung


5.2.3 Lizenzmanagement

Es wird zwischen dem vertraglichen und dem technischen Lizenzmanagement unterschie-

den. Zentrale Ziele sind die Herstellung von Transparenz in vorhandenen Lizenz- und Soft-

ware-Beständen und die Optimierung von Prozessen der Lizenzbewirtschaftung.

5.2.3.1 Vertragliches Lizenzmanagement

Das vertragliche Lizenzmanagement besteht im Wesentlichen aus Aufgaben des Vertrags-

managements bei Lizenzverträgen. Das vertragliche Lizenzmanagement beinhaltet insbe-

sondere folgende weitere Aufgaben:

Sicherstellung der wirtschaftlich sinnvollen Vertragsgestaltung (insb. Aushandlung

von Konditionen)

Abstimmung mit dem technischen Lizenzmanagement über die Definition, Verhand-

lung, Anpassung und Neugestaltung der Lizenzmodelle und -metriken

Unterstützung des technischen Lizenzmanagements in Audits (u.a. Abgleich der

Zahlen zu genutzten und ungenutzten Lizenzen)

Unterstützung bei der Angebotsbewertung (Lizenz-Verträge)

Benachrichtigung des technischen Lizenzmanagements über abgeschlossene Li-

zenz-Verträge (direkt nach Vertragsabschluss)

Die Verantwortung für das vertragliche Lizenzmanagement liegt bei derjenigen Stelle, die die

Vergabe durchführt und die Verantwortung für das Vertragsmanagement hat.

5.2.3.2 Technisches Lizenzmanagement

Das technische Lizenzmanagement beinhaltet insbesondere folgende Aufgaben:

Zentrale Bereitstellung von Lizenz-Informationen für die Bedarfsträger

Bearbeitung von Lizenzanfragen

Freigabe und Zuweisung der Lizenzen

Bedarfsdeckung zusätzlicher Lizenzen aus Rahmenverträgen

Management des technischen Einsatzes und der Nutzung von Lizenzen sowie In-

venturverantwortung (inkl. Software Asset Management)

Durchführung von Audits

Abstimmung mit dem vertraglichen Lizenzmanagement über die Definition, Ver-

handlung, Anpassung und Neugestaltung der Lizenzmodelle und -metriken


Fachliche Beteiligung/Beratung bei der Angebotsbewertung (Lizenz-Verträge)

Die Verantwortung für das technische Lizenzmanagement liegt für die konsolidierten IT-

Services beim ITZBund. Für die nicht konsolidierten sowie die nicht zu konsolidierenden IT-

Services, Verfahren und Umgebungen verantworten die jeweiligen Behörden das technische

Lizenzmanagement selbst, gegebenenfalls mit Unterstützung durch einen IT-Dienstleister.

5.2.3.3 Zusammenwirken von vertraglichem und technischem Lizenzmanagement

Um ein effizientes Zusammenwirken von vertraglichem und technischem Lizenzmanage-

ment, insbesondere bei hochvolumigen Standard-Lizenzen, zu gewährleisten, wird zwischen

ZIB und ITZBund ein systemgestützter Datenaustausch sichergestellt. Mit den nicht konsoli-

dierten Behörden bzw. für von der IT-Konsolidierung ausgenommene Umgebungen und Ver-

fahren werden individuelle Lösungen für den Datenaustausch in den Verwaltungsvereinba-

rungen vereinbart.

5.2.4 Kundenmanagement

Das Kundenmanagement der ZIB dient als direkte Anlaufstelle bei Fragestellungen der ress-

ort- oder behördeneigenen Vergabestellen sowie der Vergabestelle des ITZBund (Kunden).

Die Kontaktmöglichkeiten zur ZIB (persönlich über die Kundenmanager/-innen, Telefon,

E-Mail etc., werktags 8-18 Uhr, gegebenenfalls Rufbereitschaft am Wochenende) und die

berechtigten Verantwortlichen (SPoC) werden in der VV zwischen der ZIB und den Kunden

vereinbart. Um eine persönliche und einheitliche Betreuung zu gewährleisten, werden bei der

ZIB feste Kundenmanager/-innen für die Ressorts und ihre Geschäftsbereiche eingesetzt,

der hierfür eine adäquate Personalkapazität zur Verfügung steht. Die Kundenmanager/-innen

werden – falls gewünscht – auch in projektorientierter Vergabeberatung vor Ort beim Kunden

tätig.

Weitere wichtige Bestandteile des Kundenmanagements sind die Ermittlung der allgemeinen

Kundenzufriedenheit über die Phasen ex-ante Vergabe, Vergabe, ex-post Vergabe sowie

das Beschwerdemanagement zur kontinuierlichen Qualitätsverbesserung:

Kunden können nach durchgeführter EV bzw. RV die erbrachten Dienstleistungen der

ZIB IT-gestützt bewerten.

Die allgemeine Kundenzufriedenheit wird jährlich in einer noch zu erarbeitenden,

standardisierten Abfrage durch die ZIB ermittelt.

Die ZIB wird mindestens jährlich den durchschnittlichen Zufriedenheitswert ihrer

Dienstleistungen der vergangenen 12 Monate veröffentlichen.


Das Kundenmanagement wird – insbesondere im Fall 1 – aktiv bzw. auf Anfrage be-

raten und u.a. bei Fragen zur Erstellung der Bedarfsbeschreibung unterstützen.

Die Kunden können sich regelmäßig mit Hilfe des BET über den aktuellen Status ih-

rer Aufträge informieren.

Die ZIB wird über ein Beschwerdemanagement verfügen, welches die folgenden Punkte um-

fasst:

Die Kunden können sich sowohl über die erbrachte als auch die nicht erbrachte Leis-

tung der ZIB unter Verwendung von standardisierten Formularen mittels BET sowie

den vereinbarten Kommunikationswegen beschweren. Die ZIB wird einen internen

Qualitätssicherungsprozess starten und den Kunden über das Ergebnis informieren.

Die Kunden können sich bei der ZIB über die Leistung bzw. nicht erbrachte Leistung

von Lieferanten unter Verwendung von standardisierten Formularen mittels des BET

sowie der vereinbarten Kommunikationswege beschweren. Das Kundenmanagement

wird hierzu über eine Schnittstelle zum Lieferantenmanagement verfügen.

5.3 Übergreifende Unterstützungsprozesse

5.3.1 Management der IT-Beschaffungsstrategie

Die ZIB wird federführend eine IT-Beschaffungsstrategie für die zentralen Vergabestellen

erarbeiten (siehe Blaupause im Anhang), um zukünftige IT-Beschaffungen nach einem stan-

dardisierten Vorgehen durchzuführen sowie unterstützende Instrumente für ihre Kunden ge-

zielt bereitzustellen. Die Abstimmung erfolgt in TP5. Die IT-Beschaffungsstrategie und deren

Umsetzung entsprechen den übergeordneten Zielen der IT-Strategie des Bundes und wer-

den durch den IT-Rat beschlossen.

Die ZIB erarbeitet im Rahmen des TP5 bis Ende 2017 eine initiale und bis Ende 2018 die

finale IT-Beschaffungsstrategie (siehe Kapitel 7.2). Sie legt diese dem IT-Rat zum Beschluss

vor. Eine fortlaufende Weiterentwicklung der IT-Beschaffungsstrategie erfolgt anlassbezo-

gen, wird durch die ZIB maßgeblich verantwortet und bringt Änderungen zur Entscheidung

im Rahmen der – halbjährlich stattfindenden – Sitzungen des IT-Rats ein. Bei Unstimmigkei-

ten zur Anpassung der IT-Beschaffungsstrategie stehen die festgelegten Eskalationsmecha-

nismen (siehe Kapitel 4.2) zur Verfügung.

Die IT-Beschaffungsstrategie legt ausgehend von der IT-Strategie des Bundes und den Zie-

len für die IT-Beschaffungsbündelung (siehe Kapitel 2.2) einheitliche Standards für IT-

Beschaffungen fest (siehe Blaupause im Anhang) und umfasst ein Vorgehen zur langfristi-

gen Bedarfsplanung, quantitativ wie qualitativ. Die Ziele für die IT-Beschaffung besitzen un-

tereinander Abhängigkeiten. Bei Zielkonflikten in der operativen Anwendung wird im Einzel-


fall eine Priorisierung unter Berücksichtigung des Gesamtnutzens durch die ZIB vorgeschla-

gen und ressortabgestimmt. Die Rahmenbedingungen werden in der IT-

Beschaffungsstrategie festgelegt. Es findet eine Erfolgsmessung hinsichtlich der Berücksich-

tigung der strategischen Ziele (siehe Blaupause im Anhang) statt, indem jährlich der Reife-

grad der zentralen Vergabestellen untersucht wird (siehe Kapitel 7.3).

Bei der IT-Beschaffung werden durchgehend konstitutive Ziele berücksichtigt, die der über-

geordneten IT-Strategie des Bundes entsprechen. Die ZIB stimmt sich darüber hinaus hin-

sichtlich der konstitutiven Ziele mit folgenden Ansprechpartnern ab.

Tabelle 2: Ansprechpartner für konstitutive Ziele

Konstitutives Ziel Ansprechpartner

Wettbewerbsförderung BMWi

Innovationsförderung BMWi

Nachhaltigkeit (Koordination) BKAmt, KNB

Ökologische Kriterien BMUB / UBA / KNB

Soziale Kriterien, international BMZ / KNB

Soziale Kriterien, national BMAS / KNB

IT-Sicherheit BSI

Datenschutz BfDI

Barrierefreiheit BMAS / Bundesfachstelle für Barrierefreiheit

Rechtstreue BMI

Effizienz BMI

Zur Operationalisierung der konstitutiven Ziele (siehe Kapitel 2.2) werden in Modulen der IT-

Beschaffungsstrategie entsprechende Konzepte (siehe Blaupause im Anhang) erarbeitet,

standardisierte Instrumente eingesetzt und kontinuierliche Iterationen mit den Ansprechpart-

nern stattfinden.

Die Konzepte zur Operationalisierung der konstitutiven Ziele werden durch die ZIB mit Un-

terstützung durch die oben genannten Ansprechpartner erarbeitet.

Die standardisierten Instrumente werden gemeinsam durch ZIB und die Ansprechpartner

erarbeitet und bei Bedarf fortlaufend angepasst. Die ZIB stellt diese strukturiert für die

Vergabestelle des ITZBund und die behörden-/ressorteigenen Vergabestellen zur Verfügung.

Die ZIB und die Vergabestelle des ITZBund werden sich mittels kontinuierlicher Workshops

(6-12 Monatszyklus) iterativ mit den Ansprechpartnern abstimmen und die konkrete Berück-

sichtigung der konstitutiven Ziele in der IT-Beschaffung planen.


5.3.2 Marktbeobachtung und -analyse

Die Marktbeobachtung und -analyse ist bereits heute ein kontinuierlicher Prozess im BeschA

und wird zukünftig für die IT-Warengruppen durch die ZIB erfolgen. Es werden folgende

Hauptziele verfolgt:

Sicherstellung des Marktgleichgewichts

verstärkte Förderung von KMU

Aufbau von robusten Lieferketten

Über die gezielte Planung und Steuerung von Rahmenverträgen kann die Vermeidung von

möglichen Monopolen einzelner Anbieter sowie die Einbeziehung von Start-Ups bzw. KMU

im Vergabeverfahren der Rahmenverträge sichergestellt werden. Somit können mit Hilfe des

IT-gestützten Beschaffungsprozesses Marktstörungseffekte vermieden werden, indem

Marktfolgeabschätzungen durch strukturierte Auswertungsmöglichkeiten – im BET und durch

die RV-Roadmap – unterstützt werden. Die ZIB unterstützt mit den im BET vorhandenen

Informationen und der eigenen Marktbeobachtungsexpertise den nach der IT-Steuerung

Bund für Innovation Zuständigen dabei, eine Make-or-Buy-Entscheidung über die Entwick-

lung neuer Technologien herbeiführen zu können.

Durch die ZIB und das Innovationsmanagement im ITZBund erfolgen in enger Abstimmung

und Zusammenarbeit kontinuierliche Markt-, Innovations- und Technologiebeobachtungen,

um Trends zu beobachten und – durch die Auswertung der Vergabeverfahren – ein mögli-

ches Innovationspotenzial zu identifizieren und der strategischen IT-Steuerungsebene zur

Entscheidung zur Verfügung zu stellen. Ebenso werden langfristige Innovationsthemen auf

dem Markt beobachtet und Auswertungen von IT-Trendstudien der Branchenverbände und

IT-Beratungsunternehmen in die Analyse einbezogen.

5.3.3 Auftrags- und Roadmapmanagement

Management der Rahmenvertrags-Roadmap

Die RV-Roadmap umfasst alle IT-Rahmenverträge der ZIB, die im entsprechenden Zeit-

fenster (initial 01.01.2017 – 30.06.2018) auslaufen, bei bestehendem Bedarf weiterhin

ausgeschrieben werden sowie zusätzliche Rahmenverträge, die insbesondere durch

die Konsolidierung von ressort-/behördeneigenen Rahmen- oder Einzelverträgen zu-

künftig durch die ZIB ausgeschrieben werden.

Die ZIB wird zukünftig eine rollierende RV-Roadmap (18-Monate-Planungshorizont) mit ziel-

gruppenspezifischen Sichtweisen (ZIB-intern, Ressorts/Behörden und ITZBund sowie die

Wirtschaft) veröffentlichen. Die Detaillierungstiefe ist abhängig von der Sichtweise. Die ZIB-

interne Sichtweise dient hauptsächlich zur Ressourcenplanung und Sicherstellung der konti-


nuierlichen Bereitstellung von Rahmenverträgen. Die Sichtweise für die Wirtschaft dient im

Allgemeinen zu Informationszwecken, welche Rahmenverträge in den nächsten Monaten

ausgeschrieben werden. Die Sichtweise für die Ressorts/Behörden und das ITZBund dient

zur dauerhaften Sicherstellung der Bedarfsdeckung und zur allgemeinen Übersicht beste-

hender, auslaufender bzw. neuer Rahmenverträge. Insbesondere informiert die ZIB das ITZ-

Bund und die ressort-/behördeneigenen Vergabestellen aktiv über Ausschöpfungsgrade so-

wie die Planungen zu Neuausschreibungen und veröffentlicht diese über die RV-Roadmap.

Die ZIB prüft die Bündelungsfähigkeit von bestehenden Rahmenverträgen und Einzelverga-

ben der Bedarfsträger – anhand der übermittelten Leistungsbeschreibungen – mit denen der

ZIB. Mit Hilfe von quartalsweisen bzw. bei Bedarf stattfindenden Planungskonferenzen zwi-

schen der ZIB mit den Ressorts61 und ITZBund wird die Vergabe der planbaren Einzelverga-

ben und bündelbaren Bedarfe (Rahmenverträge) durch die ZIB geplant und in die EV- und

RV-Roadmap aufgenommen. Dabei wird sichergestellt, dass die Bedarfe der Bedarfsträger

untereinander gleichbehandelt werden. Die Planungskonferenz im dritten Quartal entwirft

gemeinsam mit dem jeweiligen Ressort oder ITZBund eine verbindliche Jahresplanung für

das Folgejahr. In der Jahresplanung angemeldete Vorhaben werden grundsätzlich prioritär

behandelt. Im Rahmen der Planungskonferenzen der ZIB mit den Ressorts und dem ITZ-

Bund werden folgende weitere Punkte geklärt:

Die Vergabestellen und das ITZBund können der ZIB Vorschläge bezüglich neuer IT-

Rahmenverträge mitteilen.

Das Abrufvolumen der IT-Rahmenverträge der Bedarfsträger wird der ZIB kommuni-

ziert, um eine rechtzeitige Übernahme durch die ZIB sicherzustellen und somit das

Entstehen von Beschaffungslücken zu verhindern.

Auftragsmanagement für Einzelvergaben

Die ZIB wird zukünftig eine EV-Roadmap (12-Monate-Planungshorizont) mit ressort-

/behörden- und sowie kundenspezifischen Sichtweisen veröffentlichen. Hierzu werden das

ITZBund und die Ressorts ihre Jahresplanung für Bedarfe auf Basis der Haushaltsmittelpla-

nung an die ZIB liefern und diese im Rahmen von Planungskonferenzen kontinuierlich fort-

schreiben. Die Jahresplanung wird dem IT-Rat jährlich zur Kenntnis vorgelegt werden.

Die ZIB wird auf Basis der Rückmeldungen eine EV-Roadmap für jeden Kunden er-

stellen.

61 Die Ressorts laden anlassbezogen Teilnehmer ihres Geschäftsbereichs zu den Planungskonferenzen.


Bei kurzfristigen Beschaffungsaufträgen für Einzelvergaben durch ressort-

/behördeneigene Vergabestellen soll eine Beschaffung zum gewünschten Zieltermin

erreicht werden (siehe Kapitel 5.1.1).

Sollte ein vom Ressort oder einer Behörde gewünschter Zieltermin seitens ZIB nicht gehal-

ten werden können, wird ein alternativer, ausschließlich die ZIB bindender Zieltermin zurück-

gemeldet (negative Rückmeldung). Der Prozess zur Priorisierung von Aufträgen ist als

transparentes Verfahren – im Rahmen des TP5 – mit den Ressorts und Behörden zu entwi-

ckeln sowie auf Basis von Erfahrungswerten fortlaufend zu konkretisieren.

Das interne Auftragsmanagement der ZIB erfolgt unabhängig von der Ressortgröße anhand

von objektiven Kriterien nach den folgenden Grundsätzen:

Frühzeitige Meldung im Rahmen EV-Roadmap stellt die Umsetzung zum gewünsch-

ten Zieltermin sicher. Eine präzise Planung durch die Ressorts und Behörden ermög-

licht die Sicherstellung der Bedarfsdeckung.

Durch die Ressorts priorisierte Einzelvergaben werden nach Reihenfolge des zeitli-

chen Eingangs (Prioritätsprinzip) umgesetzt.

5.3.4 Qualitäts- und Risikomanagement

Die ZIB wird ein Qualitäts- und Risikomanagement (QM/RM) etablieren, um ihren Service bei

Vergaben und Dienstleistungen zu sichern und stetig zu verbessern. Es ist dabei zwischen

zwei Ebenen zu unterscheiden:

das QM/RM im Verhältnis Kunden zur ZIB

das QM/RM in der ZIB selbst

Die ZIB wird zusammen mit den Kunden (Ressorts/Behörden und dem ITZBund) ein einheit-

liches Qualitäts- und Risikoverständnis entwickeln. Dies umfasst u.a. die Festlegung von

Qualitätskennzahlen und Zielwerten.

Zur Steuerung und Umsetzung des QM sind die Qualitätsziele spezifisch und messbar aus-

zugestalten und kontinuierlich anzupassen. Das QM/RM wird eine übergreifende Koordinie-

rung, Abstimmung und notwendige Konsolidierung der Abstimmungen sicherstellen. Dies soll

zu einer möglichst über alle Kunden hinweg gleichen Ausprägung der Anforderung an ein

QM/RM und deren Steuerungsmöglichkeiten führen.

Das QM unterstützt die Kunden bei der Überprüfung der in der VV vereinbarten Qualitätsziele.

Zur notwendigen Steuerung des RM sind gemeinsame Risikominimierungsstrategien zu de-

finieren. Das QM/RM der ZIB wird den Kunden in noch abzustimmenden Zyklen Qualitäts-

und Risikoberichte zur Verfügung stellen. Durch diese können die Kunden die Erreichung der


Qualitätsziele bewerten, Risikoeinschätzungen vornehmen und bei Notwendigkeit entspre-

chende Rückmeldungen geben. Die Kunden können in diesen Fällen zusammen mit der ZIB

Maßnahmen zur Verbesserung entwickeln.

5.3.5 IT-Beschaffungscontrolling

Zur Gewährleistung einer effektiven und effizienten Operationalisierung der IT-

Beschaffungsstrategie ist die Durchführung eines IT-Beschaffungscontrollings in der ZIB

notwendig. Die systematische Kontrolle und Analyse von Abweichungen ermöglicht die in-

formierte Koordination und Steuerung der IT-Beschaffung der unmittelbaren Bundesverwal-

tung.

Der operative Steuerungsprozess ist dabei technisch zu ertüchtigen, sodass der Zugriff auf

relevante Informationen (u.a. Daten des BET, Vergabestatistik sowie Auswertung von TED)

für eine effektive Berichtserstattung sichergestellt ist. Die ZIB wird mit Hilfe des Controllings

u.a. die Wirtschaftlichkeit der IT-Beschaffung überwachen sowie einen umfassenden Blick

auf alle Aspekte der IT-Beschaffung erhalten und die stetige Weiterentwicklung der Dienst-

leistungen der ZIB sicherstellen.

Das IT-Beschaffungscontrolling liefert die Datengrundlage während der Projektlaufzeit zur

Kontrolle des Teilprojekterfolgs an das IT-Controlling Bund (TP4). Die hierzu in der IT-

Konsolidierung Bund entworfenen Kennzahlen werden in Kapitel 7.3 dargestellt. Zusätzlich

werden einige weitere für das IT-Beschaffungscontrolling relevante Kennzahlen in selbigem

Kapitel dargestellt. Das Controlling bewertet die Ergebnisse und macht gegebenenfalls Vor-

schläge zur Anpassung der Zielerreichung. Die Vorschläge werden zur Umsetzungsent-

scheidung an den IT-Rat übersandt.

Darüber hinaus liefert die ZIB die von der IT-Beschaffung im VITD durchgeführten Verfahren

für die Meldung zur zentralen Vergabestatistik gemäß EU-Vorgaben zu.


5.4 Übersicht der Verantwortlichkeiten und Aufgaben der Beteiligten

In Zusammenfassung der Festlegungen in den vorausgehenden Kapiteln, nehmen die ZIB,

das ITZBund als Betriebsdienstleister, die Vergabestelle des ITZBund und die ressort-/

behördeneigenen Vergabestellen bei der IT-Beschaffung für die beiden zu unterscheidenden

Fälle folgende Aufgaben wahr:

Tabelle 3: Verantwortungsverteilung bei der IT-Beschaffung

Aufgabe Verantwortung für Fall 1: Anforderungen/Bedarfe der Ressorts/Behörden

Verantwortung für Fall 2: Bedarfe des ITZBund

Anforderungsmanagement Beratende Unterstützung bei Anforderungsmanagement durch ZIB (v.a. Identifizierung von Konsolidierungs-potenzial)

ITZBund

Bedarfsbeschreibung und -mitteilung

RBV Beratung durch ZIB und ITZBund möglich

Bedarfsträger im ITZBund

Bedarfsanalyse- und -erhebung

ZIB

Vergabe (grundsätzlich) für bündelungsfähige Bedarfe und planbare Ein-zelvergaben

ZIB

Nicht planbar oder < Wertgrenze (EV)

RBV

ITZBund-eigene zeitkri-tische Vergabeverfahren und Sondervergabe-bedarfe

Vergabestelle des ITZBund

Negative Rückmeldung ZIB und Nicht-Bestätigung etwai-ger Alternativtermin

RBV Vergabestelle des ITZBund

Bereitstellung im KdB ZIB

RV-Abruf im KdB RBV

(Mitwirkung: ZIB)

ITZBund

(Mitwirkung: ZIB)

Wareneingang (inkl. Prüfung)

Empfänger des Produkts/der Dienstleistung


Aufgabe Verantwortung für Fall 1: Anforderungen/Bedarfe der Ressorts/Behörden

Verantwortung für Fall 2: Bedarfe des ITZBund

Vertragsmanagement / vertragliches Lizenzma-nagement / Lieferanten-management62

Bei derjenigen Stelle, die die Vergabe durchführt

Technisches Lizenzma-nagement

Behörden gegebenenfalls mit Unterstützung durch einen ausgewählten IT-Dienstleister

ITZBund

IT-Beschaffungsstrategie der zentralen Vergabestel-len

Erstellung durch ZIB (Mitwirkung: Vergabestelle des ITZBund)

Beschluss durch IT-Rat

Marktbeobachtung ZIB und ITZBund in Zusammenarbeit

62 Inkl. Güteprüfung. Die Wareneingangsprüfung liegt in der Verantwortung des Empfängers des Produkts/der

Dienstleistung.

Künftige IT-Unterstützung durch das Projekt „E-Beschaffung“ 49

6 Künftige IT-Unterstützung durch das Projekt „E-Beschaffung“

Im Rahmen des Regierungsprogramms „Digitale Verwaltung 2020“ wird das Projekt

„E-Beschaffung“ umgesetzt. Das Projekt ist übergreifend für die Beschaffung aller Waren-

gruppen – also auch derjenigen im IT-Bereich – ausgelegt. Die im

TP5 „Bündelung der IT-Beschaffung“ identifizierten Anforderungen für die IT-

Beschaffung wurden in das Projekt E-Beschaffung eingebracht. Im Projekt

E-Beschaffung soll die künftige IT-Unterstützung u.a. für die gebündelte IT-

Beschaffung als Basis- und Querschnittsdienst des TP6 umgesetzt werden.

Das Projekt E-Beschaffung soll Effektivitäts- und Effizienzsteigerungen durch Standardi-

sierung und Digitalisierung der Beschaffungsprozesse erreichen. Das Projekt unter der

Leitung des BMI zusammen mit dem BeschA plant daher, die bestehenden Systeme e-

Vergabe und KdB sowie weitere Fachkomponenten und -anwendungen in einem zentralen

E-Beschaffungsportal für die unmittelbare Bundesverwaltung zusammenzuführen und

über (voll-) automatisierte Schnittstellen zu integrieren. Das E-Beschaffungsportal soll zudem

als zentrale Informations- und Anlaufstelle für öffentliche Auftraggeber des Bundes – langfris-

tig auch für Länder und Kommunen –, aber auch für potenzielle Interessenten, Bieter und

Auftragnehmer dienen. Dies erfolgt unter Berücksichtigung der Vorgaben der Rahmenarchi-

tektur IT-Steuerung Bund. Sofern möglich, soll dies durch die Nutzung bereits bestehen-

der, vollintegrierter Systeme realisiert werden, die zentral durch das ITZBund betrieben

werden und als zukunftsweisender Standard gesetzt sind. Die E-Beschaffung wird somit

konsequent die politischen und strategischen Ziele der IT-Konsolidierung des Bundes um-

setzen.

Die Ziele des Projekts E-Beschaffung umfassen:

Schaffung eines durchgehenden, medienbruchfreien, standardisierten und digitalisier-

ten Beschaffungsprozesses und Nutzung eines durchgängigen Kerndatensatzes

Erfüllung der externen Kundenbedürfnisse, insbesondere von Bedarfsträgern und

Wirtschaftsteilnehmern (insbesondere die Bereitstellung einer umfassenden

IT-Unterstützung)

Operationalisierung der Vorgaben des Grobkonzepts IT-Konsolidierung zur Bünde-

lung der (IT-) Beschaffung

Bereitstellung eines ressortübergreifenden modularen und interoperablen Dienstes im

Sinne der Dienstekonsolidierung

Optimierung und Automatisierung des BeschA-internen Beschaffungsprozesses

Realisierung der Dienste durch den Einsatz von Standardsoftware


Eine effiziente Beschaffungsbündelung in allen Produktbereichen bedarf einer verbesser-

ten IT-Unterstützung. Potenzial zur Prozessoptimierung besteht insbesondere bei der per-

sonalintensiven Erstellung der Bedarfserhebungen für Rahmenverträge und der anschlie-

ßenden Konsolidierung der Rückmeldungen.

Positiv hervorzuheben ist, dass einige der bestehenden Systeme schon aktuell in der Bun-

desverwaltung zur Verfügung stehen:

e-Vergabe-Plattform des Bundes: Abwicklung der Kommunikation mit dem Bieter inkl.

Angebotsabgabe

KdB: Verwaltung und Abruf von Rahmenverträgen

BO@T: Abrechnung von Beratungsleistungen im Drei-Partner-Modell

Darüber hinaus unterstützen einige Systeme den BeschA-internen Beschaffungsprozess:

DOMEA: Verwaltung der Beschaffungsaufträge und Dokumentenmanagement im

Beschaffungsprozess

AI Vergabemanager: Vergabemanagementsystem der Firma Administration Intelli-

gence zur Vorbereitung und Durchführung der Vergabeverfahren (inkl. Mitzeich-

nungsworkflow)

BAISY: Erfassung und Auswertung von statistischen Beschaffungsdaten

Im Rahmen der Projektarbeit wurde der Beschaffungsprozess gemäß den Vorgaben des

Metamodells der Rahmenarchitektur IT-Steuerung Bund in einem Geschäftlichen Modell

abgebildet, daraus die notwendigen fachlichen Dienste abgeleitet und schließlich das Tech-

nische Modell mit den konkret benötigten technischen Komponenten inkl. ihrer Schnittstellen

ermittelt. Der Beschaffungsprozess – ausgerichtet an der Beschaffungsstrategie – definiert

mit den Hauptprozessen Bedarf, Vergabe und Leistungserbringung sowie den zugehöri-

gen Teilprozessen das Vorgehen bei den Beschaffungen in den zentralen Vergabestellen.

Der gesamte Beschaffungsprozess wird künftig auf einem einheitlichen, durchgängi-

gen Kerndatensatz pro Vorgang basieren.

Die IT-Systeme des E-Beschaffungsportals sollen durch das ITZBund betrieben werden.

Hierbei soll, soweit möglich, auf bestimmten Komponenten der im ITZBund bestehen-

den Systeme aufgebaut werden.


Ausgehend von den Architekturvorgaben, ergänzt um durchgeführte Marktbetrachtungen,

werden konkrete Anbieter und Produkte konkret vorgeschlagen, sodass sich der folgende

Soll-Bebauungsplan63 ergibt:

Nutzung des Government Site Builders (GSB) zur Realisierung der Portaloberflä-

che inkl. eines Moduls zum Wissensmanagement (WMS)

Implementierung eines Bedarfserhebungstools (BET) zur IT-gestützten Bedarfsmit-

teilung und -erhebung

Schaffung eines zentralen Vergabemanagementsystems (VMS) als Angebot für die

gesamte Bundesverwaltung

Einführung eines SRM- und ERP-Systems als zentrale Komponenten der

IT-Architektur zur vollintegrierten Abbildung der Beschaffungsprozesse, insbesondere

im Zusammenspiel mit dem KdB 4.0

Reduktion des KdB auf die Kernfunktionalitäten und somit Möglichkeit zur Realisie-

rung des KdB 4.0 mit Standardsoftware

Realisierung eines integrierten Reportings inkl. der Realisierung der Vergabestatistik

in enger Abstimmung mit dem BMWi und der Rahmenvertrags-Roadmap mit einem

BI-System unter Ablösung des bisherigen Systems BAISY im BeschA

Implementierung einer Schnittstelle zur Integration der eRechnung in das Portal für

die Bundesverwaltung und zum Informationsaustausch mit dem KdB 4.0

Etablierung eines Systems zum Kundenmanagement in den zentralen Vergabestel-

len

Nutzung einer eAkte-Lösung als Basisdienst im Rahmen des Beschaffungsprozes-

ses

Aufgrund des Umfangs der Implementierung und der Notwendigkeit, infolge der politisch

bedingten, zeitlichen Vorgaben, Teilkomponenten möglichst früh bereitzustellen, wurde ein

3-stufiger Ausbauplan entworfen.

Erste Ausbaustufe (28.02.2017): Portaloberfläche (GSB) mit WMS und Links zu al-

len Komponenten; Einführung Bedarfserhebungstool (BET) und Ablösung DOMEA

Zweite Ausbaustufe (30.06.2017): Einführung VMS sowie Ausbau des existierenden

KdB zum KdB+

63 Vgl. Rahmenarchitektur IT-Steuerung Bund (Grundlagen, Version 1.0, 26.03.2009).


Soll-Zustand (vollständige Umsetzung): Neueinführung KdB 4.0 sowie Vertrags-

management und RV-Roadmap, Einführung Lieferanten- und Lizenzmanagement

sowie eAkte, Kundenmanagement und Einbindung der eRechnung

Der Beauftragte für Informationstechnik des BMI hat den Vorschlägen des Projekts

E-Beschaffung, die erste Ausbaustufe des E-Beschaffungsportals auf Basis des GSB und

die Implementierung des BET bis zum 28.02.2017 sowie das KdB+ als Weiterentwicklung

des derzeitigen Systems zur Mitte 2017 umzusetzen, zugestimmt. Die vollständige Realisie-

rung des Soll-Zustands ist abhängig von der Umsetzung des E-Beschaffungsportals als

Querschnittsdienst. Die Entscheidung für die Aufnahme als Querschnittsdienst in das IT-

Rahmenkonzept des Bundes für das Haushaltsjahr 2018 erfolgt Anfang 2017 durch das TP6.

Die Realisierung des BET wurde im August 2016 durch die Projektgruppe „E-Beschaffung“

gestartet. Somit ist eine Umsetzung zum 28.02.2017 möglich, sodass die zeitlichen Vorga-

ben der IT-Konsolidierung Bund erfüllt werden können. Geplant ist, mit Hilfe des einzufüh-

renden BET die Aufwände für die Durchführung von Bedarfserhebungen für alle Pro-

duktgruppen um bis zu 80 % zu verringern. Des Weiteren unterstützt das BET alle Ver-

fahrensbeteiligten der IT-Beschaffung bei der Abgabe der ex-ante Meldung an die ZIB.

Gleichzeitig werden durch die Bereitstellung des BET die manuellen Erhebungsabfragen im

Rahmen des Controllings zur Beschaffungsbündelung signifikant reduziert.

Abbildung 7: Kompakte Darstellung der Ausbaustufen des E-Beschaffungsportals

Die folgende Übersicht veranschaulicht die signifikantesten Nutzenaspekte des Projektvor-

habens.

Vergabe

Leistungs-erbringung

Prozess-unterstützung

Bedarf

Soll-ZustandZweite Ausbaustufe 30.06.2017

Soll-SystemLegende:

SRM-System

ERP-System

VMS

BI-System

KdB 4.0

eRechnung

eAkte

e-Vergabe

Kundenmgnt

KdB+

GSB (inkl. WMS)

BET

Erste Ausbaustufe 28.02.2017


Abbildung 8: Signifikante Nutzenaspekte

54 Umsetzungsplanung

7 Umsetzungsplanung

Die Umsetzungsplanung beschreibt die wesentlichen Voraussetzungen, Erfolgsfaktoren so-

wie Maßnahmen- und Zeitplanung für den erfolgreichen Aufbau der ZIB. Des Weiteren wer-

den zentrale Punkte zur Aufstellung der Ressorts und Behörden nach Start der ZIB darge-

stellt. Eine umfangreiche Beschreibung für die Umsetzung innerhalb des ITZBund ist nicht

Bestandteil dieser Soll-Konzeption.

Abbildung 9: Aktivitäten in den drei Stufen der Umsetzungsplanung

Die Ressorts und ihre Geschäftsbereiche sollen durch die Umsetzung der ZIB in den Berei-

chen der IT-Beschaffung wesentlich entlastet werden. Im Rahmen der ersten Umsetzungs-

stufe (ab dem 01.01.2017) wird die ZIB bereits die Verantwortung für alle64 65 neu zu verge-

benden IT-Rahmenverträge übernehmen. Bestehende Rahmenverträge der Ressorts und

Behörden werden bis zu deren Auslaufen oder Ausschöpfung weiterhin durch diese Res-

sorts/Behörden betreut. Die unterbrechungsfreie Bedarfsdeckung durch ggf. flankierende






gung finden. Für IT, die unter diese Generalausnahmen fällt, bleibt unter Berücksichtigung ausreichend freier

Ressourcen eine Beauftragung der ZIB durch Bedarfsträger möglich.

Umsetzungsplanung 55

Einzelvergaben, insbesondere aber rechtzeitige Neuausschreibung von benötigten Rahmen-

verträgen wird u.a. durch die Planungskonferenzen der ZIB mit den Ressorts und dem ITZ-

Bund sowie der rollierenden Planung der RV-Roadmap sichergestellt. IT-Einzelvergaben

verbleiben bis Anfang 2018 bei den Ressorts und ihren Geschäftsbereichen (siehe Kapitel

7.2).

Mit der zweiten Stufe erfolgt schrittweise eine weitere Entlastung der Ressorts und ihrer Ge-

schäftsbereiche durch die Übernahme planbarer Einzelvergaben ab einer bestimmten Wert-

grenze durch die ZIB. Im ersten Schritt wird die ZIB planbare Einzelvergaben mit einer Wert-

grenze ab 135 Tsd. EUR übernehmen (Stufe 2a). Im zweiten Schritt wird die ZIB planbare

Einzelvergaben ab einer individuellen Wertgrenze pro Ressort entsprechend VV überneh-

men, die kleiner gleich des gültigen EU-Schwellwerts (derzeit 135 Tsd. EUR) ist.

7.1 Voraussetzungen und Erfolgsfaktoren

Im Folgenden werden zentrale Voraussetzungen und Erfolgsfaktoren für die Erreichung der

Ziele des Projekts (siehe Kapitel 2.2) aufgeführt.

Angemessene Ressourcenausstattung: Die Übernahme der Aufgaben der ZIB

durch das BeschA erfolgt vorbehaltlich einer angemessenen Ressourcenausstattung,

d.h. jeweils in Abhängigkeit von der Bereitstellung zusätzlicher Stellen und Mittel für

das BeschA.

Qualifizierte (IT-) Personalgewinnung und Bereitstellung notwendiger Infrastruktur

(u.a. Unterbringung, Sachausstattung) für die ZIB.

Organisatorische Ertüchtigung: Die vorliegende Soll-Konzeption stellt hohe Anfor-

derungen an die Qualität der Aufgabenerfüllung der ZIB im Sinne eines kompetenten

IT-Beschaffungsdienstleisters.

o Dies setzt wesentliche Vorarbeiten voraus, bspw. die Erarbeitung standardi-

sierter produktspezifischer Arbeitsmaterialien, die Einführung einheitlicher

Prozesse, die Einführung der operativen Steuerungsprozesse (insbesondere

auch eines Priorisierungsmodells für Bedarfsmeldungen) und neue speziali-

sierte Aufgabenprofile für Mitarbeiter/-innen.

o Weiter ist ein hohes rollenspezifisches Qualifikationsniveau bei den Mitar-

beitern sicherzustellen. Der erfolgreichen Gewinnung, Aus- und Weiterbildung

sowie Bindung von IT-Mitarbeiter/-innen in der ZIB kommt folglich im Rahmen

eines Veränderungsmanagements eine Schlüsselrolle zu.

Die Ressorts müssen ihre Bedarfe und funktionalen Anforderungen in Zukunft formaler und

präziser formulieren und mit den Vorgaben der IT-Konsolidierung Bund abgleichen. Daher ist


dafür zu sorgen, dass auch in Zukunft entsprechend qualifiziertes und IT-kundiges Personal

in den Ressorts vorhanden ist. Die Bildung der ZIB kann nur unter der Maßgabe, dass die

Funktionsfähigkeit des ITZBund und der unmittelbaren Bundesverwaltung gewährleistet ist,

erfolgen.

Technische Ertüchtigung: Die geplante IT-Unterstützung der Beschaffung im Rah-

men des Projekts E-Beschaffung ist zentrale Voraussetzung für die Realisierung ef-

fektiver und effizienter Beschaffungsprozesse sowie einer weitgehend intuitiven und

medienbruchfreien Interaktion mit Kunden.

Informations- und Datentransparenz: Die Transparenz über getätigte Vergaben

und deren Leistungs- bzw. Bedarfsbeschreibungen, bspw. durch ex-ante Meldungen

gemäß der vorliegenden Soll-Konzeption, ist erfolgskritisch, da diese grundlegende

operative Voraussetzung für die Erreichung einer umfassenden Beschaffungsbünde-

lung gemäß Grobkonzept IT-Konsolidierung Bund ist.

Partnerschaftliche Zusammenarbeit: Durch eine Bündelung der IT-Beschaffung

entstehen naturgemäß neue ressort-/behördenübergreifende Schnittstellen zwischen

den Beteiligten. Zur Sicherstellung deren Funktionsfähigkeit ist neben einer IT-

Steuerung und -Koordinierung auf Basis eines IT-Controllings vor allem eine regel-

mäßige partnerschaftliche Abstimmung auf Basis verbindlicher Verwaltungsvereinba-

rungen zwischen der ZIB und ihren Kunden entscheidend.

7.2 Maßnahmen- und Zeitplanung

Die Meilensteine und Kennzahlen gemäß Grobkonzept und HHA-Bericht bilden den Aus-

gangspunkt für die im Folgenden dargestellte Zeitplanung (dieses Kapitel) und die begleiten-

de Erfolgsmessung (siehe Kapitel 7.3). Diese wurden um weitere Meilensteine, die sich aus

der Soll-Konzeption ergeben, ergänzt.

Die Einrichtung der ZIB erfolgt gemäß folgendem Stufenplan. Die ZIB übernimmt gemäß der

Regelungen im Zielbild IT-Beschaffung66 und der vorliegenden Soll-Konzeption für die Be-

darfsträger der unmittelbaren Bundesverwaltung sukzessive folgende Aufgaben:

Stufe 1) Ab 01.01.2017:

Vergabe von IT-Rahmenverträgen gemäß RV-Roadmap67

66 Vgl. Beschluss des IT-Rates zum „Zielbild IT-Beschaffung" - Projekt IT-Konsolidierung Bund: Teilprojekt 5

„Bündelung der IT-Beschaffung" (29.06.2016).


Roadmap zur Ausschreibung von IT-Rahmenverträgen (2016/2017)" (08.06.2016).


Stufe 2a) Zum 01.01.2018, bzw. ein Monat nach Inkrafttreten des Haushaltsgesetzes 2018:

Durchführung planbarer IT-Einzelvergaben mit Auftragswerten ab dem jeweils

gültigen EU-Schwellenwert (derzeit 135 Tsd. EUR)

Stufe 2b) Ab 30.06.2018, bzw. ein halbes Jahr nach Inkrafttreten des Haushaltsgesetzes

2018: Durchführung planbarer IT-Einzelvergaben mit Auftragswerten ab einer indi-

viduellen anforderungsgerechten Wertgrenze pro Ressort entsprechend einer

VV.68

Für Vergaben unterhalb der Wertgrenze hat die ex-ante Meldung nur Kenntnisnahme-

Charakter, um gegebenenfalls Potenziale für Rahmenverträge oder Bündelungspotenzial

erkennen zu können (keine Genehmigungspflicht). Die ZIB wird den Querschnittsdienst für

die Bundesverwaltung gemäß dem Architekturkonzept E-Beschaffung nutzen (siehe Kapitel

6) und dabei die Herstellung größtmöglicher Bündelungseffekte in der Beschaffung sicher-

stellen.

Die vorliegende Planung berücksichtigt eine Ertüchtigung der ZIB. Diese beginnt mit der for-

malen Einrichtung der ZIB am 01.01.2017 und verläuft parallel zur Umsetzung. Folgende

Abbildung illustriert zentrale Maßnahmen und Meilensteine des Vorhabens der IT-

Beschaffungsbündelung. Ergänzend werden die Meilensteine des Projekts

E-Beschaffung aufgeführt (Stand 11.07.2016), da dieses die IT-Unterstützung für die IT-

Beschaffung realisiert.



reichs, geschlossen. Die individuelle Wertgrenze ist kleiner gleich dem gültigen EU-Schwellenwert. Wird der EU-

Schwellenwert als individuelle Wertgrenze in einer VV festgelegt, gilt immer der beim Bedarfsmeldezeitpunkt

gültige EU-Schwellenwert.


Abbildung 10: Zeitplanung (Illustration)

Im Folgenden sind die zentralen Meilensteine angeführt.

Tabelle 4: Meilensteine der IT-Beschaffungsbündelung.

Datum Phase Meilenstein

31.08.2015 Konzeption Projektinitialisierung und -vorbereitung abgeschlossen.

30.06.2016 Konzeption Detaillierte Ist-Analyse der aktuellen Situation der IT-Beschaffung

in der unmittelbaren Bundesverwaltung liegt vor.

30.06.2016 Konzeption Erarbeitung der ersten jährlichen Roadmap für die Ausschreibung

von IT-Rahmenverträgen ist abgeschlossen.

30.06.2016 Konzeption Zielbild der IT-Beschaffung, das einen Teil der Soll-Konzeption

bildet, liegt vor (durch IT-Rat am 29.06.2016 beschlossen).

2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022

100%

Übernahme IT-Beschaffungs-aufgaben durch ZIB

Reifegradmodell

Abgeschlossene Verwaltungs-vereinbarungen (in % der Ressorts)

Final

VerbindlichVorläufigIT-Beschaffungsstrategiefür zentrale Vergabestellen

liegt vorInitial

EinrichtungRBV

20%

KennzahlenermittlungIT-Controlling

Umsetzung

Umsetzung erfolgt

Umsetzung und ErtüchtigungZIB formal eingerichtet

Zielbild

IT-EV (135 Tsd. €)

IT-EV

Soll-Konzeption

E-Beschaffung

Umsetzungsvorbereitung

IT-RV gemäßRV-Roadmap

Initialisierung

RVR-FachkonzeptRessortabgestimmte Soll-Konzeption

Evaluierung abgeschlossen

Konzeption

Planungskonferenzen mit Bedarfsträgern

KonzeptionTeilprojekt 5

1. Ausbaustufe

Projekte / Phasen /Maßnahmen

2. AusbaustufeGo-Live GSB, BET

Go-Live VMS, KdB+; Schnittstellen e-VergabeSoll-Zustand Go-Live eAkte, eRechnung

Go-Live** KdB 4.0, ERP, SRM,BI-System, Kundenmgmt.

Ist-Analyse

Aussetzungin 2017

* Spätester Zeitpunkt. Der spezifische Gültigkeitsbeginn der Wertgrenze wird für den jeweiligen Geschäftsbereich in der VV mit dem Ressort vereinbart.** Zeitpunkt der Umsetzung offen

(kleiner gleich EU-Schwellenwert)*



31.12.2016 Umsetzung und

Ertüchtigung

Vorläufige ressort-/behördeneigene Vergabestellen (RBV) gemäß

Soll-Konzeption sind für alle Ressorts und ihre Geschäftsbereiche

festgelegt.

31.12.2016 Konzeption Ressortabgestimmtes Soll-Konzept zur IT-Beschaffungsbündelung

liegt vor.


Ertüchtigung

ZIB im BeschA ist formal eingerichtet;

ZIB sind notwendige Stellen zugewiesen;

ZIB hat Aufgabe zur Beschaffung

von IT-Rahmenverträgen gemäß RV-Roadmap

für die Bedarfsträger der unmittelbaren Bundesverwaltung

gemäß Zielbild IT-Beschaffung und Soll-Konzeption

übernommen.

28.02.2017 E-Beschaffung 1. Ausbaustufe der E-Beschaffung abgeschlossen; Go-Live der

Portaloberfläche mit Wissensmanagement und Links zu allen

Komponenten sowie des BET erfolgt.


Ertüchtigung

20 % der Verwaltungsvereinbarungen der ZIB mit den Ressorts

abgeschlossen.

30.06.2017 E-Beschaffung 2. Ausbaustufe der E-Beschaffung abgeschlossen: Einführung

VMS sowie KdB+ erfolgt; Schnittstellen zur e-Vergabe realisiert.

30.09.2017 Konzeption Vorgehen und Modell zur Ermittlung des Reifegrads für die zentra-

len Vergabestellen liegt vor;

Teilzielwerte für die Reifegrade von ZIB und der Vergabestelle des

ITZBund sind festgelegt.


Ertüchtigung

100 % der Verwaltungsvereinbarungen der ZIB mit den Ressorts

sind abgeschlossen.


Ertüchtigung

Die ressort-/behördeneigenen Vergabestellen gemäß Soll-

Konzeption sind für alle Ressorts und ihre Geschäftsbereiche in

den Verwaltungsvereinbarungen konkret und verbindlich festge-

legt.


Ertüchtigung

Initiale IT-Beschaffungsstrategie für zentrale Vergabestellen ist

abgestimmt und liegt der KoITB vor.



01.01.2018

bzw. ein Mo-

nat nach

Inkrafttreten

des Haus-

haltsgesetzes

2018

Umsetzung und

Ertüchtigung

ZIB hat die Aufgabe zur Beschaffung

planbarer IT-Einzelvergaben mit Auftragswert ab dem je-

weils gültigen EU-Schwellenwert (derzeit 135 Tsd. EUR)



übernommen.

31.12.2018 E-Beschaffung 3. Ausbaustufe der E-Beschaffung abgeschlossen; Go-Live von

KdB 4.0 sowie ERP-Modul für Vertragsmanagement und RV-

Roadmap erfolgt.


Ertüchtigung

Finale IT-Beschaffungsstrategie für zentrale Vergabestellen ist

abgestimmt und liegt der KoITB vor.

31.12.201869 bzw. ein

Jahr nach

Inkrafttreten

des Haus-

haltsgesetzes

2018

Umsetzung und

Ertüchtigung

ZIB hat die Aufgabe zur Beschaffung

planbarer IT-Einzelvergaben mit Auftragswert ab einer in-

dividuellen anforderungsgerechten Wertgrenze pro Ress-

ort entsprechend einer VV, die kleiner gleich dem gültigen

EU-Schwellenwert (derzeit 135 Tsd. EUR) ist, 70



übernommen.


Ertüchtigung

Evaluierung der Bündelung der IT-Beschaffung wurde durchge-

führt.

offen71 E-Beschaffung Soll-Zustand der E-Beschaffung; Umsetzung vollständig abge-

schlossen; Go-Live von KdB 4.0 sowie ERP-Modul für Vertrags-

management, Lieferanten- und Lizenzmanagement und RV-

Roadmap sowie eAkte (bis 01.01.2020), Kundenmanagement und

Einbindung der eRechnung (bis 27.11.2019) erfolgt.

69 Spätester Zeitpunkt. Der spezifische Gültigkeitsbeginn der Wertgrenze wird für das Ressort und den jeweiligen

Geschäftsbereich in der VV vereinbart.

70 Wird der EU-Schwellenwert als individuelle Wertgrenze in einer VV festgelegt, gilt immer der beim Bedarfsmel-

dezeitpunkt gültige EU-Schwellenwert.

71 Siehe Kapitel 6.


Ab dem 01.01.2017 werden quartalsweise bzw. bei Bedarf stattfindende Planungskonferen-

zen der ZIB mit den Ressorts und dem ITZBund zur Planung der Vergabe von Rahmenver-

trägen und Einzelvergaben72 (siehe Kapitel 5.3.3) durchgeführt.

Im Rahmen des IT-Controllings werden für die Fortschrittsberichte im Zeitraum von 2018 bis

2022 jährlich stichtagsbezogen und standardisiert am 30.09. entsprechende Kennzahlen

ermittelt (siehe Kapitel 7.3).

7.3 Begleitende Erfolgsmessung

Die folgenden Zielwerte sind vorbehaltlich einer angemessenen Ressourcenausstattung der

ZIB (siehe Kapitel 7.1) festgelegt.

Für die Bündelung der IT-Beschaffung gilt folgendes Gesamtziel:

Ende 2018 sollen 90 % des IT-Beschaffungsvolumens der unmittelbaren Bundesver-

waltung über die zentralen Vergabestellen gemäß Zielbild (siehe Kapitel 3.1) gebün-

delt und weiter professionalisiert werden.

Für die Bündelung der IT-Beschaffung wird ein weiterer Zielwert festgelegt:73

Ende des Jahres 2022 sollen 80 % des IT-Beschaffungsvolumens über Rahmenver-

träge beschafft werden.74

Im Rahmen des IT-Controllings des TP4 werden für die Fortschrittsberichte an den HHA im

Zeitraum von 2018 bis 2022 jährlich stichtagsbezogen und standardisiert am 30.09. entspre-

chende Kennzahlen ermittelt. Das TP4 stellt ein entsprechendes automatisiertes Verfahren

bereit. Dieses wird im Regelbetrieb durch den Querschnittsdienst

E-Beschaffung übernommen. Datengrundlage sind insbesondere die ex-ante Meldungen, die

gemäß TP5 Zielbild (siehe Kapitel 3.1) für alle IT-Beschaffungen der unmittelbaren Bundes-

verwaltung verpflichtend sind und die Abrufvolumina aus IT-Rahmenverträgen im KdB. Für

TP5 besteht in Abstimmung mit der GPL für das Jahr 2017 keine Berichtspflicht der Kenn-

zahlen.

Es gelten die Teilzielwerte für die Bündelung der IT-Beschaffung in folgender Tabelle:

72 Planung von Einzelvergaben ab dem 01.01.2018.

73 Die zugehörige Kennzahl (HS-BB-02) wurde bereits im HHA-Bericht definiert.

74 Es handelt sich um einen Zielwert, der durch TP5 im Rahmen der Umsetzungsplanung festgelegt wurde. Die

Festlegung konkretisiert das Ziel des Grobkonzepts, dass der größte Teil der IT-Beschaffungen der unmittelbaren

Bundesverwaltung insbesondere über zentrale Rahmenverträge abgewickelt werden soll.


Tabelle 5: Teilzielwerte für die IT-Beschaffungsbündelung (TP5) im Rahmen des IT-Controlling Bund

Kennzahl Teilzielwerte (jeweils zum 30.09.)

2018 2019 2020 2021 2022

Anteil IT-Beschaffungsvolumen zent-ral/gesamt (HS-BB-01)

86 % 90 % 90 % 90 % 90 %

Anteil IT-Beschaffungsvolumen über Rah-menverträge/IT-Beschaffungsvolumen gesamt (HS-BB-02)

71 % 73 % 75 % 77 % 80 %

Die beiden angeführten Kennzahlen sind Teil des Basis-Sets an Kennzahlen gemäß HHA-

Bericht.

Zur breiteren Beobachtung der Zielerreichung und des Umsetzungserfolgs werden jährlich

weitere Kennzahlen ermittelt und es gelten folgende Teilzielwerte.

Tabelle 6: Weitere Teilzielwerte für die IT-Beschaffungsbündelung (TP5)

Kennzahl Teilzielwerte

30.09.2018

30.09.2019

30.09.2020

30.09.2021

30.09.2022

Reifegrad ZIB Festlegung bis 30.09.2017

Reifegrad Vergabestelle ITZBund Festlegung bis 30.09.2017

Anteil positiver Rückmeldung der ZIB an ITZBund75

80 % 85 % 90 % 95 % 95 %

Anteil positiver Rückmeldung der ZIB an ressort-/behördeneigene Vergabestellen75

80 % 85 % 90 % 95 % 95 %

75 Bei Annahme eines alternativen Zieltermins durch den Bedarfsträger wird für die zugehörige Bedarfsmeldung

eine positive Rückmeldung gezählt. Die Grundgesamtheit ergibt sich aus der Zuständigkeit der ZIB für Vergaben

gemäß Zielbild und den Verwaltungsvereinbarungen der ZIB mit den Ressorts.


Kennzahl Teilzielwerte

30.09.2018

30.09.2019

30.09.2020

30.09.2021

30.09.2022

Kundenzufriedenheit mit der ZIB als IT-Beschaffungsdienstleister (Wertebereich: „Sehr gering“ bis „Sehr hoch“)76

Mittel Mittel Hoch Hoch Hoch

Anteil IT-Beschaffungsvolumen der zeitkri-tische Vergabeverfahren und Sondervergabebedarfe / IT-Beschaffungsvolumen des ITZBund

Maximal 20 %

Anteil der planbaren Vergaben oder Verga-ben ab der Wertgrenze, die Bestandteil der Planungen der EV/RV-Roadmap sind/ An-zahl der Vergaben gesamt

70% 70% 75% 75% 80%

Anteil identifiziertes Bündelungspotenzial/ IT-Beschaffungsvolumen gesamt

Ausschließlich informativ; keine Teilzielfestlegung

Anteil IT-Beschaffungsvolumen vergeben an KMU/IT-Beschaffungsvolumen gesamt

Ausschließlich informativ; keine Teilzielfestlegung

Für die zentralen Vergabestellen der Bundesverwaltung wird jährlich ein Reifegrad ermittelt.

Im Rahmen der Reifegradermittlung werden individuelle Reifegrade bzw. Kennzahlen, die

einen Reifegrad widerspiegeln, für folgende Aspekte ermittelt:

strategische Ziele,

Personalentwicklung,

Prozesse und

IT-Unterstützung.

Die obigen Kennzahlen fließen in die Reifegradberechnung ein.

Der Anhang umfasst eine Blaupause für ein grundsätzliches Vorgehen und Modell für die

Reifegradermittlung. Die Abstimmung und weitere Ausarbeitung des Reifegradmodells (inkl.

Kriterien-/Fragenkataloge) findet nach Verabschiedung der Soll-Konzeption in der Umset-

zungsphase statt. Die Festlegung der Teilzielwerte für die Reifegrade von ZIB und der

Vergabestelle des ITZBund findet bis zum 30.09.2017 statt.

76 Die Kundenzufriedenheit wird über eine fragebogenbasierte Abfrage bei den Kunden ermittelt.

64 Zentrale Quellen

Zentrale Quellen

Im Folgenden sind zentrale Quellen aufgelistet, die in der vorliegenden Soll-Konzeption zi-

tiert werden.

Tabelle 7: Übersicht der zentralen Quellen

Abkürzung Quelle

E-Beschaffungsportal (EBP) Bericht zum E-Beschaffungsportal – Projektgruppe „E-Beschaffung“

(2016).

GPL Projektglossar (GPL PG) Projekthandbuch – Anhang D: Projektglossar (Version 0.95,

04.07.2016, kommentiert).

GPL Weiterentwicklung der IT-Steuerung

des Bundes (GPL SR)

Gesamtprojektleitung - Vorschlag zur Weiterentwicklung der IT-

Steuerung des Bundes (Version 0.18, 22.07.2016).

Grobkonzept ITK Bund (GK ITK)

Bericht der Bundesregierung an den Haushaltsausschuss des

Deutschen Bundestages zur IT-Konsolidierung Bund (BMF-V

44/15, Ausschussdrucksache 18(8)1994) (21.05.2015).

Grobkonzept Steuerungsrahmen ITZ-

Bund (GK SR)

Zusammenführung von DLZ-IT des Bundes zum ITZBund-

Grobkonzept zum übergreifenden Steuerungsrahmen (Version 1.0,

16.02.2016).

Rahmenarchitektur IT-Steuerung Bund

(RA)

Rahmenarchitektur IT-Steuerung Bund (Grundlagen, Version 1.0,

26.03.2009).

TP1 Grobkonzept Steuerungsrahmen

ITZBund (TP1-SR)

Grobkonzept zum übergreifenden Steuerungsrahmen (Version 1.0,

16.02.2016).

TP5 Fachkonzept BET (TP5 BET) Fachkonzept für das IT-Bedarfserhebungstool (BET) (Version 1.0,

31.05.2016).

TP5 Grundlinien (TP5 GL)

Schriftliche Information an die 2. Sitzung der Konferenz der IT-

Beauftragten der Ressorts zum „TOP 31 IT-Konsolidierung Bund:

Grundlinien Teilprojekt 5“ (16.12. 2015).

TP5 Ist-Analyse zur IT-Beschaffung

(TP5 IA)


Beauftragten der Ressorts zum „TOP 07 Bericht zur Ist-Analyse zur

IT-Beschaffung der unmittelbaren Bundesverwaltung" (08.06.2016).

TP5 Rahmenvertrags-Roadmap

(TP5 RVR)


Beauftragten der Ressorts zum „TOP 08 Roadmap zur Ausschrei-

bung von IT-Rahmenverträgen (2016/2017)" (08.06.2016).

TP5 Soll-Konzeption (TP5 SK) Soll-Konzeption der IT-Beschaffungsbündelung

(vorliegendes Dokument).

TP5 Zielbild (TP5 ZB)

Beschluss Nr. 2016/7 des IT-Rates zum "Zielbild IT-Beschaffung" -

Projekt IT-Konsolidierung Bund: Teilprojekt 5 "Bündelung der IT-

Beschaffung" (29.06.2016)

Begriffsdefinitionen 65

Begriffsdefinitionen

In diesem Kapitel werden zentrale Begriffe, die in der Soll-Konzeption verwendet werden,

definiert. Die Begriffsdefinitionen sind dem GPL-Projektglossar oder anderen Dokumenten

der IT-Konsolidierung Bund entnommen und wurden weiter ergänzt. Zu jeder Begriffsdefiniti-

on werden Abkürzungen der zu Grunde liegenden Quellen angegeben. Die vollständigen

Quellenangaben können dem Kapitel „Zentrale Quellen“ entnommen werden.

Tabelle 8: Übersicht der Begriffsdefinitionen

Begriff Erläuterung Quelle

Auftraggeber (AG) Ein Auftraggeber ist eine natürliche oder rechtlich (un-)

selbständige juristische Person (oder eine organisatori-

sche Einheit), die IT-Dienstleistungen beim Verbund der

IT-Dienstleister nachfragt.

GPL PG,

GK SR an-

gepasst

Auftragnehmer (AN) Ein Auftragnehmer ist eine natürliche oder rechtlich

(un-) selbstständige juristische Person (oder eine orga-

nisatorische Einheit), die IT-Dienstleistungen beim Ver-

bund der IT-Dienstleister anbietet.

GPL PG,

GK SR an-

gepasst

Basisdienst Ein Basisdienst ist ein Dienst, der eine gemeinsame,

übergreifende Grundlage für andere, darauf aufbau-

ende Dienste (Fach- und Querschnittsdienste) bildet.

Der Basisdienst ist keiner einzelnen fachlichen Aufgabe

direkt zugeordnet.

GPL PG,

RA

Bedarf Zu beschaffende IT-Dienstleistungen für die IT-

Dienstleister des IT-Leistungsverbundes oder Auftrag-

geber, welche nicht durch einen IT-Dienstleister des IT-

Leistungsverbundes abgedeckt werden.

GPL PG,

GK ITK

Bedarf, zeitkritisch

(ehemals ad-hoc)

Zeitlich besonders dringende Verfahren (Dringlichkeit

i. S. des § 14 Abs. 4 Nr. 3 VgV neu), die der internen

Bedarfsdeckung dienen und für die Sicherstellung des

direkten IT-Betriebs bestimmt sind.

TP5 SK

angepasst,

GPL PG

angepasst,

TP5 ZB

Bedarf, bündelungsfä-

hig

Leistungen, die ihrem Gegenstand nach gleichartig sind

und bei denen durch Bündelung Prozess- oder Produkt-

kosten gesenkt werden können.

TP5 SK,

GPL PG

angepasst,

TP5 GL

66 Begriffsdefinitionen

Bedarf, planbar Alle Bedarfe, die keine zeitkritischen (ad-hoc) Bedarfe

sind.

TP5 SK,

GPL PG

angepasst,

TP5 ZB

Bedarfsdeckung Deckung eines definierten Bedarfs. Bedarfe müssen

vorrangig über bestehende Rahmenverträge gedeckt

werden.

GPL PG,

TP5 GL,

GK ITK

Bedarfserhebung Erhebung durch die ZIB zur Ermittlung des Bedarfs in

Vorbereitung einer möglichen Beschaffung über einen

Rahmenvertrag.

GPL PG,

TP5 GL,

GK ITK

Bedarfsmeldung Verbindliche Meldung des Bedarfs eines Bedarfsträgers

an die zuständige Vergabestelle unter Erteilung eines

Beschaffungsauftrages.

TP5 BET

angepasst

Bedarfsmitteilung Mitteilung des (möglichen) Bedarfs durch einen Bedarfs-

träger an die zuständige zentrale Vergabestelle über

das Bedarfserhebungstool:

Bedarfsmeldung

Ex-ante Meldung

Funktionale Fähigkeitsforderung (FFF)

Bedarfsvermutung

TP5 BET

angepasst

Bedarfsträger IT-Dienstleister des IT-Leistungsverbundes oder Auf-

traggeber, der aufgrund seiner Anforderungen IT-

Dienstleistungen abruft.

GPL PG,

GK SR an-

gepasst

Bedarfsvermutung Unverbindliche Meldung eines möglichen bündelungs-

fähigen Bedarfs einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbei-

ters einer zentralen Vergabestelle.

TP5 BET

Beschaffung Sammelbegriff für mit der Bedarfsdeckung verbundene

Aktivitäten.

GPL PG,

GK ITK

Beschaffungsauftrag Verbindliche Beauftragung einer zentralen oder dezent-

ralen Vergabestelle zur Beschaffung von IT-

Dienstleistungen.

GPL PG,

TP5 ZB


Beschaffungsbündelung Zusammenfassung aller bündelungsfähigen Bedarfe der

unmittelbaren Bundesverwaltung mittels Rahmenverträ-

gen durch zentrale Vergabestellen.

GPL PG,

GK ITK

Beschaffungs-

bündelungsstrategie

Rollierende Planungsstrategie zur Bündelung der IKT-

Beschaffung. Sie wird durch die ZIB erstellt und mit dem

ITZBund anhand seiner planbaren Bedarfe (insb. IT-

Rahmenplanung und IT-Jahresplanung) abgestimmt.

Wichtige Datengrundlagen zur Erstellung bilden ex-ante

Meldungen und Bedarfserhebungen. Berücksichtigt

werden auch Technologiefolgenabschätzungen, Ver-

meidung von Anbietermonopolen, ausreichende Einbin-

dung von KMU, Innovation und Nachhaltigkeit.

GPL PG,

TP5 ZB,

GK ITK

ERP-System Ein Enterprise-Ressource-Planning-System (ERP-

System) ist eine Softwarelösung aus üblicherweise ver-

schiedenen Modulen, die Geschäftsprozesse einer Be-

hörden bzw. eines Unternehmens insbesondere in den

Bereichen Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Anlagen-

wirtschaft, Personalwesen und Finanz- und Rech-

nungswesen unterstützt. Die Module eines ERP-System

basieren auf einem integrierten Prozess- und Datenmo-

dell.

TP5 SK

Fachdienst Ein Fachdienst ist ein Dienst, der direkt der Erfüllung

einer speziellen Fachaufgabe dient.

GPL PG,

RA

Fach-IT Fach-IT umfasst alle IT-Lösungen, die Aufgaben oder

Fachanwendungen einer Behörde unterstützen, d.h. auf

einen Kernprozess der Behörde zugeschnitten sind.

Fach-IT hat ressort-/behördenspezifischen Charakter.

GPL PG,

RA

Fachanwendung Ein Software-System, das Mitarbeiter bei der Um-

setzung von Dienstleistungen oder internen Prozessen

der Verwaltung unterstützt.

EBP

Facharchitektur Eine Facharchitektur beschreibt, welche konkreten Ge-

schäftsprozesse mit welchen fachlichen Anforderungen

der Unterstützung durch eine IT-Lösung bedürfen, in-

wieweit bereits eine Unterstützung erfolgt (IST-Zustand)

und in welcher Hinsicht ein Ausbau der IT-Unterstützung

erforderlich ist (SOLL-Zustand).

GPL PG,

GPL SR

angepasst


Funktionale Fähigkeits-

forderung (FFF) (ehe-

mals Produktvorschlag)

Unverbindliche Meldung eines möglichen bündelungs-

fähigen Bedarfs eines Bedarfsträgers an die zentralen

Vergabestellen.

TP5 BET

Informations- und

Kommunikationstechnik

(IKT/IT)

Umfasst IT-Hardware, Software, Informations- und

Kommunikationstechnik (IKT) sowie IT-Dienstleistungen

und IT-nahe Dienstleistungen (Beratung, Instandhal-

tung, sonstige Services). Die Begriffe Informationstech-

nik (IT) und Informations- und Kommunikationstechnik

(IKT) werden synonym verwandt.

GPL PG,

TP5 IA,

GK ITK

IT-Architektur Eine IT-Architektur beschreibt, auf welcher technischen

Basis IT-Lösungen zur Umsetzung der Anforderungen

bereitgestellt wer-den. Zur Steuerung von Neu- und

Weiterentwicklungen von IT-Lösungen werden zulässige

Technologieobjekte im SOLL-Bebauungsplan vorgege-

ben.

GPL PG,

GPL SR

angepasst

IT-Dienstleistung Sammelbegriff für beispielsweise bereitzustellende IT-

Lösungen, IT-Leistungen und IT-Produkte, zu beschaf-

fende Hard- und Software bzw. zu erbringende Bera-

tungs-, Entwicklungs-, Pflege- und Betriebsleistungen.

GPL PG,

GK SR an-

gepasst

IT-Produkt Ein IT-Produkt ist ein eigenständiges und ab-

geschlossenes Leistungspaket für Auftraggeber der IT-

Dienstleister des IT-Leistungsverbunds. Es besteht aus

einer Kombination von einem oder mehreren IT-

Services. Die bei der Anforderung und Erbringung eines

IT-Produkts zu beachtenden qualitativen Merkmale wer-

den in den Service Level Agreements vereinbart.

GPL PG,

GK SR an-

gepasst


KdB (aktuell) Das Kaufhaus des Bundes (KdB) ist die zentrale Ein-

kaufsplattform für Behörden der Bundesverwaltung. Das

KdB unterstützt u.a. die Verwaltung von Rahmenverträ-

gen, die Bereitstellung von Katalogdaten, den Einkauf

durch Bedarfsträger inkl. Produktkonfiguration und Frei-

gabeworkflows, die elektronische Übermittlung von Be-

stellungen an die Unternehmen und die Nachverfolgung

von Bestellungen.

Die derzeitige Lösung des Kaufhaus des Bundes, KdB

(aktuell), soll im Rahmen der Umsetzung der IT-

Unterstützung um derzeit vorhandene, komplexe Funk-

tionalitäten – wie bspw. das Vertragsmanagement –

reduziert werden, um eine Verbesserung der Wartbar-

keit und die Nutzung von Standardsoftwarelösungen zu

ermöglichen:

Weiterentwicklung zum KdB+: 30.06.2017

Neuentwicklung des KdB 4.0: 31.12.2018

Im vorliegenden Dokument wird der einheitliche Begriff

„KdB“ verwendet, der den jeweils aktuellen Stand des

KdB darstellt.

EBP


Konstitutive Ziele Konstitutive Ziele sind politisch-strategische Ziele, deren

Berücksichtigung bei der Beschaffung rechtlich veran-

kert oder in zentralen Programmen und Strategien des

Bundes, beispielsweise in folgenden Bereichen, definiert

sind:

IT-Sicherheit

Datenschutz

Nachhaltigkeit

Barrierefreiheit



Die Definition des Begriffs konstitutive Ziele lehnt sich

an die Verwendung des Begriffs „strategische Ziele“ im

Beschluss des Bundeskabinetts zu den Eckpunkten zur

Reform des Vergaberechts vom 07.01.2015 an. Rechtli-

che Vorgaben zur Berücksichtigung strategischer Ziele

finden sich insb. in der VgV und dem GWB.

Im Rahmen der Soll-Konzeption wird der Begriff konsti-

tutive Ziele verwendet, da dieser definitorisch weiter

gefasst wird als die Definition im o.g. Beschluss.

TP5 SK

Lieferantenmanagement Das Lieferantenmanagement stellt die Kommunikation

mit den Lieferanten für eine reibungslose Zusammenar-

beit sicher. Zudem werden Meldungen zu Schlechtleis-

tungen und Beurteilungen von Lieferanten gebündelt

und Lieferantenbewertungen erstellt, um Störungen bei

der Auslieferung von Waren oder der Erbringung von

Dienstleistungen zu vermeiden oder frühzeitig zu erken-

nen und zu beheben. Es unterstützt das Vergabeaus-

schlussregister, leitet Maßnahmen zur Erhöhung der

Lieferqualität ein und führt Güteprüfungen durch.

TP5 SK,

EBP ange-

passt


Lizenzmanagement,

vertragliches

Das vertragliche Lizenzmanagement umfasst die Si-

cherstellung der wirtschaftlich sinnvollen Vertragsgestal-

tung. Es übernimmt die Abstimmung mit dem techni-

schen Lizenzmanagement über die Definition, Verhand-

lung, Anpassung und Neugestaltung der Lizenzmodelle

und -metriken sowie die Unterstützung des technischen

Lizenzmanagements in Audits. Weiterhin unterstützt es

bei der Angebotsbewertung und benachrichtigt das

technische Lizenzmanagement über den Vertragsab-

schluss zu Lizenz-Verträgen.

TP5 SK,

GPL PG,

EBP ange-

passt

Lizenzmanagement,

technisches

Das technische Lizenzmanagement stellt die Lizenz-

Informationen zentral bereit, bearbeitet Lizenzanfragen,

gibt die Lizenzen frei und weist sie den Bedarfsträgern

zu. Es umfasst das Management des technischen Ein-

satzes und die Nutzung der Lizenzen, die Inventurver-

antwortung (inkl. Software Asset Management) sowie

die Durchführung von Audits. Mit dem vertraglichen

Lizenzmanagement stimmt es sich über die Definition,

Verhandlung, Anpassung und Neugestaltung der Li-

zenzmodelle und -metriken ab und berät fachlich bei der

Angebotsbewertung zu Lizenz-Verträgen.

TP5 SK,

GPL PG

angepasst,

EBP ange-

passt

Meldung, ex-ante Meldung eines Bedarfsträgers an die ZIB vor Durchfüh-

rung einer Beschaffung, sofern kein Beschaffungsauf-

trag an sie erteilt wird (avisierte EV/RV).

Ex-ante-Meldungen umfassen Informationen zum Be-

schaffungsgegenstand, das geschätzte Volumen, die

Vertragsdauer, eine Ansprechperson, deren Erreichbar-

keit und, falls zutreffend, Lizenzinformationen auf

Grundlage der Angaben der Bedarfsträger.

Die Meldung erfolgt einheitlich über das BET.

Das ITZBund hat ein Leserecht.

TP5 SK,

GPL PG

angepasst,

TP5 ZB


Querschnittsdienst Ein Querschnittsdienst ist ein Dienst, der in unterschied-

lichen Verwaltungseinheiten stets in ähnlicher oder glei-

cher Form anfallende Aufgaben unterstützt und auch

von Fachdiensten genutzt werden kann.

Für das Projekt IT-Konsolidierung Bund und hier die

Dienstekonsolidierung wird TP6 („Gemeinsame IT des

Bundes“) die endgültige Definition von Querschnitts-

diensten festlegen.

GPL PG,

RA,

GK SR an-

gepasst

Rahmenvertrag (RV) Verträge, die es einem oder mehreren Bedarfsträgern

ermöglichen, den genauen Leistungsumfang sowie den

Zeitpunkt der Leistungserbringung flexibel zu gestalten.

Zu diesem Zweck enthalten Rahmenverträge die Abma-

chung, dass die Leistungen in einem bestimmten Zeit-

raum über Einzelabrufe bezogen werden können. Die

Leistungselemente, die zugehörigen Preise, Vertragsre-

gelungen, der Zeitraum der Bezugsmöglichkeit sowie

die Bedingungen für die Einzelabrufe sind im Rahmen-

vertrag festgelegt.

GPL PG,

TP5 GL

Reifegradanalyse Zielsetzung der Reifegradanalysen ist es, regelmäßig

die aktuelle Leistungsfähigkeit der IT-Dienstleister im

Leistungsverbund festzustellen und die damit verbunde-

nen Stärken und Verbesserungspotenziale aufzuzeigen.

TP4 BR

RV-Roadmap Rollierende jährliche Planung von Rahmenverträgen zur

Bedarfsdeckung von IKT der unmittelbaren Bundesver-

waltung.

GPL PG,

GK ITK

Service Level Ein Service Level bezeichnet die messbare und objektiv

bewertbare quantitative und qualitative Ausprägung

einer vom Auftragnehmer zu erbringenden IT-

Dienstleistung. Die Erfüllung und Abnahme der Service

Level stellt die Grundlage für die Vergütung der Leistung

dar.

GPL PG,

GK SR an-

gepasst


Sondervergabebedarfe

ITZBund

Vergabebedarfe, die aufgrund der hohen fachli-

chen/technischen Komplexität des Auftrags eine beson-

ders enge Abstimmung zwischen Vergabestelle des

ITZBund und Bedarfsträger erfordern.

Die Deutungshoheit, wann Voraussetzungen eines

Sondervergabebedarfes gegeben sind, liegt bis Ende

2018 beim ITZBund. Die ZIB wird in ausgewählten Pi-

lotprojekten in die Verfahren eingebunden. Danach fin-

det eine Evaluation über die Deutungshoheit mit dem

Ziel der paritätischen Abstimmung statt.

TP5 SK

Vertragsmanagement Das Vertragsmanagement umfasst die Beratung und

Überwachung zu allen rechtlich bindenden Vereinba-

rungen – inklusive notwendiger Vertragsänderungen –

innerhalb einer Leistungsbeziehung sowie die Geltend-

machung und Durchsetzung von Ansprüchen aus die-

sen Vereinbarungen. Es zeigt Alternativen zur Gewähr-

leistung auf, klärt die rechtlichen Folgen und spricht

Handlungsempfehlungen für zukünftige Vertragsab-

schlüsse aus.

TP5 SK

EBP ange-

passt

Verwaltungsvereinba-

rungen (VV)

Bezeichnet eine Vereinbarung zwischen einem Auftrag-

geber und einem Auftragnehmer über zu erbringende

wiederkehrende IT-Dienstleistungen und zugesicherte

Leistungseigenschaften.

GPL PG

angepasst,

GK SR an-

gepasst

Zentrale Vergabestellen ZIB und Vergabestelle des ITZBund. TP5 ZB

74 Abbildungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Die Zentralstelle für IT-Beschaffung (ZIB) als Dienstleister (Illustration) ............. 2

Abbildung 2: Anlage zum Beschluss – „Zielbild IT-Beschaffung“ ........................................... 13

Abbildung 3: Künftige Prozesslandkarte der IT-Beschaffung ................................................. 23

Abbildung 4: Soll-Prozess für Fall 1 „Anforderungen/Bedarfe der Ressorts/Behörden“

(Illustration) ............................................................................................................................. 25

Abbildung 5: Soll-Prozess für Fall 2 „Bedarfe des ITZBund“ (Illustration) .............................. 33

Abbildung 6: Zusammenspiel von Vertrags-, Lieferanten- und Kundenmanagement

(Illustration) ............................................................................................................................. 38

Abbildung 7: Kompakte Darstellung der Ausbaustufen des E-Beschaffungsportals .............. 52

Abbildung 8: Signifikante Nutzenaspekte ............................................................................... 53

Abbildung 9: Aktivitäten in den drei Stufen der Umsetzungsplanung ..................................... 54

Abbildung 10: Zeitplanung (Illustration) .................................................................................. 58

Tabellenverzeichnis 75

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Zentrale Begriffsdefinitionen .................................................................................. 15

Tabelle 2: Ansprechpartner für konstitutive Ziele ................................................................... 42

Tabelle 3: Verantwortungsverteilung bei der IT-Beschaffung ................................................ 47

Tabelle 4: Meilensteine der IT-Beschaffungsbündelung. ....................................................... 58

Tabelle 5: Teilzielwerte für die IT-Beschaffungsbündelung (TP5) im Rahmen des

IT-Controlling Bund ................................................................................................................ 62

Tabelle 6: Weitere Teilzielwerte für die IT-Beschaffungsbündelung (TP5) ............................ 62

Tabelle 7: Übersicht der zentralen Quellen ............................................................................ 64

Tabelle 8: Übersicht der Begriffsdefinitionen .......................................................................... 65

BlaupausenfürdieIT‐Beschaffungsstrategie

IT-Konsolidierung Bund –

Teilprojekt 5 „Bündelung der IT-Beschaffung“

Anhang zur Soll-Konzeption

Version 1.2


Impressum

Herausgeber

Bundesministerium des Innern

Ansprechpartner

Teilprojekt 5 „Bündelung der IT-Beschaffung“ der IT-Konsolidierung Bund

Alt-Moabit 140

10557 Berlin

[email protected]

www.bmi.bund.de

Stand

22.11.2016


Inhaltsverzeichnis

1 Exemplarische Ausprägungen einer IT-Beschaffungsstrategie ........................................ 1

2 Mögliches Reifegradmodell für die zentralen Vergabestellen ......................................... 18

3 Vorstellung des Dynamischen Beschaffungssystems (DBS) .......................................... 20

4 Anwendung der Lebenszykluskostenrechnung ............................................................... 23

5 Systematische Darstellung von IT-Warengruppen .......................................................... 24

Hinweis: Die folgenden Blaupausen beschreiben und veranschaulichen ausgewählte, in der

Soll-Konzeption eingeführte, Begrifflichkeiten und Instrumente der IT-

Beschaffungsbündelung. Sie sind kein Bestandteil der Soll-Konzeption und dienen vielmehr

dem Aufbau eines einheitlichen Verständnisses.

Exemplarische Ausprägungen einer IT-Beschaffungsstrategie 1

1 Exemplarische Ausprägungen einer IT-Beschaffungsstrategie

Das in diesem Kapitel dargestellte Modell zeigt exemplarisch, wie eine umfassende IT-

Beschaffungsstrategie mit Relevanz für die IT-Beschaffungsbündelung ausgestaltet sein

könnte. Die IT-Beschaffungsstrategie soll dabei einen formalen und verbindlichen Hand-

lungsrahmen für die zentralen Vergabestellen vorgeben. Die IT-Beschaffungsstrategie und

deren Umsetzung entsprechen den übergeordneten Zielen der IT-Strategie des Bundes und

werden in Einklang mit deren Vorgaben weiterentwickelt. Mit dem Modell können zukünftig

IT-Beschaffungen zum Vorteil des Kunden nach einem standardisierten Vorgehen durchge-

führt werden. Die folgenden Abschnitte beschreiben die Ziele und zeigen auf, wie eine Ope-

rationalisierung dieser gestaltet werden kann.

1.1 Ziele einer IT-Beschaffungsstrategie

Folgende Abbildung stellt die strategischen Ziele – geordnet nach Zielkategorien1 – einer

möglichen IT-Beschaffungsstrategie im Zusammenspiel mit den operativen Zielen der ZIB

dar.

Abbildung 1: Ziele der IT-Beschaffung des Bundes (Illustration)

Die strategischen Ziele decken Vorgaben des Gesamtprojekts IT-Konsolidierung des Bun-

des, des Zielbilds IT-Beschaffung sowie gesetzliche Vorgaben ab. Die Ziele der IT-

1 Die Definition der Zielkategorien orientiert sich an dem Reifegradmodell für die öffentliche Beschaffung nach

„Challenges facing public procurement“, Harland et al., 2007, S. 351-357.

Strategische Ziele

Bereitstellung von Gütern und Dienstleistungen zur Erbringung öffentlicher Aufgaben

Partizipation an kurzen Innovationszyklen der IKT-Branche

Bedarfsdeckung

Einhaltung von Gesetzen, Normen und Standards

Korruptionsprävention bei der Beschaffung

KonformitätKonstitutive Ziele

IT-Sicherheit Datenschutz Nachhaltigkeit

(inkl. Green-IT) Barrierefreiheit Wettbewerbsförderung

(z.B. Monopol-vermeidung)


Reduzierung Prozesskosten

Reduzierung Einkaufspreise

Beschaffungs-bündelung

Bestmögliches Kosten-Leistungs-Verhältnis

Wirtschaftlichkeit

Kunden-zufriedenheit

Anforderungsgerechte Standardisierung

Professionalisierung und Spezialisierung

Attraktivität für IT-Fachpersonal

Kontrollfähigkeitüber IT

Handlungsfähigkeit der Behörden

Transparenz in der IT-Beschaffung

Operative Ziele

ZIB


Beschaffungsstrategie, die in jedem Fall gewährleistet sein müssen, lassen sich in folgenden

Zielkategorien abbilden:

Bedarfsdeckung

Konformität

Wirtschaftlichkeit

Darüber hinaus werden bei der Bündelung der IT-Beschaffung konstitutive Ziele in den

Bereichen IT-Sicherheit, Datenschutz, Nachhaltigkeit, Barrierefreiheit sowie Wettbewerbs-

und Innovationsförderung umgesetzt.2

Bei der IT-Beschaffung gelten zur Erreichung der strategischen Ziele übergreifend folgende

Regelungen für die zentralen Vergabestellen:

Die Strategie zur Erreichung der strategischen Ziele ist integrativ angelegt und be-

trachtet den gesamten Beschaffungsprozess.

Zur Erreichung der strategischen Ziele kommen bei den zentralen IT-

Beschaffungsstellen standardisierte Instrumente zum Einsatz.

Die strategischen Ziele sind kundenorientiert und deren Erreichung an den Bedürf-

nissen der Kunden ausgerichtet.

Es findet eine Erfolgsmessung hinsichtlich der Berücksichtigung der strategischen

Ziele statt, indem jährlich der Reifegrad der zentralen Vergabestellen untersucht wird.

1.1.1 Konstitutive Ziele

Die Erreichung konstitutiver Ziele bei der IT-Beschaffung ist eine wesentliche Komponente

einer IT-Beschaffungsstrategie der zentralen Vergabestellen.

Im Folgenden werden für o.g. konstitutiven Ziele3 jeweils mögliche spezifische Unterziele und

bestehende Rahmenbedingungen dargestellt. In Kapitel 1.2.1 wird skizziert, wie diese in Zu-

kunft erreicht werden können.

2 Die konstitutiven Ziele sind rechtlich verankert oder aber als politische Ziele in zentralen Programmen und Stra-

tegien des Bundes zum großen Teil bereits definiert.

3 Bei der detaillierten Beschreibung der konstitutiven Ziele und deren Ausgestaltung handelt es sich um einen

ersten Entwurf, der durch die zuständigen Mitarbeiter/-innen im BeschA erstellt wurde und der mit den Ressorts

im Rahmen der IT-Beschaffungsstrategie abzustimmen ist.


1.1.1.1 IT-Sicherheit

Angesichts der Abhängigkeit der öffentlichen Verwaltung von der Funktionsfähigkeit der ein-

gesetzten Informations- und Kommunikationstechnik, die mit einer sich verschärfenden Ge-

fährdungs- und Bedrohungslage einhergeht, hat die Sicherstellung der folgenden Kernziele

der IT-Sicherheit eine zentrale Bedeutung:

Vertraulichkeit

Verfügbarkeit

Integrität von Daten und IT-Systemen

1.1.1.2 Datenschutz

Zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Voraussetzungen wurden durch die Datenschutz-

behörden des Bundes und der Länder folgende Gewährleistungsziele formuliert:4

Datensparsamkeit

Verfügbarkeit

Integrität

Vertraulichkeit

Nicht-Verkettbarkeit (inkl. Zweckbestimmung)

Transparenz

Intervenierbarkeit (inkl. Löschbarkeit)

Die Gewährleistungsziele bündeln und strukturieren die datenschutzrechtlichen Anforderun-

gen. Es existiert eine Vielzahl von Datenschutzanforderungen. Soweit keine spezialgesetzli-

chen Regelungen datenschutzrechtliche Bestimmungen enthalten (wie z. B. das Sozialge-

setzbuch in Bezug auf Sozial- und Gesundheitsdaten), bildet das Bundesdatenschutzgesetz

(BDSG), bzw. ab dem 25.05.2018 die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), die

gesetzliche Grundlage.

1.1.1.3 Nachhaltigkeit

Die öffentliche Beschaffung ist im Sinne der politischen Zielvorgabe eines nachhaltigen öf-

fentlichen Einkaufs in den vergangenen Jahren durch verschiedene politische, administrative

und rechtliche Initiativen wesentlich weiterentwickelt und konkretisiert worden.

Die Nachhaltigkeitsziele werden entsprechend der Nachhaltigkeitsstrategie der Bundesregie-

rung5 definiert und umgesetzt. Diese legt vier Leitlinien fest:

4 Vgl. Das Standard-Datenschutzmodel, V.0.9 Empfohlen von der 90. Konferenz der unabhängigen Datenschutz-

behörden des Bundes und der Länder am 30.09.2015 und 01.10.2015 in Darmstadt.


Generationengerechtigkeit (z. B. Klimaschutz, Ressourcenschonung)

Lebensqualität (z. B. wirtschaftlicher Wohlstand, Luftqualität, Gesundheit, Mobilität)

Sozialer Zusammenhalt (z. B. Beschäftigung, Gleichberechtigung)

Internationale Verantwortung (z. B. Entwicklungszusammenarbeit, Öffnung der Märk-

te)

Den Leitlinien liegt ein Zieldreieck aus Wirtschaft, Sozialem und Umwelt zugrunde.

Die Nationale Nachhaltigkeitsstrategie der Bundesregierung wird durch mehrere politische

Programme unterstützt und begleitet. Die Ziele und Vorgaben, welche durch diese Pro-

gramme gesetzt werden, haben ebenfalls verschiedentlich Berührung zur IT-Beschaffung.

Im Zusammenhang mit der IT-Beschaffung hat das Deutsche Ressourceneffizienzprogramm

(ProgRess)6 besondere Bedeutung. Darin wird die „vollständige Berücksichtigung der Leitfä-

den für umweltfreundliche Beschaffung in den Ausschreibungen der Bundesverwaltung für

PCs, Notebooks, Monitore und Drucker“7 gefordert.

Durch Beschluss des Staatssekretärsausschusses für nachhaltige Entwicklung vom

06.12.20108 und 30.03.20159 (Weiterentwicklung) wird die Nachhaltigkeitsstrategie der Bun-

desregierung mit dem Maßnahmenprogramm „Nachhaltigkeit für das eigene Verwaltungs-

handeln“ konkretisiert. Der Umsetzungsstand des Maßnahmenprogramms wird regelmäßig

überprüft und schriftlich in einem Monitoringbericht festgehalten, der veröffentlicht wird. Das

Maßnahmenprogramm in der aktuellen Fassung enthält im Hinblick auf die Beschaffung von

IT insbesondere folgende Anforderungen:

Bei der Beschaffung werden minimierte Lebenszykluskosten (Lebenszeitkosten) be-

rücksichtigt.

Die Regelungen der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zur Beschaffung energieeffi-

zienter Produkte und Dienstleistungen (AVVEnEff), Geräte mit der jeweils höchsten

Energieeffizienz (z. B. Bürogeräte mit dem Blauen Engel) auszuschreiben, sind an-

zuwenden.

5 Vgl. Perspektiven für Deutschland - Unsere Strategie für eine nachhaltige Entwicklung, Bundesregierung (2002).

6 Vgl. Deutsches Ressourceneffizienzprogramm (ProgRess), BMUB (2012).

7 Vgl. Fortschreibung des Deutschen Ressourceneffizienzprogramms (ProgRess II), BMUB (2016).

8 Vgl. Nachhaltigkeit konkret im Verwaltungshandeln umsetzen - Maßnahmenprogramm Nachhaltigkeit -, Staats-

sekretärsausschuss für nachhaltige Entwicklung, Beschluss vom 06.12.2010.

9 Vgl. Nachhaltigkeit konkret im Verwaltungshandeln umsetzen - Maßnahmenprogramm Nachhaltigkeit - (Weiter-

entwicklung), Staatssekretärsausschuss für nachhaltige Entwicklung, Beschluss vom 30.03.2015.


Bei Ausschreibungen werden, wo dies bereits möglich ist, die Kriterien des Umwelt-

zeichens „Blauer Engel“ verwendet; ansonsten werden die Kriterien oder Standards

des Europäischen Umweltzeichens, des Energy Star oder vergleichbarer Label […]

verwendet.

In Umsetzung des Auftrags des IT-Rates für eine nachhaltige IT-Beschaffung sollen

in den Rahmenverträgen des KdB zukünftig die Nachhaltigkeitsmerkmale (z. B.

Energieeffizienz) der einzelnen IT-Produkte ausgewiesen werden; soziale Aspekte

sind, soweit relevant und wo möglich, mit einzubeziehen.

Die Vorgaben des Maßnahmenprogramms sind durch den o.g. Staatssekretärsbeschluss

politisch verbindlich. Des Weiteren haben die Beschlüsse des IT-Rates zum Thema „Green-

IT“ besondere Relevanz.

1.1.1.4 Barrierefreiheit

Zentrale gesetzliche Grundlagen für die Barrierefreiheit sind § 121 Abs. 2 des Gesetzes ge-

gen Wettbewerbsbeschränkung (GWB), sowie die Definition von Barrierefreiheit im § 4 des

Gesetzes zur Gleichstellung behinderter Menschen (BGG), das in § 11 die barrierefreie In-

formationstechnik konkretisiert.

Aufbauend auf das BGG definiert die aktualisierte Version der Barrierefreien Informations-

technik-Verordnung (BITV 2.0) die Prinzipien der Barrierefreiheit in der öffentlichen Verwal-

tung, die auf den Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.0 basieren:

Wahrnehmbarkeit

Bedienbarkeit

Verständlichkeit

Robustheit (auch Kompatibilität)

Außerdem hat die Europäische Kommission mit dem Mandat 376 die europäischen Nor-

mungsorganisationen CEN, CENELEC und ETSI beauftragt, das europäische Vergaberecht

zu harmonisieren. Im Februar 2014 wurde der neue Europäische Standard EN 301 549, der

Anforderungen an Barrierefreiheit bei der Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen

der Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) durch die öffentliche Hand vorgibt,

veröffentlicht. Die Standard-Dokumente sowie ein Werkzeug zum Umgang mit EN 301 549

für Beschaffungsvorgänge sind bislang in englischer Sprache verfügbar.

Der Europäische Standard EN 301 549 "Accessibility requirements suitable for public procu-

rement of ICT products and services in Europe" beinhaltet Vorgaben für web-basierte und

nicht web-basierte Anwendungen, Dokumente und Informations- und Kommunikationstech-

nologien (IKT) im Allgemeinen im Rahmen des öffentlichen Beschaffungswesens. Gemein-

sam mit den drei Technischen Reports (TR 101 550, TR 101 551 und TR 101 552) bietet der


Standard einen soliden Rahmen, um elektronische Produkte und Services allen Nutzerinnen

und Nutzern barrierefrei zugänglich zu machen.

1.1.1.5 Wettbewerbs- und Innovationsförderung

Die IT-Beschaffung der unmittelbaren Bundesverwaltung besitzt mit einem jährlichen Ein-

kaufsvolumen von ca. 1,3 Mrd. €10 eine wesentliche Hebelwirkung auf die Wirtschaft, deren

Innovationstätigkeit und auf die Beschleunigung des digitalen Wandels in Deutschland. Ins-

besondere dürfen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) im Wettbewerb um öffentliche

Aufträge nicht benachteiligt werden. Die KMU sind eine Hauptantriebskraft für wirtschaftli-

ches Wachstum, Innovation und Beschäftigung in Deutschland.

Mit dem Aktionsprogramm „Zukunft Mittelstand“ im Themenfeld „bessere Rechtsetzung und

Bürokratieabbau vorantreiben“ wurden im Rahmen der Vergaberechtsreform zentrale rechtli-

che Voraussetzungen zur Förderung der Wirtschaft und Innovationen geschaffen. Um einen

funktionierenden Wettbewerb auf Bieterseite zu gewährleisten, sieht das Gesetz gegen

Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) beispielsweise vor, KMU bei der Auftragsvergabe

„vornehmlich zu berücksichtigen“ (vgl. § 97 Abs. 3 GWB). Die Möglichkeiten für öffentliche

Auftraggeber, innovative Aspekte im Rahmen von Vergabeverfahren vorzugeben oder Inno-

vationspartnerschaften einzugehen (§ 19 VgV), werden gestärkt.

1.1.2 Bedarfsdeckung

Mit der Erreichung der strategischen Ziele in der Kategorie Bedarfsdeckung wird die Erfül-

lung der Kernaufgaben der zentralen Vergabestellen sichergestellt.

Bereitstellung von Gütern und Dienstleistungen zur Erbringung öffentlicher Aufgaben

Partizipation an kurzen Innovationszyklen der IT-Branche

1.1.3 Konformität

Für die Erreichung der Konformitätsziele sind die folgenden strategischen Ziele relevant:

Einhaltung von Gesetzen, Normen und Standards

Korruptionsprävention bei der Beschaffung

1.1.4 Wirtschaftlichkeit

In der Zielkategorie Wirtschaftlichkeit werden strategische Ziele zur Verbesserung der wirt-

schaftlichen Durchführung der Beschaffungen in den Vergabestellen formuliert.

10 Vgl. Schriftliche Information an die 4. Sitzung der Konferenz der IT-Beauftragten der Ressorts zum "TOP 07

Bericht zur Ist-Analyse zur IT-Beschaffung der unmittelbaren Bundesverwaltung" (08.06.2016).


Reduzierung der Prozesskosten

Reduzierung der Einkaufspreise

Bündelung der Beschaffung

Sicherstellung des bestmöglichen Kosten-Leistungs-Verhältnisses für den Bund

1.1.5 Operative Ziele

Die operativen Ziele der ZIB zur Umsetzung der IT-Beschaffungsstrategie sind kurz- oder

mittelfristig angelegte, konkretisierte Ziele. Die operativen Ziele bauen auf den Zielen der

weiteren Zielkategorien auf und werden entsprechend auf diese abgestimmt.

Professionalisierung und Spezialisierung

Erhöhung der Kundenzufriedenheit

Anforderungsgerechte Standardisierung

Attraktivität für IT-Fachpersonal

Kontrollfähigkeit über IT

Handlungsfähigkeit der Behörden

Transparenz in der IT-Beschaffung

1.2 Operationalisierung einer IT-Beschaffungsstrategie

Zur Operationalisierung einer IT-Beschaffungsstrategie werden folgend Entscheidungsebe-

nen mit verschiedenen Ausprägungen definiert, durch deren Anwendung die strategischen

Ziele erreicht werden können. Folgende Abbildung stellt Entscheidungsebenen zur Operatio-

nalisierung der IT-Beschaffungsstrategie und deren mögliche Ausprägungen dar.


Abbildung 2: Operationalisierung der IT-Beschaffungsstrategie (Illustration)

TP5 entwickelt die dargestellten Entscheidungsebenen zur Erreichung der strategischen

Ziele weiter und legt einheitliche Standards für deren Ausprägungen fest. Die Operationali-

sierung der konstitutiven Ziele erfolgt übergreifend.

Zusätzlich umfasst die IT-Beschaffungsstrategie ein Vorgehen zur langfristigen Bedarfspla-

nung, quantitativ wie qualitativ.

Die Ausprägungen der strategischen Entscheidungsebenen können grundsätzlich nach IT-

Warengruppen differenziert werden. TP5 besitzt die Federführung bei der Festlegung und

Weiterentwicklung der Warengruppen für die IT-Beschaffung. Folgende Abbildung zeigt die

aktuellen IT-Warengruppen.11

11 Vgl. Schriftliche Information an die 4. Sitzung der Konferenz der IT-Beauftragten der Ressorts zum "TOP 07

Bericht zur Ist-Analyse zur IT-Beschaffung der unmittelbaren Bundesverwaltung" (08.06.2016).

Warengruppen

Einzelvergabe(EV)

Rahmenvertrag (RV) (Produkt,

Volumen, Spezial)

Beschaffungs-instrumente

Dynamisches Beschaffungs-

system

E-Auktion

E-Katalog

Verfahrensart OffenesNicht

offenesVerhand-

lung

Wettbe-werblicher

Dialog

Innovations-partner-schaft

Vorkommer-zielle öffentl. Beschaffung

En

tsch

eid

un

gse

ben

en

Mögliche Ausprägungen

Lieferant

Beschaffungs-gegenstand

Alleiniger

Einheit

Einer Zwei Mehrere

Modul System Lösung

Intern(keine Beschaffung)

Leistungs-erbringung

Extern (Beschaffung)

Wirtschaft-lichkeit

Preis LebenszykluskostenKosten-/

Leistungsverhältnis

IT-Unterstützung

Keine E-KoordinationE-Beschaffung &

E-Zusammen-arbeit

E-Beschaffung

Operationali-sierung derkonstitutiven

Ziele


Abbildung 3: IT-Warengruppen des Bundes (Haupt- und Untergruppen)

Im Folgenden wird beispielhaft skizziert wie die konstitutiven Ziele erreicht werden sollen und

welche möglichen Leitlinien für die einzelnen strategischen Entscheidungsebenen zum Tra-

gen kommen sollen.

1.2.1 Operationalisierung der konstitutiven Ziele

Nachfolgend werden für die konstitutiven Ziele12 und deren spezifische Unterziele und be-

stehenden Rahmenbedingungen (siehe Kapitel 1.1.1) beispielhaft konkrete Instrumente und

anwendbare Kriterien angeführt, um deren mögliche Verankerung in der Beschaffungspraxis

zu verdeutlichen. Zur Operationalisierung der konstitutiven Ziele in den zentralen Vergabe-

stellen kommen vor allem Leitfäden, standardisierte Textbausteine für Leistungsbeschrei-

bungen, Vorlagen für Eignungskriterien und zur Berechnung von Lebenszykluskosten sowie

standardisierte Kriterienkataloge zum Einsatz.

1.2.1.1 IT-Sicherheit

Zur Erreichung der IT-Sicherheit und zugehöriger Unterziele (siehe Kapitel 1.1.1.1) werden –

neben einer Reihe anderer Maßnahmen – IT-Produkte mit integrierten Sicherheitsfunktionen

(z. B. Rechtemanagement, Kryptografie) sowie spezielle IT-Sicherheitsprodukte (z. B. Schutz

gegen Malware oder Firewalls) eingesetzt.

12 Bei der detaillierten Beschreibung der konstitutiven Ziele und deren Ausgestaltung handelt es sich um einen

ersten Entwurf, der durch die zuständigen Mitarbeiter/-innen im BeschA erstellt wurde und im Rahmen der IT-

Beschaffungsstrategie mit den Ressorts abzustimmen ist.

Hardware KommunikationstechnikIKT-Dienstleistungen

Software

Clients

Server

Peripherie

Netzwerktechnik / LAN

Systemkomponenten

Mobiles und Zubehör

Systemsoftware/Betriebssystem

Standard-/ Anwendungssoftware

Präsentations-/ Konferenztechnik

Fachverfahren

Virtualisierungssoftware

Datenbanksysteme

Festnetzendgeräte

Mobilfunkendgeräte

Netztechnik / WAN

Navigationssysteme

Funktechnik

Sondertechnik für BOS

Unterbrechungsfreie Stromversorgung

Scanner

IT-Betrieb RZ/Server

Drucker/Multifunktionsgeräte

Massenspeicher

Kryptotechnik

IT-Betrieb Arbeitsplatz

IT-Steuerung und -Beratung

IT-Entwicklung

Telefon- und Mobilfunkdienste

IKT-Schulungen


IT-Sicherheitsprodukte werden bereits heute teilweise durch das BSI – sei es als Rahmen-

vertrag oder als Bundeslizenz – zur Verfügung gestellt (vgl. § 3 Abs. 1 Satz 2 Nr. 11 BSIG

i. V. m. § 8 Abs. 3 BSIG).

Die Beschaffung von IT-Produkten wird dagegen im Regelfall durch die jeweiligen Bedarfs-

träger initiiert. Der Fokus bei solchen Produkten liegt zunächst auf der eigentlichen Funktio-

nalität. Zukünftig müssen schon im Rahmen der Beschaffung stärker als bislang sicherheits-

relevante Eigenschaften und IT-Sicherheitsfunktionalitäten eingefordert werden (Security by

Design). Versäumnisse in diesem Bereich lassen sich im Regelfall gar nicht oder nur durch

sehr aufwändige Maßnahmen korrigieren.

Die Bündelung der IT-Beschaffung soll so für das strategische Ziel genutzt werden, ein an-

gemessenes IT-Sicherheitsniveau innerhalb der Bundesverwaltung zu erreichen, indem

durch einen zentralen und systematischen Prozess IT-Sicherheitsanforderungen von vornhe-

rein bei der Beschaffung berücksichtigt werden.

Durch das BSI werden Mindeststandards, Vorgaben, technische Richtlinien und Empfehlun-

gen bereitgestellt, die von der ZIB als Textbausteine strukturiert verwaltet und selbstständig

durch die ZIB bei der Vergabe verwendet werden (bspw. IT-Grundschutz-Standards, Min-

deststandards des BSI, CC-/TR-Zertifizierungen).

Darüber hinaus unterstützt das BSI die ZIB operativ bei der Durchführung ausgewählter IT-

sicherheitsrelevanter Vergaben durch eine Zulieferung sicherheitsrelevanter Kriterien (bspw.

Rahmenverträge und Bundeslizenzen für IT-Sicherheitsprodukte). Die Auswahl der Verga-

ben, bei der das BSI unterstützt, erfolgt anhand des Bedarfs der Bundesverwaltung, der Ge-

fährdungslage, der Marktsituation und unter Berücksichtigung der zur Verfügung stehenden

Ressourcen.

Sowohl zur Verwendung der Textbausteine als auch zu den Vergaben, bei denen das BSI

unterstützt, stimmen sich BSI und ZIB in regelmäßigen Workshops ab.

1.2.1.2 Datenschutz

Die Gewährleistungsziele im Bereich Datenschutz (siehe Kapitel 1.1.1.2) können durch tech-

nische und/oder organisatorische Anforderungen an die zu beschaffenden IT-Produkte und -

Dienstleistungen erreicht werden.

Die ZIB verwaltet standardisierte Instrumente zu Datenschutzanforderungen für die Einbrin-

gung in Leistungsbeschreibungen, die nach IT-Warengruppen (Hardware, Software, IKT-

Dienstleistungen, Kommunikationstechnik), Schutzbedarf (normal, hoch, sehr hoch) und Ent-

scheidungskriterien (bspw. personenbezogene Daten ja/nein) strukturiert und mit der Bun-

desbeauftragten für Datenschutz und Informationssicherheit (BfDI) abgestimmt werden. So


lassen sich für konkrete IT-Beschaffungen effizient und mit minimalem Aufwand alle relevan-

ten Datenschutzanforderungen in die Vergabeunterlagen aufnehmen. Im Folgenden sind

Beispiele für Datenschutzkriterien, -modelle und -zertifizierungen aufgeführt:

Technische Anforderungen an IT-Produkte („Datenschutz durch Technik“13): z. B. da-

tenschutzfreundliche Voreinstellungen, Anonymisierung, Pseudonymisierung der Da-

ten, Rechte und Verschlüsselung für Tabellen, Berechnungen, Kommunikation etc.,

Interventionsfunktionalitäten

Organisatorische Anforderungen: z. B. Notfallmaßnahmen, Prozesse

Anforderungen an IT-Dienstleistungen: z. B. Regelungen zur Verarbeitung personen-

bezogener Daten, Einstellungsvorgaben

Herstellerverantwortung für die Erfüllung datenschutzrechtlicher Anforderungen14

Anforderungen von Datenschutz-SLAs für den IT-Betrieb nach Schutzbedarfsklassen

Standard-Datenschutzmodell (SDM)

IT-Grundschutz-Baustein "Datenschutz"

Europäisches Datenschutz-Siegel EuroPriSe (European Privacy Seal)

Datenschutz-Gütesiegel des Unabhängigen Landeszentrums für Datenschutz

Schleswig-Holstein (ULD)

1.2.1.3 Nachhaltigkeit

Die verschiedenen politischen, administrativen und rechtlichen Initiativen im Bereich Nach-

haltigkeit (in Kapitel 1.1.1.3) werden bei der Einbeziehung von Nachhaltigkeitskriterien in die

gebündelte IT-Beschaffung beachtet. Deren Ziele werden berücksichtigt und verfolgt. Deren

– teils politisch verbindliche – enthaltene Vorgaben werden unter Berücksichtigung der Ziele

der IT-Steuerung Bund und der IT-Beschaffungsbündelung umgesetzt und eingehalten.

Im Folgenden sind zur Konkretisierung beispielhaft Nachhaltigkeitskriterien bei der IT-

Beschaffung aufgeführt, die im Rahmen der Umsetzung der Soll-Konzeption im Modul Nach-

haltigkeit der IT-Beschaffungsstrategie ausgearbeitet werden.

Verwendung der Lebenszykluskostenrechnung (entsprechend § 59 VgV) zur Ermitt-

lung des wirtschaftlichen Angebotes (im Sinne des § 127 GWB und § 58 VgV), auch

unter Einbeziehung von externen Kosten in Fällen, in denen dies rechtlich und ver-

hältnismäßig möglich ist.

13 Vgl. Privacy by Design - Die 7 Grundprinzipien, Information & Privacy Commissioner, Kanada (Februar 2011).

14 Vgl. EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), Erwägungsgrund (78) und Artikel 25 (April 2016).


Festlegung von Grenzwerten für den Stromverbrauch für IT-Produkte und zugehörige

Infrastruktur (z. B. Stromverteilung), unter Verwendung der Kriterien des Blauen En-

gels oder vergleichbarer Gütezeichen, insbesondere auch zur Erreichung der Green-

IT-Ziele.15 Für technische Anlagen werden Grenzwerte für Treibhausemissionen

[kgCO2e/kWhth] festgelegt, die bspw. mit der Kälteerzeugung verbunden sind.

Bei Ausschreibungen werden, wo dies bereits möglich ist, die Kriterien des Umwelt-

zeichens „Blauer Engel“ verwendet; ansonsten werden die Kriterien des Europäi-

schen Umweltzeichens, des Energy Star oder vergleichbare Gütezeichen verwendet.

Eine weitere Nutzung von funktionstüchtiger IT-Ausstattung (insbesondere von Ar-

beitsplatzcomputern) nach dem Nutzungsende (Zweit-Nutzung) sollte grundsätzlich

angestrebt werden.

Anforderungen an Reparaturfähigkeit und Erweiterung der Leistungsfähigkeit der IT-

Produkte werden ebenso gestellt, insofern dass die IT-Produkte so konstruiert sein

müssen, dass sie für Recyclingzwecke leicht zerlegbar sind.

Verstärkte Berücksichtigung von Kriterien zur Nutzungsdauer sowie zur Materialre-

duktion und Ressourcenschonung bei der Beschaffung von IKT für die Bundesver-

waltung zur Erreichung der Green-IT-Ziele.15

Grundsätzlich soll ein zentrales Konzept (inklusive geeigneter Rahmenverträge) für

Wiederverwendung, Verwertung und Entsorgung für jegliche IT-Produkte vorliegen.

Für die verschiedenen IT-Geräteklassen sind grüne Standards inklusive Umweltkrite-

rien zu definieren und fortzuschreiben, die bei Ausschreibungen zwingend durchzu-

setzen sind.

Einbeziehung sozialer Aspekte in die Produktionsbedingungen, z. B. durch Verwen-

dung der Mustererklärung des BeschA zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen bei

der Beschaffung von IT-Hardware und IT-Dienstleistungen in der jeweils gültigen

Fassung. Bei Bündelung der geplanten Volumina wird sichergestellt, dass die Über-

prüfung der Arbeitsbedingungen entsprechend der verwendeten Erklärungen in an-

gemessenem Umfang erfolgt.

Das Modul Nachhaltigkeit der IT-Beschaffungsstrategie wird durch TP5 zusammen mit der

KNB erarbeitet und dem IT-Rat vorgelegt.

15 Vgl. Beschluss des IT-Rats zu Green-IT der Bundesverwaltung im Zuge der IT-Konsolidierung Bund: Eckpunk-

tepapier auf der Grundlage der 34. Sitzung der AG Green-IT am 4./5.7.2016 auf Vilm.


1.2.1.4 Barrierefreiheit

Das Thema „Chancengleichheit“ ist als Kriterium bei öffentlichen Ausschreibungen ein Quali-

tätsmerkmal, um allen Menschen durch assistive Technologien, gemäß einem „Design für

alle“, Zugang zu IT-Produkten ohne Einschränkungen zu ermöglichen.

Die ZIB verwaltet standardisierte Textbausteine und Kriterien zur Barrierefreiheit strukturiert

nach Prioritäten (Priorität 1 und 2) und IT-Warengruppen, so dass alle relevanten Anforde-

rungen an die Barrierefreiheit bei der IT-Beschaffung effizient in die Vergabeunterlagen auf-

genommen werden.

Auch bei der Beschaffung von Standard-Hardware sind unter Umständen Anforderungen an

die Barrierefreiheit zu berücksichtigen. Bei Bedarf werden beispielsweise bei Hardwareaus-

schreibungen ergänzende technische Hilfsmittel eingekauft, um einen Nachteilsausgleich

von motorischen Defiziten des Bewegungsapparates zu berücksichtigen.

Bei der Beschaffung von (Standard-)Software bzw. Softwareentwicklung werden regelmäßig

Anforderungen an die Barrierefreiheit berücksichtigt. Es gelten die Ziele und Vorgaben des

BBG, BITV 2.0 und EN 301 549 (siehe Kapitel 1.1.1.4). Der Geltungsbereich der BITV 2.0

umfasst hierbei Internetauftritte und -angebote, sowie öffentlich zugängliche Programmober-

flächen. Für entsprechende Softwareausschreibungen muss der BITV-Test16 durchgeführt

und mit mindestens 90 von 100 Punkten bestanden werden. Im Folgenden sind konkrete

Beispiele von Anforderungen an die Barrierefreiheit aufgeführt, die Softwarebeschaffungen

betreffen.17

Prinzip 1, Wahrnehmbarkeit: z. B. Alternativen für Nicht-Text-Inhalte, Alternativen für

zeitgesteuerte Medien, geeignete Farbwahl

Prinzip 2, Bedienbarkeit: z. B. Zugänglichkeit über Tastatur, keine Zeitbegrenzung für

Inhalte, Bedienbarkeit durch spezielle Bildschirmleseprogramme, Vergrößerungs-

software und Spracheingabesoftware

Prinzip 3, Verständlichkeit: z. B. Lesbarkeit und Verständlichkeit von Texten, Einga-

beunterstützungen zur Fehlerkorrektur

Prinzip 4, Robustheit: z. B. Kompatibilität mit Benutzeragenten

16 Der BITV-Test ist ein Ergebnis des Projektes „BIK - barrierefrei informieren und kommunizieren“ des Bundes-

ministeriums für Arbeit und Soziales.

17 Für weitere Anforderungen siehe auch EN 301 549 "Accessibility requirements suitable for public procurement

of ICT products and services in Europe", CEN, CENELEC, ETSI, April 2015.


Das Modul Barrierefreiheit der IT-Beschaffungsstrategie wird durch TP5 erarbeitet und dem

IT-Rat vorgelegt.

1.2.1.5 Wettbewerbs- und Innovationsförderung

Die Bündelung der IT-Beschaffung schöpft die neuen gesetzlichen Möglichkeiten (siehe Ka-

pitel 1.1.1.5) weitreichend aus, um Wirtschaft und Innovationen zu fördern.

Für die Wettbewerbsförderung gilt:

Der finanzielle und administrative Aufwand für IT-Unternehmen, insb. auch für KMU,

bei der Angebotsabwicklung soll berücksichtigt werden. In Planungskonferenzen zwi-

schen zentralen Vergabestellen und den Ansprechpartnern für die konstitutiven Ziele

werden Aufwand und Nutzen von zusätzlichen Anforderungen an die Bieter abgewo-

gen.

Empfehlungen des BMWi zur Losaufteilung, zum Berechnungswerkzeug zur Losauf-

teilung, zur Zulassung von Bieter-/Arbeitsgemeinschaften, zur Nutzung von Präquali-

fizierungssystemen, zur Angebotsprüfung vor der Eignungsprüfung und zur Ange-

messenheit der Eignungskriterien finden in der IT-Beschaffungspraxis Anwendung.

Für die Innovationsförderung gilt:

Empfehlungen des BMWi zum Einsatz von funktionalen Leistungsbeschreibungen,

zum Einsatz von Nebenangeboten und Innovationspartnerschaften als Verfahrensart,

zum Einsatz innovativer Zuschlagskriterien sowie zum Einsatz der vorkommerziellen

öffentliche Beschaffung (PCP) und öffentliche Beschaffung von innovativen Lösungen

(PPI) als Förderansatz finden in der IT-Beschaffungspraxis Anwendung.

Es kommen u.a. folgende Instrumente zur Wettbewerbs- und Innovationsförderung zum Ein-

satz:

Die ZIB veröffentlich eine Rahmenvertrags-Roadmap für die Wirtschaft, in der Zeit-

punkt und Name aller geplanten Ausschreibungen von IT-Rahmenverträgen der ZIB

innerhalb eines Jahres dargestellt sind.

Durch ZIB und ITZBund findet gemeinsam eine Marktbeobachtung statt, zu deren

Implikationen für die Wettbewerbs- und Innovationsförderung eine Abstimmung mit

dem BMWi in den Planungskonferenzen stattfindet.

Die zentralen Vergabestellen ermitteln Kennzahlen hinsichtlich der Vergabe an KMU

und der Förderung von Innovationen.

Das BMWi definiert die Leitlinien für eine aktive Unterstützung der Bildung von Bieter-

und Arbeitsgemeinschaften und der Kooperation mit Wirtschaftsverbänden zur Stei-


gerung der Attraktivität öffentlicher Ausschreibungen im Bereich IT. Die ZIB kann das

BMWi bei der Umsetzung unterstützen. Die Aktivitäten sind in das IT-

Innovationsmanagement gemäß des Konzepts der GPL zur Weiterentwicklung der

IT-Steuerung eingebettet.

1.2.2 Mögliche Leitlinien für die strategischen Entscheidungsebenen

Im Folgenden werden die strategischen Entscheidungsebenen (siehe Abbildung 2) und de-

ren Ausprägungen durch potentielle Leitlinien kurz veranschaulicht.18

Leistungserbringung

Wesentliche Bedeutung für eine Beschaffungsstrategie hat die Entscheidung, ob überhaupt

extern beschafft werden soll („Make-or-Buy“) oder ob nicht eine interne Erbringung der Leis-

tung erfolgen soll. Dies betrifft im Kontext der IT-Konsolidierung Bund vor allem IT-

Dienstleistungen.

Mögliche Leitlinie:

Die Make-or-Buy-Entscheidung hinsichtlich IT-Dienstleistungen wird von den Res-

sorts bzw. dem Verbund der IT-Dienstleister in Einklang mit geltenden Regelungen

insb. in der IT-Strategie getroffen.

Lieferant

Durch die Ausgestaltung einer Beschaffung (bspw. EV, RV, dynamisches Beschaffungssys-

tem) kann grundsätzlich festgelegt werden, ob man sich bei einer Beschaffung über einen

Zeitraum an einen Lieferanten binden möchte oder eher parallel auf zwei oder einen Pool

von mehreren Lieferanten zurückgreifen möchte.

Mögliche Leitlinien:

Im Falle der Gefahr einer möglichen Monopolbildung, werden in der IT-

Beschaffungsstrategie geeignete Gegenmaßnahmen festgelegt.

Die Einbindung von KMUs und der Einsatz von Multiple-Vendor-Strategien werden

durch die IT-Beschaffungsstrategie in geeigneter Weise festgelegt.

18 Zum „Beschaffungsgegenstand“ werden für die gebündelte IT-Beschaffung zum jetzigen Zeitpunkt keine Leitli-

nien formuliert.


Wirtschaftlichkeit

Der Zuschlag für eine Beschaffung wird nach Maßgabe des § 127 des Gesetzes gegen

Wettbewerbsbeschränkungen grundsätzlich auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. We-

sentliche weitere rechtliche Grundlage bilden die Regelungen hinsichtlich möglicher Zu-

schlagskriterien in § 58 und § 59 VgV.


Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots soll grundsätzlich nach dem bestmög-

lichen Kosten-Leistungs-Verhältnisses erfolgen.19

Die Kosten sollen zunehmend mittels Lebenszykluskostenrechnung ermittelt werden.

Neben dem Preis bzw. den Kosten werden zur Erreichung der konstitutiven Ziele

auch umweltbezogene, soziale oder innovative Zuschlagskriterien berücksichtigt.

Beschaffungsinstrumente

§§ 21 - 27 VgV regeln besondere Methoden und Instrumente in Vergabeverfahren (RV, dy-

namisches Beschaffungssystem, E-Auktion etc.). Bei deren Ausgestaltung und Nutzung für

individuelle Beschaffungen besteht Regelungsspielraum.


Die Beschaffung standardisierter IT-Massenartikel soll vermehrt über bedarfsgerechte

Rahmenverträge (auch in der Ausprägung dynamischer Beschaffungssysteme, E-

Auktion und Volumenverträge) erfolgen, um eine zusätzliche Aufwandsreduktion für

die Bedarfsträger zu erreichen.

Beschaffungen im Rahmen der (Weiter-) Entwicklung von Fach-IT bzw. Fachanwendun-

gen sollen über dynamische Beschaffungssysteme durch die ZIB beauftragt werden.

Verfahrensart

§§ 14 - 20 VgV umfassen Regelungen zur Wahl der Verfahrensart und den Verfahrensarten

selbst. Die Vergabe von öffentlichen Aufträgen erfolgt nach § 119 des Gesetzes gegen

Wettbewerbsbeschränkungen im offenen Verfahren, im nicht offenen Verfahren, im Verhand-

lungsverfahren, im wettbewerblichen Dialog oder in der Innovationspartnerschaft. Zusätzlich

können die Förderansätze „Vorkommerzielle öffentliche Beschaffung“ (PCP) und „Öffentliche

Beschaffung innovativer Lösungen“ (PPI) der Europäischen Kommission genutzt werden.

19 An Stelle des Begriffes „Preis-Leistungs-Verhältnisses“ gemäß § 58 VgV wird zur besseren Verständlichkeit der

Begriff „Kosten-Leistungs-Verhältnis“ verwendet.


Mögliche Leitlinie:

Zur Innovationsförderungen werden gezielt Nebenangebote und Innovationspartner-

schaften als Verfahrensart und die vorkommerzielle öffentliche Beschaffung (PCP) und

öffentliche Beschaffung von innovativen Lösungen (PPI) als Förderansatz eingesetzt.

IT-Unterstützung der IT-Beschaffung

Die künftige IT-Unterstützung für die gebündelte IT-Beschaffung wird im Rahmen des Projek-

tes E-Beschaffung festgelegt (siehe Kapitel 6 der Soll-Konzeption).

18 Mögliches Reifegradmodell für die zentralen Vergabestellen

2 Mögliches Reifegradmodell für die zentralen Vergabestellen

Für die ZIB und die Vergabestelle des ITZBund soll jährlich ein Reifegrad ermittelt werden.

Ein mögliches Reifegradvorgehen und -modell wird im Folgenden skizziert. Die weitere Aus-

arbeitung (inkl. Kriterien- und Fragenkatalogen) erfolgt nach Verabschiedung der Soll-

Konzeption.

Das Reifegradmodell für die zentralen Vergabestellen orientiert sich an der grundsätzlichen

Vorgehensweise der Reifegradanalyse aus TP4. Für die zentralen Vergabestellen wird ein

Quick-Check (1. Reifegradmodell gemäß TP4) durchgeführt. Die Ermittlung des Reifegrads

durch eine Betrachtung ausgewählter Prozesse (2. Reifegradmodell gemäß TP4) ist grund-

sätzlich auch für die zentralen Vergabestellen möglich, bedarf aber einer vorherigen Ab-

stimmung hinsichtlich Aufwand und genauem Vorgehen. Als Grundlage hierfür können die

Kern- und Unterstützungsprozesse der IT-Beschaffung verwendet werden, die in der Soll-

Konzeption eingeführt wurden.

Abbildung 4 illustriert ein mögliches Reifegradmodell für einen Quick-Check.

Abbildung 4: Reifegradmodell für IT-Beschaffungsstellen (Illustration)

Konstitutive Ziele

Bedarfsdeckung

Quick-Check

IT-Sicherheit



Bereitstellung von Gütern/Dienstleistungen zur Erbringung öffentlicher Aufgaben

Teilnahme an kurzen Innovationszyklen der IKT-Branche

Datenschutz

Nachhaltigkeit

Barrierefreiheit

Mögliches Reifegradmodell für die zentralen Vergabestellen 19

Struktur und Inhalte des Quick-Check-Reifegradmodells wurden spezifisch für die IT-

Beschaffung angepasst. Es besteht aus sechs Zielkategorien:

Bedarfsdeckung, Konformität, Wirtschaftlichkeit und konstitutive Ziele (grau) zur Mes-

sung der Leistungsfähigkeit bei der Aufgabenerfüllung im Bereich Beschaffung in An-

lehnung an die wissenschaftliche Literatur. 20

Professionalisierung und weitere operative Ziele (blau) zur Messung des Reifegrads

aus den Bereichen Governance, Strukturen, Prozesse, Personal, Leistungen und

Technologie.

Die Zielkategorien enthalten Kriterien, denen wiederum Fragen bzw. Datenpunkte zugeord-

net werden sollen. Die Bestimmung des Reifegrads erfolgt mittels strukturierter Interviews,

die in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden. Durch vorab definierte stichprobenarti-

ge Abfragen von Daten oder Dokumenten sowie der Einbindung bestehender Statistiken und

Kennzahlen ist es außerdem möglich, Interviewergebnisse weitergehend zu validieren.

20 Die Definition der Zielkategorien orientiert sich an dem Reifegradmodell für die öffentliche Beschaffung nach

„Challenges facing public procurement“, Harland et al., 2007, S. 351-357.

20 Vorstellung des Dynamischen Beschaffungssystems (DBS)


Im Rahmen der im April 2016 in Kraft getretenen Novellierung der Vergabeverordnung (VgV)

wurde das dynamische Beschaffungssystem (DBS) als neues Instrument im Vergabeverfah-

ren aufgenommen (vgl. § 23, § 24 und § 25 VgV). Das dynamische Beschaffungssystem ist

ein zeitlich befristetes21, vollelektronisches Verfahren zur Beschaffung von marktüblichen

Leistungen.22

Das dynamische Beschaffungssystem stellt den Bedarfsträgern einen geprüften Lieferanten-

pool zu bestimmten Produkten oder Produktgruppen zur Verfügung, auf den sie bzgl. wie-

derkehrender Leistungen zurückgreifen können, dessen Teilnehmer im Wettbewerb zuei-

nander stehen und zu dem jederzeit Lieferanten hinzukommen können. Die Zulassung von

Bietern zum System und die eigentliche Leistungsvergabe werden verfahrenstechnisch ge-

trennt. Die Zahl der zugelassenen Bieter ist grundsätzlich unbegrenzt und der Zugang zum

System kostenlos. Den einzelnen Systemteilnehmern (zugelassene Lieferanten) steht es frei,

ob sie auf eine konkrete Leistungsvergabe bieten möchten oder nicht.

Folgende Darstellung illustriert den zweistufigen Vergabeprozess des dynamischen Beschaf-

fungssystem, dem vergaberechtlich das nicht offene Verfahren zu Grunde liegt und der

nachfolgend weiter beschrieben wird.

Abbildung 5: Vergabeprozess des dynamischen Beschaffungssystems

21 Die Laufzeit eines dynamischen Beschaffungssystems darf grundsätzlich vier Jahre nicht überschreiten. Eine

Änderung der Gültigkeitsdauer des dynamischen Beschaffungssystems ist möglich, hierüber muss der öffentliche

Auftraggeber die Europäische Kommission informieren (vgl. § 23 VgV, Absatz 2).

22 Marktübliche Leistungen definieren sich dadurch, dass mit ihrer bloßen Bezeichnung den am Markt beteiligten

Akteuren klar ist – und damit eindeutig feststeht – was genau nachgefragt wird (z. B. Büromaterial).

Max. 4 Jahre

Bekannt-machungdes Systems

30 Tage Keine Frist

Abgabe TN-Anträge

Entscheidung Zulassung DBS aus

initialem Bewerberpool

Weiterer TN-Antrag

Max. 10 Tage

Erster Einzelauftrag / Mitteilung an alle Teilnehmer

Änderung der Gültigkeitsdauer

möglich

Angebots-abgabe

Selber Tag

Ausnahme-prüfung

Mind. 10 Tage

(Preis) Prüfung / Wertung

Zuschlags-Entscheidung

Oberschwellige Vergabe:10 Tage 134 SWB

Automatisierbar(produktabhängig)

Max. 10 Tage

Weiterer TN-Antrag

Entscheidung Zulassung an

DBS

Entscheidung Zulassung an

DBS

Teilnahme-anträge(Stufe 1)

Einzel-aufträge(Stufe 2)

Vorstellung des Dynamischen Beschaffungssystems (DBS) 21

Die Vergabe bei einem dynamischen Beschaffungssystem erfolgt zweistufig. In der ersten

Stufe werden über Teilnahmeanträge laufend Unternehmen für das dynamische Beschaf-

fungssystem zugelassen. Es wird mit einer öffentlichen Bekanntmachung darauf hingewie-

sen, dass ein dynamisches Beschaffungssystem vergeben wird und für welchen Zeitraum es

betrieben wird. In den Vergabeunterlagen werden mindestens die Art und die geschätzte

Menge der zu beschaffenden Leistung sowie alle erforderlichen Daten des dynamischen

Beschaffungssystems angegeben. Hierzu gehört die Information, ob das dynamische Be-

schaffungssystem in Kategorien von Leistungen untergliedert wird. Ist dies der Fall, müssen

für alle Kategorien Eignungskriterien gesondert festgelegt werden (vgl. § 23 VgV, Absatz 4).

Von dem Zeitpunkt der Bekanntmachung bis zur Beendigung des Systems gewährt der öf-

fentliche Auftraggeber auf elektronischem Weg freien und uneingeschränkten Zugang zu den

Ausschreibungsunterlagen.

Die Mindestfrist für den Eingang der Teilnahmeanträge beträgt 30 Arbeitstage, gerechnet ab

dem Tag nach der Bekanntmachung. Der Antrag eines Unternehmens auf Teilnahme an

einem dynamischen Beschaffungssystem wird unter Zugrundelegung der Eignungskriterien

innerhalb von 10 Arbeitstagen nach dessen Eingang bewertet.23 Wurde noch keine Aufforde-

rung für die erste einzelne Auftragsvergabe versandt, kann der öffentliche Auftraggeber die

Frist verlängern, sofern während dieser verlängerten Frist keine Aufforderung zur Angebots-

abgabe versandt wird. Die Fristverlängerung ist in den Vergabeunterlagen anzugeben.

In der zweiten Stufe werden im Rahmen des Systems Einzelaufträge für konkrete Leistungen

vergeben, wobei alle Teilnehmer des Systems zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

Die Frist für den Eingang der Angebote beträgt mindestens 10 Arbeitstage, gerechnet ab

dem Tag der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Wurde das dynamisches Beschaffungssys-

tem in Kategorien von Leistungen untergliedert, werden jeweils alle für die einem konkreten

Auftrag entsprechende Kategorie zugelassenen Bewerber aufgefordert, ein Angebot zu un-

terbreiten. Der Auftrag wird an den Bieter vergeben, der nach den in der Bekanntmachung

für die Einrichtung des dynamischen Beschaffungssystems aufgestellten Zuschlagskriterien

das wirtschaftlichste Angebot vorgelegt hat. Handelt es sich um eine unterschwellige Verga-

be, erfolgt die Prüfung des Angebots und die Zuschlagserteilung bestenfalls am selben Tag.

Bei oberschwelligen Vergaben beträgt die Frist hingegen 10 Arbeitstage.

Das dynamische Beschaffungssystem steht im gesamten Zeitraum seiner Einrichtung allen

Bietern offen. Diese können jederzeit Teilnahmeanträge für das dynamische Beschaffungs-

23 In begründeten Einzelfällen, insbesondere wenn Unterlagen geprüft werden müssen oder um auf sonstige Art

und Weise zu überprüfen, ob die Eignungskriterien erfüllt sind, kann die Frist auf 15 Arbeitstage verlängert wer-

den (vgl. § 24 VgV, Absatz 3).


system abgeben, sobald die Aufforderung zur Angebotsabgabe für die erste einzelne Auf-

tragsvergabe im Rahmen eines dynamischen Beschaffungssystems abgesandt worden ist.

Diese müssen, wie oben ausgeführt, stets innerhalb von 10 Arbeitstagen bewertet werden.

Die Notwendigkeit einer Teilnahmefrist entfällt hingegen infolge der jederzeitigen Möglichkeit,

einen Teilnahmeantrag abzugeben.

Anwendung der Lebenszykluskostenrechnung 23

4 Anwendung der Lebenszykluskostenrechnung

Die Lebenszykluskostenrechnung (LZKR oder auch Life-Cycle-Cost (LCC)) ist in § 59 VgV

geregelt und findet beispielsweise bei der Beschaffung energieverbrauchsrelevanter Produk-

te nach Artikel 2 Abs. 4 der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zur Beschaffung energieeffi-

zienter Produkte und Dienstleistungen Anwendung. Mit Hilfe der LZKR lassen sich Produkte

unter Berücksichtigung aller über die jeweilige Lebensdauer entstehenden/relevanten Kosten

(insbesondere der Folgekosten) auf ihre Wirtschaftlichkeit hin vergleichen. Die Lebenszyk-

luskosten dienen als transparentes Zuschlagskriterium und berücksichtigen auch Kosten, die

z. B. für Wartung oder Betrieb anfallen. Somit können Produkte wirtschaftlicher und umwelt-

freundlicher sein, die im Anschaffungspreis zunächst teurer sind als Vergleichsprodukte.

Die produktspezifische LZKR konzentriert sich vornehmlich auf Hardware und Kommunikati-

onstechnik und kann auf Basis eines Excel-Tools des Umweltbundesamtes (UBA) für die

Produktkategorien „Computer“, „Multifunktionsgeräte“, „Monitore“ und „Rechenzentren“ erfol-

gen. Für Produkte, bei denen keine produktspezifischen LZKR vorliegen, muss geprüft wer-

den, ob und für welche Fälle allgemeine Tools anwendbar sind. Solche allgemeinen Tools

sind das LCC-Tool von ICLEI/Öko-Institut24 und das allgemeinen Tool des UBA.25 LZKR für

Software können abseits der Tools in vereinfachter Weise durchgeführt werden.

Die Abbildung vorhandener produktspezifischer LKZR auf einzelne IT-Warengruppen illus-

triert deren aktuelle Verfügbarkeit.

Abbildung 6: Verfügbarkeit produktspezifischer LKZR-Modelle (Illustration)

24 Vgl, LCC Public Procurement Tool.

25 Vgl. LLC Tool UBA.

24 Systematische Darstellung von IT-Warengruppen


Die Festlegung geeigneter IT-Warengruppen und die Auswertbarkeit der IT-Beschaffungen

der unmittelbaren Bundesverwaltung nach diesen Warengruppen ist eine zentrale Voraus-

setzung zur Durchsetzung einer effizienten und vergleichbar effektiven IT-

Beschaffungsstrategie.

Nach Festlegung der Warengruppen werden diesen relevante Eigenschaften zugewiesen

(bspw. Beschaffungsvolumen pro Jahr, Preis, Verfügbarkeit, Lieferantenanzahl, Grad der

Standardisierung, Lebenszyklus der Produkte usw.). Die notwendige fortlaufende Verfügbar-

keit und Aktualität der Beschaffungsdaten wird zukünftig u.a. durch die Zentralisierung der

Vergaben sowie die ex-ante Meldung mittels BET erreicht werden. Auf dieser Basis können

informierte strategische Entscheidungen und Festlegungen für die IT-Beschaffungsstrategie

der zentralen Vergabestellen vorgenommen werden. Die umfängliche und vollständige Be-

trachtung unterstützt die Standardisierung der Beschaffung.

Für die ZIB wurden folgende Warenhauptgruppen (1. Ebene) und Warenuntergruppen (2.

Ebene) definiert. Auf der 3. Ebene sind konkrete Beispiele zur Veranschaulichung der Unter-

gruppen angeführt. Diese beziehen sich ausschließlich auf den dafür notwendigen Beschaf-

fungsprozess.

Tabelle 1: IT-Warengruppen (Hauptgruppen, Untergruppen und Beispiele)

Hardware Clients PC ThinClient Workstation Spezial-PC etc. Zubehör für PC/ThinClient/Workstation/Spezial-PC etc. Weitere Server Server Racks/Schränke/Zubehör Weitere Netzwerktechnik/LAN Router Modem Hub Switches LAN/WLAN Komponenten Firewall (Hardware) Gateways Kabel für Netzwerk/FireWire/USB/

Strom/SATA/SCSI/Monitor/Peripherie etc.

Systematische Darstellung von IT-Warengruppen 25

Zugangskontrollsysteme etc. Stationäre Videoüberwachung Weitere Systemkomponenten Speicherkarten, RAM Festplatten/SSD Gehäuse und Kühler Grafikkarten/Videokarten Laufwerke/Lesegeräte/Brenner Netzteile Netzwerkkarten, Schnittstellenkarten Mainboards Prozessoren, CPU Soundkarten und Lautsprecher Weitere Mobiles und Zubehör Notebooks Tablets Zubehör wie Netzteile, Dockingstation, etc. Wearables Weitere Peripherie Monitore Tastatur, Mouse, Grafiktablets, Presenter, Trackball, Pen etc. Webcams Lesegeräte/Karten Weitere Unterbrechungsfreie Stromversorgung USV für PC/Server/Netzwerk/APC Zubehör für USV Weitere Scanner Scanner A4/A3/Netzwerk etc. Visitenkartenscanner Verbrauchsmaterial und Zubehör für Scanner Weitere Drucker/Multifunktionsgeräte Laser-/Tinten-/Thermo-/Gel-/Nadel-/Etiketten-/Karten-/3D-

Drucker etc. Plotter Multifunktionsgeräte Faxgeräte Verbrauchsmaterial und Zubehör für Dru-

cker/Faxgeräte/Multifunktionsgeräte/Plotter etc. Weitere Massenspeicher Storage: Backup-Lösungen/Tapes/NAS/RAID/Storage Fest-

platten


Externe Festplatten Datensicherungsanlagen USB-Sticks Weitere Kryptotechnik Verschlüsselungstechnik Netzwerkverschlüsselung Sprachverschlüsselung Sichere USB-Sticks Weitere Software Systemsoftware/Betriebssystem Windows Linux Unix MacOS Desktop-Betriebssystem Server-Betriebssystem Weitere Standardsoftware/Anwendungssoftware Textverarbeitung (Microsoft/Lotus/Notes etc.) Tabellenkalkulation (Microsoft/Lotus etc.) Präsentation, Multimedia (Microsoft/Lotus etc.) Bildbearbeitung/Grafik (Microsoft/Lotus/Adobe etc.) Kommunikation/Organisation (Groupware, Mailware etc.) Projektplanungssoftware Browser Sicherheitssoftware: Fire-

wall/Virenscanner/Verschlüsselung/Forensik etc. Produktions- und Entwicklungssoftware: Entwicklungsumge-

bungen/CAD etc. Utilities: zip/Klonen/pdf-Konverter etc. Lernprogramme Weitere Fachverfahren Buchhaltung/Warenwirtschaft/ERP etc. Personalabrechnungen Reisekosten MACH Vergabemanagementsysteme GEO/GIS etc. eAkte Customer Relationship Management Systeme (CRM) Content Management Systeme/Portalsoftware Weitere Fachanwendungen Weitere Individualsoftware (werkvertragliche Leistung) Weitere Virtualisierungssoftware


Citrix/VMWare, etc. Sicherungs-/Spiegelungssoftware/Recovery etc. Weitere Datenbanksysteme Oracle DB2 MS SQL Weitere Kommunikationstechnik Festnetzendgeräte ISDN/analoge Telefone und Zubehör Telefonanlagen VoIP Geräte und Zubehör Weitere Mobilfunkendgeräte Mobiltelefone/Smartphones Headsets, Mikrofone Flash-Speicher/Speicherkarten Zubehör: Netzteile/Kabel/Kameras Weitere Navigationssysteme Geräte und Zubehör Ortungssysteme Weitere Funktechnik Antennen/Signalverstärker etc. Funkgeräte Funkempfänger Funkkoffer Zubehör Geräte und Zubehör für den Digitalfunk Freisprecheinrichtungen/Headsets Satellitentelefone/-anlagen und Zubehör GNSS-Empfänger Funkmesstechnik Richtfunk Weitere Sondertechnik für BOS BOS-spezifische Geräte/Anlagen/Systeme Aufnahme/Abspielgeräte Stationäre Videoüberwachung Mobile Videoüberwachung TKÜ-Anlagen und Zubehör Leitstellentechnik Messtechnik für nachrichtentechnische Anlagen/Systeme Peil- und Ortungstechnik Weitere


Netztechnik/WAN Leitungsgebundene Netztechnik (ISDN) Repeater Vermittlungstechnik Basisstationen

Weitere Präsentations-/Konferenztechnik

Projektoren und Zubehör Leinwände, Monitore und Präsentationszubehör Interaktive Systeme/Digital Board Konferenzraum-Lösungen Videokonferenztechnik Telefonkonferenztechnik Digitalkameras und Camcorder/Objektive und Zubehör Aufnahme/Abspielgeräte Beschallungsanlagen, Mikrofone etc.

Weitere IKT-Dienstleistungen

IT-Betrieb RZ/Server Support/Hotline/Helpdesk/Systemintegration etc. für den IT-Betrieb Durchführung und Umsetzung von Updates/ Patches/Recoverys etc. Wartung & Reparatur von Hardware/Netzen und Komponenten Wartung & Reparatur von Telekommunikationsanlagen und Komponenten Monitoring Hostingleistungen Bereitstellung Mainframe Aufrüstung, Umbau und Ausbau von Rechnernetzen/ Rechenzentren/Servern etc.

Weitere IT-Betrieb Arbeitsplatz

Support/Hotline/Helpdesk etc. für IT-Anwender Durchführung und Umsetzung von Up-dates/Patches/Recoverys etc. am Arbeitsplatz Aufrüstung, Instandsetzung, Umbau und Ausbau etc. vom (mobilen) Arbeitsplatz

Weitere IT-Steuerung und -Beratung

Projektmanagement für IT-Projekte Qualitätssicherung/-management in IT-Projekten IT-Management- und IT-Strategie-Beratung Beratung zu Technologieentwicklung IT-Organisations- und Prozessberatung Beratung zu IT-Architekturmanagement Beratung zu Standards und Open Source Beratung zu Vorgangsbearbeitungs- und Dokumentenmana-


gementsystemen Beratung und Konzeption der Netz-Infrastruktur Durchführung von/Unterstützung bei IT-Beschaffungen Beratung und Konzeption zur Einführung von IT-Systemen Beratung und Konzeption des Lizenzmanagements Beratung und Unterstützung bei der IT-Gremienarbeit etc. Beratung und Konzeption im Sicherheits-/Notfallmanagement etc.

Weitere IT-Entwicklung

Entwicklung und Anpassung von Individualsoftware Customizing von Standardsoftware oder Open Source Produk-ten Weiterentwicklungen von Anwendungssystemen Testumgebungen, Dokumentation und Softwaretests etc.

Weitere Telefon- und Mobilfunkdienste

Festnetztelefonie IP-Telefonie Satellitenkommunikationsdienste Mobilfunkkommunikation (Sprache/Daten) Datendienste/Internetproviding WAN-Leistungen

Weitere IKT-Schulungen

Schulungen und Ausbildungen im IKT-Bereich Weitere

Blaupause zum

E-Beschaffungsportal

Projektgruppe „E-Beschaffung“

Anhang zur Soll-Konzeption


I

Impressum

Herausgeber

Beschaffungsamt des Bundesministerium des Innern

Ansprechpartner

Projektgruppe E-Beschaffung/TP 5

Brühler Str. 3

53119 Bonn

[email protected]

[email protected]

www.bescha.bund.de

Stand

26.10.2016


mailto:[email protected]

II

Inhaltsverzeichnis

1 Ausgangslage und Zielsetzung....................................................................................... 1

1.1 Strategische Ziele des E-Beschaffungsportals ........................................................ 1

2 Ist-Zustand ..................................................................................................................... 2

3 Soll-Bebauungsplan des E-Beschaffungsportals ............................................................ 4

3.1.1 Bedarfserhebungstool (BET) ............................................................................ 4

3.1.2 Vergabemanagementsystem (VMS) ................................................................. 5

3.1.3 e-Vergabe / XVergabe ...................................................................................... 6

3.1.4 Kaufhaus des Bundes (KdB) ............................................................................ 6

3.1.5 Enterprise-Ressource-Planning-System (ERP-System) ................................... 8

3.1.6 Government Site Builder (GSB) ....................................................................... 8

3.1.7 Kundenmanagement ........................................................................................ 9

4 Darstellung der Ausbaustufen .......................................................................................10

4.1 Erste Ausbaustufe des Portals ...............................................................................10

4.2 Zweite Ausbaustufe des Portals (Zwischenzustand) ..............................................10

4.3 Soll-Zustand des Portals ........................................................................................11

Ausgangslage und Zielsetzung

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1 Ausgangslage und Zielsetzung

Derzeit ist die Beschaffung des Bundes weitestgehend dezentral organisiert. Mit der IT-Konsolidierung des Bundes soll – zumindest in der Produktgruppe der konsolidierungsrele-vanten IT – die Beschaffung der unmittelbaren und mittelbaren Bundesverwaltung in weni-gen Beschaffungsstellen weiter gebündelt und qualitativ verbessert werden. Ziel ist es, Pro-zesse bei IT-Beschaffungen des Bundes zu standardisieren, zu digitalisieren und Schriftfor-merfordernisse zu reduzieren. Dabei ist, über die bereits bestehenden Möglichkeiten hinaus, die elektronische Kommunikation der Vergabestellen mit den Bietern zu optimieren, sodass einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Beschaffungs- und Verwal-tungsdienste angeboten werden können.

1.1 Strategische Ziele des E-Beschaffungsportals

Die Konzeption eines durchgängigen, digitalisierten, medienbruchfreien und ressortübergrei-fenden Beschaffungsprozesses und die Realisierung des Portals E-Beschaffung durch das BeschA tragen als zentrale strategische Ziele zur Operationalisierung der Vorgaben des Grobkonzeptes zur IT-Konsolidierung des Bundes bei.

Kurzfristig soll der gesamte Beschaffungsprozess der unmittelbaren Bundesverwaltung durch das E-Beschaffungsportal unterstützt werden. Hierfür ist vor allem die Akzeptanz der Behörden für das Portal zu schaffen, um den Nutzungsgrad der e-Vergabe-Plattform und des Kaufhaus des Bundes (KdB) zu erhöhen. Die Nutzung des Kerndatensatzes durch den ge-samten Beschaffungsprozess ist eine substantielle Voraussetzung für Effizienzgewinne, durch die in rein administrativ geprägten Arbeitsvorgängen gebundene Personalressourcen für die Facharbeit freigesetzt werden. Die vermehrte Nutzung von Rahmenverträgen und eine standardisierte, transparente Kommunikation mit den Bietern führen sowohl auf Seiten der Bedarfsträger als auch auf Seiten der zentralen Beschaffungsstellen und der Bieter zu einer Verringerung des bürokratischen Aufwands.

Mit dem Projekt werden vorhandene Anwendungen wie die e-Vergabe-Plattform und das Kaufhaus des Bundes durch die Nutzung von Standardsoftware und Integration in das E-Beschaffungsportal sinnvoll und zielgerichtet ausgebaut, durch Bündelung der Nachfrage Einsparungen ermöglicht und Qualitätsgewinne in den Bereichen Korruptionsprävention und Vergabesicherheit erzielt. Zudem werden mit der Beschaffungsbündelung qualitative Aspek-te der Beschaffung gestärkt und damit ein Beitrag zur Erreichung der politischen Gesamtzie-le der IT-Konsolidierung geleistet, insbesondere zur IT-Sicherheit, Nachhaltigkeit, Standardi-sierung, Bedarfsdeckung und Kundenzufriedenheit. Im Rahmen des E-Beschaffungsportals soll zudem das Controlling, inklusive Vergabestatistik und Rahmenvertrags-Roadmap, opti-miert und das elektronische Vergabemanagementsystem (VMS) weiterentwickelt werden.

Ist-Zustand

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2 Ist-Zustand

Die derzeitige Anwendungslandschaft im Beschaffungswesen ist geprägt durch Bestands-systeme, die – wenn überhaupt – über einzelne, bilaterale Schnittstellen integriert werden. Die Integration der Systeme untereinander ist nur teilweise automatisiert, d.h. dass Prozess-übergänge und Datenübergaben zwischen den Systemen, wenngleich durch eine technische Schnittstelle unterstützt, manuell angestoßen werden müssen. Weiterhin unterstützen die bestehenden Anwendungen noch nicht alle Teil- und Unterstützungsprozesse der E-Beschaffung, sodass ein durchgehender, medienbruchfreier und digitalisierter Beschaf-fungsprozess mit der derzeitigen Anwendungslandschaft nicht abgedeckt werden kann. Ein Kerndatensatz, der entlang dieser Prozesse weitergegeben wird, fehlt. Im Ist-Beschaffungsprozess werden über eine Funktionalität im KdB sämtliche Bedarfserhebungen zu Rahmenverträgen den Bedarfsträgern zentral als Excel-Tabellen durch das BeschA be-reitgestellt. Im Jahr 2015 wurden 30 Bedarfserhebungen für den IKT-Bedarf bei den Bedarfs-trägern durchgeführt. Im Rahmen der Umsetzung der RV-Roadmap 2016/17 werden nach aktuellem Sachstand allein im Bereich IKT mindestens 38 Bedarfserhebungen bei auslau-fenden Rahmenverträgen durchgeführt.1 Die Bedarfsrückmeldungen (im Excel-Format) er-folgen via E-Mail durch die Bedarfsmelder. Die Erfahrungen haben gezeigt, dass selbst passwortgeschützte Listen mit MS Excel durch die Bedarfsträger verändert werden und so-mit eine individuelle, nicht automatisierte Datenaufbereitung notwendig wird. Dieser Prozess bindet derzeit durch die teils mangelhafte Datenqualität und die Vielzahl der zu integrieren-den heterogenen Excel-Tabellen eine überproportionale Menge personeller Ressourcen. Die Folge ist ein ressourcenintensiver und fehleranfälliger Prozess. Derzeit wird für die Erstellung der Bedarfserhebung, die Konsolidierung und Analyse der zurückgemeldeten Bedarfe und die nicht tool-gestützte Kommunikation ein Aufwand von ca. zehn Arbeitstagen veranschlagt, dieser kann durch den Einsatz eines unterstützenden IT-Systems auf etwa zwei Arbeitstage verkürzt werden.

Im VMS wird das Vergabeverfahren vorbereitet und durchgeführt, zudem werden dort die zugehörigen Unterlagen angelegt und entsprechend freigegeben. Das VMS führt die Verga-beakte, d.h. es protokolliert revisionssicher sämtliche Vorgänge. Um das Vergabeverfahren unter Einbeziehung der externen Verfahrensteilnehmer (Bieter) abzuwickeln, bedient sich das VMS der e-Vergabe des Bundes. VMS und e-Vergabe kommunizieren über eine defi-nierte technische Schnittstelle ereignisbezogen miteinander. Über die e-Vergabe kann ein Verfahrensteilnehmer auf die Auftragsunterlagen zugreifen, Teilnahmeanträge bzw. Angebo-te sicher (signiert und verschlüsselt) einreichen und die Bieterkommunikation abwickeln. Das geöffnete Angebot bzw. der Teilnahmeantrag wird von der e-Vergabe an das VMS zur weite-ren Bewertung durch die Beschaffungsstelle übergeben. Nach der Bewertung erfolgt im VMS die Erstellung der Zuschlagsentscheidung, die über die e-Vergabe an die Bieter auch kom-muniziert wird.

1 Es ist zu beachten, dass die Gesamtanzahl der Bedarfserhebungen, inklusive Nicht-IKT, deutlich höher ist.

Ist-Zustand

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Rahmenverträge werden nach Vertragsschluss durch die zentrale Beschaffungsstelle mit Produkt- bzw. Dienstleistungskatalogen manuell im KdB hinterlegt und die dafür abrufbe-rechtigten Bedarfsträger gepflegt. Einzelverträge werden nicht im KdB gepflegt und werden entsprechend nicht angezeigt. Die Kataloge im KdB werden durch Lieferanten im BMEcat- oder Excel-Format angeliefert und müssen in der Regel personalintensiv durch Beschäftigte des BeschA eingepflegt werden. Das KdB dient den Bedarfsträgern als das zentrale System zum Abruf von Leistungen aus Rahmenverträgen. Hierzu stellt es Funktionalitäten zum Kata-log- und Warengruppenmanagement bereit. Das KdB kann derzeit nur Produkte geringer Komplexität aus Rahmenverträgen abbilden und ist für einen Großteil der Nutzer nicht kom-fortabel zu bedienen. Dies beeinträchtigt die Akzeptanz und Zufriedenheit der Bedarfsträger. Die wertmäßige Verfolgung und Führung einer Abrufhistorie der Rahmenverträge ist lücken-haft, da nicht alle Abrufe elektronisch erfolgen. Somit liegen keinen Informationen über den Ausschöpfungsgrad vor. Für die Unterstützung der Abrechnung innerhalb der Leistungser-bringung kommt teilweise (für die Rahmenverträge innerhalb des Drei-Partner-Modells) das Bund-Online-Abrechnungstool (BO@T) zum Einsatz. Das BO@T dient weiterhin dem Con-trolling innerhalb der Einzelabrufe des Rahmenvertrags (bzgl. Zeit, Budget, Mitarbeiterein-satz).

Die beschriebene Anwendungslandschaft deckt den derzeitigen Beschaffungsprozess aus Sicht des BeschA als zentrale Beschaffungsstelle ab. Zur Unterstützung des ressort-übergreifenden Beschaffungsprozesses werden die e-Vergabe des Bundes und das KdB zentral bereitgestellt.

Soll-Bebauungsplan des E-Beschaffungsportals

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3 Soll-Bebauungsplan des E-Beschaffungsportals

Der Soll‐Bebauungsplan stellt das zentrale Instrument für die Darstellung künftiger Zustände der IT der Bundesverwaltung und für die Planung der Transformation vom Ist- in den Soll-Zustand dar.

3.1.1 Bedarfserhebungstool (BET)

Sämtliche Bedarfe werden zukünftig über einen einheitlichen Weg gemeldet. Zur Unterstüt-zung des Bedarfsmeldungs- und Bedarfserhebungsprozesses und der beteiligten Ressorts und Mitarbeiter/innen in den zentralen Beschaffungsstellen wurden die Anforderungen an ein eigenständiges BET formuliert. Das BET soll genutzt werden, um den ressortübergreifenden Bedarf an Produkten und Dienstleistungen der Behörden und Einrichtungen des Bundes festzustellen und Bündelungspotenzial zu identifizieren. Die Bündelung basiert auf den Er-gebnissen der Bedarfserhebungen, für den IKT-Bedarf basiert die Bündelung auch auf den Auswertungen der ex-ante Meldungen – etwa 8.0002 für IKT-Beschaffungen pro Jahr – die von den Bedarfsträgern gemeldet werden. Ziel der Bündelung ist es, zugunsten der öffentli-chen Haushalte die Einkaufsvolumina im Rahmen einer strategisch sinnvollen Beschaf-fungsbündelung zusammenzufassen, um so Synergieeffekte der teilnehmenden Behörden und Einrichtungen zu erreichen. Über die gezielte Planung und Steuerung von Rahmenver-trägen kann eine Vermeidung von möglichen Monopolen einzelner Anbieter sowie eine Ein-beziehung von Start-Ups bzw. KMU im Vergabeverfahren der Rahmenverträge sichergestellt werden. Somit können mit Hilfe des IT-gestützten Beschaffungsprozesses Marktstörungsef-fekte vermieden werden, indem Marktfolgeabschätzungen durch strukturierte Auswertungs-möglichkeiten unterstützt werden.

Das BET bietet eine Funktionalität zur Konsolidierung und Auswertung der gesammelten Bedarfs(rück)meldungen der Bedarfsträger. Durch die Integration des BET in das zukünftige E-Beschaffungsportal werden die Bedarfsmeldungen und die zurückgemeldeten Bedarfe zur weiteren Vorbereitung einer Ausschreibung an ein VMS übergeben. Zudem übergibt das BET via VMS und ERP-System dem KdB 4.0 die Informationen der abrufberechtigten Be-hörden für die aus Bedarfserhebungen entstehenden Rahmenverträge. Diese bestehenden fachlichen Abhängigkeiten zu den Nachbarsystemen sind im Portal über Schnittstellen abzu-bilden.

Durch die Optimierung der Prozesse von der Bedarfsmitteilung bis zur Bedarfserhebung mit-tels der Einführung des BET werden personelle Handlungsmöglichkeiten geschaffen, um die Aufgaben in der Beschaffung effizienter zu gestalten. Insbesondere die Entlastung der für die Bedarfserhebung zuständigen Mitarbeiter/innen und die damit verbundene Verringerung des manuellen Aufwands (in Arbeitstagen) stehen bei der Etablierung des IT-gestützten Bedarfs-erhebungsprozesses im Vordergrund. Wird derzeit für die Erstellung der Bedarfserhebung, die Konsolidierung und Analyse der zurückgemeldeten Bedarfe und die nicht tool-gestützte

2 Diese Zahl wurde anhand der IKT-Einzelvergaben – oberhalb des Grenzwerts von 500 EUR – im Jahr 2015 geschätzt.


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Kommunikation ein Aufwand von ca. zehn Arbeitstagen veranschlagt, kann dieser durch den Einsatz des BET auf etwa zwei Arbeitstage verkürzt werden. Weiterhin kann der tool-gestützte Bedarfserhebungsprozess die – unter anderem durch die zahlreichen Medienbrü-che verursachte – Fehleranfälligkeit in den einzelnen Teilprozessen zur Erstellung, Rück-meldung und Konsolidierung deutlich reduzieren und somit die Akzeptanz der automatisier-ten Bedarfserhebung bei den Bedarfsträgern deutlich erhöhen.

Mittelfristiges Ziel ist die Bereitstellung und Nutzung des BET für die zentralen Beschaf-fungsstellen und die dezentralen Vergabestellen in den Ressorts und Behörden der Bundes-verwaltung. Hiermit wird dem expliziten Wunsch nach einer standardisierten und medien-bruchfreien Lösung für die Bedarfsmitteilung und Bedarfserhebung durch die Ressorts ent-sprochen. Insbesondere die ressourcenintensive Nutzung von Excel-Dateien für die Erhe-bung der Bedarfe kann ersetzt werden. Eine übergreifende Nutzung einer IT-gestützten Lö-sung erhöht die Transparenz in der Beschaffung und generiert so einen deutlichen Mehrwert im digitalisierten Beschaffungsprozess.

3.1.2 Vergabemanagementsystem (VMS)

Das Vergabemanagementsystem bildet innerhalb des E-Beschaffungsportals den Prozess der Vergabe technisch ab. Es bietet den zentralen Beschaffungsstellen einen standardisier-ten Zugang zur Verwaltung ihrer Vergabeverfahren und -unterlagen.

Das VMS bietet eine Schnittstelle an, die vom BET genutzt wird, um ausgehend von Be-darfserhebungen und -mitteilungen die für den weiteren Prozess benötigten Daten bereit zu stellen und somit ein neues Vergabeverfahren anzulegen. Weiterhin bietet es den Vergabe-stellen eine web-basierte Oberfläche zum Hochladen, Bearbeiten, Herunterladen, Freigeben von Vergabeunterlagen sowie zur Bearbeitung, Freigabe, Archivierung des Verfahrens. Das VMS erlaubt es den Vergabestellen, die Bieterkommunikation (Fragen/Antworten) innerhalb des Verfahrens abzuwickeln, die Angebotsöffnung durchzuführen, sowie die Angebotswer-tung zu dokumentieren. Ebenso unterstützt das VMS die Vergabestellen bei der Erstellung von Aufträgen.

Für die Abwicklung des Vergabeverfahrens kommuniziert das System über eine definierte Schnittstelle mit der e-Vergabe des Bundes, die für die Abwicklung des Verfahrens gegen-über dem Bieter zuständig ist. Das VMS besitzt darüber hinaus eine standardisierte Schnitt-stelle zum Vertrags- und Lieferantenmanagement innerhalb eines ERP-Systems (technisch abgewickelt über die Integrationskomponente). Das VMS bildet die unterschiedlichen Verga-bestellen als einzelne Mandaten ab.

Das VMS soll bis Mitte 2017 umgesetzt und in das E-Beschaffungsportal integriert werden, um einen wesentlichen Beitrag zur standardisierten und medienbruchfreien Umsetzung des Beschaffungsprozesses zu leisten.3 Die Definition der fachlichen Anforderungen an das Sys-tem und deren Weiterentwicklung erfolgt – in Abstimmung mit den Ressorts – weiterhin

3 Die Umsetzungsplanung ist mit dem ITZBund abzustimmen.


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durch die zentralen Beschaffungsstellen, insbesondere das BeschA. Durch das ITZBund werden die konsolidierten Anforderungen anschließend umgesetzt.

3.1.3 e-Vergabe / XVergabe

Die e-Vergabe des Bundes stellt im Rahmen der Durchführung eines Vergabeverfahrens die sichere und nachvollziehbare Kommunikation mit den Wirtschaftsteilnehmern und deren ex-ternen Systemen (bspw. Ausschreibungsplattform der EU) sicher.

Kernfunktionalität der e-Vergabe ist die Bereitstellung der Vergabeunterlagen, die Annahme von verschlüsselten und signierten Angeboten bzw. Teilnahmeanträgen und die generelle Kommunikationsabwicklung zwischen Bieter und Vergabestelle (bspw. anlässlich einer Bie-terfrage oder auch bei Mitteilung der Zuschlagsentscheidung). Weiterhin bietet die e-Vergabe einen bundes- und europaweiten Zugang zur elektronischen Vergabe. So wird über die XVergabe-Schnittstelle sichergestellt, dass Bieter auch über andere (bestehende) Sys-teme an die e-Vergabe des Bundes herantreten können. Durch Integration des derzeit in Pilotierung befindlichen e-SENS-Adapters in das Systemumfeld der e-Vergabe wird es euro-päischen Bietern ermöglicht, an Vergabeverfahren teilzunehmen, die innerhalb der e-Vergabe abgewickelt werden.

Die e-Vergabe stellt Bekanntmachungen zu den über sie abgewickelten Vergabeverfahren auf einer zentralen Bekanntmachungsseite zur Verfügung. Somit werden alle nationalen und europäischen Vergabeverfahren, die mit der e-Vergabe des Bundes abgewickelt wurden, zentral veröffentlicht und durchsuchbar gemacht. Zusätzlich hierzu nimmt die e-Vergabe auch Bekanntmachungen über Vergabeverfahren aus anderen föderalen Ebenen, die über andere Systeme durchgeführt werden, entgegen. Hierzu dient die bereits produktiv betriebe-ne technische Komponente „XVergabe-Proxy“, die derzeit Bekanntmachungen im XVergabe-Bekanntmachungsformat entgegennimmt und in einem proprietären Format an bund.de übermittelt. Europaweite Ausschreibungen müssen von der e-Vergabe im europäischen Be-kanntmachungsportal (TED) über die vorgegebene Schnittstelle (e-Sender) veröffentlicht werden.

Die e-Vergabe des Bundes wird seit Jahren erfolgreich produktiv betrieben. Sie wird derzeit um – auch für das E-Beschaffungsportal relevante – Funktionen wie den web-basierten Bie-terzugriff erweitert. Sie wird als Kernsystem direkt in der ersten Ausbaustufe des Portals in dieses integriert und sukzessive erweitert (insb. Änderungen der internen Schnittstellen zur Nutzung der Integrationskomponente).

3.1.4 Kaufhaus des Bundes (KdB)

Das derzeitige KdB ist die zentrale Einkaufsplattform für Behörden der unmittelbaren und mittelbaren Bundesverwaltung. Die Bedarfe werden in ressortübergreifenden Rahmenverträ-gen gebündelt und für einen elektronischen Abruf im KdB eingestellt. Dadurch können die Nutzer sowohl von den günstigen Einkaufskonditionen als auch von den schnellen elektroni-schen Bestellwegen profitieren. Die finanziellen und zeitlichen Aufwendungen, die in der Bundesverwaltung im Rahmen der Beschaffung der benötigten Produkte entstehen, werden dadurch beträchtlich reduziert.


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Nach Registrierung haben die Bedarfsträger die Möglichkeit, über das KdB Abrufe aus Rah-menvereinbarungen des Bundes zu tätigen, sofern diese Abrufe elektronisch abgebildet werden können. Unternehmen können die Produktdaten ihrer Leistungen elektronisch an das KdB übermitteln. Das KdB unterstützt u.a. die Verwaltung von Rahmenverträgen, Bereitstel-lung von Katalogdaten, Einkauf durch Bedarfsträger inkl. Produktkonfiguration und Frei-gabeworkflows, elektronische Übermittlung von Bestellungen an die Unternehmen und die Nachverfolgung von Bestellungen. Freigabeworkflows können für jeden Bedarfsträger indivi-duell eingerichtet werden.

Über die aktuelle KdB-Lösung können nicht alle Rahmenverträge elektronisch abgerufen werden. Daher soll der Nutzungsgrad des bestehenden KdB erhöht und das Sortiment erwei-tert werden. Außerdem soll das KdB an den in Zukunft zu erwartenden Lastszenarien (Nut-zerzahlen, aktive Sitzungen, Bedarfsträgerzahlen, Lieferantenzahlen, Kataloggrößen etc.) ausgerichtet werden. Weiterhin soll das KdB samt dem zugrunde liegenden Datenmodell leicht zu warten sein, womit eine künftige Erweiterung bzw. Interaktion der Lösung mit neuen fachlichen Modulen günstiger und schneller durchführbar ist. Die Verbesserung der Wartbar-keit und die Nutzung von Standardsoftwarelösungen ist eine zwingend notwendige Grundla-ge, um die Funktionalitäten des KdB auf die Ziele der IT-Konsolidierung Bund auszurichten und es in ein ERP-System integrieren und die Kosten für die Migration signifikant senken zu können.

Das im Soll-Zustand geplante und in ein ERP-System integrierte KdB unterscheidet sich be-deutend von der derzeitigen Lösung. Das zukünftige KdB 4.0 wird um derzeit vorhandene, komplexe Funktionalitäten – wie bspw. das Vertragsmanagement – reduziert, die durch die Integration in ein ERP-System von ebenjenem System in Standardkomponenten abgedeckt werden können. Durch diese Reduktion des KdB 4.0 auf seine Kernfunktionalitäten – Bereit-stellung des Katalogs, Abruf aus Rahmenverträgen – besteht die Möglichkeit, das bisher aufwendig als Individualentwicklung abgebildete KdB zukünftig mit Standardlösungen bereit zu stellen. Das KdB 4.0 wird mittels eines auszuwählenden Standardprodukts umgesetzt und soll nur diejenigen Funktionalitäten enthalten, die nicht durch ein ERP-System abzubilden sind.

Da die Realisierung des KdB 4.0 erst zur Produktivsetzung eines ERP-Systems umsetzbar ist, wird ein stufenweises Vorgehen für die Ablösung des bestehenden KdB gewählt. In ei-nem ersten Schritt – für die zweite Ausbaustufe des Portals zum 30.06.2017 – wird das KdB auf Grundlage des derzeitigen Systems zum KdB+ weiterentwickelt. Mit dem KdB+ werden mit geringen Aufwänden zwingende erforderliche Erweiterungen, z. B. eine verbesserte In-tegration der bestehenden Systeme, vorgenommen. Im Zuge der Anforderungserhebung und Fachkonzeption für das KdB 4.0 stellen die Erweiterungen die Ausgangsbasis dar. Neben den Anforderungen sind u.a. die abzubildenden Geschäftsprozesse, Datenmodelle und Da-tenflüsse sowie Systemfunktionalitäten auszugestalten.

Unabhängig von der Integration in eine ERP-Landschaft bestehen für das KdB+ und das KdB 4.0 fachliche Abhängigkeiten zu den Nachbarsystemen BET, VMS und den Reporting-Anwendungen – insbesondere zu der RV-Roadmap, die eine Auswertung über die beste-henden und zukünftigen Rahmenverträge ermöglicht – die über Schnittstellen integriert wer-den müssen.


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3.1.5 Enterprise-Ressource-Planning-System (ERP-System)

Ziel von ERP-Systemen ist es, die Ressourcen für die betrieblichen Abläufe möglichst effi-zient einzusetzen und durch die Integration der IT-Systeme organisationsübergreifendes Arbeiten zu ermöglichen. ERP-Systeme bestehen aus verschiedenen Modulen, die jeweils Funktionen für einen bestimmten Aufgabenbereich, z. B. Finanzwesen, Vertrieb oder Be-schaffung, zur Verfügung stellen. Eine wichtige Eigenschaft von ERP-Systemen stellt die Integration von Daten und Funktionen dar. Die Integration der Daten wird durch eine zentrale Datenbank realisiert, auf die alle Komponenten des ERP-Systems zugreifen können. Dadurch wird eine mehrfache Speicherung der Daten vermieden. Die Funktionsintegration wird in einem ERP-System durch die informationstechnische Verknüpfung der einzelnen Module erreicht.

3.1.6 Government Site Builder (GSB)

Der Government Site Builder (GSB) ist die Standard-Content-Management-Lösung der Bun-desverwaltung zur Verwaltung und Pflege von Internet-, Intranet- und Extranet-Angeboten. Der GSB basiert auf einem leistungsfähigen Content Management System (CMS) und bietet flexible Module für alle typischen Aufgaben eines CMS.

Die Kernfunktionalitäten des GSB sind:

• Umfangreiches, behördenspezifisches Dokumentenmodell • Leistungsstarker Editor, als Java- oder Web-basierter Client • Templates mit CSS-basiertem Layout • Flexible Redaktionen und Workflows • Assistent zur Umsetzung der Barrierefreiheit • Offene Schnittstellen • Suchfunktion • Zusatzservices: Newsletter, Forum, Wiki, Multimedia-On-Demand, Zugriffsstatistiken

Der GSB wird in der ersten Ausbaustufe als Portalsystem eingesetzt und realisiert eine An-zahl notwendiger Dienste:

• Redaktionssystem und -workflows: Zur Erstellung des redaktionellen Contents des E-Beschaffungsportals wird das Redaktionssystem des GSB eingesetzt. Das Redak-tionssystem soll prinzipiell mehrere Rollen unterstützen, um das Erstellen des Con-tents sowie die Freigabe des Contents zu trennen. Weiterhin soll das Redaktionssys-tem die Definition von Freigabe-Workflows ermöglichen.

• Portal-Suche: Die im GSB enthaltene Portal-Suche soll eine Suche über den gesam-ten Content des E-Beschaffungsportals ermöglichen. In der ersten Ausbaustufe um-fasst dies nur Inhalte, die mit dem Redaktionssystem des GSB erstellt wurden, z. B. die FAQ-Listen des Wissensmanagements. In der Endausbaustufe soll die Suche auch die Inhalte der im E-Beschaffungsportal integrierten Fachanwendungen (z. B. KdB) umfassen, so dass eine einzige Suchfunktion über alle beteiligten Systeme der E-Beschaffung zur Verfügung steht.

• Wissensmanagement: In der ersten Ausbaustufe des E-Beschaffungsportals soll das Wissensmanagement als redaktionell gepflegte FAQ-Liste inklusive einer Such-


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funktionalität mit Mitteln des GSB umgesetzt werden. Dies soll auch die Bereitstellung und die Download-Möglichkeit von Handbüchern beinhalten. Das Wissensmanage-ment soll in den weiteren Ausbaustufen um eine Bewertungsfunktion von Artikeln er-gänzt werden, um die Qualität der Inhalte bewerten und verbessern zu können.

• Kontaktformular: Das Kontaktformular ermöglicht die Kommunikation des Anwen-ders des E-Beschaffungsportals mit dem Support-Team.

Für weitere Ausbaustufen des Portals muss aufgrund technischer Restriktionen seitens des GSB eine Entscheidung über die zu verwendende Technologie getroffen werden. Unabhän-gig davon kann die Integration der Fachanwendungen und -komponenten in das E-Beschaffungsportal grundsätzlich über verschiedene Techniken erfolgen, die sich hinsichtlich des Grades der Integration unterscheiden.

• Verlinkung: In dieser Variante dient das Portal lediglich als zentrale Einstiegsseite und bietet den Nutzern Verlinkungen zu den Fachanwendungen an, die dann in sepa-raten Browserfenstern ausgeführt werden, ohne dass Inhalte oder Funktionalitäten im Portal integriert werden.

• iFrame: Das Portal stellt auf der Web-Oberfläche einen Bereich zur Verfügung, in dem die Nutzeroberfläche der Fachanwendungen eingeblendet wird. Die Fachan-wendungen werden eigenständig ausgeführt.

• Portlets: Das Portal stellt Komponenten der Oberflächen von Fachanwendungen in einem „Baukastensystem“ zur Verfügung.

• Webservices: Fachanwendungen stellen fachliche Funktionalitäten gekapselt zur Verfügung. Das Portal kann Anfragen an die Fachanwendungen stellen und nimmt die zurückgelieferten Daten entgegen, die dann für die Darstellung im Portal aufberei-tet werden. Die Weboberfläche der Fachanwendungen wird in diesem Fall nicht mehr bzw. nur für Anwendungsfälle, die nicht im Portal abgebildet sind, verwendet.

In der ersten Ausbaustufe des E-Beschaffungsportals sollen die zu integrierenden Fachan-wendungen vornehmlich über eine einfache Verlinkung in das E-Beschaffungsportal inte-griert werden. In den weiteren Ausbaustufen des E-Beschaffungsportals soll schrittweise ein höherer Integrationsgrad der Fachanwendungen umgesetzt werden, mit dem Ziel, in der Soll-Ausbaustufe des E-Beschaffungsportals eine möglichst vollständige Integration der Fachanwendungen zu erreichen. Hierfür muss im Rahmen der Feinspezifikation die für die jeweilige Fachanwendung geeignete Integrationsart definiert werden.

3.1.7 Kundenmanagement

Das BeschA beabsichtigt, im Rahmen eines Kundenmanagements, die Kommunikation mit den Bedarfsträgern nachvollziehbar zu gestalten. So soll sämtlicher Kundenkontakt struktu-riert erfasst werden, um zu einen späteren Zeitpunkt Auswertungen zur Zufriedenheit erstel-len zu können. Dies betrifft die Leistungserbringung des BeschA gegenüber teilnehmenden Behörden genauso wie die Zufriedenheit mit den Leistungen von Lieferanten. Letztere kön-nen im Rahmen des Lieferantenmanagements herangezogen werden.

Darstellung der Ausbaustufen

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4 Darstellung der Ausbaustufen

Der Ausbau des E-Beschaffungsportals lässt sich in Ausbaustufen gliedern. Dieser Ansatz resultiert aus den im Vorfeld mit dem BeschA abgestimmten Faktoren für die Umsetzung eines solchen Portals. Folgende Faktoren sind hierbei zu nennen:

• Anforderung an den zeitlichen Rahmen der Umsetzung • Personelle Ressourcenverfügbarkeit • Notwendige Harmonisierung betrieblicher Aspekte mit beteiligten Institutionen • Verfügbarkeit von für den Betrieb des Portals notwendigen Anwendungen • Vergabezyklen einzelner Komponenten

Es ist zu empfehlen, das E-Beschaffungsportal als Querschnittsdienst für die Bundesverwal-tung im Programm "Gemeinsame IT des Bundes" anzumelden. Die (Weiter-)Entwicklung sollte bis auf Weiteres in der im Regierungsprogramm „Digitale Verwaltung 2020“ festgeleg-ten Zuständigkeit verbleiben. Dies stellt eine zeitnahe Realisierung mit hoher Fachexpertise sicher, die insbesondere bei der Entwicklung der notwendigen IT-Unterstützung für die IT-Konsolidierung Bund unabdingbar ist.

Das Ziel der einzelnen Ausbaustufen ist eine gesteuerte Transformation in mehreren Schrit-ten. Die Gründe hierfür liegen in der wirtschaftlichen Umsetzung einzelner Teilbereiche und der mit der Transformation notwendigen organisatorischen Neuordnung. Unter Berücksichti-gung beider Faktoren gilt es, manuelle Schnittstellen zu eliminieren und bestehende Syste-me schrittweise abzulösen oder, sofern möglich, deren Integration in einen gesamtheitlichen Ansatz voran zu treiben.

4.1 Erste Ausbaustufe des Portals

Die erste Ausbaustufe des Portals mit dem Zieldatum 01.01.2017 umfasst das Portal als zentrale Anlaufstelle der externen Nutzer eines übergreifenden Beschaffungsprozesses. Für den gebündelten Zugriff auf die einzelnen Subprozesse dient eine Portallösung auf Basis des GSB. Der Nutzer wird hierbei über eine rudimentäre Verlinkung auf die einzelnen Teil-prozesse weitergeleitet. Diese umfassen die Systeme e-Vergabe zur Interaktion von Verga-bestellen und möglichen Bietern (Bereitstellung von Vergaben, Übermittlung von Bieterdo-kumenten), das KdB auf dem aktuellen Entwicklungstand zur Deckung von Bedarfen und eine ebenfalls vom GSB bereitgestellte Funktionalität zur Verwaltung und zum Austausch von Wissen.

4.2 Zweite Ausbaustufe des Portals (Zwischenzustand)

In der zweiten Ausbaustufe des Portals mit dem Zieldatum 30.06.2017 erfolgt eine erste Harmonisierung der zur Abbildung der Teilprozesse eingesetzten IT-Systeme. Das KdB un-terliegt einer Anpassungs- und Ergänzungslieferung, um die von TP 5 gelieferten Anforde-rungen und den darin gesetzten zeitlichen Rahmen abzubilden. Das BET erhält in dieser Ausbaustufe die Schnittstellen zur vollautomatisierten Interaktion mit den Systemen VMS und KdB+.

Darstellung der Ausbaustufen

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Die Realisierung des BET – bereits zum 28.02.2017 – bewirkt die Ablösung des bisherigen Bedarfserhebungsprozesses.

Neben dieser Harmonisierung erfolgt die Bereitstellung eines VMS innerhalb des Portals (VMS) mit Schnittstellen zum System e-Vergabe.

Zweite Ausbaustufe des Portals

4.3 Soll-Zustand des Portals

Eine vollständige Umsetzung des Soll-Zustands und das Erreichen der dafür definierten Zie-le ist für das Jahr 2021 geplant. Diese Ausbaustufe umfasst die Umsetzung eines ERP-Systems und einer zusätzlichen Integrationsschicht als Basis eines gesamtheitlichen Ansat-zes zur Abbildung des Beschaffungsprozesses. Aufbauend darauf kommt es zur Ablösung des bisherigen Systems KdB+ durch ein in das ERP-System zu integrierendes System KdB 4.0. Mit Erreichen des Soll-Zustands erfolgt die vollständige Integration aller Module in das Portalsystem mit einem für das jeweilige Modul möglichst hohen Integrationsgrad. Hierzu zählen, neben einem Vertragsmanagement, die weiteren Module Lieferantenmanagement und Lizenzmanagement sowie die eAkte, ein Kundenmanagement und die eRechnung. Die Einführung der eAkte erfolgt – noch mit eingeschränkten Funktionalitäten – bereits zum 01.01.2020, um die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Führung von Akten ("Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vor-schriften", E-Government-Gesetz) zu erfüllen. Die eRechnung wird zum 27.11.2019 mit den dann zur Verfügung stehenden Funktionalitäten integriert.

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Beschluss IT-Rat vom 19. Januar 2017 - Bund