Upload
vandien
View
215
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
53
BAB 3
GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI PADA PT. TELESINDO SHOP
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Latar Belakang dan Sejarah PT. Telesindo Shop
Cikal bakal perusahaan yang dimulai sejak 1992 dengan nama PT. Setia Utama
Telesindo, PT. Telesindo Shop didirikan pada 8 Mei 2001 melalui keputusan
pemerintah dengan nomor SIUP (Surat Izin Usaha Perusahaan) 1489/09-
03/SIUP/PK/VIII/2001. Dimulai sebagai toko handphone dengan dibukanya “Outlet
Setia Utama Telesindo” yang terletak di Mall Ciputra, seiring berjalannya waktu
pada tahun 1997 pendiri PT. Telesindo Shop dapat membuktikan bahwa perusahaan
dapat berkembang dengan baik sehingga menjadi dealer resmi Telkomsel
(Authorized Dealer).
Dengan didukung oleh jalur distribusi yang mencakup hampir seluruh wilayah
nusantara, menjadikan PT. Telesindo Shop sebagai “Leading Distributor” terutama
untuk produk-produk “Wireless Communication”.
Kerja keras, komitmen dan kejujuran menjadikan PT. Telesindo Shop sebagai
salah satu ikon selular yang disegani di Indonesia. Kualitas kerja yang baik dan
profesionalisme yang terbukti akhirnya membuka jalan bagi PT. Telesindo Shop
untuk berkembang lebih maju lagi dengan diangkat sebagai authorized dealer PT.
Telkomsel dan dipercaya sebagai distribution channel untuk berbagai produk
54
operator selular. Dan sampai saat ini PT. Telesindo Shop merupakan brand dari
Divisi Retail memiliki:
Lebih dari 50 kantor cabang
Lebih dari 380 outlet
Lebih dari 18.000 Reseller
Terletak di lebih dari 100 kota
Lebih dari 2000 karyawan.
Sebagai bagian dari service terhadap kesetiaan pelanggan dan konsumen, PT.
Telesindo Shop meluncurkan website www.telesindoshop.com. Lewat situs ini, PT.
Telesindo Shop juga menyediakan layanan belanja online terhadap kebutuhan selular
pelanggan. Dengan belanja online ini diharapkan dapat melayani secara cepat dan
tepat kebutuhan selular pelanggan. Tidak hanya beragam jenis merek handset,
dilengkapi juga dengan beragam produk selular lainnya, seperti layanan konten, dari
Games hingga Musik, serta beragam asesoris ponsel yang dapat dipesan hanya lewat
online shopping di www.telesindoshop.com.
3.1.2 Visi dan Misi PT. Telesindo Shop
Untuk memenuhi kebutuhan telekomunikasi selular di Indonesia, PT.
Telesindo Shop memberi solusi dalam melengkapi aktifitas berkomunikasi melalui
pelayanannya yang mendukung pengguna kebutuhan telekomunikasi di berbagai
aspek sosial. Dalam menjalankan kegiatan usahanya PT. Telesindo Shop memiliki
55
visi dan misi yang harus dicapai oleh karyawan dalam menjalankan tugas dan
tanggung jawab masing - masing.
3.1.2.1 Visi Perusahaan
PT. Telesindo Shop mempunyai visi perusahaan sebagai berikut:
Menjunjung tinggi Fairly Partnership baik terhadap principle maupun mitra
bisnis.
3.1.2.2 Misi Perusahaan
PT. Telesindo Shop mempunyai misi perusahaan sebagai berikut:
Bertekad untuk menjadi terdepan sebagai distribution channel dan penyedia
solusi telekomunikasi dengan memberikan kepedulian terhadap konsumen,
konsistensi ketersediaan produk dan pengetahuan handal tentang industri
telekomunikasi.
3.1.3 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Penting bagi setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang baik. Struktur
organisasi perusahaan dapat berjalan baik dan efisien bila terdapat pembagian tugas,
pelimpahan wewenang, serta tanggung jawab setiap bagian secara jelas yang
digambarkan dalam struktur organisasi.
3.1.3.1 Struktur Organisasi
Dalam sebuah perusahaan terdapat struktur organisasi yang berfungsi
mengatur seluruh kegiatan perusahaan. Berikut ini struktur organisasi yang
56
menggambarkan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab pada PT.
Telesindo Shop:
Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi pada PT. Telesindo Shop
(Sumber : Company Profile 2005)
3.1.3.2 Uraian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang
Tujuan dalam pembagian fungsi, tugas, tanggung jawab, dan wewenang
adalah agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efektif, ekonomis, dan efisien
agar sasaran yang telah disusun oleh perusahaan dapat dicapai.
Deskripsi tugas, wewenang, serta tanggung jawab dari masing - masing
jenjang manajemen menurut struktur organisasi PT. Telesindo Shop adalah
sebagai berikut:
Direktur
Pembelian Penjualan Akuntansi dan
Keuangan
Personalia
Wakil Direktur
Gudang
Manajer Gudang
TI
Manajer Personalia
Manajer Akuntansi
Manajer Penjualan
Manajer Pembelian
Manajer TIManajer Keuangan
Staf TI SupervisorGudang
Staf HRD Staf Keuangan
Staf Akuntansi
Sales Counter
Staff
Staf Pembelian
Admin Sales
Salesman
57
1. Direktur
Tugas dan tanggung jawab direktur sebagai berikut:
a. Menetapkan dan menentukan berbagai kebijakan perusahaan.
b. Merencanakan, menjalankan, dan mengawasi operasi bisnis perusahaan.
c. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kegiatan sistem dan
pengembangan informasi teknologi, umum, sekretariat, dan pengawasan
intern
d. Mengontrol dan mendukung semua kegiatan manager dan mengevaluasi
hasil lapangan.
e. Mengangkat, meminta pertanggungjawaban dan memberhentikan para
manager.
f. Mengambil keputusan dalam menghadapi berbagai persoalan dan
membantu para manager dalam menyelesaikan persoalan.
g. Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan badan – badan di luar
perusahaan.
h. Mempertimbangkan usulan dari bawahannya yang bermanfaat bagi
perusahaan.
i. Menetapkan rencana operasi perusahaan baik jangka pendek maupun
jangka panjang.
j. Bertanggung jawab atas kemajuan perusahaan.
58
k. Memeriksa dan menyetujui (otorisasi) perintah kerja serta yang berkaitan
dengan anggaran perusahaan secara keseluruhan.
2. Wakil Direktur
Tugas dan tanggung jawab wakil direktur sebagai berikut:
a. Menangani semua rencana kerja bersama dengan direktur.
b. Menggantikan posisi direktur bila yang bersangkutan berhalangan.
3. Manajer Pembelian
Tugas dan tanggung jawab Manager Pembelian sebagai berikut:
a. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Pembelian.
b. Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas pembelian.
c. Memberikan laporan pembelian ke Wakil Direktur sebagai laporan
pertanggungjawaban.
d. Membuat keputusan untuk menangani masalah pembelian perusahaan.
4. Manajer Penjualan
Tugas dan tanggung jawab Manager Penjualan sebagai berikut:
a. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Penjualan.
b. Menentukan strategi pemasaran yang akan dilakukan.
c. Menganalisis segmen pasar yang baru.
59
d. Bertanggung jawab atas pencapaian target penjualan sesuai yang telah
ditetapkan.
e. Memberikan laporan penjualan ke Wakil Direktur sebagai laporan
pertanggungjawaban.
f. Mengecek laporan penjualan yang dibuat oleh Sales Administrasi.
g. Membuat keputusan untuk menangani masalah penjualan perusahaan.
5. Manajer Akuntansi
Tugas dan tanggung jawab Manajer Akuntansi sebagai berikut:
a. Menyelenggarakan administrasi keuangan dan pembukuan, serta
bertanggung jawab terhadap semua laporan akuntansi yang dikeluarkan.
b. Mempertanggungjawabkan laporan akuntansi kepada Wakil Direktur.
c. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Akuntansi.
d. Memeriksa laporan akuntansi yang dibuat oleh Staf Akuntansi.
e. Membuat keputusan untuk menangani masalah akuntansi perusahaan.
6. Manajer Keuangan
Tugas dan tanggung jawab Manajer Keuangan sebagai berikut:
a. Mengkoordinasikan, dan mengawasi pengelolaan dana dalam perusahaan
dan kegiatan administrasi perusahaan.
60
b. Bertanggung jawab terhadap anggaran keuangan, realisasi dan
pengawasannya.
c. Mempertanggungjawabkan laporan keuangan kepada Wakil Direktur.
d. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Finance.
e. Memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh Staf Finance.
f. Membuat keputusan untuk menangani masalah keuangan perusahaan.
7. Manajer Personalia
Tugas dan tanggung jawab Manager Personalia sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas yang berkaitan dengan
karyawan.
b. Menerima, memberhentikan dan menetapkan posisi karyawan dari
masing-masing bagian dan membuat iklan lowongan pekerjaan.
c. Melakukan training atau pelatihan pada karyawan baru.
d. Menjadwalkan rapat rutin perusahaan.
e. Bertanggung jawab kepada Direktur atas SDM dalam perusahaan.
f. Membuat keputusan untuk menangani masalah yang berkaitan dengan
SDM perusahaan.
8. Manajer Gudang
Tugas dan tanggung jawab Manajer Gudang sebagai berikut:
61
a. Mengawasi kegiatan penerimaan barang dan pengiriman barang.
b. Mengecek stok barang.
c. Memeriksa jadwal pengiriman dan penerimaan barang.
d. Melaporkan kegiatan penerimaan, pengiriman dan retur barang yang telah
terjadi.
e. Membuat keputusan untuk menangani masalah persediaan / stok barang
dalam perusahaan.
9. Manajer TI
Tugas dan tanggung jawab Manajer TI sebagai berikut:
a. Melakukan maintenance aset sistem informasi perusahaan secara berkala.
b. Bertanggung jawab atas kelancaran pengoperasian hardware dan
software serta seluruh jaringan yang ada.
c. Bertanggung jawab atas semua pengembangan sistem informasi yang ada
di perusahaan.
d. Melakukan backup data secara rutin.
e. Menganalisa sistem yang sedang berjalan dan program yang dibutuhkan
oleh perusahaan.
f. Mengawasi kinerja jaringan dan aktivitas yang berlangsung di dalamnya.
62
g. Membuat keputusan untuk menangani masalah sistem informasi dalam
perusahaan.
10. Staf Pembelian
Tugas dan tanggung jawab Staf Pembelian sebagai berikut:
a. Mencari supplier baru.
b. Melakukan penawaran harga dengan supplier.
c. Bertanggung jawab untuk melakukan pengadaan barang.
11. Bagian Sales Counter Staff
Tugas dan tanggung jawab Bagian Sales Counter Staff sebagai berikut:
a. Membuat Sales Order dan Kwitansi atau Nota Penjualan berdasarkan
pesanan.
b. Mengarsip Sales Order sebagai dokumen perusahaan.
c. Memberi penjelasan kepada customer tentang produk yang ada.
d. Menginput pengeluaran barang yang dipesan dalam daftar stok barang.
12. Sales Administrasi
Tugas dan tanggung jawab Sales Administrasi sebagai berikut:
a. Mengatur dan mengurus hal - hal yang berhubungan dengan administrasi
penjualan.
63
b. Membuat laporan penjualan.
c. Menerima dan menyetujui pesanan.
13. Salesman
Tugas dan tanggung jawab Salesman sebagai berikut:
a. Mengunjungi pelanggan untuk menawarkan barang dan melaporkan hasil
kunjungan.
b. Menerima dan mencatat pesanan barang dari pelanggan.
c. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
d. Berusaha memenuhi target penjualan yang ditetapkan.
e. Melakukan promosi terhadap produk – produk perusahaan kepada
pelanggan.
f. Mencari pelanggan baru.
g. Melakukan survey dan menilai kualitas pelanggan baru.
14. Staf Akuntansi
Tugas dan tanggung jawab Staf Akuntansi sebagai berikut:
a. Mengatur dan mengawasi pemasukan dan pengeluaran kas.
b. Membuat laporan akuntansi, laporan neraca, laba rugi, jurnal penerimaan
kas dan jurnal keuangan lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan dan
64
membuat pembukuan mengenai pendapatan dan pengeluaran uang dari
semua transaksi yang terjadi.
c. Menangani semua data akuntansi yang berkaitan dengan kegiatan
perusahaan.
d. Mengurus dan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan pajak
seperti perhitungan pajak, ketentuan perpajakan, dan juga pembayaran
pajak kepada Pemerintah.
e. Membuat laporan pajak.
f. Melakukan pencatatan – pencatatan dan bertanggung jawab atas
pencatatan transaksi yang berhubungan dengan segala kegiatan
perusahaan.
g. Menyusun laporan neraca, laba rugi dan membuat pembukuan mengenai
pendapatan dan pengeluaran uang dari semua transaksi yang terjadi.
15. Staf Keuangan
Tugas dan tanggung jawab Staf Keuangan sebagai berikut:
a. Mengawasi pelaksanaan prosedur keuangan yang diterapkan.
b. Melakukan pembayaran utang kepada pihak supplier.
c. Bertanggung jawab untuk mengelola keuangan dalam perusahaan.
d. Mengkoordinir dan mengawasi hasil penagihan piutang pelanggan.
65
e. Menanggani penggajian karyawan.
f. Menyusun Laporan Penerimaan Uang.
g. Melakukan pengecekan pembayaran pelanggan lewat giro, cek, via
transfer dan lain sebagainya.
16. Staf HRD
Tugas dan tanggung jawab Staf HRD sebagai berikut:
a. Menyiapkan keperluan rapat rutin perusahaan.
b. Melakukan pelatihan kepada para karyawan.
c. Mengatasi dan bertanggung jawab atas keluhan karyawan.
d. Mengurus bagian receptionist, house keeping, dan keamanan.
e. Mengkoordinir dan memonitor aktivitas dari para pekerja.
17. Supervisor Gudang
Tugas dan tanggung jawab Supervisor Gudang sebagai berikut:
a. Mengecek stok barang.
b. Menyiapkan barang sesuai dengan pesanan.
c. Mengecek keadaan barang tersebut sebelum dikirim.
d. Mengatur jadwal pengiriman barang.
66
e. Bertanggung jawab untuk mengawasi semua kegiatan yang dilakukan di
gudang agar berjalan dengan baik.
f. Bertanggung jawab atas pemeliharaan mesin – mesin yang ada di pabrik.
g. Mengawasi arus keluar masuknya barang dalam gudang.
h. Bertanggung jawab atas seluruh kehilangan barang di gudang.
i. Membuat Laporan Stok.
18. Staf TI
Tugas dan tanggung jawab Staf TI sebagai berikut:
a. Melakukan maintenance aset sistem informasi.
b. Membuat aplikasi sistem yang baru bila sistem yang lama tidak dapat lagi
mendukung kegiatan di dalam perusahaan.
c. Melakukan backup data secara rutin.
d. Menganalisa sistem yang sedang berjalan dan program yang dibutuhkan
oleh perusahaan.
3.2 Sistem yang Berjalan
3.2.1 Deskripsi Prosedur Penjualan Tunai
Fungsi yang terkait dengan kegiatan penjualan tunai antara lain:
67
1. Sales Counter Staff
2. Sales Administrasi / Kasir
2. Bagian Gudang / Logistics
3. Bagian Keuangan / Finance
5. Bagian Akuntansi / Accounting
Adapun uraian proses penjualan pada sistem informasi penjualan PT.
Telesindo Shop sebagai berikut:
Proses penjualan dimulai ketika pelanggan melakukan pemesanan ke sales
counter staff dan customer menentukan jenis pembayarannya secara tunai.
Pemesanan dapat dilakukan melalui via telepon, email, atau facsimile ke perusahaan
dan pelanggan datang langsung ke PT. Telesindo Shop. Kemudian sales counter staff
mengecek data barang di Database Barang, apakah jenis barang yang dipesan
tersedia atau tidak. Jika barang yang diminta ternyata tidak tersedia, maka customer
dapat memesan barang yang lain atau membatalkan pemesanan. Jika stok masih
tersedia, sales counter staff akan langsung meng-input data pesanan. Sesuai dengan
kebijakan perusahaan mengenai penjualan tunai, barang-barang yang dipesan dapat
dibayar dan diterima langsung oleh customer dan barang-barang yang dipesan dapat
juga dikirim dengan opsi pembayaran dilakukan pada saat barang sudah diterima
oleh customer.
68
Jika customer ingin membayar dan menerima langsung barang yang
dipesannya, maka sales counter staff akan membuatkan nota penjualan yang
langsung dibayarkan ke kasir. Kemudian kasir akan mencetak faktur setelah
pembayaran diterima. Faktur ini digunakan customer untuk mengambil langsung
barang yang sudah dibeli di bagian sales counter.
Jika customer ingin agar barang yang dipesan dikirim maka prosedurnya
sebagai berikut:
Pertama barang-barang yang dipesan oleh pelanggan akan dicatat dalam bentuk
Sales Order atau Order Confirmation oleh sales counter staff sebanyak 4 (empat)
rangkap, masing-masing rangkap ke- 1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian
accounting, rangkap ke- 3 berwarna Hijau ditujukan kepada sales counter staff,
rangkap ke- 4 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang dan rangkap ke- 2
berwarna Merah diarsipkan oleh bagian sales administrasi.
Sesuai dengan order confirmation rangkap ke- 4 yang diterima dari dari sales
counter staff, maka bagian logistics atau gudang melakukan pengecekan sesuai
dengan jenis dan pesanan customer. Order Confirmation itu juga dijadikan dasar
oleh bagian logistics untuk mencetak surat jalan pengiriman barang atau Delivery
Order sebanyak 3 (tiga) rangkap, masing-masing rangkap ke- 1 berwarna Putih
ditujukan kepada bagian finance/accounting, rangkap ke- 2 berwarna Merah
ditujukan kepada customer, dan rangkap ke- 3 berwarna Kuning disimpan bagian
gudang sebagai arsip.
69
Jika barang yang dipesan tersedia, sales admin. kemudian membuat sales
invoice atau faktur penjualan sebanyak 3 (tiga) rangkap, masing-masing rangkap ke-
1 berwarna Putih ditujukan kepada customer (jika lunas), rangkap ke- 3 berwarna
Kuning ditujukan kepada bagian finance/accounting, dan rangkap ke- 2 berwarna
Merah diarsipkan oleh bagian sales administrasi. Sales invoice ini dibuat berdasarkan
Order Confirmation rangkap ke- 2 yang telah diotorisasi oleh bagian sales
administrasi.
Setelah membuat surat jalan 3 (tiga) rangkap, bagian gudang akan
mempersiapkan barang sesuai pesanan.dan memberikan surat jalan beserta barang
kepada supir atau bagian pengiriman dan penagihan untuk dikirim. Dan bagian
gudang mengarsip surat jalan rangkap ke- 3. Setelah itu barang yang telah siap akan
dikirimkan ke pelanggan oleh bagian pengiriman dengan menyertakan Faktur
Penjualan rangkap ke- 1 dan 3. Barang yang telah diterima pelanggan akan diperiksa
kembali. Setelah itu pelanggan akan menandatangani Surat Jalan dan Faktur
penjualan yang ada, Faktur Penjualan rangkap ke- 1 dan surat jalan rangkap ke- 2
disimpan oleh pelanggan.
Setelah menerima uang pembayaran yang disetorkan oleh bagian pengiriman,
maka sales administrasi akan mengecek kesesuaian antara surat jalan yang diterima
dari bagian pengiriman dengan bukti pembayaran atau uang yang diterima dari
customer. Jika telah sesuai maka sales administrasi akan meng-input data
pembayaran ke komputer yang selanjutnya dibuat Laporan Penjualan setiap akhir
bulan. Selanjutnya, sales administrasi akan mengarsip faktur penjualan rangkap ke- 2
dan menyerahkan faktur penjualan rangkap ke- 3, surat jalan rangkap ke- 1 dan uang
70
yang diterima serta laporan penjualan kepada bagian finance atau keuangan.
Nantinya bagian keuangan akan memeriksa dan membuat laporan penerimaan uang.
Tabel 3.1 Event Table Penjualan Tunai
Event Internal Agent
Start When Activity in the event
mencatat pesanan
Staf penjualan
pelanggan datang dan memesan barang
mengecek stok barang dan mencetak Sales Order (SO) 4 rangkap
melakukan konfirmasi penjualan
admin. sales setelah menerima SO rangkap ke- 2 dari staf penjualan
mencetak Sales Invoice (SI) 3 rangkap dan menghubungi staf gudang untuk menyiapkan barang
menyiapkan barang
staf gudang / logistics
setelah menerima SO rangkap ke- 4 dari staf penjualan
mencetak Surat Jalan (SJ) 3 rangkap
mengirim barang
Staf pengiriman
setelah menerima barang, SJ rangkap ke- 1 dan 2 serta SI rangkap ke- 1 dan 3 dari staf gudang
mengirim barang ke pelanggan dan membawa SJ rangkap ke- 1 dan 2 serta SI rangkap ke- 1 dan 3.
menerima pembayaran
staf pengiriman
setelah pelanggan menerima dan menandatangani SJ rangkap ke- 1 dan 2 serta SI rangkap ke- 1 dan 3.
menerima uang dan SJ rangkap ke- 1 dan SI rangkap ke- 3.
membuat laporan penerimaan uang
staf keuangan / finance
setelah menerima SJ rangkap ke- 1 dan SI rangkap ke- 3 serta bukti pembayaran / uang dari admin. sales.
membuat laporan penerimaan uang
membuat laporan stok
staf gudang / logistics
pada saat akhir bulan membuat laporan stok
membuat laporan penjualan
admin. sales pada saat akhir bulan membuat laporan penjualan
71
actor activity pelanggan sales counter staff komputer admin. sales komputer staf gudang komputer staf pengiriman pelanggan staf pengiriman admin. sales
memesan barang 1. memberikan detail pesanan
mencatat pesanan 2. menerima detail pesanan 3. mengecek stok barang 4. mencetak Sales Order (SO) 4 rangkap 5. memberikan SO rangkap ke- 2 ke admin. sales 6. mengarsip SO rangkap ke- 3 7. memberikan SO rangkap ke- 4 ke bagian gudang / logistics 8. memberikan SO rangkap ke-1 ke staf accounting
melakukan konfirmasi penjualan 9. menerima SO rangkap ke- 2 dari sales counter staff 10. mencetak Sales Invoice (SI) 3 rangkap 11. melakukan konfirmasi ke staf gudang untuk menyiapkan
barang 12. memberikan SI rangkap ke- 1 dan 3 ke staf gudang 13. mengarsip SI rangkap ke- 2
menyiapkan barang 14. menerima SO rangkap ke- 4 dari sales counter staff 15. menerima SI rangkap ke- 1 dan 3 dari admin. sales 16. menyiapkan barang 17. mencetak Surat Jalan (SJ) 3 rangkap 18. mengarsip SJ rangkap ke- 3 19. memberikan SJ rangkap ke- 1 dan 2 serta SI rangkap ke- 1
dan 3 ke staf pengiriman mengirim barang
20. menerima SJ rangkap ke- 1 dan 2 serta SI rangkap ke- 1 dan 3 dari staf gudang
21. mengirim barang menerima pembayaran
22. menandatangani SJ rangkap ke- 1 dan 2 serta SI rangkap ke- 1 dan 3
23. melakukan pembayaran 24. menerima SJ rangkap ke- 2 dan SI rangkap ke- 1 dari staf
gudang 25. menerima barang 26. memberikan SJ rangkap ke- 1 dan SI rangkap ke- 3 yang
sudah ditandatangani ke staf pengiriman menyetorkan uang
27. menerima SJ rangkap ke- 1 dan SI rangkap ke- 3 yang ditandatangani pelanggan serta bukti pembayaran / uang
28. memberikan SJ rangkap ke- 1 dan SI rangkap ke- 3 serta bukti pembayaran / uang tersebut ke admin sales
membuat laporan penjualan 29. menerima SJ rangkap ke- 1 dan SI rangkap ke- 3 serta bukti
72
staf keuangan staf gudang
pembayaran / uang dari staf pengiriman 30. membuat laporan penjualan 31. memberikan SJ rangkap ke- 1, SI rangkap ke- 3, bukti
pembayaran / uang, dan laporan penjualan ke staf keuangan membuat laporan penerimaan uang
32. menerima SJ rangkap ke- 1, SI rangkap ke- 3, bukti pembayaran / uang, dan laporan penjualan dari admin.sales
33. membuat laporan penerimaan uang 34. memberikan SJ rangkap ke- 1, SI rangkap ke- 3, laporan
penjualan dan laporan penerimaan uang ke staf accounting membuat laporan stok
35. membuat laporan stok 36. memberikan laporan stok ke staf acounting
Tabel 3.2 Workflow Table Penjualan Tunai
73
3.2.2 Overview Activity Diagram dan Detail Activity Diagram
3.2.2.1 Overview Activity Diagram
Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Penjualan Tunai
74
3.2.2.2 Detail Activity Diagram
Gambar 3.3 Detail Activity Diagram Penjualan Tunai
Detail Pemesanan Barang
Detail mencatat pesanan
75
Detail melakukan konfirmasi penjualan
Detail menyiapkan barang
76
Detail mengirim barang
Detail menerima pembayaran
Menerima barang,SI rangkap ke-1 dan 3,
Serta SJ rangkap ke-1 dan 2
Melakukan pembayaran
Memberikan SI rangkap ke-3dan SJ rangkap ke-1
Menerima SI rangkap ke-3,SJ rangkap ke-1,
dan bukti pembayaran/uang
Pelanggan Bag. Pengiriman
SJ
SJ
SI
SI
SJ
SI
77
Detail menyetor uang
Detail membuat laporan penjualan
78
Detail membuat laporan penerimaan uang
SI
SJ
LP
Menerima SJ rangkap ke-1,SI rangkap ke-3, dan LP dari
admin.sales
Membuat laporanpenerimaan
uang
LPUTr_Laporan_Penerimaan_
Uang
Bag. Finance Komputer
Detail membuat laporan stok
Membuat laporan stok
LSTr_Laporan
_Stok
Bag. Gudang Komputer
79
3.2.3 Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan pada proses sistem penjualan tunai PT. Telesindo
Shop:
1. Sales Order (SO) atau Order Confirmation
Sales Order atau Order Confirmation digunakan untuk mencatat produk
pesanan dari customer, dan sebagai dasar untuk membuat Surat Jalan dan
Faktur Penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh sales counter staff, pada saat
customer melakukan pemesanan barang. Sales Order dicetak 4 (empat)
rangkap, masing-masing rangkap ke- 1 berwarna Putih ditujukan kepada
bagian accounting, rangkap ke- 2 berwarna Merah ditujukan kepada sales
administrasi, rangkap ke- 3 berwarna Hijau ditujukan kepada sales, dan
rangkap ke- 4 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang.
2. Faktur Penjualan (Sales Invoice)
Faktur Penjualan dibuat oleh sales administrasi pada PT. Telesindo Shop.
Faktur digunakan oleh perusahaan untuk melakukan penagihan kepada
customer. Faktur Penjualan dicetak sebanyak 3 (tiga) rangkap, masing-masing
rangkap ke- 1 berwarna Putih ditujukan kepada customer (jika lunas), rangkap
ke- 2 berwarna Merah ditujukan kepada sales administrasi, dan rangkap ke- 3
berwarna Kuning ditujukan kepada bagian finance/accounting. Faktur
Penjualan berisi daftar barang yang dipesan oleh pelanggan, sebagai bukti atas
pemesanan barang yang telah dilakukan.
80
3. Surat Jalan Pengiriman Barang
Surat jalan digunakan untuk menyiapkan barang, dan digunakan untuk
mengirim barang kepada customer. Surat Jalan dicetak sebanyak 3 (tiga)
rangkap, masing-masing rangkap ke- 1 berwarna Putih ditujukan kepada
bagian finance/accounting rangkap ke- 2 berwarna Merah ditujukan kepada
customer, dan rangkap ke- 3 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian
gudang.
4. Nota Penjualan
Nota penjualan digunakan sebagai bukti jumlah pesanan barang oleh
customer yang harus dibayarkan customer ke kasir. Nota penjualan dibuatkan
oleh sales counter staff.
5. Faktur / Struk Pembayaran
Faktur atau struk pembayaran dibuat dan di-input oleh kasir setelah
menerima nota penjualan dan bukti pembayaran atau uang dari customer.
Faktur ini dijadikan bukti bahwa barang yang dibeli sudah lunas dibayar oleh
customer.
3.2.4 Laporan yang Dihasilkan
Laporan-laporan yang dihasilkan di dalam sistem penjualan tunai PT.
Telesindo Shop ialah sebagai berikut:
81
1. Laporan Penjualan
Laporan penjualan dibuat oleh sales administrasi untuk melaporkan
hasil penjualan kepada manajer keuangan untuk nantinya ditujukan kepada
manajer akuntansi. Laporan penjualan ada 3 yaitu:
a. Laporan penjualan per item
Laporan ini terdiri dari kode customer yang berbeda, no. invoice berbeda
yang berisi informasi satu item barang yang dijual.
b. Laporan penjualan per customer
Laporan ini terdiri dari tanggal pembelian, item barang yang dibeli, no.
invoice berbeda yang berisi informasi satu nama customer saja.
c. Laporan penjualan per item dan per customer
Laporan ini terdiri dari perincian tanggal pembelian, no. invoice dan no.
nota delivery order atau surat jalan berbeda yang berisi informasi satu
nama customer yang membeli satu barang tertentu.
2. Laporan Penerimaan Uang
Laporan Penerimaan Uang dibuat oleh bagian finance terdiri dari no. dan
nama customer, no.invoice, nama salesman, tanggal, jumlah dan periode
tagihan. Laporan ini diserahkan kepada manajer akuntansi.
82
3.3 Struktur Aplikasi yang Digunakan
3.3.1 Software / Aplikasi & Hardware
PT. Telesindo Shop menggunakan aplikasi sistem penjualan dengan bahasa
pemrograman Microsoft Visual Basic, dengan database di Ms.Access. Aplikasi ini
dinamakan Inventory Control System. Aplikasi ini dirancang oleh IT Consultant PT.
Telesindo Shop, dengan bantuan perusahaan software lain sebagai pihak ketiga yang
ditunjuk oleh perusahaan dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Dengan
adanya aplikasi ini, diharapkan dapat membantu proses pencatatan yang
terkomputerisasi, sehingga dapat mendukung proses penjualan secara keseluruhan.
PT. Telesindo Shop juga merekrut karyawan sebagai IT Consultant yang
bertugas untuk melakukan maintenance aset sistem informasi secara berkala,
merancang program yang dibutuhkan oleh perusahaan, menjaga integritas data, dan
melakukan pelatihan penggunaan komputer kepada karyawan secara berkala.
Spesifikasi aplikasi:
1. Inventory Control System (2001-2003 HaiTek Software)
Spesifikasi software:
1. Microsoft Windows XP
2. Mozilla Firefox
3. Software Winzip : untuk Backup data
4. Yahoo! Messenger
83
Spesifikasi hardware yang digunakan karyawan adalah sebagai berikut:
1. Motherboard : ASUS P4 intel 845 E SC
2. Monitor : 17” inch Viewsonic
3. Memory : 256 MB
4. Harddisk : 40 GB
5. Processor : Pentium 4 dengan kecepatan 1,6 GHz
6. Printer : Epson LX 300 dan HP Laser Jet 1100
7. Mouse dan Keyboard
8. CD ROM
Sedangkan untuk spesifikasi hardware server adalah sebagai berikut:
1. Motherboard : ASUS P4 intel 845 E SC
2. Monitor : 17” inch LG
3. Memory : 512 MB
4. Harddisk : 80 GB
5. Processor : Pentium 4 dengan kecepatan 2,4 GHz
6. Mouse dan Keyboard
7. CD ROM
84
3.3.2 User dari Aplikasi
Sistem informasi penjualan yang dimiliki PT. Telesindo Shop tidak bisa
diakses secara bebas oleh setiap karyawan. Setiap karyawan sebagai user dari
aplikasi memiliki hak akses yang berbeda-beda. Berikut ini adalah pengambaran hak
akses karyawan terutama terkait dengan proses penjualan tunai:
a. Manajer akuntansi, manajer finance, manajer penjualan, manajer gudang,
staf finance dan staf akuntansi berhak mengakses sistem komputer untuk
memeriksa laporan penjualan, laporan stok dan laporan penerimaan uang.
b. Staf finance berhak mengakses sistem komputer untuk membuat laporan
penerimaan uang.
c. Staf penjualan berhak mengakses sistem komputer untuk menginput
invoice dan membuat laporan penjualan.
d. Supervisor gudang berhak mengakses sistem komputer untuk menginput
delivery order (surat jalan) dan mengupdate stok barang.
e. Manager TI berhak mengakses sistem komputer untuk melakukan backup
data secara rutin.
3.3.3 Database
Adapun PT. Telesindo Shop menggunakan penggunaan database dengan
Microsoft Access. Database ini secara langsung dapat diakses di dalam aplikasi
penjualan tersebut. Database yang tersedia contohnya sebagai berikut:
85
a. Database Barang (Ms_Barang)
Terdiri dari nama, kode barang, imei, posisi, quantity, harga, HPP, grup.
b. Database Karyawan (Ms_Barang)
Terdiri dari nama, alamat, no. tlp, jabatan.
c. Database Supplier (Ms_Supplier)
Terdiri dari nama, alamat, no.tlp, tipe pembayaran, hutang, tgl. pembelian.
d. Database Customer (Ms_Customer)
Terdiri dari nama, alamat, no.tlp, tipe pembayaran, piutang, tgl. penjualan.
e. Database Penjualan (Tr_Penjualan)
Terdiri dari tanggal, no. customer, lokasi, no. surat jalan, no. item, nama
barang, imei, quantity, harga, subtotal, total.
f. Database Pembelian (Tr_Pembelian)
Terdiri dari tanggal, no. BPB, supplier, lokasi, no. surat jalan, no. item, nama
barang, imei, quantity, harga, subtotal, total.
g. Database Laporan (Tr_Laporan)
Terdiri dari tanggal, no. customer / supplier, kode barang, nama barang, no.
imei, quantity, harga jual / HPP, saldo awal, saldo akhir, total.
86
3.3.4 Network
Jaringan dan network yang digunakan pada PT. Telesindo Shop menggunakan
tipe topologi jaringan Star yaitu dimana server berada di pusat atau central dan
bercabang ke komputer lainnya. PT. Telesindo Shop juga mengintegrasikan jaringan
LAN (Local Area Network) untuk memudahkan penggunaan sistem informasi.
3.4 Uraian Cara Penggunaan Aplikasi
PT. Telesindo Shop menggunakan aplikasi sistem penjualan yang dinamakan
Inventory Control System. Berikut uraian cara penggunaan aplikasi tersebut:
Gambar 3.4 Tampilan Menu Login
87
User tidak dapat masuk atau Log In ke dalam sistem jika user salah meng-input
User ID atau User Name atau Password. Semua field harus diisi termasuk Lokasi.
Masing-masing user mempunyai ID dan Password yang berbeda.
Terdapat option untuk me-reset jika ingin mengulang Log In dan Cancel untuk
membatalkan Log In dan keluar dari sistem.
Gambar 3.5 Tampilan Transaksi
Di dalam menu utama terdapat menu File, Transaksi, Proses, Inquery, Browse
IMEI, Laporan, Audit, Utility dan Help. Pada menu Transaksi terdapat sub menu
Pembelian, Retur Pembelian, Pengiriman Ke Cabang, Penerimaan Dari Cabang,
Penjualan, Retur Penjualan, serta Adjustment Inventory.
88
Gambar 3.6 Tampilan Form Faktur Penjualan
Tampilan form Faktur Penjualan yang terdiri dari nomor, icon opsi untuk jenis
penjualan (yang terdiri dari penjualan retail dan murni), tanggal (untuk tanggal, akan
langsung di-generate), customer, keterangan, no. Surat Jalan, item, nama, quantity,
harga, charge, keterangan, kode barang, nama barang, quantity, harga, charge,
payment, total payment, total disc., total Dpp, total Ppn, grand total. Selain itu di
dalam form ini juga terdapat icon untuk Swap (jika ingin menukar atau mengganti
entry), Post (jika entry sudah selesai), Hapus (jika ada kesalahan entry yang ingin
dihapus), Preview (jika ingin melihat hasil entry), Print (jika ingin mencetak form
ini), Reset (jika ingin mengulang entry dari awal), dan Tutup (jika ingin menutup
form ini dan keluar).
89
Gambar 3.7 Tampilan Browse IMEI
Di dalam menu Browse IMEI terdapat sub menu Join Transaksi, Pembelian,
Retur Pembelian, Pengiriman ke Cabang, Penerimaan dari Cabang, Penjualan, Retur
Penjualan, Adjustmen serta Cari Imei.
90
Gambar 3.8 Tampilan IMEI Penjualan
Tampilan ini menjelaskan sub menu Penjualan pada menu Browse IMEI yang
terdiri dari Tanggal, No. Faktur, Kode, Barang, IMEI, Customer. Terdapat juga icon
untuk mempermudah pencarian atau browse IMEI Penjualan yaitu Index by Nomor
Bukti (jika ingin meng-index sesuai dengan no. Bukti Penjualan), Find (jika ingin
mencari langsung IMEI sesuai informasi yang telah diketahui), To Top (jika ingin
kembali ke informasi paling atas), To End (jika ingin menuju ke informasi paling
bawah), Refresh (jika ingin me-refresh tampilan IMEI Penjualan), dan Tutup (jika
ingin menutup tampilan ini dan keluar).
91
Gambar 3.9 Tampilan IMEI Retur Penjualan
Sedangkan tampilan ini menjelaskan sub menu Retur Penjualan pada menu
Browse IMEI yang terdiri dari Tanggal, No. Nota, Kode, Barang, IMEI, Customer.
Terdapat juga icon untuk mempermudah pencarian atau browse IMEI Retur
Penjualan yaitu Index by Nomor Bukti (jika ingin meng-index sesuai dengan no.
Bukti Retur Penjualan), Find (jika ingin mencari langsung IMEI sesuai informasi
yang telah diketahui), To Top (jika ingin kembali ke informasi paling atas), To End
(jika ingin menuju ke informasi paling bawah), Refresh (jika ingin me-refresh
tampilan IMEI Retur Penjualan), dan Tutup (jika ingin menutup tampilan ini dan
keluar).
92
Gambar 3.10 Tampilan Laporan
Di dalam menu Laporan terdapat sub menu Pembelian, Retur Pembelian,
Pengiriman ke Cabang, Penerimaan dari Cabang, Penjualan, Retur Penjualan,
Adjustment, List Imei, Resume Laporan Selisih Harga, Cross Check serta Stok.
93
Gambar 3.11 Tampilan Sub Menu Laporan
Tampilan ini menjelaskan sub menu Laporan Penjualan pada menu Laporan
yang terdiri dari 3 jenis yaitu Detail, Rekap, dan Khusus.
94
Gambar 3.12 Tampilan Laporan Penjualan
Berikut ini tampilan dari detail Laporan Penjualan pada menu Laporan yang
terdiri dari Periode (menunjukkan periode laporan), Customer, Supplier, Grup
(memilih grup barang yang ingin di-input), Brand, Segment, Lokasi, Payment, Item,
Jenis (terdiri dari semua, konsinyasi, dan putus). Untuk bantuan keyword, terdapat
Tanggal, Customer, Supplier, Barang, Brand, Segmen, Faktur, dan Payment. Untuk
Sales Options, terdapat pilihan Harga Jual, Harga HPP, Retail, Partai, Semua, End
User dan Tanpa HCO / E-Pay. Sedangkan untuk Print Options terdapat pilihan yaitu
Cetak ke Excel, dan Halaman. Pada tampilan ini juga terdapat icon Print (jika ingin
mencetak laporan ini), Reset (jika ingin me-reset laporan ini), dan Tutup (jika ingin
menutup tampilan ini dan keluar).
95
Gambar 3.13 Tampilan Utility
Pada menu Utility terdapat sub menu Maintenance User; yang digunakan user
untuk mengubah atau meng-edit User ID, Ubah Password; yang digunakan user
untuk menganti password, Maintenance Database; digunakan untuk mengubah atau
meng-edit database yang ada, Update Quantity on Hand; digunakan untuk meng-
update jumlah barang, Backup; digunakan untuk meng-back up data, Restore;
digunakan untuk memanggil kembali data, Export; digunakan untuk menggunakan
data dari luar, Saldo Awal Inventory; untuk menampilkan saldo awal persediaan,
Saldo Awal HPP; untuk menampilkan saldo awal Harga Pokok Persediaan,
Download Data; untuk meng-download data, Upload Data; untuk meng-upload
data, Send Message; untuk mengirimkan pesan atau message, Data Changes; untuk
96
mengetahui perubahan data, Barcode; untuk melihat barcode, dan Setup; untuk
pengaturan aplikasi.