Upload
lamtuong
View
215
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
47
BAB 3
ANALISIS STRATEGI BISNIS DAN TEKNOLOGI INFORMASI
3.1 Menentukan Konteks dan Ruang Lingkup Rencana Strategi Sistem
Informasi
Pada bagian ini merupakan tahap awal untuk melakukan kegiatan analisis
perusahaan dengan mencari cakupan dan jangkauan perusahaan tentang kondisi
perusahaan, prasyarat, dan jangkauan yang berhubungan dengan proyek strategi sistem
informasi.
Strategi bisnis pada PT. Pos Indonesia adalah memberikan yang terbaik untuk
pelanggan dan berusaha memiliki integritas yang terbaik. PT. Pos Indonesia sebagai
perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pengiriman surat dan barang,. Sebagai suatu
perusahaan yang mempunyai keinginan untuk terus berkembang, sasaran yang ingin
dicapai oleh perusahaan yaitu menjadi badan usaha yang lebih fleksibel dan dinamis agar
mampu mengembangkan pelayanan yang lebih baik terhadap para pelanggan.
3.1.1 Sejarah Perusahaan
Sejarah dan perkembangan berdirinya kantor pos, pada awalnya dari
kegiatan surat menyurrat yang dilakukan oleh orang Belanda ke Indonesia di
bawah pimpinan ” CORNELIS DE HOTMAN ” pada tahun 1756, dan telah
diwujudkan oleh ” G.W BARON ” dengan mendirikan kantor pos pertama kali di
Batavia pada tanggal 26 agustus 1946 agar diperoleh kebebasan bergerak yang
lebih luas agar dalan mengembangkan usaha perusahaan , PN. POSTEL di pecah
48
menjadi dua badan usaha yang berbeda masaing-masing PN. POS dan GIRO
berdasarkan PP. NO 29 tahun 1965 dan PN. Telekomunikasi berdasarkan PP.
NO. 9 tahun 1978. menghadapi pertumbahan dunia yang semakin semarak dan
penuh persaingan, diperlukan penyesuaian status badan usaha yang lebih fleksibel
dan dinamis agar mampu mengembangkan pelayanan yang lebih baik .
PT Pos Indonesia ( persero ) dilaksanakan berdasarkan PP No. 5 tahun
1995, tanggal 20 Juni 1995 sebagai badan usaha milik Negara Kredo ” untuk anda
kami ada ” merupakan wujud nyata dari persepsi bahwa customer merupakan inti
dari pasar adalah prioritas utama dalam memilih sikap dan tanggung jawab sesuai
dengan peraturan yang berlaku dalam negara ini. Maka ditentukan Visi, Misi dan
strategi pokok.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
VISI
Pos Indonesia senantiasa berupaya untuk menjadi penyedia sarana
komunikasi kelas dunia, yang peduli terhadap lingkungan yang dikelola
oleh sumber daya manusia yang profesional sehingga mampu memberikan
layanan terbaik bagi masyarakat serta tumbuh berkembang sesuai dengan
konsep bisnis yang sehat.
49
MISI
1) Menyediakan sarana komunikasi yang handal dan terpercaya bagi
masyarakat dan pemerintah guna meunjang pembangunan nasional serta
memperkuat kesatuan dan keutuhan bangsa dan negara
2) Mengembangkan usaha yang bertumpu pada peningkatan mutu pelayana
melalui penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi tepat guna untuk
mencapai kepuasan pelayanan serta memberikan penilaian tambah yang
optimal bagi karyawan, pemegang saham, masyarakat, dan mitra kerja.
3.1.3 Tujuan dan Strategi Perusahaan
Sebagai strategi pokok perusahaan telah disusun dengan mengacu
pada potensi dan sumber daya yang dimiliki serta diarahkan untuk
memberi hasil yang terbaik kepada tanah air Indonesia. Strategi pokok ini
dikenal dengan nama Catur Sukses Sapta Pedoman ( CSPP ) terdiri dari :
1) Dua unsur mobilitas dasar yaitu kerjasama dan kesisteman
2) Dua unsur strategi perusahaan yaitu pembinaan SDM dan
peningkatan mutu layanan
3) Tiga unsur sasaran pokok yaitu kepuasan pelanggan, komitmen
terhadap pelayanan umum dan hasil yang baik
Selanjutnya ketiga hal tersebut menjadi pedoman sekaligus
inspirasi bagi seluruh jajaran perusahaan dalam melaksanakan program
kerjanya, dengan tujuan untuk memperoleh 4 tujuan yaitu sukses
manajemen, sukses pelayanan, sukses peningkatan dan sukses kaderisasi.
50
Program reformasi yang dilaksanakan untuk menghadapi abad
mendatang yang lebih baik maka dibutuhkan langkah-langkah strategis
menuju perusahaan kelas dunia dengan menempuh tahap :
1) Tahun 1995-1997 sebagai periode konsolidasi dan modernisasi
2) Tahun 1998-2000 sebagai periode solusi total bagi pelanggan
3) Tahun 2000-2009 sebagai perusahaan kelas dunia
4) Tahun 2009-2010 mempunyai pelayanan surat, logistik dan
finansial yang terintegrasi dengan baik
5) Tahun 2011-2013 menjadi pemimpin dan market leader dalam
layanan logistik surat dan finansial di Indonesia
6) Tahun 2014-2018 menjadi ASEAN Champion dalam industri
jasa pengiriman
3.1.4 Lokasi
PT. Pos Indonesia mempunyai kantor di :
Jalan Daan Mogot No.20 Jakarta Barat 11460 - Indonesia
Telp : (021) 5601205
Fax : (021) 5601203
Email : [email protected]
Website: http://www.posindonesia.co.id
51
3.1.5 Produk
Produk jasa dan layanan yang tersedia dalam PT. Pos Indonesia
adalah :
• Kiriman Internasional
1) Express Pos
2) Express Mail Service
3) Paket Pos Internasional
4) Wesel Pos Internasional
• Paket Pos
1) System Online Payment Point
2) Wesel Pos Prima
3) Wesel Pos Standard
4) Wesel Pos Instant
5) Wesel Pos Berlangganan
6) Wesel Pos Luar Negeri
• Hybrid Mail
1) Surat Elektronik
2) Layanan Pengiriman dan Pemberitaan
3) SMS Pos
52
3.1.6 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi merupakan susunan fungsional tugas dan
wewenang dalam suatu perusahaan, yang berupa pola atau struktur tentang
bagaimana dan apa tugas masing-masing bagian. Struktur organisasi
biasanya dibuat dalam bentuk bagan dan disertai dengan uraian tugas atau
job description. Uraian tugas merupakan gambaran mengenai batasan
kewajiban dan kewenangan dari masing-masing bagian yang disusun oleh
perusahaan. Tujuan dibentuknya struktur organisasi adalah untuk
membentuk spesialisasi setiap fungsi dalam organisasi dan mencegah
terjadinya tugas ganda. Setiap organisasi memiliki struktur oraganisasi
yang berbeda satu sama lain, tergantung tujuan, operasi atau kegiatan,
serta ukuran perusahaan yang bersangkutan.
Struktur organisasi yang baik harus memenuhi syarat-syarat
sebagai berikut :
1) Sederhana
Struktur organisasi yang ada harus mudah dipahami dan jelas. Struktur
organisasi dapat mengefisienkan biaya perusahaan.
2) Fleksibel
Struktur organisasi dapat dilakukan perubahan di masa yang akan datang
akibat dari perubahan tuntutan persaingan dan teknologi.
3) Terdapat garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas dalam
perusahaan
53
Dengan adanya garis wewenang dan tanggung jawab yang pasti dan jelas
dapat membuat anggota dari organisasi mengetahui kedudukan dan tugas
sehingga dapat bekerja sesuai wewenang dan tanggung jawab tersebut.
PT. Pos Indonesia menggunakan sistem organisasi berbentuk garis
dimana setiap bawahan hanya menerima perintah dari seorang atasan saja
dan bertanggung jawab kepada atasan yang secara langsung berada di
atasnya sehingga tidak terjadi satu orang bawahan memperoleh
pendelegasian wewenang yang berbeda dari dua atasan. Selain itu, setiap
jenis pekerjaan juga dikelompokkan dalam satu departemen.
Keuntungan dari struktur ini adalah kesatuan dalam pimpinan dan
perintah, pembuatan keputusan dapat dilakukan dengan cepat sehingga
tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian menjadi lebih jelas
dan tidak mudah terjadi penyimpangan dalam perusahaan serta
menghemat biaya karena pengawasan dari berbagai kegiatan dilakukan
oleh satu orang.
Gambar ini menggambarkan struktur organisasi pada PT. Pos
Indonesia pada saat ini :
54
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.1.7 Tugas dan Tanggung Jawab
1. Kepala Wilayah Usaha Pos Bertugas memberi izin dalam suatu
kegiatan
2. Sekretariat Bertugas mencatat hal-hal yang penting
3. Deputi Operasi Mengatur jalan keluar masuknya barang di
perusahaan
4. Deputi Umum Bertugas melayani masyarakat dalam
keluar masuknya surat
55
5. Reff Office Bertugas melayani suatu pelanggan
membayar rekening
6. Bagian jaringan Bertugas mengatur bagian pembayaran
rekening
7. Bagian promosi Bertugas mempromosikan pelayanan baru
yang ada di kantor pos
8. Bagian produk regular Bertugas menetapkan biaya dalam suatu
kantor pos
9. Kantor Pos Berfungsi melayani masyarakat dalam
pembayaran rekening.
10. SPP Berfungsi mengelola pusat pengelolaan
setiap kantor pos yang ada
11. Bagian keuangan Berfungsi untuk memproses transaksi
keuangan keluar masuknya uang dalam
kantor pos.
12. SDM Menerima orang yang sedang PKL,
karyawan baru
13. Bagian teknologi dan sarana Berfungsi untuk menyediakan sarana dan
fasilitas yang ada di PT. Pos Indonesia
56
Tabel 3.1 Tugas dan Tanggung Jawab Divisi pada PT. Pos Indonesia
3.2 Analisis Kondisi Lingkungan Internal dan External Perusahaan
Analisis terhadap kondisi lingkungan internal dan external perusahaan akan
mengacu dan berdasar pada model perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi
dari Jhon Ward, sebagaimana telah dijabarkan pada Landasan Teori sub bab 2.2. dimana
dari model tersebut dapat dipahami bahwa dalam sebuah proses perencanaan strategi
sistem dan teknologi informasi dibutuhkan suatu masukan atau input yang akan diproses
untuk menghasilkan suatu output produk perencanaan strategi sistem dan teknologi
informasi. Adapun masukan atau input yang digunakan dalam proses perencanaan
tersebut didapatkan melalui analisis terhadap beberapa faktor lingkungan internal dan
external perusahaan, baik itu lingkungan bisnis maupun lingkungan external SI/TI
perusahaan, analisis ini dilakukan dengan maksud untuk mendapatkan pemahaman dan
pengetahuan yang menyeluruh dan mendasar tentang kondisi lingkungan perusahaan saat
ini. Berikut adalah model perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi pada PT
Pos Indonesia :
57
Gambar 3.2
Model Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi PT Pos Indonesia
3.2.1 Analisis Lingkungan External Bisnis Perusahaan
Analisis terhadap lingkungan eksternal bisnis perusahaan adalah merupakan
analisis terhadap faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi kegiatan bisnis
perusahaan, baik yang dapat memperbesar peluang perusahaan, maupun yang
dapat menjadi ancaman bagi perusahaan. Analisis yang dilakukan mencakup
Lingkungan External Bisnis PT PT. Pos Indonesia
Lingkungan External SI/TI PT Pos Indonesia
Lingkungan Internal Bisnis PT Pos Indonesia
Lingkungan Internal SI/TI PT. Pos Indonesia
Proses Perencanaan
Strategi
Portfolio Aplikasi saat ini
Strategi Sistem
Informasi
Strategi Teknologi Informasi
Strategi Manajemen
SI/TI
Portfolio Aplikasi Masa Depan
Proses
Input
Output
58
analisis terhadap persaingan bisnis perusahaan dengan menggunakan teknik
analisis persaingan Porter dan analisis PEST.
3.2.1.1 Lima (5) Faktor Persaingan Porter
Persaingan sangat penting bagi keberhasilan atau kegagalan perusahaan.
Persaingan menentukan kegiatan yang perlu bagi perusahan untuk berprestasi,
seperti inovasi, budaya, yang kohesif, atau implementasi yang baik. Dalam
industri manapun, baik industri domestik atau international, yang menghasilkan
barang atau jasa, aturan persaingan tercakup dalam lima faktor persaingan, yakni
ancaman pesaing baru, ancaman produk pengganti, kekuatan penawaran pembeli,
kekuatan penawaran pemasok dan persaingan industri diantara para peserta yang
ada.
Adanya pemberian nilai terhadap 5 faktor persaingan, maka akan dapat
memberikan gambaran nilai kekuatan yang mempengaruhi 5 faktor tersebut.
Diberikan rentang nilai, yaitu 1 - 10, dimana 1 adalah nilai terendah dan 10 adalah
nilai tertinggi. Yang artinya 1 adalah nilai persaingan tidak memberi dampak
besar pada persaingan yang ada, 10 adalah nilai persaingan yang memiliki
dampak yang besar terhadap persaingan yang ada.
59
Berikut adalah analisis lima (5) faktor persaingan Porter pada PT. Pos Indonesia :
Gambar 3.3 Analisis Porter PT. Pos Indonesia
1. Ancaman Pendatang Baru
Pendatang baru yang menjadi ancaman bagi perusahaan adalah TIKI,
FEDEX, Ancaman daya saing pendatang baru kami beri nilai 4, nilai yang
cukup tinggi karena pangsa pasar atau target pasar dari TIKI, FEDEX
yang sebelumnya hanya berada di kota-kota besar kini sudah mulai
mengembangkan jaringannya hingga ke daerah. Selain itu, mereka juga
memiliki kualitas SDM dan kegiatan promosi yang secara kualitas lebih
Pemasok Harco Mas
Mangga Dua
Pesaing Industri Bank
Pembeli Customer
Pendatang Baru TIKI, FEDEX
Produk Pengganti
SMS, E-Mail
60
baik ketimbang kantor pos. Adapun langkah-langkah strategi yang perlu
dilakukan PT. Pos Indonesia, yaitu meningkatkan kepuasan dan
kepercayaan konsumen dan juga meningkatkan daya saing dengan
melakukan banyak promosi.
2. Persaingan Industri
Bank dapat menjadi ancaman yang besar bagi PT. Pos Indonesia,
karena mereka baru-baru ini mulai merambah ke dunia PT. Pos Indonesia
yaitu adanya layanan pembayaran tagihan listrik, air, dan telepon serta
wesel. Selain itu mereka sudah mulai disukai oleh masyarakat karena
prosesnya yang lebih efisien dan lebih mudah dalam transaksi
pembayarannya (misalnya dapat dilakukan melalui ATM) Sebagai
penilaian kekuatan ancaman persaingan antara industri, mereka mendapat
nilai 8.
3. Daya Tawar Menawar Pemasok
Yang dimaksud sebagai pemasok adalah perusahaan yang dapat
mendukung PT. Pos Indonesia dalam hal pengadaan sarana, mendukung
perawatan dan perbaikan peralatan yang ada. Para pemasok yang telah
menjadi rekanan kerja PT. Pos Indonesia diantaranya adalah: toko Toshiba
sebagai pemasok peralatan komputer. Sebagai penilaian kekuatan untuk
penawaran pemasok, kami memberi nilai 3. Nilai yang cukup rendah ini
dikarenakan mereka mempunyai kriteria yang sangat ketat untuk dapat
masuk menjadi pemasok PT. Pos Indonesia yaitu harus diadakannya
tender untuk dapat menjadi supplier PT Pos Indonesia.
61
4. Daya Tawar Menawar Pembeli
Pembeli yang dimaksud disini adalah pelanggan ( customer ) yang
membutuhkan jasa layanan kiriman dan layanan pembayaran tagihan. Para
pelanggan tentunya akan menuntut kualitas dalam pelayanan PT. Pos
Indonesia itu sendiri antara lain dalam hal kecepatan dan efektifitas
pelayanan yang diberikan oleh staff PT. Pos Indonesia. Ancaman daya
tawar pembeli ini kami beri nilai 7, nilai yang cukup besar karena
walaupun perusahaan mempunyai brand image yang baik namun banyak
pesaing-pesaing yang memiliki daya saing yang tinggi seiring dengan
kemajuan teknologi dan informasi. Untuk itu PT. Pos Indonesia harus
dapat menentukan langkah yang tepat dalam peningkatan produktivitas
kerja, sehingga tuntutan pelanggan dapat terpenuhi dan keuntungan dapat
diraih secara optimal, meningkatkan kepuasan dan kepercayaan
pelanggan.
5. Ancaman Produk Pengganti
Ancaman produk pengganti datang dari penyedia jasa
telekomunikasi misalnya layanan yang terdapat di dalam handphone
seperti SMS ( Short Message Service ) dan layanan E-Mail dalam internet.
Kami memberikan nilai 7, nilai yang cukup tinggi karena dari segi waktu,
produk pengganti ini lebih cepat, lebih murah, dan lebih efisien ketimbang
layanan kantor pos.
62
Tabel Ringkasan Hasil Analisis Daya Persaingan Porter
Jenis Ancaman Penyelesaian Support Sistem TI Pendatang Baru PT. Pos harus meningkatkan
promosi, meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan agar kualitas jasa yang ditawarkan PT. Pos semakin baik.
PT. Pos Indonesia dapat mengguankan aplikasi CRM (customer relationship management)
Pesaing Industri PT. Pos meningkatkan pelayanan pembayaran tagihan dengan menyediakan mobil-mobil pos yang masuk ke daerah-daerah yang tidak terjangkau bagi masyarakat
Aplikasi SOPPPOS (layanan telepon, listrik, cicilan motor)
Pemasok Menjalin hubungan yang baik dengan pemasok dalam tawar-menawar pembelian peralatan komputer.
Tidak ada.
Pembeli Menjalin hubungan dengan pembeli dengan cara memberikan pelayanan terbaik terhadap pelanggan yang loyal dan memberikan bonus ahir tahun. Seperti berupa hadiah
CRM
Produk Pengganti PT. Pos akan meningkatkan pelayanan bagi penduduk desa yang masih belum mengikuti perkembangan teknologi sekarang ini.
Tidak ada
Tabel 3.2 Analisis Daya Persaingan Porter
3.2.1.2 Analisis PEST Perusahaan
Faktor-faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi yang dapat
mempengaruhi perusahaan diantaranya adalah:
a. Politik
63
• Dengan diadakannya pengiriman BLT kepada masyarakat melalui
PT Pos Indonesia, pembagian BLT tersebut lebih teratur dan
langsung diterima oleh orang yang sudah terdaftar sebagai
penerima BLT.
• Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 1985 tentang
Penyelenggaraan Pos (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 1985 Nomor 53, Tambahan Negara Nomor 3303);
• Keputusan Presiden Nomor 109 Tahun 2001 tentang Kedudukan,
Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Departemen sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Presiden
Nomor 47 Tahun 2002;
• Undang-undang Nomor 6 Tahun 1984 tentang Pos (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 1984 Nomor 28, Tambahan
Lembaran Negara Nomor 3276);
• Keputusan Menteri Perhubungan Nomor KM. 32 Tahun 2002
tentang Tarif Jasa Pos Dasar Dalam dan Luar Negeri.
b. Ekonomi
• Inflasi yang tinggi mengakibatkan banyaknya karyawan setiap
perusahaan yang diPHK, oleh karena itu dalam pengiriman uang
lewat wesel semakin berkurang dan PT. Pos juga melayani
pembayaran cicilan motor yang semakin berkurang.
64
• Membaiknya keadaan ekonomi Indonesia secara perlahan-lahan
telah membuat suatu peluang bisnis yang besar kepada pihak-pihak
swasta sehingga di harapkan perusahaan dapat memanfaatkan
keadaan yang tercipta sebaik mungkin.
c. Sosial
• Berubahnya pandangan masyarakat dan gaya hidup yang mengirim
surat kepada saudara atau teman yang di daerah ataupun yang di
luar negeri mereka lebih cenderung menggunakan teknologi seperti
handphone dan email daripada menggunakan jasa PT. Pos
Indonesia yang pengirimannya membutuhkan waktu yang lama
dan tidak efisien.
d. Teknologi
• Perkembangan teknologi yang begitu cepat sangat mempengaruhi
kinerja PT. Pos Indonesia, saat ini telah banyak perusahaan yang
memanfaatkan perkembangan sistem dan teknologi informasi
sebagai suatu keunggulan perusahaan dalam persaingan.
• Internet merupakan sebuah alat penghubung yang sangat cepat
kepada masyarakat. Sehingga perkembangan internet saat ini telah
diakui sangat membantu perusahaan dalam menjalankan proses
bisnisnya dan untuk mengenalkan perusahaan itu sendiri kepada
dunia. Internet telah menjadi hal yang tidak terpisahkan dari
perusahaan ataupun individu untuk membuka peluang bisnis baik
sekarang maupun yang akan datang. Oleh karena itu, PT. Pos
65
Indonesia akan mengembangkan teknologi berbasis online untuk
melakukan kegiatan pembayaran gaji dan absensi karyawan.
Dari analisa PEST ini, dapat disimpulkan bahwa faktor-faktor
diatas membawa dampak bagi PT. Pos Indonesia, antara lain :
• Dampak dari bidang Politik
Dengan digunakannya PT Pos. Indonesia dalam pengiriman surat
suara untuk Pemilu 2009, PT Pos Indonesia mendapatkan keuntungan
yang signifikan dari bulan Januari 2009 hingga April 2009.
Dengan adanya pembagian BLT tersebut, pemerintah sekarang
sangat membantu rakyat miskin dalam memenuhi kebutuhannya sehari-
hari.
Dengan berlakunya undang-undang tentang PT Pos Indonesia oleh
pemerintah, PT Pos Indonseia merupakan bagian dari lembaga pemerintah
yang mempunyai kekuatan hukum yang tetap dan kuat.
• Dampak dari bidang Ekonomi
Semakin berkurangnya para pelanggan pos misalnya dalam
pengiriman surat, pengiriman barang dan wesel.
• Dampak dari bidang Sosial
Dengan berubahnya gaya hidup dan pandangan masyarakat saat
ini, membuat PT Pos Indonesia lebih memfokuskan pada inovasi dan
pelayanan yang prima seiring dengan perkembangan jaman dan tuntutan
dari masyarakat luas.
66
• Dampak dari bidang Teknologi
Dengan perkembangan teknologi yang begitu cepat saat ini, maka
PT Pos Indonesia juga harus ikut mengikuti perkembangan teknologi
tersebut. Baik itu dari perangkat piranti keras maupun dari piranti lunak itu
sendiri.
Hal ini dibuktikan dengan diterapkannya sistem terintegrasi ERP (
Enterprise Resource Planning ) didalam perusahaan. Namun,
perkembangannya belum maksimal, karena tidak didukung dengan
perangkat keras ( hardware ) yang memadai.
Tabel Ringkasan Hasil Analisis PEST
Faktor Masalah Penyelesaian Support dalam TI
Politik Seringnya terjadi masalah pembagian BLT yang kurang tepat sasaran
Penggunaan Smart Card untuk ke depannya agar masalah tidak terdatanya warga miskin dapat terselesaikan
Aplikasi Smart Card
67
Ekonomi Banyaknya karyawan di setiap perusahaan yang di-PHK karena terjadinya inflasi menyebabkan berkurangnya pelanggan
Kebijakan ekonomi pemerintah yang harus mendukung pembuatan lapangan kerja yang baru
Tidak ada
Sosial Kurang nya sosilaisai mengirim surat kepada relasi sehingga banyak orang lebih menggunakan handphone dan email.
Perusahaan akan lebih melakukan promosi kepada pelanggan
PT. Pos Indonesia dapat mengguankan aplikasi CRM (customer relationship management)
Teknologi Perkembangan teknologi internet yang semakin pesat membuat komunikasi secara tradisional seperti surat mulai ditinggalkan
PT. Pos akan meningkatkan pelayanan bagi penduduk desa yang masih belum mengikuti perkembangan teknologi sekarang ini.
Tidak ada
Tabel 3.3 Ringkasan Hasil Analisis PEST
3.2.2 Analisis Lingkungan Internal Bisnis Perusahaan
Analisis terhadap lingkungan internal bisnis perusahaan merupakan
analisis terhadap faktor-faktor internal yang mempengaruhi kegiatan bisnis
perusahaan, baik yang berupa kekuatan internal yang dimiliki perusahaan yang
harus digali potensinya sehingga peluang yang ada dapat dimanfaatkan sebaik
mungkin, atau bisa berupa kelemahan yang harus diperbaiki oleh perusahaan agar
tidak menjadi ancaman bagi perusahaan di kemudian hari. Analisis yang
68
dilakukan mencakup analisis terhadap rantai nilai perusahaan (value chain),
analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threats), analisis CSF
(Critical Succsess Factor) dan analisis area, fungsi, dan proses bisnis
3.2.2.1 Analisis Value Chain Service Business (Value shop)
Berdasarkan Analisis Value Chain Service Business menurut Porter, Value shop PT. Pos
Indonesia terbagi atas 2 jenis aktivitas yaitu :
Support Activities Infrastructure, Technology, Human Resources, Purchasing, Business Partner External resources
Resource value Relationship value Clientvaluechain Management Management
Gambar 3.4 Value Chain Service Business (Value shop)
Aktivitas Primer :
1. Business Acquisition
Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan kebutuhan dan keinginan dari
pelanggan dengan data dan informasi yang diperoleh dari pelanggan.
69
Misalnya :
- Permintaan layanan jasa pengiriman kartu ucapan, undangan pernikahan..
- Pengiriman surat dan barang
- Kerjasama dengan perusahaan jasa lain seperti Fedex untuk meningkatkan
pelayanan
2. Problem Specification
Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang bisa
terjadi dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Dan melihat apakah masalah-
masalah dapat diatasi atau tidak
- Penentuan tarif jasa-jasa yang ditawarkan
- Masalah SDM dan tenaga kerja yang telah lama bekerja
- Skill SDM dan para tenaga kerja lama yang sudah tidak sesuai lagi dengan
tuntutan kerja sekarang
3. Knowledge Application
Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang
dihadapi perusahaan yang belum dapat diselesaikan kemudian mencari solusinya
dengan memperbaharui sistem knowledge application yang sedang berjalan dan
mengembangkan pemasaran dengan menggunakan teknologi internet seperti
website. Jika perusahaan tidak mampu membuat website maka perusahaan dapat
meminta bantuan dari pihak luar.
Contoh data yang dipakai selain internet untuk knowledge application :
- Brosur
- Email, Fax
70
- Profil Pelanggan
- Profil Support
- Daftar Pemasok
- Daftar Produk
4. Allocation of Resources
Dalam kegiatan ini perusahaan melakukan analisis 5M(Man, Money, Material,
Machin, Method) dan informasi. Analisis ini dilakukan untuk mengetahui
kemampuan perusahaan dalam menerapkan strategi yang baru. Perusahaan dapat
menggunakan dana dari kas perusahaan untuk pengembangan sistem. Jika
perusahaan kekurangan dana maka perusahaan dapat menggunakan solusi
eksternal dengan meminjam dana ke bank ataupun meminta bantuan dari pihak
luar seperti software house.
Man
PT. Pos Indonesia memiliki banyak SDM dan cenderung kelebihan namun
banyak diantaranya merupakan tenaga kerja lama sehingga banyak diantaranya
yang sudah kurang kompeten dalam bidangnya masing-masing.
Money
Selama ini sumber dana yang diperoleh PT. Pos Indonesia berasal dari dana
anggaran pemerintah, serta investasi dan dana dari kemitraan/partnership.
Material
Material yang dimaksud adalah produk-produk yang dijual PT. Pos seperti kertas,
perangko serta layanan jasa–jasa yang ditawarkan yang digunakan dalam
memenuhi kebutuhan pelanggan
71
Machine
Machine yang dimaksudkan berupa komputer, printer dan lainnya yang digunakan
oleh PT. Pos dalam menjalankan proses bisnisnya
Method
PT. Pos masih menggunakan metode tradisional dalam pengambilan keputusan.
Informasi pendukung keputusan PT. Pos diperoleh dari pengalaman kerja serta
informasi-informasi eksternal, belum ada metode yang khusus dan terencana
dalam pengambilan keputusan
5. Marketing the Capability
Kegiatan Perusahaan dalam memperkenalkan produk-produk baru dari
perusahaan kepada pelanggannya atau pada masyarakat. Perusahaan harus
mensosialisasikan kelebihan dan keunggulan yang dimilikinya dalam rangka
memenuhi kebutuhan pelangggannya sehingga pelanggan akan semakin loyal
terhadap perusahaan. Dan masyarakat akan mengetahui kelebihan yang dimiliki
oleh perusahaan sehingga kemungkinan masyarakat untuk bekerjasama dengan
perusahaan menjadi lebih besar. Sebagai contoh pemasaran melalui brosur,
website, dan lain-lain.
6. Configure Solution
Membuat perencanaan dalam mengimplementasikan solusi yang dihasilkan,
menentukan prioritas yang akan dilakukan, siapa yang akan bertanggung jawab
dan waktu pengimplementasian.
- Pengadaan kerjasama dengan perusahaan lain untuk meningkatkan layanan
dan kinerja perusahaan
72
- Perencanaan arsitektur jaringan yang baru
- Penempatan staff pengembangan SI/IT yang baru
- Pengawasan terhadap kinerja karyawan yang sudah ada
7. Execute Solution
Pada tahap ini perusahaan mulai mengaplikasikan solusi kepada para
pelanggannya tetapi kegiatan rantai analisis tidak berhenti sampai disini.
Perusahaan harus tetap mencari tahu apakah solusi yang dihasilkan sudah cukup
memuaskan kebutuhan pelanggan dan memenuhi standar yang
diinginkan pelanggan.
- Mengirimkan Staff pengembangan SI/TI untuk meningkatkan aplikasi yang
baru
- Pemasangan Hardware & Software
- Integrasi komputer
- Evaluasi
- Training
Aktivitas Pendukung :
1) Pembelian
Aktivitas pembelian yang dilakukan perusahaan untuk mendukung
aktivitas primer mencakup penerimaan alat-alat kantor yang telah dibeli
yaitu komputer, printer, scanner, mesin fotokopi, dan kertas.
2) Pengembangan Teknologi
73
Aktivitas pengembangan teknologi yang dilakukan perusahaan saat
ini adalah pengadaan jaringan LAN, dan teknologi Internet untuk
mendukung kolaborasi kerja, serta pengadaan website perusahaan untuk
kepentingan pemasaran.
3) Manajemen Sumber Daya Manusia
Aktivitas manajemen sumber daya manusia yang dilakukan
perusahaan meliputi aktivitas penyortiran surat, perekrutan, dan pelatihan
karyawan.
4) Infrastruktur Perusahaan
Infrastruktur perusahaan terdiri atas sejumlah aktivitas yang
meliputi perencanaan strategi, manajemen perusahaan, kepala wilayah
kantor pos, deputi operasi, bagian keuangan
5) Mitra Bisnis
Mitra bisnis yang bekerja sama dengan PT. Pos Indonesia adalah
DHL. DHL memiliki andil dalam membantu PT. Pos Indonesia untuk jasa
pengiriman barang ke luar negeri
3.2.3 Analisis SWOT Perusahaan
Kinerja sebuah perusahan dapat ditentukan oleh kombinasi faktor internal
dan faktor eksternal. Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor strategi
internal (kekuatan dan kelemahan) dan eksternal (peluang dan ancaman)
perusahan untuk merumuskan strategi perusahaan yang didasarkan pada logika
yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strength) dan peluang (Opportunitues),
74
namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weakness) dan
ancaman (Threats).
Berdasarkan survei yang telah dilakukan, berikut ini adalah identifikasi
SWOT pada PT. Pos Indonesia :
1) Kekuatan (Strength)
• Sudah dikenal masyarakat
• Memiliki kantor yang tersebar luas di seluruh pelosok desa.
• Memiliki keamanan yang baik
• Di dukung oleh pemerintah
• Mempunyai layanan Warmasif yaitu layanan internet di
lingkungan kantor pos
• Biaya yang cukup murah di bandingkan dengan para pesaingnya
seperti Tiki, Fedex, DHL.
2) Kelemahan (Weakness)
• Kurangnya maksimalnya pemanfaatan web site sebagai promosi
perusahaan.
• SDM yang terlalu banyak membuat perusahaan tidak mampu
untuk menggaji para karyawan sesuai dengan standar UMR.
• Kurang promosi dan iklan untuk pengiriman surat dan pengiriman
barang menjadi berkurang.
3) Peluang (Opportunities)
• Adanya kebijakan dari pemerintah seperti BLT yang dapat memicu
warga untuk semakin sering berkunjung ke kantor pos.
75
• Adanya usaha koperasi di dekat kantor pos untuk membantu para
karyawan kantor pos dan usaha kantor pos itu sendiri
4) Ancaman (Threats)
• Masuknya barang-barang elektronik seperti handphone dan email,
yang membuat masyarakat mulai meninggalkan kantor pos sebagai
kegiatan utama dalam berkomunikasi dan surat menyurat.
• Promosi dari kompetitor lebih banyak dan beragam.
• Masuknya teknologi seperti handphone dan E-mail
Berikut ini adalah tabel IFAS dan tabel EFAS PT.Pos Indonesia :
IFAS (Internal Strategic Factors Analysis Summary) :
Faktor-Faktor Strategi Internal
Bobot Rating Bobot x Rating
Kekuatan : • Sudah di kenal masyarakat. • Memiliki kantor yang luas
yang tersebar sampai ke pelosok
• Memiliki keamanan yang baik • Di dukung oleh pemerintah • Mempunyai layanan
Warmasif yaitu layanan internet di lingkungan kantor pos
• Menyediakan layanan pembayaran ai r, listrik, dan telpon.
0,21 0,10
0,12 0,06 0,11
0,11
3 4 3 2 3 2
0,63 0,40 0,36 0,12 0,33 0,22
Total Kekuatan 0,71 2,06
76
Kelemahan : • Kurangnya maksimalnya
pemanfaatan web site sebagai promosi perusahaan.
• SDM yang terlalu banyak membuat perusahaan tidak mampu menggaji karyawan sesuai dengan standar umr
• Kurang promosi dan iklan untuk pengiriman surat dan pengiriman barang menjadi berkurang.
0,06
0,11
0,12
4 2 4
0,24
0,22
0,48
Total Kelemahan 0,29 -0,94 Total IFAS 1,0 1,12
Tabel 3.4 Matriks Faktor Internal
EFAS (External Strategic Factors Analysis Summary) :
Faktor-Faktor Strategi External
Bobot Rating Bobot x Rating
Peluang : • Adanya kebijakan dari
pemerintah seperti BLT yang dapat memicu warga untuk semakin sering berkunjung ke kantor pos
• Adanya usaha koperasi di dekat kantor pos untuk membantu para karyawan kantor pos dan usaha kantor pos itu sendiri
0,31
0,10
4 3
1,24
0,30
Total Peluang 0,41 2,34 Ancaman : • Masuknya pendatang baru
seperti Tiki, Fedex, dan DHL • Promosi dari kompetitor lebih
banyak dan beragam. • Masuknya teknologi
handpone dan e-mail
0,20
0,10 0,09
3 2 3
0,60
0,20 0,27
Total Ancaman 0,39 -1,07 Total EFAS 1,0 1,27
77
Tabel 3.5 Matriks Faktor External
Keterangan Rating 1 : Tidak Penting Rating 2 : Cukup Rating 3 : Cukup Penting Rating 4 : Penting
3.2.3.1 Matrik SWOT
Berikut ini digambarkan matriks SWOT pada PT. Pos Indonesia :
IFAS EFAS
KEKUATAN (S) • Sudah di kenal masyarakat. • Memiliki kantor yang luas yang
tersebar sampai ke pelosok desa • Memiliki keamanan yang baik • Di dukung oleh pemerintah • Mempunyai layanan Warmasi f yaitu
layanan internet di lingkungan kantor pos
• Menyediakan layanan pembayaran air, listrik, dan telepon.
KELEMAHAN (W)
• Kurangnya maksimalnya pemanfaatan web site sebagai promosi perusahaan.
• SDM yang terlalu banyak membuat perusahaan tidak mampu menggajih karyawan sesuai dengan standar UMR.
• Kurang promosi dan iklan untuk pengiriman surat dan pengiriman barang menjadi berkurang.
PELUANG (O)
• Adanya kebijakan dari pemerintah seperti BLT yang dapat memicu warga untuk semakin sering berkunjung ke kantor pos
• Adanya usaha koperasi di dekat kantor pos untuk membantu para karyawan kantor pos dan usaha kantor pos itu sendiri
•
STRATEGI SO
• Mempertahankan kualitas jasa pengiriman surat-surat dan pembayaran air, listrik dan air
• Memperbanyak mobil-mobil pos keliling yang bertujuan mempercepat proses pengiriman surat-surat dan barang kiriman
STRATEGI WO
• Pengembangan hardware untuk meningkatkan teknologi dan sistem informasi dalam kantor pos
• Perekrutan dan menyeleksi karyawan yang handal dan berkualitas
• Pengembangan website untuk meningkatkan promosi
78
ANCAMAN (T) • Masuknya pendatang baru seperti
Tiki, Fedex, dan DHL. • Promosi dari kompetitor lebih
banyak dan beragam. • Masuknya teknologi handphone
dan e-mail.
STRATEGI ST
• Mengembangkan hubungan kerja sama untuk memperluas j aringan pemasaran
• Peningkatan kualitas teknologi untuk mendukung strategi bisnis
STRATEGI WT
• Mengoptimalkan SDM melalui pelatihan
• Pengembangan sistem Smart Card untuk mendukung efisiensi karyawan
Tabel 3.7 Matrik SWOT
3.2.3.2 Diagram Analisis SWOT
Dari kedua matriks tersebut, maka diperoleh total Eksternal
Strategy Factor Analysis Summary (EFAS) dan Internal Strategy
Factor Analysis Summary (IFAS) yang akan digunakan dalam
pembuatan diagram analisis SWOT. Berikut ini adalah cara
menyusun diagram analisis SWOT:
1. Jumlah dari hasil perkalian (B) x (R) pada kekuatan dan
kelemahan diselisihkan untuk mendapat titik X
Kekuatan : 2,06
Kelemahan : -0,94
Titik X : kekuatan + kelemahan
: 2,06-0,94
: 1,12
2. Jumlah dari hasil perkalian (B) x (R) pada peluang dan
ancaman diselisihkan untuk mendapat titik Y
79
Peluang : 2,3
Ancaman : -1,07
Titik Y : peluang + ancaman
: 2,34-1,07
: 1,27
3. Jadi posisi perusahaan terletak pada titik ( 1,12, 1,27 )
Berdasarkan diagram analisis SWOT dibawah, dapat disimpulkan
bahwa strategi yang dipilih untuk mengoptimalkan bisnis perusahaan
adalah pada kuadran 1. PT. Pos Indonesia memiliki peluang dan kekuatan
yang besar pada bidang jasa pengiriman karena pasar ini semakin
berkembang. PT. Pos Indonesia memanfaatkan peluang yang ada pada
bisnis ini dan terus mengembangkan perusahaannya dengan cara
meningkatkan pelayanan pada konsumen.
S
( 1,12 ; 1,27 )
W O
T
80
Gambar 3.5 Diagram Analisis SWOT PT. Pos Indonesia
Berdasarkan dari titik koordinat diatas maka PT. Pos Indonesia menggunakan strategi
kekuatan dan peluang. Perusahaan menggunakan semua kekuatan dengan memanfaatkan
peluang yang ada. Strategi yang digunakan :
1. Meningkatkan kualitas SDM untuk peningkatan layanan.
Dengan adanya peningkatan kualitas SDM, maka PT. Pos Indonesia
mampu membangun citra yang baik dan mampu bersaing dengan
perusahaan-perusahaan lain untuk mencapai produktivitas kerja yang lebih
baik dan efisien.
2. Meningkatkan jaringan informasi antara karyawan, divisi, customer.
Penyebaran informasi dalam perusahaan akan sangat mendukung proses
bisnis yang berjalan dan akan memberikan kemudahan bagi para
karyawan dalam perusahaan untuk melakukan tugas sehari-hari. Dan
peningkatan jaringan antara perusahaan dan customer akan meningkatkan
tingkat kepercayaan masyarakat terhadap perusahaan.
3. Penyebaran knowledge pada divisi - divisi yang ada untuk kemudahan
SDM.
Dengan meningkatkan knowledge management dalam perusahaan untuk
membantu proses bisnis yang berjalan dan memberikan kemudahan
terutama kepada karyawan baru ataupun memberikan pengetahuan tanpa
harus dilakukannya training.
81
4. Memperbesar jaringan kerjasama dengan mitra bisnis ( perusahaan,
universitas, dan perusahaan lainnya )
Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan jangkauan bisnis
serta memperbanyak partnership dengan perusahaan-perusahaan yang ada
dengan PT. Pos Indonesia.
3.2.4 Analisa CSF Perusahaan
CSF ( Critical Success Factor ) adalah faktor-faktor yang menjadi
penentu keberhasilan sebuah perusahaan dalam pencapaian tujuannya. CSF
adalah faktor yang memerlukan perhatian khusus dari perusahaan, untuk itu di
perlukan suatu ukuran atau indikator ( KPI – Key Performance Indicator ) yang
memberitahukan perusahaan sudah sejauh mana kinerja mereka didalam
mencapai faktor – faktor penentu keberhasilan tersebut.
Faktor – faktor yang merupakan kunci keberhasilan pada PT. Pos
Indonesia serta indikator yang dijadikan sebagai alat ukurnya adalah sebagai
berikut :
Critical Success Factor Key Performance Indikator
Support Sistem
Peralatan komputer di
kantor yang berteknologi
tinggi sesuai dengan yang
• Biaya Maintanence
• Spesifikasi Software &
Hardware
• Aplikasi IT
82
Tabel 3.7 Critical Success Factor
3.2.5 Analisa Area, Fungsi dan Proses Bisnis Perusahaan
Fungsi bisnis adalah sekumpulan aktivitas didalam perusahaan yang dapat
mendukung pencapaian misi perusahaan. Fungsi bisnis biasanya dikelompokan
kedalam area-area fungsional perusahaan, yakni area-area utama dimana
sekumpulan aktivitas perusahaan berjalan. Fungsi bisnis dapat di pecah menjadi
proses bisnis, yakni tindakan – tindakan spesifik yang memiliki titik awal dan
akhir atau dapat dia artikan memiliki input dan menghasilkan output. Analisis ini
menggunakan diagram seperti diagram dekomposisi fungsi bisnis, diagram
hubungan entitas dan matrik untuk memodelkan dan merekam data dari semua
kegiatan yang ada dalam perusahaan. Analisis ini di lakukan bertujuan untuk
diperlukan sistem
Pelayanan yang baik dan
berkualitas
• Jumlah komplain, kritik
dan saran
• Peningkatan pelanggan
• Aplikasi Customer
Service
Sumber daya manusia yang
berkualitas
• Jumlah komplain
• Produktivitas kerja
• Aplikasi Karyawan
Pengadaan fasilitas yang
dibutuhkan karyawan oleh
perusahaan
• Bertambahnya jumlah
sarana yang mendukung
kinerja perusahaan,
seperti komputer, printer,
dan lain-lain.
• Aplikasi fasilitas
83
memberikan pemahaman yang jelas tentang hubungan dan interaksi antara aspek
– aspek informasi dalam perusahaan.
Gambar berikut ini akan menjelaskan secara rinci dekomposisi area ,
fungsi dan proses bisnis pada PT. Pos Indonesia :
Dekomposisi Area , Fungsi dan Proses Bisnis :
Area Fungsional Fungsi Bisinis Proses Bisnis
Promosi
Marketing
• Melakukan penawaran jasa
• Melakukan periklanan jasa
• Menentukan strategi pemasaran
• Mempersiapkan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran tahunan untuk Departemen Pemasaran
• Menjalin kerjasama dengan perusahaan lain (contoh: Badan Pendidikan)
• Menyusun dan mengembangkan strategi pemasaran
Deputi Operasi
Perencanaan Operasional
• Membuat jadwal operasional
• Mengarahkan dan mengkoordinasikan proses kerja karyawan
• Memperhitungkan waktu pengoperasian
Proses Operasional
• Penyortiran surat • Pengiriman surat
84
Pelayanan Pelanggan
• Memberikan informasi tentang perusahaan dan jasa
• Menanggapi kritik dan saran pelanggan
• Menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan Penjualan
• Menetapkan harga jasa • Membuat laporan
penjualan
Pembelian mesin
• Membuat laporan pembelian
• Membuat pesanan pembelian
• Melakukan kerjasama dengan pemasok
Teknologi & Sarana
Perawatan mesin
• Melaksanakan perawatan komputer dan mesin fotokopi
• Permintaan material (suku cadang mesin)
Pemeliharaan SI/TI
• Melakukan perbaikan jaringan SI/TI
• Melakukan Pengembangan jaringan SI/TI
• Melakukan troubleshooting SI/TI
• Menjadwal Pemeliharaan SI/TI
85
Keuangan
Pengelolaan keuangan
• Menerima pendapatan penjualan perangko
• Mengeluarkan kas untuk pembelian dan biaya operasional
• Membuat laporan penerimaan kas
• Membuat laporan pengeluaran kas
Perencanaan Keuangan
• Menganalisa laporan-laporan keuangan
• Mengalokasikan dan mencari sumber-sumber dana yang lebih efektif dan efisien
• Mengendalikan arus dana untuk menghindarkan kelebihan dan kekurangan dana
Penggajian karyawan
• Memproses penggajian karyawan
• Membuat laporan penggajian karyawan
SDM
Perekrutan SDM
• Proses penyeleksian calon karyawan
Pelatihan SDM
• Pemberian training kepada karyawan
86
Gambar 3.6 Area, Fungsi dan Proses Bisnis PT Pos Indonesia
Entitas – entitas kunci atau entitas kelompok / subjek data yang dapat di
identifikasi dari dekomposisi area fungsi dan proses bisnis adalah sebagai berikut :
Tabel Subjek Data :
Subjek DataPerencanaan OperasionalOperasionalPerawatanData PenjualanData PelangganData PemasokData PembelianData KaryawanData AbsensiData PenggajianData KeuanganJadwal Pemeliharaan SI/TIJadwal Pelatihan KaryawanPelatihan KaryawanLaporan Keuangan
Tabel 3.8 Subjek Data PT. Pos Indonesia
3.2.5.3 Matrik Fungsi Bisnis vs Subjek Data
Matrik ini merupakan hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek data
yang terkait dengan aktivitas perusahaan . Suatu fungsi bisnis dapat membaca (
read ) satu atau beberapa subjek data , selain itu suatu objek data juga dapat di
buat ( create ) , di ubah ( update ) dan di hapus ( delete ) oleh suatu fungsi bisnis
87
dalam perusahaan . Berikut adalah gambar 3.10 yang merupakan matrik fungsi
bisnis vs subjek data PT. Pos Indonesia :
Subjek data
Fungsi Bisn is Pe
renc
anaa
n op
eras
iona
l
Ope
rasio
nal
Pera
wata
n
Dat
a Pe
njua
lan
Dat
a Pe
lang
gan
Dat
a Pe
mas
ok
Dat
a Pe
mbe
lian
Dat
a Ka
ryaw
an
Dat
a Abs
ensi
Dat
a Pe
ngga
jian
Dat
a Ke
uang
an
Jadw
al P
emel
ihar
aan
SI/T
I
Jadw
al P
elat
ihan
Kar
yaw
an
Pela
tihan
Kar
yaw
an
Lapo
ran K
euna
gan
Perencanaan Operasional R C R R R
Proses Operasional C R R R R
Marketing R R R
Pelayanan Pelanggan R R R R
Penjualan C R
Perawatan Mesin C R
Pembelian Mesin R C
Pemeliharaan SI/TI R C
Perencanaan Keuangan C R
Pengelolaan Keuangan R R C R
Penggajian Karyawan R R C
Perekrutan SDM R R
Pelatihan SDM R C
Tabel 3.9 Matrik fungsi Bisnis vs Subjek Data PT. Pos Indonesia
Keterangan : ( * ) = C R U D (Create , Read, Update, Delete)
88
3.2.5.2 Entity Relation Diagram ( ERD ) Perusahaan
ERD di gunakan untuk menggambarkan hubungan yang
relevan dari entitas –entitas kunci atau kelompok entitas data dalam
sebuah perusahaan. Berikut adalah gambar 3.7 yang merupakan ERD pada
PT. Pos Indonesia :
Gambar 3.7 Entity Relation Diagram ( ERD ) PT. Pos Indonesia
3.2.6 Analisa Lingkungan Eksternal SI/TI Perngusahaan
89
Di dalam perusahaan yang sudah berdiri lebih dari 62 tahun,
perkembangan teknologi dalam bidang pengiriman surat dan barang
sampai saat ini dirasakan berkembang dengan sangat cepat. Oleh karena
itu kondisi persaingan yang ada saat ini sangat ketat disebabkan
perusahaan – perusahaan yang menyediakan jasa pengiriman barang dan
surat yang lain telah menerapkan sistem dan teknologi informasi yang
cukup dan memadai dalam mendukung kegiatan proses bisnis mereka.
Perkembangan teknologi informasi secara langsung dapat mempengaruhi
kemajuan suatu bisnis, terutama pada bidang usaha yang memerlukan
kinerja yang cepat dalam pengolahan data dan informasi.
Aplikasi – aplikasi khusus seperti CRM (Customer Relationship
Management), ERP ( Entreprise Resource Planning ), SCM ( Supply
Chain Management ), juga sangat dibutuhkan dan telah banyak digunakan
untuk mendukung, memperlancar serta mempercepat proses bisnis
perusahaan dalam rangka mencapai visi, misi perusahaan dan
memenangkan persaingan bisnis. Dan bagi para eksekutif, dengan adanya
suatu sistem perencanaan dan analisa seperti DSS (Decision Support
System) dan EIS (Executive Information System), tentu dapat
meningkatkan performa perusahaan di dalam merespon pasar dan juga di
dalam menetapkan suatu rangkaian keputusan strategis bagi perusahaan.
Untuk saat ini kegiatan bisnis di PT.Pos Indonesia mulai
diterapkan kedalam dunia maya dan menggunakan teknologi internet.
Kemajuan teknologi ini telah menciptakan suatu peluang pasar baru bagi
90
PT.Pos Indonesia, yakni pasar digital atau e-Commerce, yang
memungkinkan sebuah perusahaan untuk melakukan perdagangan
elektronik bisnis ke bisnis (B2B) dan bisnis ke pelanggan (B2C).
Transaksi eCommerce melibatkan pelanggan, pemasok, vendor,
distributor, dan sebagainya. Pola transaksi terjadi antara dua sistem, dari
satu perusahaan ke perusahaan yang lainnya. Peran e-Commerce, dalam
hal ini adalah mengotomasikan keseluruhan rantai pasokan (Supply Chain
Management), yakni suatu proses yang memadukan berbagai macam
pemasok barang untuk menciptakan produk akhir. Keuntungan e-
Commerce, jika dilakukan dengan benar, akan membantu perusahaan
dalam upaya penghematan biaya pembelian, peningkatan penjualan,
peningkatan revenue, meningkatkan market intelligence, informasi yang
lebih akurat, pengurangan biaya administrasi, peningkatan pelayanan
terhadap pelanggan, serta meningkatkan waktu respon dan mengurangi
kesalahan. Akan tetapi dengan berbagai kemudahan dan keuntungan yang
ditawarkan, e-Commerce juga menimbulkan beberapa kekhawatiran pasar,
khususnya dalam hal keamanan transaksi melalui internet dan keterbatasan
fasilitas dan sumber daya. Untuk mengatasinya, ada beberapa hal yang
mempengaruhi dan perlu untuk di perhatikan dalam mendukung
keberhasilan, antara lain, teknologi yang relevan, administrasi dan
database yang baik, sistem yang efisien dan aman dalam melakukan
transaksi serta dukungan sumber daya manusia yang handal. Yang tak
kalah pentingnya adalah dukungan pemerintah melalui berbagai kebijakan
91
yang kondusif, dan masalah-masalah yang terkait dengan aspek legal atau
hukum yang melindungi hak dan kewajiban masing-masing pihak yang
melakukan transaksi.
Yang terpenting dari semua kemajuan dan perkembangan
teknologi seperti yang telah dijelaskan di atas adalah bahwa peluang yang
terbuka bagi bisnis di bidang jasa pengiriman surat dan barang sudah tak
diragukan dan peluang tersebut akan semakin besar di waktu-waktu
mendatang, Untuk itu bisnis di bidang ini sudah seharusnya
mempersiapkan diri sejak sekarang untuk dapat menangkap dan
memanfaatkan peluang dan kesempatan tersebut.
3.2.7 Analisa Lingkungan Internal SI/TI Perusahaan
Pada saat ini PT. Pos Indonesia mempunyai aplikasi yang terbagi
menjadi 3 modul, yaitu bagian finance yang mencakup bagian keuangan
perusahaan, bagian marketing dan promosi yang mencakup data – data
pemasaran dan bagian operasional yang mencakup mulai dari kegiatan
operasional perusahaan. Aplikasi yang telah dimiliki perusahaan saat ini
telah terintegrasi satu dengan yang lainnya. Penerapan ERP dilakukan
karena memiliki berbagai macam keuntungan, antara lain adalah
terintegrasinya sistem satu dengan yang lainnya sehingga dapat
meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja serta dapat memperlancar
proses bisnis dan menghemat waktu. Aplikasi yang digunakan perusahaan
adalah aplikasi menggunakan visual basic. Penerapan ERP menggunakan
92
software orlandsoft, aplikasi bagian finance, marketing dan promosi
maupun operasional menggunakan aplikasi ERP tersebut. Di dalam
perusahaan juga masih menggunakan aplikasi yang menggunakan
microsoft excel untuk pembuatan laporan.
3.2.7.1 Spesifikasi Hardware dan Software Perusahaan
Berikut ini adalah daftar spesifikasi hardware yang dimiliki PT. Pos
Indonesia, berdasarkan hasil survei dan observasi langsung
Divisi Hardware Jumlah Teknologi dan Sarana • Processor Intel Pentium
IV 1,6 GHz • Memory 128 MB DDR • Hard disk 40 GB • Monitor Flat 15" • LAN card
3
Keuangan • Processor Intel Pentium IV 1,6 GHz • Memory 128 MB DDR • Hard disk 40 GB • Monitor Flat 15" • LAN card
3
SDM • Processor Intel Pentium IV 1,6 GHz • Memory 128 MB DDR • Hard disk 40 GB • Monitor Flat 15" • LAN card
3
Promosi • Processor Intel Pentium IV 1,6 GHz • Memory 128 MB DDR • Hard disk 40 GB • Monitor Flat 15" • LAN card
3
Kepala wilayah •Processor Intel Pentium IV 2,66 GHz •Memory 256MB DDR •Hard disk 40 GB •Monitor Flat 15"
1
93
•LAN card Sekretariat Wilayah •Processor Intel Pentium IV
2,66 GHz •Memory 256MB DDR •Hard disk 40 GB •Monitor Flat 15" •LAN card
1
Deputi Operasi •Processor Intel Pentium IV 2,66 GHz •Memory 256MB DDR •Hard disk 40 GB •Monitor Flat 15" •LAN card
1
Deputi Umum •Processor Intel Pentium IV 2,66 GHz •Memory 256MB DDR •Hard disk 40 GB •Monitor Flat 15" •LAN card
1
Mail Server •Processor Intel Pentium IV 3,2 GHz •Memory 1 GB DDR •Hard disk 60GB •Monitor Flat 15" •LAN card
1
Database Server •Processor Intel Pentium IV 2,66 GHz •Memory 1 GB DDR •Hard disk 60 GB •LAN card
1
UPS 500Wat 1 Printer Canon S200 4 Swicth 8port,16port,24port. 4
Tabel 3.10 Spesifikasi Hardware PT. Pos Indonesia
Berikut ini adalah daftar spesifikasi Software yang dimiliki PT. Pos Indonesia,
berdasarkan hasil survei dan observasi langsung
94
Divisi Aplikasi Support Sistem Teknologi dan Sarana •laporan barang masuk dan
barang keluar Aplikasi Excel
Microsoft Word 2003 Keuangan • Laporan keuangan
• Penggajian Karyawan
Aplikasi Excel Microsoft Word 2003
SDM •Laporan penerimaan dan pengeluaran karyawan
Aplikasi Excel Microsoft Word 2003
Promosi • Laporan penjualan barang
Aplikasi Excel Microsoft Word 2003
Kepala wilayah • laporan database kary wan dan keuangan
Aplikasi Excel Microsoft Word 2003
Sekretariat Wilayah • Laporan keuangan
Aplikasi Excel Microsoft Word 2003
Deputi Operasi • Laporan keuangan
Aplikasi Excel Microsoft Word 2003
Deputi Umum • Laporan keuangan
Aplikasi Excel Microsoft Word 2003
Tabel 3.11 Spesifikasi Software PT. Pos Indonesia
95
3.2.7.2 Arsitektur Jaringan Perusahaan
Berikut adalah gambar dari Arsitektur jaringan pada PT. Pos Indonesia :
Gambar 3.8 Arsitektur Jaringan PT. Pos Indonesia
96
3.2.7.3 Portfolio Aplikasi saat ini
Portfolio Aplikasi saat ini adalah analisa yang digunakan untuk menilai
aplikasi yang digunakan saat ini, apakah masuk kategori high potensial, strategic,
key operational atau support, sesuai dengan konstribusi yang diberikan masing-
masing aplikasi pada bisnis perusahaan.
Berikut adalah portfolio aplikasi pada PT. Pos Indonesia :
H
Kontribusi potensial dari aplikasi IS / IT untuk pencapaian sasaran tujuan bisnis dimasa depan
L
H L
STRATEGIC
( ) Aplikasi ERP (* )Website
HIGH POTENTIAL
( )Aplikasi Finance
(*) Aplikasi Marketing dan promosi
(*) Aplikasi Operasional KEY OPERASIONAL
(*)Microsoft Office 2003, Windows 2000 (*) Aplikasi Visual basic (*) SOPPPOS (layanan tagihan telpon listrik cicilan motor dll) (*) RSPOS (aplikasi wesel) (*) IPOS (Aplikasi kiriman surat/barang)
SUPPORT
97
Tingkat ketergantungan bisnis pada aplikasi IS / IT dalam mencapai penyelenggaraan bisnis secara keseluruhan
Gambar 3.9 Portfolio Aplikasi saat ini
Keterangan:
(*) = Aplikasi yang sedang berjalan dan cukup memuaskan
( )= Aplikasi yang sedang berjalan,namun butuh pengembangan lebih lanjut.
Dari analisis portfolio aplikasi yang sedang berjalan biasa dilihat
bahwa PT. Pos Indonesia belum memiliki aplikasi yang bersifat High
Potential. Selama ini fungsi SI/TI memang gunanya terbatas pada kegiatan
operasional sehari-hari saja. Ini dipengaruhi oleh sikap perusahaan yang
belum melihat peluang pemanfaatan SI/TI untuk menghasilkan
keunggulan kompetitif yang tidak dimiliki oleh perusahaan lain.
Untuk lebih mendayagunakan SI/TI dalam perusahaan sebaiknya
perusahaan mempunyai aplikasi yang bersifat Strategic. Kalaupun
resikonya dianggap terlalu besar, minimal bisa dikategorikan ke dalam
kuadran High Potential terlebih dahulu, dan jika manfaatnya bagi
perusahaan sudah jelas, baru bisa dikategorikan ke dalam kuadran
Strategic dan kemudian diimplementasikan.
98
3.2.7.4 Aplikasi
1. Sistem Informasi Pembelian
Sistem informasi ini digunakan oleh bagianTeknologi dan sarana untuk
mencatat barang apa saja yang dibeli seperti kertas, lem, alat tulis, amplop, dan
komputer. Sistem informasi ini sudah terintegrasi dengan bagian keuangan.
2. Sistem Informasi SDM
Sistem informasi ini digunakan pada bagian personalia untuk pengaturan
sumber daya manusia seperti pendataan karyawan, absensi, pelatihan karwan,
pemberian Sistem informasi ini belum terintegrasi dengan bagian lain.
3. Website
PT. Pos Indonesia sudah memiliki website sendiri. Pada website ini
menyediakan informasi seputar fasilitas yang disediakan kantor pos seperti paket
pos, wesel, hybrid mail, serta layanan-layanan lain yang disediakan juga
informasi seputar tarif-tarif yang diperlukan.
3.3 Masalah yang dihadapi oleh PT. Pos Indonesia
Berdasarkan hasil analisis-analisis di atas yang berkaitan dengan lingkungan
internal dan eksternal bisnis perusahaan, serta lingkungan internal dan eksternal SI/TI
99
perusahaan, maka dapat disimpulkan beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. Pos
Indonesia baik di masa sekarang maupun yang akan menjadi masalah di masa
mendatang, diantaranya adalah sebagi berikut:
• Karena perusahaan sendiri masih dalam tahap pengembangan terhadap sistem
SI/TI-nya, maka masih terjadi beberapa kesulitan dalam pengoperasian dan
pemeliharaan sistem SI/TI perusahaan.
Contoh : Karyawan banyak yang masih memiliki kesulitan dalam pengoperasian
aplikasi ERP yang masih baru ini baik dalam aplikasi finance, marketing dan
promosi, maupun operasional.
• Keterbatasan pada kualitas sumber daya manusia, dapat menghambat aktivitas
bisnis yang dilaksanakan oleh perusahaan, terutama yang berhubungan dengan
pengoperasian sistem.
Contoh : Karyawan yang berpendidikan D3 yang masih memiliki kesulitan dalam
pengoperasian ERP yang sudah canggih ini, sehingga tidak bisa memanfaatkan
aplikasi ERP ini dengan maksimal dan efisien.
• Website perusahaan yang kurang memiliki fungsi yang baik dan masih kurang
bisa dimanfaatkan oleh perusahaan dan belum memiliki website sendiri.
Contoh : Website perusahaan hanya menampilkan profile perusahaan saja.
• Pemanfaatan SI/TI yang masih terbatas menempatkan perusahaan dalam posisi
yang lebih sulit dalam menghadapi setiap ancaman yang timbul, khususnya
ancaman yang datang dari pesaing dengan teknologi informasi yang lebih unggul.
Contoh : Pemanfaatan website yang kurang maksimal dalam kegiatan bisnisnya.
100
• Beberapa karyawan merasa aplikasi sistem yang digunakan sekarang ini kurang
user friendly.
Contoh : Karyawan memiliki kesulitan dalam pengoperasian aplikasi distribusi
yang rumit.
• Komputer yang digunakan karyawan sekarang ini kurang mendukung dalam
pengoperasian sistem.
Contoh : Masih adanya komputer yang menggunakan pentium 4 dengan
processor yang rendah sehingga kurang mendukung dalam pengoperasian
sistemnya.