Upload
ernila-sari-rahman
View
107
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Sistem Kearsipan Elekronik Pada BWS Sumatera III Berbasis Web
Citation preview
44
BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM3.1.Analisa Sistem
Analisa sistem adalah teknik pemecahan masalah dari satu sistem informasi yang utuh kedalam bagian komponennya dengan cara mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi sehingga dapat disarankan sebuah perbaikan atau perancangan sistem yang baru. Analisa sistem juga bertujuan untuk memperoleh masukan secara menyeluruh tentang sistem yang akan dirancang berdasarkan saran dari calon pengguna sistem.
3.1.1. Analisa Sistem yang Sedang Berjalan
Berdasarkan analisa dari penelitian ini, proses penyimpanan arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera III belum memiliki standar operasional prosedur tersendiri. Setiap unit kerja menyimpan arsip dengan cara mencatat detail arsip kemudian mengarsipkan dokumen sesuai klasifikasi arsipnya. Berikut gambar aliran sistem yang sedang berjalan pada proses pengarsipan di Balai Wilayah Sungai Sumatera III.
Gambar 3.1 Aliran Sistem yang sedang berjalanKeterangan :
1. Surat yang telah disahkan diterima oleh petugas arsip
2. Petugas arsip mengisi data surat kedalam buku agenda.
3. Buku agenda terisi.
4. Petugas Arsip menyimpan arsip selama 1 tahun.
5. Petugas arsip mengirimkan surat yang telah diarsipkan ke petugas gudang.
6. Petugas gudang melakukan pengisian data letak arsip di agenda.7. Agenda terisi.
8. Setelah petugas gudang melakukan pengisian data di agenda lalu petugas gudang melakukan penyusunan.9. Arsip tersimpan di gudang.10. Kepala Balai melihat arsip yang telah disimpan di gudang.
3.1.2. Analisa Sistem yang diusulkanWebsite merupakan salah satu sarana penyedia informasi yang sangat luas. Dengan dibangunnya website Sistem Kearsipan di Balai Wilayah Sungai Sumatera III, maka informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat ditemukan. Melihat beberapa kelemahan yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan, maka sebaiknya dibangun sistem baru dengen beberapa kelebihan yaitu kinerja sistem baru lebih efektif, informasi lebih cepat dan akurat, jangkauan penerimaan informasi lebih luas, lebih mudah dikontrol, menggunakan tenaga kerja yang sedikit dan membantu pelayanan sistem lama.
Dari pengamatan analisa dilapangan, dengan dibangunnya sistem yang baru terdapat beberapa kelebihan dibandingkan dengan sistem yang lama diantaranya adalah :
1. Jangkuan informasi cakupannya luas.
2. Persiapan penyajian informasi lebih cepat setelah petugas arsip menginputkan data ke sistem kearsipan elektronik.3. Apabila terjadi perubahan informasi akan memakan waktu lebih cepat untuk memperbaikinya.
Gambar aliran sistem yang diusulkan pada proses pengarsipan di Balai Wilayah Sungai Sumatera III ditunjukkan pada gambar 3.2.
Gambar 3.2 Aliran Sistem yang diusulkan
Keterangan :
1. Petugas Arsip Login.
2. Petugas Arsip Menginputkan Surat yang telah disahkan.
3. Data surat tersimpan
4. Petugas arsip menginputkan klasifikasi arsip
5. Arsip telah di klasifikasikan
6. Petugas arsip menginputkan data instansi
7. Data instansi tersimpan
8. Petugas arsip menginputkan data unit kerja
9. Data unit kerja tersimpan
10. Petugas arsip menginputkan data masalah
11. Data masalah tersimpan
12. Petuga Arsip mencetak laporan arsip
13. Petugas Gudang login.
14. Petugas Gudang melihat laporan arsip.
15. Petugas Gudang menginputkan pemberkasan arsip
16. Petugas Gudang menginputkan retensi arsip17. Petugas Gudang menginputkan pemusnahan arsip
18. Kepala Balai login
19. Kepala Balai melihat laporan arsip.3.2 Analisa Kebutuhan SistemAnalisa kebutuhan sistem adalah proses identifikasi dan evaluasi permasalahan sehingga dapat dibangun sebuah sistem baru yang diharapkan mampu mengatasi masalah-masalah tersebut. Sistem Informasi Kearsipan Elektronik yang dirancang ini mampu memenuhi kebutuhan sebagai berikut :1. Mempermudah kinerja admin dalam mengelola dan mengolah data-data arsip.
2. Memberikan kemudahan pencarian data menggunakan metode sekensial berindeks.
3.3 Perancangan SistemPerancangan sistem merupakan tahap identifikasi kebutuhan secara fungsional untuk mempersiapkan sebuah rancang bangun yang bertujuan merancang sistem dalam memenuhi kebutuhan pemakai sistem. Tahap-tahap yang dilakukan dalam perancangan sistem ini adalah perancangan Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD).3.3.1 Perancangan GlobalPerancangan global merupakan persiapan untuk melakukan perancangan secara terperinci. Alat bantu yang digunakan dalam desain secara global yaitu Context diagram, Data Flow Diagram (DFD), dan Entity Relationship Diagram. Tujuan dari perancangan global ini adalah mempermudah komunikasi antar user dengan koponen sistem dan memberikan gambaran secara umum tentang sistem yang dirancang.
a. Context DiagramContext Diagram adalah suatu gambaran tentang suatu sistem yang terdapat dalam suatu organisasi yang memperlihatkan batasan sistem, eksternal entity yang berintegrasi dengan sistem informasi secara umum mengalir diantara entity dan sistem. Context diagram berfungsi metakan model lingkungan yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Berikut Context diagram untuk Sistem Informasi Kearsipan Elektronik pada Balai Wilayah Sungai Sumatera III.
Gambar 3.3 Context DiagramDari gambar 3.3 dapat terlihat bahwa petugas arsip, petugas gudang dan kepala balai harus login terlebih dahulu untuk bisa masuk ke dalam sistem. Hal ini ditunjukkan dengan adanya aliran data login pada external entity petugas arsip, petugas gudang dan kepala balai. Aliran data yang mengalir dari atau menuju ke setiap entity adalah:1. Data ArsipData arsip adalah data yang digunakan pada proses pengolahan data arsip seperti data kode arsip, jenis arsip, tanggal arsip, tanggal masuk, indeks , penerbit (asal arsip), judul, penerima, ringkasan isi, keterangan, status2. Data Klasifikasi ArsipData Klasifikasi Arsip adalah data yang digunakan pada proses pengolahan klasifikasi arsip.3. Data InstansiData Instansi adalah data yang digunakan pada pengolahan asal instansi.4. Data Unit Kerja Data Unit Kerja adalah data yang digunakan pada pengolahan unit kerja.5. Data Masalah Data Masalah adalah data yang digunakan pada pengolahan masalah. 6. Data Gedung Data Gedung adalah data yang digunakan pada pengolahan lokasi Gedung
7. Data Pemberkasan Data Pemberkasan adalah data yang digunakan pada pengolahan pemberkasan seperti gedung, ruang, boks, dan sampul.
8. Data Retensi Data Retensi adalah data yang digunakan pada pengolahan retensi (masa simpan) arsip.
9. Data Pemusnahan Data Pemusnahan adalah data yang digunakan pada pengolahan pemusnahan arsip.b. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) berfungsi menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data. Berikut Data Flow Diagram (DFD) level 1 untuk perancangan Sistem Informasi Kearsipan Elektronik pada Balai Wilayah Sungai Sumatera III ditunjukkan pada gambar 3.4.
Gambar 3.4 Data Flow Diagram (DFD) Level 1
Gambar 3.5 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Pemberkasan arsipc. Entity Relationship Diagram (ERD)
Berikut ini merupakan ERD dari sistem yang dibangun, ditunjukkan oleh gambar 3.6.
Gambar 3.6 Entity Relationship Diagram (ERD)3.3.2 Desain TerinciDesain terinci bertujuan untuk menerapkan sistem yang baru agar kebutuhan sistem tersebut dapat berjalan sesuai dengan sistem yang dirancang. Desain terinci yang dimaksud adalah desain output, desain input, desain tabel.
a. Desain OutputKEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
Direktorat Jenderal Sumber Daya Air
Balai Wilayah Sungai Sumatera III
Jl. Cut Nyak Dhien No.1 Pekanbaru 0761-22473LAPORAN ARSIP BALAI WILAYAH SUNGAI SUMATERA III
No.Kode ArsipTanggal MasukInstansi Unit KerjaMasalahIndeks
9(3)
9(3)X(6)
X(6)99-99-9999
99-99-9999X(25)
X(25)X(25)
X(25)X(30)
X(30)X(25)
X(25)
Pekanbaru, DD-MM-YYYY
Arsiparis
( X(30) )
Gambar 3.7 Desain Output Laporan Arsip Balai Wilayah Sungai Sumatera IIIKEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
Direktorat Jenderal Sumber Daya Air
Balai Wilayah Sungai Sumatera III
Jl. Cut Nyak Dhien No.1 Pekanbaru 0761-22473LAPORAN PEMBERKASAN ARSIP BALAI WILAYAH SUNGAI SUMATERA III
No.Kode ArsipInstansi Unit KerjaMasalahLokasi
GedungRuangRakBoksSampul
9(3)
9(3)X(6)
X(6)X(25)
X(25)X(25)
X(25)X(30)
X(30)X(25)
X(25)X(15)
X(15)X(15)
X(15)X(15)X(15)X(20)X(20)
Pekanbaru, DD-MM-YYYY
Arsiparis
( X(30) )
Gambar 3.8 Desain Output Laporan Pemberkasan Arsip Balai Wilayah Sungai Sumatera III
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
Direktorat Jenderal Sumber Daya Air
Balai Wilayah Sungai Sumatera III
Jl. Cut Nyak Dhien No.1 Pekanbaru 0761-22473LAPORAN RETENSI ARSIP BALAI WILAYAH SUNGAI SUMATERA III
No.Kode ArsipInstansi Unit KerjaMasalahTanggal RetensiStatus
9(3)
9(3)X(6)
X(6)X(25)
X(25)X(25)
X(25)X(30)
X(30)99-99-9999
99-99-9999X(20)
X(20)
Pekanbaru, DD-MM-YYYY
Arsiparis
( X(30) )
Gambar 3.9 Desain Output Laporan Retensi Arsip Balai Wilayah Sungai Sumatera III
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
Direktorat Jenderal Sumber Daya Air
Balai Wilayah Sungai Sumatera III
Jl. Cut Nyak Dhien No.1 Pekanbaru 0761-22473LAPORAN PEMUSNAHAN ARSIP BALAI WILAYAH SUNGAI SUMATERA III
No.Kode ArsipInstansi Unit KerjaMasalahTanggal MusnahMengetahui
9(3)
9(3)X(6)
X(6)X(25)
X(25)X(25)
X(25)X(30)
X(30)99-99-9999
99-99-9999X(20)
X(20)
Pekanbaru, DD-MM-YYYY
Arsiparis
( X(30) )
Gambar 3.10 Desain Output Laporan Pemusnahan Arsip Balai Wilayah Sungai Sumatera III
b. Desain Input
Rancangan input yang dibangun untuk penginputan data yang nantinya akan menghasilkan informasi. Semua rancangan ini hanya dapat digunakan oleh pengguna yang memiliki hak akses sebagai administrator dan petugas arsip. Rancangan input yang telah didesain antara lain seperti gambar-gambar dibawah ini :Tabel 3.1 Desain Input LoginLogo Sistem Informasi Kearsipan
Balai Wilayah Sungai Sumatera III
Username: x(15)Password : x(15)
Tabel 3.2 Desain Input Data Arsip
Logo Sistem Informasi Kearsipan
Balai Wilayah Sungai Sumatera III
Selamat datang user
Data ArsipKode Arsip : x(6)Tanggal Masuk : date-month-year
Tanggal Arsip : date-month-year
Kode instansi : x(25)
Kode unit : x(25)
Kode masalah : x(30)
Indeks : x(25)
Ringkasan isi : x (30)
Diterima oleh : x (45)
Keterangan : x (45)
Tabel 3.3 Desain Input Pemberkasan ArsipLogo Sistem Informasi Kearsipan
Balai Wilayah Sungai Sumatera III
Selamat datang user
Data Pemberkasan ArsipKode Arsip : x(6)Tanggal Masuk : date-month-year
Tanggal Arsip : date-month-year
Kode instansi : x(25)
Kode unit : x(25)
Kode masalah : x(30)
Indeks : x(25)
Ringkasan isi : x (30)
Diterima oleh : x (45)
Keterangan : x (45)
Lokasi Arsip
Kode Gedung: x(25)Kode Ruang : x(15)Kode Rak : x(15)Kode Boks : x(15)Kode Sampul : x(20)
Tabel 3.4 Desain Input Retensi Arsip
Logo Sistem Informasi Kearsipan
Balai Wilayah Sungai Sumatera III
Selamat datang user, anda login sebagai petugas arsip
Data Retensi ArsipKode Arsip : x(6)Tanggal Masuk : date-month-year
Tanggal Arsip : date-month-year
Kode instansi : x(25)
Kode unit : x(25)
Kode masalah : x(30)
Indeks : x(25)
Ringkasan isi : x (30)
Diterima oleh : x (45)
Keterangan : x (45)
Retensi Arsip Disimpan Permanen
Disimpan dan Dimusnahkan Setelah n Tahun
Dinilai kembali setelah n Tahun
Tabel 3.5 Desain Input Data Pengguna
Logo Sistem Informasi Kearsipan
Balai Wilayah Sungai Sumatera III
Selamat datang user
Data Pengguna
Username :
Nama Pengguna : :
Unit Kerja :
Hak Akses :
c. Desain TabelTabel merupakan kumpulan data atau record dari beberapa field. Data dalam tabel ini diharapkan dapat digunakan untuk menghasilkan informasi yang diharapkan. Desain tabel yang digunakan dalam perancangan Sistem Informasi Kearsipan Elektronik Pada Balai Wilayah Sungai Sumatera III adalah sebagai berikut :
1. Desain Tabel instansiTabel instansi digunakan untuk menyimpan data info instansi. Tabel instansi ditunjukkan pada tabel 3.6.Nama Database: Arsip
Nama Tabel: Instansi
Primary Key: Instansi_id
Tabel 3.6 Tabel instansi
No.Nama ItemTipe dataPanjangKeterangan
1instansi_id*Int-id instasi
2kode_instansiVarchar20kode instansi
3nama_instansiVarchar50nama instansi
4AlamatVarchar50alamat
5TeleponVarchar15nomor telepon
6penanggung_jawabVarchar50Penanggung Jawab
7StatusVarchar50Status
2. Desain Tabel unit kerjaTabel unit kerja digunakan untuk menyimpan data unit kerja. Tabel unit kerja ditunjukkan pada tabel 3.7.Nama Database: Arsip
Nama Tabel: unit_kerja
Primary Key: unitkerja_id
Tabel 3.7 Tabel unit kerja
No.Nama ItemTipe dataPanjangKeterangan
1unitkerja_id*Int-id unit kerja
2kode_unitVarchar25kode unit kerja
3nama_unitVarchar50nama unit kerja
4StatusVarchar50status unit kerja
3. Desain Tabel arsipTabel arsip digunakan untuk menyimpan data arsip pada masing-masing unit kerja. Tabel arsip ditunjukkan pada tabel 3.8.Nama Database: Arsip
Nama Tabel: arsip
Primary Key: arsip_id
Tabel 3.8 Tabel arsip
No.Nama ItemTipe dataPanjangKeterangan
1arsip_id*Int-id arsip
2kode_arsipVarchar50Kode arsip
3Jenis_arsip**Int-Jenis arsip
4Tgl_arsipDate-Tanggal arsip
5Tgl_masukDate-Tanggal masuk
6IndeksVarchar50Indeks arsip
7PenerbitVarchar50Penerbit
8EdisiVarchar50Edisi arsip
9Tahun_cetakInt-Tahun cetak
10JudulVarchar50Judul
11PenerimaVarchar50Penerima arsip
12Ringkasan_isiVarchar50Ringkasan isi
13KeteranganVarchar50Keterangan arsip
14StatusVarchar50Status arsip
4. Desain Tabel klasifikasiTabel klasifikasi digunakan untuk menyimpan data klasifikasi detail arsip. Tabel klasifikasi ditunjukkan pada tabel 3.9.Nama Database: Arsip
Nama Tabel: klasifikasi
Primary Key: klasifikasi_id
Tabel 3.9 Tabel klasifikasiNo.Nama itemTipe dataPanjangKeterangan
1klasifikasi_id*Int-id klasifikasi
2Kode_klasifikasiVarchar50Kode klasifikasi
3Nama_klasifikasi*Varchar50Nama klasifikasi
4StatusVarchar50Status klasifikasi
5. Desain Tabel masalahTabel masalah digunakan untuk menyimpan data masalah pada master arsip. Tabel masalah ditunjukkan pada tabel 3.10Nama Database: Arsip
Nama Tabel: masalah
Primary Key: masalah_id
Tabel 3.10 Tabel masalahNo.Nama ItemTipe dataPanjangKeterangan
1masalah_id*Int-id masalah
2kode_masalahVarchar50kode masalah
3nama_masalahVarchar50nama masalah
4statusVarchar50status
6. Desain Tabel penggunaTabel pengguna digunakan untuk menyimpan data pengguna pada sistem. Tabel pengguna ditunjukkan pada tabel 3.11.Nama Database: Arsip
Nama Tabel: pengguna
Primary Key: pengguna_id
Tabel 3.11 Tabel penggunaNo.Nama ItemTipe dataPanjangKeterangan
1pengguna_id*Int-id pengguna
2namavarchar30nama pengguna
3usernamevarchar15username
4passwordvarchar6password
5levelVarchar20level
6statusVarchar15status
7. Desain Tabel retensi arsipTabel retensi arsip digunakan untuk menyimpan data masa simpan (usia) arsip pada gudang. Tabel retensi arsip ditunjukkan pada tabel 3.12.Nama Database: Arsip
Nama Tabel: retensi_arsip
Primary Key: retensiarsip_id
Tabel 3.12. Tabel retensi arsip
No.Nama ItemTipe dataPanjangKeterangan
1retensiarsip_id*Int-id retensi arsip
2tgl_perubahanDate-Tanggal perubahan
3jenis_retensiVarchar50Jenis retensi
4LamaInt-Lama
5StatusVarchar50Status
8. Desain Tabel lokasi gedungTabel lokasi gedung digunakan untuk menyimpan data lokasi gedung arsip. Tabel lokasi gedung ditunjukkan pada tabel 3.13.Nama Database: Arsip
Nama Tabel: lokasi_gedung
Primary Key: lokasigedung_id
Tabel 3.13 Tabel lokasi gedung
No.Nama ItemTipe dataPanjangKeterangan
1lokasigedung_id*Int-id lokasi gedung
2Kode_gedungvarchar20Kode gedung
3nama_gedungVarchar50Nama gedung
4alamatVarchar50alamat
5teleponVarchar20telepon
6Penanggung_jawabVarchar50Penanggung jawab
7statusVarchar50Status
9. Desain Tabel ruangTabel ruang digunakan untuk menyimpan data ruang untuk penyimpanan arsip. Tabel ruang ditunjukkan pada tabel 3.14.Nama Database: Arsip
Nama Tabel: ruangPrimary Key: ruang_id
Tabel 3.14 Tabel ruangNo.Nama ItemTipe dataPanjangKeterangan
1ruang_id*Int-id ruang
2Kode_ruangVarchar50Kode ruang
3statusVarchar50Status
10. Tabel rakTabel rak digunakan untuk menyimpan data rak untuk penyimpanan arsip.. Tabel rak ditunjukkan pada tabel 3.15.Nama Database: Arsip
Nama Tabel: rak
Primary Key: rak_id
Tabel 3.15 Tabel rak
No.Nama ItemTipe dataPanjangketerangan
1rak_id*Int-id rak
2Kode_rakVarchar50Kode rak
3statusVarchar50status
11. Tabel boksTabel boks digunakan untuk menyimpan data boks untuk meletakan arsip. Tabel boks ditunjukkan pada tabel 3.16.Nama Database: Arsip
Nama Tabel: boks
Primary Key: boks_id
Tabel 3.16 Tabel boksNo.Nama ItemTipe dataPanjangketerangan
1boks_id*Int-id boks
2Kode_boksVarchar50Kode bos
3statusVarchar50status
12. Desain Tabel pemberkasan arsipTabel pemberkasan arsip digunakan untuk menyimpan data pemberkasan arsip yang dilakukan petugas arsip. Tabel pemberkasan arsip ditunjukkan pada tabel 3.17.Nama Database: Arsip
Nama Tabel: pemberkasan_arsip
Primary Key: pemberkasanarsip_id
Tabel 3.17 Tabel pemberkasan arsipNo.Nama itemTipe dataPanjangketerangan
1pemberkasanarsip_idInt-Id pemberkasan arsip
2tgl_masukvarchar50Tanggal masuk
3StatusVarchar50status
13. Desain Tabel sampulTabel sampul digunakan untuk menyimpan data anggaran per tahun untuk sampul arsip yang dilakukan oleh petugas arsip. Tabel sampul ditunjukkan pada tabel 3.18.Nama Database: Arsip
Nama Tabel: sampul
Primary Key: sampul_id
Tabel 3.18 Tabel sampulNo.AtributTipe dataPanjangKeterangan
1sampul_id*Int-id sampul
2Kode_sampulVarchar50Kode sampul
3statusVarchar50Status sampul
3.4 Flowchart ProgramFlowchart atau diagram alir ini digunakan untuk menggambarkan alur suatu program menjadi lebih sederhana sehingga program tersebut dapat lebih dimengerti. Pada aplikasi ini terdapat beberapa flowchart, yaitu :
1. Flowchart login
Gambar 3.10 Flowchart login2. Flowchart Lihat Data Arsip
Gambar 3.11 Flowchart Menu Lihat Data Arsip3. Flowchart Lihat Klasifikasi Arsip
Gambar 3.12 Flowchart Menu Klasifikasi Arsip4. Flowchart Menu Instansi
Gambar 3.14 Flowchart Menu Instansi5. Flowchart Menu Unit Kerja
Gambar 3.14 Flowchart Menu Unit Kerja6. Flowchart Menu Masalah
Gambar 3.15 Flowchart Menu Masalah7. Flowchart Menu Gedung
Gambar 3.16 Flowchart Menu Gedung8. Flowchart Menu Laporan Arsip
Gambar 3.17 Flowchart Menu Laporan Arsip9. Flowchart Menu Laporan Pemberkasan Arsip
Gambar 3.18 Flowchart Menu Laporan Pemberkasan Arsip10. Flowchart Menu Laporan Retensi Arsip
Gambar 3.19 Flowchart Menu Laporan Retensi Arsip11. Flowchart Menu Laporan PemusnahanArsip
Gambar 3.20 Flowchart Menu Laporan Pemusnahan Arsip12. Flowchart Kelola Pemberkasan Arsip
Gambar 3.21 Flowchart Kelola Pemberkasan Arsip
13. Flowchart Kelola Retensi Arsip
Gambar 3.22 Flowchart Kelola Retensi Arsip14. Flowchart Kelola Pemusnahan Arsip
Gambar 3.23 Flowchart Kelola Pemusnahan Arsip
15. Flowchart Pencarian Arsip
Gambar 3.24 Flowchart Pencarian Arsip
16. Flowchart Menu Kepala Balai
Gambar 3.25 Flowchart Menu Kepala Balai
Logo Sistem Kearsipan Elektronik BWS Sumatera III
Reset
Simpan
X(25)
X(25)
X(30)
X(20)
Pengguna
Arsip
Pemberkasan
Retensi Arsip
Pemusnahan ArsipLaporan
Ganti Password
Log out
Simpan
Reset
Pengguna
Arsip
Pemberkasan
Retensi Arsip
Pemusnahan ArsipLaporan
Ganti Password
Log out
Login
Logo Sistem Kearsipan Elektronik BWS Sumatera III
Logo Sistem Kearsipan Elektronik BWS Sumatera III
Logo Sistem Kearsipan Elektronik BWS Sumatera III
Gambar
Simpan
Reset
Pengguna
Arsip
Pemberkasan
Retensi Arsip
Pemusnahan ArsipLaporan
Ganti Password
Log out
Pengguna
Arsip
Pemberkasan
Retensi Arsip
Pemusnahan Arsip
Laporan
Ganti Password
Log out
Simpan
Reset
44
_1457418160.vsdmenu
Tambah Data Gedung
Ubah Data Gedung
Tidak
Tidak
End
Ya
Ya
Pilih menu
Tambah data gedung
Ubah Data Gedung
Tampilkan Data Gedung
Tampilkan Data Gedung
Lihat Data Gedung
Pilih menu lagi?
Tidak
Tampilkan Data Gedung
Hapus Data Gedung
Ya
Start
Hapus data gedung
Tampilkan Data gedung
_1457428168.vsd
Petugas Gudang
Data Klasifikasi
Input Instansi
Petugas Arsip
Surat yang telah disahkan
Cetak Laporan
Input Pemberkasan arsip
Data Pemberkasan arsip
Laporan Arsip
F
Input Retensi arsip
Input Data Surat
database
Data Masalah
Laporan Arsip
Input klasifikasi Arsip
Input Masalah
Data Masalah
Kepala Balai
UsernamePassword
Login
Data Unit Kerja
Data Retensi Arsip
UsernamePassword
Login
Input Pemusnahan Arsip
Input Unit Kerja
Data Pemusnahan arsip
Data Instansi
UsernamePassword
Login
Laporan Arsip
_1458108862.vsdData pemberkasan
Petugas gudang
8.1
Tambah Data pemberkasan
8.2
Ubah Data pemberkasan
8.2
Hapus Data pemberkasan
ruang
boks
sampul
Data pemberkasan
Data pemberkasan
8.3
Lihat data pemberkasan
gedung
pemberkasan
Data pemberkasan
_1458108988.vsdArsip
instansi
Unit_kerja
masalah
Gedung
Data login
Petugas Arsip
Data Arsip
2
Data Arsip
3
Data Klasifikasi Arsip
4
Data Instansi
Data login
5
Data Unit Kerja
6
DataMasalah
Data login
Data Arsip
Data login
Data arsip
Data arsip
Data klasifikasi Arsip
Data Klasifikasi Arsip
Data klasifikasi arsip
Data Instansi
Data Instansi
Data unit kerja
Data unit kerja
Data masalah
Data Masalah
Data Gedung
Data gedung
Data Gedung
Data Gedung
Data Arsip
8
DataPemberkasan+
Data Arsip
9
DataRetensi
10
DataPemusnahan
Pemberkasan
Data Instansi
Data klasifikasi Arsip
Data Unit Kerja
Data Masalah
Retensi
Pemusnahan
Data Pemberkasan
Data Pemberkasan
Data Retensi
Data Retensi
Data Pemusnahan
Data Pemusnahan
Data Pemberkasan
Data Pemberkasan
Data Retensi
Data Retensi
Data Pemusnahan
Data Pemusnahan
Petugas Gudang
Pengguna
klasifikasi
Data Instansi
Data Unit Kerja
Data Masalah
1
Login
7
DataGedung
11
Laporan Arsip
Data Pemusnahan
Data Retensi
Data Pemberkasan
Kepala Balai
Data Laporan Arsip
Data Laporan Arsip
Data Laporan Arsip
_1458107147.vsdklasifikasi
instansi
unit_kerja
masalah
pengguna
arsip
pemberkasan_arsip
punya
unitkerja_id
kode_unit
nama_unit
status
n
1
instansi_id
kode_instansi
nama_instansi
alamat
penanggung_jawab
telepon
status
klasifikasi_id
kode_klasifikasi
nama_klasifikasi
status
masalah_id
kode_masalah
nama_masalah
status
pengguna_id
nama
username
password
lokasi_gedung
status
level
punya
1
n
lokasigedung_id
kode_gedung
nama_gedung
status
alamat
penanggung_jawab
telepon
ruang
ruang_id
kode_ruang
rak
status
rak_id
kode_rak
status
boks
boks_id
kode_boks
status
sampul
sampul_id
kode_sampul
arsip_id
status
kode_arsip
tgl_arsip
tgl_masuk
penerbit
indeks
edisi
tahun_cetak
judul
keterangan
penerima
ringkasan_isi
jenis_arsip
status
punya
punya
n
1
1
n
punya
1
n
pemberkasanarsip_id
tgl_masuk
status
punya
1
1
punya
1
n
punya
1
n
punya
1
n
punya
1
n
punya
1
n
retensi_arsip
punya
1
1
retensiarsip_id
tgl_perubahan
jenis_retensi
lama
status
musnah_arsip
musnaharsip_id
no_musnah
tgl_musnah
mengetahui
catatan
status
punya
1
1
_1457418591.vsdmenu
End
Pilih menu
Lihat Laporan Retensi Arsip
Pilih menu lagi?
Tidak
Tampilkan Laporan Retensi Arsip
Ya
Start
_1457419849.vsdmenu
Tambah data pemberkasan arsip?
Ubah data pemberkasan arsip?
Tidak
Tidak
End
Ya
Ya
Pilih menu
Tambah data pemberkasan arsip
Ubah data pemberkasan arsip
Tampilkan data pemberkasan arsip
Tampilkan data pemberkasan arsip
Lihat data pemberkasan arsip
Pilih menu?
Tidak
Tampilkan data pemberkasan arsip
Ya
2
_1457420389.vsdmenu
Tambah data pemusnahan arsip?
Ubah data pemusnahan arsip?
Tidak
Tidak
End
Ya
Ya
Pilih menu
Tambah data pemusnahan arsip
Ubah data Pemusnahan arsip
Tampilkan data Pemusnahan arsip
Tampilkan pemusnahan arsip
Lihat data pemusnahan arsip
Pilih menu?
Tidak
Tampilkan pemusnahan arsip
Ya
Start
_1457420469.vsdMenu cari arsip
Indeks entry < panjang record ?
Tidak
End
Ya
Pilih menu
Cari data arsip
Tampilkan data Arsip
Pilih menu?
Tidak
Ya
Start
_1457424222.vsdmenu
Cari data arsip?
Lihat laporan arsip
Tidak
return
Ya
Data laporan
Tampilkan data arsip
Laporan Arsip
Periksa indeks entry
Pilih menu
Ya
Tidak
Pilih Menu lagi?
Ya
Tidak
3
_1457420021.vsdmenu
Tambah data retensi arsip?
Ubah data retensi arsip?
Tidak
Tidak
End
Ya
Ya
Pilih menu
Tambah data retensi arsip
Ubah data retensi arsip
Tampilkan data retensi arsip
Tampilkan data retensi arsip
Lihat data retensi arsip
Pilih menu?
Tidak
Tampilkan data retensi arsip
Ya
Start
_1457418666.vsdmenu
End
Pilih menu
Lihat Laporan Pemusnahan Arsip
Pilih menu lagi?
Tidak
Tampilkan Pemmusnahan Arsip
Ya
Start
_1457418393.vsdmenu
End
Pilih menu
Lihat Laporan Arsip
Pilih menu lagi?
Tidak
Tampilkan Data Laporan Arsip
Ya
Start
_1457418493.vsdmenu
End
Pilih menu
Lihat Laporan Pemberkasan Arsip
Pilih menu lagi?
Tidak
Tampilkan Data Laporan Pemberkasan Arsip
Ya
Start
_1457418220.vsdmenu
Tambah Data Masalah
Ubah Data Masalah
Tidak
Tidak
End
Ya
Ya
Pilih menu
Tambah Data masalah
Ubah Data masalah
Tampilkan Data masalah
Tampilkan Data Masalah
Lihat Masalah
Pilih menu lagi?
Tidak
Tampilkan Data Masalah
Hapus Data Masalah
Ya
Start
Hapus Data masalah
Tampilkan Data masalah
_1457416752.vsdmenu
Tambah data arsip?
Ubah data arsip?
Tidak
Tidak
End
Ya
Ya
Pilih menu
Tambah data arsip
Ubah data arsip
Tampilkan data arsip
Tampilkan data arsip
Lihat data arsip
Pilih menu lagi?
Tidak
Tampilkan data arsip
Hapus data arsip?
Ya
1
Hapus data arsip
Tampilkan data arsip
_1457417539.vsdmenu
Tambah Unit Kerja
Ubah Unit Kerja
Tidak
Tidak
End
Ya
Ya
Pilih menu
Tambah Unit Kerja
Ubah Unit Kerja
Tampilkan Unit Kerja
Tampilkan Unit Kerja
Lihat Unit Kerja
Pilih menu lagi?
Tidak
Tampilkan Unit Kerja
Hapus Unit Kerja
Ya
Start
Hapus Unit Kerja
Tampilkan Unit Kerja
_1457417912.vsdmenu
Tambah Instansi
Ubah Instansi
Tidak
Tidak
End
Ya
Ya
Pilih menu
Tambah Instansi
Ubah Instansi
Tampilkan Instansi
Tampilkan Instansi
Lihat Instansi
Pilih menu lagi?
Tidak
Tampilkan Instansi
Hapus Instansi
Ya
Start
Hapus intansi
Tampilkan Instansi
_1457417321.vsdmenu
Tambah klasifikasi arsip?
Ubah klasifikasi arsip?
Tidak
Tidak
End
Ya
Ya
Pilih menu
Tambah Klasifikasi arsip
Ubah Klasifikasi arsip
Tampilkan Klasifikasi arsip
Tampilkan klasifikasi arsip
Lihat Klasifikasi arsip
Pilih menu lagi?
Tidak
Tampilkan klasifikasi arsip
Hapus Klasifikasi arsip?
Ya
Start
Hapus Klasifikasi arsip
Tampilkan Klasifikasi arsip
_1457292742.vsd0Sistem Kearsipan Elektronik Pada Balai Wilayah Sungai Sumatera III
+
Petugas Gudang
Petugas Arsip
Data login
Data Instansi
Data Instansi
Data arsip
Data pemberkasan
Data pemberkasan
Data Retensi
Data Retensi
Data Pemusnahan
Data Pemusnahan
Data Klasifikasi Arsip
Data Klasifikasi Arsip
Data login
Data Unit Kerja
Data arsip
Data Unit Kerja
Data Masalah
Data Masalah
Data Gedung
Data Gedung
Data Asip
Data Arsip
Kepala Balai
Data Login
Data Arsip
_1457409319.vsdStart
Login petugas gudang
Proses login
Login Kepala Balai
Login petugas arsip
Tidak
Ya
Tidak
Login gagal
Tampilkan Menu Petugas Gudang
Tampilkan Menu Kepala Balai
1
Ya
2
3
Tampilkan Menu Petugas Arsip
End
Input Username dan Password
Halaman Login
_1457289342.vsd
Surat yang telah disahkan
Isi data surat
Arsip Disimpan
Isi agenda letak arsip
Letak Arsip
A
Petugas Arsip
Letak Arsip
Arsip Disimpan
Petugas Gudang
Kepala Balai