19

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di PT. INDORAMA SYNTHETICS

TBK terdapat aturan yang ditentukan,dalam hal ini struktur organisasi yang

menggambarkan garis perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi

pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar,penulis akan

menerangkan sejarah dan struktur organisasi ditempat penulis mengadakan

riset pembuatan tugas akhir ini.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

PT Indo-Rama Synthetics adalah perusahaan tekstil dan petrochemical

terbesar di Indonesia dengan pengalaman lebih dari 40 tahun tahun 2015 .Indo-

Rama berdiri pertama kali dengan dibangunnya sebuah Pabrik Pemintalan

Benang (Spinning) pada tanggal 3 April 1974 di Kembang Kuning Ubrug

Jatiluhur Purwakarta. Dengan luas area Polyester; CPP; Weaving; Spinning Mill

93 HA; IPCI 23 HA dan PEI 10, luas keseluruhan kl 130 HA tahun 2015,

Pemilik Mr. Mohanlal Lohia. Saat ini, Indo-Rama adalah produsen & eksportir

terbesar polyester di Indonesia dengan total produksi polyester sebesar 280.000

ton pertahun, tahun 2010. Indo-Rama telah go public dan mencatatkan dirinya di

Bursa Efek Indonesia. Pada tahun 2009, total penjualan perusahaan sebesar

USD$ 490 juta dan total asetnya adalah USD$ 545 juta.

Indo-Rama menempatkan produknya langsung ke pasar dan telah

menciptakan identitas yang unik untuk semua produknya. Indo-Rama menjual

produknya ke pasaran utama di Amerika Utara, dan Eropa serta pasar berkembang

20

yang ada di Amerika Selatan, Asia, Australia, dan Timur Tengah. Proses

peningkatan reinvestasi dan produktivitas yang terus menerus telah membuat

Indo-Rama menjadi produsen terdepan untuk polyester dan produk-produk

terapannya di seluruh dunia. Kelebihan ini dikombinasikan dengan keunggulan

dari sistem berbiaya rendah, yang menghasilkan dua manfaat : kualitas premium

dengan biaya rendah. Indo-Rama selalu berusaha memberikan kualitas terbaik,

konsistensi dan kedayatahanan dengan pelayanan yang tepat setiap saat. PT Indo-

Rama terjun ke dalam 4 bisnis :

1. Polyester

Divisi Polyester menyumbang 69 persen dari total seluruh penerimaan

perusahaan. Sekitar 68% dari produk polyester adalah untuk di ekspor. Saat ini

Indo-Rama Polyester memiliki kapasitas produksi 65 ribu ton PSF/tahun, 100

ribu ton benang filament/tahun, dan 115 ribu ton chips/tahun.

2. Spun Yarns

Divisi ini menyumbang hampir 25% dari seluruh penerimaan perusahaan.

Dengan kapasitas produksi 194 ribu mata pintal dan hampir 57% dari

produksinya di ekspor. Indo-Rama Spinning adalah salah satu pengekspor

benang pintal terbesar di Indonesia.

3. Fabrics

Kapasitas produksi divisi fabric adalah 24 juta meter/tahun untuk kain mentah

dan 42 juta meter/tahun untuk kain celup dan kain PFD (siap untuk celup).

4. Pembangkit Tenaga Listrik Captive Power Plant (CPP)

Indo-Rama Synthetics telah membangun pembangkit tenaga listrik 60MW

untuk mensuplai kebutuhan listrik seluruh kompleks industri petrochemical

dan benang di Indonesia (site Purwakarta). Saat ini pula CPP sedang

21

menambah kapasitas pembangkit tenaga listriknya sebesar 30MW yang

direncanakan selesai tahun 2016.

5. PT Indo-Rama VENTURE (Indo-Rama POLYCHEM INDONESIA)

Dibangun pada tahun 2011 dan mulai beroperasi pertama untuk product PSF

akhir tahun 2013, dengan total kapasitas produksi 900 ton perhari. Indo-Rama

telah diranking diantara 1000 perusahaan terbesar di Asia pada tahun 2001 dan

diantara 20 perusahaan terbesar di Indonesia oleh majalah Asiaweek dan

sekarang merupakan Perusahaan Tekstile Terbesar di dunia 2015. Selama krisis

ekonomi di Asia, Indo-Rama telah terpilih sebagai salah satu Perusahaan Asia

yang bisa bertahan dalam badai krisis.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Dalam mengelola suatu perusahaan, instansi pemerintah ataupun

organisasi agar dapat berjalan dengan baik diperlukan struktur organisasi yang dapat

menggambarkan fungsi-fungsi manajemen dalam sebuah perusahaan atau lembaga

mengenai wewenang dan tanggung jawab. Organisasi merupakan salah satu faktor

pendukung yang mempunyai hubungan formal dalam melakukan suatu aktifitas

dalam mencapai tujuan perusahaan secara efisien dan efektif.

Dengan adanya susunan dan hubungan juga rincian pembagian kerja yang

mengatur wewenang dan tanggung jawab yang jelas maka perusahaan akan

membantu para pemimpin dalam mengelola perusahaan agar aktifitas dan efisien,

sehingga dapat meningkatkan produktifitas yang akan menghasilkan tingkat

profitabilitas tinggi yang merupakan tujuan perusahaan. Adapun struktur organisasi

yang terdapat pada PT INDORAMA SYNTHETIC TBK adalah:

22

Sumber: PT.Indorama Synthetics Tbk

Gambar III.1

Struktur Organisasi PT Indorama Synthetics Tbk.

Adapun cakupan tugas dan fungsi karyawannya adalah sebagai berikut:

1. Direktur Perusahaan

a. Menyusun Perencanaan program kegiatan perusahaan

b. Menentukan kebijaksanaan perusahaan

c. Mengadakan rapat serta mengambil keputusan

2. Manajer Packing

a. Mengontrol permintaan barang

b. Menentukan standar kontrol kualitas barang

c. Mengawasi proses packing

3. Staff Material

a. Mengecek stok barang

23

b. Menerima barang masuk dan menyiapkan barang keluar

c. evaluasi terhadap seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pembelian,

melakukan dokumentasi atau arsip seluruh dokumen pembelian serta

melakukan penerimaan dokumen pembelian, memverifikasi kebenaran dan

mendistribusikan dokumen.

4. Administrasi

a. Membuat laporan barang bulanan

b. Monitor dan Mendata masuk dan keluarnya barang

c. Mengisi berkas Purchase order,dan tanda terima barang

5. Operator Material

a. Membantu mengecek stok barang

b. Mencatat permintaan barang

6. Security

Menjaga keamanan dan tata tertib perusahaan

7. Karyawan Packing

a. Mengerjakan yang sudah diperintahkan oleh atasannya ditiap bagian

masing-masing

b. Mengisi absen masing-masing sebelum masuk kerja

24

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan Tugas akhir ini ,saya

akan menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang meliputi :

1. Prosedur pengecekan barang

Staff material melakukan pengecekan barang ke gudang dengan membawa

data barang yang ada digudang, bukan hanya mengecek stok persediaan

barangnya,tetapi mengecek juga kondisi barang yang ada digudang dan

mencatat stok barang tersebut, jika sudah mengeceknya kemudian data

persediaan barang diberikan pada bagian admin.kemudian admin membuat

permohonan permintaan barang yang diberikan ke store department.

Setelah itu diarsipkan.

2. Prosedur permintaan barang

Jika ada barang yang stoknya sudah menipis, operator material memasukkan

data barang yang sudah menipis ke data rencana permintaan barang. Lalu,

data rencana permintaan barang tersebut diberikan kepada Staff material.

Staff material membuat data barang yang harus diminta. Staff material

memberikan data rencana permintaan permintaan barang dari staff material

kepada manager. Jika manager sudah menerima data rencana permintaan

barang kemudian manager mengeceknya. Lalu manager memberikan lagi

kepada bagian admin, Setelah bagian admin menerima data rencana

pembelian barang langsung melakukan perencanaan pembelian barang

dangan cara admin mengirim email ke store departement untuk memesan

barang-barang yang ada di data perencanaan pembelian barang. Setelah itu

store departement akan mengirim barang kepada packing departement.

Setelah barang sudah dikirim dan sudah diterima oleh staff material, store

25

departement memberikan tanda terima barang kepada staff material. Setelah

itu staff material memberikan tanda terimanya kepada admin untuk disimpan

sebagai nantinya dijadikan bukti laporan pembelian kepada pemilik dan

diarsipkan.

3. Prosedur Pengadaan Barang

Pada prosedur ini store departement membuat Surat Kedatangan Barang

melalui email berikut pengiriman barangnya,Surat Kedatangan Barang

diberikan kepada staff material. barang datang diterima dan dicek oleh staff

material sesuai dengan data rencana permintaan barang. kemudian staff

material membuat surat balasan berupa Surat Terima Barang yang akan

diberikan kepada Admin dan diarsipkan.

4. Prosedur Laporan Persediaan Data Barang

Dalam pembuatan laporan Operator Material menghitung stok barang yang

masih tersedia. Setelah menghitung, Staff Material akan mencocokan data

hasil dari perhitungan dengan fisik barang yang ada. Jika jumlah barang tidak

sesuai, maka Operator Material akan melakukan telusur sampai jumlah

barang sesuai dengan fisik barang yang ada. Jika jumlah barang sudah sesuai,

maka Staff Material akan memasukkan data ke dalam Data Stok Opname,

Sebagai laporan bulanan yang akan di berikan ke MIS, kemudian MIS

memberikan Laporan Data Stok Opname yang sudah di setujui kepada

pimpinan lalu diarsipkan.

5. Prosedur Laporan Barang Masuk

Admin membuat laporan barang masuk setiap bulan yang akan di berikan

kepada MIS dan yang sudah di setujui kepada pemimpin lalu di arsipkan.

26

6. Prosedur Laporan Barang Keluar

Admin membuat laporan barang keluar untuk mengetahui pengeluaran barang

setiap bulan yang akan di berikan kepada MIS dan yang sudah di setujui

kepada pemimpin lalu di arsipkan.

3.3. Activity Diagram

Activity diagram adalah diagram yang menggambarkan aktivitas dari

proses inventory stok bahan pendukung Pt.Indorama Synthetics Tbk.

1. Prosedur Pengecekan Barang

Gambar III.2.

Activity Diagram Pengecekan Barang

27

2. Prosedur Permintaan Barang

Gambar III.3.

Activity Diagram Permintaan Barang

28

3. Prosedur Pengadaan Barang

Gambar III.4.

Activity Diagram Pengadaan Barang

29

4. Prosedur Laporan Persediaan Data Barang

Gambar III.5.

Activity Diagram Laporan Data Persediaan Barang

30

5. Prosedur Laporan Barang Masuk

Gambar III.6.

Activity Diagram Laporan Barang Masuk

6. Prosedur Laporan Barang Keluar

Gambar III.7.

Activity Diagram Laporan Barang Keluar

31

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

3.4.1. Spesifikasi Dokumen Masukan

1. Nama Dokument : Memo

Fungsi : Sebagai bukti Permintaan Barang

Sumber : Admin

Tujuan : Store Departement

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap terima barang

Bentuk : Lihat lampiran A.1

2. Nama Dokument : List of issue vocher

Fungsi : Sebagai bukti Tanda terima barang

Sumber : Store Departement

Tujuan : Staff Material

Media : Kertas

Jumlah : 3 lembar

Frekuensi : Setiap terima barang

Bentuk : Lihat lampiran A.2

3. Nama Dokument : Montly Consumables

Fungsi : Dokumen awal data barang lokal dan data pemasok

Sumber : Staff Material

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap barang masuk

32

Bentuk : Lihat lampiran A.3

3.4.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran

1. Nama Dokument : Data stok barang

Fungsi : Laporan stok barang menipis

Sumber : Staff Material

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap barang keluar

Bentuk : Lihat lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Laporan Persediaan Barang

Fungsi : Sebagai Laporan Persediaan Admin

Sumber : Staff Material

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap pengeluaran barang

Bentuk : Lampiran B.3

3.5. Permasalahan Pokok

Setelah mengamati dan mempelajari sistem berjalan pada PT Indorama

Synthetics Tbk, kami mencoba memberikan analisa terhadap prosedur persediaan

barang secara manual. Dalam hal ini kami mencoba menguraikan permasalahan yang

ada pada PT Indorama Synthetics Tbk tentang sistem yang berjalan, yaitu:

33

1. Dalam sistem persediaan barang pada PT Indorama Synthetics Tbk terdapat

prosedur pengecekan barang yang masih dilakukan dengan cara mengecek

langsung stok barang ke gudang.

2. Pengelolaan datanya masih dilakukan dengan memasukan data data yeng

berhubungan dengan persediaan barang seperti laporan barang masuk dan barang

keluar setiap bulannya dengan menggunakan Microsoft excel.

3.6. Pemecahan Masalah

Dari permasalahan pokok tersebut maka penulis mengambil alternatif

pemecahan masalah yaitu, Merancang sistem Informasi persediaan bahan pendukung

yang ada dan setiap kegiatan transaksi di input mengunakan bahasa pemprograman

Java dengan editor Netbeans. Penerapan komputerisasi menggunakan database

MySQL dengan berbasis desktop, sehingga menghasilkan laporan yang sesuai

dengan kebutuhan untuk menunjang sistem persediaan yang efektif. Dan

mengembangkan sistem yang lebih efisien namun mudah untuk digunakan, sehingga

dapat mempermudah pengaksesan informasi yang diinginkan dan dapat

mempermudah dalam pengelolaan data atau berkas dalam persediaan barang.