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BACCALAUREAT PROFESSIONNEL
GESTION ADMINISTRATION
Rénovation de la filière tertiaire administratif
Bac pro COMPTABILITE Bac pro SECRETARIAT
Bac pro GESTION-ADMINISTRATION
De la comptabilité vers la gestion…
…du secrétariat vers l’administration
2
D. Vassal et C.Ribat – IEN ET - Rénovation du tertiaire administratif – 1er décembre 2011
LA NOTE D’OPPORTUNITE
Bac secrétariat et Bac comptabilité : quelques éléments de la note d’opportunité
Une des filières les plus importantes du second cycle professionnel
Sans pour autant être une filière attractive
Avec une ambition de poursuite d’études en BTS qui reste aléatoire
Avec une forte concurrence du niveau III pour les métiers de la comptabilité et de l’assistance
4
Les attentes des entreprises
Des interventions dans des activités :
d’information, de communication
de gestion,
commerciales
Une dimension d’interface relationnelle
Des compétences professionnelles affirmées.
Des qualités de communication pour adapter les propos et les attitudes aux interlocuteurs, à l’oral comme à l’écrit
Une culture quantitative de gestion au service de la décision
Autonomie et responsabilité
Maîtrise des technologies
Maitrise de compétences langagières et rédactionnelles
Maîtrise de compétences relationnelles et professionnelles
Maîtrise de savoirs-métiers (adaptabilité au contexte)
Celles-ci requièrent
De nouvelles fonctions
• Gestionnaire administratif
• Assistant administratif
• Agent de gestion administrative
• Employé administratif
• Adjoint administratif
• Technicien des services administratifs
• Gestionnaire commercial
• Gestionnaire du personnel
après la 3ème
ENTRÉE DANS LA VIE ACTIVE
…Gestionnaire administratif
…Technicien administratif
…Fonctions d’encadrement
POURSUITE D’ÉTUDES
BAC PRO (3ans) BAC PRO Gestion- Administration Niveau IV
BEP Métiers des services administratifs validés dès la classe de première Niveau V
BAC + 2 : BTS BTS ASSISTANT(E) de Gestion PME – PMI
BTS ASSISTANT(E) de Manager
BAC + 3 : LICENCE
PROFESSIONNELLE
Présentation du nouveau référentiel
Le nouveau référentiel
Pôle 1
Gestion
administrative
des
relations externes
Pôle 3
Gestion
administrative
interne
Pôle 2
Gestion
Administrative
des relations avec
le personnel
Pôle 4
Gestion
administrative
des
projets
Un ensemble de 55 situations professionnelles mises en œuvre dans 4 pôles
ACTIVITE
Pôle 1 STRUCTURATION DU BAC PRO GESTION ADMINISTRATION
3 CLASSES DE
SITUATION 14 SITUATIONS PROFESSIONNELLES
Pôle 1 :
Gestion
administrative
des relations
externes
Classe 1.1 Gestion
administrative avec les
fournisseurs
Classe 1.2 Gestion
administrative des
relations avec les
clients et les usagers
Classe 1.3 Gestion
administrative avec les
autres partenaires
1.1.1Tenue des dossiers fournisseurs et sous-traitants
1.1.2. Traitement des ordres d’achat, des commandes
1.1.3. Traitement des livraisons, des factures et suivi des anomalies
1.1.4. Évaluation et suivi des stocks
1.1.5. Gestion des règlements et traitement des litiges
1.2.1. Participation à la gestion administrative de la prospection
1.2.2. Tenue des dossiers clients, donneurs d’ordre et usagers
1.2.3. Traitement des devis, des commandes
1.2.4. Traitement des livraisons et de la facturation
1.2.5. Traitement des règlements et suivi des litiges
1.3.1. Suivi de la trésorerie et des relations avec les banques
1.3.2. Préparation des déclarations fiscales
1.3.3. Traitement des formalités administratives
1.3.4. Suivi des relations avec les partenaires-métiers
Pôle 2
Pôle 2 :
Gestion
administrative
des relations
avec le
personnel
Classe 2.1. Gestion
administrative courante
du personnel
Classe 2.2. Gestion
administrative des
ressources humaines
Classe 2.3. Gestion
administrative des
rémunérations et des
budgets
Classe 2.4. Gestion
administrative des
relations sociales
2.1.1. Tenue et suivi des dossiers des salariés
2.1.2. Gestion administrative des temps de travail
2.1.3. Préparation et suivi des déplacements du personnel
2.1.4. Transmission d’informations à destination du personnel
2.2.1. Participation au recrutement du personnel
2.2.2. Participation à la mise en œuvre d'un programme d'accueil
2.2.3. Suivi administratif des carrières
2.2.4. Préparation et suivi de la formation du personnel
2.3.1. Préparation des bulletins de salaire
2.3.2. Préparation des déclarations sociales
2.3.3. Participation à la préparation et au suivi budgétaire
2.4.1 Suivi administratif des obligations liées aux instances
représentatives du personnel
2.4.2. Préparation des tableaux de bord, des indicateurs sociaux
2.4.3. Participation à la mise en œuvre de procédures relevant de la
santé et la sécurité
2.4.4. Participation à la mise en place d’activités sociales et
culturelles
Pôle 3
Pôle 3 :
Gestion
administrative
interne
Classe 3.1 Gestion des
informations
Classe 3.2 Gestion des modes
de travail
3.3 Gestion des espaces de
travail et des ressources
3.4 Gestion du temps
3.1.1. Collecte et recherche d’informations
3.1.2 Production d’informations structurées
3.1.3 Organisation et mise à disposition des informations
3.2.1 Organisation et suivi de réunions
3.2.2. Gestion des flux de courriers
3.2.3 Gestion des flux d’appels téléphoniques
3.2.4. Gestion d’espaces collaboratifs
3.3.1. Accueil, orientation et information des visiteurs des espaces
de travail
3.3.2 Maintien opérationnel des postes de travail et aménagement
des espaces
3.3.3 Gestion des contrats de maintenance, abonnements, licences
informatiques
3.3.4 Participation au suivi du budget de fonctionnement du
service
3.3.5 Gestion des fournitures, consommables et petits
équipements de bureau
3.4.1 Gestion des agendas
3.4.2 Planification et suivi des activités
Pôle 4
Pôle 4 :
Gestion
administrative
des projets
Classe 4.1. Suivi opérationnel
du projet
Classe 4.2 Evaluation du
projet
4.1.1. Mise en forme et diffusion du descriptif du projet
4.1.2 Organisation de la base documentaire
4.1.3 Production d’états budgétaires liés au projet
4.1.4 Traitement des formalités et des autorisations
4.1.5 Suivi du planning de réalisation du projet
4.1.6 Mise en situation des acteurs du projet
4.1.7 Suivi des réunions liées au projet
4.1.8 Suivi logistique du projet
4.1.9 Signalement et suivi des dysfonctionnements liés au
projet
4.2.1 Participation à l’élaboration des documents de synthèse
4.2.2. Participation au rapport d’évaluation
4.2.3 Clôture administrative du projet
L’organisation
Une nouvelle organisation
Quitter le face à face …..
Une identité professionnelle affirmée
…Pour mettre les élèves en activité professionnelle
Une salle repensée en 3 espaces
Un financement possible en interne
A répartir entre professeur de
comptabilité et professeur de
communication
Grille horaire
PFMP
Elargissement des lieux de PFMP à tout type d’organisation proposant des activités de gestion administrative : •TPE •PME/PMI •ETI •Administrations •Collectivités territoriales •Associations
PFMP
•Durée : 22 semaines sur les 3 ans
16 semaines dans le cas d’un cycle en 2 ans
•Programmation des périodes : relève de l’autonomie des établissements et respecte la contrainte liée au BEP MSA (6 semaines)
LES ATELIERS REDACTIONNELS
•Pourquoi ? Parce que les savoirs rédactionnels se construisent : ils ne sont pas innés Parce que les écrits sont complexes pour nos élèves Parce que les professionnels en font un incontournable
LES ATELIERS REDACTIONNELS
•Comment ? Par la mise en place d’ateliers en co-disciplinarité (si possible)où chaque professeur apporte ses compétences disciplinaires spécifiques
ateliers d’observation et analyse du réel (avec des documents et supports de communication existants), Ateliers de simulation de situations professionnelles Ateliers de production d’écrits (consignes de sécurité, compte-rendu de réunion) Ateliers d’exploitation des PFMP
Les nouveaux outils
Liés aux évolutions technologiques
PGI progiciel de gestion intégré,
Deux solutions possibles :
- Utiliser le produit d’un éditeur privé (au choix de l’établissement et de l’équipe)
OU
- Utiliser OPEN ERP , logiciel libre de droit., implémenté d’un générateur d’activités mis en ligne sur le site du CERPEG
Ce Générateur d’activités va permettre aux équipes de travailler les situations professionnelles traversées par l’élève de manière individualisée. Chaque activité mise en œuvre est ancrée dans le référentiel de certification Bac pro GA et rattachée au BEP MSA.
GED gestion électronique des documents
CES OUTILS FONT PARTIE INTEGRANTE DES SAVOIRS ASSOCIES SONT UN MOYEN D’ACQUERIR LA COMPETENCE ET NON UN BUT EN SOI
L’approche pédagogique
Les composantes d’une situation professionnelle
Données de la situation Savoirs associés Performance attendue
- Les données commerciales et comptables de
l’organisation
- Les dossiers et informations sur les
fournisseurs et sous-traitants
- Les consignes de tenue des dossiers dans
l’entité
- Les règles et procédures de sécurité des
informations fournisseurs
- Les exigences en matière de confidentialité
- Les règles comportementales à adopter envers
les fournisseurs
- Un environnement numérique de travail de type
PGI
Savoirs de gestion et savoirs technologiques
- Les types de fournisseurs : grossiste, détaillant,
prestataire, sous-traitant, centrale d’achat
- Les méthodes de classement et d’archivage
avec Électronique des Documents (GED)
- Les réductions commerciales et financières
- Le processus automatisé des informations
fournisseurs à l’aide d’un PGI
Savoirs juridiques et économiques
- Les types de structure des organisations
- Les biens et les services
- La sous-traitance
Complexité
- Absence de fichier fournisseur
- Cas d’un fournisseur également client
- Cas de sous-traitant d’un fournisseur
- Tarifs conditionnels et variables
- Relations avec des fournisseurs UE et hors UE
Aléas
- Informations incertaines sur un fournisseur
- Perte de l’historique fournisseur
- Anomalies dans un catalogue fournisseur
- Défaillance d’un fournisseur ou d’un sous-
traitant
Compétences Critère d’évaluation
Résultats attendus
Les dossiers fournisseurs et sous-traitants sont
mis à jour en permanence. Actualiser une base de données fournisseurs Fiabilité et exhaustivité des informations relatives
aux fournisseurs
Pôle 1 – Gestion administrative des relations externes Aptitude générale : Maintenir la relation avec des tiers
Classe 1.1. Gestion administrative des relations avec les fournisseurs 1.1.1 Tenue des dossiers fournisseurs et sous-
traitants
Situation professionnelle
FINALITE
S’approprier le suivi administratif de la chaine commerciale.
EXEMPLE D’ACTIVITE
COMPETENCES MISES EN OEUVRE
OBJET
Réception et traitement d’une commande client
Passer des commandes fournisseurs Suivre le processus commande/livraison/facturation fournisseurs Assurer le traitement de devis et commandes clients Assurer le traitement administratif des livraisons et la facturation clients
OUTILS ET SUPPORT
CONTEXTE
Les élèves sont répartis en groupe de 4 élèves, chaque groupe représentant une entité (entreprise Biomag). Cette entreprise a donc été dupliquée 4 fois : - biomag01 : 4 élèves - biomag02 : 4 élèves - biomag03 : 4 élèves - biomag04 : 4 élèves Dans chacune des entités les rôles suivants ont été affectés aux élèves : - 1 élève responsable de la gestion administrative (c’est le chef !) - 1 élève responsable de la gestion administrative des ventes - 2 élèves responsables de la gestion administrative des achats
- Nombre d’ordinateurs : 16 - Open ERP version 6.0.3 - un tutoriel « Découvrir Open ERP par l'exemple » - L’organigramme, les règles de travail et les processus
ORGANISATION
Ce scénario pédagogique s’adresse à un groupe de seconde de 16 élèves
REGLES DE TRAVAIL ET PROCESSUS
Responsable de la gestion administrati
ve
Responsable de la gestion administrati
ve
Gestionnaire administratif
des ventes
Gestionnaire administratif
des achats
réceptionne une commande client
commande les produits manquants auprès des fournisseurs
prépare la commande du client (BC, BL, Facture ‘brouillon’)
contrôle tous les documents (achats, ventes) et valide les factures (passage de l’état brouillon à l’état ouverte ce qui entraine la génération des écritures comptables)
Alerte sur les quantités à commander
Signale la livraison des
produits commandés
En fin de cycle
SCENARIO PAS A PAS ETAPE SITUATIONS PROFESSIONNELLES SAVOIRS ASSOCIES
Responsable de la gestion
administrative
Réception des commandes
clients par courriel
Contrôle de l’état des stocks
Transmission de la demande
des besoins en produits
1.1.4. Évaluation et suivi des stocks - Les procédures automatisées de suivi des stocks
3.1.2 Production d’informations structurées
- Les écrits professionnels
- Les règles de la communication professionnelle
Gestionnaire administratif des
achats
Traitement des achats
Réception administrative
des produits commandés
Transmission de l’état des
opérations aux autres
services
1.1.2. Traitement des ordres d’achat, des commandes - Les différentes procédures d’achat, dont l’appel
d’offres
- Le processus automatisé des achats et des approvisionnements à l’aide d’un PGI
1.1.3. Traitement des livraisons, des factures et suivi des anomalies
- Les plannings de livraison et la réception des
marchandises
- Le processus automatisé des livraisons et factures
à l’aide d’un PGI
- La chaîne des documents commerciaux
1.1.4. Évaluation et suivi des stocks - Les procédures automatisées de suivi des stocks
3.1.2 Production d’informations structurées
- Les écrits professionnels
- Les règles de la communication professionnelle
Gestionnaire administratif des
ventes
Création des bons de
commande, de livraison et
des factures
Transmission de l’état des
opérations au responsable
de la gestion administrative
1.2.3. Traitement des devis, des commandes - La chaîne des documents commerciaux
- Le processus automatisé du traitement des
commandes et des devis à l’aide d’un PGI
- La dématérialisation des documents commerciaux
1.2.4. Traitement des livraisons et de la facturation
- Le processus automatisé de la livraison et de la facturation à l’aide d’un PGI
- La dématérialisation des documents commerciaux
3.1.2 Production d’informations structurées
- Les écrits professionnels
- Les règles de la communication professionnelle
Responsable de la gestion
administrative
Contrôle et validation de la
facturation
1.2.4. Traitement des livraisons et de la facturation
- Le processus automatisé de la livraison et de la facturation à l’aide d’un PGI
- La dématérialisation des documents commerciaux
3.1.2 Production d’informations structurées
- Les écrits professionnels
- Les règles de la communication professionnelle
Mise en œuvre avec le PGI
Un PGI, programme de gestion intégré, est constitué d'une suite de modules qui, de façon transparente, gèrent le système d'information de l'entreprise. Les PGI leaders du marché (SAP, Adonix) ont investi les grandes entreprises, puis les PME-PMI se sont emparées du concept en adaptant leur organisation aux PGI via des produits plus aisés à paramétrer mais aussi moins ambitieux (CEGID, OpenERP, EBP BusinessLine …). Un PGI modifie souvent l'organisation administrative de l'entreprise, il modifiera aussi la démarche didactique.
UNE SOLUTION PROPOSEE PAR LE CERPEG : OpenERP : C’est un progiciel intégré de gestion ouvert, libre de droits comprenant de nombreux modules et notamment : gestion des ventes, gestion des achats, gestion des stocks, gestion de projets et des activités de services, ressources humaines et gestion documentaire…
Un serveur de messagerie : Gestion de courriel entre les différents acteurs.
Un générateur d’applications : il permet au professeur de proposer aux élèves des travaux individualisés. Pour chaque élève, il est ainsi possible de choisir le contenu de la situation professionnelle en adaptant :
• la quantité d'informations à traiter • le degré de complexité du travail à effectuer • le type d'aléas éventuels
CREATION DE LA COMMANDE CLIENT
Sélection de la situation professionnelle
CREATION DE LA COMMANDE CLIENT
Toutes les composantes de la situation professionnelle
La situation professionnelle sélectionnée et sa place dans le référentiel
PRISE DE CONNAISSANCE DES ACTIVITES A REALISER
PAGE D’ACCUEIL DE L’INTERFACE WEB D’OPENERP
Ce scénario peut être reproduit, en temps réel, afin de s’assurer que les compétences sont acquises. On peut ajouter un niveau de complexité ou d’aléa pour les groupes maîtrisant le processus.
L’accent sera mis sur la découverte et la maîtrise du processus au moment de la formation. Nos élèves sont très rapidement capables de créer un document commercial, il est plus difficile pour eux de comprendre le suivi administratif de la chaîne
commerciale
LES EPREUVES D’EXAMEN
•E2 : Gestion administrative des relations avec le personnel : mode ponctuel écrit (3 heures – coef 4)
Une étude de cas comprenant plusieurs dossiers indépendants selon les classes de situations 21, 22, 23, 24 La correction est assurée par un enseignant chargé des enseignements professionnels
LES EPREUVES D’EXAMEN
•E 3 : Pratiques professionnelles de gestion administratives (CCF, coef 10) : épreuve prenant en compte la formation en milieu professionnel
E31 : pôle 1 - gestion administrative des relations externes (coef 3) E32 : pôle 3 - gestion administrative interne (coef 4) E33 : pôle 4 - gestion administrative des projets (coef 2) E34 : PSE
LES EPREUVES D’EXAMEN
•E3 : •1 situation d’évaluation par sous-épreuve (3 situations) qui s’appuie sur le dossier professionnel du candidat :
l’extrait du passeport professionnel correspondant aux classes de situation du pôle évalué le compte-rendu d’évaluation des PFMP, dûment complété par les tuteurs
LES EPREUVES D’EXAMEN
•Qui évalue ? Le professeur ou le formateur en charge des enseignements professionnels Le professeur ou le formateur de lettres en charge des ateliers rédactionnels