25

25

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Tinjauan Umum Organisasi

3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Organisasi

PT. Persada Aman Sentosa (Perseroan) adalah suatu perusahaan swasta yang

bergerak dibidang perdagangan. Adapun maksud dan tujuan didirikannya Perseroan

adalah menjalankan usaha-usaha di bidang perdagangan yang meliputi ekspor-impor

senjata api, dan amunisi, bahan peledak, serta perbengkelan, peralatan anti huru-hara,

suku cadang dan peralatan standar TNI yang diijinkan oleh yang berwajib, untuk

keperluan Pemerintah baik tanggung jawab sendiri maupun tanggung jawab pihak

lain secara komisi. Perusahaan ini didirikan berdasarkan undang-undang, dengan

demikian perusahaan ini harus tunduk terhadap peraturan dan ketentuan usaha

berdasarkan hukum yang berlaku di negara ini. Sekaligus mendapatkan hak untuk

melakukan kegiatan usaha berdasarkan peraturan yang ditetapkan Pemerintah.

PT Persada Aman Sentosa yang berkedudukan di Jakata, didirikan

berdasarkan Akta Notaris Jeanne Tahapary, S. SH Notaris dan Pejabat Pembuat Akta

Tanah di Jakarta dengan Akta nomor 1 tanggal 5 September 2003. Akta pendirian

perusahaan ini telah mendapat pengesahan dari Departemen Kehakiman dan Hak

Asasi Manusia Republik Indonesia dengan keputusannya Nomor : C-23335

HT.01.01.TH.2003. PT Persada Aman Sentosa mempunyai tempat kedudukan usaha

di Kompleks Perkantoran Griya Cinere 2 Blok 40/No. 01-02 Jl. Raya Cinere Depok.

26

3.1.2 Struktur Organisasi PT. Persada Aman Sentosa

Struktur organisasi PT Persada Aman Sentosa adalah bentuk garis dan staf

yang berhasil penulis susun berdasarkan penelitian dan wawancara kepada pihak

manajemen Perusahaan dapat dilihat pada lampiran. Sedangkan untuk pembagian

tugas dan wewenang dari para staf yang masing-masing mewakili bagiannya adalah

sebagai berikut :

Sumber : PT. Persada Aman Sentosa

Gambar III.1. Struktur Organisasi PT. Persada Aman Sentosa

27

1. Direktur Utama

a. Bertindak dan mewakili Perusahaan di dalam dan di luar Perusahaan

b. Bertanggung jawab sepenuhnya atas keberhasilan dan terlaksanannya fungsi

manajemen serta operasi perusahaan

c. Penyusunan perencanaan jangka pendek maupun jangka panjang sasaran

perusahaan

d. Penetapan dan penerapan kebijakan program dan aktivitas-aktivitas

Perusahaan yang berorientasi pada pencapaian sasaran organisasi yang

berhubungan dengan kepegawaian, administrasi umum dan keuangan,

perdagangan jasa, pemasaran, pengembang kegiatan Perusahaan.

2. Direktur

a. Membantu Diretur Utama dalam bertindak dan mewakili Perusahaan di dalam

dan di luar Perusahaan

b. Bertanggung jawab kepada Direktur Utama sepenuhnya atas jalan dan

terlaksanannya fungsi manajemen serta operasi perusahaan

c. Membantu Direktur Utama menyusun perencanaan jangka pendek maupun

jangka panjang sasaran perusahaan

d. Mengusulkan kepada Direktur Utama dalam menetapkan dan menerapkan

kebijakan program dan aktivitas-aktivitas Perusahaan yang berorientasi pada

pencapaian sasaran organisasiyang berhubungan dengan kepegawaian,

28

administrasi umum dan keuangan, pengadaan barang, pemasaran,

pengembangan kegiatan Perusahaan.

3. Sekretaris

a. Bertanggung jawab kepada Direktur Utama

b. Mengatur jadwal kegiatan dan rencana yang harus dilakukan oleh Direktur

Utama

c. Membuat surat-menyurat, telefax yang sudah ditandatangani oleh Dewan

Direksi serta mengatur penomoran surat-surat tersebut

d. Menerima dan menyampaikan pesan-pesan dari pihak yang berkepentingan

dengan Dewan Direksi

4. Manajemen Sumber Daya Manusia

a. Bertanggung jawab atas penyediaan sumber daya manusia, seleksi, dan juga

distribusi karyawan tersebut sesuai dengan keahliannya menurut

kebutuhannya.

b. Memeriksa pelayanan dan penatausahaan personalia

c. Menerima, meneliti, dan menandatangani surat permohonan pegawai antara

lain mengenai kesepakatan kerja, jenjang karir, mutasi, dan rotasi pegawai dan

bertanggung jawab atas pengendalian sumber daya manusia yang dibutuhkan

oleh Perusahaan.

5. Manajer Pemasaran (Marketing)

29

a. Menilai potensi pasaran berdasarkan data informasi semua produk

b. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran produk, merencanakan

dan mengelola program pemasaran

c. Mengatur dan mengendalikan kegiatan pemasaran seperti perjanjian kerja

sama dengan agen lokal serta para pelangan mengenai penentuan harga jual

produk dan syarat-syarat pembayaran

d. Melaporkan kepada Direktur Utama Perusahaan tentang kegiatan pemasaran

Perusahaan secara periodik.

6. Manajer Produksi

a. Mengamati dan menilai apakah proses produksi telah dilakukan dengan cara

yang paling efesien

b. Menerima usulan dari bagian lain untuk diusulkan kepada Direktur

c. Menyusun dan merumuskan kebijaksanaan, prosedur dan rencana untuk

kegiatan fungsi produksi baik jangka pendek maupun jangka panjang

7. Manajer Akuntansi dan Keuangan

a. Membantu direksi menyusun rencana-rencana keuangan perusahaan

(anggaran)

b. Memberikan interprestasi atas informasi laporan keuangan perusahaan,

analisisnya kepada direksi

30

c. Mengawasi arus penerimaan dan pegeluaran kas perusahaan secara

menyeluruh

d. Mengatur kebijakan-kebijakan keuangan perusahaan seperti prosedur

penerimaan dan pengeluaran uang, perpajakan dan pelaporan keuangan

e. Memastikan bahwa semua transaksi keuangan perusahaan telah dibukukan

secara akurat, dan dapat dibuat laporan secara tepat waktu.

f. Melakukan pemesanan akomodasi armada untuk pengiriman barang pesanan

konsumen.

8. Staff Marketing

a. Melakukan Direct Marketing kebeberapa lokasi untuk bertemu melakukan

pengenalan poduk kepada konsumen

b. Melakukan kunjungan ke lokasi konsumen untuk memperkenalkan produk

sampel.

9. Staff Administrasi Gudang

a. Melakukan cek stock pada bahan baku untuk keperluan produksi

b. Melakukan pencatatan setiap harinya jumlah dan jenis pengeluaran barang

yang digunakan untuk produksi

c. Melakukan pembuatan dokumen delivery order untuk pengiriman barang ke

lokasi konsumen

31

10. Staff Konveksi

a. Melakukan pembuatan bahan produksi yang dipesan oleh konsumen

b. Melakukan pembuatan baju dan celana untuk sampel staff marketing

11. Customer Service

a. Melakukan pembuatan surat penawaran via email kapada konsumen

b. Melakukan follow up hasil surat penawaran yang sudah diemail kepada

konsumen

c. Pembuatan surat jalan untuk team marketing melakukan

12. Telemarketing

a. Melakukan informasi produk via telephone kepada konsumen

3.1.3. Kegiatan Usaha

PT. Persada Aman Sentosa adalah perusahaan yang bergerak di bidang

perdagangan. Seperti senjata api, amunisi, bahan peledak, serta perbengkelan, baju,

dan peralatan standar TNI, untuk keperluan pemerintahan. PT. Persada Aman Sentosa

melayani perdagangan kepada para calon konsumen secara langsung, seperti via

teleohone, email marketing, dan pemasaran langsung (direct marketing).

32

3.2. Hasil Penelitian

3.2.1. Pelaksanaan Pemasaran

Penelitian baik dan terarah akan menghasilkan kesimpulan yang baik pula.

Agar penelitian berjalan dengan baik maka diperlukan kerangka penelitian yang di

dalamnya berisi suatu deskripsi dasar langkah-langkah yang harus dilakukan dalam

melakukan penelitian, mulai dari tahap awal sampai dengan akhir kesimpulan. Dapat

kita lihat langkah-langkah yang dilakukan pelaksanaan pemasaran pada PT. Persada

Aman Sentosa Depok dalam flowchartseperti yang dibawah ini:

28

25

Sumber : PT. Persada Aman Sentosa

Gambar III.2. Flow Chart Pelaksanaan Pemasaran

TELEMARKETING CUSTOMER SERVICE STAFF MARKETING MANAGER PEMASARAN MANAGER PRODUKSI STAFF GUDANG STAFF KONVEKSI MANAGER AKUNTANSI

KUNJUNGAN YA

TIDAK

DATA PERUSAHAAN

KONSUMEN

Menghubungi Konsumen via

Telephone menawarkan produk

Konsumen

YA

Request Pembuatan Surat

Penawaran Barang

permintaan

TIDAK

Finish

Konsumen

PO

Konfirmasi Persetujuan

Pemesanan & PO dikirim via email

Menerima Surat Penawaran

Pembuatan Surat Penawaran via

email

Menerima PO dari konsumen

via emailTerima PO &

Surat Penawaran

Konfirmasi Jika Konsumen Ingin

dilakukan Kunjungan

Konfirmasi kepada Manager

Pemasaran Untuk Membawa Sampel

Melakukan Kunjungan dan

Presentasi Produk

Cek Data Barang Sampel Untuk Kunjungan dan

Approval

Terima Dokumen dan Barang Sampel

Menerima PO dan Surat Penawaran

Kemudian di Tindaklanjut Ke

Manager Produksi

Terima PO dan Surat Penawaran Kemudian Proses Produksi Pesanan

Konsumen

Menyiapkan Bahan Baku

Yang diperlukan

Memproduksi Pesanan

Konsumen

Barang Siap Packing

Cek Hasil Produksi dan OK

OK Siap Packing

Packing Pesanan

Proses Cetak Invoice

Pembayaran

Proses Cetak Document

Delivery Order

Pembuatan Surat Jalan

Kunjungan ke Lokasi

MelakukanPenyewaan Akomodasi

Untuk Pengiriman

Barang

Pembuatan Dokumen Tanda

Terima Untuk Barang Sampel

Cek Hasil Produksi dan OK

Menginformasikankepada konsumen

bahwa pesanan siap kiirm dan

pembayaran

Menginformasikan ke Customer

Service Produksi Sudah Selesai

START

33

34

Adapun alur flowchartyang akan dijabarkan mengenai Pelaksanaan Pemasaran

Pada PT. Persada Aman Sentosa Depok sebagai berikut:

1. Surat Penawaran

Bagian telemarketing menghubungi calon konsumen untuk menawarkan produk,

jika respon calon konsumen setuju. Calon konsumen akan mengkonfirmasikan ke

bagian telemarketing untuk permintaan pengiriman surat penawaran, bagian

telemarketing mencatat data calon konsumen beserta item barang yang

dilampirkan pada surat penawaran. Dan bagian telemarkeing menginformasikan

kepada bagian customer service untuk mengirimkan surat penawaran ke calon

konsumen via email. Dan dibawah ini adalah contoh surat penawaran.

2. PO (Purchase Order)

Setelah mendapat informasi serta data dari bagian telemarketing, maka bagian

customer service akan menindaklanjut pembuatan surat penawaran sesuai dengan

data yang diberikan dari bagian telemarketing dan mengirimkan surat penawaran

tersebut via email ke calon konsumen. Setelah surat penawaran dikirimkan

kepada calon konsumen, maka calon konsumen akan mengirimkan kembali

balasan yaitu berupa dokumen PO (Purchase Order). Dan dibawah ini adalah

contoh PO (Purchase Order).

3. Kunjungan

Jika calon konsumen ada permintaan kunjungan dengan membawa produk

sampel, maka calon konsumen akan menginformasikan hal tersebut ke bagian

35

telemarketing, bagian telemarketing akan mencatat nama, alamat, nomor

telephone, dan jenis produk sampel yang akan dibawa saat kunjungan. Bagian

telemarketing menginformasikan semua data yang sudah dicatat ke bagian

customer service untuk dibuatkan surat jalan, setelah pembuatan surat jalan

bagian customer service menginformasikan hal tersebut ke bagian staff marketing

beserta data produk sampel yang akan dibawa saat kunjungan, setelah menerima

surat jalan dan data barang produk sampel, bagian staff marketing akan

mengkonfirmasikan kepada manager pemasaran. Manager pemasaran cek data

produk sampel dan surat jalan kemudian di approval, setelah di approval bagian

manager pemasaran akan menginformasikan kepada staff gudang untuk dibuatkan

dokumen tanda terima untuk produk sampel. Bagian staff gudang membuat

dokumen tanda terima produk sampel yang akan dibawa dan menyiapkannya,

dokumen tanda terimma dan produk sampel yang akan dibawa diserahterimakan

ke bagian staff marketing untuk ditanda tangani dan dibawa saat kunjungan,

kemudian setelah menandatangani tanda terima bagian staff marketing akan

menuju lokasi calon konsumen. Berikut ini contoh form surat tanda terima dan

surat jalan.

4. Tidak Ada Permintaan Kunjungan

Jika tidak adanya permintaan kunjungan dari calon konsumen, maka calon

konsumen akan menghubungi bagian telemarketing bahwa setuju dan sesuai

dengan surat penawaran yang dikirimkan, kemudian bagian telemarketing

menginformasikan kepada calon konsumen bahwa dokumen PO (Purchase

36

Order) dapat dikirimkan via email. Setelah calon konsumen mengirimkan

dokumen PO (Purchase Order) bagian customer service akan menerima dokumen

PO (Purchase Order) tersebut, bagian customer service telah menerima PO

(Purchase Order) kemudian diserahterimakan kebagian staff marketing untuk

ditindaklanjut kepada manager pemasaran, setelah manager pemasaran menerima

dokumen PO (Purchase Order) maka manager pemasaran akan menindaklanjut

kembali kepada manager produksi untuk diproses dan persiapan bahan baku yang

akan dibuat. Setelah manager produksi menerima PO (Purchase Order) dan surat

penawaran maka manager produksi akan koordinasi dengan bagian staff gudang

untuk menyiapakan bahan baku yang diperlukan sesuai dengan pesanan

konsumen. Setelah bagian staff gudang menyiapkan bahan baku lalu bahan baku

tersebut di serahterimakan kebagian konveksi untuk diproses produksi, setelah

barang pesanan produksi selesai dan siap untuk di packing. Maka bagian staff

konveksi menginformasikan kepada manager pemasaran setelah di cek oleh

manager pemasaran kemudian manager pemasaran mengkonfirmasi hasil

produksi untuk di cek ulang oleh manager produksi setelah di cek keseluruhan

maka hasil produksi siap packing. Manager produksi memberi informasi kepada

bagian staff gudang bahwa hasil produksi siap untuk di packing dan bagian staff

gudang menginformasikan kepada bagian customer service untuk menghubungi

konsumen bahwa hasil pesanan sudah siap kirim. Setelah bagian customer service

menghubungi konsumen maka bagian staff gudang menginformasikan kepada

manager akuntansi dan keuangan bahwa hasil produksi sudah selesai dan siap

untuk dikirim. Maka manager akuntansi dan keuangan membuat dokumen

37

delivery order, invoice pembayaran, dan melakukan penyewaan armada untuk

pengiriman pesanan. Berikut ini adalah contoh dokumen delivery order dan

invoice.

3.2.2. Uraian Data

Dari pelaksanaan pemasaran yang telah diuraikan pada flowchart berkut

adalah beberapa uraian data yang akan dijelaskan yaitu:

1. Telephone

Data telephone adalah data yang setiap harinya bagian telemarketing menghubungi

calon konsumen via telephone, data setiap calon konsumen setiap bulan berbeda-beda

jumlahnya dilihat dari banyaknya hari kerja pada bulan tersebut dan personil incharge

bagian telemarketing, pada bulan januari 2016 terdapat 200 data, bulan februari 2016

terdapat 100 data, dan pada bulan maret 2016 terdapat 150 data. Dari semua data

tersebut setelah dilakukan informasi produk via telephone oleh bagian telemarketing

kepada calon kosumen maka setiap 2 minggu setelah menghubungi calon konsumen

dilakukan evaluasi, guna evaluasi yaitu sebagai tolak ukur peningkatan sales melalui

telephone. Berikut data dibawah ini adalah contoh data calon konsumen dan hasil

evaluasi dan omset yang di dapat pada bulan Januari Rp 87.261.000, bulan Februari

Rp 98.490.000, dan bulan Maret Rp 69.494.000.

38

Sumber : PT. Persada Aman Sentosa

Gambar III.3. Data Grafik Realisasi Transaksi Konsumen

2. Kunjungan dan Direct Marketing

Kunjungan dan direct marketing adalah salah satu andalan dari pelaksanaan

pemasaran pada PT Persada Aman Sentosa dimana kunjungan adalah hasil dari

request dari para calon konsumen ketika sudah dihubungi oleh bagian telemarketing

39

untuk melihat secara langsung bahan dan desain dari produk yang ditawarkan serta

dipresentasikan kepada calon konsumen. Jika direct marketing adalah sebuah

kegiatan yang dilakukan oleh staff marketing melakukan kunjungan dengan

membawa contoh sampel produk untuk ditawarkan. Berikut ini adalah data lokasi

kunjungan.

Tabel III.1.

Data Direct Marketing

NO HARI TANGGAL LOKASI PERSONIL

1 SENIN 04 JANUARI 2016 Jl. KH Mas Mansyur

No. 58 TNI AL Dimas

2 RABU 06 JANUARI 2016 Marinir Cilandak Dias

3 JUM'AT 08 JANUARI 2016 Jl. Merdeka Barat 13-

14 Jakarta Pusat Dias & Dimas

4 SENIN 11 JANUARI 2016 Jl. Veteran No. 5

Gambir Jakarta Pusat Dimas

5 RABU 13 JANUARI 2016 Jl. Matraman Raya Dais

6 JUM'AT 15 JANUARI 2016 Jl Kalibaru Timur V Dias & Dimas

7 SENIN 18 JANUARI 2016 Jl. Raya Hankam

Cilangkap Dimas

8 RABU 20 JANUARI 2016 Jl. KH Mas Mansyur

No. 58 TNI AL Dais

9 JUM'AT 22 JANUARI 2016 Jl. Veteran No. 5

Gambir Jakarta Pusat Dias & Dimas

Sumber : Bagian Pemasaran PT. Persada Aman Sentosa

40

3. Produk

PT. Persada Aman Sentosa memiliki beberapa produk perlatan TNI, yang dibuat

sendiri oleh para karyawan dengan bahan baku yang tersedia. Bahan baku di

datangkan dari dalam negeri maupun luar negeri. Hanya beberapa produk saja yang

menggunakan bahan baku dari luar negeri seperti rompi anti peluru. Berikut jenis

produk yang di pasarkan oleh PT. Persada Aman Sentosa.

a. Back Pack

Kapasitas ransel ini adalah paket ukuran besar yang dapat dimanfaatkan untuk

membawa sehari-hari dan atau disesuaikan dengan bagian belakang sistem armor

yang ada.

b. PASGT Helmet

“Comfort pad” harness atau sistem harness standar yang memungkinkan untuk

keseimbangaan maksimum, stabilitas, kenyamanan, dan ventilasi. The PASGT

Helm tersedia dengan sejumlah aksesoris, kamuflase selimut, wajah perisai, dan

pelindung. Dirancang khusus untuk penggunaan militer dimana platform yang

stabil diperlukan untuk memperbaiki kacamata night vision dan helm militer

dipasang aksesoris lainnya.

41

c. Concealed – Under Cover

Rompi tersembunyi yang nyaman dan fashionable. Rompi dipotong cukup panjang

untuk menutupi dan menyembunyikan pistol ukuran penuh.

3.2.3. Kendala dan Solusi dalam Strategi Pemasaran

Bisnis pemasaran produk TNI merupakan suatu usaha yang perlu di pahami

dan kemudian benar-benar menjadi pertimbangan apabila menekuni usaha jasa

pemasaran ini.

Dengan menghayati karakteristik usaha pemasaran ini, maka dapat di pelajari

penghambat dan pelaksana pada PT. Persada Aman Sentosa. Mengingat usaha ini

adalah produk pakaian bukan bahan pangan.

Adapun kendala penghambat yang mempengaruhi strategi pemasaran pada

PT. Persada Aman Sentosa terbagi menjadi dua kendala, yaitu:

1. Kendala Internal

Adalah kendala-kendala yang diakibatkan dan timbul dari dalam perusahaan

itu sendiri antara lain:

a. Terdapat sebagian kecil minimnya tenaga kerja pemasaran yang menjadi

faktor penghambat di PT. Persada Aman Sentosa.

b. Kurang menguasai produk knowladge pada karyawan baru.

42

c. Sistem operasional masih dilakukan secara manual, belum tersistem.

d. Tidak adanya mobil operasional untuk pengiriman barang.

2. Kendala Eksternal

Adalanya masalah yang di temui dalam usaha pemasaran ini yang diakibatkan

oleh kendala-kendala di luar perusahaan antara lain:

a. Kendala alam, cuaca yang tidak menentu, jika hujan tidak bisa melakukan

kunjungan dan direct marketing..

Dari beberapa uraian kendala dan permasalahan diatas dapat ditarik

kesimpulan bahwa pada dasarnya kendala tersebut hanyalah bersifat biasa dan dapat

di tanggani oleh PT. Persada Aman Sentosa antara lain:

1. Membuat sebuah lowongan kerja dengan syarat dan ketentuan yang jelas, seperti:

dibutuhkan cepat marketing dengan pengalaman minimal 1 tahun, ada gaji pokok

dan komisi.

2. Manajer Marketing melakukan kerjasama dengan manajemen sumber daya

manusia atau personalia untuk dibentuknya suatu training.

3. Mengatasi cuaca yang hujan Manager Pemasaran memfokuskan telemarketing

untuk melakukan informasi produk extra dan administrasi melakukan promosi

dengan cara mengirim e-mail.