BAB II

LANDASAN TEORI

Di dalam bab ini akan penulis kemukakan berbagai teori yang

berhubungan dengan permasalahan yang dialami oleh penisahaan, yaitu teori-

teori yang berhubungan dengan pengendalian persediaan bahan baku dengan

maksud untuk memudahkan serta mengarahkan analisa dalam usaha mencari

pedoman untuk menentukan langkah-langkah berikutnya serta pemecahan

masalah

2.1. Pengertian Pengendalian Persediaais

2.1.1. Pengertian Pengendalian

Di dalam membahas pengertian pengendalian maka tidak akan teriepas

dari tindakan pengawasan atau kontrol Oleh karena pengendaiian adalah suatu

jenis pengawasan yang dapat disertai dengan tindakan korektif atau perbaikan

Menurut J.M.A. Tahuteru :

Didalam suatu perusahaan, pengendalian dan penelitian terdiri darimemeriksa apakah segala sesuatu terjadi sesuai dengan rencana yangdiadaptasikan, instruksi-instruksi yang dikeluarkan dan prinsip-prinsipyang ditetapkan. Tujuan menunjukkan kelemahan dan kesalahantersebut supaya dapat memperbaiki dan menjaga agar janganterulang lagi. ( J.M.A Tahuteru, 1980 :115 )

Menurut pendapat Panglaykim dan Hazil:

Kontrol tidaklah berarti hanya mengontrol saja, ia meliputi pula aspek-aspek penelitian, apakah yang dicapai itu sesuai dan sejalan dengantujuan yang telah ditetapkan lengkap dengan rencana kebijaksanaan

10

program dan sebagai hasil yang dicapai itu sesuai dengan standard yangditetapkan. ( Panglaykim dan Hazil, 1977 : 175 )

Berdasarkan pendapat kedua ahli di atas, maka pengendalian itu bersifat

preventive dan corrective

- Preventive berarti mengadakan pencegahan sebelum terjadi kesalahan

- Corrective berarti mengadakan koreksi setelah terjadi kesalahan

Disamping pengendalian mempunyai sifat seperti tersebut di atas maka

pengendalian juga mempunyai unsur tindakan antara lain :

- Membandingkan standard dengan hasil pek«rjaan

- Membandingkan rencana dengan hasil yang didapat

- Menyelidiki kelemahan-kelemahan yang timbul

- Menunjukkan kekurangan - kekurangan yaitu dengan maksud untuk

menciptakan atau pengembangan sistem baru

- Mengukur aktivitas yang dijalankan

2.1.2. Pengertian Persediaan

Menurut Sofyan Assauri :

Persediaan ialah sebagai suatu aktiva yang meliputi barang-barang milikperusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usahayang normal, atau persediaan barang-barang yang masih dalampengerjaan atau proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yangmenunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. ( SofyanAssauri, 1980 : 175 )

12

Menurut Gozali yang dimaksud persediaan meliputi :

"-Bahan mentah, yaitu segala sesuatu yang beliim dikeijakan sesudah

diterima.

- Bahan-bahan yang sedang dikeijakan, yaitu segala bahan-bahan yang

telah meninggalkan gudang dan sedang dikeijakan didalam pabrik,

jadi berpindah dari mesin yang satu ke mesin yang lain

- Barang jadi atau barang yang sudah dikeijakan, yaitu barang yang

sudah rampung dan siap untuk dikirimkan kepada pembeli

- Bahan-bahan pembantu yaitu bahan-bahan yang digunakan untuk

memperlancar pekerjaan. Bahan-bahan ini biasanya habis atau tidak

dapat digunakan lagi sesudah pemakaiannya. ( Gozali, 1980 : 176 )

Berdasarkan pendapat mengenai pengertian persediaan seperti tersebut

di atas, maka secara umum yang dimaksud dengan persediaan adalah

menyangkut bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi dan bahan-bahan

pembantu. Pengendalian persediaan pada pokoknya membahas pengendalian

dan penelitian dari pada persediaan bahan mentah, bahan pembantu, barang

setengah jadi dan barang jadi agar tujuan perusahaan tercapai

Menurut Sofyan Assauri :

" Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk menentukan

komposisi dari pada persediaan parts, bahan baku dan barang jadi,

sehingga perusahaan dapat melindungi kelancaran produksi dan

penjualan serta kebutuhan-kebutuhan pembelanjaan perusahaan dengan

efektif dan efisien". ( Sofyan Assauri, 1980 : 185 )

13

Dari pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa pengendalian

persediaan bahan baku adalah:

Suatu proses pengawasan yang ditujukan terhadap persediaan bahan

baku dalam suatu perusahaan agar dapat menjamin kelancaran proses produksi

dan menciptakan ongkos minimal serta menghindari penanaman modal yang

berlebihan

2.2. Tuiuan dan Fungsi Pengendalian Persediaan

2.2.1. Tujuan Pengendalian Persediaan

Didalam kenyataannya dapat dikatakan bahwa pengendalian persediaan

sangat diperlukan oleh setiap perusahaan. Menurut Sofyan Assauri, tujuan

pengendalian persediaan adalah

- Usaha untuk menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan

sehingga dapat mengakibatkan terhentinya kegiatar. produksi.

- Menjaga agar supaya pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak

terlalu besar atau berlebihan sehingga biaya-biaya yang timbu! dari

persediaan tidak terlalu besar

- Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena ini

berakibat biaya pemesanan menjadi besar. ( Sofyan Assauri, 1980 :

186)

14

2.2.2. Fungsi-fungsiTersediaan

Efisiensi operasional suatu organisasi dapat ditingkatkan karena

berbagai fungsi penting persediaan. Menurut T. Hani Handoko fungsi-fungsi

persediaan sebagai berikut :

- Fungsi Declouping

- Fungsi Economic Lot Sizing

- Fungsi Antlsipasi

ad i Fungsi Declouping

Fungsi penting persediaan adalah memungkinkan operasi perusahaan internal

dan ekstemai mempunyai "kebebasan" (independence ) Persediaan declouping

ini memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan langganan tanpa

tergantung pada supplier

ad 2 Fungsi Economic Lot Sizing

Melalui penyimpanan persediaan, perusahaan dapat memproduksi dan

membeli sumber daya-sumber daya dalam kuantitas yang dapat mengurangi

biaya per unit. Persediaan lot size ini perlu mempertimbangkan penghematan-

penghematan ( potongan pembelian, biaya pengangkutan per unit lebih murah

dan sebagainya ) karena perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang

timbul karena besarnya persediaan ( biaya sewa gudang, resiko, investasi dan

Iain-lain )

15

ad.3. Fungsi Antisipasi

Sering pemsahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan

berdasar pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu permintaan musiman.

Dalam hal ini perusahaan dapaj mengadakan persediaan musiman Disamping

itu, perusahaan juga sering menghadapi ketidak pastian mengenai jangka waktu

pengiriman dan permintaan akan barang, sehingga memerlukan kuantitas

persediaan pengaman atau safety inventories Persediaan antisipasi ini penting

agar kelancaran proses produksi tidak terganggu ( T. Hani Handoko, 1984 :

335)

Berdasarkan uraian tersebut d: atas maka dapat disimpulkan bahwa fungsi-

fungsi persediaan adalah :

- Untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen

- Untuk menjamin kelancaran proses produksi agar tidak terganggu.

2.3. Faktor-faktor vang mempengaruhi Pengendalian Persediaan

Didalam pelaksanaan pengendalian persediaan, kebutuhan bahan baku

merupakan suatu keperluan untuk proses produksi perusahaan yang harus

ditentukan dengan benar. Dengan diketahuinya jumlah kebutuhan bahan baku,

bukan berarti perusahaan harus membeli kebutuhan tersebut dalam satu kali

pembelian. Akan tetapi dalam melaksanakan pembelian, sedapat mungkin

perusahaan menentukan jumlah yang paling optimal dalam arti kebutuhan bahan

perusahaan dapat dipenuhi secara baik dengan biaya persediaan yang paling

minimal.

16

Didalam setiap keputusan yang akan mempengaruhi besarnya (jumlah )

persediaan, biaya-bfaya variabel berikut ini harus dipertimbangkan, yaitu :

* Biaya pemesanan ( ordering cost atau procurement cost)

Adalah biaya-biaya yang berhubungan dengan pemesanan bahan dan biaya ini

berubah-ubah sesuai dengan fiskwensi pemesanan. Biaya pemesanan ini akan

semakin kecil apabila kwantitas bahan baku yang dibeli semakin banyak

Contoh biaya pemesanan antara lain

- Biaya telepon

- Pengeluaran surat menyurat

- Biaya ekspedisi dan administrasi

* Biaya penyimpanan ( carrying cost / holding cost)

Biaya penyimpanan adalah biaya yang harus dikekiarkan sehubungan dengan

diadakannya persediaan yang disimpan dalam perusahaan dan biaya ini berubah-

ubah sesuai dengan besarnya persediaan. Oleh karena itu penyimpanan yang

terjadi didasarkan atas pemesanan yang udak sekaligus dalam satu periode,

begitu pula penggunaannya, maka penentuan besarnya carrying cost didasarkan

pada average inventory ( persediaan rata-rata ).

Biaya penyimpanan ini semakin banyak, apabila kwantitas bahan baku yang

dibeli semakin banyak atau rata-rata persediaan semakin tinggi.

Contoh biaya penyimpanan, yaitu :

- Biaya gudang atau sewa ruangan untuk gudang

- Biaya asuransi

17

- Biaya kerusakan bahan pada waktu disimpan.

- Bunga, dan sebagainya

2.4. Cara Pengendalian Persediaan Bahan

Pada prinsipnya pengendalian bahan baku dilakukan dengan , 3 ( tiga ) cara,

yaitu :

a Kepala gudang atau administrasi persediaan melaporkan kepada bagian

pembelian apabila kebutuhan bahan baku telah mendekati tingkat minimum,

kemudian bagian pembelian membicarakan dengan bagian produksi untuk

menentukan besarnya bahan yang harus dibeli

b Kepala gudang atau administrasi persediaan melaporkan kepada bagian

produksi bahwa kebutuhan bahan baku telah mendekati minimum, kemudian

bagian produksi menyampaikan pesanan tersebut pada bagian pembelian

c. Kepala gudang atau administrasi persediaan diberi wewenang oleh bagian

produksi. untuk mengadakan pesanan secara langsung kepada bagian

pembelian apabila kebutuhan bahan baku yang tersedia telah menunjukkan

tingkat minimum

Setelah bahan-bahan tersebut dibeli oleh bagian pembelian, tindakan

selanjutnya adalah menyerahkan bahan tersebut kepada bagian administrasi

persediaan untuk dicatat. Apabila ada permintaan dari bagian produksi oleh

kepala gudang dilaporkan atas pengeluaran tersebut kepada administrasi

persediaan untuk dicatat

18

Dengan demikian cara pengendalian bahan seperti tersebut di atas akan

dapat memperkecil kemungkihan kemacetan jalannya proses produksi akibat

adanya kekurangan bahan atau keterlambatan dalam penenmaan bahan

Disamping perusahaan menetapkan suatu kebijaksanaan mengenai

pengendalian bahan dalam jumlah pembelian dan kwalitas yang tepat,

pemsahaan perlu juga menetapkan biaya persediaan yang serendah-rendahnya

Dengan memperhitungkan biaya-biaya yang serendah-rendahnya maka

perusahaan harus mempergunakan suatu cara agar pengadaan tersebut dapat

terlaksana dengan baik, untuk itu dapat menggunakan suatu konsepsi dasar

penentuan persediaan sebagai berikut :

- pemesanan yang dilakukan pada suatu persediaan yang telah mencapai suatu

tingkat ( order point system ) yaitu pemesanan yang dilakukan apabila jumlah

persediaan telah ditentukan yang merupakan batas waktu dilakukan

pemesanan.

- Pemesanan yang dilakukan dengan memperhitungkan waktu yang telah

ditentukan ( order periode circle system ), yaitu jarak waktu yang digunakan

pemesanan bahan adalah tetap, misalnya setiap bulan, setiap triwulan, setiap

minggu

Besarnya bahan yang dipesan ditetapkan sebesar selisih persediaan maksimum

yang telah ditentukan dengan sisa persediaan yang ada Ukuran pembelian

( pemesanan ) tersebut dihitung sebagai suatu kwantum yang seandainya tidak

ada lead time akan menaikkan kesatuan tingkat persediaan maksimum

19

2.5. Menentukan Jumlah Pemesanan dan Biava Paling Ekonomis

Berdasarkan pada jumlah pemesanan yang paling ekonomis berarti menentukan

jumlah pemesanan bahan dengan biaya yang paling rendah. Untuk itu perlu

sekali meninjau kembali kedua macam biaya yang ditimbulkan dan keduanya

mempunyai sifat yang saling bertentangan

Di satu pihak pemesanan menghendaki dilakukan dalam jumlah besar,

sedangkan di lain pihak biaya penyimpanan menghendaki pesanan dilakukan

dalam jumlah kecil Jumlah pemesanan yang paling ekonomis adalah pada saat

kedua biaya ( biaya pemesanan dan biaya penyimpanan ) adalah paling rendah

Untuk menentukan kebijaksanaan penyediaan bahan baku yang tepat dalam arti

proses produksi dapat berjalan lancar dan biaya yang ditanggung seminima!

mungkin, dapat digunakan metode yang disebut Economic Order Quantity

( EOQ )

2.5.1. Teknik Penentuan EOQ

Menurut Drs. Zainal Mustafa El Qodri dan Drs. Supardi, bahwa :

"Dalam pengambilan keputusan pengadaan bahan baku dengan EOQ

dipengaruhi oleh 2 ( dua ) jenis biaya yang terjadi pada usaha pengadaan

tersebut. Biaya-biaya yang dimakdud adalah : Biaya pemesanan ( set up

cost/order cost ) dan biaya penyimpanan/penggudangan ( carrying cost )". (

Drs.Zainal Mustafa El Qodri dan Drs Supardi, 1985 : 105 )

20

Kedua biaya tersebut apabila kita rumuskan dalam bentuk akan nampak sebagai

berikut :

SRBiaya pesan =

qBiaya simpan = x C

di mana :

q = Jumlah bahan baku yang dipesan dalam sekali pembelian/pengadaan

C = biaya penyimpanan ( simpan ) per unit/periode penyimpanan.

S = biaya pesan setiap kali pesan.

R = Kebutuhan bahan baku satu periode

Jumiah antara biaya pesan dengan biaya simpan disebut sebagai total biaya

persediaan bahan baku

Total biaya persediaan minimal terjadi jika biaya simpan sama dengan biaya

pesan dan pada saat itulah EOQ terjadi

Dengan demikian dengan menggunakan analisa matematik, EOQ dapat

diformulasikan sebagai berikut :

Biaya simpan = Biaya pesan

q.C = SR

21

Untuk menghilangkan penyebut dari kedua biaya persediaan tersebut, rnaka

dikalikan dengan 2q, sehingga menghasilkan :

qJC = 2.S.R

q2 = 2.S.R

2.S.R

di sini C dapat juga dirumuskan sebagai : P x I

di mana :

P = harga pembelian per unit yang dibayar

I = carrying cost yang dinyatakan daiam prosentase dari nilai rata-rata dalam

rupiah dari persediaan

Jadi dengan demikian EOQ, diformulasikan :

EOQ = /2.R.S

atau

EOQ = /2.R.S

P.I

Analisa EOQ di atas dapat diterapkan bila anggapan-anggapan berikut ini

dipenuhi :

1 Permintaan akan produk adalah konstan, seragam dan diketahui (

deterministik )

22

2 I larga per unit produk adalah konstan

3. F*iaya penyimpanan per unit per tahun adalah konstati

4. Biaya,pcmcsanan per pesanan adalah konstan

5 Waktu antara pesanan dilakukan dan barang-baiang dilcrima ( lead time )

adalah konstan

6 Tidnk tcrjadi kekurangan barang atau "Hack Orders"

Pcngganibaian sccara grafis tcntang fbrmiilasi biaya-biaya serin F.OQ di alas

dapal (iilihat pada gambnr I(iambar I

Situasi Biaya Persediaan Halian Bnku

biava

Total biciya petsedinan

l>iayn sinipaii

biava pcsan

0 (] jumlah barnng

Biaya penyimpanan semakin meningkat apabila iiimlah persediaan

semakin besar sebaliknya biaya pemesanan akan meningkat bila pemcsanaii

dilakukan dalam kuantitas kecil karena pemesanan dilakukan bcmlang kali

Kurva biaya total rclatif dalar sepanjang selang kuantitas ukuran lot Hal ini

23

berarti tidak perlu dilakukan spesifikasi ukuran lot yang ekonomis secara tepat

untuk mendapatkan bia°ya yang cukup rendah

Untuk menjaga agar kelancaran proses produksi tidak terganggu yang

disebabkan keterlambatan pesanan tiba, diperlukan adanya "Safety Stock"

( persediaan pengaman ). Disamging itu sebelum bahan dasar habis terpakai,

hams sudah dilakukan pesanan kembali yang maksudnya agar pada saat

pesanan datang, persediaan bahan dasar masih berada atau tepat di atas safety

stock Titik di mana harus dilakukan kembali pesanan, disebut Re-Order Point

(R.O.P).

2.6. Meneniukan Safety Stock dan Reorder Point

2.6.1. Safety Stock

Ketidak pastian dalam dunia usaha mempengaruhi pemakaian bahan

baku, yang bisa menyebabkan terjadinya kekurangan atau kehabisan persediaan

untuk kelancaran proses produksi Oleh karena itu perusahaan harus

menetapkan berapa besarnya safety stock untuk mengatasi kekurangan atau

kehabisan bahan

Safety stock atau Buffer Stock adalah persediaan tambahan yang diadakan

untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan

( stock out)

Safety stock perlu diadakan sebab :

- Adanya ketidak pastian tentang datangnya barang yang dipesan atau adanya

keterlambatan dalam penerimaan bahan baku yang dipesan

24

- Adanya ketidak pastian dalam proses produksi, sehingga penggunaan bahan

baku dalam proses produksi tidak sama dengan perkiraan sebelumnya.

Besar kecilnya persediaan pengaman atau safety stock pada setiap

perusahaan adalah tidak sama, relatif tergantung pada situasi dan kondisi dari

masing-masing perusahaan. Adapun faktor-faktor yang menentukan besarnya

safety stock adalah :

1 Penggunaan bahan baku rata-rata.

2. Faktor waktu (lead time )

Untuk menentukan besarnya safety stock, di sini penulis menggunakan metode

"Level of Service" yaitu suatu ukuran untuk tingkat pelayanan sampai seberapa

besarnya safety stock yang harus ditentukan agar tidak terjadi stock out, karena

kegoncangan atau fluktuasi lead time

Di smi penulis kemukakan pendapat Sofyan A yang secara matematis

safety stock dapat ditentukan dengan rumus :

Safety Stock = K / L (SD )2 + ( D )2 (SL f

Keterangan :

K = Policy factor level of service

L = Lead time rata-rata

D = Pemakaian rata-rata

SD = Deviasi standard pemakaian

SL = Deviasi standard lead time

25

Tabel 1

Policy Factors ( k ) Pada Frequency Level of Service

Frequency Level of Service ( % )506070758085909597,59999,599,9

k00,250,520,670,841,041,281,641,962,332,583,10

( Sofyan Assauri, 1980 : 206 )

Menurut Roger G. schroeder ada beberapa cara untuk menyatakan service

level, yaitu

3 Service level adalah probabilitas di mana seluruh pesanan akan dapat

dipenuhi oleh persediaan selama lead time

2 Service level adalah prosentase permintaan yang dipenuhi oleh persediaan

selama periode waktu yang diberikan ( misalnya 1 tahun )

3. Service level adalah prosentase waktu di mana suatu sistem memiliki

persediaan. ( Roger G. schroeder, 1981 : 374 )

26

2.6.2. Reorder Point ( saat pemesanan kembali)

Menentukan waktu yang tepat untuk mengadakan pemesanan adalah

merupakan masalah yang penting bagi perusahaan. Hal tersebut dikatakan

penting sebab bila terjadi kesalahan dalam menetapkan datangnya persediaan

maka perusahaan akan mengalami :

1 Bila tibanya persediaan di gudang lebih awal atau terlalu cepat, maka terjadi

penimbunan bahan baku

2. Datangnya persediaan terlambat maka akan menyakibatkan kemacetan

proses produksi, hal ini disebabkan bahan baku teiah habis sebelum pesanan

tiba.

Pada waktu menentukan reorder point harus memperhatikan faktor-

faktor :

1. Penggunaan bahan selama"Procurement Lead Time" ( waktu di mana

meliputi saat dimulainya usaha pemesanan bahan sampai bahan ditenma )

2 Besarnya safety stock

Dengan dernikian EOQ berhubungan erat dengan Safety Stock dan

R.O.P.

Hubungan ini dapat digambarkan dalam gambar 2

Gambar 2

l l u b u n g a n a n l a r a H O Q , S a f e t y S l o c k d a n K O I '

Unit

\

Safely Slock

Waklu"

Lend time adalah waktti yang dibutuhkan sejak meniesan baiang sarnpai barang

yang tcisebut datang Sedangkan R O P dapat ditenlukar, dengan cm a :

Mencntukan juinlah penggunaan selama lead lime dan ditambah dengan

besamya safely stock

Scbagai contoli dapat dilakukan dengan data sebagai beiikut :

Kcbultibau baban selinp (alum ( 320 ban clcklil ) sebanyak 6/100 unit dengan

liaiga Rp. 50 per unit. Dalatn rangka pcmbelian iciscbut dibutuhkan biaya-biaya

sebagai beiikut

- biaya pengiriman pesanan Rp 10 per unit

- biaya administrasi Rp 20 per unit

28

- biaya untuk menyelesaikan pesanan Rp 20 per unit

- biaya penyfmpanan di gudang sebesar Rp 1 per unit per tahun

Dari data tersebut, maka dapat ditentukan jumlah pemesanan yang paling

ekonomis, yaitu :

Penyelesaian :

R = 6.400 unit

S - Rp 10 + Rp. 20 + Rp. 20

= Rp. 50

C - Rp 1

6.400 x 50EOQ

1

/640.000= J 640 000 = 800 unit

Penggunaan I tahun = 6.400 unit

Penggunaan 1 hari = 6.400 : 320 -- 20 unit

Penggunaan selama lead time = 6 x 20 unit r-~ 120 unit

Safety Stock = 500 unit

J a d i R O P -- 120 + 500 = 620 unit

Frekwensi pembelian selama 1 tahun = 6 400 : 800

= 8 kali

atau ( 320 : 8 ) hari = 40 hari sekali