Beleidsregel vervanging archiefbescheiden

Provincie Zuid-Holland 2008

DIV regiobijeenkomst 6 november 2008

Voor wie geldtdeze beleidsregel?

Alle gemeenten in Zuid-Holland

Alle gemeenschappelijke regelingen

Waterschappen in Zuid-Holland

Politieregio’s in Zuid-Holland

Eén regel voor alle vormen van vervanging

Digitalisering & Verfilming

Vervanging

Reproductie van archiefbescheiden, met het doel om tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te gaan.

De reproducties nemen daarna de plaats van de orginelen in en moeten als archiefbescheiden behandeld worden.

Vervanging in de Archiefwet

artikel 7 Archiefwet 1995:Vervanging mag, maar voor te bewaren stukken is machtiging (goedkeuring) van Gedeputeerde Staten nodig.

artikel 6 Archiefbesluit 1995:Vervanging moet geschieden met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

Verschil tussen B en V

B V

Zorgdrager is bevoegd Zorgdrager moet besluit nemen Besluit moet gepubliceerd worden Reproducties juist en volledig Archivaris moet (positief) adviseren GS moeten goedkeuren –

Wat is de beleidsregel digitale vervanging?

Beschrijving van de manier waarop Gedeputeerde Staten ( en de Provinciale Archiefinspectie) een machtigingsverzoek zullen behandelen

Omvat procedurele, formele en inhoudelijke elementen

Handboek Digitalisering

Vormt de kern van de vervangingsaanvraag.

Bevat:

1. Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden

2. Beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces

3. Beschrijving van de technische inrichting

1. De te vervangen archief-bescheiden

a. Vorm, structuur en inhoud van archiefbescheiden

b. Op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling de archiefbescheiden worden of werden ontvangen of opgemaakt

c. De samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden

d. Waarde van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed

e. Belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijs-zoekenden en historisch onderzoek

2. Inrichting van het vervangings-proces

a. Voorbereiding documenten / dossiers

b. Scanproces

c. Registratieprocedure

d. Opname in het beheersysteem

e. Kwaliteitsprocedures

f. Vernietigingsprocedure van vervangen analoge ‘orginelen’

3. Technische Inrichting

a. Documentatie met betrekking tot het gebruikte bestandsformaat

b. Kwaliteit van de reproducties- Gedrukte teksten

- Tekeningen, afbeeldingen, plattegronden etc.

Kwaliteitsprocedures

Leesbaarheid

Volledigheid

Begrijpbaarheid

Authenticiteit

Vindbaarheid

Duurzaamheid

Beheerbaarheid

Leesbaarheid

Scherpte

Contrast

Kleurkwaliteit

Resolutie

Belichting

Volledigheid

Alle documenten

Alle pagina’s, voor- en achterkant

Alle bijlagen

Alle kleuren

Begrijpbaarheid: context

Samenhang met andere documenten duidelijk?

Herkomst, status duidelijk?

Authenticiteit

Zijn de reproducties wat ze beweren te zijn?

Is verifieerbaar welke beheerhandelingen er mee zijn uitgevoerd?• Beeldcorrecties uitgevoerd door de scansoftware• Manipulaties tijdens het vervangingsproces

Vindbaarheid

Zijn er voldoende en goede zoekkenmerken aan de reproducties gekoppeld?

Zijn deze onverbrekelijk en uniek met de documenten verbonden?

Duurzaamheid

Bestandsformaat: gedocumenteerd en open?

Metadata over noodzakelijke representatie-software

Beheerbaarheid

Opgenomen in beheerapplicatie?

Doelmatige ordening tbv autorisatie, selectie/vernietiging?(denk aan scanning in multipage PDF)

Elementen plan van aanpak!

Eisen aan vorm, inhoud, structuur, context vaststellen

Technische eisen beeldkwaliteit vaststellen (leesbaarheid)

Metadataschema ontwerpen (vindbaarheid, begrijpbaarheid)

Bestandsformaat kiezen en documenteren (authenticiteit, duurzaamheid)

Systeemomgeving documenteren (authenticiteit, duurzaamheid)

Controleregime ontwerpen ( intern/extern) en documenteren van het proces (authenticiteit, volledigheid)

Rol van deGroene Hart archiefinspectie

Beleidsregel Prov. Archiefinspectie art. 5:

Toetsen of reproducties in goede, geordende en toegankelijke staat kunnen worden beheerd en overgebracht.

Adviseren zorgdrager over de voorgenomen vervanging.

Vragen?