Bài 6Sử dụng hàm

HỆ THỐNG LẠI BÀI CŨ

Ô và địa chỉ tham chiếu

Các kiểu dữ liệu

Công thức

Chức năng AutoFill

Sắp xếp và lọc dữ liệu

Biểu đồ

Slide 6 - Sử dụng hàm 2

NỘI DUNG BÀI HỌC

Slide 6 - Sử dụng hàm 3

Hàm và cách sử dụng hàm

Sử dụng các hàm nâng cao Vlookup,HLookup

Chức năng PivotTable

Hàm

Hàm trong Excel được lập trình sẵn dùng tính toán hoặc thực

hiện một chức năng nào đó, nhanh hơn và chính xác hơn

nhiều so với tính toán thủ công

Các hàm trong Excel rất đa dạng:

Có hàm không yêu cầu đối số

Có hàm yêu cầu một hoặc nhiều đối số, và các đối số có thể là

bắt buộc hoặc tự chọn.

Slide 6 - Sử dụng hàm 4

Các loại hàm số

Slide 6 - Sử dụng hàm 5

Toán học và lượng giác (Math

and Trigonometry)

Thống kê (Statistical)

Tài chính (Financial)

Tra cứu và tham chiếu (Lookup

and Reference)

Xâu ký tự (Text)

Thời gian (Date and Time)

Logic

Cơ sở dữ liệu (Database)

Thông tin (Information)

Kỹ thuật (Engineering)

Hàm

Ví dụ:

=Rand() hàm không có đối số

=If(A1>=5, ”Đạt, ”Trượt”) hàm 3 đối số

Một số hàm thông dụng

Hàm ngày và thời gian: Time, Now, Date,….

Hàm luận lý: If, And, Or,…

Hàm tham chiếu và tìm kiếm: Choose, Vlookup, OffSet,…

Hàm toán và lượng giác: Log, Mmult, Round,…

Hàm thống kê: Stdev, Var, CountIf,…

Hàm văn bản: Asc, Find, Text,…

Các hàm tự tạo

Slide 6 - Sử dụng hàm 6

Các hàm thông dụng

Toán học và lượng giác

ABS(X): trị tuyệt đối

INT(X): lấy giá trị nguyên

Thống kê

AVERAGE(miền): tính trung bình

MAX(miền): Giá trị lớn nhất trong

miền

MIN(miền): Giá trị nhỏ nhất trong

miền

COUNT(miền): Số ô chứa số trong

miền

Slide 6 - Sử dụng hàm 7

Thời gian

NOW(): thời điểm hiện tại

DATE(y,m,d)

IF(điều_kiện, giá_trị_1,

giá_trị_2)

Nhập công thức và hàm

Nhập công thức bằng cách nhập dấu = và sau đó là sự kết

hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các

hàm.

Bạn có thể nhìn vào thanh Formula để thấy được trọn công

thức.

Một điều hết sức lưu ý khi làm việc trên bảng tính là tránh

nhập trực tiếp các con số, giá trị vào công thức mà bạn nên

dùng tham chiếu.

Slide 6 - Sử dụng hàm 8

Sử dụng thư viện hàm

Một trong những cách dễ dàng nhất để sử dụng hàm trong Excel là sử

dụng thư viện hàm.

Khi bạn muốn sử dụng hàm nào chỉ việc chọn menu Formulas >

Function Library > chọn nhóm hàm > chọn hàm cần sử dụng.

Slide 6 - Sử dụng hàm 9

Các lỗi thông dụng và một số lưu ý

Slide 6 - Sử dụng hàm 10

Lỗi Giải thích

#DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng

#NAME? Do nhập sai tên hàm hay tham chiếu hoặc nhập thiếu dấu nháy

#N/A Công thức tham chiếu đến ô có dùng hàm NA để kiểm tra sự tồn tại củadữ liệu hoặc hàm không có kết quả

#NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng và 2 vùng này không có phầnchung nên phần giao rỗng

#NUM! Vấn đề đối với giá trị, ví dụ như nhầm số âm trong khi đáng ra phải là sốdương

#REF! Tham chiếu bị lỗi, thường là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa

#VALUE! Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng

Một số hàm nâng cao thường dùng

Hàm HLOOKUP

Hàm HLOOKUP là hàm dò tìm theo dòng, sẽ trả về giá trị của một ô nằm trên một

dòng nào đó nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm.

Cú pháp

hàm: HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,option_

lookup)

Lookup_value: là giá trị dùng để dò tìm, giá trị này sẽ được dò tìm trong dòng

đầu tiên của bảng dữ liệu dò tìm

Table_array: là bảng dùng để dò tìm, bảng dò tìm có thể là tham chiếu đến một

vùng nào đó hay Name trả về vùng dò tìm

row_index_num: là số thứ tự của dòng (tính từ trên xuống dưới) trong bảng dò

tìm chứa giá trị mà ta muốn trả về

Option_lookup: là tùy chọn xác định kiểu dò tìm

Slide 6 - Sử dụng hàm 11

Hàm nâng cao

Ví dụ cho bảng dữ liệu như sau

Slide 6 - Sử dụng hàm 12

Hàm nâng cao

Slide 6 - Sử dụng hàm 13

Kết quả trả về sau khi sử dụng hàm HLOOKUP

Hàm nâng cao

Hàm VLOOKUP là hàm dò tìm theo cột, sẽ trả về giá trị của một ô

nằm trên một cột nào đó nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm

Cú pháp VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,option_lookup)

Lookup_value: là giá trị dùng để dò tìm, giá trị này sẽ được dò tìm trong

cột đầu tiên của bảng dữ liệu dò tìm

Table_array: là bảng dùng để dò tìm, bảng dò tìm có thể là tham chiếu

đến một vùng nào đó hay Name trả về vùng dò tìm

Col_index_num: là số thứ tự của cột (tính từ trái qua phải) trong bảng

dò tìm chứa giá trị mà ta muốn trả về

Option_lookup: là tùy chọn xác định kiểu dò tìm

Slide 6 - Sử dụng hàm 14

Hàm nâng cao

Kết quả trả về sau khi sử dụng hàm VLOOKUP

Slide 6 - Sử dụng hàm 15

PivotTable

Là công cụ của Excel cho phép tổng hợp và phân tích dữ liệu

dưới nhiều góc độ khác nhau

Mục đích của PivotTable là khả năng tổ chức tương tự như

tạo một báo cáo dựa trên một CSDL được tạo từ

các trường (cột) để có thể tạo có một cái nhìn tổng quát đến

hay chi tiết khi cần trích xuất dữ liệu với các trường kèm theo

một số công thức mà Excel đã định sẵn như tính tổng,

phương sai, độ lệch chuẩn...

Slide 6 - Sử dụng hàm 16

TỔNG KẾT BÀI HỌC

Excel cung cấp đầy đủ các loại hàm làm việc với số liệu,chuỗi, ngày tháng…

Để tạo hàm, có thể nhập trực tiếp ở ô, hoặc dùng cửa sổ tạohàm

Hàm Vlookup được sử dụng để dò tìm dữ liệu thao cột PivotTable là công cụ rất mạnh của Excel nhằm khai thác dữ

liệu dưới nhiều góc nhìn

Slide 6 - Sử dụng hàm 17