6

BAB II

KAJIAN PUSTAKA DAN PERUMUSAN MASALAH

2.1 Tinjauan Penelitian Terdahulu

Dalam penelitian Anggraini, Susbiyani, & fiel afroh (2018) melakukan

penelitian CV. Lisa Jaya Mandiri Jember menjelaskan bahwa permasalahan sistem

informasi akuntansi penggajian pada perusahaan ini masih perlu dievaluasi dari segi

dokumen karena kurangnya dokumen kartu penghasilan karyawan mengakibatkan

kesalahan pencatatan pemberian potongan gaji karyawan dan masih adanya

rangkap jabatan fungsi administrasi juga merangkap fungsi pegawai.

Dalam penelitian (Langi et al., 2019) menjelaskan bahwa hasil penelitian

sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. Gemilang Emas Indonesia belum

sepenuhnya mendukung karena tidak adanya fungsi pencatat daftar hadir karyawan

dan fungsi pembuat daftar gaji karyawan serta tidak adanya otorisasi setelah

karyawan menerima gaji hal ini dapat mengakibatkan kesalahan penerimaan gaji

pada setiap karyawan, serta dokumen-dokumen yang digunakan belum cukupcbaik

dengan tidak menggunakan amplop gaji tetapi menggunakan sistem transfer

langsung ke rekening karyawan.

Sedangkan penelitian Faishol (2017) menyatakan bahwa sistem informasi

akuntansi penggajian pada CV. Gunung Dono Putra masih kurang baik karena tidak

adanya fungsi akuntansi dan masih kurangnya pengawasan terhadap sistem

informasi akuntansi pada pencatatan jam hadir karyawan sehingga menyebabkan

7

terjadinya penyimpangan dan kecurangan dalam pencatatan jam hadir

secara manual

Dari ke-tiga penelitian terdahulu dapat disimpulkan bahwa dalam

perusahaan yang diteliti masih ditemukannya kelemahan-kelemahan dalam sistem

informasi akuntansi penggajiannya, seperti masih banyaknya rangkap fungsi

(Anggraini et al., 2018) dan masih belum adanya fungsi yang sesuai prosedur.

Diantaranya penerapan pada fungsi gaji dan upah, fungsi pegawai, fungsi

pencatatan daftar hadir karyawan, fungsi pembuat gaji karyawan, fungsi akuntansi,

dan masih banyak kesalahan pada otorisasi pada sistem akuntansi penggajian,

kesalahan pencatatan pemberian potongan gaji karyawan.

2.2 Tinjauan Pustaka

2.2.1 Sistem Akuntansi

1. Pengertian Sistem.

Sistem menurut Mulyadi (2016:3) ialah sekumpulan unsur yang saling

berhubungan satu dengan yang lain dan memiliki fungsi yang sama dalam

mencapai tujuan guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

Sedangkan pengertian sistem menurut Romney & Steinbart (2015:3)

ialah serangkaian atau sekumpulan dua atau lebih komponen yang saling

berhubungan satu sama lain guna mencapai suatu tujuan.

Berdasarkan pengertian diatas menunjukan bahwa sistem merupakan

suatu komponen atau lebih yang saling berhubungan satu sama lain untuk

mencapai suatu tujuan yang sama guna memudahkan pengelolaan

perusahaan.

8

2. Pengertian Sistem Akuntansi.

Sistem akuntansi menurut Mulyadi (2016:3) adalah organisasi

formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk

menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna

memudahkan pengelolaan perusahaan, unsur suatu sistem akuntansi pokok

adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku

pembantu serta laporan.

Sedangkan menurut Romney & Steinbart (2015:10) sistem informasi

akuntansi adalah sistem yang digunakan untuk mengumpulkan, mencatat,

menyimpan, dan mengelola data untuk menghasilkan suatu informasi guna

acuan dalam pengambilan keputusan.

Berdasarkan pengertian diatas menunjukan bahwa sistem informasi

akuntansi merupakan proses transaksi keuangan yang mempengaruhi

pemrosesan transaksi keuangan dan terdapat pemrosesan data di

dalamnya, berupa sistem yang digunakan untuk mengumpulkan,

mengolah, dan melaporkan informasi terkait untuk menghasilkan suatu

informasi laporan keuangan perusahaan.

3. Sistem Akuntansi Penggajian dan pengupahan

a. Definisi Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan.

Menurut Mulyadi (2016:309) sistem akuntansi penggajian dan

pengupahan ialah fungsi yang bertanggung jawab atas pencatatan biaya

tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan

9

perhitungan gaji dan upah karyawan. Serta penyediaan informasi guna

pengawasan biaya tenaga kerja.

b. Fungsi-fungsi yang Terkait.

Sistem penggajian dan pengupahan juga tidak terlepas dari beberapa

fungsi terkait di dalamnya, menurut Mulyadi (2016:317) fungsi-fungsi

yang terkait di dalam sistem akuntansi penggajian yaitu:

1. Fungsi Kepegawaian. Fungsi dan tugas dari fungsi ini bertanggung

jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan

baru, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat

keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat, dan golongan gaji,

mutasi karyawan dan pemberhentian kerja.

2. Fungsi Pencatatan Daftar Hadir. Fungsi dan tugas dari fungsi ini untuk

melaporkan dan melakukan pencatatan daftar hadir semua karyawan

perusahaan.

3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah ini

bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan

bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban

setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.

4. Fungsi Akuntansi. Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk

mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan

pembayaran gaji karyawan.

10

5. Fungsi Keuangan. Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek

guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai

tersebut kemudian dimasukkan dalam amplop gaji setiap karyawan untuk

selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

Sedang kan Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem informasi

penggajian menurut Widjajanto (2001:405) yaitu:

1. Fungsi pengelolaan dana dan pembayaran gaji dan upah yang

dilaksanakan oleh kasir.

2. Fungsi pelaksanaan perhitungan gaji dan upah yang dilaksanakan

oleh bagian pencatat waktu dan bagian gaji dan upah.

3. Fungsi pencatatan status personalia yang dilaksanakan oleh bagian

personalia.

4. Fungsi pencatat gaji dan upah yang dilaksanakan oleh petugas

buku besar dan akuntansi biaya.

Dari kedua teori diatas fungsi-fungsi yang digunakan mempunyai

persamaan dan perbedaan, menurut Mulyadi (2016) menyatakan adanya fungsi

kepegawain sedangkan menurut Widjajanto (2001) menyatakan tidak adanya

fugsi kepegawain dalam sistem informasi akuntansi penggajian.

c. Dokumen-dokumen yang Digunakan.

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi

merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data atas terjadinya

suatu transaksi penggajian maupaun pengupahan. Dokumen tersebut

antara lain menurut Mulyadi (2016:310) yaitu:

11

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah:

Dokumen ini pada umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian

berupa surat-surat keputusan yang terkait dengan karyawan.

2. Kartu jam hadir:

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk

mencatat jam hadir karyawan. Catatan jam hadir dapat berupa

daftar hadir biasa dapat juga berbentuk kartu hadir yang diisi

dengan mesin pencatat jam hadir karyawan.

3. Kartu jam kerja:

Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang digunakan

untuk mencatat waktu yang digunakan oleh tenaga kerja.

4. Daftar gaji dan daftar upah:

Berisi tentang jumlah gaji dan upah setiap karyawan, dikurangi

potongan-potongan berupa PPH pasal 21, utang karyawan, dan lain

sebagainya.

5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah:

Merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen yang dibuat

berdasarkan daftar gaji dan upah karyawan.

6. Surat pernyataan gaji dan upah:

Dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan

pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah

dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai

catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang

12

diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi

beban karyawan.

7. Amplop gaji dan upah:

Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan

dalam amplop gaji dan upah dan dihalaman depan amplop setiap

karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor

identifikasi karyawan dam jumlah gaji bersih yang diterima

karyawan dalam bulan terntentu.

8. Bukti kas keluar:

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat

oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan yang berdasarkan

informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi

pembuat daftar gaji dan upah.

Sedangkan dokumen-dokumen yang digunakan menurut Romney &

Steinbart (2015:555) yaitu:

1. Kartu waktu:

Sebuah dokumen yang mencatat waktu kedatangan dan

keberangkatan karyawan.

2. Lembar waktu:

Sebuah layar entri data yang digunakan oleh para profesional yang

digaji untuk mencatat lamanya waktu yang dihabiskan dalam

melakukan berbagai tugas.

3. Daftar penggajian:

13

Sebuah daftar data penggajian untuk setiap pegawai pada suatu

periode penggajian.

4. Daftar potongan:

Sebuah laporan yang mencantumkan potongan-potongan sukarela

lainnya dari setiap pegawai.

5. Laporan pendapatan:

Sebuah laporan yang mencantumkan jumlah gaji kotor, potongan,

dan jumlah gaji bersih untuk periodet terkini dan total year-to-date

untuk setiap kategori.

6. Akun kliring penggajian:

Sebuah akun buku besar yang digunakan untuk mengecek

keakuratan dan kelengkapan pencatatan biaya penggajian dan

alokasi selanjutnya terhadap pusat biaya yang sesuai.

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa dokumen yang

digunakan mempunyai persamaan dan perbedaan, persamaan nya yaitu

kartu jam kerja, kartu hadir, daftar gaji, rekap daftar gaji.

d. Catatan-catatan Akuntansi yang Digunakan.

Perusahaan dalam memberikan gaji dan upah kepada karyawan

memerlukan catatan akuntansi. Catatan akuntansi yang digunakan

menurut Mulyadi (2016:317) yaitu:

1. Jurnal umum:

Dalam pencatatan gaji dan upah jurnal umum digunakan untuk

mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen

di dalam perusahaan.

2. Kartu harga pokok produk:

14

Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung

yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

3. Kartu biaya:

Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak

langsung dan biaya tenaga kerja non-produksi setiap departemen

dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu

biaya ini adalah bukti memorial dan kartu biaya dapat

menggunakan formulir akun dengan debit lebar.

4. Kartu penghasilan karyawan:

Catatan ini digunkan untuk mencatat penghasilan dan berbagai

potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Selain itu kartu

penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan

upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh

karyawan yang bersangkutann untuk mengetahui gaji dan upahnya

sendiri.

Sedangkan catatan akuntansi yang digunakan menurut Hall (2001:58)

yaitu:

1. Formulir atau dokumen

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam

terjadinya transaksi, serta merupakan media untuk mencatat

peristiwa yang terjadi dalam organisasi kedalam catatan.

15

2. Catatan-catatan

Ada tiga catatan yang digunakan dalam unsur sistem akuntansi

yaitu jurnal, buku besar, buku pembantu.

3. Laporan

Unsur sistem akuntansi yang terakhir adalah laporan. Stelah

transaksi dicatat dan diikhtisarkan maka disiapkan aporan bagi

pemakai, laporan yang menghasilkan informasi tersebut dikenal

sebagai laporan keuangan.

e. Prosedur Pecatatan Sistem Akuntansi Penggajian.

Mulyadi (2016:320) menyatakan bahwa jaringan prosedur pencatatan

sistem akuntansi penggajian meliputi:

1. Prosedur Pencatatan Daftar Gaji. . Prosedur ini bertujuan untuk mencatat

waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh

fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir.

2. Prosedur Pembuatan Daftar Hadir. Dalam prosedur pembuatan daftar gaji

ini bertugas membuat daftar gaji dan menyusun suatu daftar yang berisi

gaji yang akan diterima karyawan secara rinci pada setiap periode

penggajian.

3. Prosedur Pembuatan Fungsi Kas Keluar. Dalam prosdur pembuatan fungsi

kas keluar ini bertugas untuk mencatat semua barang produksi, dan

pencatatan waktu kerja untuk demikian waktu kerja ini dipakai sebagai

dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yan

diproduksi.

16

4. Prosedur Pembayaran Gaji. Prosedur pembayaran gaji ini melibatkan

fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah

pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna

pelaksanaan pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan

cek tersebut ke bank dan memasukkan uang kedalam amplop gaji. Jika

jumlah karyawan perusahaan cukup banyak, pembagian amplop gaji

biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master).

Sedangkan prosedur sistem akuntansi penggajian menurut Hall

(2001:320) yaitu:

1. Otorisasi gaji dan upah dan rincian transaksi (jam kerja) dimaksukan

ke proses gaji atau upah dari sumber yang berbeda, yaitu personalia

dan produksi.

2. Proses gaji atau upah merekonsiliasi informasi ini, menghitung gaji

atau upah, dan mendistribusikan cek pembayaran ke pegawai.

3. Akuntansi biaya menerima informasi berkaitan dengan waktu yang

digunakan untuk setiap pekerjaan dari produksi, informasi ini

digunakan untuk menjurnal akun persediaan dalam proses WIP (work

in proses).

4. Departemen utang dagang menerima informasi rangkuman

pembayaran gaji atau upah dari departemen penggajian dan

pengupahan dalam akun bank khusus dimana gaji dan upah diambil.

5. Proses buku besar merekonsiliasi informasi informasi rangkuman dari

bagian akuntansi biaya, utang dagang, dan pengeluaran kas.

17

Dari kedua teori diatas prosedur-prosedur yang digunakan sama yaitu

prosedur pencatatan waktu keja, prosedur pembuatan daftar gaji dan upah,

dan prosedur pembayaran gaji dan upah.

SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN

Bagian Pencatat Waktu Bagian Gaji dan Upah

Ph

ase

Mulai

Mencatat jam hadir Karyawan

Kartu jam hadir

Membuat daftar hadir

KJH 2

Daftar Hadir Karyawan

1

1

KJH 1

Daftar Hadir 2

Membuat daftar

gaji

Membuat Rekap Gaji

T

SPG

2

RDG 1

2Daftar Gaji 1

Kartu Penghasilan Karyawan

2

8

DG 2

Kartu Penghasilan Karyawan

Bukti Kas Keluar 1

T A

KJH = Kartu Jam HadirRDG = Rekap Daftar GajiSPG = Surat Pernyataan gajiDG = Daftar gaji

Gambar 2.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian

Sumber: Mulyadi (2016)

KJH: Kartu Jam Hadir

RDG: Rekap Daftar Gaji

SPG: Surat Pernyataan Gaji

DG: Daftar Gaji

18

Gambar 2.2 Bagian Utang Sumber: Mulyadi (2016)

2

KPK

SPG

2 RDG

1

2

Daftar Gaji

1

Membuat

bukti kas

keluar KPK

SPG

2

RDG 1

2

DG

1

3

2

Bukti Kas Keluar

1

Register

bukti kas

keluar

3 4

7

RDG

2 DG 1

Bukti kas keluar

1

9

19

Gambar 2.3 Bagian Kas Sumber: Mulyadi (2016)

4

KPK

SPG

RDG

2 2

DG

1 3

Bukti kas keluar

1

Mengisi cek

& meminta ttd

atas cek

Menguangkan

cek &

memasukan

uang ke

amplop gaji

Membayarkan

gaji &

meminta

tanda tangan

atas kartu

penghasilan

Membubuhka

n cap lunas

pada bukti

dan dokumen

pendukungny

a

6

KPK

SPG

RDG 2

2

DG

1 3

Bukti kas kluar

1

7 8

20

Gambar 2.4 Prosedur distribusi biaya gaji Sumber: Mulyadi (2016)

f. Praktik yang sehat:

Praktik yang sehat dalam sistem informasi akuntansi penggajian menurut

Mulyadi (2016:324) yaitu:

1. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum

kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga

kerja langsung.

9

3

BKK 2

RDG

1

Membuat

Bukti

Memorial

BKK 2

RDG 1

Bukti

Memorial

Jurnal

Umum

3

RDG 2

Daftar Gaji 1

Bukti Kas

Keluar

N

BKK 2

RDG

1

Bukti

memorial

Register

Cek

5

Kartu

Biaya N

Selesai

5

21

2. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus

diawasi oleh fungsi pencatat waktu.

3. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan

ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum

dilakukan pembayaran.

4. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan

catatan penghasilan karyawan.

5. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar

gaji dan upah.