57 

 

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Umum Perusahaan

PT. Dekatama Centra pertama kali didirikan pada tanggal 8 Agustus 1996.

Secara harviah, “deka” dari bahasa India artinya pandangan (vision), dan “tama”

sebagai kependekan dari utama. Penjabarannya menjadi pandangan utama atau

visi yang utama. PT. Dekatama Centra merupakan perusahaan yang bergerak di

bidang fashion retail untuk pakaian wanita karir dengan brand Invio, Atmosphere

dan Omara.

Pabrik PT. Dekatama Centra berada di Gedebage, Bandung. Sedangkan

untuk kantor operasional selain di Bandung, juga ada di gedung Segitiga Emas

Business Park Jl. P. Dr. Satrio Blok B No. 3 Karet Kuningan, Setia Budi - Jakarta

Selatan. Perusahaan ini masih menggunakan pencatatan gaji bagi CA yang masih

manual.

PT.Dekatama Centra pertama kali membuka counter di Sogo Plaza

Indonesia. Saat ini PT. Dekatama Centra telah memiliki total 77 counter dan 12

showroom, yang terdiri dari:

58 

 

INVIO : 4 showroom dan 20 counter

Atmosphere: 2 showroom dan 42 counter

Omara: 6 showroom dan 15 counter

Showroom atau counter seluruh brand PT. Dekatama Centra tersebar

dibeberapa kota di Indonesia, diantaranya : Jakarta, Bandung, Palembang, Pekan

Baru, Panakukang, Jogyakarta, Solo dan Surabaya.

Saat ini PT. Dekatama Centra bekerja sama dengan beberapa department

store, seperti: SOGO, METRO, CENTRO, SEIBU, DEBENHAMS dan

MATAHARI

.

3.1.2 Visi dan Misi

Visi

Menjadi salah satu perusahaan retail terbesar di Indonesia, yang

memproduksi pakaian khusus untuk wanita karir yang modern dan pakaian muslim

dengan dukungan teknologi canggih yang sesuai dengan standar internasional.

Misi

Memasarkan dan memproduksi produk pakaian dengan bahan impor dari

jepang dengan kualitas tinggi dan harga terjangkau, dapat bersaing secara sehat,

59 

 

dapat memenuhi keinginan konsumen dan menguntungkan semua pihak. Dengan

motto “Pembeli adalah Raja, Kepuasan Anda adalah Kebahagiaan Kami”,

yang bertujuan untuk menciptakan customer loyal.

60 

 

3.1.3 S truktur Organisasi Perusahaan

 

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

61 

 

3.1.4 Wewenang dan Tanggung Jawab

Dibawah ini adalah pembagian tugas dan wewenang pada d ivisi yang

terkait di PT. Dekatama Centra:

1. Dir. Finance

Wewenang dan tanggung jawab bagian Dir. Finance:

• Bertanggung jawab atas kerja dan tanggung jawab Finance staff dan

Acounting staff.

• Bertangung jawab atas dokumen yang berkaitan dengan pengeluaran

keuangan.

• Bertanggung jawab atas hal yang terkait dengan keuangan

2. Finance sta ff

Wewenang dan tanggung jawab bagian Finance staff:

• Bertanggung jawab atas keuangan yang masuk dari dep t store

(penagihan)

• Berkoordinasi dalam hal penagihan dept store

• Mebuat (Memorandum Of Appoval) MOA yang berkaitan dengan

maintenance kantor

3. Accounting staff

Wewenang dan tanggung jawab bagian Accounting staff :

62 

 

• Bertanggung jawab atas pengeluaran uang kas

• Membantu koordinasi segala hal yang berkaitan dengan keuangan

• Berkoordinasi dengan pengadaan & laporan penggunaan kas

• Pembayaran biaya operasional kantor bu lanan (listrik, telp , internet,

dll)

• Pooling & follow up (M emorandum Of Appoval) MOA all staff Jakarta

4. Dir. Sales/retail

Wewenang dan tanggung jawab bagian Dir. Sales/retail:

• Merencanakan target penjualan

• Bertanggung jawab atas penjualan

5. Retail sales head

Wewenang dan tanggung jawab bagian Retail sales head

• Memuat kebijakan-kebijakan yang diperlukan yang berkaitan dengan

SDM

• Bertanggung jawab atas segala hal yang berhubungan dengan SDM

• Membuat strategi pengembangan Service Quality

• Membuat materi pelatihan yang diperlukan dalam pengembangan

Service Quality

• Mengontrol alur keuangan yang masuk dan keluar

63 

 

• Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan support

division

6. Sales coordinator

Wewenang dan tanggung jawab bagian Sales Coordinator:

• Bertanggung jawab atas penjualan

• Mengecek laporan yang berhubungan dengan penjualan

• Berkoordinasi dengan HRD atas potongan terhadap gaji CA yang

berhubungan dengan penjulan (penggantian barang yang hilang dan

pembelian CA)

7. MIS

Wewenang dan tanggung jawab bagian MIS:

• Menginput data

• Monitoring data co llector

• Bertanggung jawab atas data yang diinput

• Bertanggung jawab atas pemeliharaan perangkat keras kantor (CPU,

monitor, antena, printer, dll)

• Bertanggung jawab atas jaringan

64 

 

8. Data collector

Wewenang dan tanggung jawab bagian Data collector:

• Bertanggung jawab atar pengambilan laporan penjualan harian di

setiap counter

• Menginput laporan penjualan harian tiap counter

• Bertanggung jawab atas kesesuaian data penjulan terhadap stock

barang

• Bertanggung jawab atas penyaluran dokumen dari kantor ke masing-

masing counter.

9. Customer assistant (CA)

Wewenang dan tanggung jawab bagian Customer Assistant (CA):

• Memberi penjelasan kepada pelanggan mengenai keunggulan p roduk

• Melayani pelanggan dengan sopan dan sebaik mungkin

• Menjaga image perusahaan dengan sikap dan penampilan sebaik-

baiknya

• Memenuhi target penjualan yang d itetapkan oleh perusahaan

• Bertanggung jawab terhadap kerap ihan dan kebersihan counter

• Memajang barang sesuai dengan panduan pajangan

• Bertanggung jawab terhadap jumlah persediaan di counter

65 

 

• Memberikan laporan har ian, mingguan, bulanan dan penjualan per

acara yang sedang ber langsung terhadap perusahaan

• Bekerja sama dengan rekan atau counter untuk menjaga counter agar

tidak kosong

10. Marketing manager

Wewenang dan tanggung jawab bagian Marketing Manager:

• Bertanggung jawab atas kegiatan p romosi

• Menentukan jadwal kegiatan p romosi

11. Retail support head

Wewenang dan tanggung jawab bagian Retail Support Head :

• Membuat kebijakan-kebijakan yang diperlukan yang berkaitan dengan

SDM

• Bertanggung jawab atas segala hal yang berhubungan dengan SDM

• Membuat strategi pengembangan Service Quality

• Membuat materi training yang diperlukan dalam pengembangan

Service Quality

• Mengontrol alur keuangan yang masuk dan keluar

• Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan support

division

66 

 

12. SQM

Wewenang dan tanggung jawab bagian SQM:

• Bertangung jawab terhadap pengadaan CA yang d ibutuhkan

• Melakukan p roses rekrutmen CA (sourcing, sortir, interview,

screening)

• Melaksanakan training dalam proses pengembangan Serv ice Quality

• Melakukan evaluasi terhadap kinerja para CA (M yst, Shopper

p rogram, KPI, dll)

13. HRD

Wewenang dan tanggung jawab bagian HRD:

• Bertanggung jawab atas kontrak kerja CA

• Mendistribusikan dan filling kontrak kerja seluruh staff retail

• Bertanggung jawab atas data seluruh karyawan retail PT. Dekatama

Centra

• Membuat laporan rekap gaji bulanan CA

• Mendistribusikan slip gaji CA melalui data co llector

• Membantu SQM dalam hal rekrutmen SDM (jika diperlukan)

67 

 

14. Admin support

Wewenang dan tanggung jawab bagian Retail Support Head :

• Membantu SQM dalam hal administrasi CA (surat screening,

perpanjang nametag, surat telat, dll)

• Bertanggung jawab atas pengadaan ATK

• Mencatat penggunaan telepon keluar di C assablanca

• Mendistribusikan voucher taxi kepada pihak yang memerlukan

• Mengadministrasikan ijazah para CA

• Mengadministrasikan seragam CA

3.2 Sistem yang Berjalan

3.2.1 Peraturan dan Tata Tertib

A. Waktu kerja

Shift pagi: 09.00 – 17.00 WIB

Shift Siang: 14.00 – 22.00 WIB

Shift Middle: 12.00 – 20.00 WIB

Istirahat: 1 jam (atau mengikuti ketentuan dept.store)

68 

 

B. Kehadiran / absensi

Hari kerja: 6 hari dalam 1 minggu

Hari off: 1 hari (antara senin – kamis)

Hari lembur : 1 hari (pada saat rekan shift-nya off / tidak hadir)

1) CA harus sudah berada di tempat kerja (dengan kondisi siap kerja)

paling lambat 15 menit menjelang jam ker ja

2) CA harus mengisi kartu absensi pada waktu masuk / keluar tempat

kerja. Dengan alasan apapun CA tidak diperbolehkan menitipkan atau

mencatatkan absen rekan sekerja

3) CA yang datang terlambat, pulang leb ih cepat, tidak masuk kerja

mendadak, atau meninggalkan tempat kerja dalam waktu jam tugas,

harus melapor dan mendapat persetujuan lisan ataupun tulisan dari

p ihak perusahaan dan dept. Store, serta wajib mencari CA untuk

menggantikan tugasnya.

4) Apabila showroom / counter dibiarkan kosong tanpa ijin tertulis dari

p ihak p ihak perusahaan atau dept Store, maka CA yang bertanggung

jawab di showroom / counter akan diberikan Surat Peringatan dan

charge dari dep t. Store akan dibebankan kepada CA yang

bersangkutan

5) Baik CA yang tidak hadir maupun CA yang hadir, sama-sama

bertanggung jawab atas showroom / counter tempatnya bertugas.

69 

 

Apabila terjadi hal yang merugikan dikarenakan kelalaian salah satu

CA tetap harus ditanggung bersama.

6) Apabila CA tidak hadir di tempat kerja tanpa keterangan maka hak cuti

yang bersangkutan berkurang sesuai hari yang bersangkutan tidak

hadir, dan gaji yang bersangkutan akan d ipotong secara proporsional,

serta mendapatkan surat peringatan.

7) Jika CA tidak hadir tanpa keterangan selama 3 hari berturut-turut atau

3 hari dalam 1 tahun, maka perusahaan berhak melakukan pemutusan

hubungan kerja.

C. Ketentuan sakit

1) Jika tidak masuk karena sakit, maka CA wajib memberitahu rekan shift

& Retail SupportHead segera mungkin.

2) Rekan shift wajib menggantikan CA yang sakit, jika tidak kedua CA

tersebut wajib mencar i pengganti yang ditentukan agar counter tidak

kosong.

3) Jika tidak disertai dengan surat keterangan sakit dari dokter, maka CA

tersebut akan dipotong gaji hari dia absen, dan gaji tersebut akan

diberikan kepada rekan shift yang lembur karenanya.

4) Surat keterangan sakit diterima oleh perusahaan paling lambat 2 hari

setelah CA tidak masuk kerja

70 

 

D. Ketentuan cuti

1) CA baru memiliki hak cuti setelah terhitung 1 tahun bekerja di PT

Dekatam Centra

2) Hak cuti CA adalah 12 har i dalam 1 tahun

3) CA berhak mengambil hak cutinya maksimal 3 hari/bu lan dan baru

dapat diambil kembali selang 2 bulan kemudian

4) CA tidak boleh mengambil cuti dihar i jumat, sabtu, minggu dan hari

libur nasional (kecuali darurat dan disetujui oleh Retail Support Head)

5) Penggambilan cuti tidak boleh bersamaan dengan rekan kerja di

showroom / counter

6) Permohonan cuti dilakukan dengan mengisi form cuti dan diajukan

keperusahaan paling lambat 3 hari sebelum cuti

7) Hak cuti tahunan tidak dapat diakumulasikan dengan tahun berikutnya

E. Reward

1) CA akan mendapatkan bonus dari p restasi kerjanya dalam penjualan

setiap bulan jika memenuhi target

2) Bonus disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku dan besarnya target

3) Untuk CA yang memiliki service paling baik berdasarkan pengukuran

yang baku, akan mendapatkan bonus tambahan.

71 

 

4) Setiap tahunnya akan dip ilih CA terbaik dari masing-masing counter

untuk mengikuti Gathering

F. Punishment

1) CA yang melakukan pelanggaran r ingan akan diber ikan surat

peringatan 1 (SP 1)

2) Sedangkan CA yang melakuakn pelanggaran untuk kedua kalinya atau

melakukan pelanggaran berat akan diberikan surat peringatan 2 (SP 2)

3) Jika setelah pelanggaran kedua, CA kembali melakukan pelanggaran

atau melakukan pelanggaran yang dianggap fatal maka CA akan

mendapat surat peringatan surat peringatan 3 (SP 3)

4) Punishment tambahan, bagi CA yang mendapatkan SP 1, maka akan

dipotong gajinya sebesar Rp. 50.000,- (kecuali untuk CA INVIO Rp.

100.000,-)

5) Punishment tambahan, bagi CA yang mendapatkan SP 2, maka akan

dipotong gajinya sebesar Rp. 100.000,- (kecuali untuk CA INVIO Rp .

200.000,-)

6) Punishment tambahan, bagi CA yang mendapatkan SP 3, maka akan

dipotong gajinya sebesar Rp. 150.000,- (kecuali untuk CA INVIO Rp .

300.000,-)

7) Bagi CA yag sudah mendapatkan SP 3 lalu melakukan kesalahan lagi,

maka akan langsung dibebastugaskan o leh peruashaan.

72 

 

3.2.2 Prosedur Sistem yang Berjalan

3.2.2.1 Prosedur Perhitungan Gaji CA

Setiap harinya CA mengisi kartu absen kemudian diberikan ke

Supervisor dept store untuk diotorisasi. Bagi CA yang tidak hadir

harus memberikan surat keterangan. Supervisor counter akan

mencocokkan kartu absen CA dengan jadwal shift kemudian

menandatangan i kartu absen setelah mengecek kehadiran CA di

counter.

Pada akhir periode bulanan, setiap CA di counter yang sama

akan mengisi form rekap absen berdasarkan kartu absen yang telah

diotorisasi oleh supervisor dept store. R ekap absen berisi rangkuman

absen CA yang berada di satu counter yg sama. Data collector yang

datang bertugas akan membawa rekap absen dan kartu absen ke HRD.

Setelah menerima kartu absen dan rekap absen, HRD akan

menghitung jumlah gaji CA yang akan dibayarkan. Bagian HRD akan

mencocokkan form rekap absen dengan kartu absen. Berdasarkan

rekap absen, bagian HRD akan membuat rekap gaji per brand.

Perhitungan Gaji CA yaitu bulanan CA yang d idasarkan atas grade

masing-masing CA ditambahkan dengan bonus, lembur dan dikurangi

potongan atas absen, sangs i administrasi, dan pinjaman pembelian atau

penggantian barang yang hilang.

Rekap gaji akan diberikan ke bagain Retail Support Head

(RSH) untuk diperiksa dan ditandatangani kemudian d ikirim ke

73 

 

finance staff melalui email. Rekap gaji yang telah diotorisasi akan

diarsip oleh HRD.

Setelah finance staff menerima rekap gaji, finance staff akan

membuat cek berdasarkan total seluruh gaji CA yang akan d ibayarkan.

Dan mencetak slip gaji. Cek akan diberikan ke Dir. Finance untuk

diototrisasi oleh Dir. Finance.

Cek yang telah diotorisasi tersebut akan diberikan kembali ke

finance staff kemudian difotocopy. Cek yang asli diber ikan ke B ank

dan cek yang d ifotocopy akan di arsip oleh finance staff.

Pihak Bank akan mengirim bukti transfer ke accounting staff,

kemudian accounting staff akan mencatat jurnal pengeluaran kas dan

mengarsip bukti transfer yang diterima dari p ihak Bank.

Setelah itu, HRD akan membuat slip gaji CA 2 rangkap untuk

semua CA berdasarkan rekap gaji CA. Slip gaji CA 2 rangkap akan di

berikan ke data collector yang bertanggung jawab atas penyaluran

dokumen dari kantor ke counter. Slip gaji lembar 1 akan diberikan ke

CA, sedangkan slip gaji lembar ke-2 akan di arsip oleh HRD.

3.2.2.2 Prosedur Permohonan Izin

Setelah bekerja selama 1 tahun, para CA dapat mengambil cuti

atau izin kerja dengan mengisi form permintaan cuti. M asa cuti yang

dapat diambil adalah 12 hari dengan ketentuan yang telah dijelaskan.

74 

 

Pada saat pengisian form tersebut, CA yang bersangkutan mengisi

keterangan cuti. Jika cuti yang diambil adalah izin tanpa upah maka

akan terjadi pemotongan gaji atas izin absen secara proposional, yaitu

gaji pokok CA akan dibagi 30 hari kerja dan d ikali dengan jumlah hari

izin yang diambil. Form ini akan diserahkan dan dicek oleh Retail

Support Head (RSH) untuk disetujui atau ditolak.

Kemudian form yang telah telah diotorisasi diberikan ke HRD.

Menjelang akhir bulan HRD akan mengh itung potongan atas izin yang

diambil dan mengarsip form permohonan cuti.

3.2.2.3 Prosedur Pinjaman atas Pembelian atau Penggantian Barang yang

Hilang

CA yang ingin melakukan pembelian harus memberikan surat

retur untuk meminta ijin supervisor dept store mengeluarkan barang

yang akan di beli. Setelah itu Supervisor akan mengisi Bukti

Pengeluaran Barang (BPB) 5 rangkap dan mengarsip surat retur dan

Bukti Pengeluaran Barang rangkapke-1.

Bukti pengeluaran barang 4 rangkap akan diberikan ke data

collector, ketika data collector menghitung jumlah stock barang yang

ada di counter. Kemudian, Bukti Pengeluaran Barang beserta laporan

penjualan counter akan diberikan ke sales coordinator.

Sales coordinator setelah menerima Bukti Pengeluaran Barang

dan akan mencatat pembelian karyawan dengan potongan pembelian

75 

 

yang telah d itentukan. Kemudian mengecek kesesuaian laporan

penjualan. Jika terjadi kehilangan, maka sales coordinator akan

member itahukan kepada bagian HRD untuk memotong gaji CA yang

bertugas pada counter yang kehilangan barang sebagai beban bon.

Potongan gaji d itanggung oleh CA yang bertugas pada hari tersebut

sebesar 50% dari harga jual. Sales coordinator akan member ikan BPB

rangkap ke-2 ke bgaian HRD untuk pemotongan gaji atas pembelian.

76 

 

3.2.3 Rich Picture Sistem yang Berjalan

3.2.3.1 Rich Picture Prosedur Perhitungan Gaji CA

Gambar 3.2 Rich Picture Prosedur Perhitungan Gaji CA

77 

 

3.2.3.2 Rich Picture Prosedur Permohonan Izin

Gambar 3.3 Rich Picture Prosedur Permohonan Izin

78 

 

3.2.3.3 Rich Picture Prosedur Pinjaman atas Pembelian atau Penggantian

Barang yang Hilang

Customer Assistant (CA) Supervisor

Surat retur

1.

Barang

2.

Data Collector

3.

Sales coordinator

4. Membawa BKB,  lap. Penjualan, dan  lap. Stock barang

HRD

5.

Potongan Gaji

Mencatat

Bukti Keluar Barang (BKB)

BKB Ke-2

Gambar 3.4 Rich Picture Prosedur Pinjaman atas Pembelian atau Penggantian Barang

yang Hilang

79 

 

3.2.4 Event Table dari S istem yang Berjalan

3.2.4.1 Event Table Perhitungan Gaji CA

No Event Internal Agent Start When Activity

1. M emberikan

rekap absen

Data collector Setelah CA

mengisi rekap

absen

• Mengambil rekap absen dan

kartu absen CA di counter

• Memberikan rekap absen dan

kartu absen ke HRD

2. M enghitung gaji

CA

Bagian HRD M enerima form

rekap absen dan

kartu absen dari

data collector

• Mengecek dan mencocokkan

kartu absen dengan form rekap

absen

• Membuat rekap gaji

• Mengirim rekap gaji ke

Retail Support Head

3. M engotorisasi

rekap gaji

Retail Support

Head

M enerima rekap

gaji

• Mengotorisasi rekap gaji

• Mengirimkan rekap gaji ke

finance sta ff kantor pusat

melalui e-mail

• Mengarsip rekap gaji asli

4. M embuat Cek finance staff M enerima e-mail

rekap gaji CA

• Membuat cek berdasarkan

rekap gaji

• Mencetak rekap gaji

80 

 

Tabel 3.1 Event Table Perhitungan Gaji CA

• Mengirimkan cek ke Dir.

Finance

5. M engotorisasi

cek

Dir. Finance M enerima cek

dari finance staff

• Menandatangani cek

• Mengembalikan cek ke

finance sta ff

6. M enyetorkan

cek

finance staff M enerima cek

yang telah

diotorisasi

• Memfotocopy cek yang telah

diotorisasi

• Mengirimkan cek asli yang

telah diotorisasi dan slip gaji

ke Bank

• Mengarsip fotocopy cek

7. M encatat jurnal Accounting

Staff

M enerima bukti

transfer dari Bank

• Mencatat jurnal pengeluaran

kas

• Mengarsip bukti transfer

8. M encetak Slip

Gaji

Bagian HRD Setiap

awalperiode

bulanan

• Mencetak slip gaji

• Memberikan slip gaji ke data

collector

9. M enyalurkan

slip gaji

Data collector M enerima slip

gaji

• Membawa slip gaji ke counter

81 

 

3.2.4.2 Event Table Permohonan Izin

No Event Internal Agent Start When Activity

1. M enyetujui

permohonan cuti

Retail Support

Head

M enerima form

permohan cuti

• Mengecek kelayakan ijin

• Menyetujui permohonan ijin

• Memberikan form permohonan

cuti ke HRD

2. M enghitung

potongan

HRD M enjelang akhir

bulan

• Menghitung jumlah ijin yang

di ambil

• Menghitung potongan atas ijin

absen.

Tabel 3.2 Event Table Permohonan Izin

3.2.4.3 Event Table Pinjaman atas Pembelian atau Penggantian Barang

yang Hilang

No Event Internal Agent Start When Activity

1. M emberikan

surat retur ke

sales

coordinator

Data Collector M enerima BPB

4 rangkap

• Datang ke counter

• Mencatat stock barang di

counter

• Mengambil laporan penjualan

dan BPB 4 rangkap

• Memberikan laporan

penjualan, laporan stock

82 

 

barang dan BPB ke sales

coordinator

2. M emeriksa

laporan

penjualan

Sales

Coordinator

M enerima

laporan

penjualan, stock

barang dan BPB

dari data

collector

• Menganalisa laporan penjualan

• Menginput pembelian CA

berdasarkan BPB yang

diterima

• Memberikan informasi

potongan gaji atas p injaman

barang hilang ke HRD jika

terjadi ketidaksesuaian data

stock yang seharusnya.

3. M enghitung

potongan gaji

CA

Bagian HRD M enghitung gaji

CA

• Menghitung besarnya potongan

gaji atas absen CA

Tabel 3.3 Event Table Pinjaman atas Pembelian atau Penggantian

Barang yang Hilang

83 

 

3.2.5 Overview Acti vity Diagram sistem yang Bejalan

3.2.5.1 OAD Perhitungan Gaji CA

 

Gambar 3.2 OAD Perhitungan Gaji CA

 

 

 

 

 

 

 

84 

 

3.2.5.2 OAD Permohonan Cuti

Gambar 3.3 OAD Pembelian CA

85 

 

3.2.5.3 OAD Pembelian CA

 

Gambar 3.2 OAD Pinjaman atas Pembelian dan Penggantian Barang yang Hilang CA

 

 

 

 

 

 

 

86 

 

3.2.1 Formulir dan Laporan dari S istem yang Berjalan

1. Surat Retur

Berfungsi untuk meretur barang yang dibeli oleh CA. Formulir ini

mencantumkan hari, tanggal, nama counter dan ditujukan kepada siapa.

Surat Retur di isi oleh CA yang ingin melakukan pembelian.

2. Bukti Pengeluaran barang (BPB)

Berfungsi untuk memberikan informasi jenis barang yang akan di

retur sebagai pembelian CA. BPB berisi field tanggal, note, outlet, nomor,

article,style, colour, size, total, harga, jumlah. Di isi oleh supervisor

counter.

3. Kartu absen

Dimilik i oleh setiap CA dan berfungsi untuk mencatat absen CA, kartu

absen berisi field nama CA, tanggal absen, jam masuk ker ja, jam pulang

kerja. Di isi oleh CA yang bersangkutan.

4. Formulir rekap absen

Berfungsi untuk menghitung gaji CA berdasarkan absen. Ber isi

ringkasan absen CA yang bertugas pada setiap counter. Formulir rekap

absen di isi oleh CA setiap akhir bulan.

87 

 

5. Formulir rekap gaji CA

Berfungsi untuk meminta pembayaran gaji CA. Formulir rekap gaji

memiliki field no, nama, outlet, nomor rekening, bulanan, lembur, bonus,

potongan, total, keterangan. Rekap gaji dibuat oleh bagian HRD

6. Formulir slip gaji

Berfungsi sebagai bukti bahwa CA telah menerima gaji yang

dibayarkan. Formulir slip gaji memiliki field nama, outlet, bulan,

no.rekening, bu lanan, bonus, lembur, absen, administrasi, pembelian inv io,

pembelian atmo, pembelian omara, pembelian transform, uang bon, total

terima. Slip gaji dibuat oleh bagian HRD

3.2.2 Workflow Table dari Sistem yang Berjalan

3.2.2.1 Workflow Table Perhitungan Gaji CA

ACTOR ACTIVIT Y

CA

Mengisi kartu absen

1. Datang ke counter

2. Mengisi kartu absen untuk CA yang hadir

3. Memberikan kartu absen ke supervisor

Mengotorisasi absen

88 

 

Supervisor

4. Menerima kartu absen

5. Mengecek kehadiran CA

6. Menandatangani kartu absen CA yang hadir

7. member ikan kartu absen yang diotorisasi ke CA

CA

Mengisi form rekap absen

8. menerima kartu absen yang telah diotorisasi

9. menghitung absen

10. mengisi form rekap absen

11. member ikan form rekap absen dan kartu absen ke

Data Collector

Data Collector

Memberikan Rekap Absen

12. Datang ke counter

13. Mengambil Rekap absen dan Kartu absen CA

14. Memberikan kartu absen dan rekap absen CA ke

HRD

HRD

Menghitung gaji

15. menerima form rekap absen dan kartu absen

16. mencocokkan form rekap absen dengan kartu

absen

17. membuat rekap gaji

18. Mengirim rekap gaji ke Retail Support Head

89 

 

Retail Support

Head

Mengotorisasi rekap gaji CA

19. menerima rekap gaji

20. mengotorisasi rekap gaji

21. mengirimkan rekap gaji ke finance staff melalui e-

mail

finance staff

Membuat cek

22. menerima rekap gaji

23. mencetak rekap gaji

24. membuat cek

25. member ikan cek ke Dir. Finance

Dir. Finance

Mengotorisasi cek

26. Menerima cek

27. Menandatangani cek

28. Mengembalikan cek yang telah d i otorisasi ke

finance sta ff

HRD

Menyetorkan cek

29. Menerima cek yang telah diotorisasi

30. Memfotocopy cek

31. Menyetorkan cek asli dan rekap gaji ke Bank

32. Mengarsip fotocopy cek

90 

 

Bank

Memberikan bukti transfer

33. Menerima cek

34. Memindahkan dana

35. Mencetak bukti transfer

36. Memberikan bukti transfer ke bagian akuntansi

Bagian Akuntansi

Mencatat jurnal

37. menerima bukti transfer dari bank

38. mencatat jurnal pengeluaran kas

39. mengarsip bukti transfer

HRD

Mencetak slip gaji CA

40. memcetak slip gaji

41. member ikan slip gaji ke data collector

Data collecto

CA

Menyalurkan Slip gaji

42. Membawa slip gaji ke counter

43. Menerima slip gaji

Tabel 3.4 Workflow Perhitungan Gaji CA

91 

 

3.2.2.2 Workflow Table Permohonan Izin

Actor Activity

CA

Meminta Izin Cuti

1. Meminta form cuti

2. Mengisi form cuti

3. Memberikan form cuti ke RSH

Supervisor

Menyetujui Permohonan Cuti

4. Menerima form permohonan cuti

5. Mengecek data CA

6. Mengecek kelayakan cuti

7. Menandatangani frompermohonan cuti jika

disetujui

8. Memberikan form cuti yang telah diotorisasi

Data collector

Menghitung Potongan Gaji

9. Menerima form cuti yang telah d iotorisasi

10. Menghitung jumlah absen yang diambil CA

11. Menghitung potongan gaji CA

12. Mengarsip form permohonan cuti

Tabel 3.5 Workflow Table Permohonan Izin

92 

 

3.2.2.3 Workflow Table Pinjaman atas Pembelian atau Penggantian

Barang yang Hilang

Actor Activity

CA

Membuat Surat Retur

1. Mencatat artikel barang yang akan di beli

2. Mengisi form Surat Retur

3. Memberikan Surat Retur ke Supervisor dep t. Store

Supervisor

Mengisi BPB

4. Menerima surat retur

5. Mengisi BPB 5 rangkap

6. Mengarsip BPB rangkap 1

7. Memberikan BPB 4 rangkap kembali ke CA

Data collector

Memberikan BPB 4 rangkap

8. Datang ke counter

9. Mencatat stock barang di counter

10. Mengambil Laporan Penjualan dan BPB 4 rangkap

11. Memberikan laporan penjualan, laporan stock

barang dan BPB ke sales coordinator

93 

 

Sales

Coordinator

Memeriksa Laporan Penjualan

12. Menerima laporan penjualan, laporan stock

barang, BPB 4 rangkap

13. Menginput pembelian CA berdasarkan BPB yang

di terima

14. Memberikan BPB rangkap ke-2dan memberikan

informasi potongan atas barang yang hilang ke

HRD

HRD

Menghitung Potongan Gaji CA

15. Menghitung besarnya beban atas barang yang

hilang

16. Menghitung besarnya pinjaman atas pembelian

barang

17. Menghitung total potongan gaji atas p injaman

pembelian dan barang yang h ilang.

Tabel 3.4 Workflow Table pinjaman atas Pembelian atau

penggantian Barang yang Hilang

94 

 

3.3 Permasalahan Sistem Informasi Akuntansi dalam Sistem yang Berjalan

Temuan 1 Kesulitan dalam pencarian informasi data

gaji CA, karena peny impanan file gaji

masih secara manual.

Kriteria M engacu pada buku Pengantar Sistem

Informasi ed isi 12 (James A. O’brien,

2006, p221)

DBM S berfungsi sebagai interface

software antara pemakai dan database.

Hal ini membantu para pemakai untuk

dengan mudah mengakses data dalam

database.

Sebab Perusahaan harus mengeluarkan biaya

yang cukup besar untuk membangun

sebuah sistem database dan berfikir

bahwa peny impanan data secara manual

masih cukup layak.

Akibat Bagian yang bertanggung jawab atas data

CA akan membutuhkan waktu yang lama

untuk mencari data gaji CA yang

diperlukan.

Rekomendasi M embangun sistem basis data (DBMS).

95 

 

Temuan 2 Besarnya kemungk inan terjadinya

kesalahan karena sistem perhitungan gaji

masih secara manual (human errror).

Kriteria M engacu pada buku Pengantar Sistem

Informasi ed isi 12 (James A. O’brien,

2006, p16)

Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk

memproses dara yang dihasilkan dalam

opersai bisnis.

Sebab Perusahaan belum memperhatikan

manfaat-manfaat yang dapat diperoleh

dari penerapan aplikasi sistem informasi

akuntansi dalam menjalankan proses

bisnis di perusahaan.

Akibat Sering terjad i kesalahan perhitungan gaji

yang mengakibatkan HRD harus

menghitung ulang kembali gaji CA yang

seharusnya dibayarkan. Selain itu,

perhitungan gaji secara manual juga

membutuhkan waktu yang lama dalam

perhitungan gaji CA.

96 

 

Rekomendasi M erancang sistem informasi akuntansi

perhitungan gaji CA.

Temuan 3 Tidak adanya nomor urut CA

Kriteria M engacu pada buku Sistem Akuntansi

edisi ke-3 (M ulyadi, 2001, p317).

Untuk menciptakan p raktik yang sehat,

formulir dalamperusahaan harus

bernomor urut cetak

Sebab Perusahaan belum menyadari kegunaan

dari nomor urut yang dapat mengh indari

kekeliruan pada data CA yang sama

seperti nama CA.

Akibat Rentan terjadinnya kesalahan dalam

penginputan data gaji CA yang

mempengaruhi perhitungan gaji CA dan

perusahaan sulit menelusuri data CA yang

diurutkan berdasarkan nama.

Rekomendasi M emberikan ID yang secara otomatis

kepada setiap CA sebagai no urut CA.

97 

 

Temuan 4 Tidak adanya laporan atas gaji CA untuk

mendukung keputusan manajer.

Kriteria M engacu pada buku Pengantar Sistem

Informasi ed isi 12 (James A. O’brien,

2006, p443)

Laporan, tampilan, dan respons yang

dihasilkan oleh sistem informasi

manajemen menyediakan informasi yang

telah ditetapkan oleh para pengambil

keputusan untuk mencukupi kebutuhan

informasi.

Sebab Para pengambil keputusan belum

menyadari manfaat dan kemudahan yang

dirasakan dengan menggunakan laporan

dalam mengambil keputusan.

Akibat Pihak manajer harus melakukan

pertemuan berulang-ulang dengan bagian

HRD untuk memperoleh informasi

mengenai data gaji CA. Kebijakan yang

diambil juga terkadang tidak sesuai

dengan kebutuhan.

Rekomendasi M embuat laporan absensi CA

98 

 

berdasarkan rekap absen, laporan

pembayaran gaji CA berdasarkan rekap

gaji, dan laporan potongan gaji CA

berdasarkan Tr_potongan gaji.

3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi

Berdasarkan hasil temua, maka didapatkan beberapa identifikasi yang

dibutuhkan bagi perusahaan, yaitu sebagai berikut :

1. Daftar gaji CA

Daftar gaji CA digunakan untuk member ikan informasi nomor rekening dan total

gaji setiap CA kepada pihak Bank. Daftar gaji CA berisi field nama CA, nomor

rekening, rekening atas nama, total gaji.

2. Laporan absensi CA

Laporan absensi CA digunakan untuk memberikan informasi k inerja CA

berdasarkan kehad iran CA. Laporan absensi CA berisi field ID CA, Nama CA,

hadir, cuti,sakit, cuti tanpa gaji, absen, libur, jumlah hari.

3. Laporan pembayaran gaji CA

Laporan pembayaran gaji CA digunakan untuk member ikan informasi mengenai

jumlah total gaji yang dikeluarkan oleh perusahaan per periode bulanan. Laporan

99 

 

pembayaran gaji berisi field periode, brand, nama CA, gaji pokok, tambahan gaji,

potongan gaji, potongan pembelian, bon, total gaji, total gaji tiap brand.

4. Laporan potongan gaji CA

Laporan potongan gaji CA member ikan informasi mengenai potongan gaji atas

CA berdasarkan denda atas surat peringatan, bon atas kehilangan barang di

counter, p iutang atas pembelian CA dan potongan atas absen CA. Laporan

potongan gaji CA ber isi field periode, brand, ID CA, nama CA, kd_potongan,

jenis_potongan, jumlah potongan.

5. Laporan Tambahan gaji CA

Laporan tambahan gaji CA member ikan informasi mengenai tambahan gaji atas

CA berdasarkan Bonus dan lembur istimewa yang diterima CA. Laporan

tambahan gaji CA berisi field Periode, brand, ID_CA, Nama_CA, Kd_tambahan,

Jenis_tambahan, Jumlah tambahan.