ProjectverslagDe dag begon vroeg voor de commissie en vrijwilligers, om half acht begonnen we met het opbouwen van de velden. Om half negen begonnen we met de aankleding/versiering van de locatie, zover REVOC en de carnavalsvereniging dat nog niet hadden gedaan.

Terwijl we nog bezig waren met het opbouwen rond kwart over negen/half 10, kwamen de eerste fanatiekelingen al binnen lopen en begonnen meteen te spelen op de velden. Vanaf toen begonnen steeds meer kinderen binnen te wandelen, met natuurlijk papa’s, mama’s, verzorgers, opa’s, oma’s etc. Op een groot bord hingen de teams en de schema’s, hierop konden de kinderen dus zien bij wie ze allemaal in het team zaten, wie hun coach was en wanneer ze moesten spelen. Om kwart voor tien werden alle coaches en scheidsrechters bij elkaar geroepen voor een kort praatje en om tien uur konden de eerste wedstrijd starten.

Iedere keer werd door het wedstrijdsecretariaat omgeroepen welk team waar moest spelen en wie daar moest scheidsen. Dit verliep erg soepel!

Om een uur waren de laatste wedstrijden afgelopen. Hierna volgden de prijsuitreiking en een fotomomentje onder het genot van een ijsje! Vanaf dat moment kwamen ook de eerste oudere jeugd/senioren al binnen wandelen, want die startten natuurlijk om half twee met de eerste wedstrijden. Voor hen verliep de procedure hetzelfde als bij de jeugd.

Om vijf uur waren de laatste wedstrijden afgelopen. Hierna volgden de prijsuitreiking en nog een kort praatje/bedankje namens de club. Toen dat was afgelopen, konden we met z’n alle lekker gaan barbecueën! Rond acht uur waren de meesten mensen wel naar huis of ze bleven nog gezellig een drankje drinken bij het Wiesenfest!

Al met al, naar mijn mening, een super gezellige en geslaagde dag!

Wat ging goed?

Samenwerking tussen de samenwerkende partijenTijdens dit weekend vonden er op BillyBirdPark Drakenrijk maar liefst vier activiteiten plaats! Hiervoor is een goede samenwerking vereist tussen de verschillende partijen en een eerlijke verdeelsleutel qua kosten. Dit verliep soepel!

Indeling vrijwilligersVorig jaar hadden mensen zich opgegeven als vrijwilliger. De commissie ging ervanuit dat de mensen uit zichzelf kwamen opdagen, dit was niet het geval. Als mensen niks meer te horen kregen, gingen ze ervanuit dat ze niks hoefden te doen. Dit jaar is een duidelijk schema opgesteld en rondgestuurd naar de vrijwilligers. Nu was iedereen op de hoogte van zijn/haar taak en tijdig aanwezig. Hierdoor amper stress voor de commissie op de dag zelf!

Programma en activiteitenSuper gezellige sfeer tijdens het toernooi! Iedereen was actief bezig en aan het genieten (ook van het lekkere weer!).

Sponsoren zoekenVorig jaar is er amper gezocht naar sponsoren waardoor er toen heel veel kosten waren voor de handbalclub. Dit jaar zijn we met de commissie actief op zoek gegaan naar sponsoren en hebben we aardig wat sponsorgeld op kunnen halen!

Wat kan beter?

Opgave en betaling voor de barbecueVia het opgaveformulier konden mensen zich opgeven voor het toernooi én voor de barbecue, voor alleen het toernooi of alleen voor de barbecue. Veel mensen hadden geld overgemaakt met het idee alleen mee te doen aan de barbecue. Dit hadden ze dan niet via het opgaveformulier aangegeven. Hierdoor ontstond er veel chaos rondom wie had betaald, maar zich niet had opgegeven omdat wij uitgingen van het opgaveformulier. Volgend jaar duidelijker aangeven dat mensen zich moeten opgeven via het opgaveformulier, ook al willen ze alleen deelnemen aan de barbecue.

Opgave individueel/teamIn het opgaveformulier kon je je als individu opgeven of je kon een heel team opgeven. Dit was eigenlijk niet zo handig want daardoor ontstond er af en toe wat verwarring, zowel bij de mensen als bij de commissie. Er moet hierin volgend jaar een keuze worden gemaakt.

PoetsenVolgend jaar betere afspraken maken met REVOC over het poetsen. Doordat zij amper tot niet gepoetst hadden, hadden wij weer heel veel werk aan het poetsen!

Foto’s jeugdteamsNiet alle jeugdteams staan op de foto terwijl we dit wel wilden doen. Dit hadden we aan het einde van de middag van de jeugdteams beter moeten organiseren.

Reflectie op eigen handelen

Ik ben trots op mijzelf dat ik dit evenement tot een geslaagd einde heb kunnen brengen. Ik zag het als een grote uitdaging om projectleider te zijn van een evenement. Vooral omdat dit evenement in samenwerking met drie andere partijen georganiseerd werd. Gedurende het proces ben ik met het evenement meegegroeid als het ware. Het evenement werd steeds completer, maar ook ik als projectleider werd steeds ‘completer’ in het uitvoeren van mijn taken.

In het begin verliep het af en toe nog wat stroefjes omdat ik niet goed wist waar ik moest beginnen met het organiseren. In het begin en de eerste vergadering heeft Roel mij dan ook ondersteund wat ik erg fijn vond. Vanaf daar verliep het stukken beter en ging het vrijwel vanzelf. Taken geven aan de commissieleden, controleren of de taken waren uitgevoerd en het leiden van vergaderingen.

De samenwerking binnen de commissie was erg fijn, iedereen stak evenveel energie in het organiseren en voerden zijn/haar taken uit. Daarnaast vond ik het erg fijn dat zij mij ook daadwerkelijk zagen als projectleider en alles terugkoppelde met mij.Ook de samenwerking met de samenwerkende partijen was erg fijn, het regelen van bepaalde zaken en het verdelen van de kosten is helemaal eerlijk verlopen!