Base de Datos II Herramientas ERP. INTRODUCCION LA NECESIDAD DE LA INTEGRACIÓN ENTRE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA EMPRESA

Base de Datos II

Herramientas ERP

INTRODUCCION

LA NECESIDAD DE LA INTEGRACIÓN ENTRE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y

LA EMPRESA

SISTEMAS DE INFORMACIÓN: RETOS Y OPORTUNIDADES

Hasta hace poco tiempo, la información no era considerada como un bien preciado para la empresa, no tenía la consideración de un factor estratégico que era necesario gestionar con especial dedicación.


Hoy en día, son pocos los directivos que pueden escapar al imperativo de prestar una atención especial a los procesos de manejo de información en que se ve implicada su empresa.


Las razones las encontramos en la

evolución del entorno.

ENTORNO COMPETITIVO DE NEGOCIO

Emergencia y el reforzamiento de la

economía global.


Transformación de economías y sociedades industriales en economías y sociedades basadas en la información, el conocimiento, y los servicios.


Transformación de las empresas en sí

mismas, tratando de adaptarse al entorno y evolucionar en consecuencia.

FACTORES DEL ENTORNO QUE AFECTAN ALA ACTIVIDAD EMPRESARIAL

Necesidad de

una seria

reconsideración

Surgimiento delos bloques decomercio

Expectativascambiantes de los clientes

CompetenciaGlobal Liberalización

Exceso de Capacidad

Fusiones yAdquisicionesDiscontinuidades

Tecnológicas

MenorProteccionismo Preocupaciones

medioambientales

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?

Conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada deacuerdo con las necesidades de la empresa,recopila, elabora y distribuye información necesaria para la operación de la misma y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando la toma de decisiones necesaria para desempeñar las funciones y procesos de negocio de acuerdo con su estrategia

SISTEMA DE INFORMACIÓN:

DE LOS DATOS A LA ACCIÓN

DATOS

INFORMACION

CONOCIMIENTO

ACCION

NECESIDADES DE INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

INFORMACIÓN COMPETITIVA- Demanda de la industria- Demanda de la empresa- Competencia

INFORMACIÓN DEL ENTORNO- Política y gobierno- Demográfica y social- Economía- Tecnología- Factores de producción

INFORMACIÓN INTERNA- Previsiones de venta- Presupuestos- Factores de producción- Otras políticas

SISTEMA DE INFORMACION

SISTEMAS DE INFORMACIÓN VSTECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

El sistema de información es el concepto o el fin pretendido


Las tecnologías de la información son la herramienta utilizada en su

implementación


Las tecnologías de la información aparecen como un componente más

del sistema de información formal

REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIRUN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Debe evitar el exceso de información.

Lo que realmente genera un exceso de información es desinformación


Debe proporcionar la información a quien realmente la necesita.

Un defecto también bastante comúnentre las empresas es el de acumular mucha información, pero no distribuirla eficazmente


No es suficiente con que la información llegue a quienes la precisen, sino que debe llegar de modo que sea utilizable, en particular para la identificación y resolución de problemas

UNA POSIBLE CLASIFICACIÓN DELOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Sistemas verticales.

Permiten a la organización obtener,

almacenar y suministrar un acceso a la

información referente a los cambios del

mercado, los cambios de productos, el uso de procesos,...

UNA POSIBLE CLASIFICACIÓN DELOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Sistemas verticales.

Sistemas de “actuación”, coordinan,

controlan, e integran la información a través de las distintas áreas de actividad

Facilitan el que todas las áreas de la empresa estén conectadas entre sí y con flujos rápidos de información.

IMPACTO DEL SISTEMA DEINFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

Por una parte, el sistema deberá

amoldarse o ser coherente con las

necesidades de la empresa

IMPACTO DEL SISTEMA DEINFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

Pero también se produce un fenómenoa la inversa en el seno de los procesosempresariales. Cualquier procedimiento habrá de amoldarse, en cierta medida, a las normas que imponga el sistema.

CUESTIONES A PLANTEARSE

NUEVAS OPCIONES PARA EL DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN

POSIBILIDAD DE ESTRUCTURAS MÁS PLANAS

AUMENTO DE LA FLEXIBILIDAD

CUESTIONES A PLANTEARSE

USO ADECUADO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ESTIMACIÓN DE COSTOS Y VENTAJAS

CUALIFICACIONES NECESARIAS

CONCLUSION

El alcance un Sistema de Informaciónes mucho mayor de lo que habitualmentese piensa; no consiste sólo en montar unared de computadoras, e instalar unsoftware con el que puedan realizarseunas determinadas tareas. Las implicaciones futuras de un SI en laempresa, pueden ser cruciales para lasupervivencia de la misma.

ANTECEDENTES

Evolución:

La técnica MRP para la planificación industrial. La sigla MRP significaba

“Material Requirement Planning ”, pero en la versión MRP II pasa a significar

“Manufacturing Resource Planning

ANTECEDENTES

La denominación que se da a estos

sistemas, ERP, ó Enterprise Resource

Planning (Planificación de Recursos

Empresariales) procede de la evolución de los anteriores.

MRP PLANIFICACIÓN DE MATERIALES

SITUACIÓN DE PARTIDA

Islas de Información.

Aplicaciones aisladas asociadas a

cada departamentos.

SITUACIÓN DE PARTIDA

Inexistencia de información global y útil que ayudara a la toma de decisiones. Ésta debía ser recopilada desde las más diversas fuentes.

Este tipo de prácticas se siguen dandohoy.

TRANSICIÓN A REALIZAR

ERP´S. DEFINICIÓN

Son aplicaciones de gestión integradas y estándar,que pueden modelar las prácticas y procesos de negocio de una empresa.

DE LAS FUNCIONES A LOS PROCESOS

ERP´S. DEFINICIÓN (II)

Desde un punto de vista funcional y de arquitectura, podemos definir los ERP como: sistemas informáticos abiertos, basados en tecnología cliente/servidor, y diseñados para manejar necesidades de información de una empresa, dentro de su ámbito de validez.

CARACTERÍSTICAS DE LOS ERP´S

Pueden cubrir las necesidades de todas

las áreas funcionales de la empresa.

Crean un flujo de trabajo entre los

distintos usuarios.


Este flujo permite agilizar el trabajo cotidiano considerablemente.

Permiten la comunicación interdepartamental y por tanto el

desarrollo de procesos de negocio

completos.


La información se introduce una sola vez, es compartida por todos los módulos y siempre está disponible en tiempo real.

Las soluciones ERP pueden ser

personalizadas para cada empresa.

DE LAS FUNCIONES A LOS PROCESOS

APLICABILIDAD

Las soluciones ERP buscan el integrar los diferentes procesos operativos con los flujos de información asociados de la organización para que en conjunto se puedan emplear los recursos de la organización de un modo sinérgico.

REQUIERE:

La experiencia que puedan aportar personas relevantes de la dirección de la organización, de consultores y de auditores, para llevar a cabo diversas tareas...

TAREAS:

La evaluación funcional El análisis de los requisitos de negocio El diseño de informes El aseguramiento del control de los

negocios

TAREAS:

El ajuste del paquete a requisitos específicos

En determinados casos incluso para el Rediseño de los Procesos (que puede ser necesario).

DECISIÓN DE IMPLEMENTAR

La decisión de implementación de un Sistema de Información Integrado, no sólo se centra en la elección de un software que se compra a alguna compañía dedicada a su desarrollo ( como SAP, Peoplesoft, Baan, Oracle, J.D. Edwards, etc.. ) ...

DECISIÓN DE IMPLEMENTAR

… sino que existen otros aspectos a tener en cuenta: deberemos pensar en la adecuación y

ajuste de las facilidades que ofrecen dichas herramientas, por parte de expertos, a los requisitos que demanda la organización en concreto.

¿QUE EMPRESAS LOS ELIGEN?

Inicialmente, la implementación de los ERP´s sólo era sopesada y llevada a cabo por multinacionales u organizaciones muy grandes.


La razón que motivaba este hecho se encontraba en el ámbito de los costos de implementación fundamentalmente.

Los costos que tenían que soportar las compañías eran prohibitivos para la organizaciones de tamaño pequeño e incluso mediano


Sin embargo, hoy en día son ya muchas las empresas las que están optando, o lo han hecho ya, por la implementación de una solución ERP.

Esto aún no se ve reflejado en el mercado local.

Industria41%

Distribución28%

Servicios19%

Administración Pública

1%Bancos

4%

Educación1%Sanidad

3%Otros1%

Utilitarios1%

Seguros1%

ERP´s IMPLEMENTADOS SEGÚN SECTORES DE ACTIVIDAD

VENTAJAS DE LA INTRODUCCION DE UN ERP

El primero de los beneficios que pueden aportar un ERP se centra en el hecho de que facilita a la compañía una amplia y extensa integración de su Sistema de Información cubriendo todas sus áreas funcionales tales como Fabricación, Ventas y Distribución, Pagos, Entregas, Inventario, Contabilidad, Recursos Humanos, compras, etc.


Incrementa el rendimiento del tiempo empleado de la organización. Como todas las partes están ahora conectadas e integradas con el resto por medio del sistema ERP, el empleado utiliza menos tiempo para realizar sus tareas. El empleado tiene más acceso y mejor a su información, lo que mejora el tiempo y las fuentes de la toma de decisión.


Los costos de operación de una organización se pueden reducir considerablemente. Un sistema ERP integra todas las partes de una organización por lo que se consigue un mayor control operacional.


Unifica el software que utiliza la organización

Hace de puente para que la información fluya a través de toda la organización

Provee una completa integración de los sistemas no sólo entre departamentos en una compañía sino también a través de las compañías bajo la misma gestión


Permite la automática introducción de las últimas tecnologías como la Transferencia Electrónica de Fondos (EFT), El Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, Intranet, Videoconferencia, Comercio Electrónico, etc.


Elimina la mayoría de los problemas de negocios como la disminución de materiales, los ajustes de productividad, el Servicio al cliente, la gestión de caja, los problemas de inventario, los problemas de calidad, las entregas, etc.


Proporciona herramientas BI (Business Intelligence) como Sistemas de Apoyo a la Decisión (Decision Support Systems, DSS), Executive Information System (EIS), Reporting, Minería de Datos para posibilitar que la gente tome mejores decisiones y por lo tanto mejoren sus procesos de negocio.

VENTAJAS ADICIONALES

Permiten proporcionar una rápida respuesta a los clientes y realizar un seguimiento adecuado de ellos.

Cobros más eficientes, es decir, reducción de los retrasos en las entregas de material y en los pagos de los clientes.

VENTAJAS ADICIONALES

Permite una rápida respuesta a los cambios en las operaciones de negocio y en las condiciones del mercado.

Ayuda a la obtención de ventajas competitivas mejorando los procesos de negocio.

Proporciona una base de datos unificada, utilizable por todas las aplicaciones integradas en el sistema

DESVENTAJAS

COSTO !!!!

DESVENTAJAS

Los altos costes que supone la parametrización de un ERP

Los problemas de privacidad de la información

El tiempo necesario y la complejidad que conlleva su implementación.

DESVENTAJAS

Puede que el empleado no esté preparado para el uso del ERP, entonces tendrá que ser formado (aumento en los costos), o en el peor de los casos podría ser despedido.

IMPLEMENTACION: Proceso Complejo

Los responsables de las empresas deben preguntarse cuál será el tiempo necesario para su implementación: a medida que pasan los días los costos de consultoría e implementación se disparan.

Un estudio de la consultora Metagroup señala que esta partida absorbe una media del 46% del costo total de un proyecto ERP.


¿Hasta qué punto el ERP se adaptará al proceso de negocio. ¿Y si los consultores sucumben a la tentación de querer cambiar la manera de operar de la empresa?.

Hay que rechazar esa idea, una aplicación estratégica como el ERP debe obedecer al negocio y no al revés.


Por otra parte, ¿qué pasa si en el momento de preparar el modelo de negocio se revelan duplicaciones o la posibilidad de optimizar procesos?.

En este caso, es lógico que se aproveche para hacer un rediseño de procesos para aumentar la productividad y reducir burocracia.


Para que la implantación del ERP llegue a buen puerto es imprescindible que colaboren la dirección de la empresa y los empleados. Esto se logra con una política de formación e información sobre los objetivos. Hay que explicar bien los objetivos y lo que se juega la empresa.

TENDENCIAS FUTURAS

Es necesario mencionar la fusión que sufren actualmente las herramientas ERP con lo que se denomina CRM (Customer Relationship Management), y con el comercio electrónico, puesto que las tecnologías de la información ya se encuentran lo suficientemente maduras como para permitirlo.

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